Hoàn thiện phương pháp kế toán chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng số 5 trong điều kiện vận dụng hệ thống chuẩn mực kế toán VN

ai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp xây lắp hiện nay cũng gặp không ít khó khăn và còn bộc lộ những yếu kém trong sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Vì vậy, muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp xây lắp cần phải năng động trong tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt cần làm tốt công tác hạch toán chi phí sản xuất nhằm tính đúng giá thành sản phẩm, tạo ra sản phẩm với giá thành hợp lý mà vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng. Để thực hiện được điều đó, các nhà quản lý kinh tế cần phải nhờ đến kế toán. Qua số liệu bộ phận kế toán chi phí sản xuất cung cấp, các nhà quản lý theo dõi được chi phí từng công trình theo từng giai đoạn, từ đó đối chiếu, so sánh với số liệu định mức, tình hình sử dụng lao động, vật tư, chi phí dự toán để tìm nguyên nhân chênh lệch, kịp thời ra quyết định đúng đắn điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp xây lắp hiện nay, công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí sản xuất kinh doanh nói riêng còn bộc lộ những tồn tại chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và quá trình hội nhập. Do đó việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán chi phí sản xuất kinh doanh nhằm phản ánh đúng chi phí, cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành kiểm tra chi phí và hoạch định chiến lược doanh nghiệp là cần thiết. Xuất phát từ lý do đó nên trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần xây dựng số 5 – Vinaconex5 với sự giúp đỡ của các bác, các cô trong phòng kế toán, cùng với sự định hướng của cô giáo TS Nguyễn Thanh Quý em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện phương pháp kế toán chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng số 5 trong điều kiện vận dụng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam”. . Do năng lực chuyên môn còn hạn chế, chưa có được nhiều kinh nghiệm nên đề tài chỉ giới hạn ở kế toán chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần xây dựng số 5. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô giáo, các cán bộ kế toán trong và ngoài doanh nghiệp và những người quan tâm để nhận thức của em về vấn đề này ngày càng hoàn thiện hơn. Ngoài phần mở đầu và kết luận thì luận văn gồm ba chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần xây dựng sô 5 Vinaconex5 Chương 2: Thực trạng công tác kế toán chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng số 5 – Vinaconex5. Chương 3: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng số 5 – Vinaconex5. Chương 1 : giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp quá trình hình thành, đặc điểm kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng số 5. khái quát lịch sử hình thành của công ty cổ phần xây dựng số 5. Công ty xây dựng sô5 – vinaconex 5 là thành viên hạch toán kinh tế độc lập thuộc tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam – Vinaconex. Hiện nay trụ sở chính của công ty đặt tại số 203 đường Trần Phú, Thị xã Bỉm Sơn, tỉnh Thanh Hoá. Văn phòng đại diện tại tầng 2, toà nhà Vimeco, lô E9, đường Phạm Hùng – Cầu Giấy – Hà Nội. Công ty xây dựng số 5 thành lập ngày 27 tháng 9 năm 1973, trên cơ sở sáp nhập công trường K3 Thanh Hoá và công trường K6 Nam Hà từ những năm 1963. Tiền thân của hai công trường này được thành lập để thi công Liên Hợp dệt Nam Định, nhà máy điện Hàm Rồng, nhà máy nhiệt điện Ninh Bình và một số công trình công nghiệp vừa và nhỏ khác tại ba tỉnh Thanh Hoá, Ninh Bình, Nam Định. Từ năm 1973 đến năm 