Hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

tư và tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở đề ra các chủ trương, chính sách và giải pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Để đạt được mục đích trên, đòi hỏi chủ doanh nghiệp và các cán bộ quản lý doanh nghiệp cần phải nhận thức và áp dụng các phương pháp quản lý hữu hiệu trong đó có phân tích hoạt động kinh tế. Từ đó trực tiếp tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh nói chung và phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh nói riêng. Phân tích tình hình chi phí kinh doanh nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xác, toàn diện và khách quan tình hình quản lý và sử dụng chi phí, qua đó thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh. Qua phân tích có thể thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại đơn vị có hợp lý hay không; có phù hợp với nhu cầu kinh doanh, với những nguyên tắc quản lý kinh tế tài chính và mang lại hiệu quả kinh tế hay không? Đồng thời, tìm ra những mặt tồn tại bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí.Từ đó, đề xuất những chính sách, giải pháp khắc phục nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn. Xuất phát từ suy nghĩ này, trong thời gian thực tập tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây em đã chọn đề tài : " Hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây " để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp. Mục đích nghiên cứu : Nhằm đánh giá phân tích về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trên cơ sở lý luận đã học và thực tiễn tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Từ đó, đề ra những phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu, đánh giá thực trạng về phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây - Bộ Thương Mại - một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay. Nội dung đề tài bao gồm 3 phần : Phần I : Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh ở một doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng về phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Phần III : Các phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Luận văn tốt nghiệp này được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo : Tiến sĩ Nguyễn Quang Hùng cùng các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán phân tích và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán, bác kế toán trưởng tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Qua đây, cho phép em gởi tới các thầy cô giáo, các cô, các bác trong phòng kế toán cùng toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây lời cảm ơn chân thành nhất. Phần I Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh ở một doanh nghiệp I- Khái niệm, phân loại và vai trò chi phí kinh doanh: 1- Khái niệm chi phí kinh doanh : Chi phí kinh doanh nói chung là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại thì chi phí kinh doanh thương mại là những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ đa dạng và rất phức tạp và tuỳ thuộc vào việc thực hiện các hành vi thương mại khác nhau, vào tính chất của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường mà chúng cũng rất khác nhau. Đối với việc mua bán hàng hoá, đó là các chi phí phát sinh ở khâu mua, vận chuyển, dự trữ, tiêu thụ, khâu quản lý doanh nghiệp. Đối với việc cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương mại như : đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý, khuyến mại…đó là các chi phí về vật chất tiền vốn sức lao động để thực hiện các hành vi kể trên vì mục đích của DNTM trong một thời kỳ nhất định. Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thường thì đó là : các chi phí đầu tư tài chính dạng hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập, nâng cao hiệu quả kinh doanh hoặc phân tán rủi ro của doanh nghiệp; các chi phí phát sinh từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên, chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhượng bán thanh lý tài sản cố định vv…. Ngoài ra còn các chi phí như : các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước theo quy định của luật pháp như thuế nhà đất, thuế nhập khẩu, thuế GTGT, vv… 2- Phân loại chi phí kinh doanh : Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính chất khác nhau. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh nhằm đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, đồng thời để thuận tiện cho công tác hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí. Chi phí kinh doanh thương mại được phân theo những tiêu thức khác nhau. *Theo bản chất kinh tế chi phí kinh doanh thương mại được phân thành hai loại : Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trỉnh quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lưu thông. Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. *Căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh, chi phí kinh doanh được phân thành hai loại : Chi phí trực tiếp như : các chi phí mua, bán hàng hoá. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp. *Căn cứ vào tính chất biến đổi, chi phí kinh doanh được phân thành hai loại: Chi phí khả biến hay biến phí : là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc và khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, bảo quản hàng hoá, đóng gói bao bì vv…Đặc điểm của chi phí này là khi khối lượng sản phẩm hàng hoá mua vào, bán ra thay đổi thì biến phí thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ thuận. Nhưng biến phí cho một đơn vị doanh thu thì không đổi. Chi phí bất biến hay định phí : là những khoản chi phí tương đối ổn định, không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm : chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý vv…Đây là loại chi phí mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh cũng phải thanh toán, phải trả không phụ thuộc và khối lượng sản phẩm sản xuất kinh doanh nhiều hay ít, thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm của chi phí này là khi khối lượng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì định phí không đổi. Nhưng định phí cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ nghịch. *Căn cứ vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp thì chi phí kinh doanh được phân thành ba loại : Chi phí mua hàng : gồm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ thuê ngoài như thuê vận chuyển, thuê kho bãi vv… Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trực tiếp tại bộ phận bán hàng như tiền lương nhân viên bán hàng, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản phục vụ hoạt động bán hàng, chi phí đào tạo, bồi dưỡng nhân viên bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện thoại-điện nước-dịch vụ khác, chi phí bằng tiền khác vv… Chi phí quản lý doanh nghiệp : bao gồm các khoản chi phí cho nhân viên quản lý như tiền lương nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý, chi phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ ở bộ phận quản lý, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện thoại- điện nước và các chi phí bằng tiền khác vv… *Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu ccầu hạch toán thì chi phí kinh doanh được phân thành các khoản mục : Chi phí nhân viên Chi phí nguyên liệu, vật liệu Chi phí công cụ đồ dùng Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí vận chuyển thuê ngoài Chi phí về điện nước, điện thoại Chi phí lãi vay Các chi phí khác bằng tiền Phân loại chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh và các mục tiêu quản lý kinh tế của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng hình thành kết cấu của chi phí kinh doanh thương mại trong từng thời kỳ khác nhau, đồng thời làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó mà tìm ra được các giải pháp quản lý chi phí tốt, giảm chi phí kinh doanh, hạ thâp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. 3- Vai trò của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại : Chi phí gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào, nói cách khác doanh nghiệp nếu muốn kinh doanh thì không thể không bỏ ra chi phí để hoạt động. Mặt khác chi phí kinh doanh lại có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi chi phí kinh doanh giảm sẽ hạ thấp được giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh, tăng khả năng tiêu thụ hàng hoá, từ đó góp phần tăng lợi nhuận và mở rộng qui mô kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, khi chi phí kinh doanh tăng không hợp lý sẽ làm giảm lợi nhuận thậm chí còn có thể bị lỗ. Đánh giá việc sử dụng chi phí là một trong những công việc quan trọng giúp nhà quản lý một phần nào đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu quản lý và sử dụng chi phí tốt thì hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tốt hơn và ngược lại, nếu quản lý chi phí không tốt hay lãng phí sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh. Việc tính đúng, tính đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp sẽ hình dung được bức tranh thực về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một vấn đề không thể thiếu được để quyết định đầu vào, xử lý đầu ra. Nói tóm lại, chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu rất quan trọng và nó cần phải được quản lý và sử dụng một cách hợp lý nhất. II- ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh 1- ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý : Hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ là hoạt động kinh tế rất phức tạp và mang tính đặc thù. Đồng thời nó cũng chịu sự tác động và ảnh hưởng của nhiều ngành, nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh.. Để có thể tồn tại và phát triển, kinh doanh có lãi trong cơ chế thị trường, đòi hỏi các nhà kinh doanh và quản lý thương mại, dịch vụ phải tìm ra các giải pháp để ngày càng kinh doanh có lãi và một trong những giải pháp quan trọng là tiến hành phân tích hoạt động kinh tế. Qua phân tích ta có thể nắm được sự vận động và xu hướng phát triển mang tính quy luật của các hiện tượng sự vật. Từ đó ta mới có thể đưa ra những ý kiến đề xuất, những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, phân tích hoạt động kinh tế có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng. Một trong những nội dung phân tích quan trọng đó là việc phân tích chi phí kinh doanh. Phân tích tình hình chi phí nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xác, toàn diện và khách quan tình hình quản lý và sử dụng chi phí, qua đó thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh. Qua phân tích có thể thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không; có phù hợp với nhu cầu kinh doanh, với những nguyên tắc quản lý kinh tế- tài chính và mang lại hiệu quả kinh tế hay không? Đồng thời tìm ra những mặt tồn tại bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí. Từ đó, đề xuất những chính sách, biện pháp khắc phục nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn. Việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý- đảm bảo tiết kiệm, không lãng phí - góp phần đảm bảo tốt việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, góp phần mở rộng quy mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận. Việc tăng lợi nhuận cũng đồng nghĩa với việc tăng thu nhập bình quân/người/năm, từ đó góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước vv…Muốn quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt thì các doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh nhằm đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh. Doanh nghiệp được coi là quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt là doanh nghiệp có tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của chi phí hay tỉ suất chi phí kinh doanh giảm. Khi đó, lợi nhuận tăng và ta cũng có thể nói doanh nghiệp đó đã tiết kiệm tương đối về chi phí kinh doanh hay doanh nghiệp đã quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt. 2- Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động và việc quản lý sử dụng chi phí kinh doanh : Để có thể đề ra được những biện pháp giảm chi phí kinh doanh đúng đắn cần phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh.Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh bao gồm cả nhân tố chủ quan và nhân tố khách quan. 2.1- Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh Nhân tố khách quan là những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Bởi vậy, thay vì việc cố gắng tác động để làm thay đổi các nhân tố này doanh nghiệp nên tìm mọi biện pháp để thích nghi với chúng. Các nhân tố này luôn ảnh hưởng tới doanh nghiệp theo hai chiều hướng tích cực và tiêu cực. Vậy làm thế nào để hạn chế mặt tiêu cực và thúc đẩy mặt tích cực của nó? Muốn hiểu rõ hơn về điều này ta phải tìm hiểu thêm về các nhân tố thuộc về môi trường khách quan sau : *Thứ nhất sự ảnh hưởng của nhân tố giá cả tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Gía cả của nguyên nhiên vật liệu, dụng cụ đồ dùng vv… hoặc giá cả các lao vụ, dịch vụ thay đổi sẽ làm thay đổi chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu giá cả nguyên nhiên vật liệu tăng lên thì chi phí kinh doanh sẽ tăng lên và ngược lại. Vì vậy việc lựa chọn để thay thế các loại nguyên vật liệu với giá hợp lý nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng kinh doanh cũng là một yếu tố quan trọng để giảm được chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Gía cả các loại hàng hoá kinh doanh thay đổi cũng làm ảnh hưởng tới việc thay đổi chi phí kinh doanh. *Thứ hai là sự ảnh hưởng của các nhân tố khác như : chính sách,chủ trương, đường lối của nhà nước về tiền lương, tiền lãi vay ngân hàng… cũng ảnh hưởng nhiều đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp cần một khoản vốn lớn để thực hiện phương án kinh doanh, doanh nghiệp đi vay vốn của ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Khi đến hạn trả thì ngoài số tiền vay doanh nghiệp còn phải trả thêm chi phí trả lãi vay tính trên số tiền vay và thời gian vay theo công thức : Chi phí trả = Số tiền * Thời gian * Lãi suất lãi vay vay vay Như vậy, khi lãi suất ngân hàng thay đổi thì cũng làm thay đổi chi phí trả lãi vay từ đó cũng ảnh hưởng tơí chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là : khi lãi suất ngân hàng tăng hay giảm thì chi phí trả lãi vay cũng tăng hay giảm hay nói cách khác khi lãi suất ngân hàng tăng hay giảm thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng tăng hay giảm. Khi Nhà nước quy định việc trả lương cho cán bộ công nhân viên tăng lên sẽ làm tăng chi phí tiền lương hay làm tăng chi phí kinh doanh, cụ thể : trước đây nhà nước quy định mỗi một phẩy tính tương đương với 210.000 đồng, từ năm 2002 Nhà nước lại thay đổi và tăng lên một phẩy tính tương đương với 290.000 đồng điều này đã làm tăng chi phí tiền lương hay trực tiếp làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn các yếu tố khách quan khác cũng ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh như : phong tục tập quán, lối sống, thói quen của các tập khách hàng, các hành vi ứng xử của các nhà cung ứng vv…Các yếu tố này thường không lượng hoá được mức độ ảnh hưởng của nó tới công tác chi phí song doanh nghiệp cần phải quan tâm để có những biện pháp quản lý sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý nhất. Môi trường kinh doanh bên ngoài là yếu tố mà doanh nghiệp không hthể cải tạo mà chỉ có thể thích nghi. ảnh hưởng của nó đến doanh nghiệp nói chung và đến chi phí kinh doanh nói riêng theo hai chiều hướng tích cực và tiêu cực. Tuy nhiên, những thuận lợi và khó khăn mà doanh nghiệp nhận được từ môi trường bên ngoài thì đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp cũng nhận được. Vì vậy doanh nghiệp phải biết khai thác triệt để những thời cơ, giảm thiểu các mặt tiêu cực góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh. Và đó là một trong những mục tiêu của doanh nghiệp. 2.2- Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh Trái với các nhân tố khách quan, các nhân tố chủ quan phụ thuộc hoàn toàn vào ý trí, hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể hạn chế đến mức tối thiểu tác động tiêu cực của yếu tố chủ quan, thậm chí có thẻ chủ động thay đổi các nhân tố chủ quan để có lợi nhất đối với doanh nghiệp. *Thứ nhất là ảnh hưởng của nhân tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh.Thực chất là sự ảnh hưởng của các nhân tố như : chất lượng hàng hoá, bao bì, mẫu mã. Nếu chất lượng hàng hoá, bao bì đẹp, mẫu mã hợp với thị yếu người tiêu dùng của thị trường sẽ tạo điều kiện tốt cho các doanh nghiệp thương mại mở rộng được mức lưu chuyển hàng hoá, do đó có thể giảm được tỷ xuất chi phí kinh doanh. Ngoài ra, sự phân bố của sản xuất hợp lý cũng toạ điều kiện tốt cho việc tổ chức vận động hàng hoá đến mạng lưới các doanh nghiệp cũng hợp lý hơn, giảm được chi phí vận chuyển, bảo quản, hao hụt, giảm được chi phí kinh doanh. *Thứ hai là ảnh hưởng của mạng lưới thương mại và cơ sở vật chất kỹ thuật của ngành thương mại. Mạng lưới thương mại mở rộng, hệ thống kho tàng, cửa hàng kinh doanh phân bố hợp lý thuận tiện cho vận động hàng hoá, đảm bảo phục vụ tốt người tiêu dùng thì sẽ tăng được doanh thu bán hàng, giảm bớt được những khâu trung gian, tiết kiệm được chi phí vận tải, hao hụt hàng hoá vv…do đó tiết kiệm được chi phí kinh doanh. Cơ sở vật chất của ngành thương mại cũng tác động mạnh đến chi phí kinh doanh. Nếu cơ sở vật chất, kỹ thuật tốt doanh nghiệp có khả năng mở rộng được mức lưu chuyển hàng hoá, tăng năng xuất lao động, giảm chi phí vận chuyển, hao hụt hàng hoá, làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp giảm một cách tương đối. *Thứ ba là ảnh hưởng của lưu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lưu chuyển hàng hoá tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Để thấy rõ ảnh hưởng của nhân tố này, cần phải xác định mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ của doanh nghiệp. Ta có : F = F0+ Fbđ = F0+ F(M) Trong đó : F : Chi phí kinh doanh Fo : Chi phí cố định F(M) : Chi phí biến đổi Như vậy khi mức tiêu thụ trong kỳ của doanh nghiệp thay đổi thì F cũng thay đổi theo, thông thường mức thay đổi này tuân theo một quy luật nhất định. Ví dụ : khi mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ tăng lên thì bộ phận chi phí biến đổi như : bao bì, vật liệu đóng gói, lương khoán doanh thu tăng lên một cách tương ứng, trong khi chi phí cố định như khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng …lại không thay đổi và do đó tổng mức chi phí kinh doanh cũng tăng lên, còn tỷ suất chi phí kinh doanh lại có xu hướng ngược lại : F = F0 + F(M) M M M Nếu chi phí biến đổi tính trên 1 đồng doanh thu bán của doanh nghiệp trong kỳ không thay đổi thì tỷ xuất chi phí kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giảm xuống khi doanh thu tăng lên, bởi vì chi phí cố định tính trên một đồng lưu chuyển hàng hoá giảm xuống. Kết cấu mức lưu chuyển hàng hoá cũng tác động mạnh mẽ đến chỉ tiêu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh những loại hàng hoá tiêu thụ nhanh thì có thể giảm được chi phí bảo quản, hao hụt hàng hoá…điều đó cũng có nghĩa là có thể giảm được tổng mức chi phí kinh doanh trong kỳ và ngược lại. *Thứ tư là ảnh hưởng của năng suất lao động tới chi phí kinh doanh. Năng suất lao động của người lao động cũng tác động mạnh đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. *Thứ năm là ảnh hưởng của trình độ quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng. Yếu tố này cũng tác động mạnh đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nếu doanh nghiệp tổ chức quản lý kinh tế có kế hoạch phù hợp với thị trường sản phẩm đầu ra và các yếu tố đầu vào thì một mặt sẽ tăng doanh thu mặt khác sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh trong quá trình kinh doanh. Tổ chức quản lý và hạch toán chi phí kinh doanh đã được thể hiện qua công tác kế hoạch hoá chi phí kinh doanh trên cơ sở phục vụ tốt nhất kế hoạch doanh thu của doanh nghiệp ; kế hoạch được soạn thảo có căn cứ khoa học làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện nó, kiểm tra kiểm soát quá trình đó để khai thác triệt để các nguồn lực và sử dụng chúng có hiệu quả cao nhất. *Thứ sáu là ảnh hưởng của công tác khai thác nguồn hàng. Việc tìm nguồn hàng đóng vai trò hết sức quan trọng. Vì doanh nghiệp chỉ có thể giảm thiểu rủi ro đối với việc đưa hàng hoá kịp vào lưu thông trên thị trường và giảm được các khoản chi phí bất hợp lý phát sinh do lựa chọn nguồn hàng không đáng tin cậy. Muốn vậy doanh nghiệp phải lựa chọn những nhà cung ứng đáng tin cậy, có uy tín trên thị trường khi đó doanh nghiệp không chỉ đưa hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng trên thị trường mà còn giảm được những chi phí rủi ro, chi phí bất hợp lý. *Thứ bảy là ảnh hưởng của nhân tố con người. Đây là một trong những nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đưa ra những quyết định quản lý và sử dụng chi phí có hợp lý hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào các nhà quản trị. Với những ảnh hưởng đó nếu nhà quản trị phát hiện kịp thời và đưa ra gải pháp thích hợp sẽ tránh được nhiều rủi ro, bất lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và chi phí kinh doanh nói riêng. Ngoài các nhân tố cơ bản đã nêu ở trên còn có những nhân tố khác như : văn hoá của doanh nghiệp, việc tổ chức cung ứng hàng hoá, việc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, địa điểm kinh doanh, vv…Đây cũng là những nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và nếu doanh nghiệp biết kết hợp hài hoà giữa chúng sẽ phát huy được mặt tích cực và giảm thiểu được mặt tiêu cực của chúng thì doanh nghiệp chắc chắn sẽ đạt được mục tiêu "tối thiểu hoá chi phí". Nói tóm lại, mục đích của việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh là tìm ra những biện pháp quản lý và sử dụng tốt nhất chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. III- Các phương pháp phân tích và nguồn tài liệu được sử dụng trong việc phân tích tình hình chi phí kinh doanh ở một doanh nghiệp 1- Các phương pháp phân tích : Các phương pháp phân tích hoạt động kinh tế được dựa trên cơ sở của triết học duy vật biện chứng. Tức là, ta phải xem xét các sự vật, hiện tượng đều ở trạng thái vận động phát triển và trong mối quan hệ với nhau một cách biện chứng. Các phương pháp phân tích hoạt động kinh tế được dựa trên cơ sở nghiên cứu vận dụng kiến thức của các môn khoa học chuyên