Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

ốn, vật tư, do đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong tương lai. Vì vậy, hơn bao giờ hết, họ phải nắm bắt thông tin một cách chính xác về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ, trình độ quản lý khác nhau dẫn tới phương pháp hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kinh doanh tiêu thụ cũng khác nhau. Hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ đúng, đủ, chính xác, kịp thời sẽ giúp công tác chi phí, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của việt tiêu thụ thành phẩm trong quá trình kinh doanh, cung cấp thông tin cho quản lý, từ đó phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm, tiêu thụ thành phẩm ngày càng nhiều, đảm bảo thu được lợi nhuận tối đa. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, vận dụng lý luận đã học và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận từ công tác kế toán tại Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải (TMT) , em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT" cho chuyên đề của mình. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Tìm hiểu chung về tình hình chung của doanh nghiệp Phần II: Thực trạng về kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty TMT. Phần III: Tìm hiểu chung các mặt kế toán trong Công ty. Do còn nhiều hạn chế về lí luận cũng như thực tế, nên không tránh khỏi những sai sót trong chuyên đề này. Em mong được sự góp ý tận tình và sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa KTVT - Trường Cao đẳng GTVT và các cán bộ công tác tại Công ty để em có thể hoàn thiện hơn về công tác kế toán. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Tình hình chung của doanh nghiệp I. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TMT Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải Tên giao dịch là: TRADING AND MANUFAC TURING EQUIPMENT MATERIALS FOR TRANSPORTATION COMPANY. Viết tắt là T.M.T là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 410 QĐ/TCCB-LĐ ngày 27/10/1976 với tên ban đầu là " Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT" Đến năm 1993 do có sự sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước, Bộ GTVT ra quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 thành lập doanh nghiệp Nhà nước: :"Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT" trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT, trụ sở chính đặt tại số 83 phố Triều Khúc quận Thanh Xuân thành phố Hà Nội, giấy phép kinh doanh số 108563. Mã số kinh doanh 0704 Tổng số vốn kinh doanh ban đầu là: 190.000.000đ Nhà nước cấp là: 115.000.000đ Vốn doanh nghiệp tự bổ xung là: 75.000.000đ Trong đó Vốn cố định là: 114.000.000đ Vốn lưu động là: 76.000.000đ Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là: sản xuất và cung ứng vật tư thiết bị GTVT. Ngày 1/9/1998 theo quyết định số 2195/1998/QĐ-BGTVT của bộ trưởng Bộ GTVT đổi tên Công ty thành: "Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải". Từ ngày 28/02/2000 Công ty chuyển trụ sở chính về 199B - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Trong những năm gần đây Công ty đã có những kết quả sản xuất kinh doanh rất khả quan và đã được bộ Giao thông vận tải tặng bằng khen tại quyết định số 663/QĐ-BGTVT ngày 22/03/2000. Ngày 25/12/2001 Công ty được Bộ Giao thông vận tải quyết định"phê duyệt dự án đầu tư xây dựng xí nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô vận tải nông dụng Cửu Long" tại huyện Văn Lâm tỉnh Hưng Yên. Hiện nay Công ty có bốn đơn vị trực thuộc là: - Nhà máy sản xuất lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên. - Nhà máy sản xuất lắp ráp động cơ xe gắn máy tại