Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty in tài chính

n xuất kinh doanh của đơn vị mình, đồng thời phải mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Tổ chức quản lý tốt việc sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm là con đường cơ bản nhất để doanh nghiệp đạt mục tiêu tăng lợi nhuận. Trong công tác quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là những chỉ tiêu quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghệp quan tâm vì các chỉ tiêu này chỉ phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy phải tổ chức tốt công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy vậy kế toán không chỉ là ghi chép trung thực, tập hợp và phân bổ chính xác chi phí sản xuất, tính đúng và tính đầy đủ giá thành. Để thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý nắm được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm ra các biệm pháp hữu hiệu cho công tác hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng tích luỹ cho doanh nghiệp, sau mỗi kỳ tính giá thành, kế toán cần tiến hành phân tích chi phí và giá thành. Qua việc tính chi phí và giá thành sản phẩm, kế toán rút ra được những kết luận sát thực hơn, cụ thể hơn về tình hình thực hiện nhiệm vụ hạ giá thành nhằm đưa ra các giải pháp cho các nhà quản trị phù hợp khả thi đối với công tác hạ giá thành sản phẩm. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tính giá thành, trong thời gian thực tập, tìm hiệu công tác kế toán tại công ty in Tài Chính với kiếm thức lý luận đã được trang bị trong nhà trường em đã chọn chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty in Tài Chính” Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Lê Kim Ngọc cùng các cô, chú trong phòng Kế toán tài vụ của Công ty. Em kính mong được sự giúp đỡ của cô giáo và các cô, chú trong phòng kế toán tài vụ của công ty để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Hà nội, Ngày 20 tháng 4 năm 2005 Sinh viên Trần Thị Phương Thảo Phần I: Khái quát chung đặc điểm công ty in Tài Chính. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty in Tài Chính. 1.1. Quá trình hình thành Công ty in Tài Chính là một doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp từ nhà nước và Bộ Tài Chính. Công Ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có con dấu riêng theo mẫu giao dịch. Hiện nay công ty gồm 2 chi nhánh, một chi nhánh tại Hà Nội, một chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Công Ty In Tài Chính Trụ sở: Nghĩa Tân – Cầu Giấy – Hà Nội Điện Thoại: 04.7544995-7544894-8362584 Fax: 04.754165 Chi nhánh: Công Ty In Tài Chính tại TP HCM Địa chỉ: 22-Tôn Thất Thuyết –Phường 16- Quận 4- TP HCM Điện thoại: 08.8884647 Fax: 08.9401496 Xuất phát từ nhiệm vụ quản lý nhà nước của ngành, nhất là thời kỳ sau khi thống nhất đất nước năm 1975 mỗi năm BTC phải in ấn một số lượng rất lớn sổ sách, biểu mẫu, hoá đơn, biên lai… Do phải nhờ các nhà in ngoài ngành nên nhiều khi tiến độ không được đảm bảo, thậm chí ảnh hưởng đến độ bảoG mật cần thiết của tài liệu. Xuất phát từ nhu cầu đó, công ty In Tài Chính đã ra đời (tiền thân là nhà in Tài Chính). Do đó ngày 5.3.1985 Bộ Trưởng BTC đã ký quýêt định số 41 TC/TCCB về việc thành lập Nhà in Tài Chính. Ngày 17.8.1995 Nhà In Tài Chính được Bộ trưởng BTC ra quyết định bổ xung thêm nhiệm vụ và đổi tên là Công ty in Tài Chính và ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty để làm cơ sở pháp lý cho công ty hoạt động và phát triển. 1.2. Quá trình phát triển 1.2.1. Những bước đi ban đầu (1985-1990) Nhà in Tài Chính được thành lập với số vốn ban đầu 5 triệu và 5 máy in Typô và 1 máy in offset. Sản phẩm đầu tiên ra đời là ảnh 4 màu in bằng Typô, sản phẩm tiếp theo là “phong bì và giấy viết thư” của BTC in bằng khuân khắc gỗ. Ngày 22.12.1987 sản phẩm đầu tiên của máy offset đã ra đời, đó là bao bì pê đan xe đạp của nhà máy cơ khí Hưng Yên. Tiếp theo nhà in nhận in bao bì thuốc lá Bông Sen, nhãn bánh đậu xanh Hải Dương và sản phẩm đầu tiên của BTC nên máy offset là Tạp Chí Bảo Hiểm. Có một khó khăn rất lớn cho nhà máy in là hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc văn phòng BTC. Bước sang thời kỳ đổi mới thì cơ chế đó càng bộc lộ rõ những bất hợp lý của nó. Đúng một năm, ngày 1-4-1990 Nhà in tài chính được hạch toán độc lập. Đây là cái mốc đánh dấu bước ngoặt lịch sử của Nhà In Tài Chính, phù hợp với xu thế phát triển của đời sống kinh tế xã hội đất nước ta. 1.2.2.Những thành tựu phát triển (1990-1995). Vượt qua thời kỳ đầu gian khổ, thiếu thốn cả về cơ sở vật chất đến con người, Nhà in Tài Chính được giao quyền tự chủ sản xuất kinh doanh đúng vào thời điểm chuyển đổi nền kinh tế đất nước nên đòi hỏi việc quản lý tài chính kế toán phải đáp ứng được điều kiện, nhu cầu của kinh tế thị trường. Năm 1990 Nhà In đã đạt được những kết quả đáng khích lệ: Về sản lượng đạt 186 triệu trang in, cao nhất kể từ khi thành lập nhà máy in, bằng 381% so với năm trước. Doanh thu đạt được một tỷ đồng, bằng 685% so với năm trước. Năm 1991 Nhà in đã trang bị máy vi tính thay thế cho việc sắp chữ chì, phục vụ in