Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa (nhật ký chứng từ - Ko lý luận)

ịnh kết quả kinh doanh thì họ phải trải qua một khâu cực kỳ quan trọng đó là khâu tiêu thụ hàng hóa. Có thể nói rằng tiêu thụ hàng hóa mang ý nghĩa sống còn đối với một doanh nghiệp. Tiêu thụ là một giai đoạn không thể thiếu trong mỗi chu kỳ kinh doanh vì nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của một chu kỳ kinh doanh và chỉ giải quyết tốt được khâu tiêu thụ thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện được chức năng của mình là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Bên cạnh việc tổ chức kế hoạch tiêu thụ hàng hoá một cách hợp lý. Để biết được doanh nghiệp làm ăn có lãi không thì phải nhờ đến kế toán phân tích doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Vì thế việc hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp có một vai trò rất quan trọng. Kế toán phân tích doanh thu và xác định kết quả kinh doanh là một trong những thành phần chủ yếu của kế toán doanh nghiệp về những thông tin kinh tế một cách nhanh nhất và có độ tin cậy cao, nhất là khi nền kinh tế đang trong giai đoạn cạnh tranh quyết liệt mỗi doanh nghiệp đều tận dụng hết những năng lực sẵn có nhằm tăng lợi nhuận, củng cố mở rộng thị phần của mình trên thị trường. Cũng như các doanh nghiệp khác Công ty cổ phần tin học Bách Khoa là một doanh nghiệp thương mại đã sử dụng kế toán để thực hiện công tác điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong đó kế toán theo dõi tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi quá trình bán hàng, số lượng hàng hoá bán ra, chi phí bán hàng để cung cấp đầy đủ thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh từng kỳ sao cho nhanh nhất, hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập tại Công ty, nhận thức được vấn đề tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh đồng thời được sự hướng dẫn của cô giáo TH.S Phạm Thị Minh Hồng và sự giúp đỡ của các anh chị phòng kế toán Công ty em đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ & xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa”. Chuyên đề được chia thành 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức công tác quản lý tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty cổ phần Bách Khoa. Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Đặc điểm hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa. Đặc điểm hàng hóa của Công ty Công ty cổ phần tin học Bách Khoa là Công ty thương mại thuần túy, hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Công ty. Các mặt hàng chủ yếu của Công ty gồm Thiết bị công nghệ thông tin: máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính như loa, chip, ram, USB, HDD, FDD, Mouse, Keyboard, máy in, thiết bị mạng…. Thiết bị điện lạnh: điều hòa treo tường, điều hòa tủ đứng, điều hòa áp trần, điều hòa âm trần, các vật tư thiết bị điều hòa… Thiết bị thang máy. Đây đều là những mặt hàng có tính công nghệ, kỹ thuật cao, cấu tạo phức tạp và tinh vi có thể được nhập mua trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Hàng hóa được Công ty kiểm tra về mặt chất lượng vật chất và công nghệ trước khi nhập vào cũng như khi xuất bán và theo dõi tồn kho để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thõa mãn nhu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Hàng hóa của Công ty chủ yếu mua về được nhập kho trước khi trước khi xuất bán nên yêu cầu về công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho của Công ty được hết sức chú trọng. Việc quản lý hàng hóa tại các kho của Công ty được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán ASIA. Hàng hóa của Công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hóa tùy theo loại hàng hóa và hãng hàng hóa mà Công ty mã hóa để tiện cho việc kiểm tra Biểu 1.1: Danh mục một số hàng hóa, vật tư TT Mã HH Tên HH ĐVT 1 4190-64A IBM system X Chiếc 2 4348- 42X IBM system X 3100 Chiếc 3 NY749AA HP-compaq presario Chiếc 4 NY747AA HP pavilion P6217L-E7600 Chiếc 5 742G32Mn-077 Acer Aspire As4736 Chiếc 6 332G32Mn-002 Acer Aspire As5740 Chiếc 7 CanonLBP5050 Canon LBP5050 Chiếc 8 Canon BP3370 Canon LBP3370 Chiếc 9 HP laserJet 1022N HP LaserJet 1022N Chiếc 10 SamSung Laser Printer 1640 1640 Chiếc … ( nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Đặc điểm quá trình thu mua và quản lý hàng hóa tại Công ty Đặc điểm quá trình thu mua hàng hóa Trong hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa cho luân chuyển chủ yếu là mua ngoài. Có thể coi mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, cho nên việc mua hàng hóa được tổ chức và thực hiện tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ, đến kết quả tiêu thụ hàng hóa cũng như kết quả kinh doanh của cả Công ty. Do đó, yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp hàng hóa đảm bảo yếu tố lâu dài, ổn định, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất. Hàng hóa Công ty mua vào có thể nhập từ trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Dựa vào hóa đơn mua hàng (đối với hàng hóa nhập mua trong nước) hoặc tờ khai hàng hóa nhập khẩu (đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài), biên bản kiểm nhận hàng hóa sau khi phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hóa, thủ kho cho nhập hàng hóa vào kho và viết phiếu nhập kho. Sau đây là mẫu Hóa đơn GTGT mua hàng hóa trong nước( liên 2) và mẫu phiếu nhập kho. Biểu 1.2 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HM/2009N Liên 2: Giao cho khách hàng 239340 Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần công nghệ ATO Địa chỉ : Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội SĐT : 043.556.2057  Họ và tên người mua: Bùi Minh Khôi Tên đơn vị : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Địa chỉ : 17C2 - ngõ 178 - Thái Hà – Hai Bà Trưng – Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100979131 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Chiếc 20 5.600.000 112.000.000 Cộng tiền hàng: 112.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 11.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 123.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai ba triệu, hai trăm nghìn đồng Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Biểu 1.3 : Phiếu nhập kho CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Địa chỉ: 17C2 - ngõ 178 - Thái Hà – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Số: Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần công nghệ ATO Địa chỉ :Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội Nội dung : Nhập mua điều hoà Toshiba 10SKPX1 STT Tên vật tư đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 2 điều hoà Toshiba 10SKPX1 Chiếc 20 5.600.000 112.000.000 Tổng cộng tiền hàng: 112.