Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và thanh toán với Ngân sách Nhà nước tại Công ty TNHH In Thương Mại và Xây dựng Nhật Quang

MôC LôC II. KÕ to¸n tiÒn mÆt t¹i quü t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 19 1. Tæ chøc qu¶n lý vµ lu©n chuyÓn chøng tõ 19 2. Quy tr×nh kÕ to¸n tiÒn mÆt t¹i quü cña c«ng ty 21 III. KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng cña C«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 28 1. Tæ chøc qu¶n lý vµ lu©n chuyÓn chøng tõ 28 2. C¸c chøng tõ, sæ s¸ch vÒ tiÒn göi Ng©n hµng 30 3. Quy tr×nh kÕ to¸n tiÒn göi Ng©n hµng cña C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ x©y dùng NhËt Quang. 30 IV. KÕ to¸n thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc 30 1. Néi dung kÕ to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ x©y dùng NhËt Quang. 30 2. KÕ to¸n thuÕ GTGT 32 3. KÕ to¸n thuÕ TNDN 43 CH¦¥NG III: Hoµn thiÖn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 47 I. ®¸nh gi¸ vÒ thùc tr¹ng kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 47 II. ph­¬ng h­íng, gi¶i ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 49 1. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn và thanh to¸n víi Ng©n s¸ch nhµ n­íc: 49 2. Quan ®iÓm hoµn thiÖn: 50 3. Ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn: 51 KÕt luËn 57 Lêi më ®Çu C¸c doanh nghiÖp nãi chung vµ c¸c doanh nghiÖp dÞch vô nãi riªng ®Òu chÞu t¸c ®éng cña c¸c quy luËt kinh tÕ trong ®ã quy luËt c¹nh tranh lµ yÕu tè kh¸ch quan, nã võa lµ th¸ch thøc võa lµ ®éng lùc ®Ó c¸c doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Môc tiªu lín cña c¸c doanh nghiÖp lµ ho¹t ®éng kinh doanh mang l¹i hiÖu qu¶ vµ mang l¹i lîi nhuËn cao. §Ó kinh doanh cã hiÖu qu¶, ®Ó cã thÓ c¹nh tranh ®­îc vµ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng, mét biÖn ph¸p v« cïng cÇn thiÕt lµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt vèn b»ng tiÒn vµ thùc hiÖn thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc nh»m ®¶m b¶o tèt c¸c mèi quan hÖ t¸c ®éng qua l¹i gi÷a c¸c thµnh phÇn kinh tÕ, nã sÏ kÝch thÝch nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn nhanh h¬n. MÆt kh¸c vèn b»ng tiÒn vµ c¸c kho¶n thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc ®¸nh gi¸ thùc lùc cña c«ng ty trong qu¸ tr×nh kinh doanh còng nh­ kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp, tõ ®ã t¹o niÒm tin cho c¸c ®èi t¸c cã quan hÖ trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp víi doanh nghiÖp, ngoµi ra nã cßn thÓ hiÖn vßng l­u chuyÓn tiÒn tÖ cu¶ doanh nghiÖp cã nhanh chãng hiÖu qu¶ hay kh«ng, ®Ó tõ ®ã cã thÓ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Nh­ vËy, nhËn thÊy tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn kÕt hîp víi viÖc t×m hiÓu thùc tÕ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn vµ thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­ íc t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang. Trong thêi gian thùc tËp, trªn c¬ së nh÷ng kiÕn thøc ®· häc cïng sù h­íng dÉn tËn t×nh cña C« gi¸o NguyÔn ThÞ H­¬ng vµ c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty, em ®· chän vµ ®i s©u vµo nghiªn cøu ®Ò tµi: “ Hoµn thiÖn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn vµ thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang” KÕt cÊu cña chuyªn ®Ò bao gåm: Ch­¬ng I: Tæng quan vÒ ®Æc ®iÓm kinh tÕ vµ tæ chøc qu¶n trÞ kinh doanh t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang. Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn vµ thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang . Ch­¬ng III: Hoµn thiÖn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng m¹i vµ X©y dùng NhËt Quang. Do thêi gian thùc tËp cã h¹n vµ tr×nh ®é cña b¶n th©n cßn nhiÒu h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt. VËy em kÝnh mong c¸c ThÇy c« gi¸o vµ c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®ãng gãp ý kiÕn vµ chØ b¶o em thªm ®Ó chuyªn ®Ò cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! CH¦¥NG II tæng quan vÒ ®Æc ®iÓm kinh tÕ vµ tæ chøc qu¶n trÞ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG I. ®Æc ®iÓm kinh tÕ vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty - LÞch sö(qu¸ tr×nh) h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty: Trong bèi c¶nh nÒn kinh thÕ thÞ tr­êng ®ang ngµy cµng ph¸t triÓn cïng víi viÖc n­íc ta ®ang héi nhËp tæ chøc WTO.ChÝnh v× vËy mµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i ho¹ch ®Þnh cho m×nh mét chÝnh s¸ch vµ chiÕn l­îc tµi chÝnh ®Æc biÖt v÷ng ch¾c.Bªn c¹nh ®ã viÖc ®Çu t­ cña c¸c doanh nghiÖp vµo c¸c lÜnh vùc vµ c¸c nghµnh nghÒ còng lµ ®iÒu hÕt søc ®­îc quan t©m. Do ®ã ®Ó ®¸p øng cho nh÷ng nhu cÇu kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp, gióp c¸c doanh nghiÖp n¾m râ vÒ c¸c vÊn ®Ò vÒ luËt kÕ to¸n,tµi chÝnh vµ ®Çu t­… c«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®· ra ®êi. C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®­îc thµnh lËp ngµy 14 th¸ng 1 n¨m 2001 víi sè vèn ®iÒu lÖ 1.500.000.000 ®ång. 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty - Chøc n¨ng,nhiÖm vô +C«ng ty t­ vÊn cho c¸c doanh nghiÖp b»ng c¸ch trôc tÕp liªn hÖ kh¸ch hµng ®Ó hiÓu ®­îc môc ®Ých cña hä yªu cÇu, th«ng qua ®ã cã thÓ t­ vÊn qua ®iÖn tho¹i gióp kh¸ch hµng n¾m b¾t ®­îc môc tiªu mµ m×nh cÇn ®¹t ®­îc. Víi môc tiªu t¨ng chÊt l­îng dÞch vô t¨ng doanh thu, t¨ng lîi nhuËn, ®Ó bï ®¸p nh÷ng chi phÝ. + Víi môc tiªu, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô chÝnh trªn C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®ãng vai trß kh¸ quan träng trong viÖc qu¶ng c¸o vµ hç trî sù ph¸t triÓn cña c¸c doanh nghiÖp trªn c¶ n­íc. - Nghµnh nghÒ, quy m« kinh doanh, ®¨c ®iÓm vÒ s¶n phÈm thÞ tr­êng XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp dÞch vô, c«ng ty hiÖn nay cã c¸c Nghµnh nghÒ kinh doanh sau: + In Ên vµ thiÕt kÕ qu¶ng c¸o ; + DÞch vô t­ vÊn vÒ x©y dùng; + DÞch vô xóc tiÕn th­¬ng m¹i ; + DÞch vô t­ vÊn vÒ c¸c vÊn ®Ò m«i tr­êng vµ xö lý chÊt th¶i( kh«ng bao gåm dÞch vô thiÕt kÕ c«ng tr×nh) ; + T­ vÊn ®Çu t­ ; + DÞch vô qu¶n lý dù ¸n ; + DÞch vô nghiªn cøu , kh¶o s¸t, ph©n tÝch thÞ tr­êng : - Quy m« kinh doanh: + ThÞ tr­êng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp tr­íc hÕt tËp trung h­íng vµo c¸c doanh nghiÖp cã nhu cÇu trªn ®Þa bµn c¶ n­íc. - §Æc ®iÓm vÒ s¶n phÈm vµ thÞ tr­êng: §Æc ®iÓm cña kinh doanh dÞch vô lµ s¶n phÈm phÇn lín lµ dÞch vô, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra s¶n phÈm ®«ng thêi lµ qu¸ tr×nh tiªu thô nghÜa lµ c¸c dÞch vô ®­îc thùc hiÖn trùc tiÕp víi kh¸ch hµng. Víi nh÷ng s¶n phÈm ®­îc cung cÊp tõ nh÷ng hÖ thèng v¨n b¶n ph¸p luËt do nhµ n­íc ban hµnh vµ nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n vÒ luËt cao, cïng víi c¸c dÞch vô ch¨m sãc kh¸ch hµng chu ®¸o, C«ng ty ®· t¹o dùng ®­îc th­¬ng hiÖu vµ ®­îc nhiÒu kh¸ch hµng biÕt ®Õn. Kh¸ch hµng chñ yÕu cña c«ng ty ®a phÇn lµ c¸c doanh nghiÖp t­ nh©n míi thµnh lËp vµ c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang ho¹t ®éng. 3. §¨c ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty XuÊt ph¸t tõ chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña c«ng ty, c¨n cø vµo ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng kinh doanh ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty, tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty ®­îc bè trÝ theo s¬ ®å sau: - M« h×nh tæ chøc bé m¸y: C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®­îc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng. Mçi nhãm chøc n¨ng ®¶m nhiÖm nh÷ng phÇn c«ng viÖc cô thÓ. Sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn gióp cho viÖc thùc hiÖn nh÷ng hîp ®ång cña c«ng ty thµnh c«ng nhanh chãng. - S¬ ®å 1: M« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty Gi¸m ®èc Phã Gi¸m ®èc Phßng T­ vÊn Phßng nghiÖp vô KÕ to¸n tr­ëng Thñ Quü Phßng kÕ to¸n Phßng kü thuËt Phßng kÕ ho¹ch KÕ to¸n tiÒn mÆt Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng phßng ban, bé phËn vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban, bé phËn + Gi¸m ®èc : lµ ng­êi ®¹i diÖn ph¸p nh©n cho c«ng ty, lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, trùc tiÕp ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty. + Phã Gi¸m ®èc: Cã chøc n¨ng hç trî cho c«ng viÖc cña Gi¸m §èc, trùc tiÕp ®iÒu hµnh phßng kÕ to¸n, phßng t­ vÊn. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m §èc vÒ ho¹t ®éng cña bé phËn m×nh qu¶n lý. +Phßng t­ vÊn: Tæ chøc thu thËp th«ng tin vµ t­ vÊn cho kh¸ch hµng. +Phßng kÕ ho¹ch: lµ phßng cã nhiÖm vô v¹ch ra kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cho c«ng ty. +Phßng kü thuËt: chÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé kh©u s¶n xuÊt cña c«ng ty c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ. +Phßng nghiÖp vô: thùc hiÖn t×m kiÕm nh÷ng ®èi t¸c kinh doanh theo ®óng ph¸p luËt,lËp ph­¬ng ¸n kinh doanh tr×nh gi¸m ®èc tr­íc khi thùc hiÖn hîp ®ång. + Phßng KÕ to¸n: Tæ chøc ho¹t ®éng kÕ to¸n tµi chÝnh theo quy ®Þnh thèng nhÊt cña Bé Tµi ChÝnh. Qu¶n lý thu chi và c¸c ho¹t ®éng tài chÝnh kh¸c cña C«ng ty, theo dâi c«ng nî cña kh¸ch hàng, h¹ch to¸n chi phÝ kinh doanh, c©n ®èi tài s¶n và nguèn vèn, h¹ch to¸n lîi nhuËn, thanh quyÕt to¸n víi Nhà n­íc và chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vÊn ®Ò tài chÝnh cña C«ng ty tr­íc c¬ quan tài chÝnh cÊp trªn và l·nh ®¹o C«ng ty, tham m­u cho ban Gi¸m ®èc trong ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. Cung cÊp sè liÖu ®Çy ®ñ kÞp thêi phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý cña Gi¸m §èc. + KÕ to¸n tr­ëng: Lµ ng­êi ®­îc bæ nhiÖm ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n, ng­êi chØ ®¹o chung vµ tham m­u chÝnh cho l·nh ®¹o vÒ tµi chÝnh vµ c¸c chiÕn l­îc tµi chÝnh, kÕ to¸n cho doanh nghiÖp. KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi h­íng dÉn, chØ ®¹o kiÓm tra, ®iÒu chØnh c«ng viÖc mµ c¸c kÕ to¸n viªn ®· lµm sao cho hîp lý nhÊt(cã lîi cho doanh nghiÖp mµ vÉn hîp ph¸p). §¶m nhiÖm c¸c nhiÖm vô vÒ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña doanh nghiÖp ( sæ s¸ch,b¸o c¸o thuÕ,b¸o c¸o tµi chÝnh…). Tæ chøc ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. + Thñ quü: Cã nhiÖm vô gi÷ tiÒn mÆt cho ®¬n vÞ, qu¶n lý thu, chi. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thu, chi ®Ó thu vµ chi ®óng ®èi t­îng, sè tiÒn. CËp nhËt sæ quü hµng ngµy, rót sè d­ vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸ tiÒn mÆt. Ngoµi ra cã thÓ cã thªm nh÷ng quy ®Þnh vµ nhiÖm vô kh¸c tuú theo sù s¾p xÕp cña cÊp trªn. + KÕ to¸n tiÒn mÆt: thu tiÒn vµ chi tiÒn theo lÖnh cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng dùa trªn c¸c phiÕu thu, phiÕu chi. 4. §Æc ®iÓm t×nh h×nh tµi chÝnh vµ kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty - KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y: M¨c dï c«ng ty gÆp ph¶i rÊt nhiÒu khã kh¨n trong sù ph¸t triÓn cña m×nh nh­ng c«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®· tÝch cùc hoµn thiÖn dÞch vô vµ t¨ng c­êng t×m kiÕm kh¸ch hang tiÒm n¨ng…Nhê ®ã mµ doanh thu vµ lîi nhuËn ®Òu t¨ng qua c¸c n¨m còng nh­ c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch nhµ n­íc ®Òu ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ. §iÒu nµy ®­îc thÓ hiÖn qua b¶ng c¸c sè liÖu sau: B¶ng biÓu sè 1: B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty n¨m 2009 B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh N¨m 2009 ChØ tiªu M· sè ThuyÕt minh N¨m nay N¨m tr­íc A B C D E 1.Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 01 IV.08 424,836,636 430,949,088 2.C¸c khoµn gi¶m trõ doanh thu 02 - - 3.Doanh thu thuÇn vÒ b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô ( 10 = 01- 02 ) 10 424,836,636 430,949,088 4.Gi¸ vèn hµng b¸n 11 - - 5.Lîi nhuËn gép vÒ b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô ( 20=10-11 ) 20 424,836,636 430,949,088 6.Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 21 - - 7.Chi phÝ tµi chÝnh 22 - - Trong ®ã : Chi phÝ l·i vay 23 - - 8.Chi phÝ qu¶n lý kinh doanh 24 377,841,304 424,170,520 9.Lîi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh (30=20+21-22-24) 30 46,995,332 6,778,568 10.Thu nhËp kh¸c 31 - - 11.Chi phÝ kh¸c 32 1,050,000 - 12.Lîi nhuËn kh¸c (40=31-32) 40 (1,050,000) - 13.Tæng lîi nhuËn kÕ to¸n tr­íc thuÕ (50=30+40) 50 IV.09 45,945,332 6,778,568 14.Chi phÝ thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 51 - - 15.Lîi nhuËn sau thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp (60=50-51) 60 45,945,332 6,778,568 Qua c¸c sè liÖu trªn, ta cã thÓ thÊy doanh thu cung cÊp dÞch vô n¨m 2009 cã gi¶m so víi n¨m 2008 nh­ng lîi nhuËn n¨m 2009cao h¬n so víi n¨m 2008. §iÒu ®ã chøng tá doanh nghiÖp ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n trong n¨m 2009. - Mét