Hưng Yên. - Nhà máy sản xuất ô tô vận tải nông dụng Cửu Long tại Hưng Yên. - Nhà xưởng sản xuất một số chi tiết động cơ xe máy tại 199B Minh Khai. Với tuổi đời gần 30 năm, trong suốt quá trình hoạt động đã có nhiều thăng trầm, nhiều khó khăn và thuận lợi. Những năm đầu đi vào hoạt động là thời kỳ vô cùng khó khăn của Công ty. Do cơ chế của Nhà nước chuyển đổi từ quan niêu bao cấp sang kinh tế thị trường Công ty không chuyển đổi kịp đã dẫn đến yếu kém và tụt hậu, đời sống cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn, tình hình sản xuất kinh doanh bị thu hẹp, tình trạng nợ đọng các khoản nợ ngân sách, nợ khách hàng và nợ cấp trên gia tăng, không có hướng giải quyết Công ty đã lâm vào tình trạng coi như phá sản. Với thực trạng của Công ty như vậy ban lãnh đạo cùng toàn thể công nhân viên và đặc biệt là sự hỗ trợ của tổng Công ty và các đơn vị khác trong tổng Công ty tìm phương hướng khắc phục khó khăn nhằm đưa Công ty phát triển. Cùng với việc củng cố bộ máy lãnh đạo và phát triển kinh doanh theo mục tiêu lấy nhu cầu của thị trường làm trọng yếu. Với ngành nghề phong phú và đa dạng, cùng với sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã từng bước khẳng định mình và ngày càng phát triển. - Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây. Trong những năm qua được sự giúp đỡ của bộ Giao thông vận tải và sự chỉ đạo tập trung trực tiếp của tổng Công ty cơ khí Giao thông vận tải, củng cố, ổn định bố trí hợp lí cán bộ lao động của Công ty. Công ty TMT đã phấn đấu vươn lên vượt qua mọi khó khăn thử thách, năng động sáng tạo, khai thác nội lực và tập trung cao về trí tuệ, vận dụng tổng hợp sự phát triển về kinh tế theo hướng kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất và kinh doanh, củng cố phát triển về sản xuất tăng cường mở rộng các khả năng về thương mại dịch vụ, chú trọng đầu tư chiều sâu trang thiết bị, đổi mới công nghệ. Kịp thời nâng cao chất lượng và trẻ hoá đội ngũ cán bộ có năng lực và trình độ, quản lý và điều hành theo phương thức mới phù hợp với nền kinh tế thị trường. Chính nhờ sự cố gắng đó, trong những năm gần đây Công ty TMT đã đạt được những kết quả khả quan điều đó được thể hiện ở bảng sau: Đơn vị: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh Chênh lệch % Tổng doanh thu 325760984 152671829 -173089155 -53,13 Doanh thu thuần 325547912 151799287 -173748625 -53.37 Tổng lợi nhuận trước thuế 5000516 1000272 -4000244 -80.0 Tổng lợi nhuận sau thuế 3400351 680185 -2720166 -80.0 Vốn kinh doanh bình quân 134228646 123416228 -10832418 -8.07 Nộp ngân sách 64676836 54997920 -9678916 -14.97 Tổng số lao động 96 122 28 29.79 Thu nhập bình quân 2407 2043 364 15.12 Năm 2003 do Công ty đang đẩy mạnh việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cho nhà máy lắp ráp ô tô vận tải nông dụng Cửu Long tại Hưng Yên, đồng thời số cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng tăng lên, do vậy một số chỉ tiêu chưa đạt được kế hoạch đề ra. Tuy nhiên đây là sự hứa hẹn đáng mừng của Công ty, với nguồn nhân lực cũng như cơ sở hạ tầng đang được đầu tư như vậy chắc chắn Công ty sẽ phát triển mạnh trong những năm tiếp theo. II. Cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty TMT. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TMT Hiện nay Công ty có tổng số cán bộ công nhân viên là 250 người, trong đó nhân viên quản lý là 90 người, Công ty đã áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 trong tổ chức bộ máy quản lý của mình bên cạnh tổ chức quản lý theo hành chính. Sơ đồ tổ chức của Công ty TMT. Giám đốc Phó Giám đốc điều hành Phó Giám đốc Kỹ thuật Trưởng phòng tổ chức hành chính Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Trưởng phòng tài chính kế toán Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh Trưởng phòng công nghệ và thị trường Các xí nghiệp và sản xuất xe gắn máy Giám đốc chi nhánh Công ty tại TP Hồ Chí Minh Sơ đồ tổ chức quản lý theo ISO 9000 Sơ đồ tổ chức quản lý hành chính Sơ đồ 1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty. Theo sơ đồ trên ta thấy việc bố trí cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng thực hiện theo nguyên tắc: - Đứng đầu Công ty là Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất trong Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức điều hành Công ty theo đúng quyền hạn chức năng đã được giao và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về mọi mặt hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc là người giúp việc giám đốc, điều hành quản lý một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc về nhiệm vụ được giao. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trong công việc quản lý, điều hành và thực hiện công tác kinh doanh xuất khẩu hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết, khai thác thị trường trong và ngoài nước. - Phòng tài chính kế toán: tham mưu, giúp việc Giám đốc Công ty trong công tác tài chính kế toán, thống kê. Thực hiện vai trò kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nước tại Công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, công tác đào tạo, thanh tra pháp chế, công tác bảo vệ, hành chính, quản trị. - Phòng kế hoạch kinh doanh: tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư ngắn hạn và dài hạn, tổ chức khai thác thị trường xe máy và ô tô. - Phòng công nghệ và thị trường: Tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trong công tác quản lý chất lượng sản phẩm, công nghệ, định mức vật tư kỹ thuật và công tác thị trường. - Các xí nghiệp sản xuất và lắp ráp xe gắn máy: là đơn vị trực thuộc của Công ty, thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân. Tổ chức thực hiện các công tác sản xuất lắp ráp xe gắn máy, sản xuất phụ tùng linh kiện, quản lý kho tàng bến bãi. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TMT. a. Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của Công ty TMT gồm 13 người, được tổ chức theo hình thức tập trung, các phần hành kế toán được phân công tách biệt cho từng người phụ trách, tuy nhiên một người có thể kiêm hai vị trí và ngược lại một vị trí có thể có hai người phụ trách. Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng theo dõi thanh toán quốc tế Kế toán trong nước thanh toán lương và các khoản trích nộp theo lương Kế toán nguyên vật liệu giá thành sản phẩm Kế toán doanh thu chi phí Kế toán bán hàng theo dõi cấp phát hải quan Kế toán tài sản cố định, quỹ Các nhân viên kế toán kho, xưởng… Sơ đồ 2. Sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ phòng tài chính kế toán Chức năng nhiệm vụ của mỗi phần hành kế toán: - kế toán trưởng: Tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trong công tác kế toán tài chính, thống kê của Công ty, thực hiện vai trò kiểm soát kinh tế tài chính của Nhà nước tại Công ty, chỉ đạo chung các mặt công tác tài chính, công tác hạch toán kế toán và công tác nhân sự phòng kế toán. - Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng tổng hợp số liệu lên các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê định kỳ tháng, quý, năm theo chế độ kế toán thống kê hiện hành và quy định cụ thể của Công ty trong từng thời kỳ. - Kế toán thanh toán trong nước: Mở sổ sách theo dõi các khoản thanh toán với người bán, người mua trong nước và thanh quyết toán. - Kế toán thanh toán nước ngoài kiêm kế toán ngân hàng: Giúp kế toán trưởng trong việc mở L/C, lập hồ sơ mở L/C và giao dịch với ngân hàng mở L/C, thanh toán với người bán, người mua nước ngoài. Theo dõi các khoản tiền gửi tiền vay tại ngân hàng. - Kế toán nguyên vật liệu và giá thành sản phẩm: cập nhật theo dõi phần nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, lắp ráp và tính giá thành phẩm. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi bán hàng, viết hoá đơn GTGT. Mở sổ theo dõi các khoản thanh toán lương và trích lập theo lương, thanh quyết toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các khoản phải thu nội bộ khác. Tập hợp chi phí sản xuất của từng lô hàng. - Kế toán tài sản cố định và kho: Theo dõi sự tăng giảm khấu hao của tài sản cố định, theo dõi tình hình xuất nhập kho nguyên vật liệu thành phẩm. - Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt: Cập nhật sổ sách báo cáo quỹ thường xuyên hàng ngày, báo cáo số dư tiền mặt tại két trước 8h30 ngày hôm sau. b. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty TMT. Chứng từ gốc Máy tính (Excel) Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ quỹ Công ty TMT áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TMT Tất cả các chứng từ gốc ban đầu được nhập vào các sổ đã được thiết kế trên máy vi tính, sau đó đưa vào sổ tổng hợp Nhật ký chung để kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi vào các sổ cái và tổng hợp các báo cáo. Phần II Thực trạng kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải (TMT) A. Thực trạng kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TMT I. Kế toán thành phẩm tại Công ty TMT - Thành phẩm của Công ty TMT bao gồm: các loại xe gắn máy, các loại xe nông dụng. - Việc thực hiện quản lý thành phẩm được thực hiện tại phân xưởng sản xuất cho đến khi hàng được giao cho khách hàng, có sự giám sát của thủ kho của phòng công nghệ và thị trường. - Hạch toán thành phẩm được thực hiện tập trung trên phòng kế toán, được theo dõi trên cả 2 chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Nhưng chủ yếu, quan trọng hơn là chỉ tiêu giá trị vì nó cho phép Công ty xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. - Với việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên kế toán dùng giá thực tế để hạch toán thành phẩm + Thành phẩm nhập kho - Tất cả các thành phẩm nhập kho đều được đánh giá theo giá sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu thực tế, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. - Cuối quí sau khi tập hợp được chi phí sản xuất trong kì dựa vào giá thực tế để nhập kho thành phẩm. Biểu số 1. Bảng tổng hợp giá thành sản phẩm nhập kho quý 3 năm 2003 STT Tên Sản phẩm Mã số Sản lượng (chiếc) Tổng giá thành (đồng) Giá 1 chiếc (đồng) 1 Xe JL 2515 PD 1A 4 7 658.003.862 94.000.551 2 Xe JL 5840 PD 1A 6 11 121.227.503 121.227.503 3 Xe JL 5830 PD 1A 8 1 113.480.954 113.480.954 4 Xe JL 5840 PD 1A 10 12 1.492.642.284 124.386.857 5 Xe JL 5840 PD 1A 11 1 127.982.256 127.982.256 6 Xe JL 5830 PD 1A 12 5 163.818.730 122.763.674 + Thành phẩm xuất kho ở Công ty : Thành phẩm ở Công ty kế toán sử dụng phương pháp xuất kho là phương pháp nhập trước xuất trước. thực tế xuất kho tháng 9 năm 2004. Xe máy tồn đầu kì: 72 xe x 5.44.981 = 392.254.632 (đ) Xe máy nhập trong kì: 2.071 xe x 5.711.994 = 11.829.536.024 (đ) Xe máy xuất trong kì: 1993 xe x 5.711.994 = 11.384.004.042 (đ) Xe máy tồn cuối kì: 150 xe x 5.711.994 = 856.799.100 (đ) 1. Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty a. Chứng từ sử dụng nhập, xuất kho thành phẩm Căn cứ vào số lượng xe được sản xuất hoàn thành theo từng lô, từng hợp đồng đã ký kết, kế toán nhập kho thành phẩm theo số lượng thực tế sản xuất được. Biểu số 2 Cty TM&SX vật tư thiết bị GTVT Xuất kho thành phẩm Ngày 30 tháng 9 năm 2004 Mẫu số: 01-VT QĐ số: 1141 Số 10 Nợ 155 Có 154 TC/QĐ/CĐkế toán Ngày 1-11-1995 của BTC Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn Minh Theo giấy nhập kho ngày 30/9/2004 Nhập tại kho : XN lắp ráp xe máy STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất sp, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 ARROW 6110 Xe 30 30 5.711.994 171.359.820 Tổng 171.359.820 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm bảy mốt triệu ba trăm năm chín nghìn tám trăm hai mươi đồng. Nhập ngày 30 tháng 9 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Đã kí Kế toán trưởng Đã kí Người giao hàng Đã kí Thủ kho Đã kí Thủ tục xuất kho thành phẩm + Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng đã kí kết giữa khách hàng và Công ty khi đến thời hạn giao hàng. Phòng kế toán lập hoá đơn (GTGT) và các chứng từ liên quan đến việc thu tiền hàng như phiếu thu tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc, chuyển khoản… hoá đơn GTGT. + Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn GTGT, giao sản phẩm cho khách hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghi trong hoá đơn. Biểu số 3 Hoá đơn (Gtgt) Liên 3: Nội bộ Mẫu số: 01-GTKT-3LL Ký hiệu: G/2004B Số hoá đơn: 0034801 Ngày 21 tháng 9 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty TMT Địa chỉ: 199B Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Số tài khoản Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Phúc Trường An Địa chỉ: 57 Tôn Đức Thắng - Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B D 3 4 1 Xe máy hiệu ARROW 6 -110 Chiếc 48 6.850.000 328.800.000 cộng tiền hàng 328.800.000 tiền thuế GTGT % thuếGTGT: 10% 328.800.000 ồ tiền thanh toán 361.680.000 Số tiền viết bằng chữ : Ba trăm sáu mốt triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng. Người mua hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) Kế toán sử dụng TK 155 để theo dõi chi tiết thành phẩm xuất ra hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng b. Trình tự kế toán chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các hoá đơn GTGT, thủ kho vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hoá đơn, dịch vụ bán ra. Sau đó chỉ lên phòng kế toán cho kế toán thành phẩm. Khi xuất thành phẩm, nhập thành phẩm thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để tiến hành lập thẻ kho. Biểu số 4 Công ty TM&SX vật tư thiết bị GTVT thẻ kho Tên sp: xe máy Mẫu số: 06-VT Ban hành theo QĐ/1141-TC/QĐ/CĐKT Kho: Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ: Ngày 30/9/2004 Tên nhãn hiệu qui cách vật tư : xe máy Đơn vị tính: Xe Mã số STT Chứng từ Diễn giải Mã nhập, xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 150 1 HĐ 56 15/9 Cty TNHH Phúc Trường An 32 58 2 0056 4/9 Lô 11 Lô 11 28 3 0057 7/9 Lô 12 Lô 12 150 4 HĐ13 Nguyễn Phi Hùng 37 1 5 QĐ 10 11/9 Cty TNHH Hải Dương 15 30 ……….. ồ 178 89 239 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 Người lập biểu Nguyễn Thị Tuyết Tại phòng kế toán: Cuối tháng khi nhận chứng từ và bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra từ thủ kho đưa lên, kế toán chi tiết thành phẩm kiểm tra đối chiếu lại 1 lần nữa giữa chứng từ và bảng kê hoá đơn, dịch vụ hàng hoá bán ra về tính hợp lệ, hợp lí. kế toán thành phẩm mở sổ chi tiết TK 155 "thành phẩm" để ghi từng thứ thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. cuối quí căn cứ vào bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra hàng tháng, kế toán tổng hợp số lượng nhập, xuất thành phẩm trong quý để tính chỉ tiêu giá trị. Cuối quí căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại thành phẩm, kế toán thành phẩm lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm Tháng 9 