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổng hợp chi phí để xác định trị giá thực tế cho các mặt hàng nhập theo từng lô khi nhập về, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại mặt hàng. Trị giá thực tế của hàng hóa được theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa và tài khoản 1561 – hàng hóa. Các chi phí mua hàng cũng được tập hợp trên tài khoản này vì Công ty không mở tài khoản chi tiết 1562 – chi phí thu mua hàng hóa. Trị giá thực tế hàng hóa nhập kho được xác định theo công thức: Trị giá thực tế hàng hóa nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) Giá mua: là giá ghi trên hóa đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lệ phí kho bãi, dịch vụ phí… do Công ty chịu trách nhiệm ghi Thuế nhập khẩu : trong trường hợp hàng mua là hàng qua nhập khẩu Đối với hàng hóa nhập mua trong nước, Công ty thường ít phát sinh chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lệ phí kho bãi… do khi mua hàng hóa, những khoản chi phí này thường do nhà cung cấp chi trả và chịu trách nhiệm cho đến khi hàng hóa nhập kho Công ty. Đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài, chi phí vận chuyển từ cảng nhập hàng về đến kho Công ty khá nhiều vì khối lượng hàng mỗi lần nhập khẩu tương đối lớn. Công ty được hưởng các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua từ phía nhà cung cấp, điều này được giải thích bởi Công ty luôn chọn các đối tác cung cấp hàng hóa đảm bảo chất lượng, số lượng và có uy tín lớn. Đặc điểm công tác quản lý hàng hóa Công ty tổ chức hạch toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên tức là theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động xuất, nhập, tồn hàng hóa trên từng tài khoản phản ánh từng loại hàng hóa. Do đó, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng hóa. Công ty tổ chức hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song, rất thuận lợi cho công tác kế toán bằng máy tính của Công ty. Phương pháp này tương đối đơn giản, tạo điều kiện để các kế toán viên dễ kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót kịp thời.trình tự hạch toán chi tiết có thể qua sơ đồ. Sơ đồ 1.1: trình tự hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song (2) Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn (1) (2) Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho (3) (4) Phiếu xuất kho (1) (2) (2) ( nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) (1) : Hằng ngày, thủ kho ghi thẻ kho. (2) : Hằng ngày, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính để máy tính ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp (3) : Cuối tháng, lập và in ra bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn (4) : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Theo phương pháp này, hàng hóa được theo dõi đồng thời ở kho và ở phòng tài chính – kế toán cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị. Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cho từng loại hàng hóa về mặt số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ. Cuối tháng tiến hành cộng nhập, xuất và tính ra số tồn kho trên từng thẻ. Tại phòng tài chính – kế toán: kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn hàng hóa cả về mặt hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa. Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa vật tư. Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi đơn giá tính tiền và nhập giữ liệu vào máy để máy tính ghi sổ chi tiết hàng hóa. Cuối tháng máy tính tính ra số tồn trên từng trang sổ chi tiết cả về hiện vật lẫn giá trị. Đồng thời, trên cơ sở số liệu ở sổ chi tiết hàng hóa, cuối tháng máy tính lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho về hiện vật cho từng loại hàng hóa giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Các phương thức bán hàng của Công ty Thị trường thiết bị công nghệ hiện nay đang được coi là một thị trường đầy tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển. Để tồn tại và có vị thế vững chắc trên thị trường này, với vai trò một doanh nghiệp thương mại, đa dạng về hàng hóa, đa dạng về khách hàng, đòi hỏi Công ty phải đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm, có nhiều phương thức bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường. Hiện tại Công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng. Ngoài ra Công ty cũng đã và đang áp dụng một số phương thức bán hàng khác như : giới thiệu sản phẩm qua mạng, bán lẻ cho khách hàng tại trụ sở giao dịch. Song các phương thức này còn chiếm tỷ trọng nhỏ. Phương thức bán buôn Bán buôn là hình thức bán hàng cho người kinh doanh trung gian chứ không phải bán thẳng cho người tiêu dùng. Đối tượng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các Công ty, công trình dự án với khối lượng hàng hóa lớn. Với hình thức này, việc thực hiện tiêu thụ hàng hóa thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh. Phương thức bán buôn của Công ty được thực hiện dưới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó hình thức chủ yếu mà Công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa xuất kho mới giao cho bộ phận giao vận. Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: phương thức này được Công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp. Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện thực tế, Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thỏa thuận địa điểm giao hàng. Phương thức bán lẻ Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ và khối các Công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế, sửa chữa hệ thống máy tính, hệ thống thang máy, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình. 1.1.4. Các phương thức thanh toán tại Công ty Thu hút khách hàng là một trong những chiến lược quan trọng giúp hoạt động kinh doanh phát triển. Mỗi Công ty đều phải có những cách thức khách nhau để thu hút khách hàng và phát triển tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị trường cho mình. Một trong những công cụ được áp dụng để đẩy mạnh công tác tiêu thụ tại Công ty là chính sách thanh toán khá linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng khác nhau. Công ty luôn đảm bảo tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong khâu thanh toán nhưng vẫn đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty để hai bên cùng có lợi. Công ty cổ phần tin học Bách Khoa thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thường được sử dụng là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng. Vệc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng đối với những khách hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng. Đối với bộ phận bán lẻ Mua hàng trực tiếp tại cơ sở Đặt cọc tối thiểu 35 % khi mua linh kiện ( trước khi giao hàng ) Đặt cọc tối thiểu 15% khi mua bộ máy ( trước khi giao hàng ) Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt Mua hàng gián tiếp qua điện thoại, qua mạng Xác định rõ đối tượng khách hàng ( đơn vị, tên, số điện thoại cố định…) Thanh toán 100% sau khi giao hàng, lắp đặt Đối với bộ phận bán buôn Tất các các khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ được căn cứ vào thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng. Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng Đối với các đơn đặt hàng đặc biệt, có giá trị lớn phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc ký hoặc người được ủy quyền ký. