Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam

Bộ Tài Chính đề ra mà còn luôn biết vận dụng sáng tạo để phù hợp với điều kiện kinh doanh đặc thù của công ty mình. Chính vì vậy, công ty đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường xăng dầu trong nước. Hiện nay, công ty đã xây dựng được mạng lưới chi nhánh ở khắp các tỉnh, thành phố lớn trên cả nước, thực hiện cung cấp xăng dầu cho tất cả các sân bay trên toàn quốc. Lợi nhuận công ty thu được ngày càng tăng cao, uy tín của công ty ngày càng được khẳng định. Phạm vi hoạt động của công ty ngày càng được mở rộng, tuy nhiên, Ban quản lý công ty luôn theo dõi và quản lý tốt các hoạt động của xí nghiệp. Sự thành công của công ty hôm nay có sự đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, hoạt động chủ yếu của công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam là tiến hành nhập khẩu hàng hoá và tìm kiếm lợi nhuận từ lượng hàng nhập về. Hàng hoá nhập về gồm nhiều loại. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải lựa chọn mặt hàng kinh doanh chính và lựa chọn phương thức bán mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. Việc này được thực hiện hàng năm bởi Ban quản trị công ty, tuy nhiên, các thông tin cần thiết sẽ được cung cấp bởi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, cộng với được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn thực tập cùng toàn thể các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty, em đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam” Nội dung chuyên đề gồm 3 phần chính: Phần 1: Tổng quan về công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam Em xin chân thành bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa Kế toán, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn, cùng toàn thể các cô, chú, anh, chị tại công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng bài viết của em không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, em kính mong các thầy cô đóng góp cho em một số ý kiến để em có thể sữa chửa, hoàn thành tốt Luận văn tốt nghiệp sắp tới. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 1. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh và công tác quản lý tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế với thế giới, nền kinh tế nước ta đã có bước phát triển mạnh mẽ. Các doanh nghiệp Nhà Nước không còn hoạt động theo cơ chế lãi Nhà nước thu, lỗ Nhà nước bù mà đa số hoạt động độc lập, tự tổ chức phương thức kinh doanh nhưng vẫn tuân thủ sự giám sát của Nhà Nước. Các doanh nghiệp này không những hoạt động hiệu quả mà còn đóng góp được rất nhiều cho Ngân sách Nhà nước Công ty xăng dầu Hàng không cũng là một doanh nghiệp Nhà nước nằm trong khối đơn vị thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Năm 1993, cùng với công cuộc đổi mới đất nước, Công ty Xăng dầu Hàng Không (VINAPCO) được thành lập theo QĐ số 768/QĐ/TCCBLĐ ngày 22/04/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải và chính thức đi vào hoạt động tháng 07/1993, sau khi được Cục Hàng Không Dân dụng giao 36.814 tỷ đồng vốn (gồm 19.010 tỷ đồng vốn cố định; 17.804 tỷ đồng vốn lưu động). Tên giao dịch: VIETNAM AIR PETROL COMPANY (Viết tắt: VINAPCO). Số TK: 001.100.0017289 Tại Ngân hàng Ngoại thương Việt nam Mã số thuế: 01001076381 Giám đốc: Trần Hữu Phúc . Điện thoại liên hệ: 04.8272316 hoặc 04.8272318; Trụ sở chính: 202 Đường Nguyễn Sơn, quận Long Biên, Gia Lâm, Hà nội. Đến ngày 09/06/1994, Công ty được thành lập lại theo QĐ số 847/ QĐ/TCCBLĐ của Bộ trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải và QĐ số 185/CAAV ngày 20/01/1996 của Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam. Lúc mới ra đời, để phục vụ nhu cầu xăng dầu cho các sân bay chính, công ty chỉ thành lập 3 Xí nghiệp: Xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Bắc, Xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung, Xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Nam. Sau đó, được sự chỉ đạo giúp đỡ tận tình của Cục Hàng không Dân dụng và Tổng công ty Hàng không Việt nam, cộng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên và Ban lãnh đạo trong công ty, công ty đã lớn mạnh rất nhiều, mở rộng địa bàn hoạt động, đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu thụ xăng dầu Hàng không trong nước. Năm 1994, Xí nghiệp Dịch Vụ vận tải vật tư kỹ thuật Xăng dầu Hàng không ra đời, chuyên thực hiện nhiệm vụ vận chuyển xăng dầu từ các kho cảng đầu nguồn về các kho sân bay. Đầu năm 1996, Chi nhánh kinh doanh bán lẻ Xăng dầu Hàng Không miền Bắc được thành lập, chuyên thực hiện nhiệm vụ kinh doanh bán buôn, bán lẻ Xăng dầu ở khu vực phía Bắc. Cuối năm 1996, Chi nhánh kinh doanh bán lẻ Xăng dầu Hàng không miền Nam được thành lập, chuyên thực hiện nhiệm vụ kinh doanh bán buôn, bán lẻ Xăng dầu ở khu vực phía Nam. Năm 2005, thành lập Chi nhánh công ty xăng dầu Hàng không Nghệ An, chuyên làm nhiệm vụ cung cấp sản phẩm xăng dầu cho các Hãng bay trong và ngoài nước hạ cánh tại sân bay Nghệ An. Hiện nay, công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 109525 ngày 07/02/1996 do Sở Kế Hoạch Đầu tư thành phố Hà nội ban hành. Cho đến nay, công ty có 8 đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc; 1 chi nhánh, văn phòng đại diện và 1 đơn vị nhận góp vốn cổ phần, liên doanh với công ty. Công ty xăng dầu Hàng không đã có sự phát triển qua những năm gần đây. Điều này có thể được minh hoạ qua bảng số liệu sau: Biểu số 1 QUY MÔ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Qua 2 năm 2006 và 2007) Chỉ tiêu Đvt 2006 2007 1. Tổng tài sản Đồng 998.335.509.120 1.578.018.270.781 1a. Tài sản Ngắn hạn Đồng 910.246.716.178 1.433.513.474.070 1b. Tài sản Dài hạn Đồng 88.088.792.942 144.504.796.711 2. Nộp Ngân sách Đồng 39.645.380.434 153.250.875.970 3. Sản lượng bán Tấn 620.577 1.043.645 4. Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đồng 5.357.889.724.711 591.103.336.644 5. Lợi nhuận trước thuế Đồng 55.773.049.877 108.352.280.040 6. Lợi nhuận sau thuế TNDN Đồng 39.659.922.991 78.525.402.869 7.Vốn chủ sở hữu Đồng 198.219.042.612 260.732.809.615 8. Tổng số cán bộ công nhân viên Người 1.233 1246 9. Thu nhập bình quân đầu người (trđ/tháng) 4,213 4,854 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty xăng dầu Hàng không Việt nam Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. 1.2.1. Chức năng Công ty xăng dầu Hàng không là đơn vị hạch toán độc lập, có chức năng chủ yếu là lưu thông các sản phẩm xăng dầu nhằm phục vụ nhu cầu của các hãng Hàng không và Dân dụng. Các chức năng chính của công ty gồm: * Kinh doanh, xuất nhập khẩu trực tiếp, nhận ủy thác nhập khẩu, tạm nhập tái xuất các sản phẩm hóa dầu, bao gồm: nhiên liệu, dầu mỡ bôi trơn, chất lỏng chuyên dùng cho ngành Hàng không và các ngành kinh tế, quốc phòng khác. * Kinh doanh, vận tải xăng dầu đường thủy và đường bộ. * Xuất, nhập khẩu vật tư, xe máy, thiết bị xăng dầu phục vụ các nhu cầu sản xuất, tiêu dùng, phục vụ quốc phòng. * Cung cấp các dịch vụ tra nạp xăng dầu cho tất cả các hãng Hàng không quốc tế và các hãng Hàng không nội địa tại tất cả các sân bay Việt Nam. * Cung cấp xăng dầu phục vụ bay thăm dò khai thác dầu khí, khảo sát khí tượng thủy văn và bản đồ. 1.2.2. Nhiệm vụ * Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương, chính sách, chế độ và các văn bản pháp luật đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. * Tuân thủ nghiêm túc chế độ hạch toán kế toán đã được Nhà nước ban hành, nhằm phản ánh đúng bản chất và hạch toán chính xác sự biến động của tài sản, nguồn vốn từ đó nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. * Thực hiện tốt các Hợp đồng kinh tế với khách hàng trong và ngoài nước. * Áp dụng kịp thời các thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ mới, hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty đồng thời bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại. * Quản lý, chỉ đạo thống nhất các đơn vị trực thuộc của công ty một cách có hiệu quả, đảm bảo cho các đơn vị trực thuộc hoạt động theo đúng quy định của công ty. 1.2.3. Quyền hạn Công ty hoạt động dưới sự giám sát trực tiếp của Tổng công ty Hàng không Việt Nam và được thực hiện một số quyền hạn nhất định: * Kinh doanh đúng ngành nghề quy định, lập phương án mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu thị trường. * Đặt các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty ở trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty. * Quyết định giá bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phân cấp của Tổng công ty, đối với giá thanh toán nội bộ của Tổng công ty, giá bán các sản phẩm dịch vụ do Nhà Nước định giá, công ty lập phương án trình tiếp cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền. * Có quyền quan hệ trực tiếp với các đối tác trong và ngoài nước để ký kết hợp đồng kinh tế, liên doanh, liên kết theo quy định của pháp luật và quy định của Tổng công ty; được mời và tiếp khách nước ngoài đến làm việc về những vấn đề liên quan đến công ty trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao; đề nghị Tổng giám đốc quyết định cử cán bộ, công nhân viên của công ty đi công tác, học tập ở nước ngoài khi có nhu cầu. * Trong đầu tư phát triển, công ty có quyền lập kế hoạch và các dự án đầu tư theo phân cấp trình Tổng công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện; được tham gia thực hiện các dự án đầu tư lớn của Tổng công ty theo phân công. * Có quyền sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ kịp thời sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn, có hiệu quả. được điều động vốn, các nguồn tín dụng khác theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty để thực hiện kế hoạch kinh doanh và đầu tư phát triển. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty xăng dầu HK Việt nam 1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất khoa học, hợp lý theo hình thức tổ chức quản lý trực tiếp, tham mưu: Sơ đồ 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Văn phòng Đảng Đoàn thể Phòng kế hoạch đầu tư Phòng thống kê tin học Phòng tổ chức cán bộ Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh XNK Văn phòng đối ngoại Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền Nam Xí nghiệp dịch vụ vận tải VTKT xăng dầu HK Xí nghiệp thương mại dầu khí HK miền Bắc Chi nhánh công ty xăng dầu HK tại Nghệ An Xí nghiệp thương mại dầu khí HK miền Nam Các văn phòng đại diện của các công ty Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền Bắc Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền Trung Phòng tổ chức cán bộ 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban Phòng tổ chức cán bộ Đứng đầu công ty là giám đốc phụ trách quản lý, được sự bổ nhiệm của ban lãnh đạo của Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Giám đốc công ty có nhiệm vụ giám sát và chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Hàng không Việt Nam về kết quả hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước các cơ quan chức trách về việc chấp hành pháp luật hiện hành. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc, trong đó 1 phó giám đốc phụ trách nhiệm vụ kinh doanh, 1 phó giám đốc phụ trách nhiệm vụ kỹ thuật. Phó giám đốc công ty có thể thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt. Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ chính như sau: * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tìm hiểu, phân tích và cung cấp những thông tin về thị trường tiêu thụ và về các nhà cung cấp hàng hóa để từ đó tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế và tiến hành điều động hàng hoá cho các xí nghiệp để xuất bán. Trên cơ sở tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành tham mưu cho Ban giám đốc công ty trong việc đưa ra các phương án kinh doanh mang lại hiệu quả cao. * Phòng tài chính - kế toán: hạch toán và giám sát đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty nhằm góp phần theo dõi, bảo toàn và phát triển vốn cũng như theo dõi kết quả sản xuất kinh doanh toàn công ty. Chấp hành nghiêm chỉnh mọi chủ trương, chính sách của Nhà nước, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước về các loại thuế và nghĩa vụ đối với cấp trên về các khoản trích nộp hàng năm. Trên cơ sở kết quả kinh doanh hàng quý, tham mưu cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu về các mặt hàng kinh doanh có hiệu quả, từ đó, cùng với ban quản trị công ty điều chỉnh, lựa chọn mặt hàng kinh doanh mang lại lợi nhuận cao nhất. * Phòng kỹ thuật công nghệ: kiểm tra chất lượng nguồn nhiên liệu nhập về và tra nạp cho máy bay; Tìm hiểu và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ mới và tiến hành sữa chữa máy móc thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, tổ chức hướng dẫn cho cán bộ công ty điều hành máy móc thiết bị mới. * Phòng tổ chức cán bộ: phụ trách việc tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp và điều chuyển cán bộ, công nhân viên. * Phòng kế hoạch đầu tư: Tiến hành tìm hiểu thị trường kinh doanh trong và ngoài ngành, hoặc trong nước và quốc tế, từ đó, tham mưu cho Ban giám đốc công ty về thị trường tiềm năng nhất. Lập và giao kế hoạch kinh doanh hàng năm cho các XN thành viên. Thực thi các kế hoạch đầu tư thiết bị nhằm nâng cao năng lực kinh doanh; lập các kế hoạch xây dựng cơ bản trình Ban giám đốc để có cơ sở định hướng đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất của xí nghiệp thành viên cũng như văn phòng công ty. * Phòng thống kê tin học: Xây dựng kênh truyền dẫn thông tin giữa công ty và các đơn vị trực thuộc, từ đó giúp cho Ban giám đốc công ty nắm bắt được kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc công ty. Nghiên cứu và hoàn thiện hơn nữa phần mềm kế toán đang áp dụng tại phòng tài chính – kế toán của công ty. Đảm bảo và quản lý mạng lưới thông tin giữa công ty và xí nghiệp; tiếp thu và áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới về công nghệ thông tin từ đó phổ biến, hướng dẫn các nhân viên trong công ty sử dụng thành thạo máy vi tính để thực hiện công việc có hiệu quả. * Phòng công tác đối ngoại: tổ chức công tác đối nội, đối ngoại cũng như nghiệp vụ pháp chế trong công ty. Ngoài các phòng trên, công ty còn có một số phòng khác như văn phòng, phòng Đảng đoàn, an ninh. Nhìn chung, các phòng đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng, nhưng đều có quan hệ với nhau, hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành mục tiêu chung của toàn công ty. Các đơn vị trực thuộc và văn phòng đại diện đều có tên gọi, con dấu riêng, hoạt động tuân theo các quy định của Nhà nước và của công ty. Việc thành lập, tách nhập, giải thể các văn phòng đại diện và các đơn vị trực thuộc đều do Ban lãnh đạo công ty Hàng không Việt nam quyết định trên cơ sở đề nghị của Ban giám đốc công ty. Ngoài ra, công ty còn có nhiều cửa hàng bán lẻ trực thuộc các chi nhánh, xí nghiệp ở cả ba miền Bắc, Trung, Nam. 2. Đặc điểm về tổ chức hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam 2.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam 2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nửa phân tán để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty có mạng lưới chi nhánh trên khắp đất nước. Phòng tài chính - kế toán (TC-KT) của công ty và phòng TC-KT của các XN có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo điều kiện cho việc tập trung thống nhất thông tin trong toàn công ty. Phòng TC-KT của công ty gồm hơn 20 thành viên với các bộ phận kế toán: kế toán trưởng; phó kế toán trưởng; kế toán bán hàng, kế toán chi phí, kế toán vốn kinh doanh, kế toán văn phòng, kế toán ngân hàng, kế toán lương và các khoản khác, kế toán đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán đơn vị và kế toán kho hàng. Sơ đồ 2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ban kế toán Ban đầu tư phát triển vốn Ban TC-KT cơ quan văn phòng Ban Tài chính Phó kế toán trưởng Phó kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán chi phí Kế toán vốn kinh doanh Kế toán văn fòng Kế toán Ngân Hàng Kế toán lương và các khoản khác Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán đơn vị Kế toán kho hàng 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Các bộ phận kế toán được tổ chức chặt chẽ và khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin kịp thời cho Ban giám đốc công ty: +Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán toàn công ty; trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính; tổ chức và hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách của Nhà Nước, của ngành về công tác kế toán; báo cáo kế hoạch tài chính với Tổng công ty; giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc; tổ chức phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty. Kế toán trưởng cũng có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan đến các bộ phận chức năng đó, có quyền ký duyệt tất cả các tài liệu kế toán và có quyền từ chối đối với tất cả những vấn đề tài chính không phù hợp với chế độ quy định của Nhà Nước. + Phó kế toán trưởng: là người hỗ trợ cho kế toán trưởng, thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của kế toán trưởng trên cơ sở sự phân công của Giám đốc. Thay mặt cho kế toán trưởng điều hành công tác kế toán khi kế toán trưởng đi vắng, chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà Nước. Thực hiện lập sổ cái và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo công ty. Tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý chung và định kỳ hằng quý tiến hành xác định kết quả kinh doanh của toàn công ty. Hiện tại, công ty có 2 phó kế toán trưởng,1 phó kế toán trưởng phụ trách đầu tư và 1 phó kế toán trưởng phụ trách TC-KT. Phòng TC-KT được phân làm 4 ban: ban Tài chính, ban kế toán, ban đầu tư phát triển vốn, ban tài chính kế toán cơ quan văn phòng. Trong đó: * Ban Tài chính gồm 6 thành viên thực hiện các nhiệm vụ về mặt tài chính như: theo dõi công tác huy động vốn, chuẩn bị vốn, thực hiện cấp kinh phí cho các đơn vị, theo dõi công nợ, thuế, theo dõi nhập hàng, bán hàng… * Ban kế toán: gồm 9 thành viên thực hiện các nhiệm vụ như kế toán TSCĐ, kế toán ngân hàng, bán hàng, chi phí, kế toán tổng hợp, phụ trách kế toán đơn vị, tính giá vốn… * Ban đầu tư phát triển vốn có 3 thành viên theo dõi toàn bộ công việc đầu tư mua sắm thiết bị máy móc, thiết bị công nghệ, đầu tư XDCB, lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ hàng năm… * Ban TC-KT văn phòng gồm 4 thành viên có nhiệm vụ hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của khối cơ quan công ty và phụ trách, quản lý tài chính của khối cơ quan văn phòng công ty. Kế toán các phần hành chịu trách nhiệm về phần hành kế toán của mình và chịu sự giám sát, phân công của kế toán trưởng. Mỗi kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau: * Kế toán bán hàng phụ trách công tác bán hàng của toàn công ty đồng thời phụ trách xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. * Kế toán chi phí phụ trách hạch toán các khoản chi phí phát sinh trong công ty và cùng với kế toán thuế làm việc với cơ quan thuế khi cơ quan thuế đến kiểm tra. * Kế toán văn phòng phụ trách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại khối cơ quan công ty. * Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng, theo dõi tỷ giá thực tế tại ngân hàng để hạch toán; ngoài ra, kế toán ngân hàng còn đảm nhận việc hạch toán các khoản vay và định kỳ xác định số lãi, đối chiếu với ngân hàng để hạch toán chính xác. * Kế toán lương và các khoản phải trả khác có nhiệm vụ hạch toán các khoản lương, lập các bảng thanh toán lương theo doanh thu để hàng tháng thanh toán lương cho công nhân viên. Đồng thời trích các khoản phải trả theo lương theo tỷ lệ Nhà nước quy định. * Kế toán xây dựng cơ bản phụ trách hạch toán các khoản đầu tư, xây dựng mới của công ty, theo dõi sự biến động tăng, giảm TSCĐ đồng thời trích khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ hợp lý. * Kế toán đơn vị có nhiệm vụ xử lý những số liệu cho đơn vị chuyển lên. Đối chiếu, phân loại và chuyển dữ liệu cho kế toán phần hành để kế toán các phần hành hạch toán. * Kế toán kho hàng theo dõi tình hình nhập, xuất của các loại hàng hoá. Tính ra giá vốn hàng xuất kho để cung cấp số liệu chính xác xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng Công ty xăng dầu Hàng không là một doanh nghiệp Nhà Nước, trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Là doanh nghiệp hạch toán độc lập, công ty luôn áp dụng và tuân thủ đúng các chuẩn mực và quyết định của Bộ Tài Chính. * Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hằng năm. * Đơn vị tiền tệ sử dụng thống nhất: Việt Nam đồng (VNĐ) * Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành: + Giá xuất kho của hàng hóa được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. + Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ + Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ. + Số dư tiền và công nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc niên độ kế toán được chuyển đổi theo tỷ giá thực tế bình quân trên thị trường liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại ngày kết thúc niên độ kế toán. + Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cho những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán theo cam kết, hoặc các khoản thu mà người nợ khó có khả năng thanh toán hay có các khó khăn tương tự. * Theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định: + Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng. 2.2.2. Hình thức ghi sổ Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo nguyên tắc của hình thức ghi sổ nhật ký chung. Hằng ngày, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán công ty cập nhật dữ liệu vào máy tính qua cửa sổ nhập liệu. Số liệu xí nghiệp chuyển về được cập nhật vào cuối tháng. Nhờ có phần mềm kế toán máy, số liệu được phân loại và kết chuyển từ cửa sổ nhập liệu vào các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan. Định kỳ, hàng quý, kế toán tổng hợp số liệu ở các sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với nhau. Khi đảm bảo sự khớp đúng, kế toán kết xuất và in ra các bảng biểu và báo cáo tài chính của quý trình kế toán trưởng và ban giám đốc công ty xem xét. Công ty sử dụng phần mềm kế toán do phòng thống kê tin học kết hợp với phòng TC - KT thiết lập. Chính vì vậy, việc phân chia ra làm các phần hành cụ thể phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Hình