sè chØ tiªu vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang. MÆc dï khi míi thµnh lËp C«ng ty cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n víi sè vèn h¹n chÕ lµ 1.500.000.000 ®ång, Song c«ng ty ®· v­ît qua mäi gian nan thö th¸ch vµ cho ®Õn nay c«ng ty ®· cã mét chç ®øng v÷ng ch¾c trªn thÞ tr­êng. D­íi ®©y lµ mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty B¶ng biÓu sè 2: Mét sè chØ tiªu vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty ChØ tiªu N¨m 2008 N¨m 2009 1. Vèn cè ®Þnh  62,149,749  62,149,749 2. Vèn l­u ®éng  703,554,563 69,659,166  3. Doanh thu  430,949,088  424,836,636 4. Lîi nhuËn tr­íc thuÕ  6,778,568  45,945,332 5. Vèn chñ së h÷u  13,000,000,000 19,800,000,000  II. tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ bé sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang - M« h×nh tæ chøc bé m¸y: Lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« nhá, bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty TNHH In Th­¬ng m¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ®­îc tæ chøc theo m« h×nh tËp trung. Mäi c«ng viÖc tõ kh©u lËp chøng tõ ®Õn h¹ch to¸n chi tiÕt, h¹ch to¸n tæng hîp ®Òu ®­îc thùc hiÖn t¹i phßng kÕ to¸n. C«ng ty cã 3 kÕ to¸n, mçi ng­êi phô tr¸ch vµ kiªm nhiÖm nhiÒu phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c nhau.  S¬ ®å 2: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty Phßng kÕ to¸n KÕ to¸n tiÒn mÆt Thñ quü KÕ to¸n tr­ëng - Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña tõng ng­êi : + KÕ to¸n tr­ëng: Lµ ng­êi ®­îc bæ nhiÖm ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n, ng­êi chØ ®¹o chung vµ tham m­u chÝnh cho l·nh ®¹o vÒ tµi chÝnh vµ c¸c chiÕn l­îc tµi chÝnh, kÕ to¸n cho doanh nghiÖp. KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi h­íng dÉn, chØ ®¹o kiÓm tra, ®iÒu chØnh c«ng viÖc mµ c¸c kÕ to¸n viªn ®· lµm sao cho hîp lý nhÊt(cã lîi cho doanh nghiÖp mµ vÉn hîp ph¸p). §¶m nhiÖm c¸c nhiÖm vô vÒ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña doanh nghiÖp ( sæ s¸ch,b¸o c¸o thuÕ,b¸o c¸o tµi chÝnh…). Tæ chøc ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. KÕ to¸n tr­ëng ®¶m nhiªm thùc hiÖn phÇn hµnh kÕ to¸n kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi, kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh, chi phÝ, ®ång thêi ®¶m nhiÖm c«ng viÖc kª khai thuÕ. + Thñ quü: Cã nhiÖm vô gi÷ tiÒn mÆt cho ®¬n vÞ, qu¶n lý thu, chi. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thu, chi ®Ó thu vµ chi ®óng ®èi t­îng, sè tiÒn. CËp nhËt sæ quü hµng ngµy, rót sè d­ vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸ tiÒn mÆt. Ngoµi ra cã thÓ cã thªm nh÷ng quy ®Þnh vµ nhiÖm vô kh¸c tuú theo sù s¾p xÕp cña cÊp trªn. + KÕ to¸n tiÒn mÆt: thu tiÒn vµ chi tiÒn theo lÖnh cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng dùa trªn c¸c phiÕu thu, phiÕu chi. KÕ to¸n tiÒn mÆt thùc hiÖn phÇn hµnh kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n t¹i c«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang * C¸c chÝnh s¸ch kÕ to¸n chung - C«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ X©y dùng NhËt Quang ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n cho doanh nghiÖp võa vµ nhá cña ViÖt Nam theo quyÕt ®Þnh sè 48/2006/Q§-BTC ngµy 14/09/2006 cña Bé Tµi ChÝnh. - VÒ h×nh thøc kÕ to¸n c«ng ty lùa chän h×nh thøc nhËt ký chung víi hÖ thèng sæ kÕ to¸n chi tiÕt, kÕ to¸n tæng hîp, b¸o c¸o kÕ to¸n thèng nhÊt. Theo h×nh thøc nµy tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh ®Òu ph¶i ghi vµo sæ nhËt ký chung. Theo thø tù thêi gian ph¸t sinh vµ ®Þnh kho¶n nghiÖp vô ®ã, sau ®ã lÊy sè liÖu trªn c¸c sæ nhËt ký ®Ó chuyÓn ghi sæ c¸i theo tõng nghiÖp vô ph¸t sinh. - Niªn ®é kÕ to¸n : B¾t ®Çu tõ ngµy 01 th¸ng 01 n¨m N ®Õn ngµy 30/12/N tÝnh theo n¨m d­¬ng lÞch. - §¬n vÞ tiÒn tÖ kÕ to¸n lµ ®ång ViÖt Nam. Tr­êng hîp nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh lµ ngo¹i tÖ ph¶i quy ®æi theo tû gi¸ hèi ®o¸i thùc hiÖn hoÆc tû gi¸ hèi ®o¸i do Ng©n hµng nhµ n­íc c«ng bè t¹i thêi ®iÓm quy ®æi, trõ khi cã quy ®Þnh kh¸c. - §èi víi hµng tån kho, c«ng ty thùc hiÖn kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. - Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ trÞ vèn hµng tån kho cuèi kú theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. - Ph­¬ng ph¸p tÝnh khÊu hao theo ph­¬ng ph¸p ®­êng th¼ng. - §¬n vÞ tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. * VËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n t¹i c«ng ty Doanh nghiÖp tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n quy ®Þnh trong quyÕt ®Þnh 48/2006/Q§-BTC. Theo quyÕt ®Þnh ®ã, hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n cña doanh nghiÖp bao gåm c¸c chØ tiªu sau: ChØ tiªu lao ®éng tiÒn l­¬ng ChØ tiªu vÒ tiÒn tÖ ChØ tiªu vÒ tµi s¶n cè ®Þnh * VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n KÕ to¸n cña c«ng ty ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ban hµnh theo ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 48/2006/Q§-BTC cô thÓ nh­ sau: TK lo¹i 1: Tµi s¶n ng¾n h¹n Doanh nghiÖp kh«ng cã c¸c kho¶n ®Çu t­ ng¾n h¹n vµ dµi h¹n nªn kh«ng sö dông TK 121, 221 Doanh nghiÖp kh«ng sö dông c¸c TK dù phßng 139,159 Tµi kho¶n lo¹i 2: Tµi s¶n dµi h¹n Doanh nghiÖp chØ sö dông TK 221,214 ®Ó h¹ch to¸n TSC§ vµ khÊu hao TSC§. Do kh«ng cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nªn doanh nghiÖp kh«ng sö dông c¸c TK lo¹i 2 kh¸c. Tµi kho¶n lo¹i 3: Nî ph¶i tr¶ Doanh nghiÖp chØ sö dông TK thuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép ng©n s¸ch (TK 333), ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn (TK334), ThuÕ TNDN (TK 3334), ThuÕ m«n bµi (TK 3338). Tµi kho¶n lo¹i 4: Vèn chñ së h÷u Doanh nghiÖp kh«ng h×nh thµnh quü khen th­ëng, phóc lîi nªn kh«ng sö dông TK 431. Tµi kho¶n lo¹i 5: Doanh thu Doanh nghiÖp kh«ng sö dông TK 521,531,532 Tµi kho¶n lo¹i 6: Chi phÝ Doanh nghiÖp chØ sö dông TK 642 Tµi kho¶n lo¹i 7: thu nhËp kh¸c Tµi kho¶n lo¹i 8: Chi phÝ kh¸c Tµi kho¶n lo¹i 9: X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh + H­íng më chi tiÕt cña c¸c tµi kho¶n: Tµi kho¶n 642- Chi phÝ qu¶n lý Tµi kho¶n cÊp hai lµ 6422: Chi phÝ qu¶n lý kinh doanh C¸c tµi kho¶n chi tiÕt gåm : +TK 64221: chi phÝ l­¬ng c«ng nh©n viªn + TK 64222: chi phÝ vËt liÖu qu¶n lý + TK 64223: chi phÝ ®å dïng v¨n phßng + TK 6224: TrÝch khÊu hao TSC§ + TK 64225: ThuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ + TK 64227: chi phÝ dÞch vô mua ngoµi + TK 64228: Chi phÝ b¨ng tiÒn kh¸c Tµi kho¶n 511- doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô + TK 5113: PhÝ dÞch vô t­ vÊn Tµi kho¶n thuÕ + Tµi kho¶n 133- ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ : C¸c tµi kho¶n cÊp 2 cña tµi kho¶n nµy lµ: TK 1331- thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ cña hµng ho¸, dÞch vô TK 1332- ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ cña tµi s¶n cè ®Þnh +ThuÕ GTGT ®Çu ra:Tµi kho¶n 3331- thuÕ GTGT ph¶i nép. Tµi kho¶n nµy cã hai tµi kho¶n cÊp hai; TK 33311- thuÕ GTGT ®Çu ra TK 33312- ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu * VËn dông hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n - HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n: Doanh nghiÖp ¸p dông theo h×nh thøc sæ NhËt ký chung. Sæ kÕ to¸n tæng hîp gåm cã: Sæ NhËt ký chung, Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n Sæ kÕ to¸n chi tiÕt gåm cã : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 642,3331,3334,3338 Theo h×nh thøc NhËt ký chung, tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau: S¬ ®å 3: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n cña c«ng ty TNHH In Th­¬ng M¹i vµ x©y dùng NhËt Quang Chøng tõ kÕ to¸n Sæ NhËt ký ®Æc biÖt Sæ NhËt ký chung Sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hàng ngày: Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú: Quan hÖ ®èi chiÕu kiÓm tra: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n : a) H»ng ngày, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ, ®· ®­îc kiÓm tra dïng làm c¨n cø ®Ó ghi sæ.Tr­íc hÕt ghi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµo sæ NhËt ký chung, sau ®ã c¨n cø sè liÖu ®· ghi trªn sæ NhËt ký chung ®Ó ghi vµo sæ c¸i theo c¸c tài kho¶n kÕ to¸n phï hîp. §ång thêi víi viÖc ghi sæ NhËt ký chung, c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh ®­îc ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan. H»ng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®­îc dïng lµm c¨n cø ghi sæ, ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vào