Hoàn thiện quản lý thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn (AgriBank) Chi nhánh Bách Khoa

là linh hoạt và năng động trong hoạt động thanh toán. Thanh toán không dùng tiền mặt giúp việc tập trung và phân phối vốn được nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Việc phát triển hệ thống thanh toán qua ngân hàng không chỉ tạo tiền đề, nền tảng cho việc phát triển hoạt động kinh doanh của ngân hàng mà còn giúp Nhà nước quản lý vĩ mô một cách có hiệu quả, đặc biệt là trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Chi nhánh Bách Khoa là một chi nhánh trực thuộc hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam hoạt động trên địa bàn Hà Nội, nơi mà có rất nhiều ngân hàng, các tổ chức tài chính cạnh tranh rất gay gắt trên mọi hoạt động. Với những ưu điểm trên và thực trạng phát triển thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay để tồn tại và phát triển đòi hỏi Ban Giám Đốc của Chi nhánh Hạ phải giải quyết nhiều vấn đề trong quản lý và quản lý thanh toán không dùng tiền mặt là một trong những lĩnh vực quản lý cần phải được hoàn thiện càng sớm càng tốt. Qua thời gian thực tập ở Chi nhánh Bách Khoa, nghiên cứu các chức năng quản lý, đặc biệt là công tác quản lý thanh toán không dùng tiền mặt của Chi nhánh, kết hợp với phần lý thuyết đã được học tập tại trường đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quản lý thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh NHNo&PTNT Chi nhánh Bách Khoa” để làm Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ để em có thể hoàn thành Chuyên đề này. Em cũng xin cảm ơn các cán bộ của Chi nhánh Bách Khoa đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập tại ngân hàng. CÁC CHỮ VIẾT TẮT TTKDTM : thanh toán không dùng tiền mặt TTDTM : thanh toán dùng tiền mặt NHTM : ngân hàng thương mại UNC : ủy nhiệm chi UNT : ủy nhiệm thu DNNQD : doanh nghiệp ngoài quốc doanh DNQD : doanh nghiệp quốc doanh CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ TTKDTM TRONG NHTM 1.1 NHTM và hoạt động thanh toán của NHTM NHTM là những trung gian tài chính, thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh như: nhận tiền gửi, cho vay, chuyển tiền, cung cấp các dịch vụ về trao đổi ngoại tệ, các dịch vụ liên quan đến thư tín dụng, dịch vụ két an toàn, v.v... Các chức năng cơ bản của NHTM là: Trung gian tài chính; Tạo phương tiện thanh toán; Trung gian thanh toán. Trong nền kinh tế thị trường, tại các nước đang phát triển như Việt Nam, NHTM cùng với các tổ chức tài chính khác thực sự đóng một vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế, vì nó đảm nhận vai trò giữ cho dòng vốn của nền kinh tế được lưu thông và góp phần bôi trơn cho hoạt động kinh tế còn non yếu. Nghiệp vụ kinh doanh trong các NHTM thường rất đa dạng và phong phú. Thanh toán là một nghiệp vụ trong NHTM đó là sự chuyển giao tài sản của một bên cho bên kia thông qua trung gian là NHTM. Thanh toán là khâu mở đầu và cũng là khâu kết thúc quá trình hoạt động của NHTM, vì vậy trong các nghiệp vụ kinh doanh thì thanh toán là một nghiệp vụ có ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của NHTM. Hoạt động thanh toán trong NHTM bao gồm: + Cung cấp các phương tiện thanh toán. + Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng. + Thực hiện các dịch vụ thanh toán, thu hộ và chi hộ khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. + Thực hiện dịch vụ thanh toán Quốc tế khi được Ngân hàng Nhà nước cho phép. + Thực hiện dịch vụ thu và phát triển tiền mặt cho khách hàng. + Tổ chức hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống thanh toán liên ngân hàng trong nước. + Tham gia hệ thống thanh toán quốc tế khi được Ngân hàng Nhà nước cho phép. Hoạt động thanh toán trong NHTM còn có thể phân chia theo 2 hình thức: TTDTM và TTKDTM. Cách phân chia này dựa vào sự tham gia của tiền trong hoạt động thanh toán. TTDTM có sự tham gia trực tiếp của tiền, hình thức này hiện nay gặp nhiều trở ngại và bộc lộ nhiều hạn chế như: độ an toàn không cao, chi phí lớn, hạn chế khả năng tạo tiền... Do vậy, sự ra đời của hình thức TTKDTM với sự góp mặt gián tiếp của tiền vào thanh toán đã góp phần khắc phục những hạn chế của TTDTM đồng thời tạo ra một cơ chế thanh toán mới thỏa mãn nhu cầu giao dịch thương mại của nền sản xuất hàng hóa phát triển ở trình độ cao. 1.2 Hoạt động TTKDTM tại NHTM 1.2.1 Khái niệm TTKDTM TTKDTM là tổng hợp tất cả các khoản thanh toán tiền tệ giữa các chủ thể, được thực hiện bằng cách trích chuyển tiền trên tài khoản hoặc bù trừ lẫn nhau thông qua ngân hàng mà không trực tiếp sử dụng tiền mặt trong khoản thanh toán đó. Như vậy, có thể hiểu TTKDTM là một phương thức thanh toán trong NHTM không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích từ tài khoản của người chi trả để chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng mở tại ngân hàng hoặc bằng cách bù trừ tài khoản lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của ngân hàng. 1.2.2 Đặc điểm của TTKDTM TTKDTM ra đời và phát triển đã tạo điều kiện cho cá nhân và các tổ chức kinh tế mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, qua đó thực hiện việc thanh toán thông qua việc chuyển khoản trong hệ thống ngân hàng. TTKDTM là một hình thức vận động tiền tệ mà ở đây tiền vừa là công cụ để kế toán, vừa là công cụ để chuyển hóa hình thức giá trị của hàng hóa và dịch vụ. TTKDTM có một số đặc điểm sau: + Hàng hóa và tiền tệ vận động độc lập với nhau cả về không gian lẫn thời. Đây là đặc điểm quan trọng và nổi bật nhất của hình thức TTKDTM cho phép phân biệt với hình thức TTDTM. + Vật trung gian trao đổi không xuất hiện như trong hình thức thanh toán dùng tiền mặt theo kiểu H-T-H mà chỉ xuất hiện dưới hình thức tiền tệ kế toán. Chính nhờ đặc điểm này mà ngân hàng và các tổ chức mới có thể tạo ra thêm một lượng tiền nhàn rỗi khi thực hiện TTKDTM và đưa nó tham gia các hoạt động kinh doanh khác. + Ngân hàng tổ chức đồng thời thực hiện các khoản thanh toán. Chỉ có ngân hàng, người quản lý tài khoản tiền gửi của các khách hàng mới được quyền trích chuyển những tài khoản này theo các nguyên tắc chuyên môn đặc thù như là một nghiệp vụ riêng. Do vậy với nghiệp vụ này, ngân hàng trở thành trung tâm thanh toán đối với các khách hàng của mình khi tham gia TTKDTM. Với những đặc điểm trên cùng với sự phát triển của các quan hệ kinh tế, TTKDTM nếu được tổ chức và thực hiện tốt sẽ phát huy được tác dụng tích cực của nó. Trong tương lai, TTKDTM sẽ giữ một vị trí cực kỳ quan trọng trong việc lưu chuyển tiền tệ và cụ thể là trong hoạt động thanh toán giá trị của nền kinh tế, đối với NHTM thì TTKDTM sẽ là phương tiện thanh toán chủ yếu trong hoạt động thanh toán. 1.2.3 Vai trò của TTKDTM TTKDTM cung cấp khá nhiều phương tiện, dịch vụ thanh toán mới và chúng đã có những vai trò to lớn đối với sự phát triển của nền kinh tế, TTKDTM có vai trò cụ thể như sau: - Cung cấp cho các chủ thể thanh toán những công cụ thanh toán nhanh chóng, thuận tiện, hiện đại. Trong quá trình thanh toán không phải mang theo tiền mặt mà chỉ cần sử dụng các hình thức TTKDTM, do vậy sẽ tránh được rủi ro mất trộm, giảm chi phí vận chuyển, kiểm đếm và bảo quản tiền mặt. Nhờ vậy, chất lượng của thanh toán ngày càng nâng cao góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất lưu thông hàng hoá mang lại hiệu quả kinh tế cao, ngoài ra còn hạn chế được hoạt động rửa tiền. - Thông qua kế toán, TTKDTM luôn tạo ra một lượng tiền nhàn rỗi có thể sử dụng cho vay và đầu tư. Vai trò này chính là cơ sở để ngân hàng thực hiện chức năng tạo tiền. Giúp ngân hàng tập trung được nguồn vốn trong xã hội phục vụ cho quá trình phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. TTKDTM