Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa

ng nhanh tốc độ luân chuyển vốn cũng như hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Để làm được điều này thì công tác kế toán tiêu thụ giữ một vai trò hết sức quan trọng trong việc xem xét, đánh giá tình hình và khả năng tiêu thụ, từ đó đưa ra những thông tin chính xác nhất cho những chính sách tăng tốc độ tiêu thụ của doanh nghiệp. Do vậy, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẠN HOA”. Chuyên đề này gồm hai phần sau: Phần I: Tình hình thực tế về kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa. Phần II: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa. Đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với môi trường thực tế, mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin, tuy nhiên do kiến thức còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi được những sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy Cô giáo để chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẠN HOA. 1.1 ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH VẠN HOA Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa. Công ty TNHH Vạn Hoa được thành lập vào ngày 26 tháng 11 năm 2003, với tên giao dịch là công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và sản xuất Vạn Hoa. Bắt đầu đi vào hoạt động ngày 26 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0102029007, do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp. Tên giao dịch quốc tế: VANHOA TRADING AND PRODUCTION COMPANY LIMITED Tên viết tắt: VANHOA P&T CO.LTD Trụ sở chính: Số 1 ngõ 6 phố Vĩnh Phúc, phường Vĩnh phúc, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội Nhà máy sản xuất: Số 15 Tân Xuân, Xuân Đỉnh , Từ Liêm, Hà Nội Công ty được thành lập với đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được phép vay và mở tài khoản tại các ngân hàng. Mã số thuế của công ty là 0102083209. Công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa chuyên kinh doanh các sản phẩm phục vụ nhu cầu học tập cho học sinh, sinh viên như: bút máy, bút bi, các loại vở, sổ tay, mực viết… Ngày đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn từ khâu giải phóng mặt bằng, xây dựng nhà xưởng đến tìm nhà cung cấp, thị trường tiêu thụ đầu ra. Khi đó vốn điều lệ của công ty mới chỉ có 1.200.000.000 đ (một tỷ hai trăm triệu đồng), đó là một số vốn tương đối nhỏ. Văn phòng của công ty ở cách xa xưởng sản xuất, nên việc trao đổi giữa hai nơi gặp rất nhiều khó khăn. Vượt qua những khó khăn đó, BGĐ công ty đã luôn cố gắng nỗ lực, tranh thủ sự giúp đỡ của bạn bè. Đến năm 2005 công ty đã mở rộng sản xuất thêm một mặt hàng là bàn ghế học sinh. Việc mở rộng sản xuất đã giúp công ty có thêm thu nhập và tạo nhiều việc làm cho công nhân viên. Từ ngày mới thành lập công ty mới chỉ có vốn chủ sở hữu hơn 1tỷ và số luợng công nhân là 25 người. Qua thời gian phát triển, công ty đã không ngừng nổ lực để phát triển và mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Đến nay công ty đã có số vốn chủ sở hữu trên 4 tỷ đồng và số lượng công nhân tăng lên 50 người. Đây là sự cố gắng rất lớn của BGĐ và nhân viên công ty. Công ty cần phát huy những điểm mạnh này để đưa doanh nghiệp mình ngày càng lớn mạnh và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa Công ty hoạt động trong lĩnh vực cung ứng các sản phẩm văn phòng phẩm, là những sản phẩm thông dụng và đặc biệt thiết thực với học sinh, sinh viên. Những sản phẩm này được sử dụng hàng ngày và rất phổ biến. Nắm rõ tính chất, đặc điểm các sản phẩm của công ty, nên chiến lược lâu dài của Vạn Hoa là áp dụng khoa học, kỹ thuật và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực văn phòng phẩm, để xây dựng doanh nghiệp với quy mô lớn. Để làm được điều này công ty đã không ngừng phát triển nguồn nhân lực, nâng cao tay nghề trình độ cho công nhân viên. Đón đầu được những yêu cầu kỹ thuật hiện đại đưa công ty ngày càng phát triển mạnh hơn, xây dựng quan hệ bình đẳng và bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng. Luôn