Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Quốc Minh (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận - máy)

thế nào là các câu hỏi mà doanh nghiệp cần phải có câu trả lời rõ ràng. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều phải hướng về thị trường, phục vụ cho những nhu cầu của thị trường. Mặt khác, lợi nhuận là mục tiêu sống còn, là lý do tồn tại và là động lực phát triển cho mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, khâu tiêu thụ hàng hoá là khâu quan trọng, nó là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là giai đoạn chuyển đổi hàng hoá thành tiền, thu hồi vốn và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp nói chung và tại đơn vị thực tập nói riêng, do đó sau 7 tuần thực tập chuyên đề, em đã mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Quốc Minh Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh Chương 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh Do thời gian nghiên cứu chưa nhiều và kiến thức của mình có hạn, mà kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều, nên dù đã cố gắng trong quá trình nghiên cứu, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý tận tình của cô Kế toán trưởng, các anh chị trong phòng kế toán công ty, các thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô Kế toán trưởng, các anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán của công ty TNHH Quốc Minh và cô Phạm Thị Thuỷ đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2009 Sinh viên Trịnh Thị Tuyển Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Quốc Minh được thành lập ngày 01 tháng 09 năm 1994, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 041765 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 05 tháng 09 năm 1994. Tên giao dịch là QUOC MINH company, tên viết tắt là QUOC MINH co., LTD. Công ty có tư cách pháp nhân, do Bà Phạm Thị Kim Chung làm giám đốc đại diện, có trụ sở riêng tại 109B1 Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội, có mã số thuế và con dấu riêng, hoạt động và chịu trách nhiệm trước pháp luật nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Trải qua 15 năm hoạt động và phát triển, công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thương trường, trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinh doanh thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và Miền Bắc Việt Nam, trở thành bạn hàng và đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn. Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể tóm tắt qua những giai đoạn sau : Giai đoạn từ khi mới thành lập tới năm 2000 Đây là giai đoạn xây dựng, trưởng thành và bước đầu phát triển. Công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trường tiêu thụ cũng như về nguồn nhân lực và kinh nghiệm thực tế. Lúc mới thành lập, vốn điều lệ của công ty là 10 tỷ đồng, hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, buôn bán các mặt hàng thảm và các vật liệu trải sàn, các loại mành, rèm, giấy dán tường và xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan và thủ công mỹ nghệ sang Hoa Kỳ. Những năm đầu thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm vì khi đó nước ta vừa mới chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý, điều tiết vĩ mô của Nhà nước, điều kiện kinh tế, nhu cầu thụ hưởng và mức sống của người dân còn hạn chế. Cho nên việc đầu tư cho trang thiết bị nội thất không được chú trọng. Tuy nhiên bằng những nỗ lực của mình, với cam kết chất lượng hàng đầu bằng các sản phẩm nhập khẩu từ các nước Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan...Quốc Minh đã dần tạo dựng được niềm tin trong lòng khách hàng và bước đầu tạo được chỗ đứng trên thị trường. Công ty đã được mời tham gia các dự án lớn như: Năm 1996, cung ứng vật liệu, thi công nội thất, trang thiết bị khách sạn Sofitel Metropol, Sumerset... Năm 1997, thi công nội thất khách sạn Horision, Nhà hát lớn, nhà khách Chính Phủ, Cung văn hoá, Hanoi Tower, Khu văn phòng Melia... Năm 1998, thi công nội thất toà nhà Sao Bắc, toà nhà 63 Lý Thái Tổ, Vtower. Năm 1999, thi công nội thất toà nhà Mặt trời Sông Hồng, Opera Hiltol, Bảo hiểm dầu khí, Công ty dịch vụ dầu khí. Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2004 Trong giai đoạn này, công ty nhận định lại tình hình kinh doanh của mình trong giai đoạn trước, kết hợp với việc đánh giá tình hình kinh tế chung của đất nước để tìm ra hướng đi hiệu quả. Nhận thấy việc kinh doanh xuất khẩu hàng mây tre đan và thủ công mỹ nghệ sang Hoa Kỳ ngày càng gặp khó khăn do thị trường cạnh tranh khốc liệt, có quá nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh, do đó công ty đã quyết định ngừng lĩnh vực kinh doanh này, tập trung nguồn lực cho lĩnh vực kinh doanh thảm và vật liệu trang trí nội thất. Đồng thời, với những chủ trương chính sách đổi mới về mọi mặt kinh tế, xã hội, chính trị của Đảng và Nhà Nước đã đem lại những bước phát triển lớn về kinh tế xã hội, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao, theo đó, nhu cầu sinh hoạt tiêu dùng của người dân cũng ngày một cao. Chính vì thế mà yêu cầu về tư vấn, thiết kế nội thất ngày được chú trọng như là một điều tất yếu. Nắm bắt được nhu cầu này, Quốc Minh đã đi sâu nghiên cứu và phát triển, đưa ra những tư vấn, thiết kế về nội thất có chất lượng, đáng tin cậy được các khách hàng tin tưởng. Cũng trong giai đoạn này, công ty tiếp tục nhận được những dự án lớn, mang lại doanh thu cao, cụ thể như: năm 2001, thiết kế, thi công nội thất khách sạn Plaza Hạ Long, Văn phòng Chủ tịch nước, tầng 1 - 20 toà nhà Vietcombank; năm 2002, thiết kế thi công nội thất cho các khách sạn lớn như khách sạn Sài Gòn Hạ Long... Bên cạnh đó, công ty bắt đầu thâm nhập sang các lĩnh vực, thị trường khác giàu tiềm năng, mang lại nhiều lợi nhuận như lĩnh vực môi giới thương mại; thực hiện các dịch vụ bốc dỡ, vận chuyển hàng hoá, cho thuê nhà kho, văn phòng. Giai đoạn từ năm 2004 đến nay Quốc Minh luôn chú trọng tìm hướng phát triển mới, mở rộng loại hình kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh. Từ năm 2004, công ty mở rộng kinh doanh thêm mặt hàng trang thiết bị công nghiệp và viễn thông (truyền hình, Internet...). Với những bước đi chắc chắn, luôn chú trọng uy tín với khách hàng, công ty được nhiều đơn vị mời đấu thầu nhiều dự án lớn về thực hiện cung cấp, lắp đặt các thiết bị viễn thông, trị giá hàng nghìn USD như cung cấp thiết bị HFC cho mạng truyền hình cáp tại Hà Nội và Ninh Bình năm 2006; năm 2007, thực hiện cung cấp thiết bị cho mạng truyền hình cáp tại Thái Bình... Có được những thành công bước đầu ấy là do công ty đã có những nhận định đúng đắn về nhu cầu thị trường và xu hướng phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, đồng thời công ty luôn quan tâm đào tạo đội ngũ công nhân viên có trình độ và tay nghề cao: trong tổng số 80 nhân viên, có 25 người có trình độ đại học và trên đại học. Các kỹ sư được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực viễn thông truyền hình tại Việt Nam và Cộng hoà Séc. Toàn bộ công nhân viên đều được huấn luyện qua các khoá học an toàn lao động, đảm bảo an toàn trong