Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội

ang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ, doanh nghiệp thương mại được Nhà nước lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhưng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt hai khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá là mua vào và bán ra.Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy cũng là một doanh nghiệp thương mại do đó việc phải thực hiện tốt ba khâu này cũng không phải là ngoại lệ.Hai khâu này có quan hệ mật thiết với nhau.Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua hàng hóa.Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp.Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội " làm nội dung của bản chuyên đề này. Mục đích của bản chuyên đề này là tìm hiều thực trạng công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. Bản chuyên đề này gồm hai phần: Phần một: Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. Phần hai: Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. Với nỗ lực của bản thân, mặc dù đã cố gắng hết sức song do điều kiện thời gian thực tập và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp của những người quan tâm để bản chuyên đề này có thể được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Công trong bộ môn kế toán trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân cùng với ban giám đốc, các nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH thiết bị phòng cháy chữa cháy Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này ! Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2006. Sinh viên thực hiện Nguyễn Mạnh Hùng Phần I Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có ảnh hưởng tới kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá. 1.Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có tên đầy đủ là công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội, tiền thân là Công ty tư nhân Ba Nhất được thành lập vào ngày 20-10-1993.Trong những năm đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trường, lao động, maý móc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt được mục tiêu đã đề ra, nâng cao uy tín cuả công ty trên thị trường, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan thuế,….. Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội với tính chất là một doanh nghiệp thương mại vì vậy chức năng chính là thu mua và tiêu thụ các thiết bị phòng cháy chữa cháy.Ban đầu khi mới thành lập khối lượng, chủng loại, mẫu mã hàng hoá còn hạn chế. Sau 6 năm hoạt động căn cứ vào tình hình, chính sách chế độ của nhà nước, phân tích nhu câù của thị trường và đối thủ cạnh tranh, ban giám đốc đã quyết định đổi tên công ty thành Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội vào ngày 16-10-1998 theo quyết định của UBND Thành Phố Hà Nội. Kể từ năm 1998 đến nay công ty thực hiện nhiều bước đi phù hợp nên đã không ngừng tiến hành mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh.Hiện taị, công ty đã mở thêm một phân xưởng, thuê thêm nhiều nhân công phục vụ cho các hoạt động của công ty. Công ty đã lập ra các chi nhánh : *Taị TPHCM : 21 Điện Biên Phủ, P15,Quận Bình Thạnh-TPHCM. *Tại Sơn La : 43 Đường Tô Hiệu -Thị xã Sơn La -Tỉnh Sơn La . Và các đại lý chính thức : *Hãng chế tạo máy bơm chữa cháy Tohatsu-Nhật *Hãng chế tạo bình chữa cháy và các thiết bị chữa cháy SJ-Trung Quốc *Hãng chế tạo thiết bị baó cháy GST-Trung Quốc. *Hãng chế tạo lăng phun nước chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Shilla-Hàn Quốc. *Hãng chế tạo bình chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Lingjach *Hãng sản xuất thiết bị cứu hộ, cứu nạn Yutraco-Hàn Quốc. *Hãng chế tạo ô tô chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Rosenbauer. *Hãng chế tạo thiết bị báo cháy Hochiki-Nhật . Như vậy qua 13 năm hình thành và phát triển, đến nay các thiết bị phòng cháy chữa cháy của công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã trở nên quen thuộc với các các bạn hàng trên toàn quốc, nhiều nơi trong nước đã đặt hàng với số lượng lớn, có nhiều hợp đồng mua bán hàng hoá lên đến hàng tỷ đồng.Có thể nói Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã có nhiều đóng góp cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước nói chung và ngành phòng cháy chữa cháy nói riêng. Công ty cũng đã nhiều lần được ngành phòng cháy tuyên dương và được tổng cục thuế tặng nhiều bằng khen.Ban giám đốc cùng toàn bộ công nhân viên công ty đã cố gắng để công ty từ một công ty tư nhân với thị trường nhỏ hẹp trở thành một Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội với quy mô lớn hơn rất nhiều, cung cấp nhiều loại bình chữa cháy, các loại van, vòi, chăn chữa cháy,…. Cùng với dịch vụ lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy cho hầu hết các tỉnh thành trên toàn quốc. Để hiểu rõ các loại hàng hoá của công ty chúng ta đi sâu vào đặc điểm các loại hàng hoá của công ty. 2.