chú trọng đến thị hiếu của người tiêu dùng, vì vậy mà đáp ứng tốt nhu cầu của người mua và đạt được số lượng tiêu thụ tăng dần theo năm hoạt động. Công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa hoạt động với phương châm là sản xuất những mặt hàng bền, đẹp, giá cả phù hợp. Đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người mua. Do đặc điểm sản phẩm của công ty là rất phổ biến, thiết thực với cuộc sống, nên thị trường của công ty rất rộng hầu như có mặt ở khắp mọi nơi trong cả nước. Đất nước ngày càng phát triển, đòi hỏi con người cũng phải học hỏi không ngừng, công cụ để phụ vụ cho học tập là bút, vở, bàn ghế… Chính vì xu thế phát triển hiện nay mà công ty đã luôn có những cải tiến để tạo ta những mẫu mã mới, đẹp mắt, chất lượng tốt nhất. Quy trình sản xuất của công ty TNHH Vạn Hoa tương đối đơn giản, lúc đầu chủ yếu là thủ công, nhưng đến nay đã được cải thiện rất nhiều nhờ sự trợ giúp của máy móc thiết bị. Công ty luôn sản xuất theo một quy trình cụ thể như đã định, nên việc sản xuất rất thuận lợi vì có sự thống nhất giữa các khâu. Khi nhận được hợp đồng, công ty bắt đầu lên kế hoạch cụ thể như sau: Quy trình ký hợp đồng Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch nguyên vật liệu Quy trình ký hợp đồng: Khi ký hợp đồng với khách hàng, phòng kinh doanh phải nắm được một số thông tin như: Ngày ký hợp đồng, ngày kết thúc hợp đồng, số lượng hàng hoá. Một số thông tin của khách hàng như: Tên, địa chỉ, mã số thuế, ghi chú... Sau khi ký kết hợp đồng, công ty lên kế hoạch sản xuất. Lập kế hoạch sản xuất: Biết được số lượng đã ký kết với khách hàng, phòng kinh doanh - kỹ thuật lên kế hoạch sản xuất đối với từng xưởng theo chỉ tiêu về tiến độ gồm mã hàng, ngày giao hàng đợt 1, đợt 2… kèm theo tiêu thức kỹ thuật. Phân ra các công đoạn chi tiết để phân bổ tới các xưởng sản xuất. Lập kế hoạch nguyên vật liệu: Mỗi đợt giao hàng có một số loại sản phẩm nhất định phụ thuộc vào định mức, số lượng để tính nguyên vật liệu. Phòng kế toán kết hợp với phòng kỹ thuật lên kế hoạch nguyên vật liệu là xác định nguyên vật liệu tồn kho, số nguyên vật liệu cần cho sản xuất để tính ra số nguyên vật liệu cần mua. Tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu nhập kho. Quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty được tuân thủ đúng theo quy định và thực hiện đúng như kế hoạch đã đề ra. Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa Qua năm năm hoạt động với sự nỗ lực không ngừng của BGĐ công ty và các nhân viên, công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Từ lúc thành lập đến nay, chưa năm nào công ty bị thua lỗ. Lợi nhuận tăng đều theo các năm, tình hình quản lý tài sản và nguồn vốn đương đối tốt, các hệ số khả năng thanh toán, hệ số tài trợ đều đảm bảo mức độ an toàn. Điều đó được thể hiện qua các bảng dưới đây: Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa ĐVT: VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Tổng doanh thu BH & CCDV 01 8.245.997.625 9.606.878.138 11.087.183.250 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 100.246.758 75.679.072 60.267.972 3. Doanh thu thuần BH & CCDV ( 10=1-3) 10 8.145.750.867 9.531.199.066 11.026.915.278 4. Giá vốn hàng bán 11 6.886.854.800 7.142.743.154 8.243.580.245 5. Lợi nhuận gộp về BH &CCDV (20=10-11) 20 1.858.896.067 2.388.455.912 2.783.335.033 6. Doanh thu HĐTC 21 1.842.579 3.977.256 5.206.155 7. Chi phí HĐTC 22 9.548.299 12.857.946 10.586.743 - Trong đó lãi vay phải trả 23 9.548.299 12.857.946 10.586.743 8. Chi phí quản lý kinh doanh 24 340.833.653 353.034.891 340.339.028 10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD ( 30=20+21-22-24-25) 30 1.510.317.234 2.023.540.331 2.437.615.417 11. Thu nhập khác 31 - - - 12. chi phí khác 32 - - - 13. Lợi nhuận khác 40 - - - 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30+40) 50 1.510.317.234 2.023.540.331 2.437.615.417 15. Chi phí thuế TNDN 51 422.888.826 566.591.292 682.532.317 16. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50-51) 60 1.087.428.408 1.456.949.039 1.755.083.100 Dựa vào các chỉ tiêu trên bảng báo cáo kết qủa kinh doanh, ta nhận thấy tình hình công ty đang trong giai đoạn phát triển tốt. Doanh thu năm 2007 so với năm 2006 tăng 1.360.880.513đ, tương đương với tốc độ tăng 16,5%. Doanh thu năm 2008 tăng 1.480.305.112 đ so với năm 2007, tương ứng tốc độ tăng 15,4%. Doanh thu tăng làm cho các chỉ tiêu khác tăng theo như giá vốn hàng bán năm 2007 tăng so 2006 là 255.888.354 đ, năm 2008 tăng so năm 2007 là 1.100.837.091 đ. Chi phí bán hàng năm 2008 và 2007 đều tăng so với năm 2006. Riêng chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 giảm so với năm 2007 là 17.660.098 đ, chứng tỏ công ty đã sử dụng hợp lý các khoản chi. Tất cả các khoản chi phí của doanh nghiệp đã được doanh thu bù đắp nên lợi nhuận năm 2007 tăng so năm 2006 là 369.520.631 đ tương đương tốc độ tăng 35%, năm 2008 so năm 2007 tăng 298.134.061 đ tương đương tốc độ tăng 20,46%. Đây là con số tương đối cao, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty đang diễn ra tốt đẹp. Các khoản giảm trừ doanh thu giảm dần theo các năm, thể hiện sản phẩm của công ty đã được nâng cao rõ rệt. Bảng 1.2 Một số chỉ tiêu khái quát về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Giá trị TSDH 543.550.287 658.630.698 750.264.183 2. Giá trị TSNH 1.719.961.000 1.720.287.406 1.945.206.785 3. Tiền mặt 387.935.500 198.487.630 312.450.552 4. Tiền gửi ngân hàng 485.169.280 567.429.623 620.873.296 5. Phải thu khách hàng 545.468.238 593.457.620 601.494.750 6. Tổng Tài Sản 3.682.084.305 3.738.292.977 4.230.289.566 7. Nguồn vốn chủ sở hữu 2.112.635.523 2.399.631.915 2.950.078.564 8. Nợ phải trả 862.803.782 670.188.062 750.356.450 9. Phải trả người bán 256.145.000 421.923.000 250.694.000 10. Nợ ngắn hạn 450.500.000 346.550.000 279.160.552 11. Tổng Nguồn Vốn 3.682.084.305 3.738.292.977 4.230.289.566 Giá trị TSDH của công ty tăng lên, công ty đang đầu tư trang thiết bị để mở rộng hoạt động kinh doanh và thay mới một số tài sản đã cũ sử dụng kém hiệu quả. Các khoản nợ ngắn hạn giảm dần, công ty đã có khả năng quay vòng vốn tốt, giảm khoản vay nợ. Tiền gửi ngân hàng mỗi năm cũng tăng lên, để thu được khoản lãi cho công ty, và dùng thanh toán, giao dịch kịp thời nhất. Để nắm rõ tình hình tài chính và khả năng hoạt động của công ty ta có bảng đánh giá sau: Bảng 1.3: Bảng phân tích khái quát tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH Vạn Hoa Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Hệ số đầu tư TSDH 0,15 0,18 0,18 2. Hệ số tài trợ 0,58 0,64 0,70 3. Hệ số tự tài trợ TSDH 3,88 3,64 3,93 4. Hệ số khả năng thanh toán nợ NH 3,82 4,96 6,97 5. Hệ số khả năng thanh toán nhanh 2,54 3,35 3,60 6. Tỷ suất sinh lời của TS 5,76 6,05 7,58 7. Tỷ suất sinh lời của VCSH 8,09 9,56 10,80 8. Tỷ suất doanh lợi 1,2 1,6 1,8 Tỷ suất sinh lời của TS, tỷ suất sinh lời của VCSH, tỷ suất doanh lợi đều tăng lên, điều đó phản ánh kết quả kinh doanh của công ty đều tăng, đây là điều đáng mừng đối với doanh nghiệp. Các hệ số thanh toán năm 2006, 2007, 2008 đều cao và tăng lên theo mỗi năm, thể hiện tính chủ động của công ty trong hoạt động tài chính. Nhưng công ty nên gữi ở mức như năm 2006, vì nếu hệ số khả năng thanh toán cao công ty sẽ bị ứ đọng vốn, điều đó là không tốt. Nên duy trì hệ số khả năng thanh toán ở mức vừa phải để tránh rủi ro tài chính cao và đồng thời cũng không bị ứ đọng vốn. Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa trong những năm gần đây là tương đối tốt, lợi nhuận sau thuế của công ty không ngừng tăng lên. Các chỉ tiêu tài chính luôn đảm bảo ở mức độ an toàn. Công ty nên duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh như hiện nay. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa Công ty TNHH Vạn Hoa là công ty TNHH hai thành viên. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo phòng ban chuyên trách thống nhất từ BGĐ đến từng nhân viên, quyền lực tập trung ở BGĐ. Trưởng phòng các phòng ban chịu trách nhiệm chính và quản lý hoạt động của các phòng ban, trưởng phòng làm việc theo công tác độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm trong phạm vi của mình. Giữa các phòng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau để giải quyết công việc chung của công ty và tạo điều kiện cho các bộ phận chức năng hoạt động thuận lợi. Trong quá trình hình thành và phát triển BGĐ của công ty luôn quan tâm đến bộ máy tổ chức quản lý của công ty. Với phương châm tận dụng triệt để nguồn nhân lực với hiệu quả tốt nhất, bộ máy quản lý đơn giản, phù hợp với quy mô sản xuất và kinh doanh của công ty. Sắp xếp nhân viên ở các phòng ban một cách hợp lý để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên và BGĐ, nhân viên chịu sự kiểm soát và điều hành của BGĐ công ty. Công ty có bốn phòng ban và hai kho bao gồm: Phòng kinh doanh - kỹ thuật Phòng kế toán Phòng bán hàng Phòng hành chính nhân sự Kho vật tư Kho hàng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa được thể hiện ở sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Vạn Hoa BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH - KỸ THUẬT PHÒNG BÁN HÀNG PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN KHO VẬT TƯ KHO HÀNG Bộ máy quản lý của công ty rất rõ ràng. BGĐ trực tiếp điều hành các phòng ban, mỗi phòng ban được phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, không có hiện tượng công việc bị chồng chéo. Mỗi phòng đều có trưởng phòng đứng đầu quản lý điều hành mọi hoạt động của phòng, nhiệm vụ của các phòng cụ thể như sau: Ban Giám đốc: Giám đốc do BGĐ của công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước BGĐ về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Giám đốc. Giám đốc của công ty là Ông Lỗ Minh Tuấn. Dưới giám đốc là phó giám đốc giúp việc tham mưu cho BGĐ cũng như Giám đốc, là người giúp cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc. Phòng Giám đốc được trang bị máy tính nhưng công việc chủ yếu vẫn thực hiện thủ công. Hằng ngày, mọi văn bản, giấy tờ đều do thư ký chuẩn bị để Giám đốc phê duyệt nên máy tính chưa phục vụ nhiều cho công tác ra quyết định. Phòng kinh doanh - kỹ thuật: Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu và xây dựng cho lãnh đạo công ty về kế hoạch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm của công ty. Thực hiện các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá như: quảng cáo, khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm… Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ tiêu thụ các phụ kiện thay thế và tổ chức sửa chữa, lắp máy. Là bộ phận thực hiện quản lý về kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm, xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm và nguyên vật liệu. Thiết lập, kiểm soát cải tiến quy trình công nghệ. Tổ chức đánh giá, nghiệm thu về chất lượng sản phẩm. Phòng kinh doanh - kỹ thuật có máy tính nối mạng để thuận tiện cho quá trình quản lý và nghiên cứu các thông tin về thị trường, tình hình các doanh nghiệp, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Máy tính phục vụ cho quá trình quản lý việc sản xuất cũng như phân công công việc cho từng phân xưởng sản xuất. Giúp cho việc nắm bắt thông tin về những công nghệ mới trên thế giới được nhanh chóng và thuận tiện Phòng kế toán Phòng kế toán có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác quản lý sử dụng vốn, quản lý sử dụng tài sản, hàng hoá của công ty theo đúng quy định của Nhà nước, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Phòng trực tiếp thực thi nhiệm vụ hạch toán kế toán trong nội bộ công ty để đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán trung thực, nhanh chóng, chính xác. Phòng được trang bị máy tính với phần mềm kế toán chuyên dụng ACMAN, trợ giúp cho kế toán viên trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ. Sau mỗi kỳ, việc thống kê và báo cáo được nhanh chòng và thuận lợi hơn. Phòng hành chính nhân sự: Là bộ phận nghiệp vụ của công ty, thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác nhân viên, lao động, tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các