Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận)

hội biết sản xuất kinh doanh cái gì? Sản xuất kinh doanh cái gì? Và kinh doanh phục vụ ai?...Chính vì thế mà doanh nghiệp đó sẽ bán được nhiều thành phẩm hàng hoá với doanh số bù đắp được các khoản chi phí bỏ ra và có lãi, từ đó mới có thể tồn tại đứng vững trên thị trường và chiến thắng trong cạnh tranh. Việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là một điều rất cần thiết, nó không những góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức kế toán mà còn giúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác thông tin và phản ánh kịp thời tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp. Những thông tin ấy là cơ sở cho họ phân tích đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Tóm lại, đối với mỗi doanh nghiệp tiêu thụ là vấn đề đầu tiên cần giải quyết, là khâu then chốt trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nó quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán trong Công ty, cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Công, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản” cho chuyên đề của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề của em gồm có những nội dung sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Do thời gian và hiểu biết còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để em có thể mở rộng thêm vốn hiểu biết của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 thàng 4 năm 2009 Phần 1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản 1.1 Lịch sử hình thành và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Nông nghiệp (thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn). Trụ sở chính của Công ty đặt tại xã Ngũ Hiệp _huyện Thanh Trì_thành phố Hà Nội. Tiền thân của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản là trạm Vật tư Nông nghiệp cấp I Hà Nội được thành lập năm 1982. Đây là thời kỳ đánh dấu những bước đột phá dầu tiên trong tư duy đổi mới quản lý kinh tế của đảng ta bằng việc bắt đầu cho áp dụng khoán sản phẩm cho nông nghiệp. Nông nghiệp được chú trọng đầu tư hơn, vì vậy nhu cầu sử dụng phân bón và các vật tư nông nghiệp khác tăng lên.Trạm Vật tư Nông nghiệp I Hà Nội đã được đổi tên thành Xí nghiệp Vật Tư Nông nghiệp I Hà Nội. Những năm cuối 1980, đặc biệt là từ sau Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI. Đảng và nhà nước ta đã có những đổi mới trong cơ cấu nghành kinh tế, chuyển từ chú trọng đầu tư phát triển công nghiệp nặng sang coi nông nghiệp là mặt trận hàng đầu, lấy nông nghiệp là cái gốc để phát triển nền kinh tế. Trong giai đoạn này, nhu cầu sử dụng phân bón, các loại vật tư nông nghiệp khác tăng lên trong phạm vi cả nước. Công tác tổ chức, phân phối lưu thông vật tư nông nghiệp cũng được tiến hành, Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp giữ vai trò chủ đạo. Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp I Hà Nội là một đơn vị trong hệ thống cung ứng vật tư nông nghiệp, Xí nghiệp đã thực hiện chức năng cung cấp vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp theo sự quản lý, chỉ đạo của Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp. Vào đầu những năm 1990, cơ chế mở của được áp dụng, chính sách thương mại ngày càng thông thoáng, các doanh nghiệp đã có những cơ hội tự chủ hơn trong kinh doanh. Đứng trước tình hình đổi mới của kinh tế đất nước và nhu cầu của nông nghiệp về phân bón và vật tư khác ngày càng tăng, Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp I đã được đổi thành Công ty Vật tư Nông nghiệp cấp I Hà Nội theo quyết định số 99/NN-TCCB/QĐ ngày 28/1/1993 của bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thự phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn). Cuối những năm 1990, để đáp ứng yêu cầu phát triển của nền kinh tế thị trường nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa, có sự quản lý của nhà nước, đặc biệt là trong xu thế hội nhập quốc tế, Nhà nước ta đã tiến hành tổ chức, sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước. Công ty Vật tư Nông nghiệp là một trong những đơn vị đầu tiên của Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp thực hiện cổ phần hóa. Công ty đã tiến hành cổ phần hóa theo hình thức bán một phần giá trị vốn nhà nước hiện có tại doanh nghiệp. Công ty Vật tư Nông nghiệp cấp I Hà Nội được chuyển thành công ty cổ phần theo quyết định số 156/1999/QĐ-BNN-TCCB ngày 11-11-1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, với tên gọi đầy đủ bằng tiếng việt là Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, tên giao dịch quốc tế Agricultural Materials and Products Impotr Export Joint Stock