ngành như : kinh tế học, kinh tế thương mại, tài chính tín dụng, thống kê, kế toán. Việc phân tích hoạt động kinh doanh có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như : + Phương pháp so sánh + Để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới chỉ tiêu phân tích ta có thể sử dụng các phương pháp như : - Phương pháp thay thế liên hoàn - Phương pháp số chênh lệch - Phương pháp cân đối + Các phương pháp khác như : - Phương pháp tỉ suất - Phương pháp chỉ số - Phương pháp biểu mẫu Riêng trong phân tích chi phí kinh doanh ta sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp tỷ suất, phương pháp biểu mẫu. 1.1- Phương pháp so sánh Là phương pháp được sử dụng lâu đời và rộng rãi nhất trong phân tích hoạt động kinh tế. Đó là phương pháp nghiên cứu để nhận thức các sự vật hiện tượng thông qua quan hệ đối chiếu tương hỗ giữa sự vật hiện tượng này với sự vật hiện tượng khác. Mục đích : là thấy được sự giống nhau, khác nhau giữa các sự vật hiện tượng, thấy được sự biến động và xu thế phát triển của các chỉ tiêu kinh tế. Nội dung so sánh : + So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch hoặc định mức để thấy được mức độ hoàn thành và tỉ lệ % (số tương đối) hoặc số chênh lệch tăng giảm (số tuyệt đối). + So sánh giữa số thực hiện kỳ này với kỳ trước, các kỳ trước hoặc cùng kỳ của các năm trước nhằm mục đích thấy được mức độ biến động và xu thế phát triển của các chỉ tiêu kinh tế. + So sánh giữa đơn vị này với đơn vị khác, với đơn vị điển hình tiên tiến hoặc đơn vị có mức trung bùnh để qua đó thấy được mức độ và khả năng phấn đấu của đơn vị mình. + So sánh giữa bộ phận với tổng thể để thấy được vai trò và vị trí của bộ phận trong tổng thể đó (so sánh về tỉ trọng) + Ngoài ra, người ta có thể so sánh giữa một chỉ tiêu khác có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại với nhau để hình thành nên một chỉ tiêu mới. Riêng trong phân tích chi phí kinh doanh thì nội dung so sánh chủ yếu bao gồm : - So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch - So sánh giữa số thực hiện kỳ này với ký trước - So sánh giữa các đơn vị trực thuộc với nhau - So sánh giữa các bộ phận chi phí theo chức năng hoạt động với tổng chi phí kinh doanh, so sánh giữa các khoản mục chi phí theo các chức năng hoạt động - Ngoài ra còn so sánh giữa tổng chi phí kinh doanh và từng khoản mục chi phí theo chức năng hoạt động với tổng doanh thu Trong đó, các chỉ tiêu ở kỳ kế hoạch, kỳ trước, cùng kỳ các năm trước…gọi chung là trị số kỳ gốc, thời kỳ để chọn làm gốc so sánh gọi tắt là kỳ gốc, thời kỳ để chọn làm phân tích được gọi tắt là kỳ phân tích. Để áp dụng phương pháp này đòi hỏi các chỉ tiêu phải thoả mãn các điều kiện sau : + Phải thống nhất về nội dung phản ánh. + Phải thống nhất về phương pháp tính toán. + Số liệu thu thập được của các chỉ tiêu kinh tế phải trong cùng một khoảng thời gian. + Các chỉ tiêu kinh tế phải cùng một đơn vị đo lường. a- So sánh tuyệt đối Là kết quả so sánh (phép trừ) giữa số phân tích với số gốc. Số tuyệt đối có thể tính bằng thước đo hiện vật, giá trị, ngày công, giờ công. Là cơ sở để tính các trị số khác. Trong phân tích chi phí kinh doanh thì đây là sự so sánh giữa tổng chi phí kinh doanh, từng khoản mục chi phí cụ thể của kỳ thực hiện với kỳ kế hoạch hoặc thực hiện kỳ trước với thực hiện kỳ này, vv… b- So sánh tương đối Sử dụng các chỉ tiêu sau : + Tỉ lệ % hoàn thành : xác định bằng công thức Tỉ lệ % = Số phân tích x 100% hoàn thành Số gốc + Tỉ lệ % tăng giảm : xác định bằng công thức Tỉ lệ % = Chênh lệch tuyệt đối x 100% tăng giảm Số gốc Riêng trong phân tích chi phí kinh doanh ta chỉ sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ phần trăm tăng giảm.  + Mức biến động tương đối theo hệ số tính chuyển Là kết quả so sánh (phép trừ) giữa số phân tích với số gốc đã được điều chỉnh theo hệ số của chỉ tiêu có liên quan mà chỉ tiêu này quyết định qui mô của chỉ tiêu phân tích. Mức biến dộng tương = Số phân - Số x Hệ số tính chuyển đối theo hệ số tính chuyển tích gốc (hệ số điều chỉnh) + Số tương đối kết cấu (tỉ trọng) Là số tương đối biểu hiện mối quan hệ tỉ trọng giữa mức độ hoạt động chiếm trong mức độ đạt được của tổng thể về một chỉ tiêu kinh tế nào đó. Số này cho thấy vai trò, vị trí của bộ phận trong tổng thể. Tỉ trọng = Bộ phận x100% (%) Tổng thể + Tỉ lệ phát triển liên hoàn Ti = yi / yi-1 x 100% Trong đó : i = 1…n Ti : là tỉ lệ phát triển liên hoàn y1 : là chỉ số của chỉ tiêu kinh tế ở kỳ thứ i yi-1 : là chỉ số của chỉ tiêu kinh tế ở kỳ thứ (i-1) Khi phân tích chi phí kinh doanh ta sử dụng chỉ tiêu này để xác định tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục chi phí kinh doanh chiếm trong tổng chi phí kinh doanh tại đơn vị nghiên cứu. + Tỉ lệ phát triển định gốc T0i = yi / y0 x 100% Trong đó : i = 1…n yi , y0 : là chỉ số chỉ tiêu kinh tế ở kỳ thứ i, kỳ gốc + Tỉ lệ phát triển bình quân Trong đó : n : số các kỳ Ba chỉ tiêu : tỉ lệ phát triển liên hoàn, tỉ lệ phát triển định gốc, tỉ lệ phát triển bình quân được sử dụng để phân tích kinh tế nhằm đánh giá sự biến động của chỉ tiêu kinh tế qua một thời kỳ (thường là 5 năm) qua đó thấy được xu thế phát triển và qui luật của chỉ tiêu kinh tế. Các chỉ tiêu tỷ lệ phát triển liên hoàn, tỷ lệ phát triển định gốc, tỷ lệ phát triển bình quân thường không sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh. 1.2- Các phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới chỉ tiêu phân tích 1.2.1- Phương pháp thay thế liên hoàn Phương pháp này được sử dụng để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới chỉ tiêu phân tích (đối tượng phân tích) trong trường hợ các nhân tố có mối liên hệ với nhau và với chỉ tiêu phân tích được tồn tại dưới dạng tích số hoặc thương số. Sử dụng phương pháp này cho phép tính toán được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bằng những số liệu cụ thể. Trình tự áp dụng : Bước 1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tượng phân tích và các nhân tố ảnh hưởng, khi xây dựng công thức phải sắp xếp vị trí các nhân tố theo nguyên tắc lượng biến thì chất biến tức là phải sắp xếp các nhân tố số lượng đứng trước, các nhân tố chất lượng đứng sau. Bước 2: Là bước thay thế nhằm xác định ảnh hưởng của từng nhân tố. ở bước này ta căn cứ vào công thức đã được xác định rồi tiến hành thay thế từ trái sang phải. Khi thay thế ta chỉ cho nhân tố đang nghiên cứu biến động (từ kỳ gốc sang kỳ phân tích) cố định nhân tố đứng sau đó ở kỳ gốc và nhân tố đứng trước nó ở kỳ phân tích. ảnh hưởng của một nhân tố nào đó sẽ bằng giá trị lần thay thế của nhân tố đó trừ giá trị lần thay thế trước. F = x.y.z Xác định số chênh lệch chung của đối tượng phân tích : ∆F = F1 - F0 = x1y1z1 - x0y0z0 Xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới đối tượng phân tích : + Nhân tố x : ∆Fdo x = x1y0z0 - x0y0z0 + Nhân tố y : ∆Fdo y = x1y1z0 - x1y0z0 + Nhân tố z : ∆Fdo z = x1y1z1 - x1y1z0 Bước 3: Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố đối chiếu với số chênh lệch chung của đối tượng phân tích. ∆F = ∆Fdo x + ∆Fdo y + ∆Fdo z = x1y1z1 - x0y0z0 Phương pháp thay thế liên hoàn : lần tính toán sau kế thừa ngay kết quả lần tính toán trước cho nên sẽ giảm đi được các phép tính và tổng ảnh hưởng của các nhân tố bao giờ cũng vừa đúng bằng số chênh lệch chung. Và cũng chính vì vậy, nếu như một bước tính toá._.n sai thì sẽ làm kết quả lần tính toán sau mà lại khó phát hiện. Riêng trong phân tích chi phí kinh doanh thì ta có thể sử dụng phương pháp này để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tổng quỹ lương và chi phí lãi vay phải trả. Phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng giống như trên. 1.2.2- Phương pháp số chênh lệch Trong thực tế phân tích, phương pháp thay thế liên hoàn còn được thực hiện bằng phương pháp số chênh lệch. Phương pháp số chênh lệch sử dụng ngay số chênh lệch của các nhân tố ảnh hưởng để thay thế vào các biểu thức tính toán mức độ ảnh hưởng của nhân tố đó đến chỉ tiêu phân tích. Phương pháp số chênh lệch là dạng rút gọn của phương pháp thay thế liên hoàn. Điều kiện và trình tự áp dụng tương tự như phương pháp thay thế liên hoàn, chỉ khác ở bước thứ 2 : Bước 2: Khi tính ảnh hưởng của một nhân tố nào đó thì ta lấy chênh lệch giữa kỳ gốc và kỳ phân tích của nhân tố đó rồi nhân với số liệu kỳ gốc của nhân tố đứng sau và số liệu kỳ phân tích của nhân tố đứng trước. F = x.y.z Xác định số chênh lệch chung của đối tượng phân tích : ∆F = F1 - F0 = x1y1z1 - x0y0z0 Xác định ảnh hưởng của từng nhân tố : + Nhân tố x : ∆Fdo x = (x1- x0)y0z0  + Nhân tố y : ∆Fdo y = (y1 - y0)x1z0 + Nhân tố z : ∆Fdo z = (z1 - z0) x1y1 Phương pháp số chênh lệch đơn giản dễ tính toán và cho ngay kết quả và mỗi lần tính toán là một phép tính riêng biệt cho nên kết quả giữa các lần tín toán không phụ thuộc lẫn nhau. Tuy nhiên, phương pháp này cỉ nên áp dụng trong trường hợp công thức có dạng tích số, số nhân tố ảnh hưởng có từ 2 → 3, số liệu là số nguyên. 1.2.3- Phương pháp cân đối Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại mối liên hệ cân đối như : cân đối giữa vốn và nguồn vốn, giữa thu và chi, giữa nhu cầu và khả năng thanh toán. Phương pháp cân đối được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá toàn diện trong phân tích kinh tée để từ đó phát hiện sự mất cân đối cần giải quyết những hiện tượng vi phạm chế độ và những nguồn tiềm năng có thể khai thác. Các mối quan hệ cân đối : + Cân đối tổng thể : là quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp do nhiều chỉ tiêu kinh tế cá thể hợp thành. Vd : Tài sản = Nguồn vốn + Cân đối cá thể : là quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế cá biệt, vd: Nợ phải thu + Nợ phải thu = Nợ phải thu + Nợ phải thu còn ở đầu kỳ tăng trong kỳ còn đến cuối kỳ giảm trong kỳ Tồn kho + Mua vào = Tồn kho + Bán ra đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ trong kỳ Từ những liên hệ mang tính chất cân đối một chỉ tiêu thay đổi sẽ dẫn đến sự thay đổi của một hoặc nhiều chỉ tiêu khác khi phân tích theo phương pháp cân đối ta phải lập công thức cân đối và tính số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của các chỉ tiêu đến chỉ tiêu phân tích (ảnh hưởng của các nhân tố tới chỉ tiêu phân tích chính bằng chênh lệch giữa hai kỳ của nhân tố đó). Khi phân tích chi phí kinh doanh ta không sử dụng phương pháp này. 1.3- Các phương pháp khác 1.3.1- Phương pháp tỉ suất Tỉ suất là chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có môí quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại với nhau. ý nghĩa : Nhìn chung các chỉ tiêu tỉ suất phản ánh hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng các yếu tố của quá trình kinh doanh. Khi phân tích chi phí kinh doanh ta sử dụng chỉ tiêu này để xác định tỷ suất của từng khoản mục chi phí và tổng chi phí kinh doanh. Công thức : F' = Fi x 100 F Trong đó : F' : Tỷ suất chi phí (%) Fi : Chi phí kinh doanh loại i (theo từng khoản mục chi phí kinh doanh) F : Tổng chi phí kinh doanh 1.3.2- Phương pháp chỉ số Phương pháp chỉ số được áp dụng để tính toán phân tích sự biến động tăng giảm và mối liên hệ tác động phụ thuộc lãn nhau của các chỉ tiêu kinh tế có một hoặc nhiều yếu tố khác nhau. Chỉ tiêu chỉ số được xác định bằng mối liên hệ so sánh của một chỉ tiêu kinh tế ở những thời điểm khác nhau, thường là so sánh giữa kỳ báo cáo với kỳ gốc. Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế chủ yếu dựa vào công thức chỉ số giá và chỉ số lượng hàng hoá để từ đó tính doanh thu ở kỳ phân tích theo giá kỳ gốc. IP = p1 / p0 = q1p1 / q1p0 = M1 / M1(p0) ỵ M1(p0) = M1 / IP Iq = q1 / q0 = q1p0 / q0p0 ỵ IM = Iq . IP Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế kết hợp với phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hưởng của các nhân tố số lượng hàng bán và giá bán tới doanh thu. 1.3.3- Phương pháp biểu mẫu Trong phân tích hoạt động kinh tế tất cả số liệu phân tích phải được thể hiện ở trên biểu mẫu hoặc sơ đồ để phản ánh một cách trực quan có hệ thống, tiện cho việc theo dõi, đối chiếu, kiểm tra. Biểu mẫu phân tích được thiết kế theo các cột, các dòng tuỳ thuộc vào nội dung, mục đích phân tích nhưng cần đảm bảo các yếu tố cơ bản sau : + STT, tên gọi của biểu. + Đơn vị tính (ghi trong biểu, trên dòng hoặc cột). + Nội dung : cột phản ánh các chỉ tiêu, các cột phản ánh các dữ liệu đã cho và các cột phản ánh số liệu tính toán từ các cột đã cho. Khi phân tích chi phí kinh doanh ta thường xuyên sử dụng phương pháp này để phân tích. 2- Nguồn tài liệu và các căn cứ sử dụng để phân tích : Phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại căn cứ vào những tài liệu sau : + Căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch và định mức chi phí. + Căn cứ vào các số liệu và tài liệu hạch toán chi phí kinh doanh bao gồm cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, các hoá đơn chứng từ, các bảng kê và sổ kế toán về chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. + Các chế độ chính sách và các tài liệu văn bản có liên quan đến tình hình chi phí như : chế độ tiền lương, hợp đồng lao động, hợp đồng vay vốn vv… Phần II Thực trạng về phân tích chi phí kinh doanh tại Công Ty Vật Tư Tổng Hợp Hà Tây I- Giới thiệu chung về công ty Vật Tư Tổng Hợp Hà Tây 1- Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước, do Bộ Thương Mại trực tiếp quản lý. Trong những năm bao cấp đơn vị được thành lập và có tên gọi là Chi cục vật tư thuộc tổng Cục vật tư quản lý. Vào những năm này, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là quản lý và cung cấp vật tư kĩ thuật cho nhu cầu sản xuất, nhu cầu chiến đấu tại chỗ trong địa phương, cho giao thông vận tải, cho nông nghiệp và các công trình trọng điểm của trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các sở ban ngành địa phương theo chỉ tiêu kế hoạch. Gía cả vật tư hàng hoá do nhà nước ban hành các đơn vị chỉ được hưởng chiết khấu. Với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là quản lý và cung ứng vật tư kĩ thuật trong kế hoạch, vì vậy khi xác định hoàn thành kế hoạch thì cứ đơn vị nào đạt từ 95% trở lên coi như là đã hoàn thành kế hoạch. Ngoài ra các đơn vị không được bán sai giá qui định của nhà nước. Ngành hàng kinh doanh chủ yếu tại thời điểm này là xăng dầu, kim khí, thiết bị phụ tùng, than xi măng, hoá chất, vật liệu điện. Dự trữ tồn kho bình quân từ 6 tháng- 1 năm tuy nhiên có những ngành hàng dự trữ trên 1 năm như phục vụ cho quốc phòng do nhà nước quản lý. Kho tàng bến bãi sơ tán tại các địa phương. Năm 1974, theo quyết định của nhà nước đơn vị chuyển từ chi cục thành công ty và trực thuộc vật tư. Công ty thực hiện chức năng quản lý và phân phối vật tư theo kế hoạch do bộ vật tư qui định. Trụ sở công ty vẫn đóng tại địa phương tỉnh. Và cũng vào năm này công ty bàn giao ngành hàng than cho bộ điện than quản lý. Năm 1976, theo quyết định của nhà nước hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình sát nhập, vì vậy công ty được chuyển thành Công ty vật tư tổng hợp Hà Sơn Bình. Năm 1978 công ty bàn giao ngành hàng xi măng cho bộ xây dựng quản lý. Trong quá trình thực hiện bàn giao ngành hàng thì thực hiện bàn giao luôn cơ sở vật chất và lao động. Vì vậy, số lao động trên 300 người khi bàn giao vật tư tài sản tiền vốn thì chỉ còn trên 200 người. Trong năm này công ty cũng tiến hành bàn giao địa bàn quản lý là huyện Đan Phượng, Thanh Oai, Sơn Tây. Trong những năm này công ty chỉ kinh doanh : kim khí, hoá chất, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng, vật tư khác vv… Năm 1979 công ty tiến hành bàn giao ngành xăng dầu cho chuyên ngành xăng dầu quản lý. Trong quá trình kinh doanh thời kỳ bao cấp lãi phải nộp hết cho nhà nước, lỗ thì nhà nước cấp bù. Trong những năm 1990 chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường thì lời ăn lỗ chịu, giá bán theo giá thoả thuận và giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước về toàn bộ kết quả kinh doanh của công ty. Hệ thống mạng lưới kinh doanh được mở rộng chủ yếu ở mặt đường thuận tiện cho việc giao thông buôn bán. Doanh nghiệp thực hiện chức năng quản lý vật tư hàng hoá, tài sản, tiền vốn và với nhiệm vụ là kinh doanh sao cho có lãi nhằm bảo tồn và phát triển vốn của doanh nghiệp, nộp đủ thuế cho nhà nước và đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện, đồng thời có tích luỹ cho nhà nước và cho công ty. Năm 1994 theo chủ trương của nhà nước tách tỉnh Hà Tây và Hoà Bình như vậy công ty lại tiến hành bàn giao vật tư, tài sản, tiền vốn, lao động cho tỉnh Hoà Bình quản lý. Và từ ngày 1/4/1994 công ty vật tư tổng hợp Hà Sơn Bình được chuyển đổi thành Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây và có quyết định công nhận là doanh nghiệp loại ba. Trụ sở tại 126 Quang Trung- thị xã Hà Đông- tỉnh Hà Tây. Nhiệm vụ kinh doanh và vốn kinh doanh do bộ quản lý song về mặt tổ chức sinh hoạt thì trực tiếp sinh hoạt tại địa phương. Ngoài nhiệm vụ chính công ty còn phải thực hiện nhiệm vụ chính trị tỉnh giao cho. Trong những năm 1993-1994-1995 mới thực hiện chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường do chưa làm quen và tức thời trong kinh doanh, lực lượng lao động phổ thông nhiều, người biết kinh doanh ít, trình độ cán bộ để có thể chuyển đổi kịp với cơ chế thị trường còn hạn chế, năng lực chưa phát huy được tác dụng. Mặt khác do điều tiết của giá cả trên thị trường có những ngành hàng lên giá, giảm giá liên tục, đặc biệt doanh nghiệp có ngành hàng nghị định thư : đó là những ngành hàng bị tồn đọng từ năm báo cáo nên 3 năm liên tục bị lỗ ( thu nhập bình quân thấp 150000-200000 đồng/người/tháng và có năm thu nhập là 50000 đồng/người/tháng ) vào thời điểm đó doanh nghiệp phải xin nhà nước miễn thuế liên tục 3 năm. Từ năm 1996 đến nay, do sự tăng trưởng về cán bộ lãnh đạo của bộ, sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên trong công ty, mạng lưới kinh doanh được mở rộng, thị trường được mở rộng, ngành hàng mở rộng và tăng khối lượng. Triển khai xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, quản lý chặt chẽ, quản lý đi vào giao khoán, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu, hướng tới tiết kiệm chi phí, doanh thu ngày càng cao. Ngoài phần nộp đủ nghĩa vụ với ngân sách, thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên cũng được nâng lên từ 250.000 đồng/người/tháng (năm 1995)- 790.000 đồng/người/tháng (năm 1996) - 1.200.000 đồng/người/tháng (năm 1997) - …đến nay là 1.429.457 đồng/người/tháng (năm 2003). Hiện nay tổng nguồn vốn của công ty bình quân là 25.873.266.064 đồng (trích số liệu trong bảng cân đối kế toán năm 2003), trong đó : Nợ phải trả : 21.308.970.450,5 đồng Nguồn vốn chủ sở hữu : 4.619.627.273 đồng, trong đó Nguồn vốn kinh doanh của công ty : 4.527.600.667 đồng, trong đó Vốn do ngân sách nhà nước cấp : 2.979.536.716 đồng Vốn tự bổ sung : 1.548.063.951 đồng Và tổng tài sản trong công ty bình quân là 25.873.266.064 đồng, trong đó Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn : 23.967.025.335,5 đồng Tài sản cố định và đầu tư dài hạn : 1.906.240.728,5 đồng 2- Chức năng và nhiệm vụ của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây 2.1- Chức năng của công ty Với mô hình nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường công ty vật tư tổng hợp Hà Tây hoạt động kinh doanh với chức năng cũng giống như các doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống mà cụ thể ở đây là chuyên bán buôn, bán lẻ vật tư hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng như : kim khí, xăng dầu, hoá chất, vv… Tổ chức các qui trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như : nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật tư hàng hoá, quảng cáo giới thiệu và bán hàng. Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển vật tư hàng hoá, quản lý việc sử dụng vốn, sử dụng lao động, cơ sở vật chất kĩ thuật, quản lý công tác kế toán. 2.2- Nhiệm vụ của công ty Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh, có mối quan hệ mua bán trong cả nước, phục vụ cho nhu cầu sản xuất, giao thông vận tải, sản xuất nông nghiệp, bảo vệ an ninh tổ quốc và nhu cầu dân sinh khác. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước. Kinh doanh lời ăn lỗ chịu. Ngành hàng kinh doanh chủ yếu là kim khí chiếm 70%/tổng doanh thu, xăng dầu chiếm 25%/tổng doanh thu, hoá chất, than, xi măng, thiết bị phụ tùng, vật liệu điện, vật tư khác chiếm khoảng 5%/tổng doanh thu. Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ chính là kinh doanh công ty còn phải thực hiện những nhiệm vụ sau : Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuất kinh doanh, kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật hiện hành của nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương Mại. Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sở dụng vốn, vật tư, tài sản nguồn lực. Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo chính sách của nhà nước và sự phân cấp quản lý của Bộ Thương Mại để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. 3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây 3.1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại của công ty : Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng như : kim khí, hoá chất, xăng dầu, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng, vật tư khác vv… Trong quá trình hoạt động kinh doanh ngoài việc bán hàng trực tiếp cho các đơn vị trong nước, công ty còn xuất nhập khẩu trực tiếp để đảm bảo nguồn hàng chủ đạo phục vụ kinh doanh trong nước cho các đơn vị trực thuộc công ty để chiếm lĩnh ngành hàng ổn định trong kinh doanh. Phương thức kinh doanh : công ty áp dụng hai phương thức chủ yếu sau: Phương thức bán buôn : gồm bán buôn qua kho, bán buôn chuyển thẳng. Phương thức bán lẻ : là việc mua bán tại các cửa hàng do nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện với khách hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng tchc Phòng kttc Phòng kd xnk Phòng kd Xăng dầu Phòng KD kim khí Phòng Kd hoáchất CH1 CH2 CH4 CH5 CH3 CH6 CH8 CH9 Tổ cẩu Tổ xe Tổ dịch vụ CH10 * Hệ thống quản lý : - Phòng tổ chức cán bộ hành chính và lao động tiền lương : gồm 20 người. Chức năng của phòng là : quản lý lao động, tổng hợp và theo dõi kết quả lao động toàn công ty, theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách bảo hộ cho người lao động, phòng chống cháy nổ, bảo hộ lao động, phục vụ ăn uống, văn thư vv… - Bộ máy lãnh đạo : gồm 3 đồng chí + Giám đốc công ty : phụ trách công tác tổ chức, chỉ đạo trực tiếp kinh doanh đến từng đơn vị và kiêm bí thư đảng uỷ. + Một phó giám đốc thường trực phụ trách công tác tài chính, thanh tra bảo vệ nội bộ, kho bến bãi, chế độ bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy. + Một phó giám đốc công ty phụ trách mảng kinh doanh của phòng xuất nhập khẩu, tạo nguồn và nắm bắt thông tin giá cả cùng giám đốc quyết định nhập lô hàng dự trữ hoặc bán thẳng cho toàn công ty. - Phòng kế toán tài chính : gồm 7 người. Phòng KTTC chịu trách nhiệm theo dõi mọi biến động về tài sản, tiền vốn của toàn công ty nói chung và của từng đơn vị nói riêng. Từ đó xác định kết quả các đơn vị đạt được theo từng tháng, tứng quý, từng năm và sau đó xác định kết quả kinh doanh toàn công ty. Việc theo dõi sự biến động của các tài khoản thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái…và sổ quyết toán. Cùng với bộ máy lãnh đạo lựa chọn phương án kinh doanh có thể mang lại lợi nhuận cao nhất. * Các phòng kinh doanh : - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm 8 người. Nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện xuất nhập khẩu trực tiếp, nhập hàng nội địa và có trách nhiệm điều phối hàng hoá cho các cửa hàng trong công ty khi có yêu cầu. Và phải kinh doanh đạt được kết quả theo nhiệm vụ công ty giao. - Phòng kinh doanh xăng dầu gồm 4 người. Thực hiện nhiệm vụ nhập một số qui cách vật tư như : xăng dầu, thép cho các đơn vị và công ty để dự trữ và bán lẻ. Trực tiếp kinh doanh và phải đạt được kết quả theo nhiệm vụ công ty giao. - Phòng kinh doanh kim khí gồm 5 người. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh bán buôn ngành kim khí và vật tư khác cho khách hàng và phải kinh doanh đạt được kết quả theo nhiệm vụ công ty giao. - Phòng kinh doanh hoá chất gồm 4 người. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn ngành hoá chất, vật tư khác và phải kinh doanh đạt được kết quả theo nhiệm vụ công ty giao. * Hệ thống các cửa hàng trực thuộc : gồm 9 cửa hàng - CH1 : thuộc chi nhánh tại Hà Nội, đóng trên địa bàn Hà Nội. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn và bán lẻ hàng kim khí và các vật tư khác theo nhiệm vụ kinh doanh của công ty. - CH2 : trụ sở tại 126 Quang Trung - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu, hàng kim khí và vật tư khác theo nhiệm vụ của công ty. - CH3 : trụ sở tại Lê Hồng Phong - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn xăng dầu và kinh doanh kim khí chủ yếu là thép gang theo nhiệm vụ công ty. - CH4 : trụ sở tại 126 Quang Trung - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu tại quầy theo nhiệm vụ kinh doanh của công ty. - CH5 : trụ sở tại đường Tô Hiệu - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vật tư khác theo nhiệm vụ của công ty. - CH6 : trụ sở tại Lê Hồng Phong - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vật tư khác theo nhiệm vụ của công ty. - CH8 : trụ sở tại Lê Hồng Phong - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ kim khí chủ yếu là tấm lá theo nhiệm vụ công ty. - CH9 : trụ sở tại đường Tô Hiệu - thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ kim khí theo nhiệm vụ công ty. - CH10 : thuộc chi nhánh tại Hà Nội, đóng trên địa bàn Hà Nội. Thực hiện nhiệm vụ bán buôn và bán lẻ xăng dầu và các vật tư khác theo nhiệm vụ kinh doanh của công ty. 3.2- Đặc điểm bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán : - Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn công ty mà bộ máy lãnh đạo đã đề ra. - Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng, các cửa hàng kinh doanh đề xuất. - Quản lý tài sản, tiền vốn, các quỹ của công ty. - Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn. - Chịu trách nhiệm duyệt quyết toán tài chính cho các phòng, các cửa hàng kinh doanh. - Tổng hợp quyết toán tài chính và báo cáo lên cấp trên theo chế độ qui định. - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán tại các phòng và các cửa hàng kinh doanh. - Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp ngân sách … - Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế tài chính kịp thời, chính xác, đầy đủ. Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng KTTC KT1 Kt2 Kt3 Kt4 Thủ quĩ Kế toán các đơn vị Phòng KTTC gồm 7 người : - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính : thực hiện chức năng nhiệm vụ của một kế toán trưởng của một doanh nghiệp. Trực tiếp chỉ đạo phòng KTTC, quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, quản lý vật tư tiền vốn, tài sản, tham mưu cho giám đốc công tác quản lý và ra các văn bản thực hiện cơ chế quản lý, các qui định của nhà nước về thuế, kế toán vv… - Phó phòng kế toán : kiêm kế toán tổng hợp, chuyên theo dõi kê khai, quyết toán thuế - KT1 : Là Kế toán chuyên theo dõi về ngân hàng, trực tiếp mở L/C, giao dịch với ngân hàng và theo dõi chênh lệch tỉ giá. - KT2 : là kế toán chuyên theo dõi các cửa hàng và các phòng kinh doanh, trực tiếp nghe duyệt quyết toán tháng cùng kế toán trưởng, tổng hợp hoá đơn. - KT3 : là kế toán chuyên theo dõi tình hình thanh toán, các khoản phải thu phải trả khác. Chịu trách nhiệm quyết toán bảo hiểm xã hội, tạm ứng vv… - KT4 : là kế toán chuyên theo dõi tiền lương, chi phí kinh doanh phát sinh tại công ty trong quá trình kinh doanh. - Thủ quĩ : dữ tiền mặt các loại và giao dịch với ngân hàng tại quĩ. - Ngoài ra mỗi một phòng kinh doanh và mỗi cửa hàng công ty đều bố trí một kế toán. Kế toán này có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ kết quả, quá trình mua bán dự trữ vật tư hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh đến từng lô hàng, toàn cửa hàng, toàn đơn vị trực tiếp kinh doanh, theo dõi cả tồn kho hàng hoá của đơn vị đó. Hình thức kế toán : công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Riêng đối với các đơn vị là hệ thống báo sổ. Kế toán các đơn vị cùng với đơn vị tổ chức bán hàng trực tiếp viết hoá đơn bán hàng. Từng ngày lập sao kê chứng từ nhập xuất gửi về công ty. Sau đó cuối tháng đối chiếu với chứng từ ở phòng kế toán. Phòng kế toán sau khi vào sổ sách chứng từ, cuối tháng từng bộ phận lên nhật ký và tổng hợp các bảng kê của nhật ký gửi cho kế toán tổng hợp. Sau khi vào song và đối chiếu giữa các nhân viên kế toán trong phòng trên cơ sở đó kế toán vào sổ cái và lưu trữ nhật ký chứng từ, bảng kê chứng từ. Hàng tháng trưởng phòng kế toán, kế toán trưởng, giám đốc công ty, phòng tổ chức lao động tiền lương duyệt quyết toán kết quả kinh doanh của đơn vị vào ngày mùng 5 tháng sau. Cuối từng quý, cuối 6 tháng, cuối 9 tháng và sau 1 năm phòng kế toán có trách nhiệm báo cáo tổng hợp với nhà nước, với cơ quan quản lý nhà nước công khai tài chính và quyết toán thuế với cục thuế địa phương. Vào trung tuần tháng 9 trong năm kế hoạch giám đốc công ty triển khai xây dựng kế hoạch của năm sau trên cơ sở căn cứ vào kết quả của các năm trước để dự kiến kế hoạch cho năm sau (thường cao hơn năm trước 10-20%). Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, kế hoạch lao động phòng kế toán tài chính mà trực tiếp là kế toán trưởng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính của đơn vị với các chỉ tiêu cơ bản : doanh thu, chi phí, các khoản thuế nộp ngân sách nhà nước, kết quả, dự kiến vốn và xây dựng kế hoạch vay ngân hàng, dự tính các khoản chi phí hợp lý và xác định kết quả hoạt động kinh doanh sau đó trình bộ thương mại duyệt và ghi nhận. Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng phân bổ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra 4- Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính kinh tế Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thực hiện theo chuẩn mực kế toán mới ban hành.Theo chuẩn mực kế toán mới, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh bao gồm cả lợi nhuận từ hoạt động tài chính : LN thuần = LN gộp + (Doanh thu - Chi phí) - Chi phí - Chi phí từ HĐKD HĐTC HĐTC bán hàng QLDN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua hai năm 2002 và 2003 ĐVT:Đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh Số tiền Tỉ lệ(%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 141.055.138.473 135.019.664.007 -6.035.474.466 - 4,28 Các khoản giảm trừ 329.457.348 91.602.625 - 237.854.723 -72,19 - Hàng bán bị trả lại 321.774.939 91.602.625 - 230.172.314 -71,53 - Giảm giá hàng bán 7.682.409 0 - 7.682.409 - 100 1. Doanh thu thuần 140.725.681.125 134.928.061.382 -5.797.619.743 - 4,12 2. Gía vốn hàng bán 131.857.045.082 126.167.374.033 -5.689.671.049 - 4,32 3. Lợi nhuận gộp 8.868.636.043 8.760.687.349 - 107.948.694 - 1,22 4. Doanh thu HĐTC 111.137.310 25.349.947 - 85.787.363 - 77,19 5. Chi phí HĐTC 1.735.663.828 1.125.990.351 - 609.673.477 - 35,13 - Lãi vay phải trả 1.335.663.828 853.013.899 - 482.649.929 - 36,14 6. Chi phí bán hàng 4.693.516.568 4.877.165.148 +183.648.580 + 3,91 7. Chi phí quản lý 2.750.489.703 2.192.530.866 - 557.958.837 - 20,28 8. LN từ HĐKD -199.896.755 590.350.931 +790.247.686 +395,33 9. Thu nhập khác 339.116.379 143.041.523 - 196.074.856 - 57,82 10. Lợi nhuận khác 278.403.644 -482.166.093 - 760.569.737 - 273,19 11. Chi phí khác 60.712.735 627.207.616 +566.494.882 +933,07 12. Lợi nhuận khác 278.403.644 -482.166.093 - 760.569.737 - 273,19 13. LN trước thuế 78.506.898 108.184.838 +29.677.940 + 37,8 14.Thuế thu nhập DN 25.121.919 34.619.148 +9.497.229 + 37,8 15. LN sau thuế 53.384.979 73.565.690 +20.180.711 + 37,8 Nhìn chung năm 2003 Công ty kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn năm 2002. Qua bảng biểu phân tích ta thấy lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2003 tăng 790.247.686 đồng so với năm 2002 dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm 2003 tăng 20.180.711 đồng hay tăng 37,8% so với năm 2002. Điều này do nhiều nguyên nhân mà chủ yếu do một số nguyên nhân chính sau: + Do chi phí hoạt động tài chính năm 2003 giảm 609.673.477 đồng hay giảm 35,13% so với năm 2002. Sở dĩ chi phí hoạt động tài chính giảm chủ yếu do lãi vay phải trả năm 2003 giảm 482.649.929 đồng so với năm 2002. + Do chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2003 giảm 557.958.837 đồng hay giảm 20,28% so với năm 2002. Chính vì vậy công ty Vật Tư Tổng Hợp Hà Tây đã đảm bảo kinh doanh có lãi và đảm bảo thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên, ngày càng cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. Năm 2003 thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên là 2.101.000 đồng. II- Thực trạng về tổ chức và nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp hà tây 1- Tình hình chi phí kinh doanh tại công ty Vật Tư Tổng Hợp Hà Tây Hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây có ba chức năng cơ bản, đó là chức năng mua hàng, chức năng bán hàng và chức năng quản lý. Các khoản mục chi phí kinh doanh cũng được quản lý, hạch toán và phân tích theo các chức năng hoạt động khác nhau. Hiện nay tại phòng kế toán của công ty luôn ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong kỳ tại các phòng kinh doanh, các cửa hàng như : TK 641 "Chi phí bán hàng", TK642 "Chi phí QLDN" vv…Nội dung các khoản mục chi phí như sau : 1.1- Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng tại công ty bao gồm các khoản chi phí sau : - Chi phí vận chuyển : bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá đến các cửa hàng hoặc nhập kho. - Chi phí bốc xếp vật tư hàng hoá. - Chi phí thuê kho