Hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật

rình nhập khẩu 1.3.5. Quản trị quá trình tiêu thụ Kết quả kinh doanh của Việt Nhật Doanh thu và lợi nhuận Vốn kinh doanh của công ty PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA VIỆT NHẬT 2.1. Khái quát chung về hoạt động nhập khẩu của Việt Nhật 2.1.1. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu 2.1.2. Thị trường nhập khẩu 2.2. Quy trình nhập khẩu của Việt Nhật 2.2.1. Nghiên cứu thị trường 2.2.2. Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu 2.2.3. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.3. Giá trị nhập khẩu của công ty qua các năm 2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện quy trình nhập khẩu của Việt Nhật 2.4.1.Các nhân tố bên trong công ty 2.4.2. Các nhân tố bên ngoài công ty 2.5. Đánh giá về quy trình nhập khẩu tại Việt Nhật 2.5.1. Những kết quả đạt được 2.5.2. Những vấn đề còn tồn tại PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NHẬT 3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 3.1.1. Mục tiêu thời gian tới 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty 3.2. Một số giải pháp của công ty 3.2.1. Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường 3.2.2. Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty 3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng 3.2.4. Hoàn thiện thủ tục hải quan 3.2.5. Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa 3.2.6. Biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán 3.2.7. Những giải pháp về vốn trong kinh doanh 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật 3.3.1. Kiến nghị đối với cục hải quan 3.3.2. Kiến nghị với nhà nước 3.3.3. Kiến nghị với tập đoàn Sumitomo KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh mới của kinh tế hội nhập toàn cầu hóa và sự giao lưu hợp tác quốc tế, dòng luân chuyển hàng hóa, công nghệ kỹ thuật của các nước diễn ra mạnh mẽ thông qua kênh xuất nhập khẩu. Xuất phát điểm là một nước nông nghiệp lạc hậu với nhiều hạn chế về trình độ khoa học kỹ thuật, con đường nhanh nhất để hoàn thành sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa của nước ta là tiếp cận với khoa học công nghệ của thế giới. Để làm được điều này nhập khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nhập khẩu phát huy tối đa nội lực trong nước, tranh thủ được các tiến bộ khoa học của nước ngoài đồng thời thúc đẩy sản xuất mở rộng, khuyến khích sản xuất liên tục và có hiệu quả. Đất nước ta đang từng bước hoàn thành miêu tiêu công nghiệp hóa hiện đại hóa, yêu cầu một nền tảng cơ sở vật chất hạ tầng hiện đai. Nhu cầu về máy móc phụ tùng phục vụ cho xây dựng trong nước ngày càng lớn, đây là cơ hội lớn mở ra cho các công ty kinh doanh nhập khẩu máy xây dựng. Quan tâm đến vấn đề này, trong thời gian thực tập tôi cố gắng tìm tòi, làm rõ mối quan tâm của mình trong đơn vị mình thực tập đó là: Công ty trách nhiệm hữu hạn máy xây dựng và thương mại Việt Nhật - một công ty kinh doanh trong lĩnh vực nhập khẩu máy xây dựng với thị trường quốc tế như Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc…. - Công việc chủ yếu là nhập khẩu máy móc xây dựng và phụ tùng thay thế của chúng, một số loại linh kiện đặc biệt mà thị trường trong nước chưa thể đáp ứng được cho các công ty xây dựng. Công ty kinh doanh theo đúng bản chất của một công ty thương mại nhập khẩu với bản chất hoạt động là “mua của người chán bán cho người cần”. Vấn đề đặt ra cho công ty là đưa hệ thống máy móc công nghệ hiện đại với thời gian, chi phi thấp nhất vào thị trường máy xây dựng của đất nước. Để làm được điều này thì công ty phải có một quy trình nhập khẩu hiệu quả. Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập: ”Hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn máy xây dựng và thương mại Việt Nhật” Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu những vấn đề cốt lõi của quy trình nhập khẩu và thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty, rút ra những mặt mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong quy trình nhập khẩu của công ty từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu của công ty. Kết cấu đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Khái quát về Công ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật Phần 2: Thực trạng quy trình nhập khẩu của Việt Nhật Phần 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Việt Nhật Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS. Đỗ Thị Đông – giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi và các thầy cô trong khoa QTKDTH cùng các anh chị trong phòng xuất nhập khẩu của công ty Việt Nhật đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Do những hạn chế về trình độ cũng như kinh nghiệm nên đề tài không tránh được những sai sót mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Sinh viên Khuất Thị Phương PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY MÁY XÂY DỰNG VÀ TM VIỆT NHẬT 1.1. Giới thiệu chung về Công ty Việt Nhật VIỆT NHẬT CO.,LTD Công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật. Đăng ký kinh doanh vào ngày 04/04/2003. Giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102008268. Vốn điều lệ 10,000,000,000 đồng. Là công ty trách nhiêm hữu hạn 2 thành viên Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật  1. Trụ sở chính: Số 89, ngõ 124 đường Âu Cơ, phường Tứ Liên, quận Tây Hồ, Hà Nội Văn phòng giao dịch: Phòng 402, tòa nhà Thăng Long Ford, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: (+84.4) 35624080 / 35624082 Fax: (+84.4) 35624081 2. Bãi máy và kho hàng Địa chỉ: Km 1+500 Quốc lộ 5, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: (+84.4) 38778406 ; Fax: (84.4) 36524206 E-mail:      president@cmtgroup.com.vn ; info@cmtgroup.com.vn Website:     1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tiền thân của công ty là công ty đầu tư thương mại và phát triển công nghệ Vạn Xuân, viết tắt là VACITECH, sau hơn chục năm hoạt động sau đó chuyển thành công ty thương mại Việt Nhật. Năm 2003 Việt Nhật trở thành một trung gian cung cấp máy móc thiết bị xây dựng công nghiệp. Ngay từ khi thành lập công ty đã phấn đấu để trở thành nhà phân phối độc quyền của các công ty chính hãng, mọi nỗ lực của công ty đã được bù đắp, năm 2004 được công nhận là nhà phân phối của Sụmitomo, đến năm 2005 hàng loạt các hãng ITM, CF, VERCO… cấp chứng chỉ công nhận là nhà phân phối. Sau hai năm hoạt động công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước đóng góp giá trị lớn cho ngân sách nhà nước một cách nghiêm chỉnh, đồng thời hoạt động có hiệu quả đem lại công ăn việc làm cho nhân viên và góp phần tích cực trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước, năm 2006 công ty nhận được bằng khen của UBND thành phố Hà Nội và giấy chứng nhận là hội viên chính thức của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Một dấu mốc đánh dấu quan trọng của công ty là năm 2007 công ty đã được cấp chứng nhận là nhà phân phối độc quyền của Sumitomo đây là một lợi thế quan trọng cho công ty tạo niềm tin vững chắc cho khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ, vì Sumitomo là một trong bốn công ty mạnh nhất ở Nhật Bản do vậy là đại lý độc quyền của công ty này Việt Nhật sẽ được trợ giúp rất nhiều về tài chính về kỹ thuật. Mặt khác thương hiệu Sumitomo còn khá mới mẻ với thị trường Việt Nam, khoảng 6-7 năm gần đây mới có mặt trên thị trường nước ta nên đây là yếu tố quan trọng mở ra một tương lai tốt cho công ty. Năm 2008 là năm mà công ty Sumitomo của Nhật đã rót vốn đầu tư khá nhiều vào thị trường Việt Nam. Là đại lý độc quyền của Sumitomo nên Việt Nhật cũng tham gia vào các hoạt động. Các hoạt động đã đem lại rất nhiều kinh nghiệm và tiếng tăm của công ty. Tiêu biểu như các hoạt động đầu tư vào xây dựng mà đặc biệt là đầu tư vào các công trình thủy điện trong đó đặc biệt có công trình thủy điện Sông Ông và một số khu công nghiệp liên doanh với các công ty trong nước. Công ty còn tham gia vào các buổi triển lãm sản phẩm của Sumitomo tại trung tâm triển lãm Giảng Võ vào năm vừa rồi giới thiệu các sản phẩm của Sumitomo có mặt tại thị trường Việt Nam. 1.1.2. Khái quát chung về Công ty Tầm nhìn sứ mệnh của Công ty: Thành lập và bắt đầu hoạt động từ năm 2003 với tôn chỉ “ Thành công của các bạn là uy tín của chúng tôi ”, Công ty trách nhiệm hữu hạn ( TNHH) Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật đã dần khẳng định được vị thế và uy tín của mình trong lĩnh vực cung cấp máy và phụ tùng máy xây dựng, máy công nghiệp tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi tự hào là đối tác tin cậy của các nhà cung cấp uy tín hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực máy xây dựng và phụ tùng công nghiệp như Sumitomo, Yanmar, ITM, PE, CF, Verco, ETP, Donaldson. Với phương châm tạo lập uy tín trên nền tảng chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng, Việt Nhật luôn cố gắng tự hoàn thiện sản phẩm, đội ngũ nhân lực, văn hóa doanh nghiệp nhằm mang tới sự thịnh vượng và phát triển chung cho tất cả các đối tác trong và ngoài nước của mình. Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Chức năng: Tổ chức quá trình lưu thông các máy móc thiết bị xây dựng trong nước và nước ngoài cụ thể là nhập khẩu từ thị trường nước ngoài chủ yếu là Nhật Bản theo nhu cầu trong nước. Đặc biệt công ty cung cấp những công cụ, thiết bị máy móc phù hợp với việc thực hiện các công trình thi công xây dựng, khai thác tài nguyên thiên nhiên. Thông qua quá trình lưu thông trên công ty thực hiện chức năng tiếp tục sản xuất trong khâu lưu thông, công tác vận chuyển hàng hóa, tiếp nhận bảo quản. Thông qua hoạt động trao đổi mua bán hàng hóa trong và ngoài nước cũng như thực hiện các hoạt động ủy thác, ký gửi dịch vụ trước và sau bán hàng phần nào thực hiện chức năng gắn với sản xuất với thị trường. Chức năng thực hiện giá trị hàng hóa dịch vụ thông qua đó công ty đáp ứng tốt nhất nhu cầu trong lĩnh vực xây dựng, khai thác công nghiệp, thúc đẩy sản xuất và phát triển đảm bảo lưu thông thông suốt. Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước ta. Nhiệm vụ của công ty: Là công ty TNHH kinh doanh nên nguyên tắc lợi nhuận vẫn là mục tiêu hàng đầu của công ty. Nhiệm vụ của công ty là kinh doanh có lãi lấy thu bù chi, tự trang trải, bù đắp để có lãi và thông qua cạnh tranh và tiếp tục mở rộng kinh doanh và nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Công ty phát triển ngày càng cao, hoạt động thương mại dịch vụ của công ty đảm bảo cho hàng hóa của công ty được lưu thông thông suốt đáp ứng tốt mọi nhu cầu trong lĩnh vực cung ứng máy móc thiết bị xây dựng. Đảm bảo cho nhân viên công ty luôn có việc làm và thu nhập ổn định, liên tục nâng cao đời sống của nhân viên cả về mặt vật chất lẫn tinh thần. 1.2. Các đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty 1.2.1. Nguồn nhân lực Số lượng lao động của công ty hiện tại là 50 người tuy ít nhưng với trình độ phần lớn là đại học và cao đẳng, nên chất lượng của lao động công ty là khá cao. Tuy nhiên việc nâng cao chất lượng lao động của công ty vẫn là một vấn đề đòi hỏi cấp thiết. Công ty đã tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành công việc của mình khá là tốt với sự bố trí trang bị cho từng nhân viên mỗi người một khoang rất khoa học để mọi người có thể tập trung làm công việc của mình nhưng lại rất dễ dàng nếu muốn trao đổi thông tin với người khác, mỗi khoang đều có máy tính nối mạng, máy điện thoại, máy in, máy fax, máy telex… Cùng với điều kiện làm việc công ty còn có các chế độ đãi ngộ xứng đáng và các hoạt động văn hóa tập thể, cùng với các hoạt động đầu tư cho đào tạo và phát triển. Chính vì vậy nhân viên công ty rất đoàn kết như các thành viên trong một gia đình nên quá trình phối hợp giúp đỡ lẫn nhau khá ăn ý và hiệu quả làm tăng năng suất lao động. Cùng với sự phát triển của công ty số lượng lao động của công ty cũng liên tục tăng lên Hình 1.1: Số lượng lao động qua các năm ( Tài liệu thống kê lao động) Số lượng lao động tăng lên cùng với đó là sự thay đổi của kết kết giới tính của lao động trong công ty. Qua các năm thì lượng lao động của công ty luôn có sự luân chuyển nên kết cấu cũng có sự thay đổi sau mỗi năm nhưng tính đến thời điểm hiện tại ta có được kết cấu lao động của công ty theo giới tính như sau: Hình 1.2: Cơ cấu lao động theo giới tính ( Tài liệu thống kê lao động) Nhìn sơ đồ ta thấy sự chênh lệch giữa lao động nam và lao động nữ là khá lớn, lao động chỉ chiêm 28.21% tổng số lao động trong đó lao động nam chiếm 71.79% gấp gần 2.5 lần lao động nữ. Nhưng cũng dễ hiểu cho sự chênh lệch đó do đặc điểm ngành nghề là nhập khẩu và kinh doanh máy móc thiết bị nên khối lao động kỹ thuật nhiều mà khối này đa phần la lao động nam, còn lao động nữ chủ yếu ở khối lao động văn phòng và giao dịch. Bảng 1.1: Cơ cấu trình độ lao động qua các năm (đơn vị người) Trình độ 2004 2005 2006 2007 2008 Trên đại học 1 1 1 2 2 Đại học 13 14 15 17 19 Cao đẳng 2 2 2 2 2 Trung cấp 2 2 2 1 1 Công nhân kỹ thuật 7 8 10 15 16 Tổng số lao động 25 27 30 47 50 ( Tài liệu thống kê lao động) Nhìn cơ cấu lao động của công ty ta thấy cùng với sự tăng số lượng lao động là tăng chất lượng lao động, lao động có trình độ tăng dần. Hình 1.3: Cơ cấu lao động theo trình độ (Nguồn: Bảng biểu 2.3) Nhìn biểu đồ ta thấy nhu cầu cần lao động của công ty không đồng đều nó có sự nghiêng hẳn chênh lệch rất nhiều.Nhu cầu cần lao động có trình độ đại học 38% và công nhân kỹ thuật 32% là chủ yếu chính vì thế công ty phải có những chính sách và biện pháp để có thể tìm kiếm thu hút và đặc biệt giữ chân những người có năng lực trong hai khối lao động này. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Việt Nhật Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1.Cơ cấu tổ chức của Việt Nhật Chủ tịch HĐQT Giám đốc Ban quản lý và thiết lập dự án Phó giám đốc Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận kho vận và bảo trì - sửa chữa Đội máy Đội phụ tùng Đội kỹ sư Phòng Sumitomo Phòng Yanmar Phòng nhập khác Phòng máy mới Phòng máy cũ Phòng phụ tùng Phòng Marketing Phòng quan hệ khách hàng Phòng tài chính Phòng kế toán trưởng Phòng kế toán viên Đội bảo hành Đội cung cấp dịch vụ ( Nguồn: “ Lịch sử hình thành và phát triển công ty Việt Nhật”) Cơ cấu tổ chức của công ty theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Lãnh đạo sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các bộ phận theo từng chức năng như kế toán, kinh doanh, xuất nhập khẩu, kho bãi, kỹ thuật… Do công việc của công ty gồm nhiều khâu phức tạp có quan hệ mật thiết với nhau nên cách bố trí này là rất hợp lý trong việc phân bổ công việc để dễ quán lý và các bộ phận có sự phối hợp với nhau mà không rối rem. Chức năng nhiệm vụ của một số phòng ban Các phòng ban được bố trí hợp lý và khoa học với nhau. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ khác nhau nhưng luôn có mối quan hệ với nhau cần có sự phối hợp ăn ý và giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban. Giám đốc có chức năng quản lý điều hành hoạt động chung của công ty Bộ phận kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu: Chức năng: tham mưu cho tổng giám đốc về công tác Marketing và xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch nhập khẩu hàng năm cho toàn công ty căn cứ vào nghiên cứu nhu cầu thị trường. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu hàng hóa. Tổ chức xây dựng các hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đấu thầu, mua bán, đại lý… Không ngừng nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng. Thực hiện công tác Marketing quảng bá hình ảnh công ty với bạn hàng. Phối hợp với các phòng ban khác của công ty. Bộ phận kế toán tài chính Chức năng: quản lý công tác tài chính kế toán, thống kê của công ty. Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện công tác kế toán của công ty. Kiểm tra tổng hợp, phân tích báo cáo tài chính của tháng, quý, năm. Đáp ứng đầy đủ kịp thời tiền vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển ổn định. Lập kế hoạch tài chính đầu tư và tín dụng ngắn hạn trung và dài hạn cho công ty; thực hiện việc thanh toán thu hồi công nợ kịp thời, tổ chức kiểm tra định kỳ về tình hình chấp hành các quyết định của nhà nước. Phân tích các thông tin kinh,.tài chính, tín dụng; lập báo cáo phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, lập báo cáo công khai tài chính theo quy định pháp luật. Làm các giấy tờ có liên quan với bên ngoài giúp các bộ phận khác có thể hoạt động đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu trong công tác thông quan hàng hóa. Lưu giữ các giấy tờ quan trọng cần thiết khác. Bộ phận kho bãi và dịch vụ khách hàng: Chức năng: quản lý hàng hóa nhập kho và đảm bảo chất lượng cho khách hàng mua hàng. Nhiệm vụ: Tiếp nhận hàng nhập kho và bảo quản hàng hoá. Thực hiện các công tác lắp đặt,sửa chữa các hàng hóa nếu cần thiết trước khi bán hàng. Cử cán bộ kỹ thuật đi giúp khách hàng vận hành máy móc và tư vấn khi có yêu cầu. Công tác bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành phải được thực hiện tốt. Sản phẩm và thị trường Sản phẩm Sản phẩm chính mà công ty cung cấp cho thị trường là các máy xây dựng và các phụ tùng khác. Là nhà nhập khẩu công ty nhập các máy móc thiết bị và phụ tùng của nhiều hãng nổi tiếng trên thế giới khác nhau bán trên thị trường Việt Nam nên ta có thể tạm chia sản phẩm mà công ty nhập như sau: Máy xây dựng của hãng Sumitomo( Nhật Bản): Chế tạo, sản xuất máy xây dựng là một lĩnh vực kinh doanh hết sức thành công của Sumitomo - một trong những tập đoàn hùng mạnh và lâu đời bậc nhất tại Nhật Bản. Chỉ được sản xuất tại thành phố Chiba, Nhật Bản và toàn bộ quá trình thiết kế, sản xuất, phân phối được kiểm soát vô cùng chặt chẽ, máy xây dựng mang thương hiệu Sumitomo ngày càng nổi tiếng trên toàn cầu bởi chất lượng, sự hoàn hảo và độ tin cậy. Là đại lý độc quyền của Sumitomo tại Việt Nam, công ty không chỉ cung cấp đến khách hàng tất cả các loại máy xúc đào thủy lực có trọng lượng từ 7 đến 80 tấn mà còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo trì, tư vấn kỹ thuật và cung cấp phụ tùng chính hãng cho toàn bộ các sản phẩm này. Hai sản phẩm hay được nhập nhất: Máy xúc đào Việt Nhật có thể cung cấp tất cả các chủng loại của máy xúc đào thủy lực Sumitomo như sau : Loại Trọng lượng (tấn) Dung tích gầu (m3) Công suất (kw) Nhỏ 12 - 17 0,25 – 0,7 70 - 90 Trung bình 20 – 35 0,5 – 2,2 110 – 200 Lớn 45 – 80 1,6 – 5,0 250 – 400 Bán kính quay toa nhỏ nhất 7 – 24 0,1 – 1,0 40 - 100 Máy rai bê tông Atfan Công ty có thể cung cấp máy rải thảm nhãn hiệu Sumitomo có chiều rộng lớp rải từ 2,3 đến 6,0 m. Máy xây dựng của hãng Yanmar (Nhật Bản): Yanmar không phải là một thương hiệu xa lạ tại thị trường Việt Nam. Với gần 100 năm kinh nghiệm từ ngày sản xuất những chiếc động cơ diesel đầu tiên, ngày nay, động cơ, máy phát điện, máy thủy, máy xây dựng, máy nông nghiệp và rất nhiều sản phẩm khác nữa của Yanmar đang được cả thế giới tin dùng và ưa chuộng. Công ty rất tự hào là đại lý được Yanmar chỉ định tại Việt Nam phân phối và cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì, tư vấn kỹ thuật và cung cấp phụ tùng chính hãng cho các sản phẩm máy xây dựng công suất nhỏ ( bao gồm xúc đào, xúc lật và máy xúc đào - xúc lật mini) Máy xúc đào Mini Việt Nhật có thể cung cấp các loại máy xúc đào Mini có trọng lượng dưới 7 tấn, dung tích gầu từ 0,02 đến 0,15 m3 và công suất từ 7 đến 40 kw. Máy xúc lât Mini Công ty cung cấp các loại máy xúc lật Mini có trọng lượng từ 1 đến 3,5 tấn, dung tích gầu từ 0,15 đến 0,5 m3, công suất động cơ từ 12 đến 40 kw. Máy xúc đào - xúc lât Cung cấp các loại máy xúc lật Mini có trọng lượng đến 3,5 tấn, công suất động cơ từ đến 27 kw. Phụ tùng máy xây dựng: Một trong những quan tâm hàng đầu của tất cả các quý khách hàng khi mua các sản phẩm máy xây dựng là phụ tùng thay thế cho các máy móc và thiết bị đó.  Chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện cho quý khách bằng việc cam kết cung cấp các phụ tùng chính hãng cho máy Sumitomo và Yanmar cũng như các phụ tùng OEM cho các loại máy mang thương hiệu khác như CAT, Komatsu, Hitachi, Kobelco, Volvo... đảm bảo chất lượng với chi phí hợp lý nhất. Luôn luôn lựa chọn kỹ lưỡng các nhà cung cấp thực sự có uy tín từ những nước công nghiệp hàng đầu: ITM, Verco, ETP (Italia), PE (Nhật Bản), Donaldson (Mỹ), CF, Toungmung (Hàn Quốc)... ngày càng đa dạng về chủng loại sản phẩm, không ngừng cải tiến phương thức quản lý và phân phối sản phẩm đến tận tay người sử dụng, chắc chắn quý khách sẽ cảm thấy hoàn toàn yên tâm khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi Phụ tùng chính hãng: Là nhà phân phối độc quyền và đại lý bán hàng Máy xúc đào thủy lực Sumitomo và máy xây dựng Yanmar tại Việt nam, Việt Nhật cam kết sẽ cung cấp tất cả các loại phụ tùng chính hãng Sumitomo và Yanmar. Sử dụng phụ tùng chính hãng để đảm bảo máy móc và thiết bị luôn vận hành với hiệu quả cao nhất. Phụ tùng OEM: Có rất nhiều nhà sản xuất phụ tùng nổi tiếng trên thế giới (ITM, Donaldson, TPI…) là các nhà cung cấp cho các hãng sản xuất máy xây dựng như Komatsu, Caterpillar, Hitachi, Kobelco, Volvo… Công ty có thể cung cấp sản phẩm - phụ tùng OEM và After market của các nhà sản xuất phụ tùng này cho quý khách. Nhờ hoạt động lưu kho, phân phối và giao dịch được phối hợp chặt chẽ, công ty có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Máy xây dựng đã qua sử dụng: Các loại máy được Việt Nhật nhập khẩu trực tiếp bởi các đối tác hết sức tin cậy từ Nhật Bản, Hoa Kỳ với chủng loại vô cùng đa dạng, các thiết bị đã qua sử dụng của chúng tôi sẽ là sự lựa chọn thích hợp với các khả năng tài chính khác nhau của quý khách hàng.  