Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng

i: Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Có thể nói, đây là hệ thống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Và giải quyết những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý biết lập ra có phù hợp với chu trình này không. Vai trò của KSNB nói chung và KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng, tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế. Đó chính là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG”. 2. Mục tiêu của đề tài: Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. - Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng làm nghiên cứu. 4. Phương pháp nghiên cứu đề tài: Dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và các nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác - Lênin, Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp chi tiết, phương pháp so sánh đối chiếu và các phương pháp khoa học khác. 5. Kết quả nghiên cứu của đề tài: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. Đề tài có được các kết quả sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. - Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. - Thứ ba, đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. 6. Cấu trúc đề tài: Ngoài phần lời cảm ơn, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khỏa, nội dung chính của khóa luận được chia thành 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Phần 2: Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. Phần 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. Kiểm toán nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng, mặc dù đã xuất hiện ở nước ta hơn mười năm qua song vẫn coàn đang là vấn đề mới mẻ đối với thực tế hoạt động ở các doanh nghiệp xét trên bình diện rộng. Đối với bản thân em, khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán còn ít nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo Th.S Nguyễn Trung Lập cùng tập thể các cô chú, anh chị phòng kế toán Công ty vì sự tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này ! Đà Nẵng, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mỹ Phương. PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động.Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB). 1.1/ Những vấn đề cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp: 1.1.1/ Khái niệm và chức năng của Hệ thống KSNB: 1.1.1.1/ Khái niệm Hệ thống KSNB: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp. * Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. + Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định. ° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. ° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. ° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. * Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. ° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự. ° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. ° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần: ٭ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. ٭ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. ٭ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. ° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý. KSNB được chia thành: * Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai mục tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy. * Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý. Theo quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy kiểm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ: một hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân viên. Nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lý chặt chẽ hơn, do đó sẽ hạn chế rủi ro. 1.1.1.2/ Chức năng của Hệ thống KSNB: gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát. Trong đó chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau: - Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả. - Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giảm sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối phó hợp lý. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.2/ Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp: Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẽ. Thuật ngữ KSNB chính thức được đưa ra vào 3/10/1996 với nghị định 59/CP ban hành quy chế quản lý tài chính hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống độc lập. Thực tiễn cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các công ty cổ phần, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính là tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùng được đặt vào nhiệm vụ của một người. Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện. Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế. Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. 1.1.3/ Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, và các thủ tục kiểm soát. 1.1.3.1/ Môi trường kiểm soát: Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là: - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quyết tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát. - Phân định quyền hạn và trách nhiệm Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình. - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp. - Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức. - Kế hoạch và dự toán Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và luân chuyển tiền tệ trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý. - Thành lập Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau: + Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. + Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát tiến trình lập BCTC. + Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với họ. + Hòa giải những mâu thuẩn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc. - Các yếu tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý. 1.1.3.2/ Hệ thống kế toán: Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của Việt Nam, hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh. Là một bộ phận quan trọng trong KSNB, hệ thống kế toán hữu hiệu ở một đơn vị phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: + Tính có thật: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. + Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. + Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. + Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. + Tính đúng kỳ: Bảo đảm các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. + Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm các giai đoạn sau: - Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra, nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. - Sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp, lên báo cáo. Trong KSNB, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC nên là cở sở cho việc kiểm tra, truy cập chứng từ. - Báo cáo Tài Chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên BCTC. Các thông tin trên BCTC phản ảnh trung thực tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế toán là một mắc xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống KSNB. 1.1.3.3/ Các thủ tục kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm: Nguyên tắc này thực chất là sự phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Với mục đích không để cho cá nhân hoặc bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt trong một nghiệp vụ. Qua đó công việc của nhân viên này sẽ được tự động kiểm tra công việc của nhân viên khác, làm giảm các rủi ro xảy ra các sai phạm, tạo điều kiện để nâng cao tính chuyên môn trong quá trình làm việc của nhân viên. Với yêu cầu là phù hợp năng lực, trình độ và kinh nghiệm của người được phân công. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: +Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán. +Trách nhiệm báo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. +Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách. +Chức năng kế toán và chức năng tài chính. +Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Nguyên tắc này giúp ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: + Ủy quyền: là việc cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Có 2 mức ủy quyền: * Ủy quyền chung: là việc các nhà quản lý cấp trên đưa ra các chính sách và cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Ví dụ: Bảng giá cố định, hạn mức bán chịu... * Ủy quyền cụ thể: là việc các nhà quản lý yêu cầu việc xét duyệt cụ thể đối với từng nghiệp vụ trong từng trường hợp cụ thể. Ví dụ: Các nghiệp vụ vượt trên hạn mức cho phép, những nghiệp vụ có số tiền lớn... + Phê chuẩn: Là biểu hiện cụ thể của việc giải quyết và quyết định một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. - Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ: Các chứng từ nếu được lập nghiêp túc, đầy đủ, phản ảnh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi gian lận, sử dụng tài sản không hiệu quả hoặc vượt thẩm quyền. - Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ẩn chỉ đã được đánh số trước khi sử dụng. Chẳng hạn như tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ… và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải có sự kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào. 1.1.4/ Đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB: Một hệ thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau: - Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống KSNB không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó mang lại. - Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất kỳ. - Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. - Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng những người chịu trách nhiệm KSNB lạm dụng đặc quyền của mình. - Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. 