Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường - EMECO (ko lý luận, máy)

n trị. LĐTT……………………………………………….Lao động trực tiếp. KH………………………………………………………….Kế hoạch. CNSX………………………………………..…….Công nhân sản xuất. ĐVT……………………………………………………...Đơn vị tính. VNĐ………………………………………………....Việt Nam đồng. BHXH…………………………………………….......Bảo hiểm xã hội. BHYT………………………………………………...…Bảo hiểm y tế. BHTN…………………………………………...Bảo hiểm thất nghiệp. KPCĐ……………………………………………..Kinh phí công đoàn. TK………………………………………………...………....Tài khoản. CTGS……………………………………………..…..Chứng từ ghi sổ. HĐLĐ…………………………………………..….Hợp đồng lao động. DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ trên máy vi tính phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty EMECO 34 BẢNG Bảng 1.1: Cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, thâm niên công tác và trình độ chuyên môn qua đào tạo năm 2009 3 Bảng 1.2: Bảng tổng quỹ lương và thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty EMECO 4 Bảng 1.3: Mức phụ cấp tháng 02 năm 2010 của cán bộ công nhân viên công ty cổ phần EMECO 9 Bảng 2.1. Bảng tổng hợp hệ số lương tháng 02/2010 của công ty EMECO 17 Bảng 2.2. Giấy đề nghị tạm ứng 18 Bảng 2.3: Bảng chấm công tại TT hành chính- tổng hợp của công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010 19 Bảng 2.4: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 của công ty cổ phần EMECO 20 Bảng 2.5: Báo cáo ngày tại TT dịch vụ- bảo hành thiết bị công ty EMECO 22 Bảng 2.6: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 chi tiết theo công trình của công ty EMECO 23 Bảng 2.7. Hợp đồng lao động tại công ty cổ phần EMECO 33 Bảng 2.8: Giao diện”Trả lương nhân viên” tháng 02 năm 2010 tại công ty cổ phần EMECO 36 Bảng 2.9: Phiếu chi thanh toán lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO 37 Bảng 2.10: Phiếu chi thanh toán chế độ BHXH cho : Tô Kim Phượng 39 Bảng 2.11: Giao diện của “Lập chứng từ ghi sổ” trong phân hệ “Sổ cái’ 40 Bảng 2.12: Chứng từ ghi sổ số CTGS115 ngày 28/02/2010 40 Bảng 2.13: Chứng từ ghi sổ số CTGS120 ngày 28/02/2010 41 Bảng 2.14: Màn hình thể hiện “Danh sách chứng từ ghi sổ” tháng 02/2010 41 Bảng 2.15: Danh sách chứng từ ghi sổ tháng 02 năm 2010 42 Bảng 2.16: Giao diện “Chứng từ nghiệp vụ khác” phân bổ chi phí lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO 43 Bảng 2.17: “Chứng từ nghiệp vụ khác” in ra từ phần mềm 44 Bảng 2.18: Sổ chi tiết tài khoản “Phải trả công nhân viên” 45 Bảng 2.19: Sổ cái tài khoản “Phải trả công nhân viên” 46 Bảng 2.20: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tại công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010 48 Bảng 2.21: Séc số S184 về việc trích nộp BHXH tháng 02 năm 2010 51 Bảng 2.22: Màn hình cập nhập chứng từ khác phân bổ BHXH 53 Bảng 2.23: Chứng từ nghiệp vụ khác số CTK190 ngày 28/02/2010 54 Bảng 2.24: Sổ chi tiết tài khoản “Bảo hiểm xã hội” 55 Bảng 2.25: Séc số S179 về việc trích nộp 1% KPCĐ cho cấp trên 57 Bảng 2.26 : Phiếu chi 1% KPCĐ số PC175 tháng 02/2010 58 Bảng 2.27: Sổ chi tiết “Kinh phí công đoàn” 59 Bảng 2.28: Chứng từ ghi sổ số CTGS134 phản ánh BHXH phải nộp tháng 02/2010 tại công ty EMECO 60 Bảng 2.29: Chứng từ ghi sổ số CTGS135 phản ánh phân bổ chi phí tháng 02/2010 tại công ty EMECO 61 Bảng 2.30: Chứng từ ghi sổ số CTGS140 nộp BHXH tháng 02/2010 62 Bảng 2.31: Chứng từ ghi sổ số CTGS141 phân bổ KPCĐ tháng 02/2010 63 Bảng 2.32: Chứng từ ghi sổ số CTGS142 số KPCĐ chuyển séc cho cấp trên và chi tiền mặt tại đơn vị tháng 02/2010 64 Bảng 2.33: Chứng từ ghi sổ số CTGS145 phản ánh số tiền BHXH trả thay lương tháng 02/2010 cho : Tô Kim Phượng 65 Bảng 2.34: Sổ cái tài khoản “Phải trả phải nộp khác” 66 Bảng 3.1: Bảng xếp hạng CNCNV làm việc trong tháng 81 Bảng 3.2: Bảng thanh toán tiền lương thuê ngoài 88 Bảng 3.3: Danh sách chứng từ ghi sổ 89 Bảng 3.4: Sổ cái tài khoản tài khoản 90 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG- TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO 1.1. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY EMECO Lao động là một trong những nguồn lực quan trọng của công ty trong thời buổi cạnh trạnh, đồng thời cũng là yếu tố tiên quyết hàng đầu ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. Nếu nguồn nhân lực của công ty có kỹ năng tốt, kinh nghiệm dày dặn, am hiểu và tận tâm với công việc sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng đặc biệt đó, công ty đã và đang nuôi dưỡng cũng như đưa ra các chính sách, cơ cấu, cách thức phân phối đội ngũ nhân viên để đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của bản thân công ty cũng như của thị trường. Tính đến ngày 31/12/2009 tổng số cán bộ, công nhân viên (CBCNV) trong công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO là 51 người trong đó số người có trình độ trên đại học là 4 người chiếm tỷ lệ 7,8% và đại học- cao đẳng là 18 người chiếm tỷ lệ 35,3% tổng số CBCNV, số công nhân kỹ thuật là 26 người chiếm tỷ lệ 51%, số công nhân chưa qua đào tạo chỉ chiếm một phần nhỏ, không đáng kể trong cơ cấu lao động của công ty. Như vậy số công nhân kỹ thuật, cán bộ quản lý từ cao đẳng trở lên chiếm 43,14% tổng số CBCNV trong toàn công ty. Ngoài ra công ty còn ký thêm nhiều hợp đồng ngắn hạn, thuê, mướn những công nhân mang tính chất thời vụ khi phát sinh yêu cầu của công việc. Đội ngũ cán bộ trong toàn công ty không ngừng trưởng thành và phát triển toàn diện về cả số lượng và chất lượng. Tuy so với năm 2008 số lượng công nhân viên trong công ty tăng lên không đáng kể nhưng về phương diện chất lượng thì không ngừng tăng lên thể hiện qua việc tăng thêm số CBCNV có trình độ đại học, cao đẳng. Trong những năm qua công ty đã đầu tư cho công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý học đại học, cao học, văn bằng 2, đào tạo công nhân sản xuất tại các bộ phận sản xuất tháp giải nhiệt RINKI thông qua các lớp học nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn do công ty tổ chức. Đội ngũ CBCNV của công ty chủ yếu là nam giới được phân bổ cho các bộ phận, đội sản xuất. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ được sắp xếp đồng đều. Số lượng lao động nhiều hoặc ít phụ thuộc vào nội dung sản xuất, trình độ tổ chức sản xuất và trang thiết bị máy móc phục vụ công trường thi công. Ngoài các lao động mang tính chất thường xuyên thì công ty cũng thuê công nhân ngoài thực hiện theo đúng nguyên tắc ký hợp đồng lao động (HĐLĐ). Do đặc điểm lao động của công ty bao gồm cả các công nhân nằm trong danh sách chi trả lương của công ty và công nhân thuê mướn theo thời vụ. Hiện nay công ty phân loại người lao động theo thời gian lao động như sau: - Lao động thường xuyên trong danh sách: Là lưc lượng lao động do công ty trực tiếp quản lý và chi trả lương. - Lao động tạm thời (lao động ngoài danh sách): Là lực lượng lao động làm việc tại công ty nhưng mang tính chất thời vụ. Dưới đây là bảng thể hiện cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, thâm niên công tác và trình độ chuyên môn đã qua đào tạo năm 2009. Bảng 1.1: Cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, thâm niên công tác và trình độ chuyên môn qua đào tạo năm 2009 STT Trình độ chuyên môn Tổng số Số nữ Thâm niên công tác(%) Tuổi(%) < 2 năm 2- 5 năm 5- 10 năm > 10 năm < 30 30-50 > 50 1 Trên đại học 4 1 0 25 50 25 25 50 25 2 Đại học- cao đẳng 18 8 11.11 27.78 38.89 22.22 33.33 55.55 11.12 3 Công nhân kỹ thuật 26 0 11.54 7.69 19.23 61.54 11.54 76.92 11.54 4 Chưa qua đào tạo 3 0 100 0 0 0 100 0 0 Cộng 51 9 (Nguồn từ phòng tổ chức hành chính) Do hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng tăng lên, cùng với sự quan tâm của lãnh đạo công ty mà trong những năm qua thu nhập của NLĐ được nâng lên nhanh chóng. Điều này được thể hiện thông qua các số liệu về tổng quỹ lương trong bảng sau: Bảng 1.2: Bảng tổng quỹ lương và thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty EMECO Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tổng quỹ lương thực hiện 2.475.543.000 1.378.574.775 2.505.882.600 2 Số cán bộ, công nhân viên 105 45 51 3 Thu nhập TB người/tháng 1.964.717 2.552.916 4.094.579 (Nguồn từ phòng tài chính kế toán) Nhìn vào bảng quỹ lương thực hiện ta có thể đưa ra một số so sánh để thấy được những thành công vô cùng to lớn của công ty trong việc nâng cao thu nhập cho NLĐ trong những năm gần đây. Mức thu nhập bình quân người/tháng qua các năm không ngừng tăng lên, đặc biệt là năm 2009 lương bình quân của CBCNV trong công ty đạt mức 4.094.579 đồng, gấp 1,6 lần so với năm 2008 và gấp 2,1 lần so với năm 2007. Ngoài ra công ty còn hết sức chăm lo đến đời sống tinh thần của CNV bằng việc tổ chức những kỳ nghỉ mát hay các buổi biểu diễn ca nhạc phục vụ công nhân. Chính điều này đã làm cho CBCNV trong toàn công ty hăng say làm việc và từ đó nâng cao được năng suất lao động. 1.2. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG CỦA CÔNG TY EMECO 1.2.1. Chế độ tiền lương Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất. Đối với NLĐ, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục đích của doanh nghiệp là lợi nhuận và mục đích của NLĐ là tiền lương. Tiền lương nhận được thỏa đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo, từ đó sẽ tạo ra sự gắn kết giữa NLĐ với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, làm cho NLĐ có trách nhiệm hơn, tự giác hơn trong công việc của mình. Tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy NLĐ chấp hành tốt kỷ luật lao động làm tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản xuất được chính xác. Trên cở sở nhận thức được tầm quan trọng đó, hàng năm công ty EMECO đã tiến hành tính toán hình thành quỹ tiền lương nhằm mục đích đảm bảo chi trả lương cho CNV đồng thời giúp công ty chủ động hơn về tài chính, quản lý tốt chi phí trong sản xuất- kinh doanh. * Quỹ tiền lương: Quỹ lương được hình thành từ kết quả sản xuất, kinh doanh của công ty. Trên cơ sở công ty làm ăn có lãi, quỹ lương sẽ được trích một phần trên cơ sở doanh thu. Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương của công ty trả cho tất cả các loại lao động thuộc công ty quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm: - Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian thực tế làm việc. - Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian ngừng việc theo kế hoạch. - Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian nghỉ phép hoặc đi học... - Các loại tiền thưởng trong sản xuất . - Các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại…). Việc phân chia quỹ lương như trên có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán tiền lương. NLĐ có quyền hưởng theo năng suất lao động, chất lượng lao động và kết quả công việc. NLĐ làm gì, chức vụ gì thì hưởng lương theo công việc đó, chức vụ đó thông qua HĐLĐ, thoả ước lao động tập thể và theo quy định của Nhà nước. Trong quan hệ với quá trình sản xuất, kinh doanh, kế toán phân loại quỹ lương của công ty như sau: - Lương chính: Là tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định bao gồm: Tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. - Lương phụ: Là tiền lương phải trả cho NLĐ trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian ngừng sản xuất. Phân chia quỹ lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở công ty. Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm quản lý tiền lương, tiền thưởng trong quỹ lương. Căn cứ xác nhận sản lượng, doanh thu của phòng kinh doanh được tổng giám đốc (TGĐ) phê duyệt, phòng tài chính kế toán trình TGĐ phê duyệt quỹ lương theo thời gian, tiền thưởng cho các phòng ban, đơn vị trong công ty. Căn cứ vào quỹ tiền lương, tiền thưởng TGĐ đã duyệt hàng tháng, trưởng các bộ phận, tổ, đội thi công đến phòng tài chính kế toán nhận tiền. Tại đây, kế toán tiền lương chi trả tiền lương trên cơ sở bảng tính toán tiền lương và tiền thưởng đã được duyệt. Sau đó, trưởng các bộ phận sẽ có trách nhiệm chi trả lương cho CNV thuộc sự quản lý của bộ phận mình, có chữ ký xác nhận của CNV. Đồng thời, các phòng ban nộp trả cho phòng tài chính kế toán bản xác nhận đó từ ngày 06 đến 10 hàng tháng để lưu trữ hồ sơ chi. Các phòng ban nghiệp vụ có trách nhiệm theo dõi việc chi trả lương cho CNV ở từng đơn vị, phòng ban trong công ty, đảm bảo đúng chính sách, chế độ, công bằng, hợp lý dựa trên nguyên tắc tổ chức và hạch toán chung của công ty. * Các chính sách thuê mướn và tuyển dụng nhân viên: Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng và để đáp ứng được các yêu cầu của công việc thì đối với mỗi loại hợp đồng công ty lại có những cách tính tiền lương theo thời gian khác nhau phù hợp với từng loại hình công việc. Các HĐLĐ sử dụng trong công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO gồm: - Hợp đồng lao động ngắn hạn: Từ 1- 3 tháng đối với CNV theo thời vụ. - Hợp đồng lao động dài hạn: Từ 6 tháng đến 1 năm. - Hợp đồng lao động không kỳ hạn. * Thời gian và tiêu chí nâng lương: - Đối với lương cơ bản: + Kỹ sư, chuyên viên: 3 năm nâng lương 1 lần. + Công nhân: 2 năm nâng lương một lần qua thi tay nghề. Nếu công nhân đạt yêu cầu trong cuộc thi tay nghề do công ty tổ chức thì sẽ được nâng thêm một bậc lương. - Đối với lương thu nhập: Tùy theo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh, vị trí công việc và số lượng đầu việc được nhận mà mỗi CBCNV trong công ty có thời gian được nâng lương khác nhau. Trưởng phòng, tổ trưởng sẽ tiến hành lập danh sách những người đủ tiêu chuẩn nâng lương, sau đó thông qua cán bộ lao động tiền lương (LĐ- TL) và TGĐ ký duyệt. * Các chế độ phúc lợi xã hội: Chế độ phúc lợi xã hội của công ty được trích từ lợi nhuận sau thuế. Phúc lợi cho NLĐ có tác dụng động viên tinh thần qua đó sẽ làm cho NLĐ gắn bó hơn với công ty, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần và tăng năng suất lao động. * Chế độ tiền thưởng: Ngoài chế độ tiền lương, công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...). * Các loại phụ cấp: - Phụ cấp trách nhiệm: Áp dụng đối với thành viên chuyên trách và những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc đảm nhiệm công tác quản lý. - Phụ cấp điện thoại. - Phụ cấp xăng xe. Ba loại phụ cấp trên tùy thuộc vào nghề nghiệp, chức danh, quy mô, tính chất đảm nhiệm công việc, giao dịch, liên lạc… và có các mức phụ cấp khác nhau tương ứng. Mức phụ cấp của từng tháng sẽ được thể hiện qua bảng 1.3. Ngoài ba loại phụ cấp trên, tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO còn có phụ cấp độc hại áp dụng đối với những CBCNV phải tiếp xúc thường xuyên với các hóa chất độc hại, nguy hiểm ảnh hưởng tới sức khỏe. Mức phụ cấp độc hại hiện công ty đang áp dụng là 5 nghìn đồng/công. Bảng 1.3: Mức phụ cấp tháng 02 năm 2010 của cán bộ công nhân viên công ty cổ phần EMECO MỨC PHỤ CẤP THÁNG 02 NĂM 2010 CỦA CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN EMECO STT Họ và tên Nghề nghiệp, chức danh Mức phụ cấp Tổng cộng Ghi chú Trách nhiệm Điện thoại Xăng xe 1 Phạm Hữu Chữ Phó tổng giám đốc 200.000 200.000 2 Nguyễn Quốc Việt Cử nhân điện tử, viễn thông 500.000 200.000 300.000 1.000.000 3 Nguyễn Thị Yến Cử nhân kinh tế, kế toán vật tư 100.000 200.000 300.000 4 Phạm Thị Ngân Cử nhân kinh tế, kế toán trưởng 200.000 200.000 5 Võ Nhật Minh Kỹ sư máy và thiết bị nhiệt lạnh 1.000.000 150.000 300.000 1.450.000 … … … … … … … Tổng cộng 2.200.000 3.200.000 3.800.000 9.200.000 Đơn vị tính: VNĐ (Nguồn từ phòng tài chính kế toán) 1.2.2. Các hình thức trả lương Nhận thức được vai trò quan trọng của tiền lương nên công ty đã chú trọng trong việc hạch toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho NLĐ. Quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của trả lương đúng đắn để làm đòn bẩy kinh tế, khuyến khích NLĐ chấp hành tốt kỷ luật lao động, bảo đảm ngày công, giờ công và năng suất lao động, phòng tài chính kế toán và BGĐ công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường đã nghiên cứu thực trạng lao động công ty để lựa chọn 2 hình thức trả lương sau: - Trả lương theo thời gian. - Trả lương theo hình thức khoán. * Trả lương theo thời gian: Đó là hình thức trả lương cho NLĐ theo thời gian làm việc thực tế cùng với công việc và trình độ thành thạo của NLĐ. Công ty đã xây dựng được một hệ thống cấp bậc tương ứng với mức độ thành thạo kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ và mức độ công việc thực hiện của các CBCNV trong toàn công ty. Mỗi bậc lương ứng với mức tiền lương nhất định. Việc theo dõi thời gian làm việc của CBCNV được thực hiện ở từng phòng ban, từng tổ, đội thi công. Tại bộ phận các phòng ban có một bảng chấm công lập một tháng một lần. Hàng ngày, căn cứ vào sự có mặt của từng CBCNV, người phụ trách chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương ứng từ cột 1 đến cột 31 theo những ký hiệu quy định. Bảng chấm công được công khai trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công đó. Tại tổ, đội thi công hàng ngày người phụ trách đội cũng căn cứ vào sự có mặt của công nhân để ghi vào báo cáo ngày. Cuối mỗi ngày, tổ trưởng các tổ, đội thi công sẽ có trách nhiệm nộp báo cáo ngày lên văn phòng công ty để vào bảng chấm công và phục vụ công tác tính lương hàng tháng. Trường hợp CBCNV nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản… đều phải có chứng từ nghỉ việc do cơ quan có thẩm quyền cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. Khi công ty đã ký kết hợp đồng thiết kế, lắp đặt: Thang máy, máy điều hòa trung tâm, cầu thang cuốn… mà các công trình này yêu cầu phải hoàn thành đúng tiến độ thì đòi hỏi CBCNV phải làm thêm giờ, khi đó cần phải có bảng chấm công làm thêm giờ đi kèm theo bảng chấm công. Khi đã có đầy đủ các chứng từ cần thiết phục vụ cho việc tính lương thì kế toán tiền lương sẽ tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương sau khi lập xong phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ LĐ- TL, kế toán trưởng (KTT) và TGĐ. * Trả lương theo hình thức khoán: Bên cạnh đó, công ty còn áp dụng hình thức tiền lương khoán. Đây là hình thức trả lương cho NLĐ theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho lao động thuê ngoài và được giao khoán theo hợp đồng làm khoán. Đơn giá khoán của công ty tính theo đơn vị công việc cần hoàn thành. Tiền công sẽ được trả tính theo số lượng công việc mà công nhân đã hoàn thành ghi trong phiếu giao khoán. Ngoài ra, hình thức trả lương khoán còn phù hợp đối với những công việc không phải theo dõi chặt chẽ về thời gian và mang tính chất giản đơn mà thể hiện rõ nhất là công việc bảo vệ tại công ty. Để tạo điều kiện cho các bộ phận chủ động ký các HĐLĐ và bố trí lực lượng lao động thi công tại các công trình, TGĐ công ty ủy quyền cho một thành viên đại diện của đội thi công (có kèm theo giấy ủy quyền) như sau: Công ty cổ phần CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM EMECO Độc lập- Tự do- Hạnh phúc V/v: Ủy quyền * * * * * * * * Công trình: Đại sứ quán Liên bang Nga GIẤY ỦY QUYỀN Căn cứ vào đề nghị của ban chỉ huy đội thi công số 1- lắp đặt hệ thống điện, nước, cứu hỏa, điều hòa không khí tại đại sứ quán Liên bang Nga. Căn cứ vào tình hình thực tế của dự án. Để tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị trong công tác ký các HĐLĐ và bố trí lực lượng thi công dự án. Tổng giám đốc công ty cổ phần EMECO ủy quyền cho: Ông: Nguyễn Huy Chương sinh ngày 26/6/1972 tại Đông Triều- Quảng Ninh. Chức vụ công tác: Đội trưởng đội thi công số 1. CMTND: 100903468 cấp tại CA quảng Ninh. Nội dung được ủy quyền: - Được phép ký kết HĐLĐ thời vụ, thuê nhân công phục vụ thi công công trình tại đại sứ quán Liên bang Nga. - Toàn bộ giá trị phải thanh toán cho các đối tượng trong hợp đồng kể trên sẽ được lấy từ nguồn kinh phí mà đội được công ty cấp. - Thời gian ủy quyền: Từ ngày 01/9/2009 đến khi kết thúc dự án hoặc có quyết định khác của BGĐ. - Người được ủy quyền không được ủy quyền cho bên thứ 3. Hà Nội, ngày 01 tháng 9 năm 2009 Người được ủy quyền Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.3. CHẾ ĐỘ TRÍCH LẬP, NỘP VÀ SỬ DỤNG CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO Theo quy định hiện hành, bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình lao động sản xuất kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản thuộc các quỹ: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). Các khoản này cũng là bộ phận cấu thành chi phí nhân công ở doanh nghiệp, được hình thành từ hai nguồn: Một phần do NLĐ đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của công ty. Quỹ BHXH: Là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và NLĐ cho tổ chức xã hội, dùng để trợ cấp cho họ trong các trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, thai sản, hưu trí… Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương cơ bản (LCB) của công ty. Người sử dụng lao động phải nộp 16% trên tổng quỹ LCB và tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh trong kỳ, còn 6% trên tổng quỹ LCB do NLĐ đóng góp (trừ trực tiếp vào lương). Quỹ BHYT: Là khoản đóng góp của NLĐ và người sử dụng lao động cho cơ quan bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định. Quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ BHYT bằng 4,5% tổng quỹ LCB, trong đó doanh nghiệp phải chịu 3% tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh còn NLĐ nộp 1,5% (trừ trực tiếp vào lương). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và cấp cho NLĐ thông qua mạng lưới y tế. Quỹ BHTN: Theo nghị định số 127/2008/NĐ- CP ban hành ngày 12/12/2008 trong đó chính sách BHTN lần đầu tiên được thực hiện. Đây là loại hình bảo hiểm bắt buộc đối với NLĐ là công dân Việt Nam có hợp đồng lao động từ 12- 36 tháng hoặc không xác định thời hạn. Theo đó, tỷ lệ trích lập BHTN của công ty là 2%, trong đó NLĐ chịu 1% trừ vào lương và công ty chịu 1% tính vào chi phí. Hàng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của những NLĐ tham gia BHTN và mỗi năm chuyển một lần. Quỹ KPCĐ: Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ tài chính hiện hành, KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho NLĐ và công ty phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Khi trích KPCĐ thì một nửa công ty phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cùng với tiền lương phải trả cho CNV hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Quản lý tính toán, trích lập và sử dụng các quỹ trên có ý nghĩa to lớn không chỉ với quá trình tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn đảm bảo quyền lợi của NLĐ trong doanh nghiệp. 1.4. TỔ CHỨC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN EMECO * Đối với hoạt động tuyển dụng: Hàng năm, trưởng các đơn vị thống nhất với bộ phận lao động tiền lương những đối tượng, số lượng cán bộ, nhân viên, công nhân cần tuyển dụng. Bộ phận lao động tiền lương lập kế hoạch trình TGĐ duyệt để thực hiện tuyển dụng theo biểu TC03 B04- Kế hoạch đào tạo/ Tuyển dụng của công ty (phụ lục 4). Việc tuyển dụng được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận hồ sơ, phân loại, xác định những lao động cần tuyển dụng, ký HĐLĐ thử việc, ký HĐLĐ ngắn hạn đến ký HĐLĐ dài hạn hoặc ký HĐLĐ không xác định kỳ hạn. CBCNV được tuyển dụng phải đạt được các yêu cầu sau: - Có bằng cấp (hay trình độ chuyên môn nghề nghiệp tương ứng) và sức khỏe đảm bảo công việc. - Hiểu biết và thực hiện được các công việc do công ty yêu cầu. - Tự nguyện cam kết thực hiện các qui chế quản lý trong công ty và pháp luật. Cán bộ, tổ chức văn phòng công ty giới thiệu cho cán bộ, nhân viên và công nhân mới về: Mô hình tổ chức bộ máy, các hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty, nội dung công việc, điều kiện làm việc, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty… Bộ phận tổ chức LĐ- TL thuộc văn phòng công ty lập và lưu hồ sơ đào tạo của các CBCNV trong toàn công ty. * Xác định nhu cầu đào tạo: Trưởng các đơn vị định kỳ vào tháng 12 hàng năm lập phiếu đánh giá trình độ chuyên môn, tay nghề của từng CBCNV trong đơn vị mình theo biểu TC03 B02- Phiếu đánh giá trình độ chuyên môn (phụ lục 2). Trên cơ sở đó và căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ của đơn vị, trưởng đơn vị lập nhu cầu đào tạo của năm tiếp theo mẫu biểu TC03 B03- Nhu cầu đào tạo (phụ lục 3) chuyển cho cán bộ tổ chức thuộc văn phòng tổng hợp lập kế hoạch đào tạo hàng năm cho CBCNV trong công ty theo mẫu biểu TC03 B04 đã lập. Cán bộ tổ chức công ty phối hợp với trưởng đơn vị để tổ chức đào tạo đột xuất cho CBCNV khi: - Cần phải sử dụng công nghệ hay thiết bị mới. - Áp dụng tiêu chuẩn qui trình hay triển khai phương pháp kiểm định mới. * Tổ chức đào tạo: Cán bộ tổ chức công ty thực hiện hoạt động đào tạo theo kế hoạch đã được duyệt: Phân công soạn, duyệt giáo án, tổ chức lên lớp, tổ chức kiểm tra hoặc viết thu hoạch kết quả học tập. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được phân công theo kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt. Cán bộ tổ chức công ty theo dõi đánh giá kết quả công tác đào tạo của công ty theo mẫu biểu TC03 B05- Kết quả đào tạo (phụ lục 5) và cập nhật việc đào tạo CBCNV trong từng đơn vị theo biểu TC03 B01- Phiếu theo dõi đào tạo cá nhân (phụ lục 1) và biểu TC03 B02. Hàng năm vào đầu quí 4 đề nghị TGĐ tổ chức đánh giá và rút kinh nghiệm về công tác đào tạo theo nội dung trong kế hoạch đã được phê duyệt. Công ty khuyến khích CBCNV tham gia các chương trình đào tạo do tổ chức bên ngoài tiến hành có liên quan đến công tác sản xuất, kinh doanh của công ty. Kết quả đào tạo như: Chứng chỉ, bằng tốt nghiệp sau khóa học phải được sao và lưu trữ trong hồ sơ CBCNV tại bộ phận tổ chức LĐ-TL thuộc văn phòng công ty. Bộ phận tổ chức LĐ- TL có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ kế hoạch đào tạo, kết quả đào tạo, hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ đánh giá trình độ chuyên môn của từng CBCNV. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO 2.1. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO 2.1.1. Chứng từ sử dụng * Chứng từ sử dụng Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho NLĐ được thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Các chứng từ kế toán bao gồm: - Bảng chấm công (mẫu số 01a- LĐTL). - Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu số 01b- LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02- LĐTL). - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 05- LĐTL). - Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL). Ngoài ra công ty cổ phần EMECO còn sử dụng thêm một số chứng từ sau: - Bảng tổng hợp hệ số lương: Do phòng kế toán tài chính lập và theo dõi tình hình nhân sự của công ty, tình hình thay đổi bậc lương và hệ số lương của CNV. Đồng thời là cơ sở để kế toán tính lương, tính thưởng và các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương của CNV trong công ty. Bảng 2.1. Bảng tổng hợp hệ số lương tháng 02/2010 của công ty EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO BẢNG TỔNG HỢP HỆ SỐ LƯƠNG Tháng 02 năm 2010 TT Họ và tên Giới tính Chức vụ Trình độ Hệ số lương Nam Nữ I. Phòng kế toán tài chính 1 Tô Kim Phượng Nữ Kế toán vật tư Đại học 3,27 2 Ngô Thúy Vinh Nữ Thủ quỹ Đại học 3,27 … … … … … … … II. TT dịch vụ & bảo hành thiết bị 1 Phạm Văn Mạnh Nam Kỹ sư Đại học 3,58 … … … …. … … Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Cán bộ LĐ- TL Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Danh sách ứng lương từng kỳ: Công ty không trả lương tháng thành nhiều kỳ mà chỉ trả một lần vào ngày 5 tháng sau, do đó xảy ra trường hợp nhân viên trong công ty tạm ứng trước tiền lương khi có nhu cầu riêng. Số nhân viên xin tạm ứng lương cũng như số lương xin tạm ứng từng tháng là không giống nhau, do đó kế toán lập ra bảng danh sách tạm ứng lương hàng tháng để tạm ứng lương phục vụ cho việc tính toán tiền lương còn phải trả cũng như thực hiện việc thanh toán lương cho CNV của công ty trong tháng. Khi muốn tạm ứng, người xin tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của người phụ trách bộ phận. Trong giấy đề nghị tạm ứng phải nêu rõ số tiền và lý do tạm ứng. Sau đó, giấy tạm ứng này sẽ được chuyển cho KTT xem xét và ghi ý kiến đề nghị TGĐ duyệt chi. Sau khi được duyệt, kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi và chuyển chứng từ cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Bảng 2.2. Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị: Công ty EMECO Bộ phận: TT DV và BH thiết bị GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 12 tháng 02 năm 2010 Kính gửi: Ban giám đốc công ty cổ phần EMECO. Tên tôi là: Nguyễn Văn Thành Địa chỉ: TT dịch vụ và bảo hành thiết bị Đề nghị cho ứng số tiền: 1.000.000 (Viết bằng chữ) Một triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Việc riêng Thời gian thanh toán: ngày 28 tháng 02 năm 2010 Cam đoan chịu trách nhiệm: Nếu không đảm bảo thời hạn thanh toán, tôi xin chịu trách nhiệm - Nếu không sử dụng: Nộp trả công ty 100% số tiền tạm ứng. - Nếu sử dụng mà không đảm bảo thời gian thanh toán thì sẽ thu qua lương. Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Quy trình luân chuyển chứng từ - Luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng: Mỗi phòng ban sẽ có một người chịu trách nhiệm chấm công cho CBCNV trong phòng vào bảng chấm công (bảng 2.3). Sau đó chuyển sang cho phòng tài chính kế toán. Tại đây kế toán tiền lương sẽ tổng hợp, tính toán và lập bảng thanh toán lương (bảng 2.4). Bảng thanh toán lương sau khi được lập sẽ ch._.uyển qua cho TGĐ, cán bộ LĐ- TL và KTT ký duyệt. Sau đó, kế toán tiền lương sẽ phôtô làm 2 bản: Một bản thủ quỹ sẽ chi tiền để trả cho CNV, một bản kế toán làm căn cứ ghi sổ. Bảng 2.3: Bảng chấm công tại TT hành chính- tổng hợp của công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ BẢNG CHẤM CÔNG VÀ MÔI TRƯỜNG EMECO Đơn vị: TT Hành chính- Tổng hợp Từ ngày: 01 đến ngày 28 tháng 02 năm 2010 TT HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 CT NB Ô VR R0 P/L VRCL Công 1 Đỗ Mạnh Hà 1 1 1 1 1 \ 1 1 1 1 1 p \ \ L L L 1 p \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5 16,0 2 Phạm Thị Ngân 1 1 0,5 1 1 \ \ 1 1 1 1 p \ \ L L L L 0,5/ p0,5 \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5,5 14 3 Phạm Hữu Chữ 1 1 1 1 1 \ \ 1 1 1 1 p \ \ L L L L 0,5/ p0,5 \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5,5 14,5 … … Chấm công thêm giờ (từ 01 đến 28/02/2010) TT HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ngày thường Chủ nhật 1 Đỗ Mạnh Hà 3 8 6 20 2 3 Đề nghị chấm theo ký hiệu Tổng giám đốc duyệt Trưởng đơn vị, cán bộ LĐ- TL duyệt Người chấm công CT: Đi công tác NB: Nghỉ bù L/P: Nghỉ lễ, phép Ô: Nghỉ ốm Ro: Nghỉ không lý do VR: Việc riêng VRCL: Nghỉ việc riêng có lương Bảng 2.4: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 của công ty cổ phần EMECO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 02 NĂM 2010 Đơn vị tính: Nghìn đồng TT Họ và tên Chức danh, nghề nghiệp Lương thu nhập Lương BQ ngày Công Số tiền Phép lễ Thêm giờ Lương công trình Tổng cộng lương Phụ cấp Thu 8,5% BHXH, BHYT Số tiền lĩnh Ghi chú Công Tiền Công Tiền Công Số tiền Công Số tiền 1 Phạm Hữu Chữ Phó TGĐ 7.000 318,18 14,5 4.614 5,5 865 5.478 200 294 5.385 2 Phạm Thị Ngân KT trưởng 7.000 318,19 14,0 4.455 6,0 1.909 6.364 200 - 6.564 3 Đỗ Mạnh Hà Lái xe 2.400 109,09 16,0 1.745 5,0 408 2,5 273 2.426 400 152 2.673 4 Phạm Văn Mạnh Kỹ sư điện 3.600 163,64 6,0 982 13,0 2.127 3.109 450 - 3.559 5 Phạm Văn Mến CN điện 2.400 109,09 - 6,0 480 15,0 1.636 2.117 340 150 2.307 … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 156.900 184 42.091 305 34.614 3 273 504 62.870 139.848 23 14.695 8.296 146.247 Hà Nội, ngày 04 tháng 3 năm 2010 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG CÁN BỘ LAO ĐỘNG- TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Luân chuyển chứng từ tại đội: Các đội trưởng sẽ chấm công cho nhân viên thuộc bộ phận mình trên báo cáo ngày (bảng 2.5). Cuối mỗi ngày đội trưởng sẽ chuyển báo cáo ngày lên phòng tài chính kế toán. Tại đây sẽ tập hợp các báo cáo ngày do các bộ phận gửi lên. Sau đó thực hiện chấm công trên phần mềm kế toán MISA phân hệ tiền lương. Đặc biệt, tiền lương đối với các CBCNV làm việc tại các đội, các trung tâm kỹ thuật, trung tâm bảo hành, bảo trì thiết bị… ngoài bảng thanh toán lương tổng hợp còn được hạch toán chi tiết theo từng công trình, từng hạng mục thi công (bảng 2.6). Điều đó đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn, dễ theo dõi, không chỉ có ý nghĩa to lớn đối với nhà quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho bản thân CBCNV trong việc đối chiếu kết quả lao động với tiền lương nhận được trong tháng. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán lương tại các đội sau đó cũng giống như quy trình luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Trên bảng thanh toán lương phải có đầy đủ chữ ký của kế toán tiền lương, cán bộ LĐ-TL, KTT và TGĐ công ty. Bảng 2.5: Báo cáo ngày tại TT dịch vụ- bảo hành thiết bị công ty EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO BÁO CÁO NGÀY Đơn vị: TT dịch vụ- bảo hành thiết bị Ngày: 22/02/2010 Tổng số người: 09 Người có mặt làm việc: 08 Người nghỉ: (Ghi rõ họ tên, lý do nghỉ) Nguyễn Huy Chương- Nghỉ phép ………………………………………………. STT Tên công trình/ Công việc Nội dung Người tham gia Đơn vị tính Khối lượng Ghi chú 1 Hải Dương Hệ ĐHKK ngân hàng NT Hải Dương Mến, Xuân 02 người 2 VPTW- 1A Hùng Vương Xử lý sự cố ĐHKK tại A5- 95 Việt Hùng, Đại 02 người 3 Hội trường A1 trung ương Bảo trì hệ ĐHHKK Tuyến, Hiệp, Đức Hoàng 03 người 4 C6 Thanh xuân Tổng hợp tại trung tâm Huy Hoàng 01 người Người báo cáo (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.6: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 chi tiết theo công trình của công ty EMECO CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 02 NĂM 2010 CHI TIẾT THEO CÔNG TRÌNH Đơn vị tính: VNĐ TT Họ và tên Chức danh, nghề nghiệp Tổng số lương Lương BQ ngày Công Số tiền Phép, lễ Thêm giờ Tổng cộng Phụ cấp Lương ốm Thu 8,5% BHXH Số tiền lĩnh Ghi chú Công Tiền Số giờ Tiền Công Công Tiền Công Tiền DỊCH VỤ 1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 0.5 55 6 480 535 300 835 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … NGÂN HÀNG NT HẢI DƯƠNG 1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 1 109 109 40 149 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … HỘI TRƯỜNG A1VPTƯ ĐẢNG 1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 1 109 109 109 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … TỔNG CỘNG 362700 505 63007 226.5 24090 - - - 87097 69 9295 - - 383 96392 Hà nội, ngày 04 tháng 3 năm 2010 Kế toán tiền lương Cán bộ LĐ- TL Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho NLĐ theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan như: Giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc.... Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo được yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho NLĐ được chia làm hai kỳ: Kỳ một lĩnh lương tạm ứng, kỳ hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập nhưng tại công ty EMECO thì không áp dụng hình thức trả lương đó mà tập trung trả lương một lần vào ngày 5 hàng tháng. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra 2.1.2. Phương pháp tính lương tại công ty cổ phần EMECO * Hạch toán số lượng lao động Trước hết chỉ tiêu số lượng lao động của công ty được phản ánh trên “Sổ danh sách lao động” của công ty do phòng LĐ- TL lập dựa trên số lao động hiện có của công ty bao gồm cả lao động dài hạn, lao động thời vụ và lao động khoán. “Sổ danh sách lao động” không chỉ lập chung cho toàn công ty mà còn được lập riêng cho từng bộ phận trong công ty nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của từng bộ phận. Cơ sở số liệu để ghi “Sổ danh sách lao động” là các chứng từ tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, cho thôi việc, hưu trí… Các chứng từ trên được phòng LĐ- TL lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, cho thôi việc. Mọi sự biến động về số lượng đều được ghi chép, phản ánh kịp thời vào “Sổ danh sách lao động” làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho NLĐ. * Hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong công ty. Chứng từ quan trọng nhất trong hạch toán thời gian lao động là “Bảng chấm công”. “Bảng chấm công” lập riêng cho từng phòng ban, tổ, đội sản xuất và được sử dụng để hạch toán thời gian làm việc thực tế nghỉ việc, vắng mặt của NLĐ trong ngày. Bên cạnh “Bảng chấm công” kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác để phản ánh cụ thể tình hình sử dụng thời gian lao động của CBCNV trong một số trường hợp sau: - Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Phiếu này được lập để xác định số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… của NLĐ, làm căn cứ tính BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. - Phiếu báo làm thêm giờ: Đây là chứng từ xác nhận số ngày công, giờ công làm thêm trong tháng của CBCNV, là cơ sở tính trả lương cho NLĐ. * Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ để hạch toán kết quả lao động là “Bảng chấm công” của các phòng ban, tổ, đội trong công ty. Tiền lương của công ty được tính theo lương thời gian với mức lương tối thiểu theo quyết định số 33/2009/QĐ- BTC ban hành ngày 06/04/2009 là 650.000 đồng. Do đó, tiền lương trả cho CBCNV trong công ty EMECO được tính như sau: Lương trả cho cán bộ quản lý. - Lương thời gian: Lương cơ bản = Hệ số lương cơ bản x 650.000 Thông thường tại các công ty khác, để đảm bảo mức sống của CBCNV thì các công ty đó còn có một số quy định về hệ số tăng thêm (HSTT). Khi đó mức lương tăng thêm tương ứng với HSTT như sau: Lương tăng thêm của CBCNV = Hệ số lương cơ bản x 650.000 x HSTT x Số ngày làm việc thực tế trong tháng 22 ngày Tuy nhiên, tại công ty EMECO không áp dụng HSTT mà lương thu nhập của CBCNV trong công ty dựa hoàn hoàn trên cơ sở nhận định, đánh giá của BGĐ về mức độ thực hiện công việc, trách nhiệm đảm nhận và số lượng đầu công việc được giao… và được thể hiện rõ trong HĐLĐ. Khi đó, ta có thể tính ra được lương bình quân ngày của một CBCNV: Lương bình quân ngày = Lương thu nhập 22 ngày Căn cứ vào “Bảng chấm công” kế toán xác định số ngày làm việc thực tế của mỗi CBCNV, từ đó tính ra được tiền lương thời gian: Lương thời gian = Lương bình quân ngày X Số ngày làm việc thực tế trong tháng - Lương lễ, phép: Lương nghỉ phép, nghỉ ốm, ngày lễ, ngày tết công ty chỉ tính theo hệ số LCB. Lương nghỉ phép không bao gồm phụ cấp (nếu có) và không tính trên mức lương thu nhập. Công ty căn cứ vào đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm để theo dõi chấm công phép, công ốm. Lương phép công ty không áp dụng với công nhân thuê ngoài: Lương nghỉ phép = Hệ số lương cơ bản x 650.000 đồng X Số ngày nghỉ lễ, phép thực tế 22 ngày - Lương thêm giờ: Lương thêm giờ = Lương thu nhập X Số công làm thêm giờ 22 ngày - Công ty không áp dụng tiền ăn ca cho CBCNV. Đối với các khoản phụ cấp khác như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại thì công ty cũng không tính dựa trên hệ số phụ cấp mà được xác định hoàn toàn trên cơ sở nhận định, đánh giá của thủ trưởng đơn vị về tần suất đi lại, liên lạc phục vụ công tác, vai trò, trách nhiệm đảm nhận trong công việc (bảng 1.3- trang 9). Riêng đối với CBCNV phải thường xuyên tiếp xúc với hóa chất độc hại ở kho hay khi thực hiện công trình thì mức phụ cấp độc hại là 5.000 đồng/công. - Các khoản trích theo lương: + BHXH (6 %): 6 % x LCB. + BHYT (1,5 %): 1,5 % x LCB. + BHTN (1%): 1 % x LCB. Tổng các khoản trích theo lương là 8,5 % tính trên LCB của CBCNV. Vậy thu nhập thực lĩnh của CBCNV trong công ty EMECO được tính theo công thức sau: Thu nhập thực lĩnh = Lương thời gian + Lương lễ, phép + Lương thêm giờ + Phụ cấp - Các khoản trích theo lương Ví dụ: Tính lương tháng 02 năm 2010 của CBCNV công ty EMECO. Ông Phạm Hữu Chữ- phó tổng giám đốc, cán bộ LĐ- TL: Có hệ số lương cơ bản là 5,32, lương thu nhập là 7 triệu đồng. Trong tháng 02/2010 có 14,5 công đi làm thực tế và 5,5 công nghỉ phép, lễ, không có công làm thêm giờ và hưởng mức phụ cấp hàng tháng là 200 nghìn đồng. Lương thực lĩnh của ông Phạm Hữu Chữ được tính như sau: - Lương cơ bản: 5,32 x 650 = 3.458 ( nghìn đồng) - Lương thu nhập: 7.000 (nghìn đồng) - Thu nhập bình quân ngày: Thu nhập bình quân ngày = 7.000 nghìn đồng = 318,18 (nghìn đồng/ngày) 22 ngày - Lương thời gian: 318,18 x 14,5 = 4.614 (nghìn đồng) - Lương lễ phép: Lương lễ, phép = 3.458 nghìn đồng X 5,5 = 865 (nghìn đồng) 22 ngày - Các khoản trích theo lương: + BHXH: 6 % x 3.458 nghìn đồng = 207,48 (nghìn đồng) + BHYT: 1,5 % x 3.458 nghìn đồng = 51,87 (nghìn đồng) + BHTN: 1 % x 3.458 nghìn đồng = 34,58 (nghìn đồng) Tổng các khoản trích theo lương là: 294 (nghìn đồng). - Phụ cấp: 200 (nghìn đồng). Vậy: Tổng lương thực lĩnh của ông Phạm Hữu Chữ trong tháng 02/2010 là: 4.614 + 865 + 200 - 294 = 5.385 (nghìn đồng) Lương trả cho công nhân trong biên chế tại các tổ, đội sản xuất, thi công công trình. Lương tính cho công nhân trong biên chế cũng được tính tương tự cách tính lương của cán bộ quản lý. Đặc biệt, ngoài bảng thanh toán lương tổng hợp tại công ty thì lương của công nhân cũng được chi tiết theo từng công trình mà công nhân thực hiện trong tháng. Điều này đảm bảo sự chính xác, dễ theo dõi, đối chiếu giữa kết quả đạt được và thời gian thực tế làm việc. Ví dụ: Anh Phạm Văn Mến- công nhân sửa chữa điện, có hệ số LCB là 2,71, lương thu nhập 2,4 triệu. Trong tháng 02/2010 có 15 ngày công đi làm thực tế, 6 công nghỉ lễ, phép, không có công làm thêm giờ, phụ cấp điện thoại: 100.000 đồng, phụ cấp xăng xe: 200.000 đồng và 40.000 đồng phụ cấp độc hại tương ứng với 8 công. Lương thực lĩnh của anh Phạm Văn Mến được tính như sau: - Lương cơ bản: 2,71 x 650 = 1.762 (nghìn đồng) - Lương thu nhập: 2.400 (nghìn đồng) - Thu nhập bình quân ngày: Thu nhập bình quân ngày = 2.400 nghìn đồng = 109,09 (nghìn đồng/ngày) 22 ngày - Lương thời gian: 109,09 x 15 = 1.636 (nghìn đồng) - Lương lễ, phép: Lương lễ, phép = 1.762 nghìn đồng X 6,0 = 480 (nghìn đồng) 22 ngày - Phụ cấp: 100 + 200 + 40 = 340 (nghìn đồng) - Các khoản trích theo lương: + BHXH: 6 % x 1.762 = 105,72 (nghìn đồng) + BHYT: 1,5 % x 1.762 = 26,43 (nghìn đồng) + BHTN: 1 % x 1.762 = 17,62 (nghìn đồng) Tổng các khoản trích theo lương: 150 (nghìn đồng) Vậy: Tổng lương thực lĩnh của anh Phạm Văn Mến trong tháng 02/2010 là: 1.636 + 480 + 340 - 150 = 2.306 (nghìn đồng) Lương thực lĩnh này của anh Phạm Văn Mến không những được thể hiện trên bảng thanh toán lương tháng 02/2010 của toàn công ty (bảng 2.4- trang 20) mà còn được thể hiện trên bảng thanh toán lương chi tiết theo từng công trình (bảng 2.6- trang 23). Qua bảng 2.6 ta có thể thấy lương thực lĩnh 2.306 nghìn đồng của anh Phạm Văn Mến bao gồm lương từ các công trình: Tên công trình Lương thực lĩnh (nghìn đồng) Dịch vụ Ngân hàng NT Hải Dương Hội trường A1 VP TƯ Đảng Phủ chủ tịch INTIMEX HONDA GIẢI PHÓNG CROWN PLAZA MỸ ĐÌNH 835 149 109 109 109 450 545 Tổng cộng 2.306 Lương trả cho công nhân thời vụ. Để đáp ứng được nhu cầu của công trình, đảm bảo thực hiện thi công đúng tiến độ, nhiều lúc công ty phải tiến hành thuê thêm lao động bên ngoài. Lương của công nhân thuê ngoài được tính