Hoàn thiện nghiệp vụ Nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty Cổ phần Xây lắp công nghiệp 68

đến vai trò của hoạt động xuất nhập khẩu, cùng với quá trình đổi mới và mở cửa nền kinh tế, hoạt động xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ, bổ sung chủ yếu cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nước, điện năng là ngành công nghiệp quan trọng, được coi là dòng máu giúp cơ thể vận động cũng như cơ thể sẽ không thể cử động được nếu không có máu. Một nhu cầu cấp thiết được đặt ra là việc cung cấp các thiết bị điện phục vụ cho ngành điện - một ngành công nghiệp mà chúng ta chưa đủ khả năng để sản xuất máy móc, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hiện nay Nhà nước cũng đã cho phép các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được trực tiếp nhập khẩu mặt hàng máy móc thết bị phục vụ cho các ngành, do đó đã đáp ứng được tương đối tốt nhu cầu đó. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn là một lĩnh vực còn khá mới mẻ với một số các doanh nghiệp Việt Nam, nên trên thực tế các doanh nghiệp đã phải gánh chịu các hậu quả khôn lường. Những thiệt hại về tài chính, sự mất uy tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều các thua thiệt khác của các doanh nghiệp do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Nhưng trong đó, chủ yếu vẫn là việc thiếu kinh nghiệm, kiến thức và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng của quá trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu. Bởi vậy, việc nghiên cứu để xây dựng, củng cố và hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu đã và đang trở thành vấn đề có tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc tế. Là một sinh viên thực tập tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68, đứng trứơc mối quan tâm đó, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68”. Mục tiêu của đề tài nhầm nghiên cứu, phân tích hoạt động nhập khẩu của công ty, từ đó tìm ra giải pháp góp phần hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung của công ty. Nội dung của luận văn tốt nghiệp được chia làm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về nghiệp vụ nhập khẩu của các doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Chương 3: Phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Với sự hiểu biết và kiến thức còn hạn chế, em không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình viết bài luận văn này. Tuy nhiên, với sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các thầy các cô, đặc biệt là thầy giáo Hoàng Đức Thân và sự giúp đỡ của cơ quan nơi thực tập, em đã hoàn thành bài luận văn này một cách tốt nhất trong khả năng của mình. Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo Hoàng Đức Thân cùng các cô chú, anh chị phòng vật tư - xuất nhập khẩu của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện luận văn này. Hà Nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên: Saysavat Vongphonsay CHƯƠNG I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. I - KHÁI NIỆM CHUNG VỀ NHẬP KHẨU 1. Khái niệm về nhập khẩu Nhập khẩu là sự trao đổi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm mục tiêu lợi nhuận giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau. 2. Các hình thức nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu trong thực tế diễn ra rất đa dạng dưới nhiều hình thức như: - Nhập khẩu trực tiếp: là hoạt động mua bán trực tiếp giữa người mua và người bán không qua trung gian. - Nhập khẩu gián tiếp: là nhập khẩu qua trung gian thương mại, điển hình của nhập khẩu gián tiếp là nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu uỷ thác là hoạt động hình thức giữa một doanh nghiệp có nhu cầu nhập một số mặt hàng uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng trực tiếp giao dịch ngoại thương, tiến hành nhập khẩu theo yêu cầu của mình, bên nhận uỷ thác sẽ tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng và được hưởng thù lao uỷ thác. Trên đây là những hình thức nhập khẩu khá phổ biến ở nước ta và được các doanh nghiệp vận dụng. Tuy nhiên để vận dụng một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải dựa vào môi trường kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, điều kiện giao dịch để đưa ra hình thức nhập khẩu phối hợp hoặc kết hợp các hình thức nhập khẩu. Ngoài ra công ty còn phải dựa vào tiềm lực của mình để tiến hành lựa chọn hình thức nhập khẩu, tiến hành các cuộc đàm phán để xem xét nên áp dụng hình thức nhập khẩu nào đem lại lợi nhuận cao nhất. 3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân Nhập khẩu là một trong hai nghiệp vụ cấu thành của nghiệp vụ ngoại thương. Nó có tác động một cách trực tiếp và quyết định đến nền sản xuất, quyết định sự sống còn của một nền kinh tế, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi mà các nước thực hiện việc tăng cường buôn bán quốc tế, nền kinh tế mỗi quốc gia hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Nhập khẩu đảm bảo đầu vào cho sản xuất, nhập khẩu là tiền đề, là điều kiện cho quá trình tái sản xuất mở rộng, làm cho quá trình này liên tục và hiệu quả. Nhập khẩu cho phép thúc đẩy khai thác tiềm năng, thế mạnh trong nước vào việc phát triển kinh tế. Thông qua nhập khẩu hàng hoá, tiêu dùng được kích thích, tiêu dùng trong nước phát triển kịp với tiến trình chung của nhân loại. Trên cơ sở đó, nền sản xuất xã hội được đẩy mạnh hơn, đời sống nhân dân được nâng cao do được cung cấp đầy đủ hàng hoá, dịch vụ, nâng cao hiệu quả sản xuất tiêu dùng. Nhập khẩu cho phép ta khai thác các tiềm năng thế mạnh về kỹ thuật công nghệ của các nước, đáp ứng nhu cầu về sản phẩm mà nước ta chưa sản xuất được. Do áp dụng các thiết bị tiên tiến trên thế giới nên nhập khẩu rút ngắn được khoảng cách về thời gian tránh không phải lặp lại các bước đi của các nước đi trước. Nhập khẩu tác động to lớn vào sự đổi mới trang thiết bị và công nghệ trong nước, tiết kiệm được tiền bạc, sức người và thời gian để có được công nghệ tiên tiến, đặc biệt trong hiện tại khi nền kinh tế nước ta còn lạc hậu, xuất phát điểm còn thấp. Nhập khẩu đáp ứng nhu cầu trong nước, mở rộng nhu cầu của thị trường trong nước, phá bỏ tình trạng độc quyền, cho phép chúng ta tiếp cận thế giới văn minh hiện đại, nâng cao đời sống của nhân dân. Thông qua hoạt động nhập khẩu, mỗi quốc gia tham gia vào kinh tế thế giới, nó là cầu nối giữa nền kinh tế trong và ngoài nước, tạo điều kiện cho việc phân công lao động và hợp tác quốc tế. II - NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Hoạt động nhập khẩu là một quá trình bao gồm nhiều khâu bắt đầu từ khâu nghiên cứu tiếp cận thị trường cho đến khâu tiếp nhận và tiêu thụ hàng hoá. Mỗi khâu đều phải tiến hành cẩn thận, kịp thời và đặt trong mối quan hệ hữu cơ với nhau. Có như vậy hoạt động nhập khẩu mới đạt được hiệu quả cao, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và nhu cầu tái sản xuất mở rộng trong nước, thực hiện nhiệm vụ của cấp trên giao, đồng thời cũng đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trường Lập phương án kinh doanh Lựa chọn người cung cấp Đàm phán, ký kết hợp đồng Tổ chức tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu Nội dung của nghiệp vụ nhập khẩu được thể hiện ở sơ đồ sau: 1. Nghiên cứu thị trường Hoạt động kinh doanh đối ngoại thường phức tạp hơn các hoạt động kinh doanh trong nước vì nhiều lý do, chẳng hạn: bạn hàng ở cách xa, hoạt động chịu sự điều tiết của hệ thống tiền tệ - tài chính khác nhau... Do đó, ngoài việc nắm vững tình hình trong nước và đường lối chính sách, luật lệ quốc gia có liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại, đơn vị kinh doanh ngoại thương cần phải nhận biết hàng hoá, nắm vững thị trường ngoài nước. * Nhận biết sản phẩm nhập khẩu: Mục đích của việc nhận biết sản phẩm nhập khẩu là nhằm lựa chọn mặt hàng kinh doanh có lợi nhất cho doanh nghiệp. Muốn vậy, doanh nghiệp cần trả lời được 5 câu hỏi: - Thị trường đang cần mặt hàng gì? - Tình hình tiêu thụ mặt hàng đó thế nào? - Mặt hàng đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống? - Tình hình sản xuất mặt hàng đó ra sao? - Tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu là bao nhiêu? * Nắm vững thị trường ngoài nước: Những nội dung cần nắm vững về một thị trường nước ngoài là: tình hình chính trị - luật pháp, điều kiện thương mại chung, chính sách buôn bán, thái độ và quan điểm của nước xuất khẩu, điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước, uy tín của nước xuất khẩu. Bên cạnh những điểm trên, đơn vị còn cần nắm vững những điều có liên quan đến mặt hàng kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài đó như: dung lượng thị trường và nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường Thế giới... * Nghiên cứu dung lượng thị trường. Dung lượng thị trường của một hàng hoá là khối lượng hàng hoá được giao dịch trên một phạm vi thị trường nhất định (thế giới, khu vực, dân tộc) trong một thời gian nhất định, thường là một năm. Dung lượng thị trường không phải là yếu tố tĩnh mà thường xuyên biến động do nó chịu sự tác động tổng hợp của rất nhiều yếu tố khác nhau. Nghiên cứu dung lượng thị trường nhằm mục đích xác định được vị trí của doanh nghiệp trên thương trường, từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể xác định mặt hàng kinh doanh là có hiệu quả hay không, sau đó lập kế hoạch thực hiện. * Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường Thế giới: Việc xác định đúng giá cả hàng hoá trong xuất nhập khẩu trên thị trường Thế giới có ý nghĩa rất lớn đối với hiệu quả Thương mại quốc tế. Nó sẽ giúp tăng thu ngoại tệ trong xuất khẩu và giảm chi ngoại tệ trong nhập khẩu vì thế giá cả là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả ngoại thương. Giá cả thị trường thế giới dao động lên xuống do ảnh hưởng của quan hệ cung cầu, có khi có sự đột biến lớn, do đó khi xác định giá cả ký kết phải chú ý tới những thay đổi của quan hệ cung cầu của thị trường và xu thế động thái của giá cả thị trường thế giới. Khi cầu lớn hơn cung thì giá cả thị trường quốc tế có xu hướng tăng lên, khi cung lớn hơn cầu thì giá cả thị trường quốc tế có xu hướng giảm xuống. Có thể thấy, hiểu rõ tình hình cung cầu của thị trường thế giới sẽ giúp đưa ra phán đoán chính xác về xu thế giá cả của thị trường, do đó sẽ giúp xác định hợp lý giá cả ký kết hàng hoá xuất nhập khẩu. 2. Lập phương án kinh doanh Lập phương án kinh doanh thực chất là lập một chương trình hành động tổng quát hướng tới việc thực hiện những mục đích cụ thể của doanh nghiệp trong kinh doanh. Phương án kinh doanh rất cần thiết và giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nó quyết định nhiều đến sự thành công trong hoạt động xuất nhập khẩu. Khi lập phương án kinh doanh phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Phương án kinh doanh phải thích ứng với sự thay đổi của môi trường và thị trường. - Phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp. - Phải đảm bảo được mục tiêu bao trùm của doanh nghiệp. - Phải có tính khả thi và an toàn. - Đảm bảo được mối quan hệ biện chứng giữa lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích xã hội. Các căn cứ để xây dựng phương án kinh doanh thường bao gồm: 1. Căn cứ vào tình thế của thị trường; 2. Căn cứ vào chiến lược kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp; 3. Căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp; 4. Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh. Quá trình xây dựng phương án kinh doanh bao gồm các bước sau: 1. Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh; 2. Xác định mục tiêu; 3. Phác thảo các phương án kinh doanh; 4. Lựa chọn phương án kinh doanh. 3. Lựa chọn nguồn cung cấp Sau khi xác định được nhu cầu nhập khẩu, doanh nghiệp cần lựa chọn: đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng giá, đúng thời điểm, và đúng nguồn cung cấp. Lựa chọn đúng nguồn cung cấp là nền tảng thực hiện quyết định mua hàng tối ưu. Việc nghiên cứu thị trường giúp cho đơn vị kinh doanh lựa chọn thị trường, thời cơ thuận lợi, lựa chọn phương thức mua bán và điều kiện giao dịch thích hợp. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, kết quả hoạt động kinh doanh còn phụ thuộc vào đối tác giao dịch. Trong những điều kiện như nhau, việc giao dịch với khách hàng cụ thể này thì thành công nhưng đối với khách hàng khác thì bất lợi. Vì vậy, một nhiệm vụ quan trọng của đơn vị kinh doanh là lựa chọn người cung cấp. Mục đích lựa chọn đối tác là tìm kiếm người cộng tác khả dĩ, an toàn và có lợi. Trong quá trình lựa chọn đối tác giao dịch cần nghiên cứu các vấn đề sau: - Tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác: lĩnh vực kinh doanh, phạm vi kinh doanh, chất lượng sản phẩm, giá cả, khả năng cung cấp lâu dài, thường xuyên... - Khả năng về vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật của đối tác: cho thấy ưu thế của đối tác trên thương trường, thực trạng khả năng sản xuất của họ. - Thái độ và quan điểm kinh doanh của đối tác. - Uy tín và mối quan hệ với bạn hàng khác của đối tác. - Tình hình chính trị của nước đối tác: đây là vấn đề quan trọng, nhất là khi trên thế giới đang xảy ra nhiều xung đột lớn về chính trị, nó làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình nhập khẩu. 4. Đàm phán, ký kết hợp đồng 4.1. Đàm phán Đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để có thể đi đến một hợp đồng thương mại. Đàm phán thực chất là thống nhất với nhau về các điều kiện thương mại. * Các hình thức đàm phán. - Đàm phán qua thư tín: Ngày nay thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường thông qua thư từ. Ưu điểm của giao dịch qua thư tín là tiết kiệm được nhiều chi phí, hơn nữa cùng một lúc lại có thể giao dịch, trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Tuy nhiên, giao dịch qua thư tín thường đòi hỏi thời gian chờ đợi lâu nên có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua. - Đàm phán qua điện thoại: Đàm phán qua điện thoại có ưu điểm nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng thời cơ cần thiết. Nhưng phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường hạn chế về thời gian. Do đó, khi áp dụng hình thức này cần chuẩn bị nội dung chu đáo. - Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư hoặc điện thoại kéo dài quá lâu. Nhưng đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán, đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhậy. Vì vậy, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết. * Các bước tiến hành đàm phán của doanh nghiệp nhập khẩu: Chuẩn bị đàm phán - Tiến hành đàm phán - Kết thúc đàm phán. 4.2. Ký kết hợp đồng ngoại thương Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Ở các nước tư bản, hợp đồng có thể được thành lập dưới hình thức văn bản hoặc hình thức miệng. Ở nước ta, hợp đồng nhất thiết phải được ký kết dưới hình thức văn bản. * Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một số đặc điểm như sau: - Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết. - Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo. Trước khi ký kết, bên kia xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thoả thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. - Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, phản ánh đúng nội dung đã thoả thuận, không để tình trạng mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điều kiện, hoàn cảnh tự nhiên, xã hội... của nước người bán, người mua, từ đặc điểm và quan hệ giữa hai bên. - Người đứng ra ký kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền ký kết. - Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. 5. Tổ chức thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết, đơn vị kinh doanh nhập khẩu - với tư cách là một bên ký kết - phải tổ chức thực hiện hợp đồng. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia, quốc tế, đồng thời đảm bảo được lợi ích quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Xin giấy phép nhập khẩu Mở thư tín dụng L/C (nếu thanh toán L/C) Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm hàng hoá Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có) Làm thủ tục thanh toán Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Đối với đơn vị nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện hợp đồng được tiến hành theo các bước sau: 5.1. Xin giấy phép nhập khẩu Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Giấy phép do Bộ Thương mại cấp. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu khác nhau đối với hàng hoá thuộc các nhóm hàng khác nhau. 5.2. Mở thư tín dụng L/C Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì bên mua phải mở L/C ở ngân hàng khi có thông báo từ bên bán. Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Để cho chặt chẽ, hợp đồng thường quy định cụ thể ngày giao hàng, ngày mở L/C. Nếu như hợp đồng không quy định cụ thể thì thông thường thời gian này là khoảng 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. Cơ sở mở L/C là các điều khoản của hợp đồng. Đơn vị nhập khẩu dựa vào cơ sở đó, làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. 5.3. Thuê phương tiện vận tải Việc thuê phương tiện vận tải được tiến hành dựa vào những căn cứ sau: - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu: Nếu điều kiện là EXW, FCA, FAS, FOB, thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, các điều kiện còn lại thì người xuất khẩu phải thuê. - Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá. Khi thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào khối lượng hàng hoá để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hoá được chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển. - Căn cứ vào điều kiện vận tải. Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hày hàng hóa đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục... Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng như: quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ... 5.4. Mua bảo hiểm hàng hoá Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra, với điều kiện người được mua bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm. Có nhiều điều kiện bảo hiểm khác nhau. Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểu chính sau: - Điều kiện bảo hiểm A (Institute cargo clause A) - Điều kiện bảo hiểm B (Institute cargo clause B) - Điều kiện bảo hiểm C (Institute cargo clause C) Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ, điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh (War risk), bảo hiểm đình công (Strike)... Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau: - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng nhập khẩu. - Căn cứ vào hàng hoá vận chuyển. - Căn cứ vào điều kiện vận chuyển. Các điều kiện vận chuyển như: Loại phương tiện vận chuyển, chất lượng của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ. Đặc điểm của hành trình vận chuyển như: Các yếu tố tác động trong quá trình boóc dỡ, vận chuyển, chuyển tải... là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hnàg hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho thích hợp. 5.5. Làm thủ tục hải quan Theo luật pháp Việt Nam thì hàng hoá khi đi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan. Nghiệp vụ làm thủ tục hải quan gồm các bước chủ yếu sau đây: 1. Khai và nộp tờ khai hải quan: Doanh nghiệp phải khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai hải quan như: tên hàng, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ hàng hoá... Sau khi khai vào tờ khai hải quan, cùng với các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan bao gồm: - Tờ khai hải quan - Hoá đơn thương mại - Hợp đồng mua bán hàng hoá. - Các chứng từ khác đối với từng mặt hàng theo quy định của pháp luật phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan. 2. Xuất trình hàng hoá: Xuất trình hàng hoá là đưa hàng hoá đến địa điểm quy định để kiểm tra thực tế hàng hoá. Kiểm tra thực tế hàng hoá có 3 hình thức: - Miễn kiểm tra đối với hàng hoá nhập khẩu có quá trình chấp hành tốt pháp luật hải quan với các trường họp mặt hàng nhập khẩu thường xuyên... - Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng nhập khẩu là nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhât... - Kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng mà có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan. 3. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: trách nhiệm của doanh nghiệp là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định của hải quan để nhận hàng hoá qua biên giới hợp pháp. 5.6. Nhận hàng từ phương tiện vận tải Để nhận hàng hoá nhập khẩu từ nước ngoài về, đơn vị nhập khẩu phải làm các công việc sau: - Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc nhận hàng. - Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từng quý, từng năm, cơ cấu hàng hoá, lịch tàu, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận. - Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng (vận đơn B/L, lệnh giao hàng...) nếu tàu biển không giao tài liệu đó cho cơ quan vận tải. - Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. - Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu. - Thông báo cho các đơn vị đặt hàng chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá. - Chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp hoặc giao trực tiếp cho các đơn vị đặt hàng. - Kiểm tra hàng hoá: Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo chức năng, quyền hạn của mình. Nếu phát hiện dấu hiệu không bình thường thì mời bên giám định đến lập biên bản giám định. Cơ quan giao thông kiểm tra niêm phong, kẹp chì trước khi dỡ hàng ra phương tiện vận tải. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trong vận đơn cũng phải kiểm tra hàng hoá và lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thật sự hàng hoá có tổn thất, thiếu hụt hoặc không đúng theo hợp đồng. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá khác nhau mà người nhập khẩu áp dụng các phương pháp kiểm tra khác nhau nhằm mục đích có được hàng hoá theo đúng yêu cầu của mình. 5.7. Làm thủ tục thanh toán Thanh toán là khâu quan trọng trong Thương mại quốc tế. Do đặc điểm buôn bán với nước ngoài rất phức tạp nên thanh toán trong thương mại quốc tế phải thận trọng, tránh để xảy ra tổn thất. Có nhiều phương thức thanh toán như: - Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. - Thanh toán bằng phương thức nhờ thu. - Thanh toán bằng phương thức chứng từ trả tiền. - Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền. Doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán theo đúng điều kiện quy định của hợp đồng, tuỳ thuộc vào điều kiện hợp đồng mà việc thanh toán theo phương thức nào để đảm bảo cho cả hai bên cùng có lợi và thuận tiện. 5.8. Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có) Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải, công ty bảo hiểm... tuỳ theo tính chất của tổn thất. Bên nhạp khẩu phải viết đơn khiếu nại và gửi cho bên bị khiếu nại trong thời hạn quy định. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người nhập khẩu và bên bị khiếu nại có các cách giải quyết khác nhau. Nếu không tự giải quyết được thì làm đơn kiện gửi trọng tài kinh tế hoặc toà án kinh tế theo quy đinh trong hợp đồng. 6. Tổ chức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Sau khi nhập hàng từ nước ngoài về, doanh nghiệp giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc tổ chức tiêu thụ tốt trên thị trường nội địa. Doanh nghiệp nhập khẩu cần tiến hành tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp, tạo điều kiện tái đầu tư vào quá trình nhập khẩu tiếp theo. Để tiêu thụ hàng hoá có kết quả cao, doanh nghiệp cần phải: - Nghiên cứu thị trường trong nước và tâm lý khách hàng trong việc mua hàng hoá, nhất là đối với loại hàng hoá doanh nghiệp cần kinh doanh. - Xác định các kênh phân phối hàng hoá và các hình thức bán. - Tiến hành quảng cáo và xúc tiến bán hàng. - Xác định mức giá cụ thể trên cơ sở cung cầu thị trường và chi phí của doanh nghiệp. Tổ chức nghiệp vụ bán hàng cụ thể tại các cửa hàng. III. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU Sự biến động của các sự vật hiện tượng đều có mối quan hệ mật thiết, gắn bó hữu cơ với nhau. Hoạt động nhập khẩu liên quan đến cả trong nước và quốc tế do đó chịu sự tác động của nhiều yếu tố. 1. Các chế độ - chính sách - luật pháp ở trong nước và quốc tế Chế độ, chính sách, luật pháp của Nhà nước là những yếu tố mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu buộc phải nắm rõ và tuân thủ một cách vô điều kiện vì chúng thể hiện ý chí của Đảng lãnh đạo của mỗi nước, sự thống nhất chung của quốc tế. Hoạt động nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể ở các quốc gia khác nhau, do đó nó không chỉ chịu tác động của chế độ, chính sách, luật pháp ở trong nước mà còn chịu sự tác động của chế độ, chính sách, luật pháp của các nước đối tác. Khi chính sách của một nước thay đổi hoặc chế độ ưu đãi của một nước hay một nhóm nước được thực hiện thì không chỉ ảnh hưởng đến nước đó mà còn ảnh hưởng đến những nước có quan hệ làm ăn với nước đó. Tình hình chính trị trong nước và quốc tế cũng ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Với một đối tác mà tại đó đang có xung đột về chính trị sẽ gây cản trở đến tiến trình thực hiện xuất nhập khẩu. Cũng như vậy, nếu tình hình chính trị trong nước bất ổn định thì hoạt động xuất nhập khẩu có thể bị giảm sút hoặc đình trệ. 2. Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu Tỷ giá hối đoái có tác động mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu vì tính giá và thanh toán trong nhập khẩu phải dùng đến ngoại tệ. Sự biến động của tỷ giá hối đoái sẽ gây ra những biến đổi lớn trong tỷ trọng giữa xuất khẩu và nhập khẩu, chẳng hạn khi tỷ giá hối đoái tăng thì sẽ khuyến khích xuất khẩu và hạn chế nhập khẩu và ngược lại. Tỷ giá ngoại tệ hàng nhập khẩu cũng có ảnh hưởng đến việc quyết định nhập khẩu hay không nhập khẩu một mặt hàng nào đó. Tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu là số lượng bản tệ thu về khi phải chi ra một đơn vị ngoại tệ. Trên cơ sở so sánh tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu với tỷ giá hối đoái, doanh nghiệp sẽ xác định mức lãi lỗ là bao nhiêu khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá đó. 3. Sự biến động của thị trường trong và ngoài nước Hoạt động kinh doanh nhập khẩu như một chiếc cầu nối giữa thị trường trong nước và thị trường quốc tế tạo ra sự phù hợp, gắn bó và phản ánh sự tác động qua lại giữa hai thị trường. Khi có sự thay đổi trong giá cả, nhu cầu về một mặt hàng ở thị trường trong nước thì ngay lập tức có sự thay đổi lượng hàng nhập khẩu. Cũng như vậy, thị trường nước ngoài quyết định tới sự thoả mãn các nhu cầu trong nước. Sự biến động của nó về khả năng cung cấp, về sản phẩm mới, về sự đa dạng của hàng hoá, dịch vụ cũng được phản ánh qua chiếc cầu nhập khẩu này để tác động lên thị trường nội địa. 4. Sự phát triển của nền sản xuất trong nước cũng như ngoài nước Sự phát triển của nền sản xuất trong nước tác động mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu theo hai hướng song song cùng một lúc. Cụ thể, nếu nền sản xuất trong nước phát triển sẽ tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, nâng cao sức cạnh tranh với hàng nhập khẩu, tạo ra sản phẩm thay thế. Ngược lại, nếu sản xuất trong nước kém phát triển, hàng hoá sản xuất ra không đáp ứng được các nhu cầu tiêu dùng trong nước thì nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu lại tăng lên để bù đắp sự thiếu hụt đó. 5. Hệ thống giao thông vận tải - thông tin liên lạc Hoạt động nhập khẩu sẽ không thể thực hiện được thành công và có hiệu quả nếu không có sự trợ giúp của hệ thống giao thông vận tải, thông tin liên lạc. Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc hiện đại mà các bên tham gia hoạt động xuất nhập khẩu ở các nước khác nhau có thể tiến hành giao dịch với nhau cũng như có thể thu thập được các thông tin cần thiết một cách đầy đủ và nhanh chóng như các thông tin về thị trường, các nguồn vốn cung ứng, cạnh tranh trên thị trường... từ đó xử lý thông tin và đưa ra các phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Thực tế cho thấy rằng sự phát triển của hệ thống thông tin liên lạc như Fax, Telex, ESM, DHL... đã làm đơn giản hoá rất nhiều công tác kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng, giảm đi hàng loạt các chi phí, nâng cao tính kịp thời nhanh gọn. Việc hiện đại hoá hệ thông giao thông vận tải làm cho công tác vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá gặp nhiều thuận lợi trưở nên nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Khi các công việc như nghiên cứu thị trường, đàm phán và ký kết hợp đồng, vận chuyển hàng hoá đều trở nên dễ dàng thì hoạt độgn nhập khẩu càng được mở rộng. Có thể nói rằng sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc là yếu tố không thể thiếu được cho sự phát triển của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. 6. Hệ thống tài chính - ngân hàng Hiện nay hệ thống tài chính, ngân hàng trên thế giới đang được phát triển rất mạnh mẽ, các nghiệp vụ của nó tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Vai trò to lớn của ng._.ân hàng thể hiện trong việc quản lý và cung cấp vốn, đảm bảo cho việc thanh toán được an toàn, thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho các doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh sẽ kém hiệu quả hơn nếu không có sự trợ giúp của hệ thống ngân hàng. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu khi có được sự trợ giúp của các ngân hàng sẽ có được rất nhiều lợi ích. Nhiều trường hợp do có uy tín lớn đối với ngân hàng mà các doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu được các ngân hàng bảo lãnh, hoặc cho vay vốn kịp thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nắm được các cơ hội kinh doanh, kinh doanh có hiệu quả mang lại lợi ích kinh tế cao. Một khía cạnh khác, trong nghiệp vụ thanh toán, nếu sử dụng hệ thống ngân hàng bằng cách chuyển tài khoản giữa các ngân hàng thì sẽ an toàn hơn cho cả hai bên. 7. Các yếu tố khác Ngoài các yếu tố đã đề cập ở trên, còn có một số yếu tố khác cũng có ảnh hưởng tương đối mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu như: - Phong tục tập quán, thói quen tiêu dùng của các quốc gia sẽ quyết định đến mặt hàng kinh doanh, phong các cũng như hình thức kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp. - Sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ trên thế giới là đa dạng hoá chủng loại hàng hoá, tạo ra nhu cầu do đó cũng đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu. - Sự xuất hiện của các liên kết kinh tế ở phạm vi từng khu vực và trên phạm vi toàn cầu: khi tham gia vào các liên kết kinh tế (ASEAN, EU, APEC, NAFTA) mọi quốc gia đều giành cho nhau những ưu đãi đặc biệt về thuế quan, các chính sách khuyến khích... làm giá cả hàng hoá nhập khẩu rẻ hơn, kích thích hoạt động nhập khẩu. Phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu để tận dụng được các cơ hội và hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68 I. TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68 1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 được thành lập theo giấy phép thành lập 2117/GP-UB do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/1995, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 050372 do Uỷ ban kế hoạch Thành phố cấp ngày 28/10/1995. Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 là một đơn vị kinh tế hoạt động theo luật Doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng thuộc hệ thống ngân hàng Nhà nước Việt Nam, được sử dụng con dấu riêng theo quy định của pháp luật. Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 có tên giao dịch quốc tế là: VIET A COMPANY LIMITED. Viết tắt: VIETACO Địa chỉ: 18/2 ngõ 370 đường Cầu Giấy - Dịch Vọng - Q.Cầu Giấy - Hà Nội. Điện thoại: 84 4 8336096 ; Fax: 84 4 8336095 Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 là một trong những công ty có khả năng cung cấp vật tư thiết bị cho các công trình lưới điện mang tính quốc gia. Trụ sở chính đầu tiên của công ty đặt tại Nhà 17 - M3 - Láng Trung - Cầu Giấy - Hà Nội. Ngay từ khi mới được thành lập, ban lãnh đạo công ty đã nhìn thấy tiềm năng của một thị trường rất lớn tại Việt Nam - đó là thị trường cung cấp vật tư thiết bị (VTTB) cho ngành Điện lực. Tuy nhiên cũng cần thấy rằng, nếu chỉ dừng lại ở việc cung cấp một số mặt hàng thông thường cho ngành Điện lực thì tại Việt Nam đã có một số lượng tương đối lớn các cửa hàng hay các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân chuyên về lĩnh vực này. Do đó, ban lãnh đạo công ty đã đi tới một quyết định vô cùng táo bạo là mở rộng mạng lưới kinh doanh, cung cấp VTTB có đặc tính kỹ thuật cao và bước vào sản xuất lắp ráp các loại tủ điện hay trạm biến áp. Qua nhiều khó khăn ban đầu, hiện công ty đã chiếm được một thị phần tương đối lớn trong việc cung cấp VTTB cho ngành Điện lực và trở thành một nhà thầu tên tuổi bên cạnh các nhà thầu nước ngoài cung cấp VTTB cho các dự án lưới điện quốc gia do Tổng Công ty Điện lực Việt Nam mời thầu. Điều này bắt nguồn từ tính hiệu quả của một số hoạt động chính của công ty: đó là đấu thầu, nhập khẩu và sản xuất. Trên thực tế đây cũng là ba giai đoạn chính để công ty tìm kiếm khách hàng và cung cấp VTTB với đủ chủng loại. Hằng năm, Tổng công ty Điện lực Việt Nam và các công ty trực thuộc thường tiến hành việc gọi thầu cung cấp VTTB cho các dự án làm mới, bổ sung hay mở rộng. Điều này đã tạo ra cơ hội cho tất cả các nhà thầu trong nước tham gia rộng rãi. Tuy nhiên, dựa trên tiềm lực và uy tín của mình, công ty đã nhanh chóng đạt được thành công trong nhiều dự án đấu thầu, chẳng hạn như dự án cung cấp VTTB cho trạm 110kV Thanh Đa (TPHCM), Vĩnh Bảo, Lộc Trù, Quán Trữ (Hải Phòng), Nông Cống (Thanh Hoá), Trình Xuyên (Nam Định), Vân Đình (Hà Tây), Đô Lương, Tuyên Quang, Quảng Ngãi... 