Hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và định giá Việt Nam

đắn. Vì vậy kiểm toán ra đời và phát triển là một điều tất yếu. Chỉ thực sự phát triển ở Việt Nam từ năm 91 nhưng ngành kiểm toán đã gặt hái được rất nhiều thành công, đến nay đã có hơn 100 công ty kiểm toán lớn nhỏ ra đời. Các nhà đầu tư sẽ dựa vào các thông tin từ các báo cáo tài chính, vì thế đòi hỏi các thông tin này phải minh bạch và đáng tin cậy. Mặt khác, nhờ có kiểm toán đã giúp Nhà nước phát hiện ra những gian lận tránh được những tổn thất to lớn. Thấy được vai trò và tầm quan trọng của kiểm toán vậy ngược lại làm thế nào kiểm soát được chất lượng các cuộc kiểm toán. Để làm được điều này ngay từ đầu các công ty kiểm toán độc lập phải tự xây dựng cho mình chiến lược đúng đắn và lâu dài. Ngay từ việc tuyển nhân viên kiểm toán cũng cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng, đến quá trình tiến hành các cuộc kiểm toán. Hoạt động kiểm toán độc lập đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng quản lý cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán ở Việt Nam đến nay vẫn còn là vấn đề bất cập. Quá trình kiểm toán cần có sự hướng dẫn và giám sát trong quá trình thực hiện. Đồng thời việc cân nhắc đến khả năng phục vụ khách hàng của Công ty kiểm toán và tính chính trực của nhà quản lý công ty khách hàng là nhân tố quan trọng đến chất lượng kiểm toán. Mục đích của công tác quản lý chất lượng kiểm toán là để đảm bảo độ tin cậy, tính trung thực và khách quan của thông tin kiểm toán, qua đó những tổ chức hoặc cá nhân sử dụng những thông tin kiểm toán có thể tin tưởng vào kết quả kiểm toán. Bởi vì, nếu kiểm toán đưa ra những ý kiến nhận xét, kết luận không phù hợp, thiếu tin cậy trong báo cáo kiểm toán thì sẽ gây ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng và kết quả kiểm toán có thể gây ra những thiệt hại về kinh tế và vi phạm chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kiểm toán. Từ những nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý chất lượng kiểm toán nên sau một thời gian được thực tập tại Công ty TNH Kiểm toán và Định giá Việt Nam (VAE) em xin được trình bày chuyên đề “Hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và định giá Việt Nam”. Chuyên đề của em gồm ba phần: Phần I: Tổng quan chung về Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam(VAE) Phần II: Thực trạng quá trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE Phần III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE Để hoàn thành tốt chuyên đề, này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TH.S CPA Trần Mạnh Dũng và các cô chú, anh chị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mai Hương PHẦN I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM (VAE) 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty VAE. Tên công ty : Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam(VAE) Tên tiếng Ạnh : Vietnam Auditing and Evaluation Limited Company Văn phòng chính tại Hà Nội : Tầng 11, toà nhà Sông Đà, 165 Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 844.2670492/844.2670491 Email : vae co@fpt.vn Công ty được thành lập dựa trên cơ sở giấy chúng nhận kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Qua 5 năm hoạt động công ty đã thay đổi tên nhiều lần và có thể chia ra làm ba giai đoạn chủ yếu sau: Giai đoạn đầu: được tính từ ngày 21/12/2001 đến đầu năm 2004. Công ty VAE là công ty cổ phần và thuộc quyền sở hữu của các cổ đông và có trụ sở tại: 466 Nguyễn Trí Thanh quận Đống Đa Thành Phố Hà Nội. Với vốn điều lệ là một tỷ đồng, Công ty có khoảng 10 nhân viên, cơ sở vật chất của công ty chưa có nhiều nên công ty còn gặp nhiều khó khăn. Từ khi thành lập đến nay công ty đã thay đổi 6 lần giấy phép kinh doanh do tăng các loại hình dịch vụ cung cấp, do thay đổi trụ sở chính, thay đổi vốn điều lệ. Trong thời gian này công ty quản lý theo từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau như kiểm toán tài chính, tư vấn và định giá, kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản. Năm 2002, để thuận lợi cho việc hoạt động và mở rộng quy mô, công ty chuyển trụ sở đến số nhà 5 dãy D số 142 Đường Đội Cấn, phường Đội Cấn, Quận Ba Đình, Thành Phố Hà Nội, tuy nhiên đây vẫn là trụ sở đi thuê. Năm 2003 công ty từng bước ổn định và kinh doanh mở rộng hơn. Giai đoạn sau: 30/03/2004 Chính Phủ ban hành nghị định số 105 đã tạo điều kiện thuận lợi về thị trường cho các công ty kiểm toán, để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như để tạo môi trường làm việc ổn định cho cán bộ công nhân viên với mục đích lâu dài, công ty đã mua trụ sở tai tầng 11 Toà nhà Sông Đà, số 165 Đường Cầu Giấy, Hà Nội, đây là trụ sở chính của công ty. Cũng trong thời gian này, để phục vụ cho việc mở rộng thị trường công ty tăng vốn điều lệ lên 2 tỷ đồng, và công ty cũng thay đổi tổ chức quản lý đó là thực hiện khoán doanh thu, khoán các khoản chi phí chi điện thoại, khoán quỹ lương về các phòng nghiệp vụ. Điều này làm tăng hiệu quả công việc và nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. Đến 01/10/2006, Công ty chuyển sang Công ty TNHH nhiều thành viên, cơ cấu tổ chức theo Luật doanh nghiệp, nhưng chức năng các phòng nghiệp vụ vẫn giữ như cũ. Công ty đã mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước: Thành Phố Hồ Chí Minh, Sơn La, Hà Giang. Hiện nay vốn điều lệ của Công ty là khoảng 3 tỷ đồng và Công ty nằm trong 12 công ty kiểm toán có khả năng được thẩm định giá trị của một doanh nghiệp. 2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VAE Để tạo điều kiện phát triển công ty ngày càng lớn mạnh trong những năm tới, công ty đã dần thay đổi và hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng mới, với nguyên tắc tổ chức của Công ty VAE tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật. + Cơ quan quyết định cao nhất của công ty là Hội đồng thành viên. Ban kiểm soát được lập từ thành viên của Hội đồng. + Tổng giám đốc công ty do Hội đồng thành viên bầu và miễn nhiệm và là người điều hành kinh doanh của công ty. Các Phó giám đốc và Kế toán trưởng do Tổng giám đốc chỉ định và được phê chuẩn bởi Hội đồng thành viên.Sau đây là Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TP HỒ CHÍ MINH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG NGHIỆP VỤ I PHÒNG NGHIỆP VỤ II PHÒNG NGHIỆP VỤ III SƠN LA HÀ GIANG PHÒNG TỔNG HỢP Sơ đồ 1.1: Tổ chức Bộ máy của Công ty Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty VAE à Hội đồng thành viên: gồm các thành viên, góp vốn thành lập Công ty , là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch phát triển hàng năm của công ty, quyết định các mức lương thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch hội đồng thành viên, có quyển bầu, bãi nhiệm Chủ tịch hội đồng thành viên, Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc. Nhiệm kỳ của hội đồng thành viên là hai năm. à Tổng Giám Đốc: Tổng Giám Đốc do hội đồng thành viên bầu chọn, là người trực tiếp điều hành các hoạt động hằng ngày, phụ trách tài chính, tổ chức phòng nghiệp vụ II, tổng hợp điều hành công ty theo đúng nghị quyết của Hội đồng thành viên và của Ban Giám Đốc. à Các Phó Tổng Giám Đốc: là người phụ trách từng phòng ban nghiệp vụ, các văn phòng đại diện của Công ty. Các Phó Tổng Giám Đốc sẽ thay mặt Tổng Giám Đốc, giải quyết một số công việc khi Tổng Giám Đốc vắng mặt. hai Phó Tổng Giám Đốc, mỗi người chịu trách nhiệm một lĩnh vực khác nhau kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán quyết toán vốn đầu tư xây dựng. à Hội đồng khoa học: Bộ phận này giữ vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Hội đồng thành viên và Ban giám đốc công ty trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Hội đồng khoa học còn tham gia vào việc cải tiến và hoàn thiện quy trình kiểm toán, tham gia đào tạo các cán bộ công nhân viên của công ty. à Các phòng nghiệp vụ của công ty: Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh doanh, trực tiếp cung cấp các dịch vụ cho khách hàng và tạo lợi nhuận cho công ty, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám Đốc. Tại mỗi phòng nghiệp tổ chức theo phương thức bổ ngang tức là trong một phòng đều cung cấp các dịch vụ kiểm toán tài chính, kiểm toán quyết toán vốn đầu tư, tư vấn… à Phòng tổng hợp: Phòng tổng hợp bao gồm bộ phận kế toán và bộ phận hành chính. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc quản lý mọi hoạt động tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện các chỉ têu tài chính, bộ phận kế toán theo dõi và quản lý tài sản của công ty, các nguồn lực của công ty…Bộ phận hành chính làm nhiệm vụ lễ tân, tiếp khách hàng, kiểm tra, quản lý các giấy tờ công văn được chuyển đến Công ty và thông báo cho những người có liên quan Các văn phòng đại diện của công ty tại các Tỉnh và Thành phố, có nhiệm vụ giao dịch và khai thác khách hàng, ký kết hợp đồng. Khi các hợp đồng đã được ký kết công ty sẽ phân công các nhân viên phù hợp tại trụ sở để tiến hành công việc. 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty VAE Từ khi được thành lập đến nay, Công ty đã không ngừng phát triển cả về quy mô và chất lượng dịch vụ, nhất là từ khi chuyển sang loại hình Công ty TNHH nhiều thành viên doanh thu cũng như uy tín của công ty ngày càng lớn và đã có một vị thế trong các công ty kiểm toán độc lập. Thể hiện trước hết là doanh thu của công ty không ngừng tăng lên nhanh chóng, có năm tăng đột biến sau đây là bảng cơ cấu doanh thu của công ty trong những năm gần đây: (Đơn vị : 1.000 đồng ) Biểu 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh tóm tắt của Công ty Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.115.687 12.000.445 13.000.000 2.Giá vốn hàng bán 2.150.315 8.900.540 9.190.000 3.Thuế TNDN 290.000 560.050 450.150 4.Lợi nhuận sau thuế 1.189.424 2.150.860 2.225.370 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Qua số liệu ta thấy doanh thu của Công ty tăng khá nhanh trong năm 2005 so với năm 2004 là hơn 7 tỷ đồng, tương đương với tăng 291%, nguyên nhân tăng nhanh trong năm 2005 là do thị trường của Công ty mở rộng, hiệu quả của quản lý theo cơ chế mới. Mặt khác Chính phủ ban hành Quyết Định 105 cũng ảnh hưởng lớn đến các công ty kiểm toán, về mặt mở rộng thị trường cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kiểm toán. Một ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu của Công ty là: hiện nay các Công ty Nhà Nước đang trong quá trình cổ phần hoá vì thế dịch vụ định giá phát triển, làm cho doanh thu của công ty trong lĩnh vực này tăng lên, hơn nữa nhu cầu về thay đổi cơ chế quản lý doanh nghiệp trên thị trường cũng làm cho dịch vụ định giá tài sản tăng lên, dịch vụ định giá được xem như thế mạnh của công ty. Thêm vào đó là do sự phát triển của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng cải thiện chất lượng quản lý nên dịch vụ về tư vấn cũng tăng, góp phần làm tối đa hoá lợi ích của nhà nước và của doanh nghiệp. Năm 2001 đánh dấu sự ra đời của công ty, trong năm mới hoạt động do còn mới tiếp xúc với thi trường, nên khách hàng chưa nhiều ảnh hưởng đến doanh thu và đời sống công nhân viên tại công ty. Tuy nhiên, gần đây công ty đã hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích không nhỏ cho công nhân viên ở công ty. Từ năm 2004 đến 2006 mức lương của nhân viên liên tục tăng từ 2.800.000 đồng đến 4.200.000đ đến 4.500.000đ. Hàng năm, đội ngũ công nhân viên của công ty tăng khoảng 20 người,công ty có đội ngũ công nhân viên lớn mạnh, có chuyên môn cao và thường xuyên được đào tạo để tiếp thu những quy định, chính sách mới của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay trong công ty dao động trong khoảng 100 người, năm 2005 có 10 người có chứng chỉ quốc gia, trong năm 2006 số chứng chỉ được tăng lên là 15 người, cùng với nhân viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và các nhân viên được đào tạo chứng chỉ về định giá. Ngoài ra, Công ty còn luôn quan tâm đến đời sống của nhân viên tạo điều kiện cho học tập thêm, nghiên cứu thêm về nghiệp vụ của bản thân không ngừng nâng cao trình độ, để tư vấn hoặc chuyên gia cho khách hàng đúng mục đích và năng lực, chuyên môn. 4 Tổ chức hệ thống công tác kế toán tại công ty Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam là một pháp nhân hạch toán độc lập, tự trang trải chi phí bằng nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ do khách hàng trả theo hợp đồng dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Công ty được trích lập các quỹ theo quy chế tài chính và hạch toán kinh doanh của Công ty. 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty VAE Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trung. Các phòng nghiệp vụ và các bộ phận khác trong Công ty phối hợp với bộ phận kế toán của Công ty để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế cho đầy đủ, chính xác dưới sự chỉ đạo và điều hành trực tiếp của kế toán trưởng. Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Bộ phận kế toán của Công ty gồm có kế toán trưởng, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp và thủ quỹ. Công ty có bộ máy kế toán gọn nhẹ đáp ứng được nhu cầu hạch toán kế toán cần thiết trong đơn vị và đáp ứng được nhu cầu về quản lý thông tin và cung cấp thông tin về tài chính kế toán cho những người quan tâm. Quan hệ chỉ đạo Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán và tài chính chung của toàn Công ty, tập hợp các thông tin kinh tế tài chính của kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp cung cấp nhằm phục vụ cho yêu cầu hoạt động của Công ty. Kế toán tổng hợp: Cuối quý kế toán tổng hợp tất cả số liệu tại các phòng nghiệp vụ làm căn cứ để lập báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm hạch toán các phần hành. Kế toán thanh toán: Tập hợp các chứng từ được phê duyệt làm căn cứ cho thủ quỹ thực hiện các khoản thu chi trong các phòng nghiệp vụ. Thủ quỹ: Nắm giữ tài chính của Công ty, có trách nhiệm thu chi theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc. 4.2 Các chính sách kế toán của Công ty áp dụng * Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty theo Quyết Định 15/TC/QĐ của Bộ tài chính về ban hành chế độ kế toán. * Niên độ kế toán của Công ty từ 30/9 đến 31/10 năm sau * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam * Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty sử dụng là Chứng từ ghi sổ * Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Trong kỳ dựa vào hợp đồng kinh tế và tiến độ thực hiện dịch vụ, KTV phát hành “giấy đề nghị chuyển tiền” giấy này được kế toán theo dõi trong một sổ chi tiết riêng nhằm theo dõi, thúc nợ và đòi nợ mà không dùng để ghi nhận doanh thu. Khi thu được tiền cho những khoản này, kế toán ghi nhận là tiền trả trước của khách hàng. Đối với các hợp đồng kinh tế hoàn thành trong kỳ (đã giao báo cáo kiểm toán và lập thanh lý hợp đồng) hoặc khi khách hàng yêu cầu, KTV lập “giấy yêu cầu phát hành hoá đơn” chuyển cho kế toán lập và phát hành hoá đơn tài chính, kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu của hợp đồng đó tại thời điểm hoàn thành hợp đồng. Cuối năm tài chính căn cứ vào toàn bộ giấy đề nghị chuyển tiền đã phát hành để lập hoá đơn và kết chuyển toàn bộ doanh thu cho hợp đồng dịch vụ trong năm. * Hệ thống sổ sách tài khoản kế toán, báo cáo tài chính của công ty thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và các quy định khác có liên quan của các cơ quan chức năng khác, tuy nhiên do đặc thù về ngành nghề kinh doanh nên công ty sử dụng một số tài khoản chi tiết để hạch toán cho phù hợp với tình hình cụ thể tại