offset. Năm 1992 mua được máy offset 4 trang hiện đại của CHLB Đức, trị giá 600 triệu đồng bằng vốn ngân sách cấp (vốn lưu động). Năm 1993 mua máy in hai màu của Đức trị giá 2.1 tỷ đồng và một máy phơi bản trị giá 100 triệu đồng. Năm 1994 Nhà in mua được máy offset 16 trang hai màu của Nhật Bản có tốc độ in rất lớn. Sau 5 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, tích luỹ và đầu tư, nhà in đã có những kết quả đầy khích lệ. Năm 1995 tổng doanh thu đạt 13,275 tỷ đồng, sản lượng đạt 750 triệu trang in, tạo việc làm cho hơn 100 lao động với mức thu nhập bình quân 720000 đồng/người; đầu tư cải tạo cơ sở hạ tầng 120.000.000 cho máy móc thiết bị 850.000.000 đồng … Trước những cố gắng nỗ lực và kết quả đạt được của cán bộ công nhân nhà in, Bộ Trưởng Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 925 TC/TCCB ngày 17/8/1995 chính thức đổi tên Nhà In Tài Chính thành Công Ty In Tài Chính. Và ban hành bản điều lệ tổ chức của công ty in Tài Chính theo quyết định số 977 TC/TCCB ngày 30-10-1996 đó là những tiền đề vững chắc để công ty bước vào một giai đoạn mới. 1.2.3. Vững bước trước thềm thế kỷ mới (1996-2000) Tiếp tục định hướng và chiếm lược hiện đại hoá trang thiết bị, mở rộng đối tượng khách hàng, đa dạng hoá sản phẩm, nâng cao uy tín và chất lượng giá thành, công ty đã từng bước tạo cho mình một sức vươn lên tương xứng với sự phát triển của đất nước. - Năm 1998 đầu tư cho nhà xưởng 950.000.000 đồng. - Năm 1999 đầu tư 990.000.000 đồng . Để phát triển sản xuất mở rộng đối tượng khách hàng, kể từ năm 1997, công ty đã đặt chi nhánh tại TP.HCM –hiện nay chi nhánh đã hoạt động ổn định và có hiệu quả cao. Tổng doanh thu của công ty luôn đạt mức tăng trưởng bình quân mỗi năm là 20%, nếu so với năm 1995 thì tăng 144%. Lợi nhuận trước thuế đạt mức tăng bình quân mỗi năm 19.6%; Nộp ngân sách nhà nước tăng 31%, năm 1999 đạt 1.552 tỷ đồng. Mức thu nhập bình quân đầu người tăng so với năm 1995 là 2000, năm 1999 đạt 1,6 triệu đồng/người/tháng. Từ số liệu trên nếu so sánh với năm 1990 khi công ty bắt đầu hạch toán độc lập thì mức tăng trưởng gấp 5–6 lần. Năm 2000 công ty được giao nhiệm vụ in tem thuốc lá phục vụ sản xuất thuốc lá trong nước bên cạnh những sản phẩm in đặc thù của ngành. Và công ty cung đã đầu tư mua máy in 4 màu có dàn số nhảy đã đăng ký độc quyền của CHLB Đức với trị giá 13 Tỷ đồng để in tem nhãn các ấn phẩm cao cấp. Đồng thời chi nhánh phía Nam cũng được đầu tư một máy in khổ 52x74, in hai màu có răng cưa, số nhảy để in hoá đơn thuế GTGT, trị giá 5,3 tỷ đồng và một máy xén khổ 1,2 mét trị giá 300 triệu đồng. 1.2.4. Những tiến bộ vượt bậc (2001-2005) Trong nhưng năm gần đây công công ty đã tăng cường phát triển vượt bậc bởi công ty xác định: Đối với một doanh nghiệp in thì đó là khẳ năng đưa ra thị trường những sản phẩm chất lượng cao, giá cả hợp lý, thời gian in nhanh và mối quan hệ tốt với mạng lưới khách hàng. Trong 4 yếu tố nêu trên thì 3 yếu tố là do thiết bị công nghệ quyết định, do đó từ nhiều năm qua công ty đã chú trọng đầu tư xây dựng nhằm ngày càng hoàn thiện cả 4 yếu tố trên, đến nay công ty đã có hàng loạt máy in tốt đó là: máy in offset hai màu Heildelberg khổ 52x74cm, máy gtô 4 trang của Đức, máy Komory hai màu khổ 65x100cm, 3 máy Komory in một màu, máy Milơ, Fuzi, máy L37 của nhật, máy offset 8 trang màu hiện đại của CHLB Đức, máy offset 10 trang hai màu của Nhật Bản, máy in offset Heidelberg Speedmast 2 màu khổ 52x74cm có tốc độ in tối đa tới 15000 tờ/giờ….. Trải qua hơn 19 năm hình thành và phát triển, một thời gian chưa phải là dài đối với một công ty, Công Ty In Tài Chính đã không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng với trang thiết bị hiện đại và trên 250 CBCNV có trình độ tay nghề cao, quan trọng hơn công ty đã tồn tại và đứng vững trong cuộc cạnh tranh gay gắt của kinh tế thị trường, tạo uy tín lớn đối với khách hàng, đem lại đời sống vật chất, tinh thần ổn định và ngày càng cao cho CBCNV trong toàn công ty. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. Công ty In Tài Chính với tư cách pháp Nhân, hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập, nằm dưới sự quản lý của BTC luôn có độc quyền trong việc sản xuất và tiêu thụ một số loại sản phẩm. Công ty thuộc loại hình nhà in tổng hợp có đủ năng lực cần thiết để sản xuất ra các loại sản phẩm in thuộc các chủng loại khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường -Với chức năng là in ấn các sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý của nhà nước, đặc biệt là các Bộ và các cơ quan ngang Bộ. -Với nhiệm vụ: Công ty thực hiện theo mục đích thành lập là in ấn. -Ngành nghề sản xuất kinh doanh: là in phục vụ công tác tài chính kế toán và các ấn phẩm khác như: hoá đơn, biên lai và các loại ấn chỉ có giá trị như tiền; sách báo, tạp chí; tem nhãn và các loại biểu mẫu…để đáp ứng nhu cầu khách hàng trong ngành như Tổng Cục Thuế, Bảo Hiểm, Kho Bạc Nhà Nước… và ngoài ngành với nhiều tạp chí, nhãn mác, bao bì trong một thời gian dài. - Sản phẩm công ty sản xuất ra là những sản phẩm mang tính đặc thù về ngành (SP đặc biệt) nên nhiệm vụ sản xuất đòi hỏi phải đạt được định mức đề ra với chất lượng cao nhất. 