Hoàn thiện kế toán vồn bằng tiền tại Tổng Công ty Thép Việt Nam (nhật ký chứng từ - Ko lý luận - máy)

hợp Lớp : Kế toán C Khóa : 47 Hệ : Chính quy Giảng viên hướng dẫn : TS. Phạm Thị Thủy HÀ NỘI, NĂM 2009 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Thuế GTGT Thuế giá trị gia tăng UNC Ủy nhiệm chi UNT Ủy nhiệm thu GBN Giấy báo Nợ GBC Giấy báo Có TSCĐ Tài sản cố định VNĐ Đồng Việt Nam USD Đồng Đôla Mỹ JPY Đồng Yên Nhật EURO Đồng EURO CNY Đồng Nhân dân tệ TGHĐ Tỷ giá hối đoái NH Ngân hàng TK Tài khoản DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1.1: Bảng thống kê số liệu tài chính qua 3 năm 7 (từ năm 2005 đến 2007) 7 Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Thép Việt Nam 10 Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam 13 Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 18 Sơ đồ 1.4 : Quy trình ghi sổ trên máy tính bằng phần mềm kế toán 19 Mẫu 2.1: Phiếu thu tiền mặt 26 Mẫu 2.2: Bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 1111 27 Mẫu 2.3: Phiếu chi tiền mặt 28 Mẫu 2.4: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1111 29 Mẫu 2.5: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1111 30 Mẫu 2.6: Phiếu chi tiền mặt 31 Mẫu 2.7: Phiếu chi tiền mặt 32 Mẫu 2.8: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1112 33 Mẫu 2.9: Đánh giá lại các khoản ngoại tệ tại quỹ 34 Mẫu 2.10: Bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 1112 34 Mẫu 2.11: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1112 36 Mẫu 2.12: Sổ cái TK 111 38 Mẫu 2.13: Biên bản kiểm kê quỹ 39 Mẫu 2.14: Ủy nhiệm chi 43 Mẫu 2.15: Nhật ký chứmg từ số 2 – Ghi có TK 112108 44 Mẫu 2.16: Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà uước bằng chuyển khoản 46 Mẫu 2.17: Nhật ký chứng từ số 2 – Ghi có TK 112117 47 Mẫu 2.18: Sổ chi tiết tài khoản – TK 112108 48 Mẫu 2.19: Sổ chi tiết tài khoản – TK 112117 49 Mẫu 2.20 Sổ chi tiết tài khoản – TK 1121 50 Mẫu 2.21: Giấy đề nghị mua ngoại tệ 53 Mẫu 2.22: Giấy báo có 54 Mẫu 2.23: Bảng kê số 2 – Ghi nợ TK 11232 55 Mẫu 2.24: Nhật ký chứng từ số 2 – Ghi có TK 112112 56 Mẫu 2.25: Đánh giá lại các khoản tiền gửi ngoại tệ tại 57 NH Công thương Việt Nam 57 Mẫu 2.26: Sổ chi tiết tài khoản – TK 11232 58 Mẫu 2.27: Đánh giá lại các khoản tiền gửi ngoại tệ tại các ngân hàng 59 Mẫu 2.28: Bảng kê số 2 – Ghi nợ TK 1122 60 Mẫu 2.29: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1122 61 Mẫu 2.30: Sổ cái tài khoản 112 64 LỞI MỞ ĐẦU Vốn bằng tiền là một trong những nhân tố vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong một nền kinh tế đang biến động phức tạp với cuộc khủng hoảng tài chính mang tính toàn cầu như hiện nay. Trong quá trình sản xuất kinh doanh nó vừa được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hay mua sắm hàng hóa, lại vừa là kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh ấy. Chính vì vậy, quy mô của vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán cũng như việc đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp qua các thời kỳ. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại tài sản có tính thanh khoản cao và dễ bị tham ô, lấy cắp… Do đó, vốn bằng tiền cần phải được theo dõi và quản lý bằng những phương pháp thích hợp với hệ thống chứng từ, sổ sách và quy trình luân chuyển chặt chẽ. Điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác giúp nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định phù hợp cho trong mỗi thời kỳ nhất định, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng công ty Thép Việt Nam là một tổng công ty nhà nước với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh rất lớn, hệ thống các đơn vị thành viên nhiều, các mối quan hệ kinh tế rộng lớn không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế. Chính vì vậy, vốn lưu động mà đặc biệt là vốn bằng tiền của Tổng công ty chiếm một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Xuất phát từ những lý do trên và thực tiễn thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em thực hiện nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán vồn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1 – Tổng quan vê Tổng công ty Thép Việt Nam Chương 2 – Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam Chương 3 – Một số ý kiến dóng góp nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam. Do trình độ nghiên cứu còn hạn chế, chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý chân thành từ các thầy cô giáo, các anh chị kế toán và chú Kế toán trưởng tại Tổng công ty Thép Việt Nam để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn TS. Phạm Thị Thủy, chú Kế toán trưởng và các anh chị công tác tại phòng Tài chính kế toán Tổng công ty đã giúp đỡ em hoàn thiện bản báo cáo này. Chương 1 – TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Lịch sử hình thành Tổng công ty Thép Việt Nam Nửa đầu thập kỷ 90 của thế kỷ trước, nhu cầu của đất nước đòi hỏi cần phải hình thành một Tổng công ty mạnh thuộc ngành sản xuất và kinh doanh thép trong phạm vi toàn quốc, đủ khả năng huy động vốn, đầu tư, quản lý và sử dụng những công trình trọng yếu có quy mô lớn, công nghệ hiện đại để nâng cao năng lực sản xuất, có sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Trên cơ sở đó, ngày 29 tháng 04 năm 1995 Tổng công ty Thép Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 255/TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 25 tháng 01 năm 1996, Chính phủ có Nghị định số 03/CP phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh, hoạt động theo luật Doanh nghiệp Nhà nước. Sau khi kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự chủ chốt, ngày 16 tháng 03 năm 1996 Tổng công ty chính thức đi vào hoạt động. Hiện nay, Tổng công ty được hình thành trên những nền tảng và nguồn lực hợp nhất của 2 Tổng công ty: Tổng công ty Thép và Tổng công ty Kim khí. Trong đó: Tổng công ty Thép chuyên sản xuất gang thép với các cơ sở chủ lực là Công ty Gang thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam và Công ty Thép Đà Nẵng. Tổng công ty Kim khí chuyên tổ chức kinh doanh kim khí với hệ thống tiêu thụ rộng khắp tại các khu công nghiệp tập trung, các tỉnh, thành phố và vùng kinh tế trọng điểm trong cả nước. Tên và trụ sở chính của Công ty mẹ 1. Tên gọi đầy đủ: TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 2. Tên giao dịch bằng tiếng Anh: VIETNAM STEEL CORPORATION Viết tắt là VSC; gọi tắt là VNSTEEL; 3. Địa chỉ trụ sở chính: số 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội. 4. Địa chỉ trụ sở tại phía nam: 56 Thủ Khoa Huân, Q. 1, TP Hồ Chí Minh 5. Điện thoại: 8561767 Fax: 8561815 6. Website: www.vnsteel.vn 1.1.1 Giai đoạn 1995 – 1999 Đây là giai đoạn bắt đầu đi vào hoạt động của Tổng công ty với việc thành lập, sắp xếp bộ máy quản lý và bước đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Năm 1999, Tổng công ty tiến hành sáp nhập Công ty Gang thép Thái Nguyên, trở thành công ty hạch toán độc lập trong hệ thống công ty con của Tổng công ty. Trong 5 năm (1995 – 1999), Tổng công ty tập trung vào công tác đầu tư phát triển, chủ yếu là cải tạo, nâng cao năng suất các nhà máy hiện có, đẩy mạnh liên doanh liên kết với nước ngoài để tranh thủ vốn và công nghệ hiện đại. Với chính sách này, ngay từ những năm đầu khi mới thành lập, Tổng công ty đã đi đầu ngành công nghiệp về thu hút vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. 