Hoàn thiện quá trình đàm phán ký kết thực hiện hợp đồng Nhập khẩu trang thiết bi vật tư tại Công ty AIRIMEX

nước mới bước vào công cuộc đổi mới công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nước-lẽ dĩ nhiên nhập khẩu vẫn là hoạt động quan trọng. Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống. Nhập khẩu là để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ tiên tiến hiện đại cho sản xuất và các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng nhu cầu. Nhập khẩu còn để thay thế, nghĩa là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu. Làm được như vậy sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động, vốn, cơ sở vật chất, tài nguyên và khoa học kỹ thuật. Trong bối cảnh đất nước như vậy, nhu cầu nhập khẩu đối với riêng nghành Hàng Không thì sao? Với mức tăng dân số trung bình từ 1,8 đến 2%/ năm thì năm 2000 dân số Việt Nam sẽ là 80 đến 82 triệu người và đến 2005 sẽ trên 90 triệu người và ở con số 100 triệu vào năm 2010. Thu nhập bình quân đầu người tăng bình quân từ 6-7%/năm và có thể cao hơn sau năm 2000. Sự phát triển của dân số và thu nhập như nêu trên kết hợp với sự phát triển của nghành du lịch và với xu hướng tiết kiệm thời gian của xã hội hiện đại sẽ làm tăng sức mua hàng hoá và dịch vụ trong đó có dịch vụ vận tải đường hàng không, các đơn vị trong nghành Hàng Không phải tăng đầu tư mua sắm thiết bị để phục vụ nhu cầu ngày một tăng, theo dự đoán nhu cầu này tăng nhanh hơn tốc độ tăng thu nhập. Bên cạnh yếu tố chủ quan đó, thì sự phát triển của công nghệ Hàng không thế giới là yếu tố khách quan đáng lưu tâm nhất. Nó tác động mạnh mẽ đến nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị của nghành Hàng không. Thực tế cho thấy, công nghệ và kỹ thuật hiện đại đang biến đổi về chất trong hoạt động của nghành Hàng Không. Trong những năm cuối thế kỷ 20 đầu thế kỷ 21 này sẽ ra đời nhiều thế hệ máy bay mới có chỉ số kinh tế kỹ thuật tốt hơn, tiện nghi cho hành khách và người láI sử dụng, sản xuất bằng vật liệu mới, áp dụng công nghệ tin học và trí tuệ nhân tạo, có tiếng ồn thấp.. .Trong khi đó trên thế giới đang diễn ra quá trình trật tự hoá hoạt động không tải, mức cạnh tranh giữa các hãng Hàng không ngày càng khốc liệt sẽ xuất hiện các siêu hãng hàng không, liên minh các hãng Hàng không...Đây là những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến nghành Hàng không Việt Nam kể cả mặt tích cực và tiêu cực và hiển nhiên là có tác động nhiều đến nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty AIRIMEX. Thêm vào đó cơ cấu hạ tầng xã hội ngày càng phát triển sẽ là tiền đề và cơ sở thúc đẩy cho các phương tiện giao thông công cộng trong tương lai. Một đối thủ cạnh tranh rất đáng quan tâm của nghành Hàng không trên các tuyến bay nội địa chính là các loại phương tiện giao thông: đường sắt, đường bộ và đường thuỷ. Xu hướng phát triển của các phương tiện giao thông công cộng sẽ là đối thủ cạnh tranh trực tiếp đối với ngành Hàng không dân dụng, đặc biệt trên mạng đường bay trong nước. Đây cũng là nỗi trăn trở khiến ngành Hàng không lưu tâm đến việc nhập khẩu máy bay, thiết bị, máy móc, vật tư, khí tài một cách có hiệu quả nhất. II. ĐÀM PHÁN-GIAO DỊCH BƯỚC QUAN TRỌNG ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG. 1.Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế. Đàm phán hợp đồng kinh doanh là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được của toàn bộ công việc kinh doanh. Đàm phán hợp đồng kinh doanh là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều nhà kinh doanh đại diện cho các doanh nghiệp khác nhau nhằm thoả thuận với nhau về những điều kiện giao dịch mà mỗi bên có thể chấp nhận được. Đàm phán là quá trình cân bằng các yếu tố khác nhau để đạt được sự kết hợp tốt nhất, là việc thuyết phục và là sự cho và nhận. Đàm phán là một nghệ thuật đòi hỏi phải kết hợp nhuần nhuyễn giữa óc suy xét, đối xử lịch thiệp nhã nhặn và sự khôn ngoan. Trong lĩnh vực hợp đồng, đàm phán là phương pháp được dùng để đạt được sự nhất trí về các điều kiện giữa các bên mua và bán. Đàm phán là quá trình mặc cả, tranh luận hợp lý và thoải mái, bình đẳng giữa các bên trong hợp đồng để dẫn tới một cách giải quyết chung. Đàm phán hợp đồng kinh doanh quốc tế là một loại đàm phán hợp đồng kinh doanh, trong đó yếu tố quốc tế được thể hiện ở việc có ít nhất hai chủ thể có quốc tịch khác nhau tham gia đàm phán để lập nên các hợp đồng kinh doanh quốc tế như: hợp đồng ngoại thương, hợp đồng chuyển giao công nghệ quốc tế, hợp đồng liên doanh quốc tế hoặc các dạng hợp đồng khác. Sự xuất hiện của yếu tố quốc tế đã tạo ra một số nét riêng của đàm phán trong kinh doanh quốc tế. Chẳng hạn như: Sử dụng ngôn ngữ và thông tin là phương tiện chủ yếu, có sự gặp gỡ của các hệ thống luật pháp của các quốc gia khác nhau, có sự hội ngộ của các nền văn hoá, các phong tục, tập quán khác nhau trong đàm phán kinh doanh quốc tế. Mặc dù có sự khác nhau, song mục đích cuối cùng mà các nhà đàm phán đặt ra và phấn đấu đạt được là một hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, một dự án đầu tư...mà hai bên có thể chấp nhận được. 2. Phương thức giao dịch. Trên thế giới đang tồn tại nhiều phương thức giao dịch, mỗi phương thức giao dịch có đặc điểm và kỹ thuật tiến hành riêng. Trong sự đa dạng các phương thức, giao dịch trực tiếp là phương thức phổ biến nhất trong thương mại quốc tế và cũng là phương thức giao dịch duy nhất được sử dụng ở công ty AIRIMEX. Bắt đầu sang năm 2000 mới có thêm phương thức đấu thầu. Đây cũng là lý do em chỉ trình bày về phương thức giao dịch trực tiếp trong phần lý thuyết này. Giao dịch trực tiếp -Khái niệm: Giao dịch trực tiếp trong kinh doanh thương mại quốc tế là giao dịch mà người mua (hoặc bán) thoả thuận, bàn bạc, thảo luận trực tiếp (hoặc thông qua thư từ, điện tín... với người bán (hoặc người mua) về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán... -Cách thức tiến hành: *Hỏi giá (Inquiry) -Là việc bên mua đề nghị bên bán cho biết những điều kiện bán hàng như giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán... Hỏi giá thực chất chỉ là thăm dò để giao dịch, cho nên không bắt buộc người hỏi giá trở thành người mua. Khi tiến hành hỏi giá phải thể hiện rằng mình thực sự có nhu cầu giao dịch mua bán. Nội dung của một hỏi giá có thể gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng mong muốn. Giá cả mà người mua có thể trả cho mặt hàng đó thường được người mua giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại người mua nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở cho việc quy định giá: loại tiền, thể thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng...Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá. Người hỏi giá thường hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bảng chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên trên thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng. Đó là điều không có lợi cho người mua. *Chào hàng (offer) Chào hàng là đề nghị của một bên (người bán hoặc người mua) gửi cho bên kia, biểu thị muốn bán hoặc mua một hoặc một số mặt hàng nhất định theo những điều kiện nhất định về giá cả, thời gian giao hàng, phương tiện thanh toán... Trong thư chào hàng cần giới thiệu về hoạt động của công ty mình, về lịch sử của doanh nghiệp, công ty, khả năng buôn bán kinh doanh những mặt hàng gì và uy tín của doanh nghiệp công ty để người mua hoặc bán có sự hiểu biết nhất định về đối tác kinh doanh. Từ đó tạo được lòng tin và mở ra khả năng giao dịch buôn bán cao hơn. Nội dung chính của thư chào hàng: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, đIều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận hàng... Trong mậu dịch quốc tế người ta phân biệt hai loại chào hàng chính: chào hàng cố định (firm offer) và chào hàng tự do (free offer). -Chào hàng cố định là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua, có nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng. Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó thì hợp đồng coi như được giao kết. Nếu trong chào hàng cố định người bán không quy định rõ thời hạn hiệu lực thì thời hạn này được tính theo “thời hạn hợp lý”. Thời hạn này thường do tính chất loại hàng, do khoảng cách về không gian giữa hai bên và cũng nhiều khi do tập quán quy định. -Chào hàng tự do không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó. Cùng một lúc, một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Việc khách hàng chấp nhận hoàn toàn các điều kiện của chào hàng tự do không có nghĩa là hợp đồng được ký kết. Người mua cũng không thể trách cứ người bán nếu sau đó người bán không ký kết hợp đồng với mình. *Hoàn giá (Counter-offer) Hoàn giá là chỉ người nhận báo giá không đồng ý hoặc không hoàn toàn đồng ý những điều kiện mà ngươì báo giá đưa ra trong báo giá, để thoả thuận thêm, đưa ra ý kiến sửa đổi đối với báo giá. Hoàn giá có thể dùng hình thức miệng hoặc hình thức giấy tờ để biểu đạt, thường là phù hợp với phương thức mà báo giá sử dụng. Hoàn giá có thể nhằm vào giá cả, cũng có thể nhằm vào các điều kiện quan trọng như chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán để đưa ra ý kiến sửa đổi. Hoàn giá là sự từ chối đối với báo giá. Một khi đã đưa ra hoàn giá, báo giá trước đó lập tức mất hiệu lực, người báo giá không còn bị ràng buộc nữa. Một hoàn giá cũng giống như việc người nhận báo giá đưa ra một báo gía mới cho người báo giá. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc. Như vậy hoàn giá bao gồm nhiều sự trả giá. *Chấp nhận (Acceptance) Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả các điều kiện mà đối phương đưa ra, muốn cùng đối phương ký kết giao dịch và biểu thị kịp thời bằng công bố hoặc việc làm. Về luật pháp, nó được gọi là cam kết. Chấp nhận cũng như báo giá vừa thuộc hành vi thương mại, vừa thuộc hành vi luật pháp. Kết quả luật pháp quan trọng của việc ra đời chấp nhận là giao dịch, ký kết hợp đồng. Nội dung của chấp nhận phải phù hợp với báo giá. Về nguyên tắc, nội dung của chấp nhận cần hoàn toàn thống nhất với những đIều kiện đưa ra trong báo gía, mới cho thấy hai bên giao dịch đã đi đến thống nhất ý kiến về những điều kiện giao dịch có liên quan, tức cái gọi là hợp lý, chấp nhận như vậy mới có thể dẫn tới thành lập hợp đồng. Chấp nhận báo giá phát sinh hiệu lực khi thông báo biểu thị đồng ý tới tay người báo giá. Chấp nhận báo giá được phép thu hồi nếu thông báo thu hồi tới tay người báo giá trước hoặc đồng thời với thời gian mà chấp nhận phát sinh hiệu lực. *Xác nhận (Confirmation) Hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả thuận, gửi cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận. Văn kiện do bên bán gửi thường gọi là giấy xác nhận bán hàng, do bên mua gửi là giấy xác nhận mua hàng. Xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản. Việc xác nhận cũng có thể thực hiện bằng một văn bản có chữ ký của hai bên, gọi là bản hợp đồng hoặc là bản thoả thuận (agreement). 