Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Công nghệ ứng dụng (nhật ký chung - Ko lý luận)

Thông qua thời gian thực tập, sinh viên được tiếp cận thực tế hoạt động kinh doanh và công tác hạch toán kế toán ở các đơn vị. Từ đó, sinh viên có cơ hội vận dụng những kiến thức lý thuyết chuyên ngành được học ở trường Đại học vào thực tiễn, góp phần hình thành kỹ năng tổng hợp, đánh giá thực tế. Trong doanh nghiệp thương mại, tiêu thụ hàng hóa là một khâu rất quan trọng trong một chu kỳ kinh doanh, có tính chất quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để quản lý tốt được nghiệp vụ bán hàng và ra những quyết định kinh doanh hợp lý, hiệu quả thì kế toán với nhiệm vụ cung cấp các thông tin kế toán phải luôn được hoàn thiện cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế hiện nay, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại mang tính đa dạng rất cao như tự kinh doanh, nhận đại lý, ký gửi, cho thuê cửa hàng, kinh doanh siêu thị, hàng tự chọn v.v… Những vấn đề về lý luận cùng với yêu cầu của thực tiễn đang đòi hỏi công tác kế toán, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của các doanh nghiệp thương mại phải được hoàn thiện cho phù hợp hơn. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng, em đã tìm hiểu được những nét khái quát về quá trình hình thành, phát triển; đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng” Chuyên đề của em ngoài phần kết luận và mở đầu bao gồm 3 phần: Chương 1. Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động tiêu thụ của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Chương 2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Chương 3. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thanh Hiếu đã giúp đỡ chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành này. Do giới hạn về thời gian và trình độ nghiên cứu nên chuyên đề thực tập chuyên ngành của em không tránh khỏi những thiếu sót, em mong muốn nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô cũng các bạn để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ỨNG DỤNG Đặc điểm hoạt động tiêu thụ của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng 1.1.1. Danh mục ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghê ứng dụng Năm 2007, Việt Nam ngày càng phát triển trong lĩnh vực kỹ thuật và chuyển giao công nghệ, đặc biệt là các lĩnh vực tự động hóa, thiết bị điện tử, viễn thông, cơ điện lạnh. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ kỹ thuật và cung cấp chuyển giao công nghệ. Công ty được thành lập tháng 12/2006, với 3 cổ đông đầu tiên gồm ông Nguyễn Khắc Các, ông Nguyễn Mạnh Cường và ông Nguyễn Trường Sơn đã góp vốn thành lập Công ty Cổ Phần Công nghệ ứng dụng. Công ty có trụ sở chính tại P1016 Nơ 4B Khu Bán đảo Linh Đàm, quận Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại của công ty là (84-4) 3641 9894. Trong năm đầu tiên, Công ty tiến hành hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp gồm có: đăng ký sử dụng hợp pháp con dấu pháp nhân của Công ty, đăng ký sử dụng hợp pháp Mã số thuế Công ty, mã số Hải quan tại Cục Thuế TP Hà Nội, các thủ tục mua Hóa đơn thuế Giá trị gia tăng, hoàn thiện Hồ sơ Nội bộ doanh nghiệp, bao gồm: Điều lệ Công ty, Danh sách các thành viên Công ty, Giấy chứng nhận Vốn góp, các Quyết định bổ nhiệm các chức danh quản lý của Công ty... Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và có được các điều kiện cần thiết, Công ty đã đi vào hoạt động. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã có sự thay đổi theo Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi lần 2 ngày 20/10/2009. Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điều chỉnh lần 2, vốn điều lệ Của công ty là 6.000.000.000 VNĐ (Sáu tỷ đồng chẵn). Công ty có ngành nghề kinh doanh chủ yếu là: Tư vấn giám sát thi công công trình, Mua bán thiết bị điện - điện tử - tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị công nghiệp, phụ tùng, vật tư sản xuất công nghiệp, thiết bị phục vụ đào tạo và giảng dạy, hàng kim khí điện máy cung cấp dịch vụ kỹ thuật, Cung cấp chuyển giao công nghệ trong các lĩnh vực tự động hóa, thiết bị điện tử, viễn thông, cơ điện lạnh. 1.1.