sæ nhËt ký ®Æc biÖt liªn quan. §Þnh kú (3,5,10...ngày hoÆc cuèi th¸ng, tuú khèi l­îng nghiÖp vô ph¸t sinh, tæng hîp tong sæ NhËt ký ®Æc biÖt, lÊy sè liÖu ®Ó ghi vào c¸c tài khoo¶n phï hîp trªn sæ c¸i, sau khi ®· lo¹i trõ sè trïng lÆp do mét nghiÖp vô ®­îc ®«ng thêi ghi vµo nhiÒu sæ NhËt ký ®Æc biÖt (nÕu cã). b) Cuèi th¸ng, cuèi quý, cuèi n¨m, céng sè liÖu trªn sæ c¸i, lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh. Sau khi ®· kiÓm tra ®èi chiÕu khíp, ®óng sè liÖu ghi trªn sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt (®­îc lËp tõ nh÷ng sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt) ®­îc dïng ®Ó lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. VÒ nguyªn t¾c, Tæng sè ph¸t sinh Nî và tæng sè ph¸t sinh Cã trªn tµi kho¶n b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng Tæng sè ph¸t sinh Nî và Tæng sè ph¸t sinh Cã trªn sæ nhËt ký chung(hoÆc sæ NhËt ký chung và c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt sau khi ®· lo¹i trõ sè trïng lÆp trªn c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt) cïng kú. - HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n - ChÕ ®é lËp b¸o c¸o tµi chÝnh theo quyÕt ®Þnh sè 48/Q§-BTC ban hµnh ngµy 14/09/2006 cña Bé tµi chÝnh. + Thêi gian lËp B¸o c¸o tµi chÝnh theo kú kÕ to¸o n¨m(b¾t ®Çu tõ ngµy 01/01/N kÕt thóc vµo ngµy 31/12/N) + § ¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong kÕ to¸n lµ ViÖt Nam ®ång B¸o c¸o tµi chÝnh dïng ®Ó cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh, t×nh h×nh kinh doanh vµ c¸c luång tiÒn cña doanh nghiÖp, ®¸p øng yªu cÇu cña c¸c doanh nghiÖp c¬ quan nhµ n­íc vµ nhu cÇu h÷u Ých cña ng­êi sö dông trong viÖc ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ. B¸o c¸o tµi chÝnh ph¶i cung cÊp nh÷ng th«ng tin cña mét doanh nghiÖp vÒ: Tµi s¶n, nî ph¶i tr¶ vµ vèn chñ së h÷u, doanh thu, thu nhËp kh¸c, chi phÝ kinh doanh vµ chi phÝ kh¸c, l·i, lç vµ ph©n chia kÕt qu¶ kinh doanh, thuÕ vµ c¸c kho¶n nép nhµ n­íc... C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc sö dông ®Ó tÝnh to¸n c¸c chiªu tµi chÝnh vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng ty trßn n¨m võa qua vµ lµ ngån th«ng tin ®Ó c¬ quan thuÕ thùc hiÖn kiÓm tra vµ quyÕt to¸n thuÕ. Sau khi kÕt thóc n¨m tµi chÝnh, kÕ to¸n lËp b¸o c¸o tµi chÝnh theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vµ nép cho c¬ quan thuÕ tr­íc ngµy 1/4 hµng n¨m. HÖ thèng b¸o c¸o tài chÝnh cña doanh nghiÖp bao gåm c¸c lo¹i sau: + B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: MÉu sè B01- DN + B¶ng thuyÕt minh B¸o c¸o tµi chÝnh: MÉu sè B09 – DN + B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh : MÉu sè B02 – DN + Nép B¸o c¸o tµi chÝnh cho Chi côc thuÕ Hoµn KiÕm. CH¦¥NG II Thùc tr¹ng kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn vµ thanh to¸n víi ng©n s¸ch nhµ n­íc t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG I. C¸c nguyªn t¾c vµ quy ®Þnh kiÓm so¸t néi bé liªn quan ®Õn qu¶n lý vµ sö dông vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG - Vèn b»ng tiÒn trong doanh nghiÖp bao gåm tiÒn mÆt t¹i quü, tiÒn göi ë c¸c Ng©n hµng, kho b¹c, c¸c trung t©m tµi chÝnh. - Vèn b»ng tiÒn lµ tÊt c¶ c¸c h×nh thøc tiÒn tÖ vµ tµi s¶n cã thÓ chuyÓn ngay thµnh tiÒn do doanh nghiÖp së h÷u. * Nguyªn t¾c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: + Nguyªn t¾c thèng nhÊt: Mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc kÕ to¸n sö dông mét ®¬n vÞ tiÒn tÖ thèng nhÊt lµ “ ®ång “ ViÖt Nam ®Ó ph¶n ¸nh. + Nguyªn t¾c cËp nhËt: KÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi, chÝnh x¸c sè tiÒn hiÖn cã, t×nh h×nh thi, chi toµn bé c¸c lo¹i tiÒn. C¸c tµi kho¶n sö dông: TK 111 ( TiÒn mÆt) Ph¶n ¸nh c¸c lo¹i tiÒn mÆt cña doanh nghiÖp. TK 112 (TiÒn göi Ng©n hµng) Ph¶n ¸nh c¸c lo¹i tiÒn göi t¹i c¸c Ng©n hµng vµ c¸c tæ chøc thuª tµi chÝnh. CÊu tróc chung: Bªn nî: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô lµm t¨ng tiÒn mÆt Bªn cã: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô lµm gi¶m tiÒn mÆt D­ nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn hiÖn cã(®Çu kú hoÆc cuèi kú) + Nguyªn t¾c qu¶n lý dßng tiÒn : 1.TÝnh to¸n vµ dù ®o¸n c¸c dßng tiÒn trong t­¬ng lai: LËp c¸c dù b¸o vÒ dßng tiÒn cho n¨m tíi, quý tíi vµ cã