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty In Tài Chính 3.1. Đặc điểm về sản phẩm Sản phẩm của Công ty là các hoá đơn, chứng từ, ấn chỉ, biên lai, sổ sách kế toán…cho tổng cục thuế. Đây là những mặt hàng có tầm quan trọng đặc biệt cho công tác thu chi tài chính và các hoạt động khác của nền kinh tế quốc gia diễn ra một cách bình thường, đúng pháp luật đúng chế độ của nhà nước. Các mặt hàng này do Tổng Cục thuế quản lý kết nối chặt chẽ về mẫu mã, số lượng, chất lượng. Do vậy công việc in ấn, giao trả sản phẩm cũng phải có quản lý thật nghiêm ngặt. Các mặt hàng này hiện nay chiếm tới 80% doanh thu của Công ty hàng năm, gần đây Công ty còn được Nhà nước giao cho in ấn tem thuốc lá. Sản phẩm in này cũng đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ không kém. Như vậy, có thể thấy sản phẩm của Công ty in Tài Chính có tính chất đặc thù khác hẳn các loại hình doanh nghiệp khác. Sản phẩm của Công ty được sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy sẽ không có sản phẩm tồn kho. Đặc điểm này sẽ phần nào tác động tới việc tổ chức công tác kế toán của công ty. 3.2. Đặc điểm về môi trường sản xuất kinh doanh. - Cũng như bất một đơn vị sản xuất kinh doanh nào, môi trường sản xuất kinh doanh bên ngoài của Công ty In Tài Chính bao gồm các nhà cung ứng nguyên vật liệu, trang thiết bị máy móc, tập hợp khách hàng trong và ngoài công ty, các tổ chức cạnh tranh. - Các nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào về các loại giấy thường được nhập từ các công ty như công ty giấy Bãi Bằng và một số công ty khác. Các loại máy móc thiết bị In như máy in offset, máy in Typô, máy cắt xén, dao 1,2,3 mặt, máy Heidelberg hai màu hiện đại khổ 52x74cm, máy GTô 4 trang, koromy, máy Milơ, máy fuzi, máy L37 và thường nhập từ Đức, Nhật, Trung Quốc, Liên xô cũ… - Đối khách hàng của công ty thường là những khách hàng quen thuộc như Tổng Cục thuế, Công ty Bảo Hiểm Bảo Việt, Tạp chí tài chính, tạp chí kiểm toán, Kho bạc nhà nước, Tạp chí toà án nhân dân và người bảo vệ công lý và quốc hội… - Các tổ chức cạnh tranh của Công ty thường là những nhà in, công ty in, các nhà trong nước. Các tổ chức cạnh tranh, một mặt làm đối thủ của công ty, làm cho công ty bị giảm bớt doanh số, tăng thêm chi phí, hạ giá đặt in sản phẩm. Mặt khác, các tổ chức cạnh tranh lại là các đồng nghiệp của công ty cùng với công ty tạo sức hấp dẫn lôi cuốn khách hàng. 3.3. Trình tự sản xuất kinh doanh của công ty In Tài Chính. - Công việc sản xuất kinh doanh của Công ty dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng. Khi khách hàng đến ký hợp đồng với Công ty, phòng kế hoạch sẽ dựa trên số lượng, yêu cầu chất lượng… của sản phẩm cần in để có thể tính toán được toàn bộ chi phí cho đơn đặt hàng đó dựa trên một số định mức về chi phí mà công ty đã xây dựng được. Sau đó căn cứ thêm vào mức lợi nhuận mong muốn của công ty để đưa ra giá cho đơn đặt hàng đó, nếu khách hàng đồng ý thì công việc sẽ được tiến hành. Công việc này sẽ lần lượt được Phòng kỹ thuật, các phân xưởng chế bản in, phân xưởng in và phân xưởng thành phẩm thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao đối với đơn đặt hàng đó. Phòng sản xuất kinh doanh sẽ thực hiện khâu cuối là giao hàng cho khách. -Quá trình tổ chức sản xuất của Công Ty In Tài Chính từ khâu bắt đầu (kí hợp đồng) đến khâu cuối (giao thành phẩm) thể hiện qua sơ đồ sau: Bộ phận kế hoạch Phòng vi tính chế bản PX Thành phẩm Phòng kỹ thuật SX Khách hàng Phòng sản xuất PX IN Ký hợp đồng Đơn đặt hàng Sơ đồ 1: Trình tự sản xuất kinh doanh của công ty in Tài Chính. Sau đây là tình hình và tiêu thụ một số loại sản phẩm: Tên sản phẩm Số lượng và tiêu thụ 2002 2003 2004 Hoá đơn tài chính 935 980 1025 Biên lai thuế 696 750 765 Vé cầu, đường, phà… 590 510 560 Tạp Chí Tài Chính 27 27 30 Tạp Chí Kiểm Toán 36 36 36 Tạp Chí Kế Toán 44 46 49 Bản tin Kho Bạc 46 49 49 Bản Tin Thuế NN 45 45 45 Tạp Chí Văn hoá nghệ thuật 87 90 96 Tem thuốc lá 102 114 120 Tổng cộng 2608 2647 2775 4. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất. Quy trình công nghệ sản xuất chính là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm. Hơn nữa mặt hàng của công ty là mặt hàng được gia công đặt theo yêu cầu của khách hàng. Do vậy đòi hỏi không chỉ máy móc thiết bị thô sơ, máy in đen trắng bình thường mà còn phải có máy móc hiện đại có màu sắc đẹp, nhiều màu với công nghệ hiện đại như láng bóng, nhiều liên, có đục lỗ, có số nhảy, đảm bảo chất lượng và tiến độ thời gian in. Tại công ty, mỗi sản phẩm phải dựa trên công nghệ chế bản và in, ở mỗi công nghệ in đều có công nghệ chế bản khép kín. Bước đầu của nguyên lý hoạt động phải qua phân xưởng chế bản, sau đó đưa sang máy in cùng với giấy và mực kết hợp với bản in tạo ra những sản phẩm là những trang in. Sau một loạt các khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm, cắt, kiểm tra, đóng góp là công đoạn cuối cùng tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh của công ty. Với đặc thù sản xuất theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, thêm