Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………1 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1-1. Tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy Quy Chế Từ Sơn 5 Sơ đồ 1-2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà máy Quy chế Từ Sơn. 11 Bảng 1-3. Một số chỉ tiêu về tình hình hoạt động của Nhà máy 12 Sơ đồ 1.4.Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Quy chế Từ Sơn 13 Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn. 19 Sơ đồ 2.1. Quy trình xuất kho hàng hoá 24 Biểu 2.2. Một số mã và mặt hàng của Nhà máy Quy chế Từ Sơn 25 Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay 32 Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm 32 Biểu 2.5. Mẫu Hoá đơn GTGT 33 Biểu 2.6. Nhật ký bán hàng 35 Biểu 2.7. Sổ chi tiết bán hàng 36 Biểu 2.8. Sổ Cái tài khoản 511 37 Biểu 2.9. Sổ chi tiết tài khoản 5112 – Hàng mộc 38 Biểu 2.10. Sổ chi tiết tài khoản 131 – Cty CP MEINFA 40 Biểu 2.11. Sổ Cái Tài khoản 131 41 Biểu 2.12. Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng 42 Biểu 2.13. Mẫu phiếu xuất kho 44 Biểu 2.14. Sổ Cái Tài khoản 632 45 Biểu 2.15. Sổ chi tiết tài khoản 6322 – Hàng mộc 46 Biểu 2.16. Sổ Cái tài khoản 3331 48 Biểu 2.17. Sổ Cái tài khoản 133 49 Biểu 2.18. Tờ khai thuế GTGT 51 Biểu 2.19. Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra 52 Biểu 2.20. Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào 54 Biểu 2.21. Bảng giải trình tờ khai thuế GTGT 55 Biểu số 2.22. Sổ Cái Tài khoản 641 58 Biểu 2.23. Sổ chi tiết tài khoản 641 – CPBH trả bằng tiền mặt 59 Biểu 2.24. Sổ Cái Tài khoản 642 60 Biểu 2.25. Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí khấu hao TSCĐ 61 Biểu 2.26. Sổ Cái Tài khoản 635 62 Biểu 2.27. Sổ Cái tài khoản 911 64 Biểu 2.28. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 65 Biểu 2.29. Sổ Nhật ký chung 66 BẢNG CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT SXKD Sản xuất kinh doanh KQKD Kết quả kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định BHXH Bảo hiểm xã hội NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ TNDN Thu nhập doanh nghiệp NN&PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn TNHH Trách nhiệm hữu hạn GTSP Giá thành sản phẩm CP Chi phí GTGT Giá trị gia tăng PX Phân xưởng HĐ Hoá đơn BGĐ Ban giám đốc BL Bu lông Đ/ốc Đai ốc XK Xuất kho KH Khách hàng KT Kế toán Cty CP Công ty cổ phần Cty, CT Công ty TM Thương mại TK Tài khoản TKĐƯ Tài khoản đối ứng SX Sản xuất PB Phân bổ CN Công nghiệp VAT Thuế giá trị gia tăng HHDV Hàng hoá dịch vụ KC Kết chuyển CCDV Cung cấp dịch vụ TSCĐHH Tài sản cố định hữu hình TV Thành viên LỜI MỞ ĐẦU Tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, doanh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp. hàng hoá thực hiện giá trị và quay trở về dưới hình thái tiền tệ. Vì vậy, tiêu thụ không những đánh giá hiệu quả của các giai đoạn trước đó như giai đoạn cung cấp, giai đoạn sản xuất mà còn phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Mặt khác, khi đất nước đang trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới, sự cạnh tranh lại diễn ra ngày càng gay gắt. Sản xuất phải gắn với thị trường và hướng vào nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, trong thời kỳ nền kinh tế thế giới đang lâm vào tình trạng khủng hoảng thì thành phẩm sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành vấn đề quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản lý cần nắm bắt, phân tích và xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, có hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của thông tin về tình hình tiêu thụ, đặc biệt là thông tin kế toán cung cấp, nên trong thời gian thực tập tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Nhà máy, đặc biệt là các anh chị Phòng kế toán, cùng sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Phạm Thành Long, em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài:” Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh Kết cấu chuyên đề của em gồm 3 chương: vCHƯƠNG 1: Tổng quan về Nhà máy Quy chế Từ Sơn vCHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn vCHƯƠNG 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn em –TS Phạm Thành Long đã tận tình bảo ban và chỉnh sửa những thiết sót để em hoàn thành chuyên đề. Em xin gửi tới Ban lãnh đạo Nhà máy Quy chế Từ Sơn cùng toàn thể cô chú, anh chị trong Nhà máy lời cảm ơn chân thành nhất đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập. Em xin cảm ơn anh chị trong Phòng kế toán đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc cung cấp và giải thích số liệu để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Thanh Nhàn CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN 1.1. Đặc điểm tổ chức kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy Quy chế Từ Sơn 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy Nhà máy Quy Chế Từ Sơn được Bộ Công nghiệp nặng ra quyết định thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963. Đây là nhà máy Quy Chế đầu tiên của nước ta được đặt tại Thị trấn Từ Sơn - Huyện Tiên Sơn - Tỉnh Hà Bắc (nay là Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh). Khi mới thành lập, năng lực ban đầu của Nhà máy chỉ có: Diện tích nhà xưởng : 1.956 m2 Thiết bị máy móc : 42 chiếc Tổng cán bộ công nhân viên : 152 người Tổng nguồn vốn : 389.000 đồng Nhà máy được thành lập với nhiệm vụ tổ chức và thực hiện sản xuất sản phẩm theo kế hoạch của Nhà nước. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy trải qua hai giai đoạn: - Giai đoạn 1: Từ khi thành lập đến trước quyết định 217/HĐBT ngày 14/11/1987, Nhà máy hoạt động theo cơ chế kế hoạch hoá tập trung, chỉ tiến hành hoạt động sản xuất với kế hoạch định sẵn của Nhà nước. Vì vậy, Nhà máy chưa phát huy hết tiềm lực của mình, không thực sự hạch toán kinh doanh độc lập. Tuy nhiên, Nhà máy luôn sản xuất tốt, hoàn thành mọi kế hoạch được giao. - Giai đoạn 2: Từ khi Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ra quyết định số 217/HĐBT về việc xoá bỏ cơ chế quan liêu, bao cấp, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang cơ chế thị trường, có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước. Trong giai đoạn này, Nhà máy gặp rất nhiều khó khăn, việc làm và đời sống của cán bộ công nhân viên không được đảm bảo. Tuy nhiên, dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và Ban Giám đốc, Nhà máy đã chủ động nắm bắt thị trường, cải tiến tổ chức sản xuất, tinh giảm biên chế, sắp xếp lại lao động, dần dần khắc phục những hậu quả do cơ chế cũ để lại. Do đó, tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy được duy trì ổn định, đời sống của công nhân viên ngày càng cải thiện. Thực hiện Nghị định số 388 – HĐBT ban hành ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp, Nhà máy Quy Chế Từ Sơn được quyết định thành lập lại. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn – huyện Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh. Vốn kinh doanh: 1.521 triệu đồng. Ngành nghề sản xuất kinh doanh: sản xuất và kinh doanh chi tiết cơ khí bu lông, đai ốc, vít, vòng đệm theo tiêu chuẩn và những sản phẩm phục vụ lắp ráp ôtô, xe máy, xe đạp… Số lượng công nhân viên: 576 người, trong đó trình độ Đại học là 53 người, Cao đẳng và trung cấp là 52 người. Ngày 25/8/2000, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng ký quyết định số 2410/QĐTCCB về việc đổi tên Nhà máy Quy Chế Từ Sơn thành Công ty Quy Chế Từ Sơn trực thuộc Tổng Công ty máy và thiết bị công nghiệp. Để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, ngày 19/3/2004, Công ty Quy Chế Từ Sơn được sáp nhập vào Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí và đổi tên Công ty Quy chế Từ Sơn thành Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Nhà máy Quy chế Từ Sơn Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn – huyện Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh. Điện thoại: 0241.831912 – 0241.743711. Fax: 0241.832467 Giám đốc Nhà máy: Ông Nguyễn Xuân Liên Mã số thuế: 0100100671-005 Số tài khoản tại Ngân hàng NN&PTNT Từ Sơn – Bắc Ninh: 421101-000304. Nhà máy Quy Chế Từ Sơn thuộc Công ty TNHH Nhà nước một thành viên xuất nhập khẩu sản phẩm cơ khí - Tổng Công ty máy và thiết bị công nghiệp - Bộ công nghiệp, tên giao dịch quốc tế là Tusonfastener Company, viết tắt là TUFACO. Nhà máy có trụ sở đặt tại Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh, nằm kề quốc lộ 1A đường đi Hà Nội - Lạng Sơn, cách thủ đô Hà Nội 18Km về phía Bắc. Đây là địa thế thuận lợi cho Nhà máy tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy Với mỗi giai đoạn phát triển, Nhà máy lại được tổ chức theo một hình thức phù hợp. Hiện nay, bộ máy quản lý của Nhà máy được bố trí theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Sơ đồ 1-1. Tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy Quy Chế Từ Sơn Phân xưởng dập nguội Phó Giám đốc kinh tế Phân xưởng dụng cụ - cơ điện Phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất Phòng tài chính kế toán GIÁM ĐỐC Phân xưởng dập nóng Phân xưởng mạ - lắp ráp Phòng kỹ thuật Phòng sản xuất kinh doanh Ban bảo vệ - tự vệ Phòng tổ chức hành chính Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận được trình bày trong sơ đồ trên như sau: - Giám đốc Nhà máy: Là người đứng đầu Nhà máy, được Tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp thuộc Bộ công nghiệp (nay là Bộ Công thương) bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân của Nhà máy, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cấp trên về kết quả sản xuất kinh doanh, nhằm phát huy mọi tiềm năng của Nhà máy, bảo toàn và phát triển vốn được giao, thực hiện đầy đủ các chính sách của Nhà nước như: thuế, tiền lương, BHXH …Giám đốc có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý của Nhà máy theo nguyên tắc gọn nhẹ, có hiệu quả và thực hiện theo đúng pháp luật. - Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Do Giám đốc Nhà máy bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc chỉ định điều hành sản xuất khi Giám đốc đi công tác dài. - Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: Do Giám đốc của Nhà máy bổ nhiệm, là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm kinh doanh và được Giám đốc chỉ định điều hành kinh doanh khi Giám đốc đi vắng. - Khối phân xưởng: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy. Khối phân xưởng gồm 4 đơn vị sản xuất chính: phân xưởng dụng cụ - cơ điện, phân xưởng dập nóng, phân xưởng dập nguội, phân xưởng mạ - lắp ráp. Mỗi phân xưởng có: một quản đốc, một hoặc hai phó quản đốc, một nhân viên hạch toán phân xưởng, một kỹ thuật viên, một cán bộ kinh tế và các tổ sản xuất. + Phân xưởng dập nóng tổ chức sản xuất các loại đai ốc, bu lông bán tinh và thô với các bước công việc: cắt phôi, dập, đột tâm, tiện, cán ren và các loại bu lông đầu chỏm cầu, vít cấy, các loại bu lông bắt bánh ôtô, máy kéo, bu lông phục vụ ngành đường sắt. + Phân xưởng dập nguội tổ chức sản xuất: hàn nối, tẩy, ủ, rửa, phốtphát hóa, vuốt các loại thép để sản xuất bu lông, đai ốc tinh; cưa cắt thép phục vụ sản xuất dụng cụ khuôn cối; chế tạo các chi tiết phụ tùng cho sửa chữa máy móc thiết bị. + Phân xưởng mạ - lắp ráp thực hiện các bước công việc: mạ, điện phân, nhúng kẽm nóng, nhuộm đen, lắp bộ sản phẩm bu lông, đai ốc, vòng đệm. + Phân xưởng dụng cụ - cơ điện tổ chức gia công chế tạo các loại dụng cụ, khuôn cối, phục vụ các phân xưởng sản xuất sản phẩm với các bước công việc: tiện, phay, bào, nhiệt luyện, mài… và tổ chức sửa chữa, lắp đặt thiết bị máy móc của các phân xưởng theo kế hoạch của Nhà máy. - Các phòng ban: Có chức năng tham mưu về việc quản lý, điều hành các công việc trong nhiều lĩnh vực. + Phòng sản xuất kinh doanh: có nhiệm vụ làm công tác kinh tế, tham mưu cho Giám đốc trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trường, cung cầu, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ,điều hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đảm bảo hiệu quả kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: Chịu sự chỉ đạo của Giám đốc Nhà máy, tham mưu cho Giám đốc về vấn đề tổ chức nhân sự, đào tạo và chế độ chính sách đối với người lao động trong Nhà máy. + Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc quản lý toàn bộ các hoạt động về tài chính kế toán của Nhà máy và tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. Nhiệm vụ của phòng là lập kế hoạch chi tiêu và lập dự phòng để đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho việc sản xuất kinh doanh; giám sát, kiểm tra hợp đồng mua bán, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, mua bán thiết bị tài sản; thanh lý và quyết toán hợp đồng đối với các đơn vị, cá nhân có quan hệ mua bán với Nhà máy khi đã thực hiện xong hợp đồng. + Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, nghiên cứu, tổ chức lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường của Nhà máy theo pháp chế công nghệ mới, môi trường và năng lượng; thiết kế, bố trí, sửa chữa, lắp đặt và bảo quản trang thiết bị của Nhà máy và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. + Ban bảo vệ - tự vệ: Có nhiệm vụ bảo đảm an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Nhà máy, có trách nhiệm quản lý người ra vào Nhà máy, đồng thời quản lý giờ giấc lao động của cán bộ công nhân viên. 1.