Hoàn thiện kế toán tiền lương tiền thưởng tại Công ty cổ phần thời trang Đông Phương

-Địa chỉ sản xuất kinh doanh chính: Ga Sóng Thần-Dĩ An-Bình Dương. -Mã số thuế: 010.1403767.007. -Tài khoản ngân hàng:102010000138259 tại Ngân Hàng Công Thương Chi Nhánh 12 Xí Nghiệp Cơ Khí Xếp Dỡ Sài Gòn là đơn vị sản xuất kinh doanh ngoài vận tải trực thuộc Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt. Xí Nghiệp có quá trình thành lập và hoạt động qua các thời kỳ sau: Giai đoạn 1: từ tháng 10/1986 đến tháng 03/1989: Xí Nghiệp được thành lập theo quyết định số 492 ngày 08/10/1986 của Tổng cục Đường sắt tại quyết định này Xí Nghiệp có tên là: Xí Nghiệp Cơ Khí Đường Sắt Sài Gòn, trực thuộc Xí Nghiệp Liên Hiệp Vận Tải Đường Sắt II. Giai đoạn 2: từ tháng 03/1989 đến tháng 07/2003: tại Quyết định số 212 ĐS/TC ngày 10/03/1989 của Tổng cục Đường Sắt ; Xí Nghiệp có tên là: Xí Nghiệp Cơ Khí Xếp Dỡ Đường Sắt Sài Gòn trực thuộc Xí Nghiệp Liên Hợp Vận Tải Đường Sắt Khu Vực III. Giai đoạn 3: từ tháng 07/2003 đến nay: tại quyết định số 02 QĐ/ĐS-TCCB ngày 07/07/2003 của hội đồng quản trị Tổng Công Ty Đường Sắt Việt Nam về việc thành lập Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt, Xí Nghiệp có tên là: Xí Nghiệp Cơ Khí Xếp Dỡ Sài Gòn. (Trước năm 1999 Trụ sở chính của xí nghiệp tại số 3 Lê Lai-Phường Phạm Ngũ Lão-Quận I-TP Hồ Chí Minh, sau đó bị giải phóng mặt bằng (nay là công viên 23/9). Đến năm 1999 trụ sở chính tọa lạc tại 27/8A Trường Chinh phường Tây Thạnh, quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.Đến tháng 12 năm 2007 Xí Nghiệp cho thuê toàn bộ mặt bằng chuyển về cơ sở tại ga Sóng Thần-Dĩ An- Bình Dương). 2.Chức năng nhiệm vụ của Xí Nghiệp: Xí Nghiệp Cơ Khí Xếp Dỡ Sài Gòn được giao nhiệm vụ: tổ chức khai thác kinh doanh xếp dỡ cơ giới; vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện đường bộ, đường sắt, gia công, sửa chữa cơ khí ô tô, dụng cụ ga tàu, …Nhưng trong giai đoạn hiện nay do mặt bằng của xí Nghiệp đã cho thuê toàn bộ văn phòng và việc chế tạo, sửa chữa dụng cụ ga tàu, ô tô không mang lại hiệu quả kinh tế nên Xí Nghiệp hiện tại chỉ hoạt động xếp dỡ và vận chuyển hàng là chủ yếu; bên cạnh đó Xí Nghiệp còn cho thuê kho, bãi và tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ theo giấy phép đăng ký kinh doanh. Xí Nghiệp tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc: -Dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng Sản Việt Nam thông qua tổ chức Đảng cơ sở và Đảng Ủy cấp trên, chịu sự quản lý thống nhất của nhà nước và cơ quan cấp trên. -Tự chủ trong sản xuất kinh doanh, thực hiện quản lý theo chế độ thủ trưởng kết hợp việc phát huy dân chủ của tập thể cán bộ công nhân viên toàn Xí Nghiệp. -Thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, bảo toàn và phát triển vốn, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. -Phân phối lợi ích của Xí Nghiệp theo kết quả lao động và hiệu quả kinh tế, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích nhà nước, Xí Nghiệp và người lao động bằng cơ chế và phương pháp quản lý đến lợi ích người lao động. 3.Quy mô hoạt động và sự phát triển: -Vốn: do Tổng Công Ty Đường Sắt Việt Nam quản lý (Xí Nghiệp trực thuộc Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt). -Lao động: hiện có là 58 người. Hằng năm Xí Nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và đơn giá tiền lương trình Tổng Công Ty Đường Sắt Việt Nam phê duyệt. -Diện tích nhà xưởng: Khuôn viên đất (trụ sở chính tại 27/8A Trường Chinh-Phường Tây Thạnh-Quận Tân Phú - Thành phố Hồ Chí Minh) thuộc giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất số 00232/QSDĐ/7672/UB ngày 24/01/2001 do Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh cấp với diện tích là 2.436 m2 (nguyên giá tài sản là 6.005.253.989 đồng) Địa bàn hoạt động chính tại Ga Sóng Thần- Dĩ An-Bình Dương. Xí nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh theo phương thức ký kết hợp đồng kinh tế. 4.Tổ chức bộ máy quản lý: 4.