Hoàn thiện Kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Hợp Nhất

ng năm gần đây các Doanh nghiệp Việt Nam đã và đang có bước phát triển mạnh mẽ cả về hình thức, quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh. Với chính sách mở cửa các Doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc thiết lập nền kinh tế thị trường và đẩy nền kinh tế thị trường trên đà ổn định và phát triển. Chính vì thế việc thực hiện hạch toán trong cơ chế mới đòi hỏi các Doanh nghiệp phải tự lấy thu nhập của mình để bù đắp các chi phí bỏ ra và có lãi. Để thực hiện được những yêu cầu đó các Doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu vốn về để đảm bảo thu nhập cho đơn vị. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các Doanh nghiệp phải tổng hoà nhiều biện pháp quản lý trong đó biện pháp quan trọng là công tác kế toán - một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra nhằm điều hành và quản lý nền kinh tế. Trong công tác quản lý của kế toán thì nguyên vật liệu (NVL) được kế toán thường xuyên theo dõi bởi NVL trong một Doanh nghiệp sản xuất chiếm từ 60 - 80% tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Đây là một trong những mối quan tâm lớn nhất của bất kỳ Doanh nghiệp sản xuất nào. Tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởng và phát triển. Để đạt được mục tiêu này thì tất yếu các Doanh nghiệp phải quan tâm tới các yếu tố đầu vào của sản xuất đó là NVL. Chỉ cẩn một biến đổi rất nhỏ về chi phí vật liệu cũng là ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Không những thế NVL còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy việc tổ chức hạch toán về NVL là một yếu cầu tất yếu của quản lý trong các Doanh nghiệp sản xuất. Là một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có cạnh tranh gay gắt, Công ty xây dựng Hợp Nhất cũng đứng trước một vấn đề bức xúc làm sao để quản lý có hiệu quả nhất về vật liệu. Chi phí vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 70% giá trị xây dựng, đồng thời là bộ phận dự trữ quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng hiệu quả nhất đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của Doanh nghiệp. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty xây dựng Hợp Nhất, thấy được tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán Công ty và sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo PGS.TS. Nguyễn Minh Phương. tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Hợp Nhất”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài viết được chia làm 3 phần chính: Phần thứ nhất: Cơ sở hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp. Phần thứ hai: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Hợp Nhất. Phần thứ ba: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu của Công ty xây dựng Hợp Nhất. Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ góp ý kiến bổ sung của các thầy cô và các cán bộ phòng ban trong Công ty để có thể hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Hà Nội, tháng 10 năm 2004 Phần I lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu (nvl) - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp i. cơ sở hạch toán nvl, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp 1 - Khái niệm NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động,thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra. 2 - Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất Trong các Doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây dựng cơ bản) vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của Doanh nghiệp. Mặt khác, nó còn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất. Do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của Xã hội. Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị. Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị. 3- Các phương pháp phân loại NVL 1 - Phân loại vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý – hoá học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụnh trong sản xuất thì Doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loạI hình cụ thể của từng Doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hiện nay các Doanh nghiệp thường căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại sau: * Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc.... NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí NVL trực tiếp. * Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, như hình dáng màu sắc hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. Vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bêtông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy.... * Nhiên liệu: là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy máy, than củi, khí ga... * Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. * Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của Doanh nghiệp xây lắp. * Vật liệu khác: là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, vật đóng gói… * Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài.( phôi bào, vải vụn…) Vì vậy căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của Doanh nghiệp được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và NVL dùng vào các nhu cầu khác. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng Doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng quy cách từng loại một cách chi tiết hơn. II- Các phương pháp đánh giá NVL và nghiệp vụ kế toán NVL 1 - Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong không ít Doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu. Như vậy, để đánh giá vật liệu các Doanh nghiệp thường dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán ở các đơn vị sản xuất thì vật liệu được đánh giá theo hai phương pháp chính: - Đánh giá vật liệu theo giá thực tế. - Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. 1.1 - Đánh giá vật liệu theo giá thực tế. 1.1.1 - Giá vật liệu thực tế nhấp kho. Trong các doanh nghiệp sản xuất - xây dựng cơ bản, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng lần nhập được xác định cụ thể như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm...) cộng thuế nhập khẩu (nếu có) trừ các khoản giảm giá triết khấu (nếu có). Giá mua ghi trên hoá đơn nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bằng giá chưa thuế, nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì bằng giá có thuế. - Đối với vật liệu Doanh nghiệp tự gia công chế biến vật liệu: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất đem gia công chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế gồm: Trị giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến về Doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. - Trường hợp Doanh nghiệp nhận vốn góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng vật liệu thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh thống nhất định giá. Cộng với chi phí khác (nếu có) - Phế liệu thu hồi nhập kho: Trị giá thực tế nhập kho chính là giá ước tính thực tế có thể bán được. - Đối với vật liệu được tặng thưởng: thì giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. Cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận 1.1.2 - Giá thực tế xuất kho. Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Đặc biệt, đối với các Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hay theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và các Doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá thực tế của vật liệu thực tế nhập kho lại càng có sự khác nhau trong từng lần nhập. Vì thế mỗi khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong những phương pháp sau: a>Tính theo giá phương pháp đơn vị bình quân: theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế, vật liệu tồn đầu kỳ. Đơn vị bình quân Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = ´ +)Bình quân cuối kỳ trước : = Điều kiện áp dụng: - Chỉ phản ánh kịp thời tình hình xuất vật liệu trong kỳ mà không đề cập đến giá NVL biến động trong kỳ nên độ chính xác không cao +) Bình quân sau mỗi lần nhập: = Điều kiện áp dụng: - Có độ chính xác cao - Không thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng và thường xuyên xuất dùng Trong đó giá đơn vị bình quân được tính theo 1 trong 3 dạng sau: +) Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính. Đơn vị bình quân Số lượng vật liệu xuất trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = ´ Trị giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá thực tế tồn kho đầu kỳ Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: + Số lượng VL nhập kho trong kỳ Số lượng VL tồn kho đầu kỳ = Phương pháp này dùng để tính toán giá vốn vật liệu xuất kho cho từng loại vật liệu. Điều kiện áp dụng: + Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế để ghi sổ + Theo dõi được số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu nhập, xuất kho. c>Tính theo giá nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết tài sản nào nhập trước thì xuất trước, hàng nào nhập sau thì xuất sau. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho đối với lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Điều kiện áp dụng: + Chỉ dùng phương pháp này để theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất kho. + Khi giá vật liệu trên thị trường có biến động chỉ dùng giá thực tế để ghi vào sổ. d>Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này những vật liệu nhập kho sau thì xuất trước và khi tính toán mua thực tế của vật liệu xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. Điều kiện áp dụng: giống như phương pháp nhập trước - xuất trước. e>Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của từng hàng, từng lần nhập từng lô hàng và số lượng xuất kho theo từng lần nhập. Hay nói cách khác, vật liệu nhập kho theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá đấy. Điều kiện áp dụng: - Theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất theo từng hoá đơn mua riêng biệt. - Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế ghi sổ - Trong quá trình bảo quản ở kho thì phân biệt theo từng lô hàng nhập - xuất. f) Phương pháp tính theo giá mua lần cuối: Điều kiện áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất kho. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác lại không cao = + - Trong đó: = x 1.2 - Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. Do NVL có nhiều loại, thường tăng giảm trong quá trình sản xuất, mà yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu có của NVL nên trong công tác hạch toán NVL có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất NVL hàng ngày. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hay một loại giá ổn định trong kỳ). Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập xuất. Cuối kỳ phải tính toán để xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ theo các đối tượng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá mua hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ. Tổng giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá thực tế VL tồn đầu kỳ - Trước hết phải xác định hệ số giữa thực tế và giá hạch toán của vật liệu Hệ số giá + Tổng giá hạch toán VL nhập trong kỳ Giá VL tồn đầu kỳ hạch toán = + - Sau đó tính giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá. Giá hạch toán VL xuất kho trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho trongkỳ Hệ số giá = ´ Phương pháp này sử dụng trong điều kiện: - Doanh nghiệp dùng hai loại giá thực tế và giá hạch toán. - Doanh nghiệp không theo dõi được về số lượng vật liệu. - Tính theo loại nhóm vật liệu. 2 - Nhiệm vụ của kế toán NVL. 2.1 - Yêu cầu quản lý NVL. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các Doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau: Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho Doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở Doanh nghiệp. 2.2 - Nhiệm vụ của kế toán NVL. Khi tiến hành công tác kế toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Iii – kế toán chi tiết vật liệu. 1. Chứng từ sử dụng. Để đáp ứng nhu cầu quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kkho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định van hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu Công ty sử dụng bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 08 – VT) - Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL) Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2- Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT). - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1 - Phương pháp thẻ song song. * Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị. * Trình tự ghi chép: - ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại). Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý. - ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế . 3.2 - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng. - ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng. * Trình tự ghi chép: - ở kho: theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho. Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 3.3 - Phương pháp sổ số dư. * Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật. - ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. * Trình tự ghi chép: - ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên. Nhưng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư. - ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều thời gian. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng. Iv – kế toán tổng hợp vật liệu. Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng Doanh nghiệp mà các Doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có Doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có Doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là: - Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 1 – Kế toán NVL theo phương pháp kê khai th._.ường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: - Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn…. Bên Có: - Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng… Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác. Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác). Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 133, 331, 111, 112…. Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơI có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở Doanh nghiệp thường bao gồm: - Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp). - Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho … tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng Doanh nghiệp. 1.1 – Hạch toán tăng NVL đối với các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các Doanh nghiệp kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán có hoá đơn, chứng từ, ghi chép hoá đơn đầy đủ) thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của VL. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua thực tế được ghi tăng VL, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số khấu trừ cụ thể. a) Nguyên vật liệu phát triển do mua ngoài * Trường hợp mua ngoài hàng hoá và hoá đơn cùng về: - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu. Chi tiết từng loại sản phẩm Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112 … : Tổng giá thanh toán. - Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng triết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền phải trả. Nợ TK 111, 112 : Nếu nhận lại bằng tiền. Nợ TK 138 (1381) : Số được người bán chấp nhận. Có TK 152 : Số triết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng được hưởng giá mua không có thuế. Có TK 133 : a) Thuế GTGT đầu vào - Nếu được hưởng triết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331,138: Có TK 515: Số triết khấu thanh toán được hưởng tính tổng trên giá thanh toán cả thuế b) Vật liệu (VT) mua ngoài do hàng thừa so với hoá đơn: * Nếu nhập kho toàn bộ số hàng: Nợ TK 152: Giá thực tế số hàng( cả số thừa) Nợ TK (1): Có TK331: Tổng giá trị thực tế phải trả Có TK 338(1): Trị giá hàng thừa( không VAT * đ Nếu trả lại số thừa : Nợ TK 338(1) Có TK 152: (Trị giá hàng thừa) đ Nếu mua luôn số thừa: Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa không thuế Nợ TK133(1) Có TK 331: Tổng giá thực tế phải trả thêm đNếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi phát triển thu nhập: Nợ TK 338(1) Có TK 711 * Nếu nhập kho theo số ghi trên hoá đơn: + Khi nhập kho ghi nhận số nhập như trường hợp (1) đồng thời ghi đơn: Nợ TK 002. + Trả lại số thừa: Có TK 002 + Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 Nợ TK133(1) Có TK 331 * Thừa không rõ nguyên nhân: Nợ TK 152 Có TK 711 b) Hàng thiếu so với hoá đơn - Khi nhập kho, ghi thêm số thực nhập: Nợ TK 152: Giá thực tế VL thực nhập kho Nợ TK138(1): Trị giá hàng thiếu Nợ TK 133(1): VAT tính theo số trên hoá đơn Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn - Khi sử lý số thiếu: +) Đòi người bán giao tiếp số hàng thiếu: Nợ TK 152 Có TK 138 (1) +) Nếu người bán không còn hàng để giao tiếp: Nợ TK 331: Giảm nợ phải trả Có TK138(1): Trị giá hàng thiếu Có TK 133(1) +) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138(8), 334: Đòi, hay trừ lương Có 138(1) Có TK 133(1) b) Vật liệu tăng do tự chế nhập kho, gia công chế biến nhập lại: Nợ TK 152 Có TK154 c) Vật liệu phát triển do các nguyên nhân khác: Nợ TK 152: Giá thực tế chi tiết loại vật liệu Có 411: Nhận cấp phát, vốn góp. Có 711: Nhận tặng Có 336, 338(8): Do vay mượn tạm thời Có 632, 122, 222. 