Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây Dựng - LICOGI (nhật ký chung - ko lý luận)

tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n KHOA KÕ TO¸N š&› ¬ chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp §Ò tµi: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Sinh viªn thùc hiÖn : l¹i thóy h­êng Chuyªn ngµnh : kÕ to¸n Lớp : kÕ to¸n 47c Kho¸ : 47 HÖ : ChÝnh quy Gi¸o viªn h­íng dÉn : ths. tr­¬ng anh dòng HÀ NỘI 2009MỤC LỤC 2.1.Đặc điểm lao động tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 25 2.2.Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động 26 2.2.1. Kế toán số lượng lao động 27 2.2.2. Kế toán thời gian lao động 29 2.2.3.Kế toán kết quả lao động 29 2.3.Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 30 2.3.1. Tính lương phải trả người lao động 30 2.3.2. Tính các khoản trích theo lương 42 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 44 2.4.1.Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ 44 2.4.2. Kế toán tiền lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 48 2.4.3. Kế toán các khoản trích theo lương 58 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI 65 3.1.Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 65 3.1.1.Ưu điểm 65 3.1.2.Nhược điểm 68 3.2.Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 71 KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Số TT Ký hiệu Từ viết tắt 1 BHXH Bảo hiểm xã hội 2 BHYT Bảo hiểm y tế 3 KPCĐ Kinh phí công đoàn 4 BTC Bộ Tài Chính 5 BGĐ Ban giám đốc 6 DN Doanh nghiệp 7 LĐTL Lao động tiền lương 8 TK Tài khoản 9 CPNC Chi phí nhân công 10 TC -HC Phòng tổ chức hành chính 11 KT Kế toán 12 TSCĐ Tài sản cố định 13 KH - KT Kế hoạch kỹ thuật 14 GTGT Thuế giá trị gia tăng 15 QĐ Quyết định 16 CBCNVC Cán bộ công nhân viên chức 17 TTTƯ Thanh toán tạm ứng `18 VNHĐT Vay ngân hàng đầu tư 19 T T Trung tâm 20 PGĐ Phó giám đốc DANH MỤC BẢNG BIỂU Số TT Tên bảng biểu Trang 1 Biểu 1.1 : Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI 6 2 Biểu 2.1 : Danh sách cán bộ nhân viên – tháng 12 năm 2008 28 3 Biểu 2.2 : Bảng tính lương khối gián tiếp 34 4 Biểu 2.3 : Bảng tính lương chi tiêt lãnh đạo Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI 37 5 Biểu 2.4 : Bảng Tính lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính 38 6 Biểu 2.5 : Tính lương chi tiết phòng tài chính kế toán 39 7 Biểu 2.6: Quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 40 8 Biểu 2.7: Bảng quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 41 9 Biểu 2.8 : Bảng chấm công – tháng 12 năm 2008 Phòng kế hoạch kỹ thuật 47 10 Biểu 2.9: Bảng ứng lương tháng 12 năm 2008 50 11 Biểu 2.10 : bảng quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 khối gián tiếp 52 12 Biểu 2.11 : Nhật ký chung tháng 12 năm 2008 55 13 Biểu 2.12 : Sổ cái TK 334 tháng 12 năm 2008 56 14 Biểu 2.13: Sổ chi tiết TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên ’ tháng 12 năm 2008 57 15 Biểu 2.14: Trích BHYT, BHXH tháng 12 năm 2008 59 16 Biểu 2.15 : sổ chi tiết tài khoản 3382 62 17 Biểu 2.16 : sổ chi tiết TK 3383 63 18 Biểu 2.17 : sổ chi tiết TK 3384 64 DANH MỤC SƠ ĐỒ Số TT Tên sơ đồ Trang 1 Sơ đồ 1.1 : Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế 10 2 Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tổ chức sản xuất tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 11 3 Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Tư Vấn Xây Dựng LICOGI 13 4 Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI 17 5 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI 23 6 Sơ đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 46 7 Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật Ký Chung tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI 54 LỜI MỞ ĐẦU Tiền lương là chi phí sức lao động được vật hóa, là thành quả lao động mà người lao động được hưởng sau một thời gian làm việc. Tiền lương là một bộ phận của giá thành sản phẩm, là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh do đó công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI nói riêng. Bởi vì ngoài việc xây dựng cho mình một chế độ tiền lương đúng quy định, tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp còn phải chú trọng đến tính hợp lý tương đối của tiền lương đứng trên góc độ người lao động, nhằm thu hút lao động có trình độ tay nghề, đồng thời, khuyến khích người lao động tích cực sản xuất, nâng cao năng suất và chất lượng lao động, đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI là doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, chi phí lương trong Công ty luôn chiếm một tỷ trọng cao trong tổng chi phí. Đòi hỏi công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty phải được thực hiện một cách chính xác hợp lý giúp cung cấp những thông tin chính xác cho nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Tuy công tác kế toán tiền lương tại Công ty có nhiều ưu điểm đã và đang dần hoàn thiện nhưng vẫn còn nhiều nhược điểm cần khắc phục. Vì Vậy sau một thời gian thực tập tại Công ty em lựa chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài : ‘ Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI ’ Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề thực tập của em gồm 3 chương : - Chương 1 : Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI - Chương 2 : Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI - Chương 3 : Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy Trương Anh Dũng đã chỉ bảo tận tình trong thời gian qua giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập. Tuy em đã rất cố gắng hoàn thành chuyên đề thực tập nhưng với những kiến thức hiểu biết còn quá ít chắc chắn chuyền đề thực tập của em còn có nhiều thiếu sót và hạn chế rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG 1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI 1.1.Quá trình hình thành phát triển của Công ty Tư Vấn Xây Dựng -LICOGI Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng và Phát Triển Hạ Tầng ( LICOGI ), được thành lập theo quyết định số 947/BXD – TCLĐ Trụ sở : Nhà G1 - Thanh Xuân Nam - Quận Thanh Xuân - Hà Nội Tel : ( 84 -8) 8545841 Fax : ( 84- 8 ) 5523528 E-mail : licogituvan@vnn.vn Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0116000260 ngày 31/12/1996 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp. Công ty có 02 lần thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh gồm : - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ nhất ngày 24/05/2004 - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ hai ngày 30/09/2005 Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI là thành viên của Hiệp Hội Tư Vấn Xây Dựng Việt Nam ( VECAS ) và Hội Xây Dựng Việt Nam (VCA ). Công ty có lực lượng đông đảo gồm những thạc sĩ, kiến trúc sư, kỹ sư, chuyên gia các ngành khác nhau, được đào tạo trong nước và nước ngoài, là những người có năng lực và nhiều kinh nghiệm, đã tự khẳng định mình qua nhiều năm trong ngành xây dựng. Nhiều người trong số kỹ sư, chuyên gia của Công ty đã từng đảm nhận các vị trí chỉ huy trưởng công trình, phụ trách kỹ thuật các công trình xây dựng lớn trong cả nước. Mục tiêu hoạt động của Công ty là cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp đạt chất lượng cao trong các lĩnh vực như lập dự án đầu tư, khảo sát thiết kế các công trình xây dựng dân dụng - công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, cấp thoát nước và xử lý rác thải, đấu thầu công trình, quản lý và giám sát thi công. Công ty Tư Vấn Xây Dựng là đơn vị có thế mạnh truyền thống về lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát địa hình địa chất, thiết kế và lập tổng dự toán, giám sát kỹ thuật thi công và thi công các công trình với quy mô từ nhỏ đến lớn. Trong thời gian gần đây, Công ty đã và đang đảm nhận nhiều công trình quan trọng với các điều kiện kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế. Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng thiết kế, khảo sát các công trình dân dụng công nghiêp, chủ yếu bao gồm các lĩnh vực sau : - Lập thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật, báo cáo đầu tư xây dựng, dự án đầu tư xây dựng công trình … - Tư vấn về đấu thầu, tư vấn giám sát, quản lý dự án và lập hợp đồng kinh tế - Thiết kế kỹ thuật thi công và lập tổng dự toán … - Thí nghiệm vật liệu xây dựng, cung cấp hoặc kiểm tra các thông số kỹ thuật phục vụ thi công, thiết kế và kiểm định đánh giá chất lượng công trình - Thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp. Thi công các công trình nội ngoại thất mang tính nghệ thuật - Kinh doanh nhà và hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp - Lập dự án, thiết kế kỹ thuật thi công và kiểm đinh chất lượng các công trình giao thông đường bộ - Thiết kế hệ thống điện với cấp điện áp từ 35 KV trở xuống cho các công trình giao thông - Lập báo cáo đầu tư, lập dự án đầu tư, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở phục vụ công tác trên - Thiết kế quy hoạch, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, lập tổng dự toán, thiết kế công nghệ, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán chi tiết - Tư vấn xây dựng, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm tra thiết kế tổng dự toán, hồ sơ thầu - Tư vấn giám sát thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị - Tư vấn quản lý dự án - Khảo sát địa chất, địa hình thí nghiệm trong phòng và ngoài hiện trường công tác kiểm định chất lượng công trình dân dụng Thi công xây lắp các công trình kiến trúc dân dụng, công nghiệp giao thông, xây dựng dân dụng BIỂU 1.1 : MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI Đơn vị : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Doanh thu bán hàng 11.462.148.584 16.458.784.474 4.996.635.890 44% Lợi nhuận sau thuế 270.003.806 212.278.935 -57.724.871 -21% Tổng tài sản 22.031.802.345 28.712.167.347 6.680.365.002 30% Tài sản ngắn hạn 17.228.257.203 24.438.807.632 7.210.550.429 42% Tài sản dài hạn 4.803.545.142 4.273.359.715 -530.185.427 -11% Nợ phải trả 17.413.635.169 24.039.939.236 6.626.304.067 38% Nợ ngắn hạn 17.248.582.375 23.297.553.497 6.048.971.122 35% Nợ dài hạn 165.070.794 742.385.739 577.314.945 350% Vốn chủ sở hữu 4.618.149.176 4.672.228.111 54.078.935 1% Số lao động ( người ) 350 420 70 Thu nhập bình quân 1 lao động 1.750.000 2.225.000 475.000 Nguồn : phòng tài chính kế toán Nhận Xét Tình hình tài chính và phát triển kinh doanh của Công ty không được tốt. Doanh thu của Công ty tăng lần lượt qua các năm 2007 đến 2008 chênh lệch số tiền là 4.996.635.890 đ, tăng 44% so với năm 2007 đây là dấu hiệu khả quan. Tuy nhiên lợi nhuận của Công ty năm 2008 lại giảm so với 2007 số tiền là - 57.724.871 đ, giảm -21% so với năm 2007. Chứng tỏ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã tăng cao. Công ty cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí hợp lý. Ta thấy doanh thu của Công ty tăng nhanh nhưng không bù đắp được phần chi phí vượt quá cao trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy Công ty nên xem xét tìm hiểu các nguyên nhân làm tăng chi phí, và có biện pháp cắt giảm chi phí hợp lý. Bên cạnh đó tổng tài sản của Công ty năm 2008 cũng tăng so với năm 2007 là 6.680.365.002 đ, tăng 30%. Tuy nhiên nguyên nhân chính của việc tăng tổng tài sản là do tài sản ngắn hạn tăng nhiều, tăng 7.210.550.429 đ tăng 42% so với năm 2007. Trong khi đó tài sản dài hạn lại giảm -11% so với năm 2007. Công ty hiện nay có cơ cấu tài sản ngắn hạn và dài hạn không cân đối và hợp lý. Có sự chệnh lệch quá nhiều. Điều này không tốt, Công ty nên điều chỉnh cơ cấu tài sản cho hợp lý để đảm bảo tình hình tài chính. Nợ phải trả của Công ty tăng 38% so với năm 2007 nguyên nhân chính là nợ ngắn hạn tăng chứng tỏ sự độc lập về mặt tài chính của Công ty không cao trong đó nợ ngắn hạn tăng 6.048.971.122 đ, chiếm 35% Tổng nguồn vốn của Công ty tăng nguyên nhân chính là sự gia tăng đáng kể của nợ phải trả trong khi nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty lại tăng không đáng kể 54.078.935đ, chiếm 1%. Tình hình tài chính của Công ty không khả quan, nợ phải trả của Công ty cũng tăng khá cao. Chứng tỏ doanh nghiệp tính tự chủ, độc lập về mặt tài chính không cao. Đây là khuyết điểm, vì nếu tính tự chủ về mặt tài chính thấp thì nguy cơ gặp rủi ro trong kinh doanh là rất lớn. Nguồn vốn của Công ty chủ yếu hình thành từ nợ ngắn hạn, điều này một mặt có lợi là giúp cho chi phí tài chính thấp nhưng cũng tương đối rủi ro khi dùng nguồn nợ ngắn hạn để đầu tư và hình thành tài sản dài hạn. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là tư vấn khảo sát thiết kế các công trình xây dựng dân dụng, thủy điện nên các công trình của Công ty nằm ở khắp mọi miền trên đất nước. Để có được các công trình, hạng mục công trình, Công ty có thể được Tổng Công ty trực tiếp giao cho hoặc phải tự đấu thầu. Trong nền kinh tế mở cửa, khi Việt Nam tham gia vào hội nhập WTO, thị trường xây dựng có sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty trong nước cũng như nước ngoài thì Công ty đã phải tự đấu thầu tìm kiếm công trình và dự án. Đối với các công trình do Tổng Công ty giao, Công ty phải thực hiện theo quy định trong quy chế của Tổng Công ty. Khi công trình hoàn thành sẽ quyết toán với Tổng Công ty Đối với công trình do Công ty tự tìm kiếm quy trình như sau : Căn cứ vào thông báo mời thầu của chủ đầu tư, Công ty sẽ mua hồ sơ tham gia dự thầu và tiến hành dự thầu. Nếu công trình trúng thầu, quá trình ký kết hợp đồng sẽ tiến hành. Hai bên thoã thuận với nhau về phương thức thanh toán, bảo hành công trình …Khi công việc hoàn thành, Công ty sẽ nghiệm thu và bàn giao công trình cho bên A Trình tự thực hiện hợp đồng kinh tế Giai đoạn bắt đầu : Theo đặc thù của các công việc tư vấn thiết kế, lập dự án, đấu thầu, khảo sát, thí nghiệm, thi công thực nghiệm. Công tác chuẩn bị thực hiện hợp đồng kinh tế bao gồm : Tiếp thị, thu thập tài liệu, số liệu, thông tin cần thiết có liên quan Lập thuyết minh, đề cương thiết kế sơ bộ … xin ý kiến của chủ đầu tư Thương thảo hợp đồng kinh tế Lập phiếu giao khoán cho các đơn vị sản xuất bằng phiếu giao việc Kiểm tra tính khả thi của công việc thông qua phiếu báo cáo của các đơn vị được giao khoán Thực hiện hợp đồng kinh tế - Nghiên cứu tài liệu, xử lý số liệu Lập báo cáo khả năng thực hiện hợp đồng kinh tế Đề xuất phương án sản xuất, tiến độ thực hiện chi tiết, dự trù kinh phí sản xuất và tiền lương … Tùy theo loại hình công việc trong hợp đồng kinh tế, đơn vị sản xuất lên kế hoạch, đề xuất phương án sản xuất phù hợp, trên cơ sở hiện có về nhân sự, trình độ, tay nghề …. Trong