góp phần giải quyết được tình trạng thiếu tiền mặt trong ngân quỹ làm cho hoạt động của ngân hàng được thực hiện trong suốt quá trình hoạt động và hoàn thiện chức năng trung gian thanh toán của NHTM. TTKDTM qua ngân hàng tạo điều kiện cho ngân hàng có thể sử dụng nguồn vốn nhàn rỗi trong thanh toán cho đầu tư, cho vay sản xuất sau khi đã tính toán dự trữ một lượng vốn nhất định đảm bảo được tỷ lệ dự trữ bắt buộc đảm bảo và tăng khả năng thanh toán của mình. Khi TTKDTM qua ngân hàng được nhanh chóng, thuận tiện sẽ tạo tăng khả năng cạnh tranh của ngân hàng điều kiện thu hút các đơn vị cá nhân đến mở tài khoản thanh toán hoặc gửi tiền. Do sự góp mặt của rất nhiều của các tổ chức ngân hàng nước ngoài, các tổ chức phi ngân hàng như bảo hiểm, bưu diện cũng cung cấp một số dịch vụ TTKDTM như NHTM. Vì vậy, để thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ các ngân hàng phải không ngừng cải tiến dịch vụ, tích cực áp dụng công nghệ hiện đại, đổi mới phong cách giao dịch… không chỉ trong TTKDTM mà cả các nghiệp vụ khác. - Giúp NHTM và Ngân hàng Nhà nước có thể kiểm soát một phần lượng tiền trong nền kinh tế, nắm bắt được tình hình biến động số dư tài khoản của khách hàng, tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính… thông qua các thông tin từ tài khoản thanh toán của khách hàng, từ đó ngân hàng sẽ có được những quyết định cho vay đúng đắn, đảm bảo thu gốc và lãi đúng hạn, giảm tỷ trọng nợ quá hạn, nợ khó đòi, nợ xấu; tăng dư nợ tín dụng, mở rộng và phát triển nghiệp vụ tín dụng và cung ứng các dịch vụ, cho vay, tư vấn… - Góp phần làm giảm lượng tiền mặt trong lưu thông qua đó tiết kiệm được chi phí lưu thông như: in ấn tiền mặt, bảo quản, vận chuyển… Cùng với đó TTKDTM còn giúp kìm hãm và đẩy lùi lạm phát, đảm bảo an toàn cho việc dự trữ tiền và tài sản của xã hội, đẩy mạnh tốc độ lưu chuyển tiền tệ. - Việc TTKDTM qua ngân hàng đòi hỏi hoạt động thanh toán của khách hàng phải qua ngân hàng hoặc phải mở tài khoản tại ngân hàng dẫn đến thông qua hoạt động TTKDTM nhà nước có thể kiểm soát được lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường để có biện pháp quản lý lạm phát, quản lý sự biến động của thị trường và thiết lập các chính sách tài chính – tiền tệ quốc gia. Bên cạnh đó việc thanh toán qua ngân hàng sẽ kiểm soát được tình trạng thu chi của các doanh nghiệp hạn chế tình trạng tham ô, chi tiêu mờ ám, trốn thuế, rửa tiền…. Do vậy, TTKDTM còn có vai trò hỗ trợ đối với quản lý vĩ mô của nhà nước. Tóm lại, TTKDTM trong nền kinh tế thị trường có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ đối với các chủ thể thanh toán mà còn quan trọng với các trung gian thanh toán, các cơ quan quản lý nhà nước. Đối với ngành ngân hàng TTKDTM phản ánh khá trung thực bộ mặt hay trang thiết bị cơ sở vật chất của ngành và tầm vĩ mô TTKDTM phản ánh trình độ phát triển kinh tế và dân trí của một nước. Ngoài ra, việc áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác TTKDTM làm cho hệ thống ngân hàng ngày càng trở nên hiện đại góp phần ổn định và phát triển hệ thống tài chính quốc gia, đẩy mạnh quá trình hội nhập quốc tế. 1.2.4 Các loại TTKDTM - Thanh toán bằng séc: Séc là một lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản. Về nguyên tắc người phát hành séc chỉ được phát hành trong số dư phạm vi tài khoản của mình khi vượt quá sẽ phải chịu một khoản tiền phạt. Chủ thể tham gia thanh toán séc bao gồm: Người phát hành, người thụ hưởng và ngân hàng, trong đó người phát hành và người thụ hưởng nhất thiết phải có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và mỗi chủ thể này đều có trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi riêng. Trong TTKDTM ở nước ta hiện nay thanh toán séc qua ngân hàng thông dụng nhất là 2 loại: + Séc chuyển khoản: Là lệnh trả tiền của người phát hành séc đối với ngân hàng về việc trích nộp một khoản tiền nhất định từ tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ séc. Hiệu lực thanh toán của mỗi tờ séc là 15 ngày kể từ ngày ký phát hành đến ngày nộp vào ngân hàng. Séc chuyển khoản có đặc điểm là không được phép lĩnh tiền mặt và chỉ được thanh toán trong phạm vi giữa khách hàng có tài khoản ở cùng một chi nhánh ngân hàng (một kho bạc) hoặc khác chi nhánh ngân hàng (khác kho bạc) nhưng các ngân hàng các kho bạc này có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố. Người phát hành séc phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên tờ séc. Người thụ hưởng khi nhận séc phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của tờ séc. + Séc bảo chi: Là tờ séc chuyển khoản thông thường nhưng được ngân hàng bảo đảm chi trả bằng cách trích trước số tiền ghi trên tờ séc từ ngân hàng của bên trả tiền đưa vào một tài khoản riêng (tài khoản tiền ký gửi bảo đảm thanh toán séc) được ngân hàng làm thủ tục bảo chi và đánh dấu bảo chi séc trước khi giao séc cho khách hàng. Séc bảo chi được dùng để thanh toán giữa các ngân hàng hoặc khác ngân hàng nhưng cùng hệ thống và nếu khác hệ thống thì phải cùng địa bàn có tham gia thanh toán bù trừ. Khả năng thanh toán séc bảo chi rộng hơn hơn séc chuyển khoản và được đảm bảo không xảy ra tình trạng phát hành qua số dư. - Thanh toán bằng UNC: UNC là lệnh viết của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình chuyển vào tài khoản được hưởng để thanh toán tiền mua bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ, nộp thuế, thanh toán nợ… UNC thanh toán cho người được hưởng có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác hệ thống ngân hàng khác tỉnh. - Thanh toán bằng UNT: Là lệnh của người bán viết trên mẫu in sẵn do đơn vị bán lập và nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền sau khi đã hoàn thành cung ứng hàng hoá, dịch vụ theo các chứng từ thanh toán hợp pháp, hợp lệ đã được thoả thuận. Bên mua và bên bán phải thống nhất thoả thuận dùng hình thức UNT, đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho ngân hàng bên thụ hưởng để có căn cứ thực hiện UNT. UNT áp dụng giữa các đơn vị mở tài khoản ở cùng một chi nhánh ngân hàng hoặc các chi nhánh ngân hàng khác trong cùng một hệ thống hoặc khác hệ thống. - Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán là phương tiện thanh toán hiện đại dựa trên sự phát triển kỹ thuật tin học ứng dụng trong ngân hàng bao gồm: ghi nợ nội địa và quốc tế, thẻ tín dụng nội địa và quốc tế có khả năng chi trả được nhiều loại tiền. Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành, bán cho các cá nhân và các doanh nghiệp để thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ, công nợ và lĩnh tiền mặt. Người dân có thể rút tiền tại các ngân hàng đại lý thanh toán hay máy rút tiền tự động ATM. Thể thức thanh toán bằng thẻ là một trong những thể thức TTKDTM hiện đại, nhiều ưu điểm nhưng do các yếu tố chủ quan và khách quan nước chưa đủ điều kiện để sử dụng một cách phổ biến cho nên cần phải có sự quan tâm đầu tư từng bước phù hợp với tình hình thực tế. - Thanh toán bằng séc chuyển tiền: Là một hình thức thanh toán bằng cách chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng trong đó người đại diện đứng tên trên tờ séc trực tiếp cầm và chuyển nộp séc vào ngân hàng trả tiền để lĩnh tiền mặt hay chuyển khoản để chi trả cho người cung cấp hàng hoá dịch vụ. Hiệu lực tối đa là 30 ngày kể từ ngày phát hành séc, trên séc có ghi ký hiệu mật và được thanh toán giữa các ngân hàng khác địa phương nhưng cùng hệ thống NHTM - Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của ngân hàng đối với người thụ hưởng thư tín dụng (thông thường là người bán hàng hoặc người cung cấp dịch vụ) với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong thư tín dụng, phù hợp với quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ được dẫn chiếu trong thư tín dụng và phù hợp với tập quán ngân hàng, tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ. Thanh toán thực hiện khi bên bán sẵn sàng giao hàng, bên mua phải ký quỹ vào ngân hàng một số tiền đủ để mở thư tín dụng thanh toán mua hàngvà đòi hỏi phải có đủ tiền để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền hàng đã giao trong hợp đồng. Hiện nay, thanh toán thư tín dụng được sử dụng chủ yếu trong thanh toán quốc tế đối với các đơn vị xuất nhập khẩu do bên mua và bên bán không quen biết nhau khi đó họ khó có thể biết được khả năng tài chính của nhau. 1.3 Quản lý TTKDTM trong NHTM 1.3.1 Khái niệm quản lý TTKDTM Quản lý TTKDTM là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra hệ thống TTKDTM nhằm thực hiện tốt nhất những mục tiêu TTKDTM đã đặt ra trong hoạt động của NHTM. Yếu tố trung tâm của quản lý TTKDTM là tác động lên quá trình chuyển giao tài sản trong hoặc sau khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của chủ thể tham gia. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự tiến triển vượt bậc trong ngành ngân hàng nói riêng và nền kinh tế vĩ mô nói chung, đặc biệt là sự tiến bộ của khoa học công nghệ sử dụng trong ngành ngân hàng thì việc quản lý TTKDTM càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Quản lý TTKDTM chỉ thực hiện được vai trò của mình khi phối hợp cùng các chức năng quản lý khác như: quản lý tài chính, quản lý marketing, quản lý nhân sự… 1.3.2 Nội dung quản lý TTKDTM trong NHTM Quản lý TTKDTM là chức năng quản lý theo lĩnh vực, nó sẽ phối hợp bốn yếu tố nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin thành một chỉnh thể để thực hiện mục đích TTKDTM của NHTM với hiệu quả cao. Quản lý TTKDTM bao gồm các nội dung sau: * Lập kế hoạch: là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức của hoạt động TTKDTM để đạt được các mục tiêu đó. Nó bao gồm các nội dung sau: - Nghiên cứu và dự báo nhu cầu TTKDTM trên thị trường: Đây là nội dung quan trọng trước tiên giúp cho NHTM đưa ra được các quyết định sau: Các dịch vụ TTKDTM sẽ cung cấp; Các ưu nhược điểm của từng loại hình TTKDTM so với thanh toán bằng tiền mặt; Mức độ về khối lượng, chất lượng của mỗi loại hình dịch vụ đó. Để đưa ra được các quyết định trên thì ngân hàng tiến hành dự báo về các yếu tố của TTKDTM trong hiện tại và tương lai, các nghiên cứu này thường là các dự báo trung và dài hạn. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng cần phải nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TTKDTM như: môi trường, thị trường, sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Đồng thời phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra các phương án đối phó. - Thiết lập các mục tiêu TTKDTM: Mục tiêu TTKDTM được định lượng hóa đến mức cao nhất và quan trọng hơn là xác định thời hạn thực hiện mục tiêu đó. Ngân hàng phân nhóm các mục tiêu đó thành các nhóm thứ tự ưu tiên khác nhau trong hoạt động thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng. Ngoài ra, mỗi ngân hàng cũng cần xác định rõ trách nhiệm thực hiện mục tiêu và thời hạn hoàn thành đối với các cá nhân, tổ chức tham gia thực hiện TTKDTM. - Xây dựng các phương án TTKDTM bao gồm: Thứ nhất, ngân hàng cần tìm ra và nghiên cứu các phương án TTKDTM để lựa chọn, các phương án này bao gồm: Khả năng tiềm tàng của từng loại hình TTKDTM; Tốc độ phát triển dự báo; Chi phí đối với mỗi phương án và chi phí cho quá trình phát triển mỗi loại hình đó. Thứ hai, xem xét các điều kiện chủ quan và khách quan với ngân hàng mà đưa ra và lựa chọn các phương án phù hợp. Cuối cùng, phát triển ngân hàng dựa vào các mô hình TTKDTM đã có trước đó của các ngân hàng khác từ đó giả thiết về địa bàn, quy mô hoạt động, mức phí, sản phẩm, công nghệ, mức chi phí và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị khác. Sau khi đã thực hiện các bước trên ngân hàng phải đánh giá các phương án theo tiểu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định nhằm giảm bới các phương án lựa chọn. - Lựa chọn các phương án TTKDTM và ra quyết định: đánh giá và lựa chọn phương án đã chọn lọc để ra quyết định từ đó phân bổ con người và nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch và dựa vào ngân quỹ xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch. Các phương án thường là các loại hình TTKDTM được đưa vào thực hiện chính chức tại ngân hàng vì vậy việc lựa chọn được thể hiện trong các văn bản. * Tổ chức và điều hành là bước đưa TTKDTM vào trong thực tế, bao gồm các nội dung sau: - Xác định cơ cấu tổ chức trong hoạt động quản lý TTKDTM dựa trên chiến lược, quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động bên cạnh đó cần xét đến công nghệ, thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên và yếu tố môi trường. Thiết lập cơ cấu tổ chức còn phải xét đến mối quan hệ quyền hạn trong TTKDTM thông qua việc phân bổ cho các vị trí mỗi cá nhân và mỗi bộ phận các trách nhiệm sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của ngân hàng. Ngoài ra, bộ phận được giao xác định cơ cấu trong TTKDTM cũng cần đưa ra một số vấn đề quản lý khác như giới hạn quản lý, quyền hạn tương ứng tương ứng của các bộ phận từ đó để giải quyết vấn đề thanh toán dễ hơn, hiệu quả hơn. - Thiết kế hệ thống TTKDTM: Thực chất của hoạt động này là bố trí TTKDTM trong ngân hàng, nó bao gồm: tổ chức, sắp xếp, định vị về mặt không gian các phương tiện vật chất được sử dụng để thực hiện TTKDTM đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dựa vào việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu TTKDTM ngân hàng sẽ đưa ra các báo cáo về các loại hình thanh toán nhằm đảm bảo nhu cầu của khách hàng và phù hợp với khả năng đáp ứng của ngân hàng. Từ đó lựa chọn những loại hình thanh toán sẽ áp dụng trong quá trình hoạt động nhằm đảm bảo đúng những đặc tính kinh tế - kỹ thuật thì việc thiết kế các hình thức này phải được tiến hành theo một quá trình nhất định với sự tham gia của cán bộ quản lý, chuyên gia và kỹ sư trong các lĩnh vực khác nhau. Kết quả của việc thiết kế phải đảm bảo khách hàng hiểu được lợi ích và mục đích của từng hình thức qua đó hướng dẫn khách hàng tham gia sử dụng. Yếu tố cuối cùng cần xét đến trong bước này là việc liên kết hoạt động TTKDTM bao gồm con người, bộ phận, phân hệ với các thành phần của hoạt động khác trong ngân hàng nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung. - Công việc tiếp theo trong quá trình tổ chức và điều hành TTKDTM là việc định ra các mục đích, tính chất và nguyên tắc hoạt động của các bộ phận TTKDTM. Đầu tiên là tổ chức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân và máy móc chịu trách thực hiện các nghiệp vụ TTKDTM dựa vào khả năng TTKDTM được giới hạn trong một khối lượng đã được thiết kế ở bước trên sẽ giúp ngân hàng lựa chọn quá trình sản xuất phù hợp, có hiệu quả đối với từng hình thức thanh toán đã lựa chọn. Kết quả của quá trình này là hình thành nên các bộ phận phục vụ theo từng giai đoạn hoạt động tương ứng với vị trí. Sau đó xác định số lượng và khối lượng các giao dịch sẽ thực hiện từ đó xác định nhu cầu về nguồn vốn, nhân viên và khả năng cần thiết cho mỗi nhân viên và khả năng thu hút thêm khách hàng tham gia vào TTKDTM. Kết quả của bước này là hình thành nên các bộ phận phục vụ theo từng giai đoạn hoạt động tương ứng với từng vị trí trong TTKDTM. * Kiểm tra TTKDTM: Bao gồm kiểm tra quy trình thanh toán, kỳ hạn, chất lượng và kết quả hoạt động trước, trong và sau khi thực hiện TTKDTM để phát hiện những sai lệch. Sau khi xác định được những sai lệch ngân hàng phải điều chỉnh dựa trên mục tiêu, kế hoạch đồng thời tìm kiếm các yếu tố có thể khai thác để