Công ty có thể cung cấp tất cả các chủng loại máy xây dựng đã qua sử dụng: Máy xúc đào, máy xúc lật, máy ủi, máy khoan, cần cẩu, xe lu, máy rải thảm bê tông atfan... với chất lượng và giá cả phù hợp. Dầu mỡ cho các thiết bị máy móc: Công ty nhập các loại dầu mỡ của các hãng nổi tiếng với chất lượng cao đảm bảo cho máy móc hoạt động với năng suất cao. Thị trường Thị trường cung Công ty có nhiều nhà cung cấp nhưng hàng công ty nhập hàng của 2 hãng Sumitomo và Yanmar là chủ yếu. Nếu chia theo số lượng máy nhập theo nhà cung cấp ta có thể tạm chia máy nhập của công ty theo các hãng như sau: Hình 1.4: Tổng quát cơ cấu các loại máy nhập (Tài liệu phòng XNK) Nhìn trên biểu đồ ta thấy công ty nhập đến 60% máy của Sumitomo, điều này cũng dễ hiểu do Việt Nhật là đại lý độc quyền cho Sumitomo nên khi nhập máy của Sumitomo công ty được rất nhiều sự hỗ trợ về kỹ thuật và vốn cũng như các chính sách khuyến mại. Một bạn hàng hữu hảo nữa của công ty phải kể đến đó la Yanmar số lượng máy nhập cũng lên tới 30% tổng số máy đã nhập trong thời gian qua. Các nhà cung cấp của công ty đều là các bạn hàng lâu năm nên sức ép từ nhà cung cấp đến công ty khá mờ nhạt. Nhưng để phục vụ cho các chiến lược phát triển trong tương lai công ty vẫn tiếp xúc và nhập khẩu máy móc của các nước khác như Italia, Hàn Quốc và Singapore nó chiếm khoảng 10% số lượng hàng nhập về. Để nắm thế chủ động hơn và không bị nhà cung cấp gây sức ép thì công ty phải mở rộng thêm các mối hàng mình khác. Phải tổ chức tìm kiếm thông tin của các thị trường khác nữa. Nhu cầu của thị trường Là nhà đại lý phân phối nên thị trường của Việt Nhật chủ yếu là thị trường trong nước. Công ty luôn sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu về máy móc xây dựng và các phụ tùng cho bất cứ khách hàng nào trên 64 tỉnh thành phố một cách nhanh nhất với chất lượng cao.Ngoài cung cấp cho thị trường trong nước còn có thị trường Lào, Campuchia, Mông Cổ, sắp tới trong tương lai gần là thị trường các nước Châu Phi. Với thị trường tiêu thụ không lớn nhưng cường độ cạnh tranh của các công ty đối thủ cạnh tranh cũng tương đối lớn nên công ty phải luôn đáp ứng các hợp dồng một cách nhanh chóng chính xác và chất lượng tốt nhất là sự lựa chọn của các khách hàng. Thị trường miền bắc chiếm khoảng 70% các hợp đồng đặt hàng, miền nam chiếm khoảng 20% số lượng hợp đồng, còn lại là thị trường miền trung. Miền Nam một thị trường khá tiềm năng và rộng lớn nhưng phần trăm lượng hợp đồng chiếm thì không lớn. Đây cũng là vấn đề mà công ty quan tâm, xem xét thấy khả năng cạnh tranh của công ty ở thị trường này là không cao do công ty vẫn chưa có trụ sở đại diện giao dịch trong đó.Vì vậy công ty đang xúc tiến hoàn tất công việc để có thể xây dựng một trụ sở giao dịch cho công ty ở trong Thành Phố Hồ Chí Minh để có thể khai thác tốt hơn thị trường này. Với các sản phẩm chính hãng được nhập là một lợi thế cho công ty có khả năng cạnh tranh trên thị trường, tạo niềm tin cho khách hàng có nhu cầu. Bạn hàng trong nước: khu khai thác than Quảng Ninh, tập đoàn công nghiệp và các công ty các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai khoáng, xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy điện, xi măng… 1.3. Các hoạt động quản trị 1.3.1. Hoạt động nghiên cứu thị trường Tìm hiểu nhu cầu trong nước: Nhu cầu của thị trường về máy móc xây dựng và phụ tùng luôn tăng và biến động do rất nhiều nguyên nhân mà phải kể đến là thời tiết, các chính sách thuế của nhà nước, sự trượt giá của giá cả, sự phát triển, khủng hoảng của kinh tế…Do vậy công tác nghiên cứu nhu cầu thị trường là vô cùng cần thiết đối với các công ty mà đặc biệt là các công ty thương mại thì xác định đúng nhu cầu là phần vô cùng quan trọng để hoạt động của công ty có hiệu quả. Với bản chất là công ty tư nhân nên lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của mọi hoạt động. Chính vì vậy công tác nghiên cứu thị trường và xúc tiến bán hàng là yếu tố sống còn của chúng. Với lượng vốn chưa đủ nhiều lại không có lợi thế như các công ty nhà nước nên Viet Nhat CMT đã phải cân nhắc kỹ càng cái thiệt hơn của vấn đề này, công ty đã thành lập cả một phòng Marketing riêng có nhiệm vụ tìm hiểu cầu máy móc thiết bị xây dựng trên thị trường trong nước và một số thị trường của các nước sẽ xuất khẩu và nắm bắt nhu cầu khách hàng của mình. Nghiên cứu về nhu cầu khai thác trong các ngành công nghiệp khai khoáng, khai thác than…từ đó để thấy được nhu cầu về máy móc để khai thác. Nghiên cứu nhu cầu về máy xây dựng, phục vụ cho các công trình xây dựng nhà ở, kiến trúc, giao thông, thủy điện… Nhu cầu về các thiết bị phụ tùng sửa chữa thay thế nhằm bảo dưỡng, nâng cao sửa chữa máy móc thiết bị. Nhu cầu về cung cấp công nhân viên kỹ thuật sửa chữa, bảo dưỡng, vận hành. Do trình độ không thành thạo và chuyên môn sâu về kinh tế quốc tế của khách hàng có nhu cầu sử dụng máy móc thiết bị xây dựng nên xuất hiện một nhu cầu mang lại chỗ đứng thương mại cho công ty, đặc biệt sự không biết đến các thương hiệu của nhà sản xuất đồng thời các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa của khách hàng lại nảy sinh thêm cơ hội cho công ty kinh doanh khai thác thu lợi nhuận và tạo niềm tin. Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường thì cạnh tranh là vấn đề không thể tránh khỏi nên để giành lợi thế phần thắng thì công ty phải luôn “ biết mình biết ta” Vì vậy công ty phải nghiên cứu để xác định được đối thủ cạnh tranh xác định mức độ nặng nhẹ của các đối thủ để có các cách thức phù hợp khi đối đầu với họ. Đối thủ của công ty có thể tạm chia ra như sau: Đối thủ mạnh nhất là công ty của bộ thương mại trực thuộc nhà nước; cùng các công ty tư nhân và cổ phần khác, các công ty độc quyền của Hitachi, Komatsu, Caterpoler (Cat). Đối thủ thứ hai là các công ty làm đại lý cho các hãng nổi tiếng Komatsu, Kobelko, Cat… Họ được giúp về tài chính, giúp về các chuyên gia kỹ thuật nên các công ty này nhanh chóng tạo được hình ảnh ở Việt Nam. Cuối cùng là các công ty vừa và nhỏ còn lại. Nghiên cứu thị trường nước xuất khẩu: Do bạn hàng của Viet Nhat CMT chủ yếu là Nhật Bản, Trung Quốc, Singapo nên có thể nói các đôi tác mà công ty nhập hàng là tương đối ổn định ít có sự thay đổi nên công tác nghiên cứu thường được lưu giữ lại để sử dụng cho các lần tiếp theo khi nhập hàng. Nhưng để trở thành bạn hàng tốt có môi giao hảo thì công ty không thể bỏ qua công tác nghiên cứu văn hóa, thông tin của đối tác để mình luôn có được lợi thế trong các lần đặt hàng. Nói chung các bạn hàng quen thuộc là rất quan trọng vì nó sẽ giảm được rất nhiều sức ép cho công ty như sự khan hiếm hàng, sự trượt giá thay đổi giá cả, các khoản khuyến mại, đặc biệt là sức ép về tài chính nếu là bạn hàng lâu năm thì công ty có thể lợi dụng được lợi ích của các khoản tín dụng thương mại này để đầu tư vào kế hoạch khác, nó đặc biệt quan trọng với Viet Nhat CMT một công ty đang thiếu vốn. 1.3.2. Hoạt động lập kế hoạch Đầu tiên phòng Marketing phải nghiên cứu thị trường xác định nhu cầu thị trường để giúp công ty trả lời được các câu hỏi: Nhập máy gì, phụ tùng gì, thương hiệu nào. Số lượng cần nhập bao nhiêu, chất lượng cần đảm bảo các yêu cầu thông số kỹ thuật nào. Giá cả tối đa như thế nào để đảm bảo công ty vừa có lợi nhuận mà vẫn có khả năng cạnh tranh. Tiếp theo là kế hoạch đối với nhà xuất khẩu: Giá cả nhập khẩu để đảm bảo hai bên cùng có lợi. Lựa chọn nhà nhập khẩu và phương thức nhập khẩu sử dụng. Các quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Thứ ba là các chỉ tiêu chung trong kế hoạch: Doanh thu, lợi nhuận, tiến độ thời gian, tốc độ chu chuyển vốn. Giá vốn hàng nhập khẩu. Chi phí nhập khẩu liên quan. Thứ tư là kế hoạch chung của công ty là mục tiêu cần đạt tới của lần nhập hàng này không những lợi nhuận tăng vượt mà còn tạo được các lợi ích phi vật chất khác như các mối quan hệ tin tưởng để trở thành bạn hàng trong các vụ làm ăn sau. Cuối cùng mối quan hệ bạn hàng: Xác đinh đơn đặt hàng. Dự đoán vi mô, vĩ mô sự biến động của thị trường, nhu cầu tăng giảm để có các chiến lược nhập dự trữ để đón đầu… 1.3.3. Quản trị nhân lực Với số lượng nhân viên không nhiều chỉ với 50 người nhưng hoạt động quản trị nhân lực của công ty cũng khá khoa học. Do công ty có quy mô nhỏ nên không có hẳn một phòng nhân lực mà các phòng phải có sự quản lý nhân sự của mình Đầu tiên là công tác tuyển dụng Các phòng ban tự xác định nhu cầu về nhân viên của mình và đưa yêu cầu lên xin ý kiến tổng giám đốc. Nếu được chấp nhận thì lãnh đạo trực tiếp của nhân viên cần tuyển sẽ viết bản mô tả công việc và những yêu cầu cần thiết sau đó đăng tuyển dụng. Thường khi phỏng vấn sẽ là do trực tiếp người lãnh đạo của vị trí cần tuyển sẽ phỏng vấn nếu là các vị trí quan trọng sẽ có sự tham gia của tổng giám đốc. Số lượng nhân viên được tuyển các năm của công ty không nhiều,có sự thay đổi: Bảng 1.2: Tình hình tuyển dụng qua các năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 Tổng số lao động(đầu năm) 25 27 30 47 Lao động được tuyển 2 3 17 3 Tỷ lệ % 8 11.11 5._.6.67 6.38 (nguồn: Tài liệu thống kê lao động công ty) Mặc dù tỷ lệ tuyển không nhiều nhưng chất lượng nhân viên được tuyển khá chính xác và đáp ứng yêu cầu công việc. Là công ty xuất nhập khẩu nên một số vị trí nhân viên mà đặc biệt là nhân viên phòng xuất nhập khẩu phải đòi hỏi về trình độ ngoại ngữ cũng như sự am hiểu về kinh doanh quốc tế. Nên phuơng pháp tuyển nhân viên của công ty hiện tại chỉ thích hợp với quy mô hiện tại của công ty nhưng không đáp ứng được trong tương lai công ty phát triển. Thực hiện công việc và chế độ lương thưởng: Công ty kiểm soát nhân viên bằng hệ thống thẻ quẹt. Mỗi nhân viên đều có một thẻ nhân viên chính thức trước khi đi làm và sau khi về nhân viên sẽ cho quẹt qua máy.Là công ty TNHH nên không gò bó nhiều trong vấn đề thời gian đối với nhân viên quan trọng là nhân viên phải làm tốt được công việc của mình. Nhân viên rất thoải mái và sáng tạo làm việc. Các thành viên trong công ty như các thành viên trong gia đình mọi người đều rất có ý thức cống hiến cho công ty. Về lương của nhân viên công ty được trả theo các vị trí theo thỏa thuận của hợp đồng lao động. Thu nhập bình quân của nhân viên công ty khoảng 5300 nghìn đồng/tháng năm 2008 so với năm 2004 với thu nhập bình quân là 3500 nghìn đồng/ tháng đã tăng 1800 nghìn đồng/ tháng với tốc độ tăng là 51.42% phản ánh đời sống của nhân viên đã được nâng cao rõ ràng. Ngoài lương các nhân viên luôn được thưởng khuyến khích theo thành tích công việc đạt được theo sự quan sát đánh giá trực tiếp của từng phòng. Đào tạo phát triển và các hoạt động văn hóa của công ty: Các nhân viên công ty còn được tham gia vào các lớp đào tạo như nhân viên phòng xuất nhập khẩu thường xuyên được cử đi học các lớp nâng cao nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế, các nhân viên kỹ thuật cũng được cử đi học các lớp tìm hiểu về máy móc thiết bị khi có các loại máy đời mới mới ra không những ở các trung tâm dạy trong nước mà còn cả sang học hỏi tận bên nhà cung cấp như Nhật Bản và Đức... Số lượng nhân viên không nhiều nên các hoạt động văn hóa công ty tổ chức không rầm rộ nhưng nó nghiêng về hướng thân mật hơn. Các dịp lễ tết lớn cả bên văn phòn và bên kho bãi sẽ tổ chức liên hoan như một gia đình ấm cúng. Hàng năm công ty cũng tổ chức các buổi đi chơi xa như đi biển, đi thăm thắng cảnh… Nên các nhân viên công ty luôn có sự giao lưu thân thiết hiểu biết về nhau tạo nên văn hóa công ty như một gia đình đây cũng là phương pháp tốt giữ chân nhân viên. 1.3.4. Quản trị quá trình nhập khẩu Quá trình nhập khẩu là quá trình gồm rất nhiêu khâu không chỉ liên quan với doanh nghiệp mà còn liên quan với nhiều đối tượng bên ngoài đặc biệt là nhà nước nên các hoạt động cần phải làm một cách chính xác theo đúng các quy định. Đây là hoạt động mà cần sự phối hợp của rất nhiều bộ phận. Ta tạm chia quá trình đó ra thành các bước sau: Bước đầu tiên: Bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng để có được đơn hàng, ủy thác chấp nhận mua trực tiếp từ kho bãi của công ty. Đồng thời bộ phận Marketing nghiên cứu thị trường máy móc thiết bị và cung cấp kết quả tìm được cho ban lãnh đạo và bộ phận xuất nhập khẩu. Ban lãnh đạo tổng hợp các thông tin và lập kế hoạch nhập khẩu và giao nhiệm vụ cho các bộ phận. Bước thứ hai: Ban lãnh đạo và