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy 1.1.3.1. Đặc điểm sản phẩm, thị trường và tiềm năng phát triển của Nhà máy Trải qua quá trình hình thành và phát triển dài lâu cùng với một đội ngũ cán bộ công nhân viên chức giàu kinh nghiệm, Nhà máy Quy chế Từ Sơn là một đơn vị có uy tín trong lĩnh vực sản xuất các chi tiết lắp xiết theo tiêu chuẩn: TCVN, ISO, JIS, DIN, ASTM, BS... như các loại sản phẩm bu lông, đai ốc, vít, vít xiết, vòng đệm phẳng, vòng đệm vênh từ M4 đến M48. Việc tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy chủ yếu dựa vào các đơn đặt hàng lớn. Sản phẩm của Nhà máy là sản phẩm phụ để phục vụ cho ngành công nghiệp nên khách hàng của Nhà máy là các tổ chức sử dụng sản phẩm phụ. Hiện nay, Nhà máy chủ yếu sản xuất các loại bulông, đai ốc phục vụ cho đường điện chiếm tới 70% số lượng sản phẩm. Nhà máy có thế mạnh ở sản phẩm bu lông đặc biệt vì các đối thủ cạnh tranh chưa có. Sản phẩm của Nhà máy đã phục vụ nhiều ngành công nghiệp, nhiều công trình trọng điểm quốc gia như: Công nghiệp mỏ; Công nghiệp đóng tàu; Công nghiệp sản xuất xi măng; Công nghiệp Chế tạo máy; Công trình đường điện 500Kv; Đường sắt Bắc Nam; Công trình Nhà Quốc hội... Trong quá trình cung cấp sản phẩm cho các bạn hàng, Nhà máy đã không ngừng hoàn thiện công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng. Do đó, sản phẩm bu lông, đai ốc của Nhà máy đã được Bộ Khoa học Công nghệ tặng Huy chương Vàng hàng Việt Nam chất lượng cao, phù hợp tiêu chuẩn TCVN, ISO, JIS, DIN, ASTM, BS... áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Các sản phẩm chính như bu lông, đai ốc, vít, vòng đệm phẳng, vòng đệm vênh... đều đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng với kích cỡ đa dạng từ M4 đến M80, được các bạn hàng đánh giá cao. Nhờ vậy, lượng sản phẩm của Nhà máy cung cấp cho ngành điện từ năm 1998 đến 2004 đều tăng, chiếm tỷ trọng từ 15-55% sản lượng sản xuất hàng năm của nhà máy, đỉnh cao là năm 2004. Công nghiệp cơ khí đang bước vào xu thế hội nhập với nền kinh tế thế giới và khu vực với một vị thế vững vàng hơn song cũng nhiều thách thức hơn. Xác định được rằng, nền cơ khí nước ta vốn có nhiều thuận lợi về nguồn nhân lực, trí tuệ song không tránh khỏi sự cạnh tranh khốc liệt khi bước vào hội nhập, Ban lãnh đạo Nhà máy đã nhanh chóng chủ động tự mình khẳng định  vị thế trên thương trường với nhiều chủ trương, chiến lược để tạo tiền đề cho sự phát triển lâu bền trong các giai đoạn tới. Bên cạnh việc phát huy ngành nghề truyền thống, mở rộng thị trường, đào tạo nguồn nhân lực, tạo điều kiện cơ sở vật chất, tinh thần cho tập thể cán bộ công nhân viên để từ đó yên tâm công tác, tin tưởng vào sự phát triển của Nhà máy, Ban lãnh đạo đã có những bước đột phá về việc nâng cao chất lượng sản phẩm, ứng dụng khoa học tiên tiến. Trước hết là việc đồng bộ hoá thiết bị dập nguội, mở rộng gam sản phẩm; mở rộng dây chuyền chế tạo vòng đệm, lò xo; nhập thiết bị cán ren cỡ lớn của Đức PROFIROLL PR31.5.1 nhằm mở rộng công nghệ và năng lực sản xuất; nhập khuôn cối, vật tư để tạo sản phẩm, ổn định công nghệ nhiệt luyện nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Đồng thời, Ban lãnh đạo Nhà máy cũng tập trung kiện toàn, nâng cao hoạt động quản lý, tổ chức sản xuất. Bằng những việc làm này, hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy đã có thêm nhiều khởi sắc khi lần lượt có các hợp đồng cung cấp sản phẩm cho các công trình công nghiệp điện trên toàn quốc, tạo đủ việc làm ổn định lâu dài cho người lao động. Hơn thế nữa, các sản phẩm của Nhà máy đã  xuất khẩu sang Lào, Yemen,... và được các bạn hàng nước ngoài đánh giá cao về chất lượng và mẫu mã. Được sự chỉ đạo đúng đắn của Nhà nước cùng với sự năng động của đội ngũ lãnh đạo, Nhà máy Quy chế Từ Sơn đang từng bước cải tiến hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh để nhanh chóng nắm bắt những cơ hội mới trong nền kinh tế mở đầy biến động. Cụ thể, trong năm 2009 này, Nhà máy sẽ tiến hành cổ phần hóa để huy động và sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn vốn của Nhà nước và các nguồn vốn khác để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Để đạt được một số kết quả kể trên, Nhà máy đã không ngừng đổi mới công nghệ phù hợp với xu thế phát triển của ngành cơ khí. Sản phẩm của Nhà máy là các loại bu lông, đai ốc, vít, vít xiết, vòng đệm phẳng, vòng đệm vênh từ M4 đến M48 được sản xuất trên dây chuyền dập nguội tự động và dập nóng khuôn kín đạt cấp bền từ 4.6 đến 12.9. Ren được chế tạo theo hệ mét, hệ Anh, hệ Mỹ trên các máy cán ren tự động của Đức, Nhật, Đài Loan v.v. Ngoài ra, một số sản phẩm đặc biệt như thanh ren suốt (M6 -M36 dài: 1000, 2000, 3000) ; gu giông, bu lông móng đến M80, các chi tiết phụ tùng ô tô, xe máy đều có chất lượng cao. Sản phẩm được bảo vệ bề mặt bằng công nghệ nhuộm đen, mạ kẽm điện phân, nhúng kẽm nóng chảy. Quy trình công nghệ này được thực hiện một cách liên tục, nhịp nhàng qua 4 phân xưởng: phân xưởng dập nóng, phân xưởng dập nguội, phân xưởng mạ - lắp ráp và phân xưởng dụng cụ - cơ điện. Phân xưởng dập nguội có công nghệ dập nguội, cắt gọt và ta rô. Phân xưởng dập nóng có công nghệ dập nóng. Phân xưởng dụng cụ - cơ điện mang tính chất phục vụ cho quy trình sản xuất chính. Phân xưởng mạ - lắp ráp là khâu cuối cùng của quá trình công nghệ. Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào cũng qua mạ mà do yêu cầu tiêu thụ từng mặt hàng của khách hàng. Mỗi nhóm sản phẩm được sản xuất theo từng quy trình công nghệ khác nhau. Cụ thể như sau: + Nhóm sản phẩm tinh (dập nguội): Phôi thép dập nguội gia công mạ thành phẩm + Nhóm sản phẩm bán tinh (dập nóng): Phôi thép cắt phôi nung phôi dập nóng cắt bavia đột tâm tiện cán ren (taro) mạ thành phẩm. Sơ đồ 1-2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Tiêu thụ Chuẩn bị sản xuất Thép Phân xưởng dụng cụ - cơ điện Phân xưởng dập nguội Phân xưởng dập nóng Kho thành phẩm Phân xưởng mạ - lắp ráp Ghi chú : Đường đi phục vụ sản xuất Đường đi của phôi thép tạo ra sản phẩm Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn. 1.1.4. Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Nhà máy Sản phẩm chủ yếu của Nhà máy là các loại đai ốc, bu lông, vít, vòng đệm… với kích thước và cấp bền khác nhau. Quá trình sản xuất được thực hiện theo các đơn đặt hàng và theo yêu cầu kế hoạch. Do đó, khối lượng các loại nguyên vật liệu như sắt, thép, than củi…tương đối lớn. Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu trong sản xuất, Nhà máy phải đi vay Ngân hàng, vay nội bộ hoặc Bộ khoa học công nghệ. Do đó, đặc trưng chủ yếu về cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Nhà máy Quy chế Từ Sơn là giá trị tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản và nợ phải trả lớn hơn rất nhiều so với vốn chủ sở hữu. Bên cạnh đó, do Nhà máy đi vay với giá trị lớn nên lãi vay là khoản chi phí tài chính chủ yếu của Nhà máy. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh khái quát tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Bảng 1-3 Một số chỉ tiêu về tình hình hoạt động của Nhà máy Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2007 (Số cuối năm) Năm 2008 (Số cuối năm) Chênh lệch +/- % Doanh thu Trđ 35.453 30.409 -5.044 -14.22 Tổng nguồn vốn - Nợ phải trả - Vốn chủ sở hữu Trđ 24.173 20.431 3.742 24.640 20.654 3.986 467 223 244 1,93 1,09 6,52 Tổng tài sản - Tài sản ngắn hạn - Tài sản dài hạn Trđ 24.173 17.699 6.474 24.640 18.119 6.521 467 420 47 1,93 2,37 0,73 Giá vốn hàng bán Trđ 29.525 24.714 -4.811 -16.29 Lợi nhuận sau thuế Trđ 702 682 -20 -2.85 Số lượng lao động Người 358 302 -56 -15,64 TNBQ 1 LĐ/tháng 1000đ/ng 1.023 1.406 383 37,43 Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy Quy chế Từ Sơn năm 2007, 2008. Qua bảng trên, ta thấy doanh thu của Nhà máy năm 2008 giảm 5.044 triệu đồng so với năm 2007, tương ứng với tốc độ giảm 14.22%. Lợi nhuận năm 2008 cũng giảm 20 triệu đồng so với năm 2007, tương ứng với tốc độ giảm 2.85%. Đây là dấu hiệu không tốt, phản ánh tình hình khủng hoảng kinh tế nói chung đang diễn ra ở Việt Nam cũng như trên toàn cầu. Trong tình trạng kinh tế khó khăn, nhu cầu của khách hàng giảm mạnh. Do đó, doanh thu của Nhà máy giảm đi một lượng đáng kể. Tuy nhiên, xét trên khía cạnh khác, chúng ta lại thấy Nhà máy đã có những sự đổi mới để thích nghi với điều kiện khó khăn. Năm 2008, Nhà máy đã quản lý chặt chẽ hơn quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất. Một trong những chuyển biến đó mà chúng ta có thể thấy qua bảng số liệu kể trên là việc tinh giảm biên chế. Số lượng lao động năm 2008 giảm 56 người, tương ứng với tốc độ giảm 15.64%. Nhờ đó, lợi nhuận của Nhà máy giảm đi không nhiều. Đồng thời, có điều kiện để tăng thu nhập bình quân của 1 lao động, ổn định đời sống của cán bộ công nhân viên. Như vậy, qua một số chỉ tiêu ở trên, chúng ta có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy năm 2008 có dấu hiệu đi xuống. Tuy nhiên, Nhà máy cũng có những biện pháp phù hợp, kịp thời để đứng vững được trong thời kỳ khủng hoảng của nền kinh tế thế giới. 1.