1.1.2 Giai đoạn 2000 – 2004 Giai đoạn này Tổng công ty đã tổ chức triển khai các dự án đầu tư có quy mô lớn, tiếp tục thực hiện công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp sâu rộng và có nhiều bước phát triển. Năm 2001, quy hoạch tổng thể phát triển ngành thép Việt Nam đến năm 2010 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Đây được coi là cơ sở pháp lý quan trọng để Tổng công ty thực hiện chiến lược đầu tư phát triển của mình. Bên cạnh đó, Tổng công ty tiếp tục sắp xếp đổi mới giai đoạn 2003 – 2005, trong đó Tổng công ty giữ nguyên một số doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, sáp nhập một số công ty tại khu vực Hà Nội và Tp Hồ Chí Minh và chuyển hai công ty thành viên thành công ty cổ phần. Năm 2004, để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, Tổng công ty quyết định thành lập Văn phòng đại diện Tổng Công ty tại Tp Hồ Chí Minh (gọi tắt là Văn phòng 2). Như vậy, trong 10 năm hoạt động, Tổng công ty đã chuyển 2 công ty thành viên và 10 bộ phận doanh nghiệp để thành 12 công ty Cổ phần theo Luật Doanh nghiệp với tổng số vốn điều lệ là 99,7 tỷ đồng. 1.1.3 Giai đoạn từ 2005 đến nay Năm 2005, năng lực sản xuất phát triển mạnh, sản lượng sản xuất tăng gấp nhiều lần so với những thời kỳ trước, cơ cấu chủng loại sản phẩm được đa dạng hóa, trình độ công nghệ sản xuất ở các nhà máy đạt mức tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, tham gia đảm bảo đủ cho nhu cầu trong nước và tiến tới xuất khẩu một số mặt hàng ra nước ngoài. Từ năm 1996 – 2006, Tổng công ty Thép Việt Nam được tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty 91. Đến ngày 1/7/2007, Tổng công ty đã hoàn tất thủ tục pháp lý và các quy chế vận hành nội bộ chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Công ty mẹ - Tổng công ty hiện đang có 2 trụ sở cơ quan: Trụ sở chính: Số 91 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Trụ sở phía Nam: Số 56 Thủ Khoa Huân, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh Giai đoạn này, Tổng công ty mở rộng quy mô tổ chức với 10 đơn vị trực thuộc (Trong đó có 03 Công ty, 03 Chi nhánh, 01 Trung tâm, 01 Khách sạn và 02 đơn vị sự nghiệp), 10 Công ty con (Trong đó có 04 Công ty sản xuất luyện cán thép, 01 Công ty sản xuất vật liệu chịu lửa và vật liệu xây dựng, 04 Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và tổ chức tiêu thụ), và 24 Công ty liên kết (Trong đó có 09 Công ty cổ phần và 15 Công ty TNHH). Ngoài ra có thêm 03 Công ty nữa mới thành lập có cổ phần vốn góp của Tổng công ty và các công ty liên kết tự nguyện khác. Danh sách hệ thống các đơn vị trực thuộc, công ty con, công ty liên kết của Tổng công ty Thép Việt Nam (phụ lục 1) Hiện tại Tổng công ty đã hoàn thành đề án thành lập tập đoàn Thép Việt Nam trình lên Thủ tướng Chính phủ, đồng thời hướng dẫn Công ty Gang Thép Thái Nguyên triển khai các thủ tục hành chính, pháp lý chuẩn bị cho việc cổ phần hóa Công ty theo kế hoạch. Năm 2008, thị trường thép tăng mạnh trong 7 tháng đầu năm. Tuy nhiên, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế giới tác động lên nền kinh tế trong nước, Chính phủ đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm ổn định nền kinh tế vĩ mô, kiềm chế lạm phát, bên cạnh đó giá thép và các nguyên liệu thế giới liên tục giảm trong khi tồn kho nguyên liệu giá cao và thành phẩm đang còn nhiều làm tiêu thụ trong nước 5 tháng cuối năm giảm mạnh, dẫn đến thua lỗ và khó khăn về tài chính cho nhiều đơn vị sản xuất thép. 1.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Hiện tại Tổng công ty đang thực hiện một số dự án cải tạo và mở rộng các công ty thành viên, công ty liên doanh liên kết và dự án thành lập các nhà máy thép trên nhiều khu vực trong cả nước như Dự án cải tạo và mở rộng Công ty Gang thép Thái Nguyên, Dự án công ty liên doanh khoáng sản và luyện kim Việt Trung tại Lào Cai… Nhu cầu tiêu thụ 5 tháng cuối năm 2008 giảm mạnh do ảnh hưởng của nhiều nhân tố như khủng hoảng kinh tế tài chính, giá nguyên liệu thế giới giảm mạnh trong khi nguyên liệu và tồn kho thành phẩm còn nhiều. Vì vậy, Tổng công ty đang triển khai các giải pháp đẩy mạnh công tác tiêu thụ và xuất khẩu các mặt hàng thép; khôi phục một số thị trường nước ngoài như Singapore, Mianmar, Đài Loan…đảm bảo xuất khẩu có chọn lọc, không ảnh hưởng đến thị trường trong nước. Bên cạnh đó, Tổng công ty đang duy trì Hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000; liên tục tổ chức đánh giá nội bộ và phối hợp với BCV (Bureau Veritas Certification, Vương quốc Anh) tổ chức đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại trụ sở chính (tại Hà Nội) và đánh giá mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại trụ sở phía Nam. Hiện nay, các nhà máy thuộc Tổng công ty được đầu tư và sử dụng những thiết bị công nghệ hiện đại, tiên tiến trong khu vực và thế giới như Cảng chuyên dùng công suất bốc dỡ 1triệu tấn/năm, Hệ thống điều khiển tự động, Sàn nguội, Dàn cán, Lò nung phôi. Đặc biệt, nhà máy thép Phú Mỹ là nhà máy được đầu tư theo công nghệ hiện đại nhất của Ý và đưa vào hoạt động năm 2005 có quy mô lớn nhất Đông Nam Á, công suất năm 500.000 tấn phôi và 400.000 tấn thép cán. Một cảng công suất bốc dỡ 100.000tấn/năm nhằm tiến tới tự cung phôi thép và nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Đến nay, Tổng công ty đã tham gia đảm bảo cung cấp đủ thép xây dựng cho nền kinh tế và từng bước xuất khẩu sang một số nước trong khu vực. Các thương hiệu như TISCO (Công ty gang thép Thái Nguyên), Thép chữ V (Công ty Thép Miền Nam)…đạt tiêu chuần chất lượng ISO 9001:2000, được người tiêu dùng tín nhiệm. Danh sách sản phẩm (phụ lục 2) Bảng 1.1: Bảng thống kê số liệu tài chính qua 3 năm (từ năm 2005 đến 2007) Đơn vị: Triệu VNĐ Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng doanh thu 13.360.312,6 14.523.943,8 21.523.876,1 Tổng chi phí 13.305.789,3 14.451.825,5 20.875.623,3 Lợi nhuận trước thuế 54.523,4 72.118,4 648.252,8 Lợi nhuận sau thuế 37.369,9 60.137,3 609.208,6 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất của Tổng công ty Thép Việt Nam các năm 2005, 2006, 2007 - phụ lục 3, 4, 5) Qua bảng thống kê trên, nhận thấy Tổng công ty hoạt động có lãi trong các năm 2005, 2006 và 2007 với lợi nhuận tăng dần trong các năm. Đặc biệt là năm 2007 được coi là năm nở rộ của ngành thép. Nhu cầu thép tăng mạnh, giá cả tăng cao nhất từ trước tới giờ, nhất là những tháng cuối năm, trong khi nguyên liệu đầu vào thấp làm cho lợi nhuận thu về lớn. Năm 2007 lợi nhuận trước thuế đã tăng lên đáng kể, gấp 8,989 lần so với năm 2006, tương ứng tăng 576.134,4 triệu đồng, và gấp 11,889 lần so với năm 2005, tương ứng tăng 593729,4 triệu đồng. Theo số liệu của Tổng Công ty Thép Việt Nam cho biết, năm 2007có 8 Doanh nghiệp liên doanh thuộc tổng công ty này đạt lợi nhuận trước thuế là 528,9 tỷ đồng, tăng 55% so với năm 2006. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1 Nẳng lực thực tế của Tổng công ty Tổng vốn chủ sở hữu do Công ty mẹ trực tiếp quản lý, khai thác và sử dụng trên 2.700 tỷ đồng với tổng tài sản tại Công ty mẹ là 10.660 tỷ đồng. Trong đó: Tổng vốn chủ sở hữu do Công ty mẹ đầu tư tại các Công ty con trên là 988 tỷ đồng, ước tổng tài sản là 4.500 tỷ đồng. Tổng vốn chủ sở hữu do Công ty mẹ đầu tư tại các Công ty liên kết (bao gồm các Công ty liên doanh, Công ty cổ phần) là gần 1.000 tỷ đồng, ước tổng tài sản là 20.000 tỷ đồng. Năng lực luyện phôi thép bình quân đạt gần 1.500.000 T/năm. Trong đó luyện từ quặng là 300.000 T/năm. Năng lực sản xuất thép cán và sản phẩm thép sau cán bình quân đạt trên 2,5 triệu T/năm. Sản lượng tiêu thụ bình quân đạt gần 3 triệu T/năm. Tổng số lao động bình quân: trên 17.0000 người. Trong đó lao động có trình độ từ Đại học trở lên là trên 3.100 người (nam 2.300, nữ 800), chiếm trên 18% và lao động có tay nghề cao trên 3.300 người, chiếm gần 20% tổng số lao động của toàn công ty. 1.2.2. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu - Sản xuất thép và các kim loại khác, vật liệu chịu lửa, thiết bị phụ tùng luyện kim và sản phẩm thép sau cán. - Khai thác quặng sắt, than mỡ và các nguyên liệu trợ dung cho công nghiệp sản xuất thép - Xuất nhập khẩu và kinh doanh các sản phẩm thép và nguyên nhiên liệu luyện, cán thép; phế liệu kim loại; cao su, xăng dầu, mỡ, ga và các loại vật tư, phụ tùng, thiết bị phục vụ cho sản xuất thép, xây dựng, giao thông, cơ khí và các ngành công nghiệp khác. - Thiết kế, tư vấn thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp các công trình sản xuất thép, các công trình công nghiệp và dân dụng; sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng. - Đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và đào tạo nghề cho ngành sản xuất thép và sản xuất vật liệu kim loại. - Kinh doanh, khai thác cảng và dịch vụ giao nhận, kho bãi, nhà xưởng, nhà văn phòng, nhà ở; đầu tư, kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, khu đô thị và bất động sản khác. - Kinh doanh khí oxy, nitơ, argon (kể cả dạng lỏng); cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị dẫn khí. - Kinh doanh tài chính - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, dịch vụ du lịch, lữ hành. - Xuất khẩu lao động - Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Thép Việt Nam Phòng Tổ chức lao động CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM BỘ MÁY QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH Hội đồng quản trị Ban Tổng giám đốc Ban Kiểm soát Văn phòng Tổng công ty Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch và Hợp tác quốc tế Phòng Thị trường Phòng Kỹ thuật an toàn lao động Phòng Đầu tư phát triển Phòng Vật tư – Xuất nhập khẩu ĐẢNG BỘ TCT VÀ CÁC TỔ CHỨC CT - XH Đảng bộ Tổng công ty Công đoàn Tổng công ty Đoàn thanh niên PHÒNG, BAN Cơ cấu bộ máy quản lý điểu hành trong Tổng công ty Thép Việt Nam bao gồm: Hội đồng Quản trị: 05 thành viên do Thủ tướng có quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, 01 Ủy viên kiêm Tổng giám đốc, 01 Ủy viên kiêm Trưởng ban Kiểm soát Tổng công ty. Ban Kiểm soát: do Hội đồng quản trị Tổng công ty quyết định thành lập và bổ nhiệm các thành viên. Tổng giám đốc và 04 Phó tổng giám đốc 08 phòng chức năng nghiệp vụ gồm các trưởng, phó phòng, các chuyên viên trong phòng. Danh sách các cán bộ chủ chốt (phụ lục 6) Tổng số lao động tại công ty mẹ - Tổng công ty là 183 người (Trong đó: Trụ sở chính là 102 người; Trụ sở phía Nam là 81 người). 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong Tổng công ty Các phòng ban chức năng bao gồm: Văn phòng Tổng công ty: là phòng chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty tổng hợp, điều phối hoạt động của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Tổng công ty theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các công tác pháp chế, công tác hành chính, quản trị cơ quan; làm tham mưu giúp Tổng giám đốc công tác quản lý, khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của Tổng công ty. Phòng tài chính kế toán: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty quản lý điều hành về lĩnh vực tài chính, kế toán của Tổng công ty theo các quy định của pháp luật hiện hành và của Tổng công ty. Phòng kế hoạch và hợp tác quốc tế: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty quản lý điều hành về lĩnh vực xây dựng kế hoạch và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty; Xây dựng chương trình hợp tác quốc tế của Tổng công ty theo các quy định của pháp luật hiện hành và của Tổng công ty. Phòng vật tư xuất nhập khẩu: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty quản lý điều hành về lĩnh vực xuất nhập khẩu nguyên liệu, sản phẩm, vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Phòng thị trường: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty quản lý điều hành về lĩnh vực nghiên cứu, đánh giá tác động của thị trường thép trong khu vực và trên thế giới đến tinh hình sản xuất kinh doanh thép trong nước, kinh doanh các sản phẩm của Tổng công ty. Phòng đầu tư phát triển: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty chỉ đạo và quản lý về các lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và thiết bị luyện kim, tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm, quản lý và khai thác mỏ nguyên liệu, nghiên cứu khoa học công nghệ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường của Tổng công ty theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty. Phòng kỹ thuật - an toàn lao động: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty chỉ đạo và quản lý về các lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và thiết bị luyện kim, quản lý và khai thác mỏ nguyên liệu, tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm, nghiên cứu khoa học công nghệ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường của Tổng công ty theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty. Phòng tổ chức lao động: là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty quản lý điều hành về lĩnh vực đổi mới, phát triển doanh nghiệp, tổ chức bộ máy công tác cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo, thanh tra, giải quyết đơn thư theo các quy định của pháp luật hiện hành và của Tổng công ty. 1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1.4.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Tổng công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp văn phòng Trụ sở chính – Kế toán doanh thu, chi phí ở TSC – Kế toán các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán – Kế toán TSCĐ, công cụ dụng cụ, KT tạm ứng Kế toán theo dõi hàng nhập khẩu – Kế toán thuế - Kế toán các khoản công nợ nội bộ (phải thu, phải trả nội bộ) Thủ quỹ, văn thư Kế toán các hoạt động thường xuyên Kế toán hoạt động đầu tư Kế toán các khoản đầu tư ra bên ngoài Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam 1.4.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Tổng công ty tổ chức công tác kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác có liên quan. Niên độ kế toán được tính theo năm dương lịch từ ngày 01/01 đến hết 31/12 hàng năm. Tại Tổng công ty, hình thức ghi sổ được áp dụng là Nhật ký – Chứng từ với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Với sự giúp đỡ của máy tính, công việc của các kế toán viên được cải thiện nhiều, làm tăng hiệu quả của công việc, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của kế toán là cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan. Phương pháp khấu hao được sử dụng là khấu hao đường thẳng. Tổng công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, điều này sẽ giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trong kỳ được dễ dàng hơn, giá xuất kho tính theo phương pháp giá thực tế. Tổng công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc đánh giá ngoại tệ là theo tỷ giá hạch toán. 1.4.1.3. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận tại phòng Tài chính kế toán Hiện tại phòng Tài chính kế toán gồm 15 người: 01 Kế toán trưởng, 03 Phó trưởng phòng, và 11 chuyên viên. Trong đó chuyên viên kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán thường xuyên của Tổng công ty gồm 6 người. Cụ thể: Chuyên viên kế toán tổng hợp. Chuyên viên này có chức năng, nhiệm vụ sau: Tổng hợp các báo cáo tài chính (báo cáo quyết toán) định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong Công ty mẹ, lập báo cáo tài chính Công ty mẹ và Tổng công ty theo quý, năm. Chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính hợp nhất của Tổng công ty theo định kỳ 6 tháng, năm. Quản lý vốn góp của Tổng công ty vào các đơn vị khác. Tổng hợp báo cáo nhanh tài chính hàng tháng của Tổng công ty. Tổng hợp các báo cáo định kỳ, đột xuất về tài chính kế toán theo yêu cầu của Tổng công ty và của các cơ quan chức năng. Tham gia tiếp các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, quyết toán thuế của Tổng công ty, phục vụ các đoàn kiểm tra, kiểm toán của cấp trên và các cơ quan nhà nước. Dự thảo các văn bản về chỉ đạo công tác kế toán, công tác kiểm kê của Tổng công ty với các công ty con và các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Chuyên viên kế toán tổng hợp văn phòng tại trụ sở chính – Kế toán doanh thu, chi phí tại trụ sở chính – Kế toán các khoản công nợ phải thu, phải trả khách hàng: Định kỳ theo quý, năm tổng hợp báo cáo quyết toán trụ sở chính của công ty mẹ, chuyển cho bộ phận Kế toán tổng hợp báo cáo tài chính toàn công ty mẹ. Kế toán doanh thu bán hàng, giá vốn tương ứng, kiểm tra và làm thủ tục thanh toán hóa đơn. Lập sổ sách theo dõi doanh thu, giá vốn phát sinh tại trụ sở chính. Quản lý, kiểm tra và lập sổ sách theo dõi các khoản chi phí phát sinh tại Trụ sở chính của Tổng công ty. Lập bảng kê thuế GTGT hàng bán ra, mua vào liên quan đến phần hành được giao, ký xác nhận và chuyển cho cán bộ thuế tổng hợp tờ khai thuế hàng tháng. Kế toán chi tiết công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán phát sinh tại trụ sở chính. Định kỳ có xác nhận, đối chiếu với các đối tượng nợ. Tính lãi suất bán hàng chậm trả cho từng khách hàng theo quy định, thanh lý hợp đồng bán hàng phát sinh tại trụ sở chính. Tham gia công tác kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất tại trụ sở chính. Dự thảo các văn bản báo cáo liên quan đến phần hành được giao. Chuyên viên kế toán ngân hàng: Lập các kế hoạch tín dụng (vay, trả nợ) định kỳ hàng tháng, quý, năm. Trực tiếp giao dịch với các ngân hàng nơi Tổng công ty mở tài khoản về sec, UNC, vay vốn, bảo lãnh, mở và thanh toán L/C hàng nhập khẩu. Hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp tiền gửi, tiền vay (ngắn hạn, dài hạn)… Lập bảng kê thuế GTGT hàng bán ra, mua vào có liên quan đến phần hành được giao, ký xác nhận và chuyển cho cán bộ thuế tổng hợp tờ khai thuế hàng tháng. Lập báo cáo định kỳ về biến động số dư tiền gửi, tiền vay, các khoản vay, trả nợ, diễn biến tỷ giá ngoại tệ và các phát sinh khác về tín dụng. Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất liên quan đến tiền gửi và tiền vay. Chuyên viên kế toán thanh toán – Kế toán TSCĐ, công cụ, dụng cụ - Kế toán tạm ứng: Kế toán thu chi quỹ tiền mặt tại trụ sở chính như kiểm tra chứng từ gốc, viết phiếu thu, chi, thanh toán, lập các bảng kê quỹ, đối chiếu phát sinh tiền quỹ hàng ngày, mở các sổ sách chi tiết và tổng hợp… Lập bảng kê thuế GTGT hàng bán ra, mua vào liên quan đến phần hành được giao, ký xác nhận và chuyển cho cán bộ thuế tổng hợp tờ khai thuế hàng tháng. Phối hợp để đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt. Lập các báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất theo quy định về tiền mặt. Thực hiện hạch toán kế toán các khoản tạm ứng theo chế độ, thực hiện xác nhận đối chiếu cuối kỳ với các đối tượng tạm ứng. Theo dõi, quản lý và tính khấu hao TSCĐ; phân bổ công cụ, dụng cụ. Chuyên viên kế toán theo dõi hàng nhập khẩu – Kế toán thuế - Kế toán các khoản công nợ nội bộ (phải thu, phải trả nội bộ): Kế toán tổng hợp và chi tiết vật tư, hàng hóa mua vào (bao gồm hàng đi đường, thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu …) phát sinh tại trụ sở chính Tổng hợp các bảng kê GTGT hàng bán ra, mua vào toàn Công ty mẹ và từng bộ phận kế toán tại trụ sở chính, lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng trình lãnh đạo Tổng công ty và nộp cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định. Trực tiếp giao dịch với cơ quan thuế nếu phát sinh các vấn để liên quan đến thuế và ngân sách nhà nước. Kế toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu, phải trả nội bộ phát sinh tại trụ sở chính, định kỳ xác nhận, đối chiếu với các đối tượng nợ. Kiểm tra, tính lãi suất chậm trả cho từng đối tượng nội bộ (nếu có) Tham gia công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất tại trụ sở chính. Thủ quỹ, văn thư: Thủ quỹ tiền mặt có trách nhiệm kiểm, đếm chi tiết các loại tiền khi thu, chi theo chứng từ đã có đầy đủ chữ ký phê duyệt, thực hiện việc vào sổ quỹ tiền mặt hàng ngày và báo cáo số dư với Kế toán trưởng. Văn thư của phòng Tài chính kế toán tiếp nhận các công văn, hồ sơ tài liệu từ văn thư cơ quan Tổng công ty; lập sổ theo dõi công văn của phòng, vào sổ và trình Kế toán trưởng; chụp chuyển công văn theo địa chỉ, lấy chữ ký người tiếp nhận theo phê duyệt của lãnh đạo phòng; phân loại, đóng tập tài liệu, công văn hàng tháng, quý, năm đối với những tài liệu phòng chỉ định văn thư lưu trữ. Ngoài ra, còn có 01 chuyên viên kế toán theo dõi các khoản đầu tư ra bên ngoài của Tổng công ty. 1.4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Tổng công ty hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con với quy mô lớn. Vì vậy, khối lượng công việc kế toán hằng ngày khá lớn. Mặt khác, để phù hợp với mô hình bộ máy kế toán mang tính chuyên môn hóa cao và dễ dàng cho công tác quản lý, Tổng công ty sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký – Chứng từ. Với hình thức ghi sổ này, phòng Tài chính kế toán có thể cung cấp các thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác hơn, phục vụ cho nhu cầu quản lý một cách có hiệu quả. Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từChứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiểt Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hiện tại Tổng công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy FAST. Điều này giúp cho các chuyên viên kế toán có thể giảm khối lượng công tác kế toán hàng ngày đi rất nhiều. Hàng ngày, kế toán nhập dữ liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy tính theo các biểu mẫu chứng từ, bảng phân bổ… được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các dữ liệu này sẽ được tự động nhập vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, nhật ký chứng từ, sổ cái tương ứng với mỗi phần hành nghiệp vụ. Cuối tháng hoặc bất kỳ khi nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. In và sao lưu các dữ liệu này theo quy định, phòng trường hợp xảy ra sự cố máy tính. Có thể tóm tắt quy trình này qua sơ đồ: Sơ đồ 1.4 : Quy trình ghi sổ trên máy tính bằng phần mềm kế toán Xử lý bằng phần mềm kế toán FAST Chứng từ trên máy - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị - Các báo cáo khác Nhập dữ liệu Chứng từ gốc Công việc này được thực hiện một cách tự động nên luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối tháng hoặc cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Chương 2 – THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam 2.1.1 Phân loại vốn bằng tiền sử dụng tại Tổng công ty Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ. Vốn bằng tiền được sử dụng tại công ty bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong đó tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng của Tổng công ty được theo dõi chi tiết theo tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ và vàng, bạc, kim khí quý, đá quý; tiền đang chuyển chỉ theo dõi tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ. Với tiền gửi ngân hàng, Tổng công ty theo dõi từng khoản tiền gửi tại 28 ngân hàng._. trong nước và nước ngoài. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục đích. Tổng công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ). 2.1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Vốn bằng tiền mang ý nghĩa rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nó vừa được sử dụng để mua các vật tư nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, vừa được sử dụng để thanh toán các khoản nợ, các khoản ứng trước, các dự án đầu tư…, đồng thời cũng là kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh, quá trình đầu tư hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền sẽ phản ánh khả năng thanh toán tức thời và tình hình sử dụng vốn lưu động của Tổng công ty. Thông qua việc quản lý, theo dõi việc sử dụng vốn bằng tiền, ban quản trị Tổng công ty có thể nắm bắt được quá trình luân chuyển vốn, công tác sử dụng vốn như thế nào để từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với Tổng công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học để tránh tình trạng sử dụng sai mục đích và đạt hiệu quả không cao. Vì thế, hạch toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, hàng ngày đối chiếu lượng tiền còn lại trên thực tế với sổ sách, báo cáo số dư với kế toán trưởng, đảm bảo phát hiện kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền. - Giám sát việc chấp hành các chế độ và quy định về sử dụng vốn bằng tiền theo các quy định pháp luật hiện hành và của Tổng công ty. - Phản ánh, theo dõi các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các dấu hiệu bất thường như ách tắc, nhầm lẫn trong luân chuyển… để có biện pháp giải quyết thích hợp. 2.1.3 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tại Tổng công ty Nhằm làm công tác sử dụng vốn bằng tiền hiệu quả, tránh xảy ra các vấn đề như gian lận, tham ô, móc ngoặc của các nhân viên trong Tổng công ty, ngoài việc theo dõi các khoản tăng, giảm tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, giám sát việc chấp hành chế độ và quy định sử dụng vốn bằng tiền, Tổng công ty đưa ra các yêu cầu cụ thể sau để quản lý hiệu quả: - Có sự tách biệt giữa người giữ tiền mặt tại quỹ với người ghi chép sổ sách kế toán, tức là kế toán tiền mặt không đồng thời làm nhiệm vụ giữ tiền mặt và ngược lại. Hàng ngày, thủ quỹ kiểm đếm tiền tồn quỹ, đối chiếu với sổ quỹ và có trách nhiệm báo cáo số dư với Kế toán trưởng. Định kỳ cuối mỗi tháng, Tổng công ty thực hiện kiểm kê quỹ 1 lần, trong đó phải có sự có mặt của Kế toán trưởng và thủ quỹ, ngoài ra có thể có sự theo dõi của các phó trưởng phòng để tăng tính minh bạch trong kiểm kê quỹ. Công tác kiểm kê quỹ quy định rõ trách nhiệm cá nhân trong việc quản lý tiền tại quỹ. - Tách chức năng phê duyệt thu chi tiền với chức năng giữ tiền và ghi sổ kế toán. - Ghi danh sách các hóa đơn thu tiền mặt theo thời điểm thu tiền và nơi nhận tiền. - Thực hiện thanh toán chủ yếu qua ngân hàng, chỉ dùng tiền mặt cho các khoản chi tiêu lặt vặt trong Tổng công ty. 2.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ 2.2.1 Chứng từ sử dụng Các nghiệp vụ sử dụng tiền mặt tại quỹ tại Tổng công ty thường không nhiều với quy mô của nghiệp vụ thường nhỏ. Các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền mặt tại quỹ thường là các tạm ứng (tạm ứng công tác phí cho cán bộ nhân viên trong Tổng công ty, tạm ứng mua vật dụng, đồ dùng văn phòng, tạm ứng cho các buổi họp, liên hoan,…), hoạt động tài chính (thu lãi từ bán hàng chậm trả cho các đơn vị thành viên và các khách hàng khác,…), gửi tiền mặt vào ngân hàng và các nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt khác. Các chứng từ được sử dụng là: - Phiếu thu (lệnh thu), Phiếu chi (lệnh chi); - Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng; - Giấy đề nghị thanh toán; - Biên lai thu tiền; - Biên bản kiểm kê quỹ; - Bảng kê chi tiền. - Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2.2.2 Kế toán chi tiết tiền mặt tại quỹ Tiền mặt với đặc điểm là gọn nhẹ, dễ di chuyển, lại thường xuyên tiếp xúc với con người nên khả năng hao hụt, mất mát là rất cao. Bởi vậy, tất cả các khoản thu chi tại quỹ đều phải có lệnh thu, lệnh chi có đầy đủ chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền và Kế toán trưởng. Khi người có nhu cầu thu (chi) tiền yêu cầu thu (chi) tiền thì phải có lệnh thu (lệnh chi) có đủ chữ ký như đã nêu trên. Các chứng từ này được chuyển cho Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu (Phiếu chi) bằng cách nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán đang sử dụng (phần mềm kế toán FAST) rồi in ra. Sau khi nhận được Phiếu thu (Phiếu chi), Thủ quỹ tiến hành thu (chi), ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” lên Phiếu thu (Phiếu chi), đồng thời tiến hành ghi vào Sổ quỹ tiền mặt theo các thông tin tương ứng. Kế toán tiền mặt nhận lại chứng từ và tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết Tài khoản 111 bằng phần mềm kế toán, đồng thời sao lưu dữ liệu vào máy thông qua phần mềm kế toán FAST. Cuối tháng máy tính tự động vào Sổ tổng hợp chi tiết Tài khoản 111 theo các dữ liệu đã được nhập trong tháng. Riêng kế toán tiền mặt là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thì ít nghiệp vụ hơn nhưng giá trị của các chúng thường lớn, vì vậy Tổng công ty sử dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để quy đổi sang VNĐ khi hạch toán. Các sổ kế toán chi tiết được sử dụng là Sổ chi tiết tài khoản 111 – chi tiết theo loại tiền và Sổ quỹ tiền mặt. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại quỹ chủ yếu thuộc hai loại là nghiệp vụ thu tiền và nghiệp vụ chi tiền. Do thời lượng nghiên cứu có hạn, sau đây em chỉ lấy một vài ví dụ cụ thể về 2 loại nghiệp vụ này đối với đồng Việt Nam được hạch toán tại Tổng công ty: Ví dụ 1: Công ty CP Kim khí Hà Nội mua 200 tấn thép tấm lá SCPP-1B của Tổng công ty, trị giá lô hàng là 254.250.000đ vào ngày 11/11/2008, khách hàng thanh toán theo phương thức trả chậm, lãi suất chậm trả tính theo lãi suất ngân hàng vào các ngày 10, 20 và ngày cuối cùng hàng tháng. Khách hàng chấp nhận trả lãi vào cuối mỗi tháng, tiền gốc trả sau 3 tháng. Định kỳ vào các ngày 10, 20 và ngày cuối cùng hàng tháng, kế toán thanh toán tính ra tiền lãi phải thu của khách hàng – chi tiết Công ty CP Kim khí Hà Nội. Ngày Lãi suất (%/tháng) Thành tiền (VNĐ) 20/11/2008 1,25 953.437,500 30/11/2008 1,30 881.400,000 10/12/2008 1,40 1.186.500,000 ` 20/12/2008 1,42 1.203.450,000 31/12/2008 1,40 1.305.150,000 Thời điểm ngày 31/12, Công ty CP Kim khí Hà Nội tiến hành trả số tiền lãi bằng tiền mặt. Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu và thực hiện in chứng từ phục vụ cho quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ. Mẫu 2.1: Phiếu thu tiền mặt TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 01-TT VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 31/12/2008 Số phiếu: 22 Tài khoản: 1111 3.695.100 Tài khoản đ.ư: 13111 3.695.100 Người nộp: Nguyễn Thị Hương Địa chỉ: Công ty CP Kim khí Hà Nội Số 20, Tôn Thất Tùng, Q. Đống Đa, HN Về khoản: KH Thanh toán lãi chậm trả hàng mua Số tiền: 3.695.100 VNĐ Bằng chữ: Ba triệu sáu trăm chín mươi lăm nghìn một trăm đồng chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NỘP TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ quỹ nhận Phiếu thu, tiến hành thu tiền, ký xác nhận và đóng dấu “Đã thu tiền” lên Phiếu thu, đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt. Trên thực tế, do sử dụng kế toán máy nên ngay khi kế toán tiền mặt lập xong phiếu thu, máy đã tự động nhập các thông tin vào Bảng kê số 1, sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam. Mẫu 2.2: Bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 1111 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04b1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi nợ TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam Từ ngày 31/12/2008 đên ngày 31/12/2008 Số dư đầu tháng:… Đơn vị: VNĐ STT Ngày Có TK 13111 … Cộng ps nợ Dư cuối ngày … … … ... … … … 31/12/08 3.695.100 … 3.695.100 3.695.100 … … … … … … Cộng Số dư cuối tháng:… Đã ghi sổ cái, ngày 31 tháng12 năm 2008 Lập 31 tháng12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ 2: Ngày 05/12/2008, Trần Thị Hoài – nhân viên Văn phòng Tổng công ty tạm ứng 550.000đ tiền mua vật dụng văn phòng cho các phòng ban trong Tổng công ty. Sau khi kiểm tra các thông tin đầy đủ, hợp lệ trên Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt nhập dữ liệu vào máy tính để lập phiếu chi cho nghiệp vụ tạm ứng: Mẫu 2.3: Phiếu chi tiền mặt TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 02-TT VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 05/12/2008 Số phiếu: 25 Tài khoản: 1111 550.000 Tài khoản đ.ư: 141 550.000 Người nhận: Trần Thị Hoài Địa chỉ: Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam Về khoản: Tạm ứng cho nv mua vật dụng vp Số tiền: 550.000 VNĐ Bằng chữ: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu chi được in ra và chuyển đến Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành chi quỹ, ký xác nhận và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi. Tương tự trường hợp thu tiền, khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi thì máy tự động nhập các thông tin đó vào Nhật ký chứng từ số 1, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết Tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam. Các sổ này được in ra phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Mẫu 2.4: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1111 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam Từ ngày 05/12/2008 đến ngày 05/12/2008 Đơn vị: VNĐ STT Ngày Nợ TK 141 … … Cộng ps có … … … ... … … … 5/12/08 550.000 … … 550.000 … … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 05 tháng 12 năm 2008 Lập ngày 25 tháng 12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết tài khoản 1111 được máy tính tự động cập nhật từ bảng kê số 1 (mẫu 2.2 – trang 27), nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.4 – trang 29) và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản 1111 tháng 12/2008 của Tổng công ty: Mẫu 2.5: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1111 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 886.779.000 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 05/12/08 PC 25 NV_VPTCT_05 - Trần Thị Hoài Tạm ứng cho nv mua vật dụng vp 141 550.000 … … … … … … … 31/12/08 PT 22 CPKKHN - Cty CP Kim khí HN Khách hàng thanh toán lãi chậm trả hàng mua 13111 3.695.100 …. … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 321.497.000 Tổng phát sinh có: 432.486.000 Số dư nợ cuối kỳ: 775.790.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Ví dụ 3: Ngày 08/12/2008, Tổng công ty mua 10 chiếc máy vi tính để thay thế số máy vi tính bị hỏng tại một số phòng ban Tổng công ty. Tổng giá thanh toán (VAT 10%) ghi trên Hóa đơn GTGT số 01589 là 6,380 USD. Tổng công ty đã trả ngay bằng tiền mặt. Tỷ giá hạch toán là 16.500/USD, tỷ giá thực tế trong ngày là 16.791/USD. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của Hóa đơn GTGT, kế toán tiền mặt nhập dữ liệu vào máy tính để lập Phiếu chi cho nghiệp vụ mua hàng hóa. Đối với nghiệp vụ này, kế toán tiền mặt lập 2 phiếu chi: một phiếu chi mua máy vi tính và một phiếu chi khoản thuế GTGT được khấu trừ. Cụ thể như sau: Mẫu 2.6: Phiếu chi tiền mặt TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 02-TT VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 08/12/2008 Số phiếu: 27 Tài khoản: 1112 97.387.800 Tài khoản đ.ư: 1531 97.387.800 Người nhận: Hoàng Văn Huy Địa chỉ: Công ty TNHH Bách Khoa 18, Lê Thanh Nghị, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội Về khoản: Chi mua máy vi tính cho văn phòng Số tiền: 5,800 USD Bằng chữ: Năm nghìn, tám trăm Đô-la Mỹ chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá thực tế: 16.791 VNĐ/USD Số tiền quy đổi: 97.387.800 VNĐ Mẫu 2.7: Phiếu chi tiền mặt TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 02-TT VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 08/12/2008 Số phiếu: 28 Tài khoản: 1112 9.738.780 Tài khoản đ.ư: 13311 9.738.780 Người nộp: Hoàng Văn Huy Địa chỉ: Công ty TNHH Bách Khoa 18, Lê Thanh Nghị, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội Về khoản: Chi thuế GTGT được khấu trừ Số tiền: 580 USD Bằng chữ: Năm trăm tám mươi Đô-la Mỹ chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá thực tế: 16.791 VNĐ/USD Số tiền quy đổi: 9.738.780 VNĐ Các phiếu chi này được in ra và chuyển đến Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành chi quỹ, ký xác nhận và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi. Tương tự như các trường hợp thu, chi tiền VNĐ, khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi thì máy tự động nhập các thông tin đó vào Nhật ký chứng từ số 1, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết Tài khoản 1112 – Tiền mặt ngoại tệ. Các sổ này được in ra phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Đồng thời kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo bút toán: Nợ TK 1112: 1.856.580 [= 6380$ x (16.791 – 16.500)] Có TK 515: 1.856.580 Bút toán này được nhập vào Bảng kê số 1 – ghi nợ tài khoản 1112. Mẫu 2.8: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1112 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 1112 – Tiền mặt ngoại tệ Từ ngày 08/12/2008 đến ngày 08/12/2008 Đơn vị: VNĐ STT Ngày Nợ TK 1531 Nợ TK 13311 … Cộng ps có … … … ... … … … 8/12/08 97.387.800 … … 97.387.800 … 8/12/08 … 9.738.780 … 9.738.780 … … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 08 tháng 12 năm 2008 Lập ngày 8 tháng 12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra kế toán tiền mặt theo dõi ngoại tệ thông qua tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại, chi tiết đồng USD, cụ thể qua bút toán Có TK 007 (USD): 6,380 Cuối tháng, kế toán tiến hành đánh giá lại các khoản chênh lệch ngoại tệ Tổng công ty đang nắm giữ tại quỹ. Mẫu 2.9: Đánh giá lại các khoản ngoại tệ tại quỹ Số tiền Tỷ giá bq liên NH Dư VNĐ Đánh giá lại Chênh lệch TGHĐ Dư USD 5,208 16.977 85.932.000 88.416.216 2.484.216 Dư EURO 6,890 24.291 165.360.000 167.364.990 2.004.990 Cộng - - 251.292.000 255.781.206 4.489.206 Đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ của Tổng công ty tháng 12/2008 theo bút toán: Nợ TK 1112: 4.489.206 Có TK 4131: 4.489.206 Tương tự, bút toán này cũng được nhập vào Bảng kê số 1 – Ghi nợ tài khoản 1112. Mẫu 2.10: Bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 1112 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04b1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi nợ TK 1112– Tiền mặt ngoại tệ Từ ngày 1/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu tháng:… Đơn vị: VNĐ STT Ngày Có TK 515 Có TK 4131 … Cộng ps nợ Dư cuối ngày … … … ... … … … 8/12/08 1.856.580 … 1.856.580 1.856.580 … … … … … … … 31/12/08 … 4.489.206 … 4.489.206 4.489.206 Cộng Số dư cuối tháng:… Đã ghi sổ cái, ngày 31 tháng12 năm 2008 Lập 31 tháng12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết tài khoản 1112 được máy tính tự động cập nhật từ nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.8 – trang 33), bảng kê số 1 (mẫu 2.10 – trang 34), và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan. Trích mẫu sổ chi tiết tài khoản 1112 tháng 12/2008 của Tổng công ty như sau: Mẫu 2.11: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1112 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1112 – Tiền mặt ngoại tệ Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 1.024.257.560 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 8/12/08 PC 27 Cty TNHH Bách Khoa Chi mua máy vi tính cho văn phòng 1531 97.387.800 8/12/08 PC 28 Cty TNHH Bách Khoa Chi thuế GTGT được khấu trừ 13311 9.738.780 8/12/08 Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá 515 1.856.580 …. … … … … … … 31/12/08 Đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ 4131 4.489.206 Tổng phát sinh nợ: 9.259.579.254 Tổng phát sinh có: 9.344.066.707 Số dư nợ cuối kỳ: 939.770.107 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG 2.2.3 Kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ Do Tổng công ty sử dụng phần mềm kế toán máy để thực hiện công việc kế toán nên cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp các dữ liệu đã được nhập trong kỳ để tạo ra các sổ tổng hợp, các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị phục vụ nhu cầu quản trị của Tổng công ty. Sổ cái tài khoản 111 được tổng hợp từ các nhật ký chứng từ số 1 và bảng kê số 1 được lập trong kỳ. Các số liệu từ nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.4 trang 29 và mẫu 2.8 trang 33), bảng kê số 1 (mẫu 2.2 trang 27 và mẫu 2.10 trang 34) được sử dụng để ghi vào sổ cái tài khoản 111. Sau đây là trích dẫn Sổ cái tài khoản 111 được lập vào ngày 31/12/2008: Mẫu 2.12: Sổ cái TK 111 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S05-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Số dư đầu năm Nợ Có 3.157.158.000 ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 Năm 2008 Đơn vị: VNĐ TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 … … Tháng 11 Tháng 12 … … … … … … … 13111 … … … … … 3.695.100 … … … … … … … 515 … … … … … 1.856.580 … … … … … … … 311 … … … … … 50.000.000 4131 … ... … … … 4.489.206 … … … … … … … Cộng ps nợ … … … … … 618.041.900 Cộng ps có … … … … … 785.403.197 Dư nợ cuối tháng … … … …. 2.706.835.952 2.539.474.653 Dư có cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Như vậy cuối năm 2008, tiền mặt tại quỹ là 2.539.474.653 VNĐ Trong công tác quản lý quỹ, Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ, đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ và sổ kế toán chi tiết, nếu có sự chênh lệch phải tự xác định nguyên nhân, báo cáo lên Kế toán trưởng và đưa ra kiến nghị, biện pháp để giải quyết. Đồng thời vào cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải báo cáo số dư quỹ với Kế toán trưởng. Hàng tháng tiến hành kiểm kê quỹ 1 lần vào ngày kết thúc của tháng đó. Khi tiến hành kiểm kê phải có sự tham gia của Kế toán trưởng, Thủ quỹ và người chịu trách nhiệm kiểm kê, ngoài ra có thể có sự tham gia của các Phó trưởng phòng để tăng tính minh bạch trong công tác kiểm kê quỹ. Biên bản kiểm kê được lập vào ngày 31 tháng 12 năm 2008 đối với Tiền mặt VNĐ như sau: Mẫu 2.13: Biên bản kiểm kê quỹ TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu số C34-HD VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho đồng Việt Nam) Số:……… Hôm nay, vào 17 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2008 Chúng tôi gồm: - Ông/Bà: Nghiêm Xuân Đa đại diện kế toán - Ông/Bà: Trần Thị Thân đại diện thủ quỹ - Ông/Bà: Mai Thị Thúy Hằng chịu trách nhiệm kiểm kê Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:  Đơn vị: VNĐ STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ x 775.790.000 II Số kiểm kê thực tế: x 1 - Loại 500.000 985 492.500.000 2 - Loại 200.000 860 172.000.000 3 - Loại 100.000 675 67.500.000 4 - Loại 50.000 670 33.500.000 5 - Loại 20.000 390 7.800.000 6 - Loại 10.000 178 1.780.000 7 - Loại 5.000 142 710.000 Cộng số tiền đã kiểm kê thực tế 775.790.000 III Chênh lệch: (III=I – II) x 0 - Lý do: + Thừa: + Thiếu: - Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Qua kiểm kê thực tế, Kế toán trưởng, thủ quỹ và những người có trách nhiệm liên quan thống nhất ký vào Biên bản kiểm kê quỹ xác nhận số liệu trên là đúng. Biên bản kết thúc lúc 17h30’ ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) kiểm kê quỹ (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 2.3.1 Chứng từ sử dụng Thông thường các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền chủ yếu là các khoản tiền gửi ngân hàng với giá trị lớn như thanh toán các khoản nợ, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, đầu tư vào các dự án lớn của Tổng công ty và của Nhà nước, mua sắm vật tư, TSCĐ, trả lương công nhân viên… Do đặc thù là một tổng công ty với nhiều công ty con, công ty liên kết, các đơn vị trực thuộc nên để thuận lợi cho công tác giao dịch, Tổng công ty mở tài khoản tại rất nhiều ngân hàng như NH Ngoại thương, NH Công thương Ba Đình, NH ĐT &PT Thái Nguyên, NH ANZ Hà Nội , NH Hồng Kông và Thượng Hải, NH Sumitomo Mitsu Banking Corporation… Để hạch toán các khoản tiền liên quan đến gốc ngoại tệ Tổng công ty áp dụng tỷ giá hạch toán. Đến cuối tháng, căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để điều chỉnh chênh lệch tỷ giá thông qua Tài khoản 413 – “Chênh lệch tỷ giá”. Các ngoại tệ được giao dịch của Tổng công ty gồm đồng Đô-la Mỹ (USD), đồng Yên Nhật (JPY), đồng EURO và đồng Nhân dân tệ (CNY). Các nghiệp vụ phát sinh qua ngân hàng chủ yếu là các khoản thanh toán với khách hàng và thanh toán nội bộ giữa Tổng công ty và các Công ty con, các đơn vị thành viên. Do sử dụng nhiều loại tiền (nội tệ và ngoại