Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn

, các nhà quản lý kinh tế bắt buộc phải dồn hết trí tuệ và sức lực của mình nhằm mục đích duy nhất là làm ăn có hiệu quả, tạo nhiều lợi nhuận. Lợi nhuận ngày càng tăng thì khả năng cạnh tranh càng vững vàng. Một phần đóng góp không nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là ba yếu tố cơ bản sau : Lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Trong đó lao động của con người là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả của công việc. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần thực hiện một cánh hợp lý, đầy đủ và vận dụng đúng đắn các chính sách về tiền lương nhằm tạo đIều kiện nâng cao mức sống và năng lực sản xuất của người lao động. Đồng thời quản lý chặt chẽ quỹ lương và tiết kiệm được chi phí về lao động sống. Qua mức lương mà lao động dược hưởng mà người ta có phần nào đánh giá được mức độ thành công của doanh nghiệp đó như thế nào. Xuất phát từ tình hình thực tiễn đó, trong thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn, cùng với những kiến thức đã được học tại trường, với sự giúp đỡ của các Anh chị phòng kế toán của công ty và đặc biệt với sự hướng dẫn tận tình của thầy cô ở trường QL&KD, Em đã chọn đề tài : “ Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của em. Ngoài lời nói đầu và kết luận luận văn được kết cấu gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản tính theo lương của công nhân viên tại Công ty TNHH thương mại du lịch Sài Gòn. Phần III: Một số phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân viên tại Công ty TNHH thương mại du lịch Sài Gòn. PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. 1. Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào khối lượng và chất lượng công việc. Trong sản xuát, tiền lương là chi phí sử dụng nhân công trong chi phí sản xuất kinh doanh và là bộ phận cấu thành của giá thành sản phẩm. Trong nền kinh tế thỉtường khi mà thị trường lao động tồn tại thì tiền lương được hiểu là giá cả sức lao động, có nghĩa tiền lương được hiểu là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động khi họ hoàn thành một nhiệm vụ nhất định do người sử dụng lao động giao cho. Đứng trên một góc độ doanh nghiệp thì tiền lương được coi như một khoản chi phí biểu hiện bằng tiền của tất cả laođộng sống mà doanh nghiệp phải bỏ ra để trả cho người lao động. Các khoản trích theo lương là những khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội như BHYT, BHXH, KPCĐ.Chúng được trả cho người lao động hoặc do người lao động tự đóng góp nhằm chi tiêu trong các trường hợp người lao động bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, các khoản khám chữa bệnh hoặc các khoản chi phí cho công đoàn. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là việc theo dõi ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương trong quá trình sản xuất kinh tế xã hội nhằm quản lý một cách hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. 2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương dùng để ghi chép phản ánh kịp thời về mặt số lượng lao động và chất lượng laođộng phát sinh trong kỳ. Về mặt này kế toán phải ghi chép đầy đủ kịp thời về lượng biến động bổ xung, đào thải về mặt số lượng lao động trong doanh nghiệp đồng thời phản ánh về mặt chất lượng trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá thành sản phẩm. Đặc bịêt với các đơn vị doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ thương mại sản xuất có tính thời vụ cao, số lượng lao động không ổn định mang tính thời vụ và chất lượng lao động thì được quy định tính theo sản phẩm. Tính toán kịp thời chính xác các khoản tiền lương và trích theo lương vào chi phí. Kiểm tra tình hình huy động vốn và sử dụng tiền lương trong doanh nghiệp, việc chấp hành chính sách và chế độ lao động tiền lương, tình hình sử dụng quỹ lương. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động tiền lương đúng chế độ tài chính hiện hành. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng lao động về chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận của các đơn vị sử dụng lao động. Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách về lao động tiền lương. Việc tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương với các doanh nghiệp phải dựa và tuân thủ theo các quy định của Bộ tài chính, Bộ lao động thương binh xã hội. Như vậy tuỳ theo quyết định của nhà nước thì kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ tiến hành chính xác hay không chính xác tiền lương cho người lao động. Việc tính lương chính xác hay không chính xác ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động của người lao động. Ngoài ra còn ảnh hưởng trực tiếp tới việc tính toán lợi nhuận không chính xác dẫn đến việc thực hiện ngân sách nhà nước sai lệch. Thủ quỹ chi lương sai ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và điều đó làm giảm nhiệt tình của người lao động với công việc, năng suất lao động sẽ giảm xuống. Thực tế hiện nay, các doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH có rất nhiều đơn vị nợ lương nhân viên, trả chậm lương nhân viên nên các doanh nghiệp này thường không có lao động lâu dài, chất lượng lao động không đảm bảo và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh không cao. Để duy trì hoạt động của doanh nghiệp thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có yếu tố đầu vào trong yếu tố lao động mang tính quyết định doanh nghiệp phải đi thuê. Vậy doanh nghiệp sẽ mang tính bị động và để đảm bảo hoạt động tái sản xuất sức lao động nghĩa là sức lao động phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao (tiền lương). Nhưng nếu tiền lương không trả kịp thời sẽ xuất hiện sj chán nản của người lao động và sẽ không tiến hành tái sản xuất sức lao động được. II. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG, QUỸ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1. Các hình thức trả lương. Với mục đích của chế độ tiền lương và nhẳm quản lý quán triệt các nguyên tắc với việc phân công lao động và việc dần nâng cao đời sống của người lao động thì trong những năm gần đây Bộ lao động và thương binh xã hội, Quốc hội đã liên tục đưa ra các chế độ tiền lương để đáp ứng yêu cầu này. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc trưng hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hình thức trả lương được áp dụng khác nhau. Bao gồm 2 hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian. Trả lương theo sản phẩm a. Hình thức trả lương theo thời gian Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian lao động, lương cấp bậc để tính lương cho công nhân viên. Hình thức này được áp dụng chủ yếu cho cán bộ công nhân viên chức, quản lý, y tế giáo dục, sản xuất trên dây chuyền tự động. Tiền lương theo thời gian gồm: - Tiền lương tháng: Đây là số tiền phải trả cho người lao động căn cứ vào bậc lương và thời gian thực tế làm việc. Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Lương tháng = Hệ số lương x Mức lương tối thiểu - Lương ngày: Đối tượng áp dụng chủ yếu như lương tháng khuyến khích người lao động đi làm đều. Là tiền lương trả cho 1 ngày làm việc và là căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả cho CBCNV, trả lương cho CBCNV những ngày họp, học tập và lương hợp đồng. Lương ngày = Lương tháng Số ngày làm việc theo chế độ quy định trong tháng - Lương tuần: Là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc. Lương tuần = Lương tháng x 12 tháng 52 tuần -Ngoài ra có hình thức trả lương theo thời gian có thưởng. Thực chất của chế độ này là sự kết hợp giữa trả lương theo thời gian trong tháng và tiền thưởng khi công nhân vượt mức chỉ tiêu số lượng và chất lượng qui định. Hình thức này chỉ được áp dụng cho công nhân phụ (như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị) hoặc công nhân chính làm việc ở những nơi có trình độ cơ khí hoá, tự động hoá công việc tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng). Tiền lương được hưởng trong tháng = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu) + Tiền thưởng b. Hình thức trả lương theo sản phẩm Tiền lương trả theo sản phẩm là một hình thức lương cơ bản đang áp dụng trong khu vực sản xuất vật chất hiện nay, tiền lương mà công nhân nhận được phụ thuộc vào đơn giá hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Đây là hình thức tiền lương phù hợp và đáp ứng được nguyên tắc phân phối lao động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội một cách hợp lý. Tác dụng của việc trả lương theo sản phẩm. + Quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo số lượng, chất lượng lao động gắn với thu nhập về tiền lương với kết quả sản xuất của mỗi công nhân do đó kích thích công nhân nâng cao năng suất lao động. + Khuyến khích công nhân ra sức học tập văn hóa, kỹ thuật nghiệp vụ, gia sức phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật, cải tiến phương pháp lao động. Sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao dộng góp phần thúc đẩy cải tiến quản lý doanh nghiệp nhất là công tác lao động và thực hiện tốt công tác kế hoạch cụ thể. - Tuy nhiên để phát huy đầy đủ tác dụng của công tác trả lương theo sản phẩm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao phải có những điều kiện cơ bản sau: + Phải xây dựng được định mức lao động có căn cứ khoa học, tạo điều kiện để tính toán đơn giá tiền lương chính xác. + Tổ chứcd sản xuất và tổ chức lao động phải tương đối hợp lý và ổn định. Đồng thời tổ chức phục vụ tốt lối làm việc để tạo điều kiện cho người lao động trong ca làm việc đạt hiệu quả cao. + Thực hiện tốt công tác thống kê, kiểm nghiệm thu sản phẩm xuất ra để đảm bảo chất lượng sản phẩm tránh làm bừa, làm ẩu, chạy theo số lượng. + Bố trí công việc phù hợp với bậc thợ của họ. Trả lương theo sản phẩm có các hình thức: + Tiền lương theo sản phẩm không hạn chế: Được tính bằng cách dựa vào số lượng hoàn thành và đánh giá tiền lương sản phẩm đã quy định. Đây là hình thức tiền lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân trực tiếp ản xuất. L = ĐG x Q Trong đó: L: Mức lương người lao động được hưởng trong tháng. ĐG: Đơn giá tiền lương một sản phẩm. Q: Số lượng sản phẩm đã hoàn thành. + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng trả lương cho người lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất, đó là những công nhân phụ việc tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại ảnh hưởng gián tiếp đến năng suất lao động. + Tiền lương theo sản phẩm có thưởng phạt: Căn cứ vào chất lượng hoàn thành và số vượt định mức để có thưởng. Ngược lại khi làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư hay không đảm bảo đủ ngày công thì phải chịu tiền phạt trừ vào thu nhập. + Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến: Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức số lượng hay khối lượng công việc mà tính thêm số tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến (toàn bộ hay từng phần). Hình thức này chỉ áp dụng ở những nơi cần đẩy nhanh tốc độ sản xuất để khuyến khích cho công nhan hoàn thành sớm khối lượng công việc, sản phẩm. Ưu điểm của hình thức trả lương theo sản phẩm Là mối quan hệ giữa tiền lương của công nhân được và kết quả lao động xác định ngay tiền leơng của mình do quan tâm đến năng suất và chất lượng sản phẩm của họ. * Nhược điểm: Tính toán rất phức tạp vì đơn giá tiền lương có thể thay đổi vì nó không cố định, người công nhân ít quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tinh thần tập thể tương trợ lẫn nhau trong quá trình sản xuất kém, hay có tình trạng giàu nghèo, dấu kính nghiệm. c. Hình thức trả lương theo chế độ khoán: Được áp dụng cho những công việc nếu giao chi tiết bộ phận sẽ không có lợi bằng giao toàn bộ khối lượng cho công nhân hoàn thành trong một thời gian nhất định. Chế độ lương này sẽ được áp dụng trong xây dựng cơ bản và áp dụng cho những công nhân khi làm việc đột xuất như sửa chữa, tháo lắp nhanh một số thiết bị để đưa vào sản xuất, áp dụng cho cá nhân và tập thể. * Ưu điểm: Chế độ trả lương này người công nhân biết trước được khối lượng tiền lương mà họ sẽ nhận sau khi hoàn thành công việc và thời gian được giao. Do đó họ chủ động trong việc sắp xếp tiến hành công việc của mình, còn người giao khoán thì yên tâm về khối lượng công việc hoàn thành. * Nhược điểm: Để đảm bảo thời gian hoàn thành dễ gây ra hiện tượng làm ẩu không đảm bảo chất lượng. 