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty Hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh sản phẩm công nghệ mới như: cung cấp và dịch vụ xây lắp cơ điện, tự động hóa, cung cấp thiết bị công nghiệp nặng, cung cấp thiết bị điện, công nghệ thông tin,… Các dự án mà Công ty đã tham gia đấu thầu và thực hiện với các công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực tự động hoá như: Hệ thống điều khiển toà nhà, bộ điều khiển lập trình, Hệ thống điều khiển phân tán, SCADA ( giám sát, điều khiển và thu thập dữ liệu), Hệ thống điều khiển máy công cụ, Điện tử công suất (DC drive, inverter, ...), đo thông minh, vi xử lý...Công ty đã xây dựng được những mối quan hệ bạn hàng tin cậy với nhiều hãng sản xuất có uy tín trên thế giới: MOTOROLA, GAITRONICS (telecommunication); SAAB TANK CONTROL, MAGNETROL (level gauging system); BOSH/PHILIP. Các nhà cung cấp của Công ty: Nền kinh tế phát triển thì vai trò của công nghiệp hóa, hiện đại hóa là rất quan trọng. Nắm bắt được nhu cầu thị trường, Công ty đã tổ chức các hoạt động kinh doanh phù hợp với thực tế và Công ty đã trở thành nhà phân phối, đại lý cung cấp các thiết bị như Biến tần, các bộ điều khiển lập trình và các thiết bị trong ngành tự động hóa, các hãng cung cấp chính như: OMRON, NAMBUK, ABB,… Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng có thế mạnh là Công ty cung cấp các dịch vụ trong lĩnh vực kỹ thuật và chuyển giao công nghệ. Hiện nay Công ty là Công ty tích hợp hệ thống và đại diện chính thức tại Việt nam của các công ty: Công ty NovaTech Process Solution trong việc cung cấp thiết bị và giải pháp DCS trong công nghiệp,… Ngoài ra Công ty cũng tạo dựng được các mối quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng tự động hoá lớn trên thế giới như: Omron, Siemens, Rockwell Automation,... và với một số hãng điện tử chuyên dùng như: Microchip, Gill, Heidenhain, Samwha, Motorola, Philips Bosh, Gaitronics, Magnetroll Vaisala, , Schneider, ... Khách hàng chủ yếu của Công ty: Khách hàng của Công ty là các Doanh nghiệp kinh doanh, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cũng như các doanh nghiệp có nhu cầu về kỹ thuật và công nghệ hiện đại. Ngoài thị trường trọng điểm là các thành phố lớn có tốc độ Công nghiệp hóa – hiện đại hóa mạnh như: thành phố Hồ Chí Minh, thủ đô Hà Nội,… thì mục tiêu của Công ty là nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ nhằm thu hút thêm khách hàng tại các tỉnh và thành phố khác trên cả nước mà trước mắt là các tỉnh phía Bắc như: Lạng Sơn, Nam Định, Thái Bình, Ninh Bình, Thanh Hóa, Quảng Ninh,… 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng gồm các các chi nhánh và một cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Mỗi cửa hàng đều có nhân viên bán hàng, nhân viên nhập liệu và nhân viên thu ngân. Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng là phương thức bán hàng trực tiếp và phương thức bán hàng đại lý ký gửi. Cụ thể nội dung của hai phương thức này như sau: Phương thức bán hàng trực tiếp tại Công ty là phương thức bán hàng cho các doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp sản xuất... để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra hoặc cho người tiêu dùng hoặc các doanh nghiệp hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng hóa thường được bán theo lô hàng với số lượng lớn. Giá bán của hàng hóa biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng hóa bán ra và phương thức thanh toán của khách hàng. Công ty có 1 cửa hàng tai trụ sở của Công ty. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng hóa cho khách hàng. Hết ca, hết giờ bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá tồn kho để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập nên báo cáo bán hàng . Phương thức bán hàng đại lý: là phương thức mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở là đại lý, kí gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên đơn vị nhận làm đại lý, kí gửi sẽ trực tiếp bán hàng hóa, thanh toán tiền hàng và được hưởng một khoản hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại này được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, khi đó doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng hóa này. Công ty nhận nhiều đơn vị làm đại lý, ký gửi sản phẩm cho mình, bán hàng hóa chịu thuế GTGT, bán đúng giá quy định hưởng hoa hồng. Trung tâm phải kê khai nộp thuế GTGT của hàng bán đại lý và hoa hồng được hưởng. Ngoài ra, Công ty cũng cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, cho thuê tùy theo nhu cầu của khách hàng. Trong việc thanh toán tiền hàng với khách hàng Công ty áp dụng 2 hình thức thanh toán sau: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hay qua ngân hàng: Hình thức này áp dụng với khách hàng không thường xuyên, mua với khối lượng nhỏ và chưa có tín nhiệm với Công ty. Khách hàng thường yêu cầu lấy hàng ngay và thanh toán liền sau đó. Ngoài tiền mặt thu trực tiếp, Công ty cũng chấp nhận thanh toán với khách hàng thông qua Ủy nhiệm thu ngân hàng với giá trị lớn. Hình thức này đảm bảo cho Công ty thu hồi được vốn nhanh và tiếp tục tái đầu tư cho hoạt động kinh doanh. Thanh toán trả chậm Phương thức thanh toán này chỉ được áp dụng đối với những khách hàng có tín nhiệm hoặc xuất bán hàng hóa theo những hợp đồng kinh tế lớn. Thời hạn thanh toán được xét cụ thể theo từng trường hợp hoặc được xác định trên hợp đồng. Thông thường, thời hạn thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ khi mua hàng hóa. 1.1.4. Các phương thức thanh toán Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, để đảm bảo thu hút được nhiều khách hàng, mở rộng thị trường, tăng lợi nhuận, Công ty đã xây dựng các phương thức thanh toán linh hoạt, phù hợp với từng đối tượng khách hàng và từng điều kiện cụ thể như sau: - Trả ngay: áp dụng trong các trường hợp bán cho các khách hàng không có đủ uy tín trong thanh toán hoặc không phải là khách hàng lâu năm của công ty. - Trả chậm: Phương thức này được sử dụng khi Công ty bán sản phẩm cho các khách hàng lâu năm, có quan hệ hợp đồng với công ty. Thời gian trả chậm sẽ phụ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Để đảm bảo mục tiêu nâng cao doanh số sản phẩm dịch vụ bán ra và giảm thiểu chi phí, Công ty luôn chú ý tới các mặt sau trong hoạt động tiêu thụ hàng hóa: Về quy cách, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ xuất bán cho khách hàng Sản phẩm của Công ty (qua nhập khẩu hoặc mua qua các Công ty khác) trước khi nhập kho phải qua bộ phận kiểm tra về chất lượng,số lượng để đảm bảo uy tín cũng như tăng khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường trong nước cũng như xuất khẩu sang các nước lân cận. Về hợp đồng kinh tế giữa Công ty và khách hàng Phòng kinh doanh thị trường chủ động tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, phát triển mạng lưới rộng khắp. Từ những tìm hiểu, khai thác thị trường, phòng kinh doanh thị trường sẽ kết hợp với khả năng cung ứng của Công ty để tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế cho Công ty. Khi thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế, phòng kế toán tài chính cũng có một vai trò quan trọng là: xem xét, phân tích và đánh giá được khả năng tài chính của khách hàng, tham mưu cho Ban điều hành Công ty về các điều khoản trong hợp đồng kinh tế Hợp đồng kinh tế khi được ký kết phải thật chặt chẽ để hạn chế những rủi ro, song cũng phải đảm bảo các điều khoản thật hợp lý, trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi. Điều đó sẽ khuyến khích và tạo điều kiện cho khách hàng mua hàng, Công ty cũng tạo cho mình cơ hội có những khách hàng lâu năm. Một bản hợp đồng kinh tế thường gồm những nội dung chính sau: + Tên đơn vị bán hàng + Người đại diện của đơn vị bán hàng, chức vụ + Tên đơn vị