Hoàn thiện quản lý chất lượng của Công ty Thiết kế và In Đức Phương

LỜI NÓI ĐẦU Để có thể đứng vững, tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp phải ưu tiên đặt vấn đề chất lượng lên hàng đầu. Chất lượng quyết đinh sự thành bại của doanh nghiệp, những doanh nghiệp nào có chất lượng sản phẩm tốt hơn, phù hợp với nhu cầu của khách hàng hơn sẽ có khả năng giành chiến thắng trong cạnh tranh và, ngược lại sẽ rất khó đứng vững trên thị trường. Tuy nhiên, hiện nay tình trạng máy móc thiết bị của các ngành công nghiệp của nước ta đã quá cũ kỹ, thiếu đồng bộ, công nghệ lạc hậu đi sau thế giới tới vài chục năm. Do đó, chất lượng sản phẩm của các ngành này rất khó đáp ứng một cách đầy đủ cho thị trường trong nước cũng như thị trường quốc tế. Bên cạnh đó, Nước ta đã gia nhập tổ chức Thương mại quốc tế (WTO) cùng chung một thị trường chung trên toàn thế giới. Khi đó sản phẩm của nước ta không chỉ cạnh tranh với những sản phẩm của các nước thành viên ASEAN ngay tại thị trường việt nam như trước đây. Mà còn cạnh tranh với các tổ chức kinh tế lớn trên thế giới. Thực tế trên cho thấy đây chính là cơ hội và thách thức lớn đối với ngành công nghiệp Việt Nam nói chung cũng như đối với công ty Thiết kế và In Đức Phương. Để thích ứng kịp thời với tình hình đó, công ty Thiết kế và In Đức Phương. đã và đang thực hiện chiến lược sản xuất kinh doanh năng động, đầu tư đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất của mình để dần chiếm lĩnh thị trường, phấn đấu trở thành một cơ sở sản xuất kinh doanh các loại tạp chí, tờ rơi quảng cáo, các ấn phẩm in màu cao cấp… có chất lượng cao trong thập niên ở Việt Nam Như vậy, vấn đề Hoàn thiện quản lý chất lượng sản phẩm ở công ty là một vấn đề vô cùng quan trọng và có ý nghĩa thực tiễn. Xuất phát từ những phân tích trên, qua tìm hiểu trong thời gian thực tập tại công ty, em mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn thiện quản lý chất lượng của công ty Thiết kế và In Đức Phương” PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THIẾT KẾ VÀ IN ẤN ĐỨC PHƯƠNG Giới thiệu tổng quát về công ty Giới thiệu chung về công ty Tên công ty: Công ty TNHH Thiết kế và In Đức Phương Tên giao dịch: Đuc Phuong Designing and Painting Co., LTD Địa chỉ: 27 Ngõ Giếng - Đống Các - Ô chợ Dừa - Hà Nội 49 Thái Thịnh (trong Bệnh viên châm cứu Trung ương) – Đống Đa – Hà nội. Điện thoại: 04. 5115379. – 04. 5632. 772 Email: ducphuongprint@gmail. com Webside: www. in-offsetprint. com Mã số thuế:0101097894 Quá trình hình thành và phát triển Vào những năm 1990, do nhu cầu về in ấn các loại mặt hàng trên giấy, decal, … cùng với đường lối mở cửa của Đảng và Nhà Nước. Công ty TNHH Thiết kế và In Đức Phương thành lập với hình thức là một phân xưởng sản xuất với nhiệm vụ là in từ các nguyên liệu có có sẵn. Căn cứ vào quyết định ngày 30/01/2001 của UBND thành phố Hà Nội, Công ty TNHH Thiết kế và In Đức Phương chính thức được thành lập. Đến nay, Công ty đã trải qua 6 năm hoạt động kinh doanh với nhiệm vụ chủ yếu là in các loại sản phẩm đủ tiêu chuẩn phục vụ trong và ngoài nước. Tất cả các sản phẩm của công ty đều được thực hiện trên dây truyền công nghệ hiện đại. Không những thế, công ty còn chuyên cung cấp thiết bị vật tư chuyên ngành in cho các đơn vị khác. Để đáp ứng nhu cầu phát triển, Đức Phương liên tục mở rộng hoạt động đến nay đã có 2 chi nhánh và văn phòng đại diện tại Hà Nội. Dự kiến trong thời gian tới, Đức Phương sẽ mở thêm các văn phòng giao dịch tại các tỉnh trong cả nước nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu khách hàng. Không chỉ dừng lại trong nước, Đức Phương đã mở rông quan hệ hợp tác và mạng lưới giao dịch với các nước trên thế giới như Trung Quốc, Nhật… Những mục tiêu, phạm vi sản xuất và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty Mục tiêu và phạm vi sản xuất kinh doanh của Công ty: 1.1 Mục tiêu: Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất – kinh doanh, dịch vụ và các lĩnh vực khác nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận; tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động; tăng lợi tức cho cổ đông; đóng góp ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. 