thÓ lµ c¶ cho tuÇn tíi nÕu c«ng ty ®ang trong t×nh tr¹ng khã kh¨n vÒ kh¶ n¨ng thanh to¸n. Dù b¸o chÝnh x¸c vÒ dßng tiÒn sÏ gióp c«ng ty nhËn thøc ®­îc nh÷ng khã kh¨n vÒ tiÒn tr­íc khi nã x¶y ra. Dù b¸o vÒ dßng tiÒn ph¶i lµ nh÷ng dù ®o¸n cã c¨n cø, dùa trªn c©n ®èi gi÷a nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau, bao gåm: viÖc thanh to¸n cña kh¸ch hµng trong qu¸ khø, dùa trªn nh÷ng tÝnh to¸n kü l­ìng vÒ c¸c kho¶n s¾p ph¶i chi, vµ kh¶ n¨ng yªu cÇu thanh to¸n cña c«ng ty. C¸c dù ®o¸n ®­îc dùa trªn c¸c gi¶ ®Þnh r»ng kh¸ch hµng sÏ thanh to¸n trong cïng mét kho¶ng thêi gian gièng nh­ nh÷ng lÇn thanh to¸n tr­íc ®ã, c«ng ty sÏ cho phÐp gia h¹n thanh to¸n t­¬ng tù nh­ nh÷ng lÇn tr­íc ®ã. Vµ c¸c kho¶n chi th­êng bao gåm chi ®Çu t­ n©ng cÊp tµi s¶n, c¸c kho¶n chi cÇn thiÕt kh¸c. B¾t ®Çu dù ®o¸n dßng tiÒn b»ng viÖc céng sè d­ tiÒn t¹i thêi ®iÓm ®Çu kú víi c¸c kho¶n tiÒn dù kiÕn thu ®­îc tõ c¸c nguån kh¸c nhau. §Ó lµm ®­îc viÖc ®ã ph¶i thu thËp c¸c th«ng tin tõ phßng kinh doanh, kÕ to¸n vµ tõ phßng tµi chÝnh. Khi tiÕn hµnh chi tiÒn kh«ng cã nghÜa kµ khi nµo chi mµ ph¶i x¸c ®inh lµ chi cho c¸i g×. LiÖt kª c¸c kho¶n chi, bao gåm chi phÝ thuª, tiÒn l­¬ng vµ thuÕ ph¶i tr¶ hoÆc c¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c nh­ chi phóc lîi, mua dông cô v¨n phßng, ®å dïng v¨n phßng, qu¶ng c¸o, söa ch÷a tµi s¶n, nhiªn liÖu. 2. C¶i thiÖn c¸c kho¶n thu: C«ng ty cÇn c¶i thiÖn c¸c kho¶n thu th«ng qua viÖc kiÓm so¸t tèt c¸c kho¶n c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Yªu cÇu kh¸ch hµng tr¶ tr­íc mét phÇn tiÒn t¹i thêi ®iÓm ®Æt hµng; Cung cÊp c¸c kho¶n triÕt khÊu thanh to¸n cho kh¸ch hµng ®Ó khuyÕn khÝch hä thanh to¸n sím tiÒn hµng; Ph¸t hµnh ho¸ ®¬n kÞp thêi vµ ®èc thóc thanh to¸n nÕu kh¸ch hµng chËm trÔ; Theo dâi c¸c kh¸ch hµng nî ®Ó ph¸t hiÖn vµ tr¸nh nh÷ng kho¶n nî tån ®äng. 3. Qu¶n lý c¸c kho¶n c«ng nî ph¶i tr¶: TËn dông hÕt lîi thÕ tõ nh÷ng ®iÒu kho¶n mua chÞu. NÕu nhµ cung cÊp yªu cÇu thanh to¸n trong vßng 30 ngµy th× kh«ng nªn tr¶ trong vßng 15 ngµy; §µm ph¸n víi nhµ cung cÊp khi hä kh«ng thÊy ®­îc t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty. NÕu c«ng ty cÇn tr× ho·n thanh to¸n, cÇn ph¶i cã sù tin t­ëng vµ th«ng c¶m tõ phÝa nhµ cung cÊp; Xem xÐt kü l­ìng khi chÊp nhËn thanh to¸n sím ®Ó ®­îc h­ëng chiÕt khÊu cña nhµ cung cÊp. Nã cã thÓ cã lîi cho c«ng ty nh­ng còng cã thÓ lµ mét thiÖt thßi cho c«ng ty khi thanh to¸n sím, CÇn xem xÐt chi tiÕt c¸c ®iÒu kho¶n; Kh«ng nªn lu«n lu«n lùa chän nh÷ng nhµ cung cÊp cã gi¸ thÊp nhÊt. NhiÒu khi ®iÒu kho¶n thanh to¸n mÒm dÎo cã thÓ gãp phÇn c¶I thiÖn dßng tiÒn cña c«ng ty h¬n lµ mÆc c¶ ®­îc gi¸ rÎ. Khi tiÒn xuÊt ra còng nh­ khi tiÒn vµo ph¶i cã ho¸ ®¬n, chøng tõ hîp lÖ. + Nguyªn t¾c kiÓm so¸t néi bé liªn quan ®Õn qu¶n lý vµ sö dông vèn b»ng tiÒn: TiÒn ®­îc coi nh­ m¹ch m¸u l­u th«ng cña doanh nghiÖp, v× vËy ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n lý chÆt chÏ vèn b¨ng tiÒn ®Ó tr¸nh thÊt tho¸t, gian l©n. §èi víi tiÒn mÆt: h¹n chÕ tiÒn tån quü, chØ gi÷ l¹i ë møc thÊp nhÊt ®Ó ®¸p øng nhu cÇu thanh to¸n mµ kh«ng thÓ chi tr¶ qua ng©n hµng. CÇn khuyÕn khÝch thanh to¸n qua ng©n hµng. X©y dùng nh÷ng quy t¾c râ rÖt vÒ tr¸ch nhiÖm, nghÜa vô cña c¸c bé phËn, c¸ nh©n cã liªn quan trong qu¸ tr×nh thanh to¸n. VÝ dô: ThiÕt lËp quy tr×nh cô thÓ khi thu, chi b»ng tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng víi quyÒn phª duyÖt cña c¸c cÊp qu¶n lý ®Ó x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cña c¸ nh©n, bé phËn cã liªn quan khi thanh to¸n, nh»m ®¶m b¶o viÖc thanh to¸n diÔn ra thuËn lîi trong néi bé ®¬n vÞ hay gi÷a c¸c ®¬n vÞ víi tæ chøc, c¸ nh©n bªn ngoµi. CÇn tu©n thñ c¸c yªu cÇu qu¶n lý néi bé vèn b»ng tiÒn vµ tu©n thñ nguyªn t¾c bÊt kiªm nghiÖm. Ch¼ng h¹n nh­ c¸ nh©n nµo cã tr¸ch nhiÖm ®èi víi mét tµi s¶n th× kh«ng ®­îc gi÷ sæ s¸ch kÕ to¸n ®èi víi lo¹i tµi s¶n ®ã, kÕ to¸n kh«ng ®­îc kiªm nhiÖm thñ quü …TiÒn nhËp vµo hay xuÊt ra khái ®¬n vÞ ph¶i cã chøng tõ hîp lÖ, cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ng­êi nhËn, ng­êi giao vµ c¸c bªn cã tr¸ch nhiÖm liªn quan. Thñ quü cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý nhËp vµ xuÊt quü tiÒn mÆt… Hµng ngµy thñ quü ph¶i kiÓm kª sè tån quü tiÒn mÆt thùc tÕ vµ tiÕn hµnh ®èi chiÕu víi sè liÖu sæ quü tiÒn mÆt