Hoàn thiện Kế toán tiêu thụ hàng hoá & xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức

nghiệp thương mại - đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh tế quốc dân- có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định là: mua- dự trữ- bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Có bán được hàng thì mới lập được kế hoạch mua vào dự trữ cho kỳ tới, mới có thu nhập để bù đắp chi phí kinh doanh và tích luỹ cho quá trình kinh doanh. Do đó, việc quản lý quá trình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thương mại.Để làm được điều này thì công tác kế toán bán hàng của mỗi doanh nghiệp thương mại cần được tổ chức và quản lý một cách khoa học, hợp lý. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng và vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Bằng những lý luận, phương pháp nghiên cứu đã được trang bị ở trường học và kiến thức thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức, em cũng mạnh dạn nghiên cứu và đóng góp một chút kiến thức của mình thông qua đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức” làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty TNHHTM Hạnh Đức Phần II: Thực trạng về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức . Phần III: Đánh giá thực trạng - phương hướng hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức Với lượng kiến thức tích luỹ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều mặc dù đã rất cố gắng song chuyên đề này khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì vậy em rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo trong trường, cô giáo hướng dẫn PGS-TS Nguyễn Minh Phương cùng các cán bộ nhân viên phòng kế toán – tài chính của công ty để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Tổng quan về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Hạnh Đức I.Đặc điểm chung của Công ty TNHHTM Hạnh Đức Công ty TNHHTM Hạnh Đức được thành lập theo giấy phép thành lập số 4201/GP/TLDN ngày 13 tháng 01 năm 2000 của UBND Thành phố Hà Nội. Đăng ký kinh doanh số 0103001786 ngày 07 tháng 03 năm 2000 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp. Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán các loại máy photocopy, máy fax, máy in, máy vi tính, các loại sản phẩm mang nhãn hiệu RICOH và các phụ kiện thay thế. Tên giao dịch trong nước: Công ty TNHHTM Hạnh Đức Tên giao dịch quốc tế: HANH DUC TRADING COMPANY LIMITED Tên giao dịch viết tắt: HANH DUC CO.,LTD Trụ sở chính đặt tại:127 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Tel: 04.9230732 Fax: 04.9232214 Email: hanhduc@vnn.vn Mã số thuế: 0100800426 Tài khoản :071-431100-200-00160-8 tại Ngân hàng TECHCOMBANK Vốn điều lệ :1.200.000.000 đồng. 1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty TNHHTM Hạnh Đức Công ty TNHHTM Hạnh Đức là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng, có quan hệ đối nội, đối ngoại, tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế độc lập dưới sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước thành phố Hà Nội. Được thành lập từ năm 2000, đến nay thị phần của Công ty TNHHTM Hạnh Đức đã có mặt ở 10 tỉnh phía Bắc, mạng lưới đại lý phân phối tại các tỉnh và thành phố đã và đang hoạt động rất hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt ngày nay, một doanh nghiệp để có được vị trí đứng vững trên thị trường là không dễ, nhưng Công ty TNHHTM Hạnh Đức đã từng bước khẳng định mình trước sự đầy biến động của thị trường và đã đạt được những thành tích nhất định. Với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của mình nên Công ty TNHHTM Hạnh Đức đã không ngừng vươn lên có một thị phần đáng kể, Công ty đã tạo công ăn việc làm cho 32 cán bộ, công nhân viên với mức lương trên 1 triệu đồng/ người/tháng. Nhằm thúc đẩy kinh doanh mở rộng thị trường, Công ty thường xuyên tổ chức quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về các sản phẩm của mình. Xúc tiến, bán, giới thiệu sản phẩm ở các hội nghị khách hàng, hội chợ triển lãm,…Đặc biệt trong công tác kinh doanh, công ty lấy dịch vụ sau bán làm đòn bẩy sau bán, cung cấp hàng hoá nhanh chóng, kịp thời, miễn phí vận chuyển, lắp đặt tại nơi, dịch vụ sửa chữa… Bên cạnh đó, Công ty cũng cung cấp các loại hàng hoá, vật tư, phụ kiện thay thế cho máy (đèn chụp, từ, chân, mực, giấy… ) cho khách hàng có nhu cầu. Trong tương lai, xu hướng phát triển của công ty là hướng vào kỹ thuật cao (cung cấp nhiều model mới, ứng dụng công nghệ cao), mở rộng mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ kỹ thuật, hỗ chợ, tạo điều kiện cho các chi nhánh, đại lý hoạt động có hiệu quả hơn. Có thể nói từ khi thành lập đến nay Công ty TNHHTM Hạnh Đức đã có những bước đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi, điều này được thể hiện ở những thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội như: giải quyết việc làm cho người lao động, phục vụ nhu cầu của nhân dân và các tổ chức trong và ngoài thành phố Hà Nội. Hiện nay mức đóng góp vào Ngân sách Nhà nước của công ty ngày càng tăng. Đó chính là những đóng góp thiết thực của công ty cho công cuộc đổi mới nền kinh tế đất nước. 2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHHTM Hạnh Đức Công ty TNHHTM Hạnh Đức là nhà phân phối các loại máy photocopy, máy fax, máy in, máy vi tính .Sản phẩm được phân phối tới tay người tiêu dùng thông qua hệ thống phân phối sau: - Kênh bán hàng trực tiếp. - Kênh bán hàng thông qua các cửa hàng của công ty. - Kênh bán hàng thông qua hệ thống các đại lý tại các tỉnh và thành phố. Công ty có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ Pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và người lao động. Công ty TNHHTM Hạnh Đức thuộc loại hình doanh nghiệp thương mại. Công việc kinh doanh chủ yếu của công ty TNHHTM Hạnh Đức là phân phối các loại máy photocopy, máy fax, máy in, máy vi tính đến tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối của mình nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất như ở các đơn vị sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch của công ty đã lập, phòng kinh doanh triển khai nhập hàng theo nhu cầu thị trường và dựa trên báo cáo bán hàng và lượng hàng tồn kho của công ty. Sau khi nhập hàng công ty bán hàng theo 2 phương thức: Bán buôn và bán lẻ. Phương thức bán buôn: Công ty bán buôn cho các đại lý ở các tỉnh và thành phố lớn trong cả nước theo mức chiết khấu quy định tính từ giá bán lẻ sản phẩm. Ngoài ra đại lý còn được hưởng thêm hoa hồng do bán được hàng với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng đúng hạn quy định của Công ty. Sau đó các đại lý bán ra theo giá bán lẻ quy định của công ty. Phương thức bán lẻ: Công ty bán lẻ đến tay người tiêu dùng thông qua kênh bán hàng trực tiếp (Đội ngũ nhân viên tư vấn bán hàng trực tiếp) và hệ thống cửa hàng của công ty. Gía bán lẻ sản phẩm được quy định thống nhất trong cả nước. Các kênh bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức hoạt động rất hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, sáng tạo đã mang lại lợi nhuận cao cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. * Một số thành tựu chủ yếu Công ty đã đạt được trong những năm qua Bảng một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty Đơn vị tính: VND Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh Số tuyệt đối % Tổng giá trị tài sản 3.649.150.112 4.825.322.241 1.176.172.129 32,23 Tổng doanh thu 1.252.678.140 1.385.428.635 132.750.495 10,597 Giá vốn hàng bán 854.040.156 846.012.125 -8.028.031 -0,94 Lãi gộp 398.637.984 539.416.510 140.778.526 35,31 Lợi nhuận/ Doanh thu 31,822% 38,835% Lợi nhuận/ Tổng tài sản 10,924% 11,179% Nộp Ngân sách NN 31.196.740 32.520.418 1.350.678 4,33 Nguồn vốn CSH 2.377.084.819 2.524.320.628 147.235.809 6,194 Thu nhập bình quânCBCNV/tháng 1.195.000 1.210.000 15.000 1,26 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2005,2006 của Công ty TNHH TM Hạnh Đức Nhận xét Tổng tài sản: Tổng giá trị tài sản tăng 32,23% từ cuối năm 2005 đến cuối năm 2006 chủ yếu do những đầu tư mạnh mẽ vào tài sản dài hạn. Tài sản dài hạn tăng do những đầu tư liên tục của Công ty nhằm đổi mới và hiện đại hoá các chính sách về thương mại. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ: So với năm 2005, doanh thu thuần năm 2006 tăng 132.750.495 đồng, tương đương với 10,597%. Doanh thu của Công ty tăng là do sự tăng trưởng doanh thu của tất cả các mặt hàng, trong đó mạnh mẽ nhất là máy photocopy, máy vi tính và máy fax. - Doanh thu máy photocopy tăng hơn 67 triệu, tương đương với 9,375% - Doanh thu máy vi tính tăng 26 triệu, tương đương với 16,67% - Doanh thu máy fax tăng gần 17 triệu, tương đương với 83,33% Đây là tốc độ tăng trưởng cao, có được tốc độ tăng trưởng như vậy là kết quả đầu tư hoạt động đầu tư thường xuyên, liên tục về chiến lược marketing, thông tin quảng cáo nâng cao thương hiệu trên thị trường, đặc biệt là giữ vững chế độ bảo trì sau bán hàng và với đội ngũ nhân viên bán hàng năng động, hoạt bát nhằm nâng cao