3. Các hình thức đàm phán-giao dịch. 3.1 .Đàm phán-giao dịch qua thư tín. Hiện nay thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Khi hai bên đã có đIều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì mối quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại. Giao dịch qua thư tín có thể sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn, hơn nữa cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Người viết thư tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người, và có thể khéo léo dấu ý định thực sự của mình. Với một đối phương khéo léo già dặn thì việc đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong thư là việc rất khó khăn. Nhưng việc giao dịch qua thư tín mất rất nhiều thời gian, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết ý đồ thật của khách hàng. Ngày nay người ta dùng hình thức thư điện tử qua hệ thống Internet hoặc telefax sẽ khắc phục được sự chậm trễ. Khi soạn thảo thư cần đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn với các quy định chuẩn mực. Thư nên viết ngắn, rõ ràng, tránh sự hiểu lầm, chỉ đề cập một vấn đề kinh doanh và sử dụng thứ ngôn ngữ thuận tiện cho khách hàng để gây thiện cảm. Kiên nhẫn trả lời khách hàng mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp vừa để giữ mối quan hệ, vừa để lại một hình ảnh trong khách hàng, như vậy lúc có nhu cầu mình là người được họ nghĩ đến một cách ưu tiên. 3.2 Đàm phán-giao dịch qua điện thoại. Ngày nay giao dịch qua điện thoại cũng là một phương thức được sử dụng phổ biến, đặc biệt với những giao dịch có độ tin cậy cao. Giao dịch bằng điện thoại đảm bảo khẩn trương, chớp thời cơ. Song do cước phí cao, thời gian gọi hạn chế nên không thể thảo luận chi tiết mọi vấn đề qua điện thoại. Hơn thế bàn bạc qua điện thoại không để lại bằng chứng hợp pháp, do đó thường là các mối quan hệ tin cậy giao dịch bằng phương pháp này. Đối với các giao dịch thông thường sử dụng phương pháp này khi sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh, hoặc là chỉ để xác nhận một vàI chi tiết của hợp đồng...Khi sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi thắc mắc của khách hàng một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác định lại nội dung đã đàm phán thành công. 3.3.Đàm phán-giao dịch bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giảI quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Hình thức này được dùng khi hai bên có nhiều điều kiện phải giảI thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp...Việc hai bên buôn bán gặp gỡ trực tiếp nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau. Phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán mang lại kết quả nhanh nhưng cũng là hình thức khó khăn nhất. Để thành công đòi hỏi sự kết hợp của rất nhiều yếu tố. Người đàm phán phải có nghiệp vụ, tự tin, tự chủ, nhanh nhậy...để tỉnh táo nắm được ý đồ sách lược của đối phương, từ đó nhanh chóng đưa ra phương án đối phó và phải quyết định ngay khi thời cơ chín muồi. Trước khi lên bàn đàm phán, phải xác định mục tiêu của hãng mình trong lần đàm phán này, và hơn thế phải tìm hiểu về khách hàng một cách kỹ lưỡng nhất có thể, thậm chí cả mục tiêu của họ. Không nôn nóng trong việc ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp hết. Có nhiều cuộc đàm phán ký kết hợp đồng tại sân bay tiễn khách. Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ để tiến hành đàm phán, vì như vậy sẽ dễ chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Nếu đàm phán có đông người tham dự nên để một người thống nhất phát ngôn, để tránh sơ hở trong đối đáp, tránh bàn bạc trao đổi ý kiến trước mặt khách hàng. Phải luôn giả thiết rằng khách hàng cũng hiểu ngôn ngữ của mình. 4.Chiến lược và chiến thuật trong đàm phán. Mỗi một cuộc đàm phán diễn ra đều có một nghệ thuật đàm phán riêng, đó là sự kết hợp khéo léo giữa chiến lược và chiến thuật. Chiến lược là toàn bộ đường lối, phương hướng vạch ra cho một quá trình để thực hiện một mục tiêu nào đó. Để thực hiện một chiến lược người ta phải sử dụng đến nhiều chiến thuật, có khi là sự kết hợp giữa các chiến thuật đó. Có hai chiến thuật thường được sử dụng trong đàm phán đó là: Chiến thuật tâm lý và chiến thuật tri thức. Chiến thuật tâm lý là loại mà người tham gia đàm phán sử dụng nó như một vũ khí sắc bén, tác động vào tâm lý đối phương làm họ hoang mang, dao động thay đổi lập trường theo hướng có lợi cho mình, gây sức ép tâm lý hoặc đánh lạc hướng sự chú ý của đối phương. Phương tiện cơ bản của chiến thuật này là: Lời nói, cử chỉ và thái độ. Chiến thuật tri thức được xây dựng trên cơ sở của lĩnh vực đàm phán đó, là phương pháp lập luận dựa trên cơ sở những hiểu biết sâu sắc của nhà đàm phán trong đó có cài bẫy. Tuỳ từng hoàn cảnh đIều kiện cụ thể mà nhà đàm phán sẽ chọn một trong các chiến lược sau: 4.1. Chiến lược đàm phán kiểu cứng. Đây là chiến lược đàm phán trong đó các nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích phía đối tác, họ sử dụng các phương pháp và thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phương. Một nhà đàm phán thường lựa chọn chiến lược kiểu cứng khi mối quan hệ về thế và lực nghiêng hẳn về phía họ, hoặc do cá tính thích ganh đua, cũng có thể do lợi ích cá nhân hoàn toàn đối lập. Nếu cả hai sử dụng phương pháp này sẽ dễ dẫn đến thất bại. 4.2. Chiến lược đàm phán kiểu mềm. Trong chiến lược này nhà đàm phán coi đối tác như bè bạn, họ chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên. Bởi vậy người ta thường tỏ ra tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhường nhịn, đề nghị những ý kiến hợp lý hợp tình. Nếu hai bên cùng lựa chọn chiến lược này thì tốc độ đàm phán nhanh, khả năng thành công lớn, mối quan hệ của hai bên sẽ được duy trì một cách tốt đẹp. Chiến lược này thường được áp dụng khi hai bên có mối quan hệ tốt đẹp, cẩn thận với những trường hợp bên ngoài thì mềm dẻo, bên trong thì khốc liệt. 4.3. Chiến lược đàm phán kiểu hợp tác. Trong chiến lược này nhà đàm phán chủ trương đối với công việc thì cứng rắn còn đối với con người thì ôn hoà, tách rời công việc với con người. Nhà đàm phán phải vạch ra các phương án có khả năng thay thế vừa phù hợp với lợi ích của mình, vừa phù hợp với lợi ích của đối tác. Sử dụng chiến lược kiểu này phải coi đối tác như đồng nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi. Nó thường được sử dụng trong các cuộc đàm phán mà hai bên cân sức cân tài. Tuy nhiên việc thực hiện chiến lược này không đơn giản, đòi hỏi phải quán triệt các nguyên tắc sau đây: -Tách riêng vấn đề con người và mâu thuẫn trong công việc. -Tập trung vào các lợi ích chung, trên cơ sở lợi ích chung mà thoả thuận các lợi ích xung đột. -Luôn luôn biết tự kiềm chế, tôn trọng đối tác cho dù họ có yếu thế hơn mình. III. KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.Khái niệm hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh vơí sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. 2. Nguyên tắc ký kết hợp đồng kinh tế. * Nguyên tắc tự nguyện Theo nguyên tắc này một hợp đồng kinh tế được hình thành phải hoàn toàn dựa trên cơ sở tự nguyện thoả thuận giữa các chủ thể (tự do ý chí), không thể do áp đặt ý chí của bất kỳ cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào. Các bên có quyền tự do lựa chọn bạn hàng, thời điểm ký kết và nội dung ký kết... Nguyên tắc này thể hiện quyền tự chủ trong trong ký kết hợp đồng kinh tế của các chủ thể kinh doanh được Nhà nước đảm bảo. Ký kết hợp đồng kinh tế là quyền của các đơn vị kinh tế, quyền này phải gắn liền với các đIều kiện nhất định, đó là: -Không được phép lợi dụng hợp đồng kinh tế để hoạt động trái pháp luật. -Đối với các đơn vị kinh tế có chức năng sản xuất kinh doanh trong các thành phần kinh tế thuộc độc quyền của Nhà nước thì không được lợi dụng quyền ký kết hợp đồng kinh tế để đòi hỏi những điều kiện bất bình đẳng, ép buộc, cửa quyền; hoặc vì không đạt được những đòi hỏi bất bình đẳng đó nên đã từ chối ký kết hợp đồng kinh tế thuộc ngành nghề độc quyền của mình. -Quyền ký kết hợp đồng kinh tế của các đơn vị kinh tế còn được thể hiện qua việc quy định các đơn vị kinh tế có quyền từ chối mọi sự áp đặt của bất cứ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào trong việc ký kết hợp đồng kinh tế. Nguyên tắc tự nguyện trong ký kết hợp đồng kinh tế đánh dấu bước đổi mới căn bản trong chế độ hợp đồng kinh tế của Nhà nước ta, được ghi nhận trong pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 9 năm 1989. Ngoại trừ hợp đồng kinh tế được ký kết theo chỉ tiêu pháp lệnh kế hoạch, thì tính tự nguyện của các chủ thể bị hạn chế đáng kể. * Nguyên tắc bình đẳng và cùng có lợi. Nội dung của nguyên tắc này là ký kết hợp đồng kinh tế, các chủ thể phải đảm bảo trong nội dung của hợp đồng có sự tương xứng về quyền và nghĩa vụ nhằm đáp ứng lợi ích kinh tế của mỗi bên. Tính bình đẳng này không phụ thuộc vào quan hệ sở hữu và quan hệ quản lý của các chủ thể. Bất kể các đơn vị kinh tế thuộc thành phần kinh tế nào, do cấp nào quản lý, khi ký kết hợp đồng đều bình đẳng về quyền và nghĩa vụ cùng có lợi trên cơ sở thoả thuận và phải chịu trách nhiệm vật chất nếu vi phạm hợp đồng đã ký kết. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế nước ta còn tồn tại nhiều thành phần, cơ cấu chủ thể của hợp đồng kinh tế rất đa dạng, nguyên tắc này còn có ý nghĩa rất quan trọng. Nó góp phần tạo nên sự bình đẳng về mặt pháp lý giữa các thành phần kinh tế, khuyến khích sự phát triển và đa dạng hoá các quan hệ kinh tế trong nền kinh tế thị trường. * Nguyên tắc trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không trái pháp luật. Trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và các bên tham gia quan hệ hợp đồng kinh tế phải dùng chính tài sản của đơn vị mình để đảm bảo ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên một chủ thể có thể tiến hành ký kết nếu có một chủ thể khác đứng ra bảo lãnh về tài sản. Nguyên tắc này có ý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện hợp đồng kinh tế và việc bảo vệ trật tự quản lý kinh tế của Nhà nước. Một hợp đồng kinh tế chỉ có thể thực hiện một cách nghiêm chỉnh khi nó không trái pháp luật và các bên có khả năng thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình. Trong giai đoạn hiện nay nguyên tắc này cần được coi trọng. 