Hoàn thiện Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty HANECO

lao động ... Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động bỏ ra. Ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hơn của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra. Vì vậy, việc xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết. Trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương mại HANECO, em đã có cơ hội và điều kiện được tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Nó đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em những kiến thức em đã được học tại trường mà emchưa có điều kiện để được áp dụng thực hành Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của Cô giáo Đặng thị Loan cũng như sự nhiệt tình của Ban Giám đốc và các anh chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, trong thời gian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành được chuyên đề thực tập này. Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần chính sau đây: Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương mại HANECO. Phần III: Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty HANECO. PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. BẢN CHẤT TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP: 1. Khái niệm về tiền lương: Dưới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lương luôn được coi là một bộ phận quan trọng của giá trị hàng hoá. Nó chịu tác động của nhiều yếu tố như kinh tế chính trị, xã hội lịch sử và tiền lương cũng tác động đến việc sản xuất, cải thiện đời sống và ổn định chế độ chính trị xã hội. Chính vì thế không chỉ nhà nước mà ngay cả người chủ sản xuất cho đến nguời lao động đều quan tâm đến chính sách tiền lương. Trong sản xuất kinh doanh tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và tác động nhân quả đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung tiền lương được hiểu như sau: " Tiền lương dưới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên chức cho phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi con người đã cống hiến . Tiền lương phản ánh việc trả lương cho công nhân viên dựa trên nguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sức lao động". Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì quan điểm cũ về tiền lương không còn phù hợp với điêù kiện của nền sản xuất hàng hoá. Đòi hỏi nhận thức lại. Đúng đắn hơn bản chất của tiền lương theo quản điểm đổi mới của nước ta "Tiền lương là bộ phận thu nhập quốc dân, là giá trị mới sáng tạo ra mà người sử dụng lao động trả cho người lao động với giá trị lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh ". Để có được nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý, khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau: *Phải quan niệm sức lao động là một hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân, lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu nhà nước mà còn cả đối với công nhân viên chức trong lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý xã hội. *Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá trị của hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng sức lao động thoả thuận với nhau theo qui luật cung cầu của giá cả thị trường. *Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Tiền lương được định nghĩa như sau: "Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người sử dụng phải trả cho người cung ứng sức lao động tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước". 2. Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế : 2.1/ Tiền lương danh nghĩa: Tiền lương danh nghĩa là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử dụng sức lao động phải trả cho người cung cấp sức lao động căn cứ vào hợp đồng lao động giữa hai bên trong việc thúc đẩy lao động. Trên thực tế mọi mức lương trả cho người lao động đều là tiền lương danh nghĩa. Lợi ích mà người cung ứng sức lao động nhận được ngoài việc phụ thuộc vào mức lương danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hoá, dịch vụ và số lượng thuế mà người lao động sử dụng tiền lương đó để mua sắm hoặc đóng thuế . 2.2/ Tiền lương thực tế: Là lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương của mình sau khi đã đóng các khoản thuế theo quy định của chính phủ. Chỉ số tiền lương thực tế tỉ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỉ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. ITLDN ITLTT = IGC Trong đó : ITLTT : chỉ số tiền lương thực tế ITLDN : chỉ số tiền lương danh nghĩa IGC : chỉ số giá cả 3. Ý nghĩa và vai trò của tiền lương trong sản xuất kinh doanh: 3.1/ Ý nghĩa: *Đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất. đối với người cung cấp sức lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. *Đối với người lao động tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Mặt khác khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp cũng sẽ tăng theo, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động nhận được cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung hêm cho tiền lương, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho người lao động tạo ra sự