cán bộ quản lý và các công tác đối nội, đối ngoại mang tính chất hành chính. Quản lý con dấu của công ty, văn thư lưu trữ. Nghiên cứu tổ chức xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động quy định về hình thức trả lương. Phòng bán hàng: Trực tiếp chịu trách nhiệm về việc tiêu thụ sản phẩm. Được trang bị máy tính nối mạng phục vụ quá trình bán hàng. Chịu trách nhiệm giới thiệu sản phẩm rộng rải. Thực hiện việc ký kết hợp đồng cho công ty. Quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng còn dựa trên thủ công, do chưa có phần mềm bán hàng nên việc giải quyết quá trình bán hàng còn khó khăn và chậm. Cuối mỗi kỳ việc thống kê và lên báo cáo còn mất nhiều thời gian chưa đáp ứng tính kịp thời cho người quản trị. Kho vật tư và kho hàng: Vật tư và thành phẩm được bảo quản một cách cẩn thận, theo đúng quy định. Trong kho được bố trí hợp lý, dễ tìm kiếm và thuận tiện cho quá trình kiểm kê. 1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN HOA 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Do quy mô doanh nghiệp nhỏ, tình hình tài chính không quá phức tạp nên bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức tương đối đơn giản, gọn nhẹ. Hệ thống kế toán được thực hiện thủ công, tất cả các công việc đều do trực tiếp các kế toán viên ghi chép và tính toán. Vì vậy các kế toán viên phải hiểu biết về quy trình kế toán, chứ không phải chỉ nhập chứng từ một cách máy móc. Công việc kế toán được chia thành các phần hành kế toán cụ thể nhằm tránh hiện tượng trùng lắp. phòng kế toán có bốn nhân viên kế toán. Tuy công tác kế toán tài chính của công ty đơn giản nhưng lại ít người, nên đòi hỏi các nhân viên phòng kế toán phải có trình độ chuyên môn tốt và có tinh thần trách nhiệm cao. Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tức là đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty có bốn kế toán gồm: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương, TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán hàng tồn kho và thanh toán với người bán Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua Bộ máy tổ chức của kế toán được thể hiện như sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.2- Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH VẠN HOA Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương, TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán HTK kiêm kế toán thanh toán với người bán Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán Bốn nhân viên kế toán của phòng kế toán được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng. Mỗi kế toán sẽ chịu trách nhiệm về từng phần hành của mình. Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, điều hành và kiểm soát hoạt động kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán của công ty. Kế toán trưởng là người có quyền ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý của công ty cùng phối hợp thực hiện các công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó. Kế toán trưởng cũng là người đảm nhiệm vai trò của một kế toán tổng hợp, thực hiện công tác kế toán cuối kì, lập báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính hoặc theo yêu cầu đột xuất. Kế toán trưởng của công ty là Vũ Thu Hằng. Kế toàn hàng tồn kho: Theo dõi và ghi chép các biến động về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và thành phẩm từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khâu ghi sổ kế toán phần hành, làm cơ sở đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư thực tế có tại kho tại thời điểm kiểm kê, cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải trả người bán. Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ tính tiền lương và các khoản phụ cấp của từng người ở từng bộ phận, phòng ban, theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, tập hợp và kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, trích khấu hao hàng tháng của các loại TSCĐ, thu và chi tiền theo các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, bào quản các loại tiền mặt và các chứng chỉ có giá tại quỹ, tránh thất thoát hư hỏng. Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua: có nhiệm vụ ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng và các khoản thanh toán với khách hàng. Từ đó, xác định kết qủa tiêu thụ.Kế toán thanh toán hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra dưới cả hai hình thức là bán buôn và bán lẻ nên phần hành kế toán thanh toán được tách ra cho một kế toán viên đảm nhiệm. Kế toán thanh toán có trách nhiệm theo dõi tình hình công nợ đối với từng khách hàng và nhà cung cấp, ghi sổ các tài khoản liên quan ngay khi có căn cứ xác định doanh thu hoặc chi phí. Cuối tháng lập bảng tổng hợp số dư công nợ chuyển cho kế toán tổng hợp. Bên cạnh đó, kế toán thanh toán phụ trách thêm một phần hành nữa là kế toán tài sản cố định. Vì đây là doanh nghiệp thương mại nên tài sản cố định ít có biến động, phương pháp khấu hao tính theo đường thẳng nên việc theo dõi tài sản cố định rất đơn giản, không mấy phức tạp. Thủ quỹ: được giao thêm nhiệm vụ thủ kho, là người quản lý, theo dõi quỹ tiền mặt của công ty thông qua sổ quỹ tiền mặt. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ, cuối tháng báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Đồng thời kiêm thêm việc theo dõi số lượng Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa tại kho về mặt số lượng. Mỗi tháng khi nhập, xuất hàng thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho rồi tính ra số tồn kho cuối kỳ để chuyển sang tháng sau tiếp tục theo dõi. 1.2.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH Vạn Hoa 1.2.3.1 Các chính sách kế toán chung Công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nên công ty áp dụng chế độ kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Kỳ hạch toán, vì công việc sản xuất tại công ty diễn ra thường xuyên liên tục do đó kỳ hạch toán là hàng tháng. Phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo những nội dung sau: Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống tài khoản kế toán Chế độ sổ kế toán Hệ thống báo cáo kế toán 1.2.3.2 Chế độ chứng từ kế toán của doanh nghiệp Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ cần phải chứa đựng tất cả các chỉ tiêu cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ. Hiện nay, công ty đang áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/9/2006. Vì vậy công ty sử dụng các loại chứng từ theo mẫu quy định bao gồm: Chứng từ về tiền tệ gồm: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Phiếu báo nợ, báo có Biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ Chứng từ về hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Biên bản kiểm kê Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn thuế giá trị gia tăng Phiếu xuất kho chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công kèm bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Giấy đi đường Các chứng từ của từng phần hành đều được luân chuyển đúng quy định, có đầy đủ chữ ký cần thiết bắt buộc và được bảo quản lưu trữ cẩn thận theo một quy trình cụ thể do chính kế toản trưởng đã xây dựng và triển khai thực hiện nhất quán cho phòng kế toán một cách có hiệu quả, đảm bảo việc truy xuất nhanh, chính xác, đầy đủ khi có yêu cầu. Nội dung của chứng từ đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế phát sinh. Chữ viết trên chứng từ kế toán chính xác, không tẩy xoá, không viết tắt. Chứng từ kế toán được xắp sếp trong mỗi cặp hồ sơ của từng phần hành một cách có khoa học theo thứ tự thời gian và được đóng gói thành từng gói riêng biệt, có nhãn bìa để nhận dạng. Sau đó, chứng từ sẽ được lưu giữ trong phong lưu giữ chứng từ do một nhân viên trông coi, bảo vệ đảm bảo yêu cầu an toàn và bí mật, đảm bảo chứng từ không bị sửa chữa, sử dụng khi không có thẩm quyền đồng thời thường xuyên kiểm tra. 1.2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh). Công ty TNHH thương mại và sản xuất Vạn Hoa là một công ty tương đối nhỏ nên chỉ sử dụng một số tài khoản cơ bản chứ không sử dụng