doanh thu hàng năm và uy tín của Công ty trên thị trường. Lợi nhuận: So với năm 2005, lợi nhuận năm 2006 tăng 140.778.526 đồng, tương đương với tốc độ tăng là 35,31%. Sở dĩ, lợi nhuận tăng nhanh như vậy phải kể đến giá vốn hàng bán giảm đi 8.028.031 đồng, tương đương với tốc độ giảm là 0,94% ma đây lại là khoản mục chi phí có quy mô lớn nhất.Trong khi doanh thu tăng lên mà giá vốn hàng bán giảm đi, chứng tỏ doanh nghiệp đã thực hiện tốt các biện pháp giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm, không chỉ dừng lại ở đó mà chất lượng sản phẩm vẫn được ổn định và tăng lên. Nguồn vốn chủ sở hữu: Nguồn vốn CSH năm 2006 tăng so với nguồn VCSH năm 2005 là 147.235.809 đồng, tương ứng tốc độ tăng 6,194% . Tốc độ tăng của vốn chủ sở hữu thấp hơn so với tốc độ tăng của tài sản . Thu nhập bình quân của CBCNV/ tháng: Thu nhập bình quân của CBCNV/ tháng năm 2006 tăng so với 2005 là 15.000 đồng, tương đương với tốc độ tăng là 1,26%. Là do doanh thu và lợi nhuân đều tăng. Điều này cho thấy đời sống của CBCNV dần được cải thiện. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHHTM Hạnh Đức Công ty TNHHTM Hạnh Đức tổ chức quản lý theo một cấp, bộ máy hoạt động của Công ty được chia thành các phòng dưới sự quản lý trực tiếp của Ban Giám Đốc, các Trưởng phòng. Các phòng lại được chia nhỏ thành các tổ chức hoạt động do Trưởng phòng quản lý, mỗi phòng đều có quy chế làm việc riêng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng mình nhằm đảm bảo cho công việc đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, các phòng còn duy trì mối quan hệ cộng đồng chặt chẽ, cùng nhau chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty. Bao gồm: - Phòng kinh doanh. - Phòng kỹ thuật. - Phòng kế toán. - Phòng tổ chức hành chính. Mô hình tổ chức quản lý của Công ty TNHHTM Hạnh Đức: Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng kế kế toán- tài vụ *Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty với tư cách là chủ doanh nghiệp. Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua việc phân công và uỷ quyền cho phó giám đốc với vai trò tham mưu theo ngành và quản lý theo tuyến của các phòng nghiệp vụ: Phòng kinh doanh Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Giám đốc là người đứng đầu bộ máy điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động của công ty như công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, công tác tiêu thụ, tài chính- kế toán, thống kê… *Phó giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc các công tác về doanh thu tiêu thụ sản phẩm. Phụ trách về hành chính và quản lý về nhân sự, có trách nhiệm đào tạo và tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của Công ty. *Phòng tổ chức-hành chính tổng hợp: Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý hành chính, quản lý nhân sự, có chức năng tham mưu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả. Đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương, phân phối tiền thưởng hợp lý, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động như thôi việc, BHXH, BHYT và các chế độ khác liên quan đến người lao động. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang thiết bị văn phòng công ty hàng tháng, hàng năm. Đảm bảo ổn định hoạt động văn phòng về chế độ làm việc của công ty. *Phòng kế toán : Nhiệm vụ của phòng kế toán là có chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt thống kê và giám sát hoạt động tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất, hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nước, quy chế của Công ty, thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh, phải lập các bảng quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám đốc phương án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong công ty. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Lên quyết toán tổng hợp của đơn vị theo đúng niên độ để nộp cho ban lãnh đạo công ty và Bộ Tài chính theo định kỳ theo quy định của Nhà nước. *Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xây dựng kế hoạch dự trữ và tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trường thành lập các kênh phân phối sản phẩm đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty.Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký. Phòng kinh doanh hoạt động nhằm thực hiện nhiệm vụ do công ty đặt ra đó là: cung cấp các loại máy photo, máy in ,máy fax, máy vi tính với phương châm đem đến cho khách hàng những giải pháp thích hợp, góp phần nâng cao hiệu quả của việc hiện đại hoá văn phòng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn phải phối hợp với phòng tài chính – kế toán để xác định tình hình công nợ theo các hợp đồng kinh tế và đôn đốc việc thu hồi công nợ. *Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật hoạt động nhằm thực hiện nhiệm vụ do Công ty đặt ra đó là: kinh doanh vật tư và dịch vụ kỹ thuật máy văn phòng với phương châm đáp ứng nhanh, tốt nhất những nhu cầu hợp lý của khách hàng tạo sự hài lòng cao nhất đối với sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật của công ty. *Bộ phận giao, nhận hàng: Bộ phận giao nhận hàng tổ chức việc giao nhận, vận chuyển các sản phẩm theo sự chỉ đạo của phòng kinh doanh. *Thủ kho : Theo dõi nhập, xuất, tồn các sản phẩm về mặt số lượng hàng ngày, cuối tháng phải lập bảng kê nhập , xuất, tồn để gửi lên phòng kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức bao gồm các phòng ban có cơ cấu gọn nhẹ, phối hợp với nhau rất nhịp nhàng, ăn ý cùng với đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi. Đó chính là bí quyết đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt chỉ có thể có chỗ đứng cho những doanh nghiệp có đủ sức lực, trí tuệ và tài năng thực sự.Trong tương lai Công ty sẽ phát triển mở rộng lĩnh vực hoạt động hơn nữa ra các tỉnh và thành phố. Đa dạng hoá các sản phẩm về máy photocopy, máy fax, máy in, hướng vào kỹ thuật cao, nâng cao chất lượng dịch vụ kỹ thuật, hỗ trợ, tạo điều kiện cho các chi nhánh, đại lý hoạt động. Công ty TNHH- TM Hạnh Đức là 1 công ty thương mại, nên trong kinh doanh thì công ty đang dần hướng vào việc giảm chi phí và tăng doanh thu để tối đa hoá lợi nhuận nhưng vẫn giữ vững chất lượng sản phẩm; doanh thu hàng năm đặt ra phải cao hơn năm trước. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của Công ty và người lao động. Về đội ngũ cán bộ công nhân viên thì trong những năm tới hướng sẽ thành lập 1 đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Hạnh Đức 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 1.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Công ty TNHHTM Hạnh Đức có đặc điểm là 1 doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa, số lượng, chủng loại hàng hóa kinh doanh đa dạng. Với đặc điểm này để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung. Theo đó công tác kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán-tài vụ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình sau: Kế toán trưởng Kế toán vật tư, hàng hóa Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán lương, BHXH Thủ kho 1.2.Chức năng của từng nhân viên kế toán trong bộ máy Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán của công ty. - Giám sát, kiểm tra việc thu chi tài chính của công ty theo đúng chế độ tài chính của nhà nước và quy định của công ty. - Tổ chức bộ máy tài chính kế toán, phân cấp chỉ đạo các công việc trong phòng kế toán. - Lập kế hoạch tài chính (hàng năm, trung hạn, dài hạn), tổ chức việc thực hiện kế hoạch tài chính đồng thời theo dõi quá trình thực hiện. - Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của công ty như: Báo cáo với cơ quan thuế tình hình làm nghĩa vụ với Nhà nước. - Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn để tham mưu cho lãnh đạo công ty biết tình hình tài chính của công ty để ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác, hợp lý nguồn vốn, tăng nhanh vòng quay vốn, tăng nhanh tỷ suất lợi nhuận, cùng ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm về tài chính của công ty bao gồm: Phê duyệt các văn bản, sổ sách liên quan đến vấn đề tài chính nhằm thống nhất quản lý tài chính của công ty. Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp phải tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm TSCĐ, tính toán, tổng hợp và xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn kiểm tra tình hình thanh toán chi tiết cho từng khách hàng, thuế GTGT, lập báo cáo về tài khoản phải trả người bán, báo cáo về thuế; Theo dõi doanh thu bán hàng, vật tư của công ty, kiểm tra đối chiếu tình hình xuất- nhập- tồn của hàng hoá, vật tư. Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu và công nợ với khách hàng. Thủ quỹ: Là người thực hiện các khoản thu- chi tiền mặt tại quỹ cuả công ty dựa trên các phiếu thu phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu chi và quản lý tiền mặt hiện có, thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của công ty. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi và thanh toán tiền mặt , tiền gửi Ngân hàng với các đối tượng khác, quản lý các loại vốn Ngân hàng, phụ trách việc vay trả với Ngân hàng. Thủ quỹ còn là người lập đầy đủ, chính xác các chứng từ thanh toán cho khách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thu khác. Kế toán tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ tính ra lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty và và số tiền phải trích nộp cho cơ quan BHXH. Cuối tháng phải lập bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán kho : Theo dõi tình hình và báo cáo về hàng hoá trong kho cho phòng kế toán. Các cán bộ làm công tác kế toán tại công ty đều có trình độ Đại học trở lên, trình độ chuyên môn đồng đều mỗi người đựơc chuyên môn hoá theo phần hành. Đồng thời cũng luôn có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót. 2. Chế độ kế toán và các hình thức kế toán 2.1. Chế độ kế toán Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm báo cáo. Đơn vị tiền tệ: Tiền Việt Nam (VNĐ) Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời , công ty tổ chức kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán hàng tồn kho cuối kỳ theo giá thực tế, trị giá thực tế của hàng xuất kho được tính theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian sử dụng ước tính. 2.2. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức Công ty TNHHTM Hạnh Đức căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào qui mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, nên Công ty đã lựa chọn hình thức hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nhằm phát huy tốt vai trò và chức năng của kế toán tài chính trong công tác quản lý. Hệ thống sổ kế toán chính của Công ty gồm : Bảng kê, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết TK Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (hoặc) (hoặc) Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu(đối chiếu số liệu cuối kỳ) Danh mục các sổ kế toán tổng hợp tại Công ty: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản Danh mục các sổ chi tiết tại Công ty: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Sổ, thẻ kế toán chi tiết được tổ chức theo đặc điểm kinh doanh của Công ty. 2.3. Đặc điểm tổ chức Báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo : Báo cáo bắt buộc của Công ty bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty phải gửi các báo cáo này cho cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. 3. Các phần hành kế toán chủ yếu Kế toán vật tư, hàng hoá: Từ những phiếu nhập, phiếu xuất nhập vào máy, làm Bảng kê bán hàng; bảng kê nhập và lập thẻ kho. Thủ kho: Xuất hàng khi có lệnh (đề nghị) từ trên, khi xuất- nhập hàng phải lập phiếu xuất- nhập , chuyển phiếu xuất- nhập cho kế toán vật tư, hàng hoá để làm bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn vào cuối mỗi tháng. Sổ chi tiết hàng hoá Sơ đồ quy trình hạch toán: Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Thẻ kho Phiếu xuất Kế toán tổng hợp Chứng từ nhập, xuất hàng hoá Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (nhập, xuất) Sổ (thẻ)kế toán chi tiết Sổ cái TK 156 Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Thủ quỹ: Từ những chứng từ nhập, xuất lập phiếu thu, chi và vào sổ quỹ để theo dõi, phản ánh chính xác thu chi. - Nhập thu, chi, sổ phụ ngân hàng vào máy, theo dõi số tiền vay (ngắn hạn, dài hạn, lãi phải trả hàng tháng) Kế toán tổng hợp: - Căn cứ vào số năm sử dụng tính khấu hao tài sản - Nhập số liệu công nợ từ phiếu thu, chi, sổ phụ ngân hàng, phiếu kế toán vào máy. Đối chiếu và cân đối công nợ chi tiết của từng khách hàng (TK331, 131) - Nhập thu, chi của hoá đơn, so sánh doanh số hàng nhập, xuất thực tế so với hoá đơn. - Từ các HĐ GTGT, làm báo cáo thuế hàng tháng - Nhập thu, chi của hoá đơn chi phí và lập sổ chi phí 642 - Lập báo cáo phải trả người bán: Hoá đơn bán hàng, Chứng từ thanh toán Quy trình ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK331 Sổ tổng hợp TK331 Sổ cái TK331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Kế toán lương và BHXH: Từ bảng chấm công, hợp đồng lao động tính lương cho từng cán bộ công nhân viên, số tiền phải nộp cho cơ quan BHXH theo tỷ lệ và thanh toán lương cho từng cán bộ công nhân viên trong công ty vào ngày mồng 5 hàng tháng Bảng thanh toán lương và BHXH Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (TK334,338) Sổ cái TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết TK334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu PHầN ii thực trạng về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại hạnh đức I.Kế toán bán hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức 1.