Hoàn thiện quản lý nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Hải Huyền

ình này đạt hiệu quả hơn, tránh sự lãng phí khi sử dụng nguồn nhân lực, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bài viết của Em gồm có ba phần: Phần thứ nhất là cơ sở lý luận cho bài viết. Phần thứ hai là thực trạng quản lý nguồn nhân lực tại công ty TNHH Hải Huyền. Phần thứ ba là một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nguồn nhân lực tại công ty TNHH Hải Huyền. Bài viết được hoàn thành với sự giúp đỡ của công ty TNHH Hải Huyền và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn TS. Đỗ Hải Hà. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nguồn nhân lực tại công ty TNHH Hải Huyền CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN. I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.Khái niệm về quản lý. Quản lý suy cho cùng chính là quản lý con người. Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức. Trước khi tìm hiểu về khát niệm quản lý chúng ta đi vào tìm hiểu một chút về tổ chức để làm sáng tỏ hơn cho khái niệm quản lý: +Tổ chức và những đặc điểm chung cơ bản của các tổ chức. Tổ chức thường được hiểu là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục tiêu, mục đích chung. Các tổ chức tuy rằng rất khác nhau về mục đích tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc điểm chung cơ bản sau : - Mọi tổ chức điều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người. Những người đó điều đóng vai trò và có chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức, những người này đều có quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định của tổ chức đó. - Mọi tổ chức khi đã tồn tại đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà nó chính là công cụ để thực hiện mục đích của những chủ thể nhất định . Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ một tổ chức nào. Mặc dù mục đích của mỗi tổ chức là khác nhau - quân đội tồn tại là để bảo vệ đất nước, công an tồn tại là để duy trì trật tự an ninh xã hội, các doanh nghiệp tồn tại là để sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho các chủ sở hữu của nó. Nếu không có mục đích thì tổ chức không có lý do để tồn tại. - Mỗi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích của mình - các kế hoạch đã đề ra. Đó có thể là các chương trình và phương pháp đào tạo của một trường trung cấp nào đó hay là phương thức sản xuất - kinh doanh của một doanh nghiệp. Kế hoạch nhằm xác định cho tổ chức những gì cần phải làm để thực hiện mục đích, không có tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển có hiệu quả nếu thiếu nó. - Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ, sử dụng các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình. Các tổ chức, bất kỳ loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay nhỏ, tư nhân hay nhà nước đều dùng đến bốn nguồn lực chủ yếu sau : nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin. Nguồn nhân lực bao gồm những nhà quản lý và nhân viên hay công nhân. Nguồn lực tài chính bao gồm những nguồn vốn mà tổ chức huy động được để đầu tư cho các hoạt động dài hạn và ngắn hạn của mình. Nguồn lực vật chất là văn phòng, nhà xưởng, phương tiện và trang thiết bị mà tổ chức đang có. Nguồn lực thông tin là những dữ liệu được thu thập, được nhận thức và được đánh giá (thông tin đã qua sử lý) là có ích cho quá trình hoạt động của tổ chức. Các nguồn lực trên phải được phối hợp có hiệu quả để đạt được mục đích của tổ chức. - Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác trong cộng đồng xã hội. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, thông tin từ những nhà cung cấp; cần hoạt động trong khuôn khổ quản lý vĩ mô của nhà nước; cần hợp tác hoặc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác ; cần các hộ gia đình và các tổ chức mua sản phẩm và dịch vụ của họ. - Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những người chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao – họ là những nhà quản lý. Vai trò của họ có thể là rất rõ nét ở tổ chức này hơn là ở tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức khó có thể tồn tại và phát triển được. + Các hoạt động cơ bản của tổ chức. Hoạt động của tổ chức là muôn hình muôn vẻ, điều này phục thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động trong đời sống kinh tế xã hội, quy mô, phương thức hoạt động được chủ thể quản lý lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác. Tuy nhiên mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động theo một quá trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ với môi trường như : - Tìm hiểu và dự báo những xu thế biến động của môi trường để trả lời những câu hỏi: Môi trường đòi hỏi, cần gì ở tổ chức? Môi trường sẽ tạo ra cho tổ chức những cơ hội và những thách thức nào? Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường được coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức. - Tìm kiếm và huy động các nguồn vốn cho hoạt động của tổ chức. Trong cơ chế thị trường mọi tổ chức đều cần có nguồn vốn thì mới có thể hoạt động được. Đó có thể là nguồn vốn của những người tạo nên tổ chức, nguồn vốn thu được từ các hoạt động có hiệu quả của tổ chức hay nguồn vốn vay từ bên ngoài. - Tìm kiếm các yếu tố đầu vào cho quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ (quá trình sản xuất) của tổ chức như nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, nhân lực… và chọn lọc mua sắm các yếu tố đó. - Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức (tiến hành quá trình sản xuất, kinh doanh). - Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng phục vụ của tổ chức - các khách hàng (đây còn gọi là quá trình phân phối sản phẩm, dịch vụ). - Thu được lợi ích cho tổ chức và phân phối lại lợi ích cho những người tạo nên tổ chức và các đối tượng tham gia vào quá trình hoạt động của tổ chức. - Hoàn thiện đổi mới sản phẩm, dịch vụ, các quy trình hoạt động cũng như tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới và các quy trình hoạt động mới của tổ chức. - Đảm bảo chất lượng các hoạt động, các sản phẩm và các dịch vụ của tổ chức. - Liên kết hoặc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ gần gũi. VD như ta thấy rằng trong tổ chức xuất hiện những lĩnh vực hoạt động cơ bản như sau : Lĩnh vực marketing Lĩnh vực tài chính Lĩnh vực sản xuất Lĩnh vực nhân sự Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển Lĩnh vực đảm bảo chất lượng… Trong quản lý đều có những đặc điểm chung sau đây: - Để quản lý được phải tồn tại một hệ quản lý bao gồm hai phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động quản lý nhằm dẫn dắt đối tượng quản lý đi đến mục tiêu. Chủ thể có thể là một người, một bộ máy quản lý gồm nhiều người, một thiết bị. Đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý. Đây có thể là những yếu tố thuộc giới vô sinh,giới sinh vật hoặc con người. - Phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng quản lý. Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản lý. Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản lý. - Quản lý bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều. Như vậy quản lý là một quá trình thông tin. Chủ thể quản lý phải liên tục thu thập dữ liệu về môi trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định - một dạng thông tin đặc biệt nhằm tác động lên đối tượng quản lý. Còn đối tượng quản lý phải tiếp nhận các tác động quản lý của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất khác để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. - Quản lý bao giờ cũng có khả năng thích nghi. Đứng trước những thay đổi của các đối tượng quản lý cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp, chủ thể quản lý không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản lý có hiệu quả thông qua việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạt động của mình. Với những đặc điểm trên có thể khẳng định rằng quản lý là một tiến trình năng động. Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý các tổ chức như là: - Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua lỗ lực của những người khác. - Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm lực, các cơ hội của tổ chức để có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động không ngừng của môi trường. - Quản lý là công việc phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau trong cùng một tổ chức. - Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực khác nhau nhằm đạt được những mục đích của tổ chức. - Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua một quá trình gồm bốn bước là : lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức. Như vậy, trong giới hạn nghiên cứu chúng ta chỉ tìm hiểu về quản lý một tổ chức, do vậy ta có thể rút ra được kết luận về khái niệm của quản lý tổ chức như sau : Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch,tổ chức,lãnh đạo,kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động. Trích giáo trình Khoa học quản lý 1 - Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu của tổ chức. - Tổ chức là quá trình xây dựng và bảo đảm những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục tiêu của tổ chức. - Lãnh đạo