Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I

LỜI MỞ ĐẦU Bản chất của nền kinh tế thị trường là sự cạnh tranh không ngừng giữa các doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất. Các sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra do đó mà cần phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng – những người tiêu dùng khi mua sắm lại đặt ra rất nhiều tiêu chuẩn như: chất lượng phải tốt, giá cả hợp lý ... Vì vậy, vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp sản xuất đó là phải sản xuất những sản phẩm mà thị trường cần chứ không phải những thứ mà mình có, đồng thời với việc đó doanh nghiệp cũng cần phải đạt được mục tiêu cuối cùng là tiêu thụ được sản phẩm thu được lợi nhuận vì đó là yếu tố quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Nếu quá trình sản xuất được tiến hành theo một quy trình nhất định thì khâu tiêu thụ lại diễn ra hết sức phong phú, đa dạng với nhiều khách hàng, nhiều phương thức bán hàng, phương thức thanh toán khác nhau. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải có một chiến lược kinh doanh linh hoạt, hiệu quả, phải biết tận dụng tối đa những lợi thế của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, thách thức đối với mỗi doanh nghiệp là thị trương luôn luôn biến động với nhiều rủi ro bởi tác động của các quan hệ hàng hóa tiền tệ, quan hệ cung cầu, các quan hệ thị trường với những quy luật khắt khe của nó. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời với mọi tình huống. Công tác kế toán vì thế mà có vai trò là công cụ quan trọng của hệ thống quản lý vĩ mô nền kinh tế nói chung, còn công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng có ý nghĩa quan trọng giúp các nhà quản trị có được những thông tin kịp thời chính xác, từ đó phân tích đánh giá để lựa chọn một chiến lược kinh doanh linh hoạt, hiệu quả. Đồng thời giúp các cơ quan quản lý có thẩm quyền giám sát việc chấp hành chính sách và chế độ tài chính kinh tế và kế toán của Nhà nước. Xuất phát từ tầm quan trọng đó, trong quá trình tìm hiểu thực tiễn tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I, kết hợp với những kiến thức đã thu nhận được trong quá trình học tập tại trường cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Trung và các cán bộ kế toán của Công ty. Em đã chọn nghiên cứu đề tài : “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I “. Ngoài lời mở đầu và kết luận, bài báo cáo của em gồm 3 phần : Phần I : Tổng quan về Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Phần II : Thực trạng hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Phần III : Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Sinh viên Lê Hồng Thuấn Lớp Kế Toán K37 ĐK PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I –Pharbaco tiền thân là Viện bào chế Trung ương, cơ sở tại phố Phủ Doãn, Hà Nội.Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Viện bào chế được chuyển lên chiến khu Việt Bắc và được giao nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ cho kháng chiến.Sau ngày hòa bình lập lại năm 1954 được chuyển về Hà Nội.Năm 1955 công ty chuyển về 160 Tôn Đức Thắng-Đống Đa-Hà Nội và được sát nhập thêm các đơn vị đổi tên thành xí nghiệp 1, với nhiệm vụ sản xuất thuốc men, bong băng và các vật tư y tế phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước và phục vụ cho nhân dân.Do nhiệm vụ sản xuất đa dạng, số lượng mặt hàng nhiều và để đảm bảo tính chuyên môn nên đến năm 1961 Xí nghiệp 1 đã tách thành 3 xí nghiệp: Xí nghiệp dược phẩm 1 chuyên sản xuất thuốc tân dược, Xí nghiệp hóa dược nay là công ty cổ phần hóa dược Hà Nội chuyên sản xuất hóa chất làm thuốc và một số loại vật tư y tế, Xí nghiệp dược phẩm 3 nay là công ty dược phẩm trung ương 3 tai Hải Phòng. Năm 1993 Xí nghiệp dược phẩm 1 đổi tên thành Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 1.Theo Quyết định số 286/QĐ-BYT ngày 25/01/2007 và Quyết định