việc lắp đặt, thi công công trình. Trong khi đó, lĩnh vực kinh doanh vật liệu nội thất tiếp tục đạt được nhiều bước tiến mới. Quốc Minh ngày càng chiếm được sự tin cậy của các đối tác cũng như của người tiêu dùng. Các khách hàng lớn trong giai đoạn này như: Bộ Tài Chính, Bộ Quốc Phòng, Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, Tổng công ty Bưu chính viễn thông, khách sạn Sunway, khu căn hộ cao cấp Pacific Place... Thị trường tiêu thụ không ngừng được mở rộng, không những chỉ phạm vi Hà Nội mà vươn rộng ra toàn Miền Bắc. Điều này đã cho thấy tiềm năng phát triền mạnh mẽ của công ty trong thời kỳ mở cửa đất nước, hội nhập kinh tế thế giới. Để đáp ứng nhu cầu phát triển, năm 2007, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 18 tỷ, đưa Quốc Minh trở thành doanh nghiệp có quy mô vừa, tiềm năng kinh tế mạnh, nâng cao sức cạnh tranh trên thương trường. Có thể thấy sự phát triển của công ty trong giai đoạn này qua bảng số liệu sau: (Đơn vị: VNĐ) Tài sản Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng tài sản 13.480.601.676 13.210.247.228 17.375.077.275 25.300.455.865 Tổng nợ phải trả 4.550.674.759 4.171.455.861 8.058.776.470 6.956.732.568 Vốn lưu động 10.938.392.020 9.729.132.486 11.917.488.814 18.943.548.192 Doanh thu 18.940.723.738 24.099.443.418 39.910.021.902 39.492.997.926 LNTT 1.176.787.166 1.716.844.349 2.594.151.424 2.961.974.844 LNST 847.286.759 1.236.127.931 1.867.789.025 2.132.621.888 Qua bảng số liệu trên, ta thấy công ty luôn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ, doanh thu của công ty không ngừng tăng trong những năm qua: doanh thu năm 2007 tăng gấp hơn 2 lần so với năm 2004 (từ 18,94 tỷ lên 39,49 tỷ). Và lợi nhuận của công ty năm 2007 cũng tăng gấp 2,5 lần so với năm 2004. Điều này đã cho thấy được sự đúng đắn trong quyết định kinh doanh và đầu tư của ban quản trị. 1.2/ Đặc điểm hoạt động kinh doanh Quốc Minh là công ty hoạt động kinh doanh đa lĩnh vực. Cụ thể: Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá; Chế biến thực phẩm (chủ yếu là hàng thuỷ hải sản); Dịch vụ trang trí nội ngoại thất; Môi giới thương mại; Xúc tiến các hoạt động nhân đạo và cứu trợ xã hội (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh sau khi đăng ký hoạt động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền); Buôn bán chế phẩm sinh học, hoá chất; Tư vấn kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, buôn bán trang thiết bị, máy truyền hình; Tư vấn kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, buôn bán, lắp đặt thiết bị máy móc trong lĩnh vực điện tử viễn thông; Tư vấn kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, buôn bán, lắp đặt thiết bị chống sét; Buôn bán, lắp đặt hệ thống camera; Sản xuất, buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ, thêu ren, gốm sứ, sắt trang trí; Tư vấn, thi công, lắp đặt, buôn bán nguyên vật liệu trong lĩnh vực trang trí nội ngoại thất; Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, hạ tầng cơ sở và san lấp mặt bằng; Xuất nhập khẩu những mặt hàng công ty kinh doanh; Dịch vụ cho thuê nhà kho, nhà xưởng, văn phòng; Dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá. (Nguồn từ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty do Phòng Tài chính – Kế toán cung cấp) Công ty Quốc Minh hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ. Với giấy phép kinh doanh trên nhiều ngành nghề đa dạng, tuy nhiên trên thực tế hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu và kinh doanh các loại vật liệu nội thất, cụ thể là thảm trải sàn, các loại mành, rèm... Xuất phát từ đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm kinh doanh, việc tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được diễn ra như sau: Nghiên cứu thị trường Mua hàng Nhập kho hàng hoá hoặc giao cho khách hàng Bán hàng Lập kế hoạch mua hàng H 1.1: Quy trình hoạt động kinh doanh Nghiên cứu thị trường Phòng nghiên cứu và phát triển sẽ tổ chức nghiên cứu thị trường về nhu cầu của người tiêu dùng về từng loại sản phẩm, về chất lượng cũng như kiểu dáng thông qua việc thu thập các ý kiến của khách hàng, những phản hồi từ phía khách hàng trong quá trình sử dụng các sản phẩm do công ty cung cấp. Đồng thời còn có trách nhiệm xem xét các yếu tố làm ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh của công ty như: xu hướng phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, các chính sách mới của Nhà nước, đặc biệt là các chính sách liên quan hoặc có ảnh hưởng tới xuất nhập khẩu… Lập kế hoạch mua hàng Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thị trường, các đơn đặt hàng từ các khách hàng, các hợp đồng kinh tế đã ký kết, Phòng Kinh doanh sẽ lập các kế hoạch mua hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường, đảm bảo việc phân bổ nguồn vốn một cách tối ưu nhất. Sau khi được giám đốc công ty xem xét và phê duyệt, Phòng kinh doanh sẽ tìm kiếm và gửi các đơn đặt hàng tới nhà cung cấp. Mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình luân chuyển hàng hoá, có ảnh hưởng trực tiếp tới việc tiêu thụ hàng hoá và kết quả kinh doanh của công ty. Nguồn hàng cung cấp phải đảm bảo ổn định về số lượng lẫn chất lượng. Có như vậy mới đảm bảo cho quá trình luân chuyển hàng hoá được diễn ra liên tục. Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện qua 2 phương thức: mua trong nước và nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài. Mua trong nước: Hàng hoá được mua theo phương thức này chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong tổng số hàng hoá. Khi có nhu cầu, công ty đặt hàng tới các nhà sản xuất trong nước. Nhập khẩu hàng hoá: Hàng hoá mua theo phương thức này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số hàng hoá của công ty do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh vật liệu trang trí nội thất mà cụ thể là các loại thảm, mành rèm, giấy dán tường... Những sản phẩm này hiện nay trong nước chưa được phát triển, sản xuất rất ít. Do vậy hầu hết phải nhập khẩu từ nước ngoài. Hàng hoá nhập khẩu tại công ty phần lớn là từ các khách hàng quen thuộc, được thiết lập từ các mối quan hệ nhiều năm. Nhập kho hàng hoá hoặc giao cho khách hàng Sau khi mua hàng, hoặc hàng hoá nhập khẩu về tới Việt Nam, Phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm nghiệm hàng hoá cả về quy cách lẫn chất lượng. Nếu đảm bảo yêu cầu sẽ tiến hành nhập kho hoặc tiến hành vận chuyển, giao cho khách hàng để đảm bảo việc cung cấp sản phẩm có chất lượng cho khách hàng một cách nhanh nhất. Điều này giúp công ty tạo dựng được uy tín đối với khách hàng. Bán hàng Công ty tổ chức việc bán hàng thông qua 2 hình thức: bán buôn và bán lẻ. Tại công ty, chấp nhận nhiều hình thức thanh toán để thu hút khách hàng một cách tối đa. Đối với bán lẻ thường thanh toán ngay bằng tiền mặt, còn đối với bán hàng qua hợp đồng thường thanh toán bằng chuyển khoản hoặc cho khách hàng trả chậm trong khoảng thời gian nhất định. Được sự tín nhiệm của các nhà cung cấp nước ngoài, Quốc Minh trở thành nhà phân phối độc quyền các sản phẩm về thảm, thảm trải sàn, thảm mỹ thuật, thảm cuộn, thảm tấm…, các loại mành rèm, giấy dán