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm bộ máy quản lý và quy trình sản xuất, bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức theo hình thức tập trung. Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán của mọi phần hành kế toán. Sơ đồ 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Quy chế Từ Sơn Kế toán trưởng kiêm kế toán thuế Kế toán thanh toán và tiền lương, BHXH, TSCĐ và nguồn vốn Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Kế toán hàng tồn kho, CP và tính GTSP Kế toán tiêu thụ và xác định KQKD Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn Bộ máy kế toán gồm có 5 người, trong đó, có 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên có chức năng riêng. Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các thông tin kế toán hiện đang áp dụng tại Nhà máy. Kế toán trưởng có chức năng tổ chức mọi hoạt động kế toán của Nhà máy thuộc phạm vi và quyền hạn của mình, thu thập mọi thông tin liên quan đến các tài liệu công tác kế toán để lập các Báo cáo kế toán hàng quý, hàng năm. Đồng thời, kế toán trưởng kiêm nhiệm vụ kê khai các loại thuế như thuế GTGT đầu ra, đầu vào, thuế thu nhập doanh nghiệp; tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và các công việc liên quan đến thuế theo quy định của luật thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp. Kế toán hàng tồn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm), chi phí và tính giá thành sản phẩm đánh giá, phân loại NVL, CCDC theo tính chất của từng loại, theo dõi tình hình nhập xuất NVL, CCDC, thành phẩm và giá trị thực tế của những lô hàng. Đồng thời, tập hợp và xác định đúng chi phí sản xuất, theo dõi chi tiết theo từng chi phí và phản ánh giá trị thành phẩm nhập kho, xuất kho, sản phẩm tồn kho. Kế toán thanh toán và tiền lương, BHXH,TSCĐ và nguồn vốn có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên; tính đúng đủ, kịp thời tiền lương, các khoản trích theo lương, khấu trừ lương; quản lý chặt chẽ việc sử dụng và chi tiêu quỹ lương; phản ánh các khoản phải thu, phải trả của Nhà máy. Đồng thời, có nhiệm vụ tính toán, theo dõi các khoản bảo hiểm phải trích, phải thu, phải nộp và các khoản lương của cán bộ công nhân viên được hưởng theo chế độ bảo hiểm xã hội quy định; theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ của Nhà máy và nguồn vốn, theo dõi tài sản về mặt giá trị và hiện vật, đánh giá việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả hay chưa. Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ phản ánh đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình tăng giảm toàn bộ các loại vốn bằng tiền như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý số tiền có trong quỹ két của Nhà máy, phản ánh số hiện còn và tình hình tăng giảm của tiền mặt tại quỹ thông qua kiểm kê thường xuyên số tiền quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ kế toán. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình bán hàng, doanh thu, giá vốn cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ, nhân viên kế toán phụ trách phần hành này tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 1.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Nhà máy 1.2.2.1. Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán nói chung Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán, Nhà máy đã vận dụng một cách linh hoạt các chính sách kế toán. Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Nhà máy đã thực hiện các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước ban hành. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung, kế toán trên máy vi tính. Năm tài chính của Nhà máy bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 dương lịch và chấm dứt vào ngày 31 tháng 12 cùng năm. Kỳ kế toán áp dụng tại Nhà máy là theo quý. Đơn vị tiền tệ được sử dụng để hạch toán tại Nhà máy thống nhất là đồng Việt Nam. Nhà máy không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt bao gồm tiền mặt tại quỹ, các khoản tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản ký cược, ký quỹ. Nhà máy chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm chuyển đổi do Ngân hàng Nhà nước quy định. Nguyên tắc ghi nhận nguyên giá TSCĐ là toàn bộ chi phí hợp lý mà Nhà máy đã bỏ ra để có được TSCĐ đó. Nhà máy trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng dựa trên quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính. Đối với hàng tồn kho, nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là theo giá trị thực. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho là theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Hiện tại, Nhà máy chưa có chế độ trích lập các khoản dự phòng. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Nhà máy đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với thuế suất theo từng loại hoạt động kinh doanh, theo từng loại mặt hàng kinh doanh. Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định 28% thu nhập chịu thuế. Việc xác định thuế thu nhập của Nhà máy căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế. Tuy nhiên, những quy định này thay đổi theo từng thời kỳ và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tuỳ thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan thuế có thẩm quyền. Các loại thuế khác được áp dụng theo các luật thuế hiện hành tại Việt Nam. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản tại Nhà máy được áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Bên cạnh đó, Nhà máy đã tiến hành chi tiết các tài khoản cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Do tính đặc thù của quy trình công nghệ và tính chất của sản phẩm, thị trường, các tài khoản cấp một do Bộ Tài chính ban hành được mở rộng về phía phải một số chữ số, tạo thành các tài khoản cấp hai, cấp ba, gắn cho từng đối tượng hạch toán. Một số tài khoản được chi tiết như sau: - TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 1121: Tiền gửi tại Ngân hàng NN&PTNT Từ Sơn + TK 1122: Tiền gửi tại Ngân hàng đầu tư & phát triển khu vực Từ Sơn - TK 1541: Chi phí SXKD dở dang các phân xưởng Tài khoản này gồm các tài khoản chi tiết theo dõi chi phí SXKD dở dang của các phân xưởng. - TK 155: Thành phẩm + TK 1551: Thành phẩm - mộc + TK 1552: Thành phẩm - nhuộm đen + TK 1553: Thành phẩm - điện phân + TK 1554: Thành phẩm - nhúng kẽm + TK 1555: Thành phẩm – hàng chậm luân chuyển … Hệ thống tài khoản của Nhà máy được trình bày đầy đủ trong phần phụ lục 1. 