Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN ~~~~~~*~~~~~~ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT Họ tên sinh viên : ĐINH THỊ HƯƠNG Lớp : KẾ TOÁN 47C Giáo viên hướng dẫn : PGS. TS. NGUYỄN VĂN CÔNG HÀ NỘI - 2009 MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 14 Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh Doanh Máy Văn Phòng Việt 17 Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh daonh Máy văn phòng Việt 19 Sơ đồ 2-1: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt......................................................................35 Sơ đồ 2-2: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt.................................................39 BẢNG BIỂU Bảng 1-1: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 3 năm gần đây 9 Biểu số 2-1: Phiếu Xuất kho của Công ty theo phương thức bán buôn 24 Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012 25 Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632 26 Biểu số 2-4: Sổ Cái TK 632 27 Biêủ số 2-5: Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ 28 Biểu số 2-6: Sổ Chi tiết TK 511 29 Biêủ số 2-7: Sổ cái TK 511 30 Biểu số 2-8: Sổ Chi tiết TK 641 36 Biểu số 2-09: Sổ Cái TK 641 37 Biểu số 2-10: Sổ Chi tiết TK 642 41 Biểu số 2-11: Sổ Cái TK 642 42 Biểu số 2-12: Chứng từ ghi sổ-Kết chuyển DTBH 44 Biểu số 2-13: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển GVHB 44 Biểu số 2-14: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển CPBH,CPQDNL 45 Biểu số 2-15: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển kết quả tiêu thụ 45 Biểu số 2-16: Sổ Cái TK 911 46 LỜI MỞ ĐẦU Lợi nhuận là mục tiêu, là động lực phát triển của mọi doanh nghiệp, dù kinh doanh trong lĩnh vực nào thì mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp vẫn là thu được lợi nhuận cao nhất. Để có thể đạt được mục tiêu đó thì một yếu tố rất quan trọng là hàng hoá sản xuất ra phải được tiêu thụ nhanh chóng, giúp doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh và tạo điều kiện tái sản xuất, mở rộng quy mô, thúc đẩy sản xuất phát triển. Tiêu thụ cũng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, thông qua tiêu thụ, đơn vị mới thu hồi được vốn bỏ ra và tạo lợi nhuận. Vì vậy đây là giai đoạn rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Trong xu hướng hội nhập và phát triển như hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp thương mại đang gặp phải rất nhiều thách thức. Vì vậy, để có thể tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường, doanh nghiệp luôn phải trú trọng hoàn thiện công tác tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, vì đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hoạt động sử dụng vốn nói chung, đồng thời tạo điều kiện tăng lợi nhuận và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Và để quản lý được tốt nghiệp vụ tiêu thụ thì kế toán với tư cách là công cụ kinh tế cũng phải luôn được quan tâm, thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. Đồng thời qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt, dưới sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán Công ty, cùng với sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công, em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt” làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình. Chuyên đề của em ngoài phần Mở đầu và Kết luận, có kết cấu gồm 3 phần chính như sau: Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT Phần 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 1.1 Đặc điểm kế toán và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được thành lập ngày 31 tháng 12 năm 2003 dưới hình thức Công ty TNHH theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010810. Theo đó, tên Công ty là: Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. Công ty có trụ sở chính ở Số 63, Phố Hai Bà Trưng, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội. Đáp ứng xu hướng phát triển và nhu cầu thị trường, Công ty chuyên sản xuất, lắp ráp máy văn phòng và linh kiện, phụ tùng, vật tư của máy văn phòng, mực in; cung cấp dịch vụ chế bản điện tử, dịch vụ photocopy; thương mại, dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử, tin học. Công ty cũng là nhà buôn bán, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị công nghiệp, máy văn phòng; là đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá trong lĩnh vực điện tử, tin học. Công ty có số vốn điều lệ là: 2 000 000 000 đồng (Hai tỷ đồng VN) Từ khi thành lập, với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất, hiệu quả nhất và có giá thành hợp lý nhất cho nhu cầu của khách hàng về các giải pháp và thiết bị viễn thông, điện tử, tin học, thiết bị công nghiệp, thiết bị tự động, thiết bị chuyên dụng, cùng với một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có chuyên môn cao và năng động, Công ty đã có sự phát triển nhanh chóng và trở thành một trong những nhà cung cấp thiết bị và giải pháp công nghệ tiên tiến tại Việt Nam. Năm 2005 là mốc phát triển quan trọng của Công ty, đây là năm Công ty tiến hành cổ phần hóa, chuyển đổi từ hình thức công ty TNHH sang hình thức công ty Cổ phần, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. Từ khi chuyển đổi hình thức sở hữu, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt vẫn không ngừng phát triển lớn mạnh, mở rộng thị trường tiêu thụ. Thông qua các văn phòng, chi nhánh và hệ thống đối tác, các nhà phân phối, Công ty đã hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả trong nhiều lĩnh vực đa dạng, tại các tỉnh, thành phố khác nhau trong nước và trở thành sự lựa chọn số một của nhiều cơ quan, doanh nghiệp, thành phần kinh tế. Thành quả và giá trị lớn nhất của Công ty là uy tín doanh nghiệp và sự tin tưởng nơi khách hàng thể hiện qua việc Công ty được chọn tham gia tư vấn, thiết kế và cung cấp giải pháp công nghệ, thiết bị kỹ thuật cho các dự án cấp tỉnh, thành phố, quốc gia tại các ngành khác nhau. Nhờ đó, hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của Công ty tăng lên đáng kể, thể hiện qua bảng dưới đây: Bảng 1-1: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 3 năm gần đây Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (3=1-2) Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ ( 5=3-4) Doanh thu hoạt động tài chính Chi phí tài chính Chi phí quản lý kinh doanh Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (9=5+6-7-8) Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác (12=10-11) Tổng lợi nhuận kê toán trước thuế (13=9+12) Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (15=13-14) 2,817,359,117 0 2,817,359,117 2,370,953,843 446,405,274 0 63,554,842 361,539,880 21,310,552 1,254,647 0 1,254,647 22,565,199 16,970,000 5,595,199 5,272,465,788 0 5,272,465,788 3,336,818,461 1,935,647,327 1,396,102 59,455,537 1,816,436,090 61,151,802 0 0 0 61,151,802 17,122,505 44,029,297 5,661,175,310 0 5,661,175,310 3,125,338,583 2,535,836,727 1,822,307 52,800,000 2,463,574,327 21,284,707 22,984 0 22,984 21,307,691 5,966,153 15,341,538 Qua bảng trên có thể thấy tình hình hoạt động của công ty rất khả quan, đặc biệt trong năm 2006, lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng rất lớn, từ 5,595,199 đồng lên tới 44,029,297 đồng. Đây là thành tích lớn, thể hiện sự phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty. 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua. Vì vậy, Công ty là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được quyền mở tài khoản ngân hàng. Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ đó. Bộ máy của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Trong đó, các phòng, ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc mà đứng đầu là Giám đốc. Mỗi phòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoat động kinh doanh được thông suốt. Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc công ty và các phòng ban như sau: Giám đốc công ty là người đứng đầu Công ty, trực tiếp tổ chức, chỉ đạo điều hành hoạt động trong Công ty, quyết định phương hướng, kế hoạch chung, các phương án kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng, mua bán, nhân sự và các chủ trương lớn của Công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy để đảm bảo hiệu quả quản lý cao nhất. Giám đốc Công ty cũng là người quyết định về việc thành lập mới, sát nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc nguồn vốn đầu tư của Công ty, có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm các trưởng, phó phòng, kế toán trưởng và các chức danh lãnh đạo khác, tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm Điều lệ công ty. Giúp việc cho Giám đốc là các phòng