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức-hành chính-lao động tiền lương Phòng tài chính-kế toán Phòng kế hoạch-kỹ thuật-vật tư 4.2.Quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi phòng ban: 4.2.1.Ban giám đốc: +Giám đốc: -Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án hoạt động kinh doanh và các chủ trương lớn của Xí Nghiệp. -Quyết định việc hợp tác đầu tư, liên doanh kinh tế của Xí Nghiệp. -Quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành, thành lập xác nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. -Quyết định về vấn đề phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của Xí Nghiệp. -Quyết định về việc đề cử phó giám đốc, kế toán trưởng bổ nhiệm, bãi miễn trưởng phó phòng ban trực thuộc. -Quyết định về công tác cán bộ đào tạo bồi dưỡng sử dụng nâng cao tay nghề bậc thợ của công nhân viên chức. -Phê chuẩn quyết toán của các phòng ban trực thuộc Xí Nghiệp. -Quyết định các biện pháp bảo vệ môi trường, bảo vệ trật tự kỷ cương trong mọi hoạt động của Xí Nghiệp. -Tổ chức thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm nội quy điều lệ của Xí Nghiệp. -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các công tác khác lên cấp trên; thực hiện chính sách thuế và các khoản nộp ngân sách. +Phó giám đốc: Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, được giám đốc ủy quyền hoặc ủy nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc và cấp bổ nhiệm về phần việc được phân công. Phó giám đốc được nhân danh giám đốc giải quyết và chịu trách nhiệm các công việc được giao như: -Phối hợp điều hòa kế hoạch sản xuất cung ứng vật tư thiết bị hướng dẫn kiểm tra các mặt công tác thu mua, tiếp nhận quản lý hàng hóa vật tư thiết bị, công tác kho vận, vận tải, các hợp đồng kinh tế mà Xí Nghiệp đã ký kết với khách hàng, quản lý kỹ thuật, tình hình sử dụng vốn sổ sách kế toán và các chứng từ kinh tế. -Nghiên cứu đề xuất cải tiến kỹ thuật quy trình công nghệ thị trường giá cả, phương thức kinh doanh… -Phó giám đốc được phân công chỉ đạo phòng tổ chức hành chính- lao động tiền lương Xí Nghiệp. 4.2.2.Phòng kế hoạch kỹ thuật -vật tư: -Xây dựng kế hoạch và tổng hợp kế hoạch hoạt động kinh doanh cung ứng của toàn Xí Nghiệp. Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh cung ứng của Xí Nghiệp. -Cùng với các phòng nghiệp vụ của Xí Nghiệp và các đơn vị sản xuất xây dựng đồng bộ các mặt kế hoạch sử dụng vật tư nhiên liệu, vốn, kho vận, vận tải, sản xuất cải tiến kỹ thuật, xây dựng cơ bản, tiếp thị và liên kết kinh doanh. -Chuẩn bị các thủ tục do giám đốc giao và lên kế hoạch để thực hiện sản xuất trong năm, giúp giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết. -Quản lý hợp đồng kinh tế hàng hóa vật tư thiết bị. -Lập các hóa đơn hàng, thủ tục xuất nhập, tổ chức thu mua tiếp nhận cung ứng vật tư thiết bị. -Quản lý các định mức kỹ thuật. -Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị phương tiện vận tải của Xí Nghiệp, bảo quản hàng hóa thiết bị vật tư lưu kho bãi. -Quản lý các phương tiện, các hợp đồng của chủ phương tiện nhận khoán hoặc cho thuê: nhà, xưởng, kho bãi , máy thi công… -Tổ chức theo dõi kế hoạch cấp trên giao và các dịch vụ khác. 4.2.3.Phòng tài chính kế toán: -Tổ chức hạch toán kinh tế, kế