Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh Xăng dầu Vĩnh Phúc

một lối đi riêng, một trong những chiến lược để tồn tại và phát triển của đơn vị là phải thực hiện đồng bộ công tác quản lý mà trong đó tổ chức công tác kế toán tốt là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Công tác kế toán không những cung cấp nhưng thông tin quan trọng về tài chính cho doanh nghiệp mà còn cho các cơ quan quản lý của Nhà nước và cả những người quan tâm đến vấn đề này. Nhất là trong điều kiện hiện nay chất lượng của thông tin kế toán càng được khẳng định. Nó được coi là một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự thành công và thắng lợi tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp thương mại thì quá trình tiêu thụ được coi là quá trình quan trọng nhất vì quá trình này quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời nó đảm bảo tính liên tục cho quá trình chu chuyển hàng thành tiền. Nên bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn nâng cao hiệu quả của quá trình tiêu thụ, muốn có được điều này cần phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy thời gian thực tập không dài, nhưng đây chính là thời gian tạo cơ hội cho em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Qua thời gian tìm hiểu em thấy quá trình tiêu thụ hàng hóa đóng vai quan trọng như thế nào đối với một doanh nghiệp thương mại. Chính điều này mà em lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc” làm luận văn tốt nghiệp. Nội dung của luận văn tốt nghiệp của em bao gồm 3 phần chính Phần I: Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại Phần II: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Chương I: Lý luận về kế toán tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại I. Đặc điểm của hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại 1.1. Hoạt động của các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện hiện nay Sau 20 năm đổi mới nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biến đáng kể. Đó là sự chuyển đổi từ một nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang một nền kinh tế năng động vận hành theo cơ chế thị trường định hướng XHCN dưới sự quản lý vĩ mô của Nhà nước. Sự chuyển đổi này xuất phát từ yêu cầu khách quan nhằm phát triển lực lượng sản xuất xã hội. Quá trình chuyển đổi đó không những phù hợp với xu thế của thời đại mà còn phù hợp với nguyện vọng của nhân dân. Phát triển nền kinh tế thị trường đã và đang tạo ra những động lực thức đầy lực lượng sản xuất phát triển. Thực tế đã chứng minh rằng nhờ việc chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần chúng ta đã bước đầu khai thác được tiềm năng trong nước và thu hút được vốn, kỹ thuật, công nghệ của nước ngoài, giải phóng được những năng lực sản xuất, góp phần quyết định vào việc đảm bảo tăng trưởng kinh tế với nhịp độ tương đối cao trong thời gian qua. Bên cạnh những ưu điểm, nền kinh tế thị trường vẫn tồn tại những nhược điểm mà bất cứ nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường cũng không thể tránh khỏi: Sự phát triển hỗn loại, tự phát gây ra các khủng hoảng kinh tế, lạm dụng tài nguyên thiên nhiên, gây ô nhiễm môi trường vì mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, sự phân phối thu nhập không đều dẫn tới sự phân hoá giàu nghèo, sự phân cực của cải, tác động xấu đến đạo đức của con người. Khác với những nền kinh tế khác, nền kinh tế thị trường nước ta là nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong đó, nhà nước đóng vai trò là “người cầm lái” còn các doanh nghiệp là người “chèo thuyền”. Thông qua hệ thống pháp luật và các công cụ vĩ mô khác nhằm định hướng nền kinh tế, phát triển theo định hướng XHCN. Các doanh nghiệp được Nhà nước bảo vệ và hoạt động tự do trong khuôn khổ pháp luật và phải có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình đối với nhà nước. Cùng với xu thế hội nhập như hiện nay, Việt Nam đã và đang mở rộng cánh của hội nhập, hợp tác đôi bên cùng có lợi với tất cả các nước trên thế giới. Hội nhập thương mại quốc tế phát triển tạo ra những cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Doanh nghiệp thương mại là bộ phận cấu thành nền kinh tế, nó ra đời do quá trình phân công lao động xã hội, vì vậy doanh nghiệp thương mại cũng đóng vai trò nhất định trong nền Kinh tế quốc dân. Nó là cầu nối giữa sản xuất với sản xuất, giữa sản xuất với tiêu dùng. Thông qua hoạt động của mình các doanh nghiệp thương mại tích cực cung cấp hàng hoá cho xã hội không những đáp ứng được những nhu cầu của sản xuất mà còn đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng cho đông đảo quần chúng trong xã hội. Với chức năng chính là lưu thông hàng hoá, các doanh nghiệp thương mại đã đưa hàng hoá từ nơi thừa tới nơi thiếu làm cho nhu cầu của người tiêu dùng luôn được thoả mãn. Mặt khác với chức năng như vậy nên nghiệp vụ của doanh nghiệp thương mại là mua, bán và lưu trữ hàng hoá. Doanh nghiệp thương mại là vừa là một hệ thống mở vừa là hệ thống động. Mua hàng và dịch vụ từ các thị trường đầu vào rồi bán ra thị trường đầu ra do đó nó có mối quan hệ chặt chẽ với môi trường bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Chúng có ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động của các doanh nghiệp do đó để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp này phải luôn đổi mới, nhằm thích nghi nhanh chóng với môi trường kinh doanh khi có sự thay đổi. Với xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới đã tạo ra những cơ hội và những thách thức cho các doanh nghiệp thương mại. Buộc tất cả doanh nghiệp phải tìm cho mình một hường đi riêng. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại phải quan tâm, chú ý và phân tích những biến động của các yếu tố môi trường kinh doanh. Những thách thức hội nhập sẽ là cơ hội cho các doanh nghiệp này đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá, nhiều phương thức bán hàng được áp dụng tương ứng với những phương thức thanh toán khác nhau. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên có những chính sách bán hàng cụ thể, chính sách giá cả phù hợp; chất lượng hàng hoá đảm bảo và hàng loạt các hoạt động khác đi kèm như các dịch vụ trong và sau khi bán nhằm thu hút khách hàng và tối đa hoá lợi nhuận. 1.2. Vai trò của tiêu thụ hàng hoá Để nhận thức được vai trò của tiêu thụ hàng hoá trong nền kinh tế thị trường trước hết ta phải hiểu thế nào là hàng hoá và thế nào là tiêu thụ hàng hoá. Hàng hoá là sản phẩm của lao động có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người và dùng để trao đổi với nhau. Trong mỗi hình thái kinh tế xã hội, sản xuất hàng hoá có bản chất khác nhau, nhưng hàng hoá đều có hai thuộc tính: giá trị sử dụng và giá trị hàng hoá. Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hoá, đó là hành vi thương mại nhằm thực hiện giá trị hàng hoá, đây là quá trình chuyển đổi từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ, đồng thời là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu tiền tệ từ người mua sang người bán và chuyển đổi quyền sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua. Tiêu thụ hàng hoá được thực hiện thông qua hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, nhờ đó hàng hoá được chuyển đổi thành tiền kết thúc vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp và chu chuyển tiền tệ trong xã hội, phục vụ cho các nhu cầu xã hội. Nó có một ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp và xã hội. Đối với doanh nghiệp, tiêu thụ hàng hoá là yếu tố quyết định doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không, là điều kiện để các doang nghiệp thương mại thực hiện các mục tiêu và chiến lược của mình đề ra. Qua hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp không những chiếm lĩnh được thị trường mà còn thu được lợi nhuận, tạo dựng vị thế và uy tín của mình trên thị trường. Tiêu thụ hàng hoá để thể hiện trình độ, khả năng của mỗi doanh nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu cũng như đáp ứng nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng xã hội, đồng thời cũng thể hiện quy mô kinh doanh của mỗi doanh nghiệp trên phương diện tổ chức, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực của doanh nghiệp. Đối với xã hội, tiêu thụ hàng hoá có vai trò đáp ứng, thoả mãn nhu cầu tiêu dùng hàng hoá của con người, nhu cầu về các yếu tố đầu vào phục vụ cho sản xuất của các tổ chưc kinh tế và doanh nghiệp khác. Tiêu thụ hàng hoá thúc đẩy vòng quay của quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội. Quá trình này là điều kiện kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hoá và lưu thông tiền tệ, chu chuyển tiền mặt ổn định, củng cố giá trị đồng tiền. 1.3. Đặc điểm của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 1.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Quá trình tiêu thụ hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá là bán hàng cho những người trung gian, cho các tổ chức bán lẻ, tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình luân chuyển hàng hoá. Đặc điểm: Hình thức bán buôn được thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế, hàng hoá sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông hoặc trong sản xuất chưa đến tay người tiêu dùng. Khối lượng hàng hoá lớn, thường bán theo lô. Theo hình thức bán bán được chia ra thành: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó * Bán buôn qua kho là phương thức bán hàng truyền thống thường áp dụng với ngành hàng có đặc điểm: Tiêu thụ định kỳ giao nhận, thời điểm giao nhận không trùng với thời điểm nhập hàng, hàng khó khai thác, hàng cần qua dự trữ để xử lý tăng giá trị thương mại…. Khi thực hiện theo phương thức tiêu thụ này, doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ tốt và tiến bộ giao nhận bán hàng đúng lệnh, để tránh ứ đọng làm gây tốn kém chi phí dự trữ, giảm sút chất lượng hàng và gây khó khăn cho công tác bảo quản hàng hoá. Bán buôn qua kho được chia làm hai hình thức: + Bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng trực tiếp Theo hình thức này thì bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp nhận hàng. Sau khi hoàn tất việc mua hàng, đại diện bên mua ký vào chứng từ bán hàng hoá và hàng hoá được xác nhận là đã tiêu thụ. Tại thời điểm này quyền sử hữu hàng hoá được chuyển từ người bán sang người mua, đây là thời điểm được coi là thời điểm ghi nhận doanh thu. Mọi tổn thất cũng như chi phí vận chuyển hàng hoá phát sinh trong quá trình vận chuyển đều do bên mua chịu trách nhiệm. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng Căn cứ vào hợp đồng đã ký hoặc theo đơn đặt hàng, bên bán sẽ vận chuyển hàng cho bên mua theo đúng thời gian, địa điểm giao hàng đã quy định như trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua chấp nhận thanh toán hoặc ký nhận thanh toán. * Bán buôn vận chuyển thẳng Bán buôn chuyển thẳng là phương thức bán hàng không qua kho. Theo phương thức bán hàng này được chia thành hai loại: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Trong hình thức bán này doanh nghiệp phải tổ chức quá trình mua hàng, bán hàng và thanh toán tiền hàng mua, tiền hàng đã bán với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Thực chất là hình thức môi giới trung gian trong quan hệ mua, bán, doanh nghiệp chỉ được phản ánh tiền hoa hồng môi giới cho việc mua hoặc bán, không được ghi nhận nghiệp vụ mua cũng như nghiệp vụ bán hàng. Bán lẻ Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho những người tiêu dùng, cho các tổ chức kinh tế hoặc các tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng. Đặc điểm: Phương thức bán này không phải thực hiện thông qua các hợp đồng hoặc các đơn đặt hàng, với mục đích mua hàng phục vụ cho tiêu dùng nên số lượng hàng bán nhỏ, đơn chiếc, hàng hoá phong phú, đa dạng chủng loại, mẫu mã. Sau khi hoạt động bán hàng được thực hiện thì hàng hoá tách khỏi quá trình lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị của hàng hoá được thực hiện bắt đầu quá trình chu chuyển mới. Bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng, địa điểm bán hàng của doanh nghiệp bán lẻ được thực hiện thông qua hai hình thức: Bán lẻ thu tiền tại chỗ và bán lẻ thu tiền tập trung. + Bán lẻ thu tiền tập trung Là hình thức bán hàng mà trong đó nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân thực hiện độc lập chức năng bán hàng và chức năng thu tiền. Cuối mỗi bán, nhân viên bán hàng kiểm hàng tại quầy, cửa hàng, đối chiếu sổ quầy, cửa hàng và lập báo các doanh thu bán hàng trong ca, ngày. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ thu tiền, kiểm tiền và lập báo cáo nộp tiền cho thủ quỹ, kế toán bán hàng nhận các chứng từ tại quầy, cửa hàng bàn giao làm căn cứ ghi các nghiệp vụ bán hàng trong ca, ngày và kỳ báo cáo. + Bán lẻ thu tiền tại chỗ Theo hình thức này người bán hàng đồng thời là người thực hiện chức năng nhiệm vụ thu tiền của một nhân viên thu ngân. Cuối mỗi ca nhân viên quầy kiểm hàng, kiểm tiền và lập các báo cáo bán hàng, báo cáo thu ngân và nộp chi kế toán bán lẻ hoá đơn, chứng từ để làm căn cứ ghi sổ sách. Ngoài ra còn có phương thức bán lẻ tự phục vụ: Phương thức này được áp dụng tại các siêu thị, cửa hàng lớn, tổ chức bán hàng không giống như hai phương thức bán hàng như trên: Khách hàng tự chọn hàng hoá theo ý thích, tại các siêu thị, cửa hàng chỉ có giám sát viên, hướng dẫn viên giúp khách hàng tiếp xúc với gian hàng. Bộ phận thu ngân có thể được thực hiện bằng nhân viên thu ngân. Các công việc nghiệp vụ quầy siêu thị và cửa hàng để lập báo cáo bán hàng và báo cáo thu tiền cũng tiến hành giống các phương thức trên. Phương thức bán hàng trả góp: Là hình thức bán hàng mà tiền hàng thu nhiều lần. Người bán phải trả hai khoản tiền bao gồm khoản tiền trả theo giá bán thông thường và khoản tiền lãi thu thêm do trả chậm nhiều lần. Về thực chất người bán chỉ mất hết quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Phương thức giao nhận đại lý Giao nhận đại lý là phương thức bán hàng mà trong đó bên đại lý xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để các đơn vị này trực tiếp bán hàng và nhận tiền bán hàng khi các đơn vị này tiêu thụ hàng hoá. Khi bán được hàng, bên đại lý sẽ nhận được một khoản thù lao dưới hình thức hoa hồng hoặc khoản chênh lệch giá cả. Còn bên giao đại lý sẽ phải bỏ ra một khoản tiền, khoản tiền này được coi là chi phí bán hàng. Quyền sở hữu về hàng hoá của bên giao đại lý chỉ mất khi bên đại lý thanh toán số tiền hàng bán được, chấp nhận thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán số lượng hàng đã bán được. 1.3.2. Thời điểm xác định hàng bán Căn cứ vào mục 10 của chuẩn mực 14 “doanh thu và thu nhập khác” thì thời điểm xác định hàng bán là thời điểm doanh thu hàng bán được ghi nhận. Doanh thu được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao toàn bộ phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. Doanh nghiệp không nắm giữ quyến quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch hàng hoá. II. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ hàng hóa 2.1. Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá Quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá thông qua việc quản lý trên hai mặt là tiền và hàng. + Quản lý mặt hàng Quản lý về số lượng, chất lượng, trị giá hàng hoá: Phải theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ của từng mặt hàng, của từng cửa hàng, bộ phận bán hàng. Phải nắm bắt được danh mục hàng hoá bán ra, xác định được tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, từ đó thấy được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả, tăng tốc độ tiêu thụ của mặt hàng đó, mặt hàng nào kinh doanh không có hiệu quả thì tìm cách cải tiến, thay đổi phương thức bán để đem lại hiệu quả cao nhất. Quản lý về giá cả Phải xây dựng một biểu giá hợp lý cho từng mặt hàng kinh doanh, từng phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng, coi việc xây dựng này như là một chiến lược cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp. Phải quản lý và áp dụng những chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ, phù hợp vì đây là công cụ để phản ánh chính xác nhất tình hình tiêu thụ và tình hình biến động của giá cả trong từng thời kỳ kinh doanh. Cùng với việc xác định phù hợp giá bán thì việc xác định giá vốn của hàng hóa tiêu thụ một cách hợp lý cũng là một yêu cầu quản lý vì nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Quản lý tiền Quản lý tiền là quản lý trên khía cạnh thu hồi tiền, công nợ, thanh toán công nợ, công nợ phải thu người mua. Trong doanh nghiệp thương mại, muốn xác định chính xác được phạm vi, thời điểm xác định tiêu thụ để quản lý thu tiền ngay hay phải thu nếu khách hàng nhận nợ thì kế toán tiêu thụ phải ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ tiêu thụ đã phát sinh. Muốn quản lý công nợ tốt thì doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết theo dõi công nợ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, từng nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá để phản ánh doanh thu và công nợ phải thu một cách chính xác. Cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán theo dõi công nợ phải lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi để đề phòng vốn của doanh nghiệp thất thoát nhiều, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục. 2.2. Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ hàng hoá - Ghi chép số lượng, chất lượng và chi phí bán hàng, giá mua, chi phí thu mua, phí khác, thuế không được hoàn trả theo chứng từ đã lập, trên hệ thống sổ thích hợp. - Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng bán và hàng tồn cuối kỳ. - Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, thuế tiêu thụ…). Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng (kho, nơi gửi đại lý...). Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá đã tiêu thụ. Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch. III. Phương pháp kế toán tiêu thụ hàng hoá 3.1. Giá vốn hàng bán xuất bán + Giá thực tế hàng mua vào Trị giá thực tế hàng hoá mua vào bao gồm: Giá mua theo hoá đơn, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) và chi phí trong quá trình thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp và theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua. Hàng hoá mua về sử dụng cho kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị thực tế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị thực tế của hàng hoá mua vào được phản ánh là giá chưa có thuế GTGT. Hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho hoạt động kinh doanh, sản xuất không chịu thuế GTGT thì giá trị hàng hóa được phản ánh là tổng giá thanh toán. Trị giá thực tế của hàng mua vào được tính theo từng nguồn nhập và theo dõi phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí mua hàng. Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ được tính cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng hoá tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện nhất quán trong một niên độ kế toán. + Đối với giá vốn hàng hoá xuất bán sẽ bao gồm hai thành phần: Giá xuất bán hàng hoá và chi phí thu mua phân bổ cho số lượng hàng đã xuất bán. - Giá xuất hàng hoá phụ thuộc vào từng phương pháp tính giá mà doanh nghiệp áp dụng. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá hàng hoá xuất bán như sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp nhập trước – xuất trước: Theo phương pháp này, hàng hoá được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô hàng hoá nào nhập vào kho trước sẽ được xuất bán trước. Vì vậy lượng hàng hoá xuất kho thuộc lần nhập nào được tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Giá trị của hàng tồn kho chính bằng giá trị của số hàng nhập cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau – xuất trước: Theo phương pháp này, hàng hoá được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô hàng hoá nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của hàng hoá được tính theo giá của lô hàng nhập sau cùng. Giá trị hàng tồn kho chính là giá trị của lần nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp giá mua bình quân: Theo phương pháp tính giá này doanh nghiệp có thể sử dụng giá bình quân cả kỳ dữ trữ, hoặc giá bình quân sau mỗi lần xuất nhập hoặc giá bình quân cuối kỳ trước. Doanh nghiệp căn cứ vào hoạt động và đặc điểm kinh doanh mà lựa chọn giá hạch toán cho phù hợp. Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán Chi phí mua hàng là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: Chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí cầu đường, chi phí hoa hồng, chi phí hao hụt… Khoản chi phí này sẽ được phân bổ cho số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí thu mua đầu kỳ + Chi phí phát sinh * Giá mua của hàng bán ra trong kỳ Giá mua của hàng xuất bán + Giá mua hàng tồn cuối kỳ 3.2. Chứng từ sử dụng * Phương thức bán buôn - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01/GTGT-3LL) - Hoá đơn bán hàng Mẫu số 02/GTGT-3LL) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) - Các biên bản thừa, thiếu hàng hoá, hàng không đúng hợp đồng, giảm giá cho người mua. - Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thu hồi như phiếu thu, bảng kê nộp séc, giấy báo nợ, có của ngân hàng. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Dùng để theo dõi số lượng hàng hoá di chuyển từ kho này sang kho khác trong nội bộ doanh nghiệp. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập thành 3 liên. - Và các chứng từ có liên quan (Hoá đơn, chứng từ đặc biệt…). * Phương thức bán lẻ - Thẻ quầy hàng - Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. - Giấy nộp tiền. - Hoá đơn, tích kê có liên quan. * Phương thức giao nhận đại lý - Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý - Bảng thanh toán hàng gửi đại lý - Phiếu nhập kho - Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thanh toán - Biên bản giao nhận hàng hoá, hợp đồng bán hàng đại lý và các chứng từ khác có liên quan. 3.3. Tài khoản sử dụng Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán. Tài khoản 156: Hàng hoá Và các tài khoản khác có liên quan như tài khoản 333, 111, 112, 156, 138, 338, 641, 157… * Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + Kết cấu và nội dung phản ánh Bên Nợ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất nhập khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ kế toán. Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Bên Có Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán Tài khoản này không có số dư cuối kỳ + Các tài khoản cấp hai TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ kế toán của doanh nghiệp. TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ trong một kỳ kế toán. TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá: Dùng để phản ánh các khoản doanh thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nước khi doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ cung cấp sản phẩm hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. + Nguyên tắc phản ánh Đối với sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị thanh toán. Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu) Những doanh nghiệp gia công vật tư, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư, hàng hoá nhận gia công. Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng. Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận. Những sản phẩm, hàng hoá được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lý do về chất lượng, về quy cáchh kỹ thuật…người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp nhận, hoặc người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt trên TK 531 – Hàng bán bị trả lại, hoặc TK 532 – Giảm giá hàng bán, TK 521 – Chiết khấu thương mại. Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng, thì giá trị số hàng đó không được coi là tiêu thụ và không được ghi nhận vào tài khoản doanh thu. * TK 632 – Giá vốn hàng bán + Kết cấu tài khoản (trong trường hợp doanh nghiệp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên). Bên Nợ Giá trị của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn Ghi chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ phải tính vào giá vốn hàng hoá Số chênh lệch lớn hơn về khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối kỳ kế toán được lập thêm Bên Có Kết chuyển giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoàn thành đã được xác định là tiêu thụ và bên Nợ TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” Tài khoản 632 không có số dư cuối tháng * TK 156 – Hàng hoá + Kết cấu và nội dung phản ánh Bên Nợ Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng Chi phí thu mua hàng hoá Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến Trị giá hàng hoá đã bán bị trả lại Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê Bên Có Trị giá thực tế hàng hoá bán trong kỳ, hoặc chuyển thành BĐS đầu tư Trị giá thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Các khoản giảm giá, bớt giá hàng mua được hưởng Trị giá hàng hoá trả lại người bán Trị giá hàng hoá thiếu khi kiểm kê Số dư bên Nợ Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho Trị giá thực tế của hàng hoá còn tồn cuối kỳ + Tài khoản cấp hai TK 1561 – Giá mua hàng hoá: Phản ánh giá hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan tới số hàng hoá đã nhập trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả tồn kho và hàng gửi bán nhưng chưa được chấp nhận thanh toán, hàng gửi đại lý, ký gửi) 3.4. Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá 3.4.1. Phương thức bán buôn 3.4.1.1. Trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ * Bán buôn theo hình thức gửi bán - Khi xuất hàng hoá gửi cho khách hàng hoặc gửi cho đại lý, kế toán ghi nhận giá vốn: Nợ TK 157: Hàng hoá gửi bán Có TK 156 (1561): Hàng hoá - Nếu khách hàng ứng trước tiền mua hàng Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 131: Khách hàng ứng trước - Khi hàng gửi bán đã bán + Giá vốn kết chuyển Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán + Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp * Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp - Xuất bán trực tiếp hàng hoá Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ Nợ TK 111, 112: Đã thanh toán theo giá đã có thuế Nợ TK 131: Phải thu khách hàng theo giá có thuế Có TK 511: Doanh thu theo giá chưa thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra thu hộ Theo hình thức bán buôn bán hàng trực tiếp và bán hàng gửi bán được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 156 TK 632 TK 111, 112 TK 131 TK 157 TK 511, 3331 Bán trực tiếp Hàng gửi bán Ghi nhận doanh thu và thuế Thanh toán tiền hàng Sơ đồ 1 : Kế toán bán buôn theo hình thức bán trực tiếp và gửi bán * Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán - Khi mua hàng vận chuyển bán thẳng, căn cứ chứng từ mua hàng ghi giá trị hàng mua Nợ TK 157: Hàng gửi bán Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp Nếu mua, bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp - Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu của lô hàng bán thẳng Nợ TK 111, 112: Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, TGNH Nợ TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng không có thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra - Thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112: Thanh toán bằng tiền mặt, tiền._. gửi ngân hàng Theo hình thức bán hàng vận chuyển thẳng không qua thanh toán được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 111, 112, 331 TK 157 TK 133 TK 511 Trả tiền cho nhà cung cấp Mua hàng vận chuyển thẳng Ghi nhận doanh thu Ghi nhận thuế GTGT TK 632 Mua hàng bán trực tiếp Sơ đồ 2: Kế toán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 111, 112 TK 111, 112, 131 TK 111, 112, 131 * Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng không qua thanh toán - Khi nhận được tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới hàng cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng Nợ TK 111, 112: Được khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, TGNH Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Nếu phát sinh chi phí môi giới bán hàng Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 111, 112: Thanh toán cho người bán bằng tiền mặt, TGNH * Trường hợp bán hàng theo phương thức giao hàng đại lý, ký gửi, bán đúng giá hưởng hoa hồng. Doanh nghiệp phải mở “Hàng giao đại lý” cho từng cơ sở đại lý để tiện theo dõi. - Khi giao hàng cho bên đại lý, căn cứ vào các chứng từ xuất hàng hoặc mua hàng giao thẳng đại lý Nợ TK 157: Hàng gửi bán đại lý Có TK 156: Xuất hàng giao đại lý, hoặc Có TK 331: Hàng mua đã trả tiền giao thẳng đại lý hoặc Có TK 111, 112: Hàng mua đã trả tiền giao thẳng đại lý hoặc Có TK 151: Hàng mua đang trên đường giao thẳng đại lý - Khi nhận tiền ứng trước của người đại lý Nợ TK 111, 112: ứng trước bằng tiền mặt, TGNH Có TK 131: Khách hàng đại lý - Khi thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền hàng giao đại lý đã bán + Theo phương thức bù trừ trực tiếp Nợ TK 131: Tiền bán hàng phải thu của người nhận đại lý Nợ TK 641: Tiền hoa hồng trả cho nhà cung cấp đại lý Nợ TK 111, 112: Tiền hàng thực nhận Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua dịch vụ đại lý Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra + Theo cách thanh toán tách biệt hoa hồng phải trả Nợ TK 131: Tiền hàng phải thu người nhận đại lý Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + Đồng thời phản ánh số tiền hoa hồng phải trả vào số tiền còn lại thực nhận Nợ TK 1331: Thuế GTGT tính trên phí hoa hồng Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 131: Phải thu người nhận đại lý - Kết chuyển giá vốn của lô hàng giao nhận đại lý đã bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán - Trường hợp giao đại lý không bán được, cần xem xét hàng ứ đọng theo tình trạng thực của hàng. Nếu xử lý thu hồi hoặc nhập lại kho chờ xử lý Nợ TK 152, 156: Vật liệu, hàng hoá Có TK 157: Hàng gửi bán Theo hình thức bán hàng này được thể hiện thông qua sơ đồ sau: TK 156 111, 112, 331 151 TK 157 TK 632 TK 156 TK 511 TK 3331 TK 131 TK 641, 1331 TK 111, 112 Xuất hàng giao đại lý Hàng giao thẳng Hàng đi đường giao thẳng Kết chuyển giá vốn Nhập lại hàng bán Phải thu khách hàng Tiền hoa hồng và thuế Thanh toán tiền hàng Sơ đồ 3: Kế toán bán hàng giao đại lý, ký gửi hưởng hoa hồng * Trường hợp xuất kho hàng hoá giao cho đơn vị trực thuộc để bán + Nếu sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 156: Hàng hoá + Nếu doanh nghiệp sử dụng hoá đơn bán hàng thì ghi nhận giá vốn như sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá + Doanh thu và thuế được ghi nhận như các trường hợp khác * Trường hợp xuất hàng hoá để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng Giá trị hàng hoá xuất để khuyến mại, quảng cáo được ghi nhận như sau Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 512: Doanh thu nội bộ - Trường hợp xuất hàng hoá để biếu tặng trừ vào quỹ phúc lợi, khen thưởng Nợ TK 431: Qũy khen thưởng, phúc lợi Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Giá vốn hàng hoá