1.2.2.3. Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán Nhà máy áp dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ được phân loại rõ ràng và được bảo quản đồng thời tại các phòng ban dưới dạng giấy tờ và dữ liệu trong hệ thống máy tính của Nhà máy. Nhà máy áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng). Sau đó, dựa vào số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Định kỳ (3, 5, 10,…ngày), kế toán lấy số liệu trên Sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào Sổ Cái liên quan. Đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chó : Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn. 1.2.2.4. Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Hệ thống k._.ế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam. Tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn, chế độ và báo cáo thường niên của Nhà máy được lập phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước cả về nội dung và thời gian. Cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và lập các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo này được nộp cho Giám đốc Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí, nộp cho Giám đốc, cơ quan thuế, người cho vay (các ngân hàng). CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN 2.1. Những vấn đề kinh tế tại Nhà máy có ảnh hưởng tới kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 2.1.1. Đặc điểm thành phẩm và công tác quản lý thành phẩm tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn 2.1.1.1. Đặc điểm và phân loại thành phẩm Với một quy trình công nghệ sản xuất hiện đại, sản phẩm của Nhà máy Quy chế Từ Sơn hết sức đa dạng, phong phú về chủng loại và đạt chất lượng cao, có uy tín trên thị trường. Sản phẩm được chế tạo thông qua nhiều giai đoạn sản xuất phức tạp kiểu liên hoàn. Do đó, kết thúc một số giai đoạn nhất định, sản phẩm có thể được tiêu thụ hoặc tiếp tục hoàn thiện để tạo thành phẩm cuối cùng. Phân xưởng dập nóng chế tạo bu lông, đai ốc bán tinh và thô. Phân xưởng dập nguội chế tạo bu lông và đai ốc tinh. Các sản phẩm này nếu được dự kiến đem đi tiêu thụ thì nhập kho thành phẩm (còn gọi là thành phẩm mộc), còn nếu phải qua mạ thì nhập kho bán thành phẩm. Phân xưởng mạ - lắp ráp lĩnh hàng ở kho bán thành phẩm đem nhúng kẽm, nhuộm đen, điện phân và lắp ráp thành bộ sản phẩm bu lông, đai ốc, vòng đệm và các loại hàng hoá khác rồi nhập kho thành phẩm. Tuỳ theo công nghệ mạ khác nhau là mạ nhuộm đen, mạ điện phân hay mạ nhúng kẽm mà ta được các loại thành phẩm tương ứng là thành phẩm nhuộm đen, thành phẩm điện phân hay thành phẩm nhúng kẽm. Tóm lại, thành phẩm của Nhà máy Quy chế Từ Sơn gồm có 4 loại: thành phẩm mộc, thành phẩm điện phân, thành phẩm nhúng kẽm và thành phẩm nhuộm đen. Trong mỗi loại thành phẩm lại chia ra thành nhiều nhóm với kích thước và cấp bền khác nhau. Là các chi tiết phục vụ cho ngành công nghiệp xây dựng và lắp ráp nên các loại sản phẩm này của Nhà máy có tính đặc thù riêng. Mỗi sản phẩm gắn với những chỉ số kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công trình hoặc khả năng hoạt động của máy móc, thiết bị của khách hàng. Do đó, khi đến với Nhà máy, khách hàng sẽ được tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp. Sản phẩm thường được bán ra theo từng bộ hoặc từng lô mà không phải là từng đơn vị riêng lẻ. 2.1.1.2. Công tác quản lý thành phẩm Xuất phát từ những đặc điểm của thành phẩm, Nhà máy Quy chế Từ Sơn đã có những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả nhằm giảm thiểu mất mát, hao hụt, đồng thời nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm. Thành phẩm được kiểm soát ở tất cả các khâu, từ khâu nhập kho cho đến khi bàn giao cho khách hàng. Trước khi nhập kho, sản phẩm hoàn thành phải được xác nhận bởi bộ phận kiểm tra chất lượng. Sau đó, phiếu nhập kho do các phân xưởng trực tiếp sản xuất lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên). Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập sản phẩm. Thủ kho căn cứ vào số lượng trên phiếu nhập kho, trực tiếp nhận hàng chuyển vào kho theo đúng nơi quy định cho từng chủng loại mặt hàng. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng với người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. Liên 3 người giao hàng giữ. Phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phân loại sản phẩm, tính giá thành từng loại sản phẩm. Đồng thời, kế toán hàng tồn kho vào sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số lượng). Khi xuất bán, thủ kho lập phiếu xuất kho thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, thủ kho và kế toán trưởng ký rồi chuyển cho Giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) và giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng loại sản phẩm, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). Liên 1: Lưu ở bộ phận kho Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi cột đơn giá, thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Hàng ngày, sau khi thủ kho xuất hàng xong, vào thẻ kho, chuyển lên phòng kế toán. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kiểm tra, căn cứ vào hoá đơn GTGT để vào sổ chi tiết xuất kho thành phẩm, vào sổ theo dõi doanh thu và sổ chi tiết khách hàng. Cuối tháng, lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Liên 3: Người nhận sản phẩm giữ. * Quy trình xuất kho thành phẩm + Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng + Bước 2: Lập phiếu xuất kho Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho, phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “số lượng theo yêu cầu”. + Bước 3: Phê duyệt xuất kho Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu Ban Giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt, Ban Giám đốc kí vào giấy xuất kho. + Bước 4: Thủ kho xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng vào cột “số lượng thực xuất”. Thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng. + Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho. + Bước 6: Bảo vệ kiểm tra thành phẩm khi xe ra cổng và ký nhận vào giấy xuất kho, đồng thời phải vào sổ theo dõi thành phẩm ra vào cổng. + Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán. + Bước 8: Quyết toán công việc Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo thành phẩm nhập, xuất, tồn đầy đủ, chính xác. Đầu kỳ, lập và gửi báo cáo lên Ban Giám đốc. Sơ đồ 2.1. Quy trình xuất kho thành phẩm Lệnh giao hàng Lập phiếu xuất kho No BGĐ phê duyệt Yes Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận No Yes Sổ theo dõi thành phẩm ra vào cổng Bảo vệ kiểm tra . Chuyển chứng từ cho kế toán Quyết toán công việc Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Vì số lượng, chủng loại sản phẩm của Nhà máy phong phú nên công việc theo dõi thành phẩm là rất phức tạp. Để thuận tiện cho công tác quản lý, Nhà máy đã xây dựng một hệ thống mã hoá hoàn chỉnh cho các loại thành phẩm. Các nhóm sản phẩm được phân loại theo từng mã hàng, trong đó có nhiều kích thước và cấp bền khác nhau. Việc ứng dụng phần mềm kế toán đã hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý thành phẩm với các mã hàng. Một số mã và mặt hàng của Nhà máy Quy chế Từ Sơn được nêu trong phần phụ lục 2. Thành phẩm không chỉ được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng mà còn được kiểm soát chi tiết về mặt giá trị. Phòng kế toán kết hợp với các phân xưởng theo dõi, tập hợp chi phí để tính ra giá thành phẩm nhập kho của từng loại. Thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhà máy sử dụng phần mềm kế toán nên phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho sẽ khai báo từ đầu. Chương trình sẽ tự động tính đơn giá xuất kho của thành phẩm theo phương pháp đã khai báo. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh 2.1.2.1. Thị trường tiêu thụ sản phẩm Sản phẩm của Nhà máy là các loại bu lông, đai ốc…cần thiết cho quá trình xây dựng các công trình cũng như việc lắp ráp thiết bị, máy móc. Do đó, các công ty thiết bị điện, đơn vị sửa chữa ôtô, xe máy, xe đạp, các xưởng đóng tàu…là những bạn hàng thân thiết của Nhà máy. Ngoài ra, khách hàng của Nhà máy còn có những đơn vị, xí nghiệp, doanh nghiệp nhỏ trong khu vực. Khách hàng có thể mua thành phẩm mộc, thành phẩm đã được mạ và có những khách hàng mua bán thành phẩm từ Nhà máy để về mạ nhằm giảm chi phí. Một số khách hàng truyền thống như: Công ty HUYNDAI Đông Anh, Công ty xây lắp điện 3, Công ty cổ phần xây lắp điện 1, Công ty cổ phần MEINFA, Nhà máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy thiết bị điện Đông Anh, Công ty cổ phần cơ khí và xây lắp công nghiệp… Ước tính có khoảng hơn 25 đơn vị là khách hàng thường xuyên của Nhà máy, mua với số lượng lớn và tương đối ổn định. Bên cạnh đó, Nhà máy Quy chế Từ Sơn có quan hệ với rất nhiều khách hàng lớn nhỏ khác. Vì thế, để quản lý thị trường tiêu thụ, việc phân loại khách hàng là hết sức cần thiết, trong đó, Nhà máy tập trung phân tích thị trường mục tiêu, thị trường tiềm năng và đánh giá quá trình thanh toán của khách hàng. 2.1.2.2. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm, chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Nhà máy Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm thành phẩm, quá trình tiêu thụ ở Nhà máy có những đặc điểm sau: * Phương thức tiêu thụ Nhà máy áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ. Nhà máy bán buôn theo hai phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thường lớn. Để tránh sai sót có thể xảy ra, Nhà máy thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng, mã số thuế của đơn vị mua, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi cùng cách thức giải quyết tranh chấp xảy ra. Bán buôn là hình thức bán hàng chủ yếu của Nhà máy vì phương thức này giúp cho Nhà máy tiêu thụ hàng hoá với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng chiếm dụng vốn của Nhà máy. Bán buôn thường dựa vào các hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách. Vì vậy, theo phương thức này, hoạt động kinh doanh của Nhà máy có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác Nhà máy có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng, làm cho quá trình kinh doanh liên tục, thông suốt, ít bị gián đoạn. Tuy nhiên, trong một số giai đoạn, khi số lượng đơn đặt hàng lớn, Nhà máy lại phải tăng công suất sản xuất mà vẫn không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Ngược lại, khi đơn đặt hàng ít, hoạt động của Nhà máy lại phải giãn ra. Đối với phương thức bán lẻ, Nhà máy chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng. * Chính sách giá cả Trong điều kiện hiện nay, công tác tiêu thụ thành phẩm được coi là một công tác rất quan trọng, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Do vậy, để đẩy mạnh số lượng sản phẩm bán ra, việc xác định giá bán là một nhân tố rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Với những khách hàng mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký (tức là theo phương thức bán buôn), Nhà máy luôn đề ra chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở giá thị trường hoặc giá đã thoả thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán. Người mua đến phòng sản xuất kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng. Phòng sản xuất kinh doanh tính giá bán, làm giấy báo giá gửi cho bên đặt hàng. Bên mua chấp nhận giá, nếu số lượng và giá trị của đơn hàng lớn, hai bên ký hợp đồng kinh tế, nếu số lượng và giá trị của đơn hàng không nhiều thì hai bên có thể coi báo giá và đơn đặt hàng như là hợp đồng đã được thoả thuận. Nhà máy thực hiện chính sách chiết khấu đối với những khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về hoặc với khách hàng mua thanh toán ngay. Phần chiết khấu này, Nhà máy có thể thực hiện trên hoá đơn hoặc cuối mỗi kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ số khách hàng mua trong kỳ để quyết định chiết khấu cho những khách hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% đến 2% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Nhà máy có tổ chức một bộ phận bán hàng thuộc phòng sản xuất kinh doanh để bán sản phẩm cho các khách hàng trực tiếp đến mua tại Nhà máy với số lượng nhỏ lẻ, giá bán áp dụng với những khách hàng mua lẻ là giá bán lẻ được đặt dựa trên cơ sở chi phí sản xuất và giá cả trên thị trường. Sau khi giao cho khách hàng và trực tiếp thu tiền của khách, nhân viên bán hàng sẽ nộp lại tiền cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt viết phiếu thu. Khách hàng đến mua sản phẩm tại Nhà máy có thể tự vận chuyển hoặc Nhà máy sẽ vận chuyển đến giao tận nơi nếu như khách hàng có yêu cầu và số lượng vận chuyển là lớn. Để có thể bán được nhiều sản phẩm, bên cạnh việc đa dạng hóa phương thức bán hàng, một trong những chính sách hấp dẫn khách hàng được Ban Giám đốc rất quan tâm là đa dạng phương thức thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. * Phương thức thanh toán Nhà máy thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khách hàng có thể trả chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi…Nhà máy luôn tạo điều kiện cho khách hàng trong việc thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân Nhà máy. Phương thức trả chậm được áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn. Nhà máy cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Đồng thời, để quản lý các khoản phải thu, Nhà máy lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Nhờ đó, trong các năm gần đây, không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đối với những khách hàng không thường xuyên, Nhà máy áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán mặc dù làm cho công tác kế toán trở nên phức tạp hơn do phải theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, nhưng lại tạo điều kiện cho khách hàng của Nhà máy. Đây cũng là mục tiêu của Nhà máy nhằm thu hút khách hàng. Tiêu thụ là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề tiêu thụ đối với sự tồn tại và phát triển của mình, Nhà máy đã không ngừng cải tiến, từng bước nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới dây chuyền công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Bên cạnh đó, Nhà máy luôn coi trọng công tác nghiên cứu thị trường, đưa ra các phương thức thanh toán và phương thức bán hàng nhanh gọn, phong phú, các chính sách giá cả hợp lý, các dịch vụ vận chuyển và bảo hành sản phẩm, Nhà máy Quy chế Từ Sơn đã thu hút được số lượng lớn các khách hàng trong và ngoài nước. Nhờ đó, các mặt hàng của Nhà máy đã đứng vững trên thị trường với doanh số bán không ngừng tăng lên. 2.2. Kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn 2.