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là: Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao hàng. Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Tổ chức quản lý hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Tiêu thụ sản phẩm là một nhiệm vụ rất quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay suy vong của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh tốt khi tiêu thụ sản phẩm tốt và tìm kiếm được thị trường kinh doanh tốt. Nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường thì các biện pháp và chính sách quản lý tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp càng phức tạp và cần cụ thể tăng cường thường xuyên hơn. Đặc điểm tổ chức công tác quản lý hoạt động tiêu thụ Tiêu thụ hàng hoá là một khâu quan trọng của quá trình kinh doanh, vì nếu sản phẩm hàng hoá sản xuất thu mua về mà không tiêu thụ được có nghĩa là doanh nghiêp không có điều kiện tái sản xuất kinh doanh hoặc tái sản xuất mở rộng và sẽ không có thể tồn tại được doanh nghiệp. Vấn đề tiêu thụ sản phẩm hàng hoá đối với doanh nghiệp còn phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá được Công ty thực hiện theo kế hoạch hàng năm. Công tác này được Công ty tổ chức chặt chẽ theo chỉ tiêu kế hoạch cụ thể và theo một quy trình khá chặt chẽ. Khái quát quy trình bán hàng Phòng kế hoạch KD Đàm phán Yêu cầu KH Nhận yêu cầu Giao hàng Ký hợp đồng Mua Bán thẳng Thanh toán thanh lý Quy trình bán hàng tại Công ty Yêu cầu khách hàng: Tất cả những yêu cầu khách hàng chỉ đến Công ty qua Fax, công văn, điện thoại, giao dịch trực tiếp, qua mạng internet. Người tiếp nhận chỉ yêu cầu khách hàng về bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng. Các bộ phận phụ trách sẽ ghi các thông tin vào sổ nhận yêu cầu khách hàng Biểu số 1.4 SỔ NHẬN YÊU CẦU KHÁCH HÀNG Ngày KH, địa chỉ, Tel, Fax, người liên hệ ND yêu cầu Người nhận yêu cầu Kết quả xem xét Người xem xét Thực hiện Xem xét yêu cầu khách hàng: Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng (và người được uỷ quyền) xem xét yêu cầu của khách hàng. Việc xem xét thông qua so sánh những yêu cầu khách hàng với khả năng cung cấp của Công ty và lượng hàng tồn kho. Người xem xét ghi kết quả xem xét và ký nhận vào sổ kết quả xem xét khả năng của Công ty đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng liên hệ với khách hàng theo các bước. + Nếu khách hàng mua hàng hóa của Công ty là các tổ chức, Công ty đã được Giám đốc phê duyệt, giá bán áp dụng cho khách hàng theo quyết định hiện hành của Công ty khách hàng nộp đủ 100% tiền vào quỹ và nhận phiếu thu đưa đến, bộ phận bán hàng viết phiếu xuất kho trình trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tổ chức kế toán, Giám đốc và phó giám đốc Công ty phê duyệt, sau đó trả khách hàng 2 liên để đi nhận hàng. Các đại lý được hưởng chế độ khuyến mãi theo đúng quyết định hiện hành của Công ty. Hợp đồng được lập khi đại lý lấy đủ số lượng hàng hóa để khuyến mãi. + Nếu khách hàng mua hàng hóa không thuộc danh sách các tổ chức Công ty nói trên,trưởng bộ phận kinh doanh mặt hàng tiến hành đàm phán với khách hàng trình giám đốc xem xét để ký kết hợp đồng. Mua hàng: Trường hợp khách hàng đặt sản phẩm mà Công ty không có sẵn trong kho và không đủ về số lượng. Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng thực hiện việc mua hàng hóa, vật tư theo quy trình mua vật tư Giao hàng: Đến thời hạn giao hàng, theo HĐ bán hàng đã ký kết, tiến hành giao hàng cho khách hàng. Bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng có trách nhiệm viết lệnh giao hàng (phiếu xuất kho) trình giám đốc và phó giám đốc ký duyệt. Sau đó giao 1 liên cho khách hàng xuống kho nhận hàng. Sau mỗi đợt giao hàng bộ phận bán hàng ghi kết quả thực hiện vào sổ theo dõi bán hàng Biểu số 1.5: SỔ THEO DÕI BÁN HÀNG Tên khách hàng TT NT Phiếu xuất Loại hàng Hợp đồng số Giao hàng Thanh toán và thanh lý hợp đồng: Căn cứ vào hợp đồng và số lượng đã giao và biên bán thanh lý kho khách hàng, phòng tổ chức kế toán Công ty xuất hoá đơn yêu cầu khách hàng thanh toán. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Trong chiến lược phát triển tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần vấn đề quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng. Vì vậy, Công ty luôn xác định kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho người quản lý có thể ra các quyết định hữu hiệu. Để đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ, đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng của các phòng ban trong Công ty. Riêng đối với bộ phận kế toán, việc quản lý hàng hóa về số lượng và chất lượng đòi hỏi bộ phận này phải theo dõi được tình hình công nợ với từng khách hàng trong từng lần giao dịch, từ đó cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ một cách nhanh chóng, chính xác cho ban lãnh đạo Công ty. Thực tế, phòng tài chính – kế toán của Công ty đã thực hiện nhiệm vụ này như sau: Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa 2.1.1. TK sử dụng Để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hoá trên hệ thống máy vi tính toàn Công ty, tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa đã xây dựng hệ thống TK như sau: ► TK 156: Hàng hóa TK 15611: Thiết bị điện lạnh TK 15612: Thiết bị công nghệ thông tin TK 15613 : Thiết bị thang máy ► TK 632: Giá vốn hàng bán TK 6321: Giá vốn Thiết bị điện lạnh TK 6322: Giá vốn thiết bị công nghệ thông tin TK 6323: Giá vốn thiết bị thang máy ► TK 511: Doanh thu bán hàng TK 5111: Doanh thu Thiết bị điện lạnh TK 5112: Doanh thu thiết bị công nghệ thông tin TK 5113: Doanh thu thiết bị thang máy ► TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 3331: Thuế GTGT TK 33311: Thuế GTGT đầu ra 2.1.2. Các chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa thường xuyên sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu xuất kho Hệ thống sổ sách sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa gồm: - Các sổ chi tiết: + Sổ chi tiết TK 1561 + Sổ chi tiết TK 5111 + Sổ chi tiết TK 6321 Các sổ cái: + Sổ cái TK 1561 + Sổ cái TK 5111 + Sổ cái TK 6321 - Nhật ký chứng từ: + Nhật ký chứng từ số 8 + Nhật ký chứng từ số 10 + Các Nhật ký chứng từ khác có liên quan. bảng kê + Bảng kê 1,11,5 Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ. Sơ đồ 2.1 : quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Kế toán Thủ kho KTT, GĐ KT hóa đơn Phòng KD Khách hàng Nghiệp vụ BH Lưu trữ Chứng từ Hạch toán nghiệp vụ BH Xuất kho, ghi thẻ kho Ký hóa đơn GTGT Lập hóa đơn GTGT Lập phiếu xuất kho Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho chuyển cho kế toán làm căn cứ nhập vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong chương trình kế toán máy ASIA 2.1.3. Hạch toán doanh thu bán hàng Ở Công ty, sau khi các chứng từ kế toán được cập nhật, số liệu kế toán sẽ được tự động hạch toán và phản ánh trên các sổ sách kế toán. Có thể hình dung trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng Các chứng từ bán hàng và các chứng từ liên quan Máy tính Sổ chi tiết TK 5111,6321 Bảng kê số 5,8,11 Nhật ký chứng từ số 1,2,3 Bảng tổng hợp doanh thu Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái các TK 5111,632,641,642,9111 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hiện tại, Công ty đang áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh thu tiêu thụ hàng hóa là toàn bộ tiền hàng. Giá bán của hàng hóa tiêu thụ là giá thỏa thuận giữa phòng kinh doanh của Công ty và với khách hàng thể hiện trong hợp đồng kinh tế, dựa trên giá vốn thực tế của hàng bán, dựa trên tình hình giá cả biến động của hàng hóa đó và các mặt hàng cùng loại trên thị trường. Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp các thông tin cần thiết về doanh thu tiêu thụ hàng hóa cho các nhà quản trị và ban giám đốc Công ty. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhu cầu của khách hàng mua lẻ, nhân viên phòng kỹ thuật hoặc nhân viên phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu xuất kho để yêu cầu số hàng cần cung cấp cho hợp đồng, cho khách hàng. Sau khi đã có đủ lượng hàng cần thiết. Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: Giá bán chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Hóa đơn có thể lập bằng tay hoặc bằng máy, viết 1 lần và in sang các liên có nội dung giống nhau. Không được lập cách quyển, cách số thứ tự hóa đơn; ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; những dòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải( nếu lập bằng tay). Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, giao cho phòng tài chính- kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Sau khi hóa đơn được lập xong, hóa đơn được chuyển cho giám đốc hoặc kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán( nếu được ủy quyền của giám đốc) và đóng dấu vào góc trên bên trái hóa đơn. Ví dụ : Ngày 08/10/2009, Công ty xuất bán cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư với chủng loại và số lượng như sau: - 5 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 với đơn giá 7.100.000/ chiếc chưa có thuế GTGT 10%. - 20 Máy ảnh Canon LBP5050 với đơn giá 8.990.000/ chiếc chưa có thuế GTGT 10%. Khi đó, Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho, sau đây là mẫu phiếu yêu cầu xuất kho. Biểu 2.1 : Phiếu yêu cầu xuất kho PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO Người yêu cầu: Bùi Minh Khôi Đơn vị: Phòng kỹ thuật Tên khách hàng: Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Địa chỉ: phòng 305, B7, Tập thể Kim Liên, Đống Đa, Hà Nội Lý do xuất: dự án bảo hành xuất demo bán Xuất tại kho: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa TT Tên hàng Mã số Số lượng Ghi chú Đề nghị Thực xuất 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 10SKPX1 5 2 Canon LBP5050 LBP5050 20 Trưởng nhóm ngày 8 tháng 10 năm 2009 ( ký, ghi rõ họ tên) người yêu cầu ( ký, ghi rõ họ tên ) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Phiếu xuất kho sẽ được gửi sang phòng kế toán để lập Hoá đơn GTGT. Kế toán phụ trách phần hành bán hàng chỉ cần nhập số liệu, máy tính sẽ tự động in hoá đơn. Việc nhập số liệu này cũng sẽ là căn cứ để máy tính chuyển thông tin vào các sổ sách cần thiết. Hóa đơn GTGT sẽ được lập như sau: Biểu 2.2 - Mẫu hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BK/2009N Liên 1:Lưu tại quyển gốc 80532 Ngày 08 tháng 10 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Địa chỉ : 17C2 - ngõ 178 - Thái Hà – Hai Bà Trưng – Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100979131 Họ và tên người mua: Hoàng Thị Hồng Tên đơn vị : Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Địa chỉ : phòng 305 - B7 - Tập thể Kim Liên - Đống Đa – Hà Nội STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 cái 5 7.100.000 35.500.000 2 Canon LBP5050 cái 20 8.990.000 179.800.000 Cộng thành tiền: 215.300.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.530.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 236.830.000 Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mươi sáu triệu tám trăm ba mươi nghìn Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Khi lấy mua hàng tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa, Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư là một khách hàng và theo dõi trên TK 131- Phải thu khách hàng. Nghiệp vụ tại ví dụ trên được hạch toán doanh thu như sau: Nợ TK 131- Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư:236.830.000 Có TK 5111-Doanh thu bán Điều Hoà Toshiba 10SKPX1: 35.500.000 Có TK 5112-Doanh thu bán Canon LBP5050: 179.800.000 Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra :21.530.000 Khi cập nhật số liệu vào máy tính, thì máy sẽ tự động chuyển thông tin vào các sổ chi tiết theo ngày vào máy. Cuối tháng, máy sẽ tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết và chuyển sang các sổ tổng hợp Theo như ví dụ trên, khi nghiệp vụ bán hàng cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư được cập nhật vào máy thì máy sẽ chuyển số liệu đến sổ chi tiết TK 131 (Biểu 2.3), sổ chi tiết mở cho các khách hàng chủ yếu, thường xuyên và đây là cơ sở để ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11(biểu 2.9) . Sổ chi tiết TK 5111 (Biểu 2.4), sổ chi tiết TK 5112 (Biểu 2.5) là cơ sở để ghi lên sổ tổng hợp doanh thu bán hàng( Biểu 2.6). Tiếp theo từ bảng tổng hợp doanh thu và bảng kê số 11 là cơ sở để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8(Biểu 2.7). Nhật ký chứng từ số 10 (Biểu2.8) phản ánh thuế giá trị gia tăng đầu ra. Bảng kê số 1( biểu 2.9) phản ánh tiền mặt thu vể. Cuối tháng, từ số liệu tổng hợp từ nhật ký chứng từ số 8, phần mềm kế toán sẽ tổng hợp lên sổ cái TK 511(biểu 2.11) Biểu 2.3 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 Đối tượng: Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Loại tiền : VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I. Số dư đầu kỳ 13.450.000 II. Số phát sinh trong kỳ 8/10 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 511 3331 78.100.000 7.810.000 ...... .... ...... ................... ....... ....... ........... ............ .... .... Tổng cộng 98.546.000 III. Số dư cuối kỳ 111.996.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.4 Sổ chi tiết bán hàng. SỔ CHI TIẾT TK 5111 Đối tượng: Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Tháng 10 năm 2009 Chứng từ Diễn giải SL cái Doanh thu Người mua chưa trả tiền Tổng cộng Thanh toán ngay SH NT Tiền mặt TGNH … 8/10 Xuất cho chị Hồng 5 35.500.000 35.500.000 .... ..... ............... ...... .......... .......... .......... .......... Cộng 45 117.150.000 156.200.000 78.100.000 351.450.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu) Biể._.u 2.5 SỔ CHI TIẾT TK 5112 Đối tượng: Canon LBP5050 Tháng 10 năm 2009 Chứng từ Diễn giải SL cái Doanh thu Người mua chưa trả tiền Tổng cộng Thanh toán ngay SH NT Tiền mặt TGNH …. …. … … … 8/10 Xuất cho chị Hồng 20 179.800.000 179.800.000 ..... ..... ..................... ...... .......... .......... .......... .......... Cộng 30 179.800.000 89.900.000 269.700.