Hoàn thiện Kế toán tiêu thụ hàng hoá & xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần dược phẩm Viêt Hà

iảm trừ doanh thu Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Sơ đồ 13 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần DP Việt Hà Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Việt Hà Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty Biểu số1: Các sản phẩm của công ty phân phối trong năm 2006 Biểu số 2: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty năm 2004-2005 Biểu số 3 Hoá đơn ( GTGT ) Biểu số4 Sổ chi tiết tài khoản Biểu số 5 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán" Biểu số 6 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng Biểu số 7 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 642 - Chi phí quản ký doanh nghiệp Biểu số 8 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" Biểu số 9 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT DP: Dược phẩm TK: Tài khoản QLDN: Quản lý doanh nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển chung của các thành phần kinh tế khác, thành phần kinh tế tư nhân ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong nền kinh tế của đất nước. Mục tiêu của việc kinh doanh là lợi nhuận, bên cạnh đó cũng không ít rủi ro, để có được thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải tìm tòi nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó ra quyết định đưa ra mặt hàng gì. Để phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng một cách khoa học, hợp lý. Qua quá trình thực tập tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: "HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DP VIỆT HÀ” Mục tiêu của chuyên đề này vận dụng lý luận hạch toán kế toán và kiến thức đã học ở trường vào nhu cầu thực tiễn về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp một phần nhỏ vào công việc hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị . Trong chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản lý và kế toán, phân tích quy trình kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở đơn vị và phương hướng, biện pháp giải quyết các vấn đề thực tế còn tồn tại. Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia làm 3 phần chính: Phần I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ Phần II : KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Phần III: MỘT SỐ NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ Do những hạn chế về trình độ và thời gian nên chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định, nên em mong được các thầy cô cùng các cán bộ của Công ty nơi em thực tập thông cảm. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Bùi Thị Minh Hải cùng các anh chị trong Công ty Cổ phần DP Việt Hà đã giúp đỡ chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề này. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY I.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần DP Việt Hà có trụ sở tại B3 Tổ 54A – P.Yên Hòa – Q. Cầu Giấy – Hà Nội, được thành lập từ tháng 11 năm 2000 với số đăng ký kinh doanh …………. do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp . Công ty có trách nhiệm phân phối các loại dược phẩm phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khoẻ, chữa bệnh cho nhân dân. Với vốn điều lệ là …. tỷ đồng, công ty có tư cách pháp nhân , có con dấu riêng và tài khoản Ngân hàng riêng tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển. Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như chịu trách nhiệm sđối với các khoản công nợ. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã trải qua nhiều khó khăn, đặc biệt là những ngày đầu, trong hoàn cảnh chính sách về dược phẩm của Nhà Nước còn chưa phù hợp với thực tế phát triển của dược phẩm trong cả nước và hiện nay là sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường và chính sách mở cửa nền kinh tế, nhưng công ty cũng đã có không ít những thành công đáng khích lệ. Hiện nay, công ty đã trở thành đơn vị kinh tế độc lập tự tìm được cho mình hướng đi phù hợp với sự sôi động của thị trường. Tuy vậy, Công ty luôn hướng tới một sự phát triển đa dạng về các sản phẩm có chất lượng từ các nước phát triển ( Pháp, Đức, Mỹ…) và có xu hướng xây dựng Nhà máy sản xuất thuốc và các sản phẩm dược trong nước để phục vụ tốt hơn cho phần lớn nhân dân Việt Nam. I.2: Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty I.2.1. Đặc điểm ngành nghề: Công ty Cổ phần DP Việt Hà nằm trong hệ thống của