công ty. Ngoài ra còn có một số giấy tờ kế toán khác như giấy yêu cầu chuyển tiền, giấy yêu cầu phát hành hoá đơn.... Điều này đã được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính của công ty. * Tài sản cố định và trích khấu hao TSCĐ Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng đối với từng tài sản cố định hoặc đối với nhóm tài sản cố định. Tỷ lệ khấu hao được áp dụng theo tỷ lệ đã đăng ký. 5 Đặc điểm quy trình kiểm toán chung của công ty. Trong mỗi công ty sẽ có quy trình kiểm toán của riêng mình, một quy trình khoa học và chất lượng sẽ tạo thành công bước đầu cho cuộc kiểm toán. Do vậy, công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam đã có chương trình kiểm toán chung cụ thể, khoa học, hiệu quả và phù hợp với công ty. Quy trình kiểm toán công ty gồm các bước sau: 5.1 Lập kế hoạch kiểm toán. Bước đầu một cuộc kiểm toán được đánh dấu của việc ký kết hợp đồng kiểm toán, bên khách hàng sẽ gửi Thư mời kiểm toán và được chấp thuận của công ty kiểm toán. Sau đó, tiến hành ký kết cung cấp dịch vụ cho khách hàng và để ký một hợp đồng với khách hàng công ty phải căn cứ vào khả năng của mình và nhu cầu của khách hàng, đồng thời công ty phải xem xét uy tín, danh tiếng của công ty thực hiện hợp đồng đó. Trước khi ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng, công ty kiểm toán sẽ xem xét mục đích của cuộc kiểm toán của khách hàng để có định hướng sơ bộ ban đầu cho hợp lý. Nếu công ty thấy có thể chấp nhận được hợp đồng, công ty tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán đối với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể được các chủ nhiệm kiểm toán lập khi đã tiến hành khảo sát sơ bộ về khách hàng, kế hoạch này được lập căn cứ vào chương trình kiểm toán chung của công ty. Bước đánh giá rủi ro kiểm toán được các chủ nhiệm kiểm toán đánh giá chủ yếu thông qua kinh nghiệm của họ và căn cứ vào cuộc kiểm toán đối với các công ty hoạt động cùng lĩnh vực với khách hàng mà công ty đã kiểm toán trước đó. Sau đó, chủ nhiệm kiểm toán xem xét đến tính hoạt động liê tục của công ty khách hàng dể đưa ra ý kiến cho phù hợp, làm giảm rủi ro kiểm toán cho công ty. Cũng trong giai đoạn này, các chủ nhiệm kiểm toán phân công các kiểm toán viên thực hiện các công việc phù hợp với chuyên môn của từng người. Từng khoản mục sẽ được công ty xây dựng kế hoạch kiểm toán chi tiết. Khi bắt đầu kiểm toán một khoản mục công ty đưa ra một số lưu ý đối với kiểm toán viên được phân công thực hiện khoản mục đó, đồng thời xem xét các mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục này, các công việc mà kiểm toán viên cần thực hiện đối với khoản mục cần kiểm toán: + Một là: Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng đối với các khoản mục đang kiểm toán đối với từng khoản mục cụ thể. Do khách hàng là da dạng, nên kiểm toán viên phải vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán đã xây dựng để đạt được hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toán. Trong bước đánh giá này công ty thường xem xét việc thực hiện các chính sách, các quy chế quản lý đối với các khoản mục, xem xét việc ghi chép kế toán có tuân thủ chế độ kế toán và các quy định có liên quan đang có hiệu lực hay không. Ngoài ra kiểm toán viên có thể xem xét các dấu hiệu của sự phê duyệt của các nhà quản lý công ty khách hàng + Hai là: Phân tích soát xét. So sánh số dư các khoản mục trong năm tài chính đang đựơc kiểm toán với tổng số dồn tích phát sinh trong kỳ, hoắc với số dư cùng kỳ năm trước. Kiểm toán viên có thể so sánh thêm các chỉ tiêu các khoản mục với tổng số các khoản mục, hoặc tính toán phân tích các tỷ suất trong một số khoản mục đặc biệt như tài sản, doanh thu, phải thu, phải trả…, phân tích xem xét tính phù hợp các khoản mục, và so với tình hình chung qua các năm sự biến động bất thường của khoản mục nghi vấn. + Ba là: Kiểm tra chi tiết. Trong bước công việc này kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết dối với các khoản mục cụ thể để tìm và soát xét sai phạm. Đây là công việc chủ yếu của một cuộc kiểm toán và chiếm tỷ trọng lớn trong thời gian để thực hiện một cuộc kiểm toán cụ thể: Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các số liệu trên các sổ sách kế toán của khách hàng với nhau để kiểm tra. Xem xét. Nếu số lượng quá lớn, kiểm toán viên có thể thực hiện chọ mẫu để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Đối với các khoản mục cụ thể, công ty đều xây dựng thủ tục rà soát đối ứng để tìm và kiểm tra các đối ứng bất thường. Khi thực hiện kiểm tra chi tiết các kiểm toán viên yeu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các giấy tờ càn thiết cho công việc của mình và mọi phát hiện của kiểm toán viên đều phải được ghi chép đầy đủ, đây sẽ là cơ sở để đưa ra ý kiến kiểm toán. Trong chương trình kiểm toán chung có hướng dẫn chi tiết, cụ thể. Thông qua việc kiểm tra chi tiết này để kiểm toán viên cũng có thẻ đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng. Các thủ tục kiểm toán bổ sung cũng được công ty xây dựng cho từng khoản mục, để kiểm toán viên khi thấy cần thiết sẽ áp dụng kinh hoạt thr tục này, chánh việc kiểm toán viên tự ý đưa ra những thủ tục bổ sung không cần thiết. 5.2 Thực hiện kiểm toán. Trên cơ sở các kế hoạch đã được lập ra về thời gian, phạm vi tiến hành kiểm toán và các thủ tục kiểm toán đã được xây dựng sẵn, VAE tiến hành thực hiện kiểm toán toàn diện theo đúng kế hoạch đã lập ra. Trong giai đoạn này, nhóm kiểm toán sẽ thực hiện rà soát lại lần nữa hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đưa ra mức đánh giá cuối cùng về rủi ro của các sai phạm trọng yếu và thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản. Kiểm toán viên tiến hành kết hợp kiểm tra chi tiết với tổng hợp, kết hợp giữa tổng hợp với phân tích, vừa nghiên cứu tổng quan vừa kiểm tra chọn mẫu, khai thác tối đa các tài liệu có sẵn. Ngoài ra, việc sử dụng các giấy tờ làm việc của Công ty giúp cho công tác kiểm toán được thực hiện với hiệu quả cao nhất. Khi thực hiện các kiểm toán viên không được tự ý thay đổi kế hoạch đã xây dựng trừ một số trưòng hợp đặc biệt nhưng phải có sự phê chuẩn của chủ nhiệm kiểm toán, sau khi đã thoả thuận với khách hàng. Đối với các sự kiện phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán mà không có trong kế hoạch kiểm toán thì đều phải được báo cáo cho chủ nhiệm kiểm toán để có hướng giải quyết phù hợp, và phải có căn cứ ghi chép đầy đủ. 5.3 Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo Kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp kết quả và lập Thư quản lý và Báo cáo kiểm toán gửi cho khách hàng. Thư quản lý chi tiết nêu lên các vấn đề cần khắc phục trong hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng mà kiểm toán viên phát hiện qua cuộc kiểm toán vừa thực hiện. Những ý kiến về Báo cáo tài chính của khách hàng được kiểm toán viên trình bày trên Báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán mà kiểm toán viên lập tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế được Việt Nam công nhận. Công việc kiểm toán sau khi kết thúc luôn góp phần làm cho tình hình tài chính của khách hàng trở nên tốt hơn, việc ghi chép sổ sách có khoa học hơn. Khi kết thúc kiểm toán cũng là lúc kiểm toán viên lập xong Báo cáo kiểm toán, nếu có một số vấn đề phát sinh liên quan đến việc điều chỉnh hay sửa đổi lại Báo cáo thì kiểm toán viên vẫn có trách nhiệm xem xét lại và đánh giá về những sửa đổi có hợp lý hay không. 