biếu, tặng, quảng cáo, khuyến mại trừ quỹ khen thưởng, phúc lợi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1561: Hàng hóa - Cuối kỳ ghi chi phí thu mua phân bổ cho số lượng hàng bán trong kỳ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1562: Phí mua hàng hoá 3.4.1.2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp KHTX trong điều kiện doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc áp dụng các luật thuế khác - Bán qua kho trực tiếp hoặc gửi bán Nợ TK 632: Bán trực tiếp Nợ TK 157: gửi bán Có TK 156: Hàng hoá - Hàng gửi bán đã bán được ghi nhận theo giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán đã bán kỳ báo cáo Ghi doanh thu theo giá có thuế GTGT hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc cả thuế GTGT tính trên giá có thuế tiêu thụ đặc biệt Nợ TK 111, 112, 131, 311… Có TK 5111 - Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp cho số hàng đã bán và thuế GTGT tính trực tiếp Nợ TK 5111: Có TK 3332: Có TK 3331: 3.4.2. Phương pháp kế toán doanh thu nội bộ trong kinh doanh thương mại * Trường hợp hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Khi cấp trên lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” để xuất hàng cho đơn vị phụ thuộc: + Cấp trên ghi: Nợ TK 157: Giá vốn hàng gửi bán Có TK 156: Hàng hoá + Cấp trực thuộc hạch toán phụ thuộc ghi sổ hàng hoá nhận được theo “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”: Nợ TK 156: Giá vốn nội bộ Có TK 336: Phải trả nội bộ Khi đơn vị trực thuộc bán hàng hoá cho đơn vị cấp trên (công ty, tổng công ty) chuyển đến phải lập hoá đơn (GTGT) hàng hoá bán ra theo quy định, + Đơn vị trực thuộc ghi trên cơ sở hoá đơn (GTGT): Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331 + Cấp trên căn cứ bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra do đơn vị trực thuộc lập chuyển gửi tiến hành lập hoá đơn (GTGT) phản ánh số hàng hoá tiêu thụ nội bộ gửi cho đơn vị trực thuộc và ghi: Nợ TK 111, 112, 136: Giá bán nội bộ đã có thuế GTGT Có TK 512: Giá bán nội bộ chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Đồng thời ghi giá vốn của hàng hoá đã bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán + Đơn vị trực thuộc khi nhận được hoá đơn (GTGT) về hàng bán nội bộ do cấp trên lập gửi, sẽ phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 156: Nếu chưa kết chuyển giá vốn Có TK 632: Giá vốn hàng bán nếu đã kết chuyển giá vốn * Trường hợp khi xuất hàng hoá giao cho đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, công ty không sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” mà lập hoá đơn (GTGT) thì phương pháp kế toán như sau: + Cấp trên ghi theo hoá đơn (GTGT) đã lập: Nợ TK 111, 112, 136: Giá bán nội bộ có thuế Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + Đơn vị trực thuộc khi nhận được hoá đơn (GTGT) và hàng hoá cấp trên giao, ghi: Nợ TK 156: Giá bán nội bộ chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 336: Tổng giá thanh toán nội bộ Khi đơn vị trực thuộc xuất hàng hoá bán ra thì ghi: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511 (5111): Giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp * Trường hợp hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: - Cấp trên giao hàng cho đơn vị trực thuộc phải lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, ghi: Nợ TK 157: Giá vốn Có TK 156: Giá vốn - Đơn vị trực thuộc nhận hàng hoá, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi: Nợ TK 156: Giá bán nội bộ Có TK 111, 112, 336 - Đơn vị trực thuộc lập hoá đơn bán hàng khi bán số hàng hoá được giao và ghi theo hoá đơn bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 (5111) - Đơn vị cấp trên căn cứ bảng kê hoá đơn bán hàng do đơn vị trực thuộc nộp tiến hành lập hoá đơn bán hàng Nợ TK 111, 112, 136 Có TK 512: Doanh thu nội bộ Đồng thời ghi giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán Chú ý: Nếu đơn vị cấp trên lập ngay hoá đơn bán hàng để giao hàng hoá cho đơn vị phụ thuộc, thì phương pháp kế toán như sau: - Cấp trên ghi: Nợ TK 111, 112, 136 Có TK 512: Doanh thu nội bộ (Giá bán nội bộ có thuế) - Cấp trực thuộc ghi: Nợ TK 156: Giá bán nội bộ Có TK 111, 112, 336: Giá bán nội bộ - Khi đơn vị trực thuộc bán hàng hoá phải lập hoá đơn bán hàng và ghi theo hoá đơn bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131: Có TK 511: Tổng giá thanh toán * Trường hợp hàng hoá xuất tiêu dùng nội bộ - Nếu hàng hoá chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ được xuất tiêu dùng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Trường hợp sử dụng hàng hoá để khuyến mại, quảng cáo nếu hàng hoá là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì xuất hàng hoá kế toán ghi theo mục đích dùng hàng hoá nội bộ. + Dùng hàng hoá phục vụ kinh doanh chịu thuế GTGT khấu trừ Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 512: Doanh thu nội bộ (Giá bán không có thuế) + Dùng hàng hoá phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT trực tiếp hoặc các luật thuế khác Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 512: Doanh thu nội bộ (Giá bán chưa có thuế) Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Trường hợp sử dụng sản phẩm để biếu tặng: + Nếu hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho cá nhân, tổ chức bên ngoài được trang trải bằng quỹ phúc lợi, khen thưởng Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (giá thanh toán) Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + Nếu hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 512: Doanh thu nội bộ 3.4.3. Kế toán các nghiệp vụ bán lẻ * Đơn vị bán lẻ thực hiện nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tự khai thác - Khi xuất hàng hoá giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy, kế toán chi tiết tài khoản theo từng quầy hàng. Nợ TK 156: Chi tiết từng kho quầy, cửa hàng nhận bán Có TK 156: Kho hàng hoá - Khi nhận được cáo báo bán hàng và báo cáo tiền nộp sau ca, ngày Nợ TK 111: Nộp bằng tiền mặt Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra - Trường hợp thừa thiếu tiền hàng chưa xử lý, căn cứ biên bản lập số tiền thừa Nợ TK 111: Thực số tiền được thu Nợ TK 1381: Giá trị thiếu cần xử lý Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Xác định giá vốn hàng bán và ghi kết chuyển Số lượng hàng xuất bán tại quầy, cửa hàng = Số lượng hàng tồn đầu ngày + Số lượng hàng nhập trong ca - Số lượng hàng tồn cuối ngày Trị giá vốn hàng xuất bán tại quầy = Số lượng hàng xuất bán tại quầy * Giá vốn đơn vị hàng bán Sau khi xác định giá vốn hàng bán, kế toán tiến hành hạch toán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Chi tiết kho hàng Bán hàng theo phương thức này được thể hiện thông qua sơ đồ sau: TK 3381 TK 5111, 3331 TK 156 (kho) TK 156 (quầy) TK 111 TK 632 TK 1381 Giao hàng cho đơn vị bán lẻ Kết chuyển giá vốn Ghi nhận hàng bán Tiền thừa so với doanh số Tiền thiếu so với doanh số Sơ đồ 4: Kế toán bán lẻ tự khai thác * Trường hợp bán hàng đại lý, ký gửi cho các tổ chức kinh doanh Khi ứng trước tiền hàng để nhận bán đại lý, ký gửi Nợ TK 331: Người giao đại lý Có TK 111, 112: Số tiền ứng trước - Khi nhận được báo cáo bán hàng do các đại lý gửi lên kế toán tiến hành hạch toán theo một trong hai cách sau: C1: Ghi số tiền bán đại lý Nợ TK 111, 112: Thu được bằng tiền Có TK 331: Phải thu bên giao đại lý Đồng thời ghi nhận khoản doanh thu hoa hồng đại lý được nhận Nợ TK 331: Tổng số tiền nhận được Có TK 511: Khoản hoa hồng đại lý nhận được Có TK 3331: Thuế GTGT tính trên phần doanh thu trên Thanh toán số tiền còn lại cho chủ đại lý sau khi đã trừ đi khoản chiết khấu Nợ TK 331: Phần còn lại phải trả nhà cung cấp Có TK 111: Tiền mặt C2: Ghi số tiền bán và doanh thu theo số hoa hồng được hưởng Nợ TK 111: Số tiền thu được khi bán hàng Nợ TK 112: Khách hàng thanh toán bằng TGNH Có TK 511: Doanh thu hoa hồng được nhận Có TK 3331: Thuế GTGT tính trên doanh thu hoa hồng Có TK 331: Số tiền còn lại phải thanh toán cho chủ đại lý Khi xuất tiền thanh toán cho chủ đại lý Nợ TK 331: Số tiền thanh toán Có TK 111, 112: Bán hàng theo phương thức này được thể hiện thông qua sơ đồ sau: TK 111, 112 TK 511, 3331 TK 331 TK 111, 112 ứng trước tiền hàng và thanh toán tiền hàng Phần hoa hồng và thuế trên phần hoa hồng Khi bán được hàng Sơ đồ 5: Kế toán bán hàng đại lý, ký gửi cho các tổ chức kinh doanh khác * Trường hợp bán lẻ theo phương thức trả góp Theo hình thức bán hàng này doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ là khoản tiền theo giá hóa đơn, phần lãi trả góp được hạch toán vào TK 3387, và phân bổ vào doanh thu tài chính mỗi kỳ Nợ TK 111, 112: Khoản tiền hàng đã được thanh toán Nợ TK 131: Khoản tiền còn phải thu Có TK 511: Doanh thu bán hàng trả góp theo hoá đơn Có TK 3387: Lãi do bán hàng trả góp Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành phân bổ phần lãi trả góp này vào doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 3387: Có TK 515: + Kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán tương tự như các trường hợp khác Bán hàng theo phương thức này được thể hiện thông qua sơ đồ sau: TK 111, 112 TK 131 TK511, 3331 TK 3387 TK 515 TK 632 TK156 Kết chuyển giá vốn Phân bổ lãi trả góp Kết chuyển giá vốn Số tiền đã thanh toán Số tiền chưa thanh toán Sơ đồ 6: Bán hàng theo phương thức trả góp 3.5. Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý 3.5.1. Phân bổ chi phí mua hàng hoá Chi phí mua hàng là khoản chi phí chi tiêu cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ mua hàng và dự trữ kho hàng. Chi phí mua hàng được tập hợp trực tiếp hoặc gián tiếp cho số hàng mua thuộc kỳ báo cáo, cuối kỳ phân bổ cho hàng hoá bán ra kỳ báo cáo 100% mức chi thực tế hoặc phân bổ cho giá vốn hàng bán theo tỷ lệ hàng bán ra và hàng tồn cuối kỳ. Phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí thu mua đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh * Giá mua hàng bán trong kỳ Giá mua của hàng xuất bán + Giá mua hàng tồn cuối kỳ Sau khi xác định được chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ kế toán tiền hàng hạch toán như sau Nợ TK 632: Khoản chi phí phân bổ Có TK 156 (1562): Khoản chi phí phân bổ 3.5.2. Kế toán phí bán hàng + Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Nó được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện của hoạt động bán hàng và hoạt động tài chính. Nội dung kinh tế của các khoản chi phí bán hàng có: Chi phí nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí khấu hao TSCĐ của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng...) Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Tiền trả cho dịch vụ điện, nước, gas... Chi phí bằng tiền khác: Các khoản không thuộc nội dung trên được trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. + Tài khoản sử dụng Kế toán chi phí bán hàng sử dụng TK 641: Chi phí bán hàng Tài khoản được chi tiết thành các tài khoản cấp II như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác + Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng được thể hiện thông qua sơ đồ sau: TK 133 TK 334, 338 TK 331, 111,112.. TK 214 Chi phí vật liệu, dịch vụ Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng Các chi phí liên quan khác Chi phí khấu hao TSCĐ TK 152, 153 TK 641 Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng TK 111, 112, 138... TK 911 TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển Sơ đồ 7: Kế toán chi phí bán hàng 3.5.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp + Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí thời kỳ, chi phí này được bù đắp bằng các khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh hàng hoá, hoạt động tài chính thuộc kỳ xác định kết quả. + Nội dung kinh tế của các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp có: Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Chi phí vật liệu dùng cho quản lý Chi phí khấu hao TSCĐ (tài sản dùng cho quản lý doanh nghiệp) Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Tiền trả cho dịch vụ điện, nước, gas... Chi phí bằng tiền khác: Các khoản không thuộc nội dung trên được trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. + Tài khoản sử dụng Kế toán quản lý doanh nghiệp sử dụng tài khoản TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được chi tiết thành những tài khoản cấp II như sau: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác + Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện thông qua sơ đồ sau: TK 334, 338 TK 152, 153 TK 214 TK 333, 111, 112 TK 139 TK 335, 142, 242 TK 331, 111, 112 TK 642 TK 111, 138, 139 TK 911 TK 1422 Chi phí nhân viên QL Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí theo dự án Chi phí khác Các khoản ghi giảm chi phí quản lý Kết chuyển chi phí quản lý vào tài khoản xác định kết quả Kết chuyển Chờ kết chuyển TK 133 Sơ đồ 8: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp IV. Sổ sách kế toán Mỗi một doanh nghiệp thương mại có thể áp dụng cho mình một hình thức sổ sách phù hợp với tình hình kinh doanh, và đặc điểm hoạt động của mình. Hiện nay có bốn hình thức sổ sách kế toán đó là: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ Để thuận tiện cho việc so sánh với tình hình kế toán tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc, em xin đi sâu vào hình thức Nhật chứng từ Theo hình thức sổ sách này, doanh nghiệp sử dụng các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ cái các tài khoản, các kế toán sổ chi tiết. Đối với các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sổ sách kế toán được sử dụng chủ yếu là: Bảng kê số 8- Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hoá Bảng kê số 10- Bảng kê hàng gửi bán Bảng kế số 11- Bảng kê thanh toán với người mua Nhật ký chứng từ số 8- Ghi có TK: 156, 511, 521, 531, 532, 632, 641, 642… Sổ cái các TK 511, 632, 156, 131… Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua Trình tự ghi sổ kế toán cho các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chứng t ừ: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT phiếu xuất kho, giấy báo có của ngân hàng, giấy thu tiền mặt… Kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ này sau đó phản ánh vào các bảng kê bán lẻ hàng hoá, bảng kê số 10, 11, sổ chi tiết các TK 511, 521, 531, 532, 631, 632, 711, 811, 911. Cuối tháng kết chuyển số liệu tổng cộng vào bảng kê và nhật ký chứng từ số 8. Cuối tháng thực hiện đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ số 8 với các bảng kê và lấy số liệu tổng cộng phản ánh vào các TK 511, 632, 131, 156… Hoá đơn GTGT, Phiếu thu BK số 8,10,11, Nhật ký chứng từ số 8 số chi tiết TK 511, 632, 156.. Số cái TK 511, 632, 156… Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng 1: Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ theo hình thức NKCT Phần II: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh xăng dầu vĩnh phúc I. Khái quát đặc điểm sản xuất-kinh doanh và tổ chức quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là một trong năm đơn vị thành viên của Công ty xăng dầu Khu vực I – Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Công ty xăng dầu Khu vực I gồm các đơn vị trực thuộc sau: Tổng kho xăng dầu Đức Giang Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Trong đó, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị kinh doanh đóng trên địa bàn thị xã Vĩnh Yên – tỉnh Vĩnh Phúc. Được thành lập theo quyết định số 10/XD-QĐ, ngày 08/01/1997 của Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam với tên giao dịch: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. Từ năm 1997 đến tháng 3 năm 2001 trực thuộc Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc, từ tháng 4 năm 2001 Chi nhánh chuyển về trực tiếp thuộc Công ty xăng dầu khu vực I (Hà Nội). Mặc dù, mới thành lập và hoạt động trong điều kiện khó khăn thiếu thốn, xong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước gắn với sự trưởng thành và phát triển của tỉnh Vĩnh Phúc, dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc cùng với toàn thể tập thể cán bộ, nhân viên Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra. Phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh, củng cố hoàn thiện tổ chức, tăng cường chất lượng, số lượng cán bộ lao động, gương mẫu thực hiện các chính sách của pháp luật, tăng thu nộp ngân sách, cải thiện điều kiện làm việc từng bước nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động, hăng hái tham gia các hoạt động xã hội đền ơn đáp nghĩa, uống nước nhớ nguồn, xóa đói giảm nghèo, cứu trợ từ thiện....góp phần tích cực cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội, củng cố an ninh quốc phòng của tỉnh Vĩnh Phúc. Những kết quả hoạt động của đơn vị + Một vài chỉ tiêu sản lượng tăng trưởng của Chi nhánh. Chỉ tiêu KH 2005 TT 2005 TT2005 so với KH 2005 TT2005 so với TT2004 TT2005 so với TT2003 +/- % +/- % +/- % XDC(m3) 45108 51599 6491 114.4 13852 136.7 23574 184.1 Ga (tấn) 412.6 378 -34.6 91.6 -5.9 98.5 131 159.1 DMN (1000đ) 1,475,904 1,708,033 232129 115.7 361113 126.8 733077 115.2 Nhìn chung, trong ba năm qua mặt hàng xăng dầu vẫn là mặt hàng tăng nhanh đáng kể, với chiến lược mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính nên Chi nhánh không ngừng tổ chức mạng lưới bán hàng rộng khắp với nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng nên sản lượng bán tăng là một tất yếu. Trong khi đó, mặt hàng Ga và DMN luôn phải đối đầu với sự cạnh tranh quyết liệt chia sẻ thị phần, nên lượng bán ra không tăng nhanh như mặt hàng xăng dầu. Mặt hàng Ga là mặt hàng có lượng bán giảm dần qua các năm, nguyên nhân chủ yếu là Chi nhánh không chú trọng vào mặt hàng này, với tâm lý là mặt hàng kinh doanh phụ nên Chi nhánh đã để thị trường của mặt hàng này giảm xuống. + Thành tích của các tổ chức: - Tổ chức đảng: Liên tục các năm 1998 đến năm 2004 Đảng bộ Chi nhánh liên tục được công nhận là Đảng bộ trong sạch vững mạnh. Năm 1999-2004 được công nhận là Đảng bộ vững mạnh xuất sắc. - Chính quyền: Năm 1997 đến nay Chi nhánh luôn đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc năm 1998 được Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cấp giấy khen Năm 1999 được Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cấp giấy khen Năm 2000 được Bộ thương mại tặng bằng khen Năm 2001 được Bộ thương mại tặng bằng khen Năm 2002 được Chính phủ tặng bằng khen Năm 2003 được Chủ tịch nước tăng Huân chương lao động hạng 3 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Chi nhánh *Nhiệm vụ: Do nhu cầu xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu trên địa bàn tăng nhanh, yêu cầu về chủng loại ngày càng đa dạng, yêu cầu chất lượng ngày càng cao, nhu cầu phục vụ, dịch vụ nhanh chóng chính xác, mặt khác thị trường giá cả xăng dầu thế giới mấy năm gần đây diễn biến bất thường, nên nhiệm vụ chính của Chi nhánh là tiếp nhận, cung ứng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, bình ổn thị trường, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu xăng cho sản xuất, an ninh quốc phòng và sinh hoạt của nhân dân trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Cùng với sự chỉ đạo điều hành sát sao chặt chẽ của Công ty xăng dầu Khu vực I, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, sự chủ động của Chi nhánh nên suốt những năm qua không để thiếu cũng như không để cơn “sốt” xăng dầu xảy ra trên địa bàn Vĩnh Phúc. Các nhà máy, xí nghiệp trên địa bàn Vĩnh Phúc kể cả các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, đơn vị quốc phòng có yêu cầu kỹ thuật khá nghiêm ngặt khi sử dụng xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu của Chi nhánh cung cấp đều rất tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng * Đặc điểm hoạt động kinh doanh. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty xăng dầu Khu vực I nên cơ chế điều hành đều theo văn bản của Giám đốc Công ty: - Về nguồn cung cấp hàng Chi nhánh tiếp nhận xăng dầu từ nguồn duy nhất là nguồn của Công ty, Công ty có trách nhiệm cung cấp đầy đủ lượng xăng dầu phục vụ cho kinh doanh cho Chi nhánh, Hàng quý, Chi nhánh lập đơn hàng gửi về phòng Kinh doanh của Công ty trước ngày 1 của tháng cuối quý trước. Đơn hàng này là căn cứ để Công ty đặt hàng với Tổng công ty, tránh trường hợp Công ty chịu phạt về phí lưu kho và tiền đọng vốn do thực hiện không đúng đơn đặt hàng với Tổng công ty. Do vậy Chi nhánh phải dự báo chính xác, cân đối nguồn hàng trước khi lập đơn hàng. Cơ chế điều hành giá + Nguyên tắc và trách nhiệm xác định giá bán: Giám đốc Chi nhánh căn cứ vào giá Công ty giao, phân tích kỹ thị trường, tính lỗ lãi của từng mặt hàng, từng phương thức bán trong kỳ bán hàng để quyết định giá bán đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất. + Cơ chế giá và thẩm quyền quyết định: Đối với bán lẻ: Có hai loại giá bán lẻ là giá niêm yết và giá bán lẻ ưu đãi. Giá bán lẻ niêm yết được thông báo công khai tại các cửa hàng, là mức giá áp dụng cho mọi đối tượng khách hàng. Giá bán lẻ ưu đãi là giá bán lẻ thấp hơn giá bán lẻ niêm yết và chỉ áp dụng cho những đối tượng khách hàng đặc biệt có nhu cầu lớn, ổn định và có quan hệ lợi ích với Công ty. Thẩm quyền quyết định: Căn cứ vào giá bán tối đa Chính phủ quy định, giá Công ty giao, trên cơ sở thị trường và đảm bảo hiệu quả trên toàn bộ mạng lưới bán lẻ của Công ty, Giám đốc quyết định giá bán lẻ niêm yết tại từng thời kỳ và giá bán lẻ ưu đãi, Đối với bán buôn: Giá bán buôn do Giám đốc Chi nhánh quyết định. Giá bán buôn công bố là cơ sở thực tế để hình thành giá bán buôn thực tế cho từng khách hàng. Khi quyết định giá bán buôn thực tế cho từng khách hàng thì căn cứ vào từng thời điểm giao hàng để cộng thêm hoặc trừ lùi chi phí vận tải thực tế. Trên cơ sở giá bán buôn công bố, phòng Kinh doanh đàm phán về giá bán buôn thực tế cho từng khách hàng trên nguyên tắc không thấp hơn giá buôn công bố và chi phí vận tải phát sinh (quy về cùng một thời điểm giao hàng). Giá bán buôn công bố của Chi nhánh không thấp hơn giá bán đại lý tại cùng một thời điểm. Giá bán buôn ưu đãi : Là giá bán buôn thấp hơn giá bán buôn công bố áp dụng cho một số khách hàng đặc thù (khách hàng tiềm năng, có sản lượng lớn và ổn định) do Giám đốc Chi nhánh quyết định trên cơ sở tờ trình của phòng Kinh doanh cung cấp. Đối với đại lý bán lẻ và Tổng đại lý: Thù lao đại lý bán lẻ do Giám đốc quyết định theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty và theo tinh thần của Chính phủ. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Căn cứ vào quyết định số 10/XD-QĐ ngày 08/01/1997 của Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam về việc thành lập Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc và căn cứ vào quyết định số 665/XDKVI-QĐ ngày 16/10/2003 của Giám đốc Công ty xăng dầu Khu vực I về việc phân cấp quản lý các hoạt động cho các đơn vị trực thuộc. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc có cơ cấu tổ chức như sau: Phòng Kỹ thuật Giám đốc Chi nhánh Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc kinh doanh Bảng 2: Bộ máy quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc * Đứng đầu Chi nhánh là giám đốc Chi nhánh: Là người trực tiếp nhận vốn đầu tư của Tổng công ty do Chủ tịch Hội đồng quản trị giao, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước nhà nước việc bảo toàn và phát triển vốn nhà nước có tại Chi nhánh. Là người đại diện pháp nhân của Chi nhánh, có quyền hành cao nhất trong việc thực hiện các dự án đầu tư, hoạt động kinh doanh để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do Hội đồng quản trị quyết định. Được đề nghị với Hội đồng quản trị điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ của Chi nhánh. Quyết định các dự án đầu tư, phương án vay vốn, phương án thanh lý, nhượng bán tài sản theo phân cấp của Hội đồng quản trị. Trình hội đồng quản trị phê duyệt hoặc báo cáo Hội đồng quản trị trình Bộ thương mại phê duyệt các dự án, phương án vượt thẩm quyền. Xây dựng để báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh theo các định mức kinh tế- kỹ thuật, định mức lao động, định mức chi phí tài chính và chi phí khác theo quy định hiện hành của Hội đồng quản trị và phù hợp với điều kiện kinh doanh của Chi nhánh làm căn cứ hành động hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Xác định tỷ lệ trích quỹ đầu tư phát triển, quỹ thưởng Ban quản lý điều hành Chi nhánh, báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị quyết định. Chịu trách nhiệm sử dụng quỹ Chi nhánh theo quy định hiện hành đảm bảo hiệu quả. + Nghĩa vụ và trách nhiệm của Giám đốc đơn vị: Chịu trách nhiệm công khai báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật sau khi có quyết định thông qua báo cáo tài chính của Hội đồng quản trị. Ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ, định mức khác để làm cơ sở quản lý, giám sát. Thường xuyên đánh giá các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ để điều chỉnh hợp với thực tế. Giám đốc đơn vị được miễm nhiệm, chấm dứt hợp đồng trong trường hợp: Không ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí tài chính, định mức khác để áp dụng trong nội bộ và thông báo rộng rãi đến người lao động. Không triển khai cụ thể hoá các quy định, quy chế của Tổng công ty để áp dụng tại Chi nhánh. * Phó giám đốc: Là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc, trực tiếp phụ trách những mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những việc Giám đốc đã phân công và uỷ quyền. Tại các phòng ban có cấp trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên. *Phòng Tổ chức hành chính + Chức năng Tham mưu quản lý và triển khai thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương công tác hành chính quản trị, công tác bảo vệ - kiểm tra trong Chi nhánh các cơ quan chức năng pháp luật của nhà nước. + Nhiệm vụ Nghiên cứu xây dựng tổ chức bộ máy quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng các chức năng nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc Chi nhánh phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của Chi nhánh và chiến lược phát triển của Công ty. Nghiên cứu đề xuất và triển khai thực hiện các chương trình dự án quy hoạch, đào tạo, nhận xét, đánh giá, bổ nhiệm và bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm cán bộ theo đúng các quy định._.chi tiết tài khoản để theo dõi mà chỉ theo dõi trên phương diện tổng cộng. Nhưng nhìn dưới bảng phân tích dưới đây (số liệu phân tích là số liệu 12/2005) Chỉ tiêu Xăng dầu DMN, Gas, Hóa chất Số lượng % so với doanh thu Số lượng % so với doanh thu Doanh thu thuần 27.318.360.030 100% 649.684.168 100% Giá vốn thuần 26.424.972.320 96,73% 576.394.434 87,72% Lợi nhuận gộp 893.387.710 3,27% 73.289.734 12,28% Ta thấy trên 100 đồng doanh thu thì mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại 12.28 đồng, còn mặt hàng xăng dầu chỉ đem lại 3.27 đồng lợi nhuận gộp. Như vậy kinh doanh DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại hiệu quả cao hơn. Theo xu hướng phát triển thì ngày càng có nhiều nhu cầu về các mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất nên chi nhánh cũng cần phải chi tiết các tài khoản phản ánh nhóm hàng này nhằm cung cấp những thông tin tìm hiểu nguyên nhân tại sao doanh số bán của các mặt hàng này lại giảm qua các năm, đồng thời tìm ra giải pháp để nâng cao doanh số bán của mặt hàng này. * Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ sách kế toán Như đã nói ở trên ngoài 4 phương thức tiêu thụ còn có thêm phương thức tiêu thụ thông qua Phiếu bán xăng dầu lưu động. Thực chất của phương thức này là khách hàng hàng trả trước tiền hàng mua nhưng hàng lấy ra không phải là một thời điểm mà là trong các thời điểm khác nhau. Nhưng kế toán ghi nhận ngay doanh thu và giá vốn hàng bán của số lượng hàng bán theo phương thức đó. Tuy việc hạch toán này không ảnh hưởng tới số lượng hàng mà khách hàng đã mua, nhưng sẽ dẫn tới việc không xác định được chính xác số lượng hàng mà khách hàng đã nhận theo phương thức này. Hiện nay, tại các cửa hàng bán lẻ việc ghi chép vẫn là ghi chép thủ công. Hiện tại thì cách ghi chép này vẫn còn phù hợp, nhưng nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng thì việc ghi chép này sẽ gây ra nhầm lẫm, sai xót không đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin. * Đối với báo cáo kế toán quản trị Thực tế hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải lập các báo cáo bắt buộc nhưng chỉ nhằm mục đích nộp lên Công ty còn việc phát huy của những báo cáo này tại đơn vị với mục đích quản trị vẫn chưa được phát huy hiệu quả. * Đối với trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc kế toán Mặc dù, Chi nhánh đã trang bị máy tính, nối mạng nội bộ nhưng việc sử dụng phần mền kế toán để hạch toán và việc sử dụng những thông tin kế toán vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Vì kế toán chỉ sử dụng phần mềm để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn việc sử dụng phần mềm này để lên các báo cáo quản trị vẫn chưa được coi trọng đúng mức. 3.2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Kế toán được coi là một trong những công cụ quản lý – tài chính, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế mà còn là công cụ giúp các nhà quản lý đưa ra những kế hoạch, đồng thời xem xét việc thực hiện kế hoạch trong thực tế. Đồng thời căn cứ vào số liệu thực tế, kế toán cung cấp, những nhà quản trị có thể đưa ra những phương hướng, giải pháp để tháo gỡ kịp thời những khó khăn tăng hiệu quả kinh doanh. Để đưa ra những quyết định đúng đắn, những nhà quản lý cần có được những thông tin chính xác phản ánh tình hình thực tế thực hiện. Người quản lý có thể lấy thông tin bằng nhiều cách khác nhau nhưng một trong những công cụ được chú trọng nhất là công cụ kế toán. Vì kế toán có thể cung cấp những thông tin chi tiết, cụ thể trong khoản thời gian ngắn, độ tin cậy và tính chính xác cao vì những thông tin này đều dựa trên những căn cứ là các chứng từ, các Bảng kê, Bảng biểu theo quy định. Mặt khác, quá trình tiêu thụ là một trong những quá trình quan trọng trong một doanh nghiệp thương mại, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu được, đồng thời ảnh hưởng cả đến tính liên tục của quá trình luân chuyển hàng hóa cũng như quá trình luân chuyển vốn trong một đơn vị. Do vậy cần phải chú trọng tới việc hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa, trước hết phải quản lý chặt chẽ các yếu tố về phương thức bán hàng, giá cả, phương thức thu tiền, phương thức thanh toán, phương thức thu hồi nợ. Nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc tính toán quá trình tiêu thụ, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh trong đơn vị. 3.2.2. Yêu cầu hoàn thiện Với xu thế phát triển hiện nay, kế toán càng trở lên quan trọng, nó vừa là công cụ quản lý vĩ mô (đối với Nhà nước) vừa là công cụ quản lý vi mô (đối với doanh nghiệp) nên yêu cầu kế toán phải luôn luôn phải đổi mới, cải cách để phù hợp với điều kiện mới. Nhưng việc hoàn thiện này phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Tuân thủ các quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước và Bộ tài chính ban hàng. Mỗi đơn vị có thể vận dụng các chế độ này một cách linh hoạt tránh dập khuôn không hiệu quả. + Đảm bảo tính phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp: Do đơn