tệ) và được gửi ở nhiều nơi khác nhau nên để theo dõi và quản lý các khoản tiền gửi khác nhau, Tổng công ty chi tiết tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng như sau: Chi tiết TK 112 thành 2 tài khoản cấp 2 là TK 1121 – Tiền gửi Việt Nam và TK 1122 – Tiền gửi ngoại tệ. Mỗi tài khoản cấp 2 đó lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo nơi gửi tiền. Ví dụ: TK 112101 – Tiền gửi Việt Nam - Ngân hàng Ngoại thương, TK 11232 – Tiền gửi ngoại tệ USD – Ngân hàng Công thương Việt Nam… Các chứng từ được sử dụng liên quan đến nghiệp vụ này là: - Giấy báo Nợ, Giấy báo Có; - Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi; - Sec chuyển khoản, Sec bảo chi; - Thư tín dụng; - Sổ phụ ngân hàng, Giấy báo số dư của khách hàng. 2.3.2 Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng là tiền VNĐ Tiền gửi ngân hàng được coi là tài sản mang tính an toàn cao và thuận tiện cho hoạt động của doanh nghiệp vì thanh toán qua ngân hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, độ chính xác và an toàn ngày càng được nâng cao, giảm thiểu sai lầm, thất thoát... Tại Tổng công ty, các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng thường nhiều, vì vậy có một chuyên viên kế toán chỉ đảm trách các nghiệp vụ kế toán ngân hàng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng chuyển đến, kế toán đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 112 – chi tiết theo ngân hàng giao dịch. Nếu có sự chênh lệch, không trùng khớp về các nghiệp vụ giữa kế toán và ngân hàng, kế toán ngân hàng phải thông báo ngay cho Kế toán trưởng và ngân hàng nơi xảy ra sai sót để xử lý kịp thời. Trường hợp cuối tháng chênh lệch chưa được xử lý thì kế toán lấy theo số liệu của ngân hàng làm chuẩn, khoản chênh lệch cho vào tài khoản 138 (1381) – nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu ngân hàng, hoặc tài khoản 338 (3381) – nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng. Kế toán phải nhanh chóng xác định được nguyên nhân để tiến hành điều chỉnh phù hợp. Định kỳ 3 ngày/lần thông báo biến động số dư tiền gửi và các phát sinh khác về tín dụng. Các sổ kế toán chi tiết được sử dụng là Sổ chi tiết tài khoản 112 – chi tiết theo loại tiền và ngân hàng giao dịch. Sau đây là một số nghiệp vụ về tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam Đồng phát sinh tại Tổng công ty. Ví dụ 4: Ngày 22/08/2008, Tổng công ty mua 500 tấn thép cuộn Ø5,5 và 800 tấn thép cuộn Ø8 của Công ty Gang thép Thái Nguyên để xuất khẩu sang thị trường Singapore theo Hóa đơn Giá trị gia tăng số 01236, tổng trị giá lô hàng là 12.557 triệu đồng (chưa VAT 10%). Tổng công ty chưa thanh toán cho Cty Gang thép Thái Nguyên. Ngày 15/12/2008, Tổng công ty thanh toán lô hàng đã mua ngày 22/08/2008 thông qua Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên, nơi Tổng công ty mở tài khoản tiền gửi thanh toán, ngân hàng đã gửi Giấy báo Nợ số 21/12 đến Tổng công ty. Khi nhận được Giấy báo Nợ từ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu Giấy báo Nợ với Hóa đơn Giá trị gia tăng số 01236 xem có trùng khớp hay không, sau đó tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy tính để lưu trữ và tổng hợp số liệu. Mẫu 2.14: Ủy nhiệm chi  ỦY NHIỆM CHI Sđ: CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN, THƯ Lập ngày: 15/12/2008 Đơn vị trả tiền: Tổng công ty Thép Việt Nam Số tài khoản: …… Tại ngân hàng: NH ĐT&PT TN Tỉnh, TP: Thái Nguyên PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ Đơn vị nhận tiền: Cty Gang thép TN Số tài khoản: ……. Tại ngân hàng: NH ĐT&PT TN Tỉnh, TP: Thái Nguyên TÀI KHOẢN CÓ Số tiền bằng chữ: Mười ba tỷ tám trăm mười hai triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn . Nội dung: Thanh toán tiền hàng Số tiền bằng số: 13.812.700.000 VNĐ ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN Ghi sổ ngày: Kế toán TP kế toán NGÂN HÀNG A Ghi sổ ngày: Kế toán TP kế toán NGÂN HÀNG B Ghi sổ ngày: Kế toán TP kế toán Khi nhập các thông tin về việc thanh toán cho Công ty Gang thép Thái Nguyên số tiền hàng còn nợ thông qua ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên, máy tính lập tức tự động cập nhật dữ liệu lên Nhật ký – Chứng từ số 2 – ghi có TK 112108 và sổ chi tiết tài khoản 112108 – Tiền gửi VNĐ-NH ĐT&PT TN. Mẫu 2.15: Nhật ký chứmg từ số 2 – Ghi có TK 112108 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a2-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112108 – Tiền gửi VNĐ-NH ĐT&PT TN Từ ngày 15/12/2008 đên ngày 15/12/2008 STT Ngày Nợ TK 3312 … … Cộng ps có … … … ... … … … 15/12/08 13.812.700.000 … … 13.812.700.000 … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 15 tháng 11 năm 2008 Lập ngày 15 tháng 11 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ 5: 10/12/2008, Tổng công ty nộp thuế GTGT phải nộp cho ngân sách nhà nước Quý III – 2008 là 3.127 triệu đồng bằng tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước, đã nhận được Giấy báo Nợ của Kho bạc Nhà nước số 14/12. Do Tổng công ty có mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước nên việc nộp lên Ngân sách Nhà nước được thực hiện bằng chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản Kho bạc Nhà nước. Kế toán ngân hàng nhận giấy báo Nợ của Kho bạc Nhà nước tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sử dụng sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào nhật ký chứng từ số 2 và sổ chi tiết tài khoản 112117 – Tiền gửi Việt Nam – Kho bạc Nhà nước. Mẫu 2.16: Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà uước bằng chuyển khoản Mẫu số C1-03/NS (Ban hành theo QĐ số 130/2003/QĐ-BTC ngày 18/8/2003 của Bộ trưởng BTC) GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG CHUYỂN KHOẢN Tên đối tượng nộp tiền: Tổng công ty Thép Việt Nam Mã số đối tượng nộp tiền: ………….. PHẦN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GHI Nợ TK Có TK Địa chỉ:……………………………………………………. Đề nghị Ngân hàng (KBNN) Trích tài khoản số 125803000255 Để nộp NSNN vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước Tp Hà Nội Cơ quan thông báo thu: Chi cục Thuế TP Hà Nội Mã số cơ quan thu: ................ Nội dung các khoản nộp ngân sách nhà nước (ghi theo thông báo thu): Kho bạc Nhà nước ghi STT Nội dung khoản nộp Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Mã nguồn Mã điều tiết Nộp thuế GTGT cho hàng bán trong quý III -2008 155A 03 01 16 02 3.127.000.000 Cộng 3.127.000.000 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Ba tỉ một trăm hai bảy triệu đồng. ĐỐI TƯỢNG NỘP KHO BẠC NHÀ NƯỚC Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu) (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu) Mẫu 2.17: Nhật ký chứng từ số 2 – Ghi có TK 112117 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a2-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112117 – Tiền gửi Việt Nam – Kho bạc Nhà nước Từ ngày 10/12/2008 đên ngày 10/12/2008 STT Ngày Nợ TK 3331 … … Cộng ps có … … … ... … … … 10/12/08 3.127.000.000 … … 3.127.000.000 … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 10 tháng 12 năm 2008 Lập ngày 10 tháng 12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 2.18: Sổ chi tiết tài khoản – TK 112108 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 112108 – Tiền gửi Việt Nam-NH ĐT&PT TN Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số ._.