2. Các khoản trích theo lương: Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp của doanh nghiệp trong trường hợp ốm đau, tai nạn, thai sản… các khoản phụ cấp này một phần do lao động đóng góp, còn lại được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. a) Quỹ BHXH: Được hình thành từ các nguồn sau đây: Theo điều 149 Luật lao động, theo Nghị định số 12 CP ngày 12/01/1995 quy định về chế độ BHXH của Chính phủ, quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế làm việc trong kỳ hạch toán. Người sử dụng lao động đóng góp 15% tổng quỹ lương của những người tham gia bảo hiểm trong đơn vị, trong đó 10% để chi trả cho các chế độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi trả cho các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… Người lao động đóng góp 5% tièn lương tháng để chi trả các chế độ hưu trí và tử tuất. Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện chế độ BHXH đối với người lao động. Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng. Một bộ phận được chuyển lên cơ quan quản lý chuyên ngành để chi trả cho các trường hợp quy định (nghỉ hưu, mất sức) còn một bộ phận để chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp cho những trường hợp nhất định (ốm đau, thai sản…). Việc sử dụng chi quỹ BHXH dù ở cấp quản lý nào cũng phải thực hiện theo chế độ quy định. b. Bảo hiểm Y tế (BHYT): BHYT là hình thức đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động để đảm bảo nguồn tài chính cho người lao động khi họ bị ốm đau. BHYT thực chất cũng là một hình thức của BHXH. Quỹ BHXH được trích lập từ hai nguồn đó là phần theo chế độ quy định của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và phần BHYT mà người lao động phải gánh chịu thông thường trừ vào lương công nhân viên tỷ lệ 1%. BHYT được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên (khám bệnh, chữa bệnh) dưới hình thức thẻ BHYT. c. Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Là phần kinh phí nhằm tạo ra một khoản ngân quỹ cho hoạt động công đoàn. Quỹ này được hình thành do việc trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tỷ lệ trích KPCĐ là 2% trên tổng tiền lương thực tế, trong đó 1% nộp lên cơ quan quản lý cấp trên, phần còn lại chi tại công đoàn cơ sở. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa không những đối với việc tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn cả với việc đảm bảo quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp. III. THỦ TỤC CHỨNG TỪ VÀ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG HẠCH TOÁN. 1. Thủ tục hạch toán: Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: - Để hạch toán lao động về mặt thời gian các doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công. Bảng này được lập riêng cho từng bộ phận trong đơn vị sản xuất. Trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ của người lao động. Bảng chấm công được tổ trưởng phòng ghi để nơi công khai cho cán bộ công nhân viên giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được sử dụng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, đội sản xuất. - Sổ ghi danh sách lao động: Sổ này do phòng lao động và tiền lương lập, nó được mở để ghi danh sách toàn doanh nghiệp cho riêng từng bộ phận và để nắm tình hình phân phối sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. - Thông thường việc thanh toán lương được chia làm hai kỳ: + Kỳ I: tạm ứng + Kỳ II: thanh toán số còn lại sau khi đã khấu trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. - Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa được lĩnh lương cùng với báo cáo thu chi tiền mặt phải được chuyển về kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. - Các chứng từ hạch toán: + Bảng chấm công (Mẫu số 01-LĐTL) + Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL) + Bảng thanh toán tiền BHXH (Mẫu số 04-LĐTL) + Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05-LĐTL) + Phiếu xác nhận công việc, sản phẩm hoàn thành (Mẫu 06-LĐTL) + Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu số 07-LĐTL) + Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08-LĐTL) - Để hạch toán kết quả lao động thì doanh nghiệp sẽ sử dụng các chứng từ tuỳ theo yêu cầu quản lý, giá trị nội bộ doanh nghiệp mà các chứng từ được sử dụng sẽ khác nhau như: Bảng theo dõi công tác tổ, phiếu báo ca, phiếu giao nhận sản phẩm. Các chứng từ này phải đảm bảo các yếu tố cơ bản cần thiết. + Tên công nhân + Nội dung công việc + Tên sản phẩm + Thời