thức ghi sổ nhật ký chung được thực hiện theo quy trình như sau: Sơ đồ 3 NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 2.2.3. Chế độ chứng từ Các chứng từ được lập tại công ty theo đúng quy định trong chế độ và được cập nhật kịp thời, chính xác nhằm phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các chứng từ được đánh thứ tự liên tục đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo QĐ15 ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng các chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Chứng từ sau khi cập nhật vào máy được luân chuyển theo quy định hiện hành. Quy trình luân chuyển được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Các chứng từ chủ yếu công ty đang sử dụng gồm: * Lao động và tiền lương gồm: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… * Hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Bảng kê mua hàng… * Bán hàng gồm: Hoá đơn bán hàng; hoá đơn bán hàng kiêm vận chuyển nội bộ; bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi… * Tiền tệ gồm: Phiếu thu; phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên lai thu tiền; bảng kiểm kê quỹ… * Tài sản cố định gồm: Biên bản ghi nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Ngoài ra, công ty còn sử dụng các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác, như: hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… 2.2.4. Hệ thống tài khoản áp dụng Hệ thống tài khoản là các tài khoản kế toán được dùng để theo dõi, phản ánh sự biến động đến từng loại tài sản, nguồn vốn, nợ phải thu, phải trả. Để cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Hệ thống tài khoản cũng được ban hành theo QĐ15 ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Ngoài ra, công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết để hạch toán chi tiết đến từng đối tượng và phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Hệ thống tài khoản được lựa chọn tạo thành hệ thống tài khoản thống nhất phục vụ cho việc lập BCKT của công ty. Mỗi tài khoản được sử dụng đều có mã quản lý riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Việc thiết lập tài khoản chi tiết theo nguyên tắc thống nhất như sau: * Đối với các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo loại tiền tệ đó là USD và VNĐ. * Đối với các tài khoản phản ánh công nợ phải thu, phải trả, khoản dự phòng phải thu khó đòi được chi tiết đến từng đối tượng công nợ. * Đối với các tài khoản hàng tồn kho, hàng tại kho cảng đầu nguồn, giá vốn hàng bán, doanh thu bán ra ngoài, doanh thu nội bộ được chi tiết theo từng mặt hàng. * Đối với các tài khoản thanh toán nội bộ được chi tiết theo từng xí nghiệp thành viên. * Đối với tài khoản tài sản cố định, tài khoản chi tiết gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình và tài sản cố định thuê tài chính. 2.2.5. Hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống tài khoản trên cơ sở các chứng từ gốc và các chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra đầy đủ các thông tin được kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và máy tính sẽ chuyển tự động vào các sổ có liên quan. Công ty có hai hệ thống sổ kế toán: sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong đó, sổ tổng hợp để tổng hợp những thông tin chung nhất về số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Còn sổ chi tiết phản ánh những thông tin riêng biệt đến từng đối tượng, thường được lập theo từng tài khoản chi tiết. Trong mỗi phần hành kế toán của công ty mở các sổ, thẻ kế toán phù hợp với yêu cầu. Số lượng sổ và loại sổ kế toán được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo một trình tự hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ kế toán thống nhất. 2.2.6. Hệ thống báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính của công ty được lập định kỳ vào cuối mỗi năm, theo Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính bao gồm các loại báo cáo sau: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN), Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN) và Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN). Số liệu trên các báo cáo kế toán hoàn toàn được nhập tự động bằng phần mềm sau khi đã hoàn tất số liệu ở các sổ cái của các tài khoản. Các báo cáo tài chính này được gửi lên Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc trước khi chuyển lên cho Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Việc lập Báo cáo tài chính không chỉ nhằm mục đích phục vụ quản lý vi mô của công ty, vĩ mô của Nhà Nước mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng khác như các nhà cung cấp, khách hàng có nhu cầu, ngân hàng, cơ quan thuế, cục Hải Quan... * Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán được lập trên cơ sở số dư của các tài khoản từ loại 1 đến loại 4. Sau khi thực hiện các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ, kế toán cộng sổ, tính số dư trên các tài khoản này (công việc này được thực hiện bởi phần mềm) rồi so sánh với các bảng tổng hợp chi tiết. Nếu khớp số, các số dư này sẽ được lấy làm căn cứ lập Bảng cân đối kế toán. Sau đây là trích yếu Bảng cân đối kế toán năm 2007 của công ty: Biểu số 2 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Lập 31/12/2007 ĐVT: Đồng TÀI SẢN Cuối năm Đầu năm A. Tài sản ngắn hạn 1.433.513.474.070 910.246.716.178 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 603.832.498.144 407.632.575.007 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 300.000.000 300.000.000 III. Các khoản phải thu ngắn hạn 460.826.131.190 277.761.729.635 IV. Hàng tồn kho 324.112.791.978 197.023.501.944 V. Tài sản ngắn hạn khác 44.442.052.758 27.528.909.592 B. Tài sản dài hạn 144.504.796.711 88.088.792.942 I. Các khoản phải thu dài hạn - - II. Tài sản cố định 119.088.220.491 81.608.561.538 III. Bất động sản đầu tư - - IV. C ác khoản đầu tư tài chính dài hạn 5.496.666.667 5.176.666.667 V. Tài sản dài hạn khác 19.919.909.553 1.303.564.737 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 1.578.018.270.781 998.335.509.120 NGUỒN VỐN Cuối năm Cuối năm A. Nợ phải trả 1.317.285.461.166 800.116.466.508 I. Nợ ngắn hạn 1.265.205.462.684 789.196.674.678 II. Nợ dài hạn 52.079.998.482 10.919.791.822 B. Vốn chủ sở hữu 260.732.809.615 198.219.042.612 I Vốn chủ sở hữu 240.518.905.939 183.758.997.642 II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 20.213.903.676 14.460.044.970 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 1.778.018.270.781 998.335.509.120 * Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được lập trên cơ sở tổng số phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9, theo QĐ15 của Bộ Tài Chính. Báo cáo này được sử dụng để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua việc tính và phân tích các tỷ suất về k._.hả năng sinh lời. Sau đây là báo cáo KQKD của công ty trong năm 2007: Biểu số 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2007 Đvt: đồng Chỉ tiêu Cuối năm Đầu năm 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.Giá vốn hàng bán 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6.Doanh thu hoạt động tài chính 7.Chi phí tài chính Trong đó: chi phí lãi vay 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 15. Chi phí thuế thu nhập hiện hành 16. Chi phí thuế thu nhập hoãn lại 17.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 6.309.952.870.816 5.795.470.309 6.304.157.400.507 6.157.073.242.589 147.084.157.918 64.076.639.839 20.675.643.964 6.943.346.155 35.782.964.517 40.856.912.151 106.901.930.967 3.723.910.975 2.273.561.902 1.450.349.073 108.352.280.040 48.294.078.972 (18.467.201.801) 78.525.402.869 5.357.889.724.711 5.013.338.649 5.352.876.386.062 5.237.738.287.550 115.138.098.512 14.585.905.230 26.887.282.643 11.307.894.025 22.866.386.613 24.076.924.214 55.893.410.272 15.071.988.426 15.192.348.821 (120.360.395) 55.773.049.877 16.500.808.376 (387.681.490) 39.659.933.991 PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 1. Những đặc thù riêng có của công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam chi phối đến công tác tiêu thụ hàng hoá 1.1. Đặc điểm hàng hoá kinh doanh tại công ty Hàng hóa được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như Singapore, Trung Quốc, Trung Đông…Hàng hóa được phân làm hai loại: hàng hóa trong ngành và hàng hóa ngoài ngành. Trong đó, các loại hàng hóa trong ngành chủ yếu là dầu Jet và Do và các mặt hàng xăng nhớt dùng để tra nạp cho các máy bay. Các hàng hóa ngoài ngành chủ yếu là các loại xăng, dầu dân dụng. Các mặt hàng kinh doanh chính của công ty gồm: * Nhiên liệu phản lực hàng không Nhiên liệu phản lực hàng không (Jet A1) là loại nhiên liệu cần thiết chủ yếu cho sự hoạt động của máy bay. Jet A1 đáp ứng đầy đủ yêu cầu quy định trong “Yêu cầu chất lượng nhiên liệu Hàng không dùng cho hệ thống hoạt động chung AFQRZOS”. Loại nhiên liệu phản lực Hàng không này là nhiên liệu trên cơ sở dầu hoả với một số chất phụ gia bổ sung sau: tetraetyl chì (có tác dụng để tăng điểm bắt lửa của nhiên liệu; các chất oxi hoá để ngăn ngừa quá trình gum hoá; các chất chống tĩnh điện; các chất ức chế ăn mòn; các chất chống đóng băng và các chất phụ gia sinh học (hay còn gọi là biôxit). Loại nhiên liệu phản lực Hàng không này được bơm liên tục vào buồng đốt sau khi đi qua 1 hệ thống lọc, tại đó nó được trộn lẫn, hóa hơi trong không khí nóng, bị nén và cháy liên tục để tạo ra một hỗn hợp khí xả để chuyển động định hướng về phía sau động cơ làm quay tuốc bin và thoát ra thành dòng khí tốc độ cao, đẩy máy bay về phía trước * Xăng các loại Xăng máy bay chỉ được sử dụng trong các máy bay có sử dụng động cơ đốt trong, các máy bay phản lực và các động cơ tuôcbin sử dụng kêrôsin làm nhiên liệu. Xăng máy bay là nhiên liệu có chỉ số ôctan cao, có tính bay hơi thấp, đây là thuộc tính quan trọng để sử dụng trong các độ cao lớn. Thành phần chính trong xăng máy bay là alkylat, nó là hỗn hợp của các loại izôôctan khác nhau và đôi khi gồm cả reformat. Xăng máy bay cũng có 1 đặc tính nổi bật là có nồng độ chì cực đại trong xăng. Vinapco cũng cung cấp các loại xăng không chì RON 90, RON 92, RON 95 theo tiêu chuẩn TCVN 6776:2000 và xăng không chì RON 83 theo QĐ số 12/2001/QĐ-BKHCNMT (Quy định tạm thời về yêu cầu kỹ thuật đối với xăng không chì RON83). * Nhiên liệu đốt Fo và Do Nhiên liệu đốt lò Fo và Do theo tiêu chuẩn TCVN 6239:1997. Đây là loại nhiên liệu cần thiết cho việc đốt cháy nhiên liệu trong động cơ máy bay. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các sản phẩm dầu hoả; dầu mỡ nhờn, dầu thô và các sản phẩm hoá dầu khác. Tóm lại, hàng hoá của công ty khá đa dạng. Hầu hết đều là chất lỏng, dễ bay hơi. Do vậy, việc bảo quản, cất trữ nhiên liệu luôn được công ty xem trọng. Công ty tập trung kinh doanh chính trên hai mặt hàng là Jet A1 và Do – là nhiên liệu cung cấp thường xuyên cho các loại máy bay. Đây là hai mặt hàng mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty (chiếm khoảng 90% lợi nhuận hàng năm). Các mặt hàng ngoài Hàng không chủ yếu cung cấp cho các doanh nghiệp công nghiệp và các khách hàng dân dụng. 1.2. Đặc điểm khách hàng và thị trường tiêu thụ sản phẩm Khách hàng của công ty khá đa dạng, bao gồm tất cả hãng Hàng không trong nước và quốc tế bay đến Việt nam, các doanh nghiệp công nghiệp trong nước, và người tiêu dùng ở các tỉnh, thành phố lớn. Trong đó, công ty xác định khách hàng tiềm năng là các hãng Hàng không trong nước và các hãng Hàng không quốc tế. Các khách hàng lớn thường do công ty trực tiếp ký hợp đồng. Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp cho công ty hoặc thanh toán cho công ty qua các xí nghiệp. Vietnamairlines là cơ quan chủ quản đồng thời là khách hàng lớn nhất của công ty. Doanh thu bán cho hãng này chiếm khoảng 67% doanh thu bán hàng hằng năm. Công ty xăng dầu Hàng không ra đời chuyên đảm nhận nhiệm vụ cung cấp nhiên liệu một cách thường xuyên, liên tục cho các sân bay, đảm bảo cho việc giao lưu thương mại với các quốc gia trên thế giới. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã thiết lập được 1 văn phòng đại diện và xây dựng được hệ thống chi nhánh, xí nghiệp trên khắp 3 miền của đất nước: Miền Bắc (tại Hà nội); miền Trung (tại Đà nẵng, Nghệ an); miền Nam (tại TP Hồ Chí Minh). Thị trường của doanh nghiệp được ngày càng mở rộng, các hợp đồng kinh tế được ký kết ngày càng nhiều, đem lại một nguồn thu không nhỏ cho Ngân sách Nhà nước. Hiện nay, công ty đang độc quyền cung cấp nhiên liệu cho tất cả các sân bay trong cả nước. Các sản phẩm của công ty không chỉ cung cấp cho các hãng Hàng không mà còn phục vụ cho nhu cầu nhiên liệu chạy máy của các xí nghiệp công nghiệp. Điều này cho thấy thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp ngày càng trở nên phong phú, đa dạng. Vài năm tới, công ty đang có kế hoạch xin Tổng công ty Hàng không cho phép mở thêm chi nhánh ở nước ngoài, nhằm tăng cường quan hệ hợp tác và mở rộng thị trường tiêu thụ. 1.3. Đặc điểm các phương thức bán hàng Hàng hóa mua về nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ. Quá trình bán hàng là để tìm kiếm lợi nhuận từ lượng hàng nhập về. Chính vì vậy, việc xây dựng các phương thức bán cũng như các kênh phân phối là điều kiện tiên quyết đem lại thành công cho công ty. Công ty thực hiện bán hàng theo hai phương thức chủ yếu sau: * Phương thức bán buôn trực tiếp cho khách hàng: theo phương pháp này, hàng hoá có thể xuất cho khách hàng tại kho công ty hoặc xuất cho khách hàng tại các kho cảng đầu nguồn. Hàng hoá công ty bán buôn trực tiếp cho khách thường chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu bán hàng. + Bán buôn qua kho: công ty có thể bán buôn giao hàng trực tiếp cho khách hàng hoặc bán buôn theo phương thức vận chuyển hàng. Trường hợp bán buôn giao hàng trực tiếp cho khách, thủ kho sau khi nhận được lệnh xuất kho của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chuyển đến, tiến hành xuất hàng cho khách hàng. Hàng hoá sẽ được khách hàng nhận tại kho, mọi chi phí vận chuyển bên mua chịu. Trường hợp bán buôn theo phương thức vận chuyển hàng, căn cứ vào yêu cầu hàng hoá của khách, công ty vận chuyển hàng tới kho của khách hàng qua đội xe chuyên dụng của công ty. Chi phí vận chuyển trong trường hợp này công ty chịu và tính vào chi phí nghiệp vụ kinh doanh trong kỳ. + Bán buôn tại kho cảng đầu nguồn: Theo phương thức này, hàng hoá sau khi nhập khẩu tại kho cảng đầu nguồn không được chuyển về kho công ty mà được giao trực tiếp cho khách hàng căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hình thức vận chuyển và bên chịu chi phí vận chuyển được quy định rõ trong các hợp đồng kinh tế. Phương thức này giúp công ty giảm bớt chi phí lưu kho, lưu bãi, và lượng nhiên liệu hao hụt trong quá trình bảo quản. * Phương thức bán hàng thông qua các chi nhánh của công ty: hàng tháng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu của khách hàng để báo cáo với công ty lượng hàng cần thiết. Công ty vận chuyển hàng về các kho xí nghiệp qua đội xe chuyên dụng. Sau khi nhận được hàng, xí nghiệp tiến hành làm thủ tục nhập hàng và thông báo cho công ty số lượng hàng đã nhận được để công ty đối chiếu với lượng hàng đã xuất. Cuối tháng, xí nghiệp báo cáo về công ty lượng hàng đã bán được để công ty hạch toán doanh thu và các khoản thanh toán nội bộ. Phương thức bán hàng này mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trên khắp cả nước. 1.4. Đặc điểm phương thức thanh toán Khách hàng của công ty khá đa dạng nên phương thức thanh toán cũng được phân làm nhiều loại. Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp cho công ty hoặc thanh toán qua các xí nghiệp. Theo đó, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản, bằng tiền VNĐ hoặc USD. Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản bằng USD với lượng lớn, công ty phải làm văn bản trình giám đốc Ngân hàng ngoại thương phê duyệt. Công ty áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt đối với các hãng Hàng không không trực tiếp ký hợp đồng với công ty, các hãng Hàng không quốc tế không bay thường xuyên đến Việt nam và các khách hàng mua lẻ tại các cửa hàng. Các khách hàng này mua hàng và thanh toán cho xí nghiệp, tiền hàng sau khi được khách hàng thanh toán được kết chuyển về văn phòng công ty. Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản được áp dụng đối với các hãng Hàng không trực tiếp ký hợp đồng với công ty. Có thể hàng được bán trực tiếp tại kho cảng của công ty hoặc uỷ nhiệm cho các xí nghiệp bán theo hợp đồng. Tuy nhiên, tiền khách hàng trả được chuyển khoản về tài khoản của công ty. Thường đây là những khách hàng thường xuyên, có mối quan hệ hợp tác lâu năm với công ty. 2. Quy trình kế toán toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam 2.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ được sử dụng tại công ty theo một quy định thống nhất, chặt chẽ. Các chứng từ được lập trên cơ sở quy định chung của Nhà nước đồng thời bổ sung thêm một số khoản mục đáp ứng yêu cầu hạch toán và quản lý. Công ty bán hàng theo hai phương thức, chính vì vậy các chứng từ cũng có những đặc điểm riêng biệt: * Theo phương thức bán buôn trực tiếp cho khách hàng: Trường hợp công ty bán buôn trực tiếp cho khách hàng là không nhiều và không thường xuyên. Sau khi các hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trên cơ sở đó tiến hành lập lệnh xuất hàng và hoá đơn GTGT giao cho thủ kho để làm thủ tục xuất hàng. Sau khi nhận được lệnh xuất hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng, lập phiếu xuất kho và giao hoá đơn cho khách, đồng thời lập biên bản giao nhận hàng hoá. Biên bản giao nhận hàng hoá kèm theo phiếu xuất kho được chuyển cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đối chiếu, kiểm tra trước khi chuyển lên cho kế toán làm căn cứ hạch toán. Các hoá đơn bán hàng trong trường hợp này được lập làm 5 liên: 1 liên lưu tại phòng kinh doanh, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên gửi lên phòng TC - KT, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên gửi lên phòng thống kê - tin học. Liên được gửi lên phòng kế toán được dùng làm căn cứ hạch toán. Liên được gửi lên phòng thống kê tin học để phục vụ cho tổng hợp thông tin về tình hình kinh doanh trong kỳ, lập các báo cáo tổng hợp theo yêu cầu quản lý. Liên thủ kho giữ làm căn cứ đối chiếu trong trường hợp cần thiết. Sau đây là mẫu hoá đơn bán buôn trực tiếp cho khách hàng: CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG Phát hành theo Công văn Số 5603 TCT/AC ngày 14/12/2000 Của Tổng Cục Thuế Mẫu số: 01 GTKT-5LL-02 Ký hiệu: CT/2006T Số: 01972 HOÁ ĐƠN (GTGT) (Ngày 28 tháng 12 năm 2007) Đơn vị bán hàng : Công ty xăng dầu Hàng không Việt nam Địa chỉ : 202 Nguyễn Sơn, Gia Lâm, Hà nội Số TK : 001.1.00.0017289 Tại Ngân hàng Ngoại thương Việt nam Điện thoại : 04.8272316 Mã số thuế: 0100107638 Họ tên người mua hàng: Vietnamairlines Địa chỉ : 200 Nguyễn Sơn, Gia Lâm, Hà nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế: 0100107518 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá đồng/tấn Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dầu Jet A1 tấn 1,190 15.850.000 18.861.500 Cộng tiền hàng: 18.861.500 Tiền thuế GTGT: 1.886.150 Thuế suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền thanh toán: 20.747.650 Số tiền bằng chữ: hai mươi triệu bẩy trăm bốn mươi bẩy nghìn sáu trăm năm mươi đồng. Người mua hàng (Ký, họ tên) Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Biểu số 4: HOÁ ĐƠN BÁN BUÔN TRỰC TIẾP * Theo phương thức bán hàng qua các chi nhánh, xí nghiệp của công ty: Theo phương thức này, khi hàng được xuất cho các chi nhánh, đơn vị, công ty uỷ quyền cho xí nghiệp xuất lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ ghi tiêu thức số lượng, còn đơn giá sẽ được công ty quy định trong hoá đơn luân chuyển nội bộ sau khi nhận được bảng tổng hợp hàng hoá bán ra do xí nghiệp gửi về vào cuối tháng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu như sau: Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ CÔNG TY XĂNG DÂU HK VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN BẮC Phát hành theo công văn số 3511 TCT/AC Ngày 14/10/1998 của Tổng cục Thuế Mẫu số: 05 Ký hiệu: MB/99 Số: 017705 PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 2: Giao cho người vận chuyển Ngày 02 tháng 11 năm 2007 Điện thoại: 04.8840094 Số TK: 3611-0047 MST: 01001107638-1-001 - Căn cứ vào lệnh điều động số: 1173 Ngày 30 tháng 10 năm 2007 của công ty xăng dầu Hàng không về việc: Điều động Họ tên người vận chuyển: Hứa Minh Sâm Hợp đồng số: giấy gt số 220 /VTXD ngày 01/11/2007 Phương tiện vận chuyển: 80H-1047 Xuất hàng tại kho: N2 Nhập hàng tại kho: sân bay Vinh STT Tên sản phẩm, vật tư, hàng hoá ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Jet A1 T0 : 280 ,D15 : 0,7987 VCF: 0,9878 lit 17.870 Cộng Xuất ngày 02 tháng 11 năm 2007 Nhập ngày tháng năm 2007 Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho xuất (Ký, ghi rõ họ tên) Người vận chuyển (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Khi bán hàng qua các chi nhánh, xí nghiệp, khách hàng của xí nghiệp không chỉ là các hãng Hàng không mà còn có cả các doanh nghiệp công nghiệp và các khách hàng lẻ. Chính vì vậy, cách thức luân chuyển chứng từ cũng có nhiều điểm riêng biệt. Các xí nghiệp tuỳ từng khách hàng để lập hoá đơn, chứng từ theo quy định chung thống nhất trong toàn công ty: + Khi xí nghiệp bán hàng cho các hãng Hàng không Việt nam bay tuyến nội điạ, các xí nghiệp lập phiếu xuất kho, căn cứ trên phiếu xuất kho, kế toán xí nghiệp lập bảng kê bán hàng và các hoá đơn giá trị gia tăng. Các hoá đơn được giao trực tiếp cho khách hàng trong trường hợp xí nghiệp ký hợp đồng kinh tế. Còn trong trường hợp công ty ký hợp đồng thì các hoá đơn được chuyển về công ty để công ty tập hợp và gửi cho khách hàng. Nói chung, hoá đơn bán hàng cho các hãng Hàng không tại xí nghiệp được lập làm 5 liên, 1 liên giao cho thợ máy, 1 liên giao cho đại diện hãng, 1 liên lưu tại xí nghiệp, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi công ty. Số liệu trên hoá đơn là căn cứ để kế toán xí nghiệp theo dõi doanh thu nội bộ và hạch toán doanh thu bán hàng hàng tháng để kết chuyển về công ty. Phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng xí nghiệp lập được trích trong phần phụ lục I và phụ lục II. + Khi xí nghiệp bán hàng cho các hãng hàng không Việt Nam bay tuyến quốc tế và các hãng hàng không quốc tế, hoá đơn trong trường hợp này không phải là hoá đơn GTGT. Vì luật