4.2. Hạch toán NVL, công cụ , dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Các TK sử dụng: TK 611” mua hàng" Là TK phản ánh giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tăng ( ư ) ( ¯ ) giảm trong kỳ Bên nợ: Giá thực tế VL, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế VL công cụ, dụng cụ tồn cuối kỳ do: - Giá thực tế VL, công cụ, dụng cụ giảm do hàng bị trả lại, chiết khấu thương mại - Tổng giá thực tế VL xuất dùng. TK này không có số dư và mở chi tiết cho từng loại NVL, công cụ, dụng cụ. TK 152: ( nguyên liệu, VL) là TK theo dõi giá thực tế VL tồn kho Bên nợ: Giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ được kết chuyển sangtừ TK611 Bên có: Kết chuyển giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ sang TK 611. TK này dư nợ: Phản ánh giá thực tế VL tồn kho * Phương pháp hạch toán NVL: đ Đầu kỳ, kết chuyển giá thực tế VL( tồn kho, đang đi đường) Nợ TK 611: Giá thực tế Có TK 152: VL tồn kho Có TK 151: VL đang đi đường đ Trong kỳ: - VL mua ( vào kho, đã nhập kho hoặc đang đi đường) Nợ TK 611 Nợ TK133 (1) Có TK 112, 111, 141: … Tổng giá thanh toán - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK 111,112,331… Có TK 611: giảm trị giá hàng Có 133 (1) giảm VAT tương ứng - Chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 138(8), 331 Có TK 515. - Các trường hợp khác làm tăng VL: Nợ TK 611 Có 411, 711. Có 336, 338: Tăng do đi vay Có 128, 122: Tăng do nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 631, 711. đ Cuối kỳ: - Căn cứ vào biên bản kiểm kê, VL tồn kho, và đang đi đường, kế toán kết chuyển trị giá vật liệu tồn cuối kỳ: Nợ TK 152 Nợ TK 151 Có TK 611: - Căn cứ vào sử lý thiếu hụt, mất mát… Nợ TK 138(1) Nợ TK 128(8), 334 Nợ TK632 Có TK 611 - Đồng thời xác định tổng giá thực tế VL xuất dùng: Nợ TK 621, 627,641, 642 Có TK 611 Phần 2 thực trạng công tác kế toán nvl tại công ty xây dựng hợp nhất i. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại công ty xây dựng Hợp Nhất 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty * Đặc điểm sản xuất kinh doanh Các công trình của công ty được tiến hành gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu. Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết. Công ty thành lập ban chỉ huy công trường giao nhiệm vụ cho các phòng ban. Chức năng phải lập kế hoạch sản xuất cụ thể, tiến độ và các phương án đảm bảo cung cấp vật tư, máy móc thiết bị thi công, tổ chức thi công hợp lý, đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư hay với Công ty. Việc quản lý vật tư công ty chủ yếu giao cho Phòng Vật tư theo dõi tình hình mua vật tư cho đến khi xuất công trình. Máy móc thi công chủ yếu là của Công ty ngoài ra Công ty còn phải đi thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công và do phòng vật tư chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thời gian làm ở công trường. Lao động được sử dụng chủ yếu là công nhân của Công ty, chỉ thuê lao động phổ thông ngoài trong trường hợp công việc gấp rút, cần đảm bảo tiến độ thi công đã ký kết trong hợp đồng. Chất lượng công trình do bên A qui định. Trong quá trình thi công, nếu có sự thay đổi phải bàn bạc với bên A và được bên A cho phép bằng văn bản nên tiến độ thi công và chất lượng công trình luôn được đảm bảo. Trong điều kiện kinh tế thị trường, bằng sự nỗ lực của bản thân, cộng với sự quan tâm của công ty xây dựng Hợp Nhất, Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động, tạo được uy tín với khách hàng và có thị trường ổn định. * Quy trình sản xuất sản phẩm Công ty xây dựng Hợp Nhất hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: nhận thầu, thi công các công trình làm đường. Do đặc điểm là xây dựng cơ bản nên thời gian hoàn thành một sản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào công trình có quy mô lớn hay nhỏ. Trong quá trình thi công luôn có sự giám sát của phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng của bên A và các đội phải chịu trách nhiệm về an toàn lao động và chất lượng công trình. * Đặc điểm sản phẩm Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng cơ bản như nhà, đường. Đó là những công trình sản xuất dân dụng, có đủ điều kiện để đưa vào sản xuất, sử dụng và phát huy tác dụng. Nói cách khác rõ hơn, nó là sản phẩm của công nghệ xây dựng và gắn liền trên một địa điểm nhất định, được tạo thành bằng vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị và lao động mang những đặc điểm cơ bản như: + Có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài có giá trị lớn, mang tính chất cố định. + Nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm hoàn thành, đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. + Sản phẩm xây dựng mang tính tổng thể về nhiều mặt: kinh tế, chính trị, kỹ thuật, nghệ thuật. Nó rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập. Mỗi một công trình được xây theo một thiết kế, kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một thời điểm nhất định. Những đặc điểm này có tác động lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. + Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng thường dài. Nó phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công này được chia làm nhiều giai đoạn: Chuẩn bị cho điều kiện thi công, thi công móng, trần, hoàn thiện. Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, các công việc chủ yếu được thực hiện ở ngoài trời nên nó chịu ảnh hưởng của thời tiết, thiên nhiên. Do đó quá trình và điều kiện thi công không có tính ổn định, nó luôn luôn biến động theo địa điểm xây dựng và theo từng giai đoạn thi công công trình. I - Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty xây dựng Hợp Nhất. 1. Đặc điểm vật liệu ở Công ty xây dựng Hợp Nhất. Công ty Hợp Nhất là một đơn vị xây dựng cơ bản nên sản phẩm của Công ty sản xuất ra bao gồm nhiều loại NVL hợp thành từ nhiều nguồn thu khác nhau. Tất cả những điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu ở đây. Chi phí NVL ở Công ty chiếm tới khoảng 70 - 80% trong toàn bộ chi phí xây dựng và trong tổng giá thành công trình. Do đó yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại nguyên liệu, vật liệu mang tính chất đặc thù của Công ty và chính xác khoán sản phẩm đến từng tổ đội sản xuất, nên tại Công ty không bố trí hệ thống kho tàng như thời bao cấp mà chỉ có những bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Bộ phận quản lý vật tư là phòng kinh tế kế hoạch có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng. Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng... để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng kế hoạch, thống kê đội, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là người luôn theo dõi để tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu), kết hợp với phòng kế hoạch và thủ kho để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty. 4- Tổ chức chứng từ. Sơ đồ 9: Sơ đồ quy trình kế toán vật liệu tại công ty chứng từ gốc báo cáo luân chuyển kho phiếu xuất kho phiếu nhập kho sổ chi tiết tài khoản bảng tổng hợp số ps các tài khoản bảng kê tổng hợp nhập xuất vật liệu phiếu phân tích tài khoản kế toán sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ sổ cái các tài khoản bảng cân đối tài khoản báo cáo tài chính ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu kiểm tra II. Thực trạng hạch toán NVL tại công ty xây dựng Hợp Nhất 1- Kế toán tổng hợp vật liệu. Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Để tiện cho việc quản lý và xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước.( FIFO) Chứng từ kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, bảng kê phiếu nhập kho, phiếu chi, báo cáo thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ của Ngân hàng.. Tài khoản sử dụng : Do đặc điểm ngành nghề và địa bàn hoạt động rộng khắp, không cố định mà di chuyển theo đội, theo công trình nên Công ty xây dựng Hợp Nhất chỉ có hệ thống nhà kho tạm thời do các đội tổ chức và quản lý, vì vậy phòng kế toán của Công ty sử dụng tài khoản 621 để hạch toán NVL (ở văn phòng Công ty kế toán chỉ hạch toán trên tài khoản 621 quá trình xuất NVL do kế toán đội chuyển lên), tài khoản 152 – Nguyên vật liệu chỉ được sử dụng ở dưới các đội. 1.1- Khi thu mua và nhập kho vật liệu. Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá NVL để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các Công ty gần công trình và được thoả thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng có sự biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại NVL, thì thường do đội tự mua. Những hợp đồng vật tư do đội ký trực tiếp đối với người cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán đội kết hợp với phòng kế hoạch của Công ty thực hiện. Giá của vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó. Kế toán hạch toán quá trình thu mua NVL được kế toán đội theo dõi chi tiết, kế toán văn phòng Công ty không theo dõi mà chỉ ghi sổ khi xuất vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau : a- Đối với vật liệu chính sử dụng thi công Khi vật liệu về đến chân công trình, căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, kế toán đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Biên bản đối chiếu thanh toán” có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của hai bên, thông thường là một tháng, kế toán đội cùng người cung cấp lập “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” có xác nhận của hai bên cung cấp và bên nhận vật liệu. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ, kế toán đội sẽ báo cho cấp trên biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp. Bảng số 1: Hoá đơn (gtgt) (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL No: 507445 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp Địa chỉ: Hoa Lư - Ninh Bình Số tài khoản: ……………….. Điện thoại: ……………………. Mã số: 27 0022671-1 Họ tên người mua hàng: Hoàng Anh Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 50 - Trần Xuân Soạn - HN Số tài khoản: …………….. Hình thức thanh toán:………………. Mã số: 01 0010908 9 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 Đá hộc Đá 1 x 2 Vận chuyển đến chân công trình m3 m3 70 30 35.285,8 43.858 2.470.006 1.315.740 Cộng tiền hàng: 3.785.746 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.892.873 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.975.033 Viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 2: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- biên bản đối chiếu thanh toán Hôm nay, ngày 5 tháng 10 năm 2003. Tại Cát Đằng Y Yên, Nam Định Chúng tôi gồm có: I - đại diện bên a (đội xdct1 - công ty xdHợp Nhất) 1. Ông Hoàng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 2. Ông Võ Hữu Hợp - Kế toán đội Ii - đại diện bên b (tổ hợp khai thác đá Tiến hợp ) 1. Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Cùng nhau thống nhất đối chiếu các khối lượng đá hộc và đá 1´ 2 cung cấp tới chân công trình Đường 10 - Nam Định trong tháng 10 như sau: 1. Khối lượng đá hộc Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp cung cấp tới chân công trình: 70 m3 ´ 36.000 đ/m3 = 2.520.000 đồng 2. Khối lượng đá 1´ 2 Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp cung cấp tới chân công trình: 30 m3 ´ 45.000 đ/3 = 1.350.000 đồng 3. Giá trị đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất phải trả cho Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp là: 2.484.000 + 1.350.000 = 3.834.000 đồng đại diện bên nhận vật liệu tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp Kế toán Vật tư Đội trưởng Bảng số 3: Bảng kê đối chiếu thanh toán Tên vật liệu: Đá hộc giao tại chân công trình Tháng 10 năm 2003 I - đại diện bên cung cấp 1. Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh NB Ii - đại diện bên nhận vật liệu 1. Ông Hoàng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất STT Ngày tháng Số tickê Đơn vị Số lượng Luỹ kế Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 3/10/2003 4/10/2003 13/10/200314/10/2003 15/10/2003 16/10/2003 3 tickê 6 tickê 2 tickê 5 tickê 2 tickê 2 tickê m3 m3 m3 m3 m3 m3 30 14 11 5 5 5 44 54 59 64 69 36.000 36.000 36.000 36.000 36.000 36.000 1.080.000 504.000 396.000 180.000 180.000 180.000 Cộng 70 2.520000 đại diện bên cung cấp đại diện bên nhận vật liệu Đội trưởng Kế toán Vật tư Bảng số 4: Bảng kê đối chiếu thanh toán Tên vật liệu: Đá 1´ 2 giao tại chân công trình Tháng 10 năm 2003 I - đại diện bên cung cấp 1. Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh Ninh Bình Ii - đại diện bên nhận vật liệu 1. Ông Hoàng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất STT Ngày tháng Số tickê Đơn vị Số lượng Luỹ kế Đơn giá Thành tiền 1 2 3 15/10/2003 16/10/2003 21/10/2003 1 tickê 1 tickê 4 tickê m3 m3 m3 5 5 20 10 30 45.000 45.000 45.000 225.000 225.000 900.000 Cộng 30 1.350.000 đại diện bên cung cấp đại diện bên nhận vật liệu Đội trưởng Kế toán Vật tư Kế toán đội căn cứ vào “Biên bản đối chiếu thanh toán” và “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư (Phiếu nhập kho). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để theo dõi. - Liên 3: Đơn vị giữ. Bảng số 5: Đơn vị: Đội XDCT1 Công ty XD Hợp Nhất Phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Mẫu số 03 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 4 Số : 13 Họ tên người giao hàng: Võ Hữu Hợp Theo: ................ Số: .............. Ngày 3 tháng 9 năm 2003 Của: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp Nhập tại kho: Đội 1 Đơn vị: Việt Nam đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá hộc VAT 5% m3 30 35.285,8 1.058574 520929 1.111.503 1.080.000 Viết bằng chữ: Nhập ngày 3 tháng 9 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Ké toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị b- Đối với câc loại vật tư khác. Đối với các loại vật tư này thì chỉ cần căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế toán đội làm thủ tục nhập kho. Bảng số 6: Hoá đơn bán hàng (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 5 tháng 10 năm 2004 Mẫu số: 02 - GTTT - 3LL No: 0700096 Đơn vị bán hàng: Vũ Anh Tuấn Địa chỉ: 226 phường Nam Bình - Ninh Bình Số tài khoản:………………… Điện thoại: ………………….. Mã số: 27 00123515-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Cường Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 50 Trần Xuân Soạn - HN Số tài khoản:……………………. Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: 01 0010908 9 –1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 3 4 5 Dây cáp j3 Tăng đơ Khoá cáp Nhựa đường Cọc ga sắt m c c kg c 300 6 9 190 20 2.425 24.250 3.880 2.910 9.700 727.500 145.500 34.920 552.900 194.000 Cộng tiền hàng: 1.654.820 Thuế suất GTGT: 3% Tiền thuế GTGT: 49.644 Tổng cộng tiền thanh toán: 1704.464 Viết bằng chữ: Một triệu bẩy trăm linh tư ngàn bốn trăm sáu tư đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 7: Đơn vị: Đội XDCT1 Công ty XD Hợp Nhất Phiếu nhập kho Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Mẫu số 03 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 7 Số : 21 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Mạnh Cường Theo: HĐBH Số: 070096 Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Của: Vũ Anh Tuấn - 226 phường Nam Bình - Ninh Bình Nhập tại kho: Đội 9 Đơn vị: Việt Nam đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Dây cáp j3 Tăng đơ Khoá cáp Nhựa đường Cọc ga sắt VAT 3% m c c kg c 300 6 9 210 20 2.425 24.250 3.880 2.910 9.700 727.000 145.500 34920 552.900 194.000 49644 Cộng 1704464 Viết bằng chữ: Nhập ngày 5 tháng 9 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 2- Khi xuất kho vật liệu Công ty xây dựng Hợp Nhất là đơn vị xây dựng với các đội XDCT đóng trên nhiều địa bàn ngay tại chân công trình nên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình theo những hợp đồng mà Công ty đã ký kết. Để tiện cho việc tính toán giá vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Nhận mặt bằng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho là tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành theo trình tự sau. Căn cứ vào nhu cầu vật tư của công trình, kế toán đội có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Kế toán đội sẽ viết “Phiếu xuất kho” cho công trình theo yêu cầu. Vật tư được định sẵn cho từng công trình tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất kho vật tư thông thường. Kế toán đội căn cứ vào bản khoán của từng tổ để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật tư cho công trình. Các trường hợp xuất vật tư để điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được cấp trên ký duyệt. Phiếu xuất vật tư được lập thành ba liên: - Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để ghi sổ - Liên 3: Kế toán đội giữ để ghi sổ theo dõi từng bộ phận Bảng số 8 Đơn vị: Đội XDCT1 Công ty XD Hợp Nhất Phiếu xuất kho Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Mẫu số: 02 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 4 Số : 2 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hoãn Lý do xuất kho: Kè đá km 127 - 128 Xuất tại kho: Đội 1 Đơn vị: Việt Nam đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá hộc m3 30 35.285,8 1.058.574 1.058574 Viết bằng chữ: Xuất ngày 3 tháng 9 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Vi – kế toán chi tiết quá trình nhập - xuất - tồn kho vật liệu tạI công ty xây dựng hợp nhất Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty xây dựng Hợp Nhất thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Việc hạch toán chi tiết NVL tại Công ty xây dựng Hợp Nhất được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Tại văn phòng kế toán Công ty khi nhận được “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên, kế toán sẽ lập “Báo cáo luân chuyển kho” cho từng loại vật liệu, từng đội, từng công trình để theo dõi biến động của NVL cả về mặt giá trị và hiện vật. Bảng số 9: Báo cáo luân chuyển kho đá hộc Dùng cho công trình SR4 Tháng 10 năm 2003 STT Chủng loại vật tư Đơn vị Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Phụ ghi SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 Đá hộc Đá hộc Đá hộc Đá hộc Đá hộc Đá hộc m3 m3 m3 m3 m3 m3 35.285,8 35.285,8 35285,8 35285,8 35285,8 35285,8 30 14 11 5 5 5 1.058.574 494001 388144 176.429 176.429 176.429 30 14 10 5 5 5 1.028.571 494.001 388144 176.429 176.429 176.429 Cộng 69 2.470006 69 2.470006 Ngày 1 tháng 11 năm 2001 Đội trưởng Kế toán Người lập Cuối tháng, căn cứ vào các bảng “Báo cáo luân chuyển kho” của từng loại vật tư, kế toán tổng hợp lại để lập “Báo cáo luân chuyển kho vật tư” cho toàn bộ công trình này Báo cáo luân chuyển kho vật lIệu Dùng cho công trìnhS R4 Tháng 10 năm 2003 STT Chủng loại vật tư Đơn vị Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Phụ ghi SL TT SL TT SL TT SL TT 1 đá hộc m3 35285,8 70 2470006 70 2.470006 2 đá 1´2 m3 43858 30 1315740 30 1.315740 3 đá 2´4 m3 43858 85,6 3.727930 85,6 3727930 4 Đá Subbase m3 38.095,2 33.333 479,3 1.701,5 18.259.048 56716099,5 479,3 1.701,5 18.259.048 56716099,5 5 Xi măng tấn tấn 668.182 709.091 3 2.004.546 10 10 6.681.818 7.090.909 13 0 8.686.364 10 7.090.909 6 Cát bêtông m3 15.714 50 785.700 50 785.700 7 Cọc tre m 1.000 2.700 2.619.000 2.700 2.619.000 8 Phên nứa tấm 6.790 200 1.358.000 200 1.358.000 9 Cột gỗ cột 14.550 20 291.000 20 291.000 10 ống cống m 483.920 44 21.292.480 44 21.292.480 11 Vải địa m2 5.509 3.545 8.400 46.275.600 30.000 106.350.000 5.342 19.249 29.427.078 68.236.559 3.058 10.751 16.848.522 38.113.441 Cộng 48.275.600 228957730,5 215.184914,5 62.052.872 Ngày 1 tháng 10 năm 2004 Kế toán Người lập Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của Doanh nghiệp thông thường được mua chịu với thời hạn trả khoảng một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn (thường là hoá đơn phụ còn hoá đơn đỏ - hoá đơn GTGT thì khoảng một hoặc hai tháng mới tổng hợp một lần) do vậy không có trường hợp hàng về mà không có hoá đơn chưa về và ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán Công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trong tháng, dựa vào các “Phiếu nhập kho” và các chứng từ thanh toán như: Giấy báo nợ của Ngân hàng, Phiếu chi, kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán và được mở riêng cho từng đội công trình và chi tiết đối với từng người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép chi tiết trên sổ chi tiết thanh toán phải trả người bán (Tài khoản 331) được thực hiện theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ; - Số dư đầu năm: căn cứ vào số dư đầu năm trên sổ này năm trước để ghi số dư Nợ hoặc Có. - Cột tài khoản đối ứng được ghi các Tài khoản có liên quan đến tài khoản 331- Phải trả người bán - Cột số phát sinh: + Bên Nợ: căn cứ vào các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi tiền vay, tiền gửi Ngân hàng….) kế toán ghi sổ chi tiết Tài khoản 331 (số hiệu, ngày tháng._.tiêu như: hệ số lỗi hẹn tính theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tính theo chi phí vận chuyển tăng thêm… Tất cả những thông tin trên nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyên vật liệu được tốt hơn. 2.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở Công ty . Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyênđịnh kỳ trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. 1.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu cần xác định chỉ tiêu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất. Lượng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm = Lượng nguyên vật liệu còn lại hoặc chưa dùng đến - Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm Lượng nguyên vật liệu còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch không đáng kể hoặc nếu bằng 0 thì. Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm = Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính ra hệ số: = Nhu cầu về số lượng nguyên vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) được tính theo công thức: Mi = q*mi Trong đó q:là số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho 1 sản phẩm Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối sau: Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối lượng nguyên vật liệu tiêu ding thực tế(M1) so với số lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo kế hoạch(Mk) theo công thức: M1 100 Mk *- Số tương đối : Số tuyệt đối : DM =M1 +Mk Mi 100 * Q1 Mk * Qk Kết quả tính toán cho thấy, khối lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu. Mức biến động tương đối: Số tuyệt đối: DM =M1 - Mk * Q1/Qk Trong đó: Q1,Qk : khối lượng sản phẩm hoàn thành và kế hoạch M x Khối lượng nguyên vật liệu kế hoạch nhưng đã được điều chỉnh theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản lượng sản phẩm Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. 2.Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất trong kỳ được chia thành 3 bộ phận chủ yếu: -Bộ phận cơ bản tiêu dùng để tạo thành thực thể hoặc trọng lượng tinh của sản phẩm hoàn thành -Bộ phận tạo thành phế liệu, dư liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm -Bộ phận tạo thành sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất -Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm m = M/Q trong đó: M: khối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất trong kỳ Q: khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm bao gồm 3 bộ phận cấu thành, có thể viết dưới dạng: m= k+f+h trong đó: k: Là trọng lượng tinh hoặc thực thể sản phẩm f : Mức phế liệu dư liệu bình quân của đơn vị sản phẩm hoành thành h: Là mức tiêu phí nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành Đối với những loại sản phẩm sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu, mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm được xác định bằng công thức ồMixSi =ồ(ki + fi + hi)xSi trong đó: Mi:Mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm Si : Giá thành đơn vị nguyên vật liệu cho từng loại xuất dùng cho sản xuất đơn vị sản phẩm Như vậy, Mi chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là mi và Si nhưng bản thân mi lại chịu ảnh hưởng của 3 nhân tố đó là: ki,fi,hi.Có thể phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm do ảnh hưởng lần lượt của từng nguyên tố sau: -Mức tiêu kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DM =m1 – mk = (k1 - kk) + (f1 - fk) + (h1 - hk) -Mức tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DMs = ồMi1xSi1 - ồMik xSik Do các nhân tố ảnh hưởng sau: -Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Dm(m) =ồ(mi1 - mik)x Sik trong đó: Do nhân tố trọng lượng tinh của đơn vị sản phẩm Dm(k) =ồ(ki1 - kik)x Sik Do nhân tố phế liệu bình quân đơn vị sản phẩm Dm(f) =(fi1 - fik)x Sik Do nhân tố phế phẩm bình quân đơn vị sản phẩm Dm(h) =ồ(hi1 - hik)x Sik Do ảnh hưởng của nhân tố giá thành đơn vị nguyên vật liệu Dm(s) =ồ(si1 - sik)x mi1 3.Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm *Phân tích tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất ra sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu.Do vậy, tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố -Khối lượng sản phẩm hoàn thành(qi) -Kết cấu về khối lượng sản phẩm -Định mức tiêu hao nguyên vật liệu (si) Vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được xác định bằng công thức: M =ồqi x mi x si Để phân tích trình độ hoàn thành kế hoạch về tổng mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết phải xác định đối tượng phân tích: DM =Mi – Mk =ồqi1 x mi1 x si1 - ồqik x mik x sik Các nhân tố ảnh hưởng được xác định như sau Do ảnh hưởng của các nhân tố khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm DM(q) =ồqi1 x mik x sik - ồqik x mik x sik Do ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DM(m) =ồqi1 x mi1 x sik - ồqi1 x mik x sik Do ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu cho sản xuất DM(s) =ồqi1 x mi1 x si1 - ồqi1 x mi1 x sik *Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu qua các công đoạn sản xuất Quá trình sản xuất của doanh nghiệp thường phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất. Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất đầu tiên của dây chuyền sản xuất. Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được hoàn chỉnh thêm một bước. Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt nguyên vật liệu, Bởi vậy, cần phải phân tích tình hình nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vượt chi ở mỗi công đoạn đó. *Phân tích mối liên kết giữa tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng các loại nguyên vật liệu đến kết quả sản xuất kinh doanh Việc cung cấp, dự trữ và sử dụng các loại nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt thì kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là mối quan hệ nhân quả. Mối quan hệ này được biểu hiện ở công thức: Khối lương nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Khối lượng sản phẩm sản xuất Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ + Khối lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm = - Phương pháp phân tích Xác định đối tượng phân tích Dq = q1 - qo trong đó: q1,qo : Khối lượng sản phẩm sản xuất thực tế và kế hoạch Dq : Mức chênh lệch tuyệt đối về khối lượng sản phẩm giữa thực tế với kế hoạch Phân tích mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố và tình hình cung cấp dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu đến sản xuất sản phẩm m(k) - M(dk1) Dq(mdk) = M(dkk) +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Mdk1, Mdkk: Khối nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ theo thực tế và kế hoạch. mk:Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm kỳ kế hoạch M(nk1) - m(k) M(nkk) = Dq(Mnk) +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Mnk1, Mnkk: Khối nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Mmck, Mck1: Là khối lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Dq(Mnk) M(nk1) = m(k) M(nkk) - + Do ảnh hưởng của nhân tố mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn vị sản phẩm Dq(m) = q1 + - Mdkt Mnkt - Mckt mk Tổng hợp lại. Dq = Dq(mdk) + Dq(mnk) + Dq(mck) + Dq(m) Trên cơ sở xác định sự ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, kiến nghị những biện phấp cải tiến, điều chỉnh công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. 3 .Phân tích tình hình cung ứng và sử dụng vật tư ở Công Ty Xây dựng Hợp Nhất Mục đích sản xuất kinh doanh ở bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới lợi nhuận để đạt được mục đích đó thì phải tiết kiệm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm, mà vật tư là yếu tố quan trọng để tạo nên thực tế của sản phẩm. Là một Công ty xây dựng TNHH , về xây dựng có chức năng xây dựngcác công trình giao thông đường bộ, công nghiệp …thì NVL chính là đá, xi măng, cát, sỏi…thì lợi nhuận cũng là một vấn đề đang được lãnh đạo Công ty quan tâm hàng đầu. Quản lý tốt công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư cũng không nằm ngoài mối quan tâm đó, đẻ có thể giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và đem lại lợi nhuận ngày càng cao. Muốn làm được như vậy thì đội ngũ quản lý về vật tư phải có chuyên môn vững vàng, năng động đi sâu, đi sát với thực tế của công tác quản lý vật tư I.Tình hình cung ứng vật tư ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất Sản phẩm chính của Công ty bao gồm các công trình giao thông đường bộ, công nghiệp, nhà cửa dân dụng… do đó vật tư sẽ chiếm một tỷ trọng lớn trong sản phẩm hoàn thành. Muốn quản lý một khối lượng và chủng loại vật liệu lớn. Như vậy, đòi hỏi phải thực hiện nhiều biện pháp ở các khâu, có vậy mới đảm bảo cung ứng vật tư một cách đầy đủ, tiết kiệm và đúng phẩm chất, chủng loại cho quá trình sản xuất. Do tính chất của công việc, khâu đầu tiên của quá trình sản xuất cần có nguyên liệu đầu vào. Nguồn cung ứng nguyên liệu này chủ yếu là từ các xí nghiệp thành viên. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn còn phải mua nguyên liệu của các công ty khác. Để thuận tiện cho việc quản lý vật tư được chính xác về số lượng chủng loại, công ty tiến hành phân loại vật liệu qua từng kho dựa vào công dụng và tầm quan trọng của nó nhờ đó mà bộ phận quản lý vật tư có thể theo dõi được sự biến động của từng loại vật tư. Cung cấp những thông tin chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu . 1.Công tác lập kế hoạch cung ứng vật tư. Cơ sở để công ty Xây dựng Hợp Nhất xây dựng được kế hoạch cung ứng vật tư năm 2004 - Căn cứ vào các văn bản ban hành định mức tiêu hao vật tư cho từng công đoạn sản xuất. - Căn cứ vào kết quả tiêu thụ năm trước - Căn cứ vào kế hoạch sản lượng của năm kế hoạch - Căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất hiện đang sử dụng và kế hoãch hàng năm.Phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng lên định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm. Căn cứ vào sản lượng kế hoạch của từng loại sản phẩm và định mức để xác định nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất trong kỳ Bảng 1: Nhu cầu nguyên vật liệu kế hoạch năm 2004 stt Tên nguyên vật liệu quy cách Đvt Tồn đầu kỳ Nhu cầu trong năm Dự kiến tồn cuối kỳ Nhu cầu thực 1 Đá hộc1x2 m3 1500 31450 1400 28436 2 Đá hộc 2x4 m3 286 39295 500 39310 3 Đá dăm m3 118 33526 1000 S m3 104271 67746 4 Xi măngPC 30 kg 16270 25214,5 25215 26917 5 Xi măng PC 40 kg 20.500 31.720,67 31.721 32.820 6 Cát vàng m3 45.000 55.600,33 55.600 57.000 7 Cắt bê tông m3 31.000 40.187,34 40.187 42.678 8 Phụ gia bê tông kg 15.000 21.586,98 21.587 23.000 9 Nhựa đường kg 53.520 606.923,26 606.924 61.660 10 Xăng Mogas 83 lít 41.000 63.100,78 63.101 63.104 11 Thép tròn kg 75.000 81.364,46 81.364 83.482 12 Thép cuốn kg 67.000 71.103,05 71.104 74.251 Sau khi xác nhận được nhu cầu vật tư cần dùng trong kỳ, lượng vật tư cần mua trong kỳ, phòng kế hoạch vật tư xác định được số vật tư cần mua của công ty, đồng thời tiến hành ký hợp đồng với các công ty và cá nhân cung cấp nguyên vật liệu phụ như: nhãn mác, bao bì sản phẩm … để nhập kho và kịp thờicung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu về đến công ty được các cán bộ phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật KCS kiểm tra về quy cách, chất lượng, số lượng vật tư. Kết quả kiểm tra sẽ được ban kiểm tra ghi vào biên bản kiểm kê vật tư nhập kho theo mẫu 08-VT của Bộ Tài Chính ban hành. Mục đích của biên bản kiểm kê vật tư nhập kho là xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho Ngày……….tháng……….năm Tại……………………………. Chúng tôi gồm 1.ông(bà)………………………Chức vụ………………. 2.ông(bà)………………………Chức vụ………………. 3.ông(bà)………………………Chức vụ………………. 4.