gian lao động + Kết quả làm việc hoàn thành nghiệm thu Các chứng từ này được lập do tổ trưởng ký và cán bộ kỹ thuật xác nhận và được chuyển về phòng lao động và tiền lương xác nhận cuối cùng chuyển cho phòng kế toán để làm cơ sở tính lương, tính thưởng. Mục đích của các chứng từ trên là nhằm quản lý về mặt hiệu quả làm việc, chất lượng công việc và là cơ sở tính lương cho người lao động. - Đối với các khoản trích theo lương, các khoản trợ cấp kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan như giấy báo ốm, phiếu nghỉ lương BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động để làm cơ sở tính trích theo quy định. - Trường hợp phát sinh tiền thưởng cho công nhân viên nhiều và thường xuyên, khi cần kế toán phải lập bảng thanh toán tiền thưởng cho công nhân viên và quyết định liên quan để làm cơ sở tính toán ghi chép. 2. Tài khoản hạch toán: a) Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên) TK này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên và lao động thuê ngoài. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334 “Phải trả công nhân viên). - Bên nợ: + Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên. + Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. - Bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải chi, phải trả cho công nhân viên. - Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cần phải trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài. * TK 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt. Số dự nợ TK 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền thưởng và các khoản cho công nhân viên. * TK 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung : Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. b. Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” Phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội, cho cấp tren về KPCĐ, BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ vào lương khác. TK 338 có các TK cấp 2 sau: - TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết - TK 3382: Kinh phí công đoàn - TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm Y tế - TK 3387: Doanh thu nhận trước - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan trong quá trình hạch toán như sau: TK 111, 112, 138, 333, 622, 627, 641, 642… 3. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: a. Hàng tháng kế toán tiến hành tính lương phải trả cho công nhân viên căn cứ vào bảng tính lương, bảng phân bổ lương và các chứng từ khác kế toán ghi: Nợ TK 622: Lương phải công nhân sản xuất Nợ TK 627: Lương phải trả công nhân quản lý phân xưởng Nợ TK 641: Lương phải trả nhân viên bán hàng Nợ TK 642: Lương phải trả công nhân quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Lương phải trả cho xây dựng cơ bản Có TK 334: Tiền lương phải trả cho công nhân viên b. Khi tính tiền thưởng cho công nhân viên trong tháng kế toán ghi: Nợ TK 642: Thưởng cho sáng kiến kỹ thuật Nợ TK 431: Nếu thưởng thường kỳ hoặc cuối niên độ Có TK 334: Phải trả công nhân viên c. Khi tính các khoản trích theo lương hoặc các khoản bị khấu trừ của công nhân viên vào lương kế toán ghi: Nợ TK 334: Khoản khấu trừ Có TK 141: Số tạm ứng trừ lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất Có TK 338: Các khoản phải thu thiệt hại d. Khi thanh toán tiền lương cho công nhân viên kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 111, 112: Thanh toán bằng tiền mặt Có TK 512: Nếu trả bằng hàng hoá, thành phẩm Có TK 333(1): (nếu có) e. Hàng kỳ tính các khoản trích theo lương phải trả cho công nhân viên BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi: Nợ TK 622: Trích trên tiền lương của công nhân sản xuất Nợ TK 627: Trích trên tiền lương của quản lý phân xưởng Nợ TK 641, 642: Trích trên tiền lương nhân viên bán hàng, quản lý DN Có TK 338 (2, 3, 4) g. Khi tính các khoản BHXH, BHYT do người lao động nộp và doanh nghiệp nộp nợ trừ vào lương kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 338 (2, 3, 4) h. Khi tính trợ cấp BHXH, phải trả công nhân viên do ốm đau thai sản kế toán ghi: Nợ TK 338(3) Có TK 334 i. Khi nộp các quỹ cho quản lý cấp trên kế toán ghi: Nợ TK 338 (2, 3, 4) Có TK 111, 112 j. Tiền ăn ca phải trả công nhân viên