Company, viết tắt là AMPIE,JS.co. Công ty đặt trụ sở chính đặt tại xã Ngũ Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội. Đến đầu năm 2002, Công ty chính thức đi vào hoạt động với vốn điều lệ khi thành lập là 518.5200.000 đồng, trong đó cơ cấu vốn là: Vốn của nhà nước ( là cổ đông sáng lập 48%) :2.488.800.000 đồng Vốn của cổ đông ( là CBCNV 42%) : 2.177.800.000 đồng Vốn của cổ đông ngoài công ty (10%) : 518.600.000 đồng Việc chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần là một điểm mốc quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty, với nhiệm vụ chính là xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản. Nếu như trước đây, Công ty được tổng Công ty phân phối hàng, thì hiện nay Công ty phải chủ động trong mọi hoạt dộng kinh doanh, từ khâu tìm kiếm bạn hàng tới tiêu thụ sản phẩm, hạch toán kinh tế độc lập và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty mình. Đứng trước tình hình mới, đặc biệt là thị trường phân bón thế giới và nông sản đã gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm đối tác kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng cũng như tiêu thụ hàng hóa. Tuy nhiên với sự năng động của Ban giám đốc, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản đã dần dần có chỗ đứng và đứng vững trên thị trường, tạo được chữ tín với khách hàng và đối tác, hoạt động kinh doanh có hiệu quả, góp phần tạo thu nhập cho Công ty, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước, đồng thời góp phần cải thiện nâng cao đời sống người lao động. Để thấy rõ nét hơn về sự thay đổi này chúng ta sẽ xem xét kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong hai năm vừa qua: Bảng 1 : Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nồng sản. Đơn vị tính : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch 2008/2007 % Doanh thu thuần 522.021.403.973 602.499.924.361 80.478520.388 13.36 Lợi nhuân sau thuế 1.345.362.791 2.337.061.041 981.698.240 42 Thu nhập bình quân 1.662.234 1.774.060 111.826 6,3 Tài sản cố định ( dư nợ) 123.926.127.327 145.170.115.913 21.243.988.586 14,63 Phải trả người bán ( dư nợ ) 3.309.225.981 7.622.197.397 4.312.971.416 56,58 Vay và nợ ngắn hạn ( dư có) 110.642.334.669 128.313.130.604 17.670.795.935 13,77 Nguồn báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2007 và năm 2008. Bảng trên cho thấy sự biến động của một số chỉ tiêu tài chính quan trọng của Công ty. Nhìn chung sự so sánh hai năm 2007 và 2008 đã thấy được Công ty đang có sự phát triển tốt. Điều này tạo đà cho sự phát triển sắp tới. 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản được tổ chức theo phương thức trực tuyến, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Thực chất của phương thức này là chuyên môn hóa hoạt động quản trị, tạo điều kiện thực hiện chặt chẽ hoạt động diều hành, quản lý, kiểm tra và phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty. Đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty là Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ, chủ trương và chịu mọi trách nhiệm về các vấn đề của Công ty trước hội đồng quản trị, trước nhà nước và pháp luật. Giám đốc là người xây dựng phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, có quyền quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với các nhân viên. Giám đốc tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển thị trường. Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó Giám đốc có nhiệm vụ trợ giúp và tư vấn cho Giám đốc về các mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty, điều hành Công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền. Phó Giám đốc kinh doanh trực tiếp giao nhiệm vụ và quản lý hoạt động của các phòng ban cùng các đơn vị trực thuộc trong khối kinh doanh, duyệt các phương án kinh doanh do phòng kinh doanh trình lên. Phó Giám đốc quản lý phụ trách các phòng ban trong khối quản lý, giám sát quá trình thực hiện mục tiêu, kế hoạch đề ra. Giúp việc cho Giám đốc và Phó Giám đốc là các phòng ban trực thuộc được chia thành hai khối là khối kinh doanh và khối quản lý. Khối kinh doanh bao gồm phòng kế hoạch kinh doanh, Trạm kinh doanh Vật tư Nông nghiệp Hải Phòng, Trạm kinh doanh Vật tư Nông nghiệp Thanh Hóa, Chi nhánh TP Hồ Chí Minh. Phòng kế hoạch kinh doanh được tách thành hai bộ phận bộ phận kế hoạch và bộ phận cửa hàng giúp cho công tác tổ chức hoạt đông được hiệu quả. Bộ phận kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng các chương trình, kế hoạch nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động xuất nhập khẩu ngắn hạn và dài hạn. Tham mưu cho Giám đốc về thị trường hàng hóa giá cả, địa bàn kinh doanh. Triển khai