trường hợp đơn vị sản xuất có đủ điều kiện tổ chức thực hiện hợp đồng kình tế độc lập thì được phép thuê cộng tác viên, chuyên gia tư vấn. Trường hợp không đủ điều kiện tự thực hiện hợp đồng kinh tế độc lập được phải xem xét đề xuất Ban Giám Đốc theo các phương án sau : + Thuê chuyên gia tư vấn có trình độ cao + Thuê cộng tác viên + Thuê tư vấn phụ + Liên doanh liên kết với các đơn vị sản xuất có đủ năng lực thực hiện hợp đồng kinh tế Kết thúc hợp đồng kinh tế - Giao nộp tài liệu, nghiệm thu sản phẩm, thanh lý hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư theo quy trình quản lý chất lượng ISO 9001 -2000 của Công ty - Hoàn tất thủ tục quyết toán, phối hợp với các phòng ban chức năng của Công ty - Thu hồi công nợ, phối hợp với các phòng ban chức năng của Công ty. Trường hợp không có khả năng thu hồi công nợ phải có văn bản báo cáo ban giám đốc cho phương án giải quyết. Sơ đồ 1.1 : Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế Chủ đầu tư mời thầu Làm hồ sơ tham gia dự thầu Trúng thấu và ký hợp đồng kinh tế Thực hiện hợp đồng kinh tế Thanh toán nghiệm thu và bàn giao công trình cho bên A Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tổ chức sản xuất tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Giám đốc, hoặc Phó giám đốc được ủy quyền Trung tâm kiến trúc 1, 2 ,3 Trung tâm kỹ thuật hạ tầng, điện nước, Trung tâm thiết kế thủy điện, thí nghiệm Xí nghiệp khảo sát xây dựng Chủ nhiệm đồ án Hợp đồng giao khoán Giám đốc hoặc phó Giám đốc Công ty được ủy quyền dựa theo kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, dựa theo các hợp đồng kinh tế của Công ty để ký hợp đồng giao khoán nội bộ công việc với các trung tâm, xí nghiệp và các đơn vị sản xuất Việc giao khoán nội giữa Công ty và các đơn vị sản xuất được thực hiện thông qua hợp đồng giao khoán nội bộ Bên giao khoán : Giám đốc Công ty hoặc Phó Giám đốc Công ty được ủy quyền, trưởng, phó phòng kế hoạch kỹ thuật Bên nhận khoán: Phụ trách đơn vị trực thuộc, chủ nhiệm đồ án, các cá nhân, cộng tác viên thông qua hợp đồng chuyên gia. Trường hợp Công ty ký giao khoán với chủ nhiệm đồ án thì phụ trách đơn vị thực hiện đồ án có vai trò điều tiết nhân lực trong đơn vị mình, kiểm soát tình hình tiến độ chung trong đơn vị và được hưởng một tỷ lệ nhất định trong giá trị giao khoán 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI là Công ty chuyên ngành tư vấn thiết kế các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, sân bay bến cảng, các công trình hạ tầng đô thị và khu công nghiệp trong cả nước. Do đặc điểm về nghành nghề và lĩnh vực kinh doanh nên Công ty thực hiện tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc trực tuyến và tham mưu. Giám đốc Do lãnh đạo Tổng Công ty quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị và Tổng Giám Đốc về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị. Giám đốc phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các lĩnh vực sau : Kế hoạch, tài chính, tổ chức nhân sự, kỹ thuật. Phó giám đốc 1 Phụ trách lĩnh vực lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế kỹ thuật các công trình : Cấp thoát nước, vệ sinh môi trường, hạ tầng kỹ thuật, khảo sát địa chất địa hình, công tác hành chính, công tác đầu tư nội bộ Quản lý kỹ thuật, chất lượng các hồ sơ dự án, thiết kế kỹ thuật và giám sát tác giả các công trình trong lĩnh vực quản lý Phó giám đốc 2 Phụ trách lĩnh vực lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế kỹ thuật các công trình : Quy hoạch đô thị và khu công nghiệp, kiến trúc dân dụng và công nghiệp, kết cấu, phụ trách công tác đào tạo Quản lý kỹ thuật, chất lượng các hồ sơ dự án, thiết kế kỹ thuật và giám sát tác giả các công trình trong lĩnh vực quản lý. HỘI ĐỒNG THI ĐUA KHEN THƯỞNG – KỶ LUẬT GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC KỸ THUẬT BAN KIỂM TRA THỤC HIỆN ISO PHÓ GIÁM ĐỐC 1 PHÓ GIÁM ĐỐC 3 GIÁM PHÓ ĐỐC 2 PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT TRUNG TÂM NƯỚC VÀ MÔI TRƯƠNG SƠ ĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TRUNG TÂM THIẾT KẾ THỦY ĐIỆN TRUNG TÂM THÍ NGHIỆM DELLTA XN KHẢO SÁT XÂY DỰNG TRUNG TÂM KIẾN TRÚC 2 TRUNG TÂM KIẾN TRÚC 3 TRUNG TÂM TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT HẠ TẦNG TRUNG TÂM ĐIỆN NƯỚC TRUNG TÂM KIẾN TRÚC 1 Phó giám đốc 3 : Phụ trách lĩnh vực kinh doanh và tiếp thị Nhiệm vụ : Nghiên cứu và tổ chức lực lượng khai thác thị trường, đánh giá đối tác, thu hồi công nợ …Lập phương án kinh doanh, quảng bá tiếp thị các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Tổ chức hoạt động kinh doanh các lĩnh vực phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty. Phòng tổ chức hành chính Tham mưu cho lãnh đạo Công ty lĩnh vực : Tổ chức, nhân sự, thanh tra, đào tạo bồi dưỡng, hành chính quản trị, quản lý trang thiết bị văn phòng phẩm, lưu trữ. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị - Xây dựng kế hoạch tiếp nhận, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân nhằm đảm bảo cung cấp các nguồn lực đáp ứng yêu cầu của Tổng Công ty Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm trước Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty, có nhiệm vụ quyền hạn cụ thể theo quy định của pháp luật - Phản ánh thực hiện các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh một cách đấy đủ, xác thực và kịp thời - Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị làm tốt công tác hạch toán, thực hiện đầy đủ kịp thời các nghĩa vụ tài chính với Công ty, phân tích thông tin kế toán hiệu quả kinh tế của từng dự án - Đảm bảo cung ứng các nguồn vốn cho các dự án triển khai của Công ty, thanh toán quyết toán, thu hồi vốn các dự án công trình Phòng kế hoạch kỹ thuật Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty trình Tổng Công ty duyệt từ đó cân đối chi tiết kế hoạch cho các trung tâm, xí nghiệp thực hiện Theo dõi kiểm tra, nghiệm thu khối lượng việc thực hiện kế hoạch hàng quý, năm, phối hợp với bộ phận tài vụ trong công tác thanh quyết toán của các đơn vị, tham gia đôn đốc việc thanh quyết toán thu hồi công nợ Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về quản lý kỹ thuật, chất lượng hồ sơ công trình, về công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và tiến độ, chất lượng, an toàn các công trình thi công thực nghiệm của Công ty, giám sát kỹ thuật các công trình. Quản lý, kiểm tra chất lượng các hồ sơ thiết kế, khảo sát, các dự án đầu tư, chuẩn bị đầu tư của các đơn vị Nghiên cứu đề xuất và phổ biến các biện pháp kỹ thuật công nghệ thi công tiên tiến ứng dụng các phần mềm tính toán của Công ty Các trung tâm kiến trúc ( trung tâm 1, 2, 3 ) - Lập dự án đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kiến trúc và dự toán công trình xây dựng dân dụng công nghiệp - Thẩm định thiết kế và tổng dự toán, giám sát kỹ thuật xây dựng quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp - Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp - Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp - Tham gia soạn thảo nội dung hợp đồng kinh tế, nghiệm thu, thanh quyết toán công trình Trung tâm nước và môi trường - Lập dự án đầu tư, thiết kế quy hoạch, thiết kế kỹ thuật và lập dự toán các công trình cấp thoát nước và xử lý môi trường - Lập dự án đầu tư, thiết kế quy họach, thiết kế kỹ thuật và lập dự