Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

một lối đi riêng, một trong những chiến lược để tồn tại và phát triển của đơn vị là phải thực hiện đồng bộ công tác quản lý mà trong đó tổ chức công tác kế toán tốt là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Công tác kế toán không những cung cấp nhưng thông tin quan trọng về tài chính cho doanh nghiệp mà còn cho các các cơ quan quản lý của Nhà nước và cả những người quan tâm đến vấn đề này. Nhất là trong điều kiện hiện nay chất lượng của thông tin kế toán càng được khằng định. Nó được coi là một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự thành công và thắng lợi tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp thương mại thì quá trình tiêu thụ được coi là quá trình quan trọng nhất vì quá trình này quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời nó đảm bảo tính liên tục cho quá trình chu chuyển hàng thành tiền. Nên bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn nâng cao hiệu quả của quá trình tiêu thụ, muốn có được điều này cần phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy thời gian thực tập không dài, nhưng đây chính là thời gian tạo cơ hội cho em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Qua thời gian tìm hiểu em thấy quá trình tiêu thụ hàng hóa đóng vai quan trọng như thế nào đối với một doanh nghiệp thương mại. Chính điều này mà em lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc”. Nội dung của chuyên đề tốt nghiệp của em bao gồm 3 phần như sau Phần I: Khái quát đặc điểm sản xuất-kinh doanh và tổ chức quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Phần II: Đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. Phần I: Khái quát đặc điểm sản xuất-kinh doanh và tổ chức quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là một trong năm đơn vị thành viên của Công ty xăng dầu Khu vực I – Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Công ty xăng dầu Khu vực I gồm các đơn vị trực thuộc sau: Tổng kho xăng dầu Đức Giang Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị kinh doanh đóng trên địa bàn thị xã Vĩnh Yên – tỉnh Vĩnh Phúc. Được thành lập theo quyết định số 10/XD-QĐ, ngày 08/01/1997 của Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.Với tên giao dịch: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. Từ năm 1997 đến tháng 3 năm 2001 trực thuộc Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc, từ tháng 4 năm 2001 Chi nhánh chuyển về trực tiếp thuộc Công ty xăng dầu khu vực I (Hà Nội). Mặc dù, mới thành lập và hoạt động trong điều kiện khó khăn thiếu thốn, xong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước gắn với sự trưởng thành và phát triển của tỉnh Vĩnh Phúc, dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc cùng với toàn thể tập thể cán bộ, nhân viên Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra. Phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh, củng cố hoàn thiện tổ chức, tăng cường chất lượng, số lượng cán bộ lao động, gương mẫu thực hiện các chính sách của pháp luật, tăng thu nộp ngân sách, cải thiện điều kiện làm việc từng bước nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động, hăng hái tham gia các hoạt động xã hội đền ơn đáp nghĩa, uống nước nhớ nguồn, xóa đói giảm nghèo, cứu trợ từ thiện....Góp phần tích cực cho công cuộc phát triển Kinh tế xã hội, củng cố an ninh quốc phòng của tỉnh Vĩnh Phúc. Những kết quả họat động của đơn vị. + Một số chỉ tiêu sản lượng tăng trưởng của Chi nhánh. Chỉ tiêu KH2005 TT2005 TT2005 so với KH 2005 TT2005 so với TT2004 TT2005 so với TT2003 + % + % + % XDC(m3) 45108 51599 6491 114.4 13852 136.7 23574 184.1 Ga (tấn) 412.6 378 -34.6 91.6 -5.9 98.5 131 159.1 DMN (1000đ) 1,475,904 1,708,033 232129 115.7 361113 126.8 733077 115.2 Nhìn chung, trong ba năm qua mặt hàng xăng dầu vẫn là mặt hàng tăng nhanh đáng kể, với chiến lược mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính nên Chi nhánh không ngừng tổ chức mạng lưới bán hàng rộng khắp với nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng nên sản lượng bán tăng là một tất yếu. Trong khi đó, mặt hàng Ga và DMN luôn phải đối đầu với sự cạnh tranh quyết liệt chia sẻ thị phần, nên lượng bán ra không tăng nhanh như mặt hàng xăng dầu. Mặt hàng Ga là mặt hàng có lượng bán giảm dần qua các năm, nguyên nhân chủ yếu là Chi nhánh không chú trọng vào mặt hàng này, với tâm lý là mặt hàng kinh doanh phụ nên Chi nhánh đã để thị trường của mặt hàng này giảm xuống. + Một số chỉ tiêu khác. Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm2005 Tổng doanh thu Trđ 113.39 157.034 210 320 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch  doanh thu % 117 126 112.1 116 Nộp ngân sách Trđ 497 175 15.457 23 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạchnộp ngân sách % 110 126 102.7 114 Thu nhập bình quân người/1 tháng 1000đ 1400 1500 1600 1700 + Thành tích của các tổ chức: - Tổ chức đảng: Liên tục các năm 1998 đến năm 2004 Đảng bộ Chi nhánh liên tục được công nhận là Đảng bộ trong sạch vững mạnh. Năm 1999-2004 được công nhận là Đảng bộ vững mạnh xuất sắc. - Chính quyền: Năm 1997 đến nay Chi nhánh luôn đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắcăm 1998 được Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cấp giấy khen Năm 1999 được Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cấp giấy khen Năm 2000 được Bộ thương mại tặng bằng khen Năm 2001 được Bộ thương mại tặng bằng khen Năm 2002 được Chính phủ tặng bằng khen Năm 2003 được Chủ tịch nước tăng Huân chương lao động hạng 3 1.2. Đặc điểm tổ chức họat động kinh doanh của Chi nhánh *Nhiệm vụ: Do nhu cầu xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu trên địa bàn tăng nhanh, nhu cầu chủng loại ngày càng đa dạng, yêu cầu chất lượng ngày càng cao, nhu cầu phục vụ, dịch vụ nhanh chóng chính xác. Mặt khác thị trường giá cả xăng dầu thế giới mấy năm gần đây diễn biến bất thường. Nên nhiệm vụ chính của Chi nhánh là tiếp nhận, cung ứng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, bình ổn thị trường, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu xăng cho sản xuất, an ninh quốc phòng và sinh hoạt của nhân dân trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Song cùng với sự chỉ đạo điều hành sát sao chặt chẽ của Công ty xăng dầu Khu vực I, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, sự chủ động của Chi nhánh nên suốt các năm qua không để thiếu, không có cơn “Sốt” xăng dầu xảy ra trên địa bàn Vĩnh Phúc. Các nhà máy, xí nghiệp trên địa bàn Vĩnh Phúc kể cả các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, đơn vị quốc phòng có yêu cầu kỹ thuật khá nghiêm ngặt khi sử dụng xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu của Chi nhánh cung cấp đều rất tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng, đó là thành công là niềm vui vì thực sự, đó là kết quả của sự hợp tác cùng phát triển đôi bên cùng có lợi. * Đặc điểm hoạt động kinh doanh. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty xăng dầu Khu vực I nên cơ chế điều hành đều theo văn bản của Giám đốc Công ty: - Về nguồn hàng và đơn hàng Chi nhánh nhận xăng dầu từ nguồn duy nhất của Công ty, Công ty có trách nhiệm đủ nguồn hàng xăng dầu phụ vụ cho kinh doanh cho Chi nhánh Đơn hàng: Chi nhánh lập đơn hàng theo quý gửi về phòng Kinh doanh của Công ty trước ngày 1 của tháng cuối quý trước. Đơn hàng này là căn cứ để Công ty đặt hàng với Tổng công ty, trách trường hợp Công ty chịu phạt về phí lưu kho và tồn đọng vốn do thực hiện không đúng đơn đặt hàng với Tổng công ty, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trong công tác dự báo, cân đối nguồn hàng khi lập đơn hàng. Cơ chế điều hành giá + Nguyên tắc và trách nhiệm xác định giá bán: Giám đốc Chi nhánh căn cứ vào giá Công ty giao, phân tích kỹ thị trường, tính lỗ lãi của từng mặt hàng, từng phương thức bán trong kỳ bán hàng để quyết định giá bán đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất. + Cơ chế giá và thẩm quyền quyết định: Đối với bán lẻ: Có hai loại giá bán lẻ là giá niêm yết và giá bán lẻ ưu đãi. Giá bán lẻ niêm yết được thông báo công khai tại các cửa hàng, là mức giá áp dụng cho mọi đối tượng khách hàng. Giá bán lẻ ưu đãi là giá bán lẻ thấp hơn giá bán lẻ niêm yết và chỉ áp dụng cho những đối tượng khách hàng đặc biệt có nhu cầu lớn, ổn định và có quan hệ lợi ích với Công ty. Thẩm quyền quyết định: Căn cứ vào giá bán tối đa Chính phủ quy định, giá Công ty giao, trên cơ sở thị trường và đảm bảo hiệu quả trên toàn bộ mạng lưới bán lẻ của Công ty, Giám đốc quyết định giá bán lẻ niêm yết tại từng thời kỳ và giá bán lẻ ưu đãi. Đối với bán buôn: Giá bán buôn do Giám đốc Chi nhánh quyết định. Giá bán buôn công bố là cơ sở thực tế để hình thành giá bán buôn thực tế cho từng khách hàng. Khi quyết định giá bán buôn thực tế cho từng khách hàng thì căn cứ vào từng thời điểm giao hàng để cộng thêm hoặc trừ lùi chi phí vận tải thực tế. Trên cơ sở giá bán buôn công bố, phòng Kinh doanh đàm phán về giá bán buôn thực tế cho từng khách hàng trên nguyên tắc không thấp hơn giá buôn công bố và chi phí vận tải phát sinh (quy về cùng một thời điểm giao hàng). Giá bán buôn công bố của Chi nhánh không thấp hơn giá bán đại lý tại cùng một thời điểm. Giá bán buôn ưu đãi : Là giá bán buôn thấp hơn giá bán buôn công bố áp dụng cho một số khách hàng đặc thù (khách hàng tiềm năng, có sản lượng lớn và ổn định) do Giám đốc Chi nhánh quyết định trên cơ sở tờ trình của phòng Kinh doanh cung cấp. Đối với đại lý bán lẻ và Tổng đại lý: Thù lao đại lý bán lẻ do Giám đốc quyết định theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty và theo tinh thần của Chính phủ. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Căn cứ vào quyết định số 10/XD-QĐ ngày 08/01/1997 của Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam về việc thành lập Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc và căn cứ vào quyết định số 665/XDKVI-QĐ ngày 16/10/2003 của Giám đốc Công ty xăng dầu Khu vực I về việc phân cấp quản lý các hoạt động cho các đơn vị trực thuộc. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc có cơ cấu tổ chức như sau: Phòng Kỹ thuật Giám đốc Chi nhánh Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc kinh doanh Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc * Đứng đầu Chi nhánh là giám đốc Chi nhánh: Là người trực tiếp nhận vốn đầu tư của Tổng công ty do Chủ tịch Hội đồng quản trị giao, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước nhà nước việc bảo toàn và phát triển vốn nhà nước có tại Chi nhánh. Là người đại diện pháp nhân của Chi nhánh, có quyền hành cao nhất trong việc thực hiện các dự án đầu tư, hoạt động kinh doanh để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do Hội đồng quản trị quyết định. Được đề nghị với Hội đồng quản trị điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ của Chi nhánh. Quyết định các dự án đầu tư, phương án vay vốn, phương án thanh lý, nhượng bán tài sản theo phân cấp của Hội đồng quản trị. Trình hội đồng quản trị phê duyệt hoặc báo cáo Hội đồng quản trị trình Bộ thương mại phê duyệt các dự án, phương án vượt thẩm quyền. Xây dựng để báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh theo các định mức kinh tế- kỹ thuật, định mức lao động, định mức chi phí tài chính và chi phí khác theo quy định hiện hành của Hội đồng quản trị và phù hợp với điều kiện kinh doanh của Chi nhánh làm căn cứ hành động hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Xác định tỷ lệ trích quỹ đầu tư phát triển, quỹ thưởng Ban quản lý điều hành Chi nhánh, báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị quyết định. Chịu trách nhiệm sử dụng quỹ Chi nhánh theo quy định hiện hành đảm bảo hiệu quả. + Nghĩa vụ và trách nhiệm của Giám đốc đơn vị: Chịu trách nhiệm công khai báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật sau khi có quyết định thông qua báo cáo tài chính của Hội đồng quản trị. Ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ, định mức khác để làm cơ sở quản lý, giám sát. Thường xuyên đánh giá các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ để điều chỉnh hợp với thực tế. Giám đốc đơn vị được miễm nhiệm, chấm dứt hợp đồng trong trường hợp: Không ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí tài chính, định mức khác để áp dụng trong nội bộ và thông báo rộng rãi đến người lao động. Không triển khai cụ thể hoá các quy định, quy chế của Tổng công ty để áp dụng tại Chi nhánh. * Phó giám đốc: Là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc, trực tiếp phụ trách những mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những việc Giám đốc đã phân công và uỷ quyền. Tại các phòng ban có cấp trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên. *Phòng Tổ chức hành chính: Có các chức năng và nhiệm vụ như sau: + Chức năng: Tham mưu quản lý và triển khai thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương công tác hành chính quản trị, công tác bảo vệ-kiểm tra trong Chi nhánh các cơ quan chức năng pháp luật của nhà nước. + Nhiệm vụ: Nghiên cứu xây dựng tổ chức bộ máy quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng các chức năng nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc Chi nhánh phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của Chi nhánh và chiến lược phát triển của công ty. Nghiên cứu đề xuất và triển khai thực hiện các chương trình dự án quy hoạch, đào tạo, nhận xét, đánh giá, bổ nhiệm và bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển khen thưởng kỷ luật miễn nhiệm cán bộ theo đúng các quy định của Đảng pháp luật của nhà nước và của Công ty. Đề xuất xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện chuyên môn nghiệp nghiệp vụ và quản lý lao động, phát triển nguồn nhân lực tuyển dụng, đào tạo, tiêu chuẩn hoá bố chí sử dụng...lực lượng lao động theo từng thời kỳ đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Chi nhánh và chủ trương chỉ đạo công ty. Đề xuất, tham gia xây dựng và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện chủ trương các quy định về công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động của công ty (quy chế trả lương phân phối phần thưởng; nội quy lao động thoả ước lao động tập thể...) Theo đúng pháp luật của nhà nước quy định của cơ quan cấp trên; Xây dựng và bảo vệ nghiệp vụ kế hoạch lao động tiền lương của Chi nhánh. Xây dựng triển khai phương án giao kế hoạch tiền lương cho các đơn vị trực thuộc Chi nhánh. Thực hiện chế độ chính sách đối với CBCNV trong Chi nhánh. Xây dựng điều chỉnh, quản lý thực hiện các định mức lao động đã phê duyệt đang áp dụng tại chi nhánh. Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động, các biện pháp an toàn lao động, cải thiện điều kiện lao động, xây dựng các phương án, kế hoạch PCCC, phương án PCCC, phương án phòng chống bão lụt. Tổ chức huấn luyện an toàn lao động, PCCC theo quy định của cấp trên, cơ quan chức năng và pháp luật của nhà nước; phối hợp với công đoàn Chi nhánh Tổ chức mạng lưới an toàn vệ sinh viên, tổ chức kiểm tra chấm điểm thi đua lao động ở các đơn vị cơ sở theo quy định của cấp trên và bộ lao động. Xây dựng kế hoạch phát triển phong trào tổ chức triển khai và thực hiện công việc thi đua khen thưởng trong Chi nhánh. * Phòng kế toán tài chính: + Chức năng: Tham mưu, quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện công tác tài chính, kế toán trong Chi nhánh (quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn của Chi nhánh; kế hoạch tài chính; hoạch toán kế toán; thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh bảo đảm sản xuất kinh doanh của Chi nhánh an toàn, đạt hiệu quả cao) theo Luật kế toán, Luật thống kê, các quy định khác của pháp luật, của cấp trên và Công ty, Tổng công ty. + Nhiệm vụ: Triển khai thực hiện các quy định, cơ chế chặt chẽ về quản lý tài chính, hoạch toán kế toán, thống kê của Chi nhánh trong các lĩnh vực; quản lý các nguồn vốn, tài sản, hoạt động tài chính; đầu tư xây dựng cơ bản; hoạch toán kinh doanh; quản lý của hàng; quản lý kho và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh khác đảm bảo đúng pháp luật Nhà nước, quy định các cơ quan chức năng, cấp trên, Công ty và Tổng công ty đạt hiệu quả cao. Xây dựng và bảo vệ nghiệp vụ kế hoạch tài chính hàng năm của Chi nhánh với Công ty, xây dựng phương án giao kế hoạch cho các đơn vị. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác quản lý, tài chính, thống kê. Giám sát việc sử dụng tài sản, điều chuyển nội bộ, thanh lý, nhượng bán tài sản theo đúng quy định quản lý, đảm bảo hiệu quả trong sử dụng. Trực tiếp cung cấp tài liệu, giải trình số liệu phục vụ cho các đoàn thanh tra kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước, của cấp trên trong quản lý tài chính, kế toán thống kê. Hướng dẫn và quản lý nghiệp vụ đối với các đơn vị trực thuộc Chi nhánh... * Phòng kinh doanh: + Chức năng: Tham mưu quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh; xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh bảo đảm nguồn hành, điều động vận tải; cơ chế kinh doanh và chính sách bán hàng; phát triển thị trường... theo pháp luật Nhà nước, quy định của các cơ quan chức năng, cấp trên và của Chi nhánh. + Nhiệm vụ: Xây dựng, bảo vệ kế hoạch sản lượng, doanh thu, vận tải, hao hụt hàng hoá. Giao kế hoạch sản lượng, doanh thu cho các đơn vị. Tổ chức, hướng dẫn các đơn vị thực hiện kế hoạch. Tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị và toàn Chi nhánh; thị trường; giá cả; chính sách của các đối tác; đề xuất giải pháp thực hiện kế hoạch SXKD, chính sách bán hàng và tổ chức kinh doanh có hiệu quả. Xây dựng biện pháp kinh doanh, chính sách bán hàng và các văn bản quản lý chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Chi nhánh phù hợp với quy định của cấp trên. Triển khai hướng dẫn các đơn vị trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, chỉ đạo cũng như các quy định thuộc lĩnh vực kinh doanh, các quy định về quản lý hàng hoá, tiền hàng. Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh tại khối văn phòng Chi nhánh theo cơ chế kinh doanh, chính sách bán hàng và phân cấp quản lý của Công ty. Tổ chức bán hàng, thu hồi công nợ đảm bảo an toàn tài chính và hiệu quả kinh doanh. Đề xuất và phối hợp với các phòng nghiệp vụ có liên quan xây dựng phương án đầu tư và quản lý tài sản đầu tư với khách hàng. Thống kê, tổng hợp báo cáo các tài liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành kinh doanh của Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Chi nhánh giao.... * Phòng quản lý kỹ thuật: + Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh trong công tác quản lý nghiệp vụ kỹ thuật công nghệ và đầu tư gồm: (quản lý kỹ thuật đầu tư sửa chữa, phát hiện và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Quản lý khai thác an toàn hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật. Quản lý đo lường và chất lượng hàng hoá, an toàn môi trường, an toàn PCCC. Xây dựng định mức kỹ thuật theo yêu cầu quản lý). Theo pháp luật nhà nước quy định của cơ quan chức năng cấp trên và công ty. Tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh phát triển quỹ đất mở rộng mạng lưới kinh doanh. Lưu giữ hồ sơ và bổ sung hồ sơ về quản lý đất đai của toàn Chi nhánh. + Nhiệm vụ: Tổ chức nghiên cứu đề xuất xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, nội quy, quy chế, quy trình, quy phạm kỹ thuật, xây dựng các định mức kỹ thuật về sử dụng điện, nước, điện thoại, nhiên liệu xe con. Quản lý sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản. Kỹ thuật chất lượng xăng dầu, kỹ thuật công nghệ, kỹ thuật điện, kỹ thuật đo lường, giao nhận xăng, kỹ thuật an toàn PCCC, bảo vệ môi trường. Tổ chức thực hiện, quản lý nghiệp vụ, hướng dẫn, kiểm tra triển khai thực hiện các công tác về: Đầu tư, phát triển xây dựng mạng lưới của hàng bán lẻ xăng dầu. Quản lý kỹ thuật công nghệ, thủ tục quy trình đầu tư xây dựng cơ bản, kỹ thuật ngành theo quy định của Công ty, cấp trên, của nhà nước, phục vụ kịp thời có hiệu quả cho sản xuất kinh doanh. Chủ động đề xuất biện pháp sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong quá trình sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ hiện có đã được trang bị ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới vào các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tham gia xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới cửa hàng, thực hiện nghiệp vụ công tác đầu tư xây dựng cơ bản nhằm chuẩn bị điều kiện xây dựng mới, sửa chữa cải tạo các công trình. Quản lý hồ sơ, tài liệu, các văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng theo quy định của nhà nước, cơ quan cấp trên, của Công ty. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị hạch toán theo kiểu phụ thuộc và hạch toán không đầy đủ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo mô hình tập trung, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại Chi nhánh. Các cửa hàng bán lẻ chỉ là nơi tập trung chứng từ gốc, lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán của Chi nhánh để kiểm tra và hạch toán. Hàng quý Chi nhánh nộp báo cáo lên Công ty xăng dầu Khu vực I. Kế toán TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán tiêu thụ Kế toán chi phí Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng – Là người đứng đầu bộ máy kế toán của Chi nhánh, là người chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính với Giám đốc của Chi nhánh, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng Công ty xăng dầu Khu vực I. Kế toán vốn bằng tiền: + Kế toán tiền mặt, các khoản thu tạm ứng. Lập chứng từ thu chi tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ, thu hồi đầy đủ, kịp thời các khoản tạm ứng khi công việc hoàn thành. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra, hoàn thiện in nhật ký chứng từ hàng tháng của phòng. Theo dõi hoá đơn, ấn chỉ, chú ý tới lượng tồn của từng bộ phận để có kế hoạch cung cấp, đảm bảo đồng thời hóa đơn bán hàng cho toàn đơn vị, gửi báo cáo sử dụng hóa đơn về phòng in ấn. Sắp xếp lưu trữ các loại chứng từ, hồ sơ, tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc lĩnh vực được phân công. Mở sổ chi tiết theo dõi chứng từ. Kế toán hàng tồn kho: Tham mưu, giúp đỡ lãnh đạo theo dõi tồn kho hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, hàng tháng lập bảng phân bổ giá vốn cho hàng tồn kho, lập bảng kê tính chiết khấu bán lẻ, lập báo cáo nhập-xuất-tồn báo cáo gửi về Công ty. Sắp xếp lưu trữ báo cáo, kiểm tra quyết toán, các loại chứng từ, hồ sơ tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc nhiệm vụ được phân công, mở sổ theo dõi chứng từ. Kế toán công nợ: Thực hiện việc đôn đốc thu hồi công nợ, mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng là đại lý bán lẻ, Tổng đại lý, bán buôn, bán lẻ chậm trả. Bố trí đi thu tiền cùng cán bộ phòng Kinh doanh. Theo dõi công nợ của từng khách hàng và tham gia ký hóa đơn xuất cho khách. Lập báo cáo công nợ hàng tháng báo cáo cho Giám đốc Chi nhánh và báo cáo Công ty. Lập biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng vào những ngày đầu tháng tiếp theo. Kế toán TSCĐ và nguồn vốn quỹ: Theo dõi, mở sổ chi tiết từng loại TSCĐ, tính khấu hao từng tháng phân bổ kịp thời vào từng loại hình kinh doanh. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kịp thời mở thẻ tài sản khi có tài sản mới hình thành, cuối quý lập báo cáo tình hình tăng giảm tài sản gửi về Công ty. Lập báo cáo tình hình sửa chữa TSCĐ, dự trữ đầu tư tài sản tránh đầu tư lãnh phí. Kế toán chi phí bán hàng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch chi phí bán hàng trong năm tài chính tiếp theo. Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí phát sinh trong năm, cuối tháng lập báo cáo chi phí trình lãnh đạo phòng. Cuối quý, năm phân bổ chi phí theo từng khoản mục theo những tiêu thức Công ty quy định đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hàng. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Chi nhánh, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiền cấp phát tiền đúng đủ, kịp thời cho CBCNV, đồng thời thực hiện nghiệp vụ thu tiền bán hàng của khách hàng. Mở sổ chi tiết theo dõi số tiền thu vào chi ra, rút tiền tồn tại quỹ cuối ngày. Cuối tháng đối chiếu với kế toán tiền mặt ký xác nhận số tồn thực tế, sổ sách. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ tại Chi nhánh. *. Chế độ chứng từ Chứng từ là những minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm cơ sở để ghi sổ kế toán. Mọi thông tin ghi trong sổ sách kế toán phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Căn cứ vào hệ thống chứng từ của nhà nước ban hành Chi nhánh ngoài việc sử dụng những chứng từ bắt buộc theo quy định mà còn sử dụng một cách linh hoạt các chứng từ hướng dẫn nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kế toán tại đơn vị. Các chứng từ sau khi ghi sổ kế toán xong đều được chuyển tới bộ phận lưu trữ bảo quản. * Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự này do kế toán trưởng quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập hoặc do bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán tại đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra xem xét kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập, chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ của Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ sau: + Đối với các chứng từ được lập từ bên ngoài đơn vị: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua dịch vụ điện nước, Hoá đơn thuế VAT.. Các chứng từ được lập từ bên ngoài đơn vị Kế toán phần hành Kiểm tra, lập các chứng từ liên quan nếu cần thiết và ký duyệt Kiểm tra và ký duyệt Kiểm tra và phản ánh lên sổ sách Kế toán phần hành Kế toán trưởng Lưu trữ bảo quản Sơ đồ 3: Chu trình luân chuyển chứng từ lập ngoài đơn vị + Đối với các chứng từ được lập tại Chi nhánh: Bảng thanh toán lương, Hoá đơn bán hàng.. Những chứng từ gốc Kế toán phần hành Kiểm tra và lập các chứng từ liên quan Kế toán trưởng Giám đốc Chi nhánh Kiểm tra và ký duyệt Kiểm tra và ký duyệt Kế toán phần hành Tiến hành kiểm tra và ghi sổ kế toán Lưu trữ bảo quản Sơ đồ 4: Chu trình luân chuyển chứng từ được lập ngoài đơn vị 1.4.3. Chế độ tài khoản Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị kinh doanh thương mại nên đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp). Tuy nhiên do những đặc điểm riêng tại đơn vị nên các tài khoản được chi tiết thành tiểu khoản để công tác quản lý và theo dõi của đơn vị được thuận lợi và có hiệu quả. 1.4.4. Chế độ sổ sách Chi nhánh áp dụng theo hình thức ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, sổ sách mà Chi nhánh sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chứng từ: Là sổ tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, đơn vị sử dụng các nhật ký chứng từ trừ: + Nhật ký chứng từ số 3 “Ghi có TK113”-Tiền đang chuyển + Nhật ký chứng từ số 5 “Ghi có TK151”- Hàng mua đang đi trên đường. Bảng kê: Số liệu được lấy từ chứng từ gốc, được mở theo bên Nợ của các tài khoản, kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng, số dư cuối tháng. Do không có hoạt động sản xuất nên Chi nhánh không sử dụng các bảng kê sau: + Bảng kê số 3 “Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ. + Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí theo phân xưởng (TK154, 631,621,622, 627)” + Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi bán (TK157)” Sổ cái: Sổ cái tại đơn vị được dùng mở cho từng tài khoản, số liệu được ghi vào Sổ cái được thực hiện vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên NKCT và thực hiện đối chiếu với các Bảng tổng hợp chi tiết. Số, thẻ kế toán chi tiết: Được dùng để ghi chép các hoạt động kế toán tài chính một cách chi tiết, cụ thể. Sổ kế toán chi tiết được ghi hàng ngày căn cứ vào số liệu của các chứng từ gốc. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Hàng ngày từ các chứng từ gốc như Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn bán hàng… kế toán vào các NKCT, các Bảng kê và các sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng kết chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kê, Sổ chi tiết vào NKCT. Cuối tháng, thực hiện cộng số liệu trên các NKCT ghi vào Sổ cái cho từng tài khoản. Và thực hiện cộng số liệu trên Sổ chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết. Báo cáo tài chính cuối tháng được lập căn cứ vào Bảng kê, Sổ cái và các Bảng tổng hợp chi tiết. Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, số chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 4b: Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.5. Tổ chức báo cáo tài chính Theo Luật kế toán và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính những báo cáo mở theo quy định là: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Các báo cáo tài chính đã cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và những thay đổi về tình hình tài chính của Chi nhánh. Báo cáo tài chính cung cấp đảm bảo tính linh hoạt thông qua việc công bố đầy đủ và trình bày thỏa đáng các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. * Những báo cáo giúp cho việc quản trị tại Chi nhánh Báo cáo kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp, thông tin kế toán quản trị rất cần thiết trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Với vai trò đó, kế toán Chi nhánh đã thiết lập các báo cáo quản trị như: - Biên bản kiểm kê tiền mặt - Phiếu kiểm kê xăng dầu chính - Báo cáo kiểm kê hàng hoá - Biên bản kiểm kê công nợ - Báo cáo tổng hợp tăng, giảm TSCĐ - Báo cáo khấu hao TSCĐ - Biên bản kiểm kê dầu nhờn, gas vỏ bình gas - Báo cáo tiêu thụ - Báo cáo tiền lương và thu nhập năm ............ Phần II: Đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 2.1. Đặc điểm hàng hoá tại Chi nhánh. Là một doanh nghiệp quản lý kinh doanh các mặt hàng thiết yếu, nhạy cảm có doanh thu mỗi năm hàng trăm tỷ đồng, lại dễ cháy nổ gây nguy hiểm, gây thiệt hại lớn. Xong trên cơ sở chính sách pháp luật, quy trình quy phạm của nhà nước Tổng công ty, Công ty, Chi nhánh đã cụ thể hóa vào công tác quản lý điều hành tại đơn vị nghiêm túc cụ thể, vận dụng bằng nhiều biện pháp mềm dẻo, cứng rắn cả về hà._.nh chính, kinh tế và pháp luật. Do vậy các năm qua tài sản, tiền vốn, cơ sở vật chất được bảo toàn củng cố phát triển, không có tiêu cực, sự cố tài chính, không có sự cố rủi ro xảy ra. Mặt khác, những sản phẩm phải nhập khẩu hoàn toàn nên cũng là khó khăn và thách thức lớn đối với Công ty nói chung và đối với Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc nói riêng. Tính từ năm 1997, Chi nhánh chỉ có 9 cửa hàng xăng dầu quy mô nhỏ thì đến nay Chi nhánh đã có 19 cửa hàng được cải tạo nâng cấp xây dựng mới, trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến, hệ thống bể chứa công nghệ nhập khẩu có độ chính xác an toàn cao. Các mặt hàng kinh doanh tại Chi nhánh được phân chia thành các nhóm: Nhóm 1: Xăng dầu chính + xăng Xăng RON 90 Xăng RON 92 Xăng RON 95 Xăng khác + Nhiên liệu bay + Dầu hoả + Diezel Diezel 0,5s Diezel 0,25s Diezel khác + Mazut Mazut 0,35s Mazut 3s Mazut khác Nhóm 2: Dầu mỡ nhờn + Dầu lon chai + Dầu phuy, dầu rời + Mỡ lon + Mỡ phuy Nhóm 3: Hoá chất, dung môi + Hoá chất + Dung môi Nhóm 4: Gas và các phụ kiện + Khí đốt Gas + Bếp Gas và phụ kiện 2.2. Phương pháp tính giá hàng hoá Do đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đơn vị có các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên việc áp dụng giá thực tế gặp nhiều khó khăn. Nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, tại đơn vị đã sử dụng giá hạch toán để hạch toán. Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để tính giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ. Ght của hàng hoá xuất bán trong kỳ = Số lượng hàng hoá xuất bán trong kỳ * Giá hạch toán Đến cuối kỳ ,kế toán hàng tồn kho tiến hành lập bảng kê phân bổ giá vốn và Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phương thức để tính ra chênh lệch giữa giá mua của Chi nhánh và giá hạch toán được phân bổ cho hàng bán trong kỳ theo công thức sau: Giá vốn hàng bán = Giá vốn hàng bán theo giá HT Công ty quy định * Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho từng hàng bán ra Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho hàng bán ra = Tổng chênh lệch giá mua và giá HT (đầu kỳ cộng phát sinh trong kỳ) - Chênh lệch giá mua và giá HT phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ Chênh lệch giá mua và giá HT phân bổ cho hàng tồn kho Công ty = Giá mua nội bộ của hàng tồn kho cuối kỳ - Giá HT của lượng hàng tồn kho cuối kỳ 2.4. Kế toán tiêu thụ hàng hoá. 2.4.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá áp dụng tại Chi nhánh. Phương thức bán lẻ. Đây là phương thức tiêu thụ quan trọng của Chi nhánh với sản lượng bán chiếm 47.47% tổng số bán và doanh thu thuần chiếm 49.91% tổng doanh thu thuần trong năm 2005, đã khăng định tầm quan trọng của phương thức tiêu thụ này trong các chiến lược vế tiêu thụ của đơn vị. Phương thức bán lẻ được thực hiện thông qua các cửa hàng bán lẻ. Hiện nay, với 19 cửa hàng bán lẻ được cải tạo nâng cấp, xây dựng mới trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến đã góp phần đáp ứng nhu cầu về xăng dầu của các các nhân tổ chức có nhu cầu vế xăng dầu nhưng với khối lượng nhỏ, chủ yếu là sử dụng xăng dầu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và phụ cho sản xuất nhỏ. Tại đây, nhân viên bán hàng cũng đồng thời là người thu tiền, phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Có hai phương thức bán lẻ: + Bán lẻ theo thu tiền ngay theo giá niêm yết + Bán lẻ ưu đãi: là hình thức bán lẻ trong đó khách hàng được ưu đãi về giá (giá thấp hơn giá bán niêm yết) hoặc về thanh toán (thanh toán chậm) hoặc cả hai. Theo phương thức này thì khách hàng phải ký hợp đồng mua lẻ với Chi nhánh. Phương thức bán buôn. Tất cả các phương thức bán buôn đều thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế hoặc thông qua các đơn đặt hàng. Trong các đơn đặt hàng cũng như trong các hợp đồng kinh tế đều chứa đựng đầy đủ các thông tin như : Tên đơn vị mua, đơn giá, số lượng, quy cách sản phẩm, phẩm chất hàng hoá, giá trị hợp đồng hay đơn đặt hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận chuyển, địa điểm thời gian giao hàng và thời gian thanh toán… Đối tượng của phương thức bán buôn là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu lớn về xăng dầu nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình. ỉng với những mức số lượng mua khác nhau, Chi nhánh sẽ có mức giá bán tương ứng. Khách hàng càng mua với khối lượng lớn thì giá mua càng giảm. Với chính sách bán hàng này Chi nhánh đã tạo ra động lực cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, đồng thời đẩy nhanh được tình hình tiêu thụ tại đơn vị. Khách hàng sau khi mua hàng có thể thanh toán tiền hàng thông qua ngân hàng Phát triển Nông thôn hoặc có thể thanh toán bằng tiền mặt. Có 3 phương pháp bán buôn được áp dụng tại Chi nhánh. + Bán buôn trực tiếp + Bán buôn qua tổng đại lý + Bán buôn cho đại lý * Đối với phương thức bán buôn trực tiếp. Phương thức bán buôn trực tiếp được thực hiện thông qua các cửa hàng bán lẻ của Chi nhánh. Tại các cửa hàng bán lẻ sẽ thực hiện xuất hàng hợp đồng kinh tế hoặc các đơn đặt hàng. * Đối với phương thức bán bôn cho đại lý Các cá nhân và tổ chức có nhu cầu làm đại lý của Chi nhánh sau khi nộp đơn và ký hợp đồng kinh tế tại phòng Kinh doanh sẽ trở thành đại lý của Chi nhánh. Hàng tháng, căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty (Công ty phát hành hóa đơn khi có nhu cầu về hàng hóa do phòng Kinh doanh gửi lên), thì phòng kinh doanh sẽ lập Hóa đơn GTGT của Chi nhánh và thực hiện xuất hàng hóa đến các đơn vị đại lý này. * Phương thức bán buôn Tổng đại lý: Là bán buôn cho các đối tượng mua đi bán lại có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của Pháp luật. Ngoài ra, còn có phương thức bán hàng hóa thông qua “Phiếu nhận xăng dầu thanh toán trước”. Hình thức tiêu thụ này áp dụng cho các khách hàng có nhu cầu về hàng lớn, nhưng không phải lấy toàn bộ số hàng đó tại cùng một thời điểm mà là các thời điểm khác nhau. Hàng tháng, phòng Kinh doanh sẽ bán “Phiếu nhận xăng dầu thanh toán trước” cho các khách hàng co nhu cầu và khách hàng phải thanh toán ngay số tiền hàng. Trong thời hạn 1 qúy khách hàng phải lấy hết số hàng đã ghi trên phiếu và khách hàng có thể lấy hàng tại bất kỳ đại điểm bán hàng nào của Chi nhánh. 