ký kết các hợp đồng mua bán, vận chuyển giao nhận, tiêu thụ hàng hóa. Bộ phận cửa hàng có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản hàng hóa, bán hàng theo lệnh của Công ty và thanh quyết toán với Công ty. Các Trạm kinh doanh Vật tư Nông nghiệp Hải Phòng, Trạm kinh doanh Vật tư Nông nghiệp Thanh Hóa, Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa từ đầu mối của Công ty, phân phối cho thị trường trong khu vực. Các trạm bán hàng theo lệnh của Công ty thực hiện thanh quyết toán tiền hàng với Công ty. Khối quản lý bao gồm hai phòng đó là phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán tài vụ Phòng Tổ chức hành chính có chức năng tổ chức quản lý, đội ngũ cán bộ, công nhân viên nhằm thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh của Công ty. Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Công ty. Tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính, tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán, thông tin kinh tế tài chính của công ty. Phòng Kế toán có trách nhiệm thu thập số liệu, chứng từ, thanh toán với các trạm, cửa hàng của công ty. Tổng hợp số liệu, lên báo cáo tài chính nhằm cung cấp thêm thông tin kịp thời phục vụ cho nhu cầu quản trị của Công ty, đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài Công ty. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản có thể khái quát qua sơ đồ sau: Đại Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Phó Giám Đốc Quản Lý Phó Giám Đốc Kinh Doanh Khối Quản Lý Khối Kinh Doanh Phòng Kế toán tài vụ Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tổ chức hành chính Chi nhánh tại TP HCM Trạm kinh doanh VTNN Thanh Hóa Trạm kinh doanh VTNN Hải Phòng Cửa hàng KD Đồng Văn Cửa hàng KD Do Lộ Cửa hàng KD Hà Đông Cửa hàng KD Văn Điển Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông Nghiệp và Nông sản. 1.1.3 Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ Hiện nay, số lượng hàng hóa của Công ty khá đa dạng với nhiều chủng loại, trong đó chủ yếu là phân bón, còn lại là nguyên liệu để sản xuất thức ăn chăn nuôi. Hiện Công ty thực hiện bán hàng hóa chịu thuế GTGT (Chủ yếu là thuế suất 5%), đối với hàng hóa nhập khẩu thì chỉ phải chịu thuế suất 5% đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Nhìn chung, sản phẩm phân bón hóa học với đặc tính phục vụ sản xuất nông nghiệp nên được coi là mặt hàng thiết yếu đối với người nông dân. Phân bón dạng hạt dễ sử dụng. Tuy nhiên, trong quá trình bảo quản gặp nhều khó khăn do đặc tính của sản phẩm là dễ bay hơi, dễ chảy nước. Đồng thời, nhu cầu về phân bón lại mang tính thời vụ cao nên khối lượng phân bón không đồng đều giữa các thời điểm trong năm, có tháng cao điểm còn có tháng thì số lượng tiêu thụ ít. Vì vậy, Công ty phải có kế hoạch nhập hàng và dự trữ hàng hợp lý, tránh tình trạng khan hiếm hoặc ứ đọng hàng. Đồng thời phải thực hiện tốt khâu bảo quản và vệ sinh kho bãi. Thị trường đầu vào của doanh nghiệp khá rộng lớn vì sản phẩm kinh doanh là khá đa dạng. Tuy nhiên những sản phẩm nông nghiệp chỉ tập trung ở phía Bắc, Phía nam và vùng Tây Nguyên. Công ty chỉ đặt trụ sở giao dịch tại Hà Nội còn hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu diễn ra tại các chi nhánh trải dài từ Bắc vào Nam của công ty. Thị trường đầu ra cho sản phẩm của công ty gồm thị trường nước ngoài khi công ty xuất nông sản và thị trường trong nước khi Công ty nhập thiết bị nông nghiệp về. Thị trường nước ngoài chủ yếu là các nước phát triển như Trung Quốc, Anh, Nhật Bản…Thị trường trong nước của Công ty chủ yếu là các tỉnh phía Bắc. Ngành Nông nghiệp nước ta còn lạc hậu, nhiều người vẫn còn tập quán sản xuất manh mún, chính vì thế mà sẽ còn rất nhiều chỗ đứng cho thiết bị vật tư nông nghiệp nhập khẩu. Nhưng với thói quen được trợ cấp của nhà nước Công ty sẽ cần phải nỗ lực rất lớn để có thể đứng vững trên thị trường và đối mặt với những khó khăn thách thức 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để tổ chức được bộ máy kế toán điều quan trọng đầu tiên là phải lựa chọn được một hình thức kế toán phù hợp với tính chất, quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản là một Công ty hoạt động với quy mô vừa chính bởi vậy bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập chung cho toàn Công ty, các đơn vị trực thuộc chỉ có các nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, không có bộ phận kế toán riêng, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán gửi số liệu lên trụ sở chính để tính lãi lỗ. Phòng kế toán của Doanh nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận xử lý, ghi chép luân chuyển chứng từ, tổng hợp toàn bộ số liệu trên các báo cáo để lập ra báo cáo chung về tình hình kinh doanh của Công ty, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn doanh nghiệp, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị phụ thuộc. Các đơn vị cơ sở làm nhiệm vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, định kỳ gửi chứng từ đã thu thập, kiểm tra xử lý về phòng kế toán của Doanh nghiệp và lập ra các báo cáo kế toán về tình hình kinh doanh của mình để nộp lên cấp trên tổng hợp. Dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hóa và trình độ cán bộ, phòng Kế toán tài vụ được biên chế sáu người và được tổ chức theo các phần hành kế toán cụ thể. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giám sát, tổ chức và điều hành toàn bộ mạng lưới kế toán tài chính của. Công ty đồng thời phải báo cáo một cách kịp thời chính xác đúng đắn với giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, tham gia đóng góp ý kiến với giám đốc để có biện pháp quản lý đầu tư có hiệu quả. Kế toán trưởng là người trực tiếp chỉ đạo các vấn đề về công tác tài chính kế toán trong Công ty, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Hướng dẫn nhân viên trong việc hạch toán ghi sổ sách về tình hình hoạt động, chi phí của phòng mình giúp cho công tác kế toán cuối kỳ được thuận lợi, chặt chẽ. Kế toán trưởng cũng là người luôn theo sát tình hình vận động nguồn vốn của Công ty, đưa ra những báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc giúp Ban Giám đốc có được điều kiện thuận lợi trong việc ra quyết định. Giúp việc cho Kế toán trưởng gồm có các nhân viên Kế toán phần hành. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để vào Sổ cái, hàng quý tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Giám sát và hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lượng và giá trị, hàng năm tiến hành kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản, phân bổ vào giá thành sản phẩm, phản ánh tình hình kết quả kinh doanh của Công ty. Kế toán hàng tồn kho kiêm Kế toán tiêu thụ có trách nhiệm hạch toán theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Hàng tháng lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra và bảng tổng hợp hàng hóa bán ra, theo dõi sự biến động của doanh thu và giá vốn. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ căn cứ vào các chứng từ hợp lệ như hóa đơn bán hàng, các chứng từ nhập-xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, viết séc, ủy nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục vay trả ngân hàng, chứng từ thanh toán với người mua vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, đôn đốc tình hình thanh quyết toán các công trình, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ… Kế toán tiền lương và BHXH có trách nhiệm hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ tiền lương, phân tích việc sử dụng lao động và định mức lao động, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, tiền thưởng, lập bảng phân bổ tiền lương dựa trên bảng chấm công. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt của Công ty. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác minh nguyên nhân và kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử lý chênh lệch đó. Bộ phận kế toán ở các cửa hàng chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra và báo cáo về phòng kế toán của Công ty. Tại Công ty công tác kế toán vẫn thực hiện ghi chép thủ công tuy nhiên Công ty có trang bị máy vi tính để trợ giúp nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện ở mô hình sau: Kế toán Tổng Hợp Kế toán trưởng Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư và tiêu thụ Thủ Quỹ Kế toán Thanh toán Kế toán tại các cửa hàng Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc thực hiện hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ kế toán ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh doanh. Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm quy mô kinh doanh Công ty, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán là “ Chứng từ ghi sổ” Đối với Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hóa và bảng kê chứng từ tiêu thụ hàng hóa, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hóa và bảng kê chứng từ tiêu thụ hàng hóa, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ cái theo các tài khoản 632, 641, 642, 511, 911… Căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả. Cuối tháng khóa sổ cái tính số phát sinh và số dư cuối kỳ các tài khoản 632, 511, 911… trên sổ cái, cộng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được đối chiếu với bảng cân đối phát sinh (được lập trên cơ sở số phát sinh và số dư cuối kỳ của các tài khoản 632, 511, 