vị kinh doanh các mặt hàng có tính thiết yếu lại dễ gây cháy nổ với nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau, trình độ nhân viên cũng khác nhau… nên việc hoàn thiện này cũng phải căn cứ vào đặc điểm riêng vào đặc điểm của Chi nhánh. + Đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả: Tính hiệu quả luôn luôn được các doanh nghiệp coi trọng với mục đích đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Do đó hoàn thiện kế toán tiêu thụ sẽ giúp giảm nhẹ công việc tổ chức, ghi chép, bảo quản sổ sách, chứng từ nhằm đưa ra chính xác những thông tin kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý. + Đảm bảo đáp ứng được những thông tin cho đối tượng sử dụng một cách trung thực và đầy đủ. 3.3 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc * Về chứng từ sử dụng Như đã nói ở trên, các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc nên việc luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải được tập hợp về Chi nhánh đúng thời theo quy định. Tránh tình trạng công việc kế toán dồn vào những ngày cuối tháng, đồng thời việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh còn tạo điều kiện thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý những thông tin có tính tức thời giúp cho việc ra đưa ra những giải pháp, phương án giải quyết tối ưu. Việc chứng từ không đầy đủ các chữ ký cũng là việc nan giải của Chi nhánh. Ban giám đốc nên có những quyết định cụ thể ủy quyền cho những người có khả năng trong việc đảm bảo các đơn hàng có đấy đủ chữ ký, nó sẽ đảm bảo tính hợp lý hợp pháp theo quy định của pháp luật. * Tài khoản sử dụng Để theo dõi chi tiết các mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức bán hàng cần mở chi tiết thêm những tài khoản sau: + Đối với mặt hàng xăng dầu TK632111: Giá vốn xăng dầu TK 6321111: Giá vốn – xăng dầu bán buôn trực tiếp TK 6321112: Giá vốn – xăng dầu bán Tổng đại lý TK 6321114: Giá vốn – xăng dầu bán đại lý bán lẻ TK 6321115: Giá vốn – xăng dầu bán lẻ + Đối với dầu mỡ nhờn TK 632112: Giá vốn – dầu mỡ nhờn TK 6321121: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán buôn TK 6321122: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 6321124: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 6321125: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn TK 511121: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán buôn TK 511122: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 511124: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 511125: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán lẻ + Đối với mặt hàng Hóa chất và dung môi TK 632113: Giá vốn – Hóa chất và dung môi TK 6321131: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán buôn TK 6321132: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 6321134: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 6321135: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn TK 511131: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán buôn TK 511132: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 511134: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 511135: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán lẻ + Đối với mặt hàng Gas, bếp và phụ kiện TK 632115: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện TK 6321151: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn TK 6321152: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 6321154: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 6321155: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ TK 51112: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện TK 511151: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn TK 511152: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 511154: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 511155: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ Hoặc có thể thay vì mở chi tiết các tài khoản, kế toán doanh nghiệp có thể mở thêm sổ chi tiết theo mẫu như sau: chứng từ Diễn giải TKĐƯ TK 51112, 51113, 51115, 632111, 632112, 632113, 632115 Bán buôn Bán TĐL Bán ĐL Bán lẻ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có cộng Cả hai cách trên đều có thể cung cấp được những thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức hạch toán. Mặt khác, tuy theo quy định Chi nhánh có thể được phép dùng chung TK 641 để phản ánh chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, nhưng để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận theo đúng bản chất Chi nhánh nên mở thêm 2 tài khoản nữa: + TK 1568: Chi phí thu mua Có thể chi tiết như sau TK 15681: Chi phí mua xăng dầu TK 15682: Chi phí mua dầu mỡ nhờn TK 15683: Chi phí mua hóa chất và dung môi TK 15685: Chi phí mua gas, bếp và các phụ kiện + TK 1568: “ Chi phí mua hàng” với kết cấu: Bên nợ: Chi phí mua hàng thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hoá mua vào, đã nhập kho trong kỳ. Bên có: Chi phí mua hàng hoá tính cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Số dư nợ: Chi phí mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Với kết cấu tài khoản như sau: Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp đã được kết chuyển vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. * Đối với cơ cấu sản phẩm tiêu thụ Bảng phân tích đóng góp kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng STT Chỉ tiêu Tổng cộng Xăng dầu Hoá chất và Gas tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 335.616.530.451 100% 327.820.320.444 97,68% 7.796.210.007 2,32% 2 Giá vốn hàng bán 324.016.401.078 100% 317099667873 97,87% 6.916.733.205 2,13% 3 Số đảm phí 11.600.129.373 100% 10720652571 92,42% 879.476.802 7,58% Ta thấy rằng tỷ lệ doanh thu, giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp của mặt hàng xăng dầu chiếm tỷ lệ rất cao so với các mặt hàng còn lại. Có thể khẳng định rằng, lợi nhuận gộp của Chi nhánh chủ yếu là do mặt hàng xăng dầu (chiếm 92,42%). Còn các mặt hàng khác lợi nhuận gộp chỉ chiếm 7,58% tổng lợi nhuận gộp thu được trong năm 2005. Như vậy, nếu phân tích như vậy thì có thể coi mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp. Bảng phân tích chi tiết từng mặt hàng STT Chỉ tiêu Xăng dầu Hoá chất và Gas  Hoá chất  Gas tiền % tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 327.820.320.444 100% 7.796.210.007 100,00% 2.877.100.324 100,00% 4.919.109.683 100,00% 2 Giá vốn hàng bán 317.099.667.873 96,73% 6.916.733.205 88,72% 2.440.026.792 84,81% 4.476.706.413 91,01% 3 Số đảm phí 10.720.652.571 3,27% 879.476.802 11,28% 437.073.532 15,19% 442.403.270 8,99% Nhưng nhìn vào bảng số liệu này ta có thể thấy ngay rằng: Tuy lợi nhuận gộp đóng góp của mặt hàng Hoá chất và Gas tuy chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng lợi nhuận gộp của Chi nhánh trong năm 2005, còn mặt hàng xăng dầu lại chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng lợi nhuận gộp. Nhưng nếu đứng trên hiệu quả kinh doanh mà xét thì ta có thể khẳng định ngay được hiệu quả kinh doanh của mặt hàng xăng dầu không bằng hiệu quả kinh doanh của các mặt hàng khác. Cụ thể, với 100 đồng doanh thu thu được thì mặt hàng Hoá chất và Gas mang lại 12,28 đồng lợi nhuận gộp (chi tiết Hoá chất đem lại 15,19 đồng, Gas đem lại 8,99 đồng) còn xăng dầu chỉ mang lại 3,27 đồng (chỉ bằng 1/4 so với mặt hàng khác). Theo cách phân tích này, thì Chi nhánh nên thay đổi suy nghĩ cho rằng: “Các mặt Hoá chất và Gas là mặt hàng kinh doanh phụ, mặt hàng xăng dầu mới là mặt hàng kinh doanh chính”. Do vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất thì Chi nhánh cần có những chiến lược và kế hoạch tiêu thụ hợp lý hơn cho Hoá chất và Gas. Đi sâu vào phân tích cho mặt hàng Xăng dầu theo từng phương thức tiêu thụ để xem xét rằng phương pháp tiêu thụ nào là hiệu quả nhất cho đơn vị. Bảng phân tích tình hình đóng góp vào lợi nhuận gộp của từng phương thức tiêu thụ đối với mặt hàng XDC STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 327.820.320.444 100% 28419757940 8,67% 58310820060 17,79% 2 Giá vốn hàng bán 317.099.667.873 100% 27847601039 8,78% 57981426585 18,28% 3 Số đảm phí 10.720.652.571 100% 572156901 5,34% 329393475 3,07% STT Chỉ tiêu Bán buôn đại lý Bán lẻ khác tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 77388718080 23,61% 163624046684 49,91% 76977680 0,02% 2 Giá vốn hàng bán 76500568048 24,13% 156447063615 49,34% -1676991414 -0,53% 3 Số đảm phí 888150032 8,28% 7176983069 66,95% 1753969094 16,36% Ta thấy rằng phương thức tiêu thụ Bán lẻ là chiếm tỷ trọng lớn cả về doanh thu tiêu thụ, giá vốn và lợi nhuận gộp, có thể thấy rằng đây là phương thức có tỷ lệ lợi nhuận gộp cao nhất và cao hơn cả tỷ lệ doanh thu và giá vốn. Còn phương pháp Bán buôn tổng đại lý mặc dù doanh thu và giá vốn chiếm một tỷ trọng trong tổng doanh thu và tổng giá vốn lớn hơn so với phương thức Bán buôn trực tiếp nhưng lại có tỷ lệ lợi nhuận gộp trong tổng số lợi nhuận gộp nhỏ hơn so với phương thức Bán buôn trực tiếp. Xem xét kỹ hơn về hiệu quả kinh doanh của từng phương thức tiêu thụ dựa vào bảng sau Bảng phân tích phương thức tiêu thụ Bán buôn và Bán lẻ đối với mặt hàng XDC STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn, ĐL,TĐL Bán lẻ tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 327.743.342.764 100% 164.119.296.080 100% 163.624.046.684 100% 2 Giá vốn hàng bán 318.776.659.287 97,24% 162.329.595.672 98,91% 156.447.063.615 95,61% 3 Số đảm phí 8.966.683.477 2,74% 1.789.700.408 1,09% 7.176.983.069 4,39% 4 CPKD cố định phân bổ được 9.058.079.900 2,76% 2.237.687.832 1,36% 6.820.392.068 4,17% 5 Lợi nhuận từng phương thức (91.396.423) -0,03% (447.987.424) -0,27% 356.591.001 0,22% Ta thấy, phương thức bán lẻ vừa đem lại số dư đảm phí trên một đơn vị lớn hơn 4 lần vừa đem lại lợi nhuận cao hơn so với phương pháp Bán buôn. Chứng tỏ rằng phương pháp bán buôn là phương pháp tiêu thụ không mang lại hiệu quả cao hơn phương thức bán lẻ. Đi sâu và phân tích các phương thức bán buôn STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý Bán buôn đại lý tiền % tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 164.119.296.080 100,00% 28.419.757.940 100,00% 58.310.820.060 100% 77.388.718.080 100% 2 Giá vốn hàng bán 162.329.595.672 98,91% 27.847.601.039 97,99% 57.981.426.585 99,44% 76.500.568.048 98,85% 3 Số đảm phí 1.789.700.408 1,09% 572.156.901 2,01% 329.393.475 0,56% 888.150.032 1,15% Bảng phân tích chi tiết từng phương thức bán