ông(bà)………………………Chức vụ………………. Hội đồng đã tiến hành kiểm tra số hàng hoá nhập kho thực hiện theo hợp đồng số…………ngày…….tháng………năm(nếu có) Theo hoá đơn số……… ngày………tháng………năm 2004 của đơn vị bán hàng……. Cụ thể như sau stt Vật tư hàng hóa Số lượng theo HĐ Số lượng theo thực tế Ghi Kết luận chung Về chất lượng Về số lượng Các thành viên ký tên Sau khi kiểm tra vật tư đạt yêu cầu phòng kế hoạch căn cứ vào -Hoá đơn mua vật tư hợp lệ -Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho rồi tiến hành nhập kho Mẫu phiếu nhập kho như sau Phiếu nhập kho Ngày……… Tháng……. Năm…….. Số: TK Nợ: TK Có: Người giao: Đơn vị: Theo hoá đơn Mã số thuế Nhập vào kho Ghi chú STT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Thuế: Tiền thuế: Tổng giá trị thanh toán: Người viết phiếu Người nhập Kế toán Thủ kho Phòng KHVT Toàn bộ số vật tư sau khi đã thu mua về đến công ty đúng tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng và hợp lệ về thủ tục đều được phòng KHVT của công ty làm thủ tục nhập kho theo đúng chứng từ pháp lý của nhà nước quy định. 2.Phân tích tình hình cung ứng vật tư a.Cung ứng theo số lượng Để hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trì và liên tục thì số lượng cung ứng phải đầy đủ. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, dẫn đến không hoàn thành kế hoạch sản xuất và kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất Bảng 2: Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2004 STT Tên nguyên liệu quy cách Đvt Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch 1 Đá hộc 1x2 m3 31.450 28436 - 3014 2 Đá hộc 2x4 m3 39.295 39.310 15 3 Đá dăm m3 33.526 - 33.526 Tổng đá các loại m3 6.959.761,86 6.936.781,93 - 229.799,93 Phần lớn nguyên liệu đưa vào xây dựng phải mua ngoài, thông thường lượng nguyên liệu mua về không ổn định. Nguyên nhân là do nguồn nguyên liệu mua vào không ổn định nên đã giảm số lượng thu mua. Do vậy ít nhiều cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công vì thiếu nguyên vật liệu nên công ty cho công nhân nghỉ thêm ngày thứ 7, như vậy không phát huy được hết công suất máy móc thiết bị và sức lao động. b.Cung ứng theo chất lượng. Để kiến tạo ra các công trình giao thông đường bộ, công trình công nghiệp, công trình dân dụng… thì NVL chính của Công ty chủ yếu là đá hộc, cát, xi măng, thép… bởi vậy NVL, tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, năng suất lao động và giá thành sản phẩm. NVL phải không những tốt về chất lượng mà còn phải cung cấp với số lượng lớn và ổn định. Ngoài ra ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Có được nguyên liệu tốt thì sản phẩm đó có chất lượng cao nhưng không có các vật liệu phụ thì sản phẩm đó vẫn chưa trở thành sản phẩm hoàn chỉnh. Vật liệu phụ không trực tiếp tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó đóng góp làm tăng thêm giá trị và chất lượng cho nguyên liệu chính và sản phẩm. Chính vì vậy nguồn cung ứng các loại vật liệu phụ cho doanh nghiệp đều là những bạn hàng lâu năm có uy tín trên thị trường, luôn cung cấp cho công ty những vật liệu tốt nhất và đảm bảo chất lượng, mẫu mã, bao bì, nhãn mác không ngưng đổi mới về mầu sắc và chất lượng phù hợp với người tiêu dùng c.Cung ứng theo chủng loại Hiện tại ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất, chủng loại vật tư là rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại như hiện tại ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất, chủng loại vật tư khá đa dạng, các loại đá, xi măng, cát… phục vụ cho công trình thi công. Trong số đó, cũng có loại có thể thay thế được và loại không thể thay thế được. Về nhiên liệu, những năm gần đây do có nhiều cây xăng, dầu gần công ty nên rất thuận lợi cho công tác cung cấp nhiên liệu nên công ty không cần lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nhiên liệu mà khi nào cần cung cấp với số lượng bao nhiêu thì công ty tiến hành mua theo số lượng ấy, cung ứng cuối tháng phòng kế toán tập hoá tổng kết lại các hoá đơn và thanh toán số nhiên liệu đã sử dụng trong tháng. Vật liệu không thể thay thế được là các loại thép, xi măng, cát, đá hộc. Bởi vì, các NVL đôi khi trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo nên thực thể chính của sản phẩm.Do đó, không thể thay thế bằng bất cứ nguyên liệu nào khác, có chăng chỉ có thể thay đổi nguồn cung cấp nguyên liệu.Các nguồn cung ứng hiện tại là các nguồn nguyên liệu tốt nhất, có uy tín trên thị trường cả về số lượng, chất lượng và giá cả. Bảng 3:Tình hình thực hiện cung ứng vật tư chủ yếu năm 2004 Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng cần cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loại 1 Đá hộc 1x2 m3 31.000 34.225 785344 2 Đá hộc 2x4 m3 30.153 36.743 601533 3 Đá dăm m3 34.404 34404 340400 ồ 95.193 105.372 94.696 100% = 99,48% x 95.193 94.696 Theo số liệu trong bảng ta thấy tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư chỉ đạt Nguyên nhân chủ yếu để công ty không hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư về chủng loại, trong đó do không hoàn thành kế hoạch đá hộc 1x2 và đá dăm -Trong năm 2004 do biến động ở thị trường, thay đổi nên nhu cầu công trình giảm nên công ty đã tiến hành giảm số lượng thực tế. -Do thời tiết thất thường, thay đổi không ngừng có mưa nhiều gây nên vận chuyển khó khăn nguyên liệu làm tăng chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản. d.Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ. Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau . Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo tính chất đồng bộ tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành kế hoạch là rất cần thiết và cũng rất khó khăn với công ty vì. -Lượng nguyên vật liệu cần cung ứng hàng năm lớn -Do nguyên liệu phải mua ngoài nên cần phải có thời gian thu gom và chuẩn bị Mặc dù khó khăn có nhiều nhưng công ty cố gắngđể có thể mua được đầy đủ số lượng nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ không để sản xuất gián đoạn. e.Tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu. Xuất phát từ kế hoạch sản xuất năm 2004, tình hình dự trữ cung cấp trong kỳ, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua các loại nguyên vật liệu cần dùng một cách kịp thời đúng số lượng, chất lượng để kịp thời cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, không để quá trình sản xuất bị gián đoạn. Bằng phương pháp kiểm kê thường xuyên, hàng tháng thủ kho kiểm kê nguyên vật liệu rồi đem đối chiếu với sổ sách kế toán để xác minh chính xác số lượng nguyên vật liệu tồn kho và sổ kế toán để từ đó lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Trong năm 2004 doanh nghiệp không ngừng sản xuất ngày nào do thiếu nguyên vật liệu. h.Tiến độ cung ứng. Sau khi kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được ban giám đốc ký duyệt phòng KHVT tiến hành lập kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư, kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư được lập dựa vào số chủng loại vật tư cần cung ứng, số lượng vật tư cần cung ứng, mức tiêu ding bình quân ngày. Thực tế ở doanh nghiệp trong một ngày có thể mua trùng nhiều loại vật tư khác nhau nhưng chỉ số lượng của nguyên liệu chính là lớn, còn các loại vật liệu khác thì có số lượng cung ứng nhỏ nên giảm được sự căng thẳng về thời gian và phương tiện vận tải. Qua phân tích quá trình cung ứng vật tư năm 2004 của Công ty Xây dựng Hợp Nhất ta thấy: công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu là công việc hết sức phức tạp và đòi hỏi người quản lý phải có trình độ và kinh nghiệm thực tế trong nghề. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo đúng chủng loại và kịp thời thì mới là động lực để thúc đẩy sản xuất phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm đem lại cho công ty doanh thu ngày càng cao, là điều kiện tốt đảm bảo chọ sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai. III.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở công ty. Quan điểm của doanh nghiệp là sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên và định kỳ hàng tháng về số lượng nguyên vật liệu và điều chỉnh lại mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm. a.