toán các công trình : Hệ thống điện với cấp điện áp từ 35 KV cho các công trình giao thông, dân dụng và công nghiệp. Thẩm định thiết kế và tổng hợp dự toán, giám sát kỹ thuật xây dựng các công trình điện Trung tâm kỹ thuật hạ tầng - Lập dự án đầu tư thiết kế và lập dự toán các công trình giao thông cầu đường - Thẩm định thiết kế và tổng dự toán, giám sát kỹ thuật xây dựng, quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông cầu đường Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng - Tư vấn đầu tư : Định hướng lựa chọn loại hình, quy mô địa điểm đầu tư, trình tự thủ tục đầu tư, pháp luật xây dựng và hợp đồng kinh tế - Đào tạo cán bộ quản lý dự án theo mô hình và quy mô của từng dự án - Tư vấn thiết kế : Thiết kế quy hoạch và thiết kế kỹ thuật thi công các công trình dân dụng và công nghiệp - Thi công xây lắp: Thi công trang trí nội, ngoại thất các công trình dân dụng và công nghiệp. Thi công ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật Trung tâm thiết kế thuỷ điện - Lập dự án đầu tư, thiết kế quy hoạch, thiết kế kỹ thuật và lập dự toán các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện vừa và nhỏ - Thiết kế thi công các hạng mục công trình xây dựng thuỷ lợi, thuỷ điện - Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu các công trình xây dựng thuỷ lợi, thuỷ điện vừa và nhỏ Trung tâm thí nghiệm Delta Thí nghiệm để cung cấp hoặc kiểm tra thông số kỹ thuật phục vụ cho thiết kế và kiểm định đánh giá chất lượng công trình xây dựng Các chỉ tiêu cơ lý của đất, đá nền móng công trình Các chỉ tiêu lý hoá sinh hoá của nước và môi trường Hội đồng Thi đua khen thưởng kỷ luật - Tổ chức phong trào thi đua nhằm thúc đẩy hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và thực hiện tốt các phong trào do cơ quan phát động - Xét khen thưởng, kỷ luật và đề nghị cấp trên khen thưởng hoặc kỷ luật đối với các cá nhân, tập thể theo quy định hiện hành 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI Phòng tài chính kế toán tổ chức bộ máy kế toán nhằm theo dõi kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty về các vấn đề trong lĩnh vực tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán gồm 5 người, được tổ chức bộ máy kế toán theo nguyên tắc trực tuyến. Chụi trách nhiệm về công việc của phòng với Ban Giám Đốc là kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng, phù hợp với chức năng và chuyên môn của từng người. Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI KẾ TOÁN TRƯỞNG KT TỔNG HỢP TÍNH GIÁ THÀNH KT THANH TOÁN, TSCĐ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KT THUẾ, THỦ QUỸ Kế toán trưởng Có chức năng giám sát, chỉ đạo hướng dẫn việc thực hiện công tác tài chính kế toán của các nhân viên và chụi trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về những thông tin kế toán đã cung cấp - Chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ và điều hành toàn bộ công tác tài chính kế toán, phân công nhiệm vụ và xác định trách nhiệm của từng nhân viên kế toán - Trực tiếp báo cáo và giải trình các báo cáo tài chính theo yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ. Lập dự toán chi tiêu tài chính của Công ty, lập kế hoạch lương hàng năm - Kiểm tra công việc của các nhân viên trong phòng, chụi trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và các cơ quan thuế về những thông tin kế toán đã cung cấp - Làm việc với phòng tài vụ Tổng Công ty, thanh toán các khoản phải đóng góp hàng tháng - Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày 31 cuối tháng, cuối quý có sổ sách theo dõi và có chứng kiến của lãnh đạo phòng - Tiếp thu và cập nhật những văn bản, quy định của nhà nước trong lĩnh vực tài chính kế toán. Phổ biến hướng dẫn và cụ thể hoá các chính sách và chế độ kế toán của nhà nước. Kế toán tổng hợp giá thành Có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính theo kỳ báo cáo hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo Công ty. Tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành chính xác kịp thời - Tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành chính xác kịp thời. Tiến hành phân tích việc thực hiện định mức, dự toán chi phí sản xuất, tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm - Tổng hợp đối chiếu tình hình công nợ phải thu, phải trả định kỳ - Đối chiếu sổ sách kế toán, số liệu trước khi lập báo cáo - Tổng hợp và quyết toán thuế với cơ quan nhà nước Kế toán thanh toán, TSCĐ Có nhiệm vụ thực hiện việc thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán qua ngân hàng. Phản ánh tình hình thu chi quản lý tiền mặt và tiền gửi qua ngân hàng. Theo dõi, ghi chép tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình sử dụng và bảo quản tài sản cố định Kế toán công nợ Tập hợp chứng từ phát sinh liên quan đến phải thu, phải trả theo kỳ nhất định, theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả. Đối chiếu công nợ với khách hàng. Theo dõi số lượng lao động và tình hình biến động lao động của Công ty, hạch toán tiền lương và khoản trích theo lương vào chi phí của Công ty Lập bảng tính lương, tập hợp chứng từ về lương : Bảng chấm công, tạm ứng, giấy nghỉ phép Kế toán thuế, thủ quỹ Tổng hợp thuế GTGT đầu ra, số thuế được khấu trừ, tính ra số thuế GTGT phải nộp nhà nước. Quyết toán với ngân sách nhà nước về các khoản thuế phải nôp. Thực hiện tình hình thu chi tiền mặt tại Công ty, chụi trách nhiệm theo dõi và quản lý việc nhập xuất tồn quỹ tiền mặt. Mở sổ quỹ và theo dõi chi tiết tình hình thu chi tiền mặt tại Công ty Báo cáo và kiến nghị phương án xử lý tiền thừa thiếu nếu có 1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Kỳ kế toán năm : Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Là đồng Việt Nam ( VND) Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng : Phương pháp khấu trừ. Công ty áp dụng việc kê khai và tính thuế GTGT theo hướng dẫn của luật thuế hiện hành với mức thuế suất là 5%, 10% cụ thể : 5% đối với các dịch vụ lập báo cáo nghiên cứu khả thi 10% đối với dịch vụ còn lại Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Được trình bày theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm : Chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình và trích khấu hao : Tài sản cố định hữu hình được ghi nhận theo nguyên giá, được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Việc ghi nhận tài sản cố định hữu hình và khấu hao tài sản cố định thực hiện theo Chuẩn mực kế toán số 03 – Tài sản cố định hữu hình và Quyết định 206/ 2003/QĐ – BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Cụ thể, tài sản cố định hữu hình được ghi nhận phải thõa mãn tất cả 4 điều kiện sau : Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai Nguyên giá phải được xác định một cách đáng tin cậy Thời gian sử dụng ước tính trên một năm Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình : Được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, kế toán tài sản cố định hữu hình được phân loại theo nhóm tài sản có cùng tính chất và mục đích sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cụ thể : Loại tài sản cố định Thời gian khấu hao ( năm ) Máy móc thiết bị 7 Phương tiện vận tải 6 Thiết bị dụng cụ quản lý 3 - 4 - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định vô hình và khấu hao: Việc ghi nhận TSCĐ vô hình và khấu hao được thực hiện theo chuẩn mực kế toán số 04 – Tài sản cố định vô hình và Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và Quyết định số 206/2003/QĐ – BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003. Cụ thể các tài sản được ghi nhận là TSCĐ vô hình phải thõa mãn đồng thời tất cả các điều kiện sau : Là tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó Nguyên gi._.á tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy Thời gian sử dụng ước tính trên một năm Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên - Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư chủ sở hữu : Vốn đầu tư chủ sở hữu của Công ty được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là số lợi nhuận từ hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ đi chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của năm nay và phân phối lợi nhuận sau thuế vào các quỹ. - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu : Doanh thu của Công ty bao gồm : Doanh thu dịch vụ lập dự án nghiên cứu khả thi, lập quy hoạch chi tiết, khảo sát, thiết kế cho các công trình xây dựng và doanh thu từ lãi tiền gửi. Theo quy đinh tại Chuẩn mực số 15 – Hợp đồng xây dựng, doanh thu được ghi nhận trên cơ sở hóa đơn GTGT đã xuất cho khách hàng, được khách hàng chấp nhận thanh toán và đã có biên bản nghiệm thu, quyết toán công trình được bên A ký duyệt. 1.5.2.Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do trình độ quản lý, quy mô cũng như trình độ cán bộ kế toán Công ty thì áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung là hợp lý. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và lập bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính - Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, tuy nhiên trong Công ty không sử dụng Nhật ký đặc biệt Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng LICOGI CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH GHI CHÚ: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Đối chiếu so sánh : 1.5.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI Tổ chức hệ thống tài khoản của Công ty : Áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Ngoài ra do đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty còn sử dụng một số tài khoản chi tiết theo đối tượng quản lý TK 334 – Phải trả người lao động chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên ’ - TK 3342 ‘ Phải trả lao động thuê ngoài ’ 1.5.4.Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI Hệ thống báo cáo kế toán tài chính sử dụng tại doanh nghiệp : Công ty áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định 15/2006 /QĐ - BTC ngày 20/03/2006 bao gồm : - Bảng cân đối kế toán ( mẫu B 01-DN ) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu B 02 –DN ) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu B 03 – DN ) - Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu B 09 –DN ) Các báo cáo này được lập vào cuối niên độ kế toán và cuối kỳ kế toán là năm hoặc quý. Các báo cáo này được nộp cho Tổng Công ty, cơ quan thuế. - Hệ thống báo cáo kế toán quản trị : Ngoài các báo cáo tài chính trên Công ty còn sử dụng các báo cáo kế toán quản trị nhằm phục vụ cho quá trình quản lý kinh doanh cụ thể như : Báo cáo chi tiết phải thu khách hàng, báo cáo chi tiết phải trả khách hàng, báo cáo chi tiết phải thu nội bộ …. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI 2.1.Đặc điểm lao động tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Và Phát Triển Hạ Tầng – LICOGI vì vậy người lao động trong Công ty gồm 2 thành phần đó là cán bộ công nhân viên chức và lao động thuê ngoài Đối với cán bộ công nhân viên chức trong Công ty Là những lao động thuộc biên chế nhà nước ăn lương theo quy định của nhà nước về hệ số cấp bậc, ngoài ra còn có lương theo năng suât công việc hoàn thành. Cán bộ công nhân viên chức trong Công ty hầu hết là những người có trình độ học vấn cao đều tốt nghiệp đại học.Với tổng số 95 cán bộ công nhân viên chức đội ngũ lao động trong Công ty đều có kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong nghề. Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là tư vấn thiết kế và thi công các công trình xây dựng vì vậy hầu hết người lao động trong Công ty là nam giới. Cán bộ công nhân viên trong Công ty làm việc theo quy định của nhà nước ngày làm 8 tiếng, sáng làm từ 8 giờ đến 12 giờ và chiều làm từ 1 giờ đến 5 giờ . Nhân viên trong Công ty được nghỉ thứ 7 và chủ nhật. Trong thời gian khối lượng công việc nhiều, nhân viên có thể làm thêm giờ. Để hoàn thành khối lượng công việc Công ty còn thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ để thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động. Lương theo sản phẩm sẽ khuyến khích tinh thần trách nhiệm làm việc của người lao động đồng thời sẽ giúp Công ty hoàn thành công việc trước thời hạn. Lương theo sản phẩm sẽ nâng cao tinh thần làm việc và hiệu quả công việc. Công ty có lực lượng đông đảo gồm những thạc sĩ, kiến trúc sư, kỹ sư, chuyên gia các ngành khác nhau, được đào tạo trong nước và nước ngoài, là những người có năng lực và nhiều kinh nghiệm, đã tự khẳng định mình qua nhiều năm trong ngành xây dựng. Nhiều người trong số kỹ sư, chuyên gia của Công ty đã từng đảm nhận các vị trí chỉ huy trưởng công trình, phụ trách kỹ thuật các công trình xây dựng lớn trong cả nước. - Đối với lao động thuê ngoài Do Công ty có các công trình nằm rải rác ở khắp mọi nơi trên đất nước nên để thực hiện hoàn thành các công trình đó Công ty còn thuê lao động bên ngoài. Thông qua các hợp đồng kinh tế với người lao động, các lao động thuê ngoài của Công ty là đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư, và các lao động phổ thông khác. Công ty có quy chế tuyển dụng người lao động rất khắt khe, lựa chọn người lao động có trình độ chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Số lượng lao động thuê ngoài ký hợp đồng lao động với Công ty thường rất lớn 250 người 2.2.Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động Kế toán lao động là công việc hết sức quan trọng của bất kỳ một tổ chức nào nói chung và Công ty Tư Vấn Xây Dựng nói riêng. Công việc hạch toán kế toán lao động gồm : Kế toán số lượng lao động Kế toán thời gian lao động Kế toán kết quả lao động 2.2.1. Kế toán số lượng lao động Kế toán số lượng lao động rất quan trọng trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phòng tổ chức hành chính là nơi theo dõi tình hình số lượng lao động trong Công ty. Thông qua lưu trữ hồ sơ nhân sự của cán bộ công nhân viên chức, và hợp đồng kinh tế ký kết với lao động thuê ngoài. Thông qua các giấy tờ về thăng chức, tăng lương. Phòng tổ chức hành chính sẽ tập hợp theo dõi về số lượng người lao động trong Công ty và nộp danh sách người lao động trong Công ty để kế toán làm cơ sở trích lập danh sách BHXH, BHYT và theo dõi tính lương cho người lao động. Công ty có lực lượng đông đảo gồm những thạc sĩ, kiến trúc sư, kỹ sư, chuyên gia các ngành khác nhau, được đào tạo trong nước và nước ngoài, là những người có năng lực và nhiều kinh nghiệm, đã tự khẳng định mình qua nhiều năm trong ngành xây dựng. Nhiều người trong số kỹ sư, chuyên gia của Công ty đã từng đảm nhận các vị trí chỉ huy trưởng công trình, phụ trách kỹ thuật các công trình xây dựng lớn trong cả nước Số lượng