1991 công ty trực tiếp thi công trọng điểm của nhà nước. Như vậy hoạt động xây lắp của công ty Cổ phần xây dựng số 5 – Vinaconex 5 thực chất bắt đầu từ những năm1963. Thực hiện Nghị định số 338/HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 của Hội đồng bộ trưởng ( nay là Chính Phủ ) về việc thành lập và giải thể các doanh nghiệp nhà nước. Công ty đã lập báo cáo luận chứng và phương án sản xuất kinh doanh xin Bộ xây dựng được thành lập doanh nghiệp. Sau khi có ý kiến thẩm định của văn phòng Chính Phủ, Bộ xây dựng đã quyết định thành lập lại công ty tại quyết định số : 47A/ BXD – TCLĐ ngày 12 tháng 02 năm 1993. Thực hiện Nghị định số 90/ CP của Chính Phủ về việc thành lập các Tổng công ty và Tập đoàn kinh tế. Ngày 20 tháng 11 năm 1995 bộ xây dựng đã có quyết đinh số: 992/ BXD – TCLĐ về việc chuyển công ty xây dựng 5 là thành viên của Tổng công ty xuất nhập khẩu Xây Dựng Việt Nam – Vinaconex, hạch toán độc lập. Kể từ đó công ty có tên giao dịch mới là: công ty xây dựng số5 – Vinaconex 5. tên giao dịch quốc tế: The Việt Nam construction joint stock company. N5. Thực hiện chủ trương chung về phát triển kinh tế của Đảng và nhà nước, ngày 04 tháng 10 năm 2004 Bộ trưởng Bộ xây dựng có quyết định số 1552/QĐ - BXD về việc chuyển đổi công ty xây dựng số 5 doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần xây dựng số 5. Với nền kinh tế mở cửa như hiện nay thì để đứng vững trên thị trường đối với nghành xây dựng là một điều khó khăn. Công ty phải cạnh tranh với nhiều công ty khác như các công ty vốn đầu tư nước ngoài, các công ty liên doanh liên kết trong nước hay ngay trong nội bộ ngành thuộc tổng công ty. Với những cố gắng không mệt mỏi, công ty đã thực sự khẳng định mình trên thị trường xây dựng Việt Nam. Hiện nay công ty trở thành một trong những doanh nghiệp xây dựng hàng đầu của nghành xây dựng Việt Nam, luôn luôn khẳng định vị thế của mình trên thương trường. chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp Từ khi có quyết định thành lập của Bộ trưởng Bộ xây dựng ngày 27 tháng 9 năm 1973 đến nay, các nghành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty như sau: Nhận thầu các công việc xây dựng: Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, xây dựng các công trình Cảng biển và Cảng hàng không, xây lắp đường ray và trạm biến áp, xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng khu công nghiệp, đô thị và dân cư, xây dựng cầu đường, xây dựng các công trình thuỷ lợi, chế biến gỗ cho lâm sản xây dựng, trang chí nội ngoại thất công trình, gia công lắp đặt cơ khí xây dựng. Đầu tư và kinh doanh nhà ở, khu đô thị Đầu tư, khai thác và kinh doanh nước sạch Khai thác chế biến và kinh doanh vật liệu xây dựng Kinh doanh vận tải đường bộ và thiết bị xây dựng Kinh doanh dịch vụ lao động và thương mại Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật. Trong những năm gần đây do nắm bắt nhanh nhạy thị trường công ty đã không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh của mình, chủ động khai thác thị trường mới trong và ngoài nước. Một năm vừa hoàn thành các chỉ tiêu do Tổng công ty giao, mặt khác nâng cao uy tín của công ty, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên công ty. đối tượng và địa bàn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối tượng: Hiện nay công ty chủ yếu hoạt đọng trong lĩnh vực xây dựng những công trình và kinh doanh nhà ở do đó đối tượng kinh doanh chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng. Địa bàn hoạt động của công ty: là một công ty nhà nước trực thuộc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Việt Nam do đó công ty có địa bàn hoạt động tương đối rộng lớn cả trong và ngoài nước. đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Công ty xây dựng số 5 – Vinaconex 5 là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh với ngành kinh doanh là thi công các công trình công nghiệp và dân dụng. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn đầu tư, khai thác và kinh doanh nhiều lĩnh vực khác phù hợp với quy định của pháp luật. Sản phẩm chủ yếu của công ty: Công ty xây dựng số 5 hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng những công trình công nghiệp và dân dụng bên cạnh đó công ty còn sản xuất vật liệu xây dựng để phục vụ cho các công trình. Tuy nhiên, hoạt động chủ đạo của công ty là thi công các công trình như các toà nhà cao tầng, các nhà máy, trường học, các công trình giao thông và các công trình dân dụng khác. Sơ đồ1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty: khảo sát & thăm dò Xây thô công trình Thi công phần khung bê tông côt thép Thi công phần móng Thiêt kế Hoàn thiện CT Lắp đặt hệ thống điện nước và TB khác Bàn giao và quyết toán Kiểm tra và nghiệm thu Như vậy, chúng ta có thể thấy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp vô cùng phức tạp. Chỉ riêng giai đoạn tổ chức thi công , không phải doanh nghiệp nào cũng như nhau và công trình nào cũng giống nhau. Vì vậy đối với mỗi công trình doanh nghiệp phải đặt ra một kế hoạch cụ thể hợp lý đồng thời phải luôn cập nhật những thông tin mới nhất liên quan đến việc xây dựng công trình. Có như vậy sản phẩm xây lắp ra sẽ thoả mãn được nhu cầu của mọi nhà đầu tư và khách hàng. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 5 Để thích ứng cho việc quản lý, tại các doanh nghiệp đều có sự phân công phân cấp quản lý. Nhất là trong điều kiện hiện nay, khi nền kinh tế đổi mới từ cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Điều này buộc các doanh nghiệp phải hướng được cả bộ máy hoạt động theo cùng một mục tiêu. ý thức được điều đó, ban lãnh đạo Công ty cổ phần xây dựng số 5 đã lựa chọn cho mình mô hình chức năng quản lý chức năng trực tuyến. Các cấp quản trị trung gian không nhiều, điều này giúp cho bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt dẫn tới chi phí quản lý thấp và đây chính là yếu tố mà doanh nghiệp cần. Thông tin được tập trung về đại hội đồng cổ đông và mọi quyết định được phát ra từ đó. Cấu trúc chức năng thể hiện ở việc chia doanh nghiệp ra thành tuyến chức năng, mỗi tuyến đảm nhận nhiệm vụ riêng. Việc phân chia này là cần thiết vì nó giúp sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất kĩ thuật, con người trong công ty và hơn hết là do nhu cầu chuyên môn hoá ngày càng cao. Công ty phải đảm nhận mọi mối quan hệ đối ngoại với các ban ngành và cơ quan cấp trên. Giữa các phòng, các ban, các đơn vị trực thuộc có mối quan hệ mật thiết với nhau, phù trợ và bổ sung giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình hoạt động Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức sản xuất kinh doanh công ty cổ phần xây dựng số 5 (vinaconex 5) đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc công ty Kế toán trưởng Các phó giám đốc Ban kiểm soát Phòng kt kế hoạch & qlý d án Phòng đầu tư &kd vật tư Phòng tổ chức –lđ & hành chính Phòng kế toán tàI chính Các chi nhánh & vp đại diện Các trung tâm dịch vụ Các ban quản lý dự án Các công trường Các đội trực thuộc Các xưởng sản xuất Các chủ nhiệm công trình Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị: Là cơ quan cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền quyết định phương án sản xuất kinh doanh, phương án tổ chức, cơ chế quản lý của công ty để thực hiện nghị quyết của đại hội đồng cổ đông. Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành hoạt động của công ty, là người trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch theo từng quý, từng năm của công ty phụ trách công tác tổ chức cán bộ, khen thưởng… Các phó giám đốc: Có nhiệm vụ thay mặt giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty được điều hành bởi giám đốc và các phó giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và có các phòng ban phụ trách chuyên môn: Phòng kinh tế kế hoạch và quản lý dự án. Phòng đầu tư và kinh doanh vật tư – thiết bị. Phòng tổ chức lao động và hành chính. Phòng kế toán tài chính. Các đội và các chi nhánh văn phòng các xưởng sản xuất. Các chi nhánh và văn phòng đại diện. Các trung tâm dịch vụ. Các ban quản lý dự án. Các đội trực thuộc. Các chủ nhiệm công trường. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần xây dựng số 5. 3.1. Bộ máy kế toán : Một cơ cấu tổ chức quản lý như trên đã tác động rất nhiều tới các bộ phận phòng ban trong đó có bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán cũng đòi hỏi một sự hợp lý, ngắn gọn mà vẫn phát huy được tính hiệu quả của nó trong công việc. Tính hiệu quả của kế toán thể hiện ở những thông tin mà bộ phận này cung cấp có kịp thời, đầy đủ và đáng tin cậy không? Những thông tin đó đem lại điều gìcho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp như giám đốc, bộ phận kế hoạch, cơ quan thuế… Chính vì vậy, song hành với một mô hình quản lý trực tuyến chức năng là một bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán công ty cổ phần xây dựng số 5 Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán tiền mặt Kế toán thanh toán và ngân hàng Kế toán lương, BHXH Kế toán theo dõi công nợ Bộ phận kế toán tại các đội trực thuộc Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu Phòng kế toán công ty có 12 người, ngoài ra tại các đơn vị trực thuộc có 8 nhân viên kế toán đội, công trình. Nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán tại công ty như sau: Kế toán trưởng: có nhiệm vụ chỉ đạo , tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu của tổ chức quản lý; tổ chức nhân viên; phân công trách nhiệm cho từng người. Giúp giám đốc công ty chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỉ luật và chế độ lao động tiền lương, tín dụng và các chính sách tài chính khác. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và nhà nước về các thông tin kế toán. Phó phòng kế toán: giữ vai trò giúp đỡ kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp: phụ trách công tác tổng hợp. Kế toán vật tư: căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi sổ, tổng hợp các chứng từ để ghi sổ về vật liệu để hạch toán vào máy lên báo cáo. Cuối kỳ kiểm tra số liệu, đối chiếu, kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán tiền mặt: phụ trách việc quản lý tiền mặt. Theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán các khoản có liên quan đến công nợ, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để viết phiếu thu, phiếu chi. Kế toán thanh toán và ngân hàng: theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, các khoản có liên quan đến công nợ. Lập kế hoạch tín dụng, kế hoạch tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền lương, BHXH: thực hiện trả lương, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên công ty. Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản BHXH, thanh toán các khoản chế độ hàng tháng, cuối quý tổng hợp quyết toán với đơn vị cấp trên. Kế toán theo dõi công nợ: kiểm tra đối chiếu sổ sách với các đơn vị, tiến hành nhập số liệu phát sinh hàng tháng về công nợ với khách hàng để cuối kỳ lên báo cáo. Tại các đội có tư cách pháp nhân không đầy đủ sẽ hạch toán độc lập nhưng trong một giới hạn nhật định. Điều này có nghĩa là công việc tại các đội bao gồm việc thu thập và xử lý chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán công ty theo quy định. Kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra đối chiếu và duyệt báo cáo quyết toán làm căn cứ hạch toán tổng hợp tại công ty. Đối với các đội trực thuộc công ty không có tư cách pháp nhân chỉ xử lý chứng từ ban đầu, phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội cho công nhân viên. Định kỳ gửi số liệu về phòng kế toán của công ty. Hiện nay, để đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin nhanh gọn chính xác công ty đã đưa phần mềm kế toán ANA vào sử dụng. 3.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị Theo quyết định số 15/2007/QĐ -BTC ngày 20 tháng 03 năm 2007 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp thì doanh nghiệp được áp dung một trong các hình thức sổ kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ. Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Chương 2: Thực trạng kế toán về chi phí sản xuất và tính giá thành sảp phẩm tại công ty cổ phần xây dựng số 5 – vinaconex5. 1, Kế toán chi phí sản xuất tại công ty cổ phần xây dựng số 5 – vinaconex5. 1.1 Đối tượng, phương pháp tập hợp, phân loại chi phí sản xuất. Để đảm bảo tính đúng, tính đầy đủ chi phí sản xuất kinh doanh và tính chính xác giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp hoàn thành vấn đề đặt ra trước tiên là phải xác định chính xác đối tập hợp chi phí sản xuất. Trên cơ sở đó định hướng cho tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung, kế toán chi phí sản xuất nói riêng, ngay từ những bước hạch toán ban đầu đến tập hợp chi phí sản xuất, lên sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng, từ đặc thù của sản phẩm xây lắp và từ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, công ty cổ phần xây dựng số 5 đã xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng công trình, hạng mục công trình nhận thầu, từng đơn đặt hàng riêng biệt. Công ty tiến hành phân loại chi phí sản xuất theo mụa đích, công dụng kinh tế của chi phí. Theo cách phân loại này chi phí bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sử dụng may thi công Chi phí sản xuất chung. Công ty áp dụng cả phương pháp tập hợp trực tiếp và phương pháp phân bổ gián tiếp để tập hợp chi phí sản xuất. Nguyên tắc chung là chi phí phát sinh tại công trình ( hạng mục công trình ) nào thì tập hợp cho công trình ( hạng mục công trình ) đó. Đối với chi phí phát sinh dung chung cho nhiều công trình thì công ty tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp như: phân bổ theo chi phí định mức, chi phí kế hoạch, theo khối lượng sản phẩm,… 1.2 Phương pháp kế toán chi phí sản xuất Để thuận tiện cho việc theo dõi trong báo cáo này em lấy số liệu chủ yếu từ công trình nhà chung cư 34 tầng khu đô thị Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội. Đây là công trình công ty đấu thầu với giá trị 91,5 tỷ đồng. Chủ đầu tư là Ban quản lý dự án VINAHUD khởi công từ tháng 11 năm 2004, hoàn thành tháng 12 năm 2007 do đội số 1 trực tiếp thi công. 1.2.1 kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp Trong các doanh nghiệp xây lắp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn ( 70% - 75%) trong tổng chi phí sản xuất xây lắp. Do vậy, việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong thi công đồng thời tính chính xác giá thành công trình xây dựng từ đó tìm ra biện pháp tiết kiệm chi phí là giảm giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí về nguyên liệu, vật liệu phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp hoặc phục vụ cho sản xuất sản phẩm, thực hịên dịch vụ, lao vụ của doanh nghiệp xây