1.2 Chức năng và nghiệm vụ chính Nhiệm vụ chính của công ty là thiết kế, in ấn và hoàn thiện các sản phẩm in ấn dựa trên dây truyền công nghệ hiện đại. Yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty là thị trường tiêu thụ sản phẩm và cơ chế chính sách của nhà nước. Yếu tố tình hình chung về trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất của công ty, Công ty luôn tích cực đầu tư cho sản xuất kinh doanh, đổi mới dây truyền, công nghệ hiện đại. Chất lượng sản phẩm được nâng cao, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng 1.3 Ngành nghề kinh doanh: In ấn sách, tạp chí và các ấn phẩm khác; Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư ngành in; Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật. 1.4 Sản phẩm chính: Sách, tạp chí khoa học kỹ thuật; Văn bản kinh tế - xã hội; Ấn phẩm khác. 1.5 Phạm vi hoạt động: Công ty được phép tham gia vào tất cả các hoạt động kinh doanh theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Điều lệ và tiến hành tất cả các biện pháp khác có ích hoặc hoặc thích hợp để đạt được các mục tiêu của công ty. Công ty có thể tiến hành bất kỳ hình thức kinh doanh nào khác được pháp luật cho phép mà Hội đồng Quản trị xét thấy có lợi nhất cho Công ty. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty Thiết Kế và In Đức Phương Mỗi sản phẩm đều chứa đựng trong nó một hệ thống những đặc điểm nội tại. Đó là các chỉ tiêu phản ánh chất lượng sản phẩm. Các doanh nghiệp muốn sản xuất hàng hóa đều phải xây dựng những tiêu chuẩn nhằm đánh giá và đảm bảo chỉ tiêu trên. Trong các doanh nghiệp đã và đang tham gia vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Đặc biệt là lĩnh vực sản xuất nhất là lĩnh IN OFFSET thì việc tạo ra một sản phẩm thì phải trải qua các công đoạn khác nhau, các bước của một quá trình nối tiếp nhau từ: Thiết Kế - Out Film - Bình bản – In ấn – Gia công sau in. Chỉ cần một giai đoạn của một quá trình nối trên không đạt yêu cầu thì tất cả các quá trình còn lại sẽ không hoàn tất được và cũng tạo ra được những sản phẩm có chất lượng với hiệu quả kinh tế cao. Vì vậy mà vai trò của người quản lý là hết sức quan trọng. Quản trị là sử dụng các phương tiện và cách thức để cho đối tượng bị quản trị hành động theo ý người quản trị đề ra. Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ta thấy rằng các công việc hoàn toàn là độc lập và có quan hệ mật thiết với nhau, sản phẩm đầu ra của giai sẽ là sản phẩm đầu vào của giai đoạn sau. Do đó việc kiểm soát sẽ là rất khó cho người quảm lý khi muốn tạo ra được sản phẩm in cuối cùng, Việc kiểm soát chất lượng ở công ty hiện nay chỉ là sự kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) mà thôi. Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm chỉ mà ý nghĩa phát hiện ra kết quả sai hỏng mà chưa thấy được nguyên nhân sai hỏng của sản phẩm Với mô hình quản lý theo chiều dọc như hiện nay thì công việc quá đổ dồn vào Giám đốc và trưởng phòng quản lý kỹ thuật, khiến cho Giám đốc phải xử lý nhiều công việc trong một ngày, khiến cho công việc chuyên môn không được tập trung. Từ đó sai sót là điều khó tránh khỏi. Chất lượng là sự hài lòng của khách hàng, Ngành In ấn là một ngành tương đối đặc biệt ở chỗ: Khách hàng là những người trực tiếp mang những sản phẩm cần In đến đặt và In ngay tại công ty. Những sản phẩm hoàn thành là những sản phẩm được khách hàng chấp nhận và nhận hàng hóa mang về, Những sản phẩm đó không phải lưu kho bãi, không phải tốn chi phí cho bán hàng. Nhưng cũng vì những đặc trương đó mà sự thỏa mãn của khách hàng không cao như: Khách hàng phải trờ đợi lâu, khi mà năng suất máy móc và thiết bị của công ty đã hoạt động hết công suất, nhiều bài In đã lên kế hoạch trước. Mặt khác việc sai hỏng và trục trặc ở một khâu nào đó trong quá trình sản xuất sản phẩm có thể phải chờ sản phẩm ở khâu đó làm lại, có khi sự sai hỏng trong một khâu có thể chúng ta sẽ phải làm lại từ đầu, từ giai đoạn thiết kế lại từ đầu. Việc kiểm tra và quản lý chất lượng theo quá trình sẽ giúp làm cho giảm thiểu tối đa những sai hỏng, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. 