6 Các loại hình dịch vụ và chiến lược phát triển của Công ty 6.1 Mục tiêu kinh doanh và các lĩnh vực kinh doanh của Công ty * Mục tiêu hoạt động của công ty được xây dựng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tốt nhất, chiếm được sự hài lòng của khách hàng: * Góp phần tạo lập một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả, giúp cho các đơn vị kinh tế có được BCTC đúng đắn. * Tăng cường tích luỹ phát triển kinh doanh * Không ngừng nâng cao lợi ích của các thành viên * Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước * Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Xuất phát từ mục tiêu chiến lược của công ty, nên phần cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng mang những nét đặc trưng riêng của mình, cụ thể VAE chuyên cung cấp cho khách hàng với những dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng sau: · Kiểm toán tài chính - Kiểm toán Báo cáo tài chính - Kiểm toán nội bộ - Kiểm toán xác nhận số lượng, tỷ lệ nội địa hoá chất sản phẩm · Kiểm toán xây dựng cơ bản - Kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn xây dựng cơ bản hoàn thành dự án - Kiểm toán xác định giá trị quyết toán công trình - Kiểm toán xác định giá trị quyết toán vốn đầu tư · Định giá tài sản - Định giá lại tài sản, vốn góp kinh doanh - Định giá trị doanh nghiệp trong sát nhập, giải thể - Định giá tài sản thế chấp, chuyển nhượng, mua, thuê tài sản · Tư vấn kinh doanh - Tư vấn chính sách thuế hiện hành - Tư vấn tài chính doanh nghiệp - Tư vấn thành lập doanh nghiệp - Tư vấn lập kế hoạch chiến lược, đào tạo, hội thoả · Tư vấn đầu tư - Tư vấn tìm hiểu đánh giá thị trường - Tư vấn tổng dự toán - Tư vấn đấu thầu · Dịch vụ tư vấn chuyển đổi báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế (phục vụ cho hợp nhất báo cáo với công ty mẹ). 6.2 Thị trường khách hàng của công ty VAE. Là một Công ty kiểm toán được đánh giá cao về kiểm toán và định giá tài sản, VAE có số lượng khách hàng khá lớn trong thị truờng kinh tế Việt Nam. Khách hàng của Công ty bao gồm các Công ty lớn nhỏ, các dự án....trong đó có số lượng các doanh nghiệp có số vấn đầu tư nước ngoài trong các lĩnh vực khác nhau như: + Các doanh nghiệp Nhà Nước: điển hình là các đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, Tổng công ty Than Việt Nam, Tổng công ty Dệt may Việt Nam, Tổng công ty Hoá chất Việt Nam, Tổng Công ty Giấy Việt Nam + Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Công ty khí Công nghiệp Bắc Việt Nam, Công ty Glass Tech Internationnal INC (100% vốn nước ngoài)… + Các dự án do chính phủ của các tổ chức quốc tế tài trợ: Dự án hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ - SMITH- STIFFING – CHLB Đức, Các dự án thuộc Quỹ toàn cầu… Với chiến lược phát triển khách hàng của công ty bằng việc mở rộng thêm chi nhánh ở các tỉnh trên lãnh thổ Việt Nam, các chi nhánh này có nhiệm vụ giao dịch và ký kết hợp đồng, tại mỗi trụ sở đều có nhân viên quản lý và phụ trách khai thác khách hàng. Đây là một đặc điểm cung cấp dịch vụ khách hàng đem lại hiệu quả không nhỏ cho công ty, tính đến năm 2006 thì khách hàng tăng lên nhanh chóng, có một số dữ liệu về khách hàng của Công ty như sau: Biểu 1.2: Bảng phân loại khách hàng của Công ty năm 2006 Loại hình doanh nghiệp Số lượng khách hàng Doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị thành viên 165 Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài 90 Doanh nghiệp liên doanh 85 Các dư án 15 Các công trình xây dựng 150 Các công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp 85 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Công ty luôn có phương trâm hoạt động là:” chất lượng phải đi kèm với số lượng”. Do vậy, ngoài việc tăng số lượng các dịch vụ cung cấp công ty còn không ngừng phát triển năng lực phù hợp với công việc. Để khách hàng tìm hiểu thông tin về công ty được kịp thời, công ty thựuc hiện việc phát triển khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau như: + Đối với khách hàng mới: công ty giới thiệu năng lực và giới thiệu các loại hình dịch vụ, mà công ty có khả năng cung cấp qua hồ sơ chào bán, qua đó khách hàng có thể tìm hiểu dịch vụ mình đang cần một cách nhanh chóng. + Đối với khách hàng cũ: công ty không ngừng tạo niềm tin cho khách hàng, thông qua việc không ngừng nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán trước, và các ưu đãi riêng với từng đối tượng. + Các khách hàng do quen biết, công ty sẽ đi sâu nghiên cứu xem khách hàng cần dịch vụ gì để tư vấn, giới thiệu các năng lực của công ty. + Phối hợp các công ty tài chính khác để giới thiệu khách hàng cho nhau: giới thiệu cho các công ty tài chính các dịch vụ mà công ty không có, đồng thời được các công ty khác giới thiệu cho khách hàng cần dịch vụ của mình. Từ những cố gắng của lãnh đạo và nhân viên trong công ty, nên số lượng khách hàng của công ty qua các năm đều tăng, cụ thể ta có bảng khách hàng năm 2006 như sau: Biểu 1.3: Bảng phân loại khách hàng năm 2006 Các loại dịch vụ cung cấp Số lượng khách hàng năm 2006 Kiểm toán báo cáo quyết toán đầu tư xây dựng cơ bản 251 Kiểm toán báo cáo tài chính 184 Dịch vụ tư vấn 45 Dịch vụ định giá 65 Dịch vụ nội địa hoá 15 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Như vậy, công ty đã có nhiều biện pháp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của mình: từ chất lượng đến khả năng phục vụ khách hàng nhằm tăng số lượng khách hàng. Đây là, một cố gắng rất lớn từ phía người lãnh đạo cũng như nhân viên của Công ty. PHẦN II TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 1 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ Công ty VAE 1.1 Các quy định chung của Công ty VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Để chất lượng hoạt động kiểm toán được thoả mãn ở mức cao nhất, công ty VAE đã xây dựng cho mình một hệ thống qui định về chất lượng hoạt động kiểm toán. Hệ thống qui định phù hợp với chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế được Việt Nam chấp nhận liên quan đến tính độc lập của kiểm toán viên(KTV), lưu trữ hồ sơ, trình bày Báo cáo kiểm toán, hay lập kế hoạch kiểm toán…Đồng thời các qui đinh này được dựa trên các qui định của Bộ Tài Chính về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán. Nội dung của các qui định đã được Công ty xây dựng tập trung vào các vấn đề sau: Tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên trong Công ty Tính tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp được qui định rõ trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220” kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán” như sau: cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp của công ty kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán, gồm: độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn, tính thận trọng, bí mật, tư cách nghề nghiệp và tuân thủ chuẩn mực chuyên môn”. Do đây là phần nội dung mang tính trừu tượng nên có thể áp dụng cao đối với các công ty kiểm toán, nên Công ty đã cụ thể hoá thành các qui định như: Quy định về quyền sử dụng thông tin: Theo quy định thì các văn bản của công ty được đăng tải dưới một hình thức chung và nhanh chóng, để toàn bộ nhân viên có thể đọc và cập nhật một cách sớm nhất về tính độc lập với khách hàng mình đang phụ trách. Quy định về đánh giá kiểm toán viên: Định kỳ công ty thực hiện các lớp đào tạo về tính độc lập của KTV. Sau mỗi khoá học, công ty tổng hợp kết quả làm việc của KTV về việc thực hiện đúng nguyên tắc dân chủ, khách quan, bí mật về khách hàng mà KTV thực hiện, ngoài ra còn đánh giá sai sót về nghiệp vụ trong quá trình hoạt động của họ. Quy định về cung cấp dịch vụ: công ty không được phép cung cấp cho khách hàng các dịch vụ ngoài kiểm toán có thể gây ảnh hưởng tới đảm bảo tính độc lập của KTV, và có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn nếu các dịch vụ đảm bảo tính độc lập đối với KTV và Công t._.y (ví dụ như làm công tác kế toán cho chính khách hàng đang thực hiện kiểm toán). Các dịch vụ mới khi cung cấp cho khách hàng phải đảm bảo được kiểm soát và đánh giá kỹ theo các quy định về tính độc lập hiện có tại Công