phòng kế hoạch vạch ra kế hoạch nhập cụ thể cùng các phương án đề phòng bất chắc khi mua cũng như vận chuyển. Sau khi đã có kế hoạch cụ thể rồi công ty họp lại để nắm kế hoạch triển khai và phối hợp với nhau. Từng bộ phận, từng thành viên nhận nhiệm vụ cho riêng mình và lập lịch trình làm việc riêng gắn với mục tiêu và trách nhiệm của mình. Bước thứ ba: Bộ phận xuất nhập khẩu làm công việc của mình. Đầu tiên là tìm bạn hàng để nhập hàng, có thể là các bạn hàng lâu năm cũng có thể là các bạn hàng khác mà đem lại lợi ích tốt hơn. Sau đó là giao dịch đàm phán với họ để đi đến ký kết hợp đồng thông qua fax, telex…. Công việc tiếp theo là làm đơn mua hảo hiểm, thuê tàu hoặc phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan và nhận hàng cùng nhân viên của bộ phận kỹ thuật để đảm bảo chất lượng của lô hàng nhập. Tiếp theo đó là bộ phận kế toán thực hiện công tác thanh toán ban đầu cho bên xuất khẩu các khoản bảo hiểm, vận tải, thuế. Công tác kiểm tra các chứng từ và thanh toán nốt cho bên xuất sau đó cùng bộ phận xuất nhập khẩu chuẩn bị chứng từ, giấy tờ để đi nhận hàng làm thủ tục thông quan và chuyển giao cho bộ phận kinh doanh giao hàng cho khách hàng hoặc tìm cách tiêu thụ khác. Đối với các mặt hàng chưa bán ngay hay phụ tùng thay thế thì bộ phận kho bãi nhận hàng và chịu trách nhiệm cất giữ bảo quản, bảo dưỡng, lắp đặt trước khi đưa đến tay khách hàng. 1.3.5. Quản trị quá trình tiêu thụ Sau khi nhận được hàng chuyển giao từ bộ phận xuất nhập khẩu hoặc có thông báo của kho về lượng hàng nhập kho bộ phận kinh doanh sẽ cân đối với các hợp đồng mà xử lý các nhu cầu đặt hàng để đưa hàng hóa đến tay người có nhu cầu nhanh nhất với số lượng chính xác và chất lượng yêu cầu, hoặc bộ phận kinh doanh có thể yêu cầu cán bộ bên kho kiểm tra lại chất lượng hàng nhập và yêu cầu có những điều chỉnh đối với hàng hóa vừa nhập để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đặt ra. Mặc dù chỉ là nhà phân phối nhưng công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật có chuyên môn giỏi nên dịch vụ của công ty sau khi trao sản phẩm đến tay khách hàng là khá tốt. Không phải tiêu thụ xong là hết mà công ty còn có các chính sách bảo hành, bảo dưỡng và hướng dẫn vận hành như sau: Chính sách bảo hành cho máy xúc Sumitomo: 12 tháng hoặc 2000 giờ hoạt động tùy theo điều kiện nào đến trước. Chính sách bảo hành cho máy xây dựng Yanmar: 12 tháng hoặc 1000 giờ hoạt động tùy theo điều kiện nào đến trước. Đào tạo vận hành: Khi mua máy Sumitomo và Yanmar mới, khách hàng sẽ được chuyên gia kỹ thuật của công ty đào tạo và hướng dẫn để có thể vận hành cũng như chủ động thực hiện những nghiệp vụ bảo dưỡng hàng ngày một cách chuẩn xác và thành thạo. Đường dây nóng cho dịch vụ và bảo hành: Khi có bất cứ yêu cầu gì về kỹ thuật của thiết bị trong hoặc sau thời gian bảo hành, liên lạc ngay với bộ phận dịch vụ và bảo hành để được phục vụ: Bộ phận Dịch vụ và bảo hành Địa chỉ: Km 1+500 Quốc lộ 5, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: (04) 38778406 Fax: (04) 36524206 1.4. Kết quả kinh doanh của Công ty 1.4.1. Doanh thu và lợi nhuận Mới hoạt động từ năm 2003 nhưng đến nay công ty đã có những tiến trình phát triển khá tốt. Hoạt động kinh doanh của công ty khá hiệu quả nó được thể hiện qua các chỉ tiêu tài chính liên tục tăng qua các năm: Bảng 1.3: Doanh thu và lợi nhuận của công ty các năm 2004-2008 (Đơn vị: nghìn đồng) Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2007 2008 Doanh thu 37,836,605 95,556,322 70,799,041 126,289,991 190,119,800 Lợi nhuận trước thuế 152,980 221,067 441,513 1,068,497 180,556 Lợi nhuận sau thuế 110,145 159,169 317,889 769,318 130,000 Nộp ngân sách 42,835 61,898 123,624 299,179 50,556 (Báo cáo kết quả kinh doanh 2004-2008 Hình 1.5: Doanh thu qua các năm 2004-2008 (Nguồn:Bảng 1.3) Qua bảng số liệu ta thấy kết quả kinh doanh của công ty liên tục tăng qua các năm từ 2004 đến 2008. Hoạt động kinh doanh và tiêu thụ của doanh nghiệp đã có sự tăng khá nhanh. Doanh thu năm 2004 là 37,836,605 nghìn đồng, doanh thu năm 2008 đã đạt 190,119,800 nghìn đồng tăng khoảng 153,000 nghìn đồng. Nhưng các năm tăng không đều nhau, như ta thấy năm 2005 tăng lên 95,556,322 nghìn đồng tăng 252% nhưng đến năm 2006 lại có sự giảm nhẹ xuống còn 70,799,041 nghìn đồng. Nguyên nhân là do sự khủng hoảng kinh tế sự trượt giá nên nhu cầu mua sắm máy móc giảm đi, các công trình ứ đọng không thi công nên máy móc cần mua sắm phụ tùng thay thê cũng giảm đi vì vậy các hợp đồng của công ty bị giảm sút lượng hàng nhập về để phân phối cũng giảm. Sau thời kỳ khủng hoảng đến năm 2007 kinh tế dần phục hồi nhu cầu đầu tư mua sắm máy móc và các công trình lại tiếp tục được thi công nên các hợp đồng mua sắm đặt hàng với công ty tăng lên công ty lại đặt hàng với các nhà sản xuất nhập với số lượng lớn hơn nên cũng được hưởng lợi ích từ những khoản khuyến mại. Ta thấy số lượng năm doanh thu tăng nhiều hơn nhiều so với năm giảm, lượng tăng trung bình giữa các năm là khoảng 60 tỷ nhưng lượng giảm chỉ khoảng 20 tỷ cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty về căn bản khá là tốt. Có sự giảm sút cũng chỉ là do yếu tố bất ngờ của môi trường bên ngoài không phải do bản chất yếu kém bên trong. Hình 1.6: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh qua các năm 2004-2008 (Nguồn bảng biểu 1.3) Nhìn vào sơ đồ thấy rằng lợi nhuận cả trước và sau thuế của doanh nghiệp có sự thay đổi. Từ năm 2004 đến năm 2006 lợi nhuận trước và sau thuế tăng tương đối ổn định và đều cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty phát triển bình thường nhưng đến năm 2007 là một bước tăng vượt bậc cả lợi nhuận trước và sau thuế tăng mạnh đó có thể nói là năm làm ăn hiệu quả của công ty. Do điều kiện kinh tế ổn định và nhu cầu về máy xây dựng tăng cao do nhu cầu về xây dựng và khai thác lớn và đặc biệt trong năm 2007 công ty được chứng nhận là đại lý độc quyền của Sumitomo đó cũng là một động lực một cơ hội giúp công ty hoạt động tốt hơn. Nhưng ta thấy năm 2008 lại là năm xuống dốc tột bậc của lợi nhuận trước và sau thuế đang trên đà phát triển mạnh của năm trước đó mà năm 2008 lại tụt xuống mặc dù sơ đồ doanh thu vẫn phản ánh sự gia tăng của doanh thu. Điều đó chứng tỏ công ty đang có những chiến lược riêng của mình chi phí đầu tư để cho sự phát triển tương lai nhưng cũng phản ánh phần nào hoạt động quản trị chi phí của công ty chưa hợp lý lắm nên làm lượng chi phí tăng nhanh nên lợi nhuận thu được sẽ giảm đi. Cùng với sự phát triển của doanh thu và lợi nhuận thì ta cũng không thể không kể đến sự đóng góp của công ty vào ngân sách nhà nước: Hình 1.7: Tình hình nộp ngân sách ( Nguồn bảng 1.3) Tình hình nộp ngân sách cũng có sự thay đổi khá lớn. Từ năm 2004 đến năm 2007 nó đi lên thể hiện sự nộp ngân sách có sự gia tăng. Năm 2004 chỉ nộp gần 43 triệu đồng nhưng đến năm 2007 thì con số đó đã tăng lên gần 300 triệu gấp hơn 6 lần năm 2004. Sự gia tăng này cũng cùng xu hướng với sự tăng của doanh thu của công ty. Nhưng đến năm 2008 thì do khủng hoảng kinh tế hoạt động kinh doanh của công ty không tốt nên nộp ngân sách lại đi xuống năm 2008 chỉ là gần 51 triệu đồng giảm gần 6 lần năm 2007. Hoạt động kinh doanh của công ty phát triển thì tốt thì mới có sự đóng góp vào ngân sách nhà nước cũng tăng lên. Do vậy công ty cũng là một thành viên đóng góp vào sự phát triển của đất nước nên nhà nước cần có những chính sách khuyến khích sự phát triển của các công ty như Việt Nhật. 1.4.2. Vốn kinh doanh của Công ty Bảng 1.4: Vốn kinh doanh qua các năm (Đơn vị: triệu đồng) Năm Tổng vốn Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Hệ số Nợ/vốn chủ sở hữu 2004 25,684 23,528 2,156 10.913 2005 24,319 21,973 2,346 9.350 2006 26,234 23,508 2,726 8.624 2007 79,628 68,811 10,817 6.362 2008 115,013 104,418 10,595 9.856 (Báo cáo tài chính 2004-2008) Số liệu cho thấy lượng vốn kinh doanh của công ty đã tăng lên rất nhiều trong vòng 5 năm từ 25 tỷ lên đến hơn 100 tỷ đồng nhưng sự tăng này trong các năm có sự khác biệt Hình 1.8: Cơ cấu vốn kinh doanh (Nguồn: Theo bảng 1.4) Nhìn biều đồ ta thấy trong ba năm đầu 2004-2006 thì lượng tổng lượng vốn kinh doanh cũng như vốn chủ sở hữu và nợ phải trả không thay đổi nhiều nhưng hai năm gần đây đã tăng lên rất nhiều. Lượng vốn chủ sở hữu của năm 2008 đã tăng 4.9 lần so với năm 2004, gấp 1.44 lần năm 2007 và tổng vốn kinh doanh tăng gần 90 tỷ tương đương tăng 77.67% so với năm 2004. Trong đó năm 2004 đến năm 2005 tổng vốn lại giảm mặc dù vốn chủ sở hữu vẫn tăng nhưng do chiến lược của công ty nên công ty quyết định thanh toán các khoản nợ phải trả .Vì vậy nợ phải trả của năm 2005 giảm làm cho tổng vốn giảm. Các năm còn lại công ty khống chế lượng nợ phải trả để đảm bảo sự an toàn tài chính của công ty nhưng lại có thể lợi dụng được nguồn vốn của khách hàng một cách hợp lý đúng pháp luật và đem lại hiệu quả cho công ty. Lượng vốn chủ sở hữu của công ty hai năm gần đây gia tăng nhanh chứng tỏ công ty hoạt động khá hiệu quả nên lượng vốn chủ sở hữu liên tục được quay vòng bổ sung. Hệ số thanh toán nợ/ vốn chủ sở hữu khá cao qua các năm thể hiện khả năng thanh toán của công ty là khá nhanh. Công ty có thể thanh toán qua tài khoản của hệ thống ngân hàng Vietcombank PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA VIỆT NHẬT 2.1. Khái quát về hoạt động nhập khẩu của Công ty 2.1.1.Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Một đặc điểm đặc biệt là mặt hàng kinh doanh có máy cũ tức là máy đã qua sử dụng đã được khấu hao nhưng vẫn còn làm việc được, hoặc không đạt tiêu chuẩn khắt khe của thị trường bên nước xuất khẩu về môi trường hay kỹ thuật nhưng vẫn phù hợp với thị trường Việt Nam theo kiểu “ cũ người mới ta” và có ưu điểm giá rẻ phải chăng hơn nhiều so với máy mới. Có hai loại máy sau: máy cũ và máy mới. Máy cũ thì của tất các hãng khác nhau trên thế giới chủ yếu của Komatsu, Kobelko, Huyndai… các máy cẩu, xúc đào, xúc lật, máy san, máy ủi… Nhưng đặc biệt hiện nay trên dòng máy mới thì Công ty đang là đại lý độc quyền duy nhất của Sumitomo tại Việt Nam. Hiện nay Công ty còn bán cả máy mới nguyên tem, cung cấp cho các công trình nhu cầu về máy mới. Là đại lý độc quyền cho Sumitomo tại Việt Nam Công ty là đơn vị duy nhất có khả năng cung cấp máy mới với nhãn hiệu này cho khách hàng. Về phụ tùng, Việt Nhật cung cấp đầy đủ các phụ tùng cần thiết cho máy xây dựng. Điều khác biệt là Công ty dang thực hiện triển khai cung cấp phụ tùng cần thiết cho xây dựng. Điều đặc biệt là công ty đang thực hiện triển khai cung cấp phụ tùng chính hãng viết tắt là OEM( Original equipment manufacture) được coi là một bước tiến tạo dựng hình ảnh cá tính cho Công ty trên con đường tạo dựng thương hiệu. Danh mục các máy hiện công ty đang cung cấp : Máy xúc bánh xích ( Hydraulic Excavator) Máy xúc bánh lốp (Wheeled excavator) Máy ủi (Bulldozer) Máy san (Motor) Xe lu (Roller) Máy xúc lật (Wheel Loader) Cần cẩu bánh lốp ( Truck crane) Cần cẩu bánh xích ( Crawler crane) Cần cẩu nổi ( Floating crane) Máy khoan cọc nhồi ( Earth Drill) Xe ben tự đổ ( Dump truck) Theo thống kê chung của phòng XNK, thị phần thương hiệu máy NK như sau: Hình 2.1: Thị phần thương hiệu máy Công ty nhập (tài liệu phòng XNK) Danh mục phụ tùng đang cung cấp: Dụng cụ bám đất ( Ground engaging tools) Các bộ phận điện ( Electric parts) Bơm thủy lực và các phần chuyền động của mô tơ ( Hydraulic pumps and travel motor parts) Bộ phận gầm xích ( Undercarriage parts) Các bộ phận chuyền động ( Transmission and final drive parts) Linh kiện cả động cơ Điezen ( Diesel engine parts) Bộ lọc khí ( Filtres) Thống kê thị phần thương hiệu phụ tùng NK như sau: Hình 2.2: Thị phần thương hiệu phụ tùng NK (tài liệu phòng XNK) 2.1.2. Thị trường nhập khẩu của công ty Thị trường cung cấp Là công ty thương mại nên nhà cung cấp là vô cùng quan trọng đối với Công ty. Công ty có không nhiều các đối tác làm ăn mà chủ yếu là các bạn hàng lâu năm có quan hệ hữu hảo. Đúng như cái tên Việt Nhật công ty chủ yếu giao dịch với đối tác là bạn hàng Nhật Bản. Nhưng hiện tại thị trường cung cấp của công ty đã khá được mở rộng sang các nước khác như Mỹ, Trung Quốc, Singapore... Nhưng phụ tùng thì công ty chủ yếu nhập từ Trung Quốc. Cơ cấu nhập khẩu theo thị trường: Hình 2.3: Cơ cấu nhập khẩu theo thị trường (Tài liệu phòng XNK) Nhu cầu của thị trường Là nhà đại lý phân phối nên thị trường của Việt Nhật chủ yếu là thị trường trong nước. Công ty luôn sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu về máy móc xây dựng và các phụ tùng cho bất cứ khách hàng nào trên 64 tỉnh thành phố một cách nhanh nhất với chất lượng cao.Ngoài cung cấp cho thị trường trong nước còn có thị trường Lào, Campuchia, Mông Cổ, sắp tới trong tương lai gần là thị trường các nước Châu Phi. Với thị trường tiêu thụ không lớn nhưng cường độ cạnh tranh của các công ty đối thủ cạnh tranh cũng tương đối lớn nên công ty phải luôn đáp ứng các hợp đồng một cách nhanh chóng chính xác và chất lượng tốt nhất là sự lựa chọn của các khách hàng. Thị trường miền bắc chiếm khoảng 70% các hợp đồng đặt hàng, miền nam chiếm khoảng 20% số lượng hợp đồng, còn lại là thị trường miền trung. Miền Nam một thị trường khá tiềm năng và rộng lớn nhưng phần trăm lượng hợp đồng chiếm thì không lớn. Đây cũng là vấn đề mà công ty quan tâm, xem xét thấy khả năng cạnh tranh của công ty ở thị trường này là không cao do công ty vẫn chưa có trụ sở đại diện giao dịch trong đó.Vì vậy công ty đang xúc tiến hoàn tất công việc để có thể xây dựng một trụ sở giao dịch cho công ty ở trong Thành Phố Hồ Chí Minh để có thể khai thác tốt hơn thị trường này vào năm 2011 Với các sản phẩm chính hãng được nhập là một lợi thế cho công ty có khả năng cạnh tranh trên thị trường, tạo niềm tin cho khách hàng có nhu cầu. Bạn hàng trong nước: khu khai thác than Quảng Ninh, tập đoàn công nghiệp và các công ty các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai khoáng, xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy điện, xi măng… 2.2. Quy trình nhập khẩu của Việt Nhật Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập khẩu của Việt Nhật 2.2.1. Nghiên cứu thị trường Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường thì vấn đề thị trường là vấn đề đầu tiên mà các Công ty phải quan tâm. Nghiên cứu thị trường là một hoạt động vô cùng quan trọng nó là yếu tố tiên quyết đến sự phát triển và tồn tại của bất kỳ doanh nghiệp nào.Việc nghiên cứu thị trường một cách thận trọng không những giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội, tránh được các rủi ro mà còn giúp Công ty có những phương pháp hay để phòng chống và giải quyết. Tùy vào loại hình doanh nghiệp có đặc thù riêng mà công tác nghiên cứu thị trường. Là công ty thương mại xuất nhập khẩu hoạt động nghiên cứu thị trường của Việt Nhật được tiến hành: Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường nước ngoài 2.2.1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước là một khâu vô cùng quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, quyết định đến khả năng tiêu thụ hàng hóa NK. Với lượng vốn ít mà giá trị các mặt hàng NK lại lớn nên việc nghiên cứu thị trường thực sự cần thiết và quan trọng với Việt Nhật. Là công ty có quy mô không lớn nên không tổ chức một bộ phận riêng rẽ để nghiên cứu thị trường như các Công ty tập đoàn lớn. Mà hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước được bộ phận kinh doanh nghiên cứu. Với điều kiện thuận lợi là bộ phận này bao gồm các cán bộ nhân viên đều có trình độ đại học khối ngành kinh tế quản trị kinh doanh và kỹ sư về máy đồng thời được trang bị những trang bị cần thiết để giúp cho khả năng của mọi người được phát huy tốt nhất. Nên các nhân viên kinh doanh nghiên cứu thị trường thông qua báo, tạp chí… và thông tin có được do trực tiếp tiếp xúc. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi của bộ phận này vì họ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên những đáp án cho những câu hỏi phục vụ cho hoạt động thống kê tổng quan về thị trường là dễ dàng có thể hỏi trực tiếp khách hàng hoặc thông qua những phản ứng của họ mà có thể tổng kết được các thông tin cần thiết một cách dễ dàng. Để tìm được các mối hàng để tiêu thụ và các phân tích dự báo thì hoạt động nghiên cứu thị trường được diễn ra như sau: Nghiên cứu cầu trong nước: Nghiên cứu nhu cầu phải căn cứ vào giá cả mà khách hàng chấp nhận được, trình độ của đối tượng có nhu cầu, thương hiệu mà người có nhu cầu cần, công suất hay khả năng mà muốn đáp ứng, thị hiếu tập quán. Đồng thời phải có công tác nghiên cứu tổng hợp để đưa ra khả năng về nhu cầu trong tương lai. Nhu cầu của thị trường hướng về loại nào với số lượng bao nhiêu? Thực tế, với những đặc điểm của nền kinh tế Việt Nam, đang rất cần đầu tư mạnh vào phát triển công nghiệp và cơ sở hạ tầng như đường cao tốc, cầu, đường sắt, bến cảng, thủy điện, nhà ở cao tầng... thì việc nhiều doanh nghiệp tham gia nhập khẩu các loại máy này cũng là điều dễ hiểu Nhu cầu xây dựng lớn của Việt Nam hiện nay đang là cơ hội lớn cho các công ty NK máy xây dựng. Hiện Việt Nam có khoảng 150.000 nhà thầu xây dựng, trong đó có khoảng 2.000 nhà thầu cỡ lớn và vừa, nên nhu cầu về máy móc xây dựng sẽ rất lớn. Nhu cầu nhập phụ tùng và máy xây dựng tăng liên tục theo các năm. Theo tổng cục thống kê thì giá trị nhập khẩu máy xây dựng qua các năm như sau: Bảng 2.1: Giá trị nhập khẩu máy móc thiết bị phụ tùng Đơn vị (triệu USD) Năm 2005 2006 2007 2008 Giá trị NK máy móc thiết bị phụ tùng 9285,3 11040,8 17966,2 21500,0 Tỷ trọng 25,3% 24,6% 28,6% 26,6% ( Tổng cục thống kê) Theo số liệu thống kê chính thức của Tổng cục Hải quan, lượng máy xây dựng nhập khẩu trong tháng 6 năm 2008 đạt 1701 chiếc, với giá trị đạt 33,7 triệu USD, giảm 13,6% về lượng và 61% về giá trị so với tháng 5. So với cùng kỳ 2007, lượng nhập khẩu máy xây dựng tăng nhẹ, tăng 21%, giá trị tăng 14%. Giá trị nhập khẩu máy móc thi công, xây dựng tăng rất mạnh trong 5 tháng đầu năm 2008. Tuy nhiên, sang đến tháng 6, nhu cầu nhập khẩu máy xây dựng giảm mạnh về luợng và giá trị NK loại máy móc thi công, xây dựng được nhập về Việt Nam. Hầu như tất cả các chủng loại máy móc đều giảm nhẹ so với những tháng trước đó Thị trường máy xây dựng vẫn còn bỏ trống gần như 100% máy xây dựng của Việt Nam là nhập ngoại. Mỗi năm Việt Nam phải bỏ ra khoảng 3-4 tỉ USD để nhập các loại máy xây dựng. Một điểm nữa cần lưu ý ở nhu cầu thị trường trong nước là rất mạnh nhưng khả năng tài chính của các DN, cá nhân tổ chức thì chưa mạnh nên một xu hướng tất yếu là cần mà chưa có nên họ sẽ chấp nhận sử dụng máy cũ với giá cả thấp hơn chỉ bằng khoảng 1/4 giá máy mới, chính vì vậy trung bình mỗi năm Việt Nam nhập khoảng 15.000 máy xây dựng cũ các loại, chiếm tới 95% tổng lượng máy nhập khẩu. Các loại máy được nhập nhiều nhất là máy xúc đào, máy ủi, xe lu và thị trường nhập chủ yếu từ Mỹ, Nhật, Hàn Quốc. Đây là những quốc gia có nền kinh tế phát triển, đã trải qua giai đoạn xây dựng hoàn thiện cơ sở hạ tầng, nhu cầu sử dụng các loại máy móc xây dựng không còn nhiều, nên nguồn máy xây dựng dư thừa rất dồi dào. Đây là những đánh giá chung nhất về tầm vĩ mô. Bên cạnh các khách hàng quen thuộc các nhu cầu có thể phát hiện ngay tại lần làm ăn hiện tại hoặc theo các đơn đặt hàng của họ. Một cách tìm hiểu nhu cầu của khách hàng là các nhân viên kinh doanh thường xuyên cập nhập: Nhu cầu về máy khai thác trong công nghiệp khai khoáng và khai thác than. Nhu cầu về máy xây dựng phục vụ cho các công trình xây dựng nhà ở dân dụng, công trình kiến trúc, làm đường, giao thông, thủy điện, xi măng, trồng rừng…để xác định được đúng loại máy đáp ứng đúng mục đích của các nhu cầu trên mà trong nước chưa sản xuất được hoặc đã có nhưng chất lượng và giá cả chưa hợp lý Nhu cầu về thiết bị phụ tùng sửa chữa thay thế nhằm bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa máy móc. Nhu cầu về cung cấp các công nhân kỹ thuật sửa chữa và bảo dưỡng máy cùng vận hành hướng dẫn sử dụng máy. Các dự án xây dựng mới các gói thầu mới và người trúng thầu đây chính là nguồn cho Công ty chào hàng. Nhu cầu thì lớn nhưng đặc trưng của từng nhu cầu thì vô cùng muôn màu muôn vẻ, sự biến đổi nhu cầu là rất phức tạp và khó xác định nên nhân viên kinh doanh khó để đánh giá chính xác được nhu cầu để có thể xác định được cơ cấu mặt hàng NK Nghiên cứu giá cả Đây cũng là một khâu yếu kém trong hoạt động nghiên cứu thị trường do chưa có phòng Marketing nên việc nghiên cứu giá cả chưa được chuyên sâu. Thường công ty chỉ nghiên cứu giá của một số mặt hàng mình quan tâm thông qua một số công ty trong ngành và báo chí Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh Thông tin về đối thủ cạnh tranh rất quan trọng nhưng vấn đề thu thập được thông tin về đối thủ cạnh tranh là không hề dễ vì nó là đối tượng bên ngoài. Nên việc nghiên cứu thông tin đối thủ cạnh tranh của Công ty chủ yếu là thăm dò thông qua bạn hàng(vì các đối thủ cạnh tranh cũng có cùng vấn đề quan tâm như Công ty). Hoặc tìm hiểu qua báo tạp chí, qua mạng Internet…Để xác định các đối thủ cung cấp mặt hàng gì? Số lượng và giá cả là bao nhiêu? Chính sách khuyếch trương xúc tiến của họ như thế nào? Điểm mạnh điểm yếu của họ là gì? Họ có các dịch vụ bảo dưỡng, bảo hành, sửa chữa, hướng dẫn vận hành được khách hàng đánh giá như thế nào?Từ đó để có thể so sánh với những những cách thức mà Công ty đã làm để hoàn thiện hơn các hoạt động của Công ty và phát huy những điểm mạnh của mình mà đối thủ chưa có. Từ đó có các thông tin để đưa ra những kế hoạch NK cho Công ty sao cho phù hợp và hiệu quả nhất. Thị trường máy xây dựng đang bị bỏ trống trong khi nhu cầu lại rất lớn nó có nhiều cơ hội nhưng không phải là không có thách thức mà cơ hội và thách thức nó luôn song hành. Cả nước chúng ta có khoảng hơn 500 doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu máy móc phục vụ xây dựng. Trong đó phải kể đến đó là các đại lý độc quyền như Komatsu Việt Nam, Kobelko Việt Nam, Hitachi Việt Nam…Họ là các Công ty được công ty chính quốc giúp đỡ rất nhiều về mặt tài chính, kinh doanh và đây là các thương hiệu có tiếng ở thị trường Việt Nam. Do thị trường NK chủ yếu là Nhật Bản nên Công ty rất quan tâm đến các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Theo nguồn thu thập thông tin tại thời điểm tháng 4/09, có 163 doanh nghiệp tham gia nhập khẩu trực tiếp máy xây dựng từ Nhật Bản; nhiều hơn tháng trước 28 doanh nghiệp. Tính chung cả trong 4 tháng đầu năm 2009, có 225 doanh nghiệp tham gia nhập khẩu máy xây dựng từ Nhật Bản vào Việt Nam ít hơn so với cùng kỳ năm trước 25 doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp dẫn đầu về lượng máy xây dựng nhập từ Nhật Bản là: theo thống kê, quý III/2009, có 306 doanh nghiệp tham