Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

u những thành tựu của khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến trên thế giới, từ đó mới có thể thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Nhận thức được điều này, ngay từ đầu Đảng và Nhà nước đã đưa ra nhiều chủ trương, chính sách nhằm từng bước đưa nền kinh tế hội nhập cùng xu thế quốc tế. Một trong những biện pháp đó chính là thông qua xuất khẩu. Xuất khẩu là một trong những hoạt động có tác động trực tiếp kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Kể từ khi Việt Nam gia nhập khối ASEAN và là thành viên của WTO thì xuất khẩu càng trở nên đặc biệt quan trọng. Bởi từ xuất khẩu có thể cho phép khai thác tối đa lợi thế so sánh, đem lại nguồn thu ngoại tệ lớn, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, tiếp cận những tiến bộ của khoa học công nghệ của thế giới.. Tuy nhiên vì bước đầu tham gia vào thị trường thế giới nên các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khăn phức tạp do điều kiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu còn hạn chế. Với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam hiện nay đã có rất nhiều các doanh nghiệp xuất khẩu các hàng hoá tới hầu hết các thị trường quốc tế. Nhận thức được tầm quan trọng của hợp đồng xuất khẩu, sau khi đã tích luỹ được các kiến thức đã học ở trường và qua tìm hiểu quá trình xuất khẩu trong thời gian thực tập tại Tổng Công ty Thép Việt Nam em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Kết cấu chuyên đề Lời mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận về xuất khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam. Kết luận Chương i Cơ sở lý luận về xuất khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép. Sơ đồ 1 : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa : Chuẩn bị hàng XK Giục mở L/C (nếu có) Thuê tàu Giao hàng lên tàu Làm thủ tục hải quan Mua bảo hiểm Làm thủ tục thanh toán Xin giấy phép XK Giải quyết khiếu nại Xin giấy phép xuất khẩu Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp hữu hiệu và quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp. Do đó muốn thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp phải có giấy phép xuất khẩu hàng hoá. Tại điêu 28 khoản 3 luật thương mại 2005 viết “Căn cứ vào các điều kiện kinh tế – xã hội của từng thời kỳ và điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, Chính phủ quy định cụ thể danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và danh mục hàng hoá được xuất khẩu theo giấy phép của cơ quan nhà nước có thầm quyền và thủ tục cấp giấy phép”. Quy định này không áp dụng với các mặt hàng quản lý riêng: sách, gạo, chất nổ, ngọc trai, kim loại, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm, vũ khí và đồ cổ. Việc cấp giấy phép do Bộ Thương Mại và Tổng cục Hải quan tiến hành. Bộ hồ sơ xin phép xuất khẩu của doanh nghiệp, về cơ bản gồm: hợp đồng thương mại, phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất khẩu trả nợ nước ngoài),… Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan Hải quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được giao nhận ở cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi. Khi đối tượng thuộc phạm vi xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ chứng từ, bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm: - Đơn xin phép xuất khẩu - Phiếu hạn ngạch (nếu cần) - Bản sao hợp đồng - Các giấy tờ có liên quan khác (nếu có) Chuẩn bị hàng xuất khẩu Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu : Doanh nghiệp tiến hành thu gom hàng hóa từ nhiều Doanh nghiệp liên kết. . Kẻ ký mã hiệu hàng hoá xuất khẩu : Ký hiệu bằng chữ hay số, hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ. Giục mở L/C, kiểm tra L/C, sửa đổi L/C Thanh toán là nội dung quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc tế, chất lượng của công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Bởi đặc tính của kinh doanh ngoại thương là luôn tiềm ẩn rủi ro cho các bên nên tìm ra cách thanh toán sao cho mức độ rủi ro thấp nhất là yêu cầu tất yếu và phương thưc thanh toán tín dụng chứng từ phần nào đáp ứng điều đó. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng các phương thức thanh toán khác như phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền… tùy vào từng trường hợp. Nếu hợp đồng qui định việc thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ trong hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu cần nhắc nhở, đôn đốc bên nhập khẩu mở thư tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn. Chỉ khi người mua mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn nhận hàng và thanh toán tiền hàng doanh nghiệp tiến hành và đẩy nhanh các khâu tiếp theo trong hợp đồng. Khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, những nội dung của L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của thư tín dụng, ngày hết hạn hiệu lực của thư tín dụng, loại thư tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải, chứng từ thương mại… Thuê tàu, lưu cước và xếp dỡ hàng Trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công việc này có thể được thực hiện hoặc không thực hiện. Căn cứ để quyết định nghĩa vụ thực hiện các nghiệp vụ này của doanh nghiệp và mức độ thành công, đó là dựa vào các yếu tố như: điều kiện cơ sở giao hàng, đặc điểm hàng hoá và điều kiện vận chuyển: - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng thương mại quốc tế, nếu điều kiện là CFR, CIF, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP thì doanh nghiệp xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải. Nếu điều kiện giao hàng là EXW, CIP, CPT, CIP, FAS, FOB thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. - Căn cứ vào khối lượng và đặc điểm của hàng hóa để tối ưu hóa trọng tải của tàu và phù hợp với hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển đồng thời tính toán mức chi phí thích hợp nhất. - Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, đó là hàng hóa rời hay hàng hóa đóng trong container, là hàng hóa thông dụng hay hàng đặc biệt. Vận chuyển trên chuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục. Khi lựa chọn hình thức vận chuyển phụ thuộc vào các điều kiện khác như các quy định về tải trọng tối đa của phương tiện, mức độ bốc dỡ, thưởng phạt bỗc dỡ… Trên thực tế, có ba phương thức thuê tàu mà các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế có thể sử dụng tương ứng với ba trường hợp khác nhau: - Sử dụng phương thức thuê tàu chợ, tức là chủ hàng thông qua người môi giới thuê tàu hoặc trực tiếp tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở giành cho thuê tàu một phần chiếc tàu chợ để chuyên chở một lô hàng từ một cảng đến một cảng khác, và chấp nhận thanh toán tiền cươc phí cho người chuyên chở theo một biểu cước phí đã định sẵn. - Thuê tàu chuyến là chủ tàu cho người thuê tàu thuê toàn bộ chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng và được hưởng tiền cước thuê tàu do hai bên thỏa thuận. - Phương thức thuê tàu hạn định, theo đó chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu thuê cho người thuê và đảm bảo khả năng đi biển của con tàu trong suốt thời gian cho thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm về việc trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác chiếc tàu. Mua bảo hiểm Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước sau: - Xác định nhu cầu bảo hiểm: Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa, vào điều kiện giao hàng, vào loại phương tiện vận chuyển, doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hóa bao gồm xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. Có ba điều kiện bảo hiểm chính là: - Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro - Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng - Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất - Xác định loại hình bảo hiểm: Có hai loại hình bảo hiểm chính: - Hợp đồng bảo hiểm bao - Hợp đồng bảo hiểm chuyến -Lựa chọn công ty bảo hiểm: Thường các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch. - Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm Làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là các nội dung công việc mà người làm thủ tục hải quan và nhân viên hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đối với đối tượng làm thủ tục hải quan khi xuất - nhập khẩu, xuất - nhập cảnh hay quá cảnh. Theo nguyên tắc chung về thủ tục hải quan của các nước trên thế giới cũng như Việt Nam, người có hàng hóa xuất nhập cảnh tuân thủ các bước sau: - Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ do hải quan yêu cầu. * Trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sư Hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Hải quan; - Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp cần sắp xếp hàng hoá xuất khẩu, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định; sau đó tiến hành việc mở, đóng các kiện hàng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng hoá, phương tiện vận tải; - Chấp hành các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, hải quan sẽ có một trong các quyết định như sau: Cho phép hàng hóa qua biên giới, cho hàng qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửa chữa, khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu, không được phép xuất nhập khẩu và trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên. Giao nhận hàng xuất khẩu Một đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người bán và người mua thường ở cách xa về khoảng cách. Việc di chuyển hàng hóa do người vận tải đảm nhận nhưng để hàng đến tay người mua cần thực hiện một loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận tải như đưa hàng ra cảng, nhận hàng khi hàng