chức: Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 334 * Sơ đồ hạch toán tiền lương TK 154(2), 154 TK 334 TK 111, 112 Chi trả lương cho CN CNV TK 141, 138 Tính lương phải trả cho CNV Vào chi phí sản xuất Các khoản trừ lương CNV làm ngoài giờ TK 241 TK 333 Thuế thu nhập phải nộp tính trả vào lương Tiền lương phải trả CNV Trực tiếp thực hiện XD cơ bản TK 338 Khấu trừ vào lương Hoặc tiền lương CNV chưa lĩnh * Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 622,627,641,642 Nộp BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý Trích KPCĐ, BHXH, BHYT Theo tỷ lệ quy định 19% vào CP kinh doanh TK 334 BHXH Thực tế phải trả Bảng ngang 4. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên trực tiếp sản xuất: - Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt với những hoạt động kinh doanh mang tính chất thời vụ, số lựng công nhân sản xuất nghỉ phép không đều đặn hoặc ngừng việc không đều giữa các tháng trong năm để đảm bảo nguyên tắc phù hợp doanh nghiệp phải tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch vào chi phí sản xuất kinh doanh để khỏi ảnh hưởng đến giá thành sản xuất. Mức trích trước tiền lương phép kế hoạch của CNTTSX = Tiền lương chính thực tế phải trả CNTTSX trong tháng = Tỷ lệ trích trước Trong đó: Tỷ lệ trích trước = Tổng số lương phép KH năm của CNTTSX x 100 Tổng số tiền lương chính KH năm của CNTTSX Trên thực tế, dựa vào kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp có thể tự xác định tỷ lệ trích trước tiền lương kế hoạch hợp lý. - Khi tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên trực tiếp sản xuất trong tháng. Nợ TK 622 Có TK 335 - Khi tính lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất: Nợ TK 335 Có TK 334 * Phương pháp hạch toán TK 334 TK 335 TK 622 Lương phép thực tế phải trả công nhân sản xuất Chênh lệch tính trước lớn hơn thực tế Trích bổ sung PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DU LỊCH SÀI GÒN I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DU LỊCH SÀI GÒN. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Theo quy định tại điều 28 của luật doanh nghiệp, Công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn đã lập sổ đăng ký thành viên với các nội dung sau: -Tên công ty : Công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn. - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số : 0102003333 do phòng ĐKKD – Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 08/04/1998. - Trụ sở giao dịch : 55 Kim đồng, phường Giáp Bát, Quận HBT, Hà Nội. - Vốn điều lệ : 9,895.000.000 ( chín tỷ tám trăm chín năm triệuđồng). - Công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn là một doanh nghiệp tư nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và các ngân hàng theo quy định của nhà nước. Hoạt động trong cơ chế thị trường, công ty TNHH Thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn đã nhanh chóng đổi mới, nắm bắt dược các phương thức kinh doanh cho phù hợp với nền kinh tế thị trường. Chính vì sự năng động đó mà công ty đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển lớn mạnh, làm ăn có hiệu quả. Công ty không những thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nước mà còn đảm bảo tốt đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động được đào tạo chính quy, luôn tích cực rèn luyện phấn đấu nâng cao tay nghề. Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế phát triển hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng phát triển của nhà nước, đồng thời hoà nhập với xu hướng thương mại hoá, toàn cầu hoá, công ty đã hoạch định và xây dựng mục tiêu, chiến lược phát triển trong các năm tới dựa trên cơ sở kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh. Trong nhưng năm qua công ty đẵ chú trọng tập trung thực hiện nguyên tắc bảo đảm ổn định việc làm cho công nhân, không ngừng nâng cao thu nhập, trang thiết bị phục vụ kinh doanh. 