tương tự như tính lương cho CBCNV trong biên chế công ty. Điều đáng chú ý ở đây là hệ số LCB của công nhân thuê ngoài do chủ nhiệm công trình đề xuất dựa trên khả năng làm việc, năng suất lao động, mức độ đáp ứng được yêu cầu của công ty… Sau đó, “Bảng đề xuất hệ số lương cơ bản” sẽ được chuyển qua cán bộ LĐ- TL và TGĐ xem xét ký duyệt. Sau khi được sự đồng ý của BGĐ thì kế toán tiền lương sẽ tính lương và các khoản trích theo lương trên cơ sở hệ số LCB đó. Trả lương theo hình thức khoán. Riêng đối với trường hợp công nhân được trả lương theo hình thức khoán thì chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là HĐLĐ. Hợp đồng này là biên bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về công việc, thời gian, địa điểm làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở quan trong nhất để thanh toán tiền công cho người nhận khoán. Tiền lương khoán trả cho công nhân được tính theo công thức sau: Số lương khoán trả cho 1 công nhân = Tổng số tiền giao khoán X Số công của từng công nhân Tổng số công Ví dụ: Tổng số lương khoán cho đội thi công số 1 trong tháng 9/2009 công trình đại sứ quán Liên bang Nga là 17.355.000 đồng và tổng số công thực tế là 220 công. Trong tháng 9/2009, anh Mai Văn Hòa thuộc đội thi công số 1 đi làm thực tế được 22 công. Do đó, tiền lương của anh Mai Văn Hòa được tính như sau: Tiền lương làm khoán của Mai Văn Hòa = 17.355.000 X 22 = 1.735.500 (đồng) 220 Ngoài ra, hình thức trả lương khoán còn thể hiện rõ qua công việc bảo vệ tại công ty. Ví dụ: Công ty đã ký hợp đồng lao động giao khoán cho ông Nguyễn Quốc Việt làm bảo vệ với mức lương cố định mỗi tháng là: 1.500.000 đồng. Hàng tháng, căn cứ vào số tiền ghi trong hợp đồng dưới đây, kế toán tiền lương trả lương cho ông Nguyễn Quốc Việt số tiền là 1.500.000 đồng. Bảng 2.7. Hợp đồng lao động tại công ty cổ phần EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Ngày 02 tháng 11 năm 2008 Chúng tôi gồm: Ông Phạm Hữu Chữ- Phó tổng giám đốc công ty (bên A) Ông Nguyễn Quốc Việt- Người lao động (bên B) Hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng với nội dung như sau: Điều I: Trách nhiệm bên B - Chịu trách nhiệm về an ninh và bảo về máy móc, thiết bị, vật tư tại công ty EMECO- C6 Thanh Xuân Bắc, Hà Nội. - Chấp hành nội quy và quy định chung của xí nghiệp. Điều II: Trách nhiệm bên A - Trả lương tháng đúng hạn (vào cuối tháng). - Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên. Điều III: Số tiền lương khoán là 1.500.000 đồng/ tháng. Bên giao việc (bên A) Bên nhận việc (bên B) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.1.3. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 334: “Phải trả công nhân viên”. Tài khoản 334 không được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 nên gây khó khăn trong việc theo dõi trả lương cho từng bộ phận, từng nhóm CBCNV với các phương thức trả lương khác nhau. Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: - TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”. - TK 641: “Chi phí bán hàng”- Chi tiết TK 6411: “Chi phí nhân viên”. - TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”- Chi tiết TK 6421: “Chi phí nhân viên quản lý”. … 2.1.4. Quy trình kế toán Phần mềm kế toán mà công ty EMECO đang sử dụng là phần mềm kế toán MISA- SME Express Version 7.9. Việc tính lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV trong công ty sẽ được kế toán tiền lương tiến hành trên phân hệ tiền lương. Phân hệ tiền lương gồm một số tính năng hỗ trợ cho công tác kế toán tiền lương tại công ty như: Lập bảng thanh toán tiền lương, tự động ghi sổ kế toán các khoản lương, tự động lập bảng kê BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân. Quy trình ghi sổ có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ trên máy vi tính phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty EMECO Chứng từ gốc tiền lương và BHXH Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Phần mềm MISA - CTGS - Danh sách CTGS - Sổ chi tiêt TK 334, 338 - Sổ tổng hợp TK 334, 338 - BC tài chính - BC quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Kế toán thực hiện Máy tính tự động kết chuyển * Chấm công Đối với các CBCNV đang làm việc tại công ty thì cuối tháng kế toán tiền lương sẽ tiến hành chấm công và thực hiện tính lương. Tuy nhiên, với những CBCNV mới vào làm việc trong tháng thì quá trình tính lương và các khoản trích theo lương sẽ phải thêm bước công việc khai báo các thông tin ban đầu như: Khai báo phòng ban, khai báo nhân viên giúp theo dõi chi tiết nhân viên theo phòng ban và tính lương theo phòng ban cho phù hợp. Vì công ty EMECO áp dụng tính công theo thời gian. Do đó, cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công do các phòng ban gửi lên, kế toán tiền lương sẽ vào mục chấm công để thực hiện chấm công cho nhân viên. Bảng chấm công khi in ra sẽ có dạng như bảng 2.3- trang 19. * Tính lương: Sau khi thực hiện chấm công cho CNV trong toàn công ty, kế toán tiền lương chọn danh sách CBCNV cần tính lương rồi nhấn nút: “Tính lương” để thực hiện thao tác tính lương. * Bảng lương: Sau khi thực hiện thao tác tính lương, kế toán vào phần bảng lương sẽ thấy xuất hiện bảng thanh toán tiền lương. Tại đây, kế toán có thể xem xét chi tiết hoặc tính lại bảng lương cho chính xác và in được ra bảng thanh toán lương (bảng 2.4- trang 20). Sau đó, chuyển số liệu tiền lương của các CBCNV vào sổ sách báo cáo bằng nút: “Ghi sổ”. * Trả lương: Sau khi đã tính lương và kiểm tra bảng lương của đơn vị, kế toán tiến hành trả lương cho CBCNV bằng cách nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trong giao diện: “Trả lương nhân viên”. Bảng 2.8: Giao diện”Trả lương nhân viên” tháng 02 năm 2010 tại công ty cổ phần EMECO Sau khi nhấn nút “Đồng ý”, do công ty trả lương bằng tiền mặt nên phần mềm tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt. Kế toán tiền lương vào “Phiếu chi” của phần hành “Quản lý quỹ” sẽ thấy giao diện của phiếu chi với đầy đủ thông tin đã khai báo. Với phiếu chi đó, kế toán thanh toán phải in ra một liên để đính kèm với bảng tổng hợp thanh toán lương thực trả chuyển cho TGĐ, Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số 02-TT cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 28/02/2010 Số: PC150 Nợ: 334 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Thị Ngân Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán Lý do thanh toán: Thanh toán lương tháng 02/2010 Số tiền: 146.247.000 (Viết bằng chữ): Một trăm bốn mươi sáu triệu, hai trăm bốn mươi bảy nghìn đồng. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm bốn mươi sáu triệu, hai trăm bốn mươi bảy nghìn đồng. Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) cán bộ LĐ- TL và KTT ký duyệt chi. Cụ thể như sau: Bảng 2.9: Phiếu chi thanh toán lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO Phiếu chi sau khi được duyệt sẽ được chuyển cho thủ quỹ kèm với bảng tổng hợp thanh toán lương để thủ quỹ tiến hành xuất quỹ tiền mặt chi trả lương cho CBCNV trong toàn công ty. Với những CBCNV nghỉ ốm trong tháng kế toán tiền lương sau khi tính toán mức BHXH trả thay lương sẽ tiến hành quá trình trả lương tương tự. Ví dụ: Trong tháng 02/2010 chị Tô Kim Phượng là nhân viên phòng tài chính kế toán của công ty bị bệnh, có giấy xác nhận của bênh viện. Theo bảng chấm công (bảng 2.3- trang 19), số ngày công thực tế của chị Tô Kim Phượng là 2 ngày, nghỉ ốm 16 ngày, hệ số lương cơ bản là 3,27. Theo chế độ hiện hành thì mức lương BHXH trả thay lương trả cho chị Tô Kim Phượng trong tháng 02/2010 được tính như sau: Số tiền BHXH trả thay lương = 3,27 X 650.000 x 16 ngày x 75% = 1.159.364 (đồng) 22 ngày Vậy chị Tô Kim Phượng sẽ được hưởng mức BHXH trả thay lương tháng 02/2010 là 1.159.364 đồng. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, kế toán tiền lương vào “Phiếu chi” của phần “Quản lý quỹ” sẽ thấy phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho chị Tô Kim Phượng trong tháng 02/2010 với đầy đủ các thông tin đã khai báo. Kế toán tiền lương tiến hành in ra phiếu chi kèm với giấy chứng nhận nghỉ ốm chuyển cho TGĐ, KTT ký duyệt chi, sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành xuất quỹ trả lương cho chị Tô Kim Phượng. Cụ thể như sau: Bảng 2.10: Phiếu chi thanh toán chế độ BHXH cho : Tô Kim Phượng Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số 02-TT cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 28/02/2010 Số: PC164 Nợ:334 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Tô Kim Phượng Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán Lý do thanh toán: Thanh toán chế độ BHXH cho: Tô Kim Phượng Số tiền: 1.159.364 (Viết bằng chữ): Một triệu, một trăm năm mươi chín nghìn, ba trăm sáu mươi tư đồng. Kèm theo: (02 chứng từ gốc) Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu, một trăm năm mươi chín nghìn, ba trăm sau mươi tư đồng. Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tô Kim Phượng Với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, kế toán thanh toán tiến hành lập CTGS trong phân hệ sổ cái. CTGS sau khi được lập sẽ tự động vào “Danh sách chứng từ ghi sổ”. Ví dụ: Cùng với việc vào phần mềm các nghiệp vụ thanh toán lương tháng 02/2010 cho toàn thể CBCNV trong công ty kế toán lập CTGS115 ngày 28/02/2010 với nội dung như sau: Bảng 2.11: Giao diện của “Lập chứng từ ghi sổ” trong phân hệ “Sổ cái’ Khi cần thiết kế toán tiền lương có thể in ra các CTGS115 theo yêu cầu quản lý và tiến hành lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. CTGS115 về việc chi trả lương tháng 02/2010 có nội dung cụ thể như sau: Bảng 2.12: Chứng từ ghi sổ số CTGS115 ngày 28/02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS115 Ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi trả lương tháng 02/2010 334 1111 146.247.000 Cộng 146.247.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng tổng hợp thanh toán lương và bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Và khi thanh toán chế độ BHXH cho chị Tô Kim Phượng thì kế toán cũng tiến hành lập CTGS120 ngày 28/02/2010 tương ứng Bảng 2.13: Chứng từ ghi sổ số CTGS120 ngày 28/02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS120 Ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 334 1111 1.159.364 Cộng 1.159.364 Kèm theo chứng từ gốc: Giấy chứng nhận nghỉ ốm, bảng thanh toán BHXH và phiếu chi số PC164. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CTGS sau khi được lập sẽ tự động vào “Danh sách chứng từ ghi sổ”. Bảng 2.14: Màn hình thể hiện “Danh sách chứng từ ghi sổ” tháng 02/2010 Khi in ra “Danh sách chứng từ ghi sổ” sẽ có nội dung tương ứng như sau: Bảng 2.15: Danh sách chứng từ ghi sổ tháng 02 năm 2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO DANH SÁCH CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02 năm 2010 Chứng từ ghi sổ Loại chứng từ Diễn giải SH NT 115 28/02/2010 Phiếu chi Chi trả lương tháng 02/2010 120 28/02/2010 Phiếu chi Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 … … … … Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hàng tháng, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương vào chi phí theo tỷ lệ: Chi phí nhân công: 65% Chi phí nhân viên phân xưởng: 10% Chi phí nhân viên bán hàng: 5% Chi phí quản lý doanh nghiệp: 20% Cuối mỗi niên độ kế toán, BGĐ cùng phòng tài chính kế toán sẽ tổ chức họp bàn, nhận định và đưa ra tỷ lệ phân bổ chi phí cho công nhân trực tiếp, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng… năm sau dựa trên: Doanh thu, tổng quỹ lương, số lượng CBCNV từng bộ phận cũng như trách nhiệm và mức độ công việc đảm nhận của từng bộ phận… năm nay. Trên cơ sở bảng phân bổ tiền lương đã lập, kế toán lập chứng từ nghiệp vụ khác trong phân hệ sổ cái của phần mềm kế toán. Ví dụ: Tổng quỹ lương của công ty EMECO trong tháng 02 năm 2010 là 146.247.000 đồng. Kế toán sẽ lập bảng phân bổ tiền lương. Sau đó, dựa vào bảng phân bổ tiền lương để lập chứng từ nghiệp vụ khác số CTK198 phân bổ vào chi phí như sau: Ghi: Nợ TK 622: 146.247.000 x 65% = 95.060.550 đồng Nợ TK 627: 146.247.000 x 10% = 14.624.700 đồng Nợ TK 641: 146.247.000 x 5% = 7.312.350 đồng Nợ TK 642: 146.247.000 x 20% = 29.249.400 đồng Có TK 334: 146.247.000 đồng Sau đây là màn hình cập nhật chứng từ nghiệp vụ khác phân bổ quỹ tiền lương vào chi phí: Bảng 2.16: Giao diện “Chứng từ nghiệp vụ khác” phân bổ chi phí lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO Sau khi cập nhập chứng từ nghiệp vụ khác ở trên máy tính, kế toán cũng in ra một bảng để TGĐ và KTT ký duyệt và tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ. Chứng từ cụ thể như sau: Bảng 2.17: “Chứng từ nghiệp vụ khác” in ra từ phần mềm Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO CHỨNG TỪ NGHIỆP VỤ KHÁC Số chứng từ: CTK198 Ngày chứng từ: 28/02/2010 Phân bổ chi phí lương tháng 02/2010 TK Diễn giải Ghi Nợ Ghi Có 622 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 95.060.550 6271 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 14.624.700 6411 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 7.312.350 6421 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 29.249.400 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 95.060.550 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 14.624.700 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 7.312.350 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 29.249.400 Cộng 146.247.000 146.247.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mươi triệu, bảy trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn. Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu lên các sổ chi tiết. Khi cần kế toán chỉ việc in ra sổ chi tiết của TK 334 như sau: Bảng 2.18: Sổ chi tiết tài khoản “Phải trả công nhân viên” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S38- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN Kỳ phát sinh: Từ ngày 1/1/2010 đến ngày 28/02/2010 Đơn vị tính: VNĐ TK: 334 Chứng từ Diễn giải TK Nợ Có Số hiệu Ngày, tháng 01/01/2010 Số dư đầu kỳ 0 … … … … … … CTGS115 28/02/2010 Chi trả lương tháng 02/2010 1111 146.247.000 CTGS120 28/02/2010 Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 1111 1.159.364 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 622 ._.mạnh. Thứ ba: Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty EMECO mặc dù đã có nhiều ưu điểm song không tránh khỏi những tồn tại cần phải thay đổi để hoàn thiện hơn nữa. Từ những lý do trên thì việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề mang tính tất yếu khách quan của công ty EMECO trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. * Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán lương và các khoản trích theo lương: Trong quá trình hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương, muốn đạt được kết quả cao công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu và nguyên tắc sau đây: Thứ nhất: Các giải pháp được đưa ra phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên quy định, hướng dẫn của Bộ tài chính, các bảng biểu, sổ sách, chứng từ được lập và ghi chép phải đúng quy định. Thứ hai: Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Thứ ba: Việc hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Thông tin cùng với kiểm tra là một trong hai chức năng cơ bản của kế toán. Do đó, bộ máy kế toán dù vận động, biến đổi như thế nào cũng không được xa rời hai chức năng đó. Thứ tư: Hoàn thiện phải trên cơ sở tiết kiệm, phải giải quyết được mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các biện pháp được đưa ra nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty, nếu những biện pháp ấy đi kèm với sự lãng phí thì biện pháp đó không khả thi, không cần thiết. Tiết kiệm ở đây là tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Do đó, bộ máy kế toán nên hoàn thiện theo hướng đòi hỏi ít sức lao động nhất mà khối lượng công việc vẫn đảm bảo đầy đủ, nhanh chóng trong điều kiện ngân quỹ giới hạn. Thứ năm: Quá trình hoàn thiện phải tính đến trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán làm việc tại công ty. Vì họ là người thực hiện trực tiếp các biện pháp, có vai trò quan trọng quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chinh xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chế độ. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO Xuất phát từ ý nghĩa to lớn của tiền lương và các khoản trích theo lương cùng thực trạng về công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường đã trình bày ở trên, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với mục đích hạn chế được phần nào các nhược điểm và giúp công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại công ty ngày một hoàn thiện hơn nữa. 3.2.1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương Về công tác chấm công: Hiện nay công ty vẫn tiến hành chấm công theo phương pháp thủ công. Điều này sẽ làm cho công ty mất nhiều thời gian và công sức để tập hợp dữ liệu dành cho việc tính lương, sai sót xảy ra là không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, để hạn chế những sai sót không đáng có đó, công ty nên sử dụng máy chấm công bằng vân tay. Với biện pháp này, công ty không những giải quyết được những sai sót trong việc chấm công bằng thủ công mà còn giải quyết triệt để tình trạng gian lận trong chấm công như: Làm sai kết quả chấm công do các mối quan hệ cá nhân. Từ đó giúp cho công ty có các biểu thống kê chính xác theo yêu cầu của hệ thống tính lương. Về việc thanh toán lương cho NLĐ: Hiện nay công ty chỉ thực hiện thanh toán lương cho NLĐ mỗi tháng một kỳ vào đầu tháng sau, cách trả lương này là hoàn toàn phù hợp với chế độ. Tuy nhiên điều đó có thể gây khó khăn cho NLĐ khi họ có nhu cầu chi tiêu phát sinh trước kỳ trả lương. Giải pháp của công ty hiện nay là cho phép NLĐ ứng trước lương trong tháng nhưng công ty lại không quy định cụ thể mức tiền lương được phép tạm ứng trước là bao nhiêu, chỉ có thông lệ là số tiền ứng trước trong tháng cho nhu cầu cá nhân thường không lớn hơn số tiền lương tháng được hưởng. Điều này dẫn đến xảy ra các vấn đề nảy sinh như sau: - Có thể xảy ra trường hợp NLĐ có nhu cầu ứng trước tiền lương tháng nhưng số tiền lại chiếm tỷ lệ quá lớn so với tiền lương cấp bậc mà NLĐ được hưởng theo quy định. - Hoặc xảy ra trường hợp NLĐ đã ứng trước một số tiền, chẳng hạn bằng 60% lương cấp bậc hàng tháng họ được hưởng nếu đi làm đủ 22 ngày công trong tháng. Nhưng sau đó, người này chỉ thực tế đi làm 11 ngày trong tháng đó, đồng nghĩa với việc tổng tiền lương thực tế mà người đó nhận được trong tháng chỉ bằng 50% mức lương cấp bậc, tức là nhỏ hơn số tiền mà người đó xin tạm ứng. Số tiền tạm ứng thừa so với mức lương thực tế phải trả cho NLĐ buộc phải truy thu lại hoặc chuyển sang khoản mục tạm ứng quá hạn chưa thanh toán trừ vào lương tháng sau. Do vậy, để khắc phục tình trang này, công ty có thể chuyển sang thực hiện chế độ trả lương thành 2 kỳ trong tháng, tương ứng với số công lao động thực tế của công nhân viên trong mỗi kỳ. Công ty cũng có thể xem xét đưa ra quy định về tỷ lệ tiền lương được phép tạm ứng để áp dụng thống nhất đối với NLĐ, đồng thời phải xem xét đến cả cách quản lý thời gian lao động thực tế khi cấp tạm ứng cho NLĐ, nhằm xây dựng một cơ chế trả lương hợp lý, cụ thể và công bằng. Nhằm hạn chế nhược điểm của hình thức tiền lương theo thời gian và mức lương tăng thêm như hiện nay công ty đang áp dụng là mang tính chất bình quân không phản ánh năng lực thực tế của mỗi cá nhân. Công ty có thể đề ra mức thưởng hợp lý và thực hiện một số biện pháp phối hợp như: Giáo dục chính trị, tư tưởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần, thường xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động. Hoặc công ty có thể thay mức lương tăng thêm cố định như hiện nay bằng cách xếp loại thi đua trong tháng, như vậy sẽ phát huy được tính chủ động sáng tạo. Danh sách xét thi đua do trưởng các phòng ban ở bộ phận văn phòng công ty lập vào cuối tháng để chấm xếp loại kết quả công việc của từng nhân viên trong phòng ban của mình trên cơ sở các quy định về việc xếp loại CBCNV của bộ máy quản lý. Hệ số xếp loại hay hệ số điều chỉnh (HSĐC) được quy đổi ra cho từng CBCNV theo xếp loại trong bảng danh sách xét thi đua là một căn cứ quan trọng để tính lương cho nhân viên của bộ máy quản lý công ty. Công ty có thể đánh giá hiệu quả làm việc của CBCNV thông qua bảng xếp hạng như sau: Bảng 3.1: Bảng xếp hạng CNCNV làm việc trong tháng Xếp loại HSĐC A 2,0 B 1,7 C 1,4 Đối với các khoản phụ cấp có tính chất lương như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại… thì công ty cũng nên có những quy định rõ ràng về hệ số phụ cấp. Ban giám đốc công ty cùng với các cán bộ LĐ- TL nên họp bàn và đưa ra bảng hệ số phụ cấp phù hợp tương ứng với chức vụ, tính chất và khối lượng công việc đảm nhận của các CBCNV trong công ty. Hiện tại, điều quan trọng để thực hiện phân phối thu nhập một cách công bằng là phải xây dựng được một cơ chế đồng bộ quy định các mức hệ số quy đổi để tính thu nhập cho NLĐ. Khi đó, lương của mỗi CBCNV trong công ty sẽ được tính như sau: Lương trả cho CBCNV = Lương cơ bản + Lương hệ số phụ cấp x Số ngày làm việc thực tế 22 ngày Trong đó: Lương cơ bản = Hệ số lương cơ bản x 650.000 x Hệ số điều chỉnh Lương hệ số phụ cấp = Hệ số phụ cấp x 650.000 x Hệ số điều chỉnh Đây là cách làm đã được nhiều công ty áp dụng và phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty cổ phần EMECO. Hoặc có thể kết hợp hình thức trả lương theo thời gian đối với các lao động tại các phòng ban và trả lương khoán tại các tổ, đội thi công. Theo đó, đầu năm công ty lập