3.Tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế. Để xác lập một mối quan hệ hợp đồng kinh tế có hiệu lực pháp lý, các bên có thể lựa chọn một trong hai cách thức sau: -Ký kết hợp đồng bằng phương pháp ký trực tiếp là cách thức ký kết đơn giản. Hợp đồng kinh tế được hình thành một cách nhanh chóng. Khi ký kết bằng cách này, đại diện hợp pháp của các bên trực tiếp gặp nhau bàn bạc, thoả thuận, thống nhất ý chí để xác định các đIều khoản của hợp đồng và cùng ký vào văn bản hợp đồng. Hợp đồng kinh tế được coi là hình thành có giá trị pháp lý từ thời điểm các bên cùng ký vào văn bản hợp đồng. -Ký hợp đồng bằng phương pháp ký gián tiếp là cách thức mà trong đó các bên tiến hành gửi cho nhau các tài liệu giao dịch (công văn, điện báo, đơn chào hàng, đơn đặt hàng) chứa đựng nội dung cần giao dịch. Việc ký kết hợp đồng kinh tế bằng phương pháp ký gián tiếp đòi hỏi phải tuân theo trình tự nhất định, thông thường trình tự này cũng gồm hai bước: Bước 1: Một bên lập dự thảo (đề nghị) hợp đồng trong đó đưa ra những yêu cầu về nội dung giao dịch (tên hàng hoặc công việc, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận, phương thức thời hạn thanh toán...và tiền gửi cho bên kia) Bước 2: Bên nhận được hợp đồng tiến hành trả lời cho bên đề nghị hợp đồng bằng văn bản trong đó ghi rõ nội dung chấp nhận, những đề nghị bổ sung... Trong trường hợp ký kết theo cách gián tiếp, hợp đồng kinh tế được coi là hình thành và có giá trị pháp lý từ khi các bên nhận được tài liệu giao dịch thể hiện sự thoả thuận xong những điều khoản chủ yếu của hợp đồng. Dù ký kết bằng phương pháp ký trực tiếp hay ký gián tiếp, những hợp đồng kinh tế được hình thành đều có hiệu lực pháp lý như nhau và các bên đều phải thực hiện các điều khoản đã cam kết. Để cho hợp đồng kinh tế có hiệu lực, việc thoả thuận của các bên phải đảm bảo những điều kiện sau: +Nội dung thoả thuận không vi phạm pháp luật. +Phải đảm bảo điều kiện chủ thể của hợp đồng. +Đại diện ký kết hợp đồng phải đúng thẩm quyền. Nếu không đảm bảo một trong các điều kiện này, hợp đồng coi như vô hiệu. Mỗi cách ký kết đều có ưu điểm, nhược điểm riêng của nó, lựa chọn cách nào là quyền của chủ thể ký kết, xong việc lựa chọn phải luôn tính đến hiệu quả kinh tế, thời cơ kinh doanh. Các chủ thể cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp ký kết để xác lập một quan hệ hợp đồng kinh tế. IV. QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh phải thực hiện theo trình tự sau: Mua bảo hiểm hàng hoáá Thuê tàu Đôn đốc bên bán giao hàng MởL/C khi bên bán báo Xin giấy phép NK Ký kết kinh doanh NK vc Khiếu nại về hàng hoá (nếu có) Làm thủ tục thanh toán Giao hàng cho đơn vị đặt hàng Kiểm tra hàng hoá Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Sau khi hợp đồng nhập khẩu đã được ký kết, đơn vị kinh doanh nhập khẩu với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là công việc rất phức tạp; nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền quốc gia và bảo đảm uy tín kinh doanh của đơn vị. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn nghiệp vụ giao dịch. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải tiến hành các công việc dưới đây: 1. Xin giấy phép nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó. ở Việt nam, theo Nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 trường hợp sau đây cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu chuyến: Hàng xuất nhập khẩu mà Nhà nước quản lý bằng hạn nghạch hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch được Thủ tướng Chính phủ duy trì máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách: Hàng của doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt nam; Hàng phục vụ, thăm dò khai thác dầu khí; Hàng dự hội chợ triển lãm; Hàng gia công; Hàng tạm nhập tái xuất; Hàng xuất nhập khẩu thuộc diện điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nước. Khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi xin giấy phép xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu (nếu đó là trường hợp xuất nhập khẩu uỷ thác), giấu báo trúng thầu của Bộ Tài Chính nếu là hàng xuất nhập khẩu trả nợ nước ngoài.v.v... Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan Hải quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được giao nhận ở cửa khẩu, cơ quan Hải quan cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi đó (Theo công văn số 208/TCHQ-QSQL ngày 20/03/1996 của Tổng Cục Hải Quan). Ngày 29/08/1997, Tổng Cục Hải Quan đã có công văn số 2941/THTK-QSQL về việc ghi mã số doanh nhgiệp, tên hàng và mã số hàng hoá để Bộ Thương mại xem xét cấp hạn nghạch. Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu được phân công như sau: + Bộ Thương Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép xuất nhập khẩu hàng mậu dịch, nếu hàng đó thuộc một trong 9 trường hợp trên. + Tổng Cục Hải Quan cấp giấy phép hàng xuất nhập khẩu phi mậu dịch Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất hoặc nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Đơn xin giấy phép (và các chứng từ kèm) phải được chuyển đến Phòng (hoặc Tổ) cấp giấp phép của Bộ Thương Mại. Sau 3 ngày kể từ ngày nhận được đơn đó, Phòng hoặc Tổ cấp giấy phép phải trả lời kết quả (Thông tư 21/KTĐN/VN - 23/10/1989). 2. Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu. Theo tinh thần của Nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 và Thông tư liên bộ GTVT - Ngoại thương số 52/TTLB ngày 21/05/1975, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong, kẹp trì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời cơ quan giám định lập biên bản giảm định dưới tầu. Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát, phải có “biên bản kế toán nhận hàng với tầu (Report On Receip Of Cargo) còn nếu bị đổ vỡ phải có “Biên bản hàng bị đổ vỡ hư hỏng” Cargo Outtum Report). Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ hàng mới yêu cầu VOSA cấp “Giấy chứng nhận hàng thiếu” (Certificate Of Shortlanded Cargo). Đơn vị kinh doanh hàng nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (Letter Of Reservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, phải yêu cầu lập biên bản giảm định (Survey Report) nếu hàng hoá thực sự có tổn thất thiết hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng. 3. Thuê tàu lưu cước, đặt khoang. Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm mua bán và điều kiện vận tài. Với điều kiện CIF hoặc CFR, thuê tàu đặt khoang là một trong những trách nhiệm của bên bán. Tàu có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (Bulk Cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (Liner) nếu là hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (General Line). Nếu hàng có khối lượng lớn, cần vận chuyển cả một chuyến tàu, thì cần làm thủ tục thuê tàu, đối với hàng có số lượng nhỏ, không cần vận chuyển cả chuyến tàu, thì bố trí đặt tàu chuyến hoặc thuê một phần khoang tàu để vận chuyển. Việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tính thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, chủ hàng thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho công ty Hàng hải. Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác. Có thể hợp đồng uỷ thác thuê cả năm, cũng có thể là hợp đồng uỷ th._.ác chuyến. Trình tự cơ bản của công tác đặt khoang gồm: + Các công t xuất nhập khẩu điền vào phiếu uỷ thác vận chuyển (Booking Note - B/N), làm căn cứ để đặt khoan. Phiếu uỷ thác vận chuyển là giấy tờ mà người uỷ thác vận chuyển (người phát hành). Căn cứ vào hợp đồng buôn bán và các nội dung điều khoản thư tín dụng điền vào và làm thủ tục uỷ thác vận chuyển hàng hoá với người vận chuyển (Công ty tàu thường là người đại lý phía chủ tàu của cảng bốc xếp). Người vận chuyển căn cứ vào nội dung của phiếu uỷ thác vận chuyển, kết hợp xem xét các điều kiện cảng đậu trên hành trình của tàu, kỳ hạn và vị trí khoang, sau khi cho rằng thích hợp thì chấp nhận uỷ thác, đóng dấu lên phiếu uỷ thác vận chuyển, lưu lại một bản, trả lại người uỷ thác vận chuyển một bản. Đến đây, thủ túc đặt khoang coi như đã hoàn thành, hợp đồng vận chuyển coi như đã thành lập. Sau khi chấp nhận phiếu uỷ thác vận chuyển của người uỷ thác vận chuyển, Công ty tàu hoặc người đại diện lập tức cấp hơn đơn xếp hàng cho người uỷ thác vận chyển. Hoá đơn xếp hàng thường gọi là giấy hàng. Nó có ba tác dụng: một là thông báo cho người uỷ thác vận chuyển hàng hoá đã bố trí tàu..., Chuyến số..., ngày bố xếp hàng, để anh ta chuyển bị hàng bốc xếp lên tàu; hai là tiện cho người uỷ thác vận chuyển tới hải quan làm thủ tục khai báo xuất khẩu, hải quan dựa vào đó đề kiểm tra hàng hoá; ba là làm thông báo lệnh cho trưởng tàu chấp nhận bốc xếp lô hàng đó. 4. Mua bảo hiểm. Hàng hoá chuyên chở bằng đường biển cũng như đường bộ đều gặp phải nhiều rủi ro và tổn thất. Mọi hợp đồng ký kết, trước khi bốc xếp, các bên phải kịp thời tới Công ty bảo hiểm làm thủ tục bảo hiểm (tuỳ từng loại giá khác nhau mà các bên tiếp tục mua), điền vào đơn bảo hiểm. Thủ tục bảo hiểm của hàng hoá xuất nhập khẩu đều làm từng một loại; khi làm bảo hiểm, người bảo hiểm ghi rõ tên hàng, số tiền bảo hiểm, tuyến đường vận chuyển, phương tiến vận chuyển, ngày xuất phát, loại bảo hiểm... Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiệm bao (Open Policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy), khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng thường ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến Công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến Công ty bảo hiệm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở “Giấy yêu cầu...” này, chủ hàng và Công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm. Có 3 điều kiện bảo hiểm chính: Bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có tổn thất riêng (điều kiện B) và bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C). Cũng có một số điều kiện bảo hiểm phụ như: vỡ, rò, rỉ, mất trộm, mất cắp và không giao hàng, rỉ và ôxy hoá, hư hại do móc cẩu, dây bẩn do dầu hoặc mỡ...Ngoài ra, còn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như: bảo hiểm chiến tranh (War risk), bảo hiểm đình công, bạo động và dân biến (Strike, Riost and Civil Commontion - Viết tắt: SRCC). Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ sau: - Điều kiện hợp đồng: Chẳng hạn khi bán giá CIF chúng ta chỉ mua bảo hiểm theo điều kiện “C” - Tính chất hàng hoá. - Loại tàu chyên chở - Tính chất bao bì và phương tiện xếp hàng. Hợp đồng nhập khẩu ký theo điều kiện giao hàng FOB sẽ do bên mua làm bảo hiểm. Mỗi lô hàng nhập khẩu, sau khi nhân được thông báo bốc xếp của bên nước ngoài, thông báo cho công ty bảo hiểm các nội dung như tên tàu, số vận đơn, ngày tàu xuất phát, tên hàng hoá, số lượng, cảng bốc xếp, cảng đích.. là coi như đã làm xong thủ tục bảo hiểm, công ty bảo hiểm tự động có trách nhiệm bảo hiểm đối với lô hàng đó, hễ xảy ra tổn thất trong phạm vi bảo hiểm sẽ do công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm. 5. Làm thủ tục Hải quan, nghiệm thu hàng hoá. Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước sau: * Khai báo hải quan: Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (Customs Declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như: Loại hàng, tên hàng, số lượng, khôi lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào... Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo với một số chứng từ khác, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết. * Xuất trình và nghiệm thu hàng hoá Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các loại hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Khi hàng hoá nhập khẩu được chyển tới cảng và tiến hành dỡ hàng hải quan cảng vụ cần tiến hành kiểm tra dỡ hàng. Nếu phát hiện thấy thiếu, cần kịp thời làm “báo cáo dỡ thiếu” giao cho bên chủ tàu chứng nhận, và căn cứ vào tình trạng thiếu để đưa ra công bố bằng văn bản về yêu cầu bảo lưu đòi bồi thường. Khi dỡ hàng nếu phát hiện hàng bị lỗi hỏng, hàng cần lưu giữ vào chỉ định của hải quan, đợi sau khi công ty bảo hiểm cùng cơ quan thương tiến hành kiểm nghiệm và đưa ra xử lý. Đối với hàng hoá kiểm nghiệm, kiểm định, cần phải báo kiểm nghiệm với cơ quan kiểm nghiệm nơi dỡ hàng hoá nơi đến, hàng hoá chưa qua kiểm nghiệm không cho phép đưa vào sản xuất tiêu thụ sử dụng. Nếu hàng nhập khẩu qua kiểm nghiệm của cơ quan thương kiểm, phát hiện hàng bị lỗi hoặc thiếu, cần dựa vào giấy chứng nhận do quan thương kiểm cấp để đòi bên nước ngoài bồi thường. Đối với hàng kiểm nghiệm tại nơi dỡ hàng theo qui định hợp đồng, hoặc hàng hoá đã hiện lỗi, thiếu, dị dạng, hoặc hàng hoá sắp hết thời hạn đòi kiểm nghiệm cảng. * Thực hiện các quyết định của hải quan. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải làm bao bì lại..), cho hàng quan sau khi chủ hàng đã nộp thuế; hàng không được xuất (hoặc nhập khẩu). Nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự. 6. Giao nhận hàng nhập khẩu với tàu Theo Nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 “Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của Tổng công ty đã nhập hàng đó”. Do đó, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải, hoặc trực tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận (như Viettrans chẳng hạn), tiến hành: - Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tài (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về. - Xác nhận với cơ quan vận tài kế hoạch tiếp nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng,...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải. - Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tài chở hàng về đến cảng hoặc ngày xe chở hàng về sân ga giao nhận. - Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu. - Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của minh những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. 7 .Làm thủ tục thanh toán. Trong thanh toán quốc tế, các phương thức thường được dùng là: + Phương thức chuyển tiền (Remitance) + Phương thức ghi sổ (Open Account) + Phương thức nhờ thu (Collection Of Payment) Hai phương thức thanh toán thường dùng ở Việt Nam * Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng (Letter Of Credit - L/C) là một chứng thư (điện hoặc ấn chỉ trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình được một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C. + Thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại, rồi mới giao hàng. Khi lập bộ chứng từ thanh toán những điểm quan trọng cần được quán triệt là : nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức. + Thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Khi hợp đồng nhập khẩu qui định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm đăng ký thực hiện đồng đó là việc mở L/C. Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quyết định gì thị phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu), khoảng 10 - 20 ngày (nếu khách hàng ở Châu á). Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, Tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là: “Giấy xin mở tín dụng nhập khẩu”. Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C . Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài và dến ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng. Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ: Người nhập khẩu Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C Người xuất khẩu (1). Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng mà mình yêu cầu mở một L/C cho người xuất khẩu hưởng. (2). Căn cứ vào đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển đến người xuất khẩu. (3). Khi nhận được thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo về việc mở tín dụng đó và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. (4). Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng, nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho phù hợp với hợp đồng. (5). Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bồ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng thanh toán. (6). Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu. Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. (7). Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán. (8). Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì hoàn trả lại cho ngân hàng mở L/C, nếu không thấy phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. * Thanh toán bằng phương thức nhờ thu (Collection of Payment) Phương thức nhờ thu là một phương thức thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Nếu hợp đồng xuất khẩu qui định thanh toán tiền bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm thanh toán thu hồi vốn. Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi hỏi tiền là hợp lệ. Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài. 8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những sự vi phạm, điều đã được cam kết giữa hai bên. Trong buôn bán quốc tế, về cơ bản những khiếu nại xung quanh việc hàng giao không đúng số lượng, chất lượng như đã thoả thuận, việc chứng từ do người bán xuất trình không phù hợp với tình hình thực tế giao nhận hàng và việc người bán chậm giao hàng. * Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ... Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên. Đối tượng khiếu nại là công ty bao hiểm nếu hàng hoá (đối tượng của bảo hiểm) bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên giám định, COR, RORO hay CSC...) hoá đơn, vận đơn đường biển (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm). * Khi thực hiện hợp đồng bán hàng, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý. Nếu khiếu nại khách hàng là có cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp sau. - Giao tiếp những hàng hoá bị thiếu hụt hoặc bằng những đợt giao hàng riêng, hoặc bằng cách giao thêo trong đợt giao hàng sau. - Chuyên chở trở lại những hàng đã bị khiếu nại và hoàn lại tiền cho người mua. - Sửa chữa khuyết tật của hàng hoá đã khiếu nại với phí tổn do người bán chịu. - Thay thế những hàng khiếu nại bằng hàng hoá khác phù hợp với điều kiện kinh tế kỹ thuật đã được thoả thuận với mọi chi phí thay thế hàng đều do người bán chịu. - Giảm giá đối với số hàng đã bị khiếu nại hoặc đánh sụt giá toàn bộ lô hàng theo tỷ lệ thuận với mức khuyết tật. - Khấu trừ một số tiền nhất định về hàng hoá bị khiếu nại trong khi thanh toán lô hàng sau của cùng một hợp đồng hoặc của một hợp đồng khác. Đối với những hàng chuyên dụng, thông thường, người ta dùng biện pháp thay thế hoặc sửa chữa số hàng bị hiếu nại. Còn trong giao dịch về nguyên liệu và lương thực, người ta thường dùng biện pháp hạ giá hoặc đánh sụt giá số hàng bị khiếu nại. * Nếu khiếu nại không được giải quyết thoả đáng, hai bên có thể kiện nhau tại Hội đồng trọng tài (nếu có thoả thuận trọng tài) hoặc tại toà án. Điều kiện và thủ tục kiện tại Hội đồng trọng tài VIệt Nam được hướng dẫn ở “Pháp lệnh hội đồng kinh tế và trình tự, thủ tục giải quyết của trọng tài” 9. Kiểm định các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiêện hợp đồng là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyển chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan...Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những nội dung có sẵn. Những chi tiết chung nội dung của tất cả các chứng từ là: Tên của Tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện thoại của nó, tên chứng từ, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng (số lượng kiện, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao và ký mã hiệu hàng hoá. Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: *Chứng từ hàng hoá: Những chứng từ này do người bán xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là: + Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Hoá đơn gồm các loại: - Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice) dùng trong việc thanh toán bộ tiền hàng. - Hoá đơn chính thức (Final Invoice): dùng để thanh toán cuối cùng tiền hàng. - Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng. - Hoá đơn chiếu lệ (Proformal Invoice) có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc làm thủ tục xin nhập khẩu. - Hoá đơn tập trung (Neutral Invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán. + Bảng kê chi tiết (Specfication): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. + Phiếu đóng gói (Packing List) + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certfficate Of Quality): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. + Giấy chứng nhận số lượng (Certifficate Of Quality): là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. * Chứng từ vận tải Là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận mình để nhận hàng để chở Thông thường bao gồm các chứng từ sau: + Vận đơn đường biển (Bill Of Lading - Viết tắt là B/L) + Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) + Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill) + Phiếu gửi hàng (Shipping Note) + Bản lược khai hàng (Manifest) * Chứng từ bảo hiểm: Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trường hợp mua bảo hiểm ở Việt Nam, đó là Công ty Bảo hiểm Việt Nam - BảoViệt) cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến người mua bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) và giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). * Chứng từ kho hàng: Là những chứng từ do Xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ hàng nhằm xác nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hoá đó. Chứng từ kho hàng phổ biến nhất là: Biên lai kho hàng (Warehouse’s Reeceipt) và chứng chỉ lưu kho (Warrant) * Chứng từ hải quan: Là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia. Trong số các chứng từ hải quan, chúng ta thường gặp các loại chứng từ sau: Tờ khai hải quan (Entry, Customs Declaration), giấy phép xuất nhập khẩu (Export, Import Licence), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin), hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice), các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh (nếu cần). Chương II: THỰC TRẠNG VỀ ĐÀM PHÁN-KÝ KẾT-THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRANG THIẾT BỊ VẬT TƯ PHỤC VỤ NGHÀNH HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG-AIRIMEX I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.Quá trình hình thành và phát triển Theo yêu cầu phát triển của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam. Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam đã ký quyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng không (quyết định 197/TCHK ngày 21/3/1989) đã có nhiệm vụ xuất nhập khẩu các trang thiết bị, khí tài và phụ tùng thay thế cần thiết cho ngành Hàng không dân dụng Việt Nam, và một số mặt hàng phi mậu dịch để bán tái xuất ở các nhà ga quốc tế. Tận dụng trọng tải thừa của Hàng không Việt Nam và các hãng Hàng không nước ngoài xuất khẩu những mặt hàng do Bộ kinh tế đối ngoại (nay là Bộ thương mại) uỷ quyền. Đến tháng 7 năm 1993 công ty được giao thêm nhiệm vụ nhập nhiên liệu bay cho ngành Hàng không. ở giai đoạn đầu, công ty hoạt động theo sự phân bố chỉ tiêu của Tổng cục (sau là Tổng công ty), hạch toán báo sổ. Theo bước phát triển của ngành, đến tháng 6/1993 Công ty được giao vốn để chủ động hoạt động kinh doanh là một đơn vị hạch toán độc lập thuộc Cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Đến năm 1994 theo quy định chung của Nhà nước, Công ty lại được thành lập theo 388/CP (quyết định 1173/QĐ/TCCB-LD ngày 30 tháng 7 năm 1994) và theo đó đến tháng 10/1994 nhiệm vụ nhập nhiên liệu bay được chuyển sang đơn vị khác. Từ tháng 10/1994 đến nay, Công ty hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 100162 của Uỷ ban kế hoạch Nhà nước cấp ngày 27/9/1994. Tổ chức doanh nghiệp theo hình thức quốc doanh. Công ty có tên giao dịch quốc tế là General Aviation Import-Export Company. Trụ sở chính :100 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội. Chi nhánh :11 đường Trường Sơn, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh và đại diện tại liên bang Nga. Vốn kinh doanh (01/07/1993) :11.567,7 triệu đồng. Trong đó : Vốn cố định: 2.567,7 triệu đồng. Vốn lưu động: 9.000 triệu đồng. Bao gồm các nguồn vốn: Vốn ngân sách nhà nước cấp : 4.551,6 triệu đồng. Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 7.016,1 triệu đồng. 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. 2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty AIRIMEX. Công ty thực hiện các nhiệm vụ xuất nhập khẩu máy bay, phương tiện thiết bị, vật tư phụ tùng cho ngành Hàng không; kinh doanh xuất nhập khẩu về vật tư, vật liệu và hàng hoá dân dụng; kinh doanh dịch vụ, nhận gửi hàng hoá, đại lý bán vé, giữ chỗ về Hàng không. Đối với các mặt hàng thuộc lĩnh vực Hàng không, công ty chỉ nhận hợp đồng nhập khẩu uỷ thác chứ không nhập khẩu trực tiếp. Bởi lẽ, đây là loại hàng hoá đặc chủng, có thông số kỹ thuật cao, giá cả lại cực kỳ đắt do vậy nếu nhập khẩu trực tiếp sẽ không đủ vốn, không đủ chuyên viên kỹ thuật để đảm bảo thụân tiện trong quá trình đàm phán cũng như việc đảm bảo hàng mua về có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Công ty thực hiện việc liên doanh và mở rộng kinh doanh xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu ngoàI ngành nhằm hỗ trợ cho công tác xuất nhập khẩu trong nước. Nhiệm vụ chung xuyên suốt của công ty AIRIMEX là xây dựng, tổ chức và thực hiện chiến lược phát triển kế hoạch XNK 5 năm và hàng năm đáp ứng kịp thời đầy đủ đúng luật lệ trong công tác XNK của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nói riêng và của ngành Hàng không nói chung. 2.2.Quyền hạn của Công ty AIRIMEX Công ty xuất nhập khẩu Hàng không là một tổ chức kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng. Công ty được quyền liên doanh, liên kết, đầu tư với các tổ chức kinh tế có pháp nhân để đổi mới công nghệ, tăng cường tiếp thị, đổi mới tư duy kinh tế, tư duy lĩnh vực tài chính, tổ chức sản xuất kinh doanh đẩy mạnh xuất khẩu, cân đối tỷ trọng xuất nhập khẩu. Công ty được quyền nhượng bán và cho thuê các cơ cấu tài sản cố định theo yêu cầu đổi mới công nghệ, phát triển sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm. 3.Cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của Công ty. 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động Công ty có tổng số cán bộ công nhân viên là 90 người. Đứng đầu công ty là giám đốc, người tiến hành giám sát và quản lý mọi hoạt động của công ty và cũng là người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Hàng không Việt Nam và tập thể Công ty. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG NHƯ SAU: Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty Hàng không VN Đảng, Đoàn các tổ chức quần chúng Giám đốc CT XNK Hàng không VN Phó giám đốc giúp việc giám đốc Chi nhánh phía Nam Đại diện ở nước ngoài Phòng kinh doanh Phòng NV2 Phòng NV1 Phòng tài chính Phòng KH-HC 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. a). Phòng kế hoạch - hành chính - nhân sự. Căn cứ vào tình trạng hoạt động của công ty qua các năm, các thời kỳ để phân tích, đánh giá và nắm bắt nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tiếp theo. Quản lý hành chính chung cho toàn công ty bao gồm: quản lý nhân sự trong công ty, quản lý tài sản cố định của công ty, quản lý công văn. + Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu hàng năm căn cứ vào kế hoạch đầu tư trang thiết bị các loại hình nguồn vốn của Tổng công ty Hàng không Việt nam. + Lập kế hoạch kinh doanh XNK và các loại hình hoạt động khác của công ty theo tháng, tuần. Kế hoạch trên được thông qua và có nội dung cụ thể tại hội nghị giao ban của công ty. Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch đề ra, đưa ra các kiến nghị, giải pháp cần thiết để thực hiện kế hoạch đề ra. + Quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về hành chính văn thư lưu trữ - bảo mật theo qui định hiện hành. Kiểm tra, quản lý, đánh giá việc sử dụng quĩ thời gian, hiệu quả lao động của toàn công ty. + Dựa vào mô hình tổ chức - chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được Tổng công ty Hàng không Việt nam phê duyệt để giúp Giám đốc triển khai công tác tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. b). Phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán đảm bảo vừa là một phòng hoạt động chức năng, vừa là phòng đảm bảo kinh doanh XNK đúng luật pháp và có hiệu quả. + Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Lập kế hoạch về bảo toàn và phát triển vốn được giao. + Thực hiện đầy đủ quy định pháp lệnh kế toán thống kê. + Phòng tài chính kế toán là một thành viên chính thức của công ty XNK Hàng không trong việc tiến hành các bước theo quy định hiện hành của việc xác lập, ký kết thực hiện thanh lý hợp đồng nhập khẩu và các hợp đồng kinh tế khác mà công ty AIRIMEX có trách nhiệm pháp lý liên quan. +Theo dõi việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu và các hợp đồng kinh tế khác. Luôn đảm bảo tài chính để thực hiện tiến độ của hợp đồng. +Thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ, chính xác việc đóng thuế và các nghĩa vụ đóng góp khác cho Nhà nước. +Lập và bảo vệ đơn giá tiền lương, quyết toán hàng năm với cơ quan tài chính, thuế của Nhà nước. c).Phòng nghiệp vụ 1 và phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 1 và phòng nghiệp vụ 2 thực hiện chức năng nhiệm vụ chuyên về công tác XNK của công ty. *Phòng nghiệp vụ 1 Thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất sân bay, nhà ga, thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đậu, sân khai thác của khu vực sân bay. -Thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất phục vụ trạm xưởng kỹ thuật, khu chế biến... -Thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị, kể cả thiết bị đồng bộ cho ngành quản lý sân bay. -Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XNK khác. *Phòng nghiệp vụ 2 Thực hiện công tác XNK toàn bộ những nội dung liên quan đến XNK máy bay, động cơ tạm nhập táI xuất máy bay, đại tu sửa chữa máy bay, động cơ. -Thực hiện công tác XNK thiết bị phụ tùng cho máy bay, động cơ...cho trạm xưởng sửa chữa bảo dưỡng máy bay động cơ. -Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XNK khác. d). Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. -Đây là phòng thành lập từ năm 1995, mục đích kinh doanh xuất nhập khẩu các loại hàng hoá ngoài ngành, làm đại lý bán vé máy bay cho các hãng Hàng không Việt Nam. 4. Khách hàng thường xuyên của Công ty. Tôn chỉ hoạt động của công ty từ khi thành lập đến nay là nhập khẩu các phương tiện, vật tư, thiết bị phục vụ cho ngành Hàng không, cho nên mọi hoạt động của công ty gắn liền với hoạt động của các đơn vị bạn trong ngành. Do chính sách của Nhà nước nên hiện tại trong Tổng công ty Hàng không có 4 đơn vị được xuất nhập khẩu trực tiếp nên thị trường của công ty bị thu hẹp, Tổng công ty tuy đã có quy chế xuất nhập khẩu nhưng nhiều điều còn bất cập cho nên một số đơn vị ngay trong Tổng công ty tìm đối tác uỷ thác xuất nhập khẩu khác, đây là một biểu hiện sự non kém trong hoạt động điều hành của Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo tổng công ty HKVN, do vậy thị trường trong ngành công ty chỉ chiếm được khoảng 60-70%. Hiện tại Trung tâm quản lý bay và các cụm cảng Hàng không đã được Nhà nước cho phép chuyển thành Công ty công ích cũng có chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp cho nên thị trường của công ty đã hẹp nay còn bị thu hẹp hơn. 4.1. Các khách hàng thường xuyên uỷ thác nhập khẩu cho AIRIMEX Việt Nam AIRLINES (VNA) là khách hàng lớn nhất của công ty, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các hợp đồng uỷ thác của công ty. Sau hơn 10 năm hoạt động AIRIMEX đã ngày càng chiếm được lòng tin của khách hàng. Hiện nay 80-82% máy bay, máy móc, thiết bị, vật tư, khí tài của Việt Nam AIRLINES được nhập khẩu uỷ thác qua AIRIMEX. Một con số quả là đáng kể nhất là với hãng Hàng không lớn nhất Việt Nam hiện nay như Việt Nam AIRLINES. Không chỉ dừng lại ở đó AIRIMEX còn tạo được mối quan hệ chặt chẽ với các xí nghiệp bảo dưỡng maý bay, sân bay trong lãnh thổ Việt Nam. Đó là các xí nghiệp bảo dưỡng A76 của Nội Bài, các sân bay Cát Bi, Lai Châu, Điện Biên, Vinh, Huế, Đà nẵng...Các đơn vị này uỷ thác hoàn toàn việc nhập khẩu cho AIRIMEX. Đối với các đơn vị này thì mua bán tương đối giống nhau. Đây là các đơn vị trực tiếp hoạt động phục vụ, đáp ứng và làm thoả mãn nhu cầu của khách hàng nên trực tiếp phát sinh nhu cầu về máy móc thiết bị. ở các đơn vị này, việc thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao như: Đảm bảo số giờ bay, chuyến bay an toàn, phục vụ tốt các hành khách, giải quyết nhanh chóng những vấn đề xảy ra được đặt lên hàng đầu. Trong cơ cấu khách hàng, các công ty dịch vụ bay như SASCO, VASCO, NASCO, MASCO...là khách hàng tương đối đặc biệt do phạm vi hoạt động của nó. Ngoài những chuyến bay dịch vụ còn có chuyến bay đưa đón khách, kinh doanh khách sạn, chuyên chở hàng hoá, nghĩa là lĩnh vực hoạt động của công ty này rất đa dạng. Do đó nhu cầu của nó về các loại hàng hoá, dịch vụ rất lớn, đó có thể là các loại hàng hoá chuyên ngành như máy bay trực thăng, máy bay cánh quạt cỡ nhỏ, máy chụp trắc địa... cho đến những loại hàng hoá thông thường như ô tô, máy lạnh, các trang thiết bị phục vụ khách sạn...Với các loại hàng hoá như máy bay, thiết bị động cơ thì quá trình bên mua đòi hỏi phức tạp hơn và có sự lựa chọn người cung ứng khắt khe hơn so với các loại hàng hoá thông thường. Mặc dù vậy, AIRIMEX vẫn vượt qua nhiều đối thủ của mình để giành được 70% hợp đồng uỷ thác nhập khẩu từ các công ty dịch vụ bay này. Bên cạnh đó, AIRIMEX cũng chưa dành được hợp đồng nào từ tay P._.