hoàn thiện cải tiến hoạt động TTKDTM của mình. Xác định mức độ trước khi thực hiện kiểm tra để đảm bảo tính đồng bộ giúp cho ngân hàng phát hiện và điều chỉnh. Kiểm tra quá trình TTKDTM có vai trò rất quan trọng cho phép xác định tính chính xác của quá trình thanh toán, từ đó phân tích tìm ra các nguyên nhân để xóa bỏ và phòng ngừa sự tái diễn. Kiểm tra các chất lượng của từng loại hình thanh toán sau khi đã thực hiện để có được thông tin phản hồi từ khách hàng cũng như nhân viên tham gia giao dịch. 1.3.3 Vai trò của quản lý TTKDTM trong NHTM TTKDTM là một trong hoạt động cơ bản của bất kỳ NHTM, có vai trò trực tiếp và quyết định trong việc thanh toán cũng như tạo ra lợi nhuận cho ngân hàng. Vì vậy việc quản lý TTKDTM là hoạt động thiết yếu và là một trong những chức năng quản lý quan trọng của ngân hàng. Các vai trò của quản lý TTKDTM: - Quản lý TTKDTM giúp ngân hàng tiết kiệm được các nguồn lực trong thanh toán, đảm bảo chất lượng thông qua việc tăng thêm sự nhanh chóng, thuận tiện, hiện đại của hoạt động thanh toán. Khi đó sẽ đem lại lợi ích tối đa cho các khách hàng tham gia sử dụng các phương tiện và dịch vụ TTKDTM. Giảm được các nguy cơ xấu trong quá trình thanh toán do việc tìm và áp dụng thêm các giải pháp TTKDTM tốt hơn, góp phần thúc đẩy hoạt động thanh toán và hoạt động sản xuất lưu thông hàng hoá mang lại hiệu quả kinh tế cao. Mục tiêu quan trọng thể hiện trong quá trình này đó là đưa những hình thức TTKDTM có nhiều ưu điểm hơn thay thế hình thức thanh toán dùng tiền mặt có nhiều nhược điểm, kém phát triển. - Quản lý TTKDTM giúp ngân hàng tập trung hơn vào những nguồn vốn và góp phần giải quyết tốt hơn tình trạng thiếu tiền mặt giúp hoàn thiện chức năng trung gian thanh toán của NHTM. Quản lý TTKDTM tạo điều kiện cho ngân hàng có thể sử dụng nguồn vốn nhàn rỗi một cách hiệu quả hơn. Khi đó thanh toán qua ngân hàng được nhanh chóng, thuận tiện sẽ tạo tăng khả năng cạnh tranh của ngân hàng tạo điều kiện thu hút các đơn vị cá nhân đến mở tài khoản thanh toán hoặc gửi tiền. Cùng với đó các hoạt động khác của NHTM được thực hiện tốt hơn và rộng hơn, phục vụ cho quá trình tái sản xuất xã hội được diễn ra nhanh hơn vì tiền tệ vừa là khởi đầu và cũng vừa là kết thúc của một chu kỳ sản xuất. Tóm lại, quản lý TTKDTM giúp cho hoạt động thanh toán trong ngân hàng được thực hiện tốt hơn đồng thời tăng cường năng lực cạnh tranh cho NHTM. - Quản lý TTKDTM được đẩy mạnh sẽ tiết kiệm được chi phí lưu thông do sự hài hòa trong khâu tổ chức, điều hành. Sự hài hòa này không chỉ bộc lộ trong hoạt động thanh toán mà còn thể hiện trong quá trình thực hiện giữa hoạt động thanh toán với các hoạt động khác như: huy động vốn, đầu tư và cho vay… Giúp cho ngân hàng kiểm soát một cách có khoa học sự biến động số dư tài khoản của khách hàng, tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính… Thông qua đó ngân hàng sẽ có được những quyết định cho vay đúng đắn hơn, đảm bảo thu gốc và lãi đúng hạn, giảm tỷ trọng nợ quá hạn, nợ khó đòi, nợ xấu; tăng dư nợ tín dụng, mở rộng và phát triển nghiệp vụ tín dụng và cung ứng các dịch vụ, cho vay, tư vấn… Song song với đó quản lý TTKDTM còn tạo điều kiện cho Ngân hàng Nhà nước và các ban, ngành liên quan có thể kiểm soát tốt hơn lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường từ đó có biện pháp quản lý, thiết lập các chính sách quan trọng khác của đất nước. - Quản lý TTKDTM tạo điều kiện cho ngân hàng quản lý và kiểm tra được quá trình sản xuất và lưu thông tiền tệ của khu vực mình hoạt động. Quản lý quá trình sản xuất trong ngân hàng đó là quản lý việc kinh doanh tiền tệ với những hình thức đã áp dụng, sự quản lý này sẽ làm cho ngân hàng thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình đồng thời phối hợp các nguồn lực của ngân hàng tạo ra tính trồi để thực hiện mục đích một các có hiệu quả cao. - Quản lý TTKDTM cùng với các chức năng quản lý khác của ngân hàng giúp cho ngân hàng hoạt động hiệu quả hơn đồng thời thích ứng tốt hơn với sự thay đổi của môi trường, tăng năng suất và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng về chất lượng, thời hạn và sự tiện ích trong việc sử dụng các dịch vụ. Qua đó, ngân hàng sẽ không ngừng cải tiến và áp dụng công nghệ hiện đại nâng cao khả năng phục vụ khách hàng đảm bảo thực hiện các mục tiêu cao hơn. 1.3.4 Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động quản lý TTKDTM Chỉ tiêu tổng quát là đảm bảo hoạt động của ngân hàng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời đem lại những lợi ích tối đa cho NHTM, cụ thể bao gồm các chỉ tiêu sau: - Đảm bảo chất lượng: Là khả năng thanh toán có thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng chất lượng TTKDTM. Thứ nhất, đó là khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán của khách hàng một cách an toàn, hiệu quả, sử dụng thuận tiện khi thực hiện quản lý TTKDTM và khả năng thay thế hình thức thanh toán dùng tiền mặt trong lưu thông. Thứ hai, chất lượng TTKDTM được đánh giá với những tiêu chuẩn đặt ra bên trong và bên ngoài của ngân hàng từ đó tăng cường năng lực cạnh tranh trong ngân hàng trên thị trường. - Đảm bảo thời hạn: đảm bảo thời hạn không chỉ là đảm bảo trong mục tiêu đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, mà đem lại những tiêu chí nhanh nhạy trong việc đem lại cho ngân hàng những uy tín và lợi ích khi thực hiện thanh toán theo hình thức TTKDTM. - Tăng quy mô TTKDTM: Số lượng là tổng số khách hàng tham gia, khối lượng và mật độ của các giao dịch TTKDTM. Việc tăng số lượng sẽ tạo điều kiện cho ngân có thể giảm chi phí cũng như giảm phí trong quá trình TTKDTM, đem lại không chỉ lợi nhuận, chất lượng, khả năng cạnh tranh mà còn giúp ngân hàng đưa thêm các hình thức thanh toán khác vào áp dụng. Sự gia tăng thanh toán trên mỗi khách hàng cũng là một chỉ tiêu quan trọng đánh việc thực hiện quản lý TTKDTM. - Linh hoạt trong tổ chức: Dễ dàng trong việc điều chỉnh cùng với sự thay đổi của ngành ngân hàng, nền kinh tế - xã hội. Quản lý TTKDTM tạo ra sự linh hoạt trong tổ chức có nghĩa là ngân hàng có khả năng phản ứng nhanh với mọi biến đổi trong hoạt động để có được yếu tố này cần phải đào tào nhân sự có dự trữ năng lực TTKDTM. 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý TTKDTM 1.4.1 Các nhân tố chủ quan * Yếu tố con người: - Trong bất kỳ hoạt động nào của ngân hàng với xu hướng ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại cần ít nhân lực hơn thì con người không những không mất đi vai trò của mình mà ngược lại ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn, như việc đòi hỏi rất cao về trình độ nghiệp vụ và kỹ năng công tác của mỗi cán bộ. Quản lý TTKDTM là một hoạt động của ngân hàng do đó con người cũng đóng vai trò quan trọng quyết định tới chất lượng của nó. - Con người thể hiện vai trò của mình qua từng nội dung trong việc quản lý TTKDTM: khi lập kế hoạch chính con người đưa ra và lựa chọn các phương án, khi tổ chức và điều hành con người tham gia thiết lập hệ thống con người, máy móc và phân bổ các nguồn lực vào TTKDTM… * Hoạt động kinh doanh chung của ngân hàng. - Xét về mặt hình thức hoạt động của ngân hàng vẫn là các nghiệp vụ cơ bản như: nhận tiền gửi, cho vay, chi trả hộ nhưng các ngân hàng đã mở rộng cả quy mô, phương thức hoạt động. Do vậy, quản lý các cấp trong ngân hàng vẫn luôn góp phần quan trọng vào sự thành công trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Ngược lại, nếu hoạt động kinh doanh chung của ngân hàng được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động quản lý lĩnh vực trong đó có quản lý TT._.KDTM tốt hơn . - Khi chức năng trung gian thanh toán được thực hiện sẽ có những ảnh hưởng ngược trở lại tới hoạt động quản