là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất vì lợi ích chung của tổ chức. - Kiểm tra là quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực hiện theo đúng các kế hoạch đã đề ra. 1.2. Khái niệm về nguồn nhân lực trong tổ chức. Sự phát triển của doanh nghiệp là dựa vào sự phát triển năng lực chuyên môn của nhân viên và ngược lại. Nguồn nhân lực trong tổ chức được hiểu là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con người được vận dụng ra trong quá trình lao động sản xuất. Nó cũng được xem là sức lao động của con người-một nguồn lực quý giá nhất trong các yếu tố của sản xuất của các doanh nghiệp. Nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong doanh nghiệp. Trích Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (tập 1) – NXB Bưu điện Hà Nội , 2007,Tr 13 Nguồn nhân lực là một nguồn lực có ý thức nên vai trò của nó là quan trọng nhất trong tất cả các nguồn lực : - Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp : nguồn nhân lực đảm bảo mọi nguồn sáng tạo trong tổ chức. Chỉ có con người mới sáng tạo ra các hàng hóa,dịch vụ và kiểm tra được quá trình sản xuất kinh doanh đó. - Nguồn nhân lực là nguồn lực mang tính chiến lược : trong điều kiện xã hội đang phát triển sang kinh tế trí thức, thì các nhân tố công nghệ , vốn, nguyên vật liệu đang giảm dần vai trò của nó. Bên canh đó, nhân tố trí thức của con người ngày càng chiếm vị trí quan trong. - Nguồn nhân lực là nguồn lực vô tận : xã hội không ngừng tiến lên, doanh nghiệp ngày càng phát triển và nguồn lực con người là vô tận. Nếu biết khai thác nguồn lực này đúng cách sẽ tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của con người. 1.3.Khái niệm về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức. Quản lý nguồn nhân lực với tư cách là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị. Quản lý nguồn nhân lực bao gồm từ hoạch định,tổ chức,chỉ huy,phối hợp và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút,sử dụng và phát triển người lao động trong tổ chức. Như vậy ta có thể hiểu rằng, quản lý nguồn nhân lực trong công ty hay một tổ chức nào đó gồm có ba bước cơ bản sau : - Bước đầu tiên: Người quản lý có quyền đề ra mục tiêu, kế hoạch và chính sách đồng thời cách thức giải quyết vấn đề nguồn nhân lực. - Bước thứ hai: Người quản lý nhân lực chịu trách nhiệm giải thích, thuyết minh và yêu cầu thi hành các mục tiêu, kế hoạch, chính sách về nguồn nhân lực, mặt khác đề xuất những ý kiến, kiến nghị của mình về vấn đề nguồn nhân lực ở các bộ phận có nhu cầu. -Bước cuối cùng: Thi hành cụ thể các mục tiêu kế hoạch, hính sách đã đề ra. Theo một cách hiểu khác người ta cho rằng: Quản lý nguồn nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân. Trích Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (tập 1) – NXB Bưu điện Hà Nội,2007, Tr 15 Còn theo cách tiếp cận về quản lý: Quản lý nguồn nhân lực bao gồm những hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Trích Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (tập 1) – NXB Bưu điện Hà Nội, 2007, Tr 15 Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng có bộ phận quản lý nhân lực. Bộ phận này chủ yếu xây dựng các chế độ, đưa ra các tài liệu tư vấn và những quy định cụ thể có liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Phụ trách nhân lực của doanh nghiệp là một bộ phận chính của doanh nghiệp, có nhiệm vụ phục vụ những nghành trực thuộc bên dưới, tuy nhiên không có quyền ra lệnh cho nhân viên cấp dưới phải tiếp nhận phần phục vụ ấy. II.Các nguyên tắc quản lý nguồn nhân lực 2.1. Mục tiêu. Quản lý nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản lý con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và nhằm tới các mục tiêu cơ bản: Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng xuất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được quan tâm, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc, từ đó họ sẽ trung thành tận tâm với doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ thuật phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. 