số 2311/QĐ-BYT ngày 27/06/2007 của Bộ trưởng Bộ Y tế, Xí nghiệp dược phẩm Trung ương 1 được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I-Pharbaco và hoạt đọng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018671 ngày 25/07/2007 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần 1 ngày 06/06/2007 do Sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp.Trụ sở chính của công ty hiện nay là tại 160 Tôn Đức Thắng, phường Hàng Bột, quận Đống Đa, Hà Nội. Vốn điều lệ: 49.000.000.000 ( Bốn mươi chín tỷ đồng ) Điện thoại : 04.8454561- fax: 04.8237460 Mã số thuế: 0100109032 Email: pharbaco@pharbaco.com.vn Website: www.pharbaco.com.vn Từ ngày thành lập (năm 1955 đến nay) doanh nghiệp luôn là con chim đầu đàn của ngành công nghiệp dược Việt Nam và công ty đã được nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương các loại:Huân chương Lao Động hạng nhất,nhì,ba.Huân chương Độc lập và nhiều huân huy chương,băng khen khác…. Ngoài ra công ty còn có cơ sở tại Sóc Sơn-Hà Nội, đang đầu tư xây dựng và hoàn thiện nhà máy mới hiện đại,dây chuyền thiết bị Châu Âu đạt các tiêu chuẩn WHO,GLP,GSP. Hiện nay công ty đang sở hữu một đội ngũ cán bộ trẻ năng, động sáng tạo và nhiệt tình. Sản phẩm phong phú đa dạng. 59 sản phẩm đã được đăng ký bảo hộ nhãn hiệu hàng hoá.Một số thương hiệu đã thành công đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Pharbaco luông đứng trong Top 100 thương hiệu mạnh Việt Nam.10 năm liền đạt danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao Pharbaco có đội ngũ Dược sỹ, công nhân: giỏi về chuyên môn, tâm huyết, lành nghề trong lĩnh vực sản xuất và nghiên cứu sản phẩm.Hiện tại Pharbaco sản xuất và lưu hành trên 200 sản phẩm gồm các nhóm thuốc kháng sinh, thuốc hạ sốt giảm đau, thuốc tim mạch, thuốc chống lao, chống sốt rét, các vitamin, thuốc chống tiểu đường…với các dạng bào chế khác nhau: viên nang, viên nén, viên bao film, viên bao đường (trên 2 tỷ viên/năm); thuốc bột tiêm (chục triệu lọ/năm), thuốc tiêm dung dịch (50 triệu ống/năm) Các sản phẩm thuốc của Pharbaco được sản xuất trên dây truyền máy móc thiết bị hiện đại công nghệ tiên tiến, công xuất lớn và hệ thống kiểm soát chất lượng đạt tiêu chuẩn GMP – WHO. Đặc biệt Pharbaco có các dây chuyền riêng biệt để sản xuất các loại kháng sinh nhóm β - lactam như: Dây chuyền sản xuất thuốc bột, cốm, viên nén, viên bao, viên nang cứng chứa kháng sinh nhóm penicillin;Dây chuyền sản xuất thuốc bột, cốm, viên nén, viên bao, viên nang cứng chứa kháng sinh nhóm Cephalosporin;Dây chuyền sản xuất thuốc bột tiêm chứa kháng sinh nhóm Cephalosporin.Toàn bộ sản phẩm sản xuất trong nhà máy được kiểm nghiệm đầy đủ và chính xác nhờ có một phòng Kiểm nghiệm GLP với đầy đủ các phương tiện trang thiết bị hiện đại trị giá hàng chục tỷ đồng và đội ngũ kiểm nghiệm viên lành nghề, nhiều kinh nghiệm, thường xuyên được bổ túc nghiệp vụ. Tổng kho GSP với dung tích chứa 10000 m3 được trang bị hệ thống điều hoà nhiệt độ có thể kiểm soát tự động nhiệt độ và độ ẩm đảm bảo cho việc bảo quản sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng.Hệ thống giá kệ, xe nâng hiện đại đáp ứng nhanh chóng việc cấp phát hàng hoá tránh nhầm lẫn.Đảm bảo hàng hoá đến tay khách hàng đầy đủ nhanh chóng, chính xác với chất lượng tốt nhất.Sản phẩm của PHARBACO có mặt tại 64/64 tỉnh thành cả nước từ Lạng Sơn đến Mũi Cà Mau. PHARBACO có 6 Chi nhánh và Đại lý giao dịch trực tiếp 200 khách hàng trên toàn lãnh thổ Việt Nam.PHARBACO có hợp đồng phân phối sản phẩm thông qua hàng trăm Công ty dược trên toàn quốc.Các sản phẩm thuốc của PHARBACO hiện có mặt tại các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc và nhiều bệnh viện lớn ở trung ương cũng như địa phương.Doanh thu bán hàng tăng đều qua từng năm.Hàng năm, Công ty trực tiếp tham gia các chương trình đấu thầu cung cấp thuốc cho các bệnh viện từ trung ương đến địa phương và các dự án quốc gia 2. Thị trường