2.4. Hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa 2.4.1.Tài khoản sử dụng Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán toán hàng hóa và hạch toán tiêu thụ hàng hóa, Chi nhánh đã xây dựng hệ thống tài khoản như sau: * TK131: Phải thu khách hàng TK13111: Phải thu khách hàng bán buôn TK13112: Phải thu khách hàng qua tổng đại lý TK13113: Phải thu khách hàng đại lý TK1312: Phải thu cửa hàng trực thuộc * TK 156: Hàng hóa - TK1561: Xăng dầu chính TK15611: Giá hạch toán TK156112: Giá hạch toán xăng dầu- Nguồn công ty TK156122: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK1562: Dầu, mỡ, nhờn TK15621: Giá hạch toán TK15622: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK 1563: Hoá chất và dung môi TK15631: Giá hạch toán TK15632: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK1565: Ga và các phụ kiện khác TK15651: Giá hạch toán TK15652: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán * TK511 -TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK51111: Doanh thu bán xăng dầu TK511111: Doanh thu bán buôn xăng dầu TK511112: Doanh thu bán tổng đại lý xăng dầu TK511114: Doanh thu đại lý bán lẻ xăng dầu TK511115: Doanh thu bán lẻ xăng dầu -TK51112: Doanh thu dầu, mỡ, nhờn - TK51113: Doanh thu bán Hoá chất à dung môi -TK51115 Doanh thu bán Gas và các phụ kiện khác * TK632: Giá vốn hàng bán - TK6321: Giá vốn hàng bán TK 63211: Giá vốn hàng hóa TK632111: Giá vốn xăng dầu TK632112: Giá vốn dầu mỡ nhờn TK632113: Giá vốn hoá chất và dung 2.4.2. Chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh bao gồm: + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Bảng kê bán hàng theo ngày + Thẻ kho + Phiếu thu tiền + Giấy nộp tiền vào ngân hàng + Bảng phân bổ chênh lệch giá + Bảng tính chiết khấu thừa- thiếu + Bảng kê hao hụt Hóa đơn Giá trị giá tăng Hóa đơn GTGT được lập 3 liên và được luân chuyển theo quy định của Bộ tài chính, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc sử dụng Hóa đơn GTGT tự in theo mẫu đã đăng ký với Tổng cục thuế. Hóa đơn GTGT được lập khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Theo phương thức bán lẻ: Các nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng thường không phải viết hóa đơn nhưng nếu khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hàng viết hóa đơn cho khách và giao cho hóa đơn cho khách sau khi khách đã ký nhận hàng vào hóa đơn. Cuối mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng sẽ tính ra số lượng bán hàng trong ca làm việc đó chưa lập hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn một lần cho toàn bộ số hàng chưa được lập hóa đơn đó. Số lượng hàng chưa lập hóa đơn = Tổng lượng hàng bán được trong ca làm việc - Số lượng hàng đã được lập hóa đơn Mẫu hóa đơn được thiết kế như sau: Chi nhánh XD Vĩnh Phúc Phường Đống Đa – Thị Xã Vĩnh Yên Mã số thuế: 0100107564-006 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: Khách hàng Ngày… tháng… năm… Số : Đơn vị cửa hàng: Cửa hàng 113 Địa chỉ: Đống Đa – Vĩnh Yên Tên khách hàng: Khách hàng vãng lai Địa chỉ : Chứng từ số :………….. Nguồn hàng:………….. Mã số thuế:…………… Hình thức thanh toán:… TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Mogas 90 lít 400 5.727,27 2.290.908 02 Mogas 92 lít 2600 5.909,09 15.363.634 03 Diezel lít 500 4.136,38 2.068.190 Thuế suất GTGT: 10% Mứcphí XD: 500đ/l Cộng tiền hàng: 19.722.732 Tiền thuế GTGT: 1.972.273 Tiền phí xăng dầu: 1.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 23.445.005 Số tiền viết bằng chữ: hai mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi lăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị Đối với phương thức bán trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý thì hóa đơn GTGT do phòng Kinh doanh lập căn cứ vào lượng hàng thực xuất cho khách hàng. Mẫu Hóa đơn GTGT như mẫu Hóa đơn GTGT ở trên. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập trong trường hợp xuất hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ Chi nhánh. Tại Chi nhánh thì nghiệp vụ này chỉ xảy ra tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Chi nhánh. Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Liên 3: (nội bộ) Ngày tháng năm Mẫu số: 04 Ký hiệu: KV1/2000 Số: Địa chỉ xuất hàng: Cửa hàng 113 Địa chỉ: Đống Đa – Vĩnh Yên Mã số thuế: Nguồn hàng: Lệnh điều động số 15 Đơn vị nhập: Cửa hàng 116 Địa chỉ: Hương Canh – Vĩnh Phúc Mã số thuế Chứng từ số: 06 Phương thức xuất: Xuất D chuyển NB Kho xuất: Cửa hàng số 113 Họng ống: Ngày tháng năm Số giấy GT:……ngày……….. PT vận chuyển: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Số tiền bằng chữ: Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Bảng kê bán hàng theo ngày. Bảng kê bán hàng theo ngày được in ấn theo mẫu của Công ty xăng dầu Khu vực I. Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán để lập Bảng kê bán hàng rồi chuyển cho phòng Kinh doanh của Chi nhánh để cập nhập số liệu. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng bán lẻ xăng dầu số 113 Bảng kê hàng hóa Ngày…. tháng…. năm M 02:BKXB STT Mặt hàng Bán buôn Bán đại lý Bán lẻ Tổng cộng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Mogas 90  400  2,290,908 2 Mogas 92  2,600  15,363,634 3 Diezel  500 2,068,190 Cộng  19,722,732 Tiền hàng  1,972,273 Phí xăng dầu  1,750,000 Tổng tiền thanh toán  23,445,005 Kèm theo hóa đơn chứng từ số:……….đến số: Gồm 20 chứng từ Người lập biểu Ngày….tháng….năm 2006 Cửa hàng trưởng Các đại lý bán lẻ và các Tổng đại lý sau khi mua hàng của Chi nhánh sẽ tiền hành thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh. Hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt có thể các đơn vị này trực tiếp đến nộp tại Chi nhánh nếu số tiền hàng nhỏ hoặc nhân viên Chi nhánh sẽ đến tận nơi để thu trong trường hợp số lượng tiền hàng lớn. Khi các đơn vị nộp tiền kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền căn cứ vào số tiền thực nhập vào kép. Công ty xăng dầu Khu vực I CN xăng dầu Vĩnh Phúc Ngày... tháng…. năm… Số: TK-NO TK-CO Số tiền 111 13113 45.000.000 Phiếu thu tiền mặt Căn cứ: Họ tên: Mã CBCNV Mã đơn vị: Đơn vị: XNXD và TM Nghĩa Bình Giấy GT: Ngày…./…./…. Nội dung: Nộp tiền XNXD và TM Nghĩa Bình Số tiền: 45.000.0000 Bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc: 0 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp tiền Thủ quỹ Giấy nộp tiền vào ngân hàng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc hiện nay có 19 cửa hàng bán lẻ nằm rải rắc trên địa bàn của tỉnh. Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt gặp rất nhiều khó khăn, nên hình thức nộp tiền chủ yếu được áp dụng là nộp tiền qua ngân hàng gần nhất Định kỳ nhân viên cửa hàng nộp Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa và Giấy nộp tiền vào ngân hàng cho phòng Kế toán tại Chi nhánh để tiền hành ghi sổ sách. Ngân hàng công thương Vĩnh Phúc Giấy nộp tiền Nộp để vào tài khoản Ngày…tháng….năm…. Liên 2 Biên lai thu tiền Người nộp tiền: Phạm Minh Quang Địa chỉ: Cửa hàng số 113 Người nhận: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Địa chỉ: Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Tài khoản: Có Số: Nội dung (khi nộp tiền phải ghi rõ chi tiết từng tài khoản) Số tiền Nộp tiền bán hàng 23.500.000 Bằng chữ: Hai mươi ba triệu năm trăm đồng chẵn Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát Giám đốc ngân hàng Bảng phân bổ chênh lệch giá: Bảng phân bổ chênh lệch giá thực chất là bảng phân bổ giá hàng hóa tồn kho. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương thức nhập trước xuất trước tức là giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ chính là giá trị thực tế của lô hàng nhập về gần nhất tại thời điểm cuối tháng. Bảng tính chiết khấu thừa thiếu Đối với phương thức bán đại lý bán lẻ thì đại lý bán lẻ sẽ được hưởng một tỷ lệ hoa hồng trên doanh số bán hàng. Phần chiết khấu này sẽ được trừ ngay vào giá vốn hàng bán ra. Căn cứ vào doanh thu bán lẻ, doanh thu bán đại lý bán lẻ, lượng hàng hóa bán ra để lập lên bảng kê tính chiết khấu đại lý bán lẻ. Bảng kê phân bổ giá vốn xăng dầu chính tháng 1 năm 2005 TT Tên hàng Sản lượng Giá giao Giá HT Tồn kho Cuối kỳ Tiền theo giá HT C.lệch giá giao, HT C.lệch trên TK Số đã phân bổ Tiền HT Vào giá vốn 01 Mosgas90 02 Mosgas92 03 Diezel 04 Dầu hỏa 05 Marut Tổng cộng Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phương thức tháng 1 năm 2005 Tên hàng Mogas90 Mogas92 Diezel Dầu hỏa Mazut Sản lượng Phân bổ Sản lượng Phân bổ Sản lượng Phân bổ Sản lượng Phân bổ Sản lượng Phân bổ Bán buôn Tổng ĐL ĐL bán lẻ Bán lẻ Tổng cộng Bảng tính chiết khấu thừa thiếu Phương thức: Xuất bán đại lý bán lẻ TT Mặt hàng Sản lượng Đơn giá Doanh thu Chiết khấuđược hưởng Chênh lệch Chiết khấuThừa(+), thiếu(-) Lít 15 Lít Giá vốn BQ Giá bán LTT Giá bán BQ Giá vốn Giá bán lẻ TT DT thực thu 01 Mogas 90 -2,736,348 02 Mogas 92 -30,339,861 03 Diezel -126,371,432 -159.447.641 Từ ngày….tháng…..