2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty. a.Chức năng. Chuyên chở nguyên vật liệu, kinh doanh vận tải, giao nhận vận tải và môi giới vận tải. - Bán buôn, bán lẻ tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. - Xây dựng các công trình dân dụng, công trình công nghiệp. - Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, cầu cống và san lấp mặt bằng. - Kinh doanh vật liệu xây dựng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn và gạch Blốc. -Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư, nhiên liệu, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng. - Kinh doanh khách sạn và du lịch. - Kinh doanh môI giới nhà đất… b. Nhiệm vụ Nhiệm vụ chính của công ty là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi và cầu cống, san lấp mặt bằng, xây dưng công trình điện hạ thế, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh khách sạn và du lịch, kinh doanh nhà đất, kinh doanh vận tải phục vụ cho việc chuyên chở vật liệu hoặc môi giới vận tải…nhằm thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm, ổn định đời sống cho người lao động, tăng lợi tức cho các thành viên góp vốn, đống góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. 3. Quyền và nghĩa vụ của công ty. Công ty có quyền sử dụng vốn và các quỹ của công ty phục vụ cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn, sản xuất kinh doanh có lãi, công ty được quyền lựa chọn, thuê mướn lao động, bố trí sử dụng lao động, lựa chọn các hình thức trả lương trên cơ sở hiệu quả sản xuất kinh doanh. Có các quyền khác của người sử dụng lao động, theo quy định của bộ luật lao động và các quy định của pháp luật. - Công ty có nghĩa vụ kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước các thành viên góp vốn về kết quả sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ do công ty thực hiện. Công ty thực hiện nghĩa vụ với người lao động theo quy định của luật lao động, thực hiện quyết định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường và công tác phòng cháy chữa cháy. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế và trích nộp ngân sách nhà nước. 4.Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty. P.tổ chức- hành chính P.kế hoạch kỹ thuật P.kế toán P.tài vụ P.kinh doanh Phó giám đốc Giám đốc Sơ đồ 1. Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Xưởng sửa chữa Nguồn : Công ty TNHH thương mại – Vận tải – Du lịch Sài Gòn. Qua sơ đồ ta thấy bộ máy quản lý của công ty đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, các chi nhánh của công ty đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhanh, chính xác và xử lý kịp thời các thông tin đó tạo ra sự thông suốt trong công việc. Chứng năng, nhiệm vụ cụ thể như sau : - Giám đốc : là người đại diện cho các thành viên sáng lập, là người chịu trách nhiệm trước hoạt động kinh doanh của công ty, là người tổ chức nhân sự, đề bạt cán bộ, quyết định tiền lương, tiền thưởng. Giám đốc định hướng kinh doanh và quyết định các kế hoạch như: mở rộng mạng lưới kinh doanh, tuyển nhân viên, quyết định đầu tư thêm máy móc trang thiết bi sản xuất…Giám đốc là người ký kết các hợp đồng kinh tế trong tầm vĩ mô, duyệt phiếu thu- chi, quyết toán các hoạt động xúc tiến hỗ trợ kinh doanh. - Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc trong việc kinh doanh. Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các việc diễn ra thường xuuyên tại công ty. Thay mặt giám đốc được uỷ quyền ký kết các hợp đông kinh tế xây dựng. - Phòng tổ chức hành chính : tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý văn phòng hội họp, văn thư lưu trữ, trang thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc…quản lý về nhân lực trong công ty. - Phòng kinh doanh : căn cứ kế hoạch trung của công ty, lập kế hoạch thực hiện thăm dò thị trường. Tư vấn cho giám đốc về khả năng nhà thầu, khối lương công trình thực hiện. Thiết lập các chính sách về giá, hợp đồng với các đơn vị. Báo cáo trước giám đốc về kế hoạch cung cấp hàng hoá, giữ gìn bí mật sản xuất kinh doanh của công ty trước các đối tác khác. Đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra. - Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức và hạch toán kinh doanh của toàn công ty. Phân tích hoạt động kinh tế, kiểm tra kịp thời, chính xác tài sản và nguồn vốn của công ty. Có nhiệm vụ quan trọng trong việc tạo vốn cũng như sử dụng vốn có hiệu quả. Phân tích hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước. - Phòng tài vụ : Có nhiệm vụ tổng hợp các sổ kế toán kiểm tra lại, đánh giá tình hìn._.