vào đó, sản phẩm hoàn thành phải qua nhiều công đoạn chế biến liên tục, nên sản phẩm được thể hiện tốt ở khâu trước mới có thể tiếp ở khâu sau. Chính vì đặc điểm này mà mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên lai, ấn chỉ…từ khi bắt đầu sx cho đến khi hoàn thành phải trải qua cả hai hay một trong hai quy trình công nghệ sau đây: - Công nghệ in offset: Dây truyền công nghệ này sản xuất ra nhiều sản phẩm mang tính chất phức tạp, mẫu mã đẹp như các tạp chí, lịch, biểu mẫu kế toán và sản lượng chiếm 75% tổng sản lượng của công ty. - Công nghệ in Typô: Dây truyền công nghệ này sản xuất những sản phẩm có màu đơn nhất và phải in số nhẩy, sản phẩm chủ yếu là các ấn chỉ, biên lai, phiếu thu, phiếu chi… số lượng chiếm 20% đến 30% sản lượng toàn công ty. Quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm là quá trình thực hiện đầu vào là nguyên liệu đến khi ra sản phẩm và phân phối tới người tiêu dùng. Đây là quá trình thực hiện kế hoạch của công ty và đảm bảo thoả mãn mọi yêu cầu, nên công ty tập trung vào việc quản lý và kiểm soát chặt chẽ theo chu trình sau: Kho chính PX chế bản Phơi bản Cắt pha giấy Pha chế mực hoá chất Đóng gói In sản phẩm Pha, cắt sản phẩm theo yêu cầu Kho thành phẩm Kiểm tra KCS In số(nếu có) Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ tại công ty In Tài Chính 5. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty in Tài Chính. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là theo đơn đặt hàng. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng với bộ máy gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng, trực tiếp chỉ đạo, chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý chức năng, khách hàng và toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi hoạt động của công ty. Phân công, phân nhiệm rõ ràng chặt chẽ. Đây là một trong những thế mạnh của công ty. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản ở công ty in tài chính như sau: Giám đốc Phó giám đốc SXKD Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kế Hạch vật tư Phòng kỹ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng sản xuất Phòng tổ chức hành chính Bộ phận trực tiếp PX vi tính chế bản PX in offset PX in Typô PX Thành phẩm Sơ đồ 3:Bộ máy tổ chức quản lý ở Công Ty In Tài Chính. Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng Theo sơ đồ trên, đứng đầu công ty là giám đốc, có trách nhiệm: + Điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty. + Quyết định các phương án sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và phát triển năng lực của công ty. + Quyết định các vấn đề về cán bộ, lao động, tiền lương, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức. + Xây dựng quy chế lao động, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật áp dụng cho công ty theo quy định của nhà nước và BTC. + Tạo điều kiện cần thiết để kế toán trưởng thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo đúng chế độ Tài chính- Kế Toán do nhà nước quy định. Dưới giám đốc là hai phó giám đốc: + Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm trước về mọi hoạt động tiêu chuẩn hoá, đo lường và kiểm tra chất lượng sản phẩm; nghiên cứu đề xuất các phương án, kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm. + Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Giúp giám đốc giải quyết các vấn đề về chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán với khách hàng và điều hành hoạt động của công ty tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Dưới giám đốc và phó giám đốc là các phòng ban: +Phòng kế hoạch vật tư: Nhận và triển khai ở tất cả các phân xưởng, cung cấp đầy đủ vật tư đúng chủng loại, chất lượng cho các bộ phận; nghiên cứu, thiết kế công nghệ sản xuất, cung cấp mẫu, bản thảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho các bộ phận; cung cấp lịch điều độ cho các giám đốc và các phân xưởng; kết hợp với phòng Kế Toán -Tài Vụ tính toán giá thành; soạn thảo các nội dung ký kết hợp đồng kinh tế và theo dõi việc thực hiện; quản lý vật tư, kho tàng, phương tiện vận tải, xuất nhập khẩu hàng hoá… + Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật, quy trình công nghệ SX, kiểm tra chất lượng sản phẩm, chất lượng nguyên liệu đưa vào. + Phòng Kế Toán-Tài Vụ: Tham mưu và giúp việc cho giám đốc quản lý về mặt kế toán, thống kê tài chính. Nhiệm vụ của phòng là lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch kế toán; theo dõi kịp thời, liên tục về các hệ thống, các số liệu về sản lượng, tài sản, nguồn vốn và các quỹ hiện có tại công ty; tính toán các chi phí, lỗ, lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán và thông tin kinh tế của Nhà nước; Phân tích hoạt động kinh tế qua từng thời kì; lập kế hoạch giao dịch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời; thu chi tiền mặt, tài chính và hạch toán kinh tế; quyết toán tài chính và lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho ban giám đốc ra các quyết định sản xuất kinh doanh. + Phòng sản xuất kinh doanh: Làm nhiệm vụ tiếp thị, tiếp nhận các hợp đồng