mua hàng. + Người đại diện của đơn vị bán hàng, chức vụ + Số tài khoản tiền gửi ngân hàng. + Hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, quy cách. + Thời gian, địa điểm mua hàng. + Các điều kiện về thanh toán: phương thức, thời hạn… + Phương thức vận chuyển hàng hóa. Về giá bán sản phẩm, dịch vụ Giá bán các sản phẩm, dịch vụ của Công ty là giá thống nhất trên toàn bộ hệ thống( từ cửa hàng giới thiệu sản phẩm, các chi nhánh cho đến các đại lý, ký gửi). Vì vậy mà Công ty đã sử dụng thêm các hình thức dịch vụ để tác động nhằm thu hút khách hàng. Các dịch vụ đó bao gồm: Khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của Công ty nếu không có phương tiện vận chuyển sẽ được Công ty vận chuyển đến tận nơi. Công ty đề ra một số biện pháp hỗ trợ khách hàng trong thanh toán như trả tiền chậm không tính lãi, khuyến mãi,… Biện pháp trả tiền chậm thường chỉ áp dụng với phương thức bán hàng đại lý, ký gửi song vẫn cần kèm theo tài sản thế chấp, cầm cố để để tránh rủi ro trong kinh doanh cho Công ty. Đối với những khách hàng mua sản phẩm của Công ty với số lượng lớn mà không có kho bãi lưu trữ, bảo quản, Công ty sẽ nhận giữ hộ và bảo quản sản phẩm cho Công ty khách hàng. Phí dịch vụ giữ hộ này sẽ được thanh toán theo điều khoản trong hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. Về quản lý các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm Tại Công ty các khoản mục chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi chặt chẽ nhằm tối thiểu hóa chi phí và tăng lợi nhuận kinh doanh của Công ty. Về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ phải xác định được chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty theo đúng quy định, chế độ của Bộ tài chính ban hành. Kết quả của quá trình kinh doanh của Công ty được thể hiện bằng số liệu kế toán. Do đó, nhiệm vụ của kế toán là phản ánh kiểm tra, giám sát tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình này. Các quan hệ hạch toán kế toán gắn liền với toàn bộ quá trình kinh doanh cho đến khi Công ty xác định được kết quả đó, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty đối với Nhà nước (nộp đầy đủ các loại thuế cho Nhà nước). Hoạt động tiêu thụ ở công ty phải đảm bảo công ty kinh doanh có lãi, song vẫn không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ỨNG DỤNG 2.1. Kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Doanh thu được xác định khi có đầy đủ 4 yếu tố sau: - Đã xuất hóa đơn cho khách hàng. - Doanh thu xác định tương đối chắc chắn. - Công ty đã thu hay sẽ thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng trong tương lai. - Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng. Vào cuối mỗi tháng khi Công ty nhận đầy đủ các hóa đơn, chứng từ thì sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu, tiền thu được từ bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ nhận vào tháng sau. Đối với doanh thu của tháng 12 do cuối tháng mới nhận được hóa đơn, chứng từ cho nên để đảm bảo tính đúng kỳ trong kế toán thì Công ty sẽ ghi nhận doanh thu của tháng 12 là doanh thu tạm tính. Các chứng từ được sử dụng gồm có: - Đơn đặt hàng. - Hóa đơn. - Bảng giá. - Hợp đồng đại lí. - Hợp đồng cung cấp hàng hóa - Phiếu thu. - Báo cáo bán hàng. - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra. - Các chứng từ về hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho Đối với phương thức bán hàng trực tiếp Mẫu “Đơn đặt hàng” tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng như sau: Biểu số 1: Mẫu Đơn đặt hàng Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 40 thuộc HĐKT số: 01/TBĐT/CNUD-TTBB Đơn đặt hàng này được lập vào ngày 04 háng 10 năm 2009 là một phần không tách rời hợp đồng số: 01/TBĐT/CPND-TTBB Bên A : Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng (CNUD) Địa chỉ: P1016 Nơ 4B khu Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội Tài khoản: 10200100055608, tại Ngân hàng TMCP Dầu khí toàn cầu – Sở Giao dịch Đại diện: Ông Nguyễn Mạnh