tường cho các nhãn hiệu nổi tiếng, xuất xứ từ các nước Mỹ, Thái Lan, Bỉ, Malaysia… Do đó các sản phẩm của công ty đều có chất lượng đảm bảo, vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, công ty còn có những chính sách bán hàng và sau bán hàng nhằm thu hút các khách hàng, cụ thể như: có chính sách bảo hành từ 6 – 12 tháng cho các sản phẩm do công ty phân phối, hỗ trợ về kỹ thuật miễn phí cho các công trình, dự án lớn khi hết hạn bảo hành; có các chính sách ưu đãi đối với các khách hàng lớn, thường xuyên; tăng cường việc tiếp thị, quảng bá các sản phẩm, hình ảnh công ty tới người tiêu dùng thông qua website www.quocminhgroup.com, hỗ trợ trực tuyến các khách hàng qua website giúp tiết kiệm thời gian, chi phí của khách hàng cũng như của chính công ty, nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất và tốt nhất những nhu cầu của khách hàng. 1.3/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Do Quốc Minh là một doanh nghiệp vừa, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, số lượng nhân viên không nhiều. Cho nên bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, Giám đốc công ty sẽ quyết định tất cả mọi vấn đề mang tính chất quan trọng. Các phòng ban chức năng được tổ chức một cách khoa học, gọn nhẹ, khá linh hoạt và được chuyên môn hoá nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức bộ máy quản lý tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Hội đồng thành viên Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ Phòng Kinh doanh Phòng nghiên cứu và phát triển Đội thi công xây dựng cơ bản Đội thi công xây dựng, lắp đặt các thiết bị truyền hình Phòng tổ chức, lễ tân Phòng Tài Chính – Kế toán Giám đốc công ty H 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng thành viên: Là cơ quan quản lý cao nhất công ty, có toàn quyền quyết định các vấn đề quan trọng của công ty (như mở rộng hoạt động, lĩnh vực kinh doanh của công ty; quyết định các chủ trương, chính sách kinh doanh mang tính chiến lược...), thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của công ty. Giám đốc công ty: Là người đại diện cho công ty, thay mặt Hội đồng thành viên (HĐTV) tổ chức bộ máy và trực tiếp điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty một cách có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu bảo toàn và phát triển công ty theo phương hướng và kế hoạch đã được HĐTV thông qua, chịu trách nhiệm trước HĐTV và trước pháp luật về các quyền và nghĩa vụ được giao. Phòng tổ chức, lễ tân: Có nhiệm vụ tổ chức đón tiếp khách hàng, thu thập những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng về các sản phẩm do công ty phân phối, cung cấp. Phòng Tài chính – Kế toán: Có nhiệm vụ thu thập, phân tích và xử lý các thông tin tài chính, kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Định kỳ tiến hành lập các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của công ty. Từ đó, cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tham mưu cho Giám đốc công ty trong quá trình ra các quyết định. Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về kế hoạch kinh doanh; quản lý, điều hành và đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra theo đúng kế hoạch; khai thác và mở rộng thị trường, giao dịch với các khách hàng, làm các văn bản hợp đồng kinh tế; tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đảm bảo hiệu quả. Phòng nghiên cứu và phát triển (R & D): Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tiếp nhận và phân tích các thông tin về khách hàng và kinh tế mới nhất, tham mưu cho giám đốc công ty về xu hướng phát triển của nền kinh tế, những cơ hội kinh doanh do thị trường mang lại, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ: Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ là phòng ban mới được thành lập năm 2004 do nhu cầu mở rộng lĩnh vực kinh doanh của công ty sang lĩnh vực kinh doanh các thiết bị viễn thông và truyền hình. Tuy được thành lập muộn nhất nhưng phòng đã chứng tỏ vai trò quan trọng của mình, góp phần xây dựng thương hiệu và uy tín cho công ty, góp phần làm tăng doanh thu cho công ty trong những năm gần đây. Nhiệm vụ của phòng, đó là: tư vấn kỹ thuật, lắp đặt, chạy thử, vận hành máy móc thiết bị, bảo hành các sản phẩm cho khách hàng, giám định chất lượng sản phẩm cho công ty, thực hiện chuyển giao công nghệ cho các đối tác. Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ được tổ chức thành 2 phân đội, đảm bảo cho việc chuyên môn hoá công việc: Đội thi công xây dựng cơ bản; Đội thi công, xây dựng, lắp đặt các thiết bị truyền hình. 1.4/ Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Với chức năng thu thập, phân loại, xử lý các số liệu tạo ra các thông tin tài chính hữu ích cho người sử dụng, đặc biệt giúp các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kế toán ngày càng khẳng định được vai trò quan trọng của mình trong từng doanh nghiệp nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung, nhất là trong xu thế toàn cầu hoá ngày nay khi môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các rào cản gia nhập thị trường ngày càng được thu hẹp. Nếu không có kế toán, các quyết định kinh doanh sẽ rất mơ hồ, không có căn cứ cụ thể, làm giảm khả năng cạnh tranh, suy yếu tình hình tài chính của doanh nghiệp, kéo theo đó là sự suy yếu nền kinh tế của cả một quốc gia. Chính vì vậy, Quốc Minh rất coi trọng việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm lĩnh vực kinh doanh của mình nhằm tiết kiệm chi phí nhưng mang lại hiệu quả cao nhất, giúp giám đốc đơn vị ra các quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời nắm bắt những cơ hội kinh doanh do thị trường mang lại. Vì là công ty thương mại có quy mô vừa nên bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung bao gồm 5 người, mỗi người phụ trách và kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau. Việc tổ chức bộ máy kế toán được thực hiện theo sơ đồ: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thuế kiêm thủ quỹ Kế toán công nợ kiêm kế toán doanh thu, chi phí Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán tiền lương Kế toán hàng tồn kho kiêm kế toán TSCĐ H 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng Tài chính – Kế toán, có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động, tổ chức phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong phòng, đảm bảo công tác kế toán được ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ quá trình, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đó tham mưu cho giám đốc của đơn vị ra các quyết định hợp lý nhằm khai thác và sử dụng đồng vốn đúng mục đích, có hiệu quả với chi phí vốn thấp nhất. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn là người chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các thể lệ tài chính, chế độ kế toán mới ban hành cho các thành viên trong phòng, đảm bảo thực hiện đúng quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn kiêm nhiệm kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ, tài liệu do các kế toán phần hành cung cấp vào cuối kỳ kế toán, vào Sổ cái các tài khoản và lập các báo cáo kế toán có liên quan. Kế toán thuế kiêm thủ quỹ: Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, ngoài các khoản thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty còn phải hạch toán thuế nhập khẩu cho hàng hoá nhập khẩu. Cho nên phần hành thuế rất quan trọng. Kế toán thuế có nhiệm vụ tập hợp hoá đơn, chứng từ làm căn cứ tính thuế, tính ra số thuế phải nộp cho Nhà nước trong kỳ, chuẩn bị các báo cáo và hoá đơn về thuế khi cơ quan thuế hoặc Ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan thuế, thường xuyên báo cáo với kế toán trưởng về các nghiệp vụ thuế phát sinh. Nhân viên kế toán thuế còn kiêm nhiệm vai trò thủ quỹ, có nhiệm vụ kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày của công ty, kiểm tra, đối chiếu tiền mặt với số liệu trên sổ sách, đảm bảo kịp thời phát hiện sai sót. Kế toán công nợ kiêm kế toán doanh thu, chi phí: Đối với doanh nghiệp thương mại, có quy mô nhỏ như Quốc Minh, việc theo dõi tình hình công nợ rất quan trọng, góp phần ổn định tình hình thanh toán của công ty, tạo dựng uy tín đối với khách hàng. Kế toán công nợ có nhiệm vụ lưu trữ các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả đối với từng khách hàng. Định kỳ, đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm đảm bảo cung cấp số liệu chính xác. Kế toán công nợ đồng thời kiêm nhiệm luôn phần hành kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán tiền lương: Nhân viên kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế diễn ra có liên quan tới vốn bằng tiền của công ty, theo dõi dòng tiền và đối chiếu số dư với ngân hàng một cách định kỳ. Đồng thời kiêm nhiệm phần hành kế toán tiền lương của công ty, tính ra lương của công nhân viên trong công ty, đảm bảo thanh toán lương kịp thời, khuyến khích, thúc đẩy sản xuất kinh doanh. Kế toán hàng tồn kho kiêm kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hoá, vật liệu trong kho, cung cấp các thông tin quan trọng nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh được diễn ra liên tục. Theo dõi, phản ánh kịp thời vào sổ sách tình hình sử dụng tài sản cố định tại công ty về nguyên giá và giá trị hao mòn. 1.4.2/ Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Tại công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính. Các thông tin này sẽ được máy tính tự động chuyển vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan. Định kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán khoá sổ và lập các báo cáo tài chính, in ra và đóng sổ kế toán. Quy trình ghi sổ như sau: Các chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm Fast Accounting 2006 Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ kế toán: Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Đăng ký số Chứng từ ghi sổ Nhập số liệu bằng tay Ghi chú: H 1.4: Quy trình ghi sổ Máy tự động kết chuyển Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) Đối chiếu, kiểm tra Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 2.1/ Hàng hoá và quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty 2.1.1/ Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và thị trường tiêu thụ Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là thảm trải sàn, các loại mành, rèm có xuất xứ từ nhiều nước trên thế giới. Thị trường nhập khẩu hàng hóa chủ yếu từ các nước Châu Á (chiếm 80% số lượng hàng nhập khẩu) như Hàn Quốc, Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan... Phần còn lại từ các nước Châu Âu như Bỉ, Hoa Kỳ... Sản phẩm có chất lượng cao, đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã, chiếm được sự tin cậy của khách hàng. Tuy nhiên, các mặt hàng này là loại hàng hoá tiêu dùng cao cấp, nhằm mục đích nâng cao chất lượng không gian sống cho người tiêu dùng. Nhu cầu sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào thu nhập, mức sống của người dân. Chính vì thế mà đối tượng sản phẩm hướng tới là tầng lớp có thu nhập trung bình và cao trong xã hội. Do quan điểm tiêu dùng của người Việt Nam thường chú trọng trang trí nhà cửa, thay mới đồ đạc cũ vào thời điểm cuối năm để đón tết cổ truyền, cầu chúc năm mới tốt lành. Hơn nữa do đặc thù của mặt hàng kinh doanh chính của công ty là mặt hàng thảm trải sàn, nên vào mùa đông nhu cầu về thảm mới tăng cao. Do vậy thời điểm cuối năm là thời điểm lượng hàng tiêu thụ nhiều. Cho nên công ty luôn chú trọng khâu tiêu thụ ở thời điểm này, có những chính sách kích cầu như tăng cường quảng cáo, khuyến mại... Thị trường tiêu thụ chủ yếu là ở khu vực Miền Bắc và tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh... 2.1.2/ Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán Tại công ty áp dụng cả 2 hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Nhìn chung, thói quen tiêu dùng những mặt hàng này tại nước ta thường ngược với trình tự xây dựng. Nếu như ở các nước phát triển, việc thiết kế, xây dựng các công trình luôn tính đến việc thiết kế, trang trí nội thất bên trong nhằm tạo dựng một không gian sống thoải mái, tiện nghi và đẹp thì ở nước ta, thường không có sự thiết kế nội thất trước mà hầu như đều do người dân tự cóp nhặt, chắp vá đồ dùng tuỳ theo mục đích sử dụng và sở thích của họ. Do vậy phương thức bán hàng chủ yếu tại công ty là bán lẻ. Tại công ty chấp nhận phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp hoặc thanh toán qua ngân hàng đối với các khách hàng ở xa hoặc số tiền giao dịch lớn. Điều này tạo ra sự linh hoạt và thuận lợi với khách hàng khi mua hàng tại công ty. Tuy nhiên trong những năm trở lại đây, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao nên việc trang trí nội thất ngày được chú trọng. Thêm vào đó, với uy tín và vị thế của Quốc Minh trên thị trường buôn bán vật liệu trang trí nội thất và với mối quan hệ với nhiều khách hàng lớn nên công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng, phương thức bán hàng qua hợp đồng đang ngày chiếm vai trò quan trọng, mang lại doanh thu lớn, lợi nhuận cao cho công ty. Phương thức thanh toán của công ty cũng rất đa dạng, tuỳ vào thoả thuận giữa hai bên mà có các hình thức thanh toán khác nhau. Công ty chấp nhận mọi hình thức thanh toán có thể để tìm mọi cách thu hút khách hàng tốt nhất. Đối với những khách hàng lẻ, vãng lai thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Còn đối với những khách hàng lớn, thường xuyên, các hợp đồng, dự án có giá trị lớn, có thể thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt, đặt trước một phần hay thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định, cũng có thể là bù trừ công nợ... 2.1.3/ Các chính sách kinh doanh Quốc Minh luôn chủ động tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, những thay đổi về thị hiếu của người dân để có thể đưa ra được các chính sách kinh doanh hiệu quả và đúng đắn. Về chính sách giá cả: Tại công ty áp dụng một chính sách giá linh hoạt, nhưng vẫn đảm bảo được sức cạnh tranh trên thị trường. Mức giá của các sản phẩm công ty đưa ra tuỳ thuộc vào: Từng chủng loại mặt hàng: Đối với từng loại mặt hàng khác nhau thì giá cả cũng khác nhau. Từng thời điểm kinh doanh: Quốc Minh luôn chú ý đưa ra các chính sách giá cả phù hợp với những biến động của thị