nghiên cứu, đặc điểm nhu cầu của thị trường để đề ra phương án tiếp thị thích hợp đồng thời lập các kế hoạch về tiền vốn cũng như kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm. + Phòng Tổ Chức-Hành Chính: Tham mưu cho giám đốc về mặt tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động, tiền lương, tổ chức các phong trào thi đưa khen thưởng, kỷ luật, công tác bảo vệ tự vệ. Nhiệm vụ của phòng là xây dựng cơ chế bộ máy quản lý phù hợp với năng lực và trình độ; quản lý tình hình số lao động, ngày công, giờ công, đánh giá chất lượng theo tháng, quý, năm, cân đối lao động chung trong toàn ngành công ty để có kế hoạch bổ xung khi cần thiết; xây dựng phương án trả lương và kiểm duyệt chi lương; thực hiện công việc hành chính như: văn thư, y tế, quản trị, hội nghị, tiếp thị, tiếp khách… Sắp xếp nơi làm việc, và các hoạt động đối nội đối ngoại của công ty. + Phân xưởng Vi Tính- Chế bản: Có nhiệm vụ nhận bông bài, ma-két, phiếu cụ thể của phòng kế hoạch -vật tư giao cho; đọc kỹ bông bài, ma-két, phiếu để không bị ách tắc, sai sót trong sản xuất kinh doanh của bộ phận mình và các bộ phận khác có liên quan; quản lý chặt chẽ sản phẩm do mình làm ra, có giao nhận, ký nhận giữa các bộ phận; đảm bảo đúng với quy trình quản lý giao dịch; mọi sai hỏng, ách tắc gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác phải chịu trách nhiệm trước phòng Kế hoạch – Vật tư và giám đốc. +Phân xưởng offset và Typô có nhiệm vụ: Nhận nhiệm vụ hoặc phiếu, đọc kỹ phiếu trước khi giao nhiệm vụ cho máy, đồng thời phải tổ chức hợp lý, đảm bảo yêu cầu cả về số lượng và chất lượng, thời gian sản phẩm. - Nhận giấy in và ký nhận giấy theo quy trình: kiểm tra số lượng, chất lượng, quản lý và chịu trách nhiệm về số giấy đã nhận. - Kiểm tra và phân loại sản phẩm A, B, C của các loại sản phẩm in. Giao đủ số lượng theo đúng thời gian, đạt chất lượng theo kênh điều độ, chuyển phiếu giao nộp sản phẩm cho phân xưởng thành phẩm. +Phân xưởng Thành Phẩm: Phân xưởng thành phẩm với chức năng giải quyết vật tư chính cho sản xuất, đồng thời là nơi hoàn chỉnh các công đoạn tiếp theo và sản phẩm được đúc kết giao hàng. - Bộ phận xén giấy: Nhận phiếu, nhận giấy từ kho về để giao cho máy in và các bộ phận trong công ty. Bảo quản cẩn thận sản phẩm chưa xuất kho, giấy chưa giao hết cho các phân xưởng theo đúng tiến độ. -Bộ phận thành phẩm và biên lai hoá đơn: Nhận các sản phẩm từ bộ phận khác về phân xưởng mình, tổ chức kiểm điểm, kí nhận với các tổ in; Khi sản phẩm đã đảm bảo tính mĩ thụât, mĩ thuật, đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định thì đồng loạt; bó gói sản phẩm đúng số lượng, có bao bì, ghi tên, ngày tháng đóng gói sản phẩm giao nhận, kí đầy đủ với kho và khách hàng, giao hàng khi có lệnh xuất kho. - Bộ phận vận chuyển bốc vác: Vận chuyển theo kế hoạch của công ty trên cơ sở lệnh bốc hàng; giao hàng đầy đủ, kí nhận với khách hàng về số hàng giao, báo cáo với phòng kế hoạch và nộp hoá đơn cho phòng kế toán-tài vụ của công ty. 6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm 2002- 2003 –2004. Kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thể hiện qua rất là nhiều chỉ tiêu, song lợi nhuận là chỉ tiêu cơ bản nhất của doanh nghiệp, nó phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ, nó vừa mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, cho người lao động và cho cả xã hội thông qua các khoản thuế nộp cho Nhà nước. Các chỉ tiêu 2002 2003 2004 So sánh 2003/2002 So sánh 2004/2003 CL TL(%) CL TL(%) 1.Tổngdoanh thu (M) 55.000 100000 135.000 45000 181,8 35000 135 2.Tổngchiphí (F) 50.000 60.000 70.000 10000 120 10000 116,7 3.TSCF (F’=F/M, %) 90,91 60 51,9 -30,91 - -8,1 -- 4.LNTTT(L) 5000 40.000 65.000 35000 800 25000 162,5 5.TSLNTTT(%) (L/M) 9,1 40 48,1 30,9 - 8,1 - 6.Thuếthu nhập(32%) 1.600 12.800 20.800 3.200 800 3.200 162,5 7.Lợi nhuận sau thuế 3400 27.200 44.200 23800 800 17000 162,5 8.TSLNST(%) 6,18 27,2 32,74 21,02 - 5,54 - Tình hình lợi nhuận sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm qua. Từ những số liệu được phản ánh qua biểu 2 ta thấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt, lợi nhuận tăng dần qua các năm và làm tăng ngân sách cho Nhà nước. So sánh năm 2003 với năm 2002 Lợi nhuận trước thuế (LNTT) Tăng 35.000 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 700%. Tỷ suất lợi nhuận trước thuế (TSLNTT) tăng 30,9% (=40%-9,1%), lợi nhuận sau thuế tăng 23800 trđ (=27200-3400), tỷ suất lợi nhuận sau thuế tăng 21,02%. So sánh năm 2004 với năm 2003 lợi nhuận trước thuế (LNTT) tăng 25000 trđ, tỷ lệ tăng 62,5%. Tỷ suất lợi nhuận trước thuế tăng (48,1%-40%) 8,1%, lợi nhuận sau thuế tăng 17000 trđ, tỷ suất lợi nhuận sau thuế tăng 5,54%. Đạt được kết quả như vậy là do công ty đã xác định được hướng đi đúng trong sản xuất kinh doanh, có sự đầu tư thích đáng để đổi mới công nghệ nhất là nhập máy móc thiết bị in hiện đại của Đức, Nhật… cùng với sự phấn đấu nỗ lực của ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên. Như vậy có thể kết luận rằng công ty tổ chức và thực hiện rất tốt khâu sản xuất kinh doanh và là một trong