Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư (ko lý luận)

MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội DV Dịch vụ GS – GROUP JSC Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư GTGT Giá trị gia tăng HĐKD Hoạt động kinh doanh TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TS Tài sản TSCĐ Tài sản cố định SX Sản xuất TM Thương mại XNK Xuất nhập khẩu DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Biểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng 10 Biểu 2-2 : Phiếu yêu cầu mua hàng 11 Biểu 2-3 : Phiếu nhập kho 13 Biểu 2-4 : Giấy đề nghị tạm ứng 14 Biểu 2-5 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng 15 Biểu 2-6 : Ủy nhiệm chi 16 Biều 2-7 : Hóa đơn bảo hiểm 18 Sơ đồ 2-1. Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC theo hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán 21 Biểu 2-8 : Sổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín 24 Biểu 2-9 : Sổ chi tiết TK 331 – Công ty Hochiki 26 Biểu 2-10 : Sổ tổng hợp chi tiết TK 331 27 Biểu 2-11 : Sổ nhật ký chung 28 Biểu 2-12 : Sổ cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp 30 Biểu 2-13 : Hóa đơn GTGT 32 Biểu 2-14 : Phiếu thu 33 Biểu 2-15 : Phiếu chi 34 Biểu 2-16 : Phiếu nhập kho 34 Sơ đồ 2-2. Trình tự hạch toán thanh toán với khách hàng tại Công ty theo hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán 37 Biểu 2-17 : Sổ chi tiết TK 131 - Công ty TNHH TM và XNK Viettel 39 Biểu 2-18 : Hóa đơn GTGT 41 Biểu 2-19: Sổ chi tiết TK 131 – Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam 42 Biểu 2-20 : Sổ tổng hợp chi tiết TK131 43 Biểu 2-21 : Sổ Nhật ký chung 45 Biểu 2-22 : SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng 47 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm vừa qua, hầu như tất cả các nước trên thế giới đều đi theo xu hướng quốc tế hóa, đây là xu thế khách quan, mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia nào, một doanh nghiệp nào lại không tính đến chiến lược phát triển của mình. Xu thế này vừa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ đồng thời nó cũng đem lại những thách thức to lớn, sự cạnh tranh trở nên gay gắt hơn. Vì vậy để tồn tại và phát triển vững mạnh các doanh nghiệp phải đưa ra những kế hoạch kinh doanh hiệu quả để đảm bảo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, hoàn thành nhiệm vụ với Ngân sách nhà nước. Để góp phần tạo nên một kế hoạch khả thi và hiệu quả doanh nghiệp cần chủ được nguồn lực của mình đặc biệt là vốn. Đối với một doanh nghiệp thương mại việc quản lý các khoản nợ chiếm dụng và khoản bị chiếm dụng là vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến việc hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Chính vì lý do trên em đã mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trong chuyên đề này, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, em xin được trình bày các nội dung chính sau: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty GS – GROUP JSC Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC. Chương 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC Do thời gian nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế của Công ty chưa nhiều nên chuyên đề của em còn nhiều hạn chế, thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ dẫn của thầy cô giáo và các chị trong phòng Tài chính kế toán của Công ty để có thể hoàn thiện tốt hơn chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty 1.1.1. Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty Với đặc điểm sản phẩm và dịch vụ có hàm lượng chất xám cao, đầu vào sản xuất trong nước còn hạn chế, ngay từ khi thành lập Công ty đã hướng tới các nhà cung cấp nước ngoài có uy tín trên thế giới như: Nohma (Nhật), Hochiki (USA)… Ngoài ra để tận dụng lợi thế của việc sử dụng hàng trong nước Công ty cũng thực hiện mua hàng hóa của những nhà Cung cấp trong lãnh thổ Việt Nam tuy nhiên việc lựa chọn nhà cung cấp rất cẩn thận, Công ty xây dựng nhiều tiêu chí lựa chọn khác nhau. Các nhà cung cấp của Công ty hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực cung cấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến hệ thống thông tin, bảo mật, tích hợp hệ thống… Công ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp ứng với một mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel và được thực hiện tại phòng kinh doanh. Hệ thống mã được sử dụng thống nhất tại tất cả các phòng ban trong Công ty. Việc thay đổi mã, tạo mã mới được thông báo kịp thời tới tất cả nhân viên sử dụng Ngoài việc mã hóa nhà cung cấp Công ty còn tiến hành mở chi tiết cho từng đối tượng nhà Cung cấp, đối với nhà Cung cấp nước ngoài bắt buộc mở chi tiết mỗi nhà cung cấp một tiểu khoản. Đối với nhà cung cấp Việt Nam Công ty tiến hành mở chi tiết cho những đối tượng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên, giá trị hợp đồng lớn các nhà cung cấp lẻ giá trị hợp đồng nhỏ (bộ phận này chiếm số lượng ít) Công ty tiến hành mở chung cho một tiểu khoản.. Công ty tiến hành phân loại nhà cung cấp theo lớp nhà cung cấp theo địa bàn trụ sở của nhà cung cấp bao gồm: - Lớp 01: các nhà cung cấp trong nước - Lớp 02:các nhà cung cấp nước ngoài: tại nhiều nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga… Các nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ đầu vào kể cả thanh toán trả ngay hoặc trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp Là một Công ty nhỏ giá trị các hợp đồng nhập khẩu không lớn nhưng Công ty luôn giữ được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nước ngoài, ngày càng tạo được uy tín và nhận được những sự ưu đãi trong các giao dịch, thanh toán của các nhà cung cấp trong nước 1.1.2. Đặc điểm khách hàng tại Công ty Ngược lại với nhà cung cấp, khách hàng của Công ty chủ yếu nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Đặc điểm nổi bật của khách hàng tại Công ty là các doanh nghiệp lớn, sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng đều có chung nhu cầu về bảo mật thông tin, hoặc an toàn về hệ thống như các siêu thị, các ngân hàng hoặc các chương trình của Chính phủ…. Với sự phát triển của đất nước nhu cầu về an toàn trong sản xuất kinh doanh, bảo mật thông tin ngày càng tăng cao, số lượng khách hàng của Công ty ngày càng nhiều.Với các chính sách để khuyến khích bán hàng Công ty ngày càng có được những khách hàng lâu dài và trở thành Công ty có sức cạnh tranh cao trong lĩnh vực hệ thống thông tin, tích hợp hệ thống. Tương tự với nhà cung cấp Công ty cũng tiến hành phân loại khách hàng theo địa bàn kinh doanh: - Lớp 01: Khách hàng trong nước. - Lớp 02: Khách hàng nước ngoài. Công ty cũng thực hiện mã hóa các khách hàng tương tự như với nhà cung cấp. Đối với các khách hàng có khối lượng giao dịch nhiều, hoặc giá trị hợp đồng lớn Công ty tiến hành mở riêng cho mỗi khách hàng một tiểu khoản, đối với các trường hợp còn lại Công ty tiến hành theo dõi chung trên một tiểu khoản 131 – Phải thu khách hàng lẻ. Đối với nhóm khách hàng trong nước Công ty còn tiến hành phân loại theo lĩnh vực kinh doanh như: tin học, bảo hiểm, giáo dục, ngân hàng…đây là một bộ phận cấu thành nên mã số của khách hàng. Các nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ đầu ra trường hợp khách hàng thanh toán trả ngay hay trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. 1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty GS – GROUP JSC 1.2.1. Hình thức thanh toán Công ty sử dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán dùng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt trong đó hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng phổ biến hơn. - Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: + Thanh toán bằng tiền VNĐ. + Thanh toán bằng ngoại tệ. - Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: đây là phương pháp thanh toán thông qua các trung gian như các ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Phương thức này khắc phục được những yếu điểm của việc thanh toán dùng tiền mặt. Đối với các giao dịch nội địa phương thức này có nhiều hình thức như: thanh toán bù trừ, thanh toán bằng ủy nhiệm chi (thu), thanh toán bằng séc…Đối với các giao dịch thanh toán với đối tác nước ngoài Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng. 1.2.2. Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp Đối với các nhà cung cấp Công ty chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán không dung tiền mặt. Đối với các nhà cung cấp trong nước Công ty tiến hành thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua các ngân hàng. Đối với các nhà cung cấp nước ngoài Công ty tiến hành mở L/C để thanh toán. Để thuận lợi cho việc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh tróng và bảo đảm an toàn về vốn Công ty tiến hành mở tài khoản tại đa dạng các ngân hàng như : Ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Cổ phần Thương Tín, ngân hàng Liên Việt…Tiền gửi ngân hàng dung để thanh toán của Công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ các loại như EUR, USD… nhưng số lượng ngoại tệ USD gửi tại các ngân hàng là lớn nhất. Thời hạn thanh toán với nhà cung cấp được quy định cụ thể trong hợp đồng thường là sau 30 ngày hoặc 45 ngày từ ngày hóa đơn. Vào các ngày 15 và 25 hàng tháng Công ty tiến hành xem xét, cân đối các khoản phải thu và phải trả sau đó tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp đến hạn, ngoài ra hình thức thanh toán trả ngay cũng thường xuyên được sử dụng trong trường hợp giá trị hợp đồng nhỏ, công ty có sẵn khả năng thanh toán. Công ty luôn có những biện pháp huy động vốn để thanh toán cho nhà cung cấp đúng và trước hạn. 1.2.3. Đặc điểm thanh toán với khách hàng. Đối với từng khách hàng Công ty có những chính sách thu hồi nợ khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng, trong từng điều kiện kinh doanh và yêu cầu về vốn. Đối với các khách hàng có mối quan hệ lâu năm Công ty thường áp dụng chính sách trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định do hai bên thỏa thuận, đối với đối tượng khách lẻ Công ty thường yêu cầu khách hàng chi trả ngay khoản nợ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi nhằm giảm rủi ro thất thoát về vốn. Hính thức thanh toán được sử dụng chủ yếu là qua ngân hàng. Đối với các nghiệp vụ có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, khi có sự thỏa thuận giữa hai bên Công ty áp dụng hình thức thu tiền hàng trực tiếp bằng tiền mặt từ khách hàng. 1.2.4. Quy định về thanh toán tại Công ty Dưới đây là một vài quy định cụ thể về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty: Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đ (Hai mươi triệu đồng) trở lên bắt buộc phải thanh toán qua Ngân hàng. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị bán: Khi thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị bán hàng, người trả tiền phải yêu cầu đơn vị bán hàng viết “Phiếu thu tiền” hoặc “Biên nhận nhận tiền” cho số tiền thanh toán này hoặc yêu cầu người bán đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” trên hóa đơn. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty: Khi thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty , Công ty chi nhánh, Trung tâm hay bộ phận trực thuộc, người nhận tiền phải có Giấy giới thiệu, Giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân khác để chứng minh nhân thân. Khi làm phiếu chi, thủ quỹ cần ghi đầy đủ thông tin của người nhận tiền trên phiếu chi kèm theo giấy giới thiệu và photocopy giấy tờ tùy thân của người nhận tiền. Trường hợp thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản: Người thụ hưởng phải là đơn vị phát hành Hóa đơn GTGT. Nghiêm cấm việc chuyển tiền cho bên thứ ba mà không có quy định trên hợp đồng hoặc chỉ định chuyển tiền bằng văn bản hợp lệ (ký, đóng dấu…) do đơn vị bán hàng phát hành. Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng: Yêu cầu về chứng từ thanh toán được áp dụng giống như trường hợp thanh toán bằng tiền mặt. Thời hạn thanh toán áp dụng đối với trường hợp này không có gì thay đổi so với các trường hợp khác. 1.3. Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Việc quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là do phòng tài chính kế toán thực hiện. Kế toán trưởng cùng các nhân viên trong phòng cụ thể là kế toán mua hàng và bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chi tiết của các khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn mua (bán) hàng hóa về số liệu, về thời hạn thanh toán, thời gian nợ quá hạn….để quản lý cũng như phát hiện những trường hợp xảy ra nhằm đưa ra phương án xử lý kịp thời. Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, Kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các Hóa đơn GTGT bán hàng hóa dịch vụ dựa vào các thông tin trên Hóa đơn, Phiếu thu tiền, Báo giá, Hợp đồng,… và kiểm tra sự tồn tại của doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trên Website của Tổng Cục Thuế ở địa chỉ Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ…thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ. Nếu có sự chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tiến hành rà soát để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. Ban giám đốc tiến hành quản lý trung hoạt động thanh toán của Công ty. Thông qua việc yêu cầu phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanh toán định kỳ, nợ quá hạn, nợ khó đòi…của khách hàng và nhà cung cấp, ban giám đốc đưa ra những quyết định cuối cùng trong việc xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi. Ban kiểm soát định kỳ thường là theo quý tiến hành kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán: kiểm tra về tính chính xác hợp lý hợp lệ về thủ tục, chứng từ, tính đúng đắn về số liệu của các hóa đơn và số liệu trong sổ sách kế toán. Do các nghiệp vụ phát sinh nhiều nên ban kiểm soát chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu (thường là xác suất) khi phát hiện ra sai sót ban kiểm soát tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và cùng với kế toán trưởng và ban giám đốc đưa ra biện pháp giải quyết. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 2.1. Thực trạng kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 2.1.1. Thủ tục chứng từ Chứng từ sử dụng: Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp trong nước. - Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, vận đơn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho. - Các chứng từ về thanh toán: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi… Hợp đồng kinh tế: là hợp đồng do 2 bên mua và bên bán tiến hành lập và ký kết để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị hợp đồng,thời hạn thực hiện hợp đồng, phương thức giao nhận, bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề có liên quan. Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường: đây là hóa đơn do bên bán (bên bán là nhà cung cấp Việt Nam) phát hành đây là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở cho kế toán nhập số liệu vào máy vi tính và lên các bảng kê thuế đầu vào. Biểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao cho khách hàng 2350 Ngày 03 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín Địa chỉ: 649/36/13 Điện Biên Phủ P.25 MST: 0303990395 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Tuấn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội Số tài khoản: 0011000644465 Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101430351 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền tính lượng A B C 1 2 3=1X2 1 Giấy in mã vạch 70x30x150 Cuộn 200 165,000 33,000,000 Cộng tiền hàng: 33,000,000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1,650,000  Tổng cộng tiền thanh toán 34,650,000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Giấy đề nghị nhập hàng mua: đây là văn bản được lập bởi cán bộ phòng kinh doanh, khi có nhu cầu về hàng hóa cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập yêu cầu mua hàng , yêu cầu mua hàng phải có chữ ký của người lập, xác nhận của trưởng phòng kinh doanh. Trên giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ tên của người yêu cầu, tên hàng, số lượng hàng, giá của từng mặt hàng, lý do nhập hàng… Biểu 2-2 : Phiếu yêu cầu mua hàng CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Họ và tên người yêu cẩu : Nguyễn Văn Nam Bộ phận : Phòng kinh doanh Lý do yêu cầu : Mua để cung cấp cho đơn đặt hàng số 234/ĐĐH Thời gian cần sử dụng : 04/12/2009 Chi tiết hàng hóa: STT Tên hàng hóa Mã hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Giấy in mã vạch 70x30x150 70x30x150 Cuộn 200 165000 33,000,000 Người duyệt Ngày 01 tháng 12 năm 2009 (ký và ghi rõ họ tên) Người lập (ký và ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Hóa đơn vận chuyển: là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển hàng hóa giao cho Công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa. Hóa đơn vận chuyển có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại kho nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Trên