Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ Nhập khẩu tại Công ty XNK Kỹ thuật trong điều kiện hiện nay

quan trọng hơn bao giờ hết. Ngày nay, hoạt động thương mại quốc tế không chỉ mang ý nghĩa đơn thuần là buôn bán với bên ngoài mà thực chất là cùng với các quan hệ kinh tế đối ngoại khác tham gia vào sự phân công lao động quốc tế. Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, Việt Nam đã thiết lập được nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế - chính trị, thương mại, khoa học kỹ thuật…với nhiều nước trên thế giới. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn. Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, Việt Nam có thể đón nhận những thành tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống nhân dân từng bước thực hiện công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Để có thể quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu. Nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua công tác kế toán nhập khẩu, doanh nghiệp biết được thị trường nào, mặt hàng nào mà mình đang kinh doanh có hiệu quả. Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được các mục tiêu mà mình đã đặt ra như lợi nhuận, thị phần thị trường, uy tín kinh doanh. Xuất phát từ nhận thức trên và qua thời gian thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật em thấy rằng: Nhập khẩu là một trong những hoạt động chính của công ty. Em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật trong điều kiện hiện nay” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề được bố cục theo ba phần chính sau: - Phần một: Cơ sở lí luận của sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong điều kiện hiện nay. - Phần hai: Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật. - Phần ba: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật. Phần i Cơ sở lý luận của sự cần thiết phảI hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tạI các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong đIều kiện hiện nay I. Đặc điểm chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trong cơ chế thị trường: 1. Vai trò, vị trí của hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong cơ chế thị trường: 1.1. Nhập khẩu, vai trò, ý nghĩa của nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường: Hoạt động nhập khẩu là một mặt của lĩnh vực ngoại thương, là sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các quốc gia thông qua mua bán trên phạm vi toàn thế giới. Nhập khẩu cho phép một nước tiêu dùng mọi mặt hàng với số lượng nhiều hơn, chất lượng cao hơn mức có thể tiêu dùng với ranh giới của khả năng sản xuất trong nước nếu thực hiện chế độ tự cung tự cấp. Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước. Nhập khẩu để bổ xung các hàng hoá trong nước không sản xuất được hoặc không đáp ứng được các nhu cầu về số lượng và chất lượng. Nhập khẩu còn là để thay thế, tức là nhập về những hàng hoá mà nếu sản xuất trong nước thì không có lợi thế so với nhập khẩu. Hai mặt nhập khẩu bổ xung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ có tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế của một quốc gia. Như vậy hoạt động nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đặc biệt là với các nước kém phát triển như nước ta. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta còn thấp kém, kỹ thuật còn lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản lý còn hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc thiết bị, vốn, công nghệ…sẽ tạo tiền đề vật chất thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Hoạt động nhập khẩu còn tranh thủ khai thác được tiềm năng thế mạnh về hàng hoá, vốn, công nghệ của nước ngoài cũng như tăng cường giao lưu quốc tế nhằm đẩy mạnh quan hệ đối ngoại, tăng cường hiểu biết lẫn nhau trên thương trường quốc tế. Trong điều kiện nước ta hiện nay, vai trò quan trọng của nhập khẩu được thể hiện ở các khía cạnh sau: - Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất - kỹ thuật, chuển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. - Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo phát triển kinh tế cân đối, ổn định. - Nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Nhập khẩu vừa thỏa mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất kinh doanh, tạo việc làm cho người lao động. - Có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu phát triển. 1.2. Đặc trưng cơ bản của hoạt động nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường. Trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nền kinh tế Việt Nam chủ yếu là tự cung tự cấp. Quan hệ quốc tế thu hẹp trong phạm vi các nước XHCN. Hoạt động nhập khẩu chỉ là hình thức được nhà nước giao theo kế hoạch đến từng doanh nghiệp chuyên trách nhập khẩu từ đó gây nên tình trạng độc quyền, đánh mất tính linh hoạt của hoạt động nhập khẩu và thui chột vai trò tích cực của nó. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, hoạt động nhập khẩu được khởi sắc trong môi trường thuận lợi, góp phần tạo ra một thị trường trong nước sôi động, sự cạnh tranh mạnh mẽ và sự đa dạng của các loại hình doanh nghiệp cũng như các thành phần kinh tế. Đó là bước ngoặt tạo cơ sở cho nền kinh tế nước ta hội nhập vào nền kinh tế Thế Giới. Công tác nhập khẩu đã thực sự trở thành một công cụ giúp nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế và trong cơ chế mới nó tỏ rõ vai trò quan trọng của mình. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có các đặc trưng cơ bản sau : - Đối tượng kinh doanh hành nhập khẩu là hàng hoá thu mua của nước ngoài để bán trong nước. Nó không chỉ đơn thuần là phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cư mà chủ yếu là máy móc kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tế của đất nước. - Nhập khẩu thường được tiến hành theo hai phương thức : nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. - Giá nhập khẩu đối với nước ta thường là giá CIF (giá giao tại biên giới nước mua). - Hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh được phản ánh bằng ngoại tệ. Vì vậy kết quả kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào hoạt động ngoại thương mà còn bị chi phối bởi tỷ giá ngoại tệ. 2. Các phương thức nhập khẩu và các thủ tục cần thiết trong hoạt động nhập khẩu: 2.1. Các phương thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu: Hoạt động nhập khẩu được thực hiện bằng hai phương thức: - Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, chính phủ ta đã ký kết với chính phủ các nước khác những nghị định thư hoặc các hiệp định thư về trao đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số các đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hoá nước ngoài về bán trong nước. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít. - Nhập khẩu tự cân đối: ngoài nghị định thư, là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối tài chính và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Theo phương thức này các doanh nghiệp phải tự tìm bạn hàng, nguồn hàng, tự tổ chức giao dịch, ký kết hợp đồng, nhập và bán. Phương thức này tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát huy tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trường. Cả hai phương thức nhập khẩu trên có thể được thực hiện theo các hình thức sau: + Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu có đầy đủ các điều kiện kinh doanh nhập khẩu và được bộ thương mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá và thanh toán với nước ngoài phù hợp với luật pháp của hai nước. + Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với các doanh nghiệp có hàng hoá nhưng không có khả năng, điều kiện và chưa được nhà nước cho phép nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp nhập hộ. Theo hình thức này doanh nghiệp uỷ thác hạch toán doanh thu nhập khẩu. Còn đơn vị nhận uỷ thác chỉ đóng vai trò đại lí và được hưởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Nói chung, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào điều kiện do Bộ Thương Mại quy định và khả năng của mình mà lựa chọn hình thức nhập khẩu cho thích hợp. Song nhập khẩu trực tiếp là hình thức tốt hơn vì nó giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc nắm bắt thông tin thị trường và có điều kiện mở rộng quan hệ, nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế. 2.2. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương trong kinh doanh nhập khẩu Khái niệm hợp đồng ngoại thương ở các quốc gia khác nhau thường không giống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp của từng nước. Tại Việt Nam hợp đồng ngoại thương được hiểu như sau: Theo điều 1 pháp lệnh hợp đồng kinh tế: “Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ nghiên cứu các ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng thực hiện kế hoạch của mình”. Hợp đồng ngoại thương được hiểu theo nghĩa của hợp đồng kinh tế, chỉ khác ở chỗ: - Chủ thể của hợp đồng không bắt buộc ít nhất một bên là pháp nhân. - Chủ thể hợp đồng ít nhất phải ở hai nước khác nhau, mang hai quốc tịch khác nhau. - Hàng hoá phải được vận chuyển qua biên giới. Trong các điều khoản của hợp đồng ngoại thương, ngoài bốn điều khoản bắt buộc (điều khoản chủ yếu) như mọi hợp đồng, các phương thức thanh toán là một điều khoản quan trọng bậc nhất ảnh hưởng đến cách thức hạch toán cũng như trình tự thủ tục hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Trong buôn bán có thể có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, việc lựa chọn phương thức nào là tuỳ thuộc vào người bán trong những điều kiện cụ thể. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương: Thứ nhất: Phương thức chuyển tiền (Remittame): Là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Việc chuyển tiền đó có thể thực hiện bằng hai hình thức: * Điện chuyển tiền (T/T - Telegraphic Transfer): Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng điện cho ngân hàng đại lý trả tiền cho người nhận. * Thư chuyển tiền (MT - Mail transfer): Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Trong hai hình thức này, hình thức T/T nhanh hơn nhưng chi phí cao hơn. Ngân hàng chuyển tiền Người chuyển tiền Ngân hàng đại lí Người hưởng lợi (3) (1) (4) (2) Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ. (1) Giao dịch thương mại. Viết đơn yêu cầu chuyển tiền (bằng thư hoặc điện) cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng). Ra lệnh cho ngân hàng đại lý. Chuyển tiền cho người hưởng lợi. Ưu điểm của phương thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao. Tuy nhiên người nhận có thể bị rủi ro do bộ chứng từ thanh toán có thể bị giả mạo, nên nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán. Điều đó có thể dẫn tới sự chậm chễ trong thanh toán. Phương thức này chỉ nên áp dụng với bạn hàng quen thuộc và giá trị lô hàng nhỏ. Thứ hai: Phương thức nhờ thu (Collection of payment): Là phương thức trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp một dịch vụ cho khách hàng, uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Các bên tham gia phương thức này gồm : - Người bán: Là người hưởng lợi. - Ngân hàng bên bán: Là ngân hàng nhận sự uỷ thác của bên bán. - Ngân hàng đại lý của bên bán ở nước bên mua. - Người mua: Là người trả tiền Có hai phương thức nhờ thu: * Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection): Là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền cho người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. (2) Gửi hàng & chứng từ (1) Ngân hàng phục vụ bên bán Người bán Ngân hàng đại lí Người mua (4) (4) (4) (3) Sơ đồ 2: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn. Người bán sau khi gửi ngân hàng và chứng từ, tiến hành lập hối phiếu uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ bằng lệnh nhờ thu. Ngân hàng bên bán gửi hối phiếu và uỷ nhiệm thu cho ngân hàng đại diện ở nước ngoài. Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hoặc chập nhận trả cho hối phiếu. Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được , nếu hối phiếu chỉ được chấp nhận thì ngâng hàng đại lý chuyển hối phiếu lại cho người bán. Phương thức này đơn giản hơn tuy nhiên nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán bởi vì trong trường hợp nếu người mua mới chấp nhận trả tiền trên hối phiếu thì người mua có thể lấy được hàng mà người bán chưa nhận được tiền thanh toán, với người mua thì hối phiếu đến trước hàng, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không. Do đó chỉ áp dụng trong các bạn hàng tin cậy. * Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection). Cũng như phương thức trên song phương thức này người bán không chỉ giao cho ngân hàng hối phiếu mà còn giao cả bộ chứng từ gửi hàng. Nếu người mua chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền thì mới giao bộ chứng từ để người mua nhận hàng. Nhờ thu tiền kèm chứng từ có hai loại: - Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against payment): Chứng từ chỉ được giao khi bên mua trả tiền. - Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (Documentary against acceptancce): Chứng từ được giao nếu bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu trong một thời gian nhất định. Vì vậy nó được sử dụng trong điều kiện người bán cấp tín dụng cho người mua. Cũng giống như phương thức trên, phương thức này đơn giản hơn song người mua có thể trì hoãn, kéo dài thời gian trả tiền. Ngân hàng ở đây chỉ đóng vai trò trung gian thu tiền hộ, không có trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. Thứ ba: Tín dụng chứng từ (Letter of credit - L/C): Là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thẻ tín dụng thường là ngân hàng phục vụ người mua) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng là người nhập khẩu) sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi là người bán) số tiền thư tín hoặc chấp nhận hối phiếu do ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Các bên tham gia: - Người xin mở L/C : Người mua, người nhập khẩu uỷ thác cho người khác - Ngân hàng mở L/C: Ngân hàng đại diện cho người hưởng lợi. - Người hưởng lợi : là người xuất khẩu hoặc bất cứ người nào mà người hưởng lợi chỉ định Sơ đồ 3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ L/C (6) (2) (4) (1) Ngân hàng mở thư tín dụng (L/C) Người nhập khẩu Ngân hàng thông báo thư tín dụng (L/C) Người hưởng thư tín dụng (L/C) (5) (5) (7) (3) (6) (8) Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng (L/C) đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở một thư thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. Căn cứ yêu cầu vào thư tín dụng của người nhập khẩu ngân hàng phục vụ người nhập khẩu sẽ lập một bộ thư tín dụng và thông qua ngân hàng thông báo thư tín dụng chuyển L/C đến người xuất khẩu (người hưởng L/C). Ngân hàng thông báo thư tín dụng (L/C) thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ thông báo về L/C và khi nhận được bản gốc thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu chấp nhận L/C thì giao hàng. Nếu không thì đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C cho đúng hợp đồng. Sau khi giao hàng người xuất khẩu lập chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng chuyển đến ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán. Ngân hàng mở thư tín dụng xem xét toàn bộ chứng từ. Nếu phù hợp với L/C thì thanh toán còn không phù hợp thì gửi trả và từ chối thanh toán. Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ nhận hàng sau khi người nhập khẩu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu không chấp nhận thì có quyền từ chối trả tiền. Phương thức này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổ biến nhất nhưng nó có nhược điểm là chi phí thanh toán cao, người nhập khẩu gặp rủi ro nhiều hơn người xuất khẩu. Ngoài ra trong thanh toán hợp đồng ngoại thương còn có các phương thức sau: * Phương thức ghi sổ (Open accont): Người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi giao hàng, định kỳ người mua trả tiền cho người bán. * Phương thức uỷ thác mua (Authority to pủchase A/P): Là phương thức mà trong đó ngân hàng nước mua theo yêu cầu của người mua viết đơn yêu cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ mua hối phiếu của người bán với điều kiện đặt trong A/P. Ngân hàng đại lý căn cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua trả tiền hối phiéu, ngân hàng bên mua thu tiền của người mua và giao chứng thừ cho họ. * Thư bảo đảm trả tiền: (Letter of guarantee L/G): Ngân hàng bên người mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán, đảm bảo sau khi hàng của bên bán đã gửi đến địa điểm của bên mua qui định sẽ trả tiền hàng. * Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài (Esclow account) là phương thức thanh toán mà hai nhà sản xuất và nhập khẩu thoả thuận theo tài khoản ở nước nhập khẩu để ghi “Có” số tiền của nhà xuất khẩu bằng hàng nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua hàng của nước nhập khẩu. II. Phương pháp kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1. Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. 1.1. Yêu cầu của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thương, hoạt động kinh tế này rất phức tạp. Các doanh nghiệp được Nhà nước cho phép nhập khẩu hàng hoá của nước ngoài dựa trên các điều kiện thanh toán Quốc tế, các thoả thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc nghị định thư. Yêu cầu thứ nhất là trước khi đi vào ký kết các hợp đồng kinh tế, kế toán nhập khẩu phải trả lời các câu hỏi: Dung lượng của hàng hóa đó trên thị trường như thế nào? Bạn hàng để ký kết giao dịch là đối tượng nào để khi ký kết các hợp đồng tránh được các thua thiệt về giá cả, chi phí… Yêu cầu thứ hai là phải nắm vững luật và hợp đồng kinh tế cũng như những thông lệ, luật quốc tế. Kế toán nhập khẩu phải tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hoá tiêu thụ ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Phải nắm vững phạm vi và thời điểm xác định là hàng nhập khẩu. Có như vậy kế toán mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh nhập khẩu, kế toán nghiệp vụ nhập khẩu phải đảm bảo các nhiệm vụ sau: - Phản ánh, giám sát tình hình kế hoạch nhập khẩu. Đây là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng vì từ thông tin này của kế toán, người lãnh đạo có thể nắm được các nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu phát sinh, kiểm tra đánh giá được quá trình thực hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hoá. - Kiểm tra, giám sát tình hình tiêu thụ kịp thời giữa các bên. - Kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các loại vật tư. - Cung cấp số liệu, tài liệu cho công việc hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kiểm tra và phân tích các hoat động về sau. 2. Xác định thời điểm ghi chép hàng nhập khẩu và giá hàng nhập khẩu: Hàng hoá nhập khẩu là hàng hoá mà nước ta mua của các nước khác theo hợp đồng ký kết giữa hai chính phủ hoặc giữa các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. Việc xác định hàng hoá được coi là nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng trong hạch toán kế toán và hạch toán thống kê. Thời điểm đó là thời điểm mà các doanh nghiệp nhập khẩu nắm được quyền sở hữu hàng hoá. Thời điểm hàng được coi là nhập khẩu được xác định cụ thể như sau: - Nếu vận chuyển bằng đường biển: Tính từ ngày hàng đến địa phận nước ta, hải quan ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu. - Nếu vận chuyển bằng đường không: Tính từ ngày hàng đến sân bay đầu tiên của nước ta theo xác nhận của hải quan sân bay. - Nếu vận chuyển bằng đường sắt, đường bộ: Tính từ ngày hàng được chuyển lên ga, trạm biên giới nước ta theo xác nhận của hải quan cửa khẩu. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, giá vốn của hàng nhập khẩu được tính theo công thức sau: = + + Giá thực tế hàng nhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu Chi phí mua Thuế nhập khẩu Để tính giá mua của hàng nhập khẩu có hai loại giá được sử dụng rộng rãi hiện nay làgiá CIF và giá FOB. - Giá FOB (Free on board): Người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình qua lan can tại cổng bốc dỡ hàng qui định. Người mua phải chịu mọi phí tổn rủi ro về mất mát, hư hại kể từ lúc đó. Hay giá FOB là giá giao hàng tại biên giới nuớc bán. = + Giá FOB Trị giá mua của hàng hoá Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp tới cảng hoặc biên giới nước bán - Giá CIF (Cost, Insruance, and Freight): Người bán sẽ giao hàng tại cảng của người mua, người bán chịu chi phí bảo hiểm, vận chuyển, rủi ro, tổn thất do bên bán chịu. Hay giá CIF là giá giao hàng tại biên giới nước mua. = + Giá CIF Trị giá mua của hàng hoá Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp dỡ tới ga, sân bay nước mua hàng Ngoài Trong điều kiện nước ta hiện nay, các doanh nghiệp thường nhập theo giá CIF và xuất theo giá FOB. 3. Hệ thống chứng từ sử dụng cho kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Trong một nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, đồng thời là phượng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ đó. Chứng từ chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, ngoài chứng từ tương tự các doanh nghiệp thương mại khác, còn có nhiều loại chứng từ riêng biệt. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó như là việc người bán giao hàng, chuyên chở hàng, bảo hiểm hàng, thủ tục hải quan... Căn cứ vào chức năng, nội dung, các chứng từ của hoạt động nhập khẩu được chia thành nhiều loại: Loại1: Chứng từ hàng hoá: Những chứng từ này nêu rõ những đặc điểm của hàng hoá, chúng do người bán xuất trình và người mua trả tiền khi hận chúng. Những chứng từ hàng hoá chủ yếu là: - Hoá đơn thương mại (Commercial invoice): Là chứng từ cơ bản trong việc thanh toán, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán và cơ sở để theo dõi, thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan. - Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng. - Phiếu đóng gói (Packinh list): Là bản kê khai hàng hoá trong kiện hàng, được lập khi gói hàng. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): Là chứng từ xác nhận của hàng hoá được giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp vứi các điều kiện trong hợp đồng. Do cơ quan kiểm nghiệm hoặc nơi cung cấp hàng cấp. - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantity weight): Xác nhận số lượng, trọng lượng của hàng hoá thực giao. Do người cung cấp hoặc cơ quan kiểm nghiệm cấp. Tuỳ theo thoả thuận theo hợp đồng. Loại 2: Chứng từ vận tải: Vận đơn (Bill of ladinh): Là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hoá, do người đại diện hoặc người chuyên chở cấp cho người gửi hàng. Vận đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... Chứng từ này có các loại như : vận đơn đường biển, vận đơn đường bộ, vận đơn hàng không. Nếu chuyên chở bằng đường biển còn có các loại chứng từ kèm theo như : Biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, phiếu gửi hàng, bản khai hàng... Loại 3: Chứng từ bảo hiểm : do cơ quan bảo hiểm cấp - Đơn bảo hiểm (Insurance policy): Gồm các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng bẩo hiểm. - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): Xác nhận lô hàng đã được bảo hiểm theo các điều kiện của hợp đồng bảo hiểm dài hạn. Loại 4: Chứng từ kho hàng : Do công ty kho hàng cấp cho người chủ hàng gồm: - Biên lai kho hàng (Warehouse receipt): Biên nhận đã lưu kho số hàng hoá theo đơn thoả thuận với chủ hàng. - Chứng từ lưu kho (Warrant): Xác nhận hàng hoá đã được tiếp nhận trong kho. Loại 5: Chứng từ hải quan: Là chứng từ mà chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia. Các chứng từ này thường gồm một số loại như sau: tờ khai hải quan, giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn lãnh sự, giấy chứng nhận xuất xứ ... - Giấy phép xuất nhập khẩu (Export/ Import licence): Do các cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. - Các giấy chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận vệ sinh ( Sanitary- Certificate, Phytonitary Certificate): Do các cơ quan thẩm quyền của Nhà nước cấp để xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra, đảm bảo an toàn vệ sinh, bệnh dịch. Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhập hàng, mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại, số lượng, phẩm chất của hàng hoá. Ngoài ra doanh nghiệp nhập khẩu cũng sử dụng các chứng từ như các doanh nghiệp thương mại khác: phiếu nhập kho xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất, bảng kê tính phiếu, phiếu thu, chi... 4. Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán nhập khẩu hàng hoá: Tài khoản kế toán được sử dụng theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu. Tuỳ thuộc vào qui mô, điều kiện kinh doanh cụ thể, loại hình doanh nghiệp, trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hoá, các tài khoản sau đây được sử dụng: - TK 112: Tiền gửi ngân hàng: phản ánh sự biến động của tiền gửi ngân hàng và được chi tiết thành. TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam. TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng ngoại tệ. - TK 144: Ký quĩ, ký cược, thế chấp ngắn hạn: phản ánh sự biến động tăng giảm ký quĩ, ký cược, thế chấp dưới một năm. - TK 151: Hàng đang đi đường: phản ánh giá trị của hàng hoá vật tư mua ngoài thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. -TK 1561: Giá mua hàng: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào đã nhập kho. Giá mua hàng bao gồm giá và thuế nhập khẩu. - TK 1562: Chi