đến ngày……tháng…..năm 2006 Vĩnh phú, ngày…tháng….năm 2006 Người lập bảng biểu TP Kế toán Giám đốc Bảng kê xuất hao hụt: Căn cứ vào định mức hao phí của Công ty mà Chi nhánh xác định mức hao hụt cho phép của toàn Chi nhánh. Sau đó phân bổ định mức này cho các cửa hàng. Đến cuối tháng, căn cứ vào lượng hàng hóa bán ra trong tháng, cửa hàng trưởng lập bảng kê xuất hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Bảng kê xuất khác Ngày….tháng…..năm 2006 TT Mặt hàng ĐVT Tổng số Phương thức xuất Ghi chú Hao hụt Thiếu Khác 01 Mogas 90 Lít 52 52 02 Mogas 92 Lít 516 516 03 Diezel Lít 76 76 Người lập biểu Ngày…..tháng…..năm 2006 Cửa hàng trưởng 2.4.3. Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa. Phương thức bản lẻ. Hàng ngày, tại các cửa hàng bán lẻ trưởng cửa hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn cho số lượng hàng hóa bán ra nhưng chưa được lập hóa đơn sau số ghi nhận vào Thẻ kho và Bảng kê hàng hóa. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Bản kê hàng hóa do các cửa hàng bán lẻ gửi lên phòng Kinh doanh sẽ tiến hàng cập nhập số liệu vào máy rồi chuyển những chứng từ này cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. VD: Ngày 15/01/2005 tại cửa hàng bán lẻ số 113 có Hóa đơn GTGT như trang ….. sau đó nhân viên cửa hàng sẽ tiến hàng vào Bảng kê hàng hóa như trang….. và tiến hàng vào Thẻ kho để ghi nhập về mặt số lượng hàng bán ra trong ngày, mỗi Thẻ kho sẽ mở cho một loại hàng hóa nhất định. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tên hàng hóa: Mogas 90 Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp ……. ……… ……… 15/01/2005 Xuất bán cho khách vãng lai 400 Kế toán trưởng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tên hàng hóa: Mogas 92 Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp ……. ……… ……… 15/01/2005 Xuất bán cho khách vãng lai 2600 Kế toán trưởng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tên hàng hóa: Diezel Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp ……. ……… ……… 15/01/2005 Xuất bán cho khách vãng lai 500 Kế toán trưởng Cứ 5 ngày các cửa hàng bán lẻ nộp Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa bán ra lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sau khi đã cập nhật số liệu sẽ chuyển những tài liệu này cho phòng Kế toán – Tài chính để làm căn cứ ghi sổ sách. Tại phòng Kế toán sẽ tiến hàng ghi chép sổ sách như sau: Tính toán giá vốn hàng bán ra theo giá hạch toán rồi cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết thống kê theo phương thức xuất giá vốn Sổ chi tiết thống kê theo phương thức xuất giá vốn Tháng 1 năm 2005 Phương thức tiêu thụ Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Giá vốn Thành tiền Phương thức bán lẻ Mogas 90 Mogas 92 Diezel ……….. Lít Lít Lít 400 2600 500 5500 5700 4050 2,200,000 14,820,000 2,025,000 Tổng Phương thức bán buôn trực tiếp ………. ……….. Tổng cộng 4,514,871 27,174,065,980 Cuối mỗi tháng kế toán tiền hành lập + Bảng phân bổ chênh lệch giá, tính toán ra số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo từng loại hàng hóa. + Cộng tổng giá hạch toán của từng loại hàng hóa trên sổ chi tiết thống kế theo phương thức xuất giá vốn. Sau đó, tiến hành vào NKCT số 7A (ghi có TK 156112, TK 156122), NKCT số 7B (ghi Có TK 15621, TK 15631, TK 15651), NKCT số 7E (ghi Có TK 15622, TK 15632, TK 15652) Nhật ký chứng từ số 7A Ghi Có cho TK 156112, 156122 Trang: TK Có TK Nợ Tổng cộng TK 156112 TK 156122 13811 632111 641114 ………. ………. 27,285,242,610 ………….. 26,834,175,110 ……….. 451,067,500 Tổng cộng …………. xxxx xxx Việc ghi nhận doanh thu sẽ được phán ánh trên NKCT số 8A Nhật ký chứng từ số 8A Ghi Có TK 511111, 511112,511114,511115,….. Trang: TK Có TK Nợ Tổng cộng TK 511111 TK 511112 TK511114 TK 511115 51112 51113 51115 131111 1312 ……… ………. ………….. ……….. ………… 19,722,732 …… …. Tổng cộng 27,761,629,440 2,368,313,162 4,859,235,005 6,449,059,840 13,635,337,220 237,426,643 2,331,767 409,925,807 Còn việc ghi nhận thuế GTGT đầu ra và khoản lệ phí xăng dầu sẽ được cập nhật trên NKCT số 10 Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có cho TK 33311, TK 33392…. Diễn giải số dư đầu tháng Ghi có TK 33311 Nợ TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 13111 ……. Cộng Có TK 33311 Nợ Có Dư đầu tháng 290,316 bán hàng cho khách ……. 1,972,273 Cộng 33,557,647,448 0 Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK 33392 Nợ TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 13111 ……. Cộng Có TK 33311 Nợ Có Dư đầu tháng 4,407,986,440 bán hàng cho khách …. 1,750,000 Cộng 1,832,369,892 2,150,304,500 Đối với khoản tiền cửa hàng bán lẻ tuy đã gửi vào ngân hàng nhưng phòng Kế toán chưa nhận được Giấy báo có của ngân hàng nên vẫn hạch toán trên TK 13111. Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK 131 Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005 TK Nợ: 1312 PT cửa hàng số 113 Dư đầu kỳ Nợ :96,250,000 Phát sinh Nợ :852,817,000 Có: 821,767,000 Dư cuối kỳ: Nợ : 127,300,00 chứng từ Ngày Diễn giải Số tiền Nợ Số tiền Có Mã Số 4/1/2005 Nhận được giấy báo của ngân hàng ngày gửi 31/12/2004 96,250,000 4/1/2005 Total - 96,250,000 5/1/2005 Nộp tiền hàng nhưng chưa có Giấy báo Có của ngân hàng 117,225,000 5/1/2005 Total 117,225,000 0 9/1/2005 Nhận được Giấy báo Có của ngân hàng ngày gửi 05/01/2005 117,225,000 9/1/2005 Total - 117,225,000 ………… ………………… 15/1/2005 Chưa có Giấy báo Có của hàng 127,225,025 15/1/2005 Total 127,225,025 0 ………. ………………….. 30/1/2005 Nộp tiền hàng nhưng chưa có giấy báo Có của ngân hàng 127,300,000 30/1/2005 Total 127,300,000 0 Cuối tháng, các cửa hàng căn cứ vào định mức hao hụt lập Bảng kê xuất khác để xác định lượng hao của các hàng hóa theo từng phương thức tiêu thụ. Căn cứ vào Bảng kê xuất khác này kế toán sẽ tiến hành tính giá vốn theo gía hạch toán sau đó phản ánh vào NKCT số 7A( ghi có TK 15611 và ghi Nợ TK641114) và Bảng chi tiết bán hàng (sẽ được phán ánh trong phần sau). Đối với phương thức bán buôn trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý Hàng ngày, căn cứ vào số lượng hàng hóa bán ra phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT. Sau khi cập nhập số liệu trên phần mềm, Hóa đơn này sẽ được chuyển về phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trình tự ghi sổ tương tự như trong trường hợp bán lẻ hàng hóa. Tuy nhiên, đối với phương thức bán đại lý Chi nhánh sẽ được hưởng phần chiết khấu do Công ty cấp (khoản chiết khấu này đúng bằng khoản thù lao mà Chi nhánh trả cho khách hàng là các đại lý bán lẻ. Hàng tháng, kế toán lập Bảng kê chiết khấu đại lý bán lẻ và sẽ tiến hàng định khoản như sau: Nợ TK: 3363 Có TK: 632111 Sau khi số liệu đã được phán ánh hết lên các NKCT và các sổ chi tiết, Kế toán sẽ tiến hành cộng số liệu từ NCKT và các sổ chi tiết để ghi chép lên Sổ cái của từng tài khoản. Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản TK 156,632,511. Số dư đầu năm Nợ Có Sổ cái TK 632111 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …….. 