Hoàn thiện Kế toán tiêu thụ hàng hóa & xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Cổ phần Thế Giới Máy Tính

IT : Equipments. 15 NXT : Nhập - xuất - tồn. 16 TGNH : Tiền gửi ngân hàng. 17 TK : Tài khoản. 18 TSCĐ : Tài sản cố định. 19 VAT : Thuế giá trị gia tăng. 20 VOIP : Voice over Internet Protocol 21 WTO : World Trade Organization. DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ Sơ đồ 01: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần thế giới máy tính. 8 Sơ đồ 02 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần thế giới máy tính. 12 Sơ đố 03: Sơ đồ qui trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán accnet. 16 Sơ đồ 04 : Qui trình xử lý sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung theo Sơ đồ 05 : Qui trình kinh doanh hàng hóa tại Công ty cổ phần thế giới máy tính. 29 Sơ đố 06: Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần thế giới máy tính 47 Sơ đồ 07: Kế toán chi tiết hàng hóa tồn kho theo phương pháp thẻ song song. 48 Bảng Bảng 01 : Kết quả hoạt động kinh doanh ba năm gần đây tại Công ty cổ phần thế giới máy tính 6 Bảng 02 : Một số tỷ suất tài chính tại Công ty cổ phần thế giới máy tính tính theo số liệu ba năm 6 Bảng 03 : Chiết khấu thanh toán 33 Bảng 04: Bảng dịch vụ bảo trì tại công ty cổ phần thế giới máy tính 34 Bảng 05 : Bảng chiết khấu hoa hồng 59 Bảng 06 : Bảng trích dự phòng khoản phải thu khó đòi năm 2005. Biểu Biểu 01: Mẫu danh mục hàng hóa (giao diện phần mềm Accnet). 25 Biểu 02: Mẫu danh mục khách hàng (giao diện phần mềm Accnet). 26 Biểu 03 : Mẫu hợp đồng kinh tế của Công ty cổ phần thế giới máy tính 39 Biểu 04 : Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) liên 1 của Công ty cổ phần thế giới máy tính. 42 Biểu 05 : Mẫu phiếu xuất kho của Công ty cổ phẩn thế giới máy tính 43 Biểu 06 : Mẫu biên bản bàn giao kiêm bảo hành của Công ty cổ phần thế giới máy tính. 44 Biểu 07 : Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng của Công ty cổ phần thế giới máy tính. 48 Biểu 08: Mẫu thẻ kho (giao diện phần mềm Accnet) 49 Biểu 09 : Mẫu sổ chi tiết hàng hóa (giao diện phần mềm Accnet) 50 Biểu 10 : Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (giao diện phần mềm Accnet) 51 Biểu 11 : Mẫu sổ nhật ký chung 53 Biểu 12 : Mẫu sổ cái tài khoản 632 54 Biểu 13 : Mẫu sổ cái tài khoản 156 57 Biểu 14 : Mẫu sổ nhật ký bán hàng 57 Biểu 15 : Mẫu sổ cái tài khoản 511 58 Biểu 16 : Mẫu sổ cái tài khoản 641 62 Biểu 17 : Sổ cái tài khoản 642 64 Biểu 18 : Sổ cái tài khoản 911 66 Biểu 19 : Mẫu báo cáo bán hàng 76 Biểu 20 : Báo cáo bán hàng tháng 11/2007 77 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay với xu hướng toàn cầu hoá và hợp tác hoá, tạo nên một môi trường có nhiều thuận lợi nhưng chứa không ít những khó khăn về sự cạnh tranh mạnh mẽ quyết liệt giữa các doanh nghiệp. Đặc biệt với xu thế phát triển mạnh mẽ như vũ bão của công nghệ thông tin hiện đại của thế giới, đòi hỏi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này phải có sự nắm bắt nhanh, áp dụng một cách có hiệu quả, biến thuận lợi - thời cơ – thách thức thành cơ hội phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình. Trong công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá của Việt Nam, chúng ta đã đề râ chiến lược phát triển công nghệ thông tin là một chiến lược mũi nhọn, có khả năng đáp ứng được nhu cầu về thông tin trong quản lý nhà nước và trong tất cả các hoạt động kinh tế - chính trị - văn hóa – xã hội. Nắm bắt được ưu thế này, các Công ty tin học lần lượt ra tạo nguồn cung dồi dào và phục vụ được nhu cầu hội nhập thế giới của Việt Nam. Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính cũng ra đời trong hoàn cảnh đó. Mang trên mình là mô hình doanh nghiệp thương mại, do vậy hoạt động kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là một trong những thành phần chủ yếu của doanh nghiệp, một khâu không thể thiếu được trong mỗi chu kỳ kinh doanh. Không chỉ có vậy, hiệu quả của phần hành này còn quyết định tới sự thành công hay thất bại, tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp xác định được lãi (lỗ) qua các kỳ kinh doanh, có thể xác định được nguyên nhân là do đâu, chủ yếu do hoạt động nào – do mặt hàng nào… Như vậy, các thông tin được cung cấp từ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là vô cùng quan trọng và cần thiết, nó giúp cho nhà quản lý đưa ra được những chính sách và chiến lược phù hợp để tiếp tục trên đà phát triển. Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một Công ty như vậy, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, có mô hình là doanh nghiệp thương mại. Như các doanh nghiệp khác đều đặt ra cho mình mục tiêu, kế hoạch, chiến lược “ hiệu quả bán hàng và kết quả bán hàng cao nhất”. Với khát khao được tìm hiểu sâu hơn về thực tiễn hoạt động công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, và được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ công nhân viên Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính cùng sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn, em đã chọn đề tài chuyên đề của mình: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính” Kết cấu chuyên đề Phần I : Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và hoạt động tổ chức kế toán tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Phần II : Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Phần III : Phưong hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Mặc dù đã cố gắng nhưng với kiến thức và hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh được nhiều sai sót và khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ dẫn của cố giáo Đặng Thuý Hằng, các cô chú anh chị trong Công ty để em hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được thành lập và hoạt động theo quyết định số 0103001397 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội ngày 25 tháng 9 năm 2002 với chức năng dịch vụ, cung cấp phần mềm máy tính, phần mềm giáo dục và thiết bị văn phòng, dựa trên sự hợp tác của những kỹ sư làm việc trong các ngành khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng như : công nghệ thông tin, thiết kế công nghiệp, công nghệ giải trí, kỹ thuật xây dựng. Công ty có một quá trình hình thành và phát triển với nhiều thay đổi do biến động của tình hình kinh doanh cũng như xu thế của thị trường. Hiện nay Công ty có tên Công ty Cổ phần Thế giới Máy Tính với tên giao dịch quốc tế : COMPUTER WORLD JOINT- STOCK COMPANY. Tên viết tắt : CWORLD. Trụ sở chính đặt tại : P102-K7A - TT BÁCH KHOA – P BÁCH KHOA- Q HBT- HN. Trụ sở giao dịch : P308 – Tòa nhà CC2 - Bắc Linh Đàm- Hoàng Mai – Hà Nội. Vốn điều lệ : 2.5 tỷ VND Điện thoại : 04.211 2881/641 8995 Fax : 04.641 8994 Mã số thuế : 010130081 Tài khoản ngân hàng : 3327709 tại Ngân hàng ACB chi nhánh Hà Nội Email : tuvan@phanmemgiaoduc.com.vn Website : www.thegioimaytinh.com.vn Tháng 04 – 2002 Thành lập với tên Công ty TNHH Nam Long, ban đầu thành lập Công ty chỉ là một trụ sở nhỏ làm nơi giao dịch để thực hiện các dự án về các thiết bị máy tính cung cấp theo đơn đặt hàng của khách hàng quen thuộc. Trong những ngày đầu mới thành lập, Công ty còn gặp khá nhiều những khó khăn như :cơ sở vật chất còn hạn chế, vốn kinh doanh ít, vốn bị chiếm dụng lớn do chưa có được chính sách hợp lý, đội ngũ nhân viên trình độ nghiệp vụ còn hạn chế do tuổi nghề còn non trẻ - ít kinh nghiệm, các trang thiết bị còn thiếu thốn lạc hậu. Công ty lúc này chủ yếu cung cấp các thiết bị văn phòng, các phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi, cung cấp các dịch vụ tư vấn kỹ thuật …theo các đơn đặt hàng quen của khách hàng quen, các dự án kinh doanh. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một doanh nghiệp nhỏ tự bươn chải trong cơ chế thị trường mạnh mẽ, cùng với những biến động khách quan về giá cả thường là có xu hướng lạm phát cả trong nước nói riêng và quốc tế nói chung ; tỷ giá ngoại tệ thay đổi; chính sách chế độ Nhà nước tác động mạnh mẽ đến quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Cùng với xu thế hợp tác hóa toàn cầu hoá, đến tháng 05 – 2002 Công ty trở thành đại lý cấp I của các hãng máy tính và thiết bị công nghệ thông tin lớn như IBM, HP, COMPAG, D-LINK, US-ROBOTIC và đại lý phân phối độc quyền thiết bị mã vạch các hãng : METROLOGIC (USA), DATAMAX (USA), PEGASUS ( TAIWAN) tại miền bắc Việt Nam. Đến tháng 07 – 2002 Chính thức hợp tác với Công ty Lạc Việt ( Công ty phần mềm lớn nhất Việt Nam) trong triển khai giải pháp quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), áp dụng những công nghệ mới như : mã vạch, từ, cảm ứng, vân tay. Dưới sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty với mục tiêu chiến lược rõ ràng và có tính khả thi, sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ trong Công ty, Công ty đã tồn tại và không ngừng lớn mạnh và hoàn thiện nên đến tháng 10 – 2002, Công ty chính thức cổ phần hoá Công ty và đổi tên thành Công ty Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Trong quá trình hoạt động với nỗ lực của nhà quản lý cùng cán bộ công nhân viên, Công ty muốn mở rộng lĩnh vực hoạt động và đối tác. Vì vậy tháng 11 – 2002 Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã phát triển thêm lĩnh vực hoạt động mới: Giải pháp tự động hóa quản lý, ứng dụng công nghệ mã vạch vào quản lý sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý nhà hàng – khách sạn…Tháng 04 – 2003 , Công ty tiếp tục hợp tác với IBM để trở thành đại lý phân phối độc quyền hệ thống bán hàng tự động cho Nhà hàng – siêu thị - khách sạn của IBM ( P.O.S) tại miền bắc Việt Nam. Khi đã có chỗ đứng trên thị trường và có những bạn hàng, đối tác kinh doanh quen thuộc, Công ty đã tìm được cho mình một lĩnh vực mà thị trường còn tiềm năng đó là thị trường phần mềm giáo dục. Đến tháng 01-2004 Công ty đã chuyển sang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp phầm mềm giáo dục. Cụ thể Công ty đưa những phương pháp giáo dục tiên tiến của nước ngoài về Việt Nam, kết hợp với Bộ Giáo Dục Đào Tạo, Vụ giáo dục mầm non, Công ty IBM ( bộ phận phát triển) để Việt hóa và triển khai tại Việt Nam. Hợp tác với Công ty VSion Global của Singapore trong lĩnh vực phần mềm giáo dục, đặc biệt là cho giáo dục mầm non và tiểu học. Tháng 07 – 2004 Hợp tác với Công ty Informan và Netnam trong lĩnh vực VOIP. Tháng 10 – 2004 Phát triển thành công một loạt phần mềm cho giáo dục Mầm non : Phần mềm Quản lý Dinh Dưỡng Nutrikids ; Phần mềm vui học Kidsmart ; Phần mềm Quản lý và chăm sóc trẻ em Babycare ; Mạng Website cho các trường Mầm non trên toàn quốc ; và còn nhiều giải pháp khác cho giáo dục mầm non. Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã đạt được một số những thành tựu đáng ghi nhận, trong đó có một số chỉ tiêu phát triển toàn diện như nguồn nhân lực, tăng trưởng vốn trong đầu tư đa kỳ, thị phần ổn định ngày càng mở rộng và đặc biệt là giành được ngày càng nhiều sự tin cậy của các đối tác kinh doanh cũng như của quý khách hàng. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là đơn vị tiên phong ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong hệ thống giáo dục ở Việt Nam, Công ty hiện đang cung cấp các phần mềm, các giải pháp giáo dục đồng bộ, với mong muốn góp phần đưa hệ thống giáo dục Việt Nam tiếp cận với những phương pháp dạy và học tiên tiến nhất. Với phương châm “đầu tư cho giáo dục, đầu tư cho tương lai” Công ty luôn cố gắng cùng với toàn bộ ngành giáo dục góp phần tạo một tương lai Việt Nam tươi sáng, do vậy mục tiêu phát triển của Công ty là : “Nghiên cứu, cung cấp và phát triển hệ thống đồng bộ giải pháp công nghệ thông tin dành cho giáo dục từ cấp học mầm non- tiểu học – trung học cơ sở- phổ thông cơ sở- đại học và sau dại học. Thông qua đó góp phần xây dựng một hệ thống giáo dục có sự liên kết giữa các cấp học, với những phương pháp giảng dạy và môi trường học tập tiên tiến. Tất cả đều nhằm mục tiêu chính đó là : Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của cả hệ thống giáo dục quốc dân”. Trích trong tài liệu Company File do Phòng Kế toán Công ty cung cấp 1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.1.2.1.Loại hình doanh nghiệp. Công ty cổ phần thế giới máy tính hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, dựa trên sự góp vốn của các thành viên trong hội đồng quản trị của Công ty, hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập, có con dấu riêng, giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, có tư cách pháp nhân theo qui định pháp luật Việt Nam, có tài khoản riêng tại Ngân hàng, tự chủ và độc lập về tình hình tài chính của mình. Hội đồng quản trị có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, có quyền bầu ra giám đốc và miễn nhiệm, bãi nhiệm giám đốc, họ cũng là người đưa ra chiến lược phát triển Công ty và điều hành chung mọi hoạt động bởi bộ máy phân cấp chức năng của mình. Hoạt động của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính theo nguyên tắc: dân chủ- công khai - thống nhất - tôn trọng và tuân thủ theo pháp luật, nhằm mục đích phát triển kinh doanh, bảo toàn và tăng trưởng vốn góp các thành viên, giải quyết việc làm và nâng cao đời sống cho các cán bộ trong Công ty, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo qui định của pháp luật. 1.1.2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Qua nhiều thay đổi thăng trầm và thích ứng với tình hình của Công ty và thị trường, hiện nay ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là : Buôn bán, lắp đặt thiết bị, linh kiện, phần mềm máy tính, phần mềm tự động hóa. Thiết kế cài đặt phần mềm tin học. Cung cấp dịch vụ tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học. Đại lý mua bán, đại lý ký gửi của các nhà cung cấp thiết bị tin học nổi tiếng. Giải pháp doanh nghiệp ERP(Enterprise Resource Planning) Tư vấn và cung cấp thiết bị công nghệ, công nghệ thông tin (IT- Equipments) Mã vạch ứng dụng - tự động hóa BA-A ( Barcode Applied – Automation). Điện thoại Internet ( VOIP) Phần mềm giáo dục ESW ( Education Soft Ware) Hệ thống an ninh cho toà nhà BSS ( Building Security System) Hiện nay chủ yếu Công ty chuyên kinh doanh mảng chính là phần mềm giáo dục, và các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống giáo dục của Anh, Mỹ, Singapore như IBM, Microsoft, Riverdeep, Promthean…Hiện nay CWorld đang vương lên dẫn đầu trong thị trường CNTT giáo dục Việt Nam. Các sản phẩm chủ yếu phần mềm mầm non và tiểu học. F Với bậc học mầm non( preschool) Phần mềm giảng dạy mầm non: Nhà thám hiểm trẻ KIDSMART, Ngôi nhà văn học chữ viết HAPPY KID, Kể chuyện bé nghe , Bé sáng tạo Kidpix,.. Phần mềm dinh dưỡng mầm non: phần mềm NUTRIKIDS… Phần mềm quản lý trẻ mầm non : phần mềm BABYCARE… Các Phần mềm Giáo dục khác như: Mầm Non ICT, Babygrowtest… FVới bậc học Tiểu học( Primary) : Cung cấp giải pháp giáo dục đồng bộ với mô hình “Lớp học tương tác” của Promethean. Đây là mô hình giáo dục tiến tiến, được áp dụng tại nhiều quốc gia hàng đầu thế giới như Anh, Mỹ… Hiện nay Công ty vẫn có doanh thu từ các sản phẩm( ERP, IT- Equipments, BA-A, VOIP, ESW, BSS) nhưng không đem lại nhiều lợi nhuận, bởi các khoản thu này còn phải chi để bù đắp cho các khoản đầu tư mua phần mềm bản quyền từ nước ngoài, đào tạo nhân viện, tiếp cận thị trường 1.1.3. Kết quả hoạt động một số năm gần đây. BẢNG SỐ 01 : KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BA NĂM GẦN ĐÂY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Đơn vị : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Tổng số vốn 2,650,750,980 2,741,680,822 2,850,907,546 Vốn cố định 1,855,525,686 1,891,759,767 1,995,635,282 Vốn lưu động 795,225,294 849,921,055 855,272,264 2. Số lao động 30 30 30 3. Tổng doanh thu 10,280,265,260 14,956,728,820 7,423,304,260 4. Lợi nhuận trước thuế 334,624,780 380,870,450 330,265,079 5.Thuế giá trị giá tăng nộp cho Nhà nước 180,431,564 201,890,450 170,045,698 6.Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cho Nhà nước 93,694,938 106,643,726 92,474,222 Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, có thể đánh giá được khái quát tình hình tài chính Công ty qua các năm được thể hiện qua hai chỉ tiêu đặc trưng dưới đây : BẢNG SỐ 02 : MỘT SỐ TỶ SUẤT TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH TÍNH THEO SỐ LIỆU BA NĂM Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh doanh (Lợi nhuận/Vốn kinh doanh) 0.1262 0.1389 0.1158 2. Tỷ suất lợi nhuận ròng (Lợi nhuận trước thuế / doanh thu) 0.0326 0.0255 0.0445 Qua bảng trên cho ta thấy : * Chỉ tiêu tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh doanh, chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả của Công ty trong việc quản lý tài sản và tạo lợi nhuận. Năm 2006, 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra lợi nhuận nhiều hơn so với năm 2005 là 0.1389 – 1.1262 = 0.0127(Đ), hay số tương đối tăng 110,06%. Điều này cho thấy hiệu quả của Công ty trong việc sử dụng tài sản tạo ra lợi nhuận tăng. Nhưng cho đến năm 2007 thì tình hình không khả quan, bởi lúc này năm 2007, 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra lợi nhuận ít hơn so với năm 2006 là 0.1158 - 0.1389 = - 0.0231 (Đ). Đòi hỏi doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân dẫn tới tình trạng này và khắc phục nhanh chóng, có thể do 1 trong số các nguyên nhân sau : Sự thay đổi về khả năng sinh lời do môi trường kinh doanh thay đổi. Sự thay đổi về lợi nhuận do thay đổi kết cấu sản phẩm. Sự thay đổi về tài sản do thanh lý, mua mới. Sự thay đổi trong chính sách kế toán liên quan tới doanh thu đánh giá, tài sản. * Chỉ tiêu lợi nhuận ròng đánh giá khả năng sinh lời sau khi trừ đi các khoản giá vốn và chi phí. Năm 2006, 1 đồng doanh thu tạo ra lợi nhuận ít hơn năm 2005 là 0.0255- 0.0326 = - 0.0071(Đ) Nhưng trong năm 2007 1 đồng doanh thu tạo ra lợi nhuận so với năm 2006 tăng là : 0.0445 - 0.0255 = 0.019 (Đ). Điều này cho thấy hoạt động của doanh nghiệp trong năm 2007 đã hiệu quả hơn, doanh thu tạo ra lợi nhuân nhiều hơn, cơ thể doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và khắc phục nhược điểm của năm 2006 hoạt động không hiệu quả. Để có được tỷ suất lợi nhuận ròng cao doanh nghiệp cần chú ý tới : Sự thay đổi về số lượng hàng bán nếu chi phí quản lý và chi phí quản lý cố định. Sự thay đổi về kế toán như vốn hóa chi phí ... Sự thay đổi của chi phí bán hàng, chi phí quản lý... Sự thay đổi của các tài khoản như doanh thu, lãi. các chi phí bán hàng, quản lý và so sánh cùng với sự thay đổi của các chỉ tiêu khác như lãi trên nợ dài hạn, chi phí bảo trì sửa chữa trên tổng tài sản cố định, khả năng thanh toán nhanh... 1.1.4. Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Mặc dù mô hình Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một mô hình Công ty thương mại nhỏ, nhưng Công ty chia thành các bộ phận rõ ràng với mục tiêu và nhiệm vụ riêng, hoạt động khá linh hoạt và luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau. Hiện nay, Công ty có đội ngũ nhân viên vững về chuyên môn, nhiệt tình, chu đáo với cách phục vụ rất chuyên nghiệp, đáp ứng được thách thức của thời đại công nghệ thông tin và yêu cầu của khách hàng. Trong những năm hoạt động (hình thành và phát triển) vừa qua, Công ty đã có được nhiều bài học đúc kết trong công tác quản lý - điều hành - hoạt động kinh doanh. Đây là một nỗ lực lớn của ban lãnh đạo, cũng như của toàn thể đội ngũ nhân viên trong Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ cũng như mục tiêu kinh doanh của Công ty đề ra, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức quản lý của mình. Để phù hợp với mô hình hoạt động, Công ty đã lựa chọn mô hình quản lý tập trung theo cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu gọn nhẹ đem lại hiệu quả công việc cao. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thể hiện dưới sơ đồ sau : SƠ ĐỒ 01: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN Liên hệ trực tuyến Liên hệ chức năng Mỗi một bộ phận hình thành đều có một chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng lại có mỗi quan hệ biện chứng với nhau, tạo nên một hệ thống tổ chức thống nhất. Mỗi một bộ phận trong bộ máy tổ chức quản lý được giao một nhiệm vụ cụ thể riêng biệt và phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của Công ty về nhiệm vụ của mình. Để hoàn thành nhiệm vụ của mỗi bộ phận nói riêng và nhiệm vụ của toàn Công ty nói chung, điều này đòi hỏi các bộ phận này phải có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo nên một khối thống nhất, hỗ trợ và cung cấp các thông tin liên quan cho nhau . Từ đó, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của Công ty ngày càng cao hơn. Hội đồng quản trị : Có chức năng : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Chức năng hoạch định bao gồm tất cả các hoat động quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai như : dự báo, thiết lập mục tiêu, đề ra chiến lược, phát triển các chính sách và hình thành các kế hoạch kinh doanh. Chức năng tổ chức bao gồm tất cả các hoạt động quản trị nhằm xác định mối quan hệ giữa trách nhiệm và quyền hạn. Những công việc cụ thể là chuyển nhiệm vụ đã đề ra thành các công việc cần thực hiện, giao cho giám đốc ; kết hợp công việc giữa phòng ban / bộ phận ; uỷ quyền. Chức năng lãnh đạo là quá trình tác động nên người khác để họ đạt được các mục tiêu đã định. Các hoạt động cụ thể là lãnh đạo, tạo ra động lực cho các nhóm làm việc chung và trao đổi thông tin. Chức năng kiểm tra gồm tất cả các hoạt động quản lý nhằm đảm bảo cho kết quả thực tế phù hợp với kết quả đã hoạch định. Những hoạt động cụ thể là kiểm soát chất lượng, kiểm soát tài chính, kiểm soát bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chi phí, phân tích những thay đổi thưởng phạt Giám đốc : Là người đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty . Đồng thời giám đốc là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận nhân sự : Các chức năng cụ thể của bộ phận này đó là : tuyển dụng, kiểm tra, chọn lọc, định hướng đào tạo phát triển, quan tâm, đánh giá, thưởng phạt, thăng cấp, thuyên chuyển, giáng cấp và sa thải nhân viên trong Công ty ( phải có sự phê duyệt của ban lãnh đạo), chăm lo đến đời sống của nhân viên. Bộ phận kinh doanh : Có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, đặc biệt chú trọng