911,…) Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết các tài khoản 632, 511, 911,…, lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với kế toán tổng hợp với số liệu trên sổ cái các tài khoản 632, 511, 911…để đảm bảo tính chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Sau khi đảm bảo tính khớp đúng của số tiệu kế toán lập các báo cáo tài chính. Cách thức tổ chức hệ thống sổ sách Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau đây: Bảng TH chi tiết ti tiết B¸o c¸o tµi chÝnh Chứng từ mua, bán hàng hóa Sổ chi tiết TK 511, 632, 911... Bảng tổng hợp chứng từ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ Chứng từ - ghi sổ Sổ cái TK 156, 632, 511, 641, 642, 911… Bảng cân đối phát sinh Ghi chó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty. Phần 2 Thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tai Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản 2.1 Các phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng 2.1.1 Phương thức tiêu thụ Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, đối với một doanh nghiệp đặc biệt là đối với một doanh nghiệp thương mại thì công tác tiêu thụ hàng hóa được coi là một công tác rất quan trọng, nó quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp, do vậy để đẩy mạnh số lượng hàng hóa bán ra tăng lợi nhuận, Công ty đã có nhiều phương thức bán hàng khác nhau để đáp ứng tối đa nhu cầu của các khách hàng khác nhau. Các phương thức bán hàng được áp dụng tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp và Nông sản gồm có Phương thức bán buôn hàng hóa, theo phương thức này hàng hóa chủ yếu được bán buôn qua kho. Sau khi mua hàng hóa về, hàng hóa sẽ được nhập kho sau đó sẽ được chuyển đến cho khách hàng, hợp đồng mua bán được ký trực tiếp giữa Công ty và khách hàng. Hoạt động này chủ yếu do bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán của Công ty thực hiện, thị trường tiêu thụ của Công ty trải khắp đất nước. Bán buôn tại các của hàng, các trạm, các chi nhánh đại diện của Công ty. Tại các trạm gồm có Trạm kinh doanh vật tư nông nghiệp Hải Phòng, trạm kinh doanh vật tư nông nghiệp Thanh Hóa, Chi nhánh TP Hồ Chí Minh. Tại cửa hàng gồm có cửa hàng Kinh Doanh Đồng Văn, Cửa hàng Kinh Doanh Văn Điển, Cửa hàng Kinh Doanh Hà Đông, Của hàng kinh Doanh Do Lộc. Theo phương thức bán lẻ, nhân viên bán hàng tại các cửa hàng sẽ giao hàng cho khách và trực tiếp thu tiền của khách sau đó nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền lại cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt viết phiếu thu. Tuy nhiên hình thức bán lẻ tại Công ty rất ít gắp mà chủ yếu là bán buôn với số lượng lớn. Chính sách giá cả tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản đó là Công ty luôn đề ra những chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở giá cả thị trường hoặc giá cả đã thỏa thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán trên cơ sở cả hai bên cùng có lợi để tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng và duy trì mối quan hệ đó. 2.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng Về tài khoản, Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Tài khoản sử dụng trong các phương thức bán hàng gồm có: Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này sử dụng trong phương thức bán hàng hóa qua kho. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị thực của hàng hóa tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế. Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ. Chi phí thu mua hàng hóa. Bên có: Trị giá vốn của hàng hóa. Trị giá vốn xuất trả lại người bán. Dư nợ: Trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ. Tài khoản 157 “hàng gửi bán”: Tài khoản này được dùng để phản ánh sự vạn động của hàng xuất bán tại một thời điểm. Tài khoản 157 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Trị giá hàng hóa đã gửi cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là bán Bên có: Trị giá hàng hóa đã cung cấp được xác định là đã bán. Trị giá hàng hóa đã gửi đi bị khách hàng trả lại. Dư nợ: Trị giá hàng hóa đã gửi đi chưa được xác định là đã bán. Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng đã xuất bán trong kỳ. Tài khoản 632 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. Tài khoản 632 không có số dư. Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có tiểu khoản là tài khoản 5111 Doanh thu bán hàng. Tài khoản này phản ánh tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu. Tài khoản 5111 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại. Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên có: Doanh thu bán hàng hóa của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán. Tài khoản 5111 cuối kỳ không có số dư. Về chứng từ sử dụng Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ tài chính hoặc do Công ty tự lập như sau: Hợp đồng mua bán thường được lập trong trường hợp bán buôn hàng hóa, bán với số lượng lớn hoặc bán theo yêu cầu của khách hàng. Hợp đồng thường được lập và ký kết khi Công ty nhận được đơn đặt hàng của khách hàng. Hóa đơn thuế giá trị gia tăng được lập khi Công ty đã chuyển giao hình thức sở hữu cho khách hàng, đây đồng thời cũng là cơ sở để Công ty kê khai số thuế phải nộp trong kỳ cho cơ quan thuế. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu do hải quan cửa khẩu mà Công ty nhập hàng lập để xác nhận số lượng, dơn giá và giá trị của hàng hóa nhập khẩu. Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa, bản thanh lý hợp đồng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê tài khoản... Trình tự luân chuyển chứng từ thường dược bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT. Bước 1: Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng có thể là đề nghị trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng. Với trường hợp mua hàng theo hợp đồng thì căn cứ ở đây là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kinh doanh Bước 2: Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng Kinh doanh chuyển lên kế toán thanh toán tiến hành lập Hóa dơn GTGT. Bước 3: Kế toán thanh toán chuyển hóa đơn GTGT lên Thủ trưởng, kế toán trưởng để ký. Bước 4,5: Thực hiện thủ tục thu tiền, trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền không thực hiện hai bước này. Bước 6: Thủ kho tiến hành xuất hàng trên cơ sở Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chưa thanh toán. Bước 7: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu giá vốn hàng bán, doanh thu và thuế. Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau: Nghiệp vụ bán hàng hóa Người mua Đè nghị mua hàng Kế toán thanh toán Lập hóa đơn GTGT Giám đốc, Kế toán trưởng Ký hóa đơn GTGT Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền Thủ kho Xuất hàng Kế toán Ghi sổ Bảo quản lưu trữtr÷ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Sơ đồ 4 : Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hóa 2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. Quá trình bán hàng là quá trình Doanh nghiệp thực hiện chuyển giao hàng hóa cho khách hàng và khách hàng sẽ phải trả cho Doanh nghiệp tiền, hàng với giá cả và phương thức thanh toán như 2 bên đã thỏa thuận. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng. Kế toán bán hàng của Công ty sử dụng TK 511 Doanh thu bán hàng để theo dõi doanh thu trên cở sở giá bán thực tế. Đối với phương thức bán buôn qua kho, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì khách hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến cho Công ty, trên cơ sở đơn đặt hàng và sự thỏa thuận với khách hàng. Từ đây giao dịch sẽ được thực hiện. Đối với phương thức bán lẻ thì quá trình giao dịch đơn giản hơn rất nhiều, khách hàng sẽ trực tiếp đến cửa hàng và mua hàng, sau đó thanh toán tiền ngay cho nhân viên bán hàng của Công ty tại quầy. Khi khách hàng đồng ý mua hàng của Công ty, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT (Biểu số 2.2). Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 được giao cho khách hàng, liên 3 được dùng để luân chuyển. Sau đó, kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng hóa bán ra. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (Biểu số 2.3). Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 được giao cho thủ kho giữ để đề xuất hàng và ghi vào thẻ kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất vào thẻ kho của hàng hóa đó, cuối ngày thủ kho tính ra khối lượng hàng hóa tồn kho và ghi vào cột tồn của loại hàng hóa đó. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi vào bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra trong tháng, và cuối tháng lập “ Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra” Ví dụ: Ngày 8 tháng 2 năm 2008 Công ty có bán cho chị Lê Hải An, Công ty TNHH Đinh Lê, Hưng Yên 10 tấn Kali sau khi 2 bên đã kỹ kết HDMB số 85679/MB ngày 1/2/2008, thống nhất về các điều khoản cần thiết như giá bán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Sau khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho sẽ theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho về mặt số lượng trên thẻ kho (Biểu số 2.1). Cột nhập, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho. Cột xuất, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho. Cột tồn, Cuối mỗi ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng hóa ._.