ác. Có những cuộc đàm phán mà mục tiêu của người xuất khẩu là phải bán được hàng bằng mọi gía (có thể do hàng hoá đã cũ, lạc hậu...). Khi chớp được một thông tin đắt giá như vậy, Công ty sẽ vạch kế hoạch, đưa ra phương án cách thức dồn đối tác sao cho thoả thuận có lợi nhất cho mình. Một kinh nghiệm cho thấy là không nên dồn đối tác đến chân tường vì như vậy ta sẽ chẳng thu được kết quả gì. Song cũng cần phải nghiên cứu lại về hàng hoá đó một lần nữa (về chất lượng, hạn sử dụng...)rồi quyết định mua cũng chưa muộn. Một ví dụ khác về tầm quan trọng của thông tin: mục tiêu của đối tác. Nếu Công ty tìm hiểu được mục tiêu đàm phán xuyên suốt của đối tác là giữ nguyên giá cả. Nếu vậy Công ty sẽ đàm phán về điều khoản giá cả đầu tiên và khi thấy không được hãy tỏ ra thất vọng và quay sang đàm phán về các điều khoản khác như: bảo hành, đào tạo chuyên gia, thanh toán... Khi đó đối tác muốn giữ nguyên giá thì đành phải chấp nhận các điều khoản sau theo yêu cầu của Công ty. Có thể nói thông tin và nghệ thuật đàm phán là hai nhân tố cơ bản tạo nên sự thành công của các cuộc đàm phán. Các kỹ thuật thu thập và sử lý các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán. Để có thể thu thập và xử lý thông tin cho đàm phán, các bên đàm phán thường cân nhắc những vấn đề sau: Lựa chọn các nguồn thông tin: Trong khâu lựa chọn các nguồn thông tin, Công ty cần qui định sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng). Chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào: + Mức độ am hiểu thông tin nói chung của Công ty; + Phương pháp thu thập thông tin; +Trình độ, kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin. Việc lựa chọn nguồn thông tin đã được đề cập ở phần trên. Thông tin thường cung cấp cho người ra quyết định ở nhiều dạng khác nhau và ở nhiều nguồn. Nó thường tản mạn và bao gồm những con số hoặc những đoạn miêu tả. Do đó, bước tiếp theotrong khâu này là Công ty cần tiến hành lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu đã thu thập dược. Có thể nói, đây là sự tiếp tục của quá trình thu thập tài liệu, song nó có vai trò quan trọng bởi lẽ nếu không thực hiện nó, Công ty sẽ khó khăn trong ra quyết định, thậm chí có thể ra quyết định sai. Xử lý thông tin: Việc xử lý thông tin cho phép xác định được mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra kết luận cụ thể. Việc sử lý thông tin thường sử dụng các kỹ thuật của kinh tế lượng và thống kê. Những kỹ htuật thông dụng nhất đó là: + Phân tích xu hướng và chuỗi thời gian; + Các mô hình hồi quy; + Các mô hình vào ra. Mỗi phân loại các mô hình hay kỹ thuật đều có những sự khác nhau. Mỗi loại kỹ thuật lại có những khó khăn và thuận lợi riêng. Tuy nhiên, toàn bộ những kỹ thuật đều đòi hỏi lượng tương đối lớn các số liệu định lượng theo các biến số giải thích khác nhau. Bên cạnh đó, sự lựa chọn kỹ thuật và các biến số giải thích đòi hỏi một kiến thức tốt về mối quan hệ kinh tế hoặc công nghệ giữa các biến số. Điều cần lưu ý là đối với mỗi công việc cần dự đoán hay phân tích đều có những nguồn thông tin và cách sử lý khác nhau. Nó đòi hỏi sự nhanh nhậy và phương pháp làm việc khoa học của các bên đàm phán. Một điều rất thuận lợi cho Công ty trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin, đó là định hướng đầu tư phát triển của Công ty (từ 2000 đến 2010) đã được vạch ra rõ ràng. Hiện nay có thể nói là còn rất khó khăn trong việc thu thập thông tin. Trước hết, cơ sở hạ tầng còn thấp kém, thậm chí đến các thiết bị phục vụ công tác kinh doanh-nghiệp vụ như máy Fax, photocopy còn hạn chế, chưa nối mạng internet. Nhưng trong một tương lai gần, khi định hướng đầu tư phát triển, định hướng nhân lực trong giai đoạn 2000-2010 đã thực hiện được, điều đó sẽ tạo cơ sở cho việc thiết lập một hệ thống thông tin hoàn chỉnh. 2. Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự. Công ty xuất nhập khẩu hàng không AIRIMEX thực sự là chưa quan tâm đến vấn đề tổ chức nhân sự. Việc cử một đoàn đi đàm phán ký kết nhiều khi là theo thói quen. Ai làm công tác này thì làm chứ không phân công rõ ràng sau một quá trình nghiên cứu về từng cá nhân đi đàm phán. Chính vì thế, nhiều khi Công ty không phát huy được năng lực của từng cán bộ công nhân viên. Việc lựa chọn cũng không căn cứ vào đối tác là ai. Họ sống ở quốc gia nào, những nét văn hoá đặc trưng của họ là gì, sở trường, phong cách của họ là như thế nào. Việc lựa chọn của Công ty mang đầy tính đại khái qua loa. Ví dụ như một số đối tác của AIRIMEX là Mỹ, Pháp, họ có những đặc điểm rất khác nhau về văn hoá có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán, cụ thể là: Mỹ: là một đất nước rộng lớn và là nơi chung sống của nhiều chủng tộc khác nhau. Khó có thể bàn bạc được về truyền thông văn hoá của họ vì nó quá mới mẻ ( thành lập mới hơn 200 năm) và quá đa dạng. Nhưng nền văn hoá này có một đặc trưng nổi bật mà ai cũng có thể nhận ra, đó là một nền văn hoá bình đẳng , không mang tính tôn ti trật tự với lối sống cạnh tranh cao độ. Địa vị xã hội không phụ thuộc vào tuổi tác, giới tính, dòng dõi gia đình. Xã hội Mỹ đánh giá co nỗ lực cá nhân, trình độ nghề nghiệp và thu nhập. Chính vì vậy người Mỹ độc lập trong làm việc, thẳng thắn trong giao tiếp và hiếu thắng trong tranh luận. Văn hoá Mỹ là điển hình của nhóm văn hoá tập trung lợi ích của thương vụ. Pháp: Dân tộc Pháp là dân tộc hình thành và thống nhất sớm nhất Châu Âu nhưng tâm tính lại đầy mâu thuẫn và nghịch lý. Những người Pháp cởi mở, thích nói, thích châm biếm dí dỏm, bông đùa một cách thông minh. Văn hoá Pháp là nền văn hoá mang nặng tính nghi thức và tôn ti trật tự. Địa vị xã hội phụ thuộc vào dòng dõi gia đình và trình độ học vấn. Người Pháp cũng quan tâm đến địa vị của người đối thoại và thường đánh giá người khác qua cách ăn mặc và các cử chỉ bên ngoài. Vì vậy khi chọn đoàn đàm phán của Công ty để đi ký kết hợp đồng với Mỹ hoặc Pháp thì đòi hỏi các thành viên trong đoàn nhất thiết phải hiểu được những nét văn hoá đặc trưng của phía đối tác. Việc lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán cần căn cứ vào quá trình học tập, nghiên cứu, công tác của họ để xem xét những hiểu biết của họ về đối tác. Nếu thấy chưa đủ có thể tạo điều kiện cho họ tìm hiểu thêm qua các tài liệu khác. Có như vậy kết quả đàm phán thu được mới cao. Một cuộc đàm phán AIRIMEX nên cử 6 đến 8 thành viên. 01 Phó giám đốc phụ trách. 01 Trưởng phòng nghiệp vụ 01 - 03 Chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương 01 Chuyên gia luật pháp. 01 Chuyên gia kỹ thuật. 01 Chuyên viên tài chính (nếu cần) Hiện nay Công ty AIRIMEX đang thiếu cán bộ am hiểu về luật pháp. Do đó khi đàm phán chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương thường kiêm luôn cả vấn đề luật pháp. Cần tránh tình trạng này. Vì mỗi thành viên chỉ có thể đảm nhận tốt nhất một nhiệm vụ. Hơn nữa luật pháp là vấn đề rất rộng, nó có vai trò như một sợi dây an toàn trong các cuộc đàm phán. Nếu để cho đối tác biết được sơ hở này, thì họ dễ dàng khoét sâu vào điểm yếu của Công ty và chúng ta sẽ bị thiệt thòi. Cần phải có biện pháp kịp thời nhanh chóng để bổ sung thành viên am hiểu về luật pháp cho đoàn đàm phán. Như đã biết, hàng hoá Công ty nhập khẩu về chủ yếu là những hàng hoá đặc chủng có giá trị cao, các thông số kỹ thuật yêu cầu chính xác. Nhưng trên thực tế Công ty lại không có chuyên gia kỹ thuật về lĩnh vực Hàng không. Do đó khi tiến hành đàm phán thường thuê một chuyên gia kỹ thuật Hàng không hoặc mời một cán bộ kỹ thuật của đơn vị sử dụng làm cố vấn trong vấn đề kỹ thuật. Điều đó hạn chế tinh thần đoàn kết trong đoàn đàm phán. Thông thường Công ty AIRIMEX vẫn thuê chuyên gia đi đàm phán, nhưng nhiều khi độ tin cậy và trình độ am hiểu của chuyên gia là vấn đề mà Công ty khó lượng hoá. Vậy trong thời gian tới cùng với việc thực hiện theo định hướng về đầu tư phát triển và định hướng về phát triển nhân lực, Công ty cần quan tâm hơn đến vấn đề này để công tác tổ chức nhân sự cho đàm phán ngày càng được hoàn thiện. 3. Tổ chức địa điểm đàm phán. Hiện nay Công ty AIRIMEX vẫn tổ chức đàm phán tại trụ sở: 100 Nguyễn Văn Cừ -Gia Lâm- Hà nội. Việc chọn địa điểm tại địa bàn bên nào thì bên đó có ưu thế hơn, ít nhất là về mặt tâm lý (tăng thêm lòng tự tin). Công ty AIRIMEX vẫn thường giành được quyền chọn địa điểm. Song Công ty vẫn chưa tận dụng được thuận lợi này do cơ sở hạ tầng của Công ty còn thấp kém. Mặc dù công việc đàm phán và ký kết diễn ra thường xuyên- đây là một trong những nghiệp vụ chính của Công ty, nhưng có nhiều lý do nên trong một thời gian Công ty cũng không thể khắc phục được. Trong giai đoạn 2000-2005 Công ty phải nhanh chóng tranh thủ mọi nguồn vốn để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng chú trọng trụ sở làm việc và các trang thiết bị cần thiết để tạo một điạ điểm lý tưởng cho các cuộc đàm phán trong tương lai. Thành công của cuộc đàm phán là vấn đề quan trọng nhất cần đạt được đối với tất cả các bên tham gia đàm phán. Tuy nhiên nếu cuộc đàm phán được tiến hành theo trình tự: đàm phán-nghỉ lấy sức-đàm phán- nghỉ lấy sức-đàm phán-...