đến cảng đích… Giao hàng có thể được thực hiện theo đường biển, đường không, đường thuỷ, đường sắt, đường ống, đường ô tô. Hiện nay, ở nước ta hàng xuất khẩu chủ yếu được giao bằng đường biển, đường không và đường sắt. Trong đó, giao hàng theo đường biển quan trọng hơn cả. Thanh toán tiền hàng; Thanh toán tiền hàng là dấu hiệu kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng. Hiệu quả hợp đồng cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu phụ thuộc không nhỏ vào chất lượng của việc thanh toán. Nó đảm bảo cho người xuất khẩu thu được tiền về và người nhập khẩu nhận được hàng hoá, phản ánh rõ nét lợi ích của các bên. Các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán: tỷ giá hối đoái, phương thức thanh toán và điều kiện bảo đảm hối đoái. Trong đó, phương thức thanh toán đóng vai trò then chốt, hai phương thức được áp dụng chủ yếu hiện nay là phương thức thanh toán thư tín dụng L/C và phương thức nhờ thu. Ngoài ra để đảm bảo thời gian trả tiền, không đọng vốn ở nước ngoài còn có phương thức thu bảo đảm thanh toán là phương thức mà trong đó, ngân hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp nhập khẩu phát hành một chứng thư bảo đảm thanh toán cho người hưởng lợi (doanh nghiệp xuất khẩu) trong trường hợp người được bảo lãnh (doanh nghiệp nhập khẩu) không trả tiền. Xử lý tranh chấp (nếu có). Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, các bên có quyền khiếu nại với đối tác của mình bất cứ điều khoản nào bị vi phạm: - Người mua thường khiếu nại người bán các trường hợp như giao hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách hay hàng giao không đúng phẩm chất, giao hàng chậm..., ngược lại người bán lại khiếu nại người mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như thanh toán chậm, không thanh toán hoặc không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng, đơn phương hủy bỏ hợp đồng... - Trường hợp khiếu nại khác có thể do người mua hoặc người bán khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm: Khiếu nại xảy ra khi người chuyên chở đưa tàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở. Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu số lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc xếp bảo quản hàng... đối với hãng bảo hiểm, có khiếu nại khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên. Cách thức giải quyết được thực hiện như sau: - Các bên cùng giải quyết, thỏa thuận với nhau. - Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng, hai bên có thể gửi đơn kiện tại Hội đồng trọng tài hoặc tại tòa án để giải quyết. Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Các nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. - Hệ thống chính sách- pháp luật: Với tư cách là chủ thể kinh doanh hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp buộc phải chấp nhận nhóm nhân tố này để có thể tham gia vào hoạt động xuất khẩu. Môi trường thương mại, sự ổn định chính trị, luật pháp và các thông lệ quốc tế… đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cập nhật thông tin bởi nó chứa đựng những cơ hội hay nguy cơ, rủi ro ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong thực hiện hợp đồng. Một số nhân tố điển hình ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của doanh nghiệp như thuế quan, hạn ngạch, giấy phép xuất khẩu…bỗng nhiên thay đổi sau khi hợp đồng được kí thì nhiều khí chúng không còn có thể thực hiện được nữa. - Các quan hệ kinh tế quốc tế: Thương mại quốc tế là hoạt động hướng ra thị trường nước ngoài với các hệ thống chính trị, văn hoá, phong tục, tập quán,…khác nhau. Do vậy, khi thực hiện một hợp đồng nào đó chúng ta cũng cần phải xem xét đến các yếu tố này. Mặt khác, sau khi kí hợp đồng đang trong khoảng thời gian thực hiện lại lẩy sinh mâu thuẫn trong quan hệ kinh tế giữa nước có đơn vị xuất khẩu và nước có đơn vị nhập khẩu. Thì ngay lập tức có thể hợp đồng đó bị huỷ bỏ do chính sách cấm vận của một hoặc cả hai nước đó đưa ra. - Tình hình chính trị trong và ngoài nước: Tác động đến hoạt động xuất khẩu hàng hoá trong việc thực hiện hợp đồng như chiến tranh, nội chiến,… Song đặc biệt quan trọng là năng lực cung trong nước (VD: lượng cung bỗng nhiên không đủ để đáp ứng về số lượng, chất lượng…như trong hợp đồng) và cầu về mặt hàng xuất khẩu ở thị trường nước ngoài ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp ngoại thương. - Dịch vụ ngân hàng tài chính – bảo hiểm: Sự vận động của hệ thống ngân hàng- bảo hiểm và hải quan mới thực sự có ảnh hưởng rất lớn đến thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp do mối quan hệ chặt chẽ của các yếu tố này với các khâu thực hiện cụ thể trong quy trình này. - Cơ sở hạ tầng như hệ thống giao thông vận tải, hệ thống cầu cảng, thông tin liên lạc ảnh hưởng đến quá trình vận tải hàng hoá nên tác động đến hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Doanh