buôn mặt hàng XDC Bảng phân tích tình hình đóng góp của các phương pháp bán buôn vào kết quả hoạt động kinh doanh STT Chỉ tiêu Tổng cộng Bán buôn trực tiếp Bán buôn tổng đại lý Bán buôn đại lý tiền % tiền % tiền % tiền % 1 Doanh thu thuần 164.119.296.080 100,00% 28.419.757.940 17,32% 58.310.820.060 36% 77.388.718.080 47% 2 Giá vốn hàng bán 162.329.595.672 100,00% 27.847.601.039 17,15% 57.981.426.585 36% 76.500.568.048 47% 3 Số đảm phí 1.789.700.408 100,00% 572.156.901 31,97% 329.393.475 18% 888.150.032 50% Thấy ngay rằng phương thức Bán buôn trực tiếp có số dư đảm phí trên một đơn vị doanh thu caơ nhất nhưng chỉ chiếm 17,32% tổng doanh thu (tỷ lệ thấp nhất), còn phương thức Bán buôn đại lý và Bán buôn tổng đại lý có số dư đảm phí trên một đồng doanh thu nhỏ hơn nhưng tỷ lệ doanh thu trong tổng doanh thu lại chiếm một tỷ trọng cao Dựa vào những phân tích ở trên, cho thấy rằng Chi nhánh cần phải có những chính sách và chiến lược tiêu thụ hợp lý hơn đối với các mặt hàng Hoá dầu và Gas. Đồng thời đẩy mạnh phương thức Bán lẻ kết hợp với việc thay đổi kết cấu tiêu thụ trong các phương pháp bán buôn, cụ thể phải đẩy mạnh việc tiêu thụ theo phương thức bán buôn trực tiếp sẽ nâng cao được hiệu quả tiêu thụ của phương pháp bán buôn * Đối với cách hạch toán phần thù lao Chi nhánh trả cho các đại lý bán lẻ: Theo chế độ hiện hành thì khoản thù lao này sẽ được ghi nhận như là một khoản chi phí bán hàng nhưng tại Chi nhánh thì khoản thu lao này lại được hạch toán ghi giảm giá vốn hàng bán dẫn tới tình trạng phản ánh không chính xác chi phí bán hàng (ghi giảm chi phí bán hàng) và ghi nhận giảm giá vốn hàng bán. Để phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế pháp sinh thì khoản hoa hồng này phải được hạch toán như sau: Nợ TK 641: Có TK33638: * Đối với việc ứng dụng máy tính vào thực tiễn hoạt động tại Chi nhánh Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông và những ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh đã đem lại hiệu quả cao, đặc biệt công nghệ tự động hóa sẽ khiến cho công việc trở lên đơn giản. Ngày nay, trong công tác kế toán máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu cùng với sự ra đời của nhiều phần mềm kế toán đã trợ giúp cho kế toán không tốn nhiều công trong việc ghi chép sổ sách đồng thời với tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng sẽ cung cấp kịp thời những thông tin nhà quản lý cần. Việc trang bị hệ thống máy tính hoàn chỉnh và phát huy hiệu quả là một trong những điều đáng phải làm tại đơn vị. Muốn hệ thống máy tính hoạt động có hiệu quả thì ngoài việc lắp đặt máy móc còn phải nâng cao trình độ tin học của nhân viên trong đơn vị trên hai khía cạnh sử dụng máy và học khả năng khai thác thông tin. Việc trang bị máy tính này sẽ giảm nhẹ công việc cho kế toán tại mọi thời điểm nhất là vào thời điểm cuối tháng. Đồng thời, ở các cửa hàng bán lẻ có thể gửi những thông tin về tình hình tiêu thụ trong ngày về cho Chi nhánh, tạo ra sự trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng. * Đối với các báo cáo quản trị: Hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải nộp những báo cáo tổng hợp về tình hình tiêu thụ tại Chi nhánh. Nhưng việc sử dụng các báo phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý vẫn chưa phát huy được hiệu quả, đã dẫn đến tình trạng đưa ra các quyết định sai lầm. Chẳng hạn như do việc nhận định rằng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, còn các mặt hàng khác là mặt hàng kinh doanh phụ nên trong những năm gần đây doanh số bán của những mặt hàng phụ này giảm đáng kể. Nhưng qua phân tích thì một đồng doanh thu của mặt hàng xăng dầu chỉ tạo được 0.0327 đồng lãi gộp nhưng các mặt hàng khác thì lại đem lại con số là 0.1228 đồng lãi gộp. Đã chứng tỏ rằng việc kinh doanh mặt hàng phụ này đem lại lợi ích cao nhưng lại không được chú trọng. Sau đây là một số báo cáo quản trị về tình hình tiêu thụ mà Chi nhánh có thể lập để giúp quá trình ra quyết định. Báo cáo KQKD quản trị chỉ tiêu xăng dầu DMN Hóa chất Gas số tiền % so với doanh thu số lượng % so với doanh thu số tiền % so với doanh thu số tiền % so với doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp Chi phí bán hàng Lợi nhuận trước thuế Thông qua bảng cáo cáo này người quản trị sẽ thấy được trên 100 đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng vốn, đồng thời cũng thấy được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Mặt khác trên bảng thiết kế nhiều mặt hàng, người quản trị có thể so sánh giữa các mặt hàng với nhau để thấy được trên 100 đồng doanh thu thì mặt hàng nào sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn. Báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng hóa Các loại mặt hàng Số lượng Chênh lệch Kế hoạch Thực tế Tuyệt đối Tương đối Xăng dầu DMN Hóa chất Gas Trên bảng báo cáo này sẽ cho người quản trị biết tình hình thực hiện kế hoạch của từng mặt hàng. Thấy được mặt hàng nào hoàn thành kế hoạch, mặt hàng nào chưa hoàn thành kế hoạch từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch. Kết luận Sau gần 10 năm thành lập, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã và đang khẳng định được vai trò và vị thế của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh những mặt hàng thiết yếu, có tính nhạy cảm với sự thay đổi của thị trường. Có được những thành quả như ngày hôm nay ngoài sự cố gắng nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong đơn vị còn phải kể đến sự đóng góp, làm việc hết mình của các cán bộ, nhân viên trong phòng kế toán. Đây chính là, nơi theo dõi, kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình tăng giảm TSCĐ trong đơn vị, đồng thời cung cấp những thông tin đã qua xử lý nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu cuả nhà quản lý. Với nhiều phương thức tiêu thụ được áp dụng, Chi nhánh đã đáp ứng được những nhu cầu về mua hàng hóa của nhiều đối tượng mua hàng khác nhau, mặt khác số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ nhiều nên đòi hỏi công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa phải được thực hiện một cách khoa học, hợp lý. Do vậy hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa là điều cần thiết. Nó vừa tạo điều kiện cho việc phản ánh, giám sát chặt chẽ, toàn diện tài sản vừa là một công cụ quản lý tốt hoạt động tiêu thụ hàng hóa nói riêng và hoạt động kinh doanh của đơn vị nói chung. Xuất phát từ tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ, tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn quá trình hạch toán tiêu thụ. Do còn hạn chế về hiểu biết cũng như về kiến thức nên trong luận văn tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai xót. Em rất mong có sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để em hoàn thiện hơn bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô trong khoa kế toán, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng Kế toán tài chính của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc, đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Th.S Phạm Thị Thủy đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan Nhà xuất bản thông kê - 2004 Giáo trình kế toán quản trị Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương Nhà xuất bản tài chính - 2004 Hệ thống kế toán doanh nghiệp, hướng dẫn chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán Chủ biên: Vụ chế độ kế toán Nhà xuất bản tài chính – 2005 Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Bảo Nhà xuất bản tài chính - 2005 Các tài liệu của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 6. Tham khảo luận văn của các anh chị khóa trước Danh mục từ viết tắt kKTX Kê khai thường xuyên Pccc Phòng cháy chữa cháy Sxkd Sản xuất kinh doanh Kh Kế hoạch Tt Thực tế Xdc Xăng dầu chính Dmn Dầu, mỡ, nhờn Tscđ Tài sản cố định Tk Tài khoản Nkct Nhật ký chứng từ QLDN Quản lý doanh nghiệp Kqkd Kết quả kinh doanh GTGT Giá trị gia tăng BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn NVL Nguyên vật liệu CPMH Chi phí mua hàng TGNH Tiền gửi ngân hàng BĐS Bất động sản XHCN Xã hội chủ nghĩa Mục lục Trang Danh mục các sơ đồ - bảng biểu Sơ đồ 1 : Kế toán bán buôn theo hình thức bán trực tiếp và gửi bán Sơ đồ 2 : Kế toán bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Sơ đồ 3 : Kế toán bán hàng giao đại lý, ký gửi hởng hoa hồng Sơ đồ 4 : Kế toán bán lẻ tự khai thác Sơ đồ 5 : Kế toán bán hàng đại lý, ký gửi theo các tổ chức kinh doanh khác Sơ đồ 6 : Kế toán bán hàng theo phơng thức trả góp Sơ đồ 7 : Kế toán chi phí bán hàng Sơ đồ 8 : Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng 1 : Sơ đồ ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng Bảng 2 : Bộ máy quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Bảng 3 : Sơ đồ bộ máy kế toán Bảng 4 : Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT Biểu 1 : Hoá đơn GTGT Biểu 2 : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biểu 3 : Bảng kê hàng hoá Biểu 4 : Phiếu thu tiền mặt Biểu 5 : Giấy nộp tiền ngân hàng Biểu 6 : Bảng tính chiết khấu thừa thiếu Biểu 7 : Báo cáo hao hụt Biểu 8 : Thẻ kho mặt hàng Mogas 90 Biểu 9 : Thẻ kho mặt hàng Mogas 92 Biểu 10 : Thẻ kho mặt hàng Diezel Biểu 11 : Sổ chi tiết thống kê theo phơng thức xuất giá vốn Biểu 12 : Nhật ký chứng từ số 7A ghi Có TK 156112, 156122 Biểu 13 : Nhật ký chứng từ số 8A ghi Có TK 511111, 511112, 511114, 511115 Biểu 14 : Nhật ký chứng từ số 10 ghi Có TK 33311, 33392 Biểu 15 : Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK 131 Biểu 16 : Sổ cái TK 632111 Biểu 17 : Sổ cái TK 15611 Biểu 18 : Sổ cái TK 511115, 51111 Biểu 19 : Báo cáo tiêu thụ Biểu 20 : Phụ biểu báo cáo xuất hàng hoá Biểu 21 : Sổ chi tiết bán hàng Biểu 22 : Bảng ghi Nợ TK 64111 Biểu 23 : Sổ cái TK 641114 Biểu 24 : Báo cáo chi phí bán hàng và QLDN Nhật xét của giáo viên hướng dẫn Giáo viên hướng dẫn : TH.S Phạm Thị Thuỷ Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Tươi Lớp : Kế toán 44B Tên đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc" ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... Hà Nội, ngày......tháng......năm 2006 Giáo viên hướng dẫn Nhật xét của giáo viên phản biện Giáo viên phản biện : Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Tươi Lớp : Kế toán 44B Tên đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc" ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................... Hà Nội, ngày......tháng......năm 2006 Giáo viên phản biện ._.