gắn kết các thành viên với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa chủ doanh nghiệp với người lao động, khiến cho người lao động có trách nhiệm hơn và tự giác hơn trong công việc. Ngược lại nếu doanh nghiệp chi trả lương không hợp lý thì chất lượng công việc bị giảm sút, hạn chế khả năng làm việc, biểu hiện rõ tình trạng sao nhãng công việc. 3.2/ Vai trò của tiền lương trong sản xuất kinh doanh: *Tiền lương nhằm đảm bảo chi phí để tái sản xuất sức lao động. Đây là yêu cầu thấp nhất của tiền lương nuôi sống người lao động, duy trì sức lao động của họ. *Vai trò kích thích của tiền lương: Vì động cơ tiền lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc, tiền lương phải tạo ra sự say mê nghề nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn và các lĩnh vực khác. *Vai trò điều phối của tiền lương: Tiền lương nhận được thoả đáng người lao động sẵn sàng nhận mà công việc được giao dù ở đâu, làm gì hay bất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. *Vai trò quản lý lao động tiền lương : Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương còn với mục đích khác là thông qua việc trả lương mà kiếm trả theo dõi người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đem lại kết quả và hậu quả rõ rệt. Hiệu quả tiền lương không chỉ tính theo tháng mà còn phải tính theo ngày, giờ ở toàn doanh nghiệp, từng bộ phận và từng người . 4. Tiền lương tối thiểu - cở sở các mức lương: * Tiền lương tối thiểu: Tiền lương tối thiểu được xem như là cái ngưỡng cuối cùng để từ đó xây dựng các mức lương khác, tạo thành hệ thống tiền lương của một ngành nào đó, hoặc hệ thống tiền lương chung thống nhất của một nước, là căn cứ để định chính sách tiền lương. Mức lương tối thiểu là một yếu tố quan tọng của một chính sách tiền lương, nó liên hệ chặt chẽ với ba yếu tố : + Mức sống trung bình của dân cư một nước + Chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt + Loại lao động và điều kiện lao động Mức lương tối thiểu đo lường giá cả sức lao động thông thường trong điều kiện làm việc bình thường, yêu cầu kỹ năng đơn giản với khung giá các tư liệu sinh hoạt hợp lý. Với ý nghĩa đó tiền lương tối thiểu được định nghĩa như sau: " Tiền lương tối thiểu là mức lương để trả cho người lao động làm công việc đơn giản nhất với điều kiện lao động và môi trường làm việc bình thường". * Tiền lương tối thiểu điều chỉnh trong doanh nghiệp: Nhằm đáp ứng nhu cầu có thể trả lương cao hơn trong những doanh nghiệp có điều kiện, làm ăn có lãi, tiền lương tối thiểu trong doanh nghiệp theo qui định có thể điều chỉnh tuỳ thuộc vào từng ngành, tính chất công việc và được xác định theo công thức sau: TLMin=210. 000 (K1 + K2) Trong đó: K1 Hệ số điều chỉnh theo vùng K2 Hệ số điều chỉnh theo ngành Tiền lương tối thiểu điều chỉnh được xây phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng thanh toán chi trả của doanh nghiệp. 5. Các yêu cầu của tổ chức lao động tiền lương: 5.1/ Yêu cầu của tổ chức tiền lương : *Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho ngươì lao động. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện đúng chức năng và vai trò của tiền lương trong đời sống xã hội. *Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao, tạo cơ sở quan trọng trong nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Tổ chức tiền lương phải đạt yêu cầu làm tăng năng suất lao động. Đây là yêu cầu đặt ra đối với việc phát triển nâng cao trình độ và kỹ năng người lao động. *Đảm bảo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. *Tiền lương tác động trực tiếp tới động cơ và thái độ làm việc của người lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý, nhất là quản lý về tiền lương. 5.2/ Các nguyên tắc của tổ chức tiền lương: *Nguyên tắc 1: Trả lương ngang nhau cho người lao động như nhau xuất phát từ nguyên tắc phân phối theo lao động. Nguyên tắc này dùng thước đo lao động để đánh giá, so sánh và thực hiện trả lương. Đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nó đảm bảo sự công bằng, đảm bảo sự bình đẳngtrong trả lương. Thực hiện đúng nguyên tắc này có tác dụng kích thích người lao động hăng hái tham gia sản xuất góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. *Nguyên tắc 2: Đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Tiền lương là do trình độ tổ chức và quản lý lao động ngày càng hiệu quả hơn . Năng suất lao động tăng ngoài lý do nâng cao kỹ năng làm việc và trình độ tổ chức quản lý thì còn do nguyên nhân khác tạo ra như đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao trình độ, trang bị kỹ thuật trong lao động, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thiên nhiên... Điều này cho thấy rằng tăng năng suất lao động có khả năng khách quan tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Trong mỗi doanh nghiệp việc tăng tiền lương dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động lại giảm chi phí cho từng đơn vị sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp chỉ thực sự kinh doanh hiệu quả khi chi phí cho từng đơn vị kinh doanh giảm đi và mức giảm chi phí do tăng năng suất lao động phải lớn hơn mức tăng chi phí do tiền lương bình quân . *Nguyên