những công ty nhà nước có kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tốt. hMục tiêu của Công ty trong những năm tới. Công ty In Tài Chính đã đưa ra những mục tiêu cần đạt được: - Mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh tổng doanh thu mỗi năm sẽ đạt từ 130-140 tỷ đồng, tăng thu nhập bình quân cho người lao động đạt hơn 2.500 ngđ /người /tháng. Tiếp tục đầu tư máy móc hiện đại: Đây là yếu tố quan trọng để có một thế hệ sản phẩm cùng loại trong và ngoài nước, đồng thời khắc phục tình trạng không đồng bộ trong dây truyền kết hợp xen giữa thiết bị cũ, mới và cần đầu tư một số máy móc như sau: +Máy vi tính hiện đại 01 chiếc + Máy in laze đời mới 01 chiếc + Máy in offeset 04 trang 1 mầu 01 chiếc + Máy in offset 16 trang 4 mầu 01 chiếc + Máy gấp sách 01 chiếc + Máy vào bìa bằng keo nóng 01 chiếc + Máy dao xém sạc 3 mặt 01 chiếc Bố trí và sử dụng lao động: Nhìn chung số lao động cần bố trí sử dụng từ năm 2003 đến năm 2004 là không thay đổi vì trong giai đoạn này công ty đang tiến hành đầu tư nên từ năm 2005 số lao động mới được tăng lên khoăng 15% chủ yếu là công nhân trực tiếp sản xuất bổ xung vào dây truyền và thiết bị mới đầu tư, còn đối với đội ngũ cán bộ quản lý thì chủ yếu chú trọng khâu bồi dưỡng, nâng cao trình độ và năng lực chuyên môn. 7. Thực trạng tổ chức Hạch toán kế toán tại công ty. 7.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Công Ty In Tài có cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức kế toán tập trung, nghĩa là toàn bộ công tác kế toán được phân bổ tập trung ở cấp trên. Còn các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán tập trung chỉ bố chí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Một phần chi nhánh ở hơi xa nên phòng kế toán tập trung còn giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán khác như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể được giao hoặc ghi chép một số phần hành kế toán chi tiêt phát sinh ở đơn vị trưc thuộc, định kỳ lập báo cáo đơn giản gửi về phòng kế toán trung tâm. Cũng xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức quản lý công ty, quy mô hoạt động của công ty và khả năng ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Nên công ty in tài chính lựa chọn hình thức là “Nhật ký chung”. Hiện nay phòng kế toán của công ty In Tài Chính gồm 5 người. Đứng đầu là trưởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty In Tài Chính -Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho giám đốc trong công tác chuyên môn do mình đảm nhận, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về chấp hành thể lệ, chế độ tài chính hiện hành, là người kiểm tra quá trình hạch toán, tình hình huy động vốn và sử dụng vốn, có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác tiềm năng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời cho ban lãnh đạo và ra các quyết định sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hạch tài chính cho công ty. Tiến hành công tác kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí từ các bộ phận kế toán liên quan, phân bổ chi phí sản xuất cho từng đối tượng sử dụng, tính tổng, xác định kết quả sản xuất kinh doanh cuối kỳ. Đồng thời còn đảm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định. -Kế toán vật tư: Là người theo dõi tình hình nhập xuất các loại nguyên vật liệu, CCDC trong kì và theo dõi vật tư đang sử dụng tại các bộ phận trong công ty. -Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Trên cơ sở số sản phẩm sản xuất của từng công nhân do các phân xưởng gửi lên, ngày công lao động kế toán tính toán chính xác đầy đủ kịp thời tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và các khoản khác có liên quan cho cán bộ công nhân viên theo chế độ của Nhà nước ban hành dựa vào đơn giá lương sản phẩm và hệ số lương, đồng thời là căn cứ để hạch toán chi phí tiền lương của các bộ phận phục vụ sản xuất kinh doanh trong kỳ của công ty. -Kế toán thành phẩm, tiêu thụ và thanh toán: Ghi chép tổng hợp và chi tiết thành phẩm tồn kho. Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu, theo dõi công nợ của khách hàng, viết thanh lý hợp đồng với từng khách hàng. -Thủ quỹ: Trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm, thẩm quyền (giám đốc, kế toán trưởng, kế toán thu chi tiền mặt, TGNH) để thực hiện thu chi tiền mặt tại quỹ. Thủ quỹ phải theo dõi cập nhật chính xác số tiền đã thu hoặc chi, đồng thời luôn nắm được số tiền hiện có trong quỹ để tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, TGNH và cung cấp số liệu thường xuyên cho phòng kế toán để kịp thời phân tích, nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của công ty. 7.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty In Tài chính. 