lắp, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu chính: chi phí về gạch, ngói, cát, đá, xi măng, bê tông đúc sẵn, thiết bị thông gió, thiết bị vệ sinh, ván khuân, đà giáo, cốp pha,…các chi phí nguyên vật liệu chính thường được xây dựng định mức chi phí và cũng tiến hành quản lý theo định mức. Chi phí nguyên vật liệu phụ bao gồm: chi phí về bột màu, đinh, dây, sơn, ve,… Riêng đối với các loại nguyên vật liệu như: ván khuân, đà giáo, cốp pha được sử dụng nhiều lần cho các công trình khác nhau thì công ty phân bổ giá trị của nó cho từng công trình theo số lần ước tính sử dụng: Giá trị vật liệu luân chuyển Giá trị phân bổ một lần = Số lần ước tính sử dụng Giá trị phân bổ chỉ bao gồm nguyên giá vật liệu cộng chi phí vận chuyển ban đầu. Công lắp đặt, tháo dỡ và giá trị vật liệu khác như gạch, ngói, đá, xi măng, đinh, dây buộc,…mỗi lần sử dụng hạch toán trực tiếpvào chi phí trong kỳ của công trình liên quan. Chứng từ kế toán: Trong hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp công ty sử dụng các loại chứng từ liên quan tới chỉ tiêu hàng tồn kho như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho; chỉ tiêu mua bán nguyên vật liệu như hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng; chỉ tiêu tiền tệ như phiếu thu, phiếu chi… Tài khoản sử dụng: Để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho hoạt động xây lắp, kế toán công ty sử dụng tài khoản 621: “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Trình tự hạch toán: Tại đội thi công từ dự toán trúng thầu, đội lập kế hoạch tiến độ thi công để chuẩn bị về vật tư. Trước khi mua, công ty đứng ra ký hợp đồng mua bán vật tư với bên cung ứng. Theo hợp đồng, chủ hàng sẽ cung cấp vật tư phục vụ theo tiến độ thi công công trình, còn các nguyên vật liệu phụ thì các đội mua bằng tiền tạm ứng. Trong quá trình thi công nếu thiếu nguyên vật liệu trực tiếp các đội tự ký hợp đồng mua theo nhu cầu sau đó gửi các chứng từ liên quan về phòng kế toán công ty để công ty thanh toán cho chủ vật tư. Do lượng vật liệu tiêu hao cho công trình mang tính liên tục với số lượng lớn công ty phải mua ngoài hầu hết các loại vật liệu theo giá thị truờng nên chịu ảnh hưởng lớn từ sự biến động cung cầu trên thị truờng . Do vậy, phòng kế hoạch phải đặt ra định mức mua hợp lý, cần bao nhiêu mua bấy nhiêu tránh tình trạng vật tư tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến việc hao hụt, hư hại và lãng phí vốn lưu động. Hoá đơn do người bán lập khi bán hàng, cung ứng vật tư. Mỗi hoá đơn được lập cho những hàng hoá, dịch vụ có cùng thuế suất ( biểu 1.1 ) Biểu 1.1: hoá đơN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Giá trị gia tăng MT/2007B Liên 2: Giao khách hàng 0086772 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị giao hàng: Công ty Cổ phần Cơ Giới Lắp Máy Và Xây Dựng Địa chỉ: E9 – Phạm Hùng-Trung Hoà-Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: Mã số thuế: 010133857 Số tài khoản: 2807715 – Ngân hàng ĐT & PT Việt Nam Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Huấn - Đội Xây dựng số 1 Tên đơn vị: Công ty Cổ phần xây dựng số 5 – Vinaconex 5 Địa chỉ: 203 Trần Phú Bỉm Sơn -Thanh Hoá Số tài khoản: 450-10-00-000142-9 -- Ngân hàng ĐT & PT Việt Nam Hình thức thanh toán: Séc Mã số thuế: 2800233984 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Bê tông 5/2007Trụ đỡ làm nguội Mác 40 MP (BSF) Mác 35 MP thường Mác 15 MP lót Bơm bê tông: Theo Theo ca Ca 382,5 440,0 5,5 637,5 2,0 794.095 597.143 474.762 52.381 1.904.762 303.741.338 262.742.920 2.611.191 33.392.887 3.809.524 Cộng tiền hàng: 606.297.860 Thuế suất GTGT : 05% Tiền thuế GTGT: 30.314.893 Tổng cộng tiền thanh toán: 636.612.753 