lý thanh toán trong ngân hàng và cụ thể hơn là việc quản lý TTKDTM sẽ bị ảnh hưởng. Thanh toán tốt, ngân hàng hoạt động tốt hơn khi đó sẽ quan tâm đầu tư nhiều hơn tới quản lý sau đó quản lý tốt hơn sẽ tác động tốt tới hoạt động thanh toán và ngược lại. 1.4.2 Các nhân tố khách quan * Môi trường kinh tế vĩ mô Khi có nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động của ngân hàng, cũng như ảnh hưởng hoạt động TTKDTM thì việc quản lý TTKDTM cũng sẽ chịu ảnh hưởng. Các yếu tố từ môi trường kinh tế tác động rất lớn tới hoạt động của ngân hàng trong nền kinh tế. Nếu môi trường kinh tế vĩ mô không ổn định nó sẽ tác động trực tiếp tới TTKDTM quan trọng hơn ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung của ngân hàng từ đó lại tác động gián tiếp tới việc quản lý TTKDTM. Như vậy nếu nền kinh tế phát triển ổn định sẽ tạo thuận lợi cho sự phát triển của TTKDTM khi đó ngân hàng sẽ được coi là một người trung gian thanh toán bởi vì ngân hàng cung cấp các tiện ích cho phép các khách hàng tham gia thanh toán có thể giảm được các chi phí vận chuyển, bảo quản, kiểm đếm khi sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt, đồng thời làm cho quá trình thanh toán được nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn. Khi đó việc quản lý TTKDTM cũng thuân lợi hơn do việc thông thoáng và phát triển trong quá trình thanh toán. Tóm lại, môi trường kinh tế vĩ mô có ảnh hưởng lớn tới hoạt động quản lý thanh toán nói chung và quản lý TTKDTM nói riêng trong NHTM. * Môi trường pháp lý - Pháp luật, các chính sách liên quan ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động quản lý chức năng của ngân hàng mà quản lý TTKDTM là một trong những chức năng cơ bản của ngân hàng nên cũng chịu ảnh hưởng. Hiện nay, ngành ngân hàng đã có các luật riêng liên quan tới hoạt động quản lý TTKDTM như: luật Ngân hàng Nhà nước, luật tổ chức tín dụng… đã tạo hành lang pháp lý cơ bản cho hệ thống thanh toán trong ngân hàng hoạt động và phát triển. - Bất kỳ một sự thay đổi về pháp luật và các chính sách sẽ làm cho ngân hàng phải có thời gian để thay đổi cho phù hợp, nếu không giải quyết tốt ngân hàng dễ mất uy tín với khách hàng và hoạt động kinh doanh của ngân hàng cũng bị ảnh hưởng và kém hiệu quả. Như vậy, sự thay đổi pháp luật và chính sách sẽ tác động gián tiếp tới việc quản lý các cấp trong ngân hàng. * Khoa học - công nghệ - Công nghệ ngân hàng không chỉ là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh và TTKDTM của các ngân hàng hiện nay mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý TTKDTM trong ngân hàng. Khi công nghệ ngân hàng tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng và số lượng các thanh toán trong ngân hàng bằng sự nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, hiện đại. Khi đó TTKDTM sẽ tốt hơn góp phần tối đa hóa lợi nhuận và thực hiện các mục tiêu khác của ngân hàng, là điệu kiện để ngân hàng quan tâm hơn tới các hoạt động liên quan bổ trợ cho TTKDTM. Nói chung, việc ứng dụng các thành tựu công nghệ tin học và tự động hóa vào quản lý TTKDTM sẽ giúp cho bộ phận quản lý thực hiện tốt hơn các chức năng của mình vì các công việc được thực hiện trên các máy vi tính vừa chính xác, an toàn lại vừa nhanh chóng, tiện lợi. - Khi khoa học và công nghệ hiện đại sẽ cho phép tiếp thu tốt hơn các loại hình quản lý đặc biệt là quản lý TTKDTM từ các ngân hàng khác là các tổ chức quốc tế về các hình thức điều hành, tổ chức TTKDTM. Hiện nay, các thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất luôn được ưu tiên ứng dụng vào lĩnh vực ngân hàng góp phần nâng cao năng lực quản lý trong ngân hàng tạo ra cơ hội phát triển và tăng cường khả năng cạnh tranh của ngân hàng. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TTKDTM TẠI CHI NHÁNH BÁCH KHOA 2.1 Khái quát chung về Chi nhánh NHNo&PTNT Chi nhánh Bách Khoa Tên gọi: Chi nhánh NHNo&PTNT Bách Khoa. Trụ sở: Số 92, Võ Thị Sáu, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. 2.1.1 Các hoạt động kinh doanh - Nhận tiền gửi. - Đầu tư và cho vay bao gồm: + Cho vay tổ chức cá nhân dưới các hình thức: Cho vay thương mại; Cho vay tiêu dùng; Tài trợ cho dự án. + Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng khác: Bảo lãnh; Cung cấp các dịch vụ ủy thác và tư vấn; Mua bán ngoại tệ. - Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ. 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Bách Khoa Ngân Hàng Nông Nghệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam Ngân Hàng Nông Nghệp và Phát Triển Nông Thôn Bách Khoa Ban Giám Đốc Phòng Kế Hoạch - Kinh Doanh: + Tín Dụng + Kế Hoạch + Thanh Toán Quốc Tế Phòng Kế Toán - Ngân Quỹ: + Kế Toán + Tin Học + Điện Toán Phòng Hành Chính - Nhân Sự: + Hành Chính + Tổ Chức Cán Bộ Phòng Marketing Phòng Giao Dịch: + PGD số 4 + PGD số 7 + PGD số 9 + PGD Kim Liên Hiện tại các nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa do phòng Kế hoạch – Kinh doanh đảm nhiệm. Các nghiệp vụ chính của hoạt động thanh toán là: - Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, tài trợ xuất - nhập khẩu, bảo lãnh và tái bảo lãnh, mua bán ngoại tệ, dịch vụ chi trả kiều hối, thu ngân phiếu lấy tiền mặt và ngược lại, dịch vụ kiểm đếm giao nhận tiền tận nơi cho đơn vị. - Dịch vụ thanh toán chuyển tiền nhanh qua mạng vi tính trong phạm vi toàn quốc và qua hệ thống Swift trên toàn thế giới. - Thực hiện các dịch vụ thanh toán khác như: chuyển tiền đi và nhận trả tiền qua thanh toán chuyển tiền toàn quốc. Giao dịch tự động bằng máy ATM; Dịch vụ thu hộ, chi hộ, chi trả lương cán bộ công nhân; Xét theo loại hình dịch vụ TTKDTM thì Chi nhánh Bách Khoa cung cấp các dịch vụ sau: UNC; UNT; Thanh toán bằng séc; Thanh toán điện tử. 2.1.3 Tình hình hoạt động trong giai đoạn 2007 - 2009 Hoạt động của Chi nhánh Bách Khoa trong giai đoạn 2007 – 2009 được tóm tắt qua bảng sau: Bảng 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2007 - 2009 ĐVT: tỷ đồng TT Chỉ tiêu chủ yếu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu 103,5 132 234 2 Lợi nhuận 10,64 12,62 16,13 3 Chi phí kinh doanh 92,86 119,38 217,87 4 Lao động (người) 73 89 108 5 Hệ số lương(lần) 1,41 1,47 1,44 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2007, 2008, 2009) 2.1.4 Định hướng hoạt động kinh doanh Trong tương lai, Chi Nhánh Bách Khoa sẽ từng bước tạo lập nền tảng vững chắc từ cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, nhân lực, mạng lưới, thị phần và khách hàng để hoàn thành toàn diện nhiệm vụ kinh doanh cũng như hoàn thành chỉ tiêu của một Chi nhánh cấp I mà NHNo&PTNT Việt Nam giao cho. Tăng cường các biện pháp thúc đẩy các nghiệp vụ kinh doanh, xây dựng hệ thống thực hiện các nghiệp vụ đó với mục tiêu hiện đại và đủ sức vượt qua những thử thách của nền kinh tế thị trường. Trong năm 2010, Chi nhánh sẽ cố gắng hoàn thiện chỉ tiêu sau: Nguồn vốn đạt 1450 tỷ đồng; Dư nợ đạt 1100 tỷ đồng. Bên cạnh đó là các chỉ tiêu cụ thể khác và tiếp tục thực hiện các chỉ tiêu mà NHNo&PTNT Việt Nam giao cho. 2.2 Thực trạng TTKDTM tại Chi Nhánh Bách Khoa 2.2.1 Tình hình chung TTKDTM Giai đoạn 2007 – 2009 là thời kỳ nền kinh tế Việt Nam có nhiều sự biến động bất ngờ, đặc biệt là cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008, đã gây ra nhiều ảnh hưởng tới ngành ngân hàng. Và trong giai đoạn này, TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa đang từng bước chuyển đổi để phù hợp với yêu cầu thanh toán của nền kinh tế. Tình hình chung của TTKDTM có thể tóm tắt qua bảng sau: Bảng 02: Tình hình thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng TTDTM 1.222.745 47,06% 3.019.690 43,46% 2.162.420 30,8% TTKDTM 1.375.524 52,94% 3.928.515 56,54% 4.858.424 69,2% TT chung 2.598.269 100% 