nghành dược phẩm Việt Nam. Có thể nói dược phẩm là 1 ngành sản xuất đặc thù, bởi sản phẩm của ngành này là các loại thuốc và các sản phẩm dược phẩm, phục vụ trực tiếp cho nhu cầu về đảm bảo sức khoẻ con người. Ngành dược phẩm trong cơ cấu ngành kinh tế của đất nước là một ngành công nghiệp khá quan trọng, đã và đang phát triển tốt. Công ty hiện tại chưa tiến hành sản xuất nhưng hiện tại công ty đang góp phần lớn vào công cuộc tìm đến những sản phẩm dược phẩm mà sự sản xuất trong nước chưa đủ khả năng đáp ứng. Hiện tại, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là phân phối các sản phẩm dược phẩm nhập khẩu. I.2.2 Đặc điểm về sản phẩm hàng hoá: Sản phẩm của công ty là thuốc.Thuốc đảm bảo sức khỏe của con người, hơn thế nữa, ảnh hưởng tới tính mạng con người. Đây là đặc trưng tạo ra nhiều điểm khác biệt trong quá trình tìm kiếm sản phẩm và kinh doanh của công ty so với các công ty kinh doanh những mặt hàng khác, như xuất sứ của sản phẩm, công nghệ sản xuất sản phẩm, các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế của sản phẩmv.v… Do đó, mặc dù công ty nhận thấy nhu cầu về thuốc là thường xuyên, cấp thiết, nhưng công ty không thể tuỳ tiện trong kinh doanh, không thể chỉ nghĩ đến lợi nhuận đơn thuần, mà công ty vẫn luôn tính đến yếu tố đạo đức và lợi ích Xã hội. Hiện nay, công ty đã và đang phân phối tổng thể trên 10 mặt hàng. Trong đó, mặt hàng chiến lược của công ty là thuốc tiêm (Chiếm 80% tỉ trọng về giá trị) do mặt hàng này có nhu cầu rất lớn. Các mặt hàng chính của công ty được liệt kê trong bảng dưới đây: Biểu số1: Các sản phẩm của công ty phân phối trong năm 2006 STT Tên hàng ĐV Số lượng 1 Trexofin lọ 40 000 2 Cefacyxim lọ 60 000 3 Ceftriaxone lọ 40 000 4 Intrazolin lọ 100 000 5 Hanmi Fontazon lọ 24 000 6 Intrataxim lọ 20 000 7 Exomuc gói 200 000 8 Ery gói 250 000 9 Hanmi Orofix Viên 120 000 10 Kupfloxan Viên 180 000 11 Etexcefetam lọ 20 000 I.2.3 Đặc điểm thị trường kinh doanh: Thị trường kinh doanh của công ty chủ yếu là thị trường trong nước. Đối với thị trường trong nước, sản phẩm của công ty qua quá trình phát triển đã xác định được chỗ đứng khá vững chắc, được tiêu thụ rộng rãi trong các viên lớn và đem lại cho Công ty phần lớn tỷ trọng doanh thu. Trong những năm gần đây, trong nghành dược diễn ra cuộc cạnh tranh vô cùng khốc liệt giữa các sản phẩm dược đa dạng từ trung ương đến địa phương, rồi các xí nghiệp sản suất dược quân đội, công an, trường đại học,... đặc biệt là tình trạng thuốc ngoại đang tràn ngập trên thị trường Hà Nội và cả nước. Điều đáng chú ý là trên khoảng 2/3 thị trường dược kinh doanh trong vài năm gần đây, các doanh nghiệp tư nhân đang bung ra chiếm lĩnh, quảng cáo chào hàng rầm rộ. Hơn nữa, một khó khăn chung mà hầu hết các công ty gặp phải trong vài năm gần đây là không được Nhà nước bảo hộ độc quyền như trước nữa mà phải tự lực hoạt động, vươn lên tìm hướng đi riêng cho mình. Đối với Công ty Cổ phần DP Việt Hà, trong hoàn cảnh đó với sự năng động, sáng tạo của toàn thể anh chị em trong công ty, đã đưa công ty vượt qua những khó khăn. Vị thế của công ty trên thị trường thuốc hiện nay là khá chắc chắn. Công ty đã rất quan tâm đến hoạt động marketing và khâu tiêu thụ sản phẩm, nắm bắt những thông tin luôn chuyển biến không ngừng của thị trường để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và bổ sung những sản phẩm mới có công dụng và hiệu quả cao được người tiêu dùng lựa chọn. Thương hiệu của công ty theo thời gian sẽ in sâu vào tâm trí của người tiêu dùng bởi uy tín và chất lượng của các sản phẩm mới, hiệu quả điều trị cao từ những nước có nền sản xuất dược phẩm phát triển. I.2.4.Đặc điểm về quy mô hoạt động: Công ty Cổ phần DP Việt Hà thuộc loại công ty thương mại quy mô vừa thể hiện ở một số chỉ tiêu sau: - Tổng nguồn vốn kinh doanh: 4,5 tỷ Lao động: 48 nhân viên Thu nhập trung bình của nhân viên: 1,5 tr đồng/ tháng Tổng số lao động trong công ty là 48 người, quản lý là 5 người. Nhân viên của công ty được tuyển dụng với những tiêu chí rất cao, và chất lượng. ( Bằng cấp, tư cách đạo đức, làm việc, kinh nghiệm…) I.2.5 Đặc điểm kết quả hoạt động kinh doanh: Trong sự cạnh tranh khốc liệt của cơ chế mở cửa và sự non trẻ của công ty mới thành lập, công ty gặp không ít khó khăn, song do sự nỗ lực sáng tạo Ban giám đốc, quản lý và của tập thể nhân viên, công ty đã vượt qua những khó khăn trước mắt để ổn định kinh doanh đẩy mạnh các hoạt dộng marketing nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và nhu cầu thị trường. Doanh thu của công ty đã tăng nhanh từ 14 tỷ (2005) lên 24 tỷ đồng (2006). Hiệu quả trong kinh doanh đã giúp công ty giải quyết những khó khăn, tạo được vốn để tái sản xuất kinh doanh, Sản phẩm nhập khẩu về được tiêu thụ ở hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, đặc biệt là các tỉnh thành phía Bắc. Biểu số 2: MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY NĂM 2005-2006 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 NĂM 2006 Năm 2005/2006 (lần) 1. Tổng GTHH Đồng 15.337.233 20.011.701 1,3 2. Doanh thu “ 12.851.086 19.653.259 1,5 3. Chi phí “ 12.781.000 18.537.286 1,45 4. Lợi nhuận sau thuế “ 70. 