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm ba mươi sáu triệu sáu trăm mười hai nghìn bảy trăm năm mươi ba đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Sau khi giao xong vật tư, nguời bán sẽ lập bản đối chiếu khối lượng gửi Fax tới công tyđề nghị thanh toán qua Ban quản lý dự án Biểu 1.2: Fax: Nov: 31 2007 12: 3PM P2 cty cp cơ giới, lắp máy và xd cộng hoà xã hội chủ nghĩa VIệT NAM Trạm bê tông thương phẩm Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ………..o0o……… Bản đối chiếu khối lượng Căn cứ vào HĐKT số ….. giữa Công ty VINACONEX 5 (đội xây dựng số 1 – Mr Huấn) với Công ty CP Cơ giới, Lắp máy và Xây dựng về việc cung cấp bê tông thương phẩm cho hạng mục: Trụ đỡ làm nguội lanh ke – 1421, Trụ đỡ lọc bụi nguyên liệu – 1222. (bê tông kết cấu thường & bền Sulfat) Dự án xây dựng Nhà chung cư 34 tầng Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội Trạm bê tông Công ty CP Cơ giới, Lắp máy và Xây dựng đã cung cấp bê tông thương phẩm và các dịch vụ liên quan theo đúng yêu cầu của khách hàng đối với khối lượng cụ thể trong tháng 12 năm 2007 như sau: Ngày tháng Mác (MPA) Bơm bê tông Ghi chú 40 (BSF) 35 MP(thường) 15 MP( Lot) 31/12/07 382,5 440,0 5,5 367,5 2,0 ca Tổng 382,5 440,0 5,5 367,5 2,0 ca Ghi chú: Đề nghị công ty VINACONEX 5 thanh toán cho công ty CP cơ giới, Lắp máy và Xây dựng qua Ban quản lý dự án. Hà nội ngày 01 tháng 12 năm 2007 Đại diện bên nhận hàng Đại diện trạm bê tông Qua bản đối chiếu khối lượng trên kế toán Công ty có thể biết chính xác được khối lượng nguyên vật liệu mua và sử dụng cho công trình cho công trình nhà chung cư 34 tầng là bao nhiêu. Để từ đó làm căn cứ thanh toán cho người bán tránh được tình trạng gian lận và thất thoát nguyên vật liệu. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do kế toán đội lập ngay khi vật tư được chuyển tới kho công trình hoặc xuất sử dụng. Phiếu xuất kho được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất cho các tổ sản xuất sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng,thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Vật tư sử dụng cho công trình nào xuất kho cho công trình đó. Khi xuất vật tư cho tổ sản xuất, kế toán đội căn cứ vào số thực xuất viết phiếu xuất kho với 2 liên, một liên được giữ lại voà thẻ kho, một liên được gửi về phòng kế toán Công ty ( biểu 03 ) Biểu 1.3: Mẫu số: 02 – VT QĐ số: 15/2007/ QĐ-BTC Đơn vị: Công ty CPXD Số 5 ngày 20 tháng 03 năm 2007 Địa chỉ: 203 Trần Phú Bỉm Sơn -Thanh Hoá của Bộ trưởng Bộ Tài chính phiếu xuất kho Số: 02 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Huấn Địa chỉ (bộ phận): Đội XD 1 Lý do xuất kho: phục vụ thi công công trình Xuất tại kho (ngăn lô): số 1 của Công ty Địa điểm: Hà Nội Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Mác 40 MP (BSF) 152,5 152,5 794.095 121.099.488 02 Mác 15 MP lót 5,5 5,5 474.762 2.611.191 Cộng 123.710.679 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ở thẻ kho chỉ ghi số lượng, không theo dõi về mặt giá trị. Cuối tháng kế toán đội tính số nguyên vật liệu tồn trên thẻ kho, đối chiếu với số thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau, đối chiếu với kế toán vật tư công ty về lượng nhập xuất trong tháng. Sau đó kế toán công ty ký xác nhận vào thẻ kho đội đã đối chiếu. Kết thúc liên độ kế toán gửi toàn bộ thẻ kho lên Công ty và nhận thẻ kho cho liên độ kế toán tiếp theo (biểu 1.4). Biểu 1.4: thẻ kho Mẫu số: 04 – VT Ngày 31 tháng 12 năm 2007 QĐ số: 15/2007/ QĐ-BTC Đơn vị: Công ty CPXD Số 5 ngày 20 tháng 03 năm 2007 Địa chỉ: 203 Trần Phú Bỉm Sơn -Thanh Hoá của Bộ trưởng Bộ Tài chính Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép U + I 100 Đơn vị tính: Số TT Chứng từ DIễN GIảI Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 19 21 08 09 31/12 31/12 31/12 31/12 Kiểm kê 01/01/2007 Nhập Mác 40 MP -CT34T Nhập Mác 15 MP lot -CT34T Xuất Mác 15 MP lot -CT34T Xuất Mác 40MP – CT34T 31/12 31/12 31/12 31/12 382,5 5,5 5,5 152,5 382,5 5,5 0 230 Kiểm kê 01/01/2007 388 158 23 Tại công ty, khi đội gửi chứng từ về, kế toán kiểm tra trên cả ba yếu tố: tính hợp lệ, hợp pháp. Trường hợp cuối quý, cuối năm căn cứ vào phiếu nhập nếu chưa có hoá đơn, kế toán phảI tạm định giá để hạch toán, không đế sót trường hợp vật tư hàng hoá đã vào kho, đã qua kho mà không nhập kho, không hạch toán. Sau khi ước tính số lần sử dụng cho từng loại công cụ, dụng cụ, kế toán phân bổ theo dõi trên bảng phân bổ TK 242 của từng tháng và từng công trình Biểu 1.5: bảng phân bổ TK 242 tháng 12 năm 2007 (Công trình: Nhà chung cư 34 tầng khu đô thị Trung Hoà) stt Tên vật tư Nguyên giá Đã phân bổ Phân bổ kỳ này Số còn phải phân bổ Ghi chú 1 2 3 … Thép U+I Gỗ cốp pha Xà gỗ … 52.000.000 12.600.000 24.160.000 39.000.000 9.450.000 13.000.000 3.150.000 8.053.333 16.106.667 4 tấn 7 15 Cộng 88.760.000 48.450.00 24.203.333 16.106.667 Sau khi phân bổ xong đến cuối tháng kế toán vật tư cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với thẻ kho, đồng thời lên bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn vật tư theo từng công trình và từng đội (biểu 1.6). Phần trên là bước xử lý chứng từ ban đầu. Thao tác này chủ yếu được làm bằng tay với các bước kiểm tra chặt chẽ và kỹ lưỡng. Việc vào sổ và lên báo cáo tàI chính đều được thực hiện trên máy. Đặc điểm của phần mềm này là nhiều người cùng vào nhật ký chung. Kế toán mỗi bộ phận phụ trách một mảng như: kế toán vật tư, kế toán tiền lương, kế toán công nợ,… nhưng không có mã chứng từ riêng biệt trên máy. Khi nhập nợ, có máy tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung và các sổ cái, sổ chi tiết liên quan (biểu 1.7). Sau khi ghi vào sổ nhật ký chung, số liệu trên được ghi chuyển vào sổ cái TK 621, TK 242 và các TK khác có liên quan. Biểu 1.8: sổ kế toán chi tiết tk 621 Tháng 12 - 2007 Tài khoản: 621 – chi phí nguyênliệu, vật liệu trực tiếp Mã đơn vị : 042 Tên đơn vị: Công trình nhà 34tầng - Trung Hòa( A/Huấn) Đơn vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 31/12 K203 31/12/07 A/Huấn XD1: Xuất vật tư CT Nhà 34T 152 123.710.679 31/12 KC năm 07 31/12/07 Kết chuyển chi phí T12 vào TK 1541 154 123.710.679 Cộng số phát sinh: 123.710.679 123.710.679 Bỉm Sơn, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu 1.9: sổ tổng hợp tài khoản 621 Năm 2007 Đơn vị: VNĐ Số TT Mã đối tượng Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 001 A/Huấn XD1: Xuất vật tư CT Nhà 34T 123.710.679 123.710.679 2 002 Đội XD số 1 phân bổ Thép U+I – CT Nhà 34T 13.000.000 13.000.000 … … … … 118 168 Trạm điện xi măng C/Phả 61.433.739 61.433.739 Tổng cộng 233.843.228.671 233.843.228.671 Bỉm Sơn, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng giám đốc công ty Biểu 1.10: sổ cái Tổng Công ty xnk xd việt nam Tháng 12 – 2007 Công ty cp xây dựng số 5 (Dùng cho hình thức nhật ký chung) Tên tài khoản: 242 – Chi phí trả trước dài hạn Đơn vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ: 998.321.374 31/12 K0066 31/12/07 Phân bổ thép U+I CT nhà 34T – Trung Hoà (A/Huấn) 153 13.000.000 31/12 K0188 31/12/07 Phân bổ chi phí vật tư cuối kỳ vào TK621 621 24.203.333 … …. … Phát sinh trong kỳ Cộng 146.285.450 443.271.254 701.335.570 Bỉm Sơn, ngày 31 tháng 12 năm 2007 kế toán trưởng Người lập biểu Biểu 1.11: sổ cái Tháng 12/2007 (Dùng cho hình thức nhật ký chung) Tên tài khoản: 621 – Chi phí nguyênliệu, vật liệu trực tiếp Đơn vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 31/12 C0019._.