Cường Chức vụ: Phó giám đốc Làm đại diện cho Bên Bán hàng, sau đây gọi tắt là Bên Bán. Bên B: Công ty TNHH Truyền thông Biển Bạc Địa chỉ: 20 Ngô Quyền – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: (04) 4 934 971 Mã số thuế: 01.001.00417 Tài khoản: 10201.00000.27069, Tại Sở giao dịch 1 – Ngân hàng Ngoại thương VN Đại diện: Bà Đỗ Nguyệt Nga Chức vụ: Giám đốc Làm đại diện cho bên Mua hàng, sau đây gọi tắt là Bên Mua. Cùng thống nhất các điều khoản cung cấp hàng hóa như sau: Điều 1: Phạm vi cung cấp và giá cả: Tên hàng hóa/Nhà sản xuất Xuất xứ SL Đơn giá (nghìn đồng) Thành tiền (nghìn đồng) ĐG trước thuế ĐG thuế ĐG sau thuế Trước thuế Thuế Sau thuế 1 2 3 4 5 6=4+5 7=3*4 8=3*5 9=7+8 Bộ hiển thị nhiệt độ 02 340.000 34.000 374.000 680.000 68.000 748.000 Tổng giá trị trước VAT 680.000.000 Thuế VAT (10%) 68.000.000 Tổng giá trị sau VAT 748.000.000 (Bằng chữ: Bảy trăm bốn mươi tám triệu đồng chẵn./. - Giá trên được hiểu là giá giao tại kho của Bên Bán. - Giá không thay đổi trong quá trình thực hiện đơn hàng. - Quy cách hàng hóa: hàng mới 100%, đầy đủ phụ kiện. Điều 2: Phương thức giao nhận - Thời gian giao hàng: trong vòng 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày ký đơn hàng. - Địa điểm giao hàng: tại kho của Bên bán. - Việc giao nhận hàng sẽ được hai bên tiến hành kiểm tra bằng mắt thường về số lượng, chất lượng bên ngoài hàng hóa và ký xác nhận tại thời điểm giao hàng bằng Biên bản giao nhận hàng. Điều 3: Điều khoản thi hành - Đơn đặt hàng này có hiệu lực kể từ ngày ký. - Đơn đặt hàng này được làm thành 06 (sáu) bản tiếng Việt có giá trị như nhau. Đại diện Bên Bán Đại diện Bên Mua Nguyễn Mạnh Cường Đỗ Nguyệt Nga Sau khi nhận được Đơn đặt hàng, Công ty tiến hành các giao dịch cần thiết để cung cấp hàng hóa, thiết bị cho khách hàng như kiểm tra chất lượng, chủng loại của hàng hoá, đồng thời phòng Kế toán tài chính sẽ xuất hoá đơn. Công ty sử dụng hoá đơn in có Logo của Công ty và theo mẫu quy định của Bộ Tài. Hoá đơn GTGT có biểu mẫu như sau: Biểu  số 2: Mẫu hóa đơn GTGT của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Mẫu số: 01GTKT-3LL HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AB/2009B Liên 3: Nội bộ Số: 0057132 Ngày 10 tháng 10 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Địa chỉ: P1016 Nơ 4B khu Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản Điện thoại:.................................. Mã số: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Minh Hồng Tên đơn vị: Công ty TNHH Truyền Thông Biển Bạc Địa chỉ: 20 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 01.001.00417 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bộ hiển thị nhiệt độ Cái 02 340.000.000 680.000.000 Cộng tiền hàng: 680.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 68.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 748.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm bốn mươi tám triệu đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Sau khi nhận được liên 3 hóa đơn giá trị gia tăng từ nhân viên hỗ trợ, thủ kho xuất hàng hóa từ kho của Công ty lên cửa hàng và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và chuyển cho kế toán tại cửa hàng. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau: Biểu số 3: Mẫu phiếu xuất kho của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ỨNG DỤNG P1016 Nơ 4B khu Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 10 tháng 10 năm 2009 Người mua: Nguyễn Minh Hồng Đơn vị: Công ty TNHH Truyền thông Biển Bạc Nội dung: Xuất bán cho chị Nguyễn Minh Hồng – Công ty TNHH Truyền thông Biển Bạc Kho xuất : (HH) STT Mặt hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bộ hiển thị nhiệt độ Cái 2 340.000.000 680.000.000 Cộng tiền hàng 680.000.000 Thuế GTGT (10%) 68.000.000 Tổng tiền: 748.000.000 Cộng thành tiền(bằng chữ): Bảy trăm bốn mươi tám triệu đồng chẵn./. Lập phiếu Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Cuối ngày, kế toán tại cửa hàng lập phiếu thu số tiền bán hàng trong