tiêu thụ Trong những năm 80, kế hoạch sản xuất của công ty do Bộ Y tế và tổng công ty dược lập kế hoạch.Sau khi sản xuất xong công ty không tiêu thụ trực tiếp mà phân phối qua các công ty khác theo chỉ đạo của Tổng công ty Dược.Sang những năm 90, khi công ty bắt đầu hạch toán độc lập, công ty đã gặp phải không ít khó khăn khi phải tự tìm thị trường tiêu thụ cho các sản phẩm của mình.Ngoài việc cung ưng thuốc cho hệ điều trị trong cả nước bằng các hệ thống chi nhánh, đại lý và các công ty phân phối, Pharbaco còn cung ứng cho cả thị trường ngoài nước.Thực hiện chủ trương chung cua Nhà nước Việt Nam về việc mở rộng xuất khẩu, Ban lãnh đạo công ty Pharbaco cũng định hướng xuất khẩu là một mảng được quan tâm, khuyến khích và phát triển trong hoạt động kinh doanh của Pharbaco. Đến nay khoảng 30 sản phẩm của Pharbaco đã có visa xuất khẩu sang một số nước trên thế giới như Moldova, Papua, NewGuinea, Nigeria, Somali, Myanmar, Campuchia, Lào.Và có các công ty đại diện phân phối thuốc tại các nước Campuchia, Nigeria, Moldova, có văn phòng đại diện tai Myanmar.Doanh số xuất khẩu năm 2007 đạt 534.000 USD, phát huy những thành quả đã đạt được trong những năm qua, Pharbaco tiếp tục tìm kiếm và mở rộng thị trường xuất khẩu sang Trung Đông, Châu Âu và Châu Phi. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương I Đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của công ty hiện có trên 600 người với 13 phòng ban và 7 phân xưởng.Là một đơn vị hạch toán độc lập, với vai trò là một doanh nghiệp cổ phần sản xuất thuốc lớn trong nước, sản phẩm đa dạng nên việc tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức quản lý trực tuyến và quản lý chức năng.Cụ thể như sau: Đứng đầu công ty là đại hội cổ đông.Đại hội đồng cổ đông sẽ họp mỗi năm một lần để tổng kết lại năm trước và bàn bạc và đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng trong công ty như: chiến lược phát triển của công ty, các vấn đề về kế hoạch trong năm tới, các mục tiêu phát triển của công ty... Dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội đồng quản trị của công ty. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra và có niên khoá là 3 năm.Đứng đầu hội đồng quản trị gồm 4 người:Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc,2 phó tổng giám đốc và kế toán trưởng…Trong đó Chủ tịch hộ đồng quản trị là người duy nhất của công ty đứng đầu bộ máy quản lý và chịu trchs nhiệm hoàn toàn về bộ máy quản lý.Bên cạnh Hội đồng quản trị là ban kiểm soát.Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý trong quản lý điều hành sản xuất, tính chính xác và hợp lý trong ghi sổ và lập báo cáo tài chính. ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ P.X THUỐC BỘT TIÊM PHÒNG KẾ HOẠCH P.X THUỐC BỘT TIÊM CEPHALOSPORIN PHÒNG KINH DOANH P.X THUỐC TIÊM DUNG DỊCH PHÒNG MARKETING ĐẦU TƯ DỰ ÁN P.X THUỐC NHỎ MẮT, MŨI TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÒNG KIỂM NGHIỆM PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG BẢO VỆ P.X VIÊN NON β LACTAM PHÒNG T.C KẾ TOÁN PHÒNG Đ.B CHẤT LƯỢNG P.X CƠ ĐIỆN P.X VIÊN KS PENICILIN PHÒNG T.C HÀNH CHÍNH PHÒNG N.C PHÁT TRIỂN Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty cổ phần dược phẩm TW 1 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban: Phòng Tổ hức hành chính: Có nhiệm vụ sắp xếp, quản trị nhân sự, các chính sách về người lao động, xây dựng và tham mưu cho giám đốc các chính sách về tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm. Phòng marketing có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về xây dựng chiến lược kinh doanh và tiếp thị sản phẩm của công ty, đồng thời phân phối các sản phẩm do công ty sản xuất, theo dõi các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm và quản lý các chi nhánh, nhà thuốc, quầy thuốc của công ty. Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, cung cấp các thong tin kế toán kịp thời cho các nhà quản lý…. Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, lao động, tiền lương…Bên cạnh đó phòng cũng chịu trách nhiệm thu mua, quản lý vật tư đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời cho sản xuất. Phòng kiểm ngiệm chất lượng có nhiệm vụ kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào về cả chất lượng và số lượng.Kiểm tra và thẩm định chất lượng của sản phẩm đầu ra Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng giá bán sản phẩm cho phù hợp với thị trường, đảm bảo kinh doanh có lãi. Phòng đảm bảo chất lượng có nhiệm vụ xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm theo các tiêu chuẩn sản xuất thuốc, xây dựng các định mức kỹ thuật. Phòng nghiên cứu phát triển có nhiệm vụ nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm cũ, theo dõi quy trình tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu và đổi mới công nghệ. Phòng bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, kiểm tra giấy tờ xuất trình của mọi người khi ra vào công ty. 4. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán 4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán tài chính là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I-Pharbaco, tham mưu giúp Tổng giám đốc trong công tác tài chính; tổ chức bộ máy thống kê, kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.Quản lý, bảo tồn và phát triển vốn, tham mưu giúp Tổng giám đốc về mặt tài chính có biện pháp đẩy mạnh sản xuất kinh doanh đạt lợi nhuận cao nhất, để từng bước hiện đại hóa công ty, góp phần hiện đại hóa ngành kinh tế kỹ thuật Dược Việt Nam.Chịu sự kiểm soát của Cơ quan Tài chính cấp trên và chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc công ty. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện tốt công tác thống kê kế toán của phòng và mạng lưới thống kê kế toán trong toàn công ty. Hướng dẫn các đơn vị mở sổ sách, cập nhật thực hiện công tác thống kê kế toán được chính xác, kịp thời, đúng qui định.Đảm bảo cung cấp đủ vốn, phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh, xây dựng cải tạo nhà xưởng, đổi mới công nghệ nhằm phát triển sản xuất kinh doanh.Thực hiện và hướng dẫn thực hiện các chế độ thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước, thường xuyên nâng cao trình độ nghề nghiệp cho kế toán viên trong công ty.Làm báo cáo tài chính, phân tích đánh giá kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh 03 tháng một lần, để đánh giá thực trạng kết quả sản xuất kinh doanh trong thời gian đó,giúp Tổng giám đốc có định hướng sản xuất kinh doanh được chính xác.Bằng các nghiệp vụ của mình, phòng tham gia quản lý bảo toàn và phát triển vốn, tham mưu giúp Tổng giám đốc quay vòng vốn nhanh, để mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.Quản lý tốt việc thu chi tài chính,theo dõi công nợ làm tốt nghĩa vụ nộp ngân sách với Nhà nước.Thực hiện chế độ kiểm kê tài sản của công ty, 06 tháng một lần, quản lý tốt vật tư hàng hóa và tiền mặt tại công ty.Kịp thời phát hiện những lãng phí, những việc làm kém hiệu quả,tham mưu giúp Tổng giám đốc cáchgiải quyết chống thất thoát tài sản của công ty.Chuẩn bị đầy đủ thủ tục, tài liệu cần thiết cho việc xử lý những trường hợp phát hiện thấy có mất mát tài sản, vật tư của công ty, đề xuất biện pháp giải quyết.Bảo quản lưu trữ những chứng từ, sổ sách có liên quan đến công tác thống kê, kế toán tài chính, đảm bảo bí mật sản xuất kinh doanh, chính sách thị trường của công ty.Theo dõi và thu nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đúng chính sách của Nhà nước.Sử dụng và nâng cao năng lực hoạt động của hệ thống máy tính vào công tác thống kê, kế toán, nhằm đáp ứng kịp thời các thông tin cần thiết, phục vụ tốt cho công tác sản xuất kinh doanh của công ty.Quản lý tốt tài sản cố định, thực hiện khấu hao hợp lý, đảm bảo tốt hiệu quả sản xuất kinh doanh.Thay mặt công ty thường xuyên liên hệ và cung cấp số liệu cho