lao động trong Công ty không biến động nhiều. Đối với khối nhân viên chính thức thì không có sự điều chuyển công việc nhiều vì sự đãi ngộ và tiền lương thích đáng với nhân viên.Và môi trường làm việc cạnh tranh, năng động tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn. Đối với người lao động thuê ngoài thì Công ty thường ký các hợp đồng lao động ngắn hạn và dài hạn. Đối với lao động hợp đồng thời vụ thì Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế ngắn hạn. CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.1 : Danh sách cán bộ nhân viên – tháng 12 năm 2008 TT Họ và tên Hệ số Lương/tháng theo hệ số cơ bản Khối gián tiếp 1 Vũ Đình Hoàn 5,59 3.018.000 2 Vũ Huy Quang 6,15 3.321.000 3 Nguyễn Duy Hùng 4,73 2.554.200 4 Vũ Thị Lan 3,77 2.035.800 5 Trần Thi Thủy 3.58 1.933.200 6 Trần Bích Thùy 2,65 1.431.000 7 Phạm Thanh Thủy 2,65 1.431.000 8 Đồng Thế Huy 2,18 1.177.200 9 Đỗ Quốc Phương 2,65 1.431.000 10 Lê Thị Đoàn 2,65 1.431.000 11 Phan Trọng Hòa 4,51 2.435.400 12 Hoàng Thị Vân 2,65 1.431.000 13 Vũ Đức Chiến 3,67 1.981.800 14 Lê Quang Đại 2,96 1.598.400 15 Vũ Quang Hưng 2,65 1.431.000 16 Trần Văn Đượng 4,33 2.338.200 17 Tạ Thị Thơm 2,65 1.431.000 18 Vũ Văn Hậu 2,65 1.431.000 19 …………… …………… ……………………. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2. Kế toán thời gian lao động Kế toán thời gian lao động là công việc quan trọng trong công tác tính lương cho người lao động . Căn cứ để theo dõi thời gian lao động của nhân viên trong Công ty là bảng chấm công. Bảng chấm công sẽ do chính trưởng các phòng ban trong Công ty theo dõi và ghi chép hàng ngày. Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI khoán quỹ lương cho từng phòng ban, vì vậy việc tính lương cho từng nhân viên trong Công ty là do trưởng phòng của từng bô phận phòng ban tính, kế toán tiền lương chỉ kiểm tra công việc tính lương và ghi chép vào sổ sách kế toán. Do đó cuối tháng bảng chấm công sẽ được chuyển lên phòng tài chính kế toán để làm căn cứ theo dõi việc tính lương tại các phòng ban. Hiện nay Công ty đang sử dụng bảng chấm công theo mẫu số 01a – LĐTL ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính. Ngoài ra để theo dõi thời gian lao động của nhân viên các Công ty còn sử dụng các giấy tờ khác như : Giấy xin nghỉ ốm, nghỉ phép… Phòng hành chính tổng hợp cũng hỗ trợ cho các phòng ban trong việc theo dõi thời gian lao động của nhân viên. 2.2.3.Kế toán kết quả lao động Kế toán kết quả lao động nhằm đảm bảo phản ánh chính xác số lượng lao động và thời gian lao động. Kết quả lao động tại Công ty được đánh giá thông qua bảng xếp lương năng suất Do Công ty khoán quỹ lương cho từng phòng ban trong Công ty dựa theo doanh thu thực hiện. Vì vậy công việc tính lương chi tiết cho từng nhân viên trong Công ty được thực hiện bởi trưởng phòng. Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên trong phòng, trưởng phòng sẽ tính lương chi tiết cho nhân viên. Kết quả lao động của từng nhân viên trong phòng sẽ được trưởng phòng đánh giá nhận xét dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, cách tính lương thế này cũng giúp người lao động theo dõi và kiểm tra được tiền lương mà mình nhận được nên mang tính chính xác tương đối cao, đảm bảo quyền lợi của người lao động vì vậy sẽ khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, đồng thời nâng cao năng suất lao động. 2.3.Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 2.3.1. Tính lương phải trả người lao động Do Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Và Phát Triển Hạ Tầng – LICOGI nên nhân viên trong Công ty là cán bộ viên chức nhà nước. Lương của nhân viên trong Công ty là lương theo sản phẩm ngoài tiền lương cơ bản theo hệ số lương cơ bản quy định của nhà nước nhân viên còn được hưởng phần lương theo năng suất, hiệu quả làm việc của mình. Cách tính lương theo sản phẩm sẽ giúp khuyến khích tinh thần và trách nhiệm làm việc của nhân viên đồng thời nâng cao hiệu quả công việc cho Công ty Công ty thực hiện chế độ lương sản phẩm từ khâu tìm kiếm công việc, thực hiện công việc, tìm tài liệu kinh tế kỹ thuật, giám sát tác giả thiết kế, thu hồi công nợ, hồ sơ thanh quyết toán và giải quyết các phát sinh khác. Các khoản chi phí tiền lương ở đơn vị phải thanh toán trực tiếp đến từng người gồm : TL ksp = TLcb + TL ns TL ksp : Là tiền lương khoán sản phẩm cho cả khối trực tiếp và gián tiếp. Và được tính theo định mức chi phí khoán sản phẩm TLns : Tiền lương năng suất TLcb : Tiền lương cơ bản TL cbi = ( TLcbtt * ( Hcbi + Hpci ) * Ti /24 ) + Tk TL cbi = ( 540.000 * ( Hcbi + Hpci ) * Ti /24 ) + Tk Trong đó : TLcbtt : Tiền lương cơ bản tối thiểu theo luật định, hiện nay tiền lương tối thiểu theo luật định là 540.000 đ/ tháng TL cbi : Tiền lương cơ bản của người thứ i Hcbi : Hệ số lương cấp bậc theo nghị định số 205/ NĐ – CP ngày 14/12/2004 Hpci : Hệ số phụ cấp của người thứ i nếu có Ti : Số ngày làm việc thứ i trong tháng Tk : Các khoản khuyến khích khác nếu có Lương khối trực tiếp : Lương của bộ phận trực tiếp trong Công ty được tính theo hợp đồng giao khoán nội bộ. Lương khối trực tiếp là lương cán bộ công nhân viên của các trung tâm xí nghiệp, và lương của các lao động thuê ngoài bao gồm : - Lương sản phẩm các bộ môn : Là chi phí nhân công phân bổ đến những người thực hiện dự án theo nội dung của hợp đồng kinh tế. Đối với đồ án thiết kế là chi phí trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm là các bản vẽ gốc, bản in, bản tính, bản báo cáo… Do người nhận khoán hoặc chủ nhiệm đồ án quản lý và phân bổ - Lương chuyên gia và các cộng tác viên : Do chủ nhiệm đồ án quản lý và phân bổ - Lương chờ việc và trợ cấp mất việc làm : Thực hiện theo thõa ước lao động của Công ty, Công ty phân bổ đến các đơn vị và trả cho những cán bộ công nhân viên thực sự không bố trí được công việc, chi trả lương chờ việc không quá 3 tháng, sau đó báo cáo Công ty giải quyết. - Các khoản lương chế độ : Ngoài các khoản lương sản phẩm, còn có những khoản lương chế độ có tính chất tiền lương như : Phụ cấp làm việc ban đêm, phụ cấp đi công tác, lương những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ do phụ trách đơn vị và chủ nhiệm đồ án hạch toán chi phí. Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là tư vấn thiết kế xây dựng nên có các công trình nằm rải rác ở khắp nơi trên mọi miền của tổ quốc vì vậy Công ty sử dụng hợp đồng giao khoán nội bộ giữa Công ty và các đơn vị sản xuất - Bên giao khoán : Giám đốc Công ty hoặc Phó giám đốc Công ty được ủy quyền, trưởng hoặc phó phòng kế hoạch kỹ thuật - Bên nhận khoán : a. Phụ trách các đơn vị trực thuộc b. chủ nhiệm đồ án - Để hạch toán được quá trình sản xuất, khi giao nhận khoán phải căn cứ vào: a. Định mức và phương thức giao khoán (do Công ty xây dựng ) b. Tỷ lệ phân chia giữa các bộ môn c. Loại hình, địa điểm tính chất, quy mô của từng dự án trình giám đốc Công ty duyệt Hàng tháng Công ty nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành với các đơn vị nhận khoán. Cứ 3 tháng một lần Công ty sẽ đối chiếu công nợ với các đơn vị. Các đơn vị nhận khoán có trách nhiệm nghiệm thu lương tới từng người lao động trực tiếp theo từng công trình mà đơn vị thực hiện và gửi báo cáo cho Công ty Phương pháp tính lương khối gián tiếp - Lương sản phẩm của khối gián tiếp được hưởng theo định mức khoán trung