2.1 Cơ cấu bộ máy của công ty; Các chức danh trong hệ thống quản trị của bộ máy tổ chức công ty in Đức Phương: PX IN Phòng Out Film Phòng Bình Bản Giám đốc Phó giám đốc (P. Sản xuất kinh doanh) P.Tài chính KT Phòng tổng hợp Gia công sau in Phòng Thiết kế Trong công ty in Công ty in Đức Phương người Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Pháp Luật về các hoạt động in ấn của công ty. 2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh Để tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường in Công ty TNHH Thiết kế và In Đức Phương đã tự đề ra cho mình những mục tiêu, phương hướng trong việc mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tư công nghệ máy móc thiết bị theo hướng hiện đại hoá, tự động hoá. Công ty cũng đề ra các biện pháp nhằm sắp xếp lại cơ cấu tổ chức cho hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Luôn đảm bảo lực lượng quản lý thực sự là những người có trình độ, có chuyên môn giỏi, am hiểu sản xuất. Đặc biệt công ty rất chú ý tuyển lao động có tay nghề cao, bậc thợ giỏi, đào tạo lai đội ngũ lao động của công ty để có thể đáp ứng được với yêu cầu sản xuất, sử dụng máy móc hiện đại thay thế lao động thủ công. Từ hướng đổi mới trên, năm 2007Công ty đã hoàn thành được rất nhiều những đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng. Mức tăng trưởng năm 2007 cao hơn so với các năm trước từ 20% đến 30%, đạt 1. 5 tỷ đồng doanh thu và gần 100 triệu đồng lợi nhuận, mức thu nhập bình quân cho công nhân viên tăng 7% và hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Công ty cũng đã có những tích luỹ bổ sung vào các quỹ như : quỹ phát triển kinh doanh, quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ dự trữ mất việc làm và đầu tư mua máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất thay thế cho máy móc thiết bị cũ, với tổng trị giá là 252. 325. 000 đồng. Bên cạnh những kết quả đạt được công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn như : số máy móc còn quá hiện đại mà đôi khi những người công nhân chưa thể nắm bắt được hết các chức năng, cũng chưa sử dụng được hết công suất tối đa của máy, môi trường pháp lí chính sách chế độ nhà nước chưa hợp lí, chất lượng sản phẩm chưa ổn định, đội ngũ lãnh đạo, quản đốc về chuyên môn còn yếu chưa nhiều kinh nghiệm. Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm (2005 - 2006) được thể hiện qua bảng sau: Bảng 1. 2. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty STT Nội dung 2005 2006 % 1 Trang in công nghiệp 11 tỷ trang 13, 4 tỷ trang 118 2 Doanh thu 1940 triệu đ 3108 triệu đ 132 3 Hoàn trả gốc mua máy Mitshubishi 800triệu đ 625 triệu đ 4 Hoàn trả lãi 46 triệu đ 190 triệu đ 146 5 Thuế VAT 182 triệu đ 148 triệu đ 102 6 BHXH, y tế, kinh phí CĐ 13 triệu đ 15.2 triệu đ 149 7 Khấu hao 428.7 triệu đ 611.3 triệu đ 142 8 Quỹ lương và gia công 1010 triệu đ 1233 triệu đ 108 9 Lãi trước thuế 64.695 triệu đ 172.5 triệu đ 116 10 Thuế thu nhập 0 triệu đ 0 triệu đ 116 11 Thuế vốn 0 0 triệu đ 213 12 Nộp cấp trên 212, 4 triệu đ 228 triệu đ 107 13 Lợi nhuận để lại DN (19) triệu đ (30) triệu đ 107 14 Thu nhập BQ/tháng/người 1, 67 triệu đ 1, 856 triệu đ 111 Nguồn: Báo cáo tổng hợp Công ty in Đức Phương. 