7.2.1. Quy định chung về chế độ kế toán của công ty in Tài chính Công Ty In Tài Chính thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 T._.C/QĐ/CĐKT của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 01-11-1995 và các thông tư sửa đổi số 10 TC/TCDN ngày 20-3-1997 và số 120/1999/TT-BTC ngày 7-10-1999. Chế độ báo cáo tài chính của doanh nghiệp được ban hành theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000, thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngay 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài Chính, Thông tư số 105/2003/TT - BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số 234/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt nam. Công ty còn căn cứ vào lương cấp bậc do nhà nước quy định và đơn giá lương sản phẩm do công ty xây dựng nên để trả lương và căn cứ vào công văn số 4825 TC/TCDN của BTC năm 2000 để hạch toán tiền lương. Là một đơn vị trực thuộc BTC nên công ty rất nhậy bén với các chế độ kế toán hiện hành được áp dụng, các thông tư hưỡng dẫn, sửa đổi, bổ xung và các văn bản hiện hành có liên quan như: Luật thuế GTGT, thuế TNDN và thường xuyên cập nhật hưỡng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam… - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá thực tế. - Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ. -Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ - Kỳ hạch toán: Công ty sử dụng kỳ hạch toán theo quý - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 1/1 kết thúc ngày 31/12 theo ngày dương lịch hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) theo nguyên tác giá gốc phù hợp với các quy định của Chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành tại Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Với các đồng tiền khác quy đổi theo tỷ giá Ngân Hàng Nhà nướcViệt Nam công bố tại thời điểm hạch toán. - Tài sản cố định và khấu hao: Tài sản cố định được phản ánh bằng nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của tài sản cố định, phù hợp với các quy định của Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của BTC và QĐ số 206/2003/QĐ - BTC của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. - Nguồn vốn, quỹ: Nguồn vốn sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm: nguồn vốn Ngân sách Nhà nước cấp và nguồn vốn bổ sung từ lợi nhuận sản xuất kinh doanh để lại. Các quỹ được phân phối và sử dụng tuân theo các quy định áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước. Cuối năm, Công ty đã thực hiện tạm trích lập các quỹ từ lợi nhuận thực hiện năm 2003 theo tỷ lệ phù hợp với các quy định trong Thông tư 64/1999/TT – BTC của Bộ Tài chính ngày 07/06/1999 . - Ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận dựa trên cơ sở hàng đã bán, dịch vụ đã cung cấp, khách hàng đã chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. -Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Công ty áp dụng các chính sách thuế phù hợp với các luật thuế hiện hành, cụ thể: + Thuế giá trị gia tăng: + Thuế thu nhập doanh nghiệp: + Các loại thuế phí và lệ phí khác: Ă Các thay đổi trong chính sách kế toán: Theo quy định tại Thông tư số 82/2003/TT – BTC ngày 14/8/2003 của BTC thì số dư Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được hạch toán trên tài khoản 3353 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, do đó quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không được trình bày trong phần vốn chủ sở hữu. Số dư đầu năm cũng được phân loại và điều chỉnh theo cho phù hợp. Theo quyết đinh số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của BTC, những tài sản nào có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên thì mới được coi là TSCĐ (các tiêu chuẩn khác không đổi), và việc trích hoặc thôi trích khấu hao được thực hiện bắt đầu từ ngày mà tài sản cố định tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chuẩn mực số10 được ban hành trong QĐ số 165/2002/QĐ - BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì chênh lệch tỉ giá hối đoái được hạch toán vào TK 635 “Chi phí tài chính” hoặc TK 515 “Doanh thu tài chính” chứ không đưa vào TK 413 “chênh lệch tỷ giá”. 7.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty In Tài Chính. Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Danh mục chứng từ kế toán: Stt Tên chứng từ Số hiệu chứng từ I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01-LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH 03-LĐTL 4 Bảng thanh toán BHXH 04-LĐTL 5 Bảng thanh toán tiền thưởng 05-LĐTL I Hàng tồn kho 6 Phiếu nhập kho 01-VT 7 Phiếu xuất kho 02-VT 8 Thẻ kho 06-VT 9 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07-VT 10 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức 04-VT I Bán hàng 11 Hoá đơn bán hàng 01a-BH 12 Hoá đơn bán hàng 01b-BH 13 Hoá đơn dịch vụ 04-BH 14 Hoá đơn giám định hàng XNK 05-BH 15 Hoá đơn cảng phí 06-BH 16 Hoá đơn tiền điện 07-BH 17 Hoá đơn tiền nước 08-BH 18 Hoá đơn thu phí bảo hiểm 011-BH 19 Phiếu mua hàng 013-BH II Tiền tệ 20 Phiếu thu 01-TT 21 Phiếu chi 02-TT 22 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 23 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 04-TT 24 Biên lai thu tiền 05-TT 25 Bảng kiểm kê quỹ 07a-TT 26 Bảng kiểm kê quỹ 07b-TT V Tài sản cố định 27 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 28 Thẻ TSCĐ 02-TSCĐ 29 Biên bản thanh lý TSCĐ 03-TSCĐ 30 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 04-TSCĐ 31 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05-TSCĐ 7.