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 * Chức năng hoạt động của công ty Là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp điện, quan điểm của công ty là hoạt động mang tính nhân bản, uy tín, chất lượng và lâu dài. Đây cũng là một công ty còn trẻ tập trung nhiều trí tuệ, năng lực cũng như những kinh nghiệm trong quản lý của các nước phát triển áp dụng có điều chỉnh phù hợp với nền kinh tế Việt Nam. Công ty có các chức năng cụ thể sau đây: - Cung cấp VTTB điện, điện tử có nguồn gốc trong và ngoài nước phục vụ cho ngành Điện lực. - Sản xuất, lắp ráp các vật liệu, thiết bị điện, điện tử. - Sản xuất, gia công các sản phẩm cơ khí. - Tư vấn thiết kế kỹ thuật máy móc, xây dựng dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, bưu chính viễn thông. - Xây lắp các công trình điện đến 35 kV... Như vậy, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty là thiết bị điện, đây là một lĩnh vực lớn đầy tiềm năng. * Nhiệm vụ của công ty - Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ. - Nâng cao chất lượng mặt hàng sản xuất, mở rộng thị trường trong nước. - Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. - Tự tạo nguồn vốn, khai thác và sử dụng vốn có hiệu quả, thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước. - Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. - Làm tốt công tác xã hội. * Quyền hạn - Được ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước. - Được vay vốn tiền và ngoại tệ. - Mở rộng buôn bán các sản phẩm, hàng hoá theo quy định của Nhà nước. - Dự các hội chợ, triển lãm, giới thiệu sản phẩm của công ty trong và ngoài nước. - Đặt đại diện và chi nhánh ở nước ngoài. - Tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ công nhân viên. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty 3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty Với tốc độ phát triển ngày càng nhanh, công ty cũng không ngừng tự đổi mới và hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức và nhân sự, được BVQI (Viện chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc tế) và QUACERT (Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam) cấp chứng chỉ chất lượng ISO 9001. Các bộ phận, phòng ban của công ty càng ngày càng được chấn chỉnh cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ riêng để có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. 3.2. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các phòng, bộ phận như sau - Ban giám đốc: là cấp cao nhất ra các quyết định của công ty, chỉ đạo hướng dẫn hoạt động của tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất, chi nhánh, văn phòng đại diện. Ban giám đốc gồm có: chủ tịch kiêm tổng giám đốc, ban kiểm soát, đại diện lãnh đạo về chất lượng, các phó tổng giám đốc, giám đốc các công ty chi nhánh, văn phòng đại diện. - Phòng tổ chức hành chính: nắm toàn bộ nhân lực của công ty - tham mưu cho giám đốc sắp xếp, giúp ban giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngũ các cán bộ công nhân viên, sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh doanh, đồng thời tổ chức giám sát theo dõi về lao động, tiền lương, v.v... - Phòng tài chính - kế toán: Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty. - Phòng kế hoạch: làm nhiệm vụ lên phương án, xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ, nhập khẩu và marketing. - Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, mẫu mã sản phẩm, số lượng, chủng loại vật tư thiết bị đã cam kết trong hợp đồng với khách hàng. - Phòng vật tư - XNK: Tổ chức mua sắm vật tư thiết bị đầu vào cho dự án, hợp đồng căn cứ theo yêu cầu của hợp đồng và thiết kế của phòng kỹ thuật. - Phòng nghiên cứu và phát triển (R&D): có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu nguyên liệu đầu vào đến giai đoạn sau khi bán. - Các công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện: hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ trong phạm vi hoạt động. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây của công ty Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2004 - 2007) Đơn vị tính: 1000VNĐ CHỈ TIÊU Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng doanh thu 54.532.921 77.904.174 110.623.927 168.548.217 Doanh thu thuần 54.179.575 77.399.394 109.907.139 167.456.108 Lợi nhuận gộp 5.795.231 8.278.901 11.756.040 17.911.672 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.135.126 1.930.372 2.741.128 4.176.422 Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính 1.107.671 1.582.388 2.246.991 3.423.545 Lợi nhuận bất thường 122.885 175.550 249.282 379.809 Tổng LN trước thuế 366.474 523.534 743.418 1.132.680 Thuế TNDN 117.271 167.531 237.894 362.458 Lợi nhuận sau thuế 249.202 356.003 505.524 770.222 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004-2007 Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 4 năm (2004-2007), ta thấy: Tổng doanh thu của công ty cac năm sau hầu hết tăng đều hơn so với năm trước. Năm 2007 cao với năm 2006 đạt 152% hay tăng tương ứng về số tuyệt đối là 57.924 tỷ đồng. Như vậy, công ty đang mở rộng dần thị trường tiêu thụ để tăng doanh thu vào các năm tới theo kế hoạch đặt ra. Đây là một nỗ lực vượt bậc của các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Hàng năm, công ty đều hoàn thành vượt mức tổng các khoản nộp ngân sách Nhà nước. Các khoản nộp ngân sách Nhà nước ngày càng tăng tỷ lệ với doanh thu, điều đó cho thấy công ty có mức đóng góp ngày càng lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nước giàu đẹp hơn. Lợi nhuận hàng năm của công ty cũng ngày càng tăng lên qua các năm sau khi đã trừ đi các khoản chi phí và các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Năm 2004, lợi nhuận sau thuế là 249.202.000đ, tăng lên thành 356.003.000đ vào năm 2005 (tăng 106.801đ). Năm 2007 tăng lên 770.222.000đ (tăng 265.698.000đ so với năm 2006). Tuy nhiên, con số này còn quá nhỏ so với doanh thu mà công ty đạt được qua các năm. Do vậy, công ty cần phải kiểm tra đánh giá lại các nguyên liệu, linh kiện đầu vào sao cho hạ giá đầu vào mà vẫn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh, giảm bớt tối thiều các chi phí trong quá trình hoạt động, quản lý tốt sự lưu chuyển nguồn vốn trong công ty để tăng lợi nhuận. Về vốn, công ty đã thực hiện nhiều biện pháp để huy động thêm các nguồn vốn khác ngoài vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay từ ngân hàng là huy động vốn từ các cán bộ công nhân viên trong công ty, mua chịu... do đó số vốn của công ty luôn được bảo toàn và phát triển. Tình hình vốn của công ty như sau: Bảng 2: Tổng số vốn kinh doanh của công ty qua các năm 2005-2007 Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng vốn 37.215.653 100 100.235.241 100 146.721.945 100 Vốn CĐ 11.655.355 31 20.156.326 20 54.287.119 37 Vốn LĐ 25.560.298 69 80.078.915 80 92.434.826 63 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2005-2007 Ta nhận thấy tổng số vốn của công ty tăng lên rất nhanh qua các năm, điều này chứng tỏ qua nhiều năm hoạt động công ty càng có kinh nghiệm hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Tỷ trọng vốn lưu động bao giờ cũng lớn hơn tỷ trọng vốn cố định, điều này hoàn toàn hợp lý vì chức năng chính của công ty là kinh doanh nên tỷ trọng vốn lưu động lớn hơn là tốt. 5. Đặc điểm mặt hàng nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 5.1. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều đổi khác, sự công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước đã và đang được triển khai khá tốt, thu nhập bình quân đầu người ngày càng cao, do đó, nhu cầu đối với tất cả các loại hàng hoá luôn biến đổi. Trước tình hình này, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã thường xuyên thay đổi, bổ sung vào cơ cấu mặt hàng nhập khẩu để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường trong nước, phù hợp với phương hướng kinh doanh của công ty. Điều này được thể hiện khá rõ qua bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2005 đến năm 2007 Bảng 3: Kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng từ năm 2005 - 2007 Đơn vị: Đô la Mỹ (USD) TT Tên hàng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 KNNK TT% KNNK TT% KNNK TT% I. Thiết bị thành phẩm 1.550.265 83,00 1.863.786 75,87 2.075.413 86,83 1 Máy cắt các loại 399.585 21,39 520.533 21,19 531.584 24,24 2 Cầu dao các loại 172.408 9,23 229.192 9,33 226.353 9,47 3 Biến điện áp các loại 130.734 7,00 170.002 6,92 171.617 7,18 4 Biến dòng điện các loại 145.628 7,80 180.552 7,35 190.500 7,97 5 Chống sét van các loại 95.200 5,10 121.106 4,93 122.618 5,13 6 Rơ le bảo vệ các loại 128.762 6,89 169.008 6,88 168.749 7,06 7 Tủ trung thế 188.000 10,07 231.648 9,43 244.041 10,21 8 Cáp lực&cáp điều khiển 92.800 4,97 148.619 6,05 143.891 6,02 9 Thiết bị đo đếm 79.458 4,25 107.349 4,37 99.433 4,16 10 Phụ kiện cáp 75.282 4,03 120.123 4,89 104.930 4,39 11 MCCB/MCB 42.408 2,27 70.502 2,87 71.697 3,0 II Nguyên vật liệu 317.389 17,00 592.714 24,13 314.800 13,17 12 Tôn 182.648 9,78 238.527 9,71 190.739 7,98 13 Nhựa composit 134.741 7,21 149.355 6,08 124.061 5,19 Tổng cộng 1.867.654 100 2.456.500 100 2.390.213 100 Nguồn: Các mặt hàng nhập khẩu từ 2005-2007 Qua bảng cơ cấu hàng nhập khẩu của công ty ta có thể thấy: Thiết bị thành phẩm là loại mặt hàng nhập khẩu chính của công ty, chiếm tỷ trọng cao (trên 80%), nguyên vật liệu chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ (dưới 20%). Trong việc nhập khẩu thiết bị thành phẩm thì mặt hàng nhập khẩu chính của công ty là các loại máy cắt, cầu dao, và tủ trung thế. Các loại cáp điện là mặt hàng truyền thống được đưa vào kinh doanh từ năm 1995 cùng với sự ra đời của công ty. Vài ba năm đầu tiên khi mới bước vào kinh doanh loại sản phẩm này công ty chủ yếu bán ở trong nước vì thị trường nước ngoài chưa biết đến. Mặt khác, tiềm lực công ty còn hạn chế, chủng loại mẫu mã còn nghèo nàn, chưa đủ sức xâm nhập thị trường quốc tế. Nhưng mấy năm gần đây, Cáp điện đang là một trong những mặt hàng có chất lượng cạnh tranh ngang hàng với các hãng có uy tín. Do vậy Cáp điện của công ty đã được rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước biết đến, tuy nhiên số lượng tiêu thụ và doanh thu mặt hàng Cáp so với tổng doanh thu còn thấp hơn nhiều so với các mặt hàng khác của công ty. Hơn nữa thị trường tiêu thụ mặt hàng này mới chỉ đạt đến mức độ tiêu thụ ở một số thị trường trọng điểm như: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh... Tỷ lệ doanh thu Cáp điện giảm dần qua các năm điều đó chứng tỏ công ty đang dần thay thế mặt hàng kinh doanh của mình bằng