công ty chứng khoán.Thường xuyên báo cáo nhanh lên Tổng giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh, những biến động về tài chính…để có biện pháp xử lý kịp thời.Tổ chứ phân tích giá thành sản phẩm 06 tháng một lần, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu, giúp sản xuất kinh doanh được tốt hơn.Cùng với phòng kinh doanh xây dựng giá bán sản phẩm cho phù hợp với thị trường đảm bảo kinh doanh có lãi.Kế toán trưởng là người chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động tài chính của công ty và mọi hoạt động của phòng.Phó phòng giúp việc Kế toán trưởng và phải chịu trách nhiệm về những phần việc được phân công hay ủy quyền.Mọi CBCNV trong phòng có trách nhiệm đoàn kết, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, ai làm tốt sẽ được khen thưởng, ai vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật. Ngoài ra Phòng kế toán tài chính còn có những quyền hạn là: Được ủy quyền chỉ đạo trực tiếp các nhân viên thống kê, kế toán, các thủ kho trong công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Được quyền yêu cầu các nhân viên thống kê, kế toán các thủ kho trong toàn công ty báo cáo cung cấp những tài liệu cần thiết cho công tác thống kê, kế toán của công ty.Kế toán trưởng được ký duyệt các báo cáo về tài chính thống kê, kế toán, thanh toán lương, thưởng tháng, quý, năm.Kế toán trưởng có quyền báo cáo Tổng giám đốc, kế toán trưởng cấp trên hoặc với thanh tra Nhà nước, Viện kiểm soát về những hành vi, vi phạm thể lệ đã quy định trong quản lý kinh tế, tài chính của bất cứ ai trong công ty.Kế toán trưởng có quyền không ký duyệt các báo cáo tài chính, chứng từ, tài liệu không phù hợp với chế độ, luật lệ và các chỉ thị của Nhà nước.Trường hợp Tổng giám đốc công ty ra lệnh cho Kế toán trưởng thực hiện mọi việc mà pháp luật nghiêm cấm (dù ra lệnh bằng văn bản) thì kế toán trưởng có quyền từ chối không thực hiện và phải báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng, kế toán trưởng cấp trên, để kịp thời ngăn chặn những hành vi sai trái đó. 4.2 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty 4.2.1 Chính sách kế toán tại công ty - Niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch đến ngày 31/12 hang năm. - Kì kế toán của đơn vị được tính theo năm. - Đơn vị tiền được sử dụng trong kế toán là Việt nam đồng - Phương thức theo dõi vật tư là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang là theo vật liệu chính và phân bổ giá thành theo khoản mục - Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp tỷ giá hạch toán - Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phương pháp đường thẳng và công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 4.2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng Công ty sử dụng các loại chứng từ được quy định theo: Chứng từ về lao động tiền lương có: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, biên bản điều tra tai nạn lao động.Chứng từ bán hàng gồm những loại chứng từ sau: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Bảng thanh toán hàng đại lý, Thẻ quầy hàng.Doanh nghiệp cũng có những loại chứng từ về tiền, chứng từ về hàng tồn kho. Ngoài ra, công ty còn có một số chứng từ riêng sử dụng nội bộ và phục vụ cho nhu cầu quản lý.Chứng từ về tài sản cố định: biên bản đánh giá lại TSCĐ; Biên bản kiểm kê TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Bảng tính và phân bổ khấu hao. 4.2.3.Hệ thống tài khoản sử dụng Trước năm 2006, công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Từ năm 2006 đến nay, công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ra ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên hệ thống tài khoản của công ty cũng có những điểm khác biệt so với quyết định 15 như: công ty không sử dụng tài khoản 151- hàng mua đang đi đường... Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý công ty cung mở một số tài khoản (TK) cấp 2, cấp 3 như: Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng đã được mở thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 chi tiết theo ngân hàng và theo loại tiền ( Việt Nam đồng hay ngoại tệ) cụ thể như sau: TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 1121- Tiền gửi tại Ngân hàng Công thương TK 11211- Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Công thương TK 11212 - Ngoại tệ gửi Ngân hàng Công thương TK 1122 - Tiền gửi tại Ngân hàng Ngoại thương TK 11221- Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Ngoại thương TK 12222- Ngoại tệ gửi Ngân hang Ngoại thương. Tài khoản 154 lại mở các tài khoản cấp 2 chi tiết theo nơi phát sinh. Cụ thể: TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. TK 1541- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang tại phân xưởng tiêm. TK 1542- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang tại phân xưởng viên. TK 1543- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang tại phân xưởng chế phẩm. TK 1544- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang tại phân xưởng cơ khí. TK 1546- Sản phẩm từ chế. TK 1547- Chi phí xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng. Các tài khoản 621,622,627 mở các tài khoản cấp 2 chi tiết theo các phân xưởng chính. Ví dụ: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại phân xưởng tiêm. TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại phân xưởng viên. TK 6213: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại phân xưởng chế phẩm. 4.2.4.Hệ thống sổ sách kế toán Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của công ty và các hình thức sổ kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ. Hình thức sổ này có ưu điểm là tránh được trùng lặp, dễ dàng phân công lao động kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Với hình thức sổ này, công ty sử dụng các Nhật ký - Chứng từ số 1- 2- 4- 5 - 7 -8 -10 ( Không sử dụng các Nhật ký - Chứng từ số 3, 6 và 9). Còn bảng kê thì công ty sử dụng các Bảng kê số 1, 2, 4, 5, 6, 10, 11. Công ty mở sổ chi tiết cho các tài khoản có thẻ như Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng ( chi tiết theo từng ngân hàng), Sổ tài sản cố định. Ngoài ra, công ty cũng mở sổ chi tiêt đối với các tài khoản TK 131, TK 331( chi tiết theo từng khách hàng ) TK 141, TK 142, TK 1521...và các sổ theo dõi chi phí (chi tiết theo từng phân xưởng). 4.2.5.Hệ thống báo cáo kế toán ở công ty Hệ thống báo cáo của công ty gồm hai loại là : báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Công ty lập 3 Báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập hàng quý.Các báo cáo này do kế toán tổng hợp lập và nó chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của kế toán tổng hợp và quyền Giám đốc.Các báo cáo này dùng để nộp cho các cơ quan nhà nước như: cơ quan thuế, cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý vốn. Ngoài các báo cáo tài chính, công ty còn lập các báo cáo quản trị khi có yêu cầu của Giám đốc như: Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo hàng tồn kho, Báo cáo tình hình sản xuất... PHẦN II : THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I 1. Đặc điểm thành phẩm, tình hình tiêu thụ thành phẩm và công tác quản lý tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cổ phẩm Dược phẩm TW I. 1.1 Đặc điểm thành phẩm, tình hình tiêu thụ thành phẩm. Thành phẩm của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I là những sản phẩm thuốc thuộc các loại đã hoàn thành bước cuối cùng của dây chuyền sản xuất và đã được phòng kiểm nghiệm kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật rồi mới tiến hành nhập kho sản phẩm.Bên cạnh các mặt hàng truyền thống, Công ty còn nghiên cứu sản xuất các mặt hàng mới nhằm góp phần chữa bệnh cho nhân dân, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm.Những mặt hàng mới của Công ty tuy chưa phải đã có doanh số chiếm tỷ lệ cao