toán thống kê về hoạt động kinh doanh theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước và hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên. -Tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh, lập các báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh, cung ứng vật tư thiết bị để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Xí Nghiệp. -Ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến của nguồn vốn, xử lý các loại vốn phục vụ cho việc thu mua huy động vật tư nguyên liệu hàng hóa thiết bị phụ tùng trong hoạt động kinh doanh Xí Nghiệp. -Theo dõi công nợ của Xí Nghiệp, phản ánh các đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác, thực hiện thanh toán nội bộ, thanh toán ngoài Xí Nghiệp, nộp thuế, trích nộp cấp trên. -Thực hiện quyết toán quý, quyết toán năm đúng tiến độ, tham gia cùng các phòng nghiệp vụ của Xí Nghiệp để hạch toán lỗ lãi giúp giám đốc nắm vững nguồn vốn, biết rõ lời lỗ. -Quản lý quỹ và tiền mặt đáp ứng mọi nhu cầu chi trả. -Tham mưu cho giám đốc thực hiện các chế độ quản lý tài chính tiền tệ theo quy định của bộ tài chính. 4.2.4.Phòng tổ chức-hành chính-lao động tiền lương: -Tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và sự phát triển của Xí Nghiệp. -Quản lý hồ sơ lý lịch của công nhân viên theo sự phân cấp của ngành đường sắt, giải quyết các thủ tục, chế độ tuyển dụng, hợp đồng lao động, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, nghĩ hưu…là thành viên thường trực thi đua, tư vấn cho hội đồng kỷ luật của Xí Nghiệp. -Quy hoạch cán bộ, tham mưu cho giám đốc quyết định việc đề bạt, sắp xếp bố trí cán bộ lãnh đạo và bồi dưỡng nghiệp vụ thi tay nghề cho công nhân viên. -Quản lý lao động tiền lương công nhân viên cùng với phòng tài chính- kế toán xây dựng tổng quỹ lương tham mưu cho giám đốc xét duyệt phân bổ quỹ lương. -Nghiên cứu việc tổ chức lao động khoa học, xây dựng các định mức lao động, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm và các chế độ khoán, áp dụng trong phạm vi Xí Nghiệp. -Quản lý xây dựng cơ bản, chi phí hành chánh của Xí Nghiệp. -Quản lý hành chánh công văn, giấy tờ, sổ sách và con dấu. Thực hiện công tác lưu trữ các loại tài liệu và hồ sơ có liên quan đến hoạt động của Xí Nghiệp. -Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt của Xí Nghiệp, quản lý và điều hành tổ xe con, xe ca đưa rước công nhân làm việc. -Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ Đảng và cơ quan chỉ đạo công tác tự vệ, phòng cháy chữa cháy, giữ gìn an ninh trật tự của Xí Nghiệp. -Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra về pháp chế hoạt động kinh doanh, hướng dẫn các văn bản pháp quy của nhà nước, xây dựng ban hành các quy chế của Xí Nghiệp, hướng dẫn các đơn vị sản xuất hoạt động đúng pháp luật và thiết lập trật tự kỷ cương trong phạm vi Xí Nghiệp. MỐI QUAN HỆ NỘI BỘ TRONG XÍ NGHIỆP: -Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính của toàn Xí nghiệp, giao nhiệm vụ cho phó giám đốc chỉ đạo trực tiếp các phòng không phải thông qua phó giám đốc. -Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung. Trường hợp có ý kiến khác nhau giữa giám đốc và phó giám đốc, các phòng nghiệp vụ và đơn vị sản xuất có trách nhiệm phối hợp nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết, tuy nhiên quyết định cuối cùng là quyết định của giám đốc. -Phó giám đốc Xí Nghiệp là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã được phân công. Phó giám đốc được nhân danh giám đốc chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị sản xuất về các lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách và là người quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn. -Các phòng nghiệp vụ của Xí Nghiệp là đơn vị tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc căn cứ nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định. -Các vấn đề có liên quan đến các phòng thì trưởng phòng có trách nhiệm chủ động cùng phối hợp nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết cho giám đốc hoặc phó giám đốc. 5.Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh: -Doanh thu: theo số liệu báo cáo của 2 năm 2006-2007 như sau: (đơn vị : đồng) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 -Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 4.403.737.756 5.147.230.223 Nhìn chung, doanh thu của Xí Nghiệp năm sau cao hơn năm trước và có cố gắng đẩy doanh thu lên cao hơn. Đạt được kết quả trên là do bộ phận cẩu hàng đã năng động ra ngoài công trường theo yêu cầu khách hàng. -Lợi nhuận: Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Lợi nhuận (430.215.723) 4.853.127 Lợi nhuận của Xí Nghiệp đã có chuyển biến tích cực từ lỗ của năm 2006 sang năm 2007 lãi 4.853.127 đồng, qua đó cho thấy Xí Nghiệp đã có cố gắng trong công tác quản lý và tiếp thị nguồn cung cấp dịch vụ ra bên ngoài thị trường thay vì tận dụng nguồn hàng tại địa bàn. -Các khoản đóng góp ngân sách nhà nước: do Xí Nghiệp bị lỗ trong năm 2006 nên không đóng thuế thu nhập doanh nghiệp mà được cục thuế cho phân bổ chuyển lỗ sang các năm kinh doanh sau (theo quy định của nhà nước). 6.Thuận lợi- khó khăn và phương hướng phát triển: 6.1.Thuận lợi-khó khăn: +Thuận lợi: Xí Nghiệp là doanh nghiệp nhà nước nên có sự quản lý của cơ quan chủ quản cấp trên, phần lớn mọi hoạt động kinh doanh xếp dỡ hàng đều diễn ra tại địa điểm ở ga Sóng Thần-nơi Xí Nghiệp (có sự độc quyền của ngành Đường Sắt vì thế Xí Nghiệp ít khai thác nguồn hàng khác bên ngoài), đây cũng chính là nhược điểm của Xí Nghiệp ít năng động trong công tác tiếp thị ra ngoài. +Khó khăn: Hiện nay giá nhiên liệu dầu tăng lên khá cao trong khi giá cước xếp dỡ thì không lên được (vì có sự cạnh tranh phá dần sự độc quyền của ngành đường sắt). Một số Công Ty Cổ Phần (thuộc ngành đã tự động đầu tư một số phương tiện cụ thể là đầu tư cẩu hiện đại tự xếp dỡ hàng- đây cũng là một trong những khách hàng lớn của Xí Nghiệp. Vì thế Xí Nghiệp đang mất dần thị phần, doanh thu sụt giảm đáng kể. Vì là doanh nghiệp nhà nước phải gánh bộ máy quản lý cồng kềnh, lại không năng động về mặt tiếp thị khai thác nguồn hàng mới. Bên cạnh đó máy móc phương tiện vận tải của Xí Nghiệp dùng trong xếp dỡ phần lớn đã quá lạc hậu, cũ kỹ, hay bị hư hỏng nhiều (hết thời gian khấu hao cần thanh lý); khi sử dụng thì hay bị hư hỏng và tiêu hao nhiên liệu là rất lớn không đáp ứng kịp nhu cầu đa dạng của khách hàng, nhưng không có nguồn vốn tài trợ kịp thời để trang bị phương tiện thiết bị mới. Mặt khác cơ quan chủ quản của Xí Nghiệp là Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt (trụ sở nằm tại 118-Lê Duẩn- Hà Nội) xa xôi, chi phí đi lại báo cáo giữa cấp trên và cấp dưới tăng cao gây khó khăn về công tác quản lý, về chi phí quản lý so với trước đó (thời gian Xí Nghiệp trực thuộc Xí Nghiệp Liên Hợp Vận Tải Đường Sắt Khu Vực III-136 Hàm Nghi-Q1-TPHCM). 6.2.Phương hướng phát triển: Kết quả sản xuất kinh doanh của Xí Nghiệp một số năm trở lại đây không được tốt, vì vậy tại đại hội công nhân viên chức năm 2007, cán bộ công nhân viên chức Xí Nghiệp đã đồng thuận về việc Xí Nghiệp có tờ trình số 76/Ttr-CKSG ngày 09/04/2007 đề nghị: Tổng Công Ty Đường Sắt Việt Nam, Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt xem xét chấp thuận cho Xí Nghiệp được cổ phần hóa để có điều kiện huy động vốn và đổi mới trang thiết bị, phương tiện, tăng quyền chủ động về tài chính và sản xuất kinh doanh để Xí Nghiệp không bị lỗ như hiện nay. II.Tình hình tổ chức công tác kế toán: 1.Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì quy trình xử lý số liệu kế toán như sau : Sổ chi tiết Báo cáo Tài Chính Chứng từ kế toán Nhật ký chung Báo cáo thuế ê Báo cáo Máy tính Máy tính Sổ sách Máy tính Sổ cái Báo cáo nội ngành Chú thích : è Nhập số liệu hàng ngày Quan hệ đối chiếu Xử lý số liệu hàng tháng Xử lý số liệu hàng quý. Bảng biểu Khác Bảng cân đối Tài khỏan Khi nhận được chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó máy tính sẽ tự động tính toán và phản ánh lên các biểu mẫu khác (Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản,..). Định kỳ, hoặc cuối quý, năm phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý số liệu và xuất ra các báo cáo phục vụ cho công tác kinh doanh, các báo cáo cho thuế, cho ngành,… _ Về mặt hình thức kế toán: hình thức Nhật Ký Chung có đặc trưng là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký ( trọng tâm là nhật ký chung) theo thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái nên Xí Nghiệp đã mở các sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chi tiền và nhật ký thu tiền) để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán ( thu chi tiền mặt, thu chi qua tiền gởi ngân hàng). Các sổ nhật ký đặc biệt là một bộ phận của sổ nhật ký chung, Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt là cơ sở để ghi lên Nhật Ký Sổ Cái. _ Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Để phù hợp với nhu cầu đổi mới cơ chế quản lý tài chính, tăng cường công tác kế toán của các doanh nghiệp, thủ tướng chính phủ đã cho phép bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/ 2006 của Bộ Trưởng Bộ tài chính cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh dịch vụ. _ Hệ thống Báo cáo tài chính: áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính: các loại Báo cáo tài chính ; Bảng Cân Đối Kế Toán, Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối tài khoản. Nộp cho các đơn vị: cục thuế, Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt ( cơ quan chủ quản của Xí Nghiệp )... _Đối với một số tài khoản 131, 141, 338,... tại Xí Nghiệp kế toán còn lập Bảng phân tích tài khoản để theo dõi riêng các tài khoản có số dư Nợ hoặc số dư Có cuối kỳ. 2.Tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.Sơ đồ tổ chức kế toán: Phòng kế toán đội xếp dỡ vận tải Sóng Thần Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng thủ quỹ 2.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán: 2.2.1.Kế toán trưởng : -Là người có trách nhiệm tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của xí nghiệp, làm tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh , tổ chức kiểm tra kế toán, trong nội bộ xí nghiệp, tất cả các thành viên trong phòng kế toán đều chịu sự lãnh đạo của kế toán trưởng. -Khi báo cáo kế toán được lập xong, kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh, phân tích giải trình kết quả hoạt động kinh doanh , chịu trách nhiệm mọi khoản ghi trong bản quyết toán, chịu trách nhiệm về việc nộp đầy đủ và đúng hạn các báo cáo tài chính kế toán theo quy định . 2.2.2.Kế toán tổng hợp : -Căn cứ vào chứng từ thu chi, kế toán trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (có sự chỉ đạo của kế toán trưởng ), tổng hợp số liệu trên bảng tổng kết và các báo cáo kế toán, làm trợ lý cho kế toán trưởng ... 