Hoàn thiện qui trình Nhập khẩu xe máy tại Công ty QHQT-ĐTSX

độc lập chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của nhau, bình đẳng cùng có lợi giải quyết các vấn đề còn tồn tại và các tranh chấp bằng thương lượng. Trên cơ sở đó hoạt động thương mại quốc tế (TMQT) ở nước ta ngày càng phát triển, vì TMQT là tất yếu khách quan tạo ra hiệu quả cao nhất trong nền sản xuất của mỗi quốc gia cũng như trên toàn thế giới. Ơ nước ta, việc nhập khẩu đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Hoạt động xuất khẩu ở nước ta còn hạn chế mà chủ yếu là nhập khẩu, có thể là nhập thiết bị máy móc để phục vụ sản xuất,nhập nguyên vật liệu để gia công xuất khẩu, nhập tư liệu về sản xuất phục vụ tiêu dùng trong nước hoặc nhập khẩu các thiết bị hoặc sản phẩm phục vụ đời sống dân sinh. Việt Nam ta đã qua thời phải lo cho việc ăn sao cho đủ no mặc sao cho đủ ấm, mà bây giờ vươn lên nhu cầu tự thoả mãn bản thân, mua sắm phục vụ đời sống, nhu cầu đi lại sao cho thuận tiện. Hiện nay xe máy và xe đạp vẫn là những phương tiện đi lại chủ yếu của ngưòi dân Việt Nam, thị trường xe máy hiện nay rất sôi động và kinh doanh mặt hàng xe máy đang là nguồn lợi của nhiêù công ty. Công ty Quan hệ quốc tế - Đầu tư sản xuất (QHQT-ĐTSX) cũng tham gia vào thị trường đó và hoạt động liên tục có lãi trong nhiều năm qua. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại công ty, em đã chọn cho mình đề tài : “Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX “. Trong bài gồm các phần sau : Chương I : Những lí luận cơ bản về qui trình nhập khẩu hàng hoá của doanh nghiệp kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu . Chương II : Thực trạng qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT- ĐTSX trong thời gian qua. Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiên qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở phân tích chi tiết các nội dung và các khâu của quá trình nhập khẩu, chỉ ra những mặt được và những mặt còn tồn tại và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty, dưới điều kiện tự do hoá, nền kinh tế thị trưòng mở và cạnh tranh gay gắt trên thị trường . Giới hạn nghiên cứu: Bài viết nghiên cứu dưới góc độ của môn Kĩ thuật thương mại quốc tế, các nghiệp vụ nhập khẩu của công ty . Phương pháp nghiên cứu : Phương pháp sử dụng trong bài là phưong pháp tiếp cận hệ thống duy vật biện chứng, logic và lịch sử . CHỮ VIẾT TẮT 1. Công ty quan hệ quốc tế - đầu tư sản xuất: Công ty QHQT-ĐTSX 2. Phương án kinh doanh : PAKD 3. Thương mại quốc tế : TMQT 4. Giám đốc : GĐ 5. Nhập khẩu : NK. 6. Xuất khẩu : XK CHƯƠNG I NHỮNG LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU I. VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ĐỐI VỚI NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN : Theo nghị định số 57/1998/NĐ-CP, hoạt động nhập khẩu hàng hoá của thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoá bao gồm cả hoạt động tạm nhập tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá. 1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu hàng hoá đối với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân: - Nhập khẩu để mở rộng khả năng sản xuất, tiêu dùng trong nước, nhằm nâng cao đời sống nhân dân . - Nhập khẩu để chuyển giao công nghệ, đưa công nghệ tiên tiến của thế giới áp dụng vào sản xuất tiêu dùng trong nước, tạo sự nhảy vọt của sản xuất trong nước, nhằm rút ngắn khoảng cách về trình độ, công nghệ trong nước với các nước trên thé giới . - Nhập khẩu để xoá bỏ tình trạng độc quyền, phá vỡ nền kinh tế đóng tự cung tự cấp, từ đó thúc đẩy phát triển đa dạng và đồng bộ các loại thị trưòng như thị trưòng tư liệu sản xuất, thị trường vốn, thị trưòng lao động... Mặt khác nó còn liên kết thống nhất giữa các thị trường trong và ngoài nước trên thế giới, tạo điều kiện tốt cho quá trình hội nhập và phát triển kinh tế trên thế giới . - Nhập khẩu tạo ra cơ hội cho dân chúng mở mang dân trí , có thể theo kịp và hoà nhập với nếp sống văn minh của thế giới . - Nhập khẩu là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trong nước với thị trưòng thế giới, đem lại những thành tựu khoa học, kỹ thuật tiên tiến của thế giới góp phần thúc đẩy quá trình CNH-HĐH đất nước . Thực hiện tốt công tác nhập khẩu sẽ đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của sản xuất trong nước, góp phần đẩy mạnh xuất khẩu . Ngược lại nếu thực hiện không tốt sẽ gây nên sự mất cân đối kinh tế, rối loạn thị trường trong nước, đồng thời lãng phí nguồn lực, tiền của mà không đem lại hiệu quả . - Nhập khẩu để bổ sung, thoả mãn nhu cầu để từng bước thay đổi và hoàn thiện cơ cấu tiêu dùng vủa nhân dân . - Nhập khẩu còn cho ta biết điểm mạnh và điểm yếu của nền kinh tế, qua đó giúp cho Đảng và Nhà nước ta có những biện pháp ở tầm vĩ mô nhằm đem lại lợi ích cho đất nước . 2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp: Nhập khẩu trước hết là giúp cho cân bằng cung cầu trong nước, nhập khẩu còn giúp cho các doanh nghiệp có thể tiếp thu được khoa học công nghệ tiên tiến để áp dụng vào sản xuất trong doanh nghiệp, áp dụng những tiêu chuẩn mang tính chất quốc tế vào thực tế sản xuất. Hơn thế nữa, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất lượng hàng hoá tạo môi trường thuận lợi cho xuất khẩu hàng hoá Việt nam ra thị trường nước ngoài, đặc biệt là những nước nhập khẩu. Tạo mối quan hệ tốt để các doanh nghiệp xuất khẩu những sản phẩm của mình có lợi thế sang các thị trường khác. II. QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU: 1. Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh : 1.1 : Nghiên cứu thị trường : Trước khi chuẩn bị giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng thì nghiên cứu thị trường để có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời sẽ giúp cho các doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn , phù hợp với tình hình thị trường. Hoạt động nghiên cứu này bao gồm : Nghiên cứu thị trường trong nước: thị trường trong nước đối với hoạt động nhập khẩu là thị trường đầu ra. Mục tiêu nhập khẩu là đáp ứng nhu cầu thị trường này, do vậy phải nắm bắt được biến động của nó. Để phát hiện và hạn chế những biến động, nắm bắt thời cơ, biến nó thành những cơ hội hấp dẫn, doanh nghiệp phải luôn theo sát, am hiểu thị truờng thông qua công tác nghiên cứu thị trường. Phải luôn luôn trả lời được câu hỏi xem nhu cầu thị trường và tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty sẽ như thế nào? Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Việc nghiên cứu này khó khăn hơn so với nghiên cứu thị trường trong nước, và có thể áp dụng nhiều phương pháp như tham quan triển lãm, hội chợ, tìm hiểu thông qua sách báo, hoặc cơ quan tư vấn. Doanh nghiệp cần phải nắm rõ về tình hình kinh tế xã hội và những yếu tố môi trường khác. Nghiên cứu rõ sản phẩm sẽ nhập khẩu về yếu tố chất lượng, giá cả với phương thức tham quan, thông qua hội chợ - triển lãm ... Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới yếu tố giá cả, vì nó là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá cả là yếu tố quyết định tới phương án lựa chọn nguồn cung cấp vì nó ảnh hưởng tới thu nhập của doanh nghiệp. Do vậy cần phải nghiên cứu thị trường nước ngoài và nghiên cứu giá ở từng thời điểm, từng lô hàng, các loại giá cả các nhân tố tạo nên sự biến động của giá cả. Lựa chọn nguồn cung cấp trong nhập khẩu hàng hoá: Nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu hàng hoá lựa chọn được phương thức buôn bán, điều kiện giao dịch thích ứng. Lựa chọn được nguồn cung cấp là một công việc hết sức quan trọng. Một nhà nhập khẩu có thể hoàn tất công việc xác định dúng sản phẩm đấp ứng đúng nhu cầu của mình thì việc đạt tới mục tiêu này hoàn toàn phụ thuộc vào vấn đề lựa chọn nguồn cung cấp. người nhập khẩu phải chắc chắn rằng nhà cung cấp giao hàng đúng theo thời gian cam kết. Do vậy, việc lựa chọn một người cung cấp tin cậy có uy tín, năng lực sẽ quyết định đến hiệu quả của quá trình nhập khẩu và được các nhà nhập khẩu rất chú trọng. 1.2: Lập phương án kinh doanh : PAKD là một chương trình hành động tổng quát hướng tới việc thực hiện được những mục đích, mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp . Quá trình xây dựng một PAKD gồm các bước : - Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh : Phải phân tích đánh giá một cách tổng quát về thị trường hiện tại và những thay đổi trong tương lai để biết được những cơ hội và thách thức để doanh nghiệp lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh . - Xác định mục tiêu : thì có thể là mục tiêu doanh số hay mục tiêu lợi nhuận. Nội dung cơ bản của một PAKD gồm : - Mô tả chi tiết tình hình kinh doanh trên thị trường mục tiêu: mặt hàng kinh doanh, đối tác, số lượng, giá cả. - Cách thức tiến hành kinh doanh. - Các biện pháp và tiến trình thực hiện - Các phương pháp kiểm tra, giám sát thức hiện và đánh giá kết quả. 2.Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng: 2.1: Quá trình giao dịch : Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia. Ta có thể khái quát quá trình đàm phán như sau : Hỏi giá (Inquiry) Chào hàng (offer) Đặt hàng (order) Xác nhận (Confirmation) Chấp nhận (Acceptance) Hoàn giá (Counter-offer) - Hỏi giá : là bước khởi đầu vào giao dịch. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng. Người hỏi giá có thể hỏi giá tới các nhà cung cấp tiềm năng để nhận được những báo giá và đánh giá các báo giá để lựa chọn những báo giá thích hợp nhất, từ đó chính thức lựa chọn người cung cấp . Nội dung cơ bản của một hỏi giá là yêu cầu người cung cấp cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, qui cách phẩm chất, số lượng, bao bì , điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác. - Chào hàng : là lời đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá được gửi đi cho một người nào đấy. Chào hàng có thể do người bán hoặc do người mua phát ra. Chào hàng có hai loại: + Chào hàng cố định: Là loại chào hàng mà trong thời gian hiệu lực của chào hàng, người nhận chào hàng chấp nhận vô điều kiện các nội dung của hợp đồng chào hàng thì hợp đồng coi như được kí kết . + Chào hàng tự do: là loại chào hàng mà trong thời gian hiệu lực của chào hàng, nếu người nhận chấp nhận vô điều kiện của hợp đồng thì chưa chắc được kí kết mà người nhận chào hàng không thể trách cứ người chào hàng, nó chỉ trở thành hợp đồng khi bên chào hàng xác nhận trở lại. Nội dung của chào hàng: phải đầy đủ các nội dung cơ bản của một hợp đồng gồm tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán. -Đặt hàng : là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua. Về nguyên tắc, nội dung của đặt hàng phải đầy dủ các nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng. - Chấp nhận : là việc ngưòi nhận chào hàng chấp nhận vô điều kiện các nội dung của chào hàng. Một chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lí phải đảm bảo các điều kiện sau: + Được gửi đi trong thời hạn có hiệu lực của chào hàng. + Do người nhận chào hàng gửi đi. + Phải gửi đến người chào hàng. + Phải chấp nhận vô điều kiện các nội dung của chào hàng. - Hoàn giá : là việc ngưòi nhận chào hàng không chấp nhận vô điều kiện các nội dung của chào hàng mà đưa ra những nội dung thương mại mới. Khi một chào hàng cố định có hoàn giá thì ngay lập tức chào hàng không có giá trị. - Xác nhận : Sau khi thống nhất các điều kiện giao dịch hai bên ghi lại kết quả đã đạt được rồi trao cho nhau, đó là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản, được hai bên kí và mỗi bên giữ một bản. 2.2 : Đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu: Đàm phán : là một quá trình trong đó các bên tiến hành thương lượng thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một thoả thuận mà các bên cùng có lợi. Một số nguyên tắc cơ bản trong đàm phán : - Tập trung vào quyền lợi chứ không phải tập trung vào lập trường quan điểm. - Luôn đưa ra quan điểm có lợi cho cả hai bên. - Luôn bảo vệ những quan điểm về sự công bằng hay những chuẩn mực. Các hình thức đàm phán: -Đàm phán qua thư : thường đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán sẽ qua đi, nhưng hình thức này tiết kiệm được chi phí. - Đàm phán qua điện thoại : giúp người giao dịch tiến hành nhanh chóng đúng thời cơ cần thiết, nhưng chi phí cao và thường hạn chế về mặt thời gian. - Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp :là hình thức đàm phán mà cả hai bên gặp gỡ trực tiếp nhau để thống nhất các vấn đề. Việc mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho hiểu biết nhau hơn và duy trì quan hệ lâu dài. Trong đàm phán giao dịch nguời ta thường dùng hình thức này. Tiến trình đàm phán gồm các bước sau: - Chuẩn bị đàm phán: là quá trình chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán. Các nhà đàm phán phải chuẩn bị kĩ nội dung sau: + Chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu: trong nội dung cần xác định các phương án đàm phán, các mục tiêu cần đạt được, những mục tiêu cần ưu tiên tối đa các nỗ lực để đạt được. + Chuẩn bị số liệu thông tin về : Thông tin hàng hoá: tìm hiểu đặc điểm hàng hoá, công dụng, tính chất... các yêu cầu thị trường về mặt hàng đó như chủng loại kiểu mốt... Thông tin thị trường : bao gồm các thông tin kinh tế, chính trị, pháp luật ... Thông tin về đối tác: tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, các mặt hàng kinh doanh... + Chuẩn bị nhân sự: là một vấn đề đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đàm phán gồm chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lí, kĩ thuật, thương mại. Người đàm phán là người có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia các hoạt động giao dịch TMQT, có tinh thần sáng tạo, đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu hàng hoá, thị trường và đối tác đàm phán, có kĩ thuật và kĩ năng đàm phán TMQT. + Chuẩn bị thời gian, địa điểm: địa điểm đàm phán có thể lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hoặc nước thứ ba. Phải chọn thời điểm tối ưu, và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lí thoải mái và phù hợp cho cả hai bên. + Chuẩn bị chương trình làm việc: cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và trao trước cho đối tác. - Tiến hành đàm phán : gồm bốn giai đoạn sau + Tiếp cận : Là giai đoạn mở đầu cho đàm phán, giành cho thảo luận những vấn đề nằm ngoài thương lượng để giới thiệu các bên. + Trao đổi thông tin : trong giai đoạn này, những người thương lượng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung các cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Đây là giai đoạn quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, mục tiêu, quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích, đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ để đàm phán đạt kết quả cao. + Thuyết phục : trên cơ sở các thông tin đã cung cấp và nhận được, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, điểm mạnh, điểm yếu của đối phương với mình để đưa ra chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình, bảo vệ quyền lợi của mình làm đối phương chấp nhận các quan điểm lập trường của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra. + Nhượng bộ và thoả thuận: kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của sự thoả hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được những mâu thuẫn còn tồn tại, giữa các bên cần phải có sự nhượng bộ, thoả thuận thì mới đạt được thành công. Người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa nhượng bộ của mình và đối phương để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đề ra. Kết thúc đàm phán : có thể xảy ra các trường hợp sau - Trong đàm phán đối phương không kí kết thoả thuận hoặc kết thúc bằng những thoả thuận bất hợp lý mà ta không thể chấp nhận được ... thì tốt nhất nên rút khỏi đàm phán, không nên bực tức nóng giận đổ lỗi cho đối phương mà tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lí về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp . - Các bên tiến hành kí kết hợp đồng, hoặc các bên đã đạt được những thoả thuận nhất định và cần có những đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn đến kí kết hợp đồng thì các bên phải xác nhận những thoả thuận đã đạt được. Sau mỗi cuộc đàm phán phải đánh giá kết quả cuộc đàm phán so với mục tiêu đã đề ra để rút ra những bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán tiếp theo. 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của các doanh nghiệp : Sau khi kí kết hợp đồng, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã được xác định, thì việc thực hiện các bước của quá trình nhập khẩu là việc tự nguyện. Các bước của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm: 3.1. Xin giấy phép nhập khẩu: Hàng hoá nhập khẩu phải được cấp giấy phép nhập khẩu để nhà nước quản lý. Đối với hàng hoá thông thường thì doanh nghiệp không phải xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ làm một tờ khai hải quan gửi Bộ thương mại để lưu giữ và theo dõi. Hồ sơ cấp giấy phép nhập khẩu gồm có: hợp đồng nhập khẩu, phiếu hạn ngạch, L/C và các giấy tờ liên quan. Thủ tục cấp giấy phép được quy định trong thông tư số 21/KTĐV/VT ngày 23/10/1989. Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. 3.2. Thuê phương tiện vận tải: Trong quá trình thực hiện hợp đồng TMQT, bên bán và bên mua tuỳ từng trường hợp mà tiến hành thuê phương tiện vận tải và dựa vào các căn cứ: + Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng TMQT + Khối lượng hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá + Điều kiện vận tải + Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều khoản khác của hợp đồng Người bán phải thuê phương tiện khi kí kết hợp đồng TMQT theo nhóm C, D về điều kiện giao hàng trong Incoterm 2000. Còn người mua phải thuê phương tiện vận tải theo điều kiện E, F. Phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường bộ, đường thuỷ, đường hàng không, đường ống. Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của qui trình thực hiện hợp đồng. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy, khi thuê phương tiện vận tải cần phải am hiểu và nắm chắc nghiệp vụ, có thông tin về thị trường thuê phương tiện vận tải, tinh thông các điều kiện và cũng cần có kinh nghiệm thực tế. 3.3. Mua bảo hiểm cho hàng hoá: Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra, với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm. Người nhập khẩu phải mua bảo hiểm theo các điều kiện khác nhau, có nhiều điều kiện bảo hiểm, trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau: - Điều kiện bảo hiểm A : bảo hiểm mọi rủi ro - Điều kiện bảo hiểm B : bảo hiểm có tổn thất riêng - Điều kiện bảo hiểm C : điều kiện tối thiểu, bảo hiểm miễn tổn thất riêng Ngoài ra còn một số điều kiện bảo hiểm phụ, điều kiện bảo hiểm đặc biệt như chiến tranh, bảo hiểm đình công ... Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần căn cứ vào : - Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng: một nguyên tắc có tính cơ bản là rủi ro về hàng hoá trong quá trình vận chuyển thuộc về người xuất khẩu hay nhập khẩu thì người đó cần xem xét để mua bảo hiểm cho hàng hoá.(NgoạI trừ trường hợp CIP và CIF người bán phảI có nghĩa vụ bảo hiểm cho hàng hoá ở phạm vi tối thiểu). - Hàng hoá vận chuyển : nếu lô hàng có giá trị lớn, dễ chịu tác động của quá trình bốc xếp vận chuyền làm hư hỏng, hao hụt, để tránh rủi ro cần bảo hiểm ở điều kiện A mới đáp ứng nhu cầu. Những hàng hoá khó có thể hư hỏng, mất mát cho dù có tác động từ bên ngoài thì có thể bảo hiểm ở điều kiện thấp hơn hoặc không cần bảo hiểm. - Điều kiện vận chuyển : như loại phương tiện vận chuyền, chất lượng của phương tiện vận chuyển..., các yếu tố tác động trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển...là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp. * Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước : - Xác định nhu cầu bảo hiểm: từ căn cứ trên doanh nghiệp phải tiến hành xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. Giá trị bảo hiểm là giá trị thực tế của lô hàng, bao gồm giá hàng hoá, cước phí vận chuyển, phí bảo hiểm và các phí liên quan khác. Như vậy giá trị bảo hiểm là giá hàng hoá ở đIều kiện CIF. - Xác định loại hình bảo hiểm: các doanh nghiệp TMQT thường sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính đó là : hợp đồng bảo hiểm chính và hợp đồng bảo hiểm bao. - Lựa chọn công ty bảo hiểm: các doanh nghiệp thường lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín, tỷ lệ bảo hiểm thấp, thận tiện giạo dịch. - Đàm phán ký hợp đồng bảo hiểm thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm 3.4. Làm thủ tục hải quan: Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua của khẩu Việt Nam. Đều phải làm thủ tục hải quan. Qui trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá nhập khẩu gồm: - Khai báo hải quan: nhằm mục đích để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng kinh doanh nhập khẩu, hàng hoá nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế hoặc miễn giảm thuế. Do đó, doanh nghiệp phải khai chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan gồm các nội dung sau: Tên hàng, kí mã hiệu hoặc mã số, số lượng, khối lương, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ hàng hoá ... và nộp tờ khai cùng các chứng từ liên quan khác. - Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hoá tại địa điểm qui định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểm tra hàng hoá thực tế. - Thực hiện các quyết định về hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ có các quyết định sau: Cho hàng qua biên giới Cho hàng qua biên giơí có điều kiện nhưng phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp thuế Nhập khẩu Không được phép nhập khẩu. Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên. 3.5. Giao nhận hàng hoá: Đối với việc nhận hàng thì gồm rất nhiều hình thức tuỳ và phương thức chuyên chở hàng hoá, gồm có: Giao nhận hàng từ tàu biển. Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng container. Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đường bộ. Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đường hàng không. Giao nhận hàng chuyên trở bằng tầu biển: Khi có thông báo tầu cập cảng đến doanh nghiệp nhập khẩu khẩn trương thực hiện việc giao nhận hàng hoá Nhập khẩu với tàu vận chuyển bằng cách trực tiếp hoặc uỷ thác cho cơ quan vận tải cảng thực hiện giao nhận, bao gồm các bước: - Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng - Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc ra nhận hàng hoá từ nước ngoài về. - Xác nhận với cơ quan ga, cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. - Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá như vận đơn ,lệnh giao hàng. - Tiến hành nhận hàng: Nhận về số lượng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Kiểm tra, giám soát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. - Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng hoá cho cơ quan vận tải. Giao nhận hàng chuyên trở bằng container: bao gồm các bước: - Nhận vận đơn và các chứng từ khác - Trình vận đơn và các chứng từ khác( hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói …) cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O). - Nhà nhập khẩu đến trạm hoặc bãi container, người nhập khẩu muốn nhận container về kiểm tra tại kho riêng thì trước đó phải làm đơn đề nghị với cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị với hãng tàu để mượn container. Khi được chấp thuận, chủ hãng kiểm tra niêm phong, kẹp chì của container, vận chuyển container về kho riêng, sau đó hoàn trả container rỗng cho hãng tàu. Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt: - Nếu hàng đầy toa xe, người nhập khẩu nhận cả toa xe, kiểm tra niêm phong kẹp chì, làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hoá và tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng. - Nếu hàng hoá không đủ toa xe riêng, người nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao hàng của ngành đường sắt, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng. Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đường bộ: - Nếu tại cơ sở của người nhập khẩu( thường là đầy một xe hàng), nếu người nhập khẩu chịu trách nhiệm dỡ hàng xuống và nhận hàng. - Nếu tại cơ sở của người vận tải, người nhập khẩu phải kiểm tra hàng và tổ chức vận chuyển về kho của mình. Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không: Người nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao nhận hàng không, tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng của mình. Kiểm tra hàng nhập khẩu: Sau bước nhận hàng hoá là bước kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận chuyển. Nếu hàng có tổn thất hoặc không xếp theo lô vận đơn, thì cơ quan ga cảng phải mời bên giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Nếu hàng chuyên chở bị thiếu hụt, mất mát thì phải có biên bản kết toán nhận hàng với tầu. Doanh nghiệp nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng nếu nghi nghờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất, phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộc những rủi ro đã mua bảo hiểm.Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng từ giám định. 3.6. Làm thủ tục thanh toán: Sau khi nhận được hàng hoá bên nhập khẩu phải làm thủ tục thanh toán cho bên xuất khẩu. Thủ tục thanh toán bao gồm: - Đồng tiền thanh toán: Tuỳ vào sự thoả thuận của hai bên dùng đồng tiền thanh toán của nước nào, nhưng phổ biến trong các hợp đồng là dùng ngoại tệ mạnh như đồng USD. - Phương thức thanh toán: Hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán bao gồm phương thức tín dụng chứng từ, phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền, phương thức giao chứng từ trả tiền. Phương thức tín dụng chứng từ ( L/C ): Phương thức tín dụng chứng từ là một thể thức thanh toán trong đó ngân hàng phục vụ người nhập khẩu theo yêu cầu của người nhập khẩu sẽ tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu khi người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung trong thư tín dụng. Để mở L/C, người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn từng ngân hàng). Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/Cvà người xin mở L/C, đồng thời cũng là cơ sở để ngân hàng tiến hành mở L/C cho bên xuất khẩu. Vì thế người nhập khẩuphải lập đơn chính xác, đúng mẫu. Ngoài đơn xin mở L/C, cùng với các chứng từ khác, người nhập khẩu phải đồng thời tiến hành ký quỹ số tiền ký quỹ phụ thuộc vào từng mặt hàng, mối quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng. Phương thức nhờ thu: Phương thức nhờ thu là phương thức người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ kí phác hối phiếu đòi tiền người mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền đó. Có hai phương thức nhờ thu: - Nhờ thu phiếu trơn: phiếu thu không kèm chứng từ. - Nhờ thu kèm chứng từ: người bán sau khi giao hàng sẽ chuẩn bị chứng từ gửi đến cho ngân hàng nhờ thu tiền hộ. Trong trường hợp này, khi người mua muốn có những chứng từ để di nhận hàng thì phải : Trả tiền để nhận chứng từ: D/P Chấp nhận trả tiền để nhận chứng từ: D/A Phương thức chuyển tiền: Là phương thức người bán sau khi giao hàng thì chuyển trực tiếp chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Người mua sau khi kiểm tra chứng từ thấy phù hợp thì yêu cầu ngân hàng của mình thanh toán tiền cho người bán. Ngân hàng của người mua lệnh cho đại lý của mình tại nước người bán trả tiền cho người bán. Phương thức chuyển tiền này bao gồm : - Chuyển bằng thư . - Chuyển tiền bằng điện. Phương thức giao chứng từ trả tiền: Khi đến kỳ hạn thanh toán, người nhập khẩu đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hoặc COD lý một văn bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quý 100% giá trị của thương vụ để lập tài khoản ký thác. Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người xuất khẩu chuyển tới nếu thấy phù hợp thì ngân hàng chấp nhận chứng từ và thanh toán cho bên xuất khẩu, đồng thời chuyển chứng từ đúng cho người nhập khẩu để tiến hành nhận hàng. 3.7: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khiếu nại là phương pháp giải quyết phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của các bên khiếu nại. Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua: Người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều gì qui định về nghĩa vụ người bán trong hợp đồng cụ thể là: - Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, qui cách, phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng qui định. - Bao bì kí mã hiệu sai qui cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản hàng hoá bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. - Giao chậm, cách thức giao sai so với thoả thuận giữa hai bên. - Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng. - Không giao hoặc giao chậm tài liệu kĩ thuật, không thông báo hoặc thông báo việc chậm giao hàng lên tàu... Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, bằng chứng về sự sai phạm, và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm các giải pháp để giải quyết khiếu nại một cách thoả đáng nhất. Người bán và người mua khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm: Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở khi người chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở, cụ thể: khi người chuyên chở đưa tàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy cách của hợp đông chuyên chở, hàng bị mất, thất lạc ... trong quá trình chuyên chở ... Hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất. Người bán hoặc người mua có thể khiếu nại người bảo hiểm khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã được bảo hiểm gây nên. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất cùng các chứng từ khác ch._.uyển đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất. 3.8. Các chứng từ thường sử dụng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng: Hoá đơn thương mại ( commercial invoice ): Là chứng tư cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên hoá đơn. Thông thường hoá đơn thương mại được lập thành nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau. Bảng kê chi tiết ( specification ): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Phiếu đóng gói ( packing list ): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. Giấy chứng nhận số lượng ( certificate of quantity ): và giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight ): là giấy chứng nhận về số lượng và trọng lượng hàng hoá thực giao, do tổ chức kiểm hàng hoá nhập khẩu cấp. Giấy chứng nhận phẩm chất (certificate of quality ):là chứng nhận xác nhận chất lượng hàng hoá thực giao. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh: do cơ quan có thẩm quyền nhà nước cấp. Giấy chứng nhận xuất xứ ( certificate of origin ): do tổ chức có thẩm quyền cấp. Chứng từ vận tải : gồm có Chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. - Đơn bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm . - Giấy chứng nhận bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng dài hạn. Chương II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU XE MÁY CỦA CÔNG TY QUAN HỆ QUỐC TẾ - ĐẦU TƯ SẢN SUẤT TRONG THỜI GIAN QUA I. TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUAN HỆ QUỐC TẾ - ĐẦU TƯ SẢN SUẤT: 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1.1: Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty “ Quan hệ quốc tế - Đầu tư sản xuất “ (sau đây sẽ được viết tắt là công ty QHQT-ĐTSX ) là doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, đầu tư sản xuất và các ngành nghề được phép kinh doanh. Công ty QHQT-ĐTSX được thành lập theo quyết định số 2667/QĐ- TCCB-LĐ ngày 7/10/1996 của bộ Giao thông vận tải. Công ty QHQT-ĐTSX có tên giao dịch quốc tế là Center of International Relation and Investment ( CIRI ). Công ty QHQT-ĐTSX là đơn vị thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty xây dựng giao thông – công trình 8 . Công ty QHQT-ĐTSX có tư cách pháp nhân theo luật Việt Nam. Trụ sở chính đặt tại : Số 508, đường Trường Chinh, quận Đống Đa, tp Hà Nội. Điện thoại: 8 533 410, 5 631 805 Fax: 5 631 780 Tài khoản: Mở tại ngân hàng Công thương Việt Nam Vốn và tài sản: quản lý và sử dụng vốn, tài sản do Nhà nước cấp. Có con dấu hoạt động riêng. Nhiệm vụ của công ty QHQT-ĐTSX: - Xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư - thiết bị tổng hợp. Kinh doanh vật tư thiết bị y tế, thu phát nghe nhìn quảng cáo. - Sản xuất phụ tùng, động cơ xe máy, lắp ráp xe máy, ắc quy ô tô, xe máy, động cơ diesel, thiết bị điện tử, điện lạnh, bán dẫn, hàng may mặc, giầy dép các loại. - Xuất khẩu lao động, kinh doanh dịch vụ, đào tạo kĩ thuật. - Xây dựng công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng, lắp đặt các thiết bị chiếu sáng, thiết bị lạnh chuyên dùng. Quyền của công ty QHQT-ĐTSX: - Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai và các nguồn lực khác của Nhà nước do tổng công ty giao. - Công ty có quyền đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần để sản xuất kinh doanh theo các ngành nghề được qui định theo khoản 4 điều 24 qui chế tài chính của tổng công ty và luật pháp Nhà nước. - Công ty có quyền chuyển nhượng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản theo phân cấp quản lý của tổng công ty. - Công ty có quyền tổ chức, quản lí kinh doanh, quản lý tài chính. Nghĩa vụ của công ty QHQT-ĐTSX: - Công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn Nhà nước giao, kể cả phần vốn đầu tư và phần vốn liên doanh khác. Nhận và sử dụng có hiệu quả đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước và tổng công ty giao cho để thực hiện mục tiêu kinh doanh, nhiệm vụ do tổng công ty và Nhà nước giao. - Có nghĩa vụ thực hiện các khoản nợ phải thu, phải trả ghi trong bảng cân đối tài sản của công ty tại thời điểm thành lập. - Trả các khoản nợ tín dụng do công ty trực tiếp vay và các khoản nợ tín dụng do tổng công ty bảo lãnh. - Có nghĩa vụ quản lí hoạt động kinh doanh, thực hiện đúng chế độ và các qui định quản lí vốn, tài sản, các quĩ... - Công ty công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm Công ty thực hiện nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước khác theo qui định của pháp luật. 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tại công ty QHQT-ĐTSX: 1.2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty: Ban GĐ Phòng TC-KT Phòng TC-HC P.Dự án P.KD P.Vật tư P.XK LĐ P.Tin học P.KT VP.Tại Trung Quốc Chi nhánh Hà Tây Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh Xưởng lắp ráp xe máy 508- Xưởng L R xe máy Km9 Xưởng L R xe máy 114 Mai Xưởng tại Hưng yên Xưởng S x khung xe Xưởng lắp ráp đồng hồ Xưởng sản xuất nhựa Xưởng tại Tp Hồ Chí Minh TC Đội xây dựng  hắc đế Trung tâm đào tạo XK lao động  Xưởng cơ khí Láng Hoà Lạc  Xưởng lắp ráp máy vi tính, thiết bị diện tử  Xưởng sản xuất, lắp ráp ô tô các loại 1.2.2: Chức năng nhiệm vụ các phòng ban tại công ty QHQT-ĐTSX: - Giám đốc: Do tổng GĐ công ty đề nghị hội đồng quản trị công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật. GĐ công ty là KS Phạm Thành Công, là người đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước công ty, trước tổng công ty, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động cua công ty. GĐ là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Về công tác tổ chức cán bộ - lao động tiền lương: tham mưu cho GĐ công ty về công tác tổ chức bộ máy, sắp xếp bố trí lực lượng lao động của công ty, về quản lý, xét duyệt hồ sơ, xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên, làm các báo cáo kế hoạch tổng kết công tác tiền lương, quản lý theo dõi sổ BHYT,BHXH, cho toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. - Phòng tài chính - kế toán tổng hợp: Xây dựng kế hoạch, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, lập báo cáo kế toán thống kê theo qui định. - Phòng dự án: Trực tiếp tham mưu cho GĐ trong việc nghiên cứu xây dựng các dự án sản xuất, đầu tư, chuyển giao công nghệ. - Phòng kinh doanh: Trực tiếp nhận mệnh lệnh từ GĐ công ty, từ đó xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ, thực hiện các tác nghiệp liên quan đến xuất khẩu, mua bán hàng hoá... - Phòng vật tư thiết bị: Trực tiếp tham mưu cho GĐ công ty trong điều kiện cung ứng vật tư thiết bị cho các đơn vị trong và ngoài tổng công ty. - Phòng xuất khẩu lao động: tìm hiểu,tập hợp, phân tích thông tin về tình hình xuất khẩu lao động nước ngoài từ đó báo cáo GĐ quyết định lựa chon phương hướng kinh doanh trong xuất khẩu lao động. - Phòng tin học: xây dựng và phát triển tin học nhằm phục vụ tốt nhất chiến lược kinh doanh của công ty, tham mưu cho GĐ lập phương án, bố trí sử dụng thiết bị, nâng cấp trang thiết bị tin học. - Phòng kĩ thuật: Xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về phát triển và cải cách kĩ thuật trong công ty, xây dựng