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Toàn bộ số vật tư của doanh nghiệp mua về đều được làm thủ tục nhập kho và xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng thángcác doanh nghiệp sản xuất có các yêu cầu về vật liệu chính, vật liệu phụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch vật tư giao cho từng xí nghiệp sản xuất, các phân xưởng sản xuất sẽ được giao các loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất khi có yêu cầu về số lượng nguyên vật liệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu. Để thực hiện công việc này công ty đã sử dụng phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức do phòng kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật và người phụ trách phòng cung tiêu viết phiếu và căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu lĩnh vật tư thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ xuất Phiếu xuất kho TO24 Ngày tháng năm Số: TK Nợ: TK Có: Họ tên người nhận hàng Đơn vị: Theo……………….. Số…… ngày…… tháng…….. năm Của………………… Xuất tại kho……….. stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận Thủ trưởng đvị nhận Phòng kỹ thuật Thủ kho thủ trưởng đvị xuất Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức TO25 Tháng……. Năm 2002 Tên đơn vị: Công ty XD Hợp Nhất Tên vật tư : Đơn vị tính: kg Nợ: Mã vật tư : Có: Ngày Nhucầu Thực lĩnh Ký nhận Số lượng đơn giá Thành tiền Phụ trách phòng KHVT Giám đốc xí nghiệp Cuối mỗi tuần thủ kho giao cho kế toán toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu lĩnh, hoá đơn bán hàng theo thứ tự đã lập, giá trị của nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất được dựa trên lượng xuất kho thực tế kết hợp với phương pháp tính giá trị bình quân gia quyền để tính giá thực tế của số lượng nguyên vật liệu xuất ra theo phương pháp nhập trước xuất trước. Toàn bộ quá trình sử dụng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất được quản lý và theo dõi qua từng giai đoạn. Bảng 6: Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu chính năm 2004 Loại nguyên vật liệu Kế hoạch KH tính theo sản lượngthực tế Thực tế Chênh lệch Đá hộc 1x2 32.546 34.159 34.225 66 Đá hộc 2x4 28.631 26.803 36.743 9940 Đá dăm 33.040 34.540 34.404 - 136 ồ 94.217 95.502 105.372 Số liệu thực tế tình hình sử dụng nguyên vật liệu chính trong năm 2001 chota they. Trong năm 2004 công ty đã tiến hành xuất kho 6402986 tấn cao su các loại so với kế hoạch 105.372 105.372 - 95.502 = 9870 110,3% > 100% * 100 = 95.502 Đây là những biểu hiện không tốt của quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty cần phải khắc phục để việc tổ chức nguyên vật liệu tốt hơn, nâng cao chất lượng trong trường hợp khi mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng theo nhu cầu của khách hàng, công ty tiến hành nhượng lại số nguyên vật liệu đó. Trong trường hợp này, căn cứ vào quyết định của phòng kế hoạch, các thoả thuận giữa doanh nghiệp và đơn vị mua hàng, căn cứ vào giá trị tồn kho thực tế để viết phiếu xuất kiêm hoá đơn bán hàng. Sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất toàn bộ số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho TK Nợ: TK Có: Ngày nhập thẻ Tờ số Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Mã số Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Phòng KHVT Lượng sản phẩm và số lượng sản phẩm, hạ giá thành đem nguồn lợi nhuận ngày càng cao cho công ty Nhiên liệu mặc dù không tham gia trực tiếp tạo thành sản phẩm, nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong việc tạo thành sản phẩm, nhiên liệu được dùng trong công ty là xăng, dầu Bảng 7: Tình hình sử dụng vật liệu phụ năm 2004 Nguyên vật liệu phụ Đvt Số KH Số KH theo SLTT Số thực hiện Chênh lệch Xi măng CP30 kg 24633,27 25214,5 25509,19 581,23 Xi măng CP40 kg 30653,43 31720,67 32.788,66 2135,23 Cát vàng m3 52678,45 55600,33 68330,16 15651,71 Cắt bê tông m3 37627,37 40.187,34 42578,50 4954,13 Phụ gia bê tông kg 20496,76 21.586,98 24694,66 4197,9 Nhựa đường kg 58396,87 60.692,26 71296,97 12900,1 Xăng Mogas83 lít 64947,79 63.100,78 65625,68, 677,89 Thép tròn kg 77960,41 81.364,46 75642,56 -2317,85 Thép cuốn kg 65855,24 71.103,05 75771,87 9916,63 ồ 433.249,6 449.970,37 354.676,24 48.696,97 3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tại Công ty Xây dựng Hợp Nhất Công ty Xây dựng Hợp Nhất đã và đang cố gắng đạt được hiệu quả sụng vật liệu tối đa từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho cho đến dự trữ và sử dụng. Song để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của nguyên vật liệu. Cụ thể: * Đối với khâu dự trữ: Công ty cần tiếp tục duy trì được định mức dự trữ vật tư hợp lý đảm bảo kịp thời trong sản xuất. Đảm bảo thưc hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu, Công ty nên tổ chức mua vật liệu nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nhằm làm cho số lượng vật tư giảm đi, có điều kiện đầu tư vốn vào các mục đích khác. Công ty cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách tăng cường hơn nữa trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm, Công ty nên tiến hành bán ngay để thu hồi vốn và giải phóng hệ thống kho tàng. * Đối với khâu sản xuất: Chi phí vật tư chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu,… phải quản lý chặt chẽ trong cả hai khâu: mức tiêu hao và giá vật tư. Giám đốc phải căn cứ vào định mức vật tư do các cấp có thẩm quyền ban hành và tình hình cụ thể của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống định mức vật tư của Công ty và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các định mức đó. Công ty phải theo dõi, kiểm tra, tổ chức phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình thực hiện định mức vật tư để đề ra các biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, kịp thời biểu dương, khen thưởng sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lý các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất phải tận dụng triệt để để bán ra ngoài. Tuy nhiên, để hiệu quả hơn trong việc khuyến khích công nhân sử dụng tiết kiệm vật liệu, Công ty nên áp dụng chế độ thưởng phạt thích đáng. Lao động là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, để nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân thuộc xưởng vật liệu từ đó gián tiếp làm giảm giá thành sản phẩm, con đường đúng đắn mà doanh nghiệp cần lựa chọn đó là phải tiến hành đào tạo cán bộ và công nhân. Kết hợp đào tạo với sản xuất kinh doanh. Để làm tốt công tác đào tạo, Công ty cần thực hiện một số giải pháp sau: - Quá trình tuyển chọn cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề phải được thực hiện một cách hợp lý, tìm ra những người có trình độ giỏi và phù hợp với cơ sở vật chất của Công ty. - Công ty nỗ lực tạo điều kiện cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý đi tham quan, thực tập, đào tạo tại các nước phát triển. - Công ty cần có chế độ ưu đãi đối với cán bộ có trình độ cao, thợ lành nghề. Giải quyết tốt vấn đề nguồn nhân lực sẽ đem lại cho Công ty hiệu quả cao trong sản xuất. Lao động có chất lượng cao cho phép nâng cao lao động, giảm sản phẩm hỏng, tiết kiệm được nguyên vật liệu thông qua đó giảm được giá thành sản xuất làm cơ sở cho viêc hạ giá thành sản xuất làm cơ sở cho việc hạ giá bán sản phẩm, làm tiền đề cho việc tạo ra sức cạnh tranh cho Công ty trên thị trường và tiếp thu vận hành công nghệ máy móc thiết bị sản xuất hiện đại. Do đó, muốn huy động đến mức tối đa năng lực sản xuất của Công ty, bên cạnh việc tăng cường đội ngũ lao động có trình độ, có tay nghề cao, đầu tư theo chiều sâu vào công nghệ tiên tiến hiện đại là một giải pháp rất tích cực. Phần kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt, yêu cầu đặt ra với Doanh nghiệp là làm thế nào với một lượng tiền vốn nhất định có thể tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao nhất, hiệu quả nhất. Có thể nói, Công ty xây dựng Hợp Nhất là một Doanh nghiệp tư nhân hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Công ty đã từng bước khẳng định uy tín của mình bằng chất lượng, trình độ kỹ thuật, mỹ thuật của các công trình và cung cách làm ăn đúng đắn, có hiệu quả. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty, em đã nhận thức được các vấn đề cơ bản trong quá trình kinh doanh của Công ty. Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế nên không thể đi sâu vào các vấn đề liên quan, đến cả hệ thống kế toán của Công ty mà chỉ giới hạn một số vấn đề chủ yếu bổ sung thực tiễn cho phần lý thuyết đã học. Kính mong các thầy cô giáo góp ý, bổ xung thêm, giúp em nắm vững hơn nữa lý thuyết cũng như thực tiễn để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý tài chính trong cơ chế thị trường hiện nay. Em xin chân thành cảm ơn! ._.