đến giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ mà Công ty đang kinh doanh bởi hiện nay tình hình lạm phát khá cao. Tìm hiểu thông tin liên quan đến khách hàng (như nhu cầu của họ về chất lượng – giá cả - bải hành như thế nào…), phát triển - mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm thị trường tiềm năng. Tìm hiểu nắm bắt các thông tin liên quan tới đối thủ cạnh tranh trên thị trường để từ đó có thể xác định thị phần của doanh nghiệp trong thị trường và có các chính sách hợp lý và kịp thời - biện pháp ứng xử một cách linh hoạt với những biến động phức tạp của thị trường. Ngoài ra là một vai trò quan trọng của bộ phận này là việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu cho Công ty trên thị trường, khuếch trương và phát triển sản phẩm - dịch vụ. Bộ phận nghiên cứu và phát triển : Với nhiệm vụ phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm soát tốt giá thành thông qua việc cải tiến phần mềm để giảm chi phí, và thực hiện phát triển lắp đặt phần mềm tại Công ty của khách hàng. Nghiên cứu thường là được tổ chức bên trong nội bộ doanh nghiệp, Công ty không thuê ngoài. Bộ phận này chịu trách nhiệm nghiên cứu các phần mềm hiện có của nhà cung cấp, xem xét sự tương thích với điều kiện hiện tại của Việt Nam. Mặc dù Công ty cũng có tìm hiểu về thị trường nhưng chưa thực sự nghiên cứu phát triển sản phẩm một cách bài bản và chuyên nghiệp. Bộ phận kế toán : Có trách nhiệm +Tổ chức và thực hiện công tác kế toán và tài chính của Công ty +Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động quản lý tài chính, kế toán như : Pháp lệnh kế toán, chính sách thuế, các chuẩn mực kế toán, các quyết định, thông tư có liên quan… + Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầu vào + Ghi chép sổ sách hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. +Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng theo định kỳ ( thường là 1 lần/ 1 tháng) +Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ theo chính sách đã định; kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ- két hàng ngày hàng tháng giữa kế toán và thủ quĩ. +Lập và gửi báo cáo hàng tháng về công tác kế toán VAT theo qui định của Nhà nước +Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán; lập và gửi các báo cáo quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý định kỳ. 1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Các phòng ban đều đóng vai trò nòng cốt trong việc tổ chức hoạt động của Công ty, trong đó phải kể đến sự đóng góp to lớn của phòng kế toán. Với quy mô hoạt động vừa, bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức theo kiểu tập trung đã hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các phòng ban cho ban lãnh đạo Công ty. Nhờ vậy, ban lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng, phạt tới các phong ban, cá nhân một cách chính xác. Đồng thời, bộ máy kế toán là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho mọi quyết định quản lý của hội đồng quản trị và ban giám đốc của Công ty thông qua việc cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý, công tác kế toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức theo hình thức tập trung. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập thông tin, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán và lên báo cáo. Tổ chức bộ máy kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 02 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng Lên bảng lương cuối tháng Tổng hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tổng hợp giá vốn, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh và lên báo cáo. Kế toán tiền mặt – ngân hàng- tiền lương và khoản trích theo lương Kế toán hàng tồn kho và thanh toán với người bán Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ Thủ quỹ CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. Phòng kế toán thực hiện việc kế toán tổng hợp và chi tiết đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Công ty. Hiện nay các nhân viên của phòng kế toán của Công ty đều có trình độ cao đẳng, đại học, trung cấp về lĩnh vực kế toán. Bộ phận kế toán được tổ chức hoạt động khá linh hoạt, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của Công ty. Kế toán trưởng : “Kế toán trưởng Công ty là người chịu trách nhiệm tổ chức công tác, ghi chép sổ sách kế toán một các chính xác, phản ánh đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của toàn Công ty” Trích trong Điều lệ tài chính do phòng kế toán cung cấp tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính Giám sát đánh giá kết quả công việc của kế toán các bộ phận. Kiểm tra, kiểm soát, tập hợp số liệu của toàn Công ty, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các báo cáo phân tích về tài chính và quản trị. Lập các chứng từ, sổ sách, báo cáo khác. Thủ quỹ : Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt cho Công ty ; hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi nhận được từ kế toán, thủ quỹ kiểm tra tính hợp lệ của từng phiếu thu - phiếu chi để thu – chi theo nội dung đó. Đồng thời, cuối ngày thủ quỹ sẽ đối chiếu và kiểm tra sổ sách so với số lượng tiền thực tế (được xác định thông qua kiểm kê cuối ngày) cùng kế toán xác định số tiền còn tồn trong quỹ. Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu của giám đốc, thủ quỹ kiểm kê và lập báo cáo quỹ để trình kế toán trưởng và giám đốc về tình hình thu chi tiền mặt Công ty. Thủ quỹ có trách nhiệm đảm bảo giá trị sử dụng của các khoản tiền mặt nhập quỹ (tiền thật, séc có tiền bảo chứng, ngân phiếu còn hạn lưu hành…) Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ Công ty : Có nhiệm vụ : Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết để quản trị bán hàng và công nợ với khách hàng. Theo dõi doanh thu, doanh thu thuần, lãi gộp. Nợ phải trả, đã trả, phải thu, đã thu và công nợ còn lại với từng khách hàng. Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính liên quan đến công nợ với khách hàng và bán hàng :trên báo cáo kết quả kinh doanh; trên bảng cân đối kế toán(chỉ tiêu phải thu khách hàng, khách hàng trả trước) Kế toán hàng tồn kho và thanh toán với người bán : Nhiệm vụ Theo dõi thời hạn của các khoản phải thu, phải trả người bán Tính toán được các khoản chiết khấu, các khoản thưởng trong quá trình thanh toán với người bán. Tổng hợp được nợ phải thu, phải trả, nợ đến hạn, quá hạn ; đối với công nợ bằng ngoại tệ phải tuân thủ nguyên tắc ngoại tệ. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên thẻ kho hàng kỳ, tính giá vốn hàng hóa xuất kho trong kỳ và lên báo cáo hàng hóa tồn kho. Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ : Có nhiệm vụ Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để quản trị tài sản cố định theo : nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn hình thành của tài sản cố định, tình hình tăng - giảm tài sản cố định theo nơi sử dụng. Cung cấp thông tin cần thiết để tạo lên các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính liên quan đến tài sản cố định (chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn trên bảng cân đối kế toán ; nguyên nhân tăng, giảm tài sản cố định ở bản thuyết minh) Tạo ra chứng từ hợp lệ, hợp lý để hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định. Kế toán tiền mặt - ngân hàng - tiền lương : Đối với kế toán tiền mặt : Kế toán có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ làm cơ sở để lập phiếu thu- chi ; Lập phiếu thu - chi ; Thu nhận và kiểm tra phiếu thu- chi ( sau khi thủ quỹ đã thực hiện thu- chi), thực hiện lập các báo cáo quỹ hàng ngày và hàng tháng theo yêu cầu nhà quản lý ; Ghi sổ kế toán tiền mặt ; Đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và sổ cái tài khoản tiền mặt. Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời mọi khoản thu- chi - lãi tiền gửi ngân hàng ; thực hiện việc ki._.ểm tra, đối chiếu giữa số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng (TGNH) và số liệu sổ kế toán tiền gửi ngân hàng nhằm phát hiện và xử lý nhanh chóng - kịp thời mọi chênh lệch (nếu có) ; tuân thủ các quy định về chứng từ và thủ tục hạch toán TGNH ; thông qua việc hạch toán kế toán thực hiện chức năng kiểm soát với các khoản chi tiêu. Đối với tiền lương và khoản trích theo lương : Kế toán có nhiệm vụ quản lý và theo dõi về mặt số lượng - thời gian làm việc của từng nhân viên trong Công ty để có căn cứ tính lương, lập bảng thanh toán lương, ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ… * Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và phòng ban khác trong Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính : Mỗi một phòng ban trong bộ máy tổ chức quản lý của Công ty thực hiện những nhiệm vụ khác nhau và phải chịu trách nhiệm trước nhà quản lý của Công ty về nhiệm vụ của mình. Để hoạt động của Công ty trở thành một khối thống nhất, hoạt động hiệu quả, thúc đẩy hoạt động ngày càng cao hơn thì điều này đòi hỏi các phòng ban này phải có mối quan hệ hữu cơ với nhau, cung cấp các thông tin liên quan để hoàn thành nhiệm vụ của mỗi phòng ban nói riêng và nhiệm vụ của toàn Công ty nói chung. 1.2.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty. Chế độ kế toán hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đang áp dụng là chế độ kế toán theo Quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính đã được cập nhật, bổ sung theo những thay đổi của chế độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty. Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01-01 và kết thức là 31-12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam. Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh. Công ty thực hiện thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kế khai thường xuyên. Phương pháp chi tiết hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song Phương pháp xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất kho. + Giá nhập kho hàng hóa là giá thực tế mua hàng và các chi phí trực tiếp liên quan đến việc mua hàng. + Giá xuất kho được xác định theo phưong pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phương pháp khấu hao đều. Sổ kế toán sử dụng theo hình thức Nhật ký chung. Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ sổ sách và chế độ báo cáo kế toán đều được sử dụng tuân theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, được cập nhật theo những thay đổi mới nhất trong chế độ. Hình thức sổ kế toán hiện nay Công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung với trình tự hạch toán được ghi trên sơ đồ dưới đây. Hiện nay Công ty đang thực hiện phương pháp kế toán máy theo phần mềm kế toán Accnet. Qui trình kế toán máy được thể hiện trên sơ đồ sau : SƠ ĐỐ SỐ 03: SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các tệp nhật ký Chừng từ kế toán Các tệp sổ cái Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính Dựa vào các chứng từ kế toán phát sinh, kế toán viên chỉ cần nhập các số liệu đầu vào, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào báo cáo và sổ sách khi có yêu cầu của người sử dụng. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Accnet, công tác kế toán được tiến hành thành công, thuận tiện, cung cấp kịp thời thông tin cho các đối tượng quan tâm và phục vụ công tác quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ tại Công ty. Công ty cổ phần thế giới máy tính sử dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống chứng từ về các hoạt động kinh doanh và dịch vụ, các chính sách về tiền lương và các hoạt động khác (vì Công ty là một Công ty thương mại và dịch vụ, hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần). Một số hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty như sau : + Chứng từ tiền tệ : Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ - giấy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giây đề nghị thanh toán tạm ứng… + Chứng từ nhập hàng: Đơn đặt mua hàng của khách hàng, phiếu nhập kho… + Chứng từ bán hàng : hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho,biên bản bàn giao kiêm bảo hành, hoá đơn GTGT. + Chứng từ về hàng tồn kho : Phiếu nhập kho, thẻ kho. + Chứng từ lao động tiền lương : bảng chấm công, phiếu chấm công bổ sung, phiếu làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương và tiền thưởng. + Chứng từ về tài sản cố định ( TSCĐ) : biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ. bảng tính và phân bổ khấu hao… + Chứng từ về hoạt động dịch vụ : hợp đồng dịch vụ... Chứng từ phát sinh ở Công ty sẽ do các nhân viên kế toán phần hành chịu trách nhiệm tổng hợp. Việc sử dụng chứng từ trong quá trình hạch toán kế toán tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đều tuân thủ theo những quy định và hướng dẫn của Nhà nước về chế độ lập, sử dụng, và lưu trữ chứng từ. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty. Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, căn cứ theo tình hình thực tế kinh doanh của Công ty. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định mới QĐ 15/2006 của Bộ Tài Chính với hệ thống tài khoản liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh hàng hoá và dịch vụ của Công ty. Để dễ dàng cho quá trình theo dõi và hạch toán, Công ty còn mở hệ thống tài khoản cấp 3 chi tiết theo các đối tượng tuỳ phần hành. 1.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung để quản lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổ chức ghi sổ theo quy trình xử lý của phần mềm kế toán Accnet. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phát sinh kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy qua giao diện của phần mềm Accnet, đầu tiên là ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó phần mềm sẽ tự động đưa dữ liệu do kế toán nhập đó vào các tệp chi tiết để theo dõi đối tượng quản lý và vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán đã thiết lập sẵn tương ứng. Đến cuối tháng các tệp số liệu chi tiết sẽ được tổng hợp và ra bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu so sánh với sổ cái tài khoản tương ứng( do kế toán tiến hành). Qui trình thực hiện thông qua kế toán máy cũng tương tự như qua các bước kế toán thủ công, chỉ khác là khi sử dụng phần mềm kế toán máy người dùng chỉ nhập số liệu ban đầu, còn khi cần thông tin hay tổng hợp số liệu thì sẽ do phần mềm kế toán tự thực hiện làm cho công tác kế toán đơn giản hơn so với thủ công. Trình tự xử lý trong chương trình thông qua các bước như sơ đồ : SƠ ĐỒ SỐ 04 : QUI TRÌNH XỬ LÝ SỔ SÁCH KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG THEO PHẦN MỀM ACCNET. Sổ quỹ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra 1.2.2.4. Hệ thống báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính. Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính, bao gồm 4 báo cáo cơ bản là : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Định kỳ vào cuối mỗi tháng theo yêu cầu của nhà quản lý, kế toán trưởng tiến hành tổng hợp số liệu và lên báo cáo tài chính để trình giám đốc xem xét về tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong mỗi tháng, quý, năm dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Accnet. Vào cuối mỗi tháng, kế toán sau khi lên báo cáo kế toán đồng thời sẽ in ra một bản lưu vào tủ hồ sơ để lưu trữ để đảm bảo không mất số liệu. Hệ thống báo cáo quản trị. Bên cạnh các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập, Công ty còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị để phục vụ công tác quản lý chung của Công ty. Các báo cáo quản trị gồm có : * Báo cáo về doanh thu: Báo cáo chi tiết doanh thu từng chương trình thực hiện hoàn thành trong tháng. Báo cáo chi tiết doanh nhu nhận tạm ứng từ khách hàng. * Báo cáo quỹ: Sổ quỹ Dự án/Chi nhánh. Biên bản kiểm quỹ hàng tháng. * Báo cáo công nợ: Bảng kế chi tiết công nợ khách hàng. Bảng tổng hợp công nợ khách hàng. Biên bản đối chiếu công nợ. * Báo cáo chi phí: Bảng kê chi phí thực hiện từng dự án hoàn thành. Bảng kê chi tiết chi phí các dự án đang thực hiện. * Báo cáo tiền lương: Bảng lương Dự án/Chi nhánh. Đề nghị phân bổ lương cho từng dự án. Bảng kê chi phí lao vụ thuê ngoài. * Báo cáo thuế Bảng kê chi tiết hóa đơn đầu vào. Bảng cân đối thuế đầu vào – đầu ra. Tờ khai thuế GTGT của Dự án/Chi nhánh. Bảng quyết toán lãi lỗ dự án. * Báo cáo về KQKD và phân phối lợi nhuận Quyết toán về lãi lỗ dự án hoàn thành. Đề nghị phân chia lợi nhuận. * Căn cứ vào các báo cáo chi tiết của các Kế toán bộ phận , kế toán tổng hợp thực hiện việc tổng hợp số liệu và lập những báo cáo tổng hợp trên. * Báo cáo thuế GTGT. * Quyết toán tháng. * Ghi chép sổ sách kế toán toàn Công ty. * Lập các báo cáo tổng hợp về: doanh thu, chi phí, phân chia lợi nhuận. * Lập các báo cáo khác theo yêu cầu. PHẦN II KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. 2.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY. 2.1.1. Đặc điểm hàng hóa tiêu thụ của Công ty. Trong các hoạt động của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Công ty. Hàng hóa là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao. Các mặt hàng, dịch vụ kinh doanh chủ yếu tại Công ty bao gồm : C Phần mềm giải pháp doanh nghiệp : Hệ phần mềm trực quan ERP (Enterprise Resource Planning) – Intuitive là một giải pháp hệ thống xuyên suốt để quản trị nguồn lực doanh nghiệp, quản lý nhân sự công lương ( HRP), Quản lý kế toán Accnet, quản lý quan hệ với khách hàng (CRM), hỗ trợ ra quyết định (Decision Support). thương mại điện tử (e- Business) và những công cụ cần thiết khác. C Tư vấn và cung cấp thiết bị công nghệ thông tin : Tư vấn và cung cấp giải pháp trọn gói về phần cứng và phần mềm, thiết kế và triển khai lắp đặt mạng, tích hợp hệ thống, quản lý dữ liệu. Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng hệ thống mạng máy tính lớn của : IBM, HP, COMPAQ Cho thuê thiết bị công nghệ thông tin : Máy tính, máy chiếu … Đào tạo hướng dẫn về công nghệ thông tin. C Mã vạch ứng dụng - tự động hóa : Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho, quản lý chất lượng, quản lý tài sản cố định, vận chuyển, quản lý qui trình… Tự động hóa : Hệ thống chấm công tự động, quản lý ra vào, hệ thống xếp hàng tự động, nhắn tin tự động. C Điện thoại Internet ( Voice over Internet Protocol – VOIP) : Dịch vụ này ngoài mục đích cắt giảm chi phí nhờ mức cước thấp, tận dụng lại toàn bộ hệ thống điện thoại sẵn có trong doanh nghiệp mà không cần đầu tư mới mà doanh nghiệp còn có khả năng quản lý chặt chẽ toàn bộ hệ thống VOIP như khi đang sử dụng tổng đài thông thường. C Phần mềm giáo dục Chương trình vui học KIDSMART – nhà thám hiểm trẻ . Phần mềm dinh dưỡng NUTRIKIDS : Công cụ đắc lực hỗ trợ cho các cấp dưỡng viên, các bà nội trợ. Phần mềm vui học HAPPYKIDS C Hệ thống an ninh cho toà nhà Hệ thống Camera quan sát. Hệ thống khóa cửa an toàn. Hệ thống Barrier. Hệ thống phòng chống cháy. Hệ thống phát hiện vũ khí và vật liệu nổ. Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, phần mềm giải pháp doanh nghiệp,…trong nhiều năm qua Công ty là đại lý uỷ quyền chính thức của HP tại Việt Nam về sản phẩm ( PC, Server, Storage Back – up, Printer, Plotter , Scanner, Ink – Cartridge, Paper, Film…), đại lý uỷ quyền chính thức của IBM tại Việt Nam ( PC, Server, Notebook, Storage Back – up, IBM Sure one, IBM Pos 500, IBM Kios…), đại lý uỷ quyền chính thức của thiết bị mạng D- Link ( Networking equipment : Nic, Switch, Router, Wireless with Gigabit, Technology),đại lý phân phối độc quyền thiết bị mã vạch các hãng : METROLOGIC (USA), DATAMAX (USA), PEGASUS ( TAIWAN)… Hàng hóa của Công ty chủ yếu mua về nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hóa tiếp theo. Vì vậy mà yêu cầu về công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho tại Công ty được hết sức chú trọng. Trong kho đều có đủ sản phẩm kinh doanh của Công ty để thuận lợi cho việc bốc dỡ, vận chuyển và tiêu thụ. Việc quản lý hàng hóa tại kho được thực hiện trên máy tính (cả trên phần mềm kế toán Accnet và Excel). Công ty đã sử dụng mỗi một danh mục mặt hàng là một mã hóa riêng (sử dụng phương pháp mã hóa kiểu ký tự) điều này giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dễ nhớ, tiết kiệm bộ nhớ. Dưới đây là một vài ví dụ về danh mục hàng hóa phầm mềm giáo dục và danh mục khách hàng của Công ty. BIỂU 01: MẪU DANH MỤC HÀNG HÓA (GIAO DIỆN PHẦN MỀM ACCNET). CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI TỪ ĐIỂN VẬT TƯ 29/03/2008 4:01:11 CH Trang1 /2 ĐVT Mua Bán Tồn Tài khoản Tài khoản Tài khoản TK Giá vốn ĐVT khi Số ĐV tồn kho Đơn giá ĐVT khi bán Số ĐV tồn kho Tài sản Có Chi phí KD Doanh thu hàng bán mua trong 1 ĐV mua bán trong 1 ĐV bán Loại Vật tư: PMMN - Phần mềm mầm non Vật tư: PMMN- HAPPY - Kidsmart - happykids hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN- SAMMY - Kidsmart - Sammy hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN- TRUDY - Kidsmart - Trudy Hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN- BAILEY - Ngôi nhà Bailey - TA B? Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN- KIDPIX - Phần mềm bé làm hoạ sĩ hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN- MILLIE - Kidsmart - Millie Hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN- THINGS - Kidsmart - Things Hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN-BABYCAR - Phần mềm quản lý Babycare bộ Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN-BANGHEK - Bộ Bàn Ghế Kidssmard Bộ Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN-SAMMYTA - Phần mềm sammy TA Hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN-THIKITA - Phần mềm Thikinthings TA Hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 Vật tư: PMMN-TRUDYTA - Phần mềm trudy TA hộp Yes Yes Yes 1561 51111 6321 1 1 1 1 BIỂU 02: MẪU DANH MỤC KHÁCH HÀNG (GIAO DIỆN PHẦN MỀM ACCNET). CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI DANH MỤC KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP 29/03/2008 3:50:33 CH Trang1 của8 Mã Tên Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại I Điện thoại II Số Fax CCWORLD Cty CWORLD Phòng 308 CC2 Bắc Linh Đàm 101300810 CIABN Cty CP Thiết bị Cnghiệp ABN 44 Ngõ 120 Đường Trương Định 101443304 04- 5763420 989096927 CIANDAN Công ty An Dân 583 Nguyễn văn Cừ - Gia Lâm 100239169 04- 6502709 903250168 CIANHLINH Cty TNHHTM-TV&DVKT Anh Linh 23 Ngô Thì Nhậm 101300761 04- 8254031 903457736 CKIBD Cty IBD 87 Lĩnh Nam - Hai Bà Trưng 101360288 04-9437248 CKLACVIET Cn.Cty CP Tin Học Lạc Việt 185 Giảng Võ - Đống Đa 301448733001 04- 5121846 04- 5121848 CKSONHA Cty TNHH Cơ Kim Khí Sơn Hà 360 Đường Giải Phóng - Thanh Xuân 0100776445-1 04-6642014 CKTHANHNAM CtyTNHH Thương Mại Thanh Nam 3B Láng Hạ - Ba Đình - Hà nội 100954306 04- 5145888 04- 5144413 CPBANPNQD Ban phụ nữ quân đội CPDLSACH Tổng Công ty Sách Việt Nam 44 Tràng Tiền - Hoàn Kiếm 0100109829-1 0913048118 CPDLTBAN Cty Sách thiết bị tràng An P29B1 Tập thể Giảng Võ - Ba Đình 101186696 04- 2670099 0913226082 VKCNMDAUTU CTY CNMới đầu tư 220 Bà Triệu Phường Lê Đại Hành 101491971 VKDTDUONG Khách sạn Đại Dương 16 Nguyễn Đức Cảnh Lê Chân HP 200652676 2.1.2. Thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Thị trường công nghệ thông tin được coi là rất lớn, rất có tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển : “Thị trường CNTT năm 2006 đã vượt ngưỡng 1 tỉ USD. Với khoảng 7.000 cơ quan hành chính sự nghiệp, 6.000 Cty Nhà nước, gần 260.000 Cty TNHH, thị trường ứng dụng CNTT tại VN được cho là có tiềm năng lớn nhưng mới chỉ trong giai đoạn khởi đầu. Các cơ quan Nhà nước hiện đang chiếm khoảng 30% chi tiêu cho CNTT của quốc gia. Năm 2006, kế hoạch ngân sách cho các đề án, dự án CNTT của Nhà nước khoảng 9.500 tỉ đồng (tương đương 600 triệu USD), nhưng chỉ giải ngân được 1.900 tỉ đồng. Cộng thêm khoản chi của các địa phương, tổng ngân sách chi tiêu cho CNTT của Nhà nước đạt khoảng 190 triệu USD, chiếm khoảng 28% thị trường. Năm năm qua, thị trường PM VN luôn đạt mức tăng trưởng trên 40%/năm. Năm 2006, doanh số thị trường PM trong nước đạt khoảng 285 triệu USD, thị trường nội dung số đạt khoảng 93 triệu USD. Ngay cả những chuyên gia nước ngoài như ông Chris Atkinson - Tổng Giám đốc Microsoft Đông Nam Á đánh giá cao sự phát triển của thị trường phần mềm Việt Nam và khẳng định trong tương lai, Việt Nam sẽ là thị trường phần mềm lớn” Tài liệu được lấy từ Profile Company do phòng kinh doanh cung cấp. . Với thị trường đầy triển vọng và tiềm năng hiện tại và tương lai điều này đòi hỏi Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính phải có nhiều hướng phân bổ thị trường, phương thức bán hàng cũng như chính sách giá cả phù hợp theo từng đối tượng khách hàng mà Công ty đề ra. Mua hàng là khâu đầu tiên trong 1 chu trình hoạt động, nên việc mua hàng được tổ chức và thực hiện tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hóa và kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Công ty sau này. Bắt đầu của giai đoạn mua hàng là việc tìm kiếm đối tác cung cấp, đối tác vận chuyển được Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính quan tâm rất nhiều. Công tác này đòi hỏi : tìm được nguồn cung cấp đảm bảo - lâu dài - đều đặn, chất lượng hàng hóa phù hợp, giá cả hợp lý, vận chuyển đảm bảo an toàn chất lượng theo yêu cầu với mức chi phí thấp nhất. Hàng hóa sau khi đã mua về nhập kho của Công ty thì điều hết sức quan trọng đặt ra cho nhiệm vụ của phòng kinh doanh đó là việc tìm kiếm thị trường và khách hàng để tiêu thụ sản phẩm. Điều này phải đảm bảo tính hợp lý giữa doanh thu và chi phí mang lại lợi nhuận cao đồng thời có thể cạnh tranh với thị trường. Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính mở rộng khắp các tỉnh phía Bắc, các khách hàng của Công ty ngày càng phong phú hơn, không chỉ là các bạn hàng quen thuộc, thương hiệu của Công ty đã có trên thị trường do vậy các tổ chức, đơn vị, trường học đã tìm đến với Công ty mua sản phẩm, nhờ tư vấn kỹ thuật và các dịch vụ khác. Các khách hàng quen thuộc của Công ty như : Tổng Công ty Dệt May Việt Nam ( Vinatex), Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội ( Handico), Nhà xuất bản Giáo dục, Công ty Toyota Hoàn Kiếm - Giải Phóng, Ban quản lý toà nhà Vincom, Ghoshi Thăng Long, Trường Mầm Non Tân Triều, Trường Smart Kid … 2.2. CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. 2.2.1. Các phương thức bán hàng tại Công ty. 2.2.1.1. Quy trình kinh doanh hàng hóa tại Công ty. Mô hình Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, do vậy chức năng chính của Công ty là khâu trung gian chu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng, trực tiếp cung cấp dịch vụ thông qua nhiều cấp, kênh phân phối. Hiện nay, phòng kinh doanh và phòng kế toán đảm nhiệm chính về hoạt động kinh doanh hàng hóa của Công ty, cùng với sự hợp tác hài hoà với các phòng ban khác. Mỗi bộ phận đều có chức năng - nhiệm vụ riêng, được phân công, phân nhiệm rõ ràng - cụ thể trong hoạt động kinh doanh hàng hóa. Qui trình kinh doanh hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được thể hiện dưới sơ đồ dưới đây : SƠ ĐỒ SỐ 05 : QUI TRÌNH KINH DOANH HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. Phòng kinh doanh Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng KD & Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng KD & Phòng kế toán Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp Ký kết hợp đồng với khách hàng Nhập hàng hóa Nghiên cứu và hoàn thiện sản phẩm cho phù hợp với k.hàng Tiêu thụ hàng hóa Thanh lý hợp đồng với khách hàng Liên hệ trực tuyến Liên hệ chức năng Phòng kinh doanh: phụ trách việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và phương án kinh doanh hàng hóa; duy trì quan hệ với khách hàng quen thuộc và tìm kiếm khách hàng - thị trường mới; tiến hành giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp ; nhận hàng - nhập hàng hóa - vận chuyển hàng về nhập kho; tiến hành giao hàng hóa cho khách hàng; đồng thời có thể kiểm tra được chất lượng hàng hóa trong quá trình mua bán đảm bảo tránh được rủi ro và uy tín với khách hàng. Đề xuất giá bán phù hợp cho từng mặt hàng theo từng thời điểm và tình hình thị trường, từng đối tượng khách hàng. Phòng kế toán : Thực hiện các giao dịch, theo dõi thanh toán trong quá trình kinh doanh hàng hóa bao gồm : thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng. Dựa trên các chứng từ có được thông qua các giao dịch, kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán và ghi chép đảm bảo tính chính xác- đầy đủ- hợp lý giá trị hàng hóa mua và chi phí phát sinh liên quan, để từ đó có căn cứ tính giá trị của các mặt hàng nhập kho và giá vốn hàng bán ; phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa, cũng như các khoản giảm trừ doanh thu, doanh thu thuần, và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng nghiên cứu và phát triển với chức năng và nhiệm vụ : Nghiên cứu và kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp, phát triển cho phù hợp với điều kiện từng khách hàng đảm bảo tính khả thi khi thực hiện, hỗ trợ cho hoạt động bán hàng, thực hiện các dịch vụ sau bán hàng theo chính sách của Công ty. Ngoài ra còn tư vấn cho Giám đốc - bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển công nghệ thông tin, các đặc điểm cũng như kỹ thuật của công nghệ mới có thích ứng với điều kiện Việt Nam từng thời kỳ hay không. Phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm - giao dịch - ký kết hợp đồng với nhà cung cấp và khách hàng. Sau đó cùng với phòng kế toán tiến hành nhận hàng hóa. Hàng hóa khi tiến hành bàn giao nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng, sau đó sẽ được bảo quản trong kho của Công ty. Khi hàng hóa được bán thì được giao cho khách hàng tại Công ty khách hàng hoặc được giao tại Công ty của khách hàng. Sau khi toàn bộ điều khoản của một hợp đồng giao kết được hai bên thực hiện xong thì hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và một hợp đồng kinh tế coi như được hoàn thành. Định kỳ thường là hàng năm, phòng kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm và cho từng tháng một. Vào cuối tháng mỗi tháng, phòng kinh doanh sẽ đề ra chỉ tiêu và doanh số ước tính cho tháng sau 2.2.1.2. Phương thức bán hàng của Công ty. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính với vai trò là doanh nghiệp thương mại, với mặt hàng kinh doanh đa dạng, nhiều đối tượng khách hàng nên Công ty cũng đã đang và sẽ áp dụng khá nhiều phương thức bán hàng khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường. Trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho( bán lẻ hàng hóa) là phương thức mà doanh số bán chiếm tỷ trọng khá cao so với tổng doanh số bán hàng của Công ty và phù hợp với đặc điểm hàng hóa mà Công ty kinh doanh. Hình thức bán hàng trực tiếp qua kho là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 80% - 90% trong tổng doanh số trung bình qua các năm. Phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho chính là việc bán thẳng hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ, cơ quan, tổ chức, khối Công ty, trường học có nhu cầu lắp đặt hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm … Hiện nay Công ty đang áp dụng một số hình thức bán hàng đóng vai trò rất quan trọng như : Giới thiệu sản phẩm qua mạng Internet : Đây là phương thức ngày càng trở lên phổ biến bởi hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển khá mạnh mẽ. Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ có thể xem chi tiết thông tin về hàng hóa trên Website của Công ty(www.thegioimaytinh.com.vn) . Phương thức này Công ty mới đưa vào áp dụng, do vậy chưa có hiệu quả cao và chưa có sự đầu tư lớn. Lập kênh phân phối tại khách hàng : Công ty phải cố gắng duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng thân thiết và hợp tác với họ, biến họ trở thành các trung gian bán các sản phẩm của Công ty tới các khách hàng của họ Công ty đã đưa ra các chính sách phù hợp để khuyến khích kênh phân phối rất tiềm năng này. Xây dựng chuỗi các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Đây là phương pháp phân phối mạnh, nhằm gây dựng hình ảnh của Công ty, phương thức này mới chỉ trong kế hoạch dài hạn của Công ty, còn thực tế chưa được triển khai. Phương thức bán hàng Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đang áp dụng hiện nay đã, đang và sẽ góp phần đưa mặt hàng của Công ty đến được nhiều khách hàng mới mẻ hơn, và giúp cho Công ty có chỗ đứng trong thị trường công nghệ thông tin. 2.2.2. Chính sách kinh doanh và các phương thức thanh toán tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. 2.2.2.1. Chính sách kinh doanh của Công ty. Mỗi Công ty đều có những chính sách, cách thức khác nhau để mở rộng thị trường và thu hút khách hàng. Trong đó thu hút khách hàng là một trong những nhiệm vụ và chiến lược quan trọng giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Việc đề ra chính sách chiếm lĩnh thị trường như thế nào là điều vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nói riêng và các Công ty nói chung trong thị trường công nghệ thông tin ẩn chứa nhiều tiềm năng nhưng cũng chứa đựng phần nhiều cạnh tranh gay gắt này. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã xây dựng nhiều chính sách linh hoạt phù hợp với thị trường, từng đối tượng khách hàng. Chính sách giá cả : Giá cả là một vấn đề mà khách hàng quan tâm nhất trong việc mua hàng hóa nào đó, và nó cũng là một vấn đề mang tính nhạy cảm. Vì vậy Công ty đã đưa ra chính sách giá như sau : Công ty tiếp tục duy trì chính sách giá cao. Chính sách giá cao sẽ có những thuận lợi sau: Nhằm duy trì mức lợi nhuận Có thể cung cấp được mức chiết khấu hấp dẫn cho khách hàng Nhằm khẳng định thương hiệu, xuất xứ của sản phẩm và để chứng tỏ mức giá phù hợp với chất lượng của sản phẩm Mức giá như vậy sẽ phù hợp với các hoạt động bán hàng qua khách hàng. Chính sách giá chiết khấu : Công ty tiếp tục duy trì mức chiết khấu và áp dụng thêm mức chiết khấu luỹ tiến để thúc đẩy bán hàng, nhưng đồng thời cũng là khoản làm giảm doanh thu, vì vậy việc đặt ra chính sách cần phải hợp lý. Chính sách chiết khấu của Công ty được phân loại cho từng khách hàng, tức là mức chiết khấu phân biệt cho từng đối tượng khách hàng theo từng mặt hàng. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng 2 công cụ là chiết khấu thanh toán và chiết khấu hoa hồng nhằm mục đích thúc đẩy bán hàng và thu hồi vốn nhanh. Ngành mầm non nói riêng và ngành giáo dục nói chung hoặc lớn hơn nữa là các đơn vị Nhà nước có đặc điểm là thanh toán chậm và phức tạp trong khâu quyết định mua. Các khoản chi phí trong thanh toán chậm đã buộc Công ty phải tính đến các phương án kích thích trả nhanh. Dưới đây là một ví dụ chiết khấu thanh toán giành cho sản phẩm mầm non : BẢNG 03 : CHIẾT KHẤU THANH TOÁN Chiết khấu thanh toán Thời gian Thanh toán ngay Trả chậm Dưới 1 tháng Ngoài 1 tháng Mức chiết khấu 5% 2% 0% Chính sách bảo hành: Nếu chính sách bảo hành tốt thì Công ty sẽ thu hút được lượng khách hàng nhiều hơn và giữ chân được khách hàng cũng như tạo lòng tin của khách hàng về chất lượng hàng hóa, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã và đang cố gắng đưa ra chính sách này cho phù hợp. Hiện nay, một trong những dịch vụ hậu mãi đã trở nên khá phổ biến đó là chính sách bảo hành và đó là một chính sách đảm bảo độ tin cậy của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm của Công ty. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thực hiện một số chính sách bảo hành sản phẩm nổi bật như sau : Dịch vụ bảo trì đa dạng. BẢNG 04: DỊCH VỤ BẢO TRÌ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Cấp dịch vụ Chi tiết Thiết Bị Dịch vụ chi tiết ( trong vòng 12 tháng ) Cấp I 8giờ x 5 ngày PC, Low- end Printer/ Scanner ( Loại 1) Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại Cấp II 8 giờ x 5 ngày PC, Notebook, Server, Low-end Printer/ Scanner, High- end Printer (Loại 2) Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ6, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại, có máy thay thế khi bảo hành máy Cấp III 8 giờ x 7 ngày PC, Notebook, Server, Low-end Printer/ Scanner, High- end Printer (Loại 3) Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc từ thứ 2 đến chủ nhật, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại, có máy thay thế khi bảo hành máy Cấp IV 24 giờ x 7 ngày PC, Notebook, Server, High- end Printer ( Loại 4) Trong thời gian 24h/24h, ngày làm việc từ thứ 2 đến chủ nhật, có mặt chậm nhất sau 3 tiếng kể từ khi có điện thoại với thời gian ngoài giờ hành chính có máy thay thế khi bảo hành máy ** Chú ý: Khu vực hoạt động bán kính 15 km xung quanh trung tâm bảo hành của Công ty. 2.2.2.2.Các phương thức thanh toán tại Công ty. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thực hiện phương thức thanh toán theo sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết có thể là tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản ( ngày càng được ưu tiên hơn). Có thể là thanh toán đặt cọc trước tiền hàng đối với những khách vãng lai khi chuyển giao hàng phải thanh toán toàn bộ. Với khách hàng mua với số lượng lớn thì có thể thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng( khoảng thời gian thanh toán chậm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào thoả thuận đôi bên trong hợp đồng kinh tế trước đó quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ khách hàng với Công ty) Đối với khách hàng mua lẻ và khách hàng vãng lai thì thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi cả hai bên tiến hành giao nhận hàng. Công ty luôn tạo điều kiện tốt._.rẻ trung, xông xáo, nhiệt tình, năng động, không ngừng cố gắng học hỏi phấn đấu. Bên cạnh những thành tựu chung Công ty đã đạt được đó, phải kể đến sự đóng góp to lớn của công tác tài chính kế toán trong Công ty đóng góp vai trò hết sức quan trọng. 3.2.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Bộ phận kế toán trong phần hành này của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức một cách: khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả là do có sự phân công - phân nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân tại bộ phận kế toán, cùng với tinh thần làm việc tận tụy và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán. Trong đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thực hiện khá tốt, những công việc như : ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh,… đã đáp ứng được nhu cầu của ban lãnh đạo Công ty. Trong công tác này, mỗi cá nhân đều được phân công công việc khá rõ ràng, cụ thể để quá trình này diễn ra chính xác và dễ theo dõi, quy trách nhiệm cho từng cá nhân. Trong quá trình làm việc có sự phối hợp hết sức chặt chẽ giữa các cá nhân, cũng như với các phòng ban khác ( phòng kinh doanh, bộ phận kho) để thực hiện theo đúng nguyên tắc. Nhân viên kế toán phiếu sẽ lập phiếu xuất- nhập kho, kế toán hoá đơn sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng để có dữ liệu vào phần mềm kế toán Accnet; nhân viên kế toán công nợ đảm nhiệm công việc theo dõi tình hình công nợ và thanh toán; kế toán trưởng đảm nhiệm công việc là tổng hợp - kiểm tra và xác định kết quả bán hàng. 3.2.1.2. Về chế độ kế toán chung được áp dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính áp dụng theo chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết Định 15 của Bộ Tài Chính, do đó đã cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán mới nhất. Để theo dõi chi tiết hàng hóa Công ty đã lựa chọn phương pháp thẻ song song. Do đó để đảm bảo và quản lý chặt chẽ hàng hóa cả về số lượng và chất lượng thì kế toán và thủ kho cùng có nhiệm vụ chung này. Phương pháp này khá là phù hợp với Công ty, việc áp dụng phương pháp này cung cấp thông tin tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng danh điểm hàng hóa nhanh chóng chính xác và đáp ứng được nhu cầu quản lý của ban quản lý. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng hóa và để hạch toán hàng tồn kho. Công ty đã lựa chọn phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Sự lựa chọn này khá đúng đắn, vì nó phù hợp với điều kiện hiện tại của Công ty và yêu cầu quản lý của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán thì giá trị của hàng hóa trên sổ có thể xác định bất kỳ tại thời điểm nào trong kỳ. Với sự theo dõi chặt chẽ, kế toán sẽ cung cấp được những thông tin cho ban giám đốc để họ có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những biến động trên thị trường, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng. 3.2.1.3. Về hệ thống tài khoản kế toán trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Hệ thống tài khoản đang được sử dụng tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành và được chi tiết một cách cụ thể theo nhu cầu kinh doanh của Công ty. Nó được coi là xương sống của toàn bộ chương trình kế toán. Công ty chi tiết từng tài khoản một cách hợp lý để theo dõi được toàn bộ hoạt động của Công ty. Các tài khoản được mã hóa 1 cách vừa đơn giản - dễ nhớ, vừa đảm bảo phản ánh chính xác nội dung – bản chất của các tài khoản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý cũng như việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - tập hợp số liệu kế toán cuối kỳ. 3.2.1.4. Về chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nhìn chung đều đáp ứng được yêu cầu quản lý và kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ được sử dụng tuân theo đúng mẫu hướng dẫn hoặc bắt buộc của Bộ Tài Chính, có đầy đủ các tiêu chí theo qui định như : chữ ký của các bên liên quan, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ và chính xác… đảm bảo tính hợp lệ - hợp pháp của chứng từ kế toán. Đến cuối mỗi tháng, các chứng từ phát sinh đều được phân loại lưu theo tháng hoặc theo năm. Chứng từ được sử dụng trong phần hành bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ vừa bao gồm những chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành, và vừa do Công ty thiết kế cho phù hợp như Phiếu Xuất Kho, Biên Bản Bàn Giao Kiêm Bảo Hành… Qui trình lập và luân chuyển chứng từ trong phần hành bán hàng và xác định kết quả được Công ty thiết kế và áp dụng một cách khoa học, và phát huy được mọi chức năng của các bộ phận vừa có thể thông tin và kiểm tra lẫn nhau. Công tác từ lập chứng từ, sử dụng chứng từ, hạch toán cho đến bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán đến cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ đều được thực hiện theo nền nếp, tuân thủ đúng các quy định của chế độ và Công ty. 3.2.1.5. Về hình thức sổ sách kế toán và báo cáo kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung tại Công ty là hoàn toàn phù hợp, vì Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là loại hình doanh nghiệp vừa và đây là hình thức sổ sách đơn giản, dễ thực hiện. Sổ sách và báo cáo kế toán của Công ty vừa bao gồm những sổ sách và báo cáo bắt buộc phải có theo đúng mẫu quy định hiện hành( ví dụ : 4 báo cáo thuộc báo cáo tài chính…), vừa bao gồm những sổ sách báo cáo kế toán kiết xuất từ phần mềm phục vụ nhu cầu quản trị trong Công ty ( ví dụ: Báo cáo bán hàng,…). Việc sử dụng phần mềm kế toán Accnet hỗ trợ cho công tác kế toán rất nhiều, vì mọi báo cáo được kiết xuất nhanh chóng, tự động tại bất kỳ thời điểm nào. 3.2.1.6. Về tin học hóa trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Việc sử dụng phần mềm kế toán Accnet trong công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một tiến bộ lớn, giúp cho công việc kế toán hàng ngày được diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như chi phí. Đồng thời chương trình phần mềm hỗ trợ trong việc kiết xuất được nhiều báo cáo quản trị với các chỉ tiêu khác nhau và cho đối tượng sử dụng khác nhau. Khi sử dụng, tuỳ nhu cầu thông tin mà kế toán có thể kiết xuất báo cáo thích hợp. 3.2.2. Những tồn tại, khó khăn trong tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Qua những thành tựu Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã đạt được trong thời gian qua là rất đáng tự hào. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính vẫn còn tồn tại những hạn chế trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa cần khắc phục để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của các nhà quản lý: Về các chế độ chính sách trong Công ty : Hiện nay chế độ tiền lương và các chế độ ưu đãi với các cán bộ nhân viên còn thấp đặc biệt có tình hình thị trường lạm phát cáo như hiện nay, làm cho cán bộ nhân viên không yên tâm trong công việc, nhân viên sẽ không yên tâm khi gắn bó lâu dài với Công ty. Nguồn lực con người là nguồn lực rất quan trọng nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty, do vậy Công ty phải đưa ra chính sách hợp lý để có thể thu hút và giữ được nhân tài. Về công tác tổ chức kế toán. +Về thiết bị trang bị cho bộ phận kế toán : Trang thiết bị cung cấp cho kế toán viên không đảm bảo để có thể thực hiện tốt chức năng của mình. Máy vi tính tốc độ chạy rất chậm do cấu hình đã quá cũ điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do vậy Công ty nên cần chú ý đến vấn đề này, hiện nay chi phí nâng cấp không quá cao do vậy khả thi khi thực hiện phương án này. + Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính không sử dụng các tài khoản dự phòng do đó không đánh giá được chính xác giá trị thực của hàng hóa trong kho của Công ty và sự biến động của giá cả trên thị trường ảnh hưởng đến hàng hoá, nhất là khi hàng hóa của Công ty nhạy bén với thị trường, do là mặt hàng nhập khẩu giá cả không ổn định do tỷ giá hối đoái. Bản chất của dự phòng chỉ là khoản chi phí được ghi nhận trước vào gía vốn hàng bán ( đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để dự trữ tài chính cần thiết, có nguồn bù đắp cho các thiệt hại xảy ra do khách quan trong niên độ kế toán kế tiếp. Việc trích dự phòng thường tiến hành là vào cuối niên độ kế toán, điều này làm tăng chi phí năm đó, qua đó làm giảm lợi nhuận năm đó, nhưng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng cũng giảm đi một khoản theo tỷ lệ tương ứng. Đây chỉ là việc chuyển chi phí từ năm nay sang năm khác, bởi nếu sang năm khi thực tế rủi ro cho khoản dự phòng không xảy ra thì chi phí này được hoàn nhập. +Trong hoạt động thương mại của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính không thể tránh được tình trạng là bị khách hàng chiếm dụng vốn, và khoản phải thu tương đối lớn trong tổng số tài sản, do vậy Công ty có thể có khá nhiều rủi ro trong việc thu hồi nợ và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, và giảm tốc độ luân chuyển vốn. Nhưng hiện tại Công ty chưa trích lập dự phòng cho khoản phải thu này. + Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hóa mà hạch toán chung vào tài khoản 156. Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh hiện nay bao gồm mặt hàng kinh doanh trong nước và nhập khẩu, do vậy giá của mặt hàng này thì bao gồm cả thuế xuất nhập khẩu. Như vậy khi hạch toán vào tài khoản 156, kế toán sẽ không tách được đâu là chi phí thu mua và đâu là thuế nhập khẩu điều này gây khó khăn cho việc lập báo cáo quản trị. Đồng thời Công ty cũng khó có thể phân bổ chi phí thu mua hàng hóa khi nhập kho cũng một lúc nhiều mặt hàng. +Về việc xác định kết quả bán hàng: Cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán lên báo cáo chi tiết công nợ phải thu đối với từng khách hàng hay báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn, song chưa lên doanh thu cho từng mặt hàng. + Về việc áp dụng kế toán máy : Tuy việc sử dụng kế toán máy có phần làm cho công tác kế toán đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán, những phần mềm đôi lúc bị lỗi, virut,..làm cho dữ liệu kế toán bị mất hoặc sai lệch. Công ty phải đồng thời theo dõi trên một phần mềm kế toán tự lập khác trên bảng tính Excel để đảm bảo số liệu không bị mất hay sai lệch. Đồng thời phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng không hỗ trợ phân hệ quản lý tài sản cố định, nên Công ty vừa phải theo dõi kết hợp kế toán máy và Excel, gây không đồng nhất trong việc lập báo cáo về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Về hệ thống sổ sách kế toán sử dụng : Công ty đã sử dụng khá nhiều và đầy đủ hệ thống các loại sổ cần thiết cho việc cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp và tuân thủ theo đúng qui định của Nhà nước. Trong đó các sổ chi tiết bán hàng và tổng hợp tương đối hoàn chỉnh và hợp lý, báo cáo bán hàng đã phản ánh được tình hình tiêu thụ từng loại mặt hàng. Tuy nhiên báo cáo vẫn chưa thể hiện được được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng mặt hàng ,để có thể theo dõi được chi phí bỏ ra để tiêu thụ mặt hàng đó như thế nào và có thể cho nhà quản trị biết được chi phí nào là nguyên nhân gây ra việc kinh doanh mặt hàng đó không có lãi, từ đó nhà quản lý có thể tiến hành dự toán cho lượng mua hàng hóa cho kì tiếp theo hoặc đưa ra quyết định có nên tiếp tục kinh doanh mặt hàng đó nữa hay không. + Trong chính sách bán hàng của Công ty, có những mặt hàng đều có thời gian bảo hành sau đó. Trong thời gian này, nếu hàng hóa của Công ty nảy sinh những sự cố thuộc trách nhiệm của Công ty thì Công ty sẽ phải chi ra một chi phí để giải quyết sự cố đó. Hiện nay, Công ty chưa sử dụng tài khoản nào để phản ánh chi phí này. Vì vậy Công ty nên lập tài khoản dự phòng bảo hành sản phẩm để có nguồn chi phí dự phòng, bù đắp cho các khoản chi trong thời gian bảo hành cho khách hàng. 3.3. MỘT VÀI KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần thế giới máy tính, tôi nhận thấy có điều hạn chế trên và xin đưa ra một số ý kiến kiến nghị để phát huy những ưu điểm khắc phục những tồn tại và hướng hoàn thiện hơn nữa trong công tác bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. Về sổ sách kế toán : Trong Báo Cáo Bán Hàng cần có thêm cột chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho từng mặt hàng đó. Báo cáo bán hàng có thể theo mẫu như sau : BIỂU 19 : MẪU BÁO CÁO BÁN HÀNG BÁO CÁO BÁN HÀNG Từ …………….. Đến ……………… Hàng hóa : Tên hàng hóa Đơn vị Số Lượng Bán Giá Bán Doanh số Giá Vốn CPBH CPQLDN Lãi Lập ngày…. Tháng… Năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Phần chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp sẽ được lấy từ tài khoản 641 và 642. Tiêu thức phân bổ có thể là tổng doanh thu bán hàng ( hoặc có thể là giá vốn hàng bán) trong kỳ. Được xác định theo công thức dưới đây : Chi phí KD phân bổ cho từng mặt hàng bán ra Tổng chi phí bán hàng và quản lý DN phát sinh trong kỳ Tổng doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ Doanh thu của từng mặt hàng = x Ví dụ : CPQLDN và CPBH được phân bổ cho mặt hàng PMMN- SAMMYTA phần mềm Sammy TA tháng 01 được xác định : CPBH phân bổ cho mặt hàng PMMN- SAMMYTA = 79,461,079 732,230,311 x 97,000,000 = 10,526,367 đ CPQLDN phân bổ cho mặt hàng PMMN- SAMMYTA = 84,458,583 732,230,311 x 97,000,000 = 11,188,396 đ BIỂU 20 : BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG 11/2007 BÁO CÁO BÁN HÀNG Từ ngày 01/11/2007 đến ngày 30/11/2007 Hàng hóa : PMMN – SAMMYTA Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng bán Giá bán Doanh số Giá vốn CPBH CPQLDN Lãi PMMN- SAMMYTA Bộ 250 388,000 97,000,000 74,750,000 10,526,367 11,188,396 535,237 Về trích lập các khoản dự phòng hàng tồn kho + Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính chưa sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó không phản ánh giá trị thực của tài sản. Với đặc điểm hàng hoá của Công ty là phần mềm máy tính được nhập khẩu từ các nước theo ngoại tệ là USD, có giá trị thay đổi liên tục hàng ngày theo thị trường. Do đó kế toán trong Công ty nên lập tài khoản dự phòng để đề phòng trường hợp khi giá trị của hàng hóa trên thị trường giảm mạnh, nhất là trong điều kiện hội nhập như hiện nay có sự cạnh tranh lớn. Công ty sẽ sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hệ thống tài khoản của chế độ. Số dự phòng phải lập cho niên độ kế tiếp sau niên độ kế toán được tính toán trên hai căn cứ : Một là : Giá hàng tồn kho thực tế trong niên độ báo cáo ( Năm N) Hai là : Dự báo giá trị thị trường của hàng hóa trong doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xảy ra trong năm liền sau( Năm N+1). Dự báo này căn cứ vào tình hình lạm phát của thị trường thế giới, nguồn cung, giá của đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó kế toán xác định số dự phòng cần lập cho năm tiếp theo thông qua ba bước công việc dưới đây: Bước 1) Kế toán tiến hành kiểm kê số hàng tồn kho hiện có theo từng loại và đối chiếu chúng trên sổ sách kế toán. Bước 2) Sau đó kế toán tiến hành lập bảng kê hàng hóa tồn kho cả về số lượng và giá trị, đồng thời xác định - đối chiếu với giá thị trường của hàng hóa đó vào ngày kiểm kê để xem xét xem mặt hàng nào cần lập dự phòng ( thường là ngày cuối niên độ báo cáo, niên độ tiến hành việc lập dự phòng) Bước 3) Kế toán sẽ tính ra mức dự phòng phải lập cho niên độ sau theo từng loại hàng tồn kho nào có giá ghi sổ thời điểm mua vào cao hơn mức giá thị trường tại ngày kiểm kê : Dự phòng cần lập cho năm( N+1) = Số lượng hàng hoá tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích sự phòng giảm giá hàng tồn kho của từng mặt hàng, kế toán ghi : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chi tiết theo từng mặt hàng) Cuối niên độ sau ( N+2), tính mức dự phòng cần lập, nếu : Mức dự phòng giảm giá cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước( Năm N), thì số chênh lệch được lập thêm Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có Tk 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Ngược lại, nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau( Năm N+1) thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước (Năm N) thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng. Kế toán ghi bút toán đảo Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có Tk 632 : Giá vốn hàng bán. Đối với dự phòng khoản phải thu khó đòi. Cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và các thông tin cần thiết khác để có xác nhận khoản nợ, tình hình tài chính của khách hàng - hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, Công ty xác định khách hàng để lập dự phòng cho các khoản nợ tương ứng. Những khách hàng có quy mô nợ lớn ( qui mô này được xác định theo chính sách của Công ty),có tình trạng nợ lâu dài, không có khả năng thanh toán, tình hình tài chính không lành mạnh, Kế toán xác định mức trích lập dự phòng như sau : Mức dự phòng cần lập cho một khách hàng = Số nợ thực tế x Tỷ lệ tính dự phòng Tỷ lệ tính dự phòng này được quy định trong thông tư số 13/2006/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành( ngày 27/02/2006), “Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và các khoản đầu tư tài chính”. Cụ thể với khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán tỷ lệ trích lập như sau : 30% giá trị của khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị của khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị của khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến 3 năm. Hoặc đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán những tổ chức kinh tế hoặc đang làm thủ tục giải thể hoặc lâm vào tình trạng phá sản, người nợ bị cơ quan pháp luật truy tố,giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc mất tích - bỏ trốn, án …Công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi để trích lập dự phòng và xác định mức trích theo công thức trên. Chênh lệch dự phòng được xác định theo công thức ( Năm N). Chênh lệch dự phòng phải thu năm N = Mức dự phòng phải thu cần lập cho năm N+1 - Mức dự phòng phải thu đã lập năm N Các khoản dự phòng này được hạch toán vào tài khoản 6425, kế toán ghi : Nợ TK 6425 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi ( Có thể chi tiết