kế hoạch sản xuất kinh doanh căn cứ vào các hợp đồng ký mới và các hợp đồng chuyển tiếp từ năm trước. Các phòng ban kết hợp với nhau để tính toán các thông số kỹ thuật, xác định số lượng vật tư, máy móc, thiết bị, nhân lực cần cho mỗi công trình. Từ đó tiến hành giao khoán cho các tổ, đội thi công. Các đội căn cứ vào mức giao khoán, định mức lao động để trả lương cho lao động một cách hợp lý và đúng quy định của Nhà nước. Trong hình thức trả lương theo thời gian kết hợp trả lương khoán như trên, điều quan trọng là phải xây dựng được đơn giá tiền lương hợp lý và công tác nghiệm thu phải được coi trọng một cách thích đáng. Về hình thức trả lương: Thực hiện nghị định của chính phủ về việc trả lương cho CBCNV thông qua tài khoản ngân hàng, công ty nên tiến hành thanh toán với NLĐ qua thẻ ATM. Điều này có thể làm giảm được thời gian và khối lượng công việc của các KTV giúp họ có thêm thời gian để cập nhập những kiến thức mới. Hơn nữa, thanh toán qua tài khoản ngân hàng còn tạo sự thuận lợi cho CBCNV, khi họ chưa có nhu cầu sử dụng thì số tiền trong tài khoản sẽ tăng lên do có lãi suất ngân hàng và khi cần có thể rút tiền theo yêu cầu chi trả của bản thân tại các máy ATM gần nhà. Thêm vào đó việc thanh toán với NLĐ qua tài khoản ngân hàng có thể giúp cho các cơ quan chức năng theo dõi và quản lý được thu nhập của NLĐ. Hàng tháng, khi tính ra tiền lương phải trả CNV, kế toán chỉ cần lập một bảng kê ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ tự động trích các khoản tiền từ tài khoản của công ty sang tài khoản của từng CBCNV theo thông tin yêu cầu trên bảng kê ủy nhiệm chi đó. Về vấn đề trích trước tiền lương: Hiện nay công ty chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của NLĐ. Điều này là không hợp lý vì công ty không có điều kiện để bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán. Do đó, kế toán nên dự toán tiền lương nghỉ phép tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích của việc này là không làm giá thành thay đổi đột ngột khi số lượng lao động nghỉ nhiều ở một kỳ hạch toán (đặc biệt là lễ, tết) do chi phí tăng lên mà khối lượng công việc hoàn thành lại ít đi. Cách tính lương nghỉ phép của lao động trực tiếp (LĐTT) để tính vào chi phí sản xuất như sau: Mức trích trước tiền lương của LĐTT theo KH = Tiền lương chính phải trả cho LĐTT trong kỳ x Tỷ lệ trích trước Trong đó: Tỷ lệ trích trước = Tổng tiền lương nghỉ phép năm theo KH phải trả cho CNSX x 100 Tổng tiền lương chính phải trả cho CNSX của năm KH Vấn đề trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc: Hiện nay, công ty chưa tiến hành trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Tuy điều này không bắt buộc theo luật định nhưng công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp cho NLĐ nghỉ việc theo chế độ. Qua đó giúp cho NLĐ yên tâm công tác và công hiến cho công ty. Để công tác tổ chức thực hiện ngày càng hoàn thiện và phát huy hiệu quả tối đa, công ty có thể sử dụng thêm phần mềm quản trị nhân sự để công tác quản lý tiền lương nhanh chóng và dễ dàng hơn nữa trong việc thực hiện và giám sát kiểm tra cũng như nâng cao sự linh hoạt trong việc tương tác, phối hợp giữa các đơn vị phòng ban. Nâng cao ý thức cho NLĐ thông qua các hình thức tuyên truyền, biểu dương những lao động tiêu biểu, những cá nhân xuất sắc, phê bình, kỷ luật nghiêm khắc các trường hợp vi phạm. Thông qua các hoạt động ngoại khóa hoạt động do công đoàn tổ chức để xây dựng tinh thần đoàn kết cho NLĐ và tạo sự gắn bó giữa NLĐ và công ty. 3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán * Về tài khoản sử dụng: Để khắc phục những khó khăn trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì công ty nên hạch toán chi tiết một số tài khoản quan trọng thành các tiểu khoản nhằm phục vụ cho quá trình quản lý và theo dõi, kiểm tra, đối chiếu. Do đó, công ty cần xây dựng một hệ thống các danh mục tài khoản mới mà các tiểu khoản được mã hóa bằng số: TK 334: “Phải trả công nhân viên”. Chưa được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng lao động. Đối với lao động thuê ngoài công ty nên theo dõi chi tiết hơn thành: Lao động thời vụ dài hạn và lao đông thời vụ ngắn hạn vì công ty chỉ trích BHXH, BHYT, BHTN cho NLĐ thuê ngoài ký hợp đồng dài hạn. Để tránh nhầm lẫn khi hạch toán và theo dõi một cách chính xác, kịp thời số tiền trích lập BHXH, BHYT, BHTN phải trích trong kỳ công ty nên chi tiết TK 334 thành các tiểu khoản sau: - TK 3341: “Phải trả công nhân viên trong biên chế”. - TK 3342: “ Phải trả lao động thuê ngoài”. + TK 33421- Để hạch toán, theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài dài hạn. + TK 33422- Để hạch toán, theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài ngắn hạn. TK 3383: “ Bảo hiểm xã hội”. Để hạch toán các khoản trích theo lương, công ty không nên gộp chung BHXH, BHYT và BHTN vào cùng một tài khoản như hiện tại mà nên chi tiết thành các tài khoản cấp hai. Việc sử dụng các tài khoản chi tiết để hạch toán và theo dõi cho từng đối tượng là rất hợp lý vì giúp cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán chi tiết và tránh nhầm lẫn. Từ đó giúp cho nhà quản lý cũng như cơ quan bảo hiểm có thể giám sát, theo dõi, đối chiếu kiểm tra. Cụ thể, kế toán chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: - TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. - TK 3384 – Bảo hiểm y tế. - TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp. TK 351: “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc”. Trong thời gian tới công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc. Điều này không bắt buộc nhưng thể hiện sự quan tâm của ban giám đốc đối với toàn thể công nhân viên trong công ty. “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” sẽ tạo cơ hội cho CBCNV học hỏi nâng cao tay nghề và yên tâm công tác. * Về phương pháp kế toán: Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện chủ yếu bằng phần mềm kế toán MISA. Các dữ liệu ban đầu nhập vào phần mềm sẽ tự động kết xuất sang sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo tài chính. Hiện nay, phương pháp hạch toán kế toán tại công ty tương đối phù hợp với chuẩn mực kế toán và tình hình của công ty. Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty cần nghiên cứu và xây dựng “Quỹ trợ cấp mất việc làm” từ 1% đến 3% tổng tiền lương cấp bậc trên cơ sở cân đối một cách hợp lý với tổng chi phí kinh doanh của công ty để trích lập cho phù hợp. Cuối năm, dựa trên tổng tiền lương cấp bậc công ty sẽ lập chứng từ nghiệp vụ khác để trích bổ sung quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm , ghi: Nợ TK 6421: Có TK 351: Khi phát sinh nghiệp vụ chi trả trợ cấp mất việc, kế toán vào phần “Quản lý quỹ’/ “Phiếu chi” tiến hành nhập nội dung của phiếu chi. Trên giao diện của phiếu chi khi đó sẽ có nội dung định khoản như sau: Nợ 351: Có TK 1111: Sau khi kế toán cập nhập chứng từ trích bổ sung quỹ dự phòng trợ cấp mất việc của năm, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu lên sổ cái, khi cần kế toán có thể in ra sổ cái tài khoản 351. Kế toán có thể xác định chính xác chi phí nhân công thực tế tại các bộ phận mà không phải sử dụng tỷ lệ ước tính như hiện nay bằng cách: Phòng TCHC công ty nên phân loại lao động theo tiêu thức: - Nhân công trực tiếp. - Nhân viên quản lý phân xưởng. - Nhân viên quản lý. - Nhân viên bán hàng. để thực hiện việc tính và nộp BHXH, BHYT, BHTN. Từ đó có thể đưa ra các số liệu chính xác để phân bổ vào chi phí chứ không phân bổ theo tỷ lệ ước tính như hiện nay. Việc phân loại như vậy sẽ giúp công ty xác định được từng loại chi phí nhân công, giúp cho việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán một cách chính xác, phục vụ yêu cầu quản trị tiền lương. Xác định được tỷ lệ chính xác từng loại chi phí sẽ giúp ích cho công ty rất nhiều trong việc hợp lý hóa tỷ lệ tiền lương từng bộ phận. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ * Về chứng từ: Để công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được theo dõi một cách chi tiết và giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời thì công ty nên hạch toán riêng tiền lương và các khoản trích theo lương đối với công nhân thuê ngoài mang tính chất thời vụ cả ngắn hạn và dài hạn. Do dó, kế toán nên xây dựng thêm bảng chấm công và bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương riêng đối với lao động thuê ngoài vì đối với lao động thuê ngoài mang tính chất thời vụ ngắn hạn thì công ty không trích nộp BHXH. Chỉ có hạch toán chi tiết thì nhà quản lý mới có cái nhìn một cách xác thực về thực trạng tình hình lao động, tiền lương tại công ty cũng như dễ giải trình với cơ quan bảo hiểm. Bảng 3.2: Bảng thanh toán tiền lương thuê ngoài Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THUÊ NGOÀI Số:………….. Họ và tên người thuê: …………………………………………………………. Bộ phận (địa chỉ): ……………………………………………………………... Đã thuê những công việc sau:…………………………………………………. tại địa điểm: ………………………từ ngày: ...................đến ngày: ………….. STT Họ và tên người được thuê Địa chỉ (CMTND) Tên công việc Số công hoặc khối lượng công việc đã thuê Đơn giá Thành tiền Tiền thuê khấu trừ Số tiền còn lại Ký nhận Cộng Ngày……. Tháng……… năm……….. Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hiện nay, công ty cổ phần EMECO đang sử dụng “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”, bảng này không chỉ đề cập đến BHXH mà còn có BHYT, BHTN, KPCĐ do đó khi sử dụng bảng này, kế toán nên thay đổi tên gọi là: “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương” cho phù hợp với nội dụng hạch toán. * Về luân chuyển chứng từ: Chứng từ sử dụng tại công ty tương đối phù hợp với tình hình thực tế và đúng theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ vẫn còn một số hạn chế và dồn công việc vào cuối tháng, gây áp lực lớn cho KTV. Do đó, công ty cần thiết lập những quy định nhằm giúp cho quá trình luân chuyển chứng từ được thông suốt và nhanh chóng. 3.2.4. Về sổ sách kế toán Khắc phục được khâu luân chuyển chứng từ thì việc ghi sổ kế toán được đảm bảo hơn. Công ty nên có những quy định về thời gian ghi sổ kế toán để KTV vào sổ thống nhất tránh tình trạng tập hợp chứng từ rồi vào sổ một thể. Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán hơn nữa để hệ thống sổ sách được chi tiết hơn đáp ứng yêu cầu quản lý. Công ty áp dụng hình thức CTGS trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, các CTGS sau khi được lập sẽ tự động chuyển sang “Danh sách chứng từ ghi sổ”. “Danh sách chứng từ ghi sổ” tương ứng với sổ đăng ký CTGS trong chế độ kế toán, tuy nhiên trên danh sách CTGS không có cột thể hiện số tiền. Đây là một bất cập trong quá trình hạch toán. Vì vậy, công ty nên nâng cấp phần mềm cho phù hợp với quá trình hạch toán thực tế tại công ty. Khi đó, “Danh sách chứng từ ghi sổ” in ra nên có dạng như sau Bảng 3.3: Danh sách chứng từ ghi sổ Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02b- DNN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) DANH SÁCH CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng: …………. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT Cộng Cộng Người lập Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để phù hợp hơn với chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC cũng như tạo thuận lợi cho công tác kế toán, kế toán có thể xem xét việc đưa thêm cột ngày tháng ghi sổ vào trong kết cấu sổ cái, sổ chi tiết, đồng thời bỏ bớt cột chứng từ ghi sổ trong sổ chi tiết đi. Kết cấu các sổ khi đó như sau Bảng 3.4: Sổ cái tài khoản tài khoản Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02c1- DNN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản:…………. ĐVT: VNĐ Số hiệu: ……………. Từ ngày…………..đến ngày………… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ Cộng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Ngày…… tháng………. Năm…… Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Do đặc điểm và hình thức kế toán mà công ty lập các báo cáo kế toán sau: - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Bảng cân đối số phát sinh. - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Tại công ty EMECO, báo cáo tài chính được lập thường niên và nộp vào ngày 31/12 năm kế tiếp. Đây chính là cơ sở quan trọng cung cấp thông tin để đại hội đồng cổ đông và TGĐ công ty nắm được tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty. Từ đó có những giải pháp, quyết định và chiến lược kinh doanh đúng đắn. Kế toán có thể tiến hành lập báo cáo quản trị (BCQT) nhằm cung cấp thông tin chi tiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Trên cơ sở đó, nhà quản lý (NQL) có thể đưa ra các kế hoạch phát triển phù hợp, nhằm quản lý tốt chi phí và hạ giá thành sản xuất. Công tác kế toán quản trị tại công ty đã có nhưng chưa thành hệ thống và cũng chưa được thực hiện một cách thường xuyên. Chỉ khi có yêu cầu của BGĐ, phòng tài chính kế toán mới tập hợp các số liệu lương, phân tích, tổng hợp và lập lên các báo cáo. Do vậy mà thông tin cung cấp không kịp thời. Đồng thời, hệ thống BCQT được sử dụng trong công ty cũng chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Vì BCQT phục vụ trong nội bộ công ty, NQL cũng cần biết được kết cấu chi phí của công ty để từ đó xây dựng các định mức phù hợp. Do vai trò của KTQT quan trọng như vậy nên công ty cần cử kế toán viên trong công ty đi học, bồi dưỡng trình độ chuyên môn về KTQT nhiều hơn nữa. 3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp Để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không phải là công việc một sớm một chiều mà có thể làm được và không chỉ mình công ty quyết định được việc này. Điều này đòi hỏi cần có sự chung tay góp sức của các cơ quan có thẩm quyền cùng công ty và chính ý thức của NLĐ. * Về phía các cơ quan chức năng: Các cơ quan nhà nước như: Bộ tài chính, Bộ lao động thương binh xã hội và Chính phủ nên có biện pháp đưa ra một hành lang pháp lý đầy đủ, rõ ràng cho các công ty thực hiện thông qua các nghị quyết, thông tư hướng dẫn để các công ty tự chủ và dễ dàng hơn trong việc thực hiện kế toán lương và các khoản trích theo lương. Các cơ quan cũng nên thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ giúp KTV của các công ty vững vàng về chuyên môn hơn nữa. * Về phía công ty và người lao động: Công ty EMECO cần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hạch toán lao động tiền lương linh hoạt hơn nữa, đồng thời công tác quản lý lao động cũng phải được chú trọng hơn, quan tâm hơn. Công ty cũng phải thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy và hướng dẫn các KTV thông qua các khóa học nâng cao trình độ nghiệp vụ. Công ty cũng nên củng cố, kiện toàn bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán có tốt thì mới đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cần tăng cường sự kết hợp của các bộ phận, các phòng ban để mọi thông tin về tình hình kinh doanh của công ty được phản hồi kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác kiểm tra được hiệu quả. Mặt khác mỗi người lao động trong công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình, hăng say trong công việc để đưa công ty đi lên, phát triển vững vàng hơn. Đặc biệt là các nhân viên hạch toán, quản lý lao động, tiền lương và kế toán tiền lương trong công ty cần phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh những sai sót không đáng có khi hạch toán, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho NLĐ. Tóm lại, công tác quản lý, hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến quyền lợi của NLĐ. Do đó việc hoàn thiện công tác này cũng đồng nghĩa với việc góp phần đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh. KẾT LUẬN Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp hiện nay có thể coi là phần hành có ít nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên lại đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy NLĐ hăng say tham gia sản xuất. Để tiền lương vừa có thể trở thành công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa cho NLĐ thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa chế độ kế toán hiện hành và tình hình thực tế tại mỗi công ty. Nhìn chung công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO được thực hiện tương đối tốt. Bước đầu đã phát huy được tác dụng đòn bẩy kinh tế, góp phần đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong những năm vừa qua. Bên cạnh đó cũng không thể phủ nhận những thiếu sót mà công ty EMECO muốn tồn tại và phát triển thì cần tìm cách khắc phục, nhất là trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Do đó, việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương càng trở lên cần thiết hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo: TS. Phạm Thị Thủy cùng ban lãnh đạo, các cô, chú phòng kế toán công ty cổ phần EMECO đã nhiệt tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Do trình độ hiểu biết còn nhiều giới hạn nên trong quá trình viết báo cáo, em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của cô để em có thể tiếp tục học hỏi nhiều hơn nữa. Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2010 Sinh viên Đàm Thị Nhung DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Điều lệ công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO Hồ sơ năng lực của công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Luật lao động Luật bảo hiểm xã hội Luật bảo hiểm y tế Luận văn khóa 46,47. Sách báo tạp chí chuyên ngành Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp- Chủ biên: PGS.TS: Đặng Thị Loan. NXB đại học kinh tế quốc dân- 2006. Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán, sơ đồ kế toán. NXB thống kê- 2008. Các trang web chuyên ngành: LỜI MỞ ĐẦU Lao động là hoạt động quan trọng nhất của con người để tạo ra của cải, vật chất và các giá trị tinh thần cho xã hội. Trong nền kinh tế thị trường, lao động có năng suất, chất lượng, hiệu quả là nhân tố góp phần quyết định sự phát triển của đất nước. Do vậy, việc sử dụng lao động hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh chính là tiết kiệm lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiện, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên (CNV). Tiền lương (hay tiền công) là một phần sản phẩm xã hội được Nhà nước phân phối cho người lao động (NLĐ) một cách có kế hoạch, căn cứ vào kết quả lao động mà mỗi người cống hiến cho xã hội và được biểu hiện bằng tiền. Đó là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động của CNV đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà CNV đã thực hiện, tiền lương là phần thu nhập chính của CNV. Hạch toán tiền lương là một công việc hết sức quan trọng trong hạch toán chi phí kinh doanh. Đó không chỉ là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm mà còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp ngân sách, tổ chức phúc lợi xã hội, đảm bảo tính đúng, tính đủ tiền lương và công bằng quyền lợi cho NLĐ. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế hiện nay, tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà thực hiện hạch toán tiền lương sao cho chính xác, khoa học, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp và NLĐ. Đồng thời phải đảm bảo công tác kế toán thanh tra, kế toán kiểm tra được dễ dàng, thuận tiện. Chính vì hạch toán tiền lương có vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi con người cũng như toàn xã hội nên em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO" để nghiên cứu trong kỳ thực tập này. Chuyên đề thực tập ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo gồm 3 chương: - Chương 1: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO. - Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO. - Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO. Phụ lục 1 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO PHIẾU THEO DÕI ĐÀO TẠO CÁ NHÂN Họ và tên:……………………………………….Ngày sinh: …………………. Chức vụ:………………….Đơn vị công tác: ……………………………….... Tên khóa đào tạo Ngày Nội dung Ghi chú Ngày….. tháng……năm 20….. Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) TC03 B01 Phụ lục 2 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO PHIẾU ĐÁNH GIÁ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN Họ và tên: ………………………………..Ngày sinh: ………………………... Chức vụ: ……………………Đơn vị công tác……………………………….. Chuyên môn được đào tạo.…………………………………………………… Cấp bậc (bậc nghề) hiện tại: …………………………………………………... Đánh giá trình độ chuyên môn hiện tại: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Yêu cầu đào tạo: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ngày….. tháng ….. năm 20…… Trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B02 Phụ lục 3 Công ty cổ phần công nghê điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO NHU CẦU ĐÀO TẠO Đơn vị: STT Họ tên CBCNV Nghề nghiệp, chức vụ Nội dung cần đào tạo Hình thức đào tạo Ghi chú Ngày….. tháng …năm 20…… Trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B03 Phụ lục 4 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO/TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY STT Nội dung đào tạo/tuyển dụng Đối tượng đào tạo/tuyển dụng Thời gian đào tạo/tuyển dụng Giáo viên đảm nhiệm Đơn vị tổ chức Ghi chú Ngày…… tháng….. năm 20….. TGĐ phê duyệt Người lập kế hoạch (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B04 Phụ lục 5 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO KẾT QUẢ ĐÀO TẠO STT Lớp hoặc khóa đào tạo Nội dung đào tạo Số CBCNV đào tạo Kết quả xếp loại Ghi chú Giỏi Khá T.bình Kém Ngày…. Tháng….. năm 20…… Người tổng hợp báo cáo (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B05 ._.