2.3 Đặc điểm về máy móc thiết bị Những ngày đầu thành lập công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về máy móc thiết bị, phần lớn máy móc được sản xuất từ những năm 1980 của các nước như CHLB Đức, TQ, Nhật Bản và đã qua sử dụng. Đứng trước tình hình đó ban lãnh đạo công ty cùng tập thể cán bộ đã tìm mọi cách để tháo gỡ khó khăn, nhiều cải tiến kĩ thuật đã được đề xuất, Công ty tích cực đầu tư nâng cấp sửa chữa và mua nhiều máy móc thiết bị hiện đại năm 2007. Công ty đã mua một máy in mới là MITSUBISHI 4 màu khổ 6 trang của Nhật, đó là chiếc máy in hiện đại với công suất 16000 trang/ giờ. Nó có khả năng, tự lồng các tờ vào nhau và có máy tự đếm. Ngoài ra, công ty còn mua thêm 1 máy in của Nhật có công nghệ in xong sẽ tự động gấp luôn, công nhân chỉ việc bó lại, tiết kiệm được rất nhiều lao động. Bảng 2. 2. Danh mục máy móc thiết bị của công ty T Tên thiết bị Slượng (c) Năm sx Nước sx Khổ giấy 1 Máy in 1 màu 4 trang 2 1986 Nhật 32x44 2 Máy in 4 màu 8 trang 1 2002 Nhật 44x64 3 Máy in 4 màu 6 trang 1 2001 Đức 39x54 4 Máy in 2 màu 6 trang 12 1986 Nhật 72x102 II 1 2 3 Chế bản Máy phôi Máy sấy Máy vi tính 2 01 7 1992 1984 2007 Đức VN Mỹ 102x72 III 1 2 3 4 5 6 Máy xén, đóng Máy xén 1 mặt Máy xén 3 mặt Máy gấp sách Máy khâu chỉ Máy vào bìa keo nhiệt Máy ép tay sách 3 1 1 2 1 1990 1988 1988 1997 1994 Nhật TQ Nhật TQ TQ 120 31x42 44x64 21x30 (Nguồn: Phòng Quản lý Tổng hợp) Ngoài các máy móc dùng cho sản xuất Công ty còn trang bị thêm các máy móc phục vụ cho văn phòng và các phòng ban như: máy vi tính, máy photo, may Fax… Quá trình đổi mới máy móc thiết bị phục vụ cho việc in ấn của công ty in Đức Phương là rất hiệu quả, nó giúp cho công ty tiết kiệm được nguyên vật liệu, bảo toàn vốn, nâng cao năng suất lao động… 2.4 Đặc điểm về mặt hàng sản xuất kinh doanh Sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú với nhiều chủng loại như : sách khoa học, tạp chí, một số loại tờ rơi quảng cáo khác nhưng chủ yếu vẫn là những khách hàng chung thủy với công ty. Những năm gần đây, sản phẩm dịch vụ của công ty không ngừng tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng. Lượng sản phẩm sản xuất ra bình quân hàng năm tăng 18, 8%, số lượng trang in năm 2007 so với năm 2004 tăng 1, 8 lần. Bên cạnh đó do nhu cầu của thị trường ngày càng tăng, công ty cũng đã ký hợp đồng in thêm nhiều mặt hàng và chủng loại In khác. Ngoài ra, còn có rất nhiều sách báo của của những công ty Thiết kế và Quảng cáo khác cũng bắt tay vào liên kết cùng với công ty để tạo có thể nên những sản phẩm cuối cùng. Bảng 3. 2. Thống kê số lượng in ấn báo, tạp chí năm 2003 STT Tên sản phẩm Số lượng(tờ) Khổ(cm) Số màu Số trang in 1. Công ty cổ Phần Thiết kế và Chế bản Hoài Thu-21 Hàn Thuyên 42. 500 4200 41x54 27x39 4/1 4/4 64 448 2. Công Ty TNHH Việt Tiêp – Thành Phố Vinh – Nghệ An 1200 27x39 4/1 96 3. Công Ty TNHH Âu Viêt- Thành Phố Vinh – Nghệ An 1200 27x39 4/1 48 4. Công ty Cổ Phần Thương mại – Hội chợ Vietfar 5500 27x39 4/1 80 5. Công ty Cổ Phần Đức Hiếu – Tòa nhà Vin com 6000 19x27 4/2 80 ( Nguồn Phòng Quản lý tổng hợp) 2.5 Đặc điểm về vốn Từ khi thành lập đến này Công ty in Đức Phương đều là vốn vay và một do chính bản thân giám đốc thành lập mà có. Nguồn vay lớn nhất của công ty in Đức Phương là vay từ ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam. Cơ cấu vốn của Công ty được thể hiện như sau: Vay dài hạn : 560.000.000 đồng. Vay ngắn hạn : 100.000.000 đồng. Với tình hình thực tế trên Công ty đã gặp nhiều khó khăn như : khó chủ động về vốn đủ ứng phó với những thay đổi của thị trường, Trong những năm gần đây nguồn vốn của Công ty có xu hướng tăng lên. Công ty đã đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất như máy in 8/4 màu MISUBISHI, máy in COMMANDO, xây dựng nhà xưởng… Nhìn chung tình hình tài chính của công ty ngày càng có sự chuyển biến tích cực, nguồn vốn được bảo toàn và phát triển, hiệu quả vốn kinh doanh đạt kết quả tốt. Tuy nhiên vẫn còn có sự mất cân đối trong cơ cấu vốn