những loại mặt hàng khác có doanh thu và lợi nhuận cao hơn. Tủ bảng điện Hạ thế và thiết bị Trung thế là mặt hàng mới của công ty được công ty đưa vào mặt hàng kinh doanh năm 1999. Tuy là mặt hàng mới nhưng sản phẩm này đã nhanh chóng trở thành mặt hàng chủ lực của công ty và thu về cho công ty một doanh thu rất lớn chiếm 80% tổng doanh thu. Qua bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu chứng tỏ công ty đã có được định hướng, có bước đi đúng đắn trong việc xác định mặt hàng nhập khẩu chiến lược. Tuy nhiên để có thể tồn tại và phát triển được trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công ty vẫn phải nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước để mở rộng số lượng mặt hàng, tăng số mặt hàng chiến lược để góp phần ổn định và phát triển hơn nữa hoạt động nhập khẩu của mình. 5.2. Thị trường nhập khẩu của công ty Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 không ngừng đẩy mạnh kinh doanh cố gắng tạo uy thế trên thị trường, ngày càng mở rộng thêm được thị trường nhập khẩu, thị trường tiêu thụ, phát triển được thêm nhiều bạn hàng trong và ngoài nước. Nếu trước đây thị trường nhập khẩu của công ty chỉ bó hẹp trong phạm vi nhỏ thì hiện tại thị trường của công ty đã được mở rộng sang cả các quốc gia có nền công nghiệp phát triển rất mạnh như Nhật Bản, EU, Mỹ... Bảng 4: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường từ năm 2005-2007 Đơn vị: Đô la Mỹ (USD) STT Thị trường 2005 2006 2007 KNNK TT% KNNK TT% KNNK TT% 1 EU 655.173 35,08 889.007 36,19 891.789 37,31 2 Bắc Âu 340.287 18,22 492.528 20,05 494.774 20,70 3 Hàn Quốc 124.014 6,64 144.443 5,88 146.998 6,15 4 Nhật Bản 98.798 5,29 112.263 4,57 87.482 3,66 5 Mỹ 81.427 4,36 93.838 3,82 83.657 3,50 6 Indonesia 102.347 5,48 122.088 4,97 144.130 6,03 7 Malaysia 101.228 5,42 126.018 5,13 119.510 5,00 8 Đài Loan 115.982 6,21 165.077 6,72 100.628 4,21 9 Ấn Độ 248.398 13,30 311.238 12,67 321.245 13,44 Tổng cộng 1.867.654 100 2.456.500 100 2.390.213 100 Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu từ 2005-2007 Qua bảng trên ta thấy EU và các nước Bắc Âu là những thị trường nhập khẩu chính của công ty, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty. Đây là những thị trường có khả năng cung cấp các loại thiết bị điện có chất lượng cao. Bên cạnh đó thì Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Đài Loan lại cung cấp những thiết bị có tính năng sử dụng phù hợp với môi trường Việt Nam, giá cả hợp lý. Các quốc gia khu vực Bắc Âu thì lại có quan hệ thương mại và ngoại giao tương đối tốt đối với Việt Nam, do đó đây cũng là thị trường cần khai thác của công ty để tận dụng tốt được lợi thế này. II. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68 1. Nghiên cứu thị trường 1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước là bước mà công ty rất coi trọng bởi nó là cầu nối giữa công ty với khách hàng. Bước này được công ty chủ động thực hiện một cách có bài bản và có phương pháp cụ thể, đặc biệt là đối với mặt hàng thiết bị điện. Tuy nhiên, do đặc điểm kinh doanh của công ty là nhập khẩu hàng hoá chuyên ngành điện vì vậy việc nhập khẩu loại hàng hoá này có nhiều điểm khác biệt so với các hàng hoá thông thường. Mặt khác, do công ty vẫn chưa có phòng Marketing độc lập đảm nhiệm chức năng nghiên cứu thị trường, mà công việc nghiên cứu này chủ yếu do cán bộ phòng dự án và phòng kinh doanh đảm nhận cùng với việc kiêm nhiệm rất nhiều các công việc khác, nên công tác này tại công ty phần nào bị hạn chế bởi tính không chuyên môn hoá. Cũng như các đơn vị khác làm công tác nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, quá trình nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 cũng diễn ra qua các bước nhất định sau: * Nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước của kinh doanh hàng nhập khẩu thì việc nghiên cứu nhu cầu thị trường là nội dung quan trọng nhất, nó quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh sau này của công ty. Nhận thức được điều đó, để tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường công ty căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán người tiêu dùng... để làm tư liệu dự báo nhu cầu trong thời gian tới. Qua nghiên cứu nhu cầu thị trường doanh nghiệp phải chỉ ra được thị trường đang cần loại hàng gì, với số lượng bao nhiêu, giá cả ra sao. Từ đó có cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo. Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu về các thiết bị điện ở trong nước, do đặc điểm riêng biệt của loại hàng hoá kinh doanh vật tư thiết bị điện là phục vụ cho các công trình, dự án lớn, nhỏ sắp, đang và sẽ thi công, đó là những mặt hàng như: cáp điện, tủ bảng điện hạ thế, thiết bị trung thế, các loại rơ le bảo vệ điện, aptomat..., công ty cử cán bộ có kinh nghiệm trực tiếp xuống các công trình để nắm được nhu cầu về các loại thiết bị đang cần để hoàn thiện các dây chuyền sản xuất, cần với số lượng bao nhiêu, giá cả như thế nào thì có thể chấp nhận được. Nhờ vào sự tích cực trong việc nghiên cứu các nhu cầu này mà công ty đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng trong nước như Công ty điện lực Hà Nội, Công ty điện lực Thái Nguyên, Công ty điện lực Đồng Nai, Công ty điện lực Hải Phòng, Điện lực Nam Định...; với các dự án lớn như Dự án Điện Nam - Điện Ngọc - Điện lực 3, Dự án Ba Son - PC3, Dự án An Mỹ, dự án Hoài Nhơn - Kon Tum - Buôn Ma Thuột, dự án trạm 110kV Nông Cống- Phúc Yên - Điện lực 1,... Trong bước này có một khâu quan trọng mà công ty chú trọng xem xét, phân tích đó là việc thu nhận đơn đặt hàng, tài liệu của khách hàng, văn bản của khách hàng trong nước..., trong đó chủ đầu tư nêu rõ tên quy cách, số lượng hàng hoá, thời gian giao hàng dự kiến, phương thức thanh toán, các yêu cầu bảo hành và các yêu cầu khác. Ngoài ra, công ty còn dựa vào tình hình biến động chung của thị trường trong nước để thấy được mức cung cầu hàng hoá, từ đó đề ra những kế hoạch nhằm thoả mãn các nhu cầu thị trường cũng như nhu cầu khách hàng trong nước. Thực tế, trong những năm gần đây, bên cạnh việc khuyến khích nhập khẩu các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá được ưu tiên của Nhà nước là sự xuất hiện khá nhiều đối thủ cạnh tranh với công ty, do đó, lượng cung mặt hàng này cũng tăng tương đối trên thị trường. Vấn đề đặt ra cho công ty ở đây là làm thế nào để có thể tiếp cận được thị trường mới lại vừa có thể giữ được bạn hàng cũ. Tuy nhiên đây cũng là bước khá khó khăn đối với công ty bởi nhu cầu thị trường, nhu cầu khách hàng là luôn biến động, rất khó khăn cho việc nắm bắt, đặc biệt là lĩnh vực dự báo nhu cầu thị trường còn khó khăn hơn nhiều. * Nghiên cứu giá cả trong nước Khâu này đồi hỏi công ty phải nắm bắt được nhiều thông tin từ phía khách hàng và trên thị trường. Công ty phải xác định xem giá cả những thiết bị điện mà công ty sẽ nhập khẩu hiện đang được thị trường trong nước chấp nhận với mức giá nào và đối thủ cạnh tranh phải cung ứng với mức giá bao nhiêu. Hiện nay giá bán sản phẩm của công ty là tương đương so với giá bán sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh như: Đối với sản phẩm cao cấp có IIB, CID... Đối với sản phẩm trung bình có LG - Hàn Quốc... Công ty áp dụng một số chính sách giá như sau: - Sản phẩm của công ty thuộc loại sản phẩm công nghiệp hơn nữa thế công ty lại bán không qua trung gian để trực tiếp kiểm tra, giám sát công trình nên công ty không xây dựng mức chiết khấu cho các trung gian. - Đối với khách hàng không thường xuyên, mua một lần phải thanh toán ngay hoặc có cho nợ nhưng có điều kiện hoặc thời hạn phải trả tối thiểu theo thoả thuận của công ty và khách hàng. - Đối với khách hàng quen có uy tín thì phải đặt cọc trước còn thanh toán có thể chậm. - Với các sản phẩm đã được sản xuất đại trà tức là đang ở gia đoạn tăng trưởng trong chu kỳ sống của sản phẩm như đối với sản phẩm cầu chì tự rơi, các loại Gíp nối cách điện, các loại ổ cắm, công tắc điện... thì công ty định giá trên cơ sở tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Cho đến nay hầu như giá các sản phẩm của công ty đều ngang bằng với các đối thủ cạnh tranh. Công ty đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường không chỉ đơn thuần vì mục tiêu giá mà tính cạnh tranh được thực hiện trên cơ sở đưa ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt nhất, đáp ứng đồng bộ nhu cầu khách hàng, đúng thời gian, đúng địa điểm... Trong trường hợp này với sản phẩm có chất lượng cao thì giá càng cao. Nhưng nhìn chung thì giá của công ty tương đối ổn định và rất phù hợp với người tiêu dùng. * Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Bước sang cơ chế thị trường, có rất nhiều doanh nghiệp được phép tham gia kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng. Điều này tất yếu sẽ dẫn đến cạnh tranh trong kinh doanh. Đối với việc nhập khẩu các thiết bị điện của công ty cũng không tránh khỏi việc phải cạnh tranh với những đối thủ là các đơn vị buôn bán cùng mặt hàng như: công ty EMIC, công ty INDECO, công ty dây và cáp điện LIOA, công ty Việt sáng tạo, công ty dây và cáp điện Ngọc Khánh, công ty ELMACO, công ty cổ phần NIKKO Việt Nam, công ty TNHH Nhật Linh,... Do đó, công ty đã có những hoạt động quan tâm đến việc các đối thủ cung ứng mặt hàng gì, với số lượng và giá cả bao nhiêu, chính sách khuếch trương, xúc tiến của họ như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì. Từ đó, công ty có những biện pháp để tạo uy thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh như: tạo uy tín bằng kinh nghiệm của công ty làm cho các đối tác có sự tin tưởng nhất định. 1.2. Nghiên cứu thị trường nước ngoài Trong khâu này công ty luôn chú trọng việc tìm hiểu các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế để biết được giá cả, các điều kiện thanh toán, khối lượng cung ứng, những điều kiện ưu đãi nhận được có thể và thời gian cung cấp... Các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty mà còn ảnh hưởng đén tính ổn định, tính liên tục của quá trình kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Bên cạnh việc duy trì mối quan hệ và hợp tác với các hãng lớn như Siemens, ABB, Alstom, Scheider... và các bạn hàng cũ, công ty vẫn luôn tìm kiếm các nhà cung ứng mới. Thông thường để điều tra khách hàng công ty thường điều tra qua tài liệu và sách báo như: các bản tin giá cả - thị trường Việt Nam thông tấn xã và của trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo, tạp chí nước ngoài... hoặc qua các catalogue tự giới thiệu, quảng cáo về mình của khách hàng hoặc thông qua mạng Internet để tìm hiểu về năng lực tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của họ trong thị trường... Với những phương pháp này thì thông tin mà công ty thu được có độ chính xác không cao mặc dù tương đối ít tốn kém nhưng công ty vẫn sử dụng phổ biến vì lý do kinh phí. Sau khi lựa chọn được khách hàng, công ty bắt đầu tiếp cận với khách hàng để tiến hành giao dịch mua bán. Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa công ty và đối tác nước ngoài. Trước hết công ty tiến hành hỏi gía, tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi giá của công ty, bên đối tác sẽ đưa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết như: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng cùng với một số điều kiện khác như bao bì, ký mã hiệu... Thông thường công ty nhận được những chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn, những chào hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo. Từ đó công ty phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận hay không. Hầu hết các chào hàng công ty đều phải thoả thuận lại, thông thường các điều khoản cần phải thoả thuận đó là giá cả, các điều kiện về thanh toán, địa điểm nhận hàng. Ví dụ như mức giá của các thiết bị linh kiện điện mà bên đối tác đưa ra quá cao thì công ty để đảm bảo quyền lợi cho mình nhất thiết phải thoả thuận lại giá cả hoặc nhiều khi bên đối tác lại yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, như vậy công ty cũng phải thoả thuận lại. Tuy nhiên, trong hoạt động này công ty cũng gặp một số khó khăn. Do biện pháp nghiên cứu thị trường chủ yếu là phương pháp thứ cấp, trong khi hàng nhập lại có độ phức tạp cao về kỹ thuật và có tính chuyên môn hoá cao, thị trường mặt hàng này lại rất phức tạp với nhiều nhà cung cấp nước ngoài với chất lượng và giá cả khác nhau. Vì thế sẽ rất khó khăn để có thể nắm bắt được tình hình sản xuất, thị trường kinh doanh để từ đó có thể lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu và chủ động trong đàm phán nếu công ty không đa dạng hoá phương pháp nghiên cứu thị trường nước ngoài. Hiện tại, do công ty có hạn chế trong quy mô và nguồn vốn nên vẫn chưa có chi nhánh, phòng đại diện ở nước ngoài, đây là một bất lợi trong quá trình nghiên cứu thị trường nước ngoài. 2. Xin giấy phép nhập khẩu Sau khi đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại thiết bị nào thị trường trong nước đang cầu, đang thiếu và có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu thị trường và khách hàng trong nước thì công ty bắt đầu xây dựng các kế hoạch để nhập khẩu những thiết bị đó. Và bước tiếp sau bước nghiên cứu thị trường trong nước mà công ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và thiệt hại bởi như thế có nghĩa là công ty đã tự động huỷ hợp đồng sau khi đã đồng ý ký với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và đòi bồi thường. Bởi vậy, đối với những mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu công ty đã tiến hành xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là các thiết bị điện như cáp điện, cầu chì tự rơi, cầu dao cách ly, aptomat, máy cắt, rơ le... Những hàng hoá này nằm trong danh mục hàng được Nhà nước cho phép nhập khẩu với mục tiêu: công nghiệp hoá - hiện đại hoá, cho nên công ty thường tiến hành đăng ký kinh doanh trong giấy phép kinh doanh của mình. Điều này giúp cho công ty thuận tiện rất nhiều bởi không phải xin giấy phép nhập khẩu nhiều lần, thuận lợi cho quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 3. Lập phương án kinh doanh Một phương án kinh doanh nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 khi trình duyệt phải đảm bảo nêu rõ các nội dung sau: - Chủ nhiệm dự án. - Nhà thầu chính trong nước (Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy). - Nhà thầu phụ - đối tác nước ngoài (tên địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy). - Thiết bị nhập khẩu (hãng sản xuất, các thông số kỹ thuật, quy cách, phẩm chất). - Phương thức thanh toán ngoại. - Phương thức thanh toán nội. - Điều kiện thanh toán. - Thuế nhập khẩu. - Thuế VAT (nếu có). - Trị giá mua thực tế của thiết bị nhập khẩu. - Các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. ._.007) có một số hợp đồng nhập khẩu bị vi phạm. Bảng 9: Một số hợp đồng bị vi phạm. Số hợp đồng Nhà cung cấp Nội dung vi phạm Nguyên nhân Cách giải quyết 03-CT-083/VA-SEFAG Sefag-Thụy Điển Giao chậm Do thời tiết xấu không chuyển về kịp. Chấp nhận hàng và thông báo cho đối tác 02-PO-049/VA-LINCAS Lincas-Bồ Đào Nha Giao chậm Do tàu vận tải Chấp nhận hàng và phạt bằng tiền 02-CT-110/VA-NANJING Nanjing-Nhật Bản Thiếu catalogue Do bên xuất khẩu Yêu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 01-CT-054/VA-AMADA Amada-Hàn Quốc Hàng thiếu Do bên xuất khẩu Yêu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 02-CT-017/VA-PTECH Ptech-Đức Kém chất lượng Không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật Yêu cầu thay hàng khác và phạt tiền Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của công ty từ năm 2005 - 2007. Trong các vi phạm về việc giao hàng thiếu hoặc hàng giao chậm thì công ty phạt bồi thường thiệt hại bằng tiền là chính. Đối với việc vi phạm về chất lượng, ví dụ như phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của máy cắt HD4/R, 24kV được ký vào ngày 25/6/2006 của hợp đồng số 02-CT-017/VA-PTECH do yêu cầu kỹ thuật không đúng theo yêu cầu nên công ty không thể vận hành thử, và đây cũng không phải là loại hàng mà công ty cần gấp nên công ty chỉ yêu cầu nhà cung cấp thay lại hàng khác và có phạt tiền với tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 1% giá trị hợp đồng. Với các vi phạm liên quan đến hãng vận tải như hợp đồng số 03-CT-083/VA-SEFAG ngày 12/7/2007 cho mặt hàng aptomat MCCB S2N160/R100 I 500 3P FEF do lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không gặp thời tiết xấu nên không về hàng kịp theo dự đoán 2 tuần thì công ty vẫn chấp nhận nhận hàng và yêu cầu phạt bằng tiền theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm. Nhưng có trường hợp công ty chỉ thông báo cho đối tác biết về sự giao chậm của hãng vận tải như hợp đồng số 02-PO-049/VA-LINCAS ngày 27/3/2006, vì LINCAS là nhà cung cấp mới nên công ty chỉ thông báo cho khách hàng biết. Như vậy, việc giải quyết các vi phạm của công ty khá linh hoạt không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên trong bất kỳ trường hợp nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và linh hoạt của người làm nghiệp vụ có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm phán và giải quyết khiếu nại, giúp cho công ty duy trì được quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế được một phần thiệt hại. Trên thực tế số hợp đồng nhập khẩu của công ty bị vi phạm tương đối ít, chưa có trường hợp nào phải đưa ra trọng tài hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thường không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín, tốn kém về tiền bạc cho cả hai bên nên các hợp đồng nhập khẩu có vi phạm của công ty thường do 2 bên tự thương lượng để giải quyết. 3. Nguyên nhân của những tồn tại Sau khi tìm hiêu những thực trạng, chỉ ra những kết quả đã đạt được và những tồn tại, hạn chế trong nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68, muốn tìm ra các giải pháp để phát huy những kết quả đã đạt được, tháo gỡ khắc phục những hạn chế, tồn tại của nghiệp vụ thì một điều không thể thiếu là chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế đó. Sau khi tìm hiểu thực trạng ta có thể chỉ ra những nguyên nhân sau: - Công ty chưa xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các quy tắc bảo đảm thực hiện tốt việc nhập khẩu, do đó chưa tạo được điều kiện tối ưu ngay tại công ty để nghiệp vụ nhập khẩu vận hành một cách trơn tru, không vướng mắc, chậm tiến độ. - Đội ngũ cán bộ trong kinh doanh, tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu đa phần là cán bộ trẻ, mặc dù được đào tạo chính quy song lại chưa đủ bề dày kinh nghiệm nên dễ mắc phải sai sót khuyết điểm, nóng vội khi giải quyết các vấn đề phát sinh trong nghiệp vụ thực hiện việc nhập khẩu tại công ty. Ngoài những nguyên nhân chủ quan chủ yếu trên còn không ít các nguyên nhân khách quan khác gây nên những tồn tại, hạn chế của nghiệp vụ nhập khẩu của tất cả các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 nói riêng. Thứ nhất, thị trường thông tin ở Việt Nam chưa phát triển, đặc biệt là thông tin về thị trường nước ngoài còn nhiều hạn chế, các dự báo thiếu chính xác..., do đó các công ty không có đủ thông tin cần thiết cho hoạt động nhập khẩu. Đây chính là nguyên nhân chính dẫn đến việc các công ty bị mua hàng hoá ở nước ngoài cao hơn so với giá thực tế hoặc ký kết hợp đồng với các đối tác không đủ độ tin cậy, họ có thể giao hàng chậm, giao hàng không đúng số lượng, phẩm chất, quy cách thậm chí không giao hàng..., làm nảy sinh những tranh chấp, khiếu nại hay làm chậm tiến độ thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Các hoạt động trong các lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, thanh toán quốc tế và cả những công đoạn như: chuyên chở, bốc dỡ, giao nhận hàng hoá ở Việt Nam còn nhiều hạn chế góp phần tạo ra những khó khăn cho việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Hệ thống kho tàng, bến bãi, vận chuyển trong nội địa của nước ta còn yếu kém... gây nhiều tổn thất làm tăng chi phí cho quá trình tổ chức thực hiện các hợp đồng, giảm bớt khả năng cạnh tranh, tiêu thụ của hàng hoá nhập khẩu tạo thêm các khó khăn về vốn cho các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Sự thiếu đồng bộ trong các chính sách pháp luật, quy chế, quy định của Nhà nước về quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu như hải quan, thuế vụ, quản lý hàng hoá nhập khẩu trái phép, trốn thuế, lậu thuế... cũng gây khó khăn không nhỏ cho các công ty. Cơ chế thị trường là tất yếu khách quan, nó khuyến khích lao động thực sự song đồng thời cũng gây khó khăn đối với việc đào tạo, giữ gìn và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty. Tóm lại, có thể nói rằng trong thời gian thực hiện các hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã đạt được một số kết quả trong việc xây dựng và hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu, nhưng bên cạnh đó vẫn còn có những tồn tại hạn chế. Nhiệm vụ cấp thiết đối với công ty lúc này là tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ nhập khẩu. Từ đó đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh chung cũng như hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, xây dựng củng cố uy tín và duy trì sự phát triển vững mạnh, lâu dài của công ty. CHƯƠNG III:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68. I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68 1. Phương hướng phát triển chung của ngành điện Phát huy sức mạnh toàn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh CNH - HĐH, xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN, thực hiện mục tiêu dân giàu nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh, đến năm 2010 phải vượt qua được tình trạng nước nghèo và kém phát triển, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại. Để thực hiện mục tiêu trọng đại này, điện phải đi trước một bước. Trong bất kỳ tình huống nào điện cũng phải bảo đảm cho yêu cầu CNH - HĐH đất nước và yêu cầu sinh hoạt của nhân dân. Trong 10 năm tới, có thể nói ngành điện là ngành đồng hành và phải đi trước một bước tạo điều kiện quan trọng để thực hiện thắng lợi nghị quyết Đại hội Đảng đề ra. Nghị quyết đại hội 9 nêu rõ: Phát triển năng lượng phải đi trước một bước, đáp ứng yêu cầu kinh tế xã hội, an ninh, an toàn năng lượng; Cân đối các nguồn điện cả thuỷ điện, điện bằng khí, bằng than; Xây dựng các cụm điện lớn bằng khí; Nhanh chóng chuẩn bị để sớm khởi công xây dựng thuỷ điện Sơn La và khẩn trương xây dựng phương án điện nguyên tử. Đồng bộ với quá trình này, hiện đại hoá lưới điện phân phối, đa dạng hoá phương thức đầu tư và kinh doanh, kể cả phương thức đầu tư kinh doanh điện và có chính sách thoả đáng đối với điện nông thôn, vùng sâu, vùng xa. Cần tăng sức cạnh tranh về giá điện trong khu vực vì điều này quyết định đến việc tăng sức cạnh trnh của nền kinh tế trong khu vực, tạo môi trường đầu tư thuận lợi, có hiệu quả. Muốn vậy cần phải giảm chi phí đầu vào, tạo sự cạnh tranh, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. 2. Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 Trong những năm tới, nền kinh tế tiếp tục có sự tăng trưởng cao, nhu cầu của ngành Điện có theo đó ngày càng lớn. Để đáp ứng nhu cầu điện cho phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, công ty định hướng phát triển trong năm 2004 như sau: 2.1. Mục tiêu - Ổn định và phát triển các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Ổn định và phát triển chất lượng, mẫu mã sản phẩm, nghiệp vụ tổ chức cho Nhà máy. - Quan tâm nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Ổn định và phát triển thị trường cũ, chuyển dịch và mở rộng thị trường kinh doanh sang các lĩnh vực khác, các địa bàn khác. - Hoàn thiện, tiêu chuẩn hoá các sản phẩm. 2.2. Phương hướng của công ty từ nay đến năm 2010 Để đạt được mục tiêu “Nói đến công ty là nói đến chất lượng và uy tín”, công ty đề ra mục tiêu chất lượng cụ thể như sau: - Mở rộng hệ thống khách hàng sang các lĩnh vực khác như các công trình công nghiệp, sân bay, cảng, dầu khí v.v.... - Thực hiện chính sách “Hướng tới khách hàng” để đảm bảo “khách hàng là thượng đế”. - Tiếp tục ổn định và lựa chọn thêm các nhà thầu phụ, mở rộng thêm ngành hàng kinh doanh. Duy trì ổn định và phát triển mối quan hệ bạn hàng. Tìm kiếm thêm các bạn hàng có khả năng chuyển giao công nghệ, chuyển giao licence để hợp tác sản xuất trong nước theo công nghệ, licence của nước ngoài. - Tăng cường bộ máy quản lý và tuyển chọn đầy đủ, phù hợp cho các khâu sản xuất, dịch vụ. - Mở rộng khâu thiết kế, dịch vụ sau bán hàng. - Mở rộng thêm phần xây lắp, đảm bảo thực hiện các dự án Turnkey. - Tìm đối tác hợp tác sản xuất các sản phẩm cao cấp, thay thế nhập khẩu. - Hoàn thiện bộ máy lãnh đạo của nhà máy, hạch toán độc lập. - Lập trung tâm đào tạo cho CBCNV có đủ phương tiện đào tạo. - Thiết lập mối quan hệ với các khách hàng nớc ngoài, đầu tư tăng cường cho xuất khẩu, tối thiểu 30% công suất sản xuất sang thị trường phát triển Âu, Mỹ, Úc. - Lập đại diện ở Châu Á, Âu, Mỹ, Úc. - Hoàn thiện dây chuyền sản xuất từ khâu cơ khí đến khâu sơn, mạ và thí nghiệm xuất xưởng. - Tự nghiên cứu sản xuất các thiết bị chính nhãn hiệu bản quyền công ty. - Đầu tư sản xuất sang các nước trong khu vực. - Tăng cường đội ngũ lãnh đạo và công nhân lành nghề. Quan tâm tuyển dụng cán bộ lãnh đạo bằng cao cấp, MBA... - Tăng cường công tác đào tạo tại chỗ và đào tạo nâng cao ở nước ngoài cho CBCNV. Cấp chi phí cho cán bộ học thêm chương trình cao học, MBA... - Xây dựng trung tâm thí nghiệm. - Xây dựng thêm nhà máy với đầy đủ các thiết bị hiện đại, phương tiện hiện đại, nhà máy sạch đẹp, khang trang. - Tăng cường công tác, nghiên cứu thị hiếu khách hàng, thay đổi mẫu mã đáp ứng và đi trước một bước thị hiếu khách hàng. Nghiên cứu công nghệ điện tử, tin học áp dụng vào sản xuất để sản xuất ra những sản phẩm mang tính thời đại, đảm bảo thị hiếu mới nhất của khách hàng. - Tăng cường giao lưu hướng tới khách hàng. II. BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68. Qua sự phân tích, đánh giá thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu và căn cứ vào những phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ đã được ban lãnh đạo công ty kết hợp với quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty tôi xin đề xuất một số giải pháp với mong muốn làm cho nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 ngày càng hoàn thiện hơn, đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh, hoạt động nhập khẩu của công ty. 1. Tăng cường nghiệp vụ nghiên cứu thị trường. 1.1. Tổ chức và thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Những năm qua, công ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lý. Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 có quy mô hoạt động không nhỏ nhưng hiện tại vẫn chưa có phòng nghiên cứu thị trường, vì vậy công ty sẽ không có điều kiện nghiên cứu sâu, không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, công ty tuy vẫn có phòng Kế hoạch nhưng thực chất phòng không hề thực hiện công tác nghiên cứu thị trường mà công tác này lại do phòng Kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phòng Kinh doanh thực chất chưa được đào tạo một cách có hệ thống về nghiệp vụ marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn nhiều hạn chế. Hơn nữa, nhiệm vụ của phòng kinh doanh lại rộng lớn, vừa phải nghiên cứu nhu cầu vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế, tiến hành thủ tục đấu thầu... Do đó, không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Đây chính là những mặt còn tồn tại của công ty trong nhiều năm qua. Để khắc phục tồn tại đó, công ty nên thành lập riêng bộ máy thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường để đáp ứng được tình hình mới, tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Bộ phận nghiên cứu thị trường không chỉ tiến hành nghiên cứu kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, uy tín, năng lực, kỹ thuật, kinh nghiệm của các nhà cung cấp truyền thống mà còn nghiên cứu các vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể các chế độ, chính sách, phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng, tìm ra được những điểm thuận lợi cho việc giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp sau này. Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều công ty có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 chưa xác định được cho mình thị ttường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty. Công ty cần chủ động thâm nhập thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất thông qua việc củng cố các mối quan hệ đặc biệt mà công ty đã thiết lập được trong quá khứ, tìm hiểu kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đó xác định nhu cầu thiết bị điện, tính toán khả năng tiêu thụ sản phẩm thiết bị điện nhằm loại bỏ tối đa rủi ro, nâng cao hiệu quả nhập khẩu. Qua các doanh nghiệp sản xuất, công ty tìm hiểu tình hình hoạt động của các đối thủ cạnh tranh điểm mạnh, điểm yếu của họ từ đó có thể đưa ra các phương thức quảng cáo cho mình và cung cấp lợi ích cho khách hàng. Nghiên cứu tình hình nhập khẩu thiết bị điện (số lượng, giá cả chủng loại) của các miền để xem xét khả năng cạnh tranh hay nhập khẩu theo hướng mới. Hoạt động nghiên cứu nhu cầu thiết bị trong nước và nguồn thiết bị nước ngoài phải đưa ra một kết luận chín chắn đảm bảo rằng công ty kinh doanh sẽ có hiệu quả. 1.2. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều hãng có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 vẫn chưa xác định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty. Như chúng ta đã biết, thị trường thiết bị điện thế giới là thị trường hiện đang có sự cạnh tranh khốc liệt nên nếu không nghiên cứu một cách cẩn thận, chính xác thì thông tin thu được về vật tư, thiết bị đôi khi không chính xác. Vì vậy, thông qua công tác nghiên cứu, thu thập thông tin công ty cần so sánh và lựa chọn cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm. Thị trường nhập khẩu trọng điểm là thị trường thích hợp với mục tiêu và tiềm năng của công ty. Nó có ưu điểm là: có thể nhập khẩu với khối lượng lớn, thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên trong thời gian quan hệ, làm ăn, công ty vẫn cần thường xuyên theo dõi, thu thập thông tin về đối tác này để có thể chủ động trong việc họ có sự thay đổi hay không phù hợp với công ty nữa. Công ty có thể lập đại diện ở một vài nước có các đối tác quan hệ lâu dài và có uy tín thực sự để duy trì và củng cố mối quan hệ một cách thuận lợi hơn. Các đại diện này luôn phải thông báo theo định kỳ (hoặc đột xuất) các thông tin về tình hình thị trường, mặt hàng mà công ty có thể nhập, những cơ hội làm ăn mà công ty có thể thực hiện được. Đối với những thị trường mà công ty không có đại diện thì phải chấp nhận các thông tin qua báo, tạp chí... nhưng cần có sự lựa chọn phù hợp. Mặt khác, để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ cho mạng lưới điện trong cả nước cũng như nhu cầu của nhân dân trong những năm tới và đạt được mục tiêu của ngành đề ra trong giai đoạn 2005-2020, ngoài việc lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm, công ty cũng cần phải theo dõi tình hình chung về thị trường điện thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới, mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó giảm bớt các chi phí trung gian không cần thiết. 2.Hoàn thiện nghiệp vụ giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng Kinh doanh thương mại quốc tế là một hoạt động phức tạp rủi ro cao, giá trị kinh doanh lớn. Khâu đàm phán ký kết hợp đồng là khâu đặc biệt quan trọng. Nó tác động đến các khâu sau của quá trình kinh doanh. Nếu có sơ suất trong khâu này thì sẽ gây thiệt hại rất lớn, nhưng qua khâu này nếu thực hiện tốt cũng có thể đưa lại lợi ích rất lớn cho công ty. Chính vì lẽ đó, công ty cần tổ chức đội ngũ những người tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng có kinh nghiệm, có trình độ về nghiệp vụ đàm phán, về kỹ thuật chuyên ngành và nắm vững các quy tắc trong đàm phán, các luật lệ có liên quan của luật pháp Việt Nam và luật pháp của đối tác. Người chịu trách nhiệm đàm phán phải có bản lĩnh, hiểu biết và có kinh nghiệm, có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác. Hiện nay đa số các đối tác của công ty đều là những bạn hàng cũ quen thuộc do đó công tác đàm phán không được chú ý đến nhiều. Để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình, khi tham gia đàm phán với một đối tác mới, lần đầu đặt mối quan hệ, công ty phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng, thu thập được những thông tin cần thiết về đối tác để trong khi đàm phán có thể chủ động hơn và cũng là để cho đối tác thấy được chúng ta đã từng có mối quan hệ rộng rãi trên thị trường thế giới. Sau các bước làm việc, tuỳ theo mức độ thoả thuận giữa hai bên, công ty có thể lập bản ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đồng ý. Tuy nhiên bản ghi nhớ này không mang tính chất ràng buộc về mặt pháp lý, nó chỉ giúp cho công ty có thể luôn luôn nắm bắt được vấn đề và chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác. Sau khi đã hoàn toàn thoả thuận xong, công ty có thể đi đến những thoả thuận chung cuối cùng đi đến ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng là việc chính thức hoá những thoả thuận cam kết trong giao dịch đàm phán. Đồng thời nó là một chứng thực về trách nhiệm và quyền của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và là cơ sở để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về sau này. Do tính chất quan trọng đó nên việc ký kết hợp đồng phải thận trọng. Để ký kết hợp đồng được thuận lợi và đảm bảo an toàn, bảo đảm quyền lợi cho mình, khi chuẩn bị đi đến ký kết cần phải xem xét kỹ lưỡng bản hợp đồng, kiểm tra xem điều khoản của hợp đồng có phù hợp với nội dung đã đàm phán hay không để khi hợp đồng đã được ký kết sẽ không gây khó khăn đối với cả hai bên cũng như đối với cơ quan trọng tài trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh và vi phạm hợp đồng. 3. Biện pháp nâng cao chất lượng thực hiện hợp đồng. Khi hợp đồng đã được ký kết quyền lợi và nghĩa vụ các bên đã được xác lập một cách hợp pháp. công ty phải hoàn thành tất cả yêu cầu, nghĩa vụ có ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác hoàn thành nghĩa vụ của mình. Việc thực hiện hợp đồng sẽ quyết định tới việc thành bại của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, đến hiệu quả kinh doanh, chi phí hoạt động kinh doanh. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này sẽ dẫn đến việc thực thi chậm, tồn đọng vốn, tranh chấp, khiếu nại hợp đồng thậm chí bãi bỏ việc thi hành hợp đồng. Thực hiện tốt hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nâng cao uy tín của công ty. Để hoàn thành việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty nên thực hiện tốt các công việc sau. 3.1. Mở L/C Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ để nhập khẩu hàng hoá công ty cần lưu ý một số vấn đề sau: Khi chọn L/C không huỷ ngang, công ty mở L/C này tại ngân hàng của Việt Nam. Việc lựa chọn một ngân hàng nước ngoài để mở L/C khiến ta phải ứng tiền trước và trả thủ tục phí mở L/C do đó mất đi một khoản ngoại tệ và bị đọng vốn ở nước ngoài. Mở L/C tại ngân hàng Việt Nam sẽ tạo điều kiện nâng coa uy tín của ngân hàng Việt Nam ở thị trường nước ngoài. Công ty vẫn có thể chấp nhận dùng L/C chuyển nhượng nhưng có biện pháp đề phòng rủi ro trong trường hợp người được hưởng thư tín dụng là một thương nhân trung gian không có hàng L/C sẽ được chuyển nhượng cho một hãng không tin cậy. Do đó hợp đồng sẽ không đảm bảo thi hành tốt, gây cho ta những rắc rối sau này. Khi bên bán giục mở L/C, công ty không nên mở quá sớm, vì công ty sẽ bị đọng vốn, nhưng việc mở L/C muộn sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của đối tác, ảnh hưởng đến việc nhập hàng của công ty. Vì vậy công ty nên mở L/C trong thời gian hợp lý, sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất. 3.2. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá Việc chuyên chở hàng hoá là yêu cầu tất yếu của việc mua bán hàng hoá và là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông hàng hoá từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu. Hiện nay Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 vẫn mua theo điều kiện CIF, CIP là chủ yếu. Khi mua theo điều kiện này công ty dễ bị cách ly với thị trường, không khai thác được các khả năng để chủ động giảm giá từ hoạt động thuê tàu. Do vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng mua, loại hàng cần mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho thích hợp. Trong một số trường hợp công ty có thể nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR. Khi đó công ty giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hoá. Về điều này, công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp vụ mua bảo hiểm. Từ đó, công ty tiến tới nâng cao nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, tăng cường nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB để công ty giành quyền mua bảo hiểm và thuê tàu. Công ty sẽ tận dụng được cơ hội kinh doanh, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên. Còn đối với Nhà nước vừa tăng nguồn ngoại tệ, vừa phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm. Công ty cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Công ty có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu về thị trường, về các hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng. Hoặc công ty có thể uỷ thác thuê tàu lưu cước cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như công ty đại lý tàu biển (VOSA), công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIETFRACHT). 3.3. Làm thủ tục hải quan Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà xuất - nhập khẩu trong các thương vụ làm ăn của mình. Điều này chỉ ra rằng, thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nhiều thủ tục nên gặp bất cứ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ thì dẫn đến hàng hoá bị lưu kho lưu bãi làm ảnh hưởng đến việc phải trả chi phí lưu kho, lưu bãi, hàng hoá chậm luân chuyển nhiều khi bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn công ty cần phải chú ý: - Đào tạo nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách chuyên môn háo những người làm công tác kê khai hải quan. - Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu, các giấy tờ phải ăn khớp với L/C. - Lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Các giấy tờ này công ty phải chuẩn bị từ trước. Lập bộ chứng từ phải đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Phải quy định rõ các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán mà bên xuất sẽ giao cho bên nhập khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Đồng thời phải ghi rõ các quyền lợi về khiếu nại và bồi thường của bên mua khi bên bán không giao đúng bộ chứng từ thanh toán cho bên mua. 3.4. Làm thủ tục thanh toán Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của công ty với bên bán. Công ty phải luôn chú ý thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, công ty cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, nếu chứng từ hợp lệ thì mới trả tiền cho ngân hàng. Khi thực hiện thanh toán cần kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong công ty. Do thanh toán liên quan đến việc sử dụng vốn nên công ty cố gắng thoả thuận để đạt được các hợp đồng cho phép trả chậm. Tuy nhiên, không nên vì điều này mà chấp nhận những đối tác cung cấp có sản phẩm chất lượng thấp hoặc không phù hợp. 3.5. Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá - Nhận thông báo hàng đến: khi công ty nhận được thông báo hàng đến cần sắp xếp các công việc cho công tác chuẩn bị nhận hàng. - Chuẩn bị nhận hàng: Sau khi nhận được thông báo hàng đến công ty cần tiến hành ngay bước chuẩn bị nhận hàng bao gồm các bước sau: + Cán bộ làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ xuất trình với hải quan để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ nhận hàng. + Ký kết hợp đồng với ga cảng để nhận hàng, cung cấp các thông tin cần thiết cho ga cảng nhận hàng như ngày hàng đến, tên hàng, số lượng, kỹ thuật bốc xếp. - Hàng đến cảng và tiến hành nhận hàng: Trong quá trình tiếp nhận hàng hoá công ty phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng với mục đích phát hiện các sai lệch đồng thời xử lý nếu có sai phạm. Khi nhận chứng từ nhận hàng từ nước ngoài cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phù hợp với những quy định trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận. Xếp dỡ hàng hoá là khâu rất dễ xảy ra hư hỏng, mất mát đòi hỏi phải có kinh nghiệm. Do vậy, công ty nên thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ bốc dỡ hàng tại cảng. Các đơn vị này có đầy đủ phương tiện, được chuyên môn hoá, năng suất cao. Do đó sẽ thoả mãn nhu cầu dỡ hàng của công ty một cách tốt nhất. Khi dỡ hàng, các bộ phận tiếp nhận phải giám sát chặt chẽ tránh mất mát, hư hỏng hàng hoá. Trong quá trình giao nhận, các số liệu phải được cập nhật kịp thời nhằm phát hiện các sai sót để có các biện pháp xử lý, cần đề nghị cơ quan giám định hàng hoá lấy mẫu phân tích kết quả chất lượng hàng hoá có phù hợp với hợp đồng không: + Nếu hàng đúng theo hợp đồng thì công ty chấp nhận nhận hàng. + Nếu hàng không đúng theo hợp đồng thì công ty cần xem xét: Lỗi vi phạm nghiêm trọng như hàng hoá bị hư hỏng không thể sử dụng được công ty nên báo ngay cho cơ quan giám định VINACONTROL và đồng thời thông báo cho người xuất khẩu. Nếu lỗi vi phạm không nghiêm trọng, ảnh hưởng không lớn tới khả năng tiêu thụ cũng như lợi nhuận thì công ty có thể chấp nhận nhận hàng. Với trường hợp cần phải giám định thì cơ quan giám định tiến hành kiểm nghiệm hàng hoá, xác định mức độ thiệt hại và lập biên bản giám định làm cơ sở cho việc khiếu nại sau này. Cuối cùng khi nhận hàng hoá xong cần ký biên bản giao nhận hàng. KẾT LUẬN Trên đây là những phân tích về thực trạng nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 và một số ý kiến nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu này. Nhập khẩu thiết bị điện trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay có vai trò quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hoá đất nước. Chính vì vậy, nhà nước cần có sự quan tâm hơn nữa đến việc tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty kinh doanh có hiệu quả và cũng là khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư vào việc nhập khẩu thiết bị điện. Có thể nói trong thời gian tới, nhu cầu về điện năng ở nước ta còn rất lớn, những thuận lợi, khó khăn đặt ra với công ty cũng không phải sẽ thay đổi trong thời gian ngắn. Do đó, công ty cần nhận thức được đòi hỏi cao của hoạt động nhập khẩu thiết bị điện, cần quan tâm hơn đến việc cải tiến trình độ mọi mặt của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong điều kiện kinh doanh mới. Bên cạnh đó, bước vào thế kỷ 21, Việt Nam đã là thành viên của ASEAN, APEC, AFTA và đang trong quá trình gia nhập vào WTO... tăng trưởng kinh tế đòi hỏi mức cao, tiếp đến là những thử thách khó khăn của giai đoạn mới, với khả năng của mình công ty sẽ cố gắng phát triển hơn hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty, em đã cố gắng tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty nói chung, sau đó tập trung nghiên cứu vào quy tình nhập khẩu thiết bị điện nhằm tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi khó khăn của công ty trong công tác nhập khẩu thiết bị điện, đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện. Với một thời gian ngắn, kiến thức còn hạn chế nên bài Luận văn này có thể chưa là những biện pháp tốt nhất cho công ty trong thời gian tới, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo và các bạn. Bài viết được hoàn thành với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Hoàng Đức Thân cũng như các cô chú, anh chị cán bộ công nhân viên kinh doanh phòng vật tư - xuất nhập khẩu Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tâm của thầy giáo Hoàng Đức Thân cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ xuất nhập khẩu của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã giúp em trau dồi kiến thức cơ bản, không ngừng nâng cao hiểu biết để hoàn thành đề tài này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ thuật ngoại thương ĐH Ngoại Thương Nghiệp vụ Kinh doanh xuất nhập khẩu INCOTERM 2000 Thời báo kinh tế Việt Nam Thời báo kinh tế Sài Gòn Giao dịch và đàm phán kinh doanh Trường ĐH Kinh tế Quốc dân MỤC LỤC ._.