ban chức năng, đứng đầu là các trưởng phòng, Công ty gồm có bốn phòng chính: Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật. Mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng theo sự phân công của Giám đốc như sau: Phòng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh của cả năm cho Công ty, từ đó hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng kế hoạch kinh doanh của mình (doanh thu, lãi gộp, chi phí), xây dựng giá bán buôn, bán lẻ các sản phẩm kinh doanh của Công ty; phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh của các đơn vị, theo dõi tình hình kết quả kinh doanh đạt được so với kế hoạch đề ra; đồng thời lập kế hoạch nhập hàng theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, phương hướng, biện pháp và kết quả thực hiện kế hoạch của các bộ phận; cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như giá cả các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường. Đây cũng là phòng giao dịch với các bên đối tác để nhập hàng hóa theo kế hoạch đã định, quản lý và thực hiện các thủ tục nhập hàng hóa, đảm bảo cho Công ty luôn có hàng hóa đúng thời điểm cung cấp cho khách hàng, thường xuyên tìm kiếm các nguồn hàng hóa vật tư cần thiết trong và ngoài nước thông qua các hình thức như: tìm kiếm trên mạng, qua các hội chợ, danh bạ điện thoại; tham gia thực hiện các thủ tục với cơ quan hải quan để lấy hàng, lưu trữ và quản lý các loại hợp đồng: Hợp đồng mua bán, thuê kho nhà xưởng, nhập khẩu hàng hóa, quản lý hàng hóa về mặt số lượng và chất lượng tại các kho hàng của Công ty, tiến hành xắp xếp kho hàng khoa học để đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa được thuận lợi.ung cấp đúng, đủ vật tư hàng hóa cho các bộ phận có nhu cầu trên cơ sở đề nghị xuất hàng đã có xét duyệt. Thực hiện các công việc do ban giám đốc giao với khẩu hiệu: “Đừng bao giờ xa rời mục tiêu”. Khác với phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán có nhiệm vụ: Báo cáo vê tình hình hoạt động tài chính cho Giám đốc Công ty hàng tháng; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và tình hình biến động vốn và tài sản nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý về tài chính của Công ty; thực hiện phát hành, bảo quản lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán môộ cách đầy đủ, có hệ thống theo đúng quy định Nhà nước và Công ty, thực hiện nghiêm chế độ bảo mật các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán và thông tin về chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của Công ty; kiểm tra và thường xuyên đối chiếu tình hình nhập xuất hàng hoá tại kho. Phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất kho hàng hoá theo quy định; kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, các khoản tạm ứng, tình hình thanh toán tạm ứng để đôn đốc hoặc báo cáo và đề xuất xử lý các trường hợp nợ kéo dài không đúng quy định; kiểm tra, kiểm soát quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty, đối chiếu só dư hàng ngày. Ngoài ra, Phòng kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ chính sách quy định, quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty để kịp thời ngăn chặn các vụ việc làm sai quy định. Là một doanh nghiệp thương mại, Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ chốt của Công ty, phòng Kinh doanh bao gồm có ba phòng nhỏ: Thứ nhất, Phòng kinh doanh bán lẻ: Đây là phòng chuyên tổ chức mạng lưới bán lẻ của Công ty, bán hàng trực tiếp cho người sử dụng, đàm phán ký kết các hợp đồng bán lẻ máy photocopy, xây dựng kế hoạch kinh doanh, khai thác bán hàng, bán lẻ để hoàn thành doanh số công ty giao, thực hiện các gói thầu nhỏ ở phạm vi chào hàng cạnh tranh, thực hiện quy trình kinh doanh của khối kinh doanh. Thứ hai, Phòng Marketing, khác với phòng Kinh doanh bán lẻ, Phòng Marketing có những chức năng nhiệm vụ sau: tổ chức mạng lưới kênh phân phối, tập trung khai thái thị trường khách hàng, hỗ trợ các công ty phân phối trong việc làm dự án cung cấp may photocopy, tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, khai thác khách hàng để hoàn thành doanh số công ty giao, đàm phán ký kết các hợp đồng bán lẻ, thực hiện quy trình phân phối của khối kinh doanh. Thứ ba, Phòng Kinh doanh dự án: Đóng góp vào hoạt động Công ty, phòng Kinh doanh dự án tìm kiếm khách hàng là các dự án lớn nhằm cung