bãi trong quá trình mua hàng. - Thuế trong khâu mua như thuế GTGT, thuế nhập khẩu. 1.2- Chi phí bán hàng Là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ vật tư hàng hoá, dịch vụ trong kỳ. Tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây thì chi phí này chiếm tỷ trọng tương đối cao trong tổng chi phí kinh doanh. - Chi phí nhân viên + Lương nhân viên bán hàng : là toàn bộ lương của cán bộ công nhân viên bán hàng toàn công ty trực tiếp bán hàng tại các cửa hàng và các phòng kinh doanh. Lương nhân viên bán hàng được hạch toán trực tiếp cho từng hoạt động và căn cứ vào đơn giá tiền lương do nhà nước qui định, căn cứ theo doanh số tiêu thụ thực tế . Định kỳ công ty trích tiền lương nghỉ phép của cán bộ công nhân viên vào chi phí nhân viên. + Bảo hiểm xã hội : công ty trích 20% trên lương cơ bản của nhân viên bán hàng, trong đó 15% lương cơ bản của nhân viên bán hàng là phần công ty hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ và 5% lương cơ bản của nhân viên bán hàng là do người lao động chịu. Tất cả những nhân viên bán hàng làm việc trong công ty đều được hưởng chế độ trợ cấp bảo hiểm xã hội. Các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội gồm : trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động vv… + Bảo hiểm y tế : bảo hiểm y tế được công ty trích lập 3% lương cơ bản của nhân viên bán hàng, trong đó 2% lương cơ bản của nhân viên bán hàng do công ty chịu được đưa vào chi phí kinh doanh trong kỳ còn 1% lương cơ bản của nhân viên bán hàng do của nhân viên bán hàng chịu bằng cách khấu trừ vào lương. + Kinh phí công đoàn : công ty trích 2% lương cơ bản của nhân viên bán hàng và thường được dùng vào những hoạt động công đoàn như họp công đoàn, thăm nom người ốm, hiếu hỉ vv… - Hao hụt vật tư hàng hoá trong quá trình bán hàng : do đặc thù của mặt hàng kinh doanh đó là những mặt hàng rất dễ bay hơi như xăng dầu, hoá chất …hao hụt ở đây chủ yếu là hao hụt xăng dầu. Khoản hao hụt này thường nằm trong một định mức nhất định. Tại các đơn vị trực thuộc của công ty, chi phí bán hàng chỉ ghi nhận mức hao hụt nằm trong định mức, còn nếu vượt quá định mức thì công ty sẽ yêu cầu đơn vị đó đền bù thiệt hại số vượt quá định mức. - Chi phí vật liệu bao bì : là những khoản chi phí mua vật liệu bao bì để sử dụng cho việc bao gói, bảo quản vật tư hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng. - Chi phí dụng cụ đồ dùng : bao gồm những khoản chi phí mua sắm công cụ đồ dùng sử dụng ở bộ phận bán hàng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định : là giá trị hao mòn của TSCĐ dùng cho khâu bán hàng như nhà kho, cửa hàng, vv…Việc tính khấu hao TSCĐ tại công ty được thực hiện theo qui định của nhà nước về mức tính và phương pháp tính khấu hao TSCĐ. - Chi tiền nước, điện thoại, điện ánh sáng : là toàn bộ chi phí nước, điện thoại, điện phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng. - Các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu vật tư hàng hoá được ghi nhận vào chi phí bán hàng. - Chi phí bốc xếp : là toàn bộ các khoản chi phí bốc xếp vật tư hàng hoá vào nhập kho. - Chi phí vận chuyển : là toàn bộ chi phí vận chuyển vật tư hàng hoá đến các cửa hàng kinh doanh. - Chi phí tiêu thụ : là toàn bộ chi phí liên quan đến tiêu thụ, giao nhận hàng hoá, chi dịch vụ bán hàng, cân hàng vv… - Chi phí sửa chữa nhỏ tổ xe : chi phí sửa chữa xe téc và xe tải phục vụ trực tiếp cho việc vận chuyển hàng hoá về nhập kho hoặc giao đến các cửa hàng. - Vé cầu đường tổ xe : là toàn bộ vé cầu đường ._.p Hà Tây thì việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh và hiệu quả kinh tế của công ty. Sử dụng quỹ lương hợp lý góp phần giúp người lao động tăng năng suất lao động, tăng doanh số bán ra, tiết kiệm chi phí cho công ty. Sử dụng quỹ lương hợp lý là phải đảm bảo lợi ích của công ty cũng như lợi ích của người lao động, tức là phải đảm bảo các điều kiện sau : + Tổng quỹ lương có thể tăng lên nhưng doanh thu cũng phải tăng và tỉ lệ tăng của doanh thu phải lớn hơn tỉ lệ tăng của quỹ lương. Khi đó, doanh nghiệp đạt được mức tiết kiệm. + Mức lương bình quân tăng lên phải trên cơ sở tăng năng suất lao động, thêm vào đó tỉ lệ tăng năng suất lao động phải lớn hơn tỉ lệ tăng mức lương bình quân. Phân tích chi phí tiền lương nhằm mục đích kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương của công ty. Qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng của nó đến tình hình và kết quả kinh doanh. Đồng thời, tìm ra những tồn tại bất hợp lý trong việc quản lý và sử dụng quỹ lương. Để từ đó có những giải pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tiền lương. Phân tích tình hình chi phí tiền lương dựa vào các chỉ tiêu kế hoạch, định mức tiền lương của công ty, các chế độ chính sách về tiền lương của Nhà nước, các số liệu tài liệu kế toán chi phí tiền lương của công ty bao gồm cả kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết vv… Phân tích chi phí tiền lương bao gồm những nội dung cơ bản sau: + Phân tích chung + Phân tích các nhân tố ảnh hưởng a- Phân tích chung : Mục đích : nhằm đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương. Để phân tích ta sử dụng phương pháp so sánh để xác định sự tăng giảm về số tiền và tỷ lệ của tổng quỹ lương kỳ gốc, kỳ nghiên cứu và doanh thu của hai kỳ đó để kết luận xem doanh thu và tổng quỹ lương tăng giảm có hợp lý hay không. Để phân tích chung chi phí tiền lương ta sử dụng các chỉ tiêu sau : + Tổng quỹ lương là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ chi phí tiền lương của công ty được sử dụng trong kỳ để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh bao gồm cả quỹ lương cho lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. + Tổng doanh thu + Tổng số lao động là số người lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Hiện nay theo thống kê năm 2003 tổng số người lao động tại công ty là 124 người. + Năng suất lao động bình quân người/tháng : được xác định bằng công thức Năng suất LĐBQ = Tổng doanh thu người/tháng Tổng số lao động x 12 + Tiền lương bình quân là chỉ tiêu phản ánh mức lương bình quân mà người lao động nhận được trên một đơn vị thời gian, được xác định bằng công thức Tổng số lao động x 12 Tiền lương = Tổng quỹ lương bình quân(tháng) Tổng số lao động x 12 + Tỉ suất chi phí tiền lương : được xác định bằng công thức Tỷ suất CF (%) = Tổng quỹ lương x 100 tiền lương Tổng doanh thu + Mức độ tăng giảm tỉ suất chi phí + Tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí + Mức tiết kiệm (lãng phí) Công thức xác định mức độ tăng giảm tỉ suất chi phí, tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí, mức tiết kiệm (lãng phí) đã được đề cập ở trên. Qua số liệu phân tích ở bảng biểu ta có thể đưa ra những đánh giá, nhận xét chung về tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương : Nếu tỷ lệ tăng của tổng quỹ lương tốc độ tăng của mức lương bình quân thì sẽ được đánh giá là tốt hay nói chung tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp là tốt. Để phân tích chung chi phí tiền lương ta có thể sử dụng biểu 5 cột, dạng biểu như sau : Biểu số 8 Phân tích tổng hợp chi phí tiền lương ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Số tuyệt đối Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 1. Tổng doanh thu 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 2. Tổng lao động (người) 128 124 - 4 - 3,13 3. Tổng quỹ lương 2.375.930.000 2.127.032.600 -248.897.400 -10,48 4. NSLĐ BQ người/tháng 91.618.281,98 90.677.460,61 - 940.821,37 - 1,03 5. Tiền lương BQ người/tháng 1.546.800 1.429.457 -117.343 -7,59 6. Tỷ suất CF tiền lương(%) 1,69 1,58 7. Mức độ + TSCF tiền lương -0,11 8.Tốc độ + TSCF tiền lương -6,51 9. Mức lãng phí -148.420.867,52 Căn cứ vào số liệu phân tích trên biểu số 8 ta thấy tổng quỹ lương của công ty vật tư tổng hợp Hà Tây năm 2003 so với năm 2002 giảm 248.897.400 đồng, với tỷ lệ là 10,48%, cụ thể : - Tổng số lao động năm 2003 ít hơn so với năm 2002, cụ thể là giảm 4 người hay giảm với tỷ lệ 3,13%. - Năng suất lao động bình quân người/tháng giảm 940.821,37 đồng với tỷ lệ là 1,03%. - Tiền lương bình quân người/tháng giảm 117.343 đồng với tỷ lệ là 7,59%. Tuy rằng công ty đã tiết kiệm được 148.420.867,52 đồng chi phí tiền lương nhưng do năng suất lao động giảm, mức lương bình quân cho người lao động giảm và doanh thu giảm nên có thể nói là công ty quản lý và sử dụng quỹ lương chưa hợp lý. Tuy nhiên để giải thích và đánh giá được chính xác hơn tình hình giảm quỹ tiền lương của công ty ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ tiền lương. b- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương Do đặc thù sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại là khác nhau nên hình thức trả lương tại các doanh nghiệp cũng rất khác nhau. Chính vì vậy ta cần xem xét hình thức trả lương tại công ty để có thể xác định được những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của tổng quỹ lương : Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây áp dụng hình thức trả lương theo doanh thu để trả lương cho cả nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng và các nhân viên khác trong công ty. Quỹ lương = Tổng x Đơn giá tiền lương Doanh thu trên 1000đ doanh thu Hay : XK = DT x ĐG Trong đó : XK : Quỹ lương DT : Tổng doanh thu ĐG : Đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu Khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ tiền lương ta sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán ảnh hưởng của: tổng doanh thu, đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu đến tổng quỹ lương để từ đó có thể đưa ra nhận xét và đánh giá. Đơn giá tiền lương ở đây là do Bộ thương mại đã lập kế hoạch cho công ty. Sau đó, phòng tổ chức hành chính căn cứ vào đơn giá tiền lương theo kế hoạch và kết quả kinh doanh của từng đơn vị để phân bổ đơn giá tiền lương cho từng đơn vị, từng bộ phận một. Do đó, đòi hỏi sự cần thiết phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tổng quỹ lương của từng bộ phận : bộ phận quản lý, bán hàng và tổ dịch vụ. Khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổng quỹ lương của bộ phận quản lý, bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ ta sử dụng biểu 5 cột ( biểu số 9 và 10) và dạng biểu giống như trong phân tích tổng hợp chi phí tiền lương nhưng chỉ bao gồm ba chỉ tiêu sau : - Tổng quỹ lương - Tổng doanh thu - Đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu Biểu số 9 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương của bộ phận quản lý ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 1.Tổng quỹ lương 875.711.974 718.498.505 - 157.213.469 - 17,95 2.Tổng doanh thu 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 3.Đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu 0,006222 0,0053250 - 0,0008978 - 14,43 áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của nhân tố tổng doanh thu và đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu đến tổng quỹ lương của bộ phận quản lý ta làm như sau : DT giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2002 - DT2002 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,006222 - 140.725.681.125 x 0,006222 = 839.522.397,92 - 875.711.974 = - 36.189.576,08 đồng Tỷ lệ giảm = - 36.189.576,08 x 100% = - 4,13% 875.711.974 Khi ĐG giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2003 - DT2003 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,005325 - 134.928.061.382 x 0,006222 = 718.498.505 - 839.522.397,92 = - 121.023.892,92 đồng Tỷ lệ giảm = -121.023.892,92 x 100% = - 13,82% 875.711.974 Như vậy, tổng quỹ lương của bộ phận quản lý giảm chủ yếu do hai nguyên nhân chính sau : - Do doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 5.797.619.743 đồng so với năm 2002 làm cho tổng quỹ lương giảm 36.189.576,08 đồng với tỷ lệ là 4,13%. - Do đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,000897 đồng làm cho tổng quỹ lương giảm 121.023.892,92 đồng với tỷ lệ giảm là 13,82%. Biểu số 10 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương của bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 1.Tổng quỹ lương 1.500.218.026 1.408.534.095 - 91.683.931 - 6,11 2.Tổng doanh thu 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 3.Đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu 0,0010661 0,0010439 - 0,0000222 - 2,08 áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của nhân tố tổng doanh thu và đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu đến tổng quỹ lương của bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ ta làm như sau : DT giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2002 - DT2002 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,010661- 140.725.681.125 x 0,010661 = 1.438.468.062,39 - 1.500.218.026 = - 61.749.963,61 đồng Tỷ lệ giảm = - 61.749.963,61 x 100% = - 4,12% 1.500.218.026 Khi ĐG giảm dẫn đến XK giảm Số tiền = DT2003 ĐG2003 - DT2003 ĐG2002 = 134.928.061.382 x 0,010439 - 134.928.061.382 x 0,010661 = 1.408.534.095 - 1.438.468.062,39 = - 29.933.967,39 đồng Tỷ lệ giảm = - 29.933.967,39 x 100% = - 1,99% 1.500.218.026 Như vậy, tổng quỹ lương của bộ phận bán hàng và tổ dịch vụ giảm chủ yếu do hai nguyên nhân chính sau : - Do doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 5.797.619.743 đồng so với năm 2002 làm cho tổng quỹ lương giảm 61.749.963,61 đồng với tỷ lệ là 4,12%. - Do đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 0,000897 đồng làm cho tổng quỹ lương giảm 29.933.967,39 đồng với tỷ lệ giảm là 1,99%. 2.5.2- Phân tích chi phí lãi vay phải trả Trong chi phí tài chính thì chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất. Việc sử dụng khoản chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh. Do vậy, cần phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay để từ đó đề ra những chính sách, giải pháp quản lý thích hợp. Tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây trong quá trình kinh danh của mình cần rất nhiều vốn lưu động. Nhưng không phải lúc nào công ty cũng có vốn sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh mà phải thường xuyên vay của các ngân hàng Hà Tây, ngân hàng Ba Đình, ngân hàng đầu tư phát triển nông thôn và chịu một mức lãi suất nhất định. Chi phí lãi vay chính là khoản tiền mà công ty phải trả cho các ngân hàng. Khoản chi phí này thường chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Khoản tiền vay của công ty vật tư tổng hợp Hà Tây đều là khoản vay ngắn hạn, không có khoản vay dài hạn. Công ty đi vay vốn để kinh doanh nên vấn đề hiệu quả mang lại từ việc sử dụng vốn vay cần phải được các nhà quản lý của công ty quan tâm hơn. Chính vì vậy phân tích chi phí lãi vay là rất cần thiết nó góp phần mang lại hiệu quả tốt từ việc sử dụng đúng đắn, hợp lý chi phí lãi vay. Phân tích chi phí trả lãi vay nhằm kiểm tra đánh giá sự biến động của chi phí trả lãi vay trong kỳ qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng của nó đến tình hình và kết quả kinh doanh. Qua phân tích tìm ra các khoản vốn vay, chi phí lãi vay bất hợp lý như : vay thừa so với nhu cầu, vay quá hạn hoặc bị chiếm dụng vốn vay. Từ đó có biện pháp xử lý. Phân tích chi phí lãi vay tại công ty phải phân tích trên cả hai vấn đề, đó là : + Phân tích chung chi phí trả lãi tiền vay + Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí lãi Để phân tích được chi phí lãi vay cần căn cứ vào hợp đồng, khế ước vay, các sổ tổng hợp, sổ chi tiết về tình hình công nợ của công ty, các chính sách của nhà nước về việc cho các công ty vay vốn như chính sách về lãi suất, chính sách cho việc vay vốn vv… a- Phân tích chung tình hình chi phí trả lãi tiền vay Để thấy được sự biến động của chi phí lãi vay trong sự biến động của doanh thu thực hiện được xem có hợp lý hay không thì công ty phải tiến hành phân tích chung chi phí lãi vay. Phân tích chung tình hình chi trả tiền lãi vay tại công ty phải được thực hiện trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu tổng chi phí lãi vay, chi phí lãi vay theo từng khoản mục (ngắn hạn) và tỉ lệ chi phí lãi tiền vay trên tổng số tiền vay để thấy được tình hình tăng giảm. Đồng thời, phải so sánh cả sự biến động của tỉ suất chi phí lãi vay, mức độ và tốc độ tăng giảm tỉ suất chi phí lãi vay và mức chi phí lãi vay doanh nghiệp đã tiết kiệm được. Từ đó có thể đề ra những biện pháp quản lý, sử dụng tiền vay tốt và giảm tới mức thấp nhất chi phí trả lãi tiền vay. Để phân tích chung tình hình chi phí lãi vay ta có thể sử dụng biểu 5 cột, dạng biểu như sau : ( biểu số 11 ) Biểu số 11 Phân tích chung tình hình chi phí lãivay ĐVT: Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4/2 1.Doanh thu (M) 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 2.Mức tiền vay 19.885.337.038,5 16.210.512.877,5 - 3.674.824.161 - 18,48 3.Chi phí tiền vay (FV) 1.335.663.828 853.013.899 - 482.649.929 - 36,14 4.Tỷ suất CF tiền vay 0,95 0,63 5.Mức độ + TSCF TV - 0,32 6.Tốc độ + TSCF TV - 33,68 7.Mức độ tiết kiệm CF tiền vay - 431.769.796,4224 Qua biểu phân tích trên ta thấy tình hình quản lý và sử dụng vốn vay là chưa đem lại hiệu quả cao cho công ty. Vì : mức tiền vay năm 2003 so với năm 2002 giảm 3.674.824.161 đồng, với tỷ lệ giảm là 18,48% làm cho chi phí lãi vay giảm 482.649.929 đồng, với tỷ lệ giảm là 36,14%. Do chi phí tiền vay giảm nên tỷ suất chi phí tiền vay cũng giảm, cụ thể là giảm 0,32% và tốc độ giảm là 33,68%. Chính vì vậy, công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 431.769.796,4224 đồng. Nhưng do tổng doanh thu của công ty giảm 5.797.619.743 đồng với tỷ lệ là 4,12% nên ta có thể nói việc vay vốn tại công ty đã không đem lại hiệu quả. Ngoài việc phân tích chung chi phí lãi vay ta còn phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay. b- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay Để có thể nhận thức đánh giá những nguyên nhân tăng giảm đối với từng khoản vay khác nhau ta cần phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến từng khoản vay đó. Do trong quá trình kinh doanh công ty phải vay vốn của nhiều đối tượng, trong khi đó mỗi đối tượng cho vay đều qui định mức vay, thời gian vay và lãi suất vay khác nhau. Do vậy, để có thể xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chi phí trả lãi tiền vay ta chỉ có thể phân tích, so sánh theo từng hợp đồng vay một chứ không thể tiến hành phân tích chung được. Khi xác định các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay ta phải dựa vào công thức sau : Chi phí trả = Số tiền x Thời hạn x Lãi suất lãi tiền vay vay vay FLV = ST x T x R Căn cứ vào những số liệu kế hoạch và thực hiện trong hợp đồng : trong nội dung phân tích này em xin phân tích HĐTD - Số 02-2003/NHCTHT. Ta áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn hoặc phương pháp số chênh lệch để tính toán và phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay. Từ đó đưa ra các giải pháp để giảm chi phí trả lãi tiền vay Để phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay của hai hợp đồng trên ta sử dụng biểu 4 cột, dạng biểu như sau : Biểu số 12 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí trả lãi tiền vay ĐVT: Đồng Các Chỉ tiêu Tổng số Vốn vay Thời hạn vay (tháng) Tỷ lệ lãi vay (%) Chi phí trả lãi tiền vay ST T R FLV 1 2 3 4 5 Kế hoạch 12.000.000.000 4 0,73 350.400.000 Thực hiện 9.000.000.000 3 0,75 202.500.000 So sánh -3.000.000.000 -1 0,02 -133.500.000 Sau đó, ta phân tích những ảnh hưởng : áp dụng phương pháp chỉ số chênh lệch ta có : - Do số vốn vay ghi trong hợp đồng giảm làm cho chi phí lãi vay giảm ST giảm đ FLV giảm với số tiền = ST1T0 R0 - ST0T0 R0 Số tiền = 9.000.000.000 x 4 x 0,73% - 12.000.000.000 x 4 x 0,73% = 262.800.000 - 350.400.000 = - 87.600.000 đồng Tỉ lệ giảm = - 87.600.000 x 100 = - 25% 350.400.000 - Do thời hạn vay giảm làm cho chi phí lãi vay giảm T giảm đ FLV giảm với số tiền = ST1T1 R0 - ST1T0 R0 Số tiền = 9.000.000.000 x 3 x 0,73% - 9.000.000.000 x 4 x 0,73% = 197.100.000 - 262.800.000 = - 65.700.000 đồng Tỉ lệ giảm = - 65.700.000 x 100 = - 18,75% 350.400.000 - Do lãi suất tiền vay tăng làm cho chi phí lãi vay cũng tăng R tăng đ FLV tăng với số tiền = ST1T1 R1 - ST1T1 R0 Số tiền = 9.000.000.000 x 3 x 0,75% - 9.000.000.000 x 3 x 0,73% = 202.500.000 - 197.100.000 = 5.400.000 đồng Tỉ lệ = 5.400.000 x 100 = 15,41% 350.400.000 Ta có thể phân tích như sau : Mức tiền vay của hợp đồng trong thực hiện so với kế hoạch giảm 3 tỷ đồng đã làm cho chi phí tiền vay của công ty năm 2003 giảm rất nhiều cụ thể là giảm 87.600.000 đồng với tỷ lệ giảm là 25%. Thời hạn vay thực hiện so với kế hoạch giảm 1 tháng làm cho chi phí tiền vay giảm 65.700.000 đồng với tỷ lệ giảm là 18,75%. Lãi suất vay thực hiện so với kế hoạch tăng 0,02% làm cho chi phí tiền vay tăng 5.400.000 đồng với tỷ lệ tăng là 15,41%. 3- Điều kiện thực hiện các đề xuất Việc hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là việc thật sự cần thiết cho hoạt động kinh doanh của công ty. Do công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty còn nhiều bất cập như chưa hạch toán một cách rõ ràng về chi phí theo từng khoản mục mà kế toán chỉ hạch toán một cách tổng hợp tài khoản chi phí và tài khoản chi có liên quan (TK111, TK112, TK141 vv…). Đôi khi kế toán còn hạch toán lộn xộn, sắp xếp một số khoản chi vào các khoản mục không hợp lý như khi chi tiền ăn trưa cho cán bộ công nhân viên công ty thường hạch toán vào TK6411 (TK6421) - Chi phí nhân viên (chi phí quản lý nhân viên) nhưng đôi khi kế toán lại cho vào chi phí khác và còn nhiều trường hợp hạch toán, vào sổ khác không đúng với các khoản mục liên quan. Thêm vào đó, công ty vật tư tổng hợp Hà Tây chỉ tổ chức phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên để công tác phân tích đạt hiệu quả cao thì công ty cần phải tổ chức phân công, trách nhiệm cho các cán bộ quản lý tại công ty hoàn thiện các nội dung phân tích. Do vậy để hoàn thiện được những nội dung phân tích trên bộ máy quản lý của công ty nói chung phòng kế toán tài chính nói riêng cần thay đổi rất nhiều cả về công tác tổ chức cũng như công tác hạch toán để thuận tiện cho việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Thứ nhất là công tác hạch toán chi phí kinh doanh Hiên nay công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty còn nhiều hạn chế, cụ thể : - Kế toán của công ty đã hạch toán các khoản mục trong chi phí mua hàng vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cụ thể : + Chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng hoá kế toán lại hạch toán vào chi phí bán hàng. + Thuế GTGT hàng nhập khẩu kế toán lại hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này trên thực tế là không hợp lý. - Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán công ty chỉ hạch toán ghi có tài khoản thanh toán và phân loại chi phí theo tài khoản chi đó, ví dụ : TK111, TK112, TK141, vv…chứ không theo dõi theo chi tiết các khoản mục phát sinh trong đó. Do vậy, gây khó khăn cho việc hoàn thiện nội dung phân tích chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tại các cửa hàng, các phòng kinh doanh tại công ty chỉ tiến hành hạch toán báo sổ, định kỳ kế toán các đơn vị tổng hợp số liệu và đối chiếu số liệu với phòng kế toán của công ty. Chứ các đơn vị này không hạch toán chi tiết, cụ thể như trên phòng kế toán của công ty. Chính vì vậy, kế toán các đơn vị khó có thể đánh giá chính xác việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh phát sinh tại đơn vị đó có hợp lý hay không ? Và đây cũng chính là nguyên nhân gây trở ngại cho quá trình hoàn thiện nói chung, phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc nói riêng. Như đã nói ở trên việc hạch toán các khoản mục chi phí kinh doanh phát sinh trong quá trình kinh doanh tại công ty kế toán cần hạch toán chính xác vào các khoản mục cụ thể. Cụ thể, phòng kế toán tại các cửa hàng, phòng kinh doanh và phòng kế toán tài chính của công ty phải thực hiện được những việc sau : - Để thuận tiện cho việc phân tích chi phí kinh doanh theo từng chức năng hoạt động, kế toán cần hạch toán độc lập các khoản mục chi phí này và sắp xếp, phân loại các khoản chi phí này theo đúng mục đích chi mà công ty đã phân loại cho từng chức năng hoạt động. Cụ thể : + Kế toán phải bóc tách chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí cho tổ cẩu, vé cầu đường tổ xe ra khỏi chi phí bán hàng và xếp vào chi phí mua hàng. + Kế toán phải bóc tách thuế GTGT hàng nhập khẩu ra khỏi chi phí quản lý doanh nghiệp và xếp vào chi phí mua hàng. - Để thuận tiện cho việc phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động, kế toán có thể hạch toán ghi nợ TK chi phí và ghi có TK thanh toán nhưng trong các sổ chi tiết theo dõi các chi phí kinh doanh theo từng chức năng kế toán phải phân loại ghi rõ số tiền các nội dung chi như em đã phân loại và trình bày trong nội dung phân tích ở phần 2.2 - Để thuận tiện cho việc phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc kế toán các cửa hàng, phòng kinh doanh phải tổ chức hạch toán đầy đủ về doanh thu, chi phí phát sinh. - Để thuận tiện cho việc phân tích chi phí kinh doanh theo quý thì kế toán của công ty ngoài việc lập báo cáo quyết toán như hiện nay còn phải lập báo cáo quyết toán theo từng quý một. - Ngoài ra kế toán còn phải cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin, tài liệu liên quan phục vụ cho việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Cụ thể ở công ty vật tư tổng hợp Hà Tây tất cả các chi phí phát sinh kế toán đều phải tập hợp vào một sổ hay bảng kê gọi là "bảng kê chi phí kinh doanh". Theo em để phản ánh chính xác các khâu phát sinh của chi phí, kế toán cần mở các sổ kế toán chi phí sau : + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí mua hàng : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí mua hàng, bao gồm chi phí phát sinh từ khi ký hợp đồng mua đến những chi phí phát sinh khi hàng nhập kho. + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí bán hàng : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí bán hàng, bao gồm tiền lương và các khoản bảo hiểm của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng, công cụ dụng cụ, hao hụt hàng hoá, thu mua tiêu thụ, vv… + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương và các khoản bảo hiểm của nhân viên, cán bộ quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý, công cụ dụng cụ, hao hụt hàng hoá, dự phòng, công tác phí, vv… + Sổ hay bảng kê chi tiết chi phí tài chính : kế toán ghi, liệt kê tất cả các chi phí phát sinh theo từng khoản mục trong chi phí tài chính, bao gồm chi phí lãi vay phải trả, lỗ do chênh lệch tỷ giá và một số khoản mục có thể phát sinh trong những năm tới. Để thuận tiện hơn nữa em thiết nghĩ khi vào sổ kế toán ghi rõ ngày tháng vào sổ, sau đó cuối tháng kế toán lại cộng tổng các chi phí phát sinh theo từng khoản mục. Như vậy ta cũng có thể lấy số liệu tổng chi phí kinh doanh theo quý, theo năm ở các sổ hay bảng kê này. Thứ hai về cách tổ chứcphân tích, phân công công việc Qúa trình hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty phải do giám đốc trực tiếp chỉ đạo và giao cho phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm. Kế toán trưởng là người trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng kế toán, giám sát quá trình thực hiện các nội dung phân tích, nhận xét, đánh giá tình hình chi phí và đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí cho kỳ tiếp theo sau đó đưa giám đốc duyệt. Thực chất là phòng kế toán tài chính trực tiếp tham mưu cho giám đốc các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh từ đó đi đôi với việc thúc đẩy kết quả hoạt động kinh doanh. Toàn bộ số liệu được sử dụng trong nội dung hoàn thiện phân tích chi phí kinh doanh phải là những số liệu của kỳ kế hoạch và thực hiện. Như vậy, nhà quản lý mới có thể đánh giá chính xác kỳ nghiên cứu công ty có hoàn thành kế hoạch hay không. Khi đó, công ty mới có thể đánh giá chính xác được kết quả kinh doanh có đạt hoặc vượt kế hoạch đề ra hay không ? Kế toán trưởng phân công công việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh như sau : - Khi phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động kế toán trưởng giao nhiệm vụ cho phó phòng kế toán hay kế toán tổng hợp. Và phó phòng kế toán chịu trách nhiệm phân tích nội dung này, sau đó tự đưa ra những đánh giá nhận xét và tự mình đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí. - Khi phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động. Kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên phụ trách theo dõi, vào sổ chi tiết các tài khoản chi phí kinh doanh phát sinh tại công ty theo từng khoản mục cụ thể để tập hợp thông tin, số liệu cần thiết có liên quan đến nội dung phân tích. Kế toán này chịu trách nhiệm lập biểu phân tích và tính toán hoàn thiện các chỉ tiêu cần sử dụng trong phân tích nội dung này và đánh giá nhận xét, đồng thời đề xuất các giải pháp tiết kiệm một số khoản mục chi phí được đánh giá là sử dụng không hợp lý. Sau đó, giao nội dung phân tích này cho phó phòng kế toán kiểm tra lại. - Khi phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc, kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên theo dõi các cửa hàng, các phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập biểu, tính toán các chỉ tiêu được sử dụng trong phân tích nội dung này và đưa ra những nhận xét đánh giá. Đồng thời, xác định ra đơn vị nào sử dụng chi phí kinh doanh lãng phí và đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí cho các đơn vị trực thuộc của công ty nói chung và kiến nghị các giải pháp xử lý đối với các đơn vị sử dụng chi phí bất hợp lý. Cuối cùng, các kế toán này giao nội dung mình đã phân tích cho phó phòng kế toán kiểm tra lại. - Khi phân tích chi phí kinh doanh theo quý, kế toán trưởng cùng phó phòng kế toán lập biểu, tính toán các chỉ tiêu được sử dụng trong phân tích nội dung này và cùng đưa ra những nhận xét đánh giá. - Khi phân tích chi phí tiền lương, kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên theo dõi tiền lương và chi phí lập biểu, tính toán các chỉ tiêu được sử dụng trong phân tích nội dung này và đưa ra những nhận xét đánh giá. Đồng thời, đề xuất các giải pháp sử dụng chi phí tiền lương một cách hợp lý hơn. Cuối cùng, đưa cho phó phòng kế toán kiểm tra tính xác thực trong nội dung phân tích. - Khi phân tích chi phí trả lãi vay, kế toán trưởng giao cho kế toán chuyên phụ trách bên ngân hàng chịu trách nhiệm hoàn thiện nội dung phân tích chi phí trả lãi vay bao gồm phân tích chung và phân tích các nhân tố ảnh hưởng. Sau đó, đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí lãi vay phải trả. Sau khi hoàn thiện, kế toán nộp nội dung mình đã phân tích cho phó phòng kế toán kiểm tra. Tất cả những nội dung phân tích trên sau khi được phó phòng kế toán kiểm tra lại sẽ được giao cho kế toán trưởng kiểm tra lại một lần nữa, nếu có sai sót kế toán trưởng sẽ đề nghị phó phòng kế toán cùng người chịu trách nhiệm phân tích nội dung đó sửa chữa lại cho chính xác. Sau khi đã hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh kế toán trưởng đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh và nộp cho giám đốc công ty duyệt. Kết luận Khi chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp Nhà nước không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ, đôi khi là sự không thể thích ứng được. Do đó muốn kinh doanh có hiệu quả doanh nghiệp cần phải đánh giá đúng đắn, chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì trong cơ chế thị trường hiện nay sự sống còn của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào việc kinh doanh có hiệu quả hay không ? Điều này có nghĩa là doanh thu có đủ bù đắp chi phí và có lãi hay không ? Khi mà cung cầu thị trường quyết định giá bán hàng hoá thì cách lựa chọn duy nhất của doanh nghiệp là làm thế nào để quản lý là sử dụng chi phí kinh doanh tốt nhất, có nghĩa là tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận. Chính vì vậy việc phân tích chi phí kinh doanh càng tỏ rõ vai trò quan trọng của nó trong việc giúp nhà quản trị đưa ra được những quyết định đúng đắn và hợp lý đối với hoạt động của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy công tác phân tích chi phí kinh doanh ở công ty vật tư tổng hợp Hà Tây có điểm mạnh song nó vẫn còn nhiều hạn chế. Với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng lực và tính năng động sáng tạo chắc chắn công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và công tác phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ở công ty sẽ ngày càng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chính công ty, cửa cấp trên và của các ngành chức năng cũng như của cơ chế thị trường. Những ý kiến, đề xuất em đưa ra trong bản luận văn này không nằm ngoài mục đích góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh, quản lý và sử dụng hợp lý chi phí, hạn chế lãng phí, vv…từ hoạt động kinh doanh. Với kiến thức đã học còn ít ỏi, khả năng nghiên cứu thực tế bước đầu còn có hạn, do đó bản luận văn của em không thể tránh khỏi những sai xót nhất định. Em rất mong được sự xem xét, đánh giá và chỉ bảo của thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn. Hà nội, ngày 20 tháng 4 năm 2004 danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thương mại - dịch vụ - Trường ĐH Thương Mại - Chủ biên : PGS. TS Trần Thế Dũng - TS Nguyễn Quang Hùng - ThS. Lương Thị Trâm - NXB : ĐH Quốc Gia Hà Nội - Năm xuất bản : Năm 2002 2. Giáo trình tài chính doanh nghiệp thương mại - Trường ĐH Thương Mại - Chủ biên : Đinh Văn Sơn - NXB : ĐH Quốc Gia Hà Nội - Năm xuất bản: Năm 2002 3. Các chính sách, chế độ kế toán tài chính của Nhà nước - Năm 2003 4. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sổ sách kế toán của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây - Năm 2002 và năm 2003. ._.