công tác quản lý, giám sát chất lượng sản phẩm, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật cho các loại hàng hoá. - Khối chi nhánh, văn phòng: đều chịu sự điều hành trực tiếp của GĐ công ty, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ chiến lược kinh doanh của công ty. - Khối các xưởng sản xuất: Tất cả đều nhận nhiệm vụ do GĐ công ty giao, làm việc theo đúng quyền hạn và nghĩa vụ của mình. 1.3. Nguồn lực của công ty: Nguồn nhân lực của công ty: Công ty HQT-ĐTSX với tổng số cán bộ công nhân viên là 515 người trong đó: * Đại học và trên đại học : 92 người * Cao đẳng: 3 người * Trung cấp: 13 người * Công nhân kĩ thuật: 285 người * Công nhân phổ thông và lao động khác: 122 người * Lao động hợp đồng ngắn hạn: 315 người Bình quân thu nhập của người lao động trong toàn công ty là tương đối cao, năm 2001 là 1.718.000 đồng/người/năm Tình hình tài chính của công ty: Công ty thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính trong kinh doanh phù hợp với luật doanh nghiệp Nhà nước, quy chế tài chính của tổng công ty và các qui định khác của pháp luật. Vốn điều lệ của công ty gồm có: - Vốn được tổng công ty giao tại thời điểm thành lập công ty và vốn lưu động, vốn cố định được bổ sung tại thời điểm tổng công ty giao cho. - Phần lợi nhuận sau thuế được tính bổ sung theo vốn quy định hiện hành. - Vốn huy động từ các nguồn khác của công ty. Khi có sự tăng giảm vốn điều lệ, công ty phải điều chỉnh kịp thời trong bảng cân đối tài sản và công bố công khai vốn của công ty đã được điều chỉnh. Tình hình nguồn vốn của công ty: Nguồn vốn thì bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phảI trả.Qua số liệu 2 năm 2000 và 2001 ta có thể so sánh nguồn hình thành vốn kinh doanh của công ty như sau: Đơn vị:Triệu đồng Năm 2000 2001 So sánh Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng 1.Vốn chủ sở hữu 137.040 41,24 50.284 31,96 -86.756 63,3 2.Nợ phải trả 195.221 58,76 107.018 68,04 -88.203 45,18 Tổng nguồn vốn 332.261 100 157.302 100 -174.959 52,65 Trong nguồn vốn chủ sở hữu của công ty thì bao gồm: -Vốn cố định: 6.200 (Triệu đồng) -Vốn lưu động: 2.800 (triệu đồng) -Vốn khác: 2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty QHQT-ĐTSX trong thời gian qua: 2.1: Các lĩnh vực kinh doanh của công ty: Công ty QHQT-ĐTSX kinh doanh trên các mặt nhập khẩu, xuất khẩu kinh doanh thương mại khác và trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: Về nhập khẩu: thì có nhập khẩu kinh doanh và nhập khẩu uỷ thác. Trong nhập khẩu kinh doanh thì có: Nhập khẩu xe máy dạng IKD, CKD; hàng y tế; ô tô chuyên dùng; hàng khác. Trong nhập khẩu uỷ thác thì có uỷ thác nhập khẩu thiết bị cầu đường, phương tiện vận tải, hàng khác. Về kế hoạch xuất khẩu: đó là xuất khẩu lao động sang các nước cần nguồn nhân lực có tay nghề và kĩ thuật cao như sang thị trường Đài Loan. Kế hoạch kinh doanh thương mại là kinh doanh thiết bị cầu đường, các mặt hàng tiêu dùng. Tuy công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực có cả xuất khẩu và nhập khẩu uỷ thác, về nhập khẩu uỷ thác thì lĩnh vực này ngày càng yếu đi vì xu hướng chung của các doanh nghiệp là nhập khẩu trức tiếp nhiều hơn. Các hoạt động kinh doanh thương mại( kinh doanh mặt hàng tiêu dùng ) cũng góp phần vào doanh thu cho doanh nghiệp nhưng chiếm tỷ trọng nhỏ. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là nhập khẩu xe máy. ta có thể thấy qua bảng giá trị thực hiện doanh thu của năm 2001 như sau: Luận văn tốt nghiệp Phùng Thị Thuỷ Anh: K34- E1 BẢNG GIÁ TRỊ SẢN LƯỢNG THỰC HIỆN DOANH THU NĂM 2001  Đơn vị: triệu đồng STT HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH KẾ HOẠCH GIÁ TRỊ SL NĂM 2001 THỰC HIỆN GIÁ TRỊ SL NĂM 2001 TỶ LỆ ĐẠT (%) TỔNG DOANH THU 2001 TỶ TRỌNG (%) TỔNG SỐ THUẾ VAT DT THUẦN A Kế hoạch nhập khẩu I Nhập khẩu kinh doanh 1 Xe máy IKD 388.950 491.792 126 496.719 45.160 451.562 98 2 Xe máy CKD 1.000 1.500 150 1.500 135 1.365 0,3 3 Hàng y tế 2.500 1.873 75 1.873 1.873 0,4 4 Hàng khác 2.500 2.795 112 2.795 2.795 0,6 II NK uỷ thác 1 Thiết bị thi công cầu đường 4.150 15.218 367 2 Phương tiện vận tải 6.000 2.276 38 3 Hàng khác 1.183 B Kế hoạch xuất khẩu Lao động xuất khẩu 100 60 60 C Kế hoạch kinh doanh thương mại Thiết bị thi công cầu đường 4.500 2.630 58 2.673 167 2.505 0,5 D Xây dựng cơ bản 300 200 67 Tổng số 410.000 519.527 127 505.560 45.460 460.100 100 29 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty QHQT-ĐTSX:s Trong thời gian thực tập, tìm hiểu nghiên cứu về công ty, em thấy hai năm gần đây (2000 - 2001) công ty đều kinh doanh có lãi, hoàn thành vượt mức tất cả các chỉ tiêu, đem lại thu nhập cao cho người lao động. Sau đây là bảng tổng kết hai năm qua : S T T CHỈ TIÊU NĂM 2000 NĂM 2001 SO SÁNH 2000/2001 SỐ TIỀN TL SỐ TIỀN TL SỐ TIỀN TL A Kết quả kinh doanh 1 Sản lượng thực hiện 1.074.458 214,8 519.527 127 -554.931 Tổng doanh thu, trong đó 1.069.957 211 505.560 121 -564.397 Thuế VAT 94.610 220 45.460 119 -491.150 Doanh thu thuần 975.347 214,4 460.100 121 -515.247 3 Chi phí 964.097 214,1 455.600 120 -508.497 4 Lợi nhuận thực hiện 11.250 125 4.500 112 -6.750 5 Thu sử dụng vốn 6 Lợi nhuận sau thuế 11.250 125 4.500 112 -6.750 7 Tỉ suất lợi nhuận/ DT 1% 100 1% 100 B Phân phối lợi nhuận I Thuế thu nhập Dn 3.600 125 1.440 113 -2.160 II Trích lập các quỹ 2.860 15 1.354 12 -1.505 C Nộp về tổng công ty 1.680 110 795 120 -885 I Chi phí quản lý cấp trên 957 456 -501 BẢNG TỔNG KẾT TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY QHQT-ĐTSX HAI NĂM (2000-2001) II Trích nộp các quỹ 723 339 -384 Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như thế là tốt, nhưng doanh thu và lợi nhuận của năm 2001 nhỏ hơn so năm 2000. Tìm hiểu thực trạng tình hình của công ty và tình hình biến động kinh tế trên thị trường ta thấy được nguyên nhân là do: Nguyên nhân khách quan: đó là thị trường xe máy trong năm 2001 không còn nhộn nhịp như năm 2000 nữa, doanh thu có giảm nhưng vẫn tăng khá, và vượt chỉ tiêu kế hoạch, do công ty đã có tiềm lực và ưu thế trên thị trường. Nguyên nhân chủ quan do: - Được sự chỉ đạo sâu sát của Đảng uỷ, lãnh đạo công ty, hội đồng quản trị, công đoàn và các phòng ban nghiệp vụ của công ty. - Do sản phẩm xe máy của công ty có thương hiệu riêng, có uy tín và đã khẳng định được nhãn hiệu của mình trên thị trường xe máy, được nhiều người tiêu dùng biết đến. - Do sự đoàn kết nhất trí cao độ, thống nhất trong suy nghĩ và hành động từ lãnh đạo cao nhất công ty đến người công nhân trực tiếp sản xuất. 2.3: Hoạt động nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT- ĐTSX: Trong hoạt động nhập khẩu xe máy tại công ty thì bạn hàng chủ yếu của công ty là phía đối tác Trung Quốc, những năm trước còn có quan hệ với Thái Lan va Malaisia về nhập khẩu xe máy nhưng do thị trường trong nước hạn chế nên thôi. Với Trung Quốc thì chúng ta nhập khẩu chủ yếu từ công ty CHONGING CQ MEC MACHINERY & EQUIPMENT IMP & EXP CO với hai nhãn hiệu xe là: WAKE UP 110 CC và PREAMLM II. Ta có thể lập biểu về thực hiện kế hoạch sản lượng tình hình nhập khẩu xe máy của công ty như sau: STT CHỈ TIÊU ĐƠN VỊ TÍNH THỰC HIỆN 2000 THỰC HIỆN 2001 SỐ LƯỢNG GIÁ TRỊ (TRĐ) SỐ LƯỢNG GIÁ TRỊ (TRĐ) 1 Xe máy IKD Chiếc 60.000 655.726 45.000 491.792 2 Xe máy CKD Chiếc 120 3.400 55 1.500 Tổng 60.120 659.126 45.055 493.292 II. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU XE MÁY TẠI CÔNG TY QHQT-ĐTSX: Khái quát quá trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: 1. Nghiên cứu thị trường(trong và ngoài nước) Lập PAKD 2. Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng sơ bộ tại Trung Quốc 3. Đàm phán cụ thể, ký kết hợp đồng 4. Thực hiện hợp đồng Xin giấy phép Mở L/C Thủ tục Hải quan Nhận hàng Vận chuyển hàng về 1. Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh: Nghiên cứu thị trường t  rong nước: Thanh toán Khiếu nại Thị trường trong nước đối với hàng hóa nhập khẩu đó chính là thị trường đầu ra hay thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Việc nghiên cứu thị trường được giao cho phòng kinh doanh. Hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước bao gồm nghiên cứu về: - Tình hình tiêu thụ xe máy của người dân trong nước bao gồm: nhu cầu của người dân về phương tiện đi lại, chủng loại xe được ưa thicccchs trên thị trường về kiểu dáng, mầu sắc. Đặc biệt là về giá cả xe máy trên thị trường. - Nghiên cứu của công ty vè các chính sách, pháp luật của Nhaaf nước quy định về việc nhập khẩu xe máy, chính sách thuế về những chính sách thuế và những chính sách khác của nhà nước liên quan đến hoạt động này. - Xu hướng biến động của thị trường đối với lãi suất tiền vay, tỷ giá hối đoái hiện hành giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ khác. Phương pháp thu thập thông tin tại công ty QHQT-ĐTSX đó là phương pháp thu thập thông qua qua nghiên cứu báo , tạp chí, cấ văn bản pháp quy quy định của Chính phủ... thu thập thông tin từ các đại lí tiêu thụ sản phẩm của công ty khắp Bắc đến Nam thông qua phỏng vấn trục tiếp khách hàng đến cửa hàng về nhu cầu tiêu thụ các loại xe để từ đó xác định được số lượng và kiểu loại để lập phương án kinh doanh. Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Việc nghiên cứu thị trường nước ngoài bao giờ cũng khó khăn hơn là việc nghiên cứu thị trường trong nước. Hoạt động nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm việc nghiên cứ về: - Giá cả, chất lượng sản phẩm xe máy trên thị trường của công ty phía đối tác. - Tình hình kinh doanh cuẩ công ty và thị trường nước ngoài trước sự biến động của thị trường. - Tình hình kinh tế chính trị – xã hội, văn hoá và những tập quán trong kinh doanh của phía đối tác. Đối với công ty QHQT-ĐTSX , thì thị trường nhập khẩu xe máy của công ty là thị trường Trung Quốc, một thị trường quen thuộc của công ty, công ty thường có những đợt đi khảo sát trực tiếp thị trường, trước khi thực hiện đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu. Lập PAKD: Qua nghiên cứu thị trường công ty đưa ra PAKD cụ thể của mình về số lượng hàng cần nhập khẩu, giá nhập khẩu, phương thức thanh toán với phía đối tác, tiến trình tổ chức thục hiện hợp đồng ... Hơn thế nữa lập PAKD để xác định doanh thu và lợi nhuận mà công ty sẽ đạt được. Ta có thể lấy ví dụ cho kế hoạch thực hiện nhập khẩu xe máy của công ty năm 2001 như sau: CHỈ TIÊU SỐ LƯỢNG (CHIẾC) GIÁ TRỊ (1000Đ) Xe máy IKD 39.900 322.950.000 Xe máy CKD 100 3.400.000 Lợi nhuận đạt 965.996 Việc nghiên cứu thị trường đầu ra cho sản phẩm là một điều không dễ dàng, nhất là đối với thị trường xe máy tại Việt Nam hiện nay. Công ty đã xác định hướng đi cho mình lầ tập trung vào thị trường người tiêu dùng với thu nhập không cao, nhu cầu về xe đi lại với gía rẻ nhưng chất lượng phải đảm bảo Trong nghiên cứu thị trường ưu điểm của công ty đó là nắm bắt thông tin về thị hiếu của khách hàng nhanh do có hệ thống đại lí phân phối rộng khắp, và đội ngũ nhân viên có tay nghề và trình độ cao. Tuy nhiên, như vậy công ty vẫn chưa chủ động được nguồn hàng cần nhập do: Về lập phương án kinh doanh thì xây dựng kế hoạch cho cả năm đã xác định được mục tiêu doanh số của công ty nhưng như thế là sẽ không theo sát với thực tế vì nhu cầu có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Chưa có đội ngũ đi sâu nghiên cứu thị trường, và phân tích sự biến động của thị trường để chủ động. Để chủ động hơn trong kinh doanh xe máy, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng về chủng loại xe, mầu sắc kiểu dáng và nhất là muốn quảng bá được xe của mình tới khác hàng về chất lượng cũng như mẫu mã, uy tín thì công ty nên thành lập phòng Marketing riêng, đi sâu vào nghiên cứu thị trường và khách hàng của mình. 2. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ: Sau khi lập PAKD về kế hoạch sản lượng cho năm. Công ty sẽ tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc về số lượng xe sẽ nhập khẩu theo kế hoạch cho cả năm. Quá trình giao dịch đàm phán kí kết này trực tiếp do giám đốc công ty là KS Phạm Thành Công, cùng với một số người của công ty như phiên dịch, trưởng phòng kinh doanh, các chuyên viên kĩ thuật của công ty trực tiếp sang Trung Quốc đàm phán với phía Trung Quốc mà cụ thể là công ty CHONQING CQ MEC bên Trung Quốc. Việc lựa chọn các thành viên đàm phán, công ty căn cứ vào trình độ nghiệp vụ ngoại thương của họ và căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trường giao dịch. Mỗi thành viên của đoàn đàm phán sẽ được giao một nhiệm vụ nhất định. Giám đốc là người phát ngôn chính của công ty trong suốt quá trình đàm phán, dưới sự giúp đỡ của phiên dịch. trưởng phòn kinh doanh và các chuyên viên kĩ thuật đi theo đàm phán thì sẽ tham mưu cho giám đốc trong suốt quá trình đàm phán, như về số lượng, chất lượng, các thông số kĩ thuật cần đạt được trong thoả thuận giữa hai bên. Trong khâu chuẩn bị, công ty cũng tính toán trước các khả năng có thể xảy ra trong đàm phán để tìm cách giải quyết hợp lý nhất và đề ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán. Ví dụ, mục tiêu đặt ra cho kế hoạch sản lượng nhập khẩu cả năm là 39.900 xe dạng IKD mà trước mắt phía đối tác chưa có đủ để sản xuất thì thống nhất về số lượng nhập khẩu theo từng đợt và phẩi đảm bảo đủ cả về số lượng chất lượng cũng như giá cả. Hay không thoả thuận được để đi đến ký kết hợp đồng thì khi đầm phán phải tạo ra được tính cạnh tranh, công ty sẵn sàng thoả hiệp với công ty khác để đi đến hợp đồng có lợi. Nhìn chung mọi mục tiêu của các cuộc đàm phán là mua hàng với giá rẻ nhất nhưng chất lượng cao nhất. Trong đàm phán sơ bộ hai bên cũng đàm phán về các điều khoản của hợp đồng: Tên hàng: đó là xe máy dạng IKD, CKD với hai nhãn hiệu chính là Wake up 110cc và Preaml II. Số lượng: cụ thể theo số lượng mà công ty đã lập trong phương án kinh doanh cho cả năm về kế hoạch thực hiện sản lượng. Ví dụ nhập khẩu với khối lượng khoảng 40.000 chiếc trong đó 39.000 xe dạng IKD, 100 xe dạng CKD. Cách thức thanh toán: bâo gồm đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán. Về đồng tiền thanh toán thì có thể sử dụng đồng tiền của nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hay dùng đồng tiền của nước thứ ba và thường là đồng ngoại tệ mạnh. Và trong thoả thuận hai bên đã thống nhất dùng đồng đô la Mỹ để thanh toán. Phương thức thanh toán là bằng thư tín dụng không huỷ ngang. Phương thức giao hàng: thì dùng hai phương thức đó là vận chuyển bằng ô tô, và bằng đường sắt. Nếu vận chuyển bằng đường sắt thì bên Trung Quốc sẽ có nghĩa vụ thuê toa tàu vận chuyển hàng về đến ga Yên Viên - Hà Nội, cong công ty sẽ thuê ô tô chở về. Còn vận chuyển hàng hoá bằng ô tô thì địa điểm giao hàng là tại biên giới, tại cửa khẩu Hữu Nghị Lạng Sơn. Sẽ bàn giâo hàng và chuyển rủi ro tại cửa khẩu. Giá cả: theo gía DAF Chất lượng: theo tiêu chuẩn kĩ thuật được đăng kí tại Trung Quốc. 3. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng cụ thể: Vì công ty đã tiến hành kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, nên việc tiến hành đàm phán kì này chỉ là đàm phán cụ thể về số lần giao hàng, hay số lượng hàng cụ thể cho từng chuyến. Ví dụ: thực hiện việc giao hàng lần một năm 2001 vào cuối tháng 1 vói số lượng là 9.000 chiếc. Việc đàm phán này được tổ chức tại Việt Nam và ngay tại công ty, do trưởng phòng kinh doanh đứng ra trực tiếp đàm phán. Vì vây việc chuẩn bị cho đàm phán không mấy khó khăn và phức tạp. Về thời gian thì cuộc đàm phán thường diễn ra nhanh chóng và mục đích của cuộc đàm phán thường rõ ràng hơn. Gặp gỡ trước khi đàm phán: hai bên giới thiệu các thành viên trong đoàn, tặng quà lưu niệm và chụp ảnh. Tiến hành đàm phán: cụ thể theo các khoản mục của hợp đồng, chủ yếu là các điều kiện: tên hàng, số lượng, chất lượng, thanh toán, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng... Tên hàng: Khi đàm phán về điều khoản tên hàng, thì phải ghi chính xác tên hàng hoá. Ví dụ khi ghi vào hợp đồng điều khoản tên hàng thì phải ghi rõ: “ nhập khẩu linh kiện xe máy dạng IKD nhãn hiệu xe Wake up 110 cc “. Và cụ thể công ty nhập về hai loại xe chính là Wake up 110 cc và Prealm II, tuỳ vào tình hình biến động về mặt hàng xe trên thị trường mà công ty tiến hành đàm phán nhập về với số lượng như thế nào Số lượng: Đối vớp công ty QHQT-ĐTSX thì xin giấy phép nhập khẩu theo năm, nên số lượng đã được xác định cụ thể, khi đàm phán phải căn cứ vào PAKD đã lập mà đàm phán về số lượng xe trên theo tên hàng cụ thể. Ví dụ: 5.000 xe Wake up 110cc 4.000 xe Prealm II Chất lượng: Công ty Chongping là một công ty lớn của Trung Quốc về mặt hàng này nên về chất lượng xe là đảm bảo 100%, xe nhập khẩu từ Trung Quốc đã được đăng ký chất lượng bên Trung Quốc tại China Council for Promotion of IT(CCPIT) Giá cả: Đây là điều kiện rất quan trọng trong hợp đồng kinh tế nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng, điều khoản giá cả liên quan trực tiếp với điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng, chất lượng của hàng hoá. Khi thoả thuận hai bên có gắng thương lượng để đạt đến giá thoả thuận hai bên cùng có lợi Phương thức thanh toán: dùng phương thức thư tín dụng chứng từ không huỷ ngang Đồng tiền thanh toán: dùng đồng đô la Mỹ(USD). Điều kiện giao hàng: Theo điều kiện DAF (dilivered at frontier) tại cửa khẩu Hữu nghị - Lạng Sơn. Công ty dùng phương thức DAF vì công ty Choqing nằm sâu trong nội địa, nên vận chuyển bằng đường bộ có lợi hơn là vận chuyển bằng đường biển. Thoả thuận: Nếu cuộc đàm phán thành công thì công ty và đối tác sẽ tiến hành kí kết hợp đồng bao gồm các điêù khoản mà các bên đã tham gia thoả thuận. Sau khi hai bên đã đồng ý với những thoả thuận trên thì tiến hành kí kết hợp đồng. Bước tiếp theo đó là thực hiện hợp đồng nhập khẩu đó, thì cả hai bên đều có nghĩa vụ thực hiện. Đối với công ty QHQT-ĐTSX quá trình giao dịch, đàm phán được chia làm hai giai đoạn : - Đàm phán, kí kết hợp đồng sơ bộ - Đàm phán, kí kết hợp đồng cụ thể Đối với qui trình đàm phán kí kết hợp đồng này việc chia làm hai giai đoạn thì ta thấy ưu điểm là: - Xác định được mục tiêu dõ dàng đối với từng lần đàm phán. Nếu hợp đòng sơ bộ được kí kết sẽ rất thuận lợi cho quá trình đàm phán tiếp theo, quá trình đàm phán cụ thể sẽ rút ngắn được thời gian và chi phí và đi thẳng vào vấn đề. - Tạo được mối quan hệ tốt giữa hai bên, công ty và phía đối tác Trung Quốc, vì thị trường Trung Quốc là thị trường đẩy tiềm năng và phía đối tác Trung Quốc là một công ty sản xuất xe máy lớn tại Trung Quốc. Nhưng quá trình đàm phán này cũng có những nhược điểm của nó. Do ký hợp đồng sơ bộ theo dự kiến kế hoạch cả năm như phương án kinh doanh và giấy phép nhập khẩu đã lập thì sẽ giảm tính hiệu quả khi tình hình thực tế trên thị trường biến động và không chủ động được nguồn hàng. 4. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng : Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu được tiến hành như sau: Việc xin giấy phép nhập khẩu: Theo thông tư:”Hướng dẫn thực hiện quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 242/ 1999/QT-TTG ngày 30/12/1999về điều hành xuất nhập khẩu hàng hoá” đã giảm khá nhiều lượng nhập khẩu. Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng được Nhà nước quản lý chặt chẽ để đánh thuế. Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 trường hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà nước quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch được Thủ tướng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối nhu cầu trong nước. Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản lượng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp. Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có: Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc. Phiếu hạn ngạch nhập khẩu. L/C Các giấy tờ khác có liên quan: + Hoá đơn thương mại + Chứng nhận xuất xứ Làm thủ tục hải quan: Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện Thông thường hàng nhập khẩu của công ty về theo đường bộ là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đường sắt là ga Yên Viên - Hà Nội. Khi làm thủ tục hải quan thông thường phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờ sau: - Tờ khai hàng nhập khẩu - Hợp đồng nhập khẩu - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Danh mục số khung, số máy - Hoá đơn thương mại - Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty - Giấy giới thiệu của công ty - Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá được thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty: Tờ khai hải quan Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí. Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Trước khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ được thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc trước 20 ngày, trước khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lượng, số xe, bao bì ký mă hiệu. Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử người trực tiếp liểm tra tại cửa khẩu, hai bên công ty đều đồng ý giao cho cơ quan kiểm tra hàng hoá là Vinacontrol thực hiện. Nội dung kiểm tra, thì kiểm tra đầy đủ về: Số lượng hàng: số lượng hàng thiếu, hàng thừa. Kiểm tra về chất lượng: có đúng với loại hàng đã kí trong hợp đồng hay không. Kiểm tra bao bì, kí mã hiệu: đối với hàng hoá của công ty QHQT- ĐTSX là nhập khẩu xe máy nên bao bì đóng gói là sử dụng thùng cacton, nên cũng rất thuận tiện cho việc kiểm tra về số lượng hàng hoá. Nếu thấy lô hàng có những mất mát, thiệt hại và chất lượng hàng không đạt thì yêu cầu cơ quan giám định hàng hoá giám định lại, sau khi nhận hàng xong các bên sẽ ký vào bản tổng kết giao nhận hàng hoá. Vận chuyển hàng hoá về nhập khẩu kho của công ty: Sau khi nhận thông báo của phía đối tác về việc hàng đã đến cửa khẩu, công ty trực tiếp cử người đi nhận hàng về. Doanh nghiệp thuê ô tô chở hàng về nhập kho của mình . Hàng về của công ty là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và tại ga Yên Viên – Hà Nội nên công ty thuê ô tô chở về nhập kho của công ty. Trong nghĩa vụ thuê chở hàng hoá bằng ô tô là một chứng từ không chuyển nhượng được- giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này thường được lập thành ba bản. Nội dung bao gồm: - Ngày và nơi lập giấy - Ngày và nơi nhận hàng chở ._.