thuế GTGT quy định, xăng dầu cung cấp trực tiếp cho các máy bay từ Việt nam đi nước ngoài hoặc từ nước ngoài đến Việt nam để đi nước khác thì không chịu thuế GTGT. Hàng ngày, các xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu nhiên liệu mà các hãng hàng Hàng không bay tuyến quốc tế đặt mua, mở tờ khai bán nhiên liệu (Tờ khai này được mở riêng cho từng hãng Hàng không: hãng Hàng không nước ngoài hạ cánh tại Việt nam và hãng Hàng không Việt nam bay quốc tế). Tờ khai này được chuyển đến các cơ trưởng hoặc đại diện của hãng Hàng không ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của công ty trước khi tra nạp nhiên liệu. Sau 1 ngày, xí nghiệp tập hợp tất cả các bộ chứng từ của mỗi lần bán nhiên liệu cho từng chuyến bay và gửi cho hải quan các cửa khẩu sân bay để làm thủ tục tái xuất, gồm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và đơn đặt hàng. Đồng thời, nếu là khách hàng công ty ký hợp đồng, công ty thu tiền, xí nghiệp cũng gửi hoá đơn về công ty để công ty tập hợp, phân loại và gửi cho khách hàng. Căn cứ vào lượng thực xuất, kế toán xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng lần bán hàng theo mẫu như trong phụ lục III. Khi các chi nhánh bán lẻ bán cho khách hàng ngoài ngành hàng không, có hai phương thức bán, đó là bán buôn và bán lẻ. Các khách hàng này là do xí nghiệp ký hợp đồng, chính vì vậy, trong trường hợp bán buôn, chi nhánh lập hoá đơn, hoá đơn được chia làm 3 liên, trong đó, 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên kế toán xí nghiệp giữ và 1 liên thủ kho giữ. Trong trường hợp bán lẻ, các cửa hàng cũng lập hoá đơn và bảng kê hàng hoá bán lẻ, các hoá đơn cũng được gửi trực tiếp cho khách hàng. Xí nghiệp không gửi các hoá đơn này cho công ty mà trực tiếp quản lý. Cuối tháng, chỉ tập hợp doanh thu bán cho khách ngoài Hàng không, lập bảng kê hàng bán ra và các bảng tổng hợp hàng hoá bán lẻ gửi cho kế toán văn phòng công ty làm căn cứ hạch toán. Cuối tháng, tại công ty, trên cơ sở bảng kê hàng hoá bán được tại xí nghiệp, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành lập hoá đơn luân chuyển nội bộ. Hoá đơn này là căn cứ để theo dõi khoản thanh toán giá vốn hàng giao giữa công ty và xí nghiệp, đồng thời cũng là căn cứ để xác định thuế GTGT đầu ra tại công ty, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tại xí nghiệp. Hoá đơn được lập làm 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên giao cho phòng kế toán, 1 liên gửi cho xí nghiệp. Biểu số 6: HOÁ ĐƠN LUÂN CHUYỂN NỘI BỘ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM Phát hành theo Công văn Số 5603 TCT/AC ngày 14/12/2000 của Tổng cục Thuế Mẫu số: 01 GTKT-3LL-02 Ký hiệu: CT/2007T Số: 01163 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: lưu Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Hàng không Địa chỉ: Số 202 Nguyến Sơn, Quận Long Biên, Hà Nội Số tài khoản: 001.1.00.0017289 Điện thoại: 04.8272316 Họ tên người mua hàng: Xí nghiệp xăng dầu hàng không Miền Trung Đơn vị: Xí nghiệp xăng dầu hàng không Miền Trung Địa chỉ: Đà nẵng Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số thuế: : 01-00107638 - 002 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Jet A1 Tấn 3.439,256 882,223 USD/tấn 3.034.190,746 USD 2 Do Tấn 3.439,256 2.615.614 Đồng/tấn 8.995.766.143 (HK nội địa bay trong nước) Cộng tiền hàng: 3.034.190,746 USD + 8.995.766.143 đồng Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 303.419.075 USD + 899.576.614 đồng Phí xăng dầu: Tổng cộng tiền thanh toán: 3.337.609,82 USD + 9.895.342.757 đồng Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Người lập hoá đơn (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) 2.2. Quy trình ghi sổ và sổ sách kế toán trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam Công ty có quy mô lớn, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, chính vì vậy, công ty lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính để hạch toán. Phần mềm kế toán máy được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức nhật ký chung. Quy trình kế toán theo hình thức này được thực hiện như sau: Đối với các nghiệp vụ phát sinh tại công ty, hàng ngày, các hoá đơn và phiếu xuất kho được gửi lên phòng tài chính - kế toán cuả công ty, sau khi đã được kiểm tra, xem xét đảm bảo độ trung thực, chính xác của thông tin, kế toán xác định tài khoản ghi có, tài khoản ghi nợ để nhập dữ liệu vào phần mềm qua màn hình nhập liệu. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tại xí nghiệp, cuối tháng sau khi nhận được bảng tổng hợp hàng hóa bán ra của các xí nghiệp gửi về, kế toán mới cập nhật số liệu vào cửa sổ nhập liệu. Từ cửa sổ nhập liệu, số liệu sẽ được kết chuyển tự động vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, làm căn cứ lên báo cáo. Định kỳ cuối mỗi quý và mỗi năm, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ, lập báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm. Số liệu kế toán giữa sổ tổng hợp chi tiết, sổ cái từng tài khoản và các báo cáo tài chính luôn phải đảm bảo sự khớp đúng. Nếu có sai sót, đó là do lỗi của kế toán viên, vì vậy, kế toán công ty luôn kiểm tra kỹ lưỡng số liệu trước khi in báo cáo tài chính trình kế toán trưởng và ban giám đốc. Hệ thống sổ được thiết kế phù hợp với hình thức nhật ký chung, bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký và sổ cái. Hệ thống sổ kế toán chi tiết bao gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Số liệu cập nhật hàng ngày vào cửa sổ nhập liệu (được xem như nhật ký chung chi tiết). Cửa sổ nhập liệu được thiết kế như sau: Số CT Ngày CT Nội dung CT ĐV tính TK Nợ Mã QL TK có Mã QL $ Tỷ giá Số tiền Theo đó, mỗi tài khoản được sử dụng có một mã quản lý riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu kiểm tra khi cần thiết. Nếu khách hàng thanh toán bằng USD, kế toán căn cứ vào tỷ giá thích hợp tiến hành quy đổi ra tiền Việt Nam. Số liệu sau khi cập nhật tự kết chuyển vào các sổ liên quan. Các sổ cái trong quy trình tiêu thụ gồm: sổ cái TK 131, sổ cái TK 511, sổ cái TK 512, sổ cái TK 521, sổ cái 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642, sổ cái TK 911. Sổ cái của công ty không có cột đối chiếu với nhật ký chung, không có cột ngày tháng ghi sổ, ngày tháng chứng từ và số hiệu chứng từ, tuy vẫn đảm bảo cung cấp thông tin chính, nhưng khó đáp ứng được yêu cầu đối chiếu, so sánh. Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết TK 131(được mở chi tiết theo tên khách hàng), sổ chi tiết TK 632 (được mở chi tiết theo tên hàng hoá), sổ chi tiết 512 (được mở chi tiết theo tên hàng hóa), sổ chi tiết 511 (được mở chi tiết theo tên hàng hoá), sổ chi tiết TK 641, sổ chi tiết TK 642, sổ chi tiết 911. Các sổ chi tiết được lập để cung cấp thông tin chi tiết. Sổ chi tiết được lập đồng thời với sổ tổng hợp, làm căn cứ đối chiếu cuối kỳ. Nếu có sự sai lệch, kế toán tiến hành kiểm tra sự đúng đắn trong việc cập nhật chứng từ gốc, kiểm tra chi tiết trên từng tài khoản, sau đó, đối chiếu số tổng cộng của các sổ chi tiết từng tài khoản chi tiết với số tổng cộng trên sổ cái của tài khoản đó để tìm lỗi sai. 2.3. Hệ thống tài khoản trong hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam * TK 156 – Hàng hoá, được chi tiết theo từng loại hàng hoá: 156 01: Jet A1 156 02: Do 156 03: Fo 156 04: A83 156 05: A92 156 06: Các mặt hàng xăng nhớt * TK 151 – hàng gửi tại kho cảng đầu nguồn 1511: giá trị hàng mua gửi tại kho cảng đầu nguồn 1512: chi phí mua hàng * TK 632 – Giá vốn hàng bán: Tài khoản này cũng được chi tiết theo từng loại hàng hoá: 632 01: Giá vốn hàng Jet A1 632 02: Giá vốn hàng Do 632 03: Giá vốn hàng Fo 632 04: Giá vốn hàng A83 632 05: Giá vốn hàng A92 632 06: Giá vốn các mặt hàng xăng nhớt * TK 131 - Phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Trong đó: 131 01: Phải thu Vietnamairlines 131 02: Phải thu Pacific airlines 131 03: Phải thu công ty bay dịch vụ Vasco 131 04: Phải thu World fuel services 131 05: Phải thu Airfrance 131 06: Phải thu Aeroflot 131 07: Phải thu khách hàng ngoài Hàng không * TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được mở để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. Doanh nghiệp bán hàng và theo dõi doanh thu theo từng mặt hàng: 511 01: Doanh thu bán Jet A1 511 02 : Doanh thu bán Do 511 03: Doanh thu bán Fo 511 04: Doanh thu bán A83 511 05: Doanh thu bán A92 511 06: Doanh thu bán xăng nhớt * TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ: Tài khoản này chỉ có tác dụng theo dõi khoản phát sinh trong nội bộ công ty, không có tác dụng xác định kết quả trong kỳ. TK này cũng được chi tiết theo doanh thu từng mặt hàng: 512 01: Doanh thu bán Jet A1 512 02: Doanh thu bán Do 512 03: Doanh thu bán Fo 512 04: Doanh thu bán A83 512 05: Doanh thu bán A92 512 06: Doanh thu bán xăng nhớt * TK 136 - Phải thu nội bộ: Đây là tài khoản theo dõi phần doanh thu nội bộ tại xí nghiệp, còn gọi là “thanh toán vốn hàng giao”. Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu chi nhánh, xí nghiệp trong kỳ. Được chi tiết theo từng đơn vị: 136 01: Phải thu xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Bắc 136 02: Phải thu xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Nam 136 03: Phải thu xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung 136 04: Phải thu xí nghiệp vận tải VTKT xăng dầu Hàng không 136 05: Phải thu xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Bắc 136 06: Phải thu chi nhánh công ty xăng dầu Hàng không tại Nghệ an 136 07: Phải thu xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Nam 136 08: Phải thu văn phòng đại diện của công ty tại TP Hồ Chí Minh * TK 336 - Phải trả nội bộ: Đây là tài khoản trung gian dùng để theo dõi phần doanh thu bán được tại các xí nghiệp và khoản xí nghiệp chuyển lên nhờ công ty thu tiền hộ. Tài khoản này được chi tiết theo từng xí nghiệp: 336 01: Phải trả xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Bắc 336 02: Phải trả xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Nam 336 03: Phải trả xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung 336 04: Phải trả xí nghiệp vận tải VTKT xăng dầu Hàng không 336 05: Phải trả xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Bắc 336 06: Phải trả chi nhánh công ty xăng dầu Hàng không tại Nghệ an 336 07: Phải trả xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Nam 336 08: Phải trả văn phòng đại diện của công ty tại TP Hồ Chí Minh * TK 33311 - Thuế đầu ra phải nộp: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp Ngân sách. * TK 641 – Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để theo dõi tất cả những khoản chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại các xí nghiệp. * TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này được dùng để tập hợp tất cả những khoản chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại công ty và cả văn phòng đại diện. * TK 911 – Xác định kết quả: Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong 1 kỳ kế toán. 2.4. Hạch toán tiêu thụ sản phẩm 2.4.