-kết thúc đàm phán thì có lẽ mọi cuộc đàm phán sẽ trở nên vô cùng mệt mỏi và kém thú vị. Do đó vấn đề nghỉ ngơi và giải trí trong quá trình đàm phán là một vấn đề cần được lưu ý. 4. Hoàn thiện phương pháp soạn thảo một số điều khoản chính trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty AIRIMEX. Một số điều khoản như điều khoản về hàng hoá, chất lượng, số lượng, thời hạn giao hàng...thực ra không phải là không quan trọng. Nhưng chúng đã được đề cập rất kỹ trong các thư chào hàng, hỏi giá hay báo giá và các điều khoản đó được soạn thảo theo yêu cầu của đơn vị uỷ thác nhập khẩu. Vì vậy trong phần này, em sẽ chỉ nêu phương pháp soạn thảo của một số điều khoản mà theo em sẽ phát sinh nhiều tranh chấp. a). Điều khoản giá cả. * Đồng tiền định giá: Giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được tính bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba. Việc lựa chọn đồng tiền thanh toán cũng chịu ảnh hưởng lớn của tập quán buôn bán quốc tế, đặc biệt là với hàng hoá có giá trị lớn như trang thiết bị phục vụ ngành Hàng không. Người xuất khẩu luôn muốn xác định giá cả bằng đồng tiền tương đối ổn định, ngược lại người nhập khẩu muốn xác định giá cả bằng đồng tiền có xu hướng mất giá. Hiện nay, Công ty AIRIMEX đang sử dụng đồng USD để thanh toán trong các hợp đồng nhập khẩu đây là điều bất lợi. *Phương pháp định giá: Phương pháp định giá liên quan đến thời điểm định giá. Có thể định giá ngay vào lúc ký kết hợp đồng, trong thời gian hợp đồng có hiệu lực hoặc ở thời điểm thực hiện việc thanh toán. Các phương pháp định giá được áp dụng trong buôn bán quốc tế gồm: giá cố định, giá di động, giá trượt, giá quy định sau. Qua xem xét và đánh giá ta thấy rằng giá cố định và giá quy định sau là phù hợp nhất với những hàng hoá mà Công ty nhập khẩu. Hiện nay Công ty đang định giá bằng giá cố định: Giá cố định là giá quy định ở thời điểm ký kết hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dùng phương pháp này sẽ đảm bảo được lợi nhuận đề ra theo kế hoạch. Dùng phương pháp định giá trên đối với mặt hàng như máy bay, các trang thiết bị máy móc phục vụ ngành Hàng không thì quả là an toàn, không sợ hàng hoá bị giảm giá do thay đổi công nghệ, thị hiếu người tiêu dùng...và chắc chắn sẽ không được lợi gì vì loại hàng hoá này hiếm khi lên giá. Do đó dùng phương pháp giá cố định sẽ thuận tiện nhất vì không phải gặp nhau nhiều lần để xác định giá. Theo em dùng phương pháp giá quy định sau cũng có những ưu điểm. Giá quy định sau là giá cả không được định ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán, mà được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng hai bên chỉ thoả thuận với nhau một điều khoản nào đó và những nguyên tắc nào đó mà hai bên sẽ gặp nhau xác định giá. Với chủng loại hàng hoá AIRIMEX nhập thì khả năng tăng giá là gần như không có nhưng khả năng giảm giá sẽ nhiều nếu tính trong một giai đoạn dài, và đặc biệt là nếu giai đoạn ký kết hợp đồng trùng với giai đoạn công nghệ Hàng không có sự thay đổi. Vì vậy nên kết hợp cả hai phương pháp định giá này. Và cần phải có một sự nghiên cứu kỹ về thị trường trước khi quyết định áp dụng phương pháp nào. b). Điều khoản thanh toán. Đối với việc thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu; Nếu Công ty dùng tiền Việt nam, đối tác nước ngoài sẽ không chấp nhận, nếu dùng tiền của nước xuất khẩu sẽ gây bất lợi cho Công ty khi tỷ giá thay đổi, duy chỉ có đồng USD là đồng tiền mạnh Công ty có thể sử dụng để thanh toán. Về thời hạn thanh toán thường có ba loại: Trả tiền ngay; trả tiền trước; trả tiền sau. Với hợp đồng nhập khẩu, việc trả tiền sẽ luôn có lợi cho Công ty. Trong việc trả tiền sau, người bán sẽ cung cấp cho Công ty một khoản tín dụng theo sự thoả thuận của hai bên. Nếu tín dụng cấp bằng tiền thì hợp đồng phải ghi rõ lãi xuất năm, thời hạn sử dụng tín dụng và thời hạn thanh toán. Đối với tín dụng ưu đãi thì trong thời hạn ưu đãi không thanh toán lãi suất. Hiện nay Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán là bằng điện chuyển tiền và thư tín dụng ( L/C). Trong đó khoảng 40% hợp đồng nhập khẩu của Công ty được thanh toán bằng điện chuyển tiền với thời hạn trả tiền ngay, 60% hợp đồng nhập khẩu còn lại được thanh toán bằng thư tín dụng. Như ta đã biết lệ phí của điện chuyển tiền ít hơn phí mở L/C, do đó Công ty luôn đề nghị bạn hàng dùng phương pháp này để thanh toán. Nhưng chỉ có một số bạn hàng quen thuộc mới chấp nhận đề nghị này. Hơn nữa, dùng điện chuyển tiền Công ty có thể đàm phán để phía đối tác chấp nhận trả tiền sau, như vậy Công ty sẽ thanh toán với bên uỷ thác trước khi phải thanh toán với người cung ứng và Công ty sẽ không phải sử dụng vốn của mình, mà thay vào đó Công ty chỉ cần trả một khoản lãi cho tín dụng được cấp. Hơn thế nếu phía đối tác cấp tín dụng ưu đãi thì Công ty không phải trả khoản lãi đó. Phương pháp thanh toán hàng nhập khẩu bằng thư tín dụng chiếm 60% hợp đồng của Công ty. Thư tín dụng là một hợp đồng tài chính hoàn chỉnh độc lập, thể hiện sự cam kết giữa Ngân hàng với người mua và người bán. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đảm bảo cho người bán chắc chắn sẽ thu được tiền. Đối với người mua, nó đảm bảo rằng việc chuyển tiền cho người bán chỉ được thực hiện khi người bán chỉ được thực hiện khi người bán xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và Ngân hàng đã kiểm tra bộ chứng từ đó. Các chứng từ chính gồm: Vận đơn đường biển. Hợp đồng bảo hiểm. Hoá đơn thương mại. Chứng nhân xuất xứ. Chứng chỉ chất lượng. Chứng chỉ chấp nhận. Chứng chỉ khối lượng. Các chứng chỉ có liên quan khác. Cả hai phương pháp thanh toán trên đều thuận tiện, an toàn cho Công ty. Song giá trị mỗi hợp đồng nhập khẩu của Công ty rất lớn do đó lệ phí cho mỗi lần thanh toán là mmọt khoản chi phí không nhỏ đối với Công ty. Trong tương lai cần có những biện pháp hữu hiệu để phương pháp thanh toán bằng điện chuyển tiền được sử dụng nhiều hơn và tiến tới sẽ thanh toán 100% hợp đồng bằng điện chuyển tiền. c). Điều khoản về phương thức giao hàng. Đây là điều khoản rất quan trọng trong các hợp đồng mua bán với nước ngoài. Điều kiện cơ sở giao nhận hàng phát sinh từ thực tế buôn bán quốc tế, còn trong hoạt động buôn bán nội địa không áp dụng điều kiện này. Đối với Công ty xuất nhập khẩu Hàng không AIRIMEX, tuỳ từng điều kiện nhập hàng mà lựa chọn một trong hai điều kiện giá CIF hoặc FOB. Sự phân chia trách nhiệm, phân chia rủi ro, phân chia chi phí của mỗi điều kiện được thể hiện như sau: + Điều kiện tiền hàng, bảo hiểm và cước (CIF: Cost-Insurance-Freight) Theo điều kiện này, người bán phải: Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng tới đích; lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần); giao hàng lên tàu phù hợp với hợp đồng; ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá (CIF+10%); cung cấp cho người mua hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và đơn (hoặc chứng chỉ bảo hiểm); trả chi phí bốc hàng, trả chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước. Còn bên mua (Công ty AIRIMEX ) phải: nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hoá đơn, đơn (hoặc chứng chỉ bảo hiểm) và vận đơn được giao cho mình. Trả chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước. Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng. + Điều kiện giao lên tàu FOB (Free on board) Theo điều kiện này người bán phải: lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần); giao hàng lên tàu; cung cấp chứng từ vận tải hoàn hảo chứng minh hàng đã được bốc lên tàu; chịu chi phí bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. Còn người mua (Công ty AIRIMEX ) phải: ký kết hợp đồng chuyên chở và trả cước; trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính vào trong tiền cước, lấy vận đơn; trả tiền chi phí dỡ hàng; chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng. Với một số loại hàng hoá Công ty AIRIMEX mua hàng theo giá FOB nhưng phương tiện vận tải thuê ở đây lại là máy bay, do hãng Hàng không Việt Nam AIRLINES thực hiện. Thời hạn giao hàng xảy ra là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ người bán sang người mua. Lúc này Công ty phải trực tiếp kiểm tra số lượng hàng được giao thực tế có phù hợp với những thoả thuận trong hợp đồng không ? Nếu hàng giao thiếu so với thoả thuận thì Công ty chỉ nên trả đủ tiền cho số hàng hiện có. Nếu giao thừa Công ty có quyền tiếp nhận nhưng chỉ thanh toán theo đúng hợp đồng. Vào thời gian đó Công ty cũng phải kiểm tra chất lượng hàng hoá dựa trên cơ sở chứng từ xác định chất lượng hàng giao so với những thoả thuận ghi trong hợp đồng. Khi hàng đến thì Công ty tiếp nhận ngay, nhưng chất lượng giao thực tế thì được quy định kiểm tra trong thời gian dài hơn để tăng tính chuẩn xác, giảm chi phí chờ đợi cho bên kia. d). Điều khoản bảo hành và hướng dẫn sử dụng. Mỗi loại hàng hoá có những đặc điểm, quy cách và tính chất kỹ thuật riêng. Do vậy bên mua và bên bán cần thoả thuận thời gian và trách nhiệm bảo hành cụ thể. Hai bên cần chú ý cả những trường hợp bảo hành không phổ biến, chẳng hạn: phụ tùng thay thế hoặc thiết bị chóng mòn, sự hao hụt tự nhiên của thiết bị, những thiệt hại phát sinh do nhu cầu bảo dưỡng không đúng hoặc cẩu thả, xếp hàng lên tầu xe vượt quá trọng tải, sử dụng sản phẩm không đúng theo quy định lắp ráp ... Trong trường hợp máy móc, thiết bị nhập khẩu, điều khoản bảo hành và hướng dẫn sử dụng rất quan trọng vì nó sẽ tạo điều kiện cho bên mua rút ngắn thời gian đưa vào sử dụn, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu máy móc, thiết bị hỏng hóc mà lỗi này không do người bán sản xuất ra thì trách nhiệm của người bán sẽ giới hạn ở trách nhiệm của người cung cấp về những thiệt hại xảy ra với điều kiện người bán phải cung cấp những thông tin chính xác về phạm vi trách nhiệm của người cung cấp máy móc, thiết bị đó. e). Điều khoản đào tạo chuyên gia. Số lượng chuyên gia kỹ thuật của ngành Hàng không ở Việt nam hiện nay rất ít. Trong khi đó số lượng trang thiết bị, máy móc hiện đại là rất nhiều, các chuyên gia kỹ thuật trong nước chưa thể lắp đặt, vận hành được, đòi hỏi phải có sự giúp đỡ của các chuyên gia kỹ thuật nước ngoài. Trong đàm phán Công ty cần yêu cầu phái đối tác kéo dài thời gian đào tạo chuyên gia tại Việt nam. Điều khoản này không quan trọng với Công ty, nhưng thực sự quan trọng với các đơn vị sử dụng các trang thiết bị đó và càng quan trọng hơn với ngành hàng không dân dụng Việt nam. Để nâng cao uy tín của Công ty với bạn hàng, đồng thời vì lợi ích chung của ngành hàng không, lợi ích của đất nước, Công ty cần đặc biệt quan tâm đến điều khoản này hơn nữa. III. HOÀN THIỆN QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY AIRIMEX Điều khoản gía cả trong hợp đồng nhập khẩu của Công ty AIRIMEX thường là giá CIF, do đó Công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm. Tuy nhiên với một số ít mặt hàng Công ty mua bằng giá FOB. Khi đó, Công ty sẽ thuê Việt nam AIRLINES vận chuyển và mua bảo hiểm chuyến tại Bảo Việt. Để tiến hành thực hiên hợp đồng nhập khẩu Công ty AIRIMEX thường thực hiện theo trình tự sau: Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Mở L/C khi bên bán báo. Đôn đốc bên bán giao hàng. Làm thủ tục hải quan. Nhận hàng ở cảng dỡ. Kiểm tra hàng hoá. Giao hàng cho đơn vị uỷ thác. Làm thủ tục thanh toán. Khiếu nại (nếu có). 