1.2/ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp: Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có 4 bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. 1.2.1/ Khái niệm, rủi ro chủ yếu, mục tiêu kiểm soát và thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền: 1.2.1.1/ Khái niệm chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. Chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp sản xuất thường có các bước công việc như sau: - Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. - Triển khai sản xuất đơn đặt hàng. - Xuất kho vận chuyển và bốc xếp hàng hóa. - Lập hóa đơn bán hàng. - Ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu. - Thu tiền. 1.2.1.2/ Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền: Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: ٭ Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp. ٭ Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán . ٭ Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng. ٭ Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng. ٭ Xuất hàng khi chưa cho phép. ٭ Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng. ٭ Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng. ٭ Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán. ٭ Ghi sai khách hàng thanh toán. ٭ Không nộp tiền thu được cho đơn vị. 1.2.1.3/ Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng: - Mục tiêu tổng quát: ٭ Đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật. Tránh tình trạng “khách hàng ma”. ٭ Đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng cung vượt cầu hoặc ngược lại. ٭ Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoản nợ của người mua. - Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng. Tương ứng với các mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó. Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ 1. Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý). - Căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn. - Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ. 2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn (sự cho phép). - Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào ba trọng điểm chính: + Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng. + Gửi hàng. + Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu. 3. Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ). - Các chứng từ vận chuyển đều được đánh số và ghi chép đầy đủ bởi một nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền. - Các hóa đơn (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) đều được đánh số trước và được ghi chép. 4. Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá). - Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán. - Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ và phê duyệt. 5. Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại). - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng đắn. - Sử dụng sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng của công ty. - Kiểm tra đối chiếu nội bộ (đối chiếu ngay trên chứng từ). 6. Doanh thu được ghi sổ đúng kỳ (tính đúng kỳ). - Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ kế toán. - Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian. 7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được ghi chép và cộng dồn đúng đắn (tính chính xác cơ học) - Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu. - Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại việc tính toán. 1.2.2/ Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng: 1.2.2.1/ Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: Điều này phụ thuộc rất lớn vào chính sách bán hàng tín dụng của công ty và sự hiểu biết của chúng ta về khách hàng đó. Khi chuyển lên cấp trên một bản đơn đặt hàng để xét duyệt có nên chấp nhận đơn đặt hàng này không, cấp trên sẽ đưa ra quyết định dựa vào thông tin do kế toán công nợ cung cấp, dựa vào chính sách bán hàng của công ty, xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng không cũng như tình hình của công ty hiện nay có cho phép bán chịu hay không... Từ đó sẽ ra quyết định có chấp nhận bán chịu hay không. Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy và tập trung vào ba điểm chủ yếu sau: - Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra. - Hàng bán chỉ được gửi đi sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu chữ ký của bên mua) - Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. 1.2.2.2/ Phân chia trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm là công việc quan trọng trong kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa gian lận và sai sót. Trong thực tế, chu trình bán hàng có nhiều nhân viên tham gia như: nhân viên nhận đơn đặt hàng, người xét duyệt, nhân viên bán hàng, nhân viên kho hàng, kế toán phải thu khách hàng. Do vậy mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về nghiệp vụ này. Tuy nhiên, để có một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản thu và nghiệp vụ bán hàng thì đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Khi mức độ phân nhiệm càng cao, càng hiệu quả thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hổ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận đồng thời các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả. Chu trình bán hàng có thể được phân chia như sau: - Xét duyệt bán chịu. - Lậ._.p lệnh bán hàng (phiếu xuất kho). - Xuất kho. - Gửi hàng đi. - Lập và kiểm tra hóa đơn. - Theo dõi thanh toán. - Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá. - Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được. Ví dụ: Chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cần phân cách để ngăn chặn những tiêu cực phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán. 1.2.2.3/ Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng: Trong thực tế có một số công ty muốn tăng uy tín của mình thì thường có xu hướng khai tăng doanh thu. Bên cạnh đó cũng có một vài công ty cố ý dấu diếm doanh thu, thu nhập hay cố ý tạo “lỗ tình thế”. Do đó các công ty cần phải có một biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo chắc chắn rằng các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy đủ, chính xác. Việc ghi sổ những khoản bán hàng vô thực thường xảy ra ít nếu các khoản doanh thu hay thu nhập tương ứng được xem là căn cứ để tính thuế. Tuy nhiên khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế xuất nói riêng giữa các kỳ kinh doanh thì trường hợp này vẫn có thể xảy ra. Vì vậy, phải đảm bảo rằng doanh thu ghi sổ là của hàng gửi thực tế và thực hiện cho khách hàng có thật và phải được ghi đúng kỳ. Quá trình ghi sổ doanh thu phải dựa trên những chứng từ có thực như hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn của khách hàng. Việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phải được thực hiện theo nguyên tắc cập nhật, càng gần ngày phát sinh càng tốt để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ và phải được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác. Ngoài ra cần phải kiểm soát quá trình lập hóa đơn và quá trình vào sổ hóa đơn để giúp hạn chế được khả năng sai sót trong quá trình lập và vào sổ các chứng từ, hạn chế gian lận cố tình lập hóa đơn khống hay không vào sổ một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ các khoản thanh toán của khách hàng. Trường hợp khi khách hàng không hài lòng với hàng hóa, người bán thường chấp nhận sự trả lại hàng hóa hoặc cho hưởng chiết khấu trong giá đã tính. Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ chính xác, nhanh chóng vào những loại sổ phụ riêng biệt để dễ dàng theo dõi. 1.2.2.4/ Kiểm soát nội bộ đối với việc bán hàng chịu: - Quản lý các khoản phải thu: Trong giai đoạn này có những vấn đề chủ yếu cần quan tâm sau: + Kiểm soát độc lập tài khoản ghi khoản phải thu: việc ghi chép các khoản phải thu được ghi bằng tay hay được nhập bằng máy tính. Các bản ghi chép phải được lưu giữ độc lập với nhau và bí mật đặt biệt với những người bên ngoài và những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và tiền nhằm đảm bảo các khoản phải thu không bị ghi trội bằng cách ghi số dư nợ không có thực hay không xóa những khoản nợ khó đòi. + Vào sổ và kiểm soát ngay: Các chi phí mới phát sinh, các khoản nợ phát sinh trong quá trình thu tiền phải được ghi sổ hàng ngày làm cơ sở cho việc ghi nhận các thông tin mới nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của công ty. + Cuối kỳ cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và các khoản còn phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng. - Xử lý các khoản phải thu: + Thu tiền: Khi thu được tiền từ khách hàng thì nợ sẽ được xóa. Kiểm tra kiểm soát phải được thực hiện cho cả việc thanh toán các khoản phải thu và các trách nhiệm về tiền. Đồng thời cũng phải đảm bảo các khoản khấu trừ phải được tính toán đầy đủ. + Sự điều chỉnh và khấu trừ: Khi khách hàng được giảm trừ một khoản tiền hoặc một khoản tín dụng do mua hàng với số lượng lớn hay do hàng kém chất lượng thì phải dựa vào sự giảm trừ theo quy định, việc kiểm tra kiểm soát phải đảo bảo làm đúng theo quy định đó như dựa trên đánh giá của người có chức năng trong giới hạn quyền hạn của mình. + Xóa sổ các khoản nợ khó đòi: Nếu một vài khách hàng không thể trả được nợ do nhiều nguyên nhân khác nhau, mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đòi nợ thì không còn biện pháp nào hơn là xóa nợ. Để bù lại các khoản mất mát đó, công ty phải thiết lập tài khoản dự trữ và việc xóa nợ phải được phép của những người có trách nhiệm trong công ty. Mặc dù, các khoản nợ đã được xóa nhưng vẫn kiểm soát, theo dõi xem có thể thu được nợ hay không. 1.2.3/ Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền: Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất. Vì vậy càng dễ gặp rủi ro thì càng phải bảo vệ và kiểm soát. 1.2.3.1/Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền: Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ 1. Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là đã thực tế nhận được (tính có thật) - Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết, các tài khoản phải thu. - Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng. - Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng. 2. Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền ( tính đầy đủ). - Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ. - Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. - Trực tiếp xác nhận Sec thu tiền. 3. Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn). - Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn. - Duyệt các khoản chiết khấu. - Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. 4. Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh giá). - Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền. - Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng. 5. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại). - Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. - Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt. 6. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian (tính kịp thời). - Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào sổ. - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ 7. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng (tính chính xác cơ học). - Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. - Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. - Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ. 1.2.3.2/ Quản lý và cất trữ tiền mặt: Tiền là đối tượng dễ gặp phải rủi ro như cháy, trộm cắp hay bị thất thoát khác... nên tiền nhận được phải được chuyển toàn bộ đến nơi cất trữ, tập trung càng sớm càng tốt. Để tránh những rủi ro trên thì cần có những phương tiện để bảo vệ tiền như: - Tùy vào số lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể bị gặp phải mà công ty sử dụng loại hình bảo vệ cần thiết như sử dụng tủ, két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm... - Tiền phải được mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp. - Giữ tiền ở mức tối thiểu vì càng giữ nhiều tiền ở một nơi thì càng dễ gặp rủi ro, mất mát đồng thời giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là làm mất mát một khoản thu tiềm năng do đồng tiền nhàn rỗi. Do đó, giữ tiền ở mức tối thiểu là quan trọng cho lợi ích của công ty. * Tóm lại, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu sẽ giúp cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp mình đồng thời đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. PHẦN 2: THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG 2.1/ Giới thiệu chung về công ty : - Tên công ty: Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng. - Địa chỉ: đường số 1 - Khu công nghiệp Hòa Khánh - thành phố Đà Nẵng. - Lĩnh vực hoạt động: sản xuất, kinh doanh các loại khí công nghiệp và hóa chất. 2.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 2.1.1.1/ Quá trình hình thành: Trên sự hợp nhất của hai đơn vị Sovazo và Trung Việt, công ty được thành lập với tên là: “Nhà máy Dưỡng khí Đà Nẵng” được Nhà nước tiếp quản theo quyết định số 198/QĐUB ngày 26/04/1976. Với tổng diện tích mặt bằng 35.135 m2, đóng tại khu công nghiệp Hòa Khánh, Quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng (hiện nay). Được thành lập từ năm 1973, nhà máy đã có hai năm hoạt động như một doanh nghiệp tư nhân rất có hiệu quả. Sau khi được quốc hữu hóa, nhà máy được Nhà nước cấp vốn 491.073,26 đồng trong đó vốn cố định: 277.497 đồng, vốn lưu động: 213.576,26 đồng. Hiện nay, nhà máy dưỡng khí là đơn vị hạch toán độc lập, trực thuộc Sở Công Nghiệp Đà Nẵng. Sản phẩm của nhà máy bao gồm các loại sản phẩm hóa chất như: khí oxy, khí cacbonic, khí acetylen, ... Với nền kinh tế đa dạng hóa, công nghệ phát triển, nước ta có những chuyển biến rõ rệt về mặt kinh tế lẫn chính trị. Trước tình hình đó, năm 1998 theo chủ trương của Nhà nước “Nhà máy Dưỡng khí Đà Nẵng” đã chuyển đổi với tên mới “Công ty cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng”. 2.1.1.2/ Sự phát triển của công ty: Từ khi thành lập đến nay, trải qua một chặng đường hơn 20 năm, công ty đã gặp không ít những thăng trầm từ những thiết bị cũ, trình độ chuyên môn chưa cao... đến nay vẫn có thể đứng vững và cạnh tranh trên thị trường là kết quả của sự nổ lực, phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty. Trước năm 1990, công ty hoạt động theo cơ chế hóa tập trung, thực hiện những chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước từ khâu cung ứng đầu vào, sản xuất cho đến khâu tiêu thụ. Năng suất trong giai đoạn này không cao do cách hoạt động không phát huy được tính chủ động, sáng tạo của cán bộ công nhân viên, bỏ qua khả năng, trách nhiệm trong sản xuất. Do đó, hoạt động sản xuất thấp, đời sống cán bộ công nhân viên công ty gặp nhiều khó khăn. Năm 1990, công ty phải đương đầu với một thế lực lớn là sự cạnh tranh trong cơ chế thị trường nên thị phận tiêu thụ của công ty bị thu hẹp đáng kể. Trước tình hình đó, Ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong công ty đã nổ lực tìm kiếm đầu mối, chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm nhờ đó mà đã vượt qua khó khăn này. Từ đó đến nay, công ty đã không ngừng đổi mới, từng bước hoàn thiện cơ chế hoạt động, hoàn thiện bộ máy quản lý, quá trình hoạt động cải tiến sản phẩm của mình. Giá trị sản lượng của công ty qua từng năm đã tăng lên đáng kể, năm1994 chỉ khoảng 600.000 đồng / người thì hiện nay tăng lên 1.500.000 đồng / người. Thị phần tiêu thụ rộng lớn, không chỉ trong tỉnh mà còn ở các tỉnh khác nữa như: Bình Định, Gia Lai, Đông Hà, Quảng Ngãi ... Công ty đã trở thành một trong những đơn vị công nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất và đứng vững trên thị trường. 2.1.2/ Chức năng, nhiệm vụ của công ty: 2.1.2.1/ Chức năng: - Khai thác, sản xuất, kinh doanh các loại khí công nghiệp và hóa chất như khí oxy, khí nitơ lỏng, khí cacbonic, khí acetylen, ... để phục vụ cho lĩnh vực y tế, các công trình xây dựng. 2.1.2.2/ Nhiệm vụ: - Công ty phải đảm bảo cung cấp khí công nghiệp và hóa chất đạt tiêu chuẩn cho các bệnh viện, các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị xây dựng công trình... trong địa bàn thành phố Đà Nẵng và các vùng kế cận. - Xây dựng cơ cấu khách hàng và giá bán hợp lý cho từng đối tượng sử dụng. 2.1.3/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: 2.1.3.1/ Đặc điểm sản xuất của công ty: Công ty cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng là đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập thuộc ngành hóa chất cơ bản, chuyên sản xuất các loại sản phẩm khí công nghiệp và hóa chất chủ yếu như: oxy y tế, oxy khí, nitơ khí, acetylen, cacbon dioxit... không những cung cấp cho ngành y tế mà còn cho ngành công nghiệp và đang được tiêu thụ rộng khắp ở trong và ngoài địa bàn thành phố Đà Nẵng như Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định. Việc sản xuất theo đơn đặt hàng đòi hỏi phải đúng hạn, kịp thời do đó công việc điều hành sản xuất phải nhạy bén, tận dụng thời gian cũng như nguyên vật liệu sản xuất để bố trí sản xuất kịp thời, hoàn thành sản xuất sản phẩm đúng thời gian. 2.1.3.2/ Tổ chức sản xuất tại Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng: Công ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp và Hóa Chất Đà Nẵng có quy trình công nghệ sản xuất tương đối phức tạp theo kiểu vừa sản xuất liên tục vừa sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng với chu kỳ sản xuất tương đối ngắn nên Công ty tổ chức quy trình sản xuất theo mô hình sản xuất theo 2 bộ phận: bộ phận trực tiếp sản xuất chính và bộ phận phục vụ sản xuất, mỗi bộ phận chia làm nhiều phân xưởng, tổ với các chức năng khác nhau được thể hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT Bộ phận sản xuất chính Bộ phận phục vụ sản xuất Công ty PXOxy PX Acetylen PXCO2 Tổ cơ điện * Chú thích : : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. - Bộ phận sản xuất chính: là bộ phận trực tiếp tham gia tạo ra sản phẩm, gồm có 3 phân xưởng: + Phân xưởng Oxy: đảm nhiệm công việc sản xuất oxy theo đúng tiến độ. + Phân xưởng Acetylen: đảm nhiệm công việc sản xuất acetylen theo đúng tiến độ. + Phân xưởng CO2 : đảm nhiệm công việc sản xuất CO2 theo đúng tiến độ. - Bộ phận phục vụ sản xuất: là bộ phận gián tiếp tham gia tạo ra sản phẩm, gồm có 1 tổ cơ điện: đảm nhiệm công việc sửa chữa, cung cấp điện cho các phân xưởng để sản xuất sản phẩm. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT ACETYLEN Lọc cao áp Sinh khí Làm mát Khử sunfua Lọc sơ Hút ẩm Hút ẩm Hút ẩm Khử tạp khí Nén khí Nén khí Lọc cao áp Lọc cao áp Chứa sản phẩm SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT OXY VÀ NITƠ Không khí Máy nén Làm lạnh sơ bộ Tách dầu nước Tách tinh Làm lạnh âm độ (-194 0C) Làm lạnh nitơ (-196 0C ) Làm lạnh oxy (-183 0C) Máy nén Máy nén Chứa sản phẩm Chứa sản phẩm 2.1.4/ Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty: 2.1.4.1/ Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo dạng trực tuyến chức năng. Dạng tổ chức này có ưu điểm kết hợp được tính thống nhất chỉ huy với chuyên môn hóa. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Phó giám đốc kỹ thuật Phòng tổ chức -hành chính Phòng tài vụ thống kê Phòng kỹ thuật - KCS Phòng kinh doanh - vật tư - tiêu thụ PXOxy PX Acetylen PXCO2 Tổ cơ điện Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm soát Phòng tài chính - kế toán Phó giám đốc kinh doanh * Chú thích : : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. 2.1.4.2/ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: - Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, liên quan đến hoạt động và sự phát triển của công ty. - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. - Ban kiểm soát: có chức năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong các cổ đông thường xuyên của công ty trên cơ sở bảo vệ lợi ích của các cổ đông và tuân thủ pháp luật hiện hành. Ban kiểm soát được Đại hội đồng cổ đông bầu ra. - Chủ tịch hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị bầu ra Chủ tịch hội đồng quản trị trong số thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm giám đốc công ty, trừ trường hợp công ty quy định khác, là người đại diện công ty trước pháp luật. - Giám đốc: là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. - Phó giám đốc kinh doanh: là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và thay mặt cho Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt. Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về công việc được giao. - Phó giám đốc kỹ thuật: là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động trong công tác quản lý như an toàn lao động, cải tiến trang thiết bị máy móc cho phù hợp, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất... Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động kỹ thuật của công ty. - Phòng tổ chức - hành chính: bố trí lực lượng lao động phù hợp với kế hoạch sản xuất từng kỳ, tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ, chính sách của cán bộ công nhân viên theo đúng quy định của Nhà nước. - Phòng tài vụ - thống kê: có nhiệm vụ tập hợp, ghi chép và lưu trữ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh và tài chính, cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất. Ngoài ra, Phòng tài vụ - thống kê còn có nhiệm vụ kiểm tra việc giữ gìn và bảo vệ tài sản, phát hiện những hành vi vi phạm chế độ chính sách Nhà nước. - Phòng kỹ thuật - KCS: có nhiệm vụ kiểm tra an toàn lao động thực tế so với tiêu chuẩn đề ra, xây dựng mức kinh tế kỹ thuật và kiểm tra thực hiện định mức, có biện pháp xử lý kịp thời nhằm giảm hao phí, kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty, kiểm tra chất lượng vật liệu mua vào. Có trách nhiệm chung về hoạt động của máy móc, thiết bị trong công ty. - Phòng kinh doanh - vật tư - tiêu thụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về thu mua nguyên, vật liệu, kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị và kế hoạch sản xuất, tiêu thụ. Phòng kế hoạch cần phải kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch cụ thể như tìm kiếm thị trường đầu vào và đầu ra, tổ chức mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và hiệu quả, nâng cao uy tín của công ty đối với người mua. - Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của công ty. Tổng hợp các số liệu và lên báo cáo tài chính đúng kỳ và đúng chế độ. Theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của công ty thường xuyên để thuận tiện cho việc ra các quyết định điều hành, quản lý công ty của Ban giám đốc. - Các phân xưởng, tổ sản xuất: có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo đúng kế hoạch đề ra, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc, thiết bị, sử dụng nguyên liệu nhiên liệu trong định mức, đề xuất sáng kiến phục vụ sản xuất. Ngoài ra, các tổ trưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ và kịp thời tình hình của tổ lên cấp trên. 2.1.4.3/ Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Bộ máy kế toán phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. - Phải đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình đó là phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho công tác điều hành công ty. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền và công nợ Kế toán vật tư - Tài sản cố định Kế toán thành phẩm - tiêu thụ Kế toán TGNH Kế toán tiền mặt, tiền lương Thủ quỹ * Chú thích : : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. 2.1.4.4/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, củng cố, hoàn thiện và thay đổi hạch toán kế toán theo đúng quy định tài chính của Nhà nước. Có nhiệm vụ theo dõi, lên bảng tổng hợp số liệu cuối kỳ, đối chiếu, kiểm tra tính chính xác của số liệu kế toán. Mọi thành viên trong phòng tài vụ thống kê phải tuân thủ những hướng dẫn của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật và Nhà nước về những thông tin kế toán và công tác kế toán tại công ty. - Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: có nhiệm vụ theo dõi hạch toán các phát sinh tăng, giảm của vốn bằng tiền, tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả lên các bảng tổng hợp và chi tiết. - Kế toán vật tư - Tài sản cố định: có nhiệm vụ tập hợp, ghi chép những chứng từ liên quan đến vật liệu và tài sản cố định tại công ty đồng thời lập báo cáo tình hình biến động các loại vật liệu, tài sản cố định. Kế toán vật tư - tài sản cố định còn có nhiệm vụ tham gia công tác kiểm kê định kỳ và bất thường các tài sản thuộc phạm vi theo dõi. - Kế toán thành phẩm - tiêu thụ: có nhiệm vụ tổng hợp hạch toán các chi phí phát sinh theo từng khoản mục và theo từng loại sản phẩm sản xuất, tính ra giá thành sản phẩm, lên bảng tổng hợp tiêu thụ hàng ngày của công ty. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng, các khoản vay nợ, các khoản thanh toán với khách hàng qua ngân hàng. - Kế toán tiền mặt, tiền lương: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và các khoản thanh toán cho cán bộ công nhân viên. Lập bảng thanh toán và phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên. - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, tiến hành các nghiệp vụ thu chi dựa trên chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ, cuối mỗi ngày kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế và ghi trên sổ quỹ, sau cùng lập báo cáo quỹ. 2.1.4.5/ Hình thức kế toán công ty áp dụng: Hình thức kế toán tại công ty là hình thức chứng từ ghi sổ có cải biên bảo đảm vừa theo dõi tổng hợp lại vừa thể hiện chi tiết các loại nghiệp vụ phát sinh. Công tác kế toán tại Công ty chủ yếu làm công việc tổng hợp quản lý và hạch toán theo mô hình tập trung tại Công ty. SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Bảng kê tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ * Chú thích : : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu, kiểm tra. : Ghi cuối tháng : Ghi cuối quý. Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản và phản ánh vào các sổ chi tiết liên quan. Riêng các nghiệp vụ thu chi tiền mặt được thủ quỹ theo dõi, thường xuyên đối chiếu với kế toán. Đồng thời kế toán sau khi kiểm tra, phân loại các chứng từ gốc thì phản ánh vào bảng kê ghi Nợ (ghi Có) các TK. Cuối tháng, từ bảng kê ghi Nợ (Có) các TK kế toán lên chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ mới lập ra vẫn chưa có số, ngày được chuyển lên kế toán trưởng để kiểm tra ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán trưởng sẽ đăng ký các chứng từ ghi sổ (CTGS) vào sổ đăng ký CTGS. Lúc này CTGS mới có số, ngày. Từ CTGS kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ cái đến cuối tháng sẽ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó kế toán trưởng sẽ tiến hành cộng số phát sinh, số lũy kế để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản và đối chiếu với sổ đăng ký CTGS. Cuối mỗi quý, kế toán trưởng sẽ tổng hợp lập báo cáo kế toán. 2.1.4.6/ Hệ thống KSNB ở Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng: a/ Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và ngoài Công ty có tác động đến hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB ở Công ty * Các nhân tố bên trong: Là các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung của Công ty chủ yếu là bộ máy tổ chức, hệ thống nhân viên tham gia thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát và việc lập các dự toán, kế hoạch, phương án SXKD. - Mô hình tổ chức quản lý tại Công ty: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, có sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên Ban Giám Đốc, các phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động SXKD và báo cáo thông tin phản hồi từ cấp dưới. Theo kiểu mô hình này, Giám đốc được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, tuy nhiên quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng đề xuất được Giám đốc thông qua biến thành mệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến nhưng không có quyền ra lệnh cho các phân xưởng, tổ, các bộ phận sản xuất. Các phòng chức năng chỉ được phân quyền ở một mức độ nhất định liên quan trực tiếp đến lĩnh vực chuyên môn của mình. Kiểu cơ cấu này tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành nhiều chỉ thị khác nhau của người phụ trách. Thu hút các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, từ đó giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xác định rõ ràng. Điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm. - Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ tại Công ty: Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của mình. Mục tiêu của Công ty là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối rất khắc khe, từng bước đưa việc quản lý và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển. Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay tập thể đã có những đóng góp tích cực giúp Công ty ngày một phát triển, chẳng hạn như: hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật... Tuy nhiên, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các tập thể, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tư, an toàn bảo hộ lao động… Các CBCNV trong Công ty đã được bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động. Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ. Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty. Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty là tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc. - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo: Giám đốc Công ty là người có quyền hành cao nhất trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Giám đốc Công ty vừa là Bí thư Đảng ủy, là một Đảng viên nên tư cách và phẩm chất đạo đức của Ông rất tốt, Ông luôn tâm huyết với nghề nghiệp, luôn nhẹ nhàng đối với mọi người, Ông là một người rất điềm đạm, dễ gần, luôn biết lắng nghe ý kiến của mọi người. Trong Ông dường như không tồn tại sự độc đoán, Ông rất biết tận dụng nhân tài, năng động và sáng tạo trong điều hành. Điều này, tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và công tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. - Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án sản xuất kinh doanh: Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo về các mặt hoạt động SXKD của Công ty : kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm, kế hoạch tài chính kinh doanh, kế hoạch lao động - tiền lương - đào tạo, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch quốc phòng,… trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Công ty căn cứ vào kế hoạch của Ban giám đốc Công ty duyệt cho Công ty để giao kế hoạch cho từng phòng ban thực hiện. * Các nhân tố bên ngoài: Công tác kiểm tra, KSNB của Công ty còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như: sự kiểm tra của thanh tra Bộ tài chính, kiểm tra của Cục thuế, thanh tra lao động, thanh tra của Bộ công nghiệp, an toàn lao động, vệ sinh môi trường… Nhờ các sự kiểm tra trên mà những sai phạm tồn taị trong Công ty được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và để hạn chế tối đa các sai phạm đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động, tại Văn phòng Công ty đã đưa vào thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9000-2000 vào tháng 04/2004. Với chương trình này CBCNV Cơ quan Công ty luôn có ý thức rằng : việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ sẽ có trách nhiệm và thận trọng hơn trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán. b/ Các quy định, quy chế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền chủ yếu ở Công ty: Công tác KSNB về bán hàng và thu tiền trong các Doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng nói riêng luôn là một vấn đề đáng quan tâm bởi vì nó là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Công ty. Chính vì vậy, Ban giám đốc Công ty, toàn thể cán bộ công nhân viên luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Để tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền cũng như các thủ tục kiểm soát được thiết lập tại Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng em đã sử dụng hệ thống bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có - Không” để thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát cũng như các thủ tục kiểm soát. Kết quả khảo sát cho thấy Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng với cơ cấu tổ chức hợp lý đã thiết lập được hệ thống kiểm soát hữu hiệu, bảo đảm được nguyên tắc “phân công phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền được thiết kế đầy đủ, hợp lý đúng với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo cung cấp thông tin tài chính kế toán chính xác, kịp thời nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty. Đối với nghiệp vụ bán hàng: Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1. Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không? X 2. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được lập dựa trên các khách hàng truyền thống không ? ._.ả của sự nổ lực không ngừng của ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhân viên của công ty còn hạn chế và thiếu sức trẻ nên sự năng động trong công việc không cao. 3.1.2/ Nhận xét hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền: Nhìn chung, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện tốt thể hiện ở những mặt sau: - Trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán, cung cấp thông tin liên quan đến chu trình như theo dõi doanh thu, tình hình công nợ... - Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một cách dễ dàng và đạt hiệu quả cao. - Mỗi nhân viên bán hàng đều tuân thủ các bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền. - Mỗi nhân viên trong quá trình thực hiện công việc bán hàng và thu tiền đều cân nhắc đến hiệu quả hoạt động và lợi ích chung của Công ty. - Mọi hoạt động xảy ra từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc đều được kiểm soát bởi những nhà quản lý, góp phần ngăn chặn sai sót, gian lận ngay từ đầu. - Mỗi nhân viên khi thực hiện công việc bán hàng đều tính đến lợi nhuận tối đa, chi phí tối thiểu sao cho chi phí bán hàng không quá phung phí và bất hợp lý mà kết quả thu được vẫn như mong muốn. - Trong công tác thanh toán, do những qui định nghiêm ngặt về sự hợp lý của chứng từ thanh toán. Cho nên khi tiến hành thanh toán, nhân viên phải kiểm tra, xem xét thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót. - Ngoài ra, công ty cũng đã đầu tư trang thiết bị hiện đại để thực hiện chức năng kiểm soát như hệ thống camera tại các phân xưởng sản xuất, giúp theo dõi quá trình làm việc sản xuất đơn hàng của công nhân phân xưởng và sự điều hành của quản đốc phân xưởng. Từ đó, góp phần đảm bảo việc sản xuất đơn hàng đúng chất lượng, đúng thời hạn, đồng thời hạn chế các gian lận biển thủ tài sản của Công ty. Tuy nhiên, qua phần thực trạng của Công ty ta có thể thấy được những mặt yếu của chu trình bán hàng và thu tiền như sau: - Hiện nay, công ty chưa có một chính sách bán hàng tín dụng hay chính sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể nhằm thu hút khách hàng đến với công ty. Do đó, khách hàng của công ty chỉ hạn chế trong các khách hàng truyền thống, hoạt động sản xuất kinh doanh chưa có những bước đột phá mới. - Công tác nghiên cứu thị trường và hoạt động Marketing chưa được chú trọng và thực hiện tại công ty. Thị trường không được mở rộng mà có nguy cơ bị thu hẹp, do đó ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và thu nhập của người lao động. Công ty chỉ thụ động chờ đơn đặt hàng mà không thực hiện các cuộc khảo sát, thâm nhập thị trường. Đây là một khó khăn cho công ty vì không có đủ nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện công việc này. - Công ty chưa có nhân viên chuyên đảm trách công việc tìm hiểu về tình hình của khách hàng. Việc tìm hiểu khách hàng trước khi cho nợ chỉ dừng lại ở việc theo dõi những thông tin về tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp rồi quyết định chứ chưa tích cực tìm hiểu qua sách báo, tạp chí, internet và đưa ra những phân tích, đánh giá một cách bài bản. Hơn nữa, nhân viên thực hiện công việc này vừa phải làm những công việc khác nên hiệu quả của việc tìm hiểu khách hàng không cao, từ đó đưa ra các quyết định sai lầm. Đó là nguyên nhân tại sao các khoản nợ khó đòi hằng năm của công ty vẫn còn khá nhiều. - Hiện nay, công tác hạch toán kế toán tại công ty vẫn được thực hiện một cách thủ công chứ chưa áp dụng phần mềm kế toán. Vì vậy, công việc của kế toán viên tương đối nhiều và cần phải có sự chính xác về từng con số. Do đó, việc sai sót trong quá trình tính toán, ghi sổ là không thể tránh khỏi. - Khi tiến hành xuất kho thành phẩm để bán thì không có sự kiểm tra chất lượng cũng như số lượng xuất có đúng yêu cầu không của một bộ phận độc lập để đảm bảo uy tín của Công ty. Vì vậy, khi xuất kho thủ kho xuất quá số lượng thành phẩm bán là điều rất dễ xảy ra. - Khối lượng hàng bán trong ngày rất lớn, nên việc thanh toán với khách hàng diễn ra liên tục, lượng tiền vào ra trong ngày cũng rất phức tạp. Nhưng Công ty vẫn chưa có hình thức kiểm kê quỹ vào cuối ngày. Đây cũng là một rủi ro tiềm ẩn lớn, có thể gây thất thoát tài chính của Công ty. 3.2/ Ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền: Kiểm tra, kiểm soát đã tồn tại từ lâu. Nhưng trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển thì kiểm tra, kiểm soát lại càng phát huy tác dụng không những ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót mà nâng cao hiệu quả hoạt động. Các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp cổ phần đang dần hoàn thiện và nâng cao hệ thống KSNB và cách thực hiện kiểm soát để nâng cao năng lực cạnh tranh, để có thể đứng vững trên thị trường. Tuy nhiên, nếu xét trên phương diện những nguyên lý chung trong công tác kế toán và KSNB thì những điểm chưa hợp lý trong hệ thống vẫn gây ra những rủi ro kiểm soát. Chỉ một thời gian ngắn nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và căn cứ vào những chỗ chưa hợp lý trong công tác tổ chức hệ thống, em xin đề xuất những ý kiến cá nhân với hy vọng giúp Công ty phần nào trong công tác hoàn thiện hệ thống KSNB ngày một tốt hơn. 3.2.1/ Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ chung trong công ty: - Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu kinh doanh đa dạng và quy mô kinh doanh phân tán rộng, hoạt động kiểm tra, kiểm soát đối với các đơn vị thành viên đã không được tiến hành một cách thường xuyên. - Chưa có một bộ phận nào đảm nhiệm việc rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này và tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực, ngăn chặn và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. - Tại Công ty cũng chưa có một bộ phận nào giúp Giám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán. Kiểm tra tính chính xác của các báo cáo tài chính trước khi đặt bút ký duyệt. Xuất phát từ những yêu cầu như vậy, chúng ta có thể thấy rằng xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ tại Công ty Cổ Phần Khí Công nghiệp và Hóa chất Đà Nẵng là vấn đề cần thiết và đòi hỏi tất yếu trong xu thế hội nhập kinh tế như hiện nay. Bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty nên được tổ chức trực thuộc Ban kiểm soát có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc có được những thông tin hữu ích, chính xác nhất phục vụ việc đưa ra các quyết định tác nghiệp cụ thể đồng thời chỉ đạo, xét duyệt chu trình, kế hoạch kiểm toán đầu năm, giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thực hiện cụ thể. Cán bộ cấp quản lý trung gian Cán bộ cấp quản lý tác nghiệp Kiểm toán nội bộ Giám đốc Công ty Ban kiểm soát Có thể khái quát bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý của Công ty như sau: Tại phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty nên phân thành các chức danh sau: 1. Kiểm toán trưởng: Là người có quyền hành cao nhất trong phòng và báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc Công ty. Chính vì vậy, người này phải hoàn toàn tự chủ, độc lập trong việc thực thi các nhiệm vụ kiểm toán, chịu sự duyệt y về kế hoạch hoạt động của Giám đốc Công ty. 2. Phó phòng kiểm toán (Quản lý kiểm toán): là người làm việc trực tiếp dưới sự hướng dẫn và giám sát của kiểm toán trưởng, phụ trách phòng khi kiểm toán trưởng vắng mặt, chịu trách nhiệm thông báo cho kiểm toán trưởng những vấn đề chủ yếu hay tiến độ của các cuộc kiểm toán. 3. Giám sát viên kiểm toán: Người này làm việc dưới quyền và chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho người quản lý kiểm toán và kiểm toán trưởng về kết quả của các cuộc kiểm toán đã thực hiện, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành độc lập các nhiệm vụ công tác được giao và nhận sự giúp đỡ nhiệt tình của cấp trên về các vấn đề lớn, quan trọng trong cuộc kiểm toán. 4. Kiểm toán viên thâm niên: Người này chịu sự giám sát về kỹ thuật, hành chính của giám sát viên kiểm toán, thực hiện các nghiệp vụ được giao, làm việc độc lập trong việc triển khai tiến trình kiểm toán đã được giám sát viên thông qua để đảm bảo tính nhất quán trong các cuộc kiểm toán và theo sở trường chuyên môn nghề nghiệp. 5. Trợ lý kiểm toán: làm việc dưới sự chỉ đạo quản lý của các kiểm toán viên thâm niên, nhận những công việc có chỉ thị đặc biệt về mục đích và về cách tiến hành công việc. Trợ lý kiểm toán viên cũng được các giám sát viên theo dõi chặt chẽ trong quá trình làm việc. Về chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng người trong bộ máy: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có các quyền hành và nhiệm vụ sau: Chủ động điều hành việc xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ công ty, đơn vị theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình đã được giám đốc phê duyệt. Bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo huấn luyện các kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. Đề xuất với giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. Đề nghị tập trung kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên ở các bộ phận liên quan trong công ty để thực hiện các cuộc kiểm toán quy mô lớn khi cần thiết. Kiến nghị thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quy định trái với những chủ trương chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo cho các cấp có thẩm quyền và đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. Các kiểm toán viên còn lại có chức năng và quyền hạn chung sau đây: Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, người quản lý kiểm toán về chất lượng, tính trung thực hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính kế toán đã được kiểm toán bởi chính mình. KTVNB phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán độc lập tương đối với các nhân viên thuộc các bộ phận khác. Trong quá trình thực hiện công việc, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước. Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật về số liệu, tài liệu được kiểm toán. Qua công tác kiểm toán, kiểm toán viên đưa ra nhận xét, ý kiến đề xuất hay các giải pháp để Giám đốc Công ty có phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý điều hành Công ty. Đồng thời ngăn ngừa các sai sót, gian lận hay các hành vi làm trái với các chính sách, chế độ của Nhà nước, các thể lệ quy định của Công ty. Ký xác nhận vào các phần của báo cáo kiểm toán do mình thực hiện. Không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức chuyên môn và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. Kiến nghị với Giám đốc để xử lý các hành vi cản trở kiểm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nếu KTVNB cảm thấy áp lực của kế toán trưởng và Giám đốc quá lớn, không đảm bảo tính trung thực của báo cáo kiểm toán nội bộ thì có quyền đề nghị với cấp trên tiến hành can thiệp để công tác kiểm toán được thực hiện một cách khác quan và chính xác hơn. Các tiêu chuẩn tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cho Công ty: Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty có thể thực hiện theo hai cách: - Tuyển nhân viên kiểm toán từ bên ngoài làm việc hay chọn lọc các nhân viên đủ điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. - Việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cho phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty có thể thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyển các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác, từ dưới các đơn vị thành viên lên. Do đặc thù về quy mô và cơ cấu kinh doanh rộng lớn, việc tuyển chọn này sẽ có ưu điểm: hạn chế bớt chi phí bỏ ra, nhân viên đã quen thuộc, hiểu biết, nắm vững các hoạt động, các nghiệp vụ của Công ty. Nguyên tắc để tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ phải hội tụ đủ các điều kiện về đạo đức và chuyên môn theo tiêu chuẩn sau: Có phẩm chất trung thực, khách quan. Cương nghị, độc lập, thận trọng trong công việc. Có kiến thức chuyên môn và kỷ năng cần thiết cho công việc. Có khả năng giao tiếp tốt. Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị. Có mối quan tâm đến nghề nghiệp. Có tinh thần không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ. Ngoài việc tuyển chọn nhân viên kiểm toán ở bên trong Công ty, phòng kiểm toán nội bộ có thể tuyển chọn nhân sự của mình qua công tác tuyển dụng từ bên ngoài. Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải qua một hội đồng phỏng vấn kiểm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán - Kế toán - Tài chính doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ tuy độc lập với tất cả các bộ phận khác nhưng phải trực thuộc sự điều hành của Ban giám đốc. Bởi lẽ: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập với các hoạt động được kiểm toán, không tham gia vào bất cứ các hoạt động nào khác của đơn vị, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và bày tỏ ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc của mình cho Ban giám đốc đơn vị chứ không phải cho một đối tượng nào khác, nhất là người ngoài doanh nghiệp. Hơn nữa, để công tác kiểm soát nội bộ ngày càng hữu hiệu hơn thì Ban Giám đốc nên tiến hành công tác soát xét lại hoạt động của hệ thống. Bởi trong thực tế, những quy định có khả năng mất dần hiệu lực. Do đó, nhà quản lý nên có hoạt động soát xét lại quá trình thực hiện của nhân viên để đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống có tuân thủ những quy định thiết kế chưa và có những yêu cầu điều chỉnh kịp thời. Ví dụ: thỉnh thoảng nhà quản lý kiểm tra lại các chứng từ lưu trữ và quan sát cách thực hiện công việc của nhân viên để đánh giá xem nhân viên đó có làm đúng theo quy định không? Như tuần tự thực hiện việc bán hàng, lập hóa đơn và lưu trữ. Hiện nay, Công ty đã trang bị hệ thống camera ở các phân xưởng để kiểm soát hoạt động sản xuất của công nhân. Từ đó, giúp cho việc sản xuất đơn đặt hàng đạt hiệu quả cao và đúng thời hạn. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty nên trang bị thêm hệ thống camera ở các phòng ban như phòng kế toán, phòng kinh doanh... và cả ở kho thành phẩm. Biện pháp này có tác dụng rất tốt trong việc kiểm tra sự tuân thủ các quy trình, thủ tục do ban lãnh đạo đề ra của các nhân viên, hạn chế được những gian lận xảy ra. Khi tuyển dụng nhân viên, phòng nhân sự phải cập nhật mới thông tin liên quan tới nhân viên tuyển dụng như lý lịch, mức lương, các khoản bảo hiểm... Ban quản lý cần phải có các tiêu chí, chính sách tuyển dụng rõ ràng bằng văn bản. Điều này có thể tránh được tình trạng có thể tuyển dụng những nhân viên kém năng lực và sẽ dẫn đến chi phí đào tạo lớn, những khoản chi phí không đáng có hoặc những khoản tiền bị phạt do vi phạm pháp luật. Việc tuyển dụng nhân sự cần phải quan tâm đến hai tiêu chí đó là năng lực và phẩm chất. Ngoài ra, trong vấn đề kiểm soát thông tin trên mạng máy tính là cần quan tâm. Ở Công ty, những người quản lý có thể sử dụng hầu hết các tệp tin chính hay chi tiết. Như vậy, sẽ gây ra những tổn thất tài chính do các dữ liệu nhập vào máy sai, cố ý hay các số liệu chưa được duyệt. Cho nên, Công ty nên giới hạn việc sử dụng thông tin của những người quản lý mà chuyển cho các nhân viên có trách nhiệm cụ thể với từng công việc. 3.2.2/ Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền: Công tác kiểm soát cho chu trình này được thực hiện tốt. Tuy nhiên, theo em vẫn có những sai sót trong hệ thống cần thay đổi để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng phát huy hiệu quả hoạt động của mình. Sau đây là những kiến nghị về: 3.2.2.1/ Việc quy định khai báo số hiệu tài khoản cho các chi phí bán hàng: Theo em, khi bộ phận bán hàng trong Công ty có yêu cầu tạm ứng và thực hiện khai báo khi thanh toán thì cần phải xem xét đến việc phân loại tài khoản. Mặc dù, trong Công ty đã phổ biến sơ đồ tài khoản nhưng các bộ phận vẫn chưa hiểu rõ về cách phân loại tài khoản. Do đó, khi khai báo vẫn có sai sót nên bộ phận kế toán cần có hướng dẫn cụ thể. Nếu có sai sót, không nhất quán trong cách phân loại thì bộ phận kế toán nên thông báo kịp thời để sau này không mất thời gian cân đối và sửa chữa. Nếu không thì phòng kế toán nên quy định những tài khoản chính liên quan thường xuyên phát sinh ở bộ phận nào đó và mỗi nhân viên sẽ quản lý một số tài khoản nhất định để khi trong bộ phận bán hàng thì họ sẽ giúp những người bán hàng khai báo, làm giảm bớt công việc cho bộ phận kế toán. 3.2.2.2/ Việc ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: Để giảm bớt công việc khổng lồ cho Giám đốc, thiết nghĩ Ban lãnh đạo Công ty nên tiến hành ủy quyền cho những người có trách nhiệm ở hai mức độ: Ủy quyền chung: Liên quan đến việc đưa ra các chính sách thủ tục và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách: như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng). Uỷ quyền cụ thể: Liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. 3.2.2.3/ Thiết lập các chính sách khuyến khích khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ: Công ty cần có những chính sách mới để thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến với công ty như chính sách chiết khấu, chính sách bán hàng tín dụng... Càng hạn chế các khoản tín dụng thì tỷ lệ mất nợ càng thấp. Tuy nhiên, việc bán hàng thực hiện theo chính sách tín dụng rộng rãi sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn và sẽ tạo thêm lợi nhuận cho công ty. Để khuyến khích khách hàng, ban lãnh đạo công ty nên đề ra một chính sách rõ ràng và nhất quán. Có như vậy thì công ty mới chủ động trong việc định giá bán, tìm các biện pháp cắt giảm chi phí để đảm bảo lợi nhuận cho công ty mà vẫn có được những ưu đãi cho khách hàng. Cụ thể như sau: - Khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu với tỷ lệ cao từ 2-3% ngay từ lần đặt hàng đầu tiên ở công ty và sẽ cho khách hàng thanh toán chậm kể từ lần đặt hàng thứ hai. Như vậy sẽ thu hút được rất nhiều khách hàng đến với công ty. Tuy nhiên, công ty cũng cần ấn định những thời hạn thiếu nợ đối với từng đối tượng khách hàng (khách hàng mới và khách hàng truyền thống) và thận trọng trong từng quyết định. Đối với khách hàng truyền thống, công ty cũng luôn chủ động chiết khấu cho khách hàng trong mỗi lần đặt hàng và cho khách hàng thanh toán chậm trong thời hạn nhất định. Với các chính sách đó công ty chẳng những giữ chân được khách hàng truyền thống của mình mà còn thu hút ngày càng đông những khách hàng mới đến đặt hàng tại công ty. - Ngoài ra, để mở rộng thị trường công ty cần tuyển thêm đội ngũ nhân viên trẻ có chuyên môn trong lĩnh vực marketing và tổ chức thành một bộ phận marketing riêng biệt chuyên nghiên cứu thị trường, quảng bá hình ảnh công ty, đưa ra các ý tưởng mới. Chỉ có vậy thì mới có thể làm cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng khởi sắc, có những bước đột phá mới và đứng vững được trên thương trường. 3.2.2.4/ Việc áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các phần hành nói chung và chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng: Hiện nay, tin học đang xâm nhập vào hầu hết các hoạt động của nền kinh tế nói chung và của hoạt động KSNB nói riêng. Việc sử dụng các kỹ thuật KSNB được hỗ trợ bằng máy tính sẽ giúp cho nhà quản lý có thể sử dụng các thủ tục KSNB có hiệu quả, làm giảm bớt áp lực công việc của kế toán viên, từ đó hiệu quả công việc sẽ cao, thông tin cung cấp mang tính chính xác cao và kịp thời. Nếu công ty áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các phần hành thì sẽ giảm áp lực công việc cho kế toán viên và sẽ không xảy ra các trường hợp sai sót do tính toán, đảm bảo tính chính xác của thông tin cung cấp. Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ đơn giản hóa hơn các thủ tục kiểm soát. Theo đó, kế toán chỉ cần cẩn thận hơn trong khâu nhập liệu vào máy tính vì đó là mấu chốt của tất cả các sai sót trong thông tin cung cấp. Ngoài ra, để hạn chế các gian lận ta cũng chỉ cần tăng cường các biện pháp kiểm soát ở khâu nhập số liệu vào máy. Biện pháp tốt nhất là cần phân chia rõ ràng quyền được đăng nhập vào các phần hành cho từng kế toán viên và xây dựng mật mã để bảo mật thông tin. Theo em Công ty cần áp dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting để kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Bước 1: Sau khi nhận đơn đặt hàng đã được duyệt, dữ liệu được nhập vào chương trình xử lý đơn đặt hàng, kết quả xử lý là một tập tin nghiệp vụ bán hàng được thiết lập và hóa đơn bán hàng được in ra. Hóa đơn bán hàng được in thành 4 liên, 2 liên gởi cho khách hàng, 1 liên gởi cho bộ phận giao hàng, 1 liên lưu trong hồ sơ. Bước 2: Khi nhận được séc của khách hàng, bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển các phiếu báo thanh toán kèm với các bảng kê tổng số tiền đã nhận của các phiếu báo thanh toán về cho bộ phận nhập liệu. Các phiếu này được nhập vào máy và 1 tập tin nghiệp vụ thu tiền được tạo thành, tổng cộng các dữ liệu nhập vào sẽ đối chiếu với bảng kê. Các sai lệch (nếu có) sẽ được điều chỉnh ngay trên tập tin nghiệp vụ thu tiền. Bước 3: Tập tin chủ các khoản phải thu được cập nhật lần lượt qua việc xử lý cả 2 tập tin về nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Kết quả cập nhật dữ liệu của tập tin chủ các khoản phải thu là kết xuất thông báo về công việc đã thực hiện (trên thiết bị trực tuyến), tập tin các khoản phải thu đã được cập nhật và báo cáo lỗi (nếu có). Với chu trình bán hàng và thu tiền trong điều kiện môi trường máy tính trên sẽ giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt kịp thời các thông tin và kiểm soát chặt chẽ các nguồn thông tin đó. Đơn ĐH đã duyệt Xử lý Đơn đặt hàng Tập tin Hóa đơn bán hàng Khách hàng Bảng kê tổng số Phiếu báo thanh toán Nhập liệu Cập nhật hàng ngày Thông báo công việc đã thực hiện Báo cáo lỗi So sánh tổng cộng và sửa chữa Tập tin nghiệp vụ bán hàng Tập tin nghiệp vụ thu tiền Tập tin nghiệp vụ thu tiền đã điều chỉnh Tập tin chủ các khoản phải thu đã cập nhật Tập tin chủ các khoản phải thu Bộ phận nhận thư Liên 4 Liên 1 & 2 Liên 3 Giao hàng 3.2.2.5/ Bầu ra nhân viên chuyên tìm hiểu về khách hàng: Nhân viên này phải nhanh nhẹn, nhạy bén trong vấn đề xét đoán và phải có chuyên môn về phân tích số liệu để dễ dàng phân tích tình hình tài chính của khách hàng. Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên này sẽ đảm nhiệm việc liên hệ với phòng kế toán để biết thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó, đồng thời tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng đó hiện nay như thế nào thông qua các phương tiện truyền thông như truyền hình, báo chí, internet... hoặc tự đi thăm dò trực tiếp, thu thập số liệu nếu có thể. Điều này sẽ có tác dụng xác minh lại khả năng tài chính của khách hàng đó. Như trường hợp có nhiều khách hàng có uy tín khá tốt trong vấn đề thanh toán với công ty nhưng nếu chỉ dựa vào đó mà quyết định ngay thì chưa đủ vì có thể tình hình kinh doanh của khách hàng đó hiện nay đang có chiều hướng xấu đi. Đối với các khách hàng mới, nhân viên này cũng sẽ tìm hiểu về tình hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh có phù hợp với xu thế phát triển của xã hội không, uy tín của khách hàng này như thế nào... Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, nhân viên này cần lập ra báo cáo về tình hình kinh doanh của khách hàng và đưa ra ý kiến của mình trong báo cáo. Như vậy, dựa vào báo cáo đó trưởng phòng kế hoạch có thể dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn. 3.2.2.6/ Thiết lập bộ phận kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho: Để tránh việc thủ kho có thể xuất quá số lượng hàng bán thì Công ty nên thêm bộ phận kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho và trong phiếu xuất kho có thêm phần “chữ ký của bộ phận kiểm tra”. Làm như vậy, khi bộ phận kiểm toán thực hiện kiểm toán thì họ sẽ nhanh chóng thấy được công tác kiểm soát nội bộ cho hàng hóa xuất kho được thực hiện tốt, rõ ràng. 3.2.2.7/ Việc hậu kiểm đối với chứng từ thanh toán: Mặc dù, Công ty có kiểm tra các chứng từ thanh toán khi thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, Công ty cần có chính sách kiểm tra định kỳ các chứng từ thanh toán để phát hiện ra những sai sót có thể bỏ qua trong lúc bận rộn và việc kiểm tra này sẽ đồng thời hàng tháng (chứ không phải 6 tháng hay 1 năm), đối chiếu với bảng liệt kê các hóa đơn của người mua để xác định các khoản nợ phải thu có phù hợp với hóa đơn hay không và các khoản phải thu thêm là bao nhiêu. Cách kiểm tra chứng từ lưu trữ có thể kiểm tra theo từng mục tiêu kiểm soát để dễ dàng phát hiện sai sót. Chẳng hạn: Nhà quản lý muốn biết các khoản phải thu ghi trên chứng từ có thật hay không, thì nên kiểm tra toàn bộ các phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho có đính kèm với hóa đơn trong hồ sơ các khoản phải thu không. Để phát hiện được các khoản phải thu này có tồn tại hay không thì nhà quản lý có thể kiểm tra theo hướng từ sổ cái tổng hợp cho đến chứng từ gốc. Nên chọn một số phát sinh bên nợ và bên có trên tổng hợp tài khoản phải thu để kiểm tra xem số liệu đó có nằm trên sổ nhật ký bán hàng (đối với số phát sinh bên nợ) hoặc sổ nhật ký thu tiền (đối với số phát sinh bên có) và có các chứng từ liên quan chứng minh cho các số liệu đó không. Để phát hiện có bỏ sót chứng từ, hóa đơn nào khi ghi sổ không thì nhà quản lý nên kiểm tra theo hướng các chứng từ gốc đến sổ cái tổng hợp. Bằng cách chọn một số chứng từ và kiểm tra xem các số liệu trên các chứng từ đó có nằm ở sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết và sổ cái tổng hợp các tài khoản phải thu khách hàng. Và đặc biệt, người quản lý nên kiểm tra bảng cân đối tiền gửi ngân hàng và quan sát sự chuẩn bị của nhân viên khi lập bảng cân đối để xác định được liệu số tiền thu được có được ghi chép chính xác và đầy đủ hay không. Ngoài ra vấn đề không chỉ là thực hiện kiểm soát đối với công tác bán hàng và thu tiền mà Công ty nên quan tâm đến khối lượng hàng tồn kho cũng như việc tăng tỷ lệ phần trăm hàng mua trong nước để giảm chi phí sản xuất. Đây là vấn đề cần quan tâm trong công tác sản xuất và tiêu thụ. Bên cạnh đó, mọi hoạt động trong Công ty được vi tính hóa toàn bộ thì một tập tin về đơn đặt hàng, phiếu xuất kho hay lệnh thu tiền cũng nên được lưu lại trong máy để phục vụ cho công việc cân đối số dư sau này. Các chứng từ, sổ sách phải được ghi chép, đóng thành tập cẩn thận, phân loại theo từng danh mục riêng để tiện kiểm tra, kiểm soát. Việc ghi chép phải thực hiện đúng nguyên tắc ghi chép (không tẩy xóa, không ghi chèn dòng, không bỏ cách dòng, có chữ ký của người duyệt). Đặc biệt, trên hóa đơn bán hàng phải có đầy đủ các chữ ký của những người liên quan mới được hạch toán. Đối với công tác lập dự phòng phải thu khó đòi, Công ty đã làm đúng chế độ của Bộ Tài Chính và đã ủy quyền văn bản tổ chức hội đồng đánh giá để xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi được. Để công tác lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hợp lý, Công ty nên thực hiện đánh giá lại các khoản dự phòng đã được lập thông qua hệ số vòng quay khoản phải thu và từ số ngày bình quân để thu như sau: Hệ số vòng Doanh thu thuần BH&CCDV quay khoản = phải thu Khoản phải thu bình quân Số ngày bình Khoản phải thu bình quân quân để thu = x 360 Doanh thu thuần BH&CCDV Công ty cũng nên thực hiện phương pháp chính để giám sát các cánh bán hàng ở các tỉnh, đó là giám sát từ xa, kiểm tra tại chỗ. Trong đó hoạt động giám sát từ xa được coi là nhiệm vụ trọng tâm và được tiến hành một cách thường xuyên đối với các kho hàng hóa tồn kho cho phép để tiến hành phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của từng kho hàng, qua đó phát hiện những vi phạm quy định về khối lượng hàng tồn kho, quy định về an toàn trong bảo quản hàng hóa nhằm đưa ra các cảnh báo, kiến nghị giúp kho hàng tại các tỉnh khắc phục và chỉnh sửa vi phạm. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên tập trung triển khai công tác kiểm tra tại chỗ các kho hàng theo chương trình kế hoạch và kết quả từ hoạt động giám sát từ xa để đánh giá toàn diện hoạt động của các cánh bán hàng. Trên đây là những đề xuất cá nhân mong rằng quá trình thực hiện Công ty có thể hoàn thiện Hệ thống KSNB của mình hơn, bảo đảm sự trung thực và hợp lý của các số liệu trên Báo cáo tài chính. Nói tóm lại, mục đích của việc hoàn thiện các yếu tố đã có và xây dựng thêm một số các yếu tố khác là để góp phần hình thành nên một Hệ thống KSNB hoàn chỉnh, khoa học và đảm bảo hệ thống này hoạt động một cách có hiệu quả đáp ứng được cấp thiết yêu cầu của nhà quản lý. Phát huy hết vai trò của các yếu tố đã có như hiện nay và bổ sung một số biện pháp kiểm soát như đã trình bày ở trên sẽ tạo cho Công ty thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra. Trọng tâm của việc xây dựng là thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ bởi chỉ có bộ phận độc lập này mới đảm nhận nhiệm vụ đặt ra của Hệ thống KSNB. Đồng thời, không chỉ xây dựng cho các hình thức mà Hệ thống KSNB phải thực sự vận hành một cách liên tục qua hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ, qua sự tuân thủ thực hiện quy chế KSNB trên mọi lĩnh vực của Công ty cũng như qua các thủ tục, các biện pháp kiểm soát. Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho Công ty ổn định, tăng trưởng, bền vững trong tương lai. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp Và Hóa Chất Đà Nẵng đã giúp em có một cái nhìn tổng quát về công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Qua việc phân tích hoạt động của hệ thống, ta có thể thấy được những mặt mạnh, những mặt còn tồn tại trong công tác kiểm soát tại Công ty. Tuy nhiên với phương châm ngày càng hoàn thiện hệ thống, chắc chắn rằng Công ty sẽ có kế hoạch phát triển và nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý. Đặc biệt, là công tác kiểm soát nội bộ nhằm đem lại hiệu quả cao hơn nữa. Do thời gian thực tập ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên em rất mong quý thầy cô, Ban giám đốc cùng các cô chú, anh chị trong Công ty góp ý xây dựng cho việc hoàn thành luận văn này. ._.