156112 26,834,175,110 156122 451,067,500 Cộng Nợ 27,285,242,610 Cộng Có 27,285,242,610 Số dư Nợ 0 Số dư Có Số dư đầu năm Nợ Có 2,997,917,450 Sổ cái TK 15611 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …….. 33631 14,666,597,500 33811 824,250 Cộng Nợ 14,667,421,750 Cộng Có 14,166,471,700 Số dư Nợ 3,498,867,500 Số dư Có 0 Số dư đầu năm Nợ Có Sổ cái TK 511115 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …….. 911111 13,635,337,220 Cộng Nợ Cộng Có 13,635,337,220 Số dư Nợ 0 Số dư Có Theo thường kỳ, thường là vào cuối tháng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu lên các báo cáo nộp về cho Công ty Báo cáo tiêu thụ Báo cáo tiêu thụ Tháng 1/2005 Tên chỉ tiêu Đơn vị tính Số lượng Giá vốn hàng bán chưa được chiết khấu Chiết khấu thừa thiếu Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần Lợi nhuận gộp 1.Tổng số 4,464,881 26,591,246,650 (160,447,641) 26,430,799,009 27,311,936,896 881,137,887 -Xăng Lít 1,871,570 13,431,243,646 (34,076,209) 13,397,167,437 13,862,207,612 465,040,175 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít 13,894 70,934,400 70,934,400 73,079,749 2,145,348 Diezel Lít 2,292,839 11,946,319,252 (126,371,432) 11,819,947,820 12,216,733,557 396,785,737 Mazut Lít 286,579 1,142,749,352 1,142,749,352 1,159,915,979 17,166,627 1.1 Bán buôn trực tiếp 502,449 2,320,633,420 2,320,633,420 2,368,313,162 47,679,742 -Xăng Lít 1,064 8,367,134 8,367,134 8,674,226 307,093 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít 3,601 18,963,267 18,963,267 19,265,219 301,952 Diezel Lít 211,205 1,150,553,668 1,150,553,668 1,180,457,738 29,904,070 Mazut Lít 286,579 1,142,749,352 1,142,749,352 1,159,915,979 17,166,627 1.2. Bán Tổng đại lý 793,693 4,831,785,549 4,831,785,549 4,859,226,671 27,441,122 -Xăng Lít 351,506 2,523,356,993 2,523,356,993 2,553,070,236 29,713,243 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít - - - - - Diezel Lít 442,187 2,308,428,556 2,308,428,556 2,306,156,435 (2,272,121) Mazut Lít - - - - - 1.3. Đại lý bán lẻ 1,048,262 6,401,572,380 6,401,572,380 6,449,059,840 47,487,460 -Xăng Lít 482,153 3,483,080,103 (34,076,209) 3,449,003,894 3,527,349,248 78,345,355 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít - - - - - Diezel Lít 566,109 2,918,492,277 (126,371,432) 2,792,120,845 2,921,710,592 129,589,747 Mazut Lít - - - - - 1.4.Bán lẻ 2,119,317 13,037,255,301 13,037,255,301 13,635,337,224 598,081,922 -Xăng Lít 1,036,294 7,416,439,417 7,416,439,417 7,773,113,902 356,674,485 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít 10,294 51,971,134 51,971,134 53,814,529 1,843,396 Diezel Lít 1,072,730 5,568,844,751 5,568,844,751 5,808,408,792 239,564,042 + Căn cứ vào bảng kê theo phương thức xuất giá vốn để tính tổng cộng số lượng theo đơn giá hạch toán của từng mặt hàng. Sau khi lập Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phương thức tháng 1 năm 2005 của từng mặt hàng. Kế toán sẽ tính chính xác giá vốn thực tế của từng loại mặt hàng rồi tiến hành điền số liệu vào cột số lượng và giá vốn hàng bán chưa chiết khấu. + Căn cứ vào Bảng tính chiết khấu thừa thiếu để tính giá trị chiết khấu của hình thức đại lý bán lẻ. + Giá vốn hàng bán là tổng của giá vốn chưa chiết khấu và chiết khấu thừa thiếu. + Số liệu trên cột doanh thu chính sẽ được lấy ra từ Nhật ký chứng từ số 8A và căn cứ vào cả Bảng kê theo phương thức xuất giá vốn. + Lợi nhuận gộp là thương doanh thu thuần và giá vốn hàng bán. *Phụ biểu báo cáo xuất hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Tổng số Bán buôn trực tiếp Bán Tổng đại lý Đại lý bán lẻ Bán lẻ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng lít 4,463,721 26,591,246,650 502,449 2,320,633,420 793,693 4,831,785,549 1,048,262 6,401,572,380 2,119,317 13,037,255,301 1.Xăng lít 1,871,017 13,431,243,646 1,064 8,367,134 351,506 2,523,356,993 482,153 3,483,080,103 1,036,294 7,416,439,417 1.1 Mogas 90 lít 169,254 1,124,452,526 - - 29,597 196,387,005 18,359 122,479,678 121,298 805,585,843 1.2.Mogas 92 lít 1,700,329 12,295,123,380 1,064 8,367,134 321,909 2,326,969,987 463,795 3,360,600,425 913,562 6,599,185,835 1.3. Xăng 95 lít 1,434 11,667,739 - - - - - - 1,434 11,667,739 1.4..Xăng khác lít - - - - - - - - - - 2. N. liệu bay lít - - - - - - - - - - 3.Dầu hỏa lít 13,894 70,934,400 3,601 18,963,267 - - - - 10,294 51,971,134 4. Diezel lít 2,292,231 11,946,319,252 211,205 1,150,553,668 442,187 2,308,428,556 566,109 2,918,492,277 1,072,730 5,568,844,751 4.1. Diezel 0.5s lít 2,292,231 11,946,319,252 211,205 1,150,553,668 442,187 2,308,428,556 566,109 2,918,492,277 1,072,730 5,568,844,751 4.2 Diezel 0.25s lít - - - - - - - - - - 4.3 Diezel khác lít - - - - - - - - - - 5. Marut kg 286,579 1,142,749,352 286,579 1,142,749,352 - - - - - - 5.1. Marut 3.5s kg 286,579 1,142,749,352 286,579 1,142,749,352 - - - - - - 5.2. Marut 3s kg - - - - - - - - - - 5.3. Marut khác kg - - - - - - - - - - PHụ biểu báo cáo xuất hàng hóa Tháng 1/2005 Mặt hàng: Xăng dầu chính 2.6.4.4. Hạch toán chi phí kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh phát sinh chủ yếu là chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí thu mua hàng hóa. Nhưng việc tách rời những chi phí này tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc gặp rất nhiều khó khăn. Chính vì vậy, Chi nhánh chỉ sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng dùng để phản ánh cả ba loại chi phí trên. Chi phí kinh doanh tại đơn vị bao gồm những khoản chi phí sau: + Chi phí tiền lương: là toàn bộ những khoản tiền lương, phụ cấp có tính chất lương theo quy định hiện hành của nhà nước. Các cán bộ, công nhân viên trong Chi nhánh được hưởng bao gồm: những người trong bộ máy điều hành công ty (giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, nhân viên các phòng ban), những người lao động bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ (trưởng cửa hàng, nhân viên bán hàng), thủ kho, bảo vệ…. Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương và các chứng từ khác (giấy báo nghỉ ốm,…) kế toán tiến hành kiểm tra, ghi chép sổ sách và được tập hợp trên TK641 (chi tiết cho từng nhóm hàng hóa) + Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ: là khoản tiền mà người sử dụng lao động phải trích trên cơ sở quỹ tiền lương của đơn vị để nộp BHXH(15%), BHYT(2%), KPCĐ(2%) cho người lao động trong đơn vị + Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì: Bao gồm toàn bộ số tiền phân bổ các loại công cụ , dụng cụ, bao bì trực tỉếp sử dụng vào hoạt động kinh doanh. + Chi phí khấu hao: là khoản chi phí sử dụng TSCĐ được trính trên tỷ lệ khấu hao theo quy định của nhà nước. Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì được hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ đựơc tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt động kinh doanh theo những tiêu thức cụ thể. + Chi phí sửa chữa TSCĐ: Là những chi phí sửa chữa tài sản phát sinh trong quá trình kinh doanh. Do đặc điểm của loại sản phẩm xăng dầu nên chi phí sửa chữa chủ yếu là chi phí sửa chữa thường xuyên: trùng tu TSCĐ, sơn quét, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng…. + Chi phí bảo quản: Là những khoản chi phí nhằm đảo bảo chất lượng của hàng hóa đã nhập kho, chở tiêu thụ như chi phí chống cháy nổ, chi phí vệ sinh kho hàng, rửa bồn bể, chi phí chống hư hao hàng hóa, chi phí vệ sinh môi trường, chi phí độc hại…. + Chi phí vận chuyển: là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa: Chi phí thuê xe chuyên chở x._.