hết các tài khoản trong bảng hệ thống tài khoản. Tổng số tài khoản mà công ty sử dụng là 35 TK trên tổng số 44 TK cấp 1, còn lại là các TK cấp 2, cấp 3 cũng được sử dụng một cách phù hợp và cần thiết với thực tế phát sinh của công ty. Hệ thống tài khoản của công ty nhìn chung là đơn giản, số lượng không nhiều và dễ hạch toán. Một số TK được mở chi tiết thành các TK theo quy định riêng của công ty khác so với chế độ để tiện cho việc hạch toán riêng của công ty. Hiện nay hệ thống TK của công ty áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Những tài khoản kế toán chủ yếu của công ty bao gồm: Loại tài sản 1: tài sản ngắn hạn Tiền mặt: TK 111 Tiền gửi ngân hàng: TK 112 Các khoản phải thu ngắn hạn: TK 131 Phải thu khác: TK 138 Tạm ứng : TK 141 Nguyên vật liệu: TK 152 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: TK 154 Thành phẩm: TK 155 Hàng hoá: TK 156 Loại tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn Tài sản cố định: TK 211 Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 TSCĐ hữu hình: TK 2111 TSCĐ vô hình: TK 2112 Hao mòn TSCĐ : TK 214 Loại tài khoản 3: Nợ phải trả Vay ngắn hạn : TK 311 Phải trả người bán: TK 331 Phải trả công nhân viên: TK 334 Chi phí phải trả : TK 335 Phải trả khác: TK 338 Vay dài hạn: TK 341 Loại tài khoản 4: nguồn vốn Nguồn vốn chủ sở hữu: TK 441 Lợi nhuận chưa phân phối: TK 421 Loại tài khoản 5: doanh thu Doanh thu bán hàng: TK 511 Doanh thu hoạt động tài chính TK 515 Loại tài khoản 6: chi phí sản xuất kinh doanh Giá vốn hàng bán: TK 632 Chi phí hoạt động tài chính : TK 635 Chi phí quản lý kinh doanh: TK 642 Loại tài khoản 7: thu nhập khác TK 711 Loại tài khoản 8: chi phí khác Chi phí khác : TK 811 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp: TK 821 Loại tài khoản 9: xác định kết quả kinh doanh TK911 1.2.3.4 Chế độ sổ kế toán Sổ sách kế toán là hình thức thể hiện của phương pháp đối ứng TK, nói cách khác đó là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở chứng từ gốc. Dựa trên đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị mình nên công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ là: Nhật ký chung (không sử dụng Nhật ký đặc biệt). Hình thức này hoàn toàn phù hợp với trình độ nghiệp vụ, năng lực của cán bộ kế toán và quy mô sản xuất của công ty. Hiện nay, đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán ACMAN Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế của hoạt động kinh doanh. Công ty có quy mô nhỏ, đội ngũ kế toán không nhiều, nội dung các nghiệp vụ tương đối giống nhau dựa vào đặc điểm đó công ty lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Các sổ mà công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Thẻ kho vật tư: chi tiết cho từng loại vật tư, hàng hoá trong kho Thẻ tài sản cố định: theo dõi nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Do sổ chi tiết Nhà nước không quy định bắt buộc về mẫu sổ mà chỉ mang tính hướng dẫn cho nên công ty đã căn cứ vào yêu cầu quản lý để mở sổ kế toán cần thiết. Nhìn chung tất cả các sổ chi tiết của công ty đều được trình bày dễ hiểu, dễ ghi chép và dễ kiểm tra, đối chiếu. Quy trình ghi sổ của công ty như sơ đồ mô tả dưới đây: Sơ đồ 1.3- Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung tại công ty Chứng từ kế toán Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ : Đối chiếu : Trình tự ghi sổ tại công ty được thực hiện tuần tự như trong sơ đồ mô tả ở trên, cụ thể như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dung làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ sổ liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Việc mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thưc hiện đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo Cáo Tài Chính. Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung kết hợp với kế toán. Phần mềm kế toán máy doanh nghiệp sử dụng là ACMAN. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào phần mềm máy tính. Phần mềm máy tính sẽ tự động cập nhập và vào các sổ thích hợp có liên quan. ._.