phiếu nhập kho có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp, tên kho, tên hợp đồng, tên quy cách hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, số lượng đơn giá… Biểu 2-3 : Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Số: 00239 Nợ: Có: PHIẾU NHẬP KHO Ngày:03/12/2009 Họ và tên người giao hàng:Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín Địa chỉ:649/36/13 Điện Biên Phủ P.25 Theo hợp đồng: Nhập tại kho: HCM01 Diễn giải: Nhập giấy in mã vạch STT Tên quy cách hàng hóa Mã hàng ĐVT Loại tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy 70x30x150 mét 70x30x150 Cuộn VNĐ 200 165,000 33,000,000 2 Cộng 200 165,000 33,000,000 Tổng số tiền (bằng chữ): Ba mươi ba triệu đồng Người lập Phụ trách Kế toán Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởngđơn vị bộ phận trưởng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Biên bản giao nhân tài sản cố định: được lập khi phát sinh nghiệp vụ giao nhận TSCĐ biên bản này được lập thành 2 bản trong đó mỗi bên (bên giao và bên nhận) giữ một bản, biên bản này là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ. Giấy đề nghị tạm ứng: do người có nhu cầu xin tạm ứng viết sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để ban giám đốc duyệt chi. Căn cứ vào quyết định duyệt chi của ban giám đốc kế toán tổng hợp tiến hành lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ. Biểu 2-4 : Giấy đề nghị tạm ứng CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ VPGD: Số 2 - Lô F1 - Khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Ngày 02 tháng 12 năm 2009) Kính gửi : Giám đốc Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Tên tôi là : Nguyễn Văn Tuấn Bộ phận : Phòng kinh doanh Số tiền xin tạm ứng : 10.000.000 đồng Viết bằng chữ : Mười triệu đồng Lý do tạm ứng : Mua hàng của Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín cung cấp cho đơn đặt hàng của khách hàng Thời hạn thanh toán : Ngày 03/12/2009 Giám đốc Công ty (Ký và ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký và ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Giấy thanh toán tiền tạm ứng: do người được cấp tạm ứng lập, là bản liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, và các khoản chi có liên quan của người nhận tạm ứng, đây là căn cứ vào sổ kế toán và thanh toán tiền tạm ứng. Biểu 2-5 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 04 tháng12 năm2009 Số:0201 Nợ:3311 Có:1411 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Tuấn Bộ phận: Phòng kinh doanh Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây Diễn giải Số tiền A 1 I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 0 2. Số tạm ứng kỳ này -Phiếu chi số…1350 ..ngày…02/12………. 10,000,000 -Phiếu chi số……..ngày………. - II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số…002350 ngày 03/12 10,000,000 III. Chênh lệch 1. Số tạm ứng không chi hết 2. Chi quá số tạm ứng 0 Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Người đề nghị thanh toán (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Phiếu chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu. phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên được lưu tại nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Giấy báo nợ: phát sinh khi Công ty thanh toán các khoản nợ bằng tiền gửi ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo nợ và gửi giấy báo này về Công ty để thông báo nghiệp vụ giảm tiền gửi tại ngân hàng Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, ủy nhiệm chi được gửi tới ngân hàng để ngân hàng căn cứ vào chi tiền theo sự ủy nhiệm của Công ty. Ủy nhiệm chi được lập thành 4 liên, sau khi tiến hành chi tiền theo yêu cầu của Công ty, ngân hàng gửi lại cho Công ty 1 liên cùng giấy báo nợ. Đây là căn cứ để kế toán ghi sổ. Biểu 2-6 : Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI. PAYMENT ORDER Mã số: H8-16/NH Ngày 15/12/2009 Số: 125 Ghi nợ TK Số tiền: TK:0011000644465 Bằng số:24,630,000 Tên TK: Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu tư Bằng chữ: hai mươi tư triệu sáu trăm ba mươi nghìn đồng Tại ngân hàng VietComBank Nội dung: Thanh toán tiền hàng Ghi có TK TK:0001145678956 Tên TK:Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín Kế toán trưởng Chủ TK Tại ngân hàng BIDV (ký) (ký và đóng dấu) Dành cho ngân hàng: Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc (ký) (ký) (ký) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Đối với quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài. Hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài Hóa đơn thương mại Vận đơn đường biển, đường không… Hóa đơn bảo hiểm Một số chứng từ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa… - Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu - Yêu cầu mua hàng (order corfimation) + Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp bao gồm: - Yêu cầu mở thư tín dụng (thanh toán bằng L/C) - Lệnh chuyển tiền - Giấy báo nợ của ngân hàng Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: tương tự như hợp đồng thương mại đối với nhà cung cấp trong nước. Hợp đồng quy định quyền và nghĩa vụ của hai bên trong việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu, tuy nhiên vì có yếu tố nước ngoài nên các khoản mục rất chi tiết và quy định cụ thể luật pháp áp dụng khi có tranh chấp xẩy ra. Comerical invoice: hóa đơn này do nhà cung cấp nước ngoài phát hành. Hóa đơn là căn cứ xác định sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thể hiện nghĩa vụ thanh toán của Công ty với nhà cung cấp. Hóa đơn vận chuyển: là hóa đơn do đơn vị vận chuyển lập, có thể đơn vị vận chuyển đường biển hoặc đường không. Đây là căn cứ để xác định chi phí vận chuyển hàng từ nước ngoài về. Công ty có trách nhiệm trả toàn bộ chi phí này cho Công ty vận tải. Tuy nhiên tùy từng điều kiện thanh toán mà chứng từ này có tồn tại hay không ví dụ khi điều khoản thanh toán là CIF thì không phát sinh chứng từ vận chuyển, khoản này do nhà cung cấp chi trả. Hóa đơn bảo hiểm: Là hóa đơn do Công ty bảo hiểm lập. Hóa đơn này là căn cứ xác định phí bảo hiểm mà Công ty phải trả. Tương tự như vận đơn tùy từng điều khoản thanh toán mà khoản chứng từ này có phát sinh hay không. Biều 2-7 : Hóa đơn bảo hiểm HÓA ĐƠN THU PHÍ BẢO HIỂM (GTGT) (Invoice for insuarance fee) TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT VIỆT NAM Ký hiệu: BG/2009T CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI Số: 0002088 Địa chỉ: 15 Trần Khánh Dư, MST: 0101527385 - 009 Quận Hoàn Kiếm, Tp Hà Nội Số tài khoản: Đại diện người mua (Representative of the buyer): Đơn vị (Enterprise): Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ (Address): Số 2 Lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội Số tài khoản (Number of account): Tại (In the bank): Mã số thuế (Code of VAT): Hình thức thanh toán (Mode of payment): Số thứ tự Loại hình bảo hiểm Số tiền phí bảo hiểm Giấy chứng nhận (Hợp đồng, Đơn) Bảo hiểm Số….ngày…/…/20…. (No) (Class of insurance) (Amount of premium) (Reference number and date of insurance certificate) Đồng Việt Nam Ngoại tệ (VNĐ) (USD) A. Loại hình bảo hiểm chịu thuế GTGT (với thuế suất………10%) 1 Hàng nhập 396,530 Cộng phí bảo hiểm phần A (Total premium A) 396,530 Tiền thuế GTGT (Amuont of VAT): 39,653 Tổng cồng phần A (Total of part A) 436,183 B. Loại hình bảo hiểm không chịu thuế Cộng phí bảo hiểm phần B (Total premium B): Tổng cộng tiền thanh toán (Total of payment): 436,183 Tổng số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): Bốn trăm ba mươi sáu nghìn một trăm tám mươi ba đồng Người nộp tiền Ngày (Date)….tháng (month)…năm (year) 2009 (Ký, ghi rõ họ tên) Người thu tiền Costomer's signature and name (Ký, ghi rõ họ tên) Costomer's signature and name Nguồn: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Yêu cầu mở thư tín dụng: việc mở thư tín dụng được quy định cụ thể trong mục hình thức thanh toán trong hợp đồng được ký kết với nhà cung cấp nước ngoài. Công ty tiến hành lập yêu cầu mở thư tín dụng sau đó gửi tới ngân hàng, nếu thỏa mãn các điều kiện của ngân hàng về số tiền ngoại tệ trong tài khoản, ngân hàng tiến hành gửi một bản L/C để Công ty xác nhận sau khi được xác nhận ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thể hiện số tiền đã được chuyển vào L/C. Khi nghiệp vụ mua bán hàng hóa kết thúc nhà cung cấp gửi bộ chứng từ thanh toán vào ngân hàng và đề nghị thanh toán. Ngân hàng tiến hành thanh toán và gửi giấy báo nợ về Công ty để thông báo việc thanh toán đã được thực hiện, việc lập yêu cầu mở thư tín