bình là 6,5 % doanh thu trước thuế - Hàng tháng bộ phận gián tiếp được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người. - Cứ 6 tháng một lần sẽ được nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty, sau khi đã trừ các khoản lương đã tạm ứng trước đó. Việc tính toán lương cũng dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân và phải được xác nhận thông qua các trưởng phòng - Khoán quỹ lương cho từng bộ phận nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả công việc, Giám đốc và các trưởng phòng xem xét kết quả công việc hàng tháng theo bảng phân công, đánh giá và điều chỉnh hệ số cho phù hợp giữa tiền lương và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân - Tỷ lệ tiền lương giữa các bộ phận trong khối gián tiếp và khối kỹ thuật cơ sở có thể được Giám đốc Công ty điều chỉnh cho phù hợp với thực tế từng giai đoạn, nhưng tổng quỹ lương A và B được tính không vượt quá tỷ lệ trên doanh thu nêu trên Biểu 2.2 : Bảng tính lương khối gián tiếp Khoán quỹ lương Tổng mức lương khoán A A = 6,5 % Doanh thu ( khảo sát + thiết kế ) + 1% Doanh thu thi công + 2% Doanh thu thí nghiệm Bộ phận kỹ thuật trực tiếp khối cơ sở : B B = 1,5 % Doanh thu ( khảo sát + thiết kế ) + 0,5% Doanh thu thi công + 0,5 % Doanh thu thí nghiệm STT Bộ phận gián tiếp Số người dự kiến Tỷ lệ lương hưởng trên doanh thu Ghi chú 1 Ban giám đốc công ty 4 31% A 2 Tổ chức hành chính 7 31% A 3 Kế toán – tài chính 5 26% A 4 Kế hoạch 3 12% A 5 Kỹ thuật 4 B dddddddđ Phương án chia lương lãnh đạo công ty Lương lãnh đạo Công ty được hưởng theo tỷ lệ các mảng công việc phụ trách của từng người - Giám đốc Công ty : Phụ trách chung vì vậy được hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu của các đơn vị - Phó giám đốc 1 Phụ trách trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm kỹ thuật hạ tầng, xí nghiệp khảo sát xây dựng, trung tâm thí nghiệm, trung tâm thủy điện. Do vậy hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu các trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm kỹ thuật hạ tầng, xí nghiệp khảo sát xây dựng, trung tâm thí nghiệm, trung tâm thủy điện + 20% Doanh thu các trung tâm kiến trúc 1, 2, 3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng - Phó giám đốc 2 Phụ trách các trung tâm kiến trúc 1, 2, 3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu các trung tâm kiến trúc 1,2,3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng + 20% doanh thu các trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm hạ tầng kỹ thuật, trung tâm thí nghiệm, xí nghiệp khảo sát và xây dựng Phó giám đốc 3 Hưởng theo tỷ lệ lợi nhuận từ các dự án đầu tư, kinh doanh, từ các dự án đầu tư thiết kế, xây dựng…. trong quá trình tìm kiếm, khai thác đưa về công ty. Hưởng theo tỷ lệ 20 % doanh thu từ các đơn vị Li = tổng lương lãnh đạo x Ci / S Ci Phương án chia lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính - H1 : Hệ số trách nhiệm, áp dụng cho cán bộ quản lý phòng - H2 : Hệ số điều chỉnh, áp dụng tùy theo mức độ phức tạp của công việc và cường độ làm việc của cán bộ đảm nhận công việc - Trưởng phòng Tổ chức hành chính : Hưởng theo tỷ lệ lương bộ phận tổ chức hành chính - Nhân viên hành chính : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận tổ chức hành chính - Nhân viên lưu trữ : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận tổ chức hành chính. - Lái xe : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Nhân viên vệ sinh : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Bộ phận nhà bếp : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Bảo vệ : Hưởng lương khoán theo hợp đồng Lương của từng nhân viên trong phòng : Li = Tổng lương bộ phận x ( Hsi + Pci )* Hi / S [ ( Hsi + Pci )x Hi Bảng tính lương chi tiết sẽ do trưởng phòng tổ chức hành chính lập dựa trên tổng quỹ lương khoán của phòng, sau đó thông qua Ban giám đốc. Biểu 2.3 : Bảng tính lương chi tiêt lãnh đạo Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI TT Chức vụ Mảng công việc phụ trách Hệ số trách nhiệm ( H I ) Tỷ lệ công việc ( C ) Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 Giám đốc Phụ trách chung về công tác tổ chức, tài chính, kế hoạch, kiểm soát hoạt động của công ty 0,6 2 PGĐ 1 - Trung tâm nước & MT - Trung tâm điện nước - Trung tâm KT hạ tầng - Trung tâm thí nghiệm - Xí nghiệp KS xây dựng 0,4 3 PGĐ 2 - Trung tâm kiến trúc 1 - Trung tâm kiến trúc 2 - Trung tâm kiến trúc 3 - Trung tâm TVĐT & XD 0,4 4 PGĐ 3 Phụ trách mảng đầu tư, kinh doanh, tiếp thị, khai thác thị trường 0,4 Biểu 2.4 : Bảng Tính lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính Số TT Chức vụ Hệ số lương cơ bản ( Hs ) Phụ cấp trách nhiệm (Pc ) Hệ số H1 Hệ số H2 Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 Trưởng phòng 1 người 2 Phó phòng 1 người 3 Nhân viên hành chính 1 người 4 Nhân viên lưu trữ 1 người 5 Lái xe 2 người 6 Nhân viên vệ sinh 1 người 7 Bộ phận nhà bếp 2 người 8 Bảo vệ 1 người Cộng Biểu 2.5 : Tính lương chi tiết phòng tài chính kế toán STT Chức vụ Hệ số lương cơ bản( Hs ) Phụ cấp trách nhiệm ( Pc) Hệ số H1 Hệ số H2 Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 TP.Kế toán trưởng 1 người 2 Kế toán viên 1 1 người 3 Kế toán viên 2 1 người 4 Kế toán viên 3 1 người 5 Thủ quỹ 1 người Cộng Phương án chia lương chi tiết phòng tài chính – kế toán: - H1 : Hệ số trách nhiệm áp dụng cho cán bộ quản lý phòng - H2 : Hệ số điều chỉnh áp dụng tùy theo mức độ phức tạp của công việc và cường độ làm việc của cán bộ đảm nhận công việc - Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng: Hưởng theo tỷ lệ lương bộ phận kế toán - Các kế toán viên : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận kế toán - Thủ quỹ : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận kế toán Li = Tổng lương bộ phậnx ( H si + pci ) * Hi / S [ ( Hsi + Pci ) x Hi ] CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.6: Quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 Doanh thu thiết kế 7.200.000.000 A = 468.000.000 Doanh thu thí nghiệm 0 B = 108.000.000 Doanh thu thi công 0 A + B = 576.000.000 TT Thành phần Tỷ lệ Tổng quỹ lương khoán theo quy chế = A+B Tổng quỹ lương điều chỉnh Ghi chú lý do điều chỉnh I Ban giám đốc 31% 145.080.000 102.000.000 Ban lãnh đạo có 3 người trên quy chế là 4 người II Phòng TC_HC + bảo vệ, nhà bếp 31% 145.080.000 140.000.000 Bộ phân bảo vệ + nhà bếp lương cố định theo hợp đồng III Phòng tài vụ 26% 121.680.000 122.000.000 IV Phòng kế hoạch – kỹ thuật 164.160.000 166.000.000 1 Kế hoạch 12% 56.160.000 2 Kỹ thuật 108.000.000 Cộng 100% 576.000.000 530.000.000 Trưởng phòng kế hoạch kỹ thuật Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Biểu 2.7: Bảng quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 Tên Tổng quỹ lương Số tháng Lương cố định theo hs cơ bản Lương theo sản phẩm Tổng lương gồm BHXH, BHYT Tổng lương trừ BHXH, BHYT Lương TB tháng gồm BHXH, BHYT Lương TB tháng trừ BHXH, BHYT Hs cơ bản BHXH, BHYT Lương cơ bản Hs cơ bản Hs =1 Phụ cấp trách nhiệm Pc Hs tích cực H1 Hs nặng nhọc H2 Hs tổng hợp Tổng hệ số Lương theo sản phẩm Phòng TC_KT 122.000.000 2.974.320 49.572.000 69.453.680 Tổng quỹ lương trừ lươg cơ bản, bhiểm 69.453.680 Tổng quỹ lương trừ lươg cơ bản, bhiểm lương hợp đồng 69.453.680 Vũ Thị Lan 6 3,77 732.888 12.214.800 1,0 0.6 1,0 1,0 