víi sæ kÕ to¸n quü tiÒn mÆt. NÕu cã chªnh lÖch ph¶i x¸c ®inh nguyªn nh©n vµ kiÕn nghÞ biÖn ph¸p gi¶i quyÕt. CÇn tæ chøc c«ng t¸c kiÓm kª ®Þnh kú vµ kiÓm kª ®ét xuÊt tiÒn mÆt tån quü. §èi víi tiÒn göi Ng©n hµng, ®Þnh kú ®èi chiÕu sè d­ trªn sæ s¸ch cña doanh nghiÖp víi sè d­ t¹i Ng©n hµng ®Ó kÞp thêi xö lý chªnh lÖch. II. KÕ to¸n tiÒn mÆt t¹i quü t¹i c«ng ty TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG 1. Tæ chøc qu¶n lý vµ lu©n chuyÓn chøng tõ T¹i quü tiÒn mÆt cña c«ng ty chØ qu¶n lý tiÒn mÆt ®ång ViÖt Nam giao cho thñ quü gi÷, thñ quü sÏ lµ ng­êi qu¶n lý quü tiÒn mÆt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm mäi ph¸p lý, thñ quü chØ ®­îc xuÊt, nhËp quü tiÒn mÆt khi ®­îc lÖnh thu chi cña gi¸m ®èc uû quyÒn cho kÕ to¸n tr­ëng c«ng ty. Mäi kho¶n thu chi tiÒn mÆt ph¶i cã phiÕu thu, chi, vµ cã ®ñ ch÷ ký cña ng­êi giao, ng­êi nhËn, ng­êi cho phÐp (kÕ to¸n tr­ëng) sau khi ®· thu, chi tiÒn thñ quü ®ãng dÊu “ ®· thu tiÒn”. Cuèi ngµy c¨n cø vµo thu, chi ®Ó ghi vµo sæ quü, sau ®ã chuyÓn chøng tõ cho kÕ to¸n tæng hîp ®Ó vµo sæ kÕ to¸n b»ng tiÒn. Hµng ngµy thñ quü ph¶i kiÓm kª sè tiÒn quü thùc tÕ, vµ ®èi chiÕu víi sæ chi tiÕt tiÒn mÆt ®èi chiÕu. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn quü tiÒn mÆt cña c«ng ty lµ : rót tiÒn göi ng©n hµng vÒ nhËp quü, t¹m øng, chi tr¶ l­¬ng cho nh©n viªn, chi mua c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng, chi c¸c dÞch vô kh¸c nh­ mua x¨ng, thanh to¸n tiÒn ®iÖn n­íc….phôc vô cho ho¹t ®«ng kinh doanh cña c«ng ty. C¸c chøng tõ th­êng ®­îc sö dông lµ phiÕu thu, phiÕu chi, giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng vµ giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n t¹m øng.. Sau khi thñ quü nhËn c¸c chøng tõ vÒ phiÕu thu vµ phiÕu chi sÏ nhËp tiÒn vµo quü hoÆc xuÊt quü vµ ghi vµo sæ theo dâi riªng ®èi víi quü tiÒn mÆt. Hµng ngµy Thñ quü sÏ chuyÓn c¸c chøng tõ thu vµ chi tíi kÕ to¸n tiÒn mÆt ®Ó vµo sæ chi tiÕt tiÒn mÆt, NhËt ký thu tiÒn, chi tiÒn, sæ quü tiÒn mÆt vµ sæ NhËt ký chung vµ tõ nhËt ký chung kÕ to¸n lÊy sè liÖu vµo sæ c¸i TK 111. Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo NhËt ký thu, chi tiÒn kÕ to¸n tiÒn mÆt lªn sæ c¸i TK 111. Hµng ngµy thñ quü ®èi chiÕu gi÷a sæ quü vµ sæ chi tiÕt tiÒn mÆt víi sè tiÒn thùc tÕ cña quü. NÕu ph¸t hiÖn cã chªnh lÖch th× ph¶i b¸o ngay víi kÕ to¸n tiÒn mÆt vµ kÕ to¸n tr­ëng ®Ó t×m ra nguyªn nh©n, cã biªn ph¸p sö lý kÞp thêi. Hµng tuÇn, cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n tr­ëng sÏ tiÕn hµnh kiÓm kª quü ®èi chiÕu sè tiÒn thùc tÕ cña quü víi sæ s¸ch cã liªn quan ®Õn quü tiÒn mÆt ®ång thêi lËp biªn b¶n kiÓm quü. S¬ ®å 4 : S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n tiÒn mÆt PhiÕu thu, phiÕu chi NK Thu, Chi tiÒn NhËt ký chung Sæ quü tiÒn mÆt Sæ c¸i TK 111 B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o Tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu 2. Quy tr×nh kÕ to¸n tiÒn mÆt t¹i quü cña c«ng ty Nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn, h×nh thøc sæ kÕ to¸n ë c«ng ty lµ h×nh thøc sæ NhËt ký chung, hµng ngµy kÕ to¸n dùa vµo c¸c chøng tõ gèc ph¸t sinh tõ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®Ó tiÕn hµnh ghi vµo sæ nhËt ký chung, vµ c¸c sæ cã liªn quan. Tõ c¸c chøng tõ nh­ phiÕu thu, phiÕu chi,giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã kÕ to¸n vµo sæ NhËt ký chung theo thø tù thêi gian vµ theo c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh (s¬ ®å sè 4) VÝ dô1: Khi nhËn ®­îc phiÕu chi kÕ to¸n sÏ vµo sæ nhËn ký chung §¬n vÞ……. MÉu sæ: 02 -TT §Þa chØ……. Ban hµnh theo Q§sè 48//2006/Q§-BTC ngµy 14/09/2006 cña Bé tr­ëng BTC) QuyÓn sè…… Sè: 07-T8 PhiÕu Chi Ngµy 20 th¸ng 08 n¨m 2009 Hä vµ tªn ng­êi nhËn tiÒn: Vò ThÞ HuÖ §Þa chØ : Phßng Hµnh ChÝnh Lý do chi tiÒn: DÞch vô phßng nghØ- ¨n uèng Sè tiÒn: 864.940 ®ång viÕt b»ng ch÷ ( T¸m tr¨m s¸u m­¬i bèn ngh×n chÝn tr¨m bèn m­¬i ®ång) KÌm theo………………………..chøng tõ gèc KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu (ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) §· nhËn ®ñ sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷) (T¸m tr¨m s¸u m­¬i bèn ngh×n chÝn tr¨m bèn m­¬i ®ång) Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) C«ng TY TNHH IN TH¦¥NG M¹I Vµ X¢Y DùNG NHËT QUANG ._.