dụng, hạch toán về tiền do kế toán tổng hợp thực hiện. Lệnh chuyển tiền: chứng từ này do Công ty lập gửi tới ngân hàng yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp nước ngoài. Khi thực hiện xong ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thông báo nghiệp vụ thanh toán đã thực hiện, số tiền trong tài khoản của Công ty đã được chuyển cho nhà cung cấp. Giấy báo nợ: phát sinh khi có nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng, ngân hàng phát hành giấy báo nợ gửi về Công ty để thông báo số tiền trong tài khoản của Công ty đã bị giảm đi. Đây là căn cứ để kế toán ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp. 2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp và được mở theo từng đối tượng thanh toán. Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp: sổ này dùng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ tổng hơp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 331… Trình tự hạch toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting 2004, quy trình hạch toán qua phần mềm kế toán như sau: Sơ đồ 2-1. Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC theo hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán Chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT (liên 2) Vận đơn Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy báo nợ của ngân hàng Phiếu nhập kho Phần mềm kế toán Kế toán nhập số liệu vào máy vi tính Phần mềm kế toán xử lý lên các sổ và in ra khi cần Lên các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết TK331 Sổ tổng hợp tài khoản 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc gồm hóa đơn GTGT, vận đơn, hóa đơn bán hàng thông thường, bộ hồ sơ nhập khẩu… kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ và nhập số liệu vào máy vi tính, phân mềm kế toán sẽ tự xử lý và lên các sổ tổng hợp, chi tiết và báo cáo kế toán thích hợp. Các thông tin mà kế toán nhập vào máy tính như sau: - Tài khoản: 331 - Mã số nhà cung cấp - Ngày nhập chứng từ - Số hiệu chứng từ gốc, ngày tháng của chứng từ gốc - Nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Thời hạn thanh toán - Loại tiền -Giá trị - Tài khoản đối ứng Dưới đây là hai ví dụ cụ thể ứng với hai trường hợp mua hàng trong nước và nhập khẩu diễn ra tại Công ty tháng 12 năm 2009. Ví dụ 1: Ngày 02/12/2009 công ty gửi đề nghị mua hàng tới Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín với tổng giá trị lô hàng là 34.650.000 đồng, hàng hóa bao gồm giấy in mã vạch loại 70x30x150, mặt hàng chịu mức thuế suất 5%, Công ty cử ông Nguyễn Văn Tuấn thuộc bộ phận kinh doanh đi mua và tạm ứng cho ông Tuấn là 10.000.000 đồng. Công ty thanh toán bằng tiền mặt cho nhà cung cấp bằng số tiền tạm ứng, còn lại thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng vào ngày 15/12/2009. Chi phí vận chuyển cho lô hàng trên là 550.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Công ty cũng thanh toán bằng chuyển khoản cho đơn vị vận chuyển. Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ trên như sau: - Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng do hàng hóa không có trong kho hoặc trong kho không đủ, nhân viên phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu mua hàng như biểu 2-2 Phiếu yêu cầu mua hàng, có xác nhận của trưởng phòng kinh doanh gửi lên ban giám đốc đề nghị mua hàng. - Sau khi đề nghị mua hàng được phê duyệt ông Nguyễn Văn Tuấn lập đề nghị tạm ứng theo biểu 2-4 số tiền 10.000.000 đồng để chi cho nghiệp vụ chuẩn bị thực hiện. Giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng và ban giám đốc ký xác nhận chuyển cho kế toán tổng hợp lập phiếu chi, đây là căn cứ để thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. - Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng công ty Trọng Tín cùng đơn vị vận tải sẽ cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng như biểu 2-1 và hóa đơn vận chuyển. Sau khi thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt ông Tuấn viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo biểu 2-5 để xin thanh toán số tiền đã được ứng trước. Các chứng từ này được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Hàng về nhập kho thủ kho làm thủ tục nhập kho, cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng ._.