Đặc điểm kế toán bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng; doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền . Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Như vậy, bỏn hàng là tổng thể cỏc biện phỏp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường. Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bất kỳ một doanh nghịêp thương mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có mối quan hệ với nhau: mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng. Qúa trình bán hàng tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức có những đặc điểm chính sau đây: + Có sự thoả thuận giữa người mua và người bán: Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. + Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: Người bán mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua. + Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng và nhận lại từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác định kết quả kinh doanh. Công ty TNHHTM Hạnh Đức có chức năng chính là mua, bán hàng hoá. Vì vậy, nghịêp vụ tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận nên Công ty rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay, hàng hoá kinh doanh của Công ty TNHHTM Hạnh Đức chủ yếu là cung cấp máy RICOH cho khách hàng, bán lẻ các loại vật tư, phụ kiện thay thế và dịch vụ sửa chữa bảo trì máy; các loại máy fax, máy in, máy vi tính, việc này được thực hiện dựa trên những hợp đồng ký kết với khách hàng do phòng kinh doanh của Công ty thực hiện. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đối tượng khách hàng của Công ty là người tiêu dùng trực tiếp, hệ thống các đại lý tại các tỉnh và thành phố trên cả nước. Đối với nghiệp vụ bán hàng tại Công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thường dựa vào các hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng phải ghi rõ những thông tin sau: Tên khách hàng, số TK, chủng loại hàng hoá, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. 2. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức Hiện nay tại Công ty TNHHTM Hạnh Đức có 2 phương thức tiêu thụ hàng hoá đó là: Bán buôn và bán lẻ 2.1. Bán buôn: là việc bán hàng cho các cá nhân đơn vị, tổ chức kinh tế khác với mục đích là để chuyển bán hoặc sản xuất gia công, rồi bán ra, khối lượng hàng hoá mỗi lần bán ra là lớn do đó phải lập chứng từ cho lần bán ra. Bán buôn được thực hiện qua 2 hình thức: Bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng a. Bán buôn qua kho: Theo phương thức này, hàng hoá được bán cho bên mua được xuất ra trực tiếp từ kho các đơn vị bán buôn. Trong phương thức này có 2 hình thức: * Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, lúc đó hàng hoá chấp nhận là tiêu thụ. -Trình tự hạch toán: + Sau khi giao hàng đại diện cho bên mua, bên mua ký nhận vào chứng từ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK111,112,131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632: giá xuất kho Có TK 156: giá xuất kho Ví dụ: Công ty TNHH TM Hạnh Đức xuất kho bán 05 máy photocoppy hãng RICOH FT 4422 kèm mực, từ cho Công ty TNHH Hoa Hồng giá bán 40.000.000đồng/ 1 máy (chưa bao gồm thuế 10%) thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 111: 220.000.000 Có TK 511:200.000.000 Có TK 3331: 20.000.000 Kết chuyển giá xuất kho: Nợ TK 632: 200.000.000 Có TK 156:200.000.000 * Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thuận lợi, hàng chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Hàng được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán. - Trình tự hạch toán: + Khi xuất kho hàng hoá chuyển cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 157: gía xuất kho Có TK 156: giá xuất kho Khi phát sinh chi phí bán hàng: ++ Nếu bên bán chịu, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí chưa thuế Có TK 133: Thuế GTGT Có TK 111,112,131: Tổng chi phí ++ Nếu bên bán mua chịu, kế toán ghi: Nợ TK 138: Tổng chi phí Có TK 111,112,331:tổng chi phí Khi nhận được thông báo bên mua đã nhận được hàng hoá, đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: + Xác định doanh thu: Nợ TK 111,112,131: Tổng giá trị thanh toán Có TK 511: Doanh thu chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT +Thu hồi chi phí thu hộ: Nợ TK 111,112,131: Tổng chi phí thu hộ Có TK 138: Tổng chi phí thu hộ +Xác định giá vố._.