tắc 3: Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm các nghề khác nhau trong nền kinh tế Quốc dân Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này thì cần phải dựa trên các yếu tố sau: + Trình độ lành nghề bình quân của người lao động ở mỗi ngành : do đặc diểm và tính chất chất phức tập về kĩ thuật và công nghệ ở các ngành khác nhau là khác nhau. điều này cho thấy trình độ lao động giữa các ngành nghề khác nhau cũng khác nhau. Sự khác nhau này cần phải được phân biệt trong trả lương, như vậy mới khuyến khich được người lao động tích cực học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ lành nghề và kĩ năng làm việc nhất là những nơi những ngành đòi hỏi kiến thức, trình độ tay nghề cao. +Điều kiện lao động khác nhau: có ảnh hưởng đến mức hao phí sức lao động trong quá trình làm việc. Những người làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại hao tổn nhiều sức lực phải được trả lương khác so với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường. Từ đó dẫn tới sự khác nhau về tiền lương bình quân trả cho ngưòi lao động làm việc ở những nơi có điều kiện lao động rất khác nhau. + Sự phân phối theo khu vực sản xuất: một ngành có thể phân bố khác nhau về vị trí địa lý phong tục tập quán… điều kiện đó ảnh hưởng tới đời sống ngưòi lao động hưởng lương sẽ khác nhau. để đảm bảo công bằng, khuyến khích người lao động làm việc ở những nơi có điều kiện khó khăn phải có chính sách tiền lương hợp lý đó là những khoản phụ cấp lương. + Ý nghĩa kinh tế mỗi nghành trong nền kinh tế quốc dân: nền kinh tế quốc dân có nhiều nghành nghề khác nhau được xem là trọng điểm tuỳ từng giai đoạn kt xã hội, do đó nó cần được ưu tiên, để phát triển được cần tập trung nhân lực và biện pháp là tiền lương để th hút lao động, đó là một biện pháp đòn bẩy kinh tế cần được thực hiện tốt. 6. Các hình thức trả lương: Việc tính và trả chi phí lao đọng có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế thường áp dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. 6.1/ Tiền lương theo thời gian: Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức tài vụ, thống kê, kế toán…trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Tiền lương theo thời gian là hình thức có thể chia ra: *Tiền lương tháng: tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp dồng lao động. *Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và nhân với 52 tuần. *Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. *Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động( không quá 8 giờ/ ngày). 6.2/ Tiền lương theo sản phẩm: Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng theo sản phẩm luỹ tiến. Hình thức trả lương này đã quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động, vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng và chất lượng sản phẩm đã hoàn thành, có tác dụng làm năng suất lao động. Không những thế, hình thức trả lương này còn trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập và nâng cao trình độ tay nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng…để nâng cao khả năng làm việc và năng suất lao động. 6.3/ Tiền lương khoán: Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiêp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua(lấy từ quỹ khen thưởng) vả thưởng trong sản xuất kinh doanh (tiết kiệm vật tư, phát minh, sáng kiến…). Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro … 7. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Doanh nghiệp: Trong doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất quan trọng. Ta đã biết vì động cơ tiền lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc. Tiền lương tạo ra sự say mê nghề nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương còn với mục đích khác là thông qua việc trả lương mà theo dõi người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đem lại kết quả rõ rệt. Do đó nhiệm vụ của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp là phải xây dựng bảng lương, lựa chọn hình thức trả lương hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu cả về vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc. Bên cạnh đó, kế toán tiền lương phải đảm bảo hàng tháng chi trả lương cho người lao động đúng thời gian quy định, các chế độ của người lao động như BHXH, BHYT, BHXH trả thay lương, chế độ ốm đau, tai nạn, thai sản … phải được thực hiện đầy đủ, đúng chế độ, đảm bảo quyền lợi thiết thực của người lao động. II. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP: 1. Hạch toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên: 1.1/ Thủ tục, chứng từ hạch toán: Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hang tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng “thanh toán tiền lương” cho từng phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, Giám đốc duyệt y, bảng thanh toán tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và Bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác sẽ được chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa được lĩnh lương cùng với các chứng từ và các báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. 