ty. Quy định về kiểm soát: Công ty thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đảm bảo hệ thống kiểm soát về tính độc lập và hệ thống kiểm soát khác hoạt động tốt. Nếu các thành viên trong Công ty thực hiện đầu tư, bảo hiểm, hay uỷ thác tín dụng thì thành viên phải đảm bảo các hoạt động bảo hiểm, đầu tư, uỷ thác tín dụng của mình không liên quan đến khách hàng mà mình đang kiểm toán. Các quy định trên, được giám sát bởi các bộ phận phụ trách về Tính tuân thủ nguyên tắc nghề nghiệp của KTV mà Ban giám đốc chỉ định. Việc đánh giá chất lượng hoạt động kiểm toán mà Công ty đã quy định trên đây cũng đã góp phần làm tăng hiệu quả của các cuộc kiểm toán. Kiểm soát khách hàng và ký kết hợp đồng Việc đánh giá khách hàng, đánh giá rủi ro thực hiện hợp đồng kiểm toán là yếu tố quan trọng hàng đầu đảm bảo chất lượng kiểm toán. Do vậy trước khi chấp nhận một hợp đồng kiểm toán, các chủ nhiệm kiểm toán tiến hành đánh giá khách hàng và đánh giá RR, tính tuân thủ đạo đức của KTV. Đánh giá khách hàng là việc thực hiện các phương pháp nhằm đưa ra các tài liệu phục vụ cho việc chấp nhận và thực hiện hợp đồng với khách hàng. Số lượng các tài liệu cần thu thập phụ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng kiểm toán. Nội dung đánh giá khách hàng tập chung vào những phần như: + Tính độc lập của KTV + Khả năng hoạt động liên tục + Khả năng tranh chấp lợi ích giữa khách hàng và công ty Kết quả đánh giá được trình bày rõ trong biên bản đánh giá về khách hàng có chữ ký của các chủ nhiệm kiểm toán có liên quan. Biên bản đánh giá nhằm đảm bảo Công ty tránh tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ giữa khách hàng và Công ty, góp phần đánh giá rủi ro, đảm bảo chất lượng kiểm toán. Công tác đánh giá rủi ro được tiến hành song song với thực hiện kiểm toán để đưa ra các mức độ rủi ro gồm rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát từ đó xác định rủi ro kiểm toán có thể chấp nhận được khi ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Công việc đánh giá rủi ro được ghi chép trên giấy tờ làm việc mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán. Nhiệm vụ của KTV phần này là thu thập bằng chứng phục vụ cho đánh giá rủi ro. Hệ thống 20 câu hỏi đánh giá rủi ro kiểm toán, môi trường kiểm soát là giấy tờ làm việc chủ yếu để kiểm toán viên thu thập các thông tin và đánh giá rủi ro. Đánh giá rủi ro là cơ sở để xây dựng chương trình kiểm toán và phạm vi công việc các KTV tiến hành trong các bước tiếp theo. Quá trình đánh giá và ký kết hợp đồng, được tiến hành chặt chẽ và tuân thủ nghiêm túc để đảm bảo không có bất kỳ yếu tố nào dẫn đến rủi ro, hoặc ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kiểm toán. Công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên Công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên góp phần bảo đảm đội ngũ KTV đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn, đạo đức, kinh nghiệm bản thân khi cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng. Công ty quy định công tác tuyển dụng và đầo tạo gồm các phần việc sau: Tiếp nhận nhân viên, phát triển nghề nghiệp, bồi dưỡng và khen thưởng, luân chuyến cán bộ và trao đổi nhân viên. Hàng năm, Công ty tổ chức thi tuyển nhân viên gồm tuyển dụng KTV và trợ lý kiểm toán, tất cả các nhân viên được tuyển vào Công ty phải trải qua cuộc thi tuyển một chương trình dự thi bao gồm có hồ sơ kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, tài chính, tiếng anh. Sau khi các nhân viên trải qua vòng một sẽ được chọn vào vòng hai: phỏng vấn trực tiếp. Về nội dung thi loại theo vòng, sẽ đảm bảo cho Công ty có thể tuyển được những nhân viên có đủ năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu về kiểm toán. Kết quả thi tuyển được lập thành báo cáo gửi lên cho Tổng giám đốc phê duyệt. Về tiêu chuẩn nhân viên chuyên nghiệp: Công ty cũng đặt ra những tiêu chuẩn nhất định đối với nhân viên, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán của Công ty. Cụ thể Công ty quy định nhân viên phải đạt những tiêu chuẩn sau: Đạt trình độ chuyên môn nhất định, tốt nghiệp từ Đại học trở lên Tư cách đạo đức tốt, trung thực, độc lập, tháo vát, thận trọng, hiểu biết, ham muốn nghề kiểm toán và tư vấn Chấp nhận điều kiện làm việc lưu động, cường độ làm việc thêm giờ nhiều Ưu tiên người có kinh nghiệm thực tế phù hợp chuyên môn về kế toán kiểm toán, tư vấn thuế và dịch vụ kế toán Về đào tạo chuyên môn nghiệp vụ: để nâng cao uy tín và chất lượng kiểm toán, Công ty nhận thức một cách rõ ràng mức độ quan trọng của trình độ của nhân viên, và nó góp phần phát triển khách hàng của Công ty ngày một nhiều hơn. Do vậy mà công ty cũng đã có những quy định về đào tạo nhân viên theo hai phương thức như: Đào tạo lớp lý thuyết kết hợp với thực tế; Đào tạo theo cách làm việc thực tế (thường áp dụng đối với nhân viên đã có nhiều năm kinh nghiệm). Nội dung kế hoạch đào tạo nội bộ Công ty theo cách lý thuyết kết hợp với thực tế gồm: * Hướng dẫn cách thức thực hiện thủ tục kiểm toán cơ bản đối với từng Tài khoản kế toán * Hướng dẫn cách thức lập và tham chiếu giấy tờ làm việc * Hướng dẫn cách đọc và cập nhật văn bản pháp quy liên quan đến công việc kiểm toán * Hướng dẫn các thủ tục và công việc hành chính khác * Giải thích các vướng mắc của nhân viên và các từ riêng của công ty chuyên dụng Ngoài ra, Công ty quy định phân công hướng dẫn nhân viên mới trên nguyên tắc: cứ một nhân viên mới sẽ được hướng dẫn bởi hai nhân viên phụ trách, trong đó hai người đó một nhân viên nhiều kinh nghiệm phụ trách. Các phòng ban cũng phân định trách nhiệm rõ ràng đối với người hướng dẫn các nhân viên mới. Sau một thời gian đào tạo nhất định các nhân viên mới đã nắm vững lý thuyết. Các phòng xây dựng kế hoạch để nhân viên mới được tham gia kiểm toán thực tế tại các cơ sở về thời gian, phần hành cụ thể. Cuối thời gian đào tạo thực tế, mỗi nhân viên mới được lập Bảng đánh giá kết quả công việc về mức độ hoàn thành công việc đã được giao từ người phụ trách, đánh giá về chương trình thực hiện trong thời gian thực tế. Sử dụng ý kiến chuyên gia Công ty quy định khi KTV cần tham khảo ý kiến chuyên gia để làm tăng mức độ tin cậy của ý kiến kiểm toán về các lĩnh vực chuyên môn phức tạp. Trước khi tham khảo ý kiến, KTV cần xem xét đến những yếu tố như: chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, danh tiếng của chuyên gia về lĩnh vực xin ý kiến; Tính độc lập, khách quan của chuyên gia tư vấn. Ngoài ra, KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để chứng minh rằng công việc của chuyên gia đáp ứng được mục đích của cuộc kiểm toán. Phạm vi công việc của chuyên gia được ghi chép trên giấy giao việc hoặc trao đổi trực tiếp với chuyên gia. Quy trình, kỹ thuật và hồ sơ kiểm toán Quy trình, kỹ thuật kiểm toán trong các năm có khác nhau, nhưng được Công ty quy định chặt chẽ gồm 4 bước và được các KTV tuân thủ trong các cuộc kiểm toán. Các KTV, khi áp dụng vào từng cuộc kiểm toán cụ thể, cũng có những kỹ thuật kiểm toán riêng của mình và được ghi chép trên giấy tờ làm việc, đây chính là kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của Công ty, hồ sơ lưu trữ toàn bộ các giấy tờ làm việc của các KTV, trợ lý kiểm toán. Một hồ sơ kiểm toán sẽ có các giấy tờ làm việc của KTV theo mục lục cố định thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra bằng chứng. Trình tự sắp xếp hồ sơ kiểm toán gồm: các giấy tờ làm việc; bản cam kết tính độc lập của KTV; các giấy tờ làm việc thu thập được từ bên ngoài; hợp đồng kiểm toán; ý kiến kiểm toán hoặc tư vấn tài chính; các giấy tờ giá trị lâu năm gồm Giấy phép kinh doanh của khách hàng, các hợp đồng lao động, điều lệ của khách hàng… Giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toán thường tồn tại dưới dạng vật chất gồm các bản sao hồ sơ, báo cáo tài chính