của công ty. 2.6 Quy trình công nghệ in offset Sơ đồ Quy trình In Offset Thiết kế Out Phim Bình bản IN offset Gia công sau In Những ảnh hưởng của mỗi bước (quy trình) đối với chất lượng sản phẩm Bước 1: Thiết kế chế bản: Là công đoạn đầu tiên để tạo ra sản phẩm In, do đó mà thiết kế đóng vai trò vô cùng quan trọng để ra được một sản phẩm đẹp, có chất lượng cao mang lại sự hài lòng cho khách hàng, với một sản phẩm thiết kế hỏng như: Thiết kế sai màu, chữ bị nhảy phông, sắp xếp thành phẩm thiết kế trên khổ giấy in không hợp khổ. thì dù các giai đoạn khác có cố gắng bao nhiêu cũng không tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao. Thiết kế là yếu tố khởi đầu ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, nên phòng thiết kế của công ty được đặt rất gần chỗ làm việc của Trưởng phòng kỹ thuật Bước 2: Out Film Chế bản xong chuyển tới giai đoạn outfilm, đối với các tờ rơi có hình ảnh, Film sẽ được out thành bốn tấm đại diện cho bốn lớp màu C (Cyan), M (Magenta), Y (Yellow), K (Black). Phim là những tờ âm bản, thường là bốn film thì tạo ra một sản phẩm cung cấp cho máy in và bình bản kẽm hoàn hảo, nhưng nếu bộ phận out film không bảo quản film cẩn thận thì sẽ gây mốc, nhèo phim, sây sướt, làm ảnh hưởng đến màu của sản phẩm, nếu giai đoạn ra phim hỏng thì cũng kéo theo các giai đoạn tiếp theo không đảm bảo chất lượng sản phẩm IN Bước 3: Bình bản (Phơi bản kẽm): Khi đã có 4 tấm phim, người ta đem phơi từng tấm một lên bản kẽm (hiểu một cách đơn giản hơn là đem chụp hình ảnh của từng tấm phim lên từng tấm bản kẽm bằng máy phơi kẽm), Đối với 4 bản kẽm thành phẩm, nếu độ ăn của hóa chất trên bản kẽm dày, mỏng khác nhau thì sẽ tạo nên độ đậm và nhạt của các hạt mực cũng khác nhau, nếu độ dày mỏng của bản kẽm không tương ứng với độ đậm và nhạt của giấy In thì khi đem bản Kẽm đưa lên khuân của máy in , sẽ in ra những sản phẩm cho chất lượng màu không đúng với thiết kế và yều cầu của khách hàng. Bước 4: In Offset: Người ta sẽ tiến hành in từng màu một, in mầu gì trước, màu gì sau ví dụ: màu vừa in xong là mầu C (cyan) thì giờ sẽ lắp kẽm Y (Yellow) vào, phần vào mực sẽ cho mực Y (vàng), cho giấy đã in một màu kia vào và lại tiếp tục quy trình cũ.... Cứ thế tuần tự cho đến khi hết cả bốn mầu, bốn màu đó chồng lên nhau sẽ cho ra bản in cuối cùng. Việc In và chồng màu đòi hỏi những người công nhân phải hết sức cẩn thiện, việc chồng màu không cẩn thận, sẽ dẫn đến các màu không khít nhau, hậu quả là “lé màu” như: Để tạo ra màu đỏ cờ là sự kết hợp của 2 màu Đỏ và Vàng, nếu màu không trùng khít lên nhau thì ta sẽ nhin thấy hai màu tách rời ở viền và ở giữa là màu đỏ cờ. Giai đoạn In Offset là giai đoạn quan trọng nhất trong In ấn Bước 5: Gia công sau in: Cán láng: Cán láng là cán lớp màng mỏng lên bề mặt của tờ rơi sau khi in, cán láng sẽ tạo ra cho tờ rơi sự mịn của giấy khiến cho hình ảnh cũng trở nên đẹp hơn. Cán láng chỉ là một trang sức sau khi in, không bắt buộc, khách hàng có thể lựa chọn hoặc không là tuỳ. Xén: Thông thường khi in người ta sẽ để tờ giấy to (phù hợp với khổ máy) để in; Sau khi in xong sẽ sử dụng máy xén để xén thành phẩm. Gia công sau In là giai đoạn hoàn thiện nốt sản phẩm và giao tận tay sản phẩm đến khách hàng 2.7 Đặc điểm về lao động Lao động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình SXKD. Xác định rõ được tầm quan trọng, vị trí số một của lao động Công ty đã đặc biệt chú ý đến công tác nhân sự trong những năm qua. Công ty đã chú ý công tác đào tạo cho cán bộ công nhân, nhân viên, bồi dưỡng trình độ chuyên môn bằng cách cho học các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn. Chính vì vậy công nhân đã được nâng lên rõ rệt trong những năm qua. Bảng kê lao động trong danh sách hợp đồng của Công ty theo quy trình chuyên môn Phân loại Số lượng lao động (người) Phân loại theo trình độ - Trình độ Đại học và trên Đại học 3 - Trình độ Cao đẳng, trung cấp 10 - Lao động phổ thông 38 Phân loại theo hợp đồng - Lao động hợp đồng không xác định thời hạn 50 Tổng số 51 2.8 Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Những năm trước đây hầu hết các nguyên vật liệu chính của công ty đều nhập từ nước ngoài, chất lượng tốt. Nhưng giá thành của chúng ngày nay không còn có khả năng cạnh tranh với những hàng của trong nước như: Giấy Bãi Bằng, Giấy Việt Trì, cùng với những sản phẩm về mực In của Trung Quốc cũng như Mực In của Việt Nam. Chủ trương của công ty là giữ uy tín đối với khách hàng bằng chất lượng sản phẩm phù hợp với khách hàng chứ không phải lúc nào cũng đặt chất lượng quá cao so với mức yêu cầu của khách hàng vì khi đo sẽ khiến cho giá thành của công ty sẽ trở nên đắt hơn so với những công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực In ấn. Nên hầu hết các vật tư, nguyên liệu đều được kết hợp nhập từ nước ngoài và nhập từ trong nước. mực in, hoá chất, bản in đều mua loại tốt để phục vụ cho sản xuất. Bảng thống kê nguyên vật Liệu Th¸ng 02/2006 TT Tªn hµng §VT Tån ®Çu kú NhËp trong kú XuÊt trong kú Tån cuèi kú 1 GiÊy Couches Kg 42.621.517 16.281.633 31.930.811 26.972.339 2 GiÊy b·i b»ng Kg 60.539.573 10.000.970 50.538.603 3 GiÊy Dlex Kg 20.291.010 10.909.500 31.200.510 4 KÏm 4t (400x515) ChiÕc 115.985.616 38.700.000 2.550.071 152.135.545 5 KÏm 6t ChiÕc 17.602.588 17.602.588 6 KÏm 8t (550x650) ChiÕc 88.768.303 4.146.197 84.622.106 7 KÏm 10t(590+720) ChiÕc 39.545.454 39.545.454 8 Mùc LD Kg 1.549.953 60.779.240 9.913.373 52.415.820 9 Mùc Trung Quèc Kg 7.944.766 2.568.279 5.376.487 10 Mµng trong Kg 49.595.815 1.132.552 48.463.263 11 Mµng mê Kg 40.673.256 2.083.642 38.589.614 12 Keo can l¸ng Kg 18.593.762 299.537 18.294.225 13 Cao su m2 10.230.742 1.118.725 9.112.017 14 Söa röa b¶n lÝt 545.45 54.545 490.905 15 Bét kho Kg 480 60 420 16 Dung dÞch Èm lÝt 1.550.000 150 1.400.000 17 Khuy Nh«m Bao 545.454 181.818 363.636 Céng 517.063.259 126.670.373 66.190.520 577.543.112 PHẦN II. THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ IN ĐỨC PHƯƠNG I. Phân tích thực trạng về quản lý chất lượng sản phẩm của công ty 1. Phân tích quản lý chất lượng theo hướng đồng bộ Trước kia cả công ty đều có chung một nhận thức rằng chất lượng sản phẩm thuộc về bộ phận KCS và bộ phận sản xuất nên nhiều trường hợp bị xử lý không đúng người đúng việc, kết quả là chất lượng vẫn không được cải thiện, sai sót vẫn còn xảy ra. Khi mới bước chân vào con đường hội nhập và phát triển Giám đốc công ty đã sớm nhận thấy nếu chất lượng sản phẩm cứ như vậy thì sản phẩm sản xuất ra không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Muốn vậy tất cả các phòng ban và toàn thể người lao động phải cùng nhau giải quyết vấn đề này. Do vậy công ty đã đề ra một cách quy củ, rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận như sau: - Ban giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo về chất lượng bằng cách xây dựng, điều hành và kiểm tra việc thực hiện chất lượng… - Phòng sản xuất - kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo trang thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất, đảm nhiệm thu mua vật tư đúng tiêu chuẩn cả về số lượng, chất lượng đã đề ra và chuyển xuống các phân xưởng sản xuất để đảm bảo sản xuất ổn định, đề ra những phương án cải tiến sản phẩm… - Phân xưởng sản xuất gồm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhiệm một công đoạn trong quá trình sản xuất. Kết thúc mỗi công đoạn, bán thành phẩm đều phải đạt các tiêu chuẩn chất lượng rồi mới được chuyển sang công đoạn tiếp theo… - Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thông tin cho các bộ phận có liên quan về tình hình thị trường có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các bộ phận đều phải phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ với nhau… Ban đầu, việc