Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho

LỜI NÓI ĐẦU Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản không thể thiếu trong bất kỳ chu trình sản xuất nào của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế quốc dân. Hàng tồn kho không những phản ánh năng lực sản xuất, cơ sở vật chất và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất mà còn phản ánh quy mô và trình độ quản lý vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với Việt Nam, khi tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành vấn đề thời sự như hiện nay, thì cùng với tài sản cố định, hàng tồn kho dần trở thành yếu tố quan trọng để tạo ra sức cạnh tranh của các doanh nghiệp. Để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có hay không một loại hàng tồn kho nào đó mà là sử dụng hàng tồn kho như thế nào và thông qua đó, điều quan trọng hơn là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ, quay vòng nhanh vốn lưu động để tái sản xuất và gia tăng giá trị doanh nghiệp. Hạch toán kế toán hàng tồn kho với chức năng và nhiệm vụ cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho cho nhà quản lý là một công cụ đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp. Công ty Thông tin viễn thông điện lực - Tập đoàn điện lực Việt Nam là một đơn vị có khoản mục hàng tồn kho rất lớn xét cả về mặt số lượng và giá trị. Với chiến lược kinh doanh đa ngành của Tập đoàn điện lực Việt Nam, công ty được giao nhiệm vụ là đơn vị đầu mối phối kết các điện lực toàn quốc tham gia kinh doanh viễn thông. Vì vậy công ty luôn phải đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho nhu cầu kinh doanh của các điện lực. Cùng với tốc độ phát triển chung của ngành viễn thông Việt Nam, công ty đang đạt được những bước tiến đáng kể trong những năm gần đây. Dịch vụ của công ty đang được thị trường biết đến một cách rộng rãi. Để đạt được kết quả như vậy, một phần không nhỏ là nhờ sự đóng góp của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán hàng tồn kho. Qua quá trình thực tập tại Công ty Thông tin viễn thông điện lực, nhận thấy tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, với sự hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Tỉnh và sự giúp đỡ của các anh, chị phòng kế toán Công ty Thông tin viễn thông điện lực, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực trong điều kiện vận dụng chuân mực kế toán số 02 – “Hàng tồn kho” Kết cấu của chuyên đề: Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp; Phần 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty Thông tin viễn thông điện lực; Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty Thông tin viễn thông điện lực. Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian thực tập không dài, cơ hội quan sát các đơn vị trực thuộc công ty tương đối khó khăn, thêm vào đó giới hạn hình thức chuyên đề có hạn, báo cáo chuyên đề không đi sâu vào tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho ở tất cả các đơn vị thành viên (10 đơn vị thành viên) trực thuộc công ty mà chỉ chọn các nghiệp vụ phát sinh tại cơ quan công ty. Công ty thông tin viễn thông điện lực không kinh doanh lĩnh vực sản xuất công nghiệp mà chỉ hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ viễn thông và thương mại, các nghiệp vụ đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ phát sinh không nhiều, do đó trong báo cáo chuyên đề em chỉ tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho đối với hàng hoá tại công ty qua đó đánh giá được thực tế triển khai hạch toán kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Phương pháp nghiên cứu: Ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học xã hội như phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, phương pháp trừu tượng hoá khoa học, trong quá trình thực hiện, báo cáo còn sử dụng các phương pháp quan sát, thống kê, phân tích - tổng hợp, ... căn cứ trên các dữ liệu và thông tin thu thập được từ thực tế tại công ty. Do thời gian thực tập có hạn, cùng với trình độ bản thân còn có những hạn chế nhất định nên trong quá trình thực hiện, bài báo cáo chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy Cô giáo. Phần 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP Những vấn đề lý luận chung về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp Khái niệm hàng tồn kho Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Hàng tồn kho của doanh nghiệp rất đa dạng không những về chủng loại, chất lượng, giá trị mà còn cả về điều kiện bảo quản, cất trữ. Thêm vào đó thường xuyên có các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho xảy ra nên luôn có sự biến đổi về hình thái hiện vật. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho: Yêu cầu quản lý nghiệp vụ hàng tồn kho: Hàng tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng. Với từng loại hàng tồn kho cần theo dõi cả về số lượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật. Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho: -Xác định đúng, đủ trị giá hàng tồn kho làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán phối hợp với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hoá thực tế trong kho. Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho: Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho: Xác định giá trị hàng tồn kho (Giá trị nhập): Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- Hàng tồn kho, việc xác định giá trị hàng tồn kho là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng tồn kho theo những nguyên tắc nhất định. Giá trị hàng tồn kho luôn được tính theo giá gốc. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (giá trị xuất): Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho : Phương pháp tính theo giá đích danh: Hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì đơn giá nhập kho của lô hàng đó được lấy làm căn cứ để tính trị giá hàng xuất. Đây là phương án phản ánh chính xác nhất trị giá thực tế hàng xuất kho, đảm bảo được nguyên tắc phù hợp của kế toán: giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe về kho tàng, công tác quản lý, bảo quản và hạch toán phải chi tiết, tỉ mỉ. Phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Với phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ Dự trữ = Trị giá thực tế SP, hàng hoá  tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế SP, hàng hoá  nhập kho trong kỳ Số lượng SP,hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lượng SP, hàng hoá nhập kho trong kỳ Phương pháp này có ưu điểm là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, lại có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng SP,  hàng hoá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này chỉ được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít. Giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước: Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ trước Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì giá xuất hàng tồn kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của hàng tồn kho trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả hàng tồn kho. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp FIFO giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại; đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế. Ngoài 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho nêu trên, trên thực tế, công tác kế toán của một số doanh nghiệp còn sử dụng một phương pháp nữa đó là Phương pháp giá hạch toán. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính sách điều tiết vi mô và vĩ mô của Nhà nước, do đó việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế toán làm gia tăng rất lớn khối lượng công việc kế toán cuối kỳ với nhiều doanh nghiệp. Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Phương pháp kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Kế toán chi tiết hàng tồn kho: Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định, ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ về kế toán hàng tồn kho bao gồm: STT Tên chứng từ Mã số 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT 6 Bảng kê mua hàng 06-VT 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT 8 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL 9 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL 1.2.2.1.2. Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho: Sổ (thẻ) chi tiết hàng tồn kho Sổ (thẻ) kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư 1.2.2.1.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song: ¬ Tại kho: Thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. ¬ Tại phòng kế toán: Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá, vật tư. Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết các danh mục hàng tồn kho. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: ¬ Tại kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ¬ Tại phòng kế toán: Kế toán ghi “sổ đối chiếu luân chuyển” theo số lượng, số tiền cho từng mặt hàng, từng quy cách và theo từng kho rồi so sánh, đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ số dư: ¬ Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất phải được thủ kho phân loại để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán. ¬ Ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho. Sau đó kế toán phải ký và thu nhận chứng từ. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp này theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Ưu điểm của phương pháp này là có độ chính xác cao, theo dõi, phản ánh một cách liên tục thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho. Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức: Tài khoản sử dụng: Để hạch toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản: TK 151: Hàng đang đi đường. TK 156: Hàng hoá. - TK 1561: Giá mua hàng hoá. - TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. - TK 1567: Hàng hoá bất động sản. TK 157: Hàng gửi đi bán. Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại: TK 156 “Hàng mua” được chi tiết thành: 1561: Giá mua hàng hoá 1562: Chi phí thu mua hàng hoá Các nghiệp vụ tăng, giảm hàng hoá được biểu thị trong sơ đồ sau: Sơ đồ tăng, giảm hàng hoá : TK157, 632 TK1561 TK 157 Hàng hoá gửi đi bán, hàng bán Xuất kho hàng hoá gửi cho các đại lý đơn vị bị trả lại nhập kho nhận hàng ký gửi hoặc gửi hàng cho khách TK 154 hàng theo hợp đồng hoặc gửi cho các đơn vị Hàng hoá thuê ngoài gia công, trực thuộc hạch toán phụ thuộc chế biến xong nhập kho TK 223,222 TK 223, 222 Xuất kho hàng hoá để đầu tư hoặc góp vốn Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, vào công ty liên kết, cơ sở KD đồng kiểm soát cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát TK 811 TK 711 bằng hàng hoá nhập kho. Giá đánh giá lại nhỏ Giá đánh giá lại lớn TK 333 (3333, 3332) hơn giá trị ghi sổ hơn giá trị ghi sổ Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt TK 154 Hàng hoá phải nộp NSNN Xuất kho hàng hoá TK 111,112,1, TK 133 thuê ngoài gia công, chế biến 141 ,331,… Thuế GTGT TK 632 (nếu có) Xuất kho hàng hoá để bán, trao đổi Nhập kho hàng hoá mua ngoài biếu tặng, tiêu dùng nội bộ (Giá mua+ chi phí mua hàng) TK 331,111,112 TK 151 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, Hàng hoá đang đi đường hàng mua trả lại cho người bán về nhập kho TK 133 (Nếu có) TK 338 (3381) TK 138 (1381) Hàng hoá phát hiện thừa Khi kiểm kê chờ xử lý Hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 111,112,331 TK 1562 TK 632 Chi phí thu mua hàng hóa Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ Phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp này chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ cuả vật tư, hàng hoá trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 611 “mua hàng”: Bên Nợ: - Phản ánh giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ được kết chuyển sang. - Phản ánh giá thực tế hàng tăng thêm trong kỳ. Bên Có: - Phản ánh giá trị thực tế của hàng xuất dùng, xuất bán… trong kỳ. - Kết chuyển giá thực tế hàng tồn cuối kỳ. Tài khoản 611 chi tiết thành hai tiểu khoản : + TK 6111 “Mua nguyên vật liệu” + TK 6112 “Mua hàng hoá” TK 611 không có số dư cuối kỳ. Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mai: Đầu kỳ kế toán, kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, ghi: Nợ TK 611- Mua hàng (6112) Có TK 156 - Hàng hoá Có TK 157 - Hàng gửi đi bán Trong kỳ kế toán, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng: + Trị giá thực tế hàng hoá mua vào, ghi: Nợ TK 611 - Mua hàng (6112) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có) Có các TK 111,112,141; hoặc Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá trị thanh toán). + Chi phí mua hàng thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 611 - Mua hàng (6112) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có) Có các TK 111,112,141;331,… + Khi thanh toán trước hạn, nếu doanh nghiệp được nhận khoản chiết khấu thanh toán trên lô hàng đã mua, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán) Có các TK 111,112,… Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán được hưởng) + Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán, ghi: Nợ các TK 111,112 (Nếu thu ngay bằng tiền) Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán) Có TK 611 - Mua hàng (6112) (Trị giá hàng hoá trả lại người bán) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có). + Khoản giảm giá hàng mua được người bán chấp thuận, ghi: Nợ các TK 111,112 (Nếu thu ngay bằng tiền) Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán) Có TK 611 - Mua hàng (6112) (Khoản được giảm giá) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có). + Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán cuối kỳ, ghi: Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 611 - Mua hàng + Kết chuyển giá vồn hàng bán, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 611 - Mua hàng (6112) Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Sè dù phßng cÇn trÝch lËp cho n¨m N+1 = Sè l­îng hµng tån kho ngµy 31/12/N x §¬n gi¸ gèc hµng tån kho - §¬n gi¸ thuÇn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc Phương pháp hạch toán: a. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159- “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: - Bên Nợ ghi: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. - Bên Có ghi: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. - Số dư bên Có: Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. b. Phương pháp kế toán: Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo: Nếu khoản dự phòng cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán trước, thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Hệ thống sổ sách và tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho trên báo cáo tài chính: Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho: a. Hình thức nhật ký sổ cái: Đặc điểm hình thức này là sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký sổ cái để kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. b. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc điểm hình thức này là căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ cái. Hình thức này có ưu điểm là dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, và cũng thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên vẫn có sự ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng công việc chung, dễ nhầm lẫn. c. Hình thức kế toán Nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ (như hoá đơn, phiếu nhập kho…) kế toán ghi vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký mua hàng, hoặc Nhật ký bán hàng. Sau đó ghi vào sổ cái từng tài khoản, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết liên quan. d. Hình thức Nhật ký - Chứng từ: Đây là hình thức tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kế toán đó theo các tài khoản đối ứng. Trong điều kiện kế toán thủ công hình thức này giảm được đáng kể công việc ghi chép hàng ngày và thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán. e. Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính: Đối với hàng tồn kho, báo cáo tài chính phải trình bày các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho, bao gồm: Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp, tổng giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006, thông tin về hàng tồn kho được thể hiện trên báo cáo tài chính tại Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN) và Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN). Cụ thể: - Trên Bảng cân đối kế toán: thông tin về hàng tồn kho được thể hiện tại khoản mục: IV-Hàng tồn kho (mã số 140). Khoản mục này thể hiện toàn bộ trị giá hàng tồn kho của doanh nghiệp và giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo kế toán. - Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 –DN) cung cấp thêm các thông tin bổ sung về hàng tồn kho tại doanh nghiệp đối với các nội dung: Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận hàng tồn kho và chi tiết giá trị của từng khoản mục hàng tồn kho. Ngoài 2 báo cáo trên, tuỳ từng điều kiện quản lý đặc thù, trình độ nhân viên kế toán và trình độ áp dụng kế toán máy mà doanh nghiệp có thể lập thêm một số báo cáo đặc thù về hàng tồn kho kèm theo báo cáo tài chính. Phần 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC Những đặc trưng cơ bản về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng của nó đến công tác kế toán tại Công ty thông tin điện lực Đặc điểm, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty thông tin viễn thông điện lực Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty thông tin viễn thông điện lực. Khái quát quá trình hình thành của công ty: - Ngày 1/4/1995 Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 380 NL/TTCB – LĐ của Tập đoàn điện lực Việt Nam. - Trụ sở giao dịch chính của Công ty được đặt tại 30A Phạm Hồng Thái, Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại giao dịch: 04.2100526, 04.7151108. Tên giao dịch quốc tế: EVNTelecom. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: - Khác với các lĩnh vực kinh doanh khác, lĩnh vực viễn thông đòi hỏi công nghệ cao do đó ở công ty có nhiều máy móc hiện đại. - Do đặc thù dịch vụ viễn thông là một dịch vụ phục vụ nhu cầu thông tin liên lạc của con người (nhu cầu cơ bản) nên khách hàng của công ty rất đa dạng, tính chất khách hàng thường xuyên, bao gồm cả khách hàng trong nước và nước ngoài (các dịch vụ viễn thông quốc tế). - Công ty có địa bàn kinh doanh trải rộng trên cả nước do đó có nhiều kho nội bộ; phát sinh thêm các chi phí cho hoạt động kinh doanh như công tác phí, chi phí vận chuyển…Để thích ứng với đặc điểm kinh doanh trên địa bàn trải rộng bộ máy kế toán được tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. 2.1.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Sơ đồ 2.01: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD tại Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực. Giám đốc Phó Giám đốc XDCB Phó Giám đốc Kỹ thuật Phó Giám đốc Kinh doanh Phòng Quản lý xây dựng Văn phòng Phòng Tổ chức nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng ĐH viễn thông Phòng Thanh tra ,BV, và PC Phòng kế hoạch Phòng tài chkế toán ính Phòng tính cước Phòng Quan hệ quốc tế Phòng vật tư, XNK Trung tâm Internet ĐL Trung tâm viễn thông di động ĐL Trung tâm truyền dẫn VTĐL Trung tâm tư vấn Trung tâm viễn thông điện lực miền Bắc Trung tâm viễn thông điện lực miền Trung Ban Quản lý dự án VTĐL Phân xưởng sửa chữa VTĐL Trung tâm viễn thông điện lực Tây Nguyên Trung tâm viễn thông điện lực miền Nam Văn phòng đại diện tại các tỉnh trên toàn quốc Chú thích: quan hệ chỉ đạo Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty viễn thông điện lực: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty thông tin viễn thông điện lực: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tiền lương và các quỹ Kế toán doanh thu và công nợ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vật tư, CCDC, hàng hoá Kế toán giá thành Kế toán Tài sản cố định Phó phòng kế toán SXKD Phó phòng kế toán XDCB Kế toán tổng hợp Kế toán XDCB và sửa chữa lớn Kế toán tại các đơn vị trực thuộc công ty Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ đối ứng Đặc điểm chung về công tác kế toán tại Công ty thông tin viễn thông điện lực: - Tại Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chế độ kế toán đặc thù ngành điện ban hành theo quyết định số 178/QĐ-EVN- HĐQT ngày 13/4/2006 của hội đồng quản trị tập đoàn. - Niên độ kế toán đang áp dụng tại Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc là ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng để tính toán là Đồng Việt Nam. - Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: Tại công ty, hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và được xác định trên cơ sở giá thực tế. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. - Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao đường thẳng, tính theo nguyên tắc tròn ngày. - Hệ thống tài khoản hiện áp dụng tại công ty. Công văn 3031/CV- EVN- TCKT của Tập đoàn điện lực Việt Nam ngày 19/6/2006 hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán. Công ty sử dụng một số tài khoản cấp 2 do Tập đoàn mở thêm để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vãng lai. Ví dụ: Tài khoản 1362 – “Vãng lai giữa công ty và Tập đoàn điện lực Việt Nam” Tài khoản 1363 – “Vãng lai giữa công ty và các đơn vị trực thuộc công ty” Tài khoản 1364 – “Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở” Công ty ghép mã loại hình sản xuất kinh doanh vào các tài khoản chi phí kinh doanh. Ví dụ: Mã 223 - Dịch vụ CDMA được ghép với các tài khoản 621, 622, 623, 627 theo cấu trúc Tài khoản chi phí (cấp 1) + mã loại hình sản xuất kinh doanh + Mã tài khoản cấp 2 thành: 627 223 1 – “Chi phí sản xuất chung - Dịch vụ CDMA- chi phí nhân viên” Sử dụng các tài khoản cấp 3 do Tập đoàn mở thêm để theo dõi chi tiết các lĩnh vực kinh doanh đa ngành. Ví dụ: Tài khoản: 5112231 – “Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ - Dịch vụ CDMA - Dịch vụ Ecom” - Hình thức sổ kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của tập đoàn do hình thức này đơn giản, dễ sử dụng và thuận tiện áp dụng chương trình kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc, Bảng kê chi tiết chứng từ gốc về hàng hoá. Sổ nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK151, TK156, TK157 Sổ nhật ký chung Sổ cái TK151, TK156, TK157 B¶ng tæng hîp chi tiÕt TK151, TK156, TK157 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng, hoặc cuối kỳ - Báo cáo kế toán: Các báo cáo tài chính công ty phải lập sau mỗi quý và sau mỗi niên độ bao gồm: - Bảng cân đối kế toán (mẫu B 01 – DN) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02- DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03- DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09 – DN) Ngoài ra theo quy định của tập đoàn điện lực Việt Nam công ty còn phải lập thêm 16 mẫu báo cáo đặc thù phục vụ cho các yêu cầu quản lý của công ty và tập đoàn. Ví dụ: Báo cáo chi tiết tăng giảm tài sản cố định. Báo cáo tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu. ... Tình hình thực tế về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty viễn thông điện lực Đặc điểm hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty viễn thông điện lực Các nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho tại công ty chủ yếu gồm nghiệp vụ nhập, xuất kho, kiểm kê và xử lý chênh lệch hàng tồn kho đối với hàng hoá. Hàng hoá bao gồm: các chủng loại điện thoại cố định, di động (thiết bị đầu cuối), các thiết bị thu phát khác... Tại Công ty thông tin viễn thông điện lực công tác quản lý hàng tồn kho được thực hiện khá chặt chẽ và khoa học. Ngay từ khâu thu mua công ty đã có sự phân công, quản lý một cách hợp lý. Phòng kế hoạch phối hợp với phòng vật tư tiến hành xây dựng kế hoạch mua sắm hàng hoá dựa trên nhu cầu thực tế. Sau đó ban quản lý phối hợp với phòng vật tư tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp. Hàng hoá thu mua sau khi được kiểm nhận đầy đủ về số lượng và nghiệm thu mới được tiến hành nhập kho. Tính giá hàng tồn kho ở công ty Thông tin viễn thông điện lực: Tính giá nhập của hàng tồn kho: a. Tính giá gốc hàng nhập mới: Giá thực tế hàng nhập kho = Giá mua (VNĐ) + Chi phí nhập khẩu (hoặc chi phí thu mua) + Phí chuyển tiền (nếu có) Tổng số lượng hàng hoá nhập kho Ví dụ: Ngày 30 tháng 10 năm 2006 Công ty thông tin viễn thông điện lực nhập kho 63.070 sim trị giá 34.200 USD (trong đó: 60.000 sim có đơn giá 0.57 USD/sim và 3.070 sim cho mục đích bảo hành không tính trong trị giá hợp đồng) theo hợp đồng nhập khẩu số 189-2006 Gemalto-EVNTel ngày 18/10/2006, phí nhập khẩu chưa VAT 2.936.600đ, phí chuyển tiền chưa VAT 1.350.000đ, tỷ giá bình quân giữa đồng Việt Nam và Đô la Mỹ trên thị trường liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố áp dụng cho ngày 30/10/06 là 16.039đ/USD. Giá nhập kho = (34.200 x 16.039) + 2.936.600 + 1.350.000 = 8.765,187886(đ) 63.070 Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dõi và tính toán giá nhập kho, tại công ty lấy giá nhập kho theo phần số nguyên. Tức là: Đơn giá nhập kho của lô hàng nhập khẩu này: 8.765đ/thẻ sim. Phần giá trị còn lại (0,187886 x 63.070 = 11.850đ) được đưa vào giá vốn trong kỳ của công ty (Tài khoản 632). b. Tính giá hàng hóa nhập thu hồi: Giá trị phân bổ vào chi phí = Giá trị xuất kho (theo FIFO) - Giá trị giữ lại không phân bổ Khi nhập kho thiết bị đầu cuối thu hồi, căn cứ vào các tài liệu: Phiếu xuất kho của thiết bị đầu cuối đã xuất trước đây; Sổ chi tiết TK 242 để xác định giá trị còn lại chưa phân bổ của thiết bị; Biên bản đánh giá tình trạng thiết bị thu hồi, kế toán xác định giá trị n._.