Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

LỜI NÓI ĐẦU Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN là động lực thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới. Điều đó đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới, hoàn thiện hệ thống các công cụ quản lý kinh tế mà trong đó kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng. Kế toán có vai trò quan trọng đối với quản lý tài sản, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, là nguồn thông tin, số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành nền kinh tế vĩ mô, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp, các khu vực. Vì vậy, đổi mới, hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp và đáp ứng với yêu cầu nhận định của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự bức xúc và cần thiết. Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý tài chính, nó có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Trước yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, nhà nước phải hoàn thiện công tác quản lý kinh tế trong đó có công tác hạch toán kế toán. Hệ thống kế toán Việt Nam ra đời và chính thức được áp dụng từ ngày 01/01/1996 cùng với luật thuế GTGT ngày 01/01/1999 cho tất cả các doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc thay cho hệ thống kế toán cũ. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, các tổ chức, các Công ty… chuyên kinh doanh sản xuất các loại mặt hàng tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt. Vì vậy, thị trường là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải gắn liền với thị trường cho nên bản thân các doanh nghiệp phải tìm nguồn mua và tiêu thụ hàng hoá của họ để tồn tại và phát triển. Kinh doanh trong cơ chế thị trường gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận. Vì vậy, trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác kế toán bán hàng có ảnh hưởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bán hàng. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Quan tâm đến vấn đề này và đã được sự giúp đỡ của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà - nơi em thực tập, em chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà ” làm chuyên đề thực tập của mình. Mục tiêu của chuyên đề này là tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở đó đối chiếu với chế độ kế toán của Việt Nam và từ đó rút ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức kế toán. Bài viết này gồm 2 chương chính: Chương I: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà. Chương II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà. Do kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo và các anh, chị tại phòng kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà để em hoàn thiện tốt hơn nữa bản chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương 1 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ. I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ Tên đơn vị : Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Hà Trụ sở chính : Số 7 - Ngõ 2 - Nguyễn Ngọc Nại - Q. Thanh Xuân - TP. Hà Nội Điện thoại : +84 (4).5653074 Fax : +84 (4).5653661 Email : ngochacorp@vnn.vn Website : ngochatrading.com.vn Chi Nhánh tại Hải Dương Địa chỉ : Số 185 - Nguyễn Thượng Mẫn - P. Bình Hàn - TP. Hải Dương Điện thoại : +84 (320).842449 Fax : +84 (320).833685 Email : ngochacorphd@vnn.vn Chi Nhánh tại Bắc Ninh Địa chỉ : Số 395 - Nguyễn Trãi - P. Bồ Sơn - TP. Bắc Ninh Điện thoại : +84 (241).895796 Fax : +84 (241).853153 Email : ngochacorpbn@vnn.vn I.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty. Từ một cửa hàng văn phòng phẩm hoạt động theo giấy phép Số 01012-57 Ngày 06 tháng 09 năm 2000 do Uỷ Ban Nhân Dân Quận Thanh Xuân cấp, đến ngày17 tháng 06 năm 2003, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà (“Công ty Ngọc Hà”) được thành lập theo giấy phép hoạt động Số 0102009050 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp. Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, ngày 06 tháng 01 năm 2005, cửa hàng VPP Lê Diệu Thuý cũng được thành lập và duy trì hoạt động như là một bộ phận kinh doanh của Công ty Ngọc Hà. Ngày 26 tháng 10 năm 2003, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại Hải Dương theo giấy phép Số 84-03-HD và đến ngày 06 tháng 04 năm 2006, Công ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà tại Hải Dương theo giấy phép Số 0412000058 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Hải Dương cấp Ngày 26 tháng 10 năm 2006, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại Bắc Ninh theo giấy phép Số 48-12-BN và đến ngày 09 tháng 01 năm 2007, Công ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà tại Bắc Ninh theo giấy phép Số 0321000168 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh cấp Trong kế hoạch phát triển mở rộng thị trường thì Công ty đang gấp rút hoàn tất thủ tục mở thêm chi nhánh hoạt động tại các tỉnh: Hưng Yên, Vĩnh Phúc. Để mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước Công ty đã đặt đại diện thương mại của mình tại Nam Ninh, Trung Quốc. Tháng 10 năm 2005, Công ty Ngọc Hà đã tiến hành đăng ký thương hiệu của Công ty với Cục Sở Hữu Trí Tuệ thuộc Bộ Khoa Học và Công Nghệ. Hồ Sơ đã được chấp nhận theo công văn số 12743/NH2 ngày 07/04/2006 và đang chờ công bố I.2. Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của doanh nghiệp I.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Đội ngũ nhân sự gồm các nhân viên được đào tạo chính quy tại các trường đại học uy tín như: Đại Học Bách Khoa, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Học Viện Tài Chính, Đại Học Thương Mại… Ngoài ra các cán bộ khác cũng được đào tạo tại một số trường cao đẳng, và trung học chuyên nghiệp khác trong cả nước. Bộ máy quản lý được sắp xếp bố trí một cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ tất cả các mặt hoạt động, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại được liên tục và đem lại hiệu quả cao. Bộ máy quản lý của Công ty gồm: Ban giám đốc: + Giám đốc công ty + 2 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh tiếp thị bán hàng, Phó giám đốc phụ trách tài chính và quản lý nhân lực. Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc. Phòng kế toán và phân tích tài chính: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và phân tích tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của chi nhánh, tổng hợp và phân tích hoạch định để đánh giá kết quả kinh doanh, nghiên cứu kết quả và hiệu quả của hoạt động tài chính từ đó tham mưu phương án tốt nhất. Về mặt nhân sự có nhiệm vụ quản trị hành chính, quản trị nhân sự, nhiệm vụ phối hợp theo hệ thống Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, lắp đặt các máy móc thiết bị, đào tạo các kỹ thuật viên cho tay nghề giỏi để đáp ứng với công việc đặt ra. Phòng kinh doanh và quản lý bán hàng: có nhiệm vụ kinh doanh, tiếp thị các sản phẩm, thâm nhập thị trường để tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá trong khu vực, quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng, thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc khách hàng... Phòng giao dịch: có nhiệm vụ nhận và thực hiện tất cả các cuộc trao đổi với khách hàng, đáp ứng những yêu cầu của khách, và kết hợp chăm sóc khách hàng... Phòng mua hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng hoá sản phẩm của khách hàng, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo.... Phòng vận chuyển: có nhiệm vụ chở và giao hàng tận nơi cho khách hàng một cách nhanh nhất và tốt nhất... Ngoài ra Công ty còn có 2 Chi nhánh: Có chức năng hoạt động và hạch toán độc lập, nhưng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty, dưới các Chi nhánh lại phân ra các bộ phận chức năng. Đứng đầu các Chi nhánh là các Giám đốc điều hành Chi nhánh chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà : Ban giám đốc ( 3 nhân sự ) Phòng kinh doanh và Quản lý bán hàng (12 nhân sự ) Phòng kỹ thuật (10 nhân sự) Phòng kế toán và Phân tích tài chính (6 nhân sự) CN Bắc Ninh (12 nhân sự) CN Hải Dương (14 nhân sự) Phòng giao dịch (4 nhân sự) Phòng vận chuyển (20 nhân sự) Phòng mua hàng (6 nhân sự) Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà I.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Là đơn vị kinh doanh chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thuộc các ngành hàng văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; máy móc và thiết bị văn phòng cùng các dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng; mực cho máy in, máy photo, máy fax; băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít; nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; giấy và mực in mã vạch một cách hiệu quả, trọn gói và chuyên nghiệp, kết nối trực tiếp giữa các nhà sản xuất với các đơn vị tiêu dùng cuối cùng. Công ty Ngọc Hà cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho trên 500 tổ chức, đơn vị trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Hải Dương, Bắc Ninh, ... Đây là các tổ chức, đơn vị thuộc các thành phần kinh tế nhà nước, đầu tư nước ngoài, tư nhân và đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: Ngân hàng và tổ chức tín dụng, các học viện, trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện, các bộ, cơ quan ngang bộ, sở, cơ quan hành chính sự nghiệp, đại sứ quán, lãnh sự quán, các công ty sản xuất, xây dựng, v.v... Phương châm kinh doanh của Công ty Ngọc Hà là „KẾT NỐI CÁC ĐƠN VỊ TIÊU DÙNG VỚI NHÀ SẢN XUẤT“. Công ty đã và đang xây dựng các mối quan hệ lâu dài và uy tín với các nhà sản xuất trong và ngoài nước sản xuất các ngành hàng mà Công ty đang kinh doanh. Với quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và đầu ra ngày càng tăng cao, Công ty luôn được các nhà sản xuất ưu tiên trong việc cung cấp hàng hoá với mức giá cả ưu đãi nhất. Với trên 80 cán bộ nhân viên tốt nghịêp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Công ty Ngọc Hà luôn hướng phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng hàng hoá và dịch vụ của mình. Công ty thường xuyên thu thập phản hồi của khách hàng và tổ chức các chương trình đào tạo liên tục cho tất cả các bộ phận của Công ty. Không chỉ dừng lại ở việc bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty luôn thúc đẩy công tác tư vấn cho khách hàng trong việc mua hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng của các đơn vị khách hàng. Công ty cam kết sẽ mang lại chất lượng dịch vụ và hàng hoá ở mức cao nhất, không những chỉ đáp ứng được mà còn vượt quá sự mong đợi của quý khách hàng. Dưới đây là bảng số liệu phản ánh tình hình tăng trưởng và phát triển của Công ty trong 3 năm trở lại đây: TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng tài sản (1000đ) 12.357.680 14.270.380 15.250. 350 2 Tài sản cố định (1000đ) 5.798.370 6.879.390 7.284.540 3 Tài sản lưu động(1000đ) 6.559.310 7.390.990 8.001.810 4 Tổng nguồn vốn (1000đ) 12.357.680 14.270.380 15.250.350 5 Nợ phải trả (1000đ) 2.250.370 2.214.630 1.174.970 6 Vốn chủ sở hữu (1000đ) 10.107.310 12.055.750 14.075.380 7 Thuế phải nộp NSNN (1000đ) 2.897.370 3.245.478 4.251.799 8 Số lượng CNV (người ) 31 64 87 9 Thu nhập bình quân (VNĐ/ tháng ) 810.000 1.022.480 1.691.870 10 DTT (1000đ) 73.850.000 79.865.597 85.221.789 11 LN thuần (1000đ) 554.000 620.000 720.000 12 LN sau thuế (1000đ) 398.880 446.400 518.400 Phụ ghi: Báo cáo tài chính các năm 2004, 2005, 2006 II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY II.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phân tích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng. Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các Chi nhánh. Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế. Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định. Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty. Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chức theo cơ cấu sau: Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách ; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc. Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình hình nhập xuất tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan . Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có các khoản phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi ... và ghi sổ các khoản điện, nước, điện thoại, các khoản tạm ứng ... Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máy móc ...cũng như tình hình biến động của các tài sản đó. Thủ quĩ có nhiệm vụ giữ quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty... Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để từ đó hạch toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp . Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà KẾ TOÁN TRƯỞNG KT Tổng hợp KT Thuế KT Bán hàng KT Công nợ kiêm thanh toán Thủ quỹ kiêm KT TSCĐ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán II.2. Tổ chức công tác kế toán Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới. Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ quan Thuế là năm. II.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm: Chứng từ lao động và tiền lương gồm; + Sổ lương + Bảng chấm công + Bảng tính lương và thanh toán tiền lương. Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ ... Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm: + Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB) + Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB) + Giấy báo nợ, có của Ngân hàng + Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD) + Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB) + Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD) + Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng. Chứng từ về hàng tồn kho gồm: + Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Chứng từ về bán hàng gồm: * Phiếu đề nghị xuất kho * Phiếu xuất kho * Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên: + Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 dùng để thanh toán. Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan. II.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ: tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212,...(TK 1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ. II.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp. II.5.1. Sổ kế toán tổng hợp. Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến động. Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tà khoản. II.5.2. Sổ kế toán chi tiết. Các sổ kế toán chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt Sổ kho Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết vật, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết theo dõi thuế giá trị gia tăng Sổ lương Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996. II.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty. Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập. Nếu lien quan đến thu tiền, chi tiền thì kế toán sẽ vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ Nhật ký chung, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa. Công việc này được kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán. Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản. Đồng thời, căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cái, kế toán tiến hành đối chiếu các số liệu trên hai hệ thống sổ (Sổ tổng hợp và sổ chi tiết). Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cái các tài khoản, kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính cho từng quý. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ cái và Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi chú: Ghi hàng ngày Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Quan hệ đối chiếu II.6. Tổ chức hệ thống Báo Cáo Tài Chính kế toán. Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐTC ngày 01/11/1995 và thông tư 89/2003/TT-BTC ngày 09/10/2003 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực ban hành theo Quyết định 149/2003/BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính: Hệ thống báo cáo tài chính gồm có: Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DNN Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DNN Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DNN Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F01 - DNN Ngoài ra, còn có những báo cáo khác như: Báo cáo thuế (tờ khai thuế giá trị gia tăng, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước...), bảng tổng hợp vật tư tồn nhập – xuất – tồn, bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản, ... Báo cáo tài chính gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm: Cơ quan đăng ký kinh doanh Cơ quan thống kê Cơ quan thuế Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng Công ty còn phải lập các báo cáo quản trị, để gửi cho Giám đốc. Hàng tháng kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày. Thông qua báo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoản thu, chi. III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ III.1. Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. III.1.1. Đặc điểm hàng hoá tiêu thụ của Công ty. Hàng hoá chủ yếu của công ty là: Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng; Mực cho máy in, máy photocopy và máy fax; Nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; Dịch vụ in ấn, mực in mã vạch, băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít. Đặc điểm của những hàng hoá trên là: được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong và ngoài nước, Công ty trực tiếp nhập khẩu các loaị máy móc, mực in, giấy,…sau đó cung cấp cho các đại lý, các đơn vị sử dụng trực tiếp,… Việc quản lý hàng hoá do phòng kế toán và người quản lý kho thực hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị. Việc nhập xuất kho bao giờ cũng có sự có mặt của ít nhất cả hai bên. Người quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản hàng hoá sau khi nhập kho. Nếu mất mát, hư hỏng thì người quản lý kho hoàn toàn chịu trách nhiệm. III.1.2. Phương thức bán hàng và thanh toán. Tuy thành lập chưa lâu song Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà cũng đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Những sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của Ngọc Hà phần lớn được cung cấp cho những khách hàng quen thuộc trên địa bàn Hà Nội và ngoại tỉnh. Công ty đã thực hiện một phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Với phương thức bán hàng này hình thức thanh toán là: Bán hàng thanh toán ngay: Bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản sau khi đã lập hóa đơn bán hàng tại phòng kế toán. Bán hàng trả chậm: Công ty cho phép một số khách hàng thanh toán chậm trong một thời gian nhất định. Hai hình thức này được áp dụng linh hoạt tùy theo từng đối tượng khách hàng. Công ty chia ra 2 loại khách hàng: khách hàng có hợp đồng mua bán là những khách hàng chính, còn lại là những khách hàng lẻ. Khách hàng chính được mua chịu và được hưởng một tỷ lệ chiết khấu theo giá trị hàng mua trên hóa đơn tăng dần. Với khách hàng quen thời hạn tín dụng rộng rãi hơn. Thông thường Công ty cho khách hàng chịu từ 30 - 50 ngày. III.2. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà III.2.1 Chứng từ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Kế toán sử dụng những chứng từ sau để hạch toán: Phiêú đề nghị xuất kho. Phiêú xuất kho. Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu thu - Giấy báo có của ngân hàng Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng loại 3 liên lớn theo mẫu của Bộ tài chính. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt (thường là khách hàng lẻ, số lượng ít chiếm từ 3 - 5% doanh thu) sau khi thu tiền kế toán kiêm thủ quỹ sẽ đóng dấu "Đã thanh toán". Đối với khách hàng thường xuyên có hợp đồng, phát sinh quan hệ mua bán chịu, kế toán sẽ đóng dấu "bán chịu", nếu đổi hàng do sản phẩm hỏng kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán". Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên và được luân chuyển như sau: - Liên 1 (màu tím): Nếu khách hàng thanh toán ngay thì tạm lưu ở chỗ thủ quỹ. Cuối ngày, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi sổ. Nếu là hóa đơn bán chịu thì kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 (Phải thu của khách hàng), sổ chi tiết 5112 (Doanh thu bán hàng). Cuối tháng, sau khi ghi chép đẩy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối chiếu với số liệu ở thủ kho thì liên 1 sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và đóng vào đúng quyển (25 số một quyển). + Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng: việc thanh toán hoặc mua chịu của khách hàng được xác nhận ngay trên hóa đơn (có đóng dấu và ký xác nhận). + Liên 3 (màu xanh). Hóa đơn này được vào sổ giao nhận chứng từ định kỳ thủ kho gửi lên kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ phân loại hóa đơn, với khách hàng lẻ thì lập cùng phiếu thu, với khách hàng mua chịu thì phân loại theo đơn vị khách hàng và lưu lại. III.2.2. Hạch toán giá vốn hàng bán Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà đã sử dụng phần mềm kế toán nên Phòng Kế toán đã tính giá sản phẩm bán hàng theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để xác định giá vốn của số hàng hoá đã xuất kho. Giá vốn thực tế xuất kho Số lượng hàng xuất kho Gía đơn vị bình quân = x Gía đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ Số lượng hàng thực tế nhập trong kỳ + = + = = = Biểu số 01: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ngày: 09/12/2006 Kinh doanh: Duy Tên khách hang: Chị Yến Hình thức TT: TM Tên công ty: Công ty TNHH Hoàng Yến Mã số thuế: Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đông Điện thoại: 034.511221 STT Tên hàng Slượng Đ.Giá (chưa VAT) Ghi chú 01 Giấy A4 BB XK 70/90 1000 35.000 TT trong ngày 1000 Người đề nghị (Ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) Nguyễn Văn Duy Bùi Thị Ngọc Giám đốc Biểu số 02: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN PHIẾU XUẤT KHO Ngày 09 tháng 12 năm 2006 Nợ: Số phiếu: 24329 Có: Họ và tên người mua hµng: Chị Yến Đơn vị thanh toán: Công ty TNHH Hoàng Yến Địa chỉ: Số 381 Quang Trung - Hà Đông Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho Công ty STT Tên vật tư Mã vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Giấy A4 BBXK 70/90 10060004 Ram 1.000 Cộng 1.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): ……………………………………………………………. Số chứng từ gốc kèm theo:……………………………………………………………….. Ngày 09 tháng 12 năm 2006 Người mua hàng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Biểu số 03: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN BẢNG KÊ LUỸ KẾ NHẬP XUẤT TỒN Tháng 12 năm 2006 Đơn vị tính: VNĐ STT Diễn giải ĐVT Mã số Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Giấy A4 BB XK 70/90 10060004 Ram 1.000 30.000.000 1.000 29.000.000 1.000 29.500.000 1.000 29.500.000 …………. Cộng Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Biểu số 04: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HOÁ BÁN RA THÁNG 12 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Tên khách Tên hàng Sl Đ/Giá bán Thành tiền Đ/Giá vốn T/Tiền vốn Số Ngày ..... 24329 09/12/06 Cty TNHH Hoàng Yến Giấy A4 BB XK 70/90 1.000 35.000 35.000.000 29.500 29.500.000 ....... Cộng 552.922.710 458.454.579 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Biểu số 05: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá Vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … ….. 09/12/06 24329 Giấy A4 BB XK 70/90 156 29.500.000 …… KT0201 KC 632 =>911 911 458.454.579 Cộng phát sinh 458.454.579 458.454.579 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Biểu số 06: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2006 Trang 10 STT Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Tài khoản Phát sinh nợ Phát sinh có Số hiệu Ngày 96 97 09/12 09/12 105 105 09/12 09/12 .............. Giá vốn Giấy A4 BB XK 70/90 ................. DT bán hàng Giấy A4 BBXK 70/90 .................... a a 156 632 131 511 3331 29.500.000 38.500.000 29.500.000 35.000.000 3.500.000 Cộng mang sang Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Biểu 07: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ng._.