trường. Khi giá vật liệu nội thất nhập khẩu giảm thì giá của các sản phẩm bán trong nước cũng giảm tương ứng. Tuy nhiên công ty luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm là hàng đầu, không vì chạy theo lợi nhuận mà cung cấp những sản phẩm không đảm bảo chất lượng hoặc có chất lượng kém. Chính vì thế, Quốc Minh là địa điểm tin cậy của các khách hàng cũng như của các nhà sản xuất thảm và vật liệu trang trí nội thất uy tín trong khu vực và trên toàn thế giới. Mối quan hệ với khách hàng: Giá cả của sản phẩm còn tủy thuộc vào khách hàng là thường xuyên hay là khách lẻ, vãng lai. Đối với các khách hàng lớn, thường xuyên, công ty có các chính sách ưu đãi như giảm giá hàng bán hay chiết khấu thương mại cho khách hàng. Về chính sách bảo hành: Công ty tiến hành bảo hành từ 6 – 12 tháng cho tất cả các sản phẩm mà công ty cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật miễn phí cho các công trình, dự án lớn khi hết hạn bảo hành. Đây là chính sách nhằm thu hút khách hàng, là lợi thế của công ty so với các đối thủ cạnh tranh vì dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng tốt có thể khẳng định được uy tín và chất lượng của công ty trên thị trường. Bên cạnh đó, công ty cũng luôn chú trọng quảng bá hình ảnh của mình tới các khách hàng thông qua tác phong phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng. Công ty còn xây dựng và thiết kế một website riêng nhằm cung cấp các thông tin chung về công ty cũng như các thông tin về sản phẩm do công ty phân phối như tính năng, kiểu dáng, mẫu mã, màu sắc, xuất xứ..., hỗ trợ các khách hàng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, hội nhập kinh tế giúp tiếp nhận nhiều tiến bộ khoa học, công nghệ mới cũng như đón nhận nguồn vật liệu trang trí nội thất từ nước ngoài vào làm nóng thị trường này, rất đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã, đáp ứng tối đa nhu cầu của người tiêu dùng. Điều này tạo ra nhiều thời cơ và thách thức đối với Quốc Minh. Công ty đã chủ động nắm bắt thị trường nhằm tận dụng mọi nguồn lực, khai thác triệt để mọi thế mạnh của mình và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường để có thể không những trụ vững ._.mà còn có những bước phát triển vững chắc. 2.1.4/ Chứng từ sử dụng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa và quy trình ghi sổ của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại công ty Trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Các chứng từ bán hàng như: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, bảng kê hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; Các chứng từ về hàng tồn kho như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho; Các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng; Các chứng từ khác liên quan tới nghiệp vụ bán hàng. Các chứng từ như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại cuống và 1 liên dùng luân chuyển nội bộ và ghi sổ kế toán. Tại công ty áp dụng phần mềm Fast Accounting 2006 nên quy trình kế toán nghiệp vụ bán hàng được khái quát như sau: Từ các chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ bán hàng diễn ra như đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho hàng hóa, phiếu thu... Kế toán các phần hành nhập dữ liệu vào máy vi tính và lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký số chứng từ ghi sổ. Sau đó, phần mềm Fast Accounting sẽ tự động xử lý, kết chuyển số liệu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết và sổ Cái tương ứng. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển và in ra các Báo cáo tài chính. Chứng từ gốc (Hóa đơn VAT, PXK, Phiếu thu…) Nhập số liệu trên máy tính Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết 1561, 632, 511, 6421,… Sổ Cái các tài khoản 1561, 511, 632, 6421, 133, 333… Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính H 2.1: Quy trình ghi sổ của nghiệp vụ bán hàng Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 2.2/ Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1/ Phương pháp tính giá hàng xuất bán Tại công ty, khi mua hàng hóa, những chi phí phát sinh liên quan tới việc mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí chuyển tiền, phí lưu kho, lưu bãi,...của lô hàng nào thì công ty tính luôn vào giá trị của lô hàng đó. Do hoạt động mua hàng của công ty chủ yếu thông qua hoạt động nhập khẩu nên việc nhập khẩu hàng hoá thường với số lượng nhiều và ổn định, đảm bảo phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, chi phí thu mua có thể xác định riêng rẽ cho từng lô hàng mà không cần tập hợp vào tài khoản 1562 “chi phí mua hàng”. Do đặc thù của hoạt động công ty là nhập khẩu hàng hóa, nên ngoài các chi phí mua hàng, giá thực tế hàng mua còn bao gồm cả thuế nhập khẩu. Công ty tiến hành nhập khẩu theo giá CIF, tức là giá hàng hóa giao tại biên giới nước mua (nước nhập khẩu), không bao gồm các khoản chi phí liên quan trong khi vận chuyển hàng tới nơi giao nhận. Các khoản CKTM, giảm giá hàng bán Trị giá hàng mua về được tính như sau: Giá thực tế hàng mua Giá mua trên hóa đơn Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu = − + + Ví dụ: Ngày 02 tháng 12 năm 2008, công ty nhập khẩu một lô hàng thảm Floral từ Bỉ với tổng giá thanh toán cho người bán là 215.865.460 VNĐ. Công ty đã thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản, phí thanh toán là 304.815 VNĐ, phí vận chuyển, lưu kho là 604.000 VNĐ, thuế nhập khẩu là 25.903.855 VNĐ. Vậy: Giá thực tế của lô hàng thảm Floral là: 215.865.460 + 304.815 + 604.000 + 25.903.855 = 242.678.130 VNĐ Khi hàng về kho, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.1) làm thủ tục nhập kho hàng hóa. Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Người giao hàng: Đơn vị: DV0237 – Công ty Smile Carpet Địa chỉ: Bỉ Số hóa đơn: 0030603 Seri: Ngày: 02/12/2008 Nội dung: Nhập khẩu thảm Tài khoản có: 331 – Phải trả người bán Mã kho Tên vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền KH01 ……… ………. ………. ……… ………. TB0001 – Thảm Floral …………………………. …………………………. …………………………. …………………………. ………………………… 1561 …... …… ……. ……. ……. m2 …... …... …... …... …... 7.548 ………. ………. ………. ………. ………. 28.599 ………. ……..... ………. ………. ………. 215.865.460 …………… ……………. …………… …………… ……………. Tổng cộng tiền hàng Tổng chi phí 215.865.460 0 Tổng cộng tiền thanh toán Thuế nhập khẩu Tổng cộng Thuế GTGT hàng nhập khẩu 215.865.460 25.903.855 241.769.315 24.176.932 Bằng chữ: Hai trăm mười lăm triệu, tám trăm sáu mươi lăm nghìn, bốn trăm sáu mươi đồng chẵn Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Người giao hàng (Ký, Họ tên) Người nhận hàng (Ký, Họ tên) Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp trung bình tháng. Theo đó: Giá trị hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá x Đơn giá bình quân tháng Trong đó: Giá trị hàng hoá tồn đầu tháng + nhập trong tháng = Đơn giá bình quân tháng Số lượng hàng hoá tồn đầu tháng + nhập trong tháng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán chưa ghi nhận giá vốn hàng bán ngay, mà đến cuối tháng, kế toán mới tập hợp chứng từ, tính và ghi nhận giá vốn hàng xuất kho thông qua đơn giá trung bình tháng. Ví dụ: Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa tháng 12 năm 2008, có số liệu sau: Thảm Floral – TB0001: - Tồn đầu tháng: 1.350 m2 , có giá trị 43.378.875 VNĐ - Nhập trong tháng: 7.548 m2, có giá trị 242.678.130 VNĐ - Xuất trong tháng: 4.250 m2 43.378.875 + 242.678.130 Như vậy: 32.148,5 VNĐ = 1.350 + 7.548 Đơn giá bình quân tháng = Giá trị của hàng xuất trong tháng là: 4.250 x 32.148,5 = 136.631.125 VNĐ 2.2.2/ Tài khoản, sổ sách sử dụng Để hạch toán tình hình tăng giảm hàng hoá và giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” và tài khoản 1561 “Hàng hoá”. Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. Sổ tổng hợp sử dụng gồm Sổ Cái TK 632, Sổ Cái TK 156; sổ chi tiết sử dụng gồm sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết hàng hoá. 2.2.3/ Quy trình kế toán Phòng kinh doanh trình lên giám đốc phê duyệt lập các kế hoạch kinh doanh (đối với phương thức bán lẻ) hoặc các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế của khách hàng (đối với phương thức bán buôn). Sau khi được giám đốc công ty phê duyệt, Kế toán lập phiếu xuất kho (Biểu số 2.2) chuyển xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng và cơ sở để ghi thẻ kho (Biểu số 2.3) cho số lượng hàng hóa xuất bán. Do tại công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp trung bình tháng nên tại thời điểm lập phiếu xuất kho chưa có thông tin gì về giá thực tế của hàng xuất bán nên ở cột “Đơn giá” và “Thành tiền” sẽ để trống. Ví dụ: Tại ngày 04/12/2008, Công ty xuất bán một lô hàng thảm Floral cho công ty cổ phần Hàng Kênh theo đơn đặt hàng số 127. Kế toán hàng tồn kho sẽ lập phiếu xuất kho và thủ kho sẽ vào thẻ kho như sau: Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Họ và tên người nhận hàng: Ông Trần Văn Hoàn Đơn vị: Công ty cổ phần Hàng Kênh Địa chỉ: 124 Nguyễn Đức Cảnh, quận Lê Chân, Hải Phòng Lý do xuất kho: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 127 Xuất tại kho (ngăn, lô): KH 01 Địa điểm: Thường Tín, Hà Nội STT Mã kho Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa TK Nợ TK Có Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D E F 1 2 3 4 1 KH01 TB0001–Thảm Floral 632 1561 m2 2.400 2.400 Cộng 2.400 2.400 Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………… Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………… Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Giám đốc (Ký, Họ tên) Người nhận hàng (Ký, Họ tên) Biểu số 2.3: Thẻ kho CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội THẺ KHO Tờ số 04 Kho: KH01 – Kho Thường Tín Loại hàng hóa: TB0001 – Thảm Floral, Đvt: m2, TK: 1561 Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Tồn đầu tháng: 1.350 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Ngày NX Số lượng Ngày Số Nhập Xuất Tồn 02/12 PNK 245 DV0237 – Công ty Smile Carpet Nhập khẩu thảm 02/12 7.548 8.898 04/12 HD 6611 DR0286 – Công ty cổ phần Hàng Kênh Xuất hàng bán 04/12 2.400 6.498 ...... .............. ................................... ................ ......... ....... ....... ........ 16/12 HD 7120 DR0445 – Công ty TNHH TM Nội thất Thành Vinh Xuất hàng bán 16/12 100 5.125 ...... ...... ................................... ................. .......... ......... ......... ......... 25/12 HD 7345 Khách vãng lai Xuất hàng bán 25/12 35 4.648 31/12 Tồn cuối tháng 4.648 Sổ này có 47 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 47 Ngày mở sổ:01/12/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Giám đốc (Ký, Họ tên, đóng dấu) Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển hóa đơn, phiếu xuất kho của số hàng vừa xuất lên phòng kế toán. Đến cuối tháng, sau khi xác định được đơn giá trung bình tháng của từng mặt hàng, kế toán phần hành giá vốn hàng bán sẽ tiến hành vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu số 2.4). Sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng. Và kế toán hàng tồn kho vào sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.5). Biểu số 2.4: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tên hàng hóa: TB0001 – Thảm Floral Tháng 12/2008 Dư đầu tháng: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D 1 2 HD 6611 04/12 Xuất bán cho công ty CP Hàng Kênh 1561 77.156.400 ………… …… ……………………. …….. …………… …………........ HD 7120 16/12 Xuất bán cho công ty TNHH TM Nội thất Thành Vinh 1561 3.214.850 ............. …... ........................................ .......... …………… …………….. HD 7345 25/12 Khách vãng lai 1561 1.125.198 PKT 468 31/12 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 136.631.125 - Số dư cuối tháng 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Giám đốc (Ký, Họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.5: Sổ chi tiết hàng hóa CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Dư đầu tháng: 17.162.548.949 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có A B C D E 1 2 01/12 HD6594 Ông Vinh – TP Vinh Xuất hàng bán 632 5.085.937 ….. ……….. ………………… ……………. ……….. ………… …………… 02/12 PNK245 DV0237 – Công ty Smile Carpet Nhập khẩu thảm 331 215.865.460 ……. ……….. ……………………. …………… ……… ……….... ………… 04/12 HD6611 DR0286 – Công ty cổ phần Hàng Kênh Xuất hàng bán 632 77.156.400 ….. ……..… …………………….. …………… ……. ………… ……………. 10/12 HD6957 Khách vãng lai – KVL Xuất hàng bán 632 3.862.214 ……. ………. …………………… ………….. ……… ……………. …………. 31/12 HD7602 Công ty CP Thành Đức – DR 0422 Xuất thảm 632 27.985.346 Tổng phát sinh Nợ 1.150.573.729 Tổng phát sinh Có 3.627.621.724 Số dư nợ cuối tháng 14.685.500.954 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)  Đồng thời lập các chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.6). Sau đó máy tính tự động kết chuyển lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.7) và sổ Cái giá vốn hàng bán (biểu số 2.8). Biểu số 2.6: Chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 92 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền (VNĐ) Ghi chú Nợ Có A B C 1 D …………………… …… ……… …………….. …………… Xuất thảm bán cho công ty cổ phần Hàng Kênh 632 1561 77.156.400 ……………………….. ………. …… …………………. …………….. Xuất thảm bán cho công ty cổ phần Thành Đức 632 1561 27.985.346 Cộng 2.210.609.311 Kèm theo: 421 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền (VNĐ) Số hiệu Ngày tháng A B 1 ............................... .......................... ...................................... 92 31/12 2.210.609.311 ............................ .......................... ………………………… Cộng tháng 87.495.610.419 - Sổ này có 08 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 08 - Ngày mở sổ: 01/01/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.8: Sổ Cái giá vốn hàng bán CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Tháng 12 năm 2008 Tài khoản: Giá vốn hàng bán Dư đầu tháng: 0 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ (CTGS) Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Phát sinh trong tháng 31/12 91 31/12 CTGS giá vốn hàng thiết bị truyền hình tháng 12 1561 1.417.012.413 31/12 92 31/12 CTGS giá vốn hàng nội thất bán tháng 12 1561 2.210.609.311 31/12 93 31/12 CTGS giá vốn dịch vụ, thi công lắp đặt thiết bị truyền hình… tháng 12 154 56.727.127 Cộng số PS trong tháng 12 156 3.684.348.851 Kết chuyển giá vốn xác định kết quả 911 3.684.348.851 Số dư cuối tháng 0 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01. - Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)  2.3/ Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá 2.3.1/ Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa 2.3.1.1/ Tài khoản, sổ sách sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán công ty sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng lĩnh vực hoạt động, cụ thể: 5111 – Doanh thu bán hàng nội thất; 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ, thi công; 5114 – Doanh thu hàng thiết bị truyền hình. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: TK 3331, TK 131, TK 111... Sổ sách sử dụng gồm sổ chi tiết tài khoản 511 và sổ Cái tài khoản 511. 2.3.1.2/ Quy trình kế toán Đối với phương thức bán buôn Kế toán sử dụng các chứng từ sau khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hóa: đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho hàng hóa. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo đơn đặt hàng hay theo các hợp đồng kinh tế, kế toán lập phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2.9). Đây là căn cứ để vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.10), sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng hóa và là căn cứ lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra (Biểu số 2.11). Biểu số 2.9: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: (Lưu) Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Quốc Minh Địa chỉ: 109B1 Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 4 7 7 8 6 3 0 0 1 0 Điện thoại: 0320752001 MST Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty cổ phần Hàng Kênh Địa chỉ: 124 Nguyễn Đức Cảnh, quận Lê Chân, Hải Phòng Số tài khoản: 0 0 1 2 7 1 2 0 1 0 Hình thức thanh toán: Nợ MST: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 01 TB0001 – Thảm Floral m2 2.400 37.084,75 89.003.400 Cộng tiền hàng: 89.003.400 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.900.340 Tổng cộng thanh toán: 97.903.740 Số tiền bằng chữ: Chín mươi bảy triệu, chín trăm không ba nghìn, bảy trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.10: Sổ chi tiết tài khoản 511 CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TK 511 Tên hàng hóa: TB0001 – Thảm Floral Tháng 12/2008 Dư đầu tháng: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D 1 2 HD6611 04/12 Xuất bán cho công ty cổ phần Hàng Kênh 131 89.003.400 ……… ……. ….......................................... …… ……….. ……….. HD7120 16/12 Xuất bán cho công ty TNHH TM Nội thất Thành Vinh 131 10.125.000 .............. …….. ...................................................... ….. …….. ……… HD7345 25/12 Khách vãng lai – KVL 111 2.450.000 PKT469 31/12 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 101.578.400 - Số dư cuối tháng 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Giám đốc (Ký, Họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.11: Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG KÊ HÀNG HÓA DỊCH VỤ BÁN RA Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải ĐVT Mã kho Số lượng Giá bán Doanh thu Thuế GTGT Tổng cộng Ngày Số 01/12 HD6594 Ông Vinh – TP Vinh Xuất hàng bán TM0028 – thảm kẻ Mỹ m2 KH01 131 90 62.000 5.580.000 558.000 6.138.000 ……. ……. ……………………………… …… ……. ……… …….. ………….. ………….. ……….. 04/12 HD6611 Công ty cổ phần Hàng Kênh Xuất hàng bán TB0001 – Thảm Floral m2 KH01 131 2.400 37.084,75 89.003.400 8.900.340 97.903.740 ……. ……. ……………………………........ …… ………. ………... …….. …………. ………….... …………. 31/12 HD7602 Công ty CP Thành Đức Xuất thảm m2 KH01 131 300 100.000 30.000.000 3.000.000 33.000.000 Tổng cộng 4.818.891.383 478.853.958 5.297.745.341 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng, hàng ngày kế toán căn cứ vào bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra để lập các chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.12). Phần mềm Fast sẽ tự động kết chuyển lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.13) và sổ Cái tài khoản 511 (Biểu số 2.14). Biểu số 2.12: Chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 90 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền (VNĐ) Ghi chú Nợ Có A B C 1 D …………………………………… …… ……… …………….. …………… Xuất thảm bán cho công ty cổ phần Hàng Kênh 131 5111 89.003.400 ……………………………………. ………. …… …………………. …………….. Xuất thảm bán cho công ty cổ phần Thành Đức 131 5111 30.000.000 Cộng 3.084.348.851 Kèm theo: 421 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.13: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền (VNĐ) Số hiệu Ngày tháng A B 1 ............................... .......................... ...................................... 90 31/12 3.084.348.851 ............... ................ ...................................... Cộng tháng 87.495.610.419 - Sổ này có 08 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 08 - Ngày mở sổ: 01/01/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.14 : Sổ Cái tài khoản 511 CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 12/ 2008 Dư đầu tháng: 0 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ (CTGS) Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Phát sinh trong tháng 31/12 88 31/12 CTGS doanh thu dịch vụ thi công, lắp đặt thiết bị truyền hình… tháng 12 131 123.547.825 31/12 89 31/12 CTGS doanh thu hàng thiết bị truyền hình 131 1.610.994.707 31/12 90 31/12 CTGS doanh thu bán hàng nội thất tháng 12 131 3.084.348.851 Cộng số PS trong tháng 131 4.818.891.383 Kết chuyển doanh thu xác định kết quả 911 4.818.891.383 Số dư cuối tháng 0 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01. - Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bên cạnh đó, kế toán công nợ sẽ vào sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng (Biểu số 2.15) và phần mềm Fast sẽ tự động chuyển số liệu lên sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu (Biểu số 2.16). Cuối kỳ tập hợp lên bảng cân đối phát sinh công nợ (Biểu số 2.17). Biểu số 2.15: Sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Dư đầu tháng: 26.389.748 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Công ty cổ phần Hàng Kênh (DR 0286) 04/12 HD 6611 Xuất hàng bán 5111 89.003.400 04/12 HD 6611 Xuất hàng bán 33311 8.900.340 04/12 HD 6611 Vận chuyển 5113 500.000 04/12 HD 6611 Vận chuyển 33311 50.000 11/12 BC 219 Thanh toán tiền 11211 98.453.740 28/12 HD 7545 Xuất thảm 5111 94.411.700 28/12 HD 7545 Xuất thảm 33311 9.441.170 28/12 HD 7546 Xuất thảm 5111 3.948.900 28/12 HD 7546 Xuất thảm 33311 394.890 28/12 HD 7550 Vận chuyển 5113 1.000.000 28/12 HD 7550 Vận chuyển 33311 100.000 Dư đầu tháng 26.389.748 Tổng phát sinh 207.750.400 98.453.740 Dư cuối tháng 82.906.912 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.16.: Sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 4.945.489.021 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …….. ……. …………. ……………. ………… …… ……….. 04/12 HD6611 DR0286 –Công ty cổ phần Hàng Kênh Bán hàng 5111 89.003.400 04/12 HD6611 DR0286 –Công ty cổ phần Hàng Kênh Bán hàng 33311 8.900.340 … ……… ……………… …………… ………… …………. ………….. 