2.2. Các nguyên tắc. Từ quan điểm trên, quản lý nguồn nhân lực được phát triển trên cơ sở các nguyên tắc sau: - Nhân viên cần được đầu tư thỏa đáng để phát triển các năng lực riêng nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân, đồng thời tạo ra năng suất lao động, hiệu quả làm việc cao và đóng góp tốt nhất cho tổ chức. - Các chính sách, chương trình và thực tiễn quản lý cần được thiết lập và thực hiện để thỏa mãn các nhu cầu về vật chất lẫn tinh thần của nhân viên. Môi trường làm việc cần được thiết lập để có thể kích thích nhân viên phát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của mình. - Các chức năng nhân sự cần được thực hiện phối hợp và là một bộ phận quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3. Các cấp độ của quản lý nguồn nhân lực. Các cấp độ quản lý nguồn nhân lực bao gồm: - Cấp chính sách: Cấp chính sách xác định hoạt động quản lý nhân lực phải ưu tiên phục vụ cái gì? Hoạt động quản lý nhân lực phải đạt được mục tiêu phát triển nào của doanh nghiệp? Những phương tiện nào có thể huy động để đạt được các mục tiêu đó? Làm thế nào phối hợp được sự tham gia của nhiều chủ thể khác nhau vào hoạt động này? - Cấp kỹ thuật: Cấp kỹ thuật có nhiệm vụ dự kiến các phương tiện cần sử dụng để đạt được mục tiêu phát triển đã đề ra, xác định các mục tiêu kỹ thuật riêng cho từng phương tiện (mục tiêu đào tạo, mục tiêu tuyển dụng). Trước khi thực hiện thiết kế kỹ thuật cho các phương tiện dự kiến (chẳng hạn thiết kế đào tạo nếu đó là mục tiêu đào tạo). Các kế hoạch: đào tạo, tuyển dụng, điều động lao động… Là sản phẩm cụ thể của cấp kỹ thuật. - Cấp tác nghiệp: Cấp tác nghiệp giữ vai trò hiện thực hóa các phương tiện do cấp kỹ thuật thiết kế. Xác định các mục tiêu tác nghiệp (mục tiêu đánh giá ứng cử viên co hoạt động tuyển dụng…) trước khi dự kiến những công việc cụ thể cần thực hiện. 2.4. Phương tiện quản lý nguồn nhân lực. Các phương tiện tác động trong quản lý nguồn nhân lực của tổ chức: Các phương tiện tác động của quản trị nhân lực được hiểu là các biện pháp, cách thức được sử dụng để các nhà quản lý thu hẹp sự chênh lệch về lượng và chất giữ nhu cầu về nhân lực của tổ chức và nguồn nhân lực hiện có của tổ chức đó. Các phương tiện tác động bao gồm: - Đào tạo: Đào tạo là phương tiện tiếp nhận những năng lực mới, hoặc để tăng cường những năng lực sẵn có. Vì vậy, phương tiện này được sử dụng để giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực, đồng thời nó cũng có thể có tác động phụ đối với động cơ làm việc của nhân viên. - Tuyển dụng: Tuyển dụng là phương tiện để thu hẹp những chênh lệch về lượng và cả về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Lẽ tất nhiên, đó là phương tiện tốn kém hơn so với đào tạo, bởi vậy ít được dùng hơn. Trong khu vực nhà nước, tuyển dụng là phương tiện có ý nghĩa chiến lược. Một hoạt động đào tạo không thành công có thể dễ dàng bù đắp bằng một hoạt động đào tạo khác có chất lượng hơn. Một đợt tuyển dụng hỏng sẽ kéo theo những hậu quả hết sức nặng nề, tổ chức sẽ phải trả giá cho điều đó trong thời gian hàng chục năm. - Điều động: Điều động là một trong những phương tiện cơ bản nhất để giảm thiểu những chênh lệch cơ bản giữa lượng và chất, giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Cần phân biệt giữa điều động nội bộ và điều động mang yếu tố bên ngoài của tổ chức. Điều động nội bộ được chia thành nhiều loại: + Điều động về mặt địa lý, tương ứng với thay đổi địa bàn làm việc nhưng vẫn giữ công việc cũ. + Điều động về mặt chức năng (hay còn gọi là điều động nghề nghiệp) tương ứng với sự thay đổi công việc, thậm chí thay đổi nghề nghiệp. Điều động chức năng cũng có thể chia thành hai loại: điều động thăng tiến hay điều động dọc và điều động ngang. - Sắp xếp thời gian lao động: Sắp xếp thời gian lao động là một phương tiện để giảm thiểu sự chênh lệch về lượng giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Sắp xếp thời gian lao động hợp lý cho phép giải quyết êm thấm tình trạng thừa biên chế. - Trao đổi, tiếp xúc nội bộ: Trao đổi, tiếp xúc là phương tiện nhằm giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực, nó chủ yếu tác động vào động cơ làm việc. Trong thực tế, biện pháp trao đổi tiếp xúc nội bộ không phải lúc nào cũng được đưa vào hoạt động quản lý nguồn nhân lực vì tác động của nó có vẻ không dõ dàng. - Trả công lao động: Giống như tiếp xúc nội bộ, trả lương là một phương tiện có khả năng giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữ nhu cầu và nguồn nhân lực, nó trực tiếp tác động vào động cơ làm việc. - Tổ chức lao động và xác định việc làm: Tổ chức lao động và xác định việc làm là một phương tiện làm giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguòn nhân lực. Đây là một hoạt động phổ biến và thường được thực hiện một cách thường xuyên. Tổ chức lao động còn có thể được sử dụng như là một biện pháp nhằm tối ưu hóa năng lực sẵn có trong một đơn vị hay một tổ chức. - Quan hệ xã hội: Quan hệ xã hội là một phương tiện hành động đặc thù của các doanh nghiệp thuộc khu vực nhà nước. Nó liên quan đến việc giải quyết các mối quan hệ đặc biệt với các đối tác xã hội (các tổ chức công đoàn, nghiệp đoàn…). Việc giải quyết các mối quan hệ này nhiều khi