năm 2004 STT Loại xe Mã số Đơn giá Dư đầu kì Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT SL TT 1 JL 100 09/01 5.392.001 1 5.392.001 0 0 0 0 1 5.392.001 2 JL 100-A 0/03 - 0 0 0 0 0 0 0 0 3 JL 110 06/03 5.102.480 2 10.204.960 0 0 0 0 2 10.204.960 4 JL 100-4A 07/03 5.538.718 93 515.100.774 0 0 1 5.538.718 92 509.562.056 5 JL 110-4A 10/04 5.711.994 11 62.831.934 0 0 0 0 11 62.831.934 6 ARROW.6 phanh cơ 2.000 11/04 5.890.906 2.000 11.781.812.000 1.882 11.086.685.092 118 695.126.908 7 ARROW.6 phanh cơ 1.000 11/04 5.777.454 243 1.403.921.322 0 0 243 1.403.921.322 …………… Tổng 107 593.529.669 2.243 13.185.733.322 1.883 11.092.223.810 467 2.687.039.181 Người lập biểu Mai Thu Hiền Kế toán trưởng Phạm Văn Công Sổ chi tiết TK 155 Tháng 9 năm 2004 Tên thành phẩm: xe máy Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 171 4/9 Nhà máy sx IR xe máy 154 5.711.994 71 405.551.574 0 0058831 5/9 Cty TNHH Thu Trang 632 5.711.994 0 50 285.599.700 0058832 5/9 Cty TNHH Phúc Trường An 632 5.711.994 0 55 314.159.670 172 6/9 Nhà máy Sx IR xe máy 154 5.711.994 15 85.679.910 173 7/9 Nhà máy Sx IR xe máy 154 5.711.994 25 142.799.850 0058833 10/9 Đinh Tiến Lệ 632 5.711.994 1 5.711.994 0058834 10/9 Trạm VTNN Hưng Yên 632 5.711.994 30 171.359.820 0058835 10/9 DN tư nhân Đông Tuyết 632 5.711.994 190 1.085.278.860 ….. ồ PS T9 2.071 11.829.536.024 1.993 11.384.004.042 Dư đến ngày 30/9/2004 150 856.799.100 Người lập biểu Kế toán trưởng Mai Thu Hiền Phạm Văn Công Vào cuối mỗi tháng thủ kho thành phẩm cùng kế toán các phân xưởng tiến hành kiểm kê sản phẩm tồn kho. Căn cứ vào số lượng tồn thực tế tiến hành lập biên bản kiểm kê. Biểu số 7 Biên bản kiểm kê tồn kho thành phẩm Hôm nay ngày 30 tháng 9 năm 2004 tại Nhà máy lắp ráp xe máy tại Hưng Yên chúng tôi gồm: I. Phòng TC - kế toán 1. Bà: Nguyễn Ngọc Lan 2. Ông: Dương Thành Vũ II. Phòng KH - KD 1. Ông: Trần Thế Bạo III. Bộ phận của Nhà máy lắp ráp xe gắn máy 1. Thủ kho: Ông Nguyễn Lương Linh IV. Bộ phận kế toán của Nhà máy lắp ráp xe gắn máy 1. Ông: Nguyễn Hữu Nam Đã cùng nhau tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho tại nhà máy đến hết ngày 30 tháng 8 năm 2004. STT Tên TP ĐVT Lô Tồn sổ sách TT kiểm kê CL sổ sách thị trường SL TT SL TT SL TT 1 Xe JL 1010G xe 14 5 275.491.735 5 275.491.735 0 0 2 Xe JL 1010 GA xe 15 7 416.167.519 7 416.167.519 0 0 3 Xe JL4012D xe 17 2 206.845.648 2 206.845.648 0 4 XeJL4012D (LT) xe 18 24 2.629.492.320 24 2.629.492.329 0 0 ……… 0 0 ồ 33 3.527.997.222 33 3.527.997.222 0 0 Các bên đã thống nhất theo biên bản kiểm kê trên, biên bản được lập thành 03 bản có giá trị như nhau: Nhà máy lắp ráp Kế toán trưởng (kí, ghi rõ họ tên) Phòng KH - KD (kí, ghi rõ họ tên) Xe gắn máy (kí, ghi rõ họ tên) 2. Kế toán tổng hợp thành phẩm tại Công ty TMT a. Quá trình nhập kho thành phẩm: Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trong kì kế toán tổng hợp lên bảng kê phân loại từ bảng kê phân loại kế toán vào sổ nhật kí các tài khoản liên quan. Biểu số 8 Trích bảng kê phân loại ghi có TK: 154 STT Nội dung Tổng số Ghi nợ TK 155 1 Nhập kho TP tháng 9/2004 11.829.536.024 11.829.536.024 ………………….. ồ 11.829.536.024 11.829.536.024 Biểu số 9 Trích nhập kí chung Tháng 9 năm 2004 NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SHTK SPS SH NT Nợ Có 30/9 110 30/9 Nhập kho TP x 155 154 11.780.531.601 …….. 