6.948.205 100% 7.020.845 100% (Nguồn: Báo cáo thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa năm 2007, 2008, 2009) Theo số liệu bảng trên ta thấy, Chi nhánh Bách Khoa có tỷ trọng TTKDTM trên tổng thanh toán chung là khá thấp so với mặt bằng chung của các ngân hàng khác trong cùng địa bàn Hà Nội là khoảng 84%. Tuy rằng TTKDTM có ưu điểm hơn hẳn so với thanh toán bằng tiền mặt nhưng sự chênh lệch khá thấp về tỷ trọng giữa hai hình thức này cho thấy Chi nhánh Bách Khoa chưa thực sự quan tâm và phát triển TTKDTM. Một nguyên nhân khác của thực trạng này do là một Chi nhánh mới thành lập cho nên cơ sở vật chất và uy tín trong thanh toán với khách hàng là chưa cao cùng với đó là thực trạng quản lý TTKDTM còn nhiều tồn tại chưa được giải quyết. Số liệu ở Bảng 02 cho ta thấy, công tác TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa ngày càng chiếm tỷ trọng và khối lượng cao hơn. Năm 2008, do nhiều nguyên nhân khác nhau trong đó có sự đi xuống của thị trường chứng khoán và cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã có những ảnh hưởng lớn đến khối lượng thanh toán chung tại Chi nhánh khi tăng từ 2.598.269 triệu đồng lên tới 36.948.205 triệu đồng tức là gần 170%. Trong đó, TTKDTM đạt 3.928.515 triệu đồng chiếm 56,54% trong tổng thanh toán chung cuả Chi nhánh Bách Khoa trong khi đó doanh số thanh toán bằng tiền mặt chiếm 3.019.690 triệu đồng chiếm 43,46% trong tổng doanh số thanh toán chung. Đến năm 2009, doanh số TTKDTM tiếp tục được duy trì và đã đạt mức 4.858.424 triệu đồng chiếm 69,2% trong tổng doanh số thanh toán chung, trong khi đó doanh số thanh toán bằng tiền mặt là 2.162.420 triệu đồng chiếm 30,8% trong tổng doanh số thanh toán chung và giảm 28,39% so với cùng kỳ năm 2008. Như vậy, TTKDTM đã thay đổi lớn về tỷ trọng trong 2 năm 2008 – 2009 với sự đầu tư về các yếu tố như con người (đặc biệt trình độ tin học), công nghệ và đặc biệt là sự bố trí bộ phận quản lý TTKDTM riêng vào năm 2008 theo quyết định của phòng Kế hoạch – Kinh doanh. 2.2.2 Thực trạng hoạt động TTKDTM theo các hình thức Từ khi thành lập vào năm 2001, Chi nhánh Bách Khoa đưa vào hoạt đông 4 hình thức TTKDTM bao gồm: UNC; UNT; Thanh toán bằng séc; Thanh toán điện tử (thực chất bao gồm: thanh toán qua mạng máy tính và máy ATM). Từ khi hoạt động thanh toán liên ngân hàng được thông qua vào năm 2002, thì thanh toán điện tử thực sự chiếm phần lớn TTKDTM so với các hình thức khác. Cụ thể TTKDTM theo hình thức của Chi nhánh Bách Khoa giai đoạn 2007- 2009 được thể hiện qua Bảng 03 dưới đây: Bảng 03: Tình hình thanh toán KDTM tại Chi nhánh Bách Khoa. Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng UNC 695.142 26,754% 1.406.317 20,24% 962.558 13,71% UNT 415 0,016% 217.478 3,13% 129.184 1,84% TT bằng séc 136.669 5,26% 450.244 6,48% 405.102 5,77% TT điện tử 1.766.043 67,97% 4.874.166 70,15% 5.524.001 78,68% TTKDTM 2.598.269 100% 6.948.205 100% 7.020.845 100% (Nguồn: Báo cáo TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa năm 2007, 2008, 2009) Qua số liệu trong bảng trên ta thấy cơ cấu về khối lượng và tỷ trọng của các hình thức TTKDTM thay đổi liên tục trong giai đoạn này. Năm 2007, hai hình thức chiếm tỷ trọng cao nhất là thanh toán theo hình thức UNC đạt 695.142 triệu đồng chiếm 26,754% trong tổng trị giá TTKDTM của Chi nhánh Bách Khoa thì thanh toán điện tử chiếm tới 67,97% với 1.766.043 triệu đồng. Tới năm 2008 thanh toán bằng UNC giảm xuống chỉ còn 20,24% thì thanh toán điện tử tiếp tục tăng lên 4.874.166 triệu đồng trong tổng TTKDTM 6.948.205 triệu đồng tại Chi nhánh. Sự tăng trưởng của hình thức thanh toán điện tử còn được ghi nhận rõ hơn khi năm 2009 thanh toán điện tử đạt 5.524.001 triệu đồng chiếm 78,68% TTKDTM tại Chi nhánh tăng 13,33% so với năm 2008, trong khi đó còn thanh toán UNC, UNT, séc đều giảm so với năm 2008. Trước hết, để đạt được kết quả như trên là do Chi nhánh Bách Khoa đã trang bị đầy đủ máy vi tính và thực hiện nối mạng để thanh toán. Việc thanh toán chuyển tiền qua mạng vi tính đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, an toàn đã tạo được uy tín đối với khách hàng, thu hút được nhiều khách hàng đến giao dịch. Thứ hai, là việc thực hiện tin học hoá công nghệ thanh toán đã đẩy nhanh được tốc độ thanh toán, khắc phục được tình trạng chậm trễ, sai sót. Sau đó phải kể đến việc hoàn thành tốt việc lập kế hoạch và tổ chức trong quá trình thanh toán của Chi nhánh. Hai hình thức thanh toán còn lại là thanh toán bằng séc và UNT do ít được chú trọng và cũng chưa có điều kiện phát triển luôn chiếm tỷ trọng khá nhỏ trong TTKDTM. * Thanh toán bằng UNC UNC là một hình thức TTKDTM khá quan trọng trong mọi NHTM được thể hiện không chỉ trong khối lượng thanh toán mà còn cả trong những ưu điểm (như thủ tục thanh toán đơn giản) của hình thức này so với hình thức thanh toán bằng UNT và thanh toán bằng séc. Hiện nay, UNC tại Chi nhánh Bách Khoa có xu hướng giảm rõ rệt là do đặc điểm của sự phát triển trong TTKDTM đặc biệt là sự phát triển của thanh toán điện tử. Qua Bảng 03 ta thấy, hình thức thanh toán bằng UNC cùng với thanh toán điện tử đóng vai trò chủ yếu trong công tác TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa. Cụ thể năm 2007 hình thức này đạt 695.142 triệu đồng chiếm 26,754% trong khi đó thanh toán điện tử chiếm 67,97%. Nhưng với sự phát triển của hình thức thanh toán điện tử thì thanh toán bằng UNC nói riêng và các hình thức thanh toán KDTM khác nói chung đều giảm. Năm 2008 thanh toán bằng UNC chiếm 20.24% với khối lượng 1.406.317 triệu đồng trong tổng TTKDTM mặt tăng 102,3% so với năm trước. Năm 2009, thanh toán bằng hình thức UNC đạt doanh số 962.558 triệu đồng chiếm 13,71% trong tổng TTKDTM, giảm 31,55% so với năm 2008. Nguyên nhân của sự suy giảm trên là chương trình máy vi tính chưa phù hợp trong việc khớp chứng từ và thanh toán theo hình thức này các đơn vị mua thường hay chiếm dụng vốn của đơn vị bán. Hiện nay với những thay đổi trong công tác trả lương, trả công, nộp thuế… hình thức UNC được kỳ vọng sẽ ngày càng phát triển và Chi nhánh Bách Khoa đã bắt đầu có những thay đổi trong việc lập kế hoạch và phát triển hình thức này trong những năm tới. * UNT Do khá nhiều nguyên nhân cho nên đây là hình thức được sử dụng ít trong nhất trong các hình thức TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa hiện nay, thể hiện qua số liệu trong Bảng 03. UNT chỉ chiếm 0,016% vào năm 2007 và tăng lên 3,13% vào năm 2008, trong khi đó UNC thì chiếm 1,84% năm 2009. Nhìn chung UNT phát triển chậm và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh số TTKDTM, chỉ chiếm khoảng 0,9% trong tổng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể, năm 2007 là 415 triệu đồng, năm 2008 là 217.478 triệu đồng, năm 2009 là 129.184 triệu đồng. Cũng giống như hình thức UNC, nếu xét sự tăng giảm tương đối thì giai đoạn 2008 – 2009, UNT giảm 88.294 triệu đồng trong khi tăng với con số 217.063 triệu đồng ở giai đoạn 2007 - 2008. * Thanh toán bằng séc Hiện nay tại Việt Nam thanh toán bằng séc trong vẫn còn khá mới mẻ mặc dù đó là một trong các hình thức TTKDTM hữu hiệu khi giảm các chi phí phát sinh trong các giao dịch mua bán. Dựa vào Bảng 03 ta thấy. thanh toán bằng séc năm 2007 đạt 5,26% là 136.669 triệu đồng trong tổng TTKDTM, đây là một khối lượng khá thấp biểu hiện sự kém phát triển của hình thức này. Mặc dù năm 2008 thanh toán bằng séc tăng lên 450.244 triệu, tức tăng 229,44% so với cùng kỳ năm 2007, nhưng tỷ trọng của nó trong TTKDTM vẫn rất thấp (6,48%). Năm 2009, thanh toán bằng séc là 405.102 triệu đồng chiếm tỷ trọng 5,77% trong tổng TTKDTM giảm 10,03% so với năm 2008. Qua sự phân tích trên cho thấy phần nào sự thiếu quan tâm của Chi nhánh Bách