cho từng khoản nợ). Sang năm tiếp theo nếu như mức trích dự phòng cần trích lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập kế toán ghi bút toán đảo Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 6425 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Còn nếu mức trích lập nhỏ hơn mức còn lại chưa sử dụng hết ở năm trước đó thì kế toán tiến hành trích lập dự phòng bổ sung : Nợ TK 6425 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi ( Có thể chi tiết cho từng khoản nợ). Còn nếu mức trích không thay đổi thì kế toán không phải trích lập bút toán bổ sung. Ví dụ : Áp dụng vào điều kiện của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, chúng ta thấy rằng xem xét trên báo cáo tài chính năm 2005 cho thấy lượng tiền vay ngắn hạn của Công ty là khá cao, do vậy Công ty phải chi ra một khoản chi phí lãi vay tương đối lớn, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Trong khi đó, dư nợ phải thu của khách hàng cuối kỳ nên đến 1.596.129.200 VNĐ, điều này rủi ro rất cao. Căn cứ vào tình hình công nợ cuối kỳ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh - khả năng thanh toán- qui mô công nợ của khách hàng và theo qui định tính mức trích dự phòng. Ta có được bảng sau : BẢNG 06 : BẢNG TRÍCH DỰ PHÒNG KHOẢN PHẢI THU KHÓ ĐÒI NĂM 2005. Tên khách hàng Số nợ phải thu Tỷ lệ trích dự phòng Số dự phòng cần lập 1.Công ty máy tính An Phát 240,632,180 30% 72,189,654 2.Công ty máy tính và truyền thông CK 402,352,533 30% 120,705,759.9 Cộng 642,984,713 192,895,413.9 Kế toán trích lập dự phòng như sau : Nợ TK 642 : 192,895,413.9 Có TK 139 : 192,895,413.9 Đến kỳ kế toán kế tiếp, nếu như mức dự phòng cần lập nhỏ hơn mức đã trích ở niên độ trước do chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập, khi đó kế toán ghi : Nợ TK 139 : Ghi giảm mức dự phòng đã trích lập. Có Tk 642 : Hoàn nhập dự phòng. Còn ngược lại, nếu mức trích dự phòng lớn hơn mức đã trích thì kế toán tiến hành trích lập bổ sung theo bút toán đã ghi như lúc trích. Nếu số cần lập năm nay đúng bằng số năm ngoái thì kế toán không cần ghi bút toán nào nữa. Về xác định kết quả bán hàng : Trong nền kinh tế thị trường đang có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các ngành, thì Công ty phải hoạt động kinh doanh có lãi điều này yêu cầu các nhà quản lý cần có được các thông tin chính xác, đầy đủ. Công ty nên tách riêng tách riêng và lập báo cáo doanh thu cho từng mặt hàng để thông qua đó nhà quản lý nắm bắt được mặt hàng nào kinh doanh có lãi, mặt hàng nào kinh doanh lỗ, để đề ra chính sách mua – bán cho kỳ kế tiếp. Về công tác thanh toán nợ : Các hình thức thanh toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính hiện nay đang sử dụng thông thoáng hơn trước rất nhiều, làm cho quá trình thanh toán chậm chiếm khối lượng lớn trong các giao dịch hàng hóa của Công ty tăng lên đáng kể ( khoảng 35% năm 2007 so với 2006). Chính vì thế nguồn vốn kinh doanh bị khách hàng chiếm dụng khá lớn, do vậy kế toán Công ty phải thường xuyên kiểm tra bằng cách hàng tháng gửi biên bản xác nhận công nợ đối với khách hàng lớn. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nên đặt ra chế độ thanh toán chặt chẽ hơn và ghi cụ thể điều khoản trong hợp đồng kinh tế. Về hình thức bán hàng : Việc quảng cáo sản phẩm ra bên ngoài còn chưa phong phú và thu hút được nhiều đối tượng quan tâm( chỉ quảng cáo trên VTV2 với tần suất rất ít, và ít người xem truyền hình trên kênh này), Website của Công ty chưa cập nhật những thay đổi hàng ngày hoặc những sự kiện công nghệ thông tin lớn, mà đặc biệt hiện nay lượng khách hàng truy cập qua trang Web ngày càng nhiều. Do vậy Công ty nên chú ý tới phương thức này. Bên cạnh đó Công ty cần phải chú ý tới công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, có các cộng tác viên ở các tỉnh. Về chính sách của Công ty : Bộ phận nhân sự nên thường xuyên tạo điều kiện và cơ hội cho các cán bộ nhân viên trong Công ty trau dồi và nâng cao trình độ bằng cách như : cho cán bộ học tập, cử cán bộ tham gia hội thảo do các trường đại học tổ chức… Hiện nay, Nhà nước đã ban hành những chính sách để tạo nhiều điều kiện thuận lợi kinh doanh cho các doanh nghiệp đặc biệt là chính sách công nghệ thông tin trong lĩnh vực giáo dục ngày càng được ưu tiên, Công ty phải kịp thời nắm bắt thông tin. Đồng thời Công ty nên xây dựng quy chế sao phù hợp hơn nữa như gắn trách nhiệm với lợi ích của từng cá nhân để khuyến khích họ hoạt động tích cực, hiệu quả cao trong công việc được giao. Một thực trạng còn tồn tại ở Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là đội ngũ nhân viên chưa thực sự làm việc hết mình cho Công ty, còn tình trạng đứng núi này trông núi khác, nhiều nhân viên làm được một thời gian đã rời bỏ Công ty, điều này làm cho Công ty thiệt hại rất nhiều : mất thời gian để đào tạo lại nhân viên mới và làm quen với công việc, bị mất đi những người làm việc có kinh nghiệm đã quen với môi trường làm việc của Công ty. Bị tổn thất về nhiều mặt và cũng là nhân tố gián tiếp làm cho doanh thu của Công ty giảm đi. Do vậy Công ty nên cần thay đổi chính sách, như tăng thêm lương, thưởng cho nhân viên để nhân viên có thể yên tâm gắn bó lâu dài với hơn với Công ty. Về việc áp dụng hệ thống máy tính và kế toán máy trong công tác kế toán : Để khắc phục sự cố của phần mềm thì định kỳ ( 2 tuần, 1 tháng…) cần có nhân viên bảo dưỡng, bảo trì phần mềm, nâng cấp cho máy tính. Để bổ sung phân hệ kế toán tài sản cố định Công ty có thể sử dụng phần mềm mới, hoặc yêu cầu nhà cung cấp nâng cấp phần mềm với phiên bản mới thích hợp hơn. Về việc hạch toán chi phí thu mua hàng hóa : Công ty nên mở thêm chi tiết tài khoản 156 là TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa. Còn tài khoản 1561 phản ánh giá mua bao gồm cả thuế nhập khẩu ( nếu có). Chi phí mua hàng hoá cuối kỳ kế toán tiến hành thực hiện phân bổ có thể theo tiêu thức trị giá mua của hàng hóa. Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ CP thu mua tồn đầu kỳ Trị giá mua hàng hóa bán ra trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn cuối kỳ Trị gía mua của hàng hóa bán ra trong kỳ + + x = CP thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ + Trị giá mua hàng hóa bán ra trong kỳ = Trị giá vốn của hàng bán ra Sau đó kế toán tiến hành ghi bút toán Nợ TK 632 : Ghi tăng giá vốn hàng bán. Có Tk 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa. Dự phòng phải trả : Trong chính sách sau bán hàng của Công ty có công tác bảo hành chiếm một phần rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Thời gian bảo hành sẽ phản ánh được chất lượng của sản phẩm, qua đó tạo sự tin tưởng nơi khách hàng. Do vậy, kế toán sử dụng tài khoản 352 : Dự phòng phải trả để hạch toán và theo dõi khoản chi phí này. Theo thông tư hướng dẫn của Bộ Tài Chính số 21 ngày 20/03/2006 quy định việc trích lập dự phòng phải trả về chí phí bảo hành - sửa chữa sản phẩm được ghi nhận và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Cũng như các khoản dự phòng khác, khoản dự phòng này được lập mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Và cũng tương tự việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng đã được trình bày ở trên. Cuối niên độ kế toán tính ra được số dự phòng phải trả cần phải lập và ghi bút toán : Nợ Tk 641 : Chi phí bán hàng Có Tk 352: Dư phòng phải trả Trong kỳ sau, phát sinh các khoản chi phí về bảo hành sản phẩm như : chi phí nhân công, chi phí dịch vụ mua ngoài,… liên quan đến công tác khoản phải trả của việc lập dự phòng thì kế toán tiến hành ghi bút toán : Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Có Tk 111,112… Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa : Nợ Tk 352 : Dự phòng phải trả Có Tk 641 : Chi phí bán hàng. Ví dụ : Ngày 25/03/2008 tại Công ty phát sinh nghiệp vụ thay thế một bộ đĩa sản phầm Kid-pix cho khách hàng mua ngày 08/03/2008 vẫn trong thời gian bảo hành ( một đổi một). Giá trị của hàng hóa thay thế là 299.000đ. Khi đó kế toán tiến hành ghi bút toán : Nợ TK 641 : 299.000đ Có Tk 156 : 299.000đ Đến cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa phát sinh trong kỳ, giả định trong trường hợp này chỉ có duy nhất một nghiệp vụ này phát sinh. Bút toán kết chuyển : Nợ TK 352 : 299.000đ Có Tk 641 : 299.000đ Nếu số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, bút toán hoàn nhập được ghi ngược lại với bút toán lập dự phòng hay ghi giảm chi phí kinh doanh. Nếu số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán trước thì kế toán sẽ tiến hành trích thêm dự phòng số chênh lệch đó. Chú ý rằng : chỉ những khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả đó. Trên đây là một số ý kiến của em đề xuất với mong muốn đóng góp vào việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. KẾT LUẬN Qua quá trình học tập tại nhà trường và thời gian thực tập tại Công ty, em đã bước đầu làm quen với công việc kế toán –tìm hiểu thực tế cho em thấy được công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là một phần hành hết sức quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp có được thông tin để có cơ sở xây dựng - thực hiện tốt kế hoạch và chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp.Với nguồn nhân lực trẻ, sáng tạo, hăng hái, nhiệt tình Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã - đang - sẽ cố gắng có thương hiệu lớn trên thị trường Việt Nam. Công tác kế toán ở Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nói chung và phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa nói riêng về cơ bản là hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của ban quản lý và tuân thủ theo đúng qui định của nhà nước. Song vẫn không tránh khỏi những hạn chế vì vậy em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã thu hoạch được nhiều điều khá bổ ích, tạo điều kiện tiền đề cho một sinh viên chuẩn bị ra trường như em. Đối với bài Chuyên Đề này, em không thể tránh khỏi những thiếu sót và so xuất, nên em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các anh chị cán bộ công nhân viên trong Công ty, của cô giáo hướng dẫn cũng như các thầy cô giáo giúp bài viết của em được đầy đủ hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths Đặng Thuý Hằng và anh chị cô chú trong Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã giúp đỡ em hoàn thành Chuyên Đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Company File 2006, Phòng Kế Toán, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Điều lệ Công ty 2004 , Phòng Kế Toán, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Profile Company 2007, Phòng Kinh Doanh, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Quy chế tài chính Công ty 2006, Phòng Kế Toán, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp. Quyển II : NXB Tài Chính, Hà Nội 04-2006. Thông tư 13/2006/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 27 tháng 02 năm 2006. Thông tư số 21/2006/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006. PGS.TS. Nguyễn Văn Công : Lý Thuyết và Thực Hành Kế Toán Tài Chính – NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội 08/2006. Website : Website : Website : Website : Website : ._.