trong doanh số của công ty nhưng kết quả kinh doanh trong những năm gần đây cho thấy các loại thuốc đang dần dần chiếm được niềm tin của người tiêu dùng.Là những sản phẩm lien quan trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của con người, thể thích nhỏ nhưng lại có giá trị rất lớn nên công tác quản lý thành phẩm rất chặt chẽ.Mặt hàng của công ty hiện đang có mặt nhiều nơi trên toàn quốc, được nhiều khách hàng dụng và tin dung, qua đấy có thể thấy thị trường của công ty là tương đối ổn định vì tỷ lệ doanh thu từ phía khách hàng ổn định và chiếm tỷ lệ cao. 1.2.Công tác quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của công ty. Để thích nghi với nền kinh tế thị trường, giữ chữ tín với khách hàng, không ngừng đẩy mạnh khối lượng sản xuất và tiêu thụ, công tác bán hàng của công ty đã có chú ý đến các mặt sau: -Về khối lượng và chất lượng thành phẩm:Trước khi sản xuất sản phẩm, công ty phải đi kiểm nghiệm thị trường, dựa vào đó và những hợp đồng đã ký kết mới bắt đầu sản xuất.Vì thế nên số lượng hàng tồn kho là rất nhiều và sản phẩm đều có hạn sử dụng nên đòi hỏi công ty phải có biện pháp bảo quản một cách hợp lý để tránh hư hỏng số lượng hàng tồn kho đó.Vì sản phẩm sản xuất của công ty hầu hết là thuốc, có liên quan đến tính mạng và sức khỏe của con người nên vấn đề về chất lượng cũng rất được quan tâm. Để đảm bảo chất lượng, công ty phải kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào và khi sản phẩm hoàn thành sẽ được phòng kiểm nghiệm kiểm tra và mới cho nhập kho.Những loại thuốc có hạn sử dụng đang còn mới nhất thì công ty mới chgo xuất kho, còn nhưng loại thuốc kém chất lượng hay đã hết hạn sử dụng thì công ty sẽ không đưa ra thị trường. -Về vận chuyển: Nếu khách hàng yêu cầu thì công ty có thể vận chuyển hàng đến tận nơi và chi phí vận chuyển sẽ được trừ vào công nợ của khách hàng.Còn nếu khách hàng đến mua hàng tại công ty và tự vận chuyển về thì sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. -Về giá bán:Việc xác định giá bán là một trong những nhân tố quan trọng, nó phải được tính toán dựa trên cơ sở giá thành thực tế thành phẩm xuất kho và dựa trên sự biến động của giá cả thị trường.Giá bán tại các cửa hàng có thể dao động trong phạm vi nhất định theo giá sát giá chỉ đạo của công ty.Khi muốn tăng hoặc giảm một mặt hàng nào phải có quyết định của Giám đốc và Phòng thị trường phải có thông báo cho các cửa hàng.Các cửa hàng sẽ phải kiểm kê số lượng thành phẩm tại thời điểm thay đổi giá.Tùy vào từng thời điểm khác nhau Công ty đưa ra giá bán khác nháuao cho công ty vừa bù đắp được chi phí sản xuất kinh doanh và bảo đảm có lãi.Với khách mua hàng với số lượng lớn và thường xuyên có thể được giảm giá theo tỷ lệ % thích hợp. - Về phương thức bán hàng:Công ty tiêu thụ sản phẩm bằng các phương thức như bán hàng trực tiếp hoặc theo hợp đồng và bán gửi qua các cửa hàng. Theo phương thức bán hàng trực tiếp, khách hàng đến giao dịch và nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty.Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, Phòng Kế hoạch sẽ viết hóa đơn GTGT.Hóa đơn GTGT được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển và được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần ): Liên 1: ( màu trắng ) lưu tại quyển hóa đơn gốc do phòng kế hoạch giữ để nắm được số lượng thành phẩm tiêu thụ trong kỳ. Liên 2: ( màu đỏ ) giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua. Liên 3: ( màu xanh ) làm căn cứ để thủ kho lưu thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán thành phẩm ghi sổ kế toán và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi Hóa đơn GTGT có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, ….Ghi xong phải trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt Khi nhận được hóa đơn về tiêu thụ hang hóa, kế toán phải phản ánh doanh thu thực hiện vào “ Sổ chi tiết bán hàng “ và “ Sổ chi tiết thanh toán