Khoa trong việc quản lý cũng như phát triển hình thức thanh toán séc, cụ thể trong việc triển khai kế hoạch đối với hình thức này khi mà trong nhiều năm chưa có một văn bản cụ thể để phát triển. Nguyên nhân chủ yếu cần xét đến là thanh toán bằng séc có nhiều hạn chế như: phạm vi thanh toán còn hẹp, mức thu nhập của đại bộ phận những người dân còn thấp, thời hạn hiệu lực thanh toán séc dài gây khó khăn trong việc kiểm soát và hạn chế sự thúc đẩy quá trình luân chuyển vốn. Để đẩy mạnh thanh toán séc cần quản lý tốt hơn việc phát hành và đưa séc vào thanh toán, ngoài ra phải bổ sung quy định chặt chẽ cách hạch toán séc để đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia, giúp cho việc kiểm soát được dễ dàng, đảm bảo an toàn tài sản trong khâu thanh toán. * Thanh toán điện tử Với việc ngành Ngân hàng đã và đang áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin và kết hợp với xu thế phát triển của ngân hàng vào công tác TTKDTM, năm 2007 chuyển tiền điện tử bắt đầu được sử dụng nhiều và rộng rãi nhờ có được những ưu điểm vượt trội so với những hình thức thanh toán khác khi chiếm tới 67,97% về tỷ trong và đạt 1.766.043. Năm 2008, chuyển tiền điện tử đạt 13.358 món với giá trị 4.874.166 triệu đồng về tỷ trọng vẫn chiếm 70,15% trong tổng số TTKDTM nhưng khối lượng đã tăng gần gấp 3 năm. Đến năm 2009: hình thức thanh toán này tiếp tục tăng lên đạt 19.065 món với giá trị 5.524.001 triệu đồng chiếm 78,68%, khối lượng tăng 13,33% so với cùng kỳ năm trước. Nguyên nhân là do Chi nhánh Bách Khoa đã có những giải pháp đổi mới cơ chế, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ tốt, cải tiến hệ thống thanh toán điện tử bằng việc tham gia hệ thanh toán liên ngân hàng, thanh toán quốc tế, giảm thời gian thanh toán điện tử và rất ít xảy ra sai sót. Bên cạnh đó thanh toán điện tử ngày càng được mở rộng thông qua hệ thống máy tính và hệ thống máy rút tiền ATM đã được nhiều người ưa dùng vì thủ tục đơn giản, thời gian luân chuyển chứng từ nhanh, đảm bảo chuyển tiền an toàn, chính xác, đã đáp ứng được nhu cầu thanh toán của khách hàng. 2.2.3 Thực trạng hoạt động TTKDTM theo đối tượng thanh toán Về đối tượng thanh toán, qua phân tích Bảng số 04 dưới đây cho thấy tỷ trọng trong công tác TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa ngày càng tăng, nhưng đối tượng tham gia thanh toán vẫn chủ yếu là các doanh nghiệp quốc doanh. Bảng 04: Thực trạng TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Dân cư 105.976 6,08% 459.277 6,61% 508.310 7,24% DNNQD 707.248 27,22% 2.219.951 31,95% 2.422.191 34,5% DN QD 1.733.045 66,7% 4.268.977 61,44% 4.090.344 58,26% TTKDTM 2.598.269 100% 6.948.205 100% 7.020.845 100% ( Nguồn: Báo cáo TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa năm 2007, 2008, 2009) Theo Bảng 04, năm 2007 tỷ trọng và khối lượng của TTKDTM ở khu vực dân cư là khá thấp. Năm 2008, TTKDTM của Chi nhánh với doanh nghiệp ngoài quốc doanh đạt 2.219.951 triệu đồng chiếm 31,95% trong tổng TTKDTM, trong khi đó tỷ trọng của các DNQD là 61,44% đạt 4.268.977 triệu đồng. Đến năm 2009 tỷ trọng TTKDTM của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh đạt 2.422.191 triệu đồng nhưng cũng chỉ chiếm 34,5% trong tổng TTKDTM, tăng 9,11% so với cùng kỳ năm trước. Điều này cho thấy Chi nhánh Bách Khoa vẫn chưa thực sự tạo điều kiện đầu tư vào khu vực dân cư, DNNQD trong hoạt động thanh toán. Nguyên nhân chủ yếu là do chiến lược mà Ban Giám Đốc Chi nhánh đặt ra đã giới hạn mức rủi ro khá thấp trong việc thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, gây ra những bất lợi trong việc cạnh tranh, trong việc giữ và tăng số lượng chất lượng thậm chí có thể làm mất khách hàng trong thanh toán. Bên cạnh đó là những khó khăn trong việc thu hút các DNNQD tham gia vào hoạt động TTKDTM tại Chi nhánh so với các ngân hàng khác trên địa bàn Hà Nội do những chính sách ưu đãi, mức phí. Mặc dù Chi nhánh Bách Khoa đã có những thay đổi nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp ngoài quốc doanh mở tài khoản và có nhiều chính sách ưu đãi nhằm tăng khối lượng nhưng tỷ trọng TTKDTM của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh tăng trưởng không cao. 2.3 Thực trạng quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa 2.3.1 Thực trạng quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Ngày 07/09/2007, Giám đốc Chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh Bách Khoa đã ký quyết định số: 239/QĐ/NHBK-TCCB. Theo quyết định này Chi nhánh sẽ giao cho Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đảm nhiệm việc quản lý nghiệp vụ thanh toán của Chi nhánh. Phòng sẽ có quyền ra các quyết định trực tiếp đồng thời sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình quản lý hoạt động thanh toán tại Chi nhánh. Như vậy, từ năm 2008 mọi vấn đề về quản lý TTKDTM sẽ do Phòng Kế hoạch – Kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện. Quyết định này đã tạo ra nhiều thay đổi tích cực thúc đẩy sự phát triển hoạt động thanh toán trong đó có TTKDTM. Dưới sự quản lý của Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh và Chi nhánh Bách Khoa TTKDTM đang dần chiếm ưu thế trong công tác thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa. Những đổi mới trong công tác TTKDTM của Chi nhánh trước hết phải kể đến công tác lập kế hoạch với những phương án đưa vào hoạt động những hình thức TTKDTM có nhiều ưu điểm hơn, và việc tổ chức sự hoạt động của các hình thức này cùng với việc thực hiện tin học hóa công nghệ thanh toán, đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển chứng từ, rút ngắn thời gian thanh toán, khắc phục được tình trạng thanh toán chậm trễ, sai sót. Quyết định cũng tạo ra sự đồng bộ trong việc điều hành TTKDTM và có hiệu quả hơn. Như vậy sự thay đổi trong quản lý đối với từng hình thức của Chi nhánh Bách Khoa đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng. Hiện nay, công tác quản lý của Chi nhánh được chia ra thành 3 nội dung và thực trạng của từng nội dung như sau: * Thực trạng lập kế hoạch TTKDTM tại Chi nhánh: Hiện tại, việc lập kế hoạch Chi nhánh Bách Khoa do Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh và bộ phận Kế hoạch của phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch về TTKDTM tại khu vực Chi nhánh phụ trách. Các cuộc điều tra TTKDTM được Chi nhánh thực hiện chủ yếu vào năm 2004 đã đưa ra được các kết luận thiết thực làm cơ sở cho công tác quản lý. Trong giai đoạn năm 2007 – 2009, thực trạng công tác này tại Chi nhánh có những đặc điểm như sau: - Nghiên cứu và dự báo khả năng TTKDTM của Chi nhánh: + Năm 2008, bộ phận Kế hoạch đã được hiện đại hóa bằng việc trang bị 100% các chương trình tin học cơ bản, tin học ứng dụng. Đây là bước tiến quan trọng giúp Chi nhánh có thể nghiên cứu tốt hơn về các lĩnh vực hoạt động trong đó có TTKDTM. Việc đưa ra mục tiêu là các nghiên cứu phải sát thực trong TTKDTM là tiêu chí mà Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh giao cho bộ phận Kế Hoạch thực hiện và tiêu chí này đã được bộ phận thực hiện khá tốt thể hiện qua việc phân chia các loại hình TTKDTM và sự phát triển trong tương lai của các loại hình này. + Về công tác dự báo, Bộ phận Kế hoạch đã đưa vào ứng dụng khá nhiều loại hình dự báo như là: Dự báo trung hạn; Dự báo dài hạn. Nhưng xét về tính chất của các dự báo thì hầu hết các dự báo đều là dự báo định tính. Thông qua những hình thưc dự báo đó, các con số dự báo về sự phát triển của TTKDTM đã dựa vào thực những thực tế về TTKDTM trong quá khứ và hiện tại cũng như đã xét đến các yếu tố ảnh hưởng đến nó. Bên cạnh đó việc dự báo tại chi nhánh được thực hiện khá tuần tự dựa chủ yếu vào các mô hình toán học và mô hình thống kê. Hiện