tổ chức lại hệ thống chất lượng này đã gặp nhiều ý kiến phản đối. Người ta cho rằng chỉ có mỗi vấn đề về chất lượng mà cũng cần phải có nhiều bộ phận, nhiều người tham gia thì thật là lãng phí. Nhưng bằng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và những cán bộ phụ trách về chất lượng, hầu hết mọi người trong công ty đều tham gia vào quá trình đó. Họ đã thấy rõ được lợi ích của phối hợp đồng bộ với nhau: Quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng hơn, khắc phục được những biểu hiện tiêu cực trước kia (làm việc không hết sức mình, vô trách nhiệm, kém hiệu quả), chất lượng sản phẩm được đảm bảo, hạn chế được phế phẩm tràn lan, thu nhập ổn định, đời sống được nâng cao… Với biện pháp tổ chức lại bộ máy quản lý chất lượng sản phẩm theo hướng đồng bộ hơn công ty in Đức Phương đã làm một cuộc cách mạng về quản lý chất lượng sản phẩm và cũng như cách nhìn nhận của nhần viên công ty đối với vấn đề chất lượng. Muốn chất lượng được đảm bảo thì phải có một hệ thống quản lý chất lượng và trong hệ thống này, đảm bảo chất lượng là nhiệm vụ của tất cả các bộ phận, nó phải được đảm bảo ngay từ đầu để ngăn ngừa sai sót xảy ra. Hiện nay công ty in Đức Phương đang áp dụng cơ chế quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng và theo chế độ một thủ trưởng do đó tồn tại hai mối quan hệ là quan hệ chỉ đạo và quan hệ chức năng . * Quan hệ chỉ đạo : Là quan hệ giữa giám đốc và trưởng phòng chức năng , giữa giám đốc với các nhân viên cấp dưới . Mọi mệnh lệnh chỉ thị công tác sản xuất kinh doanh của giám đốc đều phải được trưởng các phòng ban , phân xưởng cũng như toàn thể nhân viên trong công ty nghiêm chỉnh chấp hành, nếu nhân viên dưới quyền nhận thấy các quyết định của cấp trên không hợp lý và có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm thì có thế kiến nghị và làm theo phương pháp mà nhân viên cảm thấy có lợi nhất và đảm bảo chất lượng nhất * Quan hệ chức năng : là mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty với nhau : Tất cả mọi hoạt động của các phòng ban đều có sự ăn khớp nhịp nhàng, cùng nhau thống nhất xây dựng và thực hiện kế hoạch của từng phòng ban nói riêng cũng như của toàn công ty nói chung . Ở mỗi phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng có sự điều khiển chung của giám đốc , những công việc cụ thể theo chức năng phòng nào thì phòng đó thực thi nhưng có sự liên kết về trách nhiệm giữa các phòng với nhau. Qua thực tế tại công ty ta thấy, từ phòng ban tới phân xưởng mỗi người có một nhiệm vụ nhất định được cấp trên giao phó. Họ có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý, bổ sung, những thông tin về nhiệm vụ của mình sau đó báo cáo với trưởng bộ phận của mình. Sau khi được duyệt, mỗi người bắt đầu xử lý thông tin, giải quyết công việc. Việc hợp tác giữa các phòng ban bị thả lỏng đôi khi cũng khó tránh khỏi trong quá trình làm việc, vẫn duy trì phong cách của nền kinh tế cũ, quá trình phân tích công việc đôi khi còn sơ sài. Tất cả những sai sót này dẫn đến việc làm chậm chễ công việc, nhiều khi thiếu chính xác trong thông tin, phòng ban này làm ảnh hưởng tới phòng ban kia. Tất cả các phòng ban trong công ty đã phần nào duy trì được mối quan hệ mật thiết với nhau tạo điều kiện giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao theo đúng quy chế , chế độ của nhà nước và công ty sao cho hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được là cao nhất và qua đó chất lượng của sản phẩm cũng tăng cao. Nhưng hoàn thiện quản lý chất lượng ở công ty Thiết kế và In Đức Phương thì các phòng trực tiếp sản xuất sản phẩm mang yếu tố quyết định trong việc tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao. Các phân xưởng của Công ty là các bộ phận có nhiệm vụ sản xuất trực tiếp, nhằm thực hiện và hoàn thành tốt khối lượng công việc được giao, các mục tiêu kế hoạch của công ty, đảm bảo