15/12 BC 362 Khách vãng lai Tiền hàng 11211 12.683.165 ……. ………. ……………. ……………… ………… ……… ……….. 31/12 HD7602 DR 0422 – Công ty CP Thành Đức Bán hàng 5111 30.000.000 31/12 HD7602 DR 0422 – Công ty CP Thành Đức Bán hàng 33311 3.000.000 Tổng phát sinh Nợ 7.003.910.906 Tổng phát sinh Có 7.822.364.401 Số dư Nợ cuối kỳ 4.127.035.526 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.17: Bảng cân đối phát sinh công nợ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 STT Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 DR0347 Chi nhánh công ty nội thất Hòa Phát 97.785.650 97.785.650 2 DR0286 Công ty cổ phần Hàng Kênh 26.389.748 207.750.400 98.453.740 82.906.912 3 DR0147 Bảo hiểm Việt Nam 230.918.072 … …… ………………….. …………… ……………. …………….. ………. …………… ……….…… 169 DR0508 Văn phòng tổng công ty Bưu chính viễn thông 18.882.182 18.882.182 ….. …. ………………… …………….. ……………. ………….. …………… …………. ……………. 185 DR0366 Đại sứ quán Canada 8.023.500 8.023.500 Tổng cộng 11.074.475.356 6.128.986.335 7.003.910.906 7.822.364.401 7.971.190.758 3.844.155.232 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Hàng hóa được bán lẻ tại cửa hàng của công ty và khách hàng thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu khách hàng ở xa mua hàng hoặc số tiền giao dịch lớn (trên 10 triệu), công ty chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản. Thời hạn thanh toán không quá 3 ngày kể từ ngày bán hàng. Điều này tạo sự thuận tiện tối đa cho khách hàng và cũng là một trong những điểm tạo nên sự khác biệt giữa Quốc Minh so với các công ty khác, khẳng định khẩu hiệu vì lợi ích khách hàng của công ty. Quy trình ghi sổ kế toán đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa cũng tương tự như bán buôn, chỉ khác ở chỗ: Khi khách hàng yêu cầu mua hàng nhưng không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán không cần lập hóa đơn giá trị gia tăng. Nhưng đến cuối ngày, nhân viên kinh doanh phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa (Biểu số 2.18) gửi về phòng kế toán. Đây là căn cứ để kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng cho số lượng hàng bán lẻ. Sau đó vào sổ kế toán tương tự như bán buôn. Biểu số 2.18: Bảng kê bán lẻ hàng hóa CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA Ngày 01/12/2008 STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 TM0028 – Thảm kẻ Mỹ m2 90 62.000 5.580.000 02 R0035 – Rèm Seclusion m2 1,760 110.000 193.600 03 TK0019 – Thảm PVC/LG m2 80 20.000 1.600.000 04 TM 0016 – Thảm cuộn Mỹ m2 100 45.000 4.500.000 05 TID12 – Thảm Almaya m2 100 70.000 7.000.000 Cộng 18.873.600 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.2/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Hiện nay, tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Do công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm, uy tín của công ty đặt lên hàng đầu nên hầu như không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Công ty cũng không áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán. 2.5/ Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Chi phí bán hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. Việc quản lý chi phí bán hàng phải hướng tới mục tiêu hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hiệu quả của hoạt động bán hàng vì nó tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho công ty. Công tác tiêu thụ hàng hóa không tốt có thể gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp, làm ứ đọng hàng hóa và thậm chí nếu tình trạng này kéo dài có thể dẫn doanh nghiệp tới việc phá sản. Chính vì thế, Quốc Minh rất coi trọng việc nâng cao hiệu quả chi phí bán hàng nhằm thúc đẩy công tác tiêu thụ lượng hàng một cách tối đa với chi phí tối thiểu. Tại công ty TNHH Quốc Minh, chi phí bán hàng bao gồm các chi phí: Chi phí lương gồm lương nhân viên bán hàng, lương công nhân vận chuyển, bốc dỡ; Chi phí vật dụng đồ dùng phục vụ cho công tác bán hàng; Chi phí khấu hao tài sản cố định tại cửa hàng; Chi phí bảo hành sản phẩm; Chi phí dịch vụ thuê ngoài như điện thoại, Internet, điện, nước...; Chi phí bằng tiền khác. Tất cả các chi phí trên công ty đều theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo từng ngày phát sinh, riêng chi phí lương nhân viên đến cuối tháng mới tập hợp. Kế toán căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ như: Bảng phân bổ tiền lương (Biểu số 2.19), hóa đơn mua sắm các dụng cụ đồ dùng, hóa đơn điện, nước, dịch vụ điện thoại, Internet, bảng khấu hao tài sản cố định...để vào sổ chi tiết chi phí bán hàng (Biểu số 2.20). Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng”. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Biểu số 2.19: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 12/2008 Nợ TK Có TK TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Phụ cấp Khác Cộng BHXH BHYT KPCĐ Cộng TK622 37.200.581 1.099.670 - 38.300.251 5.745.037,5 766.005 766.005 7.277.047,5 45.577.298,5 TK627 7.845.164 33.910 - 7.879.074 1.181.861,3 157.581,5 157.581,5 1.497.024,3 9.376.098,3 TK6421 51.207.000 1.783.000 - 52.990.000 7.948.500 1.059.800 1.059.800 10.068.100 63.058.100 NV BH 16.825.000 525.000 - 17.350.000 2.602.500 347.000 347.000 3.296.500 20.646.500 NV VC 34.382.000 1.258.000 - 35.640.000 5.346.000 712.800 712.800 6.771.600 42.411.600 TK6422 27.528.112 441.810 - 27.979.922 4.196.988 559.598,4 559,598,4 5.316.184,8 33.296.106,8 TK334 - - - - 6.357.462,35 1.271.492,47 7.628.954,82 7.628.954,82 TK335 2.152.779 - - 2.152.779 - - - - 2.152.779 TK338 50.670 50.670 - - - - 50.670 Cộng 125.933.636 3.358.390 50.670 129.352.696 25.429.849,15 3.814.477,37 2.542.984,9 31.787.311,42 125.933.636 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 2.20: Sổ chi tiết chi phí bán hàng CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu tháng: 0 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 F 09/12 PC1.9 09/12 Phí lưu kho 1111 1.434.500 ……… …........ …….. ………………………. ……. ………. …….…… …… 18/12 PC1.24 18/12 Cước điện thoại 1111 139.231 18/12 PC1.25 18/12 Cước phí Internet 1111 280.500 …….. ……. …….. ……………………… …… ………….. ………….. …… 31/12 BPBTL 31/12 Lương nhân viên vận chuyển, bốc xếp 334 35.640.000 31/12 BPBTL 31/12 Lương nhân viên bán hàng 334 17.350.000 Cộng số phát sinh 516.237.500 Kết chuyển xác định kết quả 911 516.237.500 Số dư cuối tháng 0 - Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 02. - Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Để hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.21), sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.22) và sổ Cái chi phí bán hàng (Biểu số 2.23). Biểu số 2.21: Chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 102 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền (VNĐ) Ghi chú Nợ Có A B C 1 D …………………… …… ……… …………….. …………… Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2008 6421 1111 139.231 ……………………….. ………. …… …………………. …………….. Tính ra lương nhân viên bán hàng tháng 12/2008 6421 334 17.350.000 Cộng 516.237.500 Kèm theo: 21 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ._.