tại, xác định mục tiêu và lựa chọn loại hình dự báo được đưa ra bởi trưởng bộ phận Kế hoạch có thông qua Trưởng phòng Kế hoạch – Kinh doanh. Các bước tiếp theo là xác định thời gian dự báo (thường là 1 đến 5 năm), chọn mô hình, thu thập và tiến hành dự báo sẽ do các nhân viên của bộ phận Kế hoạch thực hiện. Trong những năm gần đây do chuyên môn cao nên những bước này đều được thực hiện rất tốt tại chi nhánh thể hiện qua kết quả dự báo so với thực tế và chất lượng của các dự báo đó. Cuối năm 2009, bộ phận Kế hoạch đã đưa ra dự báo về thực trạng phát triển của Chi nhánh vào năm 2010 như sau: tổng TTKDTM đạt khoảng 8,5 tỷ đồng, trong đó thanh toán điện tử sẽ chiếm chủ yếu và đạt khoảng 80%, UNC chiếm khoảng 15% và còn lại là các hình thức thanh toán khác. Với những số liệu về sự phát triển của các hình thức TTKDTM và phân tích ở trên ta thấy trong giai đoạn 2007 -2009 bộ phận Kế hoạch đã có những xác định đúng đắn về xu hướng phát triển của các hình thức thanh toán đặc biệt là 2 hình thức quan trọng thanh toán điện tử và UNC. Và một dự báo quan trọng khác là TTKDTM Chi nhánh sẽ đạt khoảng 80% tổng thanh toán vào năm 2012. Dự báo này sẽ là được coi là xu hướng phát triển của hoạt động thanh toán tại Chi nhánh trong những năm tới. + Năm 2007, Chi nhánh Bách Khoa đã cùng với các NHTM khác đã tiến hành nghiên cứu mức thu phí đối với hình thức thanh toán dùng tiền mặt để đề lên Chính phủ thông qua nhằm khuyến khích phát triển hình thức TTKDTM. Và cũng trong năm này, NHNo&PTNT Việt Nam đã giao cho Chi nhánh Bách Khoa nghiên cứu TTKDTM trong khối dân cư và DNNQD theo kết quả thì từ năm 2010 chi nhánh sẽ áp dụng các hình thức thanh toán mới và thay đổi các quy định trong các hình thức đã có nhằm phát triển TTKDTM đối với những đối tượng này. + Tham khảo các hình thức thanh toán đã có tại các ngân hàng khác bộ phận Kế hoạch đã đưa ra các so sánh giữa hình thức TTKDTM với thanh toán bằng tiền mặt và rút ra kết luận: với 4 hình thức TTKDTM đang hoạt động Chi nhánh Bách Khoa có thể đáp ứng nhu cầu TTKDTM đến năm 2015 về nội dung và khối lượng đối từng hình thức nhưng cần phải xem xét đưa vào hoạt động các hình thức khác hiện đại hơn trong tương lai. Cùng với đó Chi nhánh đã nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TTKDTM như: môi trường, thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Các yếu tố ảnh hưởng này đã được đưa vào các mô hình và xem xét ảnh hưởng cụ thể tới sự phát triển của hoạt động TTKDTM. Qua thực trạng về nghiên cứu và dự báo TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa ta thấy Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã thực hiện rất hiệu quả khi có những kết luận sát với thực tế thanh toán, dự báo về nhu cầu TTKDTM tại khu vực chủ yếu là dự báo định lượng, Chi nhánh đã dựa vào các bảng biểu thống kê và các mô hình để dự báo trong thời gian 3 tháng sau thời điểm dự báo. - Thiết lập các mục tiêu TTKDTM tại Chi nhánh: Đối với hoạt động TTKDTM Chi nhánh Bách Khoa đã đặt ra mục tiêu thông qua nghiên cứu và dự báo về nhu cầu TTKDTM thì các mục tiêu phải được định lượng hóa, quan trọng hơn là xác định thời hạn thực hiện mục tiêu đó. Trong giai đoạn 2007 – 2009 chỉ có mục tiêu TTKDTM năm 2007 là không phù hợp khi Chi nhánh chỉ thực hiện được hơn 80% (đạt 2,6 tỷ đồng trong khi kế hoạch là 3 tỷ đồng) kế hoạch TTKDTM đặc biệt trong đó mục tiêu TTKDTM đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh chỉ đạt 60%. Các năm 2008, 2009 Chi nhánh đều có những mục tiêu khá phù hợp so với thực trạng phát triển TTKDTM của mình. Năm 2008 tổng TTKDTM của Chi nhánh đã vượt kế hoạch 15% (đạt 7 tỷ đồng trong khi mục tiêu chỉ là 6,1 tỷ đồng) và năm 2009 đã gần đạt được mục tiêu đặt ra khi chỉ thiếu 2%. Cuối năm 2009, Chi nhánh đã đặt ra các mục tiêu định lượng cụ thể như sau về TTKDTM trong năm 2010: UNC đạt khoảng 1.000 tỷ đồng; Thanh toán điện tử khoảng 5.000 tỷ đồng và các hình thức khác phát triển tùy vào tình hình chung của Chi nhánh trong đó chú trọng phát triển thanh toán séc. Cùng với các mục tiêu chung của hoạt động TTKDTM bộ phận Kế hoạch còn đưa ra các mục tiêu riêng khác với từng hình thức TTKDTM trong từng năm hoạt động. Đồng thời với các mục tiêu định lượng trên Chi nhánh còn đặt ra các mục tiêu định tính đó là: Mở rộng hoạt động TTKDTM tới các tổ chức khác chủ yếu doanh nghiệp mới thành lập; Kết hợp các hoạt động khác cùng với TTKDTM nhằm phấn đấu mục tiêu chiến lược của Chi nhánh; Như vậy, Chi nhánh Bách Khoa đã phân nhóm các mục tiêu thành các nhóm thứ tự ưu tiên khác nhau trong hoạt động thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng đáp ứng yêu cầu phát triển. - Xây dựng các phương án TTKDTM: Dựa trên những lợi ích mà TTKDTM đem lại cho Chi nhánh các phương án TTKDTM có vai trò quyết định tới khả năng đáp ứng các mục tiêu của hoạt động TTKDTM. Nhận thấy tầm quan trọng đó, Chi nhánh đã giao cho Ban Giám Đốc phải trực tiếp tham gia vào xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu trong TTKDTM.Qua quá trình nghiên cứu dự báo và các mục tiêu trong giai đoạn 2007 – 2009, bộ phận Kế Hoạch đã đề lên Ban Giám Đốc các hình thức TTKDTM nên áp dụng trong năm 2010 và tương lai 10 năm tiếp theo đó là 4 hình thức đang có và 1 hình thức mới là thanh toán bằng ngân phiếu. Xem xét các điều kiện chủ quan và khách quan của mình, Chi nhánh đã đưa ra các phương án phù hợp đó là tiêu chí quan trọng của mỗi phương án tương ứng với từng hình thức. Mặc dù chưa có những tiêu chí xây dựng cụ thể đặt ra cho từng phương án TTKDTM nhưng Chi nhánh Bách Khoa đã có các hành động phù hợp với tình hình hoạt động của mình trong việc giao cho bộ phận Kế hoạch xây dựng các phương án này, vì chính bộ phận Kế hoạch chịu trách nhiệm và thực hiện việc lập kế hoạch công tác, hoạch định chiến lược và đưa ra mục tiêu của hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. - Lựa chọn các phương án và ra quyết định: Phương án thực hiện hoạt động TTKDTM trong năm 2010 được Ban Giám Đốc của Chi nhánh thông qua cuộc họp tổng kết cuối năm vào ngày 25/12/2009, qua đó Chi nhánh tập trung vào phát triển các hình thức TTKDTM chủ yếu là: Thanh toán điện tử, UNC và có kết hợp phát triển Thanh toán séc, tạo tiền đề để phát triển hình thức này trong tương lai được thể hiện qua bản kế hoạch: Phát triển thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa. Sự cụ thể hóa bằng văn bản đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định các công việc cần thực hiện để Chi nhánh có thể phát triển TTKDTM. Ngoài việc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh quyết định thông qua Ban Giám Đốc lựa chọn phương án TTKDTM, Phòng còn phân bổ con người và nguồn lực của Chi nhánh cho việc thực hiện kế hoạch hoạt động TTKDTM đồng thời xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ. Nhìn chung, công tác lập kế hoạch cho TTKDTM đang được Chi nhánh thực hiện khá tốt. Khi lên kế hoạch triển khai thực hiện đã phối hợp cùng các bộ phận khác để nghiên cứu và xác định khả năng đáp ứng nhu cầu TTKDTM của Chi nhánh. Bộ phận Kế hoạch đã phổ biến khá chi tiết về bản kế hoạch TTKDTM khi đưa các phương án thành các văn bản và phổ biến tới từng đối tượng liên quan. * Tổ chức và điều hành Hiện nay, Chi nhánh Bách Khoa tiến hành 2 hoạt động tổ chức và điều hành thành trong quản lý hoạt động thanh toán đồng thời, và có những hoạt động xen kẽ nhau. Trong quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa thực trạng của 2 hoạt động đó như sau: - Xác định cơ cấu tổ chức thực hiện hoạt động TTKDTM: Tại Chi nhánh Bách Khoa cụ thể là tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh thì bộ phận Kế hoạch được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho hoạt độ._.