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( ký, đóng dấu) Biểu 2.6 SỔ TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG Tháng 10 năm 2009 STT Chứng từ Đối tượng TK Doanh thu Tổng cộng SH NT Nợ Có Thanh toán ngay Trả chậm Tiền mặt TGNH 1 31/10 ….. 111 511 112 131 2 31/10 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 111 511 117.150.000 117.150.000 112 156.200.000 156.200.000 131 78.100.000 78.100.000 3 31/10 Máy in Canon LBP5050 111 511 179.800.000 179.800.000 112 89.900.000 89.900.000 131 4 31/10 …. 111 511 112 131 .. .. ...... ................. ...... ...... ............. ............. ............. ............... Cộng 980.560.000 963.000.000 256.273.000 2.199.833.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( ký, đóng dấu) Biểu 2.7: Nhật ký chứng từ số 8 CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi Có TK 5111,5112… Tháng 10 năm 2009 STT Số hiệu TK ghi Nợ TK ghi Có TK ghi Nợ Tổng cộng 51111 51112 51113 … … … … … 10 111 Tiền mặt 296.950.000 117.150.000 179.800.000 … 11 112 TGNH 246.100.000 156.200.000 89.900.000 … 12 131 Phải thu khách hàng PTCNĐT 78.100.000 78.100.000 - … … … … … … … Tổng cộng 2.199.833.000 351.450.000 269.700.000 … Đã ghi sổ Cái ngày…tháng… năm… Ngày 31 tháng10 năm 2009 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.8: Nhật ký chứng từ số 10- Ghi Có TK 3331 CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra Tháng 10 năm 2009 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Có TK 3331, ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 3331, ghi Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 131 112 Cộng Có TK 3331 111 112 … Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Số dư đầu tháng … … … … … … … … … … … … … … … 9 Bán hàng thu TGNH … … … … 24.610.000 24.610.000 … … … … … … 10 Bán hàng thu tiền mặt 29.695.000 29.695.000 11 Bán hàng công ty TNHH ĐT và CN 7.810.000 7.810.000 … … … … … … … … … … … … … … Cộng Đã ghi sổ Cái ngày…tháng… năm… Ngày 30 tháng 11 năm 2007 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.9 BẢNG KÊ SỐ 11 - PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 10 năm 2009 STT Tên khách hàng Số dư Nợ đầu tháng Ghi Nợ TK 131, ghi Có các TK .... Ghi Có TK 131, ghi Nợ các TK .... Số dư Nợ cuối tháng TK 511 TK 3331 Cộng Nợ TK 131 TK 111 TK 112 Cộng Có TK 131 1 Chị Hồng 13.450.000 78.100.000 7.810.000 85.910.000 - - - 111.996.000 2 3 ..... ............. .............. .............. ................ ................ ................ ............... ............... ............... Tổng cộng 115.190.000 173.520.000 69.280.000 242.800.000 72.400.000 40.600.000 113.000.000 244.990.000 Người ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán trưởng (Nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Biểu 2.10 BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt Tháng 10 năm 2009 STT Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK ..... Cộng Nợ TK 111 Số dư cuối ngày TK 112 TK 131 TK 511 TK 3331 .............. …. … …. …. …. …. …. … 8/10 215.300.000 21.530.000 236.830.000 ....... ........ ............ .............. ............ ............... ............... ................. ................. Cộng 980.560.000 98.056.000 1.078.616.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.11 SỔ CÁI TK 511 - DOANH THU Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 ….. Tháng 10 .......... .......... TK 911 .......... .......... 2.199.833.000 .......... .......... Phát sinh Nợ .......... .......... 2.199.833.000 .......... .......... Phát sinh Có .......... .......... 2.199.833.000 .......... .......... Số dư cuối tháng .......... .......... .............. .......... .......... Nợ .......... .......... .............. .......... .......... Có .......... .......... .............. .......... .......... Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng Ký, họ tên ký, đóng dấu 2.1.4. Kế toán giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu trong tiêu thụ hàng hóa bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và các mặt hàng kinh doanh của Công ty không thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nên trong quá trình bán hàng không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu từ thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên, với phương châm phục vụ tốt nhất cho khách hàng, từ chính sách giá của Công ty, hiện nay Công ty không phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, hay hàng bán bị trả lại. Trước khi hàng đến tay khách hàng luôn có bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, đảm bảo cung cấp hàng hóa với chất lượng tốt nhất. Khách hàng mua hàng trong Công ty sẽ được bảo hành trong thời gian lâu dài tương ứng với giá trị hàng hóa khách hàng mua. Vì vậy, tại Công ty không phát sinh các khoản, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại. Do đó kế toán không hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Chiết khấu thương mại áp dụng trong trường hợp người mua mua hàng với số lượng lớn. Tỷ lệ hay số tiền chiết khấu phải được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, để đơn giản hóa công tác kế toán, kế toán xác định doanh thu tiêu thụ chính là giá bán chưa có thuế trừ đi số chiết khấu thương mại. Do đó, Công ty không kế toán các khoản chiết khấu thương mại. 2.1.5 Kế toán giá vốn hàng bán Phương pháp tính giá vốn hàng bán Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để xác định giá vốn hàng bán. Giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng mặt hàng là giá trị thực tế của hàng hóa gồm giá mua thực tế trên hóa đơn mua hàng và các chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa… Việc tính giá mua của lô hàng xuất bán tại Công ty được thực hiện theo từng lô hàng, đối với khoản chi phí thu mua của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị thu mua của lô hàng đấy. Khi xuất bán một lô hàng nào đấy thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua. Theo đó ta có công thức sau: Trị giá mua thực tế của hàng hóa = Trị giá mua thực tế trên hóa đơn GTGT + Chi phí mua thực tế phát sinh Đơn giá bình quân = trị giá mua thực tế của trị giá mua thực tế của hàngtồn đầu kỳ + hàng nhập trong kỳ số lượng hàng tồn ĐK + số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá HH xuất kho = Số lượng HH xuất kho x Đơn giá bq Ví dụ 2: trong tháng 10, Công ty có nhập 20 chiếc máy Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Với giá thanh toán là 5.600.000 đ/1c, chi phí thu mua là 460.000 đ. Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ là 30 chiếc với giá 5.800.000 đ/ 1c. Công ty xuất bán 5 chiếc cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư với giá 7.100.000 chưa có VAT. Công ty tính giá trị của hàng hóa xuất bán như sau: Trị giá mua thực tế của hàng nhập = 20 x 5.600.000 + 460.000 = 112.460.000 Đơn giá 30 x 5.800.000 + 112.460.000 Bình = = 5.729.200 đ/1c quân 30 + 20 Trị giá hàng xuất kho =5 x 5.729.200 = 28.646.000 Trong tháng 10, Công ty nhập 25 chiếc máy ảnh Canon LBP5050, với giá thanh toán là 6.600.000đ/c. Chi phí thu mua là 560.000đ. Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ là 15 chiếc với giá 6.900.000đ/chiếc. Công ty xuất bán 20 chiếc cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư với giá 8.990.000 chưa có VAT. Công ty tính giá trị của hàng hóa xuất bán như sau: Trị giá mua thực tế của hàng nhập= 6.600.000 x 25 + 560.000= 165.560.000 Đơn giá 15 x 6.900.000 + 165.560.000 Bình = = 6.726.500 đ/1c quân 15 + 25 Trị giá hàng xuất kho =20 x 6.712.500 = 134.530.000 Lập chứng từ Tài khoản sử dụng: TK 632 : giá vốn hàng hóa Chứng từ sử dụng là các hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho hàng hóa… Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu xuất kho đã được lập, nhân viên kỹ thuật hoặc thủ kho ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất, số lượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho kiêm bảo hành. Phòng kinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán lệnh xuất kho, khi đó kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT. Kế toán lập hóa đơn GTGT đồng thời lập luôn cả phiếu xuất kho kiêm bảo hành. Phiếu xuất kho kiêm bảo hành được lập thành 2 liên. Liên 1: Giao cho khách hàng làm căn cứ bảo hành sau bán hàng Liên 2: Lưu và là căn cử để thủ kho vào thẻ kho. Ví dụ : phiếu xuất kho kiêm bảo hành( xem biểu 2.12) của hợp đồng kinh tế ngày 8/10/2009 giữa Công ty cổ phần tin học Bách Khoa và Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư ngày 5/10/2009.  Biểu 2.12 CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Trụ sở: 17C2-ngõ 178 Thái Hà –Đống Đa- Hà Nội Điện thoại: : 043.5372447 Fax : 043.8572111 Email : bachkhoahn@gmail.com PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH Ngày 8 tháng 10 năm 2009 Bên giao : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Địa chỉ : 17C2-ngõ 178 Thái Hà –Đống Đa- Hà Nội Bên nhận: Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư Địa chỉ : phòng 305 - B7 - Tập thể Kim Liên - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại : 046645123 số phiếu 890 TT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Chiếc 5 7.810.000 39.050.000 24 tháng 2 Canon LBP5050 Chiếc 20 9.889.000 197.780.000 24 tháng Tổng cộng 236.830.000 Điều kiện bảo hành: Chúng tôi từ chối bảo hành nếu khách hàng không mang theo phiếu bảo hành của Công ty hoặc tem bảo hành bị rách, bóc, tẩy xóa. Chữa …. Chúng tôi từ chối bảo hành nếu thiết bị mắc các lỗi sau đây Có hiện tượng móp méo, trầy xước do đánh rơi va đập Hỏng do sử dụng sai, không theo hướng dẫn của nhà sản xuất Gẫy, vỡ, nứt do sử dụng sai điện áp, cắm ngược dây, chập điện … KINH DOANH KẾ TOÁN THỦ KHO NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI MUA ( nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Kế toán chi tiết hàng hóa xuất bán Do Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho nên mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi sổ. Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng hàng hóa xuất bán vào thẻ kho của hàng hóa liên quan( biểu 2.13 và 2.14) Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 8/10/2009 ỏ biểu 2.12, thủ kho thực hiện ghi thẻ kho. Biểu 2.13 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 8/10/2009 Loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Đơn vị tính: chiếc Ngày tháng Chứng từ Nội dung Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu kỳ 30 Phát sinh trong kỳ 1/10 Nhập mua 20 50 8/10 Xuất bán 5 45 …. …. … … … Cộng phát sinh 20 45 Tồn kho cuối kỳ 5 Ngày 8/10/2009 Thủ kho kế toán trưởng giám đốc ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Biểu 2.14 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 8/10/2009 Loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Canon LBP5050 Đơn vị tính: chiếc Ngày tháng Chứng từ Nội dung Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu kỳ 15 Phát sinh trong kỳ 1/10 Nhập mua 25 40 8/10 Xuất bán 20 20 … … … … Cộng phát sinh 25 30 10 Tồn kho cuối kỳ 10 Ngày 8/10/2009 Thủ kho kế toán trưởng giám đốc ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên,) ( nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Tại phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho từ thủ kho chuyển đến, kế toán bán hàng xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho,ngày, mã hàng… để phần mềm kế toán ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán( biểu 2.15) Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán, phần mềm kế toán tự động tổng hợp nên sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán ( biểu 2.17). sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán là cơ sở để đối chiếu với sổ cái TK 632 vào cuối tháng, cuối quý. Do Công ty tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền nên công tác tính giá vốn hàng xuất bán cho mỗi lần xuất bán được thực hiện vào cuối tháng. Vì vậy, cuối tháng kế toán lập bảng kê số 8( biểu 2.18) để tổng hợp về mặt giá trị tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để vào bảng kê số 8. Số liệu ở bảng kê số 8 dùng để đối chiếu với sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sau khi khóa sổ cuối tháng dùng để ghi vào nhật ký chứng từ số 8( biểu 2.19). Biểu 2.15: sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tháng 10 năm 2009 Tài khoản: 6321 Tên hàng hóa:Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 632 Ghi có TK 632 SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ……… 2 8/10 Bán hàng cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư 156 5 5.729.200 28.646.000 …… …… Cộng phát sinh 257.814.000 0 Đơn vị tính: cái Ngày 31/10/2009 Người ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu 2.16: sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tháng 10 năm 2009 Tài khoản: 6322 Tên hàng hóa: Canon LBP5050 STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 632 Ghi có TK 632 SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ……… 2 8/10 Bán hàng cho Công ty TNHH phát triển công nghệ và Đầu Tư 156 20 6.726.500 134.530.000 …… …… Cộng phát sinh 201.375.000 0 Đơn vị tính: cái Ngày 31tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu 2.17: sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán Tháng 10/2009 STT Tên hàng hóa Đơn vị tính mã hàng Ghi nợ TK 632 Ghi có TK632 … …. … … … …. 8 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 cái 10SKPX1 257.814.000 9 Canon LBP5050 cái LBP5050 201.375.000 …. … … … ….. … Cộng 1.856.200.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu 2.18 BẢNG KÊ SỐ 8 Hàng hóa ( TK 156) Tháng 10 năm 2009 SốTT Chứng từ Dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 156- Ghi Có TK Ghi Có TK 156 – Ghi Nợ TK Dư cuối kỳ SH NT 331 Cộng nợ 632 Cộng có A B C 1 2 3 4 5 6 1 116.690.000 112.000.000 112.000.000 228.690.000 2 150.980.000 150.980.000 77.710.000 3 250.987.000 250.987.000 328.697.000 … 8 259.189.000 259.189.000 … … … … … … … … 31 165.560.000 Cộng 116.690.000 1.905.070.000 1.905.070.000 1.856.200.000 1.856.200.000 165.560.