Đặc điểm hàng hoá. Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có chức năng kinh doanh cung cấp thiết bị chuyên ngành phòng cháy chữa cháy.Nhập khẩu, kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ công tác phòng cháy chữa cháy.Bên cạnh đó, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội còn cung cấp, thiết bị camera bảo vệ, giám sát an ninh, cấp thoát nước và xử lý nước thải. Các thiết bị báo cháy công ty nhập có nhiều chủng loại như: 5 kênh, 10 kênh, 20 kênh.Các thiết bị báo cháy này có tác dụng phát hiện ra đám cháy và rú còi báo động để cho mọi người trong khu vực đó biết và dập tắt đám cháy.Các thiết bị báo cháy rất nhỏ gọn thuận tiện cho việc lắp đặt ở những nơi thuận lợi cho việc nhận biết có hoả hoạn. Các thiết bị chữa cháy bao gồm nhiều loại: Bình chữa cháy, các loại vòi chữa cháy, máy bơm chữa cháy, van điều khiển,...Các thiết bị này có tác dụng dập tắt đám cháy khi có hoả hoạn xảy ra.Do các đám cháy bùng phát rất nhanh nên công việc chữa cháy phải được tiến hành một cách nhanh chóng.Chính vì vậy mà các thiết bị chữa cháy có cấu tạo phù hợp, đơn giản, gọn nhẹ thuận lợi cho việc sử dụng.Đồng thời việc bảo quản chúng cũng dễ dàng đảm bảo có thể hoạt động tốt khi có cháy xảy ra. Các thiết bị cứu hộ, cứu nạn bao gồm: Xe ôtô cứu hộ, đệm hơi cứu hộ, quần áo chữa cháy,.…Các thiết bị này được sử dụng khi có tai nạn về cháy xảy ra để giảm thương vong của vụ cháy.Bảo vệ các nhân viên phòng cháy và các nạn nhân trong vụ cháy. Ngoài ra công ty còn cung cấp các thiết bị bảo vệ an ninh các hộ gia đình, các thiết bị cấp thoát nước và xử lý nước thải của các công ty trong toàn quốc. Qua bảng trên có thể nắm được các loại hàng hoá mà công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội đang kinh doanh trên thị trường.Đồng thời có thể thấy được rằng số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng, phong phú, chất lượng đảm bảo phù hợp với các công trình xây dựng ở nước ta. 3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một công ty TNHH.Do vậy phương thức tổ chức bộ máy quản lý theo tính chất lãnh đạo và kiểm soát của một tập thể các thành viên. Cơ quan quyền lực cao nhất của công ty là Hội đồng thành viên, bao gồm 11 thành viên có nhiệm vụ quyết định những vấn đề mang tính dài hạn của công ty như kế hoạch thu mua và tiêu thụ hàng hoấ trong giai đoạn tiếp theo.Đứng đầu Hội đồng thành viên là chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ thay mặt cho Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên. Để kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh của công ty, Hội đồng thành viên bổ nhiệm giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty. Giám đốc : Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, do Hội đồng thành viên bầu ra và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về toàn bộ hoạt động vủa công ty. Điều hành, kiểm soát mọi hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược, mục tiêu các dự án, công trình. Kết hợp với các Phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban có liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tư vấn cho giám đốc có: Cố vấn pháp luật và cố vấn kỹ thuật. - Cố vấn kỹ thuật: có trách nhiệm tư vấn tham mưu cho giám đốc về chất lượng các loại hàng hoá thu mua và phương thức bảo quản hàng hoá trước khi đưa ra tiêu thụ. - Cố vấn pháp luật: Có trách nhiệm tư vấn cho giám đốc về các chính sách, chế độ của nhà nước nói chung là việc thực hiện đúng các quy định của nhà nước trong việc thu mua, nhập khẩu hay tiêu thụ hàng hoá. Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc.Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, làm giảm nhẹ khối lượng công việc mà giám đốc cần giải quyết trong kỳ kinh doanh.Góp phần tăng hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh.Cụ thể phó giám đốc cùng với giám đốc phải tiến hành đôn đốc các phòng ban hoàn thành đúng nhiệm vụ và mục tiêu đề ra.Khi giám đốc đi công tác hoặc vì lý do nào đó không thể lãnh đạo được công ty thì phó giám đốc là người thay mặt giám đốc giải quyết các công việc thường ngày của công ty theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của mình. Giám đốc và phó giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành bốn phòng sau: Phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng kế toán.Đứng đầu các phòng là các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và phó giám đốc về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. - Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều tra tìm hiểu thị trường từ đó lập các kế hoạch chi tiết thu mua các loại hàng hoá, tìm kiếm nhà cung cấp để cung cấp các mặt hàng trong kế hoạch.Cách thức tiêu thụ các loại hàng hoá nhập về.Tất cả các kế hoạch này chỉ được thực hiện khi mà ban giám đốc phê duyệt. - Phòng hành chính: có chức năng là phối hợp với các phòng khác để phục vụ cho hoạt động kinh doanh.Phòng này có nhiệm vụ lưu trữ công văn giấy tờ, các đồ văn phòng phẩm, …. - Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ cung cấp các thông số kỹ thuật của các loại thiết bị phòng cháy chữa cháy cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh có thể mua được các loại hàng hoá đúng chất lượng, kiểm tra chất lượng các loại hàng hoá nhập về, điều hành việc duy tu sủa chữa thiết bị và xúc nạp bình chữa cháy để bảo quản tốt các sản phẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy.Đồng thời kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy trước khi cung cấp cho khách hàng. - Phòng kế toán: có nhiệm vụ thu thập các hoá đơn, chứng từ liên quan đến hàng hoá.Tiến hành theo dõi số lượng, đơn giá, tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hoá thông qua các sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.Từ đó có thể kiểm soát tốt số lượng, giá trị của từng loại hàng hoá.Cung cấp các thông tin chính xác và cần thiết về hàng hoá cho phòng kinh doanh và ban giám đốc để có thể tham giá ký kết các hợp đồng kinh tế, đấu thầu các công trình trong toàn quốc. Phòng kinh doanh trực tiếp điều hành hai bộ phận: - Bộ phận nghiên cứu thị trường và nhập khẩu: Chức năng của bộ phận này là nghiên cứu và tìm hiểu thị trường thu mua và thị trường tiêu thụ hàng hoá, tìm kiếm các đối tác phù hợp với công ty.Bộ phận này có ý nghĩa quan trọng là cơ sở, nền tảng đối với việc vạch ra chiến lược thu mua và tiêu thụ của từng loại hàng hoá của kỳ kinh doanh tới. - Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Có chức năng chính là giới thiệu các sản phẩm mới của công ty để các khách hàng trong nước biết đến.Thông thường các sản phẩm mới mà công ty nhập thường có nhiều chức năng và ưu điểm hơn so với các sản phẩm cũ, các nhân viên tại cửa hàng có nhiệm vụ chào hàng tới các đơn vị, khách hàng và chỉ ra những chứa năng mới và ưu điểm của sản phẩm mới để khách hàng biết được và chấp nhận tiêu thụ.Đồng thời tại cửa hàng các nhân viên có thể bán lẻ cho các khách hàng mua vói số lượng và giá trị nhỏ. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty có thể được khái quát theo sơ đồ 1. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Phòng hành chính Bộ phận khảo sát thiết kế Giám đốc Cố vấn kỹ thuật Cố vấn pháp lý Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kế toán Nghiên cứu thị trường và nhập khẩu Giới thiệu sản phẩm Bộ phận thi công Phó giám đốc II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán 1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 1.1.Phương thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, bộ máy kế toán cuả công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung.Toàn bộ công việc kế toán được tập trung ở phòng kế toán.Nhiệm vụ cuả phòng kế toán là hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính.Đồng thời, phòng kế toán của công ty còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.Từ đó tham mưu cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp quy định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty . 1.2.Chức năng nhiệm vụ theo phần hành Dựa trên quy mô kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý Công ty cùng mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán gồm có 5 người và được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau : Đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, là người chịu trách nhiệm chung toàn Công ty.Kế toán trưỏng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điều hành công tác kế toán; đồng thời tổng hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp toàn Công ty và lập các báo cáo tài chính. Tiếp đến là Kế toán chi phí và tính giá thành: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, ghi sổ chi tiết tài khoản 156; cuối tháng lập các bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hóa.Đồng thời ghi sổ Cái các tài khoản có liên quan . Kế toán công trình: có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tại các công trình mà công ty có hợp đồng lắp đặt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, xem xét các chi phí phát sinh, các thiết bị xuất kho, tổ chức hạch toán kế toán để lập dự toán, khi công trình bàn giao sẽ tiến hành lập báo cáo quyết toán đưa lên Giám đốc. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội và giữa Công ty với khách hàng với nhà cung cấp, đồng thời quản lý các tài khoản 131, 331, 136, 336,141,333,… kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng . Kế toán kho quỹ và ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ cuả chứng từ gốc, viết phiếu thu, phiếu chi, lập sổ quỹ và theo dõi quỹ tiền mặt của Công ty, quản lý các tài khoản 111,112 và các sổ chi tiết.Cuối tháng đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng.Bộ máy kế toán có thể được mô tả rõ hơn qua sơ đồ 2. Sơ đồ 2:Sơ đồ bộ máy kế toán kế toán trưởng kế toán chi phí và giá sản phẩm kế toán công trình kế toán thanh toán kế toán kho quỹ và ngân hàng 2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Hiện nay, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đang áp dụng hình thức Nhật ký - sổ Cái. Đặc điểm của hình thức Nhật Ký - Sổ Cái là từ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh vào chứng từ gốc hoặc bảng tồng hợp chứng từ gốc. Sau đó từ các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chúng từ gốc để ghi vào Nhật Ký-Sổ Cái.Sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết . Cuối tháng, cuối quý nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ và đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật Ký - Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có và số Dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Nhật Ký - Sổ Cái phải khớp đúng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. Các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết mà Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội hiện đang sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết tài sản cố định. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Thẻ kho, Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay. Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, với người mua, với Ngân sách nhà nước. Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổ chi tiết nguồn vốn chủ sở hữu. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký – sổ Cái Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Đối với Công ty TNHH Thiết bị phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì việc lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái có thể nói là khác phù hợp.Hình thức ghi sổ này đơn giản, thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán của bộ phận kế toán.Với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá các nhân viên kế toán ghi sổ cái TK156, TK 331, TK511,131,…. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi theo yêu cầu quản lý.Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.Đối với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì bộ phận kế toán tiến hành mở các sổ chi tiết của các loại hàng hoá, vật tư, thẻ kế toán chi tiết.Mỗi loại hàng hoá ghi tiết cho một quyển sổ hoặc nhiều loại hàng hoá được ghi trên một quyển sổ chi tiết. Công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá hết sức quan trọng.Vì vậy các loại sổ kế toán liên quan đến hàng hoá được kế toán trưởng giao cho một nhân viên có trách nhiệm và trình độ năng lực cao quản lý.