với người mua “ nhưng chưa ghi bút toán phản ánh về giá vốn hàng bán.Giá vốn của hàng bán được tập hợp và ghi một lần vào cuối tháng. Chứng từ sử dụng “ Hóa đơn GTGT “ + Xuất giao cho các cửa hàng dưới hình thức như giao khoán.Nhân viên bán hàng sẽ được hưởng lương của Công ty và ngoài ra nếu bán vượt mức sẽ được thưởng.Hàng tháng các cửa hàng này mộp hóa đơn bán hàng và nộp tiền lên phòng kế toán, nộp báo cáo kiểm kê cho bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Ở các cửa hàng này sẽ trực tiếp bán buôn hoặc bán lẻ cho khách hàng. Khi công ty xuất hàng cho các cửa hàng này đều sử dụng “ Phiếu xuất kho “. Công ty bán thuốc cho khách hàng có kèm theo các hình thức ưu đãi như: chiết khấu, giảm giá, hỗ trợ vận chuyển….Bên cạnh đó công ty còn có các hình thức để tăng tiêu thụ sản phẩm của mình như: mở các cửa hàng mới giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, khuyến mại, tham gia các hội chợ triển lãm về thuốc nói riêng và hàng tiêu dùng nói chung. Chính vì công ty có biện pháp quản lý tốt khâu tiêu thụ nên thị trường của Công ty không ngừng được mở rộng, sản phẩm của Công ty càng ngày càng có uy tín trên thị trường trong nước và ngoài nước. Biểu số 1 Công ty cổ phần dược phẩm TW I – Pharbaco Trụ sở: 160 Tôn Đức Thắng, Q.Đống Đa,Hà Nội Điện thoại: 048454562 Fax: 04 8237460 MST: 0100109032 STK: 10201000073857 Ngân hàng Công thương, k.v Đống Đa, Hà Nội HÓA ĐƠN ( GTGT ) Mã số : 01 GTKT 5LL01 Liên 3: Nội bộ Ký hiệu : AB/2007T-DP Ngày 19 tháng 08 năm 2007 Số: 001820 Họ tên người mua hàng: Lê Văn Trường Đơn vị: Công ty cổ phần dược phẩm TW II Điện thoại : …………. Địa chỉ: Số 9 Trần Thánh Tông – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản: ……….. Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 01001091131 STT Mã số Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính số lô hạn dùng số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F 1 2 3=2x1 1 Vitamin B1 lọ 500 1.5 750 2 paracetamol vĩ 200 10 20000 Khoản:…………. Cộng tiền hàng : 20.750.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.037.500 Cộng tiền thanh toán: 21.787.500 Số tiền viết bằng chữ: hai mươi mốt triệu bảy trăm tám mươi bảy nghìn năm trăm đồng Người mua Người viết hóa đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) 2. Khái quát hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần dược phẩm trung ương I Hiện nay, để hạch toán ban đần các nghiệp vụ phát sinh, phòng kế toán của công ty đang sử dụng 3 loại chứng từ: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Hóa đơn GTGT Các tài khoản sử dụng: - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 155: Thành phẩm - TK 157: Hàng gửi bán - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp - TK 511: Doanh thu bán hang - TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa - TK 5112: Doanh thu bán sản phẩm thuốc - TK 5151: Thu từ lãi ngân hàng - TK 5152: Thu từ cho thuê kiốt - TK 5212: Chiết khấu - TK 5312: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 632: Giá vốn hang bán - TK 6321: Giá vốn bán hàng hóa - TK 6322: Giá vốn bán sản phẩm thuốc - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 7111: Thu nhập từ bán nước cất - TK 7112: Thu nhập khác - TK 911: Xác định kết quả Ngoài các tài khoản trên, công ty còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK112… Trong quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm, công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết hàng gửi bán, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn thành phẩm,bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng gửi bán, bảng kê hóa đơn hành bán, bảng kê chứng từ được sử dụng để theo dõi doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, bảng tổng hợp phát sinh một tài khoản TK 155, TK 157, TK 511, TK 632, sổ chi tiết công nợ, bảng kê 11, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái các tài khoản,._.