2.2.3. Thủ quỹ: -Có nhiệm vụ cất giữ và thu chi các khoản tiền mặt, liên hệ trực tiếp với ngân hàng để gởi và rút tiền mặt, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, giám đốc xí nghiệp và phải chịu trách nhiệm pháp lý về mọi vi phạm sai sót. 2.2.4. Phòng kế toán đội xếp dỡ Sóng Thần : -Thực chất đây chỉ là một địa điểm thu tiền trực tiếp với khách hàng về việc xếp dỡ khi khách hàng có nhu cầu xếp dỡ, sau đó đem số tiền này nộp cho phòng kế toán. CHƯƠNG II: KẾ TOÁN DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ XẾP DỠ SÀI GÒN. I.Nhiệm vụ Kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh: -Phản ánh và giám sát kế hoạch cung cấp dịch vụ; tính toán và phản ánh kịp thời doanh thu cung cấp dịch vụ. -Ghi chép và phản ánh kịp thời các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu dịch vụ, để xác định chính xác doanh thu bán hàng thuần. -Tính toán chính xác, đầy đủ và kịp thời kết quả kinh doanh. II.Kế Toán doanh thu cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh tại Xí Nghiệp Cơ Khí Xếp Dỡ Sài Gòn: 1.Kế toán doanh thu: 1.1.Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ: 1.1.1.Khái niệm: Doanh thu cung cấp dịch vụ là tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được trong kỳ kế toán; phát sinh từ hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. 1.1.2.Nguyên tắc và điều kiện ghi nhận doanh thu: Loại doanh thu này phản ánh số tiền mà khách hàng trả cho Xí Nghiệp về dịch vụ xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa tại ga Sóng Thần (vận chuyển từ ga Sóng Thần đến các kho trong Thành phố và ngược lại có thể vận chuyển hàng ra các tỉnh phía Bắc: chu chuyển hàng bằng ô tô tải đến ga Sóng Thần; tiếp tục đưa hàng lên tàu hỏa vận chuyển tiếp bằng đường sắt hoặc trực tiếp bằng đường bộ nếu khách hàng yêu cầu), hoặc cho khách hàng thuê cẩu theo ca, cho khách hàng thuê kho bãi chứa hàng… Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân Đối Kế Toán của kỳ đó, kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định thỏa mãn bốn điều kiện sau: (a) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; (b) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; (c) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân Đối Kế Toán; (d) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. 1.1.3.Chứng từ, sổ sách sử dụng: -Nghiệp vụ xếp dỡ hàng: sau khi việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành xong, nhân viên thống kê của phòng kế hoạch sẽ tổng hợp toàn bộ số toa xếp dỡ trong tháng (các phiếu yêu cầu xếp dỡ của khách hàng có ký nhận đã hoàn thành của tài xế xe cẩu) và lên bảng số toa cẩu hàng đã thực hiện trong tháng có xác nhận của khách hàng (khách hàng thường xuyên), và lập bảng tổng hợp doanh thu. Sau đó chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào chứng từ của nhân viên thống kê lập hóa đơn , Hóa đơn Giá trị gia tăng bao gồm 3 liên: Liên 1: lưu theo cuốn tại Phòng Kế toán (liên màu tím); Liên 2: giao khách hàng (liên màu đỏ); Liên 3: kẹp vào phiếu thu làm chứng từ lưu trữ (liên màu xanh). Các chứng từ khác như phiếu thu, phiếu chi, và một số chứng từ khác có liên quan… Sau khi khách hàng trả tiền, kế toán viết phiếu thu nộp tiền vào gồm 3 liên (liên 1 để lại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 cặp vào cùng với liên màu xanh làm chứng từ lưu trữ. 1.1.4.Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511-“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ tại Xí nghiệp Cơ khí Xếp Dỡ Sài Gòn. Tài khoản cấp 2 là 5113 được Xí Nghiệp theo dõi chi tiết theo các khoản mục: 5113.dv01: doanh thu dịch vụ xếp dỡ công trường. 