của khách hàng chưa kiểm toán, các giấy tờ ghi chép của KTV và trợ lý kiểm toán hoặc các chênh lệch giữa tính toán của KTV với kết quả kinh doanh, Các bút toán chênh lệch…Ngoài ra Công ty còn lưu trữ giấy tờ làm việc trên chương trình tin học, các thư điện tử trao đổi với khách hàng. Những biện pháp thu thập tài liệu trên hai hình thức trên tạo điều kiện thuận lợi cho KTV kiểm tra được thường xuyên, lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán, đảm bảo việc tuân thủ Quy định về Hồ sơ kiểm toán của Công ty đưa ra 1.2 Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán là một quá trình vô cùng quan trọng, nó quyết định uy tín của Công ty, từ đó tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của Công ty. Mục đích kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty là đưa ra ý kiến của KTV trong báo cáo kiểm toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty khách hàng hay không, mức độ tuân thủ những quy định của Công ty đưa ra đối với KTV và trợ lý kiểm toán. Do đó Công ty luôn chú trọng xây dựng một quy trình KSCL phù hợp với quy mô và loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp. Mục đích của kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ VAE là soát xét Báo cáo, kiểm tra tính tuân thủ các quy định mà Công ty đề ra như đã đề cập ở phần trên hồ sơ kiểm toán. Tính tuân thủ về trình tự và nội dung trình bày của hệ thống báo cáo Tính chính xác của số liệu trình bày trên báocáo Kiểm tra thư quản lý Kiểm tra lỗi kỹ thuật và cách diễn đạt Tính tuân thủ về cách trình bày hồ sơ và giấy tờ làm việc Kiểm tra chọn mẫu các tài khoản Tính hợp lý và đầy đủ của các vấn đề trình bày của báo cáo kiểm toán và thư quản lý Kiểm tra trương trình chọn mẫu các tài khoản Kiểm tra tính trung thực và hợp lý, chính xác số liệu trình bày trên báo cáo tài chính Tính đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán và các chương trình kiểm toán Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc Tính tuân thủ trong trình bày giấy tờ, hồ sơ làm việc Đảm bảo trình tự, nội dung báo cáo trình bày đúng quy định BAN GIÁM ĐỐC CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN TRƯỞNG NHÓM Sơ đồ 2.1: Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty Trình tự soát xét đối với tất cả các Hồ sơ và Báo cáo kiểm toán trước khi phát hành đều phải trải qua sự kiểm soát của 3 cấp phê duyệt các nội dung được thể hện ở sơ đồ 2.1. Hệ thống giấy tờ làm việc trong quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán về hoạt động soát xét báo cáo và hồ sơ kiểm toán của công ty được đánh tham chiếu như bảng hệ thống sau. Biểu số 2.1: Hệ thống tham chiếu soát xét báo cáo và hồ sơ kiểm toán Stt Nội dung Tham chiếu 1 Soát xét báo cáo kiểm toán A810 2 Soát xét việc trình bày báo cáo kiểm toán A820 3 Soát xét nội dung báo cáo kiểm toán A830 4 Soát xét Hồ sơ kiểm toán A840 5 Soát xét hình thức hồ sơ kiểm toán A850 6 Quản lý kiểm toán A860 7 Đánh giá khả năng tổng quát dịch vụ cung cấp cho khách hàng A870 8 Đánh giá nhóm kiểm toán A880 9 Bản phê duyệt phát hành báo cáo A890 10 Bản phê duyệt tiếp tục cung cấp cho khách hàng A900 11 Soát xét về nội dung và hồ sơ kiểm toán A910 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể 2.1 Trách nhiệm đối với chất lượng trong các cuộc kiểm toán Để bảo đảm chất lượng hoạt động kiểm toán, tổ chức nhân sự hợp lý trong nhóm kiểm toán là hết sức quan trong. một cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng kiểm toán. Công việc soát xét báo cáo kiểm toán từ các cấp lãnh đạo cũng chính là phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán mà nhóm kiểm toán được phân công kiểm toán. Tháp phân công sau đây sẽ miêu tả sự phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG NGHIỆP VỤ CÁC CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN CÁC KIỂM TOÁN VIÊN CÁC TRỢ LÝ KIỂM TOÁN Sơ đồ 2.2: Tháp phân công nhiệm vụ tại phòng nghiệp vụ Tháp phân công tổ chức được phân theo trách nhiệm giảm dần. Tổng Giám Đốc Công ty có trách nhiệm phụ trách toàn bộ các mặt hoạt động của toàn bộ Công ty cả trong chi nhánh chính và các chi nhánh tại các ở các Tỉnh khác. Ngoài ra Tổng Giám Đốc phụ trách xây dựng các dự án chiến lược, đa dạng hóa các loại hình hoạt động, chỉ đạo lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân viên trong Công ty. Ở cấp thấp hơn, Phó Tổng Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm về hoạt động tại Hà Nội, thực hiện các kế hoạch phát triển của Công ty và báo cáo tình hình hoạt động, tiềm năng phát triển của trụ sở chính tại Hà Nội với Tổng Giám Đốc. Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm chính về quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán một cách trực tiếp. Các trưởng phòng sẽ đảm nhiệm kiểm toán phụ trách về quản lý rủi ro và chủ nhiệm kiểm toán phụ trách về tính tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Các Chủ nhiệm kiểm toán là người trực tiếp đảm nhận công tác kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, các chủ nhiệm kiểm toán còn có chức năng phân công và đôn đốc thực hiện công việc và chịu trách nhiệm về chất lượng hoạt dộng kiểm toán của từng cuộc kiểm toán cụ thể. Các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán thực hiện các nhiệm vụ do các chủ nhiệm kiểm toán giao và được hưởng các quyền lợi theo đúng Quy chế của Công ty. Một nhóm kiểm toán thông thường có khoảng 5 nhân viên, có thể nhiều hơn hay ít hơn tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty khách hàng. Để đảm bảo chất lượng thì Chủ nhiệm kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công việc của các thành viên trong nhóm, Giữa các thành viên trong nhóm có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mối quan hệ này là mối quan hệ hỗ trợ và cũng là mối quan hệ giám sát. Công việc trong một cuộc kiểm toán được phân công theo cấp cụ thể phân theo sơ đồ 2.1 Cấp thấp nhất là các trợ lý kiểm toán: trong cuộc kiểm toán họ thường kiểm tra, giám sát kiểm kê quỹ, TSCĐ, rà soát những chứng từ hóa đơn, kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản tiền, TSCĐ…dưới sự hướng dẫn và giám sát của các kiểm toán viên. Các giấy tờ làm việc ghi chép của trợ lý cuối mỗi buổi làm việc sẽ được kiểm tra bởi kiểm toán viên chính hoặc chủ nhiệm kiểm toán. Cấp quản lý trực tiếp trợ lý kiểm toán là các kiểm toán viên. Nhiệm vụ của kiểm toán viên là phụ trách các công việc khó hơn như thực hiện các thủ tục phân tích, kiểm soát. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ trực tiếp giám sát và kiểm tra phần việc của kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán. Cấp cao nhất trong cuộc kiểm toán là Chủ nhiệm kiểm toán, sẽ có trách nhiệm đôn đốc công việc phân công nhiệm vụ và soát xét chất lượng của toàn bộ công việc các thành viên trong nhóm. Chủ nhiệm kiểm toán kiểm tra bản thảo Báo cáo kiểm toán do kiểm toán viên chính lập và hoàn thành báo cáo kiểm toán trình lên Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc. 2.2 Quy trình kiểm soát chất lượng của từng cuộc kiểm toán cụ thể Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán bắt buộc đối với các cuộc kiểm toán và ở các cấp độ khác nhau. Kiểm soát chất lượng hoạt đoọng kiểm toán được thực hiện trong mọi giai đoạn kiểm toán từ khâu lập kế hoạch cho đến kết thúc cuộc kiểm toán. Nội dung kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán cụ thể được gắn với một khách hàng và quy trình thực hiện được diễn ra theo đúng các bước kiểm soát chất lượng kiểm toán của Công ty, nhưng do quá trình soát xét trong cuộc kiểm toán có sự đan xen kiểm soát của 3 cấp. Do vậy, quy trình của kiểm soát biểu hiện thành ba bước công việc: Kiểm soát trong lập kế hoạch kiểm toán; Kiểm soát hồ sơ kiểm toán; Kiểm soát Báo cáo kiểm toán. 2.2.1 Kiểm soát trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán Trong bước lập kế hoạch kiểm toán gồm hai bước lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Giai đoạn này có hai cấp soát xét Ban Giám Đốc và Chủ nhiệm kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán là một công việc rất quan trọng đối với kiểm toán viên. Một kế hoạch kiểm toán đúng đắn sẽ giúp cho KTV thu thập được những bằng chứng đầy đủ có hiệu lực cho việc đưa ra kết luận về BCKT được chính xác, giữ chi phí kiểm toán ở mức hợp lý, tạo quan điểm tốt của khách hàng về Công ty. Do vậy mà kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán trước hết phải kiểm soát được việc lập kế hoạch kiểm toán. Giấy tờ làm việc để ghi chép công việc này được thể hiện trên mục số 500 trong hồ sơ kiểm toán. Công việc của kiểm toán viên trong phần này sau khi ký kết hợp đồng thì kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và xây dựng kế hoạch kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát: được hiểu như là phần công việc của kiểm toán viên cần tiến hành tìm hiểu Về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng thể hiện trên mục số 200 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu môi trường kiểm soát được ghi chếp trên mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu chu trình kế toán của khách hàng Thực hiện các bước phân tích tổng hợp trên mục Xác định mức độ trọng yếu và xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch với khách hàng ghi chép trên mục số 300 Xây dựng kế hoạch kiểm toán: trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải đưa ra được đánh giá về rủi ro tiềm tàng và số dư các tài khoản và được ghi chép trên các giấy tờ làm việc ứng với từng phần hành cụ thể như tiền mặt là 1100, tiền giử ngân hàng là 1200, TSCĐ là 1300 và các khoản mục khác. Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hàng mà kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán trình Ban Giám Đốc phê duyệt. Sau đây là Bản kế hoạch tổng quát của phòng nghiệp vụ I về kế hoạch kiểm toán khách hàng XYZ. Bản kế hoạch sẽ được Tổng Giám đốc soát xét và thông qua Chủ nhiệm kiểm toán để tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán. Biểu số 2.2 : Kế hoạch kiểm toán tổng quát Công ty XYZ (A200) KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ Kính gửi: Ông Trần Quốc Tuấn - Tổng Giám Đốc Ông Phạm Hùng Sơn – Phó Tổng Giám Đốc Tài chính Người lập: Hoàng Lệ Thuỷ- Ngày 22/2/2007 Kế hoạch kiểm toán cho nhóm kiểm toán phòng nghip vụ I kiểm toán Báo cáo tài chính Công ty cổ phần XYZ kỳ kế toán 1/1/2006 đến 31/12/2006 như sau: I. Nhóm kiểm toán gồm: Chức vụ Họ và tên Phòng nghiệp vụ Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân I Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh I Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà I II. Thời gian và phạm vi kiểm toán Từ ngày 23/2/2007 đến 26/2/2006. Thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2006. III. Thông tin hoạt động của khách hàng Tên khách hàng: Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ Địa chỉ: Quận Ba Đình, Hà Nội Điện thoại : Fax: Mã số thuế: Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất đồ dùng học sinh IV. Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ Các chính sách kế toán áp dụng Kết luận và đánh giá sơ bộ về môi trường kiểm soát Kết luận về hệ thống kế toán Kết luận và đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ V. Đánh giá trọng yếu và rủi ro Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro tiềm tàng Đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá kết luận của kiểm soát nội bộ Ước lượng tính trọng yếu Người lập Hoàng Lệ Thuỷ Ngày 22/2/2007 Người phê duyệt Tổng Giám Đốc Trần Quốc Tuấn Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt, kiểm toán viên Thuỷ sẽ đưa kế hoạch kiểm toán như trên để Chủ nhiệm kiểm toán xem xét và thực hiện. Trong bản kế hoạch kiểm toán, người lập phải đưa ra những thông tin như người thực hiện, nhiệm vụ của từng người, thời gian kiểm toán tại đơn vị, các trang bị cần thiết… Ví dụ kiểm toán viên Thủy lập bảng kế hoạch kiểm toán BCTC cho kỳ kế toán từ 1/1/2005 đến 31/12/2006 tai Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ, Hà Nội. Thông tin được minh họa trên bảng số 4 Biểu số 2.3: Nhóm kiểm toán viên kiểm toán khách hàng XYZ Chức vụ Họ và tên Số năm tham gia kiểm toán Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân 4 năm Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh 3 năm Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà 1 năm (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Trong các cuộc kiểm toán của Công ty đều có những kiểm toán viên trình độ chuyên môn vững vàng, kiểm toán viên luôn bảo đảm công việc kiểm toán được thực hiện một cách đầy đủ và khoa học. Trong nhóm kiểm toán, có cả những người đã từng thực hiện kiểm toán BCTC cho Công ty XYZ những năm trước và cũng có những người mới thựuc hiện kiểm toán lần đầu. Vậy để thực hiện kiểm toán, nhóm kiểm toán của Công ty có đủ những hiểu biết cần thiết về khách hàng, những kinh nghiệm về kiểm toán khách hàng cũng như có sự tìm hiểu mới một cách độc lập của các kiểm toán viên lần đầu thực hiện kiểm toán cho Công ty XYZ. Công ty đều tạo điều kiện tốt nhất cho các kiểm toán viên luôn có đầy đủ trang thiết bị trong các cuộc kiểm toán, do vậy nên trong mỗi cuộc kiểm toán Công ty trang bị ít nhất là 2 máy tính xách tay cho các Chủ nhiệm kiểm toán, các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán. Việc trang bị máy tính xách tay cho tất cả cá kiểm toán viên tham gia kiểm toán đã góp phần rất lớn trong nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Có thể nói rằng, việc bố trí đúng người, đúng việc, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho kiểm toán viên là biện pháp kiểm soát chất lượng tốt nhất. Bản kế hoạch sau khi được Ban Giám đốc(BGĐ) phê chuẩn sẽ được lập thành một bản thứ hai gửi cho khách hàng. Bản kế hoạch này sẽ là căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán. KTV chính căn cứ vào thời gian kế hoạch để phân công công việc, giám sát việc thực hiện công việc của từng cá nhân tham gia kiểm toán. BGĐ cũng sẽ căn cứ vào bản này để đánh giá những phần việc đã làm được trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Ngoài ra, Việc lập bản kế hoạch ngoài mục đích yêu cầu khách hàng chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự, sắp xếp tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán, Công ty có thể kết hợp với phía Công ty giám sát tiến độ thực hiện công việc của KTV. Sau khi lập kế hoạch kiểm toán một cách tổng quát, kiểm toán viên phải tìm hiểu khách hàng chi tiết hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh , quy trình kế toán, tiến hành phân tích sơ bộ để từ đó xác định các tài khoản trọng yếu, mức độ sai sót tiềm tàng và đánh giá từng mức độ rủi ro kiểm soát, rủi ro phát hiện, rồi xác định rủi ro kiểm toán trong cuộc kiểm toán có thể chấp nhận được. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên tiếp tục tiển hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho các tài khoản mà Công ty khách hàng sử dụng, số dư mang tính trọng yếu. Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành cụ thể được tổng hợp và giắn trong hồ sơ kiểm toán thực hiện trong khâu kiểm soát trước cuộc kiểm toán. Như vậy, cũng sẽ giảm bớt công việc cho kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành từ tìm hiểu và đánh giá khách hàng, tới việc lưa chọn thủ tục kiểm toán phù hợp. Ta có thể lấy một ví dụ về kế hoạch kiểm toán tiền cho khách hàng XYZ như sau: Biểu số 2.4: Kế hoạch kiểm toán phần hành tiền khách hàng XYZ Người thực hiện Tham chiếu I Kiểm soát chi tiết 1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu số dư với các sổ sách và báo cáo tài chính. Kiểm tra số dư tiền măt và tiền gửi ngân hàng 2 Thu thập Biên bản kiểm kê quĩ cuối năm. Đối chiếu với sổ quĩ tiền mặt, xác định nguyên nhân chênh lệch. 3 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt tại thời điểm kiểm toán. Lưu ý nếu quĩ bao gồm cả những chứng từ có giá như: Ngân phiếu, Trái phiếu hoặc vàng, bạc, đá quí thì phải kiểm tra chi tiết để xác định giá trị hợp lý; Xem những chứng từ mua bán có liên quan. Căn cứ kết quả kiểm kê để xác định số dư tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Yêu cầu giải trình nếu có sự chênh lệch. 4 So sánh số dư trên sổ quĩ và tiền gửi NH với Sổ cái tổng hợp. 5 Thực hiện thủ tục đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng: Gửi thư xác nhận số dư TGNH; và Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư sổ phụ. Giải thích các khoản chênh lệch lớn (nếu có). Thu thập hoặc tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối giữa sổ Cái. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các khoản thấu chi tiền gửi ngân hàng. Các khoản lãi phải trả đối với các khoản thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lãnh hay phê duyệt các khoản thấu chi. Kiểm tra các tính hiện hữu của các tài sản thế chấp hay bảo lãnh ghi chép trên sổ sánh, chứng từ của công ty. 6 Kiểm tra lại tất cả các khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với báo cáo ngân hàng sau ngày khoá sổ. Kiểm tra tài khoản tiền đang chuyển 7 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác (như chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các đơn vị nội bộ và rút tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Kiểm tra các khoản tiền đó được ghi chép vào sổ phụ của tháng tiếp sau ngày khoá sổ. Xác minh những séc lớn chưa về trong tháng tiếp sau ngày khoá sổ. Kiểm tra sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để đối chiếu các séc chuyển trả thanh toán cho nhà cung cấp tại ngày khoá sổ với sổ phụ tháng tiếp sau ngày khoá sổ. 8 Soát xét các khoản thu chi trước và sau ngày khoá sổ, ghi chú các khoản lớn hoặc bất thường. Xác định xem chúng đã được ghi vào đúng kỳ hay không? 9 Các thủ tục khác: - Xem xét việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền hạch toán tại thời điểm báo cáo đối với các tài khoản tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cái, kiểm tra việc tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá; đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ. - Xem xét việc kiểm soát áp dụng tỷ giá chuyển đổi đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ đó trong kỳ. - Xem xét và yêu cầu khách hàng đưa ra các bằng chứng của các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến bên thứ ba. - Chú ý các khoản thường ghi thiếu như lãi tiền gửi, lệ phí ngân hàng, các khoản thu hoặc chi tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo Nợ hoặc báo Có của ngân hàng. Chú ý đến tính chất hợp pháp, hợp lý của chứng từ về mặt đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ, có đầy đủ chứng từ gốc chứng minh hay không. IV (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Lập kế hoạch kiểm toán giúp cho kiểm toán viên thu được bằng chứng có giá trị và đầy đủ các tình huống và để tránh những bất đồng với khách hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm toán là công cụ kiểm soát chất lượng kiểm toán vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm toán. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo cho cuộc kiểm toán chất lượng cao, còn nếu lập kế hoạch không tốt thì cuộc kiểm toán sẽ gặp nhiều rủi ro kiểm toán, ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Vì vậy để kiểm soát tốt chất lượng cuộc kiểm toán thì ngay trong khâu đầu tiên của cuộc kiểm toán là lập kế hoạch kiểm toán phải được thực hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm toán cao nhất. 2.2.2 Kiểm soát hồ sơ kiểm toán Hệ thống hồ sơ kiểm toán giúp cho quá trình lập kế hoạch kiểm toán, lập giấy tờ làm việc, xác định và kiểm tra các bước kiểm soát, lập báo cáo tài chính sau kiểm toán, lưu trữ các thông tin khác để giao dịch và phục vụ khách hàng. Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán là vô cùng quan trọng, VAE cũng đã có hệ thống hồ sơ kiểm toán thống nhất. Trong đó mục tiêu của việc thiết lập hồ sơ kiểm toán hướng tới những yếu tố sau: - Dễ dàng trong kiểm tra soát xét hồ sơ. Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm toán, nhìn vào hồ sơ kiểm toán KTV có thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đó Chủ nhiệm kiểm toán, KTV nêu lên những công việc cần làm tiếp theo, chất lượng công việc cũng như sự có mặt hay không có mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc rút ngắn thời gian kiểm toán, công việc sẽ hiệu quả. Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì công việc soát xét hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toán là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ giúp cho công việc kiểm tra soát xét được dễ dàng hơn, giảm thiểu những sai sót trong kiểm toán. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm soát xét nhanh chóng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽ được chính xác hơn. - Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm toán các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới có thể hình dung công việc làm của mình trong tương lai, họ có thể dùng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo. - Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán thì việc sử dụng hồ sơ kiểm toán cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng chứng kiểm toán, có thể chứng minh cho tất cả các công việc mà KTV và trợ lý đã làm và còn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng. - Lưu trữ hồ sơ kiểm toán được đơn giản hóa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm và thường trực nhằm đảm bảo cho công việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơ đã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đó tròng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ có hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toán sẽ là những rằng buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng công việc. - Hồ sơ kiểm toán thông minh góp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch kiểm toán, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế hoạch kiểm toán. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán càng hiệu quả cũng giúp kiểm toán viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết.Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Công ty quy định. Hệ thống hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đó, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toán đó như là sự đánh dấu sự tìm hiểu những thông tin ban đầu, kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán.Hồ sơ này do KTV phụ trách thực hiện. Các chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả các giấy tờ làm việc được sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Hồ sơ này được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm được phân công việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05. Biểu số 2.5: Hệ thống tham chiếu hồ sơ kiểm toán Nội dung Tham chiếu Lập kế hoạch I Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm toán 100 Tìm hiểu hoạt động khách hàng 200 Tìm hiểu các quy trình kế toán 300 Các thủ tục đánh giá phân tích 400 Xác định mức độ trọng yếu 500 Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toán 600 Quản lý kiểm toán II Tài liệu họp với khách hàng 700 Tài liệu giao dịch với khách hàng 800 Hệ thống kiểm soát nội bộ 900 Kiểm tra chi tiết tài sản III Phần hành tiền 1000 Phần hành Tài sản cố định 1100 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Về kiểm soát hồ sơ kiểm toá._.