cấp các thiết bị Công ty cung cấp; thực hiện hồ sơ thầu; thực hiện quy trình đấu thầu ở khối kinh doanh. Là nơi xử lý các vấn đề kỹ thuật, Phòng Kỹ thuật cũng là một trong những phòng rất quan trọng của Công ty, có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện quy trình dịch vụ kỹ thuật theo định hướng của Công ty, hoàn thành doanh số của công ty giao, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh lành mạnh thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo uy tín. Để làm được điều đó, Phòng thường xuyên đào tạo đội ngũ nhân viên đầy đủ cả kiến thức về kỹ thuật và giao tiếp khách hàng, xây dựng mức giá và dịch vụ có tính cạnh tranh cao, tập trung tìm kiếm, thu hút khách hàng mới sử dụng dịch vụ của công ty, xây dựng kế hoạch chiến lược: Phát triển khách hàng, dịch vụ kỹ thuật, phát triển doanh thu, thực hiện nhiệm vụ theo phương châm: “ Kịp thời – Sáng tạo – Đạt hiệu quả cao”. Phòng Kỹ thuật gồm có bốn phòng nhỏ: Phòng Dịch vụ, Phòng Cơ sở khoa học, Phòng Thuê máy và Phòng Hỗ trợ kỹ thuật. Mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau (Sơ đồ 1-1 – Tr.14): SƠ ĐỒ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt GIÁM ĐỐC P.Kinh Doanh Phòng Kế toán P. Kỹ Thuật P.Xuất Nhập Khẩu Hỗ trợ kỹ thuật Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán Thuế Kế toán Tổng hợp Phòng Thuê Máy Phòg CS KH Phòg Dịch Vụ Phòg Kinh doanh Dự án Phòng Mar- keting Phòng Kinh Doanh bán lẻ Sửa chữa Bảo trì 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 1.2.1 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, là mô hình tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Công ty. Ở các bộ phận khác như kho, bán hàng...bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Theo mô hình này, Công ty chỉ có một phòng kế toán tập trung bao gồm Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ và kế toán hàng hóa. Mỗi kế toán phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ riêng: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra công việc của các kế toán phần hành; theo dõi việc thực hiện quy trình, quy định tài chính của các kế toán tại các bộ phận; báo cáo tình hình thu, chi của Công ty lên Giám đốc; phân tích báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty; khóa sổ kế toán và khớp đúng các số liệu liên quan; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao. Kế toán hàng hóa là người ghi chép các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập khẩu, hợp đồng ngoại, tờ khai hải quan, hóa đơn chứng từ nhập hàng trong nước của bộ phận nhập hàng chuyển tới; phân bổ chi phí nhập hàng vào giá vốn hàng hóa cho từng hợp đồng nhập khẩu; kiểm soát giá cả hàng nhập xuất tại Công ty; cập nhật, theo dõi và thống kê toàn bộ hàng hóa nhập trong tháng, phản ánh tình hình nhập – xuất hàng hóa căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đã được kiểm tra đầy đủ. Cuối tháng Kế toán hàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu hàng hóa với Thủ kho; cập nhật hàng hóa xuất dùng vào chi phí trên cơ sở có sự đồng ý của trưởng bộ phận xuất dùng và phê duyệt của Giám đốc, đồng thời lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao. Kế toán công nợ có nhiệm vụ hạch toán chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả của Công ty; cập nhật, theo dõi, giám sát chặt chẽ các khoản công nợ phải thu đến hạn, quá hạn để thu hồi công nợ kịp thời, giảm thiểu tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn của Công ty; lưu giữ toàn bộ các chứng từ, hợp đồng mua, bán, chứng từ chấp nhận và cam kết thanh toán của khách hàng; tổ chức theo dõi, cập nhật, thống kê và phân loại từng loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, chấp hành đúng kỷ luật và chế độ thanh toán; ập chứng từ bù trừ công nợ phải thu và công nợ phải trả trên cơ sở thỏa thuận về việc thanh toán bù trừ giữa công ty với khách hàng; lập dự phòng và báo cáo kịp thời lên cấp trên đối với các khoản nợ có khả năng không thu hồi được; trực tiếp đi thu công nợ của khách hàng, lập giấy xác nhận công nợ và gửi tới cho khách hàng. Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và nắm được toàn bộ số thuế và các khoản phải nộp trong tháng với nhà nước theo thông báo thuế, đồng thời phải liên tục cập nhật, theo dõi chi tiết vào thông báo các hạn mức thời gian của các khoản phải nộp lên phụ trách bộ phận, đảm bảo nguyên tắc: Nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời; theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải nộp với nhà nước; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công viêc được phân công. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình tình thực tế của Công ty, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ để hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán tiêu thụ nói riêng. Việc ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Cùng với hình thức ghi sổ này bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phức tạp về số lượng và chủng loại, gồm có: Các sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản. Trong kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng các loại sổ đặc thù và có quá trình ghi sổ như sau: Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào các chứng từ bán hàng gồm Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho để vào các Sổ chi tiết bán hàng gồm có: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, các Chứng từ ghi sổ. sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Cuối kỳ, kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt HĐ Bán hàng và các chứng từ liên quan Chứng từ Ghi sổ Sổ cái Tk 156,511, 632, 641, 642... Sổ chi tiết Tk 156, 511, 641, 642... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 2.1.1 Phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng Trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, một doanh nghiệp thương mại muốn bán được hàng thì nhất thiết phải có các chính sách tiêu thụ hợp lý và đạt hiệu quả. Lựa chọn cho mình kênh bán hàng nào phù hợp chính là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ cho doanh nghiệp. Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm máy thiết bị văn phòng, sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm: máy Fax, máy In, máy Photocopy và các vật tư đi kèm: đèn chụp, chân máy, mực chống gạt, từ, lò ép, lò sấy...của hãng Fụji Xerox. Ngoài ra công ty cũng cung cấp các mặt hàng, thiết bị văn phòng của các hãng khác theo yêu cầu của khách hàng: Canon, Nikko...Do đó, Công ty thực hiện tiêu thụ theo hai phương thức: Bán buôn và Bán lẻ. Phương thức bán buôn: Công ty có hệ thống đại lý rộng khắp các tỉnh phía Bắc. Các đại lý sẽ là trung gian thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá giữa Công ty và khách hàng của Công ty tại các tỉnh. Theo phương thức này, tất cả việc tiêu thụ hàng hoá đều phải ký kết qua hợp đồng do phòng kinh doanh dự án thực hiện và các đại lý sẽ mua hàng với giá thoả thuận theo chính sách giá riêng được Công ty áp dụng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là: Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao hàng. Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Phương thức bán lẻ: Nghiệp vụ bán lẻ của Công ty do phòng kinh doanh bán lẻ thực hiện. Khách lẻ của Công ty có thể đến tận Công ty giao dịch với nhân viên phòng kinh doanh bán lẻ yêu cầu mua hàng. Khách hàng có thể nhận hàng ngay tại Công ty và tự vận chuyển hoặc nếu có yêu cầu thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Ngoài ra khách lẻ của Công ty có thể mua hàng qua điện thoại, khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng có thể gọi điện yêu cầu mua hàng, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Phí vận chuyển do thoả thuận giữa Công ty với khách hàng. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, và sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Tại kho của Công ty, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng thủ kho tính ra số nhập, xuất, tồn trên thẻ kho và đối chiếu với số lượng trên sổ chi tiết hàng hoá tại phòng kế toán. Tài khoản sử dụng để hạch toán trong các phương thức tiêu thụ gồm có: Tài khoản 156 -“Hàng hoá”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị hiện có của: Hàng hoá tồn kho và xuất, nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập kho thực tế. Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau: Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ Bên Có: Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán Dư Nợ: Trị giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này được sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ Kết cấu nội dung phản ánh của tài khoản 632 như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Tk 632 cuối kỳ không có số dư TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có tiểu khoản 5111- Doanh thu bán hàng: TK này phản ánh tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ TK 5111 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. 