11.780.531.601 Biểu số 10 Công ty TM&SX Sổ cái Tk 154 Vật tư thiết bị GTVT Tên Tk: Chi phí sxkd dở dang Số hiệu: 154 Tháng 9 năm 2004 SD ĐK: 2332000753 NT CT Diễn giải Trang NKC TK ĐU Số tiền S N Nợ Có 30/9 137 30/9 Kc CP NVL TT 32 621 10.963.122.436 30/9 137 30/9 Kc CP NVL TT 32 622 15.869.154 30/9 137 30/9 Kc CPSX chung 32 627 169.749.221 30/9 137 30/9 Chi phí khác 32 331 631.790.790 30/9 137 30/9 Giá TP nhập kho 32 155 11.829.536.024 ồ PS tháng 9 11.780.531.601 11.829.536.024 Dư 30/9/2004 2.381.005.176 b. Quá trình xuất kho thành phẩm Khi có lệnh xuất kho thành phẩm thủ kho căn cứ vào những hoá đơn chứng từ thích hợp để tiến hành xuất kho thành phẩm. Biểu số 11: Bảng kê thành phẩm Tháng 9 năm 2004 Ghi Có Tk: 155 STT Nội dung Tổng số Ghi nợ TK 155 1 Xuất kho thành phẩm tháng 9/2004 11.384.004.042 11.384.004.042 ồ 11.384.004.042 11.384.004.042 Biểu số 12 Công ty TM & SX Vật tư thiết bị GTVT Trích nhật ký chung Tháng 9 năm 2004 NTGS C.từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SHTK SPS S N Nợ Có 30/9 111 Xuất kho TP x 157 11.384.004.042 11.384.004.042 Biểu số 13 Công ty TM & SX vật tư thiết bị GTVT Sổ cái Tk 155 Tên TK: Thành phẩm Số hiệu: 155 Tháng 9 năm 2004 NTGS C.từ Diễn giản Trang NKC TK ĐƯ Số tiền S N Nợ Có 30/9 120 30/9 Nkho TP 28 154 11.780.531.601 30/9 121 30/9 Xkho TP 29 157 11.384.004.042 ………. ồ PS T9 11.780.531.601 11.384.004.042 Dư 30/9/2004 856.799.100 II. Kế toán tổng hợp tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 1. Các phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán tiền hàng a. Phương thức bán hàng: Công ty TMT áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp và phương thức bán hàng đại lý ký gửi khách hàng có nhu cầu có thể đến mua trực tiếp tại Công ty người ký kết hợp đồng với Công ty đến thời hạn giao hàng Công ty sẽ giao hàng tận nơi nhận khách hàng đến nhận hàng tuỳ theo nội dung hợp đồng đã ký kết. b. Các phương thức thanh toán tiền hàng: Chuyển sang nền kinh tế thị trường với việc HTKD độc lập lấy doanh thu bù đắp chi phí và phải cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại. Vì vậy, cùng với các hình thức bán hàng khác nhau cũng có các phương thức thanh toán khác nhau, phù hợp với điều kiện của từng khách hàng đưa trên cơ sở thoả thuận giữa khách hàng với Công ty. Phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty là phương thức trả tiền ngay. - Phương thức bán hàng trả tiền ngay theo phương thức này thời điểm thu tiền trùng với thời điểm xuất giao hàng phương thức này áp dụng với những khách hàng mua khối lượng lớn chủ yếu là các đại lý. Công ty chủ yếu áp dụng phương thức thanh toán này, đây là một lợi thế của Công ty vì phương thức này đảm bảo cho Công ty thu hồi vốn nhanh để đầu tư cho sản xuất kinh doanh, phương thức này cũngd đảm bảo không bị chiếm dụng vốn. - Phương thức thanh toán sau: theo phương thức này thời điểm thu tiền không trùn với thời điểm giao hàng, phương pháp này áp dụng với những khách hàng có quan hệ thường xuyên, sòng phẳng, có suy tính với Công ty phương thức này ít được áp dụng tại Công ty, chỉ áp dụng đối với một số khách hàng đặc biệt. 2. Quy trình bán hàng Phòng kế hoạch KD Đàm phán Yêu cầu KH Nhận yêu cầu Sản xuất lắp ráp Giao hàng Ký hợp đồng Mua Bán thẳng Thanh toán thanh lý + + Quy trình bán hàng tại Công ty - Yêu cầu khách hàng: Tất cả những yêu cầu khách hàng chỉ đến Công ty qua Fax, công văn, điện thoại, giao dịch trực tiếp. Người tiếp nhận chỉ yêu cầu khách hàng về bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng. Các bộ phận phụ trách sẽ ghi các thông tin vào sổ nhận yêu cầu khách hàng. Riêng với mặt hàng xe máy nếu khách hàng là đại lý đã được phê duyệt thì các yêu cầu mua xe không cần ghi sổ người yêu cầu mà thực hiện bán theo mục (Với mặt hàng xe máy) Biểu số 14 Sổ nhận yêu cầu khách hàng Ngày KH, địa chỉ, Tel, Fax, người liên hệ ND yêu cầu Người nhận yêu cầu Kết quả xem xét Người xem xét Thực hiện - Xem xét yêu cầu khách hàng: Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng (và người được uỷ quyền) xem xét yêu cầu của