5113.dv02: doanh thu dịch vụ vận chuyển đầu kéo. 5113.dv04: doanh thu dịch vụ xếp dỡ cẩu bánh lốp. 5113.dv06: doanh thu dịch vụ xếp dỡ cổng trục. 5113.dv07: doanh thu dịch vụ sản xuất khác. 5113.dv08: doanh thu dịch vụ vận chuyển ô tô. 5113.dv09: doanh thu dịch vụ khác. 1.1.5. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Doanh thu 5113”Doanh thu cung cấp dịch vụ’ thuộc đối tượng chịu thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, giá thanh toán là giá đã có thuế Giá trị gia tăng, kế toán căn cứ vào giá cung cấp dịch vụ đã có thuế để xác định giá chưa thuế và thuế đầu ra theo công thức sau: Giá thanh toán (giá đã có thuế Giá trị gia tăng) Giá chưa có thuế = 1 + (%) thuế suất của hàng hóa dịch vụ Số thuế giá trị = giá thanh toán - giá chưa có thuế gia tăng đầu ra (giá có thuế giá trị gia tăng) giá trị gia tăng hoặc = giá chưa thuế x thuế suất. Sau khi xác định giá chưa có thuế giá trị gia tăng và thuế giá trị gia tăng đầu ra ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ (giá chưa thuế giá trị gia tăng) Có TK 33311-Thuế Giá trị gia tăng đầu ra. Một số nghiệp vụ kinh tế cụ thể tại Xí Nghiệp: Nghiệp vụ 1: Theo bảng tổng hợp tiền thuê cẩu cổng (thực hiện ngày 01/02/2007 đến 28/02/2007 theo hợp đồng 43/HĐKT ngày 01/06/2006 và công văn số 123/CTY ngày 21/08/2006). Kế toán lập ngày 05/03/2007 số toa hàng mà Xí Nghiệp đã xếp dỡ cho Xí Nghiệp Thương Mại Và Dịch Vụ Đường Sắt tại ga Sóng Thần đã xếp là 214.5 toa. Số toa xếp dỡ chi tiết (mẫu chứng từ đính kèm)… Kế toán định khoản: -Nếu khách hàng nhận hóa đơn đến cuối tháng mà chưa trả tiền kế toán ghi: Nợ TK 1311.80-Phải thu khách hàng 50.215.000 đ Có TK 5113.dv01-Doanh thu cung cấp dịch vụ 47.823.810 đ Có TK 33311.dv-Thuế Giá trị gia tăng đầu ra 2.391.190 đ -Sau đó khi thu được tiền (tiền mặt), kế toán ghi: Nợ TK 1111-Tiền mặt 50.215.000 đ Có TK 1311.80-Phải thu khách hàng 50.215.000 đ Nếu khách hàng trả qua chuyển khoản thì ghi: Nợ TK 1121-Tiền mặt 50.215.000 đ Có TK 1311.80-Phải thu khách hàng 50.215.000 đ Nghiệp vụ 2: Trong tháng 8/2007 Xí nghiệp có nhận vận chuyển hàng cho Cty TNHH An Bình (giấy cuộn và giấy vụn) (cụ thể theo mẫu chứng từ đính kèm), kế toán lập hóa đơn sau đó được Công Ty TNHH An Bình thanh toán tiền trong tháng, kế toán lập Bảng Xác Nhận Công Nợ và Đối Chiếu Công Nợ gởi đến Công Ty TNHH An Bình, kế toán ghi định khoản trong T8/2007 như sau: -Nợ TK 1111-Tiền Mặt 42.730.810đ Có TK 5113.dv08 40.696.009đ Có TK 33311.dv 2.034.801đ Trả thêm 10.000.000đ của tháng trước còn nợ: -Nợ TK 1111-Tiền mặt 10.000.000đ Có TK 1311.20-Phải thu khách hàng 10.000.000đ Nghiệp vụ 3: Trong tháng 5/2007 Xe đầu kéo có vận chuyển hàng từ ga Sóng Thần đến Công Ty Cổ Phần VINAFCO (bồn Amôniac, thiết bị, Htôn,…). Tổng thanh toán là 35.000.000đ (trong đó thuế giá trị gia tăng 5%). Kế toán định khoản: Nợ TK 1311.12-Phải thu khách hàng 35.000.000đ Có TK 5113.dv02-Doanh thu cung cấp dịch vụ 33.333.333đ Có TK 33311.dv-Thuế giá trị gia tăng đầu ra 1.666.667đ 1.1.6.Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 131 111, 112, 154 511 133 Xuất hóa đơn bán hàng nhưng chưa thu tiền Cuối kỳ , k/c giá thành dịch vụ hoàn thành trong kỳ Thu tiền mặt hoặc chuyển khoản của khách hàng 3331 (4) (1) Phản ánh thuế GTGT đầu ra (2) (3) 632 Doanh thu Doanh thu Chiết khấu Doanh thu Doanh thu thuần = bán hàng - thương mại - hàng bán - hàng giảm giá và cung cấp bị trả lại dịch vụ 1.2.Kế toán các khoản làm giảm doanh thu: 1.2.1.Khái niệm: Chiết khấu thương mại: là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng (sản phẩm, dịch vụ) với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ được doanh nghiệp (bên bán) chấp thuận trên giá đã thỏa thuận trong hóa đơn, vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn đã ghi trong hợp đồng. Hàng bán bị trả lại: là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. (Tại Xí nghiệp không có khoản mục này vì là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, không tạo ra sản phẩm mới nên không bị khách hàng trả lại hàng,…). 