086 112.973 1,6 5. Ngân sách “ 233.874 1.868.562 I.3 Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh: Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần DP Việt Hà được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Toàn bộ 48 nhân viên (kể cả lao động hợp đồng) được tổ chức thành 4 đơn vị trực thuộc dưới sự điều hành chung của ban Giám đốc.Mô hình này giúp công ty phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng nhưng vẫn bảo đảm quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban được phân như sau Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Nhân sự Phòng Kinh Doanh Sơ đồ 2 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần DP Việt Hà I.3.1 Hội đồng quản trị: Chủ tịch hội đồng quản trị : có toàn quyền nhân danh công ty , quyết định những vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật . Chủ tịch hội đồng quản trị là người có cổ phần cao nhất trong công ty. I.3.2 Giám Đốc Giám đốc : là ngưòi chịu trách nhiệm phụ trách chung , giám đốc là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty , có quyền tuyển dụng lao động ,và cũng là ngưòi có quyền quyết định thôi việc đối với các nhân viên dưói quyền .Đưa ra chiến lược phát triển chung của công ty trong một giai đoạn nhất định. I.3.3 Phòng Kinh doanh: Chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc Phòng Kinh doanh gồm 18 cán bộ trong đó có 16 dược sĩ đại học và trung cấp chuyên ngành. Những cán bộ này có các nhiệm vụ và chức năng sau đây: - Cùng Giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho từng nhóm trong phòng kinh doanh. -Nhóm Marketing: Gồm những cán bộ có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, tìm bạn hàng để ký hợp đồng với các khách hàng lớn của công ty. -Nhóm cửa hàng: Có nhiệm vụ giới thiệu và bán sản phẩm của công ty tới các đại lý và hiệu thuốc. I.3.4 Phòng Nhân sự: Phòng gồm 3 người . Trưởng phòng quản lý nhân sự, điều hành toàn bộ công việc chung của phòng. Phòng Nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng, tuyển mộ, lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên toàn công ty. Giải quyết chế độ theo quy định của Nhà nước, cũng như chế độ riêng do công ty đề ra cho nhân viên ký hợp đồng dài hạn. Quản lý thời gian làm việc của các nhân viên trong công ty. Là nơi để nhân viên có thể bày tỏ ý kiến của minh về chính sách của Công ty. I.3.5 Phòng kế toán Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty. Phòng gồm 4 nhân viên chịu sự giám sát điều chỉnh của Giám đốc. Trưởng phòng phụ trách hoạt động chung của các kế toán: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán kho, kế toán TSCĐ, phương pháp hạch toán của phòng kế toán gồm I.4 Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng đặc thù của ngành dược đó là thuốc.Công ty nhập khẩu thuốc từ nhiều nước có ngành sản xuất dược phẩm phát triển như : Hàn Quốc, Ấn Độ, Pháp, …với khối lượng nhập lớn. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện I.4.1. Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất . Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên một lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường . Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủ tục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản. I.4. 2. Bán lẻ Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho . Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn ( nếu KH trả hết một lần ). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh ) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền song, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh). I.4.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điện. Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lô hàng nào đó về Công ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các Nhà thuốc mua buôn. Khi một Công ty, Nhà thuốc nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi (có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn. Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thể bằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau. - Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới . +Mở rộng nhập khẩu nhiều loại thuốc cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu . + Nhập dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc viên và tiêm để tiến hành sản xuất trong nước nhằm giảm giá thành của thuốc, giải quyết vấn đề về sự leo thang của giá thuốc trên thị trường hiện nay. +Nhập khẩu các loại thiết bị y tế I.5. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán Công ty Cổ phần DP Việt Hà I.5.1.Bộ máy kế toán: Phòng kế toán của công ty gồm 4 người, được phân công nhiệm vụ cụ thể , tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, hoạt động trên nguyên tắc tập trung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công tác quản lý và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, hạch toán theo chế độ và chuẩn mực. Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Việt Hà KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán kiêm Thủ quĩ Kế toán công nợ Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định, tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán kiêm thủ quĩ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt. Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra còn làm công việc kế toán. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng. I.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần DP Việt Hà I.5.2.1. Chứng từ áp dụng. Chứng từ ở Công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng , hoá đơn GTGT… I.5.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng : Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC-QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính I.5.2.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán. * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: + Nội dung Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qiản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân Đối số phát sinh. + Kết cấu và phương pháp ghi chép: Cột 1: Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm, kế toán cồng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh. * Sổ cái + Nội dung Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các Báo cáo Tài chính Công ty Cổ phần DP Việt Hà dùng những sổ cái sau phục vụ cho quá trình hạch toán kế toán tiêu thụ, và xác định kết quả tiêu thụ: Sổ Cái TK 111, 112, 156, 632, 511,… * Sổ, thẻ kế toán chi tiết + Nội dung: Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chi tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập Báo cáo Tài Chính. Trong Công ty mở những sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết hàng hoá Thẻ kho hàng hoá Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua … Sổ chi tiết tiêu thụ ……………….. Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết … Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo Tài Chính. Sơ đồ 15: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GHI SỔ CỦA CÔNG TY Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này. PHẦN II KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦ N DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ II.1. Đặc điểm của quá trình tiêu thụ Việc bán hàng của Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện. Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên. II.1.1 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn. Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên và trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng được lập làm 3 liên (kê giấy than viết 1 lần) : Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. Ở phòng Kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi loại thuốc đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị. Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 Tháng 12 Năm 2006. Giữa Công ty Cổ phần DP Việt Hà và Bệnh viện 103 có hợp đồng mua bán thuốc 400 lọ thuốc Trexofin 1g giá bán 20 953 380 đ chưa bao gồm thuế (thuế VAT 5 %) . Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Bệnh viện 103 sẽ thanh toán cho Công ty Cổ phần DP Việt Hà theo hình thức trả bằng tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: 17 460 317đ Có Tk 156: 17 460 317đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 22 000 000đ ._.