khách hàng. Việc xem xét thông qua so sánh những yêu cầu khách hàng với khả năng sản xuất củ Công ty và lượng hàng tồn kho. Người xem xét ghi kết quả xem xét và ký nhận vào sổ kết quả xem xét xảy ra 2 trường hợp . + Nếu khả năng của Công ty không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng liên hệ với khách hàng theo các bước. +, Nếu khách hàng mua xe máy là các đại lý đã được Giám đốc phê duyệt, giá bán áp dụng cho khách hàng theo quyết định hiện hành của Công ty khách hàng nộp đủ 100% tiền vào quỹ và nhận phiếu thu đưa đến, bộ phận bán hàng viết phiếu xuất kho trình trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tổ chức kế toán Giám đốc và phó giám đốc Công ty phê duyệt, sau đó trả khách hàng 2 liên để đi nhận hàng. Các đại lý được hưởng chế độ khuyến mãi theo đúng quyết định hiện hành của Công ty. Hợp đồng được lập khi đại lý lấy đủ số lượng xe để khuyến mãi. +, Nếu khách hàng mua xe máy không thuộc danh sách đại lý của Công ty phải làm đơn đăng ký làm đại lý. Việc xem xét tuyển đại lý thực hiện theo quyết định quản lý QĐ - KD - 08. +, Đối với các mặt hàng khác. trưởng bộ phận kinh doanh mặt hàng tiến hành đàm phán với khách hàng trình giám đốc xem xét để ký kết hợp đồng. Các hợp đồng mua bán áp dụng theo kiểu mẫu BM-KD-18. - Mua hàng: Trường hợp khách hàng đặt sản phẩm mà Công ty không có sẵn trong kho và không đủ về số lượng. Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng chưa thực hiện việc mua vật tư sản phẩm theo quy trình mua vật tư (QĐ-07). Và viết lệnh sản xuất cho xí nghiệp lắp ráp để thực hiện sản xuất (QĐ-KD - 04). - Giao hàng: Đến thời hạn giao hàng, theo HĐ bán hàng đã ký kết, tiến hành giao hàng cho khách hàng. Bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng có trách nhiệm viết lệnh giao hàng (phiếu xuất kho) trình giám đốc và phó giám đốc ký duyệt. Sau đó giao 1/2 liên cho khách hàng xuống kho nhận hàng. Sau mỗi đợt giao hàng bộ phận bán hàng ghi kết quả thực hiện vào sổ theo dõi bán hàng (MB-KD-17). Biểu số 15: Sổ theo dõi bán hàng Tên khách hàng TT NT Phiếu xuất Loại xe Hợp đồng số Giao hàng JL 100 JL 100 JL 110 - Thanh toán và thanh lý hợp đồng: Căn cứ vào hợp đồng và số lượng đã giao và biên bán thanh lý kho khách hàng, phòng tổ chức kế toán Công ty xuất hoá đơn yêu cầu khách hàng thanh toán việc thanh toán được thực hiện theo 2 quyết định: QĐ - TV - 03 và QĐ - TV - 04. Vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng bộ phận bán hàng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo lên giám đốc Công ty số lượng xe xuất bán cho các đại lý theo BM. 3. Kế toán doanh thu bán hàng - Doanh thu bán hàng là số tiền Công ty thu được do bán hàng, Công ty TMT và sản xuất VTTBGTVT áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên DT bán hàng không bao gồm thuế GTGT. - Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán Công ty sử dụng TK 511 - doanh thu bán hàng để phản ánh. - Trình tự kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng cụ thể như sau: kế toán lên bảng kê tổng hợp doanh thu cho từng loại thành phẩm. Từ bảng tổng hợp doanh thu cho từng loại thành phẩm kế toán lập bảng tổng hợp doanh thu bán thành phẩm trong tháng. Biểu 17 Bảng tổng hợp doanh thu xe máy Tháng 9 năm 2004 Số hoá đơn NT Tên người mua Mặt hàng Số lượng Doanh số bán chưa thuế thuế GTGT 058831 5/9 Cty TNHH Thu Trang JL100 -4A 50 276.935.900 27.693.590 058832 5/9 Cty TNHH Phúc Trường An JL100-4A 55 304.629.490 30.462.949 058833 10/9 Đinh Tiến Lệ JL100-4A 1 5.538.718 5.53872 058834 10/9 DN tư nhân Đông Tuyết JL100-4A 190 1.052.356.420 105.235.642 ……….. Cộng 583 3.229.072.595 322.907.260 Người lập biểu Mai Thu Hiền Kế toán trưởng Phạm Văn Công Biểu số 18 ._.