ngày: Biểu số 4: Mẫu phiếu thu của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng CÔNG TY CỔ PHẤN CÔNG NGHỆ ỨNG DỤNG P1016 Nơ 4B khu Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số: 01-TT PHIẾU THU Ngày 11 tháng 10 năm 2009 Số: PT141 Nợ TK: 1111 Có TK: 131 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Minh Hồng Địa chỉ: Công ty TNHH Truyền thông Biển Bạc Lý do nộp: Thanh toán tiền mua bộ hiển thị nhiệt độ Số tiền: 748.000.000 (viết bằng chữ): Bảy trăm bốn mươi tám triệu đồng chẵn./. Kèm theo 1 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đối với phương thức hàng gửi đi bán( đại lý, ký gửi) Các chứng từ ban đầu sử dụng bao gồm: phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, hóa đơn giá trị giá tăng…. Công ty gửi hàng hóa tới các cửa hàng nhận hàng gửi bán theo giá của Công ty đã bàn giao. Khi nhân viên của cửa hàng đến nhận hàng tại kho của Công ty thì thủ kho lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Phiếu xuất kho theo phương thức hàng gửi bán của Công ty có mẫu như sau: Biểu số 5: Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Đơn vị: Công ty CP Công nghệ ứng dụng Địa chỉ: P1016 Nơ 4B khu Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số: 04/XKĐL - 3LL Ban hành theo Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI LÝ Ngày 20 tháng 10 năm 2009 Liên 1: lưu Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 2510 ngày 01 tháng 09 năm 2009 của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụngvới Công ty TNHH Dịch vụ Tin học Hoàng Lan về việc giao hàng bán đại lý hộp giao diện với máy tính Họ tên người vận chuyển: Lê Hoàng Long Phương tiện vận chuyển: Xe ôtô tải Xuất tại kho: Hàng hóa của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng Nhập tại kho: Số 1 của Công ty TNHH Dịch vụ Tin học Hoàng Lan Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2  3 1  Hộp giao diện với máy tính H1 Hộp 100 2.000.000  200.000.000 Cộng 200.000.000 Người nhận hàng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu 2.1.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 156 – Hàng hóa: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hóa của Công ty, bao gồm hàng hóa, thiết bị tại các kho hàng. Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng: dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kì kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại: dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán với người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng với khối lượng lớn và theo thỏa thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng). Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại: dùng để phản ánh giá trị của số hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 531: Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán: dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kì kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Tài khoản 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra: dùng để phản ánh só thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kì. 2.1.2.2. Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng tại Công ty Theo quy định của Công ty mọi quan hệ thanh toán với khách hàng như tiền hàng, khách hàng ứng tiền hàng đều phải được theo dõi qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Vì vậy khi phát sinh doanh thu (kế toán căn cứ theo nội dung của Chuẩn mực kế toán số 14), kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 131: Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Có TK 511: Doanh thu Có TK 333(1): Thuế GTGT phải nộp Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: hàng hóa Thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hay qua ngân hàng: Khi tiếp nhận phiếu thu hay giấy báo Có của ngân hàng, kế toán phản ánh bút toán thu tiền: Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng thanh toán Có TK 131: số tiền khách hàng phải thanh toán Thanh toán trả chậm Khi khách hàng trả tiền, căn cứ phiếu thu hay giấy báo Có của ngân hàng, kế toán phản ánh bút toán thu tiền như trên. Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán nếu có được ghi nhận như sau: Nợ TK 521: chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK 531: giá bán của hàng hóa bị trả lại chưa có thuế GTGT Nợ TK 532: giảm giá hàng bán cho khách hàng Nợ TK 635: chiết khấu thanh toán Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112: nếu trả lại khách hàng ngay bằng tiền mặt, hay tiền gửi ngân hàng Có TK 131: nếu giảm trừ vào số tiền khách hàng phải trả Cuối kì, kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511: Doanh thu tiêu thụ Có TK 521, 531, 532: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Các trường hợp giảm trừ doanh thu: * Chiết khấu thương mại áp dụng trong trường hợp khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Tỷ lệ hay số tiền chiết khấu phải được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, để đơn giản hóa công tác kế toán, kế toán xác định doanh thu tiêu thụ chính là giá bán chưa có thuế trừ đi (-) số chiết khấu thương mại. Do vậy, Công ty không hạch toán khoản chiết khấu thương mại. * Hàng bán bị trả lại là hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ bao gồm Biên bản xác định hàng hóa không đủ quy cách phẩm chất, Biên bản trả lại hàng hóa, đồng thời bên mua lập hóa đơn GTGT trả lại hàng, trên hóa đơn phải ghi rõ hàng trả lại, bên mua lập phiếu xuất kho để trả hàng, chứng từ phản ánh nghiệp vụ chi tiền của bên bán như phiếu chi, giấy báo Nợ. Tuy nhiên, nghiệp vụ này cũng rất ít khi xảy ra Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng nên trong phạm vi chuyên đề thực tập, em không đề cập đến nội dung này. * Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ bao gồm Biên bản xác định hàng hóa không đủ quy cách phẩm chất, Biên bản giảm giá, đồng thời bên bán phải lập hóa đơn GTGT cho số hàng được giảm giá, ghi rõ giảm giá hàng bán, chứng từ phản ánh nghiệp vụ chi tiền của bên bán như phiếu chi, giấy báo Nợ. 2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu Quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng của Công ty Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI TK 511,131.111.112 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Tổng hợp chứng từ gốc: Phiếu chi, phiếu khác… Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 511.131 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Cuối tháng, kế toán viên tại Công ty căn cứ vào báo cáo hàng gửi bán từ đại lý và báo cáo bán hàng của cửa hàng tại trụ sở Công ty để tổng hợp lên sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Mẫu sổ chi tiết doanh thi bán hàng tại Công ty như sau: Biểu số 6: Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ ứng dụng SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 511 Tháng 10 năm 2009 Đơn vị tính: 1.000VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ …. 3/10 Biến tần 3P,5.5 KW 1111 9.000.000 6/10 Cáp nhớ 64 Kby 1111 600.000 10/10 Bộ hiển thị nhiệt độ 1111 680.000.000 28/10 Nguồn cấp 1111 350.000 Cộng phát sinh 689.950.000 Dư cuối kỳ …. Ngày 1 tháng 11 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Nguyễn Thanh Thanh Loan Nguyễn Thị Thanh Hoa Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ chi tiết, kế toán tiêu thụ vào sổ Cái tài khoản 511. Mẫu sổ cái TK 511 như sau: Biểu số 7: Mẫu sổ cái Tài khoản 511 tại Công ty Công ty CP Công nghệ ứng dụng Mẫu số S03b-DN P1016 Nơ 4B khu Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/200 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TK 511 Năm: 2009 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diên giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ 3/10 Biến tần 3P, 5.5 KW 1111 9.000.000 6/10 Cáp nhớ 64 KB 1111 600.000 ……… … … … 10/10 Bộ hiển thị nhiệt độ 1111 680.000.000 ….. …… …. .. 28/10 Nguồn cấp 1111 350.000 Cộng phát sinh ….. … 689.950.000 … Dư cuối kỳ …. … … … Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán giá v._.