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.19: Nhật ký chứng từ số 8 CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi Có các TK 15611, 15612… Tháng 10/2009 STT Số hiệu TK ghi Nợ TK ghi Có TK ghi Nợ Tổng cộng …. 15611 15612 … … … … … … 11 6321 Xuất hàng bán cho Công ty CP công nghệ và đầu tư 200.472.264 …. 28.646.000 134.530.000 … … … … … … … Tổng cộng 1.856.200.000 …. 257.814.000 201.375.000 Đã ghi sổ Cái ngày…tháng… năm… Ngày 31 tháng 10 năm 2007 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp hàng xuất kho và xác định giá vốn hàng bán Căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán bán hàng đã nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính tự động chuyển số liệu vào sổ cái TK 632. kế toán sẽ thực hiện bút toán tổng cộng và kết chuyển tự động giá vốn hàng bán xác định kết quả kinh doanh vào cuối tháng và in ra sổ cái tài khoản 632 Biểu 2.20 SỔ CÁI TK 632 - GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 ….. Tháng10 .......... .......... TK 156 .......... .......... 1.856.200.000 .......... .......... Phát sinh Nợ .......... .......... 1.856.200.000 .......... .......... Phát sinh Có .......... .......... 1.856.200.000 .......... .......... Số dư cuối tháng .......... .......... .............. .......... .......... Nợ .......... .......... .............. .......... .......... Có .......... .......... .............. .......... .......... Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2009 ( Ký, họ tên ) kế toán trưởng ( ký, đóng dấu) 2.2. Kế toán kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa 2.2.1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chi phí bán hàng. Công ty cổ phần tin học Bách Khoa là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng hóa là nguồn thu chính của Công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng phát sinh nhiều. Vì vậy chi phí bán hàng được quản lý và hạch toán theo các yếu tố chi phí sau: Chi phí nhân viên: Là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản và vận chuyển hàng hoá ... gồm: tiền lương, tiền công, tiền ăn trưa, phụ cấp, các khoản trích theo lương. Chi phí vật liệu bao bì: Là các khoản phải bỏ ra cho việc mua bao bì để bảo quản hàng hoá, giữ gìn, vận chuyển hàng hoá trong quá trình bán hàng, vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo quản TSCĐ của Công ty. Chi phí khấu hao TSCĐ: Là những chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như: nhà kho, phương tiện vận chuyển ....Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo công thức sau: - Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ/ thời gian sử dụng - Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm/ 12 tháng Chi phí bảo hành: Là các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành hàng hoá, sản phẩm đã bán cho khách hàng như: chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm, hàng hoá... Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác bán hàng như: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, thuê bốc dỡ, vận chuyển, hoa hồng trả cho các đại lý bán hàng. Các chi phí khác bằng tiền như: chi phí giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hàng hoá, chi phí tiếp khách .... Tài khoản sử dụng Tài khoản để sử dụng để hạch toán là TK 641: Chi phí bán hàng Chứng từ sử dụng làm căn cứ ghi sổ: Các chứng từ về tiền lương - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Các chứng từ khác như giấy báo nghỉ ốm.. - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH( mẫu số - ĐTL theo quy định số 15/2006/QĐ – BTC ) Các chứng từ khác như: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Hóa đơn dịch vụ mua ngoài như điện nước - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ( mẫu số 06- TSCĐ) - Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Hạch toán chi phi bán hàng Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ kể trên được tập hợp một lần vào cuối tháng. Kế toán tiến hành lập bảng tập hợp chi phí bán hàng ( biểu 2.20 ) chi tiết theo từng khoản mục để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Sau khi lập bảng tập hợp chi phí bán hàng, kế toán lập bảng kê số 5. Từ đó số liệu tổng hợp được ghi lên sổ cái TK 641 ( biểu 2.21) Tập hợp chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa trong tháng 10/2009 được tổng hợp qua bảng sau: Biểu 2.21 TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG (TK 641) Tháng 10 năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK 214 TK 334 và TK 338 Các TK phản ánh NKCT khác Tổng cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 1 CP nhân viên 10.055.500 10.055.500 2 CP vật liệu bao bì 3.425.000 3.425.000 3 CP dụng cụ đồ dùng 975.800 975.800 4 CP khấu hao TSCĐ 1.850.000 1.850.000 5 CP dịch vụ mua ngoài 2.575.600 2.575.600 6 CP khác bằng tiền 4.820.000 4.820.000 Cộng 3.425.000 975.800 1.850.000 10.055.500 7.395.600 23.701.900 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Biểu 2.22: SỔ CÁI TK 641 - CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 ……. Tháng 10 .......... .......... TK 111 .......... .......... 7.395.600 .......... .......... TK 152 .......... .......... 3.425.000 .......... .......... TK 153 .......... .......... 975.800 .......... .......... TK 214 .......... .......... 1.850.000 .......... .......... TK 334 và TK 338 .......... .......... 10.055.500 .......... .......... Phát sinh Nợ .......... .......... 23.701.900 .......... .......... Phát sinh Có .......... .......... 23.701.900 .......... .......... Số dư cuối tháng .......... .......... ................ .......... .......... Nợ .......... .......... ................ .......... .......... Có .......... .......... ................ .......... .......... Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2009 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, đóng dấu) Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng hoạt động. tiêu thức phân bổ là doanh thu của mỗi loại hoạt động. Công thức phân bổ như sau: CPBH phân bổ cho hoạt động A = Tổng CPBH ps trong kỳ x DT của hoạt động A Tổng DT trong kỳ Hoạt động A là một trong các hoạt động tiêu thụ hàng hóa Ví dụ: chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động bán hàng ngày 08/10/2009 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 351.450.000 x 23.701.900 = 3.085.388 2.199.833.000 Canon LBP5050 296.670.000 x 23.701.900 = 2.604.473 2.199.833.000 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung chi phí QLDN của Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Tiền lương, tiền ăn ca, các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý của Công ty. Chi phí vật liệu, dụng cụ, đồ dùng văn phòng. Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT của các loại hàng hoá, dịch vụ theo phương pháp trực tiếp, phí và các lệ phí khác ... Các chi phí khác: điện, nước, các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động, chi phí đào tạo cán bộ, chi y tế cho người lao động, chi phí công tác .... Tài khoản sử dụng Các chi phí QLDN phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng và được tập hợp vào tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng kế toán kết chuyển toàn bộ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Chứng từ sử dụng Các chứng từ về tiền lương - Bảng thanh toán tiền lương( nhân viên quản lý) - Bảng thanh toán tiền thưởng - Danh sách hưởng trợ cấp BHXH Các chứng từ khác như: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Hóa đơn dịch vụ mua ngoài như điện nước - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Biểu 2.23 : phiếu chi mua văn phòng phẩm Ví dụ: 3/10/2009: Công ty mua văn phòng phẩm phục vụ cho quản lý Đơn vị… Mẫu số 02 - TT Địa chỉ … ( Ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ- BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày 03 tháng 10 năm 2009 số : Nợ: Có : Họ và tên người nhận tiền: Hoàng thị Hồng Địa chỉ: Cửa hàng văn phòng phẩm Mai Hoa Lý do chi: chi mua văn phòng phẩm Số tiền 320.000 ( viết bằng chữ: ba trăm hai mươi nghìn) Kèm theo: 1 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Giám đốc kế toán trưởng thủ quỹ người lập phiếu người nhận tiền ( ký, họ tên (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) đóng dấu) Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ kể trên được tập hợp một lần vào cuối tháng. Kế toán tiến hành lập bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (biểu 2.23) chi tiết theo từng khoản mục để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Sau khi lập bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán lập bảng kê số 5(biểu 2.25) Tập hợp chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa trong tháng 10/2009 được tổng hợp qua bảng sau: Biểu 2.24: TẬP HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (TK 642) Tháng 10 năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK 214 TK 334 và TK 338 Các TK phản ánh NKCT khác Tổng cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 1 CP nhân viên quản lý 18.348.000 18.348.000 2 CP vật liệu quản lý 4.321.000 4.321.000 3 CP đồ dùng văn fòng 515.000 795.200 66.000 1.376.200 4 CP khấu hao TSCĐ 2.414.000 2.414.000 5 Thuế, phí và lệ phí 13.250.000 13.250.000 6 CP dự phòng 7 CP dịch vụ mua ngoài 65.800 1.972.000 2.037.800 8 CP khác bằng tiền 2.537.300 642.500 3.179.800 Cộng 4.321.000 515.000 2.414.000 18.348.000 3.398.300 2.680.500 13.250.000 44.926.800 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hoạt động. tiêu thức phân bổ là doanh thu của mỗi loại hoạt động. Công thức phân bổ như sau: CPQLDN phân bổ cho hoạt động A = Tổng CPBH ps trong kỳ x DT của hoạt đông A Tổng DT trong kỳ Hoạt động A là một trong các hoạt động tiêu thụ hàng hóa Phân bổ CPQLDN dựa vào sổ chi tiết bán hàng, sổ tổng hợp doanh thu và bảng tập hợp chi phí QLDN. Ví dụ: Phân bổ CPQLDN cho hoạt động tiêu thụ ngày 08/10/2009 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 351.450.000 x 44.926.800 = 7.177.600 2.199.833.000 Canon LBP5050: 296.670.000 x 44.926.800 = 5.508.000 2.199.833.000 Cuối tháng kế toán sẽ tổng hợp lên sổ cái TK 642( biểu 2.24) Biểu 2.25 SỔ CÁI TK 642 - CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 …… Tháng 10 .......... .......... TK 111 ......... ......... 3.398.300 ......... ......... TK 112 ......... ......... 2.680.500 ......... ......... TK 152 ......... ......... 4.321.000 ......... ......... TK 153 ......... ......... 515.000 ......... ......... TK 333 ......... ......... 13.250.000 ......... ......... TK 214 ......... ......... 2.414.000 ......... ......... TK 334 và TK 338 ......... ......... 18.348.000 ......... ......... Phát sinh Nợ ......... ......... 44.926.800 ......... ......... Phát sinh Có ......... ......... 44.926.800 ......... ......... Số dư cuối tháng ......... ......... ................ ......... ......... Nợ ......... ......... ................ ......... ......... Có ......... ......... ................ ......... ......... Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu) Biểu 2.26: BẢNG KÊ SỐ 5 TẬP HỢP CPBH (TK 641) VÀ CPQLDN (TK 642) Tháng10 năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK 214 TK 334 và TK 338 Các TK phản ánh NKCT khác Cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 I TK 641 - CPBH 3.425.000 975.800 1.850.000 10.055.500 7.395.600 23.701.900 1 CP nhân viên 10.055.500 10.055.500 2 CP vật liệu bao bì 3.425.000 3.425.000 3 CP dụng cụ đồ dùng 975.800 975.800 4 CP khấu hao TSCĐ 1.850.000 1.850.000 5 CP dịch vụ mua ngoài 2.575.600 2.575.600 6 CP khác bằng tiền 4.820.000 4.820.000 II TK 642 - CPQLDN 4.321.000 515.000 2.414.000 18.348.000 3.398.300 2.680.500 13.250.000 44.926.800 1 CP nhân viên quản lý 18.348.000 18.348.000 2 CP vật liệu quản lý 4.321.000 4.321.000 3 CP đồ dùng văn phòng 515.000 795.200 66.000 1.376.200 4 CP khấu hao TSCĐ 2.414.000 2.414.000 5 Thuế, phí và lệ phí 13.250.000 13.250.000 6 CP dự phòng 7 CP dịch vụ mua ngoài 65.800 1.972.000 2.037.800 8 CP khác bằng tiền 2.537.300 642.500 3.179.800 Cộng 7.746.000 1.490.800 4.264.000 28.403.500 10.793.900 2.680.500 13.250.000 68.628.700 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các kết quả hoạt động khác như: kết quả hoạt động tài chính, kết quả hoạt động bất thường. Cuối kỳ, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khóa sổ để chuẩn bị công tác quyết toán và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Cách xác định kết quả tiêu thụ Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu thuần về bán hàng - Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần về bán hàng = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Để xác định lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên các tài khoản doanh thu và chi phí để tính toán theo công thức Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp về bán hàng + Doanh thu HĐTC - Chi phí HĐTC - Chi phí BH - Chi phí QLDN Tài khoản sử dụng Để xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa, Công ty cổ phần tin học Bách Khoa sử dụng tài khoản sau: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: lợi nhuận chưa phân phối Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Cuối mỗi tháng, kế toán Công ty sẽ tiến hành xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng, kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh của Công ty và gửi thông tin cho ban giám đốc của Công ty. Các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí vào tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa được máy tính tự động kết chuyển thông qua phần mềm kế toán máy Cuối kỳ, sau khi đã cập nhật các chứng từ phát sinh, các bút toán kết chuyển, dữ liệu sẽ được chuyển vào bảng tổng hợp kết quả bán hàng( biểu2.26), nhật ký chứng từ số 8(biểu 2.27) và sổ cái tài khoản 911 (biểu 2.28). Từ đó, lập các báo cáo tài chính phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp và các yêu cầu của cơ quan chức năng. Biểu 2.27 BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG Tháng 10 năm 2009 Số TT Tên hàng hoá Doanh thu Giá vốn hàng bán CPTC Phân bổ CPBH phân bổ CPQLDN phân bổ Lãi (Lỗ) 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 351.450.000 257.814.000 13.545.000 ._.