2.1.2 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn Theo phương thức này, hàng được giao tại kho của Công ty. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với các đại lý. Dựa trên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, phòng kế toán lập Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Sau đó, căn cứ vào Hoá đơn GTGT đã lập, kế toán lập Phiếu xuất kho chuyển xuống cho bộ phận kho làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày chứng từ được chuyển lại phòng kế toán để kế toán hàng hoá làm căn cứ ghi sổ. Phiếu xuất kho theo phương thức bán buôn của Công ty có mẫu như sau: Biểu số 2-1: Phiếu Xuất kho của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt theo phương thức bán buôn Đơn vị: Công ty CP SX & KD Máy văn phòng Việt Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 9 năm 2008 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: P.Kinh doanh Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho: Công ty Địa điểm: Số 10 Hồ Xuân Hương Stt Tên hàng Mã hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 2 3 4 1 Mực 1220D 3017 ống 20 450 000 9 000 000 2 Máy fax 3200 9003 Cái 10 1.159.091 11 590 910 Cộng 20 590 910 Tổng số tiền(bằng chữ):Hai mươi triệu năm trăm chín mươi nghìn chín trăm mười đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 10 tháng 09 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi xuất kho hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi tổng hợp nhập xuất tồn, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết Tk 156 và sổ chi tiết TK 632-phản ánh giá vốn hàng bán bằng bút toán ghi sổ sau: Nợ TK 632 Có TK 156: Trị giá hàng đã tiêu thụ Mẫu Chứng từ ghi sổ của Công ty như sau: Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 012 Ngày 01 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 632 632 156 156 84 154 000 155 163 000 Cộng 239 317 000 Kèm theo: 02 chứng từ gốc Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt tháng 9/2008 như sau: Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632 SỔ CHI TIẾT TK 632 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 5004 5005 1/9 Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 156 156 84 154 000 155 163 000 3/9 5006 5007 5008 3/9 Bán mực DP235/514 Bán mực TP12 Bán máy XR455 156 156 156 1 319 476 11 500 000 20 144 000 6/9 5009 5010 5011 5012 5013 6/9 Bán máy đếm tiền Bán máy photo V212 Bán máy V256 Bán máy V346 Bán Gạt mực 156 156 156 156 156 55 454 545 18 285 308 29 727 273 71 000 000 92 011 800 ... ... ... ... ... Cộng PS 4 009 400 930 0 Từ các chứng từ gốc, kế toán định khoản vào TK Doanh thu bán hàng theo bút toán sau: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Sau đó, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập để lên sổ cái các TK 511, 632. Sổ cái TK 632 tháng 9/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-4: Sổ Cái TK 632 SỔ CÁI TK 632 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 12 1/9 CTGS-PXK 156 239 317 000 3/9 31 3/9 CTGS-PXK 156 32 963 476 6/9 51 6/9 CTGS-PXK 156 266 478 926 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 381 CTGS-Kết chuyển Gvhb 911 4 009 400 930 Cộng phát sinh 4 009 400 930 4 009 400 930 Số dư cuối kỳ 2.1.3 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này, khi khách hàng có yêu cầu sẽ đến trao đổi trực tiếp tại phòng kinh doanh bán lẻ. Các chứng từ dùng để hạch toán ban đầu gồm có: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT.. Mẫu Hoá đơn GTGT của Công ty như sau: Biêủ số 2-5: Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKL-3LL Liên 1:Lưu AB/2008B Ngày 10/9/2008 Số: 005402 Đơn vị bán hàng: Công ty CP SX và KD Máy văn phòng Việt Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101440208 ------------------------------------------------------------------------------------------------- Họ tên người mua hàng: Trần Anh Khang Tên đơn vị: Khách lẻ Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy photo V212 Cái 1 21 000 000 21 000 000 Cộng tiền hàng 21._.