số lượng, chất lượng và tiến độ sản xuất. Có kế hoạch sản xuất hợp lý, giao việc cho từng người lao động phải cụ thể và đúng năng lực nhằm duy trì và phát triển sản xuất và tay nghề công nhân . Thông qua quá trình sản xuất tại phân xưởng tìm ra những biện pháp , phương thức thuận tiện và hiệu quả nhất nhằm giảm chi phí , tiết kiệm nguyên vật liệu, năng suất lao động cao. * Nhiệm vụ của từng tổ, phân xưởng như sau: Công ty in Công Đoàn có 2 phân xưởng sản xuất trực tiếp, mỗi phân xưởng đảm nhận một nhiệm vụ riêng. Trong mỗi phân xưởng có các quản đốc, là người chịu toàn bộ trách nhiệm về công việc trong phân xưởng mình: nhận nguyên vật liệu, phiếu sản xuất, đảm bảo an toàn kỹ thuật… Từng phân xưởng được chia ra thành các tổ đảm nhận từng khâu kỹ thuật riêng biệt. Trong mỗi tổ có các tổ trưởng, chịu trách nhiệm trước quản đốc về chất lượng sản phẩm của tổ mình theo đúng qui trình công nghệ. Giữa các tổ, các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết khăng khít, kết quả thực hiện công việc của phân xưởng hay tổ này có ảnh hưởng lớn đến công việc của phân xưởng hoặc tổ khác. Một sai sót chậm trễ trong công việc của từng tổ, từng phân xưởng sẽ gây nên ùn tắc, chậm tiến độ hoàn thành công việc của toàn bộ các bộ phận khác. Phòng Thiết kế + Quản lý chặt chẽ sản phẩm do mình làm ra, có giao nhận ký nhận giữa các bộ phận. + Đảm bảo sản xuất đúng với qui trình quản lý sản xuất giao nhận . + Một sai hỏng, ách tắc, gây ảnh hưởng tới các bộ phận khác, phân xưởng đều phải chịu trách nhiệm trước phòng quản lý tổng hợp , trước Giám đốc công ty . Tổ chụp ảnh : Chụp lại sản phẩm in, lưu phim, sau đó tạo bản in. Tổ vi tính: + Nhận bong bài, makét, phiếu sản xuất cụ thể của phòng quản lý tổng hợp giao cho. + Tổ vi tính có nhiệm vụ nghiên cứu makét, sắp xếp chữ, bảng biểu, tài liệu… và trình bày theo mẫu, sau đó được đưa vào bản thảo để in ảnh. Đầu tiên đánh vi tính trên loại giấy thường rồi kiểm tra với bản gốc, nếu đúng thì in bông lại để khách hàng kiểm tra lần cuối về mẫu mã và thuật ngữ. + Sau khi đã hoàn chỉnh về bản in theo yêu cầu của khách hàng , bản in được đưa sang bộ phận bình bản. Tổ bình bản : + Phòng bình bản đọc kỹ phiếu sản xuất, kiểm tra các thông số theo phiếu sản xuất ( tên tài liệu, khuôn khổ, tay sách…) và makét bong bài để đảm bảo sản xuất tránh gây ách tắc, sai xót trong sản xuất của bộ phận mình và các bộ phận khác có liên quan bởi sản phẩm của giai đoạn chế bản quyết định trực tiếp đến mẫu mã sản phẩm và sự chính xác về thông tin của sản phẩm . + Phòng bình bản ghép các trang in lại với nhau, sau khi bình xong tiến hành kiểm tra chất lượng bản bình theo đúng makét. + Sau khi bản đã được làm ra và kiểm tra đạt yêu cầu, phòng bình bản sẽ giao cho phân xưởng in để tiến hành in sản phẩm. Phân xưởng in OFFSET có nhiệm vụ : + Nhận nhiệm vụ hoặc phiếu sản xuất, đọc kỹ phiếu sản xuất trước khi giao nhiệm vụ cho máy sản xuất đồng thời phải tổ chức sản xuất hợp lý đảm bảo yêu cầu cả về số lượng, chất lượng và thời gian làm ra sản phẩm . + Nhận giấy in và ký nhận giấy in theo qui trình sản xuất, kiểm tra chất lượng số lượng giấy in, phân xưởng tự quản lý và chịu trách nhiệm sử dụng sau khi đã ký nhận và kiểm tra. Những sản phẩm dùng giấy đặc chủng hoặc phải sử dụng nguyên liệu đặc biệt thì phải theo qui định của công ty, trực tiếp từ phòng quản lý tổng hợp. + Nhận bản in và in theo đúng lệnh sản xuất, mẫu bong bài, makét và tiêu chuẩn kỹ thuật đã ban hành. + Kiểm tra và phân loại sản phẩm A, B, C của các loại sản phẩm đã in. + Giao đủ số lượng sản phẩm đúng thời hạn, đạt chất lượng, chuyển phiếu giao nộp sản phẩm cho phân xưởng sách để gia công tiếp. + Phân xưởng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về chất lượng sản phẩm trong giai đoạn in. Phân xưởng gia công sau In: Có chức năng giải quyết vật tư chính cho sản xuất, đồng thời là nơi ho._.