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm 2.2.1.1. Tài khoản sử dụng Về nguyên tắc, doanh thu tiêu thụ sản phẩm chỉ được phản ánh khi hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua. Do đó, tại thời điểm ghi nhận doanh thu, Nhà máy có thể đã hoặc chưa thu được tiền. Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này có hai tài khoản chi tiết: + TK 5111: Doanh thu bán vật tư, hàng hoá Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của các loại thép và xỉ kẽm. + TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của các sản phẩm sản xuất ra. Nhà máy không sử dụng các TK521, TK 531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng 2.2.1.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Khi khách hàng mua hàng trả tiền ngay, chứng từ sử dụng là Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của ngân hàng. Khi sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng, Nhà máy thông báo cho khách hàng (Phiếu báo sản phẩm hoàn thành) đến nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã được Giám đốc duyệt, phòng sản xuất kinh doanh tiến hành viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hoá đơn Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Nhà máy để ghi sổ. Hoá đơn GTGT ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Nhà máy (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì ghi thêm số tài khoản ngân hàng), đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra. Phòng sản xuất kinh doanh ký vào hoá đơn và chuyển cho Giám đốc ký duyệt. Sau đó, Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phòng kế toán. Khách hàng nộp tiền, kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Nhà máy để ghi sổ. Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền. Sau đó, khách hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2). Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng rồi ghi thẻ kho cho từng loại thành phẩm xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT (liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán. Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay Đơn đặt hàng hoặc HĐKT KH Phòng SXKD Giám đốc KT thanh toán Thủ quỹ Thủ kho KT tiêu thụ HĐ GTGT,Phiếu XK Ký duyệt Lập phiếu thu Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn Trong trường hợp khách hàng mua chịu thì việc lập và luân chuyển chứng từ cũng được tiến hành tương tự như trên. Tuy nhiên, kế toán thanh toán sẽ viết cho khách hàng một Giấy nợ thay vì Phiếu thu và không có bước thủ quỹ thu tiền. Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm KT thanh toán KT tiêu thụ HĐ GTGT,Phiếu XK Ký duyệt Viết giấy nợ Xuất hàng Ghi sổ Đơn đặt hàng hoặc HĐKT Thủ kho KH Phòng SXKD Giám đốc Nguồn: Nhà máy Quy chế Từ Sơn 2.2.1.3. Trình tự hạch toán Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT nhận được, kế toán tiêu thụ nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết và Sổ Cái tài khoản doanh thu. Ví dụ: Ngày 01 tháng 12 năm 2008, kế toán nhận được Hoá đơn số 003825 và nhập dữ liệu vào máy tính. Biểu 2.4. Mẫu Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LTTR/2008 Liên 1: Lưu Số: 003825 Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Nhà máy Quy chế Từ Sơn Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh Số Tài khoản: 421101-000304 tại Ngân hàng NN&PTNT Từ Sơn - Bắc Ninh Điện thoại: 0241 743710 MST: 0100100671-005 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hoàng Tùng Đơn vị: Nhà máy cơ khí Yên Viên Địa chỉ: Yên Viên – Hà Nội Số Tài khoản: 103020011123456 tại Ngân hàng NN&PTNT Yên Viên – Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng MST: 2460864235 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn gía (đ) Thành tiền (đ) Ghi chú A B C 1 2 3 = 1x2 4 1 Vòng đệm phẳng D20 Cái 7.500 300 2.250.000 2 Vít Cái 7.500 350 2.625.000 3 Đai ốc bán tinh C40M15×10 Cái 8.000 1.800 14.400.000 4 BL cấp bền 56M20×20 Cái 5.500 1.340 7.370.000 Tổng cộng 26.645.000VNĐ Thuế suất GTGT 5% 1.332.250VNĐ Tổng giá trị thanh toán 27.977.250VNĐ Số tiền (Bằng chữ): Hai mươi bảy triệu, chín trăm bảy mươi bảy nghìn, hai trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Ngưòi bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá đơn này được hạch toán như sau: Nợ TK 131: 27.977.250 Có TK 5112: 26.645.000 Có TK 3331: 1.332.250 Biểu 2.5. Nhật ký bán hàng NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn – Bắc Ninh Sổ Nhật ký bán hàng Tháng 12 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 131 Ghi Có các tài khoản Số hiệu Ngày TK 5111 TK5112 TK 3331 003825 01 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua BL, vít, đai ốc, vòng đệm phẳng. 27.977.250 26.645.000 1.332.250 003826 02 Ông Nguyễn Tất Bình mua phế liệu 10.188.650 9.703.476 485.174 003827 02 Công ty cơ khí Hà Nội mua BL, đai ốc 18.760.140 17.866.800 893.340 003828 02 Công ty cơ khí Quang Trung mua đai ốc bán tinh 21.332.742 20.316.897 1.015.845 003829 02 Ông Nguyễn Tuấn Anh mua phế liệu 6.363.021 6.060.020 303.001 003830 02 Cty TNHH An Bình mua đai ốc tinh 45.816.795 43.635.043 2.181.752 003831 02 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua đai ốc bán tinh 36.666.000 34.920.000 1.746.000 003832 02 Cty TNHH Việt Linh mua BL 34.807.500 33.150.000 1.657.500 003833 05 Ông Hoàng Văn Thụ mua bu lông điện phân 812.700 774.000 38.700 003834 05 Cty CP cơ khí và xây lắp công nghiệp mua BL 175.822.202 167.449.716 8.372.486 003835 06 Cty CP xây lắp điện 3 mua đai ốc bán tinh 66.405.373 63.243.212 3.162.161 003836 06 Ông Bùi Đình Lạc mua đai ốc 332.756 316.910 15.846 ................................... ................. ............ ........................ ................. Tổng cộng 3.551.601.034 47.090.909 3.285.519.075 166.630.499 Biểu 2.6. Sổ chi tiết bán hàng NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm: Thành phẩm điện phân Tháng 12 năm 2008 Ngày Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ Doanh thu Thuế Tổng tiền thanh toán Chiết khấu Số lượng Đơn giá Thành tiền 05/12 003833 Ông Hoàng Văn Thụ mua bu lông 111 600 1.290 774.000 38.700 812.700 06/12 003837 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua đai ốc C40M15x5(S19) (OC40M15X5) 131 1.000 900 7.695.000 384.750 8.079.750 06/12 003838 Cty CP cơ khí và xây lắp công nghiệp mua đai ốc tinh C50M20x8 (OC50M20X8) 131 7.500 1.550 11.625.000 581.250 12.206.250 07/12 003840 Cty xây lắp điện 3 mua vít 111 5.500 325 1.787.500 89.375 1.876.875 07/12 003842 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua BL 6.6M20x66 (66M20X66) 131 4.300 3.750 16.125.000 806.250 16.931.250 08/12 003843 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua đai ốc 111 1.500 1.100 1.650.000 82.500 1.732.500 08/12 003845 Cty CP MEINFA mua BL 5.6M18x60 (56M18X60) 131 1.450 4.500 6.525.000 326.250 6.851.250 08/12 003846 Ông Hoàng Tuấn Anh mua BL 6.6M15x60 111 80 3.560 284.800 14.240 299.040 09/12 003847 Cty TNHH Việt Linh mua đai ốc 131 5.500 1.100 6.050.000 302.500 6.352.500 09/12 003849 Cty cơ khí Quang Trung mua vòng đệm vênh 131 2.500 1.200 3.000.000 150.000 3.150.000 09/12 003850 Ông Nguyễn Trần Anh mua đai ốc 111 250 1.100 275.000 13.750 288.750 ........................................................ Tổng 1.536.636.288 76.831.814 1.613.468.102 Biểu 2.7. Sổ chi tiết tài khoản 5112 – Thành phẩm điện phân NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ chi tiết Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm Thành phẩm điện phân Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 05/12 003833 Ông Hoàng Văn Thụ mua BL 131 774.000 06/12 003837 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua đai ốc C40M15x5(S19) (OC40M15X5) 131 7.695.000 06/12 003838 Cty CP cơ khí và xây lắp công nghiệp mua đai ốc tinh C50M20x8 (OC50M20X8) 131 11.625.000 07/12 003840 Cty xây lắp điện 3 mua vít 131 1.787.500 07/12 003842 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua BL 6.6M20x66 (66M20X66) 131 16.125.000 .............. 31/12 KC Kết chuyển doanh thu 5112 911 1.536.636.288 Tổng phát sinh 1.536.636.288 1.536.636.288 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.8. Sổ Cái tài khoản 511 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 01 003825 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua đai ốc, BL, vít, vòng đệm phẳng 131 26.645.000 02 003826 Ông Nguyễn Tất Bình mua phế liệu 131 9.703.476 .................... ................. ............ 05 003834 Công ty cơ khí và xây lắp công nghiệp mua BL 131 167.449.716 .................... .............. ................ 30 004129 Cty CP MEINFA mua BL 5.6M18x60 (56M18X60) 131 15.178.050 ..................... .............. ................... 31 004180 Cty CP MEINFA mua đai ốc bán tinh 131 405.474.480 31 004181 Công ty xây lắp điện 1 mua BL 131 172.780.140 31 KC Kết chuyển doanh thu 511 911 3.332.609.984 Tổng phát sinh 3.332.609.984 3.332.609.984 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Trong cơ chế thị trường với nhiều yếu tố cạnh tranh, Nhà máy luôn tạo điều kiện thuận lợi khi khách hàng đến với mình. Do đó, để thu hút khách hàng, Nhà máy ưu tiên mua chịu đối với những bạn hàng thường xuyên, mua với khối lượng hàng lớn. Vì vậy, trong vấn đề tiêu thụ, công tác theo dõi các khoản phải thu là hết sức quan trọng. 2.2.2. Kế toán các khoản phải thu khách hàng Hàng ngày, khi nhận được Hoá đơn GTGT, Giấy nợ, Phiếu thu hoặc Giấy báo có của ngân hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào Sổ chi tiết tài khoản 131 theo dõi cho từng khách hàng, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng và Sổ Cái tài khoản 131. Ví dụ: Ngày 01/12/2008, kế toán nhận được Hoá đơn số 003825, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng cho Nhà máy cơ khí Yên Viên. Hoá đơn này được hạch toán như sau: Nợ TK 131: 27.977.250 Có TK 5112: 26.645.000 Có TK 3331: 1.332.250 Biểu 2.9. Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng Dư đầu Phát sinh Dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có CTCPCDUB Nhà máy cơ khí Yên Viên . 28.254.320 7.356.125 27.977.250 5.550.000 CTCPTP Ông Nguyễn Tất Bình 8.250.430 10.188.650 5.450.003 CTCPXDTD Công ty cơ khí Hà Nội 10.000.000 18.760.140 8.032.451 CTXLD1 Công ty cơ khí Quang Trung 222.450.478 21.332.742 100.256.452 143.526.768 CTCPMIF Ông Nguyễn Tuấn Anh 11.235.654 7.500.000 6.363.021 5.429.896 4.668.779 CTCPTMVTVTC Cty TNHH An Bình 23.452.563 45.816.795 50.564.853 18.704.505 CTHD01 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh 3.250.893.452 36.666.000 1.500.756.234 1.786.803.218 CTDTHL Cty TNHH Việt Linh 225.230.456 34.807.500 200.562.432 140.060.524 80.585.000 CTCPXLCN Ông Hoàng Văn Thụ 8.235.694 812.700 9.048.394 ............................... .................. .............. ...................... .................... ..................... Tæng 9.425.545.255 200.542.325 4.523.451.234 3.500.425.453 10.175.466.259 72.562.452 Biểu 2.10. Sổ chi tiết tài khoản 131 – Nhà máy cơ khí Yên Viên NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ chi tiết Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng: NMCKYV – Nhà máy cơ khí Yên Viên Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 28.254.320 7.356.125 01/12 003825 Mua vít, vòng đệm phẳng, đai ốc bán tinh, BL 5112 3331 26.645.000 1.332.250 07/12 003842 Mua BL 6.6M20×66 (66M20×66) 5112 3331 16.125.000 806.250 0912 PT771 Thanh toán tiền mua vòng đệm 111 5.550.000 12/12 003851 Mua đai ốc bán tinh 5112 3331 15.005.624 750.281 Tổng phát sinh 60.664.405 5.550.000 Dư cuối kỳ 76.012.600 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.11. Sổ Cái Tài khoản 131 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Chứng từ Diễn giải Mã đối tượng TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 9.425.545.255 200.542.325 01/12 003825 Mua BL, đai ốc, vít, vòng đệm NMCKYV 5112 3331 26.645.000 1.332.250 02/12 003826 Mua phế liệu ONTB 5111 3331 9.703.476 485.174 02/12 003827 Mua BL, đai ốc CTCKHN 5112 3331 17.866.800 893.340 02/12 003828 Mua đai ốc bán tinh CTCKQT 5112 3331 20.316.897 1.015.845 02/12 BC325 Trả tiền mua BL CTCKLN 1121 66.235.565 .......... ............. .................... Tổng PS 4.523.451.234 3.500.425.453 Dư CK 10.175.466.259 72.562.452 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Cùng với việc theo dõi doanh thu, để đánh giá và quản lý quá trình tiêu thụ, kế toán còn hạch toán giá vốn hàng bán chi tiết đến từng loại thành phẩm. 2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này được chi tiết thành 2 tiểu khoản: - TK 6321 – Giá vốn hàng bán của hàng hoá - TK 6322 – Giá vốn hàng bán của thành phẩm Hiện tại, để tính giá vốn thành phẩm xuất bán, Nhà máy sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, việc tính giá vốn được cập nhật thường xuyên, không để dồn cuối tháng mới bắt đầu nhập dữ liệu. Hàng ngày, khi nhận được Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành cập nhật số lượng xuất kho của từng loại thành phẩm vào máy. Khi đó, ngày trên Phiếu xuất kho được xem là ngày cuối kỳ, phần mềm tự động tính ra đơn giá bình quân. Vì vậy, kế toán không chỉ theo dõi thành phẩm xuất kho về mặt số lượng mà còn quản lý được cả về mặt giá trị. Cuối tháng, khi hoàn thành hết việc nhập số lượng thành phẩm thực tế xuất kho, kế toán cập nhật lại ngày xuất kho theo ngày cuối tháng. Khi đó, phần mềm sẽ tự động tính toán lại giá trị xuất bán của từng loại thành phẩm theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ Cái TK 632 và Sổ Cái của các tài khoản liên quan khác như TK 155, TK 911. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho cho Hoá đơn GTGT 003825, số phiếu xuất 005/12, kế toán nhập số lượng xuất bán của từng loại thành phẩm vào máy. Phần mềm kế toán tự động cập nhật đơn giá bình quân vào Phiếu xuất kho. Biểu 2.12. Mẫu phiếu xuất kho NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắ._.