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá 2.4.1.1. Doanh thu nội bộ Hàng hoá được chuyển về cho các xí nghiệp để phục vụ quá trình tiêu thụ. Theo quy định của công ty, trừ một số mặt hàng là xí nghiệp được kinh doanh và hạch toán xác định kết quả riêng, còn lại các mặt hàng kinh doanh chính xí nghiệp phải hạch toán phụ thuộc. Để theo dõi nội bộ, cả công ty và xí nghiệp đều phải mở tài khoản doanh thu nội bộ. Doanh thu nội bộ được xác định trên cơ sở hóa đơn luân chuyển nội bộ và không phải là căn cứ để xác định kết quả kinh doanh tại công ty. Hóa đơn luân chuyển nội bộ được lập cho từng đối tượng khách hàng. Trong trường hợp khách hàng là các hãng Hàng không bay tuyến nội địa và các khách hàng mua lẻ, hóa đơn luân chuyển nội bộ được ghi rõ tiền hàng, thuế GTGT, và tổng số tiền thanh toán. Còn đối với các hãng Hàng không bay tuyến quốc tế, hóa đơn luân chuyển nội bộ chỉ ghi số tiền bằng tổng số tiền thanh toán, không có thuế GTGT. Doanh thu nội bộ thể hiện giá trị hàng hoá mà công ty điều chuyển cho xí nghiệp và là căn cứ để hạch toán thuế GTGT đầu vào tại các xí nghiệp và thuế GTGT đầu ra tại công ty. Công ty xác định doanh thu nội bộ sau khi nhận được bảng kê hàng hoá bán ra của các xí nghiệp gửi lên. Doanh thu nội bộ tại công ty được xác định như sau: Doanh thu nội bộ = Sản lượng thực tế bán ở các XN * Đơn giá thuần luân chuyển nội bộ Trong đó: Sản lượng thực tế bán ở các XN: công ty xác định căn cứ vào báo cáo sản lượng hàng hoá bán ra của các xí nghiệp gửi lên. Đơn giá luân chuyển nội bộ: là đơn giá ghi rõ trong hoá đơn luân chuyển nội bộ và được xác định trên cơ sở giá vốn hàng nhập về. Căn cứ vào hoá đơn luân chuyển nội bộ, kế toán bán hàng tại công ty tiến hàn nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 136: thanh toán vốn hàng giao Có TK 512: doanh thu nội bộ Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra (nếu có) Bút toán kết chuyển doanh thu nội bộ tại công ty: Nợ TK 512: doanh thu nội bộ Có TK 136: thanh toán vốn hàng giao Quy trình hạch toán được minh họa qua ví dụ sau: Ngày 26/12/2007, xí nghiệp xăng dầu hàng không miền Trung bán dầu Jet A1 bằng VNĐ cho hãng Vietnamairlines bay tuyến nội địa theo phiếu xuất kho số 014161 (theo phụ lục I) Số lít: 6.000 Số lượng kg: 4.698 Ngày 31/12/2007, kế toán xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung tập hợp và gửi lên công ty Bảng kê dầu Jet A1 bán cho hãng Hàng không nội địa (Theo phụ lục IV), gồm: Tổng số lít: 4.370.308 Số lượng kg: 3.439.256 Hoá đơn luân chuyển nội bộ (hoá đơn 01163 - biểu số 6) do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập quy định đơn giá luân chuyển nội bộ dầu Jet trong tháng 12 là 13.992.000 đồng/tấn. Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính qua cửa sổ nhập liệu: Biểu số 7: CỬA SỔ NHẬP LIỆU – DOANH THU NỘI BỘ Số CT Ngày CT ND Chứng từ ĐV tính TK nợ Mã QL TK có Mã QL $ Tỷ giá Số tiền 014161 26/12/07 Bán dầu Jet cho XN XDHKMT kg 136 03 512 01 1 65.734.416 Thuế GTGT phải nộp Ngân sách 136 03 33311 6.573.442 …… … ………………… … … … …….. … … …. …………… 31/12/07 Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ 512 01 136 03 48.122.069.952 Số liệu sẽ tự động kết chuyển qua sổ chi tiết TK 512 01 và sổ cái TK512: Biểu số 8: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 512 01 TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 512 01 DOANH THU NỘI BỘ - JET A1 Tháng 12 năm 2007 Đvt: đồng Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK PS TK ĐƯ PS Nợ PS Có …… …… ………………… ……. ……. ………………… …………………. 011202 5/12/ 07 Doanh thu bán dầu Jet bằng USD cho XNMN 512 01 136 02 70.254.090 014161 2._.ết đến từng đối tượng, thuận lợi cho việc hạch toán và xác định kết quả cuối cùng cho từng đối tượng. Ngoài ra, công ty còn sử dụng thêm nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (như TK 136 - thanh toán giá vốn hàng giao; TK 336 - tiền thu bán hàng) để theo dõi mối quan hệ thanh toán nội bộ giữa văn phòng chính với các chi nhánh đơn vị trong cả nước. 1.2. Nhược điểm * Về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá Công ty xăng dầu Hàng Không có nhiều xí nghiệp hạch toán phụ thuộc không hạch toán đến kết quả cuối cùng. Các đơn vị này nằm ở nhiều vùng khác nhau. Vào cuối mỗi tháng, các xí nghiệp gửi các thông tin đã tập hợp và hạch toán được trong tháng cho Văn phòng chính qua mạng Internet. Chính vì vậy, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty gặp rất nhiều khó khăn, đôi khi không hoàn thành về mặt thời gian. * Về nhân viên kế toán Số lượng các nhân viên kế toán tại văn phòng công ty có thể nói là nhiều, nhưng so với khối lượng công việc lớn như vậy, nên 1 kế toán đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau. Điều này làm tăng khối lượng công việc cho mỗi nhân viên và có thể dẫn đến sự giảm sút hiệu quả làm việc. * Về tin học trong hạch toán Từ khi thiết lập đến nay, tuy đã có nhiều cố gắng hoàn thiện phần mềm, nhưng bên cạnh những ưu điểm phần mềm kế toán công ty còn nhiều điểm chưa được hoàn thiện. Vì đặc thù dữ liệu kế toán được lưu trữ qua nhiều năm, mặc dầu vậy, hiện nay, phần mềm kế toán công ty chưa có hệ thống ngăn chặn virut hiệu quả, đôi khi virut xâm nhập, làm ẩn thông tin, gây khó khăn rất nhiều cho công tác kế toán. * Về công tác lập và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ được bảo quản ở cả công ty và xí nghiệp. Trong trường hợp bán hàng cho khách hàng công ty trực tiếp ký hợp đồng, xí nghiệp gửi các hoá đơn chứng từ cần thiết về cho công ty, trong đó hoá đơn để công ty gửi trực tiếp cho khách hàng, còn các chứng từ cần thiết được công ty lưu giữ làm căn cứ hạch toán cuối tháng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giám sát của công ty được chặt chẽ hơn, tuy nhiên, do sự cách trở về mặt địa lý, các hoá đơn đôi khi không được giao kịp thời cho khách hàng. * Về hình thức ghi sổ và sổ sách kế toán + Hệ thống sổ sách tại công ty tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu thông tin cho công tác hạch toán cũng như quản lý. Tuy nhiên, trong đó, công ty chưa mở thêm các sổ phản ánh kết quả kinh doanh của từng xí nghiệp để theo dõi kết quả kinh doanh của từng đơn vị, từ đó, đưa ra biện pháp chỉ đạo hợp lý. + Trường hợp công ty bán hàng qua kho chi nhánh, xí nghiệp thì hầu hết các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo bán hàng, thu tiền vào cuối tháng. Điều này dẫn đến công việc kế toán bán hàng tại văn phòng công ty rất bận rộn vào những ngày cuối tháng và gây ra chậm trễ cho công tác hạch toán tại công ty. Trường hợp bán lẻ tại các chi nhánh, xí nghiệp thì nhân viên cửa hàng bán lẻ lập bảng kê xuất hàng hoá (bán lẻ) hay báo cáo bán hàng và gửi về công ty không theo một quy định mang tính thống nhất. Điều này gây khó khăn cho công ty, ảnh hưởng không tốt đến công tác quản lý và hạch toán kế toán. + Các sổ cái được thiết lập không có cột ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ, điều này gây rất nhiều khó khăn cho công tác đối chiếu, kiểm tra định kỳ. * Về hệ thống tài khoản kế toán + Việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toán như tại công ty tuy giúp thuận tiện trong việc theo dõi quan hệ thanh toán nội bộ nhưng làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. + Công ty sử dụng tài khoản 151 - hàng đang đi trên đường để phản ánh hàng gửi tại các kho cảng đầu nguồn. Trong đó, các TK được chi tiết như sau: TK 1511: giá trị hàng mua gửi tại kho cảng đầu nguồn TK 1512: chi phí mua hàng Theo tính chất của TK 151 là tài khoản dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho cảng của công ty. Như vậy, dùng tài khoản này để phản ánh hàng gửi tại kho cảng đầu nguồn là không chính xác. Vì hàng hoá này công ty đã chấp nhận thanh toán, đã nhận từ các tàu chuyên chở đã nhập hàng vào kho cảng của công ty chứ không phải là hàng đang đi trên biển. + Việc công ty phản ánh chi phí mua hàng vào TK 1512 là không đúng theo chế độ. Theo quy định, các chi phí mua hàng phải được phản ánh vào TK 1562 - chi phí mua hàng. + Tuy giá cả mặt hàng xăng dầu đang biến động liên tục song công ty vẫn chưa sử dụng TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tạo điều kiện cho công ty tránh được 1 khoản tổn thất không đáng có từ việc giảm giá của hàng hoá. Điều này cũng làm cho việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh cuối cùng là chưa chính xác. * Về thanh toán công nợ Khách hàng của công ty thường là khách hàng thường xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều nên việc thanh toán chậm chiếm tỷ trọng lớn. Với đặc điểm khách hàng như trên, dẫn tới tình trạng khách hàng nợ nhiều, gây ứ đọng vốn. Trong mấy năm gần đây, các khoản phải thu khách hàng của công ty chiếm đến gần 1/2 doanh thu bán hàng trong năm. Có thể nói, việc đôn đốc theo dõi công nợ của kế toán công ty hiện nay thực hiện còn chưa tốt. Nhiều trường hợp nợ dây dưa quá hạn mà chưa có biện pháp nào đôn đốc thu hồi vốn. * Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, công ty đã tiến hành cất giữ hàng hoá trong kho. Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp, việc cất trữ này là không tốt. Hiện nay, thị trường giá cả xăng dầu đang có biến động mạnh mà công ty chưa có biện pháp lập dự phòng để phòng ngừa rủi ro do sự biến động đột ngột của giá cả xăng dầu gây ra, điều này rất dễ gây ra cho công ty nhiều tổn thất khó lường trước được. * Về việc phân bổ chi phí kinh doanh Việc phân bổ chi phí kinh doanh ở công ty chưa thật sự hợp lý vì chưa phân loại được chi phí theo tính chất của chi phí. Các chi phí phát sinh tại văn phòng công ty ngoài chi phí quản lý doanh nghiệp còn phát sinh thêm những khoản chi phí bán hàng mà thực chất nó không được phản ánh vào TK 641. Thực ra, việc không phân định rõ ràng như vậy cũng không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối kỳ, tuy nhiên, nên có sự phân định rõ ràng hai loại chi phí này để tạo điều kiện thuận tiện hơn cho công tác quản lý chi phí, đưa ra các định mức chi phí phù hợp hơn cho năm sau. * Về phân bổ chi phí thu mua Theo quy định, khoản chi phí thu mua là các phí tổn mua hàng hoá phải được hạch toán riêng trên TK 1562 - phí mua hàng hoá, cuối kỳ phân bổ hoặc kết chuyển cho khối lường hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ. Tuy nhiên, việc phản ánh chi phí thu mua vào TK 1512 là không phản ánh được chính xác giá trị của hàng hoá mua về. Mặt khác, cuối tháng, kế toán lấy số dư nợ trên TK 1512 được tính luôn vào giá trị hàng hoá nhập về để tính đơn giá hàng xuất kho mà không tiến hành phân bổ để tính riêng ra cho lượng hàng đã bán và lượng hàng còn tồn cuối kỳ. * Việc xác định giá vốn hàng bán trong kỳ Theo công thức tính đơn giá hàng xuất kho, công ty tính: Đơn giá hàng xuất kho = GT hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng nhập + chi phí mua hàng Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng hao hụt trong kỳ Như vậy, việc tính toán giá vốn hàng bán trong kỳ là chưa chính xác. Vì lượng hàng trong kho có thể chưa bán hết được trong kỳ. Việc tính toán như trên đồng nghĩa với việc lượng hàng tại các kho của công ty và xí nghiệp luôn được bán hết trong kỳ. Mặt khác, giá vốn hàng xuất bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cũng mang lại nhiều bất tiện. Vì như vậy, trong tháng chỉ nhập được số liệu về số lượng hàng xuất kho, còn về giá trị thì phải để trống, đến cuối tháng mới tính toán được. Điều này đôi khi gây nhiều bất tiện vì lượng hàng nhập xuất ra khỏi kho là khá lớn