Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ Phần Phát hành sách Phú Thọ

c hưởng và có thể trở thành đòn bẩy kinh tế mạnh mẽ để kích thích người lao động là một yếu tố quan trọng cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra. Do đó doanh nghiệp phải làm thế nào để khuyến khích việc tăng năng suất lao động và hiệu quả của công việc đối với người lao động đó là nhiệm vụ mà họ được giao, điều đó phụ thuộc vào công tác tổ chức hạch toán lao động và tiền lương trong các doanh nghiệp hiện nay và kế toán được sử dụng làm công cụ tính toán quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng khi các hình thức tiền lương và các khoản phụ cấp được áp dụng hợp lý, sát thực với tình hình thực tế của các đơn vị và sự cống hiến của người lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động.Do vậy các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công được chính xác. Do vậy tiền lương là vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh tế, nó có quan hệ chặt chẽ và ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình tái sản xuất xã hội và đặc biệt là tái sản xuất lao động. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương”.Tại Công ty Cổ Phần Phát hành sách Phú Thọ. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần: Phần I : Tổng quan về Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. Phần II : Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. Phần III : Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT HÀNH SÁCH PHÚ THỌ 1.1- Quá trình lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ 1.1.1 Giai đoạn từ khi thành lập đến năm 2005 Phát hành sách là ngành hoạt động trên lĩnh vực Văn hoá - Tư tưởng, là cầu nối giữa Đảng và quần chúng nhân dân thông qua những xuất bản phẩm. Xác định vị trí quan trọng của công tác Phát hành sách, ngày 10 tháng 10 năm 1952, Chủ tịch HỒ CHÍ MINH ký sắc lệnh số 122/SL thành lập “Nhà in quốc gia” với nhiệm vụ xây dựng hệ thống, tổ chức quản lý ba khâu: Xuất bản - In - Phát hành sách trong cả nước, đó là mốc lịch sử của ngành. Trải qua các thời kỳ oanh liệt chống chủ nghĩa thực dân Pháp, đế quốc Mỹ đi đến thống nhất hai miền Nam Bắc và công cuộc xây dựng, đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa, vị trí, vai trò của ngành Phát hành sách cả nước nói chung và tỉnh Phú Thọ nói riêng đã được khẳng định và đang ngày càng phát triển. * Giai đoạn từ khi thành lập (năm 1952) đến năm 1985: Thời kỳ từ năm 1952 đến năm 1959 có tên gọi “Chi sở Phát hành sách”. Thời kỳ này cơ sở vật chất còn nghèo nàn, phương tiện vận chuyển các xuất bản phẩm rất thô sơ, cán bộ công nhân viên chỉ có 23 đến 28 người trong toàn tỉnh. Từ năm 1960 đến năm 1985 được đổi tên thành “Quốc doanh phát hành sách Vĩnh Phú” có mạng lưới hoạt động từ tỉnh đến các huyện, thành, thị. Tổ chức ở các huyện, thành, thị được thành lập là các hiệu sách, có bộ máy tổ chức, có con dấu riêng, cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ cho hoạt động kinh doanh từng bước được đầu tư, trang bị và tổng số cán bộ, công nhân viên toàn tỉnh tăng lên tới 70 người Giai đoạn từ năm 1986 đến năm 1997: Năm 1986, bắt đầu thời kỳ Nhà nước ta chuyển đổi cơ chế quản lý từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường. Thời kỳ từ năm 1996 đến năm 1993,cũng như nhiều doanh nghiệp khác, thời kỳ này Công ty Phát hành sách Vĩnh Phú gặp rất nhiều khó khăn trong kinh doanh. Nguyên nhân là do ngành Phát hành sách mang tính đặc thù chủ yếu phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước. Khi chuyển sang cơ chế thị trường với sự bùng nổ các phương tiện thông tin, thì thị trường tiêu thụ sách bị ảnh hưởng tác động rất nhiều, bị cạnh tranh gay gắt, khách hàng được quyền lựa chọn, cho nên kinh doanh gặp không ít khó khăn. Thời kỳ này tên gọi “ Quốc doanh Phát hành sách Vĩnh Phú” được chuyển thành “ Công ty Phát hành sách Vĩnh Phú” theo Quyết định số 278/QĐ-UB ngày 16 tháng 3 năm 1993 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phú. Từ 1993 đến năm 1996, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã dần từng bước đi vào ổn định, thị trường khai thác ngành hàng và tiêu thụ được củng cố và mở rộng, kinh doanh có hiệu quả. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, số cán bộ công nhân viên tăng từ 70 người lên 102 người, đảm bảo cho người lao động có việc làm, đời sống, thu nhập được cải thiện hơn. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. * Giai đoạn từ năm 1997 đến năm 2005: Năm 1997, do việc chia tách địa giới hành chính tỉnh Vĩnh Phú thành hai tỉnh Phú Thọ và Vĩnh Phúc. “Công ty Phát hành sách tỉnh Vĩnh Phú” được đổi tên thành “Công ty phát hành sách tỉnh Phú Thọ” theo Quyết định số 69/QĐ-UB ngày 16 tháng 1 năm 1997 của UBND tỉnh Phú thọ và Đăng ký kinh doanh số 111690/ĐKKD ngày 21 tháng 2 năm 1997 do Sở kế hoạch đầu tư cấp. Từ năm 1997 đến năm 2005, trải qua bao sự thăng trầm trong kinh doanh với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế nhiều thành phần, nhưng Công ty Phát hành sách tỉnh Phú Thọ đã tồn tại, đứng vững và đang ngày càng phát triển. 1.1.2 Giai đoạn từ năm 2005 đến nay: Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về Cổ phần hoá các doanh nghiệp, ngày 22/12/2005 Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ đã ban hành Quyết định số 3486/QĐ-UBND về việc phê duyệt phương án và chuyển Công ty Phát hành sách Phú Thọ từ doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ Phần. Với chức năng : - Kinh doanh các loại sách, các loại văn hoá phẩm, văn phòng phẩm, tạp phẩm, ấn phẩm, các loại vật tư văn hoá thông tin, dụng cụ thể dục thể thao. - Kinh doanh các loại giấy, nguyên liệu giấy, vật tư thiết bị, hoá chất có nguồn gốc nội điạ và nhập khẩu. Trụ sở chính của Công ty tại số nhà 1516 - Đại lộ Hùng Vương, Thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ. Điện thoại: 0210.854.568 Tài khoản: 710A.00060-Chi nhánh ngân hàng Công thương tỉnh Phú Thọ. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Phát hành sách các năm 2005, 2006 và 2007 được thể hiện qua biểu số 01: Biểu số 01 STT CHỈ TIÊU Mã số SỐ TIỀN Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu 10 3.705.250.970 3.248.120.355 3.532.504.108 2 Giá vốn hàng bán 11 2.345.709.170 2.053.631.509 2.241.278.556 8 Chi phí quản lý kinh doanh 24 1.343.913.350 1.146.138.437 1.224.937.832 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 15.628.450 48.350.409 66.287.720 Qua so sánh số liệu trên biểu cho thấy: So sánh chỉ tiêu doanh thu thuần của 3 năm 2005, 2006 và 2007 thì năm 2005 doanh thu đạt cao nhất, nhưng vì chi phí cao nên lợi nhuận thu được lại thấp hơn năm 2006 và 2007. Đây cũng là năm cuối cùng của thời kỳ Công ty là doanh nghiệp Nhà nước. Năm 2006 là năm đầu chuyển đổi thành lập Công ty cổ phần Phát hành sách Phú thọ, khi chuyển thành Công cổ phần, hoạt động kinh doanh của Công ty gặp không ít khó khăn. Về tổ chức con người có nhiều thay đổi, do chính sách của Nhà nước về sắp xếp lao động khi chuyển đổi doanh nghiệp nên những người đã làm việc trong ngành nhiều năm, quen việc, quen thị trường, có kinh nghiệm thì lại nghỉ theo chế độ 41. Đội ngũ còn lại chưa nắm bắt hết và chưa tiếp cận ngay được, cổ phần bán ra thu được thấp, thiếu vốn kinh doanh, vay vốn ngân hàng gặp nhiều khó khăn, ngân hàng cho vay rất dè dặt nên nhiều khi bị lỡ cơ hội trong kinh doanh. Vì thế doanh thu bán hàng năm 2006 đạt thấp và là năm thấp nhất so với 3 năm ( 2005, 2006,2007). Song lãnh đạo Công ty cùng tập thể cán bộ, công nhân viên đã cố gắng tìm mọi biện pháp khắc phục khó khăn, quán triệt tiết kiệm chi phí hợp lý đến mức thấp nhất và cuối cùng năm 2006, mặc dù doanh thu đạt thấp như vậy nhưng đã có kết quả kinh doanh cao hơn năm 2005. Năm 2007, trên cơ sở thực tiễn hoạt động kinh doanh của năm 2006, sau một năm hoạt động của Công ty cổ phần, Công ty đã nhìn lại, tổng kết, phân tích, đánh giá những ưu điểm, nhược điểm, rút ra những bài học kinh nghiệm. Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục nhược điểm, phát huy những việc đã làm được, tiếp tục củng cố mở rộng thị trường, gây được lòng tin đối với khách hàng mua và bán. Do vậy kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 đạt được cao hơn năm 2006 và 2005 cả về doanh thu và lợi nhuận. Căn cứ vào so sánh đánh giá các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian 3 năm có cả 2 thời kỳ: Doanh nghiệp Nhà nước và Công ty cổ phần, trong đó hoạt động Công ty cổ phần là 2 năm. Qua thực tiễn, một lần nữa Công ty đã khẳng định được và ngày càng tự tin đối với sự tồn tại và phát triển của mình trong những năm tiếp theo khi nền kinh tế của đất nước đã bắt đầu tham gia hội nhập. 1.2- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú thọ là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ kinh doanh nên tổ chức bộ máy cũng tương đối đơn giản. Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện bằng sơ đồ (1.1) dưới đây: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Sơ đồ (1.1) Hội đồng Quản trị Ban kiểm soát Ban Giám đốc Phòng kế hoạch tài vụ Phòng nghiệp vụ kinh doanh sách - VHP Phòng Tổ chức hành chính Mạng lưới cửa hàng trên toàn tỉnh Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Phát hành sách bao gồm: * Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông bầu ra gồm 03 người, - Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Hữu Cường * Ban giám đốc: Gồm hai người - Giám đốc : Ông Nguyễn Hữu Cường – Chủ tịch Hội đòng quản trị kiêm Giám đốc, là người lãnh đạo và điều hành chỉ đạo mọi hoạt động chung của Công ty. - 01 Phó giám đốc : giúp việc cho Giám đốc * Các phòng ban: Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của nhiệm vụ kinh doanh, chịu sự quản lý điều hành chỉ đạo của ban giám đốc, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, phát triển và có hiệu quả, chấp hành các chủ trương của Đảng, chế độ chính sách pháp luật của Nhà nước, đề xuất với giám đốc công ty những biện pháp để giải quyết khó khăn trong kinh doanh. Công ty Cổ phần Phát hành sách tỉnh Phú Thọ gồm những phòng ban : * Phòng tổ chức, hành chính: Thực hiện chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc việc tổ chức bộ máy, sắp xếp lao động sao cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của Công ty. Nghiên cứu và thực hiện các quy định về chế độ chính sách đối với người lao động. Quản lý cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị văn phòng và các công việc hành chính, phục vụ nội bộ. * Phòng kế toán - Tài vụ: Thực hiện công tác hạch toán kế toán của Công ty, phản ảnh kịp thời và đầy đủ được toàn bộ thông tin về tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh từ đó phân tích, tham mưu cho Giám đốc trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả kinh tế. Nhiệm vụ: + Quản lý, cân đối sử dụng nguồn vốn hợp lý. hiệu quả trên cơ sở tuân thủ Pháp luật. + Tạo nguồn tài chính đảm bảo phục vụ kịp thời cho kinh doanh. + Ghi chép, phản ánh đẩy đủ kịp thời, chính xác các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước, cung cấp thông tin kịp thời cho Giám đốc vê tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của Công ty. Thực hiện thanh toán mua, bán hàng, thanh toán, vay vốn, trả nợ vay, chi phí, thực hiện nghĩa vụ về thuế, phí đối với Ngân sách Nhà nước. Thực hiện chế độ báo cáo theo đúng quy định của Nhà nước. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh, phân tích tình hình thị trường, khai thác nguồn hàng đáp ứng đủ , tham mưu cho giám đốc chỉ đạo việc hoạch định chiến lược kinh doanh. - Các cửa hàng và các hiệu sách: trực tiếp nhập, xuất, mua, bán hàng hoá nhận từ nguồn do Công ty cung ứng và cả nguồn khác tự khai thác. 1.2.2 Đặc điểm về phân cấp tài chính: - Đối với việc mua, bán hàng hoá, thanh toán, chi phí, trả lương, trích nộp các chế độ bảo hiềm xã hội bảo hiểm y tê cho cán bộ công nhân viên của Văn phòng Công ty và cửa hàng sách tự chọn đặt tại tầng 1 trụ sở Công ty thì do Công ty trực tiếp quản lý giải quyết, Giám đốc Công ty trực tiếp điều hành. - Đối với các hiệu sách tại các huyện, thành thị thì những việc đó do Chủ nhiệm Hiệu sách huyện (Thành, thị) chủ động cân đối, tính toán, giải quyết. 1.3- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty cổ phần Phát hành sách Phú thọ. Tại văn phòng Công ty có phòng nghiệp vụ kinh doanh, nhiệm vụ là tìm kiếm, khai thác các nguồn hàng trên thị trường để mua về đảm bảo có đủ lượng hàng hoá đáp ứng cho việc kinh doanh của toàn Công ty từ tỉnh đến các huyện, thành, thị. Hàng hoá mua về, làm các thủ tục nhập kho tại Công ty, sau đó xuất kho giao cho các cửa hàng, các hiệu sách để tổ chức bán ra. Định kỳ, các cửa hàng, hiệu sách nộp tiền về phòng kế toán Công ty theo số lượng hàng hoá đã bán. Mỗi năm, Công ty tổ chức kiểm kê định kỳ 2 lần vào thời điểm 01 tháng 01 và 01 tháng 7, ngoài ra còn có thể kiểm kê đột xuất nhằm phục vụ cho việc quản lý, kịp thời phát hiện và ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực trong quản lý KD. 1.4- Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ 1.4.1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. `Để đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý kinh tế tài chính của Doanh nghiệp, Phòng kế toán - tài vụ được tổ chức trên những nguyên tắc chung kết hợp với tình hình, đặc điểm và yêu cầu thực tế của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu nhận xử lý chứng từ, hạch toán, ghi sổ kế toán đến việc lập báo cáo tài chính. Các cửa hàng trực thuộc Công ty có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ phát sinh tại cửa hàng, sau đó chuyển lên phòng kế toán của công ty để hạch toán và ghi sổ kế toán. Do đặc điểm quy mô của Công ty là một doanh nghiệp nhỏ, do vậy số lao động của Phòng kế toán - tài vụ của công ty hiện nay được bố trí ba người, gồm: một kế toán trưởng và hai kế toán viên. Trong đó trình độ chuyên môn bậc đại học có 02 người, và 01 người đang theo học đại học tại chức. + Kế toán trưởng: có trách nhiệm tổ chức, phân công, sắp xếp, điều hành bộ máy kế toán thực hiện công tác kế toán theo đúng chế độ, chính sách Nhà nước quy định. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tài chính kế toán của công ty. Đồng thời trực tiếp kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán tổng hợp, lập các báo cáo tài chính. + Các kế toán viên: chịu sự điều hành công việc chuyên môn do Kế toán trưởng phân công làm kế toán các phần hành. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ; ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán đều được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của Công ty, các đơn vị phụ thuộc không có bộ phận kế toán riêng. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Phát hành sách Phú thọ được thể hiện ở sơ đồ (1.2) dưới đây: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ (1.2) Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán hàng hoá Kế toán tại các cửa hàng trực thuộc Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ cung cấp số liệu: 1.4.2- Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán. Do quy mô của Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú thọ không phải là doanh nghiệp lớn nên Chế độ kế toán Công ty hiện đang áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ). * Niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc; phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối năm Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ. * Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp khấu hao đường thẳng * Hình thức kế toán Công ty áp dụng: Hình thức “ Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức được áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty, phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán trong Công ty. Hình thức kế toán được thể hiện qua sơ đồ (1.3) dưới đây: Sơ đồ (1.3) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ” Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ,thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Về chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt đông sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan vào chứng từ kế toán. Công ty Cổ phần Phát hành sách thực hiện sử dụng chứng từ kế toán các loại theo mẫu quy định của Nhà nước.Các loại chứng từ được sử dụng theo quy định của chế độ kế toán và phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh của Công ty. * Về Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ( Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ), hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên do đặc điểm của Công ty nên hiện tại có một số tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 không sử dụng như: Tài khoản 1113, 1123 “Vàng bạc, kim khí, đá quý” Tài khoản 121 “Đầu tư tài chính ngắn hạn”, Tài khoản 154 “Chi phí kinh doanh dở dang”, Tài khoản 155 “Thành phẩm”, Tài khoản 1591 “Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn”, Tài khoản 2147 “Hao mòn bất động sản đầu tư”, Tài khoản 217 “Bất động sản đầu tư” Tài khoản 221 “Đầu tư tài chính dài hạn”, Tài khoản 229 “Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn”, * Về Sổ kế toán Công ty áp dụng: Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán theo Luật Kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi kỳ kế toán năm có 01 hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất, gồm Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo mẫu và nội dung quy định. Sổ kế toán tổng hợp :Sổ Cái Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.. + Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong Hệ thống tài khoản kế toán quy định. Số liệu kế toán trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Số cái phản ảnh đầy đủ các nội dung: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ảnh trên Sổ Cái. * Về thực hiện chế độ Báo cáo tài chính Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú thọ tuân thủ theo chế độ quy định về việc lập báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính có mục đích và ý nghĩa rất quan trọng: + Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh trong một năm tài chính. + Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tương lai. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Hệ thống báo cáo tài chính năm tại Công ty gồm: - Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN - Bảng Cân đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số 09-DNN PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT HÀNH SÁCH PHÚ THỌ. 2.1 Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. “ Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lựơng công việc mà người lao động đã tham gia làm việc cho doanh nghiệp. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh ở các doanh nghiệp. Chi phí sử dụng lao động được thể hiện bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”. Từ khái niệm mang tính lý luận chung trên đây, đối với Công ty cổ phần phát hành sách Phú thọ đã sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần làm việc và năng động trong kinh doanh của cán bộ công nhân viên Công ty. Tiền lương phải trả cho cán bộ, công nhân viên là một yếu tố chi phí cấu thành nên kết quả kinh doanh do công ty tạo ra. Do vậy việc sử dụng lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương là một việc rất cần thiết. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại cho nên việc trả lương cho cán bộ, công nhân viên áp dụng theo hình thức trả lương theo thời gian mà cụ thể là trả lương theo hàng tháng. Người lao động được trả lương căn cứ tính trên lương cấp bậc, theo số ngày công thực tế làm việc tại Công ty. Tiền lương phải trả = ( Mức lương tối thiểu * Hệ số lương) + Phụ cấp (Mức lương tối thiểu Nhà nước quy định năm 2007 là 450.000 đ/tháng) = (450.000 đ * Hệ số lương) + phụ cấp Các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần phát hành sách Phú thọ thực hiện theo chế độ quy định hiện hành như: Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Quỹ lương để trích các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn được tính trên tổng quỹ lương cấp bậc của cán bộ, nhân viên trong danh sách. Lương cấp bậc = Lương tối thiểu do Nhà nước quy định * Hệ số lương. Đối với bảo hiểm xã hội, tỷ lệ trích là 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc, trong đó 15% tính vào chi phí quản lý kinh doanh, 5% người lao động phải nộp. Đối với bảo hiểm y tế, tỷ lệ trích là 3 % trên tổng quỹ lương cấp bậc, trong đó 2 % tính vào chi phí quản lý kinh doanh và 1 % người lao động phải nộp. Đối với kinh phí công đoàn, tỷ lệ trích là 2% trên tổng quỹ lương và hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh. Việc tính lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần Phát hành sách được thực hiện như sau: - Đối với văn phòng Công ty và cửa hàng sách tự chọn do Phòng kế toán Công ty tính toán xác định; - Đối với các đơn vị trực thuộc là hiệu sách các huyện, thành, thị thì do các hiệu sách tự tính toán xác định. Chứng từ sổ sách cần sử dụng : + Bảng chấm công; + Phiếu nghỉ hưởng BHXH; + Sổ Danh sách lao động; + Bảng thanh toán tiền lương; + Bảng thanh toán BHXH; + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. 2.2- Hạch toán số lượng lao động, sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động tại Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. 2.2.1 - Hạch toán số lượng lao động: Số lượng cán bộ, công nhân viên Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú thọ có 62 người, được bố trí sắp xếp phù hợp từ trên Văn phòng Công ty đến các đơn vị trực thuộc là các cửa hàng, hiệu sách các huyện, thành thị trên địa bàn toàn tỉnh Phú thọ. Trong đó Văn phòng công ty có 14 người, cửa hàng sách tự chọn có 12 người. Chỉ tiêu số lượng lao động được phản ảnh trên “Sổ danh sách lao động” (Biểu 02)của Công ty do phòng Tổ chức – Hành chính lập dựa trên số lao động hiện có. Biểu số 02 Cty CP PH sách Phú thọ SỔ DANH SÁCH LAO ĐỘNG Năm 2007 STT HỌ VÀ TÊN Năm sinh Địa chỉ Ghi chú 1 Phan Thị Kim Hồng 1958 Việt trì - Phú thọ 2 Lê Quốc Chiến 1972 Tam nông - Phú thọ 3 Hán Vĩnh Hà 1982 Việt trì - Phú thọ 4 Nguyễn Anh Tuấn 1980 Thanh ba- Phú thọ 5 Phạm Quyết Tiến 1981 Việt trì - Phú thọ 6 Nguyễn Xuân Hưng 1982 Việt trì - Phú thọ 7 Vũ Thị Xuân 1961 Việt trì - Phú thọ 8 Vũ Thị Hồng 1970 Phù ninh - Phú thọ 9 Lê Thị Lành 1972 Lâm thao - Phú thọ 10 Nguyễn Thị Hạnh 1973 Lâm thao - Phú thọ 11 Vi Thuý Mai 1977 Hạ hoà - Phú thọ 12 Lê Hồng Phương 1981 Cẩm khê - Phú thọ 13 Nguyễn Bích Hạnh 1979 Đoan hùng - Phú thọ 14 Trần Thị Thuý 1982 Vĩnh tường-Vĩnh phúc 15 Nguyễn Thị Ân 1978 Thanh thuỷ - Phú thọ 16 Lê Kim Loan 1984 Lâm thao - Phú thọ 17 Phạm Phương Thanh 1982 Việt trì - Phú thọ 18 Nguyễn Thanh Hiếu 1979 Việt trì - Phú thọ ................ “Sổ danh sách lao động” được lập chung cho toàn Công ty và lập riêng cho từng bộ phận nhằm thường xuyên nắm chắc được số lượng lao động hiện có, sự biến động tăng, giảm của từng bộ phận và toàn Công ty. Chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi “Sổ danh sách lao động” là hồ sơ tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, nghỉ việc... Tất cả mọi sự thay đổi biến động về số lượng lao động trong Công ty đều được ghi chép kịp thời vào “Sổ danh sách lao động”. Trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các khoản trích nộp theo lương cho người lao động được kịp thời và đảm bảo. 2.2.2- Hạch toán sử dụng thời gian lao động. Thời gian lao động là một trong những căn cứ để tính lương phải trả cho người lao động. Do vậy việc ghi chép, phản ảnh chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, số ngày công nghỉ việc của từng người lao động trong từng bộ phận của Công ty phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời. Hạch toán thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, qua đó đánh giá được việc chấp hành kỷ luật lao động và làm căn cứ tính lương, bình xét phân loại thi đua, tính thưởng cho người lao động. Để hạch toán thời gian lao động trong Công ty, chứng từ ban đầu quan trọng nhất là “Bảng chấm công” (Mẫu số 01a- LĐTL chế độ chứng từ kế toán). (Biểu 03) “Bảng chấm công” được lập riêng cho từng bộ phận. Ở Văn phòng Công ty “Bảng chấm công” được lập riêng cho từng phòng và cửa hàng sách tự chọn. Ở các huyện, thành, thị “Bảng chấm công” được lập riêng cho từng Hiệu sách. “Bảng chấm công” dùng trong 1 tháng tương ứng với kỳ tính lương. “Bảng chấm công” được để tại vị trí công khai, dễ xem để mọi người đều biết được thời gian lao động của mình và của những người khác trong cùng một bộ phận. Đối với những trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản... đều phải có “Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng Bảo hiểm xã hội” của cơ quan y tế... và được ghi vào “Bảng chấm công” theo những ký hiệu quy định. Hàng ngày trưởng phòng, cửa hàng; chủ nhiệm hiệu sách hoặc người được uỷ quyền, căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị mình để chấm công cho từng người trong ngày, tương ứng trong các cột theo các ký hiệu quy định trên “Bảng chấm công”. Ví dụ: Ốm (Ô), nghỉ phép (P), hội họp, học tập (H), v.v.... Luân chuyển chứng từ, hạch toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách các bộ phận ký vào “Bảng chấm công”. Đối với văn phòng Công ty và cửa hàng sách tự chọn thì “Bảng chấm công” đó cùng với các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Giấy xin nghỉ việc không lương... được chuyển đến phòng kế toán công ty. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người trên “Bảng chấm công” để tính ra số ngày công theo từng loại. Sau đó kế toán tính toán số tiền lương, phụ cấp theo quy định phải trả, tính trích các khoản theo lương như BHXH, BHYT, kinh phí Công đoàn của từng người trên “Bảng thanh toán lương” (Mẫu số 02-LĐTL chế độ chứng t ừ kế to án) Và kế toán tiến hành hạch toán, lập phiếu chi tiền thanh toán tiền lương, ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán. Quy trình hạch toán tiền lương và thanh toán với CNV tại Công ty Cổ phần Phát hành sách Phú Thọ. Việc hạch toán kế toán và thanh toán với công nhân viên thực hiện theo chế độ kế toán các doanh nghiệp nhỏ và vừa (Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính). Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 334 “Phải trả người lao động” Tài khoản 334 dùng để phản ảnh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. * Quy trình ghi sổ hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên tại Công ty cổ phần Phát hành sách Phú Thọ : + Từ “bảng chấm công” hàng tháng, kế toán tính toán và lập “Bảng thanh toán lương”; + Từ “Bảng thanh toán lương” lập “Chứng từ ghi sổ”; Từ “Bảng thanh toán lương” lập “Phiếu chi”; + Từ “Bảng thanh toán lương” và “Phiếu chi” vào “Sổ chi tiết tài khoản 334”; + Từ “Chứng từ ghi sổ” vào “Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ”; ._.