phí mua hàng: phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm chi phí bảo quản, tiền vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê bến bãi, chi phí bảo hiểm, công tác phí cho nhân viên thu mua, hoa hồng trả cho đơn vị được uỷ thác mua hoặc nhập khẩu. - TK 311: Vay ngắn hạn: phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn của ngân hàng, các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong một chu kỳ hoạt động hoặc tối đa trong vòng một niên độ kế toán. - TK 413: Chênh lẹch tỷ giá : phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ và tình hình sử lý số chênh lệch đó. - TK 611: Mua hàng: được sử dụng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Ngoài những tài khoản trên đây, kế toán nhập khẩu hàng hoá còn sử dụng những tài khoản khác như: TK 111- Tiền mặt. TK 131 - Phải thu khách hàng. TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. TK 1388 - Phải thu khác. TK 331 - Phải trả nhà cung cấp. TK333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước. TK 641 - Chi phí bán hàng. TK 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. TK 511 - Doanh thu bán hàng. TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. TK 632- Giá vốn hàng bán... 5. Các phương pháp hạch toán hàng nhập khẩu: 5.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá. Phương pháp KKTX đảm bảo tính chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá, công tác kế toán được thực hiện một cách đều đặn và cho phép xác định giá trị hàng tồn kho tại thời điểm bất kì. Theo phương pháp này giá trị hàng xuất được phản ánh đều đặn vào tài khoản 632, do vậy giá trị hàng xuất luôn luôn được xác định từ đó xác định được giá trị hàng tồn kho theo công thức: Giá trị tồn kho cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ - Giá tri hàng xuất trong kỳ Cuối kỳ kế toán đối chiếu, so sánh giữa số liệu sổ sách với kiểm kê thực tế. Từ đó phát hiện xử lí các sai sót kịp thời. Tuy nhiên khối lượng ghi chép lớn. Với những đặc điểm này, phương pháp KKTX áp dụng cho những doanh nghiệp có hàng hoá có giá trị lớn. 5.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK): Phương pháp này cho phép xác định giá trị hàng xuất trên cơ sở xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo công thức: Giá trị hàng xuất Giá trị hàng nhập kho Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ = + - Theo phương pháp này các nghiệp vụ xuất hàng chỉ được phản ánh một lần vào cuối kỳ. Vì vậy nó có ưu điểm là khối lượng công tác kế toán giảm, song không chính xác, không thể cung cấp thông tin về hàng tồn kho ở mọi thời diểm, dễ tạo ra sự gian lận. Do đó chỉ nên áp dụng cho doanh nghiệp có hàng hoá có giá trị hàng hoá thấp. 6. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: 6.1. Nhập khẩu trực tiếp 6.1.1. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX: Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 1112,1122 144 151 1561 (1a) (2b) 331 413 (6) (2a) (2c) (2c) TGHT > TGTT TGHT < TGTT 3333(2) (5) (3) 33312 (5) (4) 1331 (4) 1562 (7) (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) *Chú thích: (1a) : Ký quĩ. (2a,b,c): Thanh toán tiền hàng. : Tính thuế nhập khẩu phải nộp. (4) : Tính thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp. (4a) : Cơ sở nộp theo phương pháp khấu trừ. (4b) : Cơ sở nộp theo phương pháp trực tiếp. (5) : Nộp thuế nhập khẩu và th._.uế GTGT hàng nhập khẩu. (6) : Nhập kho. (7) : Khi phát sinh chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu. 6.1.2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKĐK: Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. (Theo phương pháp kiểm kê định kì) 151,156 611(6112) 151,156,632 (1) (3) 111,1122 (2a) 413 (2b) 33332 (2c) TGHT > TGTT TGHT < TGTT Chú thích: (1) : Đầu kì, kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kì trước. (2a,b,c): Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập trong kì. (3) : Cuối kì, kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kì và xác định hàng tiêu thụ trong kì. 6.2. Nhập khẩu uỷ thác: 6.2.1. ở đơn vị uỷ thác nhập khẩu: 111,112 331 156 (1) 1388 (3) 413 TGHT > TGTT TGHT < TGTT (4b) 33332 (2) 33312 (7) (4a) 1331 (5a) (5b) 1331 (6) 413 TGHT > TGTT TGHT > TGTT Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ uỷ thác nhập khẩu. Chú thích: (1): Sau khi đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác thông báo đã ký xong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển tiền để đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác mở L/C. (2): Khi có giấy báo hàng về, đơn vị phải chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. (3): Khi nhận hàng hoá do đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển trả về nhập kho. (4): Khi nhận được chứng từ về việc đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu đã nộp hộ thuế nhập khẩu. (5): Khi nhận được chứng từ về việc đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu đã nộp hộ thuế GTGT hàng nhập khẩu. (5a): Theo phương pháp khấu trừ. (5b): Theo phương pháp trực tiếp. (6): Chi phí tiếp nhận hàng hoá. (7): Chi phí hoa hồng uỷ thác nhập khẩu. 6.2.2. ở đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu: 144 331 111,112 144 (3) (1) (2) (4) 131,138 (8) 111,112 (5) 131,138 (6) 331 (9) 133,641 (7) 413 TGHT > TGTT TGHT < TGTT Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhận nhập khẩu uỷ thác. Chú thích: (1): Khi đơn vị nhận tiền do đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để mở L/C. (2): Đơn vị chuyển tiền ký quĩ mở L/C. (3): Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng mở L/C về số tiền đã thanh toán cho người xuất khẩu. (4): Khi nhận được giấy báo hàng về, thông báo cho đơn vị uỷ thác chuyển tiền nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. (5): Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. (6): Chi phí phát sinh khi thực hiện nhập khẩu uỷ thác. (7): Các chi phí do đơn vị chịu. (8): Khi nhận lại tiền chi phí của bên giao uỷ thác. (9): Khi đơn vị nhận được số tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu. Phần II thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật I. Đặc điểm bộ máy kinh doanh, tổ chức bộ máy kinh doanh ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty technimex: Công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật được hình thành ngày 6/10/1982 theo quyết định của Chủ nhiệm Uỷ Ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước, sau đó đến tháng 2 năm 1993 được thành lập lại theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường. Ngày 10/5/1996 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường có quyết định sát nhập công ty “ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân” vào công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, vẫn lấy tên là công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật. Công ty là doanh nghiệp của Nhà nước,có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM TECHNIQUE IMPORT - EXPORT CORPORATION, gọi tắt là TECHNIMEX . Vốn kinh doanh ban đầu : 2.789.000.000 đồng Trong đó: Vốn ngân sách nhà nước cấp : 2.426.000.000 đồng Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 372.000.000 đồng Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã kí thì phạm vi hoạt động của công ty bao gồm: - Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài. Cụ thể là trao đổi thực tập sinh, chuyên gia khoa học, công nghệ, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ . - Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật. Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu khao học và sản xuất. Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất nhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng công nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ nghệ. - Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất. Cụ thể là thực hiện các dịch vụ khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ thuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ thuật theo qui định hiện hành của Nhà Nước. Công ty TECHNIMEX là doanh nghiệp Nhà Nước, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn... đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của công ty là những nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc... Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Bảng số liệu tài sản (1998 - 2000) Đơn vị: triệu đồng TT Chỉ tiêu cơ bản 1998 1999 2000 1 Nguyên giáTSCĐ 1.945 2.206 2 Giá trị TSLĐ 60.057 66.324 76.272 3 Vốn chủ sở hữu 6.835 6.987 8.035 4 Các khoản phải th 17.091 28.927 34.353 5 Các khoản phải trả 54.358 60.503 69.578 6 Tổng doanh thu 179.886 104.625 110.500 7 Tổng lợi nhuận 1.692 1.144 1.200 8 Tổng nộp ngân sách 7.952 4.135 5.600 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên. Trong đó số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lại là ở trình độ trung cấp kỹ thuật. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do bao Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường phê duyệt. giám đốc công ty Các phòng chức năng Các đơn vị trực thuộc Phòng Hành Chính Tổ Chức Phòng Kế Hoạch Thị Trường Phòng TàI Chính Kế toán Phòng SHCN & CGCN Trung Tâm ứng Dụng Và Phát Triển nlhn Chi Nhánh Công Ty TạI t.p.hcm Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Trung Tâm Triển Khai Công Nghệ Mới Sơ đồ 8 tổ chức công ty xnk kỹ thuật technimex Trung tâm công nghệ thông tin Giám đốc công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường bổ nhiệm. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn do nhà nước cấp, điều hành toàn bộ công ty theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường, pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty .Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước. Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và một kế toán trưởng được Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc. Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định. Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công ty. Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể như sau: Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau: + Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của công ty, quản lý con dấu của công ty. + Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. + Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty. + Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bị mới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng. Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. + Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động của công ty. + Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn cho các đơn vị cơ sở. + Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tài sản cố định. + Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật và của Nhà nước. + Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty. Đó là duy trì và không ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh lý hợp đồng. Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổi thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ. Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau: + Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản của công ty. + Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng. + Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. + Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính kế toán, quyết toán, thống kê của công ty. + Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưa hoạt động, nghiên cứu hoàn thành. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Mô hình tổ chức kế toán của công ty TECHNIMEX là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Bộ máy kế toán chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty cũng như hướng dẫn kiểm tra công tác Tài chính - Kế toán, kiểm tra, xét duyệt quyết toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn công ty. Công ty hiện có 4 đơn vị trực thuộc là: Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân, trung tâm triển khai công nghệ mới, trung tâm công nghệ thông tin và chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công, phụ trách những phần việc riêng. Sơ đồ 9: Tổ chức bộ máy kế toán tại TECHNIMEX Kế TOáN TRƯởNG Kế TOáN TIềN MặT, CÔNG Nợ Và TàI SảN Cố ĐịNH Kế TOáN TIềN GửI NGÂN HàNG, TIềN LƯƠNG Và CHI PHí Kế TOáN CáC ĐƠN Vị TRựC THUộC Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, quan hệ với ngân sách Nhà nước, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty. Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm: - Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định. - Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hình tiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng. - Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợ với khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt. Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm: - Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định. - Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngân hàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên. Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng. 4. Hệ thống tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoà ở công ty: Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, TECHNIMEX sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Tiền ngoại tệ - TK 1388 : Phải thu khác - TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. - TK 151 : Hàng mua đang trên đường - TK 156 : Hàng hoá - TK 331 : Phải trả người bán TK 3311: Phải trả cho người bán TK 3312: Trả trước cho người bán - TK 144 : Ký quĩ - TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ. TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu. TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu . TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá - TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính - TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu đó công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật đã vận dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Vụ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty TECHNIMEX: Chứng từ gốc (hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 111, 112, 156, 511, 632… Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính sử dụng bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Thuyết minh báo cáo tào chính. - Lưu chuyển tiền tệ. II. Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHNIMEX: Kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHNIMEX được thực hiện theo cả hai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. 1. Nhập khẩu trực tiếp (NKTT): Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường nước ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công ty hiện nay. 1.1. Quá trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 11: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT). Phòng kinh doanh XNK Giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Tiến hành giao hàng Ngân hàng bên bán, công ty Ngân hàng Kế toán trưởng (1) (2) (3) (7) (4) (6) (5) Chú thích: (1): Ký hợp đồng nội, lập phương án kinh doanh. (2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan. (3): Duyệt phương án. (4): Ký hợp đồng ngoại. (5): Chỉ đạo mở L/C. (6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản. (7): Nhận L/C,nếu chấp nhận. Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Commecial invoice) - Vận đơn (Bill of lading) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantily, weight) Bộ chứng từ này được qui định rõ về số lượng, chủng loại trong L/C. Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty đi lấy hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế… Các chứng từ trong khâu này bao gồm: + Bảng kê tính thuế. + Biên bản giám định của hải quan. + Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ… 1.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng nhập khẩu. Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty mua theo giá FOB. Khi nhập khẩu, công ty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mở L/C. Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm khách hàng ứng trước tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được công ty tiến hành như sau: * Nếu thanh toán bằng L/C: - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toán ghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 1111, 1121. - Khi chuyển tiền ký quĩ mở L/C, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàngngoại thương Nợ TK 144 Có TK 1122. - Nếu ký quĩ 100% giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 151 Có TK 144. - Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 : Tổng giá trị hợp đồng Có TK 144 : Phần ký quĩ Có TK 3311: Phần còn nợ lại chưa trả. Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH. - Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. * Nếu thanh toán bằng phương thức T/T: công ty thường trả 100% giá trị hợp đồng trước khi nhận hàng. - Khi chuyển tiền cho người bán, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 Có TK 1122. - Hàng về đã làm xong thủ tục hải quan, căn cứ tờ khai hải quan kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 1561 Có TK 151. - Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cước I & F phải trả: Nợ TK1561 Có TK 1111,1121. - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hải quan sử dụng để tính thuế. Nợ TK 33332 Nợ TK 33312 Có TK 1121. - Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111,112,3311. - Căn cứ vào phiếu chi kế toán phản ánh phí ngân hàng phải trả: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111,112. - Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nội, ngoại, kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập khẩu: Nợ TK 632 Có TK 1561. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 111,112 (1) (2a) 144 151 1561 632 (2b1) 3311 (2b2) (2b) (3a) (7) (2b) (2c) (3b) 33332 (5a) (4a) 33312 1331 (5b) (4b) 641 (6c) (6a) 642 (6b) (6) Chú thích: (1) : Ký quĩ mở L/C. (2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C). (2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C). (2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C. (2b2): Phần còn lại phải trả. (2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phương thức T/T). (3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan. (3b) : Cước I & F (nếu mua theo giá FOB). (4a) : Tính thuế nhập khẩu. (4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5a) : Nộp thuế nhập khẩu. (5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu. (6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh: (6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu. (6b) : Phí giao dịch mở L/C. (6c) : Thuế GTGT được khấu trừ. (7) : Xác định giá vốn. Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT. - Ngày 23/10/2000, công ty ký hợp đồng ngoại thương với công ty SCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm. Tổng giá trị hợp đồng là 149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài. - Ngày 24/10/2000, công ty nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền Việt Nam của công ty. Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 25/10/2000, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng. Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 19/12/2000, công ty nhận được bbộ chứng từ do bên bán gửi. Sau khi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thương thanh toán tiền. - Ngày 05/1/2001, Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán. - Ngày 10/1/2001, công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu, đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT = 5%, được miễn thuế nhập khẩu. Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ. Chi phí bốc dỡ, vận chuyển đã trả bằng tiền mặt (có cả thuế VAT) = 825.000 VNĐ. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (đơn vị: đồng). - Ngày 24/10/2000: Nợ TK 1122 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. - Ngày 25/10/2000: Nợ TK 144 : 1.052.685.000. Có TK 1122 : 1.052.685.000. - Ngày 05/1/2001 : Nợ TK 151 : 1.052.685.000. Có TK 144 : 1.052.685.000. - Ngày 10/1/2001 : Nợ TK 1561 : 1.052.685.000. Có TK 151 : 1.052.685.000. Nợ TK 33312 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Nợ TK 133 : 52.776.000. Có TK 33312: 52.776.000. Nợ TK 641 : 750.000. Nợ TK 133 : 75.000. Có TK 1111 : 825.000. Nợ TK 632 : 1.052.685.000. Có TK 1561 : 1.052.685.000. 2. Nhập khẩu uỷ thác: 2.1. Quá trình thực hiện nhập khẩu uỷ thác: Do có giấy phép nhập khẩu nên công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một công ty có nhu cầu nhận khẩu uỷ thác, TECNIMEX sẽ ký với công ty này một hợp đồng uỷ thác trong đó nêu rõ tên hàng, đơn giá, quy cách, số lương, xuất xứ, địa điểm giao hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, tỷ lệ hoa hồng… Quá trình nhập khẩu tiếp theo, công ty thực hiện giống như nhập khẩu trực tiếp, chỉ khác là khi ký quĩ để mở L/C, công ty chịu trách nhiệm thanh toán giá trị L/C song thực tế là yêu cầu bên giao uỷ thác phải thanh toán giá trị L/C này. Khi bên bán gửi bộ chứng từ hàng hóa sang, công ty sẽ chuyển bản sao bộ chứng từ đó cho bên uỷ thác. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền vào tài khoản của công ty ngay sau khi nhận được bản sao bộ chứng từ giao hàng để chi trả nhà xuất khẩu. Khi hàng về, công ty sẽ báo cho bên giao uỷ thác đến làm thủ tục nhận hàng ngay tại cảng hoặc chuyển về kho tuỳ theo thoả thuận của hai bên trong hợp đồng. Quá trình luân chuyển chứng từ và các chứng từ liên quan cũng tương tự như hình thức nhập khẩu trực tiếp. Chỉ khác một số chứng từ như: nhập khẩu uỷ thác không có phương án kinh doanh, không có hợp đồng mua bán trong nước mà có hợp đồng uỷ thác. 2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trình tự hạch toán - Khi đơn vị uỷ thác chuyển tiền để mở L/C, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 111,112 Có TK 3388. - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 111,112 - Khi mở L/C thanh toán, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ gi017á mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 144 Có TK 1122. - Khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty gửi bản sao bộ chứng từ cho bên giao uỷ thác để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán, kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 3388 :Tổng giá trị hàng nhập khẩu Có TK 1122 : Phần còn lại đã trả. Có TK 144 : Phần đã ký quĩ. - Khi hàng về đến cửa khẩu, công ty không nhập kho mà tiến hành giao thẳng cho khách hàng. Công ty nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu. Nợ TK 3388 : Thuế nhập khẩu. Nợ TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Có TK 1121 : Tổng số thuế cơ quan HQ tính. - Khi giao hàng cho bên uỷ thác, căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK 3388 : Tổng số nợ phải thu Có TK 511 : Hoa hồng uỷ thác Có TK 33311: VAT của hoa hồng uỷ thác. - Bù trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp hộ: Nợ TK 3388 Có TK 33311. - Cuối tháng tính VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 1331 Có TK 33312. - Khấu trừ VAT cuối tháng: Nợ TK 33311 Có TK 1331. - Cuối kỳ quyết toán nếu số phát sinh bên nợ của tài khoản 3388 lớn hơn số phát sinh bên có thì kết chuyển phần chênh lệch sang tài khoản1388: Nợ TK 1388 Có TK 3388. Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác được thể hiện qua sơ đồ sau: 111,112 3388 111,112 144 (3b) (3a) (1) (2) 5113 (4a) 33312 1331 (3c) (5) 33311 (4b) (4c) 1388 (6) Cuối kỳ dư nợ Sơ đồ 13: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác. Chú thích: (1) : Khách hàng nộp tiền. (2) : Ký quĩ mở L/C. (3a) : Thanh toán tiền hàng và thuế nhập khẩu. (3b) : Thanh toán tiền hàng trừ vào số tiền ký quĩ. (3c) : Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu. (4a) : Hoa hồng uỷ thác. (4b) : Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng uỷ thác. (4c) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ phải thu. (5) : Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu. (6) : Cuối kì, khách hàng còn nợ. Ví dụ: - Ngày 5/1/2001, Công ty ký hợp đồng với công ty xây dựng Lũng Lô nhận uỷ thác nhập khẩu 2000 chiếc rồng đá GABION bọc nhựa PVC. Tổng trị giá hợp đồng là 60.000 USD theo giá CIF Hải Phòng. - Ngày 6/1/2001, Công ty xây dựng Lũng Lô chuyển 20% tổng trị giá hợp đồng tương đương với 12.000 USD vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty để công ty tiến hành mở L/C. Tỷ giá thực tế lúc chuyển tiền: 1 USD =14.526. - Ngày 8/1/2001, Công ty làm thủ tục ký quĩ mở L/C với mức 20% tổng trị giá hợp đồng, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương.Tỷ giá thực tế: 1 USD = 14526. - Ngày19/1/2001, sau khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty đã gửi bản sao bộ chứng từ giao hàng cho công ty xây dựng Lũng Lô để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 14.545 - Ngày 22/1/2001, Công ty chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. - Ngày 7/2/2001, Công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của cơ quan hải quan trong đó thuế suất VAT = 10%, thuế nhập khẩu 30%. Tỷ giá thực tế tính thuế : 1 USD = 14 552. Công ty tiến hành giao hàng thẳng về kho của công ty xây dựng Lũng Lô. Phí uỷ thác và thuế VAT phí uỷ thác là 1% trên tổng trị giá hợp đồng. Phí ngân hàng là 0,08% (gồm cả VAT) tổng trị giá hợp đồng. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 14.552. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: - Ngày 6/1/2001: Nợ TK 1121 : 12.000 * 14.526 = 174.312.000._.