và khá thường xuyên, giá cả mặt hàng xăng dầu lại biến động tương đối mạnh, nên phản ánh giá vốn theo giá bình quân cuối kỳ đôi khi không phản ánh được chính xác giá xuất kho của hàng hoá tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu hàng không Việt nam Để phục vụ cho công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, đòi hỏi công ty phải đặc biệt coi trọng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định được kết quả tiêu thụ. Có như vậy, công ty mới đáp ứng được kịp thời nhu cầu tiêu thụ, tránh hao hụt, thất thoát trong quá trình bảo quản, tránh tình trạng ứ đọng gây sụt giảm chất lượng. Mặt khác, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đảm bảo cho việc phản ánh chính xác số lượng và giá cả các mặt hàng bán ra, ghi nhận đúng doanh thu, giá vốn và các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh; phản ánh đúng các nghĩa vụ phải thực hiện với NSNN; theo dõi chính xác quá trình thanh toán công nợ với đối tác trên cơ sở đó xây dựng được mối quan hệ kinh tế làm ăn lâu dài và mang lại hiệu quả. Có thể nói, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là quá trình quan trọng giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý, trên cơ sở kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng các kế hoạch tiêu thụ tốt hơn cho kỳ tới. Vì vậy, hạch toán tiêu thụ hàng hoá tốt góp phần rất lớn vào sự thành công của công ty Hơn nữa, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra nhiều thời cơ và thách thức cho doanh nghiệp thương mại. Các nhà đầu tư, các đối tác nước ngoài tăng cường hợp tác với Việt nam. Chính vì vậy, với các doanh nghiệp thương mại mà nói, việc khẳng định uy tín là điều quan trọng nhất. Để xây dựng và củng cố được các mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với đối tác, ngoài việc xây dựng các chính sách kinh doanh hợp lý, công ty còn phải cung cấp thông tin một cách trung thực nhất về kết quả kinh doanh và tình hình tài chính. Như vậy, vai trò của kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng trong công ty là không nhỏ. Kế toán tiêu thụ cung cấp các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt một năm tài chính. Trên cơ sở đó, các đối tác, các nhà đầu tư có thể ra các quyết định hợp lý. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ sẽ giúp cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất. Công ty xăng dầu Hàng không Việt nam là một công ty lớn, trực thuộc tổng công ty Hàng không Việt nam. Các báo cáo tài chính hằng năm được cung cấp cho ban quản trị trong công ty và gửi lên cho tổng công ty Hàng không Việt nam xem xét, phê duyệt. Ban quản trị công ty trên cơ sở hoạt động kinh doanh của năm trước, đưa ra nhận xét, đánh giá, để có mức khen thưởng xử phạt hợp lý đồng thời đưa ra được các kế hoạch kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho năm sau. Tổng công ty Hàng không Việt nam là cơ quan quản lý trực tiếp của công ty, các chủ trương, chính sách của công ty đều do tổng công ty trực tiếp thông qua. Chính vì vậy, trách nhiệm của phòng tài chính kế toán là phải cung cấp thông tin một cách chính xác nhất về kết quả kinh doanh trong kỳ. Trách nhiệm này cũng thuộc về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong quá trình kinh doanh của mình, công ty cũng đóng góp một phần không nhỏ cho Ngân sách Nhà nước. Là một doanh nghiệp Nhà nước, nhưng công ty đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện mới. Chính vì vậy, doanh thu thuần và thu nhập của công ty ngày càng tăng cao. Việc xác định nghĩa vụ với Ngân sách được kế toán tiêu thụ hạch toán chính xác qua các kỳ kế toán. Hằng năm, kế toán xác định khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Ngân sách. Vì vậy, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chính xác và kịp thời giúp cho công ty thực hiện tốt hơn nghĩa vụ với Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế khi trực tiếp làm việc với công ty. Tóm lại, kết quả tiêu thụ là đối tượng quan tâm của nhiều đối tượng của cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Việc tổ chức kế toán tiêu thụ chặt chẽ, hợp lý và hạch toán kế toán tiêu thụ chính xác, kịp thời, phù hợp với chế độ để đảm bảo sự thống nhất mà vẫn mang lại hiệu quả cao là điều kiện hết sức cần thiết. Bên cạnh những ưu điểm, còn tồn tại rất nhiều mặt hạn chế, vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ phải được thực hiện 1 cách chặt chẽ, nghiêm túc. Có như vậy mới hạn chế được tồn tại, củng cố ưu điểm cho công tác kế toán tiêu thụ của doanh nghiệp. 3. Nguyên tắc hoàn thiện Xác định được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, việc đưa ra các biện pháp hoàn thiện và thực hiện nó phải được tiến hành thường xuyên, liên tục. Để làm được điều đó, điều trước tiên là phải xây dựng được các nguyên tắc hoàn thiện phù hợp, mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất mà không vi phạm quy định của Nhà nước. Xuất phát từ các quan điểm trên, ta có thể xây dựng được các nguyên tắc hoàn thiện như sau: * Hoàn thiện nhưng không đi trái lại các chính sách, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. * Hoàn thiện nhưng phải tuỳ thuộc vào các đặc thù kinh doanh của ngành kinh doanh xăng dầu, do vậy, trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, công ty có thể linh hoạt, sáng tạo trong việc xây dựng các biện pháp hoàn thiện cho phù hợp. * Hoàn thiện phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý. * Hoàn thiện phải được tiến hành đồng bộ, thống nhất với các phần hành nghiệp vụ khác, đảm bảo sự thống nhất, hoàn chỉnh trong hạch toán và cũng tránh việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ lại gây khó khăn cho các công tác kế toán phần hành khác. * Hoàn thiện phải mang tính khả thi, tiết kiệm chi phí và trên cơ sở mang lại hiệu quả tối ưu cho công tác hạch toán và giúp cung cấp thông tin chính xác cho các đối tượng quan tâm 4. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam * Về tổ chức công tác tiêu thụ hàng hoá Công tác tiêu thụ hàng hoá ở các xí nghiệp được chuyển về cho kế toán văn phòng công ty vào cuối tháng. Chính vì vậy, điều này đôi khi gây ứ đọng công việc cho kế toán trong những ngày cuối tháng. Công ty nên phân làm hai ngày để cho kế toán đơn vị chuyển kết quả về, có thể ngày 15 và 25 hàng tháng. Điều này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán tại công ty, vừa tạo điều kiện cho việc giám sát kỹ lưỡng hoạt động kinh doanh của đơn vị. * Về nhân viên kế toán Khối lượng công việc nhiều, vì vậy, để mang lại hiệu quả cao, công ty nên có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên kế toán, đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác kế toán. Mặt khác, một khi mỗi kế toán thực hiện một công việc nhất định, công việc kế toán sẽ được chuyên môn hoá, lại dễ dàng quy trách nhiệm trong trường hợp có sai sót. * Về tin học trong kế toán Phòng thống kê tin học trong công ty nên cài đặt thêm các phần mềm diệt virut hữu hiệu cho kế toán, tránh tình trạng tất cả dữ liệu đã được hoàn tất, chuẩn bị lên báo cáo thì lại bị virut xâm nhập, phá huỷ dữ liệu, gây khó khăn cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, nhanh nhạy. * Về xây dựng bộ máy kiểm soát trong công ty Kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đều phải tuân thủ nguyên tắc đầu tiên là hạch toán phù hợp với các chuẩn mực, chế độ hiện hành của Nhà nước. Để đảm bảo thực hiện tốt các quy định của Nhà nước, ngoài việc nhân viên kế toán phải cực kỳ xem trọng hạch toán đúng chế độ, việc xây dựng thêm một bộ phận kiểm soát trong công ty là rất cần thiết. Bộ máy kiểm soát sẽ thực hiện kiểm tra sự chính xác trong công tác hạch toán, kiểm tra độ trung thực của số liệu xí nghiệp gửi về hàng tháng, đối chiếu kết quả kinh doanh hàng tháng để xem xét, đánh giá hiệu quả hoạt động, và có thể cuối năm đến thực tế các xí nghiệp để kiểm tra quá trình làm việc của kế toán và ban quản trị các xí nghiệp. Công việc này nếu thực hiện tốt sẽ mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với chi phí công ty phải bỏ ra. * Về công tác lập và luân chuyển chứng từ Trường hợp hàng bán tại xí nghiệp, dù là khách hàng công ty trực tiếp ký kết hợp đồng hay không, công ty cũng nên uỷ quyền cho xí nghiệp gửi hoá đơn cho khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng, điều này vừa góp phần giảm một khoản chi phí lưu thông, vừa đảm bảo cung cấp chứng từ kịp thời cho khách hàng. * Về hình thức ghi sổ và sổ sách kế toán + Kế toán tiêu thụ công ty nên mở thêm hệ thống sổ theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của từng xí nghiệp để đánh giá được tình hình kinh doanh của các xí nghiệp trong năm, so sánh để có biện pháp điều chỉnh hợp lý cho chiến lược kinh doanh năm sau của doanh nghiệp. + Các sổ cái của công ty đều không có cột số chứng từ. Số chứng từ chỉ được phản ánh trong sổ chi tiết. Điều này là chưa chính xác. Công ty nên thiết kế thêm cột này vào các sổ cái, có như vậy, mới thuận tiện cho công tác hạch toán và công tác kiểm tra đối chiếu cuối kỳ, kiểm tra đối chiếu khi có sai sót. + Trường hợp công ty bán hàng qua các kho của chi nhánh, xí nghiệp, thì cùng với việc chuyển kết quả kinh doanh qua mạng internet kế toán nên chuyển các báo cáo tiêu thụ và tình hình thu tiền định kỳ ngày 15 và ngày cuối mỗi tháng, điều này thuận tiện cho việc hạch toán tiêu thụ của kế toán công ty, tạo điều kiện cho kế toán cung cấp thông tin kịp thời cho ban quản lý khi có yêu cầu. Còn trong trường hợp bán lẻ hàng hoá, kế toán tại các cửa hàng bán lẻ tiến hành lập bảng kê xuất hàng hoá và bảng kê bán lẻ hàng và gửi về công ty cũng theo một quy định thống nhất là vào ngày 15 và ngày cuối mỗi tháng. Điều này cũng góp phần giảm bớt được công việc cho kế toán công ty, tăng cường trách nhiệm cho kế toán chi nhánh bán lẻ. * Về tài khoản kế toán Công ty đã vận dụng sáng tạo hệ thống tài khoản kế toán mới đáp ứng yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết. Tuy nhiên, công ty nên hạn chế việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian làm giảm khối lượng công tác kế toán tránh sự phản ánh không chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi phản ánh lượng hàng về nhập tại các kho cảng đầu nguồn, nguồn hàng này công ty đã hoàn tất việc mua và nhập kho, chính vì vậy, công ty nên dùng TK 1561 – hàng hoá thay cho TK 1511- hàng đang đi đường là. Tương tự, chi phí thu mua nên tập hợp và tách riêng ra trên TK chi tiết 1562 – chi phí thu mua hàng hoá thay cho TK 1512. * Về thanh toán công nợ Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc thu hút khách hàng là điều kiện quan trọng, quyết định sự thành công giai đoạn đầu trong kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, không phải vì thế mà các doanh nghiệp thường xuyên cho khách hàng nợ nhiều, gây ứ đọng vốn. Công ty nên đưa ra các biện pháp quản lý tiền hàng, quản lý công nợ hiệu quả. Từ đó giúp theo dõi, đốc thúc việc thanh toán nợ cho công ty đồng thời cũng đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời đối với nợ quá hạn, tránh gây thiệt hại không đáng có cho công ty. Để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm, công ty nên đưa ra các các thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, trên cơ sở tỷ lệ phần trăm công ty tính ra khoản chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng. Nếu khách hàng thanh toán càng sớm, tỷ lệ chiết khấu càng cao. Bên cạnh đó, đối với các khách hàng trả nợ chậm, công ty nên áp dụng mức lãi suất tương đương lãi suất quá hạn của Ngân hàng, để giảm thiểu việc chiếm dụng vốn của công ty. Đồng thời, ngừng cung cấp hàng cho tháng kế tiếp nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán được các khoản nợ đến hạn. * Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do giá cả mặt hàng xăng dầu biến động thường xuyên, nên việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là hết sức cần thiết. Tuy vậy, công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dẫn đến việc hạch toán cuối kỳ là chưa chính xác, lại dễ gây rủi ro cho công ty. Việc trích lập dự phòng được thực hiện cho các loại hàng hoá, công cụ dụng cụ…thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp có giá trị ghi sổ lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Ta có thể khái quát phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Dự phòng giảm giá cần lập cho hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho cuối năm * Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho i - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho i Cuối năm tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cho năm tới lớn hơn số dự phòng giảm giá hiện còn tính đến cuối năm thì kế toán trích bổ sung: Nợ TK 632 Có TK 159 Ngược lại, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159 Có TK 632 Việc trích lập dự phòng sẽ phản ánh chính xác chi phí phát sinh trong kỳ, giúp cho việc hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác, phản ánh đúng tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt 1 kỳ kế toán. * Về việc phân bổ chi phí kinh doanh Chi phí quản lý tại văn phòng công ty chưa phản ánh đúng bản chất của chi phí. Thực tế, công ty cũng tiến hành bán hàng trực tiếp, chính vì vậy, có phát sinh chi phí bán hàng. Tuy nhiên, chi phí này lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, tại văn phòng công ty nên tách riêng hai loại chi phí này. Như vậy, khoản chi phí bán hàng – 641 sẽ bao gồm chi phí phát sinh tại công ty và chi phí được tập hợp tại các xí nghiệp. Khoản chi phí quản lý doanh nghiệp - 642 chỉ là những khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý tại văn phòng công ty và văn phòng đại diện. Việc phân ra như vậy sẽ rõ ràng hơn, mặt khác lại phản ánh đúng tính chất của hai loại chi phí này. * Về phân bổ chi phí thu mua Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của các khoản hao phí mà doanh nghiệp thương mại bỏ ra có liên quan đến quá trình mua hàng hoá, chẳng hạn như tiền công tác phí, chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng mua, chi phí lưu kho, lưu bãi…Do chi phí thu mua hàng hoá có liên quan đến lượng hàng đã bán và chưa bán cuối kỳ, nên để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại được chính xác, các chi phí này nên được phân bổ riêng ra cho lượng hàng đã xuất bán và lượng hàng còn tồn cuối tháng. Việc phân bổ như thế tạo điều kiện cho việc xác định giá vốn được chính xác hơn. Theo đặc thù hàng hoá xăng dầu, công ty nên lựa chọn tiêu thức phân bổ là trọng lượng hàng hoá. Công thức xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán được xác định như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán = Chi phí thu mua đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trọng lượng của hàng hoá đã bán + trọng lượng của hàng tồn cuối kỳ * Trọng lượng của hàng hóa đã bán Khi chi phí thu mua phát sinh, kế toán ghi nhận: Nợ TK 1562 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK thích hợp Cuối tháng, sau khi tiến hành phân bổ chi phí thu mua trong kỳ cho lượng hàng đã bán, kế toán ghi nhận: Nợ TK 632 Có TK 1562 * Về xác định giá vốn hàng bán trong kỳ Việc phân bổ chi phí thu mua và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng cho việc xác định giá vốn hàng bán trong kỳ. Bên cạnh đó, để việc hạch toán giá vốn được tiến hành thuận lợi và phù hợp hơn với đặc thù hàng hoá nhập xuất liên tục, công ty nên chuyển việc hạch toán giá vốn từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hạch toán. Theo phương pháp này, công ty có thể xác định được giá vốn hàng bán của bất kỳ mặt hàng nào tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. Điều đó thuận tiện hơn cho việc quản lý hàng hoá và quản lý kinh doanh tại công ty. KẾT LUẬN Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra nhiều thời cơ và thách thức mới cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Hình thành và phát triển trong giai đoạn đất nước đang bước vào thời kỳ đổi mới, công ty xăng dầu Hàng không cũng gặp phải không ít khó khăn. Thêm vào đó, giá cả sản phẩm xăng dầu liên tục leo thang, thị trường tồn tại nhiều mối quan hệ phức tạp, đặt ra cho các doanh nghiệp yêu cầu ”phải cạnh tranh để tồn tại”. Nhận thức được điều đó, toàn bộ công ty đã phấn đấu nỗ lực không ngừng để liên tục phát triển. Sự thành công của công ty hôm nay có một phần đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán. Là một sinh viên được công ty nhận vào thực tập, em đã bước đầu làm quen được với công việc kế toán, tìm hiểu bộ máy kế toán cũng như các phương pháp hạch toán tại công ty. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Vì thời gian tìm hiểu có hạn cộng với trình độ kiến thức còn mang nặng tính lý thuyết nên bài viết của em không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa, cùng các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty để em có thể khắc phục sai sót trong bài luận văn cuối khoá sắp tới. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dấn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, cùng toàn thể các cô chú, anh chị trong công ty xăng dầu Hàng không Việt nam đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 1) – NXB Tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 2) – NXB Tài chính Giáo trình: Kế toán tài chính doanh nghiệp – PGS.TS. Đặng Thị Loan Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh Thương mại – PGS.TS Nguyễn Văn Công Tạp chí kế toán Luận văn tốt nghiệp khoá 43,44,45 Các tài liệu khác (do công ty xăng dầu Hàng không Việt nam cung cấp). Phụ lục I TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN TRUNG Điện thoại : 0511.656901 Mẫu số: 06 Ký hiệu: MT/2007 Số phiếu xuất: 014161 MS: 01 - 00107638 - 002 PHIẾU XUẤT KHO (Xăng dầu) L5 - Hạch toán nội bộ Số TK: 001.1.37.0084048 Ngày 26 tháng 11 năm 2007 Hãng hàng không: Vietnamairlines Mã số thuế: 0100107518-1 Theo hợp đồng số: Phiếu hoá nghiệm số: 138 Số hiệu máy bay: A320 - A304 Số chuyến bay: VN - 241 Tuyến bay: HUI-HAN Xe tra: 75H - 2135 STT Ký hiệu xăng dầu Số lượng lit 0C Tỷ trọng Số lượng kg Ghi chú A B 1 2 3 4 5 1 Jet A1 6.000 19 0.753 4.698 (Tôi xác nhận về chủng loại, số lượng, chất lượng nhiên liệu là đúng yêu cầu) (Tôi xác nhận rằng nhiên liệu nạp trên đây đúng về số lượng và phù hợp với chỉ tiêu kỹ thuật) ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN CƠ TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) THỢ MÁY (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI GIAO HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ lục II CÔNG TY XĂNG DẦU HK VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN TRUNG Phát hành theo Công văn Số 5502 TCT/AC Ngày 20/12/2000 Của Tổng cục Thuế Mẫu số: 01 GTKT-5LL-02 Ký hiệu: MT/2007T Số: 01523 HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 26 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung Địa chỉ: Đà Nẵng Số TK: 001.1.37.0084048 Hãng hàng không mua: Vietnam Airlines Số tài khoản: 002.100.000.3161 Tại ngân hàng ngoại thương Việt nam Mã số thuế: 0100107518 1 STT Loại nhiên liệu Sân bay Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền 1 Jet A1 Đà Nẵng kg 4.698 15.750 73.993.500 Cộng tiền hàng: 73.993.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.399.350 Tổng cộng tiền thanh toán: 81.392.850 Số tiền bằng chữ: tám mươi mốt triệu ba trăm chín mươi hai nghìn tám trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Chuyên viên (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục III CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM VIETNAM AIR PETROL COMPANY XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN NAM SOUTHERN AIR PETROL ENTERPRISE HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO XĂNG DẦU FUEL DELIVERY BILL L5 - Hạch toán nội bộ (For internal Acounting) Số TK (Acount No): 001.1.37.0084048 Ngày 27 tháng 12 năm 2008 DD MM YY Phát hành theo Công văn số 5489 TCT/AC Ngày 07/12/2000 của Tổng cục Thuế Mẫu số (No):02GTGT-5LL-01 Ký hiệu (Ref): AA/2007T Số hoá đơn (No): 011202 MS (Code): 01-0017638-003 Hãng hàng không (Airlines): Vietnamairlines Mã số thuế (Code): 0100107518 1 Phiếu hoá nghiệm số (Quality control No): 632 Xe tra (Refueler No): 83H-7753 Số hiệu máy bay (Code of air craft): A320 – A304 Số chuyến bay (Flight No): Tuyến bay (Route): VN - 298 STT Ký hiệu xăng dầu Số lượng lít 0C Tỷ trọng Số lượng Giá bán Thành tiền (USD) Ghi chú Order number Code of fuel Actual quantity litre Actual temperature Actual density Quantily kg Sale price USD/Kg Total cost USD Note A B 1 2 3 4 5 6 7 1 Jet A1 6.412 20 4,0294 5.021 1,000 5.021 Cộng tiền hàng (Total sales amount): 5.021 USD Số tiền bằng chữ (In words): Năm nghìn không trăm hai mốt đô chẵn Tỷ giá: 15.58 (Tôi xác nhận về chủng loại, số lượng, chất lượng nhiên liệu là đúng yêu cầu). I confirm that the sort, quantity and quality of fuel are in accordance with requirements (Tôi xác nhận rằng nhiên liệu nạp trên đây đúng về số lượng và phù hợp với chỉ tiêu kỹ thuật) I confirm that this fuel is in accordance with the quantity and technical standard ĐẠI DIỆN BÊN MUA The representative of buyer ĐẠI DIỆN BÊN BÁN The representative of seller CƠ TRƯỞNG (captain) (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) THỢ MÁY (Mechanic) (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) NGƯỜI GIAO HÀNG Deliverer (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) GIÁM ĐỐC Director (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) Phụ lục IV CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG XÍ NGHIỆP XDHK MIỀN TRUNG TỔNG HỢP BÁN NHIÊN LIỆU JET A1 TẠI XN XĂNG DẦU HK MIỀN TRUNG Từ ngày 1/12/2007 đến 31/12/2007 STT Tên khách hàng Số lit thực tế Số kg Số lit ở 150C Tiền thu gián tiếp Tiền thu trực tiếp Tổng tiền 1 PACIFIC AIRLINES 601.289 473.352 599.881 - Trong đó bán ở kho CRA 29.711 23.442 29.527 - Trong đó bán ở kho DAN 303.398 238.538 302.367 - Trong đó bán ở kho PBA 268.180 211.372 267.987 2 CTY BAY DỊCH VỤ VASCO 79.180 62.599 78.899 - Trong đó bán ở kho CHULA 15.240 11.969 15.155 - Trong đó bán ở kho DAN 10.369 8.136 10.316 - Trong đó bán ở kho PCA 53.571 42.494 53.428 3 VIETNAMAIRLINES 3.689.839 2.903.305 3.676.208 - Trong đó bán ở kho CRA 643.839 507.762 639.335 - Trong đó bán ở kho DAN 2.119.220 1.665.225 2.110.814 - Trong đó bán ở kho PBA 926.780 730.318 926.059 Tổng cộng 4.370.308 3.439.256 4.354.988 Đà nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2007 LẬP BIỂU PHÒNG KH-KD PHÒNG TC-KT GIÁM ĐỐC MỤC LỤC ._.