Đồng thời kế toán trưởng thường xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở nhân viên này. Việc mở và ghi sổ kế toán đều được nhân viên ghi sổ phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, và liên tục theo trình tự thời gian để theo dõi đúng số phát sinh và số hàng tồn cuối ngày, làm căn cứ để thu mua và xuất hàng hoá.Hết niên độ kế toán thì phải tiến hành khoá sổ kế toán. Bên cạnh đó việc lưu giữ sổ kế toán hàng hoá được nhân viên giữ sổ thực hiện một cách cẩn thận. III.Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 1.Kế toán thu mua hàng hoá. 1.1.Các phương thức thu mua hàng hoá. a. Mua hàng trong nước: bao gồm hai phương thức sau: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: Đối với công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì các loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nước chưa sản xuất được.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo hai phương thức: - Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. - Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.Tuy nhiên hình thức này ít được công ty áp dụng. 1.2.Phương pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá. a.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng. Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thường sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng mua bán hàng hoá - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng thông thường - Phiếu nhập kho: - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây: - Invoice : là chúng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty. - Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp. - CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lượng hàng hoá mà bên bán cung cấp. -Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu - Biên lai thu lệ phí hải quan - Biên lai thu lệ phí bến bãi. - Giấy thông báo Thuế, Phụ thu. Để thực hiện quá trình hạch toán kế toán thu mua hàng hoá sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151: Hàng hoá đang đi đường. Tài khoản 156: Hàng hoá. Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Tài khoản 141 “Tạm ứng”. Ví dụ 1: Theo Hợp đồng kinh tế số 08/HĐKT ngày 3 tháng 10 năm 2005 Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội mua một lô hàng của công ty Guangxi Guangfa như sau : No Description Unit Quantity Unit Price (USD) Amount (USD) 1 Fire Extinguisher FZ4 PCS 3000 11.5 34500 2 Fire Extinguisher MFTZ35 - 50 109 5450 3 Fire Extinguisher MT3 - 500 21 10500 4 Fire Extinguisher MT5 - 300 22.5 6750 5 Fire Hose phi 50-13 Model M 5000 2.8 14000 6 Fire Hose phi 65-13 Model M 3000 3.2 9400 7 30m Fire Hose Reel PCS 20 90 1800 Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC Hà Nội 28b Điện biên Phủ-Ba Đình- Hà Nội Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 186 TC/CĐKT Nagày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3 Họ tên người giao hàng: Anh Tuấn Anh Theo: Số hoá đơn 17019 ngày 5 tháng 10 năm 2005 của.. Nhập tại kho: Thanh Xuân S T T Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bình chữa cháy FZ4 Cái 3000 2 Bình chữa cháy MFTZ35 Cái 50 3 Bình chữa cháy MT3 Cái 500 4 Bình chữa cháy MT5 Cái 300 5 Vòi chữa cháy D50-Model:13 mét 5000 6 Vòi chữa cháy D65-Model:13 mét 3000 7 Vòi Rulô chữa cháy mét 20 Tổng tiền hàng: Thuế VAT: Tổng thanh toán: Viết bằng chữ: Nhập ngày 06 tháng 10 năm 2005 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số: 03 - GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 17019 09/10/2005 Công ty Guangxi Guangfa 84.970.000 Tổng cộng 84.970.000 Ngày 09 tháng 10 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tổng Hợp chi phí giá vốn hàng thiết bị chữa cháy NK qua CK Lạng Sơn của Guangxi ngày 6/10/2005 HĐ: 08/HĐKT Ký ngày 03/09/2005.Trị giá: 82.600 USD I.Tổng hợp chi phí : - Phí vận chuyển: 14.230.000 (VAT: 711.500) -Phí xe vào bãi: 80.000 -Phí bến bãi: 30.000 -Phí mở tờ khai: 200.000 -Phí khai thác: Cộng: 14.540.000 II.Phân bổ giá vốn: Tỷ giá: 15.600 TT Diễn Giải Số lượng ZNK Chi Phí Z Vốn Thành tiền 1 Bình cc MFZ4 3000 179.400 600 180.000 540.000.000 2 Bình cc MFZT35 50 1.700.400 49.600 1.750.000 87.500.000 3 Bình cc MT3 500 327.600 2400 330.000 165.000.000 4 Bình cc MT5 300 351.000 1000 352.000 105.600.000 5 Vòi cc D50- Model:13 5000 43.680 1320 45.000 225.000.000 6 Vòi cc D65- Model:13 3000 49.920 80 50.000 150.000.000 7 Vòi Rulô 20 1.404.000 96000 1.500.000 30.000.000 Cộng 1.303.100.000 >Z nhập khẩu 1.288.560.000 >Chi phí 14.540.000 >Z Vốn 1.303.100.000 >Thuế GTGT 84.970.000 b.Tổ chức hạch toán chi tiết. Phòng kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song để tiến hành theo dõi chi tiết từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá. ở kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại hàng hoá. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho.Cuối ngày tính số tồn kho.Mẫu thẻ sử dụng như sau: Đơn vị:Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội Tên kho: Thanh Xuân Thẻ kho Ngày lập thẻ: 20 - 10- 2005 Tờ số: Tên, nhãn hiệu vật tư: Bình chữa cháy MFZ4 Đơn vị tính: bình Mã số: 05 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 1 10/10 Nhập mua của Guangxi 12/10 05 2 15/10 Xuất bán cho anh Phát 17/10 03 .......... ............. Song song với việc mở thẻ kho phòng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu hàng hoá: Sổ này được mở theo từng kho và theo từng loại hàng hoá. ở ví dụ 1 kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá cho các loại bình và vòi chữa cháy.Trong sổ chi tiết này nhân viên ghi sổ phải ghi cụ thể số chứng từ, ngày tháng ghi sổ, tên của từng loại hàng hoá nhập, số lượng, đơn giá nhập và tồn về giá trị và số lượng hàng hoá.Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng phát sinh để chuyển sang trang sổ mới.Cuối mỗi tháng nhân viên ghi sổ phải cộng cho từng tháng.Cuối quý kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho tài khoản 156 để đối chiếu với Tài khoản tổng hợp trên Nhật ký - Sổ cái. Các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết từng loại hàng hoá được thể hiện ở trang (24,25). c.Tổ chức hạch toán tổng hợp. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái nên hàng ngày song song với việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, kế toán còn tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Trong sổ Nhật ký sổ cái nhân viên ghi sổ chỉ ghi tổng giá trị của lô hàng, cho các tài khoản 156, TK 133, TK 331.Cuối tháng cộng phát sinh cho các tháng và tiến hành đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết của TK 156. Trở lại ví dụ 1 thì lô hàng nhập khẩu được định khoản như sau: Nợ TK 156: 1.303.100.000 Nợ TK 133: 84.970.000 Có TK 331: 1.388.070.000 Sau khi định khoản kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký sổ cái các tài khoản có liên quan. Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội. Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá Năm: 2005 Tài khoản: 156.Tên kho: Thanh Xuân Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Số dư đầu kỳ 0 10/10 Nhập bình cc MFZ4 180.000 3000 540.000.000 3000 540.000.000 …. ….. Cộng tháng 3000 540.000.000 Đơn vị : Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội Bảng Tổng hợp chi tiết Tài khoản 156 Vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Bình cc MFZ4 0 540.000.000 Bình cc MFZT35 0 87.500.000 Bình cc MT3 0 165.000.000 Bình cc MT5 0 105.600.000 Vòi cc D50- Model:13 0 225.000.000 Vòi cc D65- Model:13 0 150.000.000 Vòi Rulô 0 30.000.000 …… …. ….. …. Tổng 0 1.303.100.000 Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK156 TK133 TK331 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** *** *** 6/10/2005 Mua hàng của Guangxi 1.388.070 1.303.100 84.970 1.388.070 Cộng phát sinh tháng 1.388.070 Số dư cuối tháng 2.Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 2.1.Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn.Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty.Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng hai hình thức tiêu thụ như sau: Bán buôn và bán lẻ. a.Bán buôn hàng hoá. Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lượng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông.Bán buôn gồm hai phương thức sau: - Bán buôn qua kho:Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của Công ty.Hình thức này được chia làm hai loại : + Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội để nhận hàng, Công ty tiến hành xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua.Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng được xác nhận là tiêu thụ. + Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Công ty TNHH Th._.