1.2/ Tài khoản sử dụng: TK 334: Phải trả công nhân viên Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Bên Nợ: Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên. Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh Bên Có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên Dư Có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên. 1.3/ Trình tự hạch toán: Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241 Có TK 334 Phản ánh tiền ăn ca: Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 334 Phản ánh tiền lương thi đua phải trả cho công nhân viên trong kỳ: Nợ TK 4311 Có TK 33 Phản ánh BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ: Nợ TK 3383 Có TK 334 Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên: Nợ TK 334 Có TK 141: Khấu trừ tiền tạm ứng thừa Có TK 1388: Khấu trừ tiền CN phạm lỗi phải bồi thường Có TK 3338: Thuế Thu nhập nộp hộ công nhân viên Có TK 3383, 3384: Quỹ BHXH,BHYT công nhân viên phải nộp Phản ánh tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, ăn ca… thực tế Doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 * Đối với tiền lương của công nhân viên đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334 Có TK 338 * Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ: - Doanh nghiệp tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Nợ TK 622 Có TK 335 Khi CN thực tế nghỉ phép: phản ánh số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên trong kỳ: Nợ TK 335 Có TK 334 Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNVC Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNVC (tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế thu nhập…) Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT Thanh toán lương, thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNVC NVBH, QL DN Tiền thưởng BHXH phải trả trực tiếp TK 141, 138 TK 334 TK 641, 642 Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức: TK111, 512… TK 3383, 3384 TK3383 TK4311 2. Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ: 2.1/ Cách tính và trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ Quỹ BHXH: -Dùng để thanh toán cho công nhân viên khi họ bị mất khả năng lao động. -Được trích lập theo tỉ lệ 20% so với quỹ tiền lương trong đó: 15% là người sử dụng lao động phải nộp và được tính vào chi phí kinh doanh, 5% người lao động phải nộp trừ vào lương. Quỹ BHYT: -Dùng để thanh toán các khoản viện phí, thuốc men cho người lao động khi họ đi khám chữa bệnh. -Được trích lập theo tỉ lệ 3% so với quỹ tiền lương trong đó: 2% là người sử dụng lao động phải nộp và được tính vào chi phí kinh doanh, 1% người lao động phải nộp trừ vào lương. Kinh phí công đoàn: - Dùng để thanh toán cho các khoản chi tiêu của tổ chức công đoàn tại đơn vị và tổ chức công đoàn cấp trên. - Được trích lập theo tỉ lệ 2% so với tiền lương và toàn bộ kinh phí này người sử dụng lao động phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh trong đó 1% giữ lại cho công đoàn đơn vị, còn 1% nộp cho công đoàn cấp trên. 2.2/ Tài khoản sử dụng: TK 338: Phải trả và phải nộp khác. * TK 3382: Kinh phí Công đoàn Bên Nợ: Nộp kinh phí Công đoàn lên cấp trên (1%) Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị Bên Có: Trích lập quỹ KPCĐ KPCĐ vượt chi được cấp bù Số Dư Có: phản ánh số kinh phí công đoàn chưa nộp hoặc chưa chi tiêu Số Dư Nợ: trong trường hợp: Số KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù * TK 3383: Bảo hiểm xã hội Bên Nợ Nộp BHXH cho Cơ quan Phản ánh số BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ Bên Có: Phản ánh trích lập quỹ BHXH Số BHXH vượt chi được cấp bù Dư Có: phản ánh số BHXH còn lại chưa nộp, chưa chi tiêu Trường hợp Dư Nợ: BHXH vượt chi chưa được cấp bù * TK 3384: Bảo hiểm Y tế Bên Nợ: Phản ánh BHYT nộp cho cơ quan quản lý quỹ Bên Có: phản ánh việc trích lập quỹ BHYT Dư Có: Phản ánh BHYT còn chưa nộp 2.3/ Trình tự hạch toán: -Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định: Nợ TK 622, 627,641, 642, 241: 19% Nợ TK 334: 6% Có TK338: 25% 3382: 2% 3383: 20% 3384: 3% -Phản ánh số BHXH phải trả công nhân viên trong kì: Nợ TK 3383 Có TK 334 -Phản ánh số kinh phí công đoàn chi tiêu tại đơn vị: Nợ TK 3382 Có TK 1111 -Phản ánh số BHYT, BHXH, KPCĐ nộp cho cơ quan quản lí quỹ cấp trên: Nợ TK 3382, 3383, 3384 Có TK 111, 112 -Phản ánh số BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 3382 Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức đã qua các sơ đồ sau đây: Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK 338 TK 641, 642 TK 111, 112… TK 334 TK 111, 112… Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNVC Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định tính vào chi phí kinh doanh (19%) Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp Trích BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định trừ vào thu nhập CNVC (6%) 3. Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp: 3.1/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật kí sổ cái. Sổ cái là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản. -Các sổ hoạch toán chi tiết: là sổ phản ánh chi tiết cụ thể về từng đối tượng kế toán, gồm có các sổ chi tiết như TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 3.2/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Sổ nhật kí chung: -Sổ cái: mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng. -Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 3.3/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Sổ dăng kí chứng từ ghi sổ: là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã được phản ánh ở chứng từ ghi sổ. -Sổ cái. -Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 3.4/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Sổ nhật kí chứng từ: ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi sổ cái. -Sổ cái -Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI HANECO ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY HANECO: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HANECO: Công ty HANECO thành lập vào tháng 12 năm 1989, trực thuộc Sở kinh tế đối ngoại Hà nội. Tên gọi của Công ty lúc bắt đầu thành lập là Công ty hợp tác kinh tế với nước ngoài, bắt đầu hoạt động từ ngày 20/3/1990. Năm 1993, theo Nghị định 388-HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư của Chính phủ, Công ty HANECO được thành lập lại và đổi tên thành Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thương mại với tên giao dịch HANECO. Công ty HANECO là loại hình doanh nghiệp Nhà nước, thuộc sở hữu Nhà nước, hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: - Từ năm 1991 đến năm 1993: Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động dịch vụ như: dịch vụ du lịch, dịch vụ môI giới lao động… Giai đoạn này mang tính chất thăm dò. - Từ năm 1994 đến năm 1996: Đây là giai đoạn phát triển mạnh các hoạt động dịch vụ môI giới (nhà cửa, lao động…), đồng thời đẩy mạnh công tác XNK dựa trên số vốn tích luỹ được từ hoạt động dịch vụ. - Từ năm 1997 đến nay: Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Kinh doanh môi giới lao động, nhà cửa và hoạt động XNK đi dần vào ổn định đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Theo chủ trương của Thành uỷ, UBND thành phố Hà nội cần thiết phải cho ra đời một công ty phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu dịch vụ đối ngoại như xuất nhập khẩu. Công ty HANECO được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm hai lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ đối ngoại: Cung cấp lao động cho các Công ty nước ngoài ở Việt nam, dịch vụ cho thuê nhà. * Hoạt động kinh doanh XNK: Công ty được phép kinh doanh trực tiếp. Các hoạt động XNK của Công ty bao gồm: - Xuất khẩu các sản phẩm như: Dệt, may mặc, da giầy, cao su dưới hình thức trực tiếp và uỷ thác. - Nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất hàng hoá và phục vụ tiêu dùng được Nhà nước cho phép dưới hình thức trực tiếp và uỷ thác. Ngày nay, với đòi hỏi bức bách của thị trường, Công ty HANECO được bổ sung chức năng nhiệm vụ sau: + Tổ chức dịch vụ đầu tư, tư vấn với nước ngoài + Tổ chức kinh doanh dịch vụ du lịch như dịch vụ khách sạn, ăn nghỉ, vui chơi giải trí cho khách du lịch trong nước và ngoài nước. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty HANECO: Công ty HANECO hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, chịu sự quản lý của Sở Kinh tế Đối ngoại và Uỷ ban Nhân dân TP. Hà nội. Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. * Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và đIều hành Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có một Phó Giám đốc. Cả Giám đốc và Phó Giám đốc đều do Uỷ ban Nhân dân TP. Hà nội trực tiếp uỷ nhiệm, bãi nhiệm. * Các phòng ban thuộc Công ty: Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý vấn đề nhân sự của Công ty, theo dõi thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Phòng Kế toán Tài vụ: - Tham mưu cho Ban Giám đốc đề xuất với Nhà nước về các chính sách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quả hơn. - Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của Bộ Tài chính, Ngân hàng Trung ương và của Thành phố về các chế độ kế toán tài chính và ngân hàng - Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nước quy định, góp phần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Phòng xuất nhập khẩu: - Tham mưu cho Ban Giám đốc, đề xuất với Nhà nước về chính sách XNK nhằm tạo điều kiện cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn. Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về XNK, kết quả doanh thu và lợi nhuận từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, nghị định, văn bản của Bộ Thương mại, Tổng cục Hải quan, Tổng cục thuế và các nghành của Thành phố về chế độ chính sách trong XNK. - Thực hiện và chấp hành tốt chế độ về báo cáo, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng biểu mẫu quy định. Phòng dịch vụ cho thuê nhà và cung ứng lao động: Chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ đối ngoại của Công ty trong lĩnh vực cho thuê nhà và cung ứng lao động, đặc biệt khách hàng là các văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt nam. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty HANECO: 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty HANECO: Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc ._.