1. Mở thư tín dụng. Nếu trong hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng điện chuyển tiền thì Công ty không phải mở L/C. Hiện nay có khoảng 60% hợp đồng yêu cầu mở L/C. Để có được thư tín dụng, Công ty phải điền vào mẫu yêu cầu mở thư tín dụng theo quy định của ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và tới ngân hàng làm thủ tục mở thư tín dụng. Nội dung của thư tín dụng cần thống nhất với các điều khoản của hợp đồng như: chất lượng, số lượng, quy cách, giá cả, kỳ hạn giao hàng, kỳ hạn thanh toán, điều kiện bốc xếp vận chuyển, chứng từ cần thiết để bên bán được thanh toán...Công ty cần lấy hợp đồng làm căn cứ và đưa ra quy định đối với từng điều kiện trong thư tín dụng. Thời gian mở thư tín dụng không được chậm hơn ngày quy định trong hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định mở thư sau khi bên bán nhận được giấy phép xuất khẩu hoặc thanh toán tiền đảm bảo thực hiện hợp đồng, Công ty cần mở thư sau khi bên bán nhận được giấy phép xuất khẩu, hoặc ngân hàng báo cho biết đã nhận đựơc tiền bảo đảm. Thông qua L/C, ngân hàng đóng vai trò như một vũ khí quyền lực cho Công ty, bởi vì ngân hàng sẽ không trả tiền cho người bán khi người bán chưa đáp ứng được những yêu cầu của thư tín dụng thương mại. Sau khi bên bán nhận được thư tín dụng, nếu cần sửa đổi phải có sự đồng ý của Công ty. Nội dung sửa đổi thường hay thấy nhât: kéo dài kỳ hạn bốc xếp vận chuyển và kỳ hạn có hiệu lực của thư tín dụng, thay đổi cảng bốc xếp... Trước đây Công ty AIRIMEX được miễn ký quỹ tại ngân hàng. Nhưng mới đây theo 59/CP thì việc miễn ký quỹ tại ngân hàng khi thanh toán tiền hàng cho người bán bằng thư tín dụng (L/C) gặp khó khăn. 2. Uỷ nhiệm thuê tàu đôn đốc bên bán giao hàng. Vì lý do tàu của bên Việt Nam chưa đạt tiêu chuẩn và chở hàng đúng, đủ chỉ tiêu đề ra, nên Công ty phải uỷ nhiệm thuê tàu cho bên nước ngoài. Khi uỷ nhiệm bên bán thuê tàu, Công ty phải đưa ra các yêu cầu cho một chuyến tàu chở hàng như độ tuổi của tàu không được lớn hơn 15 năm. Nếu tuổi của tàu lớn hơn phải được sự chấp nhận của bên mua nhằm đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hoá. Công ty phải yêu cầu bên bán thuê tàu thoả mãn các điều kiện, chỉ tiêu của một tàu khi đến Việt Nam. Đốc thúc bên bán cho biết trước những đặc điểm của tàu như: kích thước tàu, tên tàu, cờ...Đốc thúc bên bán giao hàng đúng thời điểm mình cần. ít nhất trong giai đoạn 7 ngày trước khi tàu đến, đòi hỏi bên bán thông báo bằng Fax, Telex. Đốc thúc bên bán bàn giao những giấy tờ sau: - Lịch trình của tàu. - Vận đơn đường biển. Khối lượng khoang chứa của tàu. Chứng chỉ chất lượng giám định của nơi sản xuất. Các bản copy của hoá đơn thương mại. Qua đó người bán cũng phải có trách nhiệm cung cấp những thông tin khác liên quan đến chuyến hàng theo sự thực hiện bắt buộc trong phụ lục của hợp đồng. 3. Khai báo hải quan, nghiệm thu và chuyển giao hàng hoá. 3.1. Khai báo hải quan. Sau khi hàng hoá nhập khẩu đến, Công ty cần căn cứ vào chứng từ nhập khẩu để điền vào phiếu khai báo hải quan hàng hoá nhập khẩu. Yêu cầu khai báo là: loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng, tên phương tiện vận tải, nhập từ quốc gia nào...đồng thời kèm theo hoá đơn, vận đơn và đơn bảo hiểm. Hàng hoá, chứng từ được hải quan kiểm tra không sai sót gì mới được đi. Do vậy Công ty phải khai báo chi tiết, cẩn thận và chính xác về chuyến hàng nhập khẩu đó. 3.2 Nghiệm thu hàng hoá. Khi hàng hoá nhập khẩu được chuyển tới cảng và tiến hành dỡ hàng cơ quan cảng vụ cần tiến hành kiểm tra dỡ hàng. Nếu phát hiện thấy thiếu, cần kịp thời làm “Báo cáo dỡ thiếu” giao cho bên chủ tàu chứng nhận và căn cứ vào tình trạng thiếu để đưa ra công bố bằng văn bản về yêu cầu bảo lưu quyền đòi bồi thường. Khi dỡ hàng nếu phát hiện hàng bị hỏng, hàng cần lưu giữ vào kho chỉ định của hải quan, sau khi Công ty bảo hiểm cùng cơ quan thương kiểm tiến hành kiểm nghiệm và đưa ra xử lý. Đối với hàng hoá kiểm nghiệm luật định, Công ty cần phải báo với cơ quan kiểm nghiệm kiểm nghiệm nơi dỡ hàng. Nếu hàng hoá nhập khẩu qua kiểm nghiệm của cơ quan thương kiểm, phát hiện hàng bị lỗi hoặc thiếu, Công ty cần dựa vào giấy chứng nhận do cơ quan thương kiểm cấp để đòi bên nước ngoài bồi thường. Đối với hàng hoá kiểm nghiệm tại nơi dỡ hàng theo quy định hợp đồng, hoặc hàng hoá đã phát hiện lỗi, thiếu, dị dạng, hoặc hàng hoá sắp hết hạn đòi bồi thường theo quy định hợp đồng, nếu cần tiến hành kiểm nghiệm tại cảng. 3.3 Làm thủ tục chuyển giao: Sau khi làm xong các thủ tục nói trên, Công ty uỷ thác cho đại lý vận chuyển hàng hoá và chuyển giao cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu. Quá trình này, Công ty cũng cần theo dõi sát sao; để tránh tình trạng mất mát, hư hỏng trong lúc vận chuyển. 4. Bồi thường và đòi bồi thường. Hàng hoá nhập khẩu thường cần các bên hữu quan bồi thường do chất lượng, số lượng, bao bì ... , không phù hợp với qui định trong hợp đồng. Công ty cần căn cứ vào sự khác nhau về nguyên nhân gây tổn thất, đối tượng đòi bồi thường nhập khẩu chủ yếu gồm: 4.1 Đòi bên bán bồi thường: Tất cả các trường hợp sau đây đều có thể đòi bên bán bồi thường, chẳng hạn: Số lượng bốc xếp không đầy đủ; chất lượng, quy cách của hàng hoá không phù hợp với qui định của hợp đồng; bao bì kém dẫn tới tổn thất hàng hoá; không giao hàng đúng hạn hoặc từ chối không giao hàng... 4.2. Đòi Công ty tàu biển bồi thường. Những trường hợp sau đây, Công ty có thể đòi Công ty tàu biển bồi thường chẳng hạn như: Số lượng hàng hoá ít hơn số lượng ghi trên vận đơn; Vận đơn là vận đơn sạch mà hàng hoá lại có tình trạng hư hỏng, hơn nữa do lỗi của bên chủ tàu gây nên; Tổn thất của hàng hoá, theo điều khoản hữu quan trong các hợp đồng thuê tàu thì do bên chủ tàu chịu trách nhiệm... 4.3. Đòi Công ty bảo hiểm bồi thường. Những trường hợp Công ty mua hàng theo giá FOB, thì các trường hợp: Do thiên tai, sự cố bất ngờ hoặc các sự cố khác trong vận chuyển dẫn tới tổn thất hàng hoá, hơn nữa lại nằm trong phạm vi bảo hiểm; Tất cả những phần Công ty tàu không bồi thường hoặc bồi thường không bù đắp được các tổn thất, hơn nữa thuộc phạm vi bồi thường. Trong nghiệp vụ nhập khẩu, khi làm công tác bồi thường với bên nước ngoài, Công ty cần chú ý các điểm sau: * Chứng từ đòi bồi thường: Khi đưa ra yêu cầu bồi thường với bên nước ngoài cần cung cấp giấy tờ, trước tiên là đơn yêu cầu bồi thường sạch, kèm theo giấy chứng nhận kiểm nghiệm do cơ quan thương kiểm cấp, hoá đơn, bản sao vận đơn. Tiếp đó cần kèm theo các giấy tờ liên quan đối với các đối tượng đòi bồi thường khác nhau. Khi đòi bên bán bồi thường, Công ty cần đưa ra căn cứ và lý do xác thực trong giấy tờ đòi bồi thường, nếu là hợp đồng FOB Công ty cần kèm theo báo cáo sử lý hàng do đại diện Việt Nam AIRLINES và nhân viên sử lý hàng hoá của cơ quan sân bay ký xác nhận và chứng nhận dỡ thiếu hoặc hư hỏng do đại diện Việt Nam AIRLINES ký xác nhận; khi đòi Công ty bảo hiểm bồi thường, cần kèm theo báo cáo kiểm nghiệm liên hợp của Công ty bảo hiểm và bên mua... * Số tiền đòi bồi thường: Ngoài giá trị tổn thất hàng hoá, Công ty có thể nêu ra các chi phí liên quan. Như chi phí kiểm nghiệm hàng hoá, phí bốc dỡ, phí ngân hàng, thuê kho, lãi suất,...đều có thể đưa vào số tiền đòi bồi thường. Còn về việc bao gồm những loại nào, thì cần căn cứ vào tình hình cụ thể để xác định. * Kỳ hạn đòi bồi thường: Công ty cần đưa ra yêu cầu bồi thường với bên nước ngoài trong kỳ hạn có hiệu lực đòi bồi thường trong quy định hợp đồng, quá hạn sẽ không có hiệu lực. Nếu công tác thương kiểm có thể cần thời gian dài hơn, có thể yêu cầu đối phương kéo dài thời hạn đòi bồi thường. Nếu hàng hoá nhập khẩu đã xảy ra tổn thất rồi, ngoài thuộc trách nhiệm bồi thường của Công ty tàu và Công ty bảo hiểm ra, nếu thuộc trách nhiệm bên bán phải trực tiếp gánh vác, cần yêu cầu trực tiếp bên bán bồi thường, tránh để bên bán kiếm cớ thoái thác trách nhiệm xử lý bồi thường. Trường hợp tranh chấp giữa các bên được giải quyết không thoả đáng: một bên không chấp nhân, khi đó hai bên có thể đưa tranh chấp ra toà đã đăng ký để giải quyết. Các khiếu nại và tranh chấp sau khi được giải quyết xong, hợp đồng có thể sẽ kết thúc hoặc tiếp tục nếu được cả hai bên đồng ý khi hiệu lực của hợp đồng chưa kết thúc. Thông thường mong muốn kết thúc hợp đồng của một trong hai bên đối lập với mong muốn của bên kia là tiếp tục thực hiện nó. IV. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. Tổng Công ty Hàng không Việt Nam được ra đời vào những năm cuối của thế kỷ 20 là phù hợp với xu thế hợp nhất hiện nay nhằm tập trung nguồn lực phát triển thành một Tổng Công ty mạnh và đồng bộ, có đủ sức cạnh tranh với các hãng Hàng không trong khu vực. Trong sự nghiệp đó, Công ty xuất nhập khẩu Hàng không AIRIMEX góp phần không nhỏ. AIRIMEX là một Công ty mới được thành lập, mới hoà nhập vào cơ chế thị trường do đó còn không ít khó khăn, thử thách trên con đường phát triển của mình. Để thực hiện được chiến lựơc đề ra trong giai đoạn 2000-2010 Công ty xuất nhập khẩu Hàng không xin kiến nghị với Cục Hàng không dân dụng Việt Nam và Tổng Công ty Hàng không Việt Nam một số vấn đề lớn sau: * Nên có một quy định rõ ràng cụ thể để các đơn vị trong ngành Hàng không nhập khẩu các trang thiết bị, vật tư, khí tài đều uỷ thác qua AIRIMEX để tránh lãng phí tài lực của một đơn vị trong ngành. * Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nên nhanh chóng sửa đổi quy chế xuất nhập khẩu, trong quy chế phải xác định rõ vai trò chủ chốt trong công tác xuất nhập khẩu của Công ty AIRIMEX. * Công ty xuất nhập khẩu Hàng không là đơn vị duy nhất trong ngành hiện nay chưa có trụ sở làm việc phù hợp, đề nghị Tổng Công ty tạo mọi điều kiện ưu đãi (nhất là vốn) để Công ty xây trụ sở làm việc tạo đà cho Công ty phát triển theo kế hoạch đã đề ra. * Vốn kinh doanh của Công ty hiện nay nếu được thực hiện theo đúng chỉ thị 59/CP thì không đủ để hoạt động, đề nghị Tổng Công ty bổ sung thêm vốn, hoặc tạo mọi điều kiện thuận lợi để Công ty được tiếp nhận quỹ tài trợ Quốc tế hay là vốn đầu tư của các tổ chức nước ngoài. ._.