mang tính bắt buộc. Đây cũng là một phương tiện tác động trực tiếp vào động cơ lao động, nhằm giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. - Điều kiện làm việc: Việc thiết lập điều kiện làm việc thích hợp cũng được coi là một phương tiện hành động nhằm thu hẹp sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Điều kiện lao động được cải thiện sẽ làm giảm các yếu tố ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc. - Các phương tiện tác động khác: Có thể bổ sung vào danh sách này các phương tiện khác thừa hưởng từ hoạt động của các cơ quan dịch vụ xã hội và y tế. Hoạt động của các cơ quan này giữ vị trí độc lập nhưng chúng có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đối với động cơ và khả năng làm việc của nhân viên trong tổ chức. III. Nội dung quản lý nguồn nhân lực. Nội dung của quản lý nguồn nhân lực gồm có bốn vấn đề chính sau: Phân tích và thiết kế công việc. Kế hoạch hóa nhân lực. Tuyển dụng nhân lực. Đào tạo và phát triển nhân lực. Bây giờ ta đi vào cụ thể từng vấn đề: 3.1. Phân tích và thiết kế công việc. 3.1.1. Phân tích công việc. 3.1.1.1. Một số khái niệm chung. Trước khi đi vào phân tích công việc chúng ta cần tìm hiểu rõ hơn về vị trí làm việc, công việc và nghề nghiệp: Vị trí làm việc, công việc và nghề nghiệp tương ứng với các cấp độ khác nhau trong hệ thống việc làm. Vị trí làm việc: Là đơn vị cụ thể nhất, ứng với vị trí lao động cụ thể ngoài thực tế trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định. Thông thường có bao nhiêu nhân viên trong công ty thì có bấy nhiêu vị trí làm việc, trừ một số vị trí phải đảm bảo tính liên tục về thời gian. Do tính chất công việc như vậy nên có thể nhiều nhân viên lần lượt cùng đảm nhiệm một vị trí làm việc. Công việc: Được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí làm việc trong cơ quan. Công việc là tập hợp các vị trí rất gần gũi nhau về phương diện hoạt động cũng như năng lực cần có. Nghề nghiệp: Được hiểu là một tập hợp các công việc có những đặc điểm chung về hoạt động cần thực hiện và về năng lực cần có để thực hiện các hoạt động đó. 3.1.1.2 Khái niệm và tác dụng của phân tích công việc. Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công. Trích Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (tập 1) – NXB Bưu điện Hà Nội, 2007, Tr 130 Ngoài ra, phân tích công việc còn cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như là các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao lại cần phải thực hiện như vậy, các loại trang thiết bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên, cấp dưới và các đồng nghiệp trong thực hiện công việc,… Tác dụng của phân tích công việc: Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn, giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Tác dụng của bảng phân tích công việc mà tổ chức lập ra: Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên. Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức cù lao cần thiết cho mỗi công việc. Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng. Nội dung của phân tích công việc gồm có sáu bước sau : Bước 1: Xác định mục đích của việc sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ. Bước 3: Chon lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, nên có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp sau đây như: Quan sát, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi, bấm thời gian. Bước 5: Kiểm tra xác định lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên đó, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Thiết kế lại công việc: là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc hoặc động cơ làm việc. Nội dung thiết kế lại công việc gồm có các bước sau: Xác định nội dung công việc: cần xem xét các yếu tố như là sự khác nhau của các kỹ năng, mức độ rõ ràng của nhiệm vụ, ý nghĩa của công việc, tính tự chủ trong công việc, thông tin phản hồi. Nội dung công việc là một tập hợp các hoạt động được thực hiện trong công việc, bao gồm những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, những phương tiện, máy móc cần sử dụng, những phản ứng hay hỗ trợ đối với người khác. Trách nhiệm với tổ chức là những yêu cầu chung mà tổ chức mong muốn mọi nhân viên phải thực hiện. Ngoài ra còn phải xem xét các điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên làm việc, như các yêu cầu về an toàn lao động, điều kiện không khí và các điều kiện vật lý khác. 3.2. Kế hoạch hóa nhân lực. 3.2.1. Khái niệm và vai trò. Khái niệm: Lập kế hoạch hóa nhân lực là một quá trình triển khai và thực hiện kế hoạch về nhân lực nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ số lượng, đúng chất lượng lao động và được bố trí đúng lúc, đúng chỗ. Trích Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp (tập 1) – NXB Bưu điện Hà Nội,2007, Tr 166 Vai trò: - Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực tạo ra sự liên kết giữa những vấn đề: Được đào tạo nhiều hơn – trả lương cao hơn – phúc lợi ngày càng nhiều hơn. - Lập kế hoạch nhân lực giúp cho doanh nghiệp thực hiện bố trí nhân lực một cách tốt nhất để người lao động làm việc có hiệu quả. - Công tác hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, bảo đảm cho doanh nghiệp có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực đóng vai trò điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực. - Kế hoach hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. 3.2.2. Nội dung các bước lập kế hoạch nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. - Bước 1: Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng. Mọi doanh nghiệp trước khi tuyển dụng đều phải lập kế hoạch nhân lực. Khi lập kế hoạch nhân lực công ty cần chú ý đến những yếu tố sau: + Môi trường bên trong doanh nghiệp : cần xem xét các vấn đề như vai trò, mục đích của doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược, sản lượng sản phẩm sản xuất, chiến lược kế hoạch hóa nhân lực. + Môi trương bên ngoài thì cần xem xét các vấn đề sau : đó là những thay đổi về khung cảnh kinh tế, dân số và lực lượng lao động trong xã hội, hệ thống pháp luật của nhà nước, văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng. - Bước 2: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực. Phải phân tích hiên trạng nguồn nhân lực trong công ty như: + số lượng cũng như chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp, ở từng phòng ban. + Số lượng nam, nữ, trình độ trong toàn công ty. + Độ tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động. + Tình hình sử dụng thời gian lao động của doanh nghiệp như số giờ làm trong ngày, trong tuần, số ngày nghỉ,... + Tình hình năng xuất lao động. + Tình hình tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật, sa thải. + Tình hình nghỉ việc, thay đổi, thuyên chuyển công tác. - Bước 3: Phân tích cung cầu nhân lực và khả năng điều chỉnh. + Phân tích mức cung nội bộ: phải xác định xem hiện nay có bao nhiêu người trong mỗi công việc, tiếp đến phải ước tính được mỗi công việc cần bao nhiêu người, bao nhiêu người sẽ chuyển sang công tác khác, bao nhiêu người sẻ rời bỏ công việc hiện tại. + Phân tích mức cung của thị trường bên ngoài. + xác định những quá trình phát triển dự kiến của công ty. + Xác định nhu cấu tương lai về công việc, năng lực và nguồn nhân lực. + Lập kế hoạch thay thế nhân lực. - Bước 4: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. Mục đích của kiểm tra, đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và đề ra các biện pháp hoàn thiện. Để biết tình hình thực hiện cần đánh giá các mặt sau: - Số lượng và chất lượng nhân viên, năng suất lao động. - Tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới tuyển. - Chi phí tuyển dụng đối với một số nhân viên. - Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc. 3.3. Tuyển dụng nhân lực. Ở phần lớn các doanh nghiệp nhỏ, chi phí thuê nhân viên thường chiếm ít nhất 50% tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, đối với mọi doanh nghiệp nhỏ, để kinh doanh thành công, điều chủ yếu nhất là cần biết cách quản lý nhân sự có hiệu quả. Việc quản lý nhân sự bao gồm các bước sau: Xác định đối tượng nhân viên công ty cần. Chọn lựa những nhân viên tốt nhất (Tuyển dụng) Lập kế hoạch công tác cho nhân viên. Huấn luyện và tạo động cơ làm việc cho nhân viên. Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Đưa ra và nhận phản hồi về kết quả làm việc của nhân viên. Nếu công ty làm tốt tất cả các yêu cầu trên thì công ty sẽ có một đội ngũ nhân viên làm việc vui vẻ, có hiệu quả và đó chính là nguồn tài sản quý giá cho doanh nghiệp. - Xác định đối tượng nhân viên công ty cần: Trước hết công ty phân tích tính chất công việc, các kỹ năng cần thiết cho công việc đó,… từ đó đề ra các yêu cầu cần thiết của ứng viên cho chức vụ đó. Như vậy công ty có thể xác định được nhân viên mà công ty cần tuyển dụng. - Chọn lựa những nhân viên tốt nhất (Tuyển dụng): Bước đầu công ty sẽ công bố thông tin tuyển dụng và tổ chức nhận hồ sơ, một ban xét tuyển sẽ được thành lập làm nhiệm vụ xét tuyển, sau đó ban này sẽ xét duyệt lần thứ nhất. Công ty sẽ chọn ra những bộ hồ sơ có đủ tiêu chuẩn để xét tuyển tiếp lần thứ hai. Bước tiếp theo có thể là bước phỏng vấn các ứng viên này. Các ứng viên vượt qua được vòng ph._.