nghiệp. Nếu hệ thống này tốt doanh nghiệp giảm được nhiều loại chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của các cán bộ xuất nhập khẩu. Sức ép của môi trường cạnh tranh trong nước và quốc tế luôn đem lại thách thức cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam còn khá non trẻ khi ra thị trường quốc tế. Chính sự cạnh tranh tác động đến khả năng thực hiện hợp đồng xuất nhập, đến uy tín của doanh nghiệp. Các nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Bên cạnh các nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì các nhân tố trực tiếp mới duy trì và bảo đảm sự tồn tại và phát triển cảu bất cứ doanh nghiệp nào. - Nguồn vốn: Với tất cả các Doanh nghiệp thì nguồn vốn luôn là yếu tố khởi nguồn quan trọng. Nguồn vốn dành cho hoạt động hướng về xuất khẩu lớn hơn rất nhiều so với sản xuất trong nước do đầu tư xây dựng nhà xưởng, kho tàng; mua sắm trang thiết bị máy móc tiên tiến; thu mua nguồn nguyên vật liệu chất lượng tốt. Hơn nữa, một lượng vốn không nhỏ dành cho hoạt động tái mở rộng sản xuất, nghiên cứu và phát triển, giúp tạo ra sản phẩm xuất khẩu chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế. Có thể thấy việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả sẽ đảm bảo cho xuất khẩu được chuyển biến liên tục, ổn định và mạnh mẽ. - Trình độ năng lực và kinh nghiệm của cán bộ ngoại thương: Yếu tố này là mối quan tâm hiện nay của các Doanh nghiệp khi muốn đẩy mạnh hơn nữa hoạt động xuất khẩu. Vì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng rất phức tạp đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn vững vàng, nhanh nhẹn để có thể đối phó với các tình huống phát sinh. Do đó, một trong những thế mạnh của doanh nghiệp trong việc thúc đẩy hoạt động xuất khẩu là biết quan tâm nhiều hơn đến yếu tố con người. - Cơ sở vật chất kỹ thuật: bao gồm nhà xưởng, máy móc thiết bị công nghệ,…ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng hàng hoá xuất khẩu của Doanh nghiệp. Với dây chuyền sản xuất tiên tiến phù hợp giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng xuất khẩu. - Ngoài ra hoạt động xuất khẩu của Doanh nghiệp còn chịu sự tác động của các nhân tố khác như yếu tố quản lý, tổ chức hành chính của Doanh nghiệp … Các chứng từ thường sử dụng trong thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Hóa đơn thương mại Là chứng từ căn bản trong các chứng từ hàng, do người xuất khẩu trình cho người nhập sau khi đã gởi hàng để phục vụ cho công tác thanh toán tiền hàng ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thường gồm các chi tiết như ngày tháng lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán và người mua, tên hàng hoặc tên dịch vụ mua bán, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều mục đích khác nhau như đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm, xin cấp ngoại tệ, tính thuế. vv… Bảng kê chi tiết Là chứng từ kê khai chi tiết hàng hóa trong kiện hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa. Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung cho hóa đơn thương mại khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi và có phẩm cấp khác nhau. Phiếu đóng gói Bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng như hòm, hộp, container… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì. Giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hóa mà người bán giao cho người mua. Có thể do công ty giám định cấp, hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được Công ty giám định hay hải quan xác nhận. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán là những hàng hóa cần biết số lượng hơn trọng lượng như cái, chiếc... Giấy chứng nhận trọng lượng hay Giấy chứng nhận cân hàng, xác nhận trọng lượng hàng thực giao, do hải quan hoặc công ty giám định hàng cấp, tùy theo quy định của hợp đồng. Thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng. Tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng, cần chú ý đến địa điểm kiểm tra và tính chất pháp lý cuối cùng của giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận phẩm chất Chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người sản xuất, do cơ quan kiểm nghiệm ( hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp. Giấy chứng nhận xuất xứ Là chứng từ do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng hóa. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan, tùy theo chính sách của Nhà nước để vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế, giúp hải quan thực hiện chính sách khu vực, chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành việc giám sát và quản lý. Mặt khác cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Trong trừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hóa – nhất là những nông thổ sản - bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Nội dung của chứng từ này bao gồm: Tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩm quyền. Tùy theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và quan thuế, người ta đề ra các mẫu (Form) thích hợp như: Form A, Form B, Form C, Form O, Form X, Form T, Form D và Form (không tên). Chứng từ vận tải Chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Các chứng từ vận tải thông dụng hiện nay bao gồm: - Khi hàng chuyên chở bằng đường biển: Vận đơn đường biển, biên lai thuyền phó, biên lai của cảng, giấy gửi hàng đường biển… - Khi hàng chuyên chở bằng đường sắt: Vận đơn đường sắt - Khi hàng chuyên chở bằng máy bay: Vận đơn đường không Chứng từ bảo hiểm Là chứng từ nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm do tổ chức bảo hiểm cấp và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người Mua bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Chương ii: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam. Khái quát về Tổng Công ty Thép Việt Nam. Lịch sử hình thành và phát triển Để thực hiện thành công Công Nghiệp Hoá - Hiện Đại Hoá đất nước, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm chú trọng phát triển Công nghiệp Thép bởi Công nghiệp thép đã và đang đóng một vai trò quan trọng đối với sự phát triển nền kinh tế quốc dân. Điều đó thể hiện rõ trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội đã được Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, IX của Đảng thông qua. Thực hiện chủ trương đó Chính phủ cũng áp dụng chương trình thành lập và phát triển một số tập đoàn kinh tế trong một số ngành quan trọng. Tổng công ty Thép được thành lập theo Quyết định 128/CNNg-TC ngày 30/05/1990 của Bộ Công nghiệp bằng việc sát nhập hai nhà máy lớn nhất của Việt Nam: công ty Gang thép Thái Nguyên ở phía Bắc và công ty thép Miền Nam ở phía Nam. Ngày 04/07/1994, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định 344/TTg hợp nhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty Kim khí thành Tổng công ty Thép Việt Nam. Ngày 29/04/1995, Chính phủ ra Quyết định 255/TTg thành lập Tổng công ty Thép Việt Nam trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại (theo mô hình Tổng công ty 91) Tổng công ty Thép và các đơn vị liên quan thuộc Bộ công nghiệp nặng. Tờn, trụ sở của Tổng cụng ty: Tên gọi đầy đủ: Tổng công ty Thép Việt Nam Tên giao dịch: VIETNAM STEEL CORPORATION Tên viết tắt: VSC Trụ sở chính : Số 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 8.561767 Fax: 8.561815 Website : www.vsc.com.vn Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ Chức năng Mục đích kinh doanh của Tổng công ty là thông qua hoạt động bán buôn, bán lẻ trong cả nước cũng như hoạt động xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu tư để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu, hàng hoá phục vụ nhu cầu sản xuất tiêu dùng của các đơn vị thành viên Tổng công ty Thép và các doanh nghiệp khác có nhu cầu. Với mục đích như vậy chức năng kinh doanh của Tổng công ty là: - Kinh doanh kim khí, vật tư phế liệu kim loại và vật tư tổng hợp - Kinh doanh xuất khẩu lao động, sản phẩm gang, sản phẩm thép - Kinh doanh nhập khẩu phôi thép, tấm lá kim loại, phế liệu Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: Phôi thép, Thép phế, Than mỡ, Than cốc, Một số nguyên liệu luyện kim khác… Nhiệm vụ Thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng được giao, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật của Cơ quan văn phòng được Tổng công ty Thép phê duyệt. Nghiên cứu tình hình thị trường và giá cả quốc tế, nắm vững yêu cầu, khả năng của thị trường nước ngoài, trong nước và các thành viên VSC đối với những mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh xuất nhập khẩu. Trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết, và thực hiện hợp đồng mua bán, kinh doanh cung ứng nguyên nhiên vật liệu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước theo đúng chiến lược kinh doanh của Tổng công ty và đúng các chế độ của Nhà nước. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty được xây dựng theo mô hình tổ chức của một doanh nghiệp Nhà nước và mô hình chiến lược SBU (công ty chi nhánh với công ty mẹ). Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ quan. Ban Giám đốc và ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị bầu lên. Trong ban Giám đốc có Tổng giám đốc và các Phó giám đốc thực hiện những nhiệm vụ do Hội đồng quản trị đề ra. Hỗ trợ cho Ban giám đốc là bộ máy giúp việc bao gồm 9 phòng ban: Văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòng tài chính-kế toán, phòng đầu tư&phát triển, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kỹ thuật, trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài, phòng hợp tác quốc tế và công nghệ thông tin, phòng thanh tra pháp chế. Mỗi một bộ phận là một mắt xích quan trọng, cùng phối hợp với nhau hoàn thành tốt mọi công việc. Mô hình cơ cấu tổ chức của Cơ quan văn phòng VSC như sau: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Tt hợp tác lao động với nước ngoài Phòng thanh tra pháp chế Phòng hợp tác quốc tế &cntt Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng đầu tư phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Văn phòng Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Cơ quan văn phòng VSC (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động) Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại Tổng cụng ty, cú quyền nhõn danh Tổng cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến việc xỏc định và thực hiện mục tiờu, nhiệm vụ và quyền lợi của Tổng cụng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trỏch nhiệm của chủ sở hữu phõn cấp cho cỏc cơ quan, tổ chức khỏc là đại diện chủ sở hữu thực hiện. Hội đồng quản trị chịu trỏch nhiệm trước Thủ tướng và trước phỏp luật về mọi hoạt động của Tổng cụng ty. Cỏc thành viờn Hội đồng quản trị phải cựng chịu trỏch nhiệm trước người quyết định thành lập Tổng cụng ty và trước phỏp luật về cỏc quyết định của Hội đồng quản trị, kết quả và hiệu quả hoạt động của Tổng cụng ty (trừ cỏc trường hợp cú ý kiến bảo lưu). Hội đồng quản trị cú 5 đến 7 thành viờn, gồm Chủ tịch và cỏc thành viờn khỏc. Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viờn Hội đồng quản trị được bầu là trưởng ban Kiểm soỏt phải là thành viờn chuyờn trỏch. Chủ tịch và thành viờn Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chớnh phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật. Nhiệm kỳ của thành viờn hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ tịch, thành viờn Hội đồng quản trị cú thể được bổ nhiệm lại. Nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, chế độ làm việc…của Hội đồng quản trị và tiờu chuẩn cỏc thành viờn Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cụng ty mẹ - Tổng Cụng ty. Ban Kiểm soỏt Ban Kiểm soỏt do Hội đồng quản trị thành lập để giỳp Hội đồng quản trị kiểm tra, giỏm sỏt tớnh hợp phỏp, chớnh xỏc và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chộp sổ kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh và việc chấp hành Điều lệ Tổng cụng ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Ban Kiểm soỏt cú tối đa 5 thành viờn do Hội đồng quản trị cử, gồm: một thành viờn Hội đồng quản trị là Trưởng Ban Kiểm soỏt; một đại diện tổ chức cụng đoàn đủ tiờu chuẩn và điều kiện quy định ; cỏc thành viờn khỏc do Hội đồng quản trị quyết định. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giỏm đốc khụng được kiờm Trưởng Ban Kiểm soỏt. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Ban Kiểm soỏt, tiờu chuẩn cỏc thành viờn Ban Kiểm soỏt do Hội đồng quản trị quyết định. Tổng giỏm đốc Tổng giỏm đốc là người đại diện theo phỏp luật của Tổng cụng ty, điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng cụng ty theo mục tiờu, kế hoạch và cỏc nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, phự hợp với Điều lệ Tổng cụng ty; chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước phỏp luật về việc thực hiện cỏc quyền, nhiệm vụ được giao. Tổng giỏm đốc là Uỷ viờn Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chớnh phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giỏm đốc khụng phải là Uỷ viờn Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng sau khi được Thủ tướng Chớnh phủ chấp thuận bằng văn bản; Nhiệm kỳ của Tổng giỏm đốc là 05 năm. Hội đồng quản trị quyết định việc bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng với Tổng giỏm đốc. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ giữa Tổng Giỏm đốc với Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoật động của Cụng ty mẹ - Tổng Cụng ty. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc và Kế toỏn trưởng; Tổng cụng ty cú cỏc Phú Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng. Phú Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Tổng giỏm đốc. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc giỳp Tổng giỏm đốc điều hành Tổng cụng ty theo phõn cụng và uỷ quyền của Tổng giỏm đốc; chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụ được phõn cụng và uỷ quyền. Việc uỷ quyền cú liờn quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liờn quan tới việc sử dụng con dấu của Tổng cụng ty đều phải thực hiện bằng văn bản. Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ giỳp Tổng giỏm đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn của Tổng cụng ty; giỳp Tổng giỏm đốc giỏm sỏt tài chớnh tại Tổng cụng ty theo phỏp luật về tài chớnh, kế toỏn; chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụ được phõn cụng hoặc uỷ quyền. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc, Kế toỏn trưởng được bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng với thời hạn tối đa là 5 năm và cú thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng. Bộ mỏy giỳp việc._.