gia nhập khẩu trực tiếp máy xây dựng từ Nhật Bản. Dẫn đầu về lượng nhập khẩu là Doanh nghiệp tư nhân thương mại XNK Bá Ninh với lượng nhập trong quý III vừa qua đạt 269 chiếc; tiếp theo là các đơn vị: Công ty CP XNK tạp phẩm (174 chiếc), Công ty TNHH TM Vĩnh Hưng Phát (154 chiếc), Công ty TNHH 1TV TMDV Sáu Nhật (143 chiếc) … Xét về trị giá nhập khẩu thì dẫn đầu là Công ty CP XNK tạp phẩm với trị giá nhập khẩu trong quý vừa qua đạt 5,24 triệu USD; tiếp theo là đến các doanh nghiệp: Công ty CP TM & DV máy XD Komatsu Việt Nam (4,78 triệu USD), Công ty TNHH máy XD Kim Long (4,12 triệu USD), Công ty CP XNK than – TKV (3,92 triệu USD)... Năm 2008 là năm có hoạt động NK máy xây dựng tương đối mạnh nhưng sang năm 2009 thì hoạt động này chầm hơn nên ít đối thủ cạnh tranh hơn nhưng cường độ cạnh tranh thì không giảm là mấy. Ngoài ra Công ty còn nghiên cứu về các nhân tố khác như sự biến động của môi trường kinh doanh và các chính sách của chính phủ về thuế quan, các chính sách khuyến khích NK thông qua các báo, tạp chí… Việc nghiên cứu thị trường của Công ty thường sử dụng phương pháp nghiên cứu gián tiếp là chủ yếu nguyên nhân bởi vì đây là phương pháp ít tốn kém tiết kiệm đuợc các khoản chi phí cho việc nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên để có được những thông tin một cách sát thực hơn thì việc sử dụng phưong pháp trực tiếp là cần thiết. Do vậy công ty nên tăng cường thêm phương pháp nghiên cưu trực tiếp bằng cách trực tiếp thăm dò thị trường; tiếp xúc trực tiếp với khách hàng; cử các cán bộ thường xuyên đi khảo sát; mở các buổi triễn lãm giới thiệu về các mặt hàng của Công ty. 2.2.1.2. Nghiên cứu thị trường nước nhập khẩu Đây là một nội dung quan trọng nhưng do đối tác của Việt Nhật thường cố định ít khi thay đổi nên công tác nghiên cứu tốt ban đầu thường được làm tư liệu cho lần sau. Hoạt động nghiên cứu thị trường nước NK này thường do phong XNK đảm nhiệm. Hình thức thu thập thông tin cũng là trên sách báo, internet… và thông qua kinh nghiệm những lần làm ăn trước được tổng kết lại. Một điểm thuận lợi được nhận thấy là nhân viên phòng XNK rất giỏi tiếng anh nên ngoài các ấn phẩm tiếng việt có thể đọc được các bài viết tiếng anh sẽ có nội dung phân tích chính xác và sâu sắc hơn. Nghiên cứu thị trường nước ngoài đầu tiên phải nghiên cứu về văn hóa làm việc của họ, cách thức họ làm việc… rồi sau đó mới tìm hiểu đến sản phẩm và giá cả của họ. Các đối tác làm ăn lớn của Công ty chủ yếu là Nhật Bản, Trung Quốc, Mỹ… Mỗi đối tác làm ăn đều có một phong cách riêng như đối tác Nhật họ là những đối tác khá tin cậy nhưng ngược lại họ phải thấy được sự đáng tin cậy của phía kia, nên làm ăn với họ phải hết sức nghiêm túc và thành thật. Ngược lại làm ăn với Trung Quốc và đặc biệt là Mỹ thì vẫn cần phải có sự cân nhắc và hết sức cẩn thận. Cùng một nước nhưng vẫn có sự khác nhau riêng khi làm ăn với các đối tác. Nên các nhân viên XNK thường có một “note” sau mỗi vụ làm ăn với đối tác để làm kinh nghiệm cho lần làm ăn sau, và mỗi nhân viên có một chú ý riêng cho mình khi gặp một đối tác nào mà đã làm ăn rồi thì các nhân viên sẽ chia sẻ cho nhau những chú ý của mình. Một số thông tin mới nhất mà phòng XNK thu thập về thị phần giá trị nhập khẩu của các đối tác làm ăn lớn: Mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với Nhật cộng với chất lượng máy xây dựng của họ mà theo thống kê thì nhập khẩu máy xây dựng từ Nhật Bản không ngừng tăng cao. Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan, lượng máy xây dựng nhập từ Nhật Bản trong tháng 4/2009 đạt 1.731 chiếc với trị giá nhập khẩu 37,75 triệu USD tăng 50,78% về lượng và tăng 53,47% về trị giá so với tháng trước. Nếu như ba tháng đầu năm 2009, lượng máy xây dựng nhập từ Nhật Bản giảm mạnh thì trong tháng 4 vừa qua, lượng máy xây dựng nhập từ thị trường này đã tăng trở lại. Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan, lượng máy xây dựng nhập từ Nhật Bản trong tháng 4/2009 đạt 1.731 chiếc với trị giá nhập khẩu 37,75 triệu USD tăng 50,78% về lượng và tăng 53,47% về trị giá so với tháng trước; tăng 10,25% về lượng nhưng lại giảm 1,50% về trị giá so với cùng kỳ năm trước. Vì hai tháng đầu năm 2009, lượng máy xây dựng nhập từ Nhật Bản ở mức rất thấp (trung bình chỉ đạt 576 chiếc/tháng) nên tính chung trong 4 tháng đầu năm nay, lượng máy xây dựng nhập từ thị trường này chỉ đạt 4.031 chiếc với trị giá 82,05 triệu USD giảm 30,60% về lượng và giảm 31,37% về trị giá so với cùng kỳ năm 2008. Đối với đối tác là Mỹ: Lượng máy xây dựng nhập từ thị trường Mỹ thường chiếm tỷ trọng rất khiêm tốn trong tổng lượng máy xây dựng được nhập về Việt Nam (chỉ chiếm khoảng hơn 1% cả về lượng lẫn trị giá). Tuy._.ua loại máy gì… đây cũng là cách để nghiên cứu nhu cầu tương lai cho công ty có thể xác định được cơ cấu hay thương hiệu mà mình sẽ nhập đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. + Các nhà kinh doanh được tiếp xúc trực tiếp với người mua họ có thể thăm dò về nhu cầu tương lai của họ. Theo định kỳ có thể là hàng tháng có thể tổ chức các diễn đàn để trao đổi thông tin về thị trường cả trong và ngoài nước. Đây chính là phương pháp nghiên cứu thị trường tại bàn (desk reseach). Ngoài ra công ty nên cân nhắc các hợp đồng giá trị để đầu tư nghiên cứu thị trường theo phương pháp trực tiếp bằng cách cử nhân viên có khả năng sang tận nơi thị trường nước ngoài để có sự đánh giá chính xác hơn đây tuy là phương pháp tốn kém nhưng nó lại đem lại hiệu quả cao hơn nên công ty phải biết cân nhắc theo giá trị các hợp đồng để giảm được rủi ro hay không hiệu quả khi thực hiện một số hợp đồng. Ngoài ra hiện nay sự phát triển của các tổ chức tư vấn chuyên đi tìm kiếm và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Muốn có những thông tin chính xác về đối tác nước ngoài công ty có thể tham khảo ý kiến tư vấn của một cơ quan dịch vụ đầu tư hoặc cơ quan kiểm toán có uy tín. Công ty có thể đăng ký với trung tâm thông tin tín dụng ngân hàng Nhà Nước Việt Nam để tìm hiểu về đối kinh doanh nước ngoài. Các thông tin này do trung tâm thông tin tín dụng phối hợp với công ty D & B ( Singapore) cung cấp. Giá dịch vụ cho khu vực châu Mỹ là 90 USD, châu Âu và châu Á là khoảng 150 USD. Thời gian cung cấp thông tin trong vòng 20 - 25 ngày. Địa chỉ của trung tâm ở số 1 Hồ Tùng Mậu, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, công ty có thể liên hệ qua điện thoại: 8223875 3.2.2. Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty Nhân sự và bộ máy tổ chức nhân sự luôn là yếu tố quyết định đến sự thành bại ở bất cứ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào.Hoạt động kinh doanh của Việt Nhật thì việc nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty lại càng cần thiết vì hoạt động của công ty thường xuyên phải tiếp xúc và làm ăn với các đối tác nước ngoài. Đặc biệt là hoạt động làm hợp đồng và đàm phán không những đòi hỏi các nhân viên phải có trình độ chuyên môn về đàm phán, nắm bắt và xử lý các loại thông tin một cách nhanh chóng và có khả năng phản xạ nhạy bén với các biến động cùng với trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng giao tiếp phải rất tốt. Mặt khác làm việc với nước ngoài cần có một phong cách làm ăn mạch lạc dứt khoát đòi hỏi bộ máy tổ chức phải khoa học. Hiện tại số lượng nhân viên công ty không ít không nhiều 50 người nhưng do đặc điểm kinh doanh nên phải chia làm hai nơi ở bên kho tận Gia Lâm còn văn phòng giao dịch lại ở Láng Hạ cách nhau một khoảng khá lớn nên việc quản lý cho hoạt động trơn chu có hiệu quả là tương đối khó nên Công ty cần phải tổ chức bộ máy hợp lý có thể cử cán bộ tin tưởng có khả năng sang quản lý bên kho và có các phương tiện để thường xuyên kiểm tra được hoạt động bên đó hoặc có những cuộc kiểm tra đột xuất của lãnh đạo đối với kho, để đảm bảo việc sử dụng hợp lý lượng lao động có hiệu quả và sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và bên văn phòng trong khi làm việc. Nhân viên ngoại thương của công ty ngoài cần trình độ ngoại ngữ và kiến thức pháp luật cũng phải luôn trau dồi nghiệp vụ ngoại thương của mình bằng cách: Đi học thêm các lớp nâng cao nghiệp vụ ở các trung tâm uy tín hoặc các tổ chức quốc tế dưới sự tổ chức của công ty hoặc tự đi học Mời các chuyên gia về công ty thuyết giảng cho cán bộ công nhân viên và đưa ra các tình huống khó khăn cùng thảo luận để đưa ra giải pháp tháo gỡ tốt nhất. Đây là biệp pháp tốn kém nên công ty có thể liên kết với các công ty khác để chia sẻ chi phí Tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ văn hóa vào các ngày lễ tết có nội dung giáo dục nhân viên yêu công việc, yêu nghề, yêu công ty, không bao giờ hài lòng với chính bản thân, luôn phải cố gắng hơn nữa làm tốt hơn nữa công việc, biết cân bằng gia đình và công việc, dạy cách giao tiếp khôn khéo được việc mà công ty đã gặp phải khi làm việc với đối tác hoặc với các tổ chức hành chính nhà nước. Với chiến lược đầu tư cho lâu dài hàng năm doanh nghiệp phải đầu tư bình quân khoảng 100 triệu đồng cho vấn đề đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Tức là mỗi nhân viên sẽ có khoảng 2 triệu đồng cho việc học tập của mình mỗi năm Ngoài ra công ty còn phải có phương pháp tuyển dụng nhân viên một cách khoa học hợp lý đúng người đúng việc đúng khả năng chuyên môn để không bỏ sót người tài nhưng lại không tuyển nhầm Hoạt động NK là một quy trình gồm nhiều bước cần sự kết hợp của nhiều bộ phận nhiều người nên công ty phải có các hỗ trợ giúp nhân viên đoàn kết hơn khuyến khích tinh thần làm việc nhóm hơn như các hoạt động tập thể đi thăm quan du lich, tổ chức các cuộc thi theo đội như nấu ăn, cắm hoa , đá bóng, bóng bàn… và một số hoạt động tập thể khác… Công ty phải xây cho mình được một văn hóa cho công ty. Đây sẽ là giá trị chung mà các nhân viên sẽ biết chân trọng và phát triển nó. Cùng với đó là phải có chế độ lương thưởng khuyến khích rõ ràng để kích thích tính sáng tạo của nhân viên và giữ chân người tài 3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Các đối tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng của công ty là các đối tác nước ngoài đến từ rất nhiều nước khác nhau mà mỗi nơi lại có đặc trưng riêng trong khi đàm phán ký hợp đồng kinh doanh. Đây chính là điều khá là khó đòi hỏi các nhân viên XNK phải có sự chuẩn bị rất tốt về mặt ngôn ngữ, thông tin, năng lực đàm phán, thời gian và cách thức đàm phán. Hiện tại thì các đối tác làm ăn với công ty chủ yếu là đối tác quen nên cũng dễ dàng hơn nhưng mục tiêu tương lai thị trường công ty mở rộng liên tục phải tiếp xúc với các đối tác lạ nên có mốt số biện pháp giúp cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng của Công ty tốt hơn như sau: Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên. Tìm hiểu kỹ lưỡng các phong tục tập quán thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng nhất Tìm hiểu những điểm yếu của đối phương thông qua những tài liệu thu thập về họ Luôn nói không đối với bất kỳ vấn đề nào còn nghi vấn Luôn có sự quan sát tinh ý để nhận biết những sơ hở và biết được tình hình của đối tác Thích ứng với nhịp độ đàm phán của đối tác Đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để đưa ra quyết định kịp thời và hơp lý 3.2.4. Hoàn thiện thủ tục hải quan Làm thủ tục hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với công ty trong các thương vụ làm ăn của mình. Bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước, vấn đề mang tính chất hành chính có nhiều sự đổi mới mà nhân viên Công ty chưa nắm bắt kịp thời. Nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ thì dẫn tới hàng hóa bị lưu kho bãi Công ty sẽ phải trả chi phí lưu kho bãi làm chậm quá trình luân chuyển hàng hóa bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Cần rút ngắn thời gian làm thủ tục, yêu cầu đối tác cung cấp bộ chứng từ hàng hóa một cách nhanh chóng để Công ty hoàn thành tờ khai hải quan một cách chính xác trước khi hàng về, tránh các rắc rối có thể xảy ra. Để làm thủ tục hải quan một cách thuận lợi và trọn vẹn Công ty cần lưu ý: Nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh XNK chuyên môn hóa người làm công tác kê khai hải quan. Trong khi khai hải quan phải hết sức cẩn thận trong việc áp mã hàng hóa vì nếu sai sẽ không được chấp nhận thậm chí còn bị phạt. Đây có thể là khâu phức tạp nhất của làm thủ tục hải quan vì công ty phải tự mình dựa vào mô tả hàng hóa mà áp mã hàng cho hàng nhập khẩu. Công việc này tốn rất nhiều thời gian để thực hiện tốt và nhanh chóng công việc này công ty nên lập một phần mềm chuyên dụng dùng để tra mã hàng và thuế suất của hàng hóa như phần mềm từ điển. Nó sẽ giúp nhân viên làm thủ tục hải quan nhanh hơn chứ không phải dò tìm mã hàng trong quyển biểu mẫu thuế suất rất dày nữa. Lập bộ chứng từ hải quan theo quy định ăn khớp với hợp đồng NK hoặc L/C Khi xuất trình hàng cần phải sắp xếp hàng có trật tự thuận tiện tạo điều kiện cho kiểm tra được nhanh chóng chính xác. Chứng từ và hàng hóa sẽ được đối chiếu với nhau nếu có sai lệch Công ty phải chịu những tổn thất và chi phí đóng mở kiện hàng mà hàng hóa lại không được thông quan. Vì vậy Công ty phải khai báo trung thực chính xác về hàng hóa và có đủ các chứng từ cần thiết tránh tình trạng khi nộp giấy tờ thiếu phải cử người về lấy. Điều đó làm mất thời gian và chi phí khi làm thủ tục hải quan. Hơn nữa hàng hóa của Công ty là máy móc thiết bị kiểm tra hàng hóa thường mất nhiều thời gian. Công ty có thể đăng ký dịch vụ làm thủ tục hải quan để được kiểm tra nhanh chóng hơn. Chấp hành đúng các quy định của hải quan, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn để tạo lòng tin cho cơ quan hải quan và hoàn tất hợp đồng. Khi tính thuế phải tính toán chi tiết áp dụng linh hoạt biểu thuế tránh tình trạng Công ty và hải quan có sự chênh lệch. Công ty nên tạo tâm lý tốt đối với cán bộ hải quan trong khâu làm thủ tục này nếu có sự bất đồng với cơ quan hải quan nên có thái độ nhã nhặn lịch sự giải thích cho họ hiểu tránh tình trạng gây mâu thuẫn đồng thời sẽ gây ấn tượng không tốt trong hoạt động NK sau này. Cần thiết lập mối quan hệ thân thiết với các nhân viên hải quan để có lợi cho công việc sau này. 3.2.5. Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Hàng hóa của Công ty nhập về là máy móc thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng. Đây là những thiết bị hiện đại và phức tạp để kiểm tra. Vì vậy trong thời gian qua khâu giao nhận và kiểm tra hàng thường gặp khó khăn do Công ty không có những nhân viên kĩ thuật am hiểu về máy móc kiểm tra thường chỉ qua bề ngoài bằng phương pháp cảm quan đối chiếu với sổ sách hoặc hình ảnh. Đề khắc phục tình trạng này Công ty có thể cử người đi đào tạo trình độ nghiệp vụ ở chính các nước mà Công ty thường xuyên NK. Người này sẽ được trang bị kiến thức liên quan đến máy móc thiết bị NK để từ đó có đủ trình độ để nhận biết kiểm tra hàng cho Công ty. Sau đó Công ty nên thuê thêm một giám định trong nước cùng với những người được cử đi đào tạo kết hợp thành một hội đồng để kiểm tra hàng hóa của Công ty như vậy sẽ khách quan và chất lượng máy móc thiết bị sẽ đảm bảo hơn. Công ty cần theo dõi sát sao lịch trình hàng đến cảng để lên kế hoạch tiếp nhận và vận chuyển máy móc thiết bị dao cho khách hàng tránh tình trạng hàng về đến cảng mà không có người ra tiếp nhận gây lãng phí chi phí lưu kho bảo quản hàng hóa. Ngay khi nhận thông báo hàng đến Công ty cần tiến hành công tác chuẩn bị nhận hàng: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan tránh tình trạng thiếu giấy tờ làm chậm tiến trình NK Ký kết hợp đồng với cơ quan vận tải( ga, cảng) để nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về, cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu cơ quan vận tải. Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng NK về dự kiến ngày hàng về ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng. Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn thất về giao nhận bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng NK Tiến hành tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Công ty phải cử nhân viên kết hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng, chất lượng Khi nhận chứng từ từ nước ngoài cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và hợp đồng xem có phù hợp không. Nếu máy móc thiết bị sau khi giám định đủ tiêu chuẩn thì chấp nhận. Nếu thấy thiếu hụt hoặc hư hỏng cần xác định nguyên nhân và đối tượng bồi thường để làm đơn khiếu nại. Nhưng thường thì biện pháp thỏa thuận hòa giải nên được sử dụng vì vừa tiết kiệm thời gian chi phí và còn tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. 3.2.5. Hoàn thiện hoạt động thanh toán Hiện tại công ty đang sử dụng hai phương pháp thanh toán chính là TT và L/C nhưng chủ yếu là sử dụng phương pháp thư tín dụng chiếm khoảng 90% đây cũng là một hạn chế trong hoạt động thanh toán. Công ty cần có gắng đàm phán để có thể chọn các điều kiện thanh toán có lợi hơn cho Công ty như phương pháp điện chuyển tiền hoặc nhờ thu. Để làm được điều này đòi hỏi Công ty phải có mối quan hệ tốt với khách hàng, tạo được uy tín trên trường quốc tế, tạo được sự tin tưởng tuyệt đối với các nhà xuất khẩu. Một hình thức để tạo uy tín cho cả thị trường trong nước và trên trường quốc tế mà công ty có thể sử dụng đó là ứng dụng eBusiness ( kinh doanh trực tuyến) và thương mại điện tử. Với việc sử dụng thương mại điện tử và thêm một số chức năng cơ bản của kinh doanh trực tuyến vào website của công ty, công ty có thể thu lợi từ xu hướng này. Đối với các phương án thanh toán hiện tại cũng cần phải được hoàn thiện hơn: Đối với phương thức TT thì rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán từ 3 ngày làm việc xuống 2 ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ phòng XNK có thể thông báo ngay lập tức cho phòng kế toán, phòng kế toán có thể đối chiếu sổ sách và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc. Đối với phương thức L/C: Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán xuống còn 10 ngày. Giảm thời gian ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng NK tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ kinh nghiệm của nhân viên nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ. Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thanh toán bằng cách tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khóa học nghiệp vụ thanh toán ở các trung tâm hoặc có thể mời các giảng viên cuả các trường đại học về giảng hoặc cũng có thể nhờ sự tư vấn của ngân hàng. Nâng cao chất lượng nghiệp vụ mở L/C: Điền đầy đủ chính xác các thông tin: số tài khoản, số hợp đồng tín dụng, số hóa đơn thương mại. Lập chính xác các nội dung của L/C để tránh vị từ chối L/C hoặc bị yêu cầu tu chỉnh L/C. Xuất trình cho ngân hàng đủ các loại chứng từ liên quan như hợp đồng thương mại, hợp đồng tín dụng. Các chứng từ còn lại như hối phiếu, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay giấy chứng nhận xuất xứ phải đầy đủ thông tin và chính xác rõ ràng. Một phương án nữa đó là mối quan hệ tốt của công ty và nhân viên kế toán của công ty với ngân hàng và các nhân viên của ngân hàng nó sẽ giúp việc thanh toán nhanh hơn được ưu tiên hơn. Đặc biệt khi tạo được sự tin tưởng Công ty có thể bỏ quan được bước ký quỹ, ký cược sẽ rút được thời gian thanh toán giúp cho quá trình NK cũng nhanh lên. Ngoài ra để tránh được các rủi ro trong thanh toán như: Rủi ro do người xuất khẩu không cung cấp hàng hóa thì công ty cần có các biện pháp để hạn chế rủi ro này như sau: Tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng Tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của người xuất khẩu Quy định trong hợp đồng các điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đầy đủ Yêu cầu cả hai bên cùng ký quỹ tại một ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng Yêu cầu những công cụ của ngân hàng như: Standby L/C, Bank Guarantee, Performance Bond…để đảm bảo quyền lợi của nhà nhập khẩu Rủi ro thanh toán dựa trên chứng từ giả, chứng từ không trung thực, mâu thuẫn giữa hàng hóa và chứng từ. Biện pháp là: Yêu cầu về nội dung và hình thức chứng từ phải thật chặt chẽ, không yêu cầu chung chung. Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cấp. Vận đơn do hãng tàu đích danh lập, khi xếp hàng hóa phải có sự giám sát của đại diện của công ty để có thể kịp thời đối chiếu sự thật giả của vận đơn và lịch trình tàu ( đối với lô hàng có giá trị lớn). Đề nghị nhà xuất khẩu gửi thẳng 1/3 bộ vận đơn gốc( bản chính) thẳng đến nhà NK. Hóa đơn thương mại đòi hỏi phải có sự xác nhận của đại diện của công ty hoặc phòng thương mại hoặc hóa đơn lãnh sự. Giấy chứng nhận chất lượng nếu có phải do cơ quan có uy tín của nước xuất khẩu hoặc quốc tế cấp hoặc có sự giám sát kiểm tra và xác nhận vào giấy đại diện phía nhà nhập khẩu đối với một số mặt hàng mới nhập Giấy chứng nhận về số lượng cũng phải có sự giám sát của đại diện phía công ty hoặc đại diện thương mại Việt Nam. Hiện tại các đối tác làm ăn của công ty chủ yếu là bạn hàng hữu hảo nên các rủi ro về thanh toán không nhiều nhưng tương lai đối tác làm ăn của công ty sẽ được mở rộng thì các giải pháp trên là điều mà công ty cần phải thực hiện để tranh rủi ro 3.2.6. Những giải pháp về vốn trong kinh doanh Đối với một công ty thương mại thì vốn là vấn đề cực kỳ quan trọng, nó quyết định đến khả năng nắm bắt cơ hội của công ty. Việt Nhật là một công ty mới thành lập với quy mô không lớn và lượng vốn tuy đã liên tục được bổ sung nhưng vấn đề vốn để kinh doanh của công ty vẫn là vấn đề nan giải. Đã có rất nhiều hợp đồng béo bở mà công ty phải ngậm ngùi cho qua vì thiếu vốn nên công ty phải có những biện pháp để lượng vốn của công ty có thể đáp ứng được nhu cầu cần tiền trong thực hiện các hoạt động thanh toán khi nhập khẩu hàng. Thiếu vốn cũng chính là nguyên nhân kéo dài thời gian nhập khẩu vì nhà xuất khẩu không chịu giao hàng nếu không có tiền đặt cọc hay một phần tiền được thanh toán trước để đảm bảo. Nó cũng là hạn chế trong việc tìm các đối tác mới vì phải có tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước mà họ yêu cầu để đảm bảo an toàn. Phải có các giải pháp để tăng lượng vốn kinh doanh tự có hoặc có thể huy động được của công ty như: Tạo quan hệ tốt với các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng để vay mượn tiền thanh toán và gửi tiền,giảm sức ép về lãi suất. Chứng minh khả năng tài chính bản thân bằng hệ thống tài chính minh bạc của công ty, thực hiện đúng cam kết trả lãi suất và kỳ hạn thanh toán của mình. Đàm phán tốt để chiếm được sự tin tưởng của ngân hàng. Thu hút tiền nhàn rỗi của các nhân viên Công ty, người thân và bạn bè Với các hợp đồng ủy thác tìm cách tận dụng vốn của bên giao ủy thác bằng các yêu cầu họ chuyển tiền đúng hạn tránh trường hợp bỏ vốn xong rồi đi đòi. Nếu bán chịu cho khách hàng phải tìm hiểu khả năng thanh toán của họ rồi mới quyết định có chấp nhận hay không, giải quyết nợ đọng nợ khó đòi nhanh chóng. Với nhà xuất khẩu thương lượng với họ để được thanh toán trả chậm. Trở thành đại lý độc quyền một cách hiệu quả cho một hãng máy xây dựng để được nhập khẩu máy móc không phải trả tiền ngay cũng như được tư vấn về kinh nghiệm kinh doanh sử dụng vốn hoặc có quyền trả lại máy nếu không bán được. Tạo mối quan hệ hữu hảo với các khách hàng đã làm ăn để tạo niềm tin cho họ Nếu có thể liên doanh liên kết với một doanh nghiệp khác để mở rộng quy mô và uy thế cho họ làm đại lý cấp 2 của công ty tại Viêt Nam Bên cạnh đó việc sử dụng nguồn vốn phải khoa học có sự tính toán hợp lý và hiệu quả trên cơ sở tiết kiệm một cách hợp lý. Tính toán lượng nhập khẩu tối ưu mức chi phí hợp lý, không để nhập khẩu thừa gây ứ đọng vốn tăng chi phí bảo quản. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật 3.3.1. Kiến nghị đối với chi cục hải quan Làm việc với hải quan chiếm một thời gian khá lớn trong quy trình NK của Công ty. Nên để Công ty có một quy trình NK trơn tru nhanh chóng cần có sự đóng góp của chi cục hải quan. Hiện tại làm việc với hải quan là khâu phức tạp nhất trong quy trình NK, nó thường làm chậm thời gian đưa hàng hóa vào nước và hàng hóa bị giữ lại ở kho của hải quan còn gây tốn kém chi phí lưu kho nữa. Nhưng thủ tục hải quan nước ta còn quá phức tạp và rườm rà mà một số thủ tục còn thừa mà thậm chí là không chặt chẽ. Để lấy được hàng về từ kho của hải quan công ty phải trải qua khá nhiều khâu và giai đoạn nên để rút ngắn bớt thời gian đưa hàng hóa vào nước thì các cơ quan hải quan cần xem xét lại các thủ tục và bố trí lại các công đoạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng mà không phải qua quá nhiều cửa. Một vấn đề nữa mà các nhân viên đi thông quan luôn phải chịu ức chế khi làm việc với nhân viên hải quan vì thái độ quan liêu hành chính của họ. Họ thường làm việc với sự đan xen nhiều cảm xúc các nhân nên thường gây ra sự rất khó chịu cho các nhân viên đi thông quan. Họ thường không nhiệt tình nhũng nhiễu và rất quan liêu. Nên các chi cục hải quan phải thường xuyên cử các đoàn thanh tra trực tiếp kiểm tra bất ngờ các phòng giao dịch của chi cục hải quan để đánh giá và đưa ra mức phạt cụ thể. Đồng thời thường xuyên có các lớp đào tạo thêm các nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên hải quan, thường xuyên luân chuyển công việc của các nhân viên để tránh tình trạng móc nối nhận tiền với các doanh nghiệp Các chi cục hải quan đã sử dụng các phần mềm khai hải quan nhưng sử dụng nó thì chưa có sự đồng bộ và triệt để nên sau khi khai báo điện tử đã được truyền cho hải quan nhưng các nhân viên vẫn phải đến tận nơi để làm thủ tục gây tốn nhiều thời gian và có cơ hội cho các tệ nạn quan liêu. Các chi cục hải quan cần tận dụng triệt để sử dụng sự phát triển của công nghệ thông tin giúp các doanh nghiệp có thể làm các thủ tục thông quan và truyền cho hải quan để giảm thời gian và chi phí “mòn gót dày” cho các doanh nghiệp Các chi cục hải quan phải có sự quản lý hàng hóa của Công ty một cách khoa học tránh sự trả hàng nhầm lẫn. Các thủ tục kiểm tra phải thật chính xác để kiểm tra cho đúng hàng hóa tránh sự gian lận nhập lậu của một số công ty làm giảm sự cạnh tranh của các Công ty làm ăn nghiêm chỉnh. Sự cải tiến của các chi cục hải quan cũng giúp cho Việt Nhật nói chung mà tất cả các công ty nhập khẩu khác sẽ có quy trình NK tiết kiệm thời gian và chi phí hơn 3.3.2. Kiến nghị với nhà nước Những năm đổi mới đất nước, nước ta đã có rất nhiều sự chuyển biến hỗ trợ cho các doanh nghiệp phát triển. Bên cạnh sự cải cách tiến bộ thì vẫn còn một số hạn chế nên doanh nghiệp cũng có một số kiến nghị mong muốn nhà nước hoàn thiện để giúp cho sự phát triển của các doanh nghiệp và phát triển của đất nước. Tùy từng công ty kinh doanh trên lĩnh vực gì mà họ gặp những cản trở do sự hạn chế của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của họ. Đối với Việt Nhật thì kiến nghị với nhà nước một số vấn đề như sau: Hệ thống văn bản pháp luật: Cần thống nhất hệ thống văn bản pháp luật thương mại theo tính chất quốc tế để Công ty không bị thua thiệt trong thương thảo và ký kết hợp đồng với nước ngoài, không bị bỡ ngỡ khi hợp đồng yêu cầu chiếu theo luật quốc tế, nước thứ ba hay chính nước XK. Đây là yêu cầu bức thiết trong quá trình hội nhập. Nội dung cụ thể chi tiết rõ ràng với các văn bản hướng dẫn thực hiện kèm theo cụ thể tránh mâu thuẫn trong ký kết hợp đồng. Trên cơ sở có lợi cho hoạt động kinh doanh của mọi Công ty đảm bảo an ninh và chính trị cho đất nước Xây dựng mạng lưới xúc tiến thương mại và hệ thống thông tin về thị trường: Các quan chức chính phủ cần có các chuyến thăm các nước tăng quan hệ hợp tác và ký kết các chinh sách thương mại giữa các nước. Đồng thời trong nước cần có các chính sách mở thu hút sự hợp tác của các đối tác nước ngoài.Nhà nước hỗ trợ các Công ty qua hệ thống thông tin của phòng thương mại và tham tán thương mại. Các thông tin về tình hình máy móc thiết bị xây dựng trên thế giới, giá cả, đặc điểm mới, xu hướng một cách nhanh chóng và kịp thời cho thị trường trong nước và cho các Công ty quan tâm. Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong cách quản lý XNK theo hướng đơn giản và thông thoáng hơn và phù hợp với thị trường hơn: Tuy trong những năm vừa qua nhà nước ta đã và đang cố gắng hoàn thiện dần thủ tục hành chính nhưng thủ tục hành chính của nước ta vẫn còn “hành” là ”chính” tiêu cực rườm rà ở thủ tục giấy phép NK, hải quan, thuế NK… vẫn tồn tại các thủ tục không cần thiết ít tính hỗ trợ các Công ty tư nhân, sự tồn tại phân biệt đối xử giữa các Công ty tư nhân và Công ty nhà nước khi làm các thủ tục liên quan. Nhà nước cần nâng cao vai trò quản lý vĩ mô theo hướng nâng cao hiệu quả quản lý tránh sự phân biệt kỳ thị đối xử. Không ngừng hoàn thiện hơn về các thủ tục hành chính sao cho có hiệu quả quản lý nhưng lại phù hợp quá trình gia nhập thị trường quốc tế Nâng cấp cải thiện hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động NK: Nhà nước cần đầu tư xây dựng và phát triển hiện đại hệ thống cầu đường, cảng biển, kho bãi, cầu cảng tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa khi vận chuyển vào nước Hỗ trợ các Công ty nhập khẩu: Hỗ trợ về hệ thống thông tin liên lạc: Công ty sử dụng rất nhiều phương tiện như fax, telex, đặc biệt là mạng internet để thông tin liên lạc đàm phán, hỏi giá, thương lượng, tìm hiểu… với các bạn hàng ở xa nên nếu có sự hỗ trợ để ngày càng phát triển các hệ thống thông tin này hiện đại hơn để không có sự nghẽn mạng hay có lỗi của nhà mạng thì công tác liên lạc của Công ty sẽ tốt hơn. Một vấn đề khác nữa đó là cước phí khi liên lạc ra nước ngoài ở nước ta là rất đắt nếu có sự phát triển có sự cạnh tranh làm giảm cước phí này sẽ tiết kiệm chi phí cho Công ty Nhà nước quản lý xây dựng một môi trường kinh doanh bình đẳng Nhà nước liên tục có các chính sách hỗ trợ về đầu tư, tín dụng, lãi xuất, thuế gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt là thuế nhập khẩu, công tác xúc tiến thương mại Có chính sách hỗ trợ thúc đẩy sự phát triển của vận tải quốc tế và bảo hiểm cùng với đó là sự khuyến khích các Công ty sử dụng dịch vụ này ở các Công ty trong nước bằng cách hỗ trợ các công ty này giảm cước phí khi sử dụng dịch vụ của họ Hỗ trợ các Công ty cùng ngành tham gia vào các hiệp hội để họ có thể trao đổi thông tin kinh nghiệm học hỏi, giúp đỡ nhau 3.3.3. Kiến nghị đến tập đoàn Sumitomo Là đại lý độc quyền của Sumitomo tại Việt Nam nhưng đây là thương hiệu mới vào nước ta nên Công ty cũng cần rất nhiều hỗ trợ từ phía Sumitomo như: Do lượng vốn của Công ty còn chưa nhiều nên một đề nghị là bên Sumitomo cần giúp đỡ Công ty nhiều hơn về mặt tài chính trong những lần nhập hàng có thể thanh toán chậm hơn Giúp các nhân viên kỹ thuật hiểu rõ hơn về máy móc của Sumitomo bằng cách có sự hỗ trợ thường xuyên cho các nhân viên này sang tận nơi tìm hiểu khi có đời máy mới và gửi đầy đủ tài liệu về máy móc của Sumitomo cho các nhân viên Công ty nghiên cứu Thường xuyên có các chính sách khuyến mại cho Công ty Có các đợt hỗ trợ Công ty trong các buổi triễn làm giới thiệu sản phẩm KẾT LUẬN Tuy mới thành lập chưa được lâu nhưng thương hiệu máy xây dựng Việt Nhật đã được lưu lại trong tâm trí người tiêu dùng đó là sự thành công khá vượt bậc của Công ty. Mặc dù vậy công ty vẫn đang cố gắng hoàn thiện hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó có hoạt động hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Trên đây là một số biện pháp Công ty nên quan tâm nhằm hoàn thiện hơn quy trình NK của mình gồm: Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Hoàn thiện thủ tục hải quan Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán Những giải pháp về vốn trong kinh doanh Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật Với sự nỗ lực sáng tạo và đoàn kết của toàn bộ nhân viên Công ty thì một quy trình NK chuyên nghiệp hiệu quả là điều mà Việt Nhật hoàn toàn có thể thực hiện được. Việt Nhật sẽ trở thành một công ty có tiếng tăm trong lĩnh vực cung cấp phụ tùng và máy xây dựng không chỉ trong nước mà cả nước ngoài. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạp trí Lịch sử hình thành và phát triển công ty Việt Nhật Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Tài liệu phòng xuất nhập khẩu, công ty Việt Nhật Tạp trí kinh tế phát triển “Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương” của tác giả Vũ Hưu Tử nhà xuất bản giáo dục 2007 “Kỹ thuật kinh doanh nhập khẩu” của tác giả Võ Thanh Thu nhà xuất bản trẻ 2005 Các trang web: www.kholuanvan.com.vn www.cmt.group.com.vn www.thong ke.com.vn DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CTNNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn Viet Nhat CMT Viet Nhat Construction Machine Trade XNK Xuất nhập khẩu NK Nhập khẩu XD Xây dựng MMTB Máy móc thiết bị DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH 1. Danh mục bảng Bảng 1.1: Cơ cấu trình độ lao động qua các năm Bảng 1.2: Tình hình tuyển dụng qua các năm Bảng 1.3: Doanh thu và lợi nhuận của công ty các năm 2004-2008 Bảng 1.4: Vốn kinh doanh qua các năm Bảng 2.1: Giá trị nhập khẩu máy móc thiết bị phụ tùng Bảng 2.2: Số lượng hợp đồng qua các năm Bảng 2.3: Giá trị nhập khẩu của Công ty qua các năm qua Bảng 2.4: Tỷ lệ của các hình thức vận chuyển hàng hóa Bảng 2.5: Giá trị nhập khẩu của Công ty qua các năm qua Bảng 2.6: Giá trị nhập khẩu theo thị trường 2. Danh mục hình Hình 1.1: Số lượng lao động qua các năm Hình 1.2: Cơ cấu lao động theo giới tính Hình 1.3: Cơ cấu lao động theo trình độ Hình 1.4: Tổng quát cơ cấu các loại máy nhập Hình 1.5: Doanh thu qua các năm 2004-2008 Hình 1.6: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh qua các năm 2004-2008 Hình 1.7: Tình hình nộp ngân sách Hình 1.8: Cơ cấu vốn kinh doanh Hình 2.1: Thị phần thương hiệu máy Công ty nhập Hình 2.2: Thị phần thương hiệu phụ tùng NK Hình 2.3: Cơ cấu nhập khẩu theo thị trường Hình 2.4: Giá trịnhập khẩu của công ty( triệu USD) NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày 10/05/2010 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày 10/05/2010 ._.