1.2.2.Chứng từ, sổ sách sử dụng: -Hóa đơn giá trị gia tăng; -Biên bản ghi nhận (lập khi thao tác móc cáp vào toa kính để bốc dỡ xuống làm bể kính nên phải đền bù phần làm vỡ kính cấn trừ phần xếp dỡ hàng có sự thỏa thuận với khách hàng qua biên bản,…). -Giấy yêu cầu giảm giá (có xác nhận được khách hàng lớn lập đề nghị Xí nghiệp giảm giá cước vận chuyển và bốc dỡ xuống, vì là khách hàng lớn có uy tín và cũng để giữ mối nên Xí nghiệp đồng ý giảm giá một số giá cước xuống trong hạn mức cho phép,…). 1.2.3.Tài khoản sử dụng: -Tài khoản 521” Chiết khấu thương mại”: phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong kỳ (tại Xí Nghiệp theo dõi chi tiết tài khoản cấp 2 là 5213” Chiết khấu dịch vụ”. Kết cấu tài khoản 512: Bên Nợ: số chiết khấu thương mại đã chấp thuận thanh toán cho khách hàng. Bên Có: cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511” Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản 521” Chiết khấu thương mại không có số dư cuối kỳ”. -Tài khoản 532” Giảm giá hàng bán”: phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán . Kết cấu tài khoản 532: Bên Nợ: các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng do trong quá trình thao tác xếp dỡ, vận chuyển làm hư hỏng một số hàng hóa theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Bên Có: cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang tài khoản 511” Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ”. 1.2.4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: -Chiết khấu thương mại: -Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ: Nợ TK 521-Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331-Thuế giá trị gia tăng đầu ra Có TK 111,112,… Có TK 131-Phải thu khách hàng -Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521-Chiết khấu thương mại Nghiệp vụ cụ thể: Trong tháng 11/2007, Xí nghiệp có xếp dỡ hàng cho Công Ty Cổ Phần Vận Tải Thương Mại Đường Sắt, tổng thanh toán là rất lớn 108.000.000đ, do đây là khách hàng lâu năm, có uy tín trong thanh toán, lại có nguồn hàng ổn định thường xuyên, nên khi khách hàng đề nghị chiết khấu thanh toán, Xí Nghiệp đồng ý chiết khấu 2% trên giá chưa thuế là 2.057.143đ , thuế suất 5%. Kế toán ghi: Nợ TK 5213-Chiết khấu thanh toán cung cấp dịch vụ 2.057.143đ Nợ TK 33311.dv-Thuế Giá trị gia tăng 102.857đ Có TK 1311.30-Phải thu khách hàng 2.160.000đ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu vào tài khoản doanh thu: Nợ TK 5113.dv04-Doanh thu cung cấp dịch vụ 2.160.000đ Có TK 5213-Chiết khấu dịch vụ 2.160.000đ -Giảm giá hàng bán: -Khoản giảm giá chấp thuận cho người mua, ghi: Nợ TK 532-Giảm giá hàng bán (giá chưa thuế) Có TK 111, 112- Số tiền giảm giá trả lại khách hàng Có TK 131-Phải thu khách hàng (ghi giảm nợ phải thu khách hàng). -Cuối kỳ kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 532-Giảm giá hàng bán Nghiệp vụ cụ thể: (tất cả các mặt hàng mà Xí Nghiệp nhận xếp dỡ hay vận chuyển (đều được xếp trong toa rất là an toàn, ít xảy ra hư hỏng, nhưng mặt hàng kính là rất dễ vỡ, trong quá trình thao tác, có thế là do tài xế xe cẩu hoặc móc cáp mà làm vỡ một phần kính của khách hàng), phần đó được khách hàng cấn trừ thanh toán giá cước dịch vụ: Nợ TK 532 -Giảm giá hàng bán 3.000.000đ Có TK 1311.27-._.