1,6 9,6 18.834.897 31.782.585 31.049.697 5.297.000 5.175.000 Trần Thị Thủy 6 3,58 695.952 11.599.200 1,0 1,0 0,9 0,9 5,4 10.594.629 22.889.781 22.193.829 3.814.000 3.699.000 Trần Bích Thùy 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,1 1,1 6,6 12.948.991 22.050.151 21.534.991 3.675.000 3.589.000 Đỗ Quốc Phương 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,1 1,1 6,6 12.948.991 22.050.151 21.534.991 3.675.000 3.589.000 Hoàng Thị Vân 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,2 1,2 7,2 14.126.172 23.227.332 22.712.172 3.871.000 3.785.000 Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng 2.3.2. Tính các khoản trích theo lương Công ty thực hiện trích các khoản theo lương bao gồm BHXH, BHYT, KPCĐ theo nghị định số 152/2006/CP ngày 22/12/2006 của Chính Phủ cụ thể như sau : - Bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, nghỉ hưu Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ phải nộp 20% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Trong đó công ty phải nộp 15% tính vào chi phí trong kỳ và người lao động nộp 5% trừ vào thu nhập của họ. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, nghỉ đẻ hoặc thai sản. Được tính toán trên cơ sở mức lương theo hệ số lương cơ bản, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ Công ty sẽ nộp BHXH trích trong kỳ vào quỹ BHXH tại BHXH Hà Nội thông qua tài khoản tại ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam Quỹ BHYT : Là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành Công ty đang trích lập quỹ BHYT bằng cách trích lập 3% giá trị tiền lương cấp bậc, trong đó Công ty nộp 2% còn người lao động nộp 1%. Quỹ BHYT được thống nhất do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT Công ty phải nộp cho BHYT Hà Nội qua tài khoản tại ngân hàng BIDV Kinh phí công đoàn : Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn trong Công ty. KPCĐ do Công ty nộp theo quy định của nhà nước 2% trên tổng quỹ lương phải trả cho người lao động và Công ty chụi toàn bộ và tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kinh phí công đoàn trong Công ty một phần được chi tiêu trong hoạt động công đoàn khuyến khích người lao động, và một phần được nộp lên cho đơn vị cấp trên là Tổng Công ty Các khoản phụ cấp theo lương: Người lao động được hưởng các khoản phụ cấp theo lương là phụ cấp công tác, phụ cấp chức vụ, phụ cấp công viêc: Phục cấp chức vụ : Là khoản phụ cấp áp dụng với lãnh đạo các phòng ban và lãnh đạo Công ty Phụ cấp công tác : Áp dụng với những cán bộ nhân viên thường xuyên phải đi công tác xa Phụ cấp công việc : Áp dụng đối với nhân viên trong các phòng ban với những công việc khác nhau, mức độ nặng nhọc khác nhau Tính các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng tính lương do các trưởng phòng ban lập sẽ tính các khoản trích theo lương như sau : - Đối với cán bộ công nhân viên chức nhà nước : BHXH trừ vào thu nhập người lao động = Lương hệ số cơ bản x 5% BHYT trừ vào thu nhập người lao động = Lương hệ số cơ bản x 1% Trong đó Số tiền BHXH trích vào chi phí = Lương theo hệ số cơ bản x 15% Số tiền BHYT trích vào chi phí = Lương theo hệ số cơ bản x 2% Số tiền KPCĐ trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hệ số cơ bản x 2% - Đối với người lao động thuê ngoài được ký hợp đồng lao động thì : BHXH trừ vào thu nhập người lao động = Lương theo hợp đồng x 5% BHYT trừ vào thu nhập người lao động = Lương theo hợp đồng x 1% Trong đó : Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 15% Số tiền BHYT trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 2% Số tiền KPCĐ trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 2% 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.4.1.Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Để hạch toán theo dõi và tính lương cho người lao động, Công ty sử dụng các chứng từ sau : - Hợp đồng lao động : Là văn bản được ký kết giữa người lao động với Công ty. Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong công tác tính lương để đảm bảo rằng Công ty thực hiện đúng các khoản lương thưởng như hợp đồng đã ký kết - Bảng chấm công : Công ty dùng bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế của công nhân viên. Hàng tháng các phòng ban phải lập bảng chấm công trong đó ghi chép số ngày làm việc, nghỉ việc của từng nhân viên. Sau đó chuyển lại cho phòng tài chính kế toán để tập hợp và theo dõi - Hợp đồng giao khoán nội bộ : Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và các đơn vị sản xuất. Trong hợp đồng giao khoán nội bộ Công ty sẽ giao khoán theo tỷ lệ % của giá trị sản lượng nghiệm thu thanh lý hơp đồng bao gồm tiền lương, công tác phí, vật liệu, chi phí quản lý công trình và các chi phí khác - Bảng chấm công làm thêm giờ : Ghi chép số công làm thêm ngoài giờ để có căc cứ trả lương cho nhân viên - Bảng ứng lương tháng : Do Công ty trả lương theo sản phẩm do vậy đối với khối gián tiếp cứ cuối tháng được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người - Bảng quyết toán lương : Cứ 6 tháng một lần sẽ nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng trước đó. Việc tính toán đồng thời cũng phải dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân và phải được xác nhận thông qua trưởng phòng - Bảng thanh toán tiền thưởng : Được Công ty lập dựa theo mẫu 03 – LĐTL là chứng từ xác nhận tiền thưởng cho từng nhân viên trong công ty, bảng này do bộ phận kế toán tiền lương lập - Bảng kê các khoản trích nộp theo lương : Mẫu số 10- LĐTL dùng để ghi chép theo dõi số tiền BHXH, BHYT trừ vào lương của người lao động, và phản ánh số BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp cho đơn vị cấp trên - Bảng phân bổ tiền lương : Mẫu số 11 – LĐTL Ngoài ra để theo dõi và ghi chép tình hình thanh toán lương với người lao động còn có các chứng từ kế toán khác như : Giấy tạm ứng, phiều chi, giấy đề nghị thanh toán Sơ Đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Các phòng ban : Bảng chấm công Bảng tính lương Bảng quyết toán lương Giám Đốc ký duyệt Kế toán trưởng duyệt Kế toán tiền lương: Hạch toán và thanh toán lương Sổ cái TK 334, 338,642 Phiếu chi, phiếu tạm ứng CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT Biểu 2.8 : Bảng chấm công – tháng 12 năm 2008 Họ và tên Xếp loại Bậc lương Các ngày trong tháng Tổng cộng Ký hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Số công TTLV Số công nghỉ việc hưởng 100% Số công nghỉ BHXH 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Vũ Đức Chiến X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Trần Văn Đức X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Lê Quang Đại X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Lê Thị Đoàn X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Người chấm công Trưởng phòng Kế toán trưởng Thủ Trưởng đơn vị 2.4.2. Kế toán tiền lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng TK 334 ‘ phải trả người lao động’chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là : TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên’ TK 3342 ‘ Phải trả lao động thuê ngoài’ - TK 642 ‘ Chi phí quản lý doanh nghiệp’ Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, khảo sát thiết kế các công trình xây dựng dân dụng nên tiền lương của nhân viên khối gián tiếp trong Công ty được hạch toán._.