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản (HTTK) trong công ty In Tài Chính. Hệ thống TK kế toán là một tập hợp các TK kế toán được sử dụng để ghi chép, phản ánh tình trạng và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán. Công ty In Tài Chính sử dụng HTTK theo chế độ kế toán hiện hành và mở TK chi tiết để tiện theo dõi. Cụ thể: Số đầu tiên chỉ loại TK. Ví dụ TK 1xx thuộc nhóm các TK phản ánh tài sản lưu động. -Hai số đầu tiên thể hiện nhóm TK. Ví dụ: TK 15x thuộc nhóm TK “hàng tồn kho” -Số thứ 3 chỉ TK cấp 1 thuộc nhóm được phản ánh. Ví dụ: TK152 “Nguyên liệu, vật liệu” -Số thứ 4 chỉ TK cấp hai thuộc TK được phản ánh bằng 3 số đầu. Ví dụ: TK 1521 “ Vật liệu Chính” -Số thứ 5 là số 1 thuộc nhóm được phản ánh và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Nếu thứ 5 là số 2 thuộc nhóm được phản ánh thì phản ánh các nghệp vụ phát sinh tại chi nhánh (TP.HCM) -Tài khoản có đuôi là: BD, CĐ, Công ty… Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tại các ngân hàng. 7.2.4. Hình thức sổ kế toán của công ty: Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hoá thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế. - Sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết công nợ… - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái… - Công tác kế toán hiện nay của Công Ty In Tài Chính được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán tài chính cập nhật nhất là phần mềm CADS. Trước đây Công ty đã sử dụng phần mềm ACC-WIN (từ năm 1996). Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng các phần mềm khác như: Microsoft word, Microsoft excel để lập các báo cáo, kiểu mẫu kế toán, tổng hợp số liệu tính khấu hao tài sản cố định. Hình thức kế toán được sử dụng là “Nhật Ký chung” rất phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ kế toán và thuận tiện cho việc thực hiện công tác kế toán bằng máy tính, ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý. Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thể hiện trên các chứng từ gốc đều được kế toán phân loại và định khoản vào máy theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (mối quan hệ đối ứng tài khoản). Theo đó máy sẽ tự động vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết đối với nghiệp vụ cần theo dõi chi tiết, sau đó từ sổ nhật ký chung máy vào sổ các tài khoản. Cuối quý căn cứ số liệu trên sổ các tài khoản máy lập bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết cho máy lập bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán cần tiến hành kiểm tra khớp đúng số liệu trên các bảng này, nếu không có sai sót máy tiến hành lập bảng cân đối kế toán dựa trên số dư cuối kỳ của các tài khoản. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC ở công ty In Tài Chính: Chứng từ gốc Máy tính (Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy) Sổ nhật ký chung Sổ cái các TK Sổ KT chi tiết Bảng tổng hợp, chi tiết số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác (1) (2) (3) (3) (4) (5) (5) (5) Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, được xử lý bằng phần mềm kế toán với các bước như sau: (1) Căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập dữ liệu vào máy theo từng mã riêng (2) Theo đúng trình tự đã lập cho máy, máy sẽ căn cứ từ những dữ liệu từ các chứng từ mã hoá để ghi vào sổ Nhật ký chung (Hoặc sổ Nhật ký chuyên dùng). Các chứng từ được ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời được máy tính xử lý để ghi trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan đã nhập vào máy. (3) Sau khi vào sổ Nhật ký chung số liệu sẽ được xử lý vào sổ Cái các tài khoản. -Từ số liệu trên các sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy sẽ lập Bảng Tổng hợp chi tiết số phát sinh (4) Thực hiện điều chỉnh cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, lập Bảng cân đối số phát sinh. (5) Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ Bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp, chi tiết số phát sinh để máy lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. 7.2.5. Vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại công ty in Tài chính. Báo cáo kế toán là phương tiện cung cấp thông tin kế toán. Báo cáo kế toán được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán. Cuối năm công ty lập 4 loại báo cáo tài chính + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính. - Bảng cân đối kế toán: Là một báo cáo tài chính tổng hợp để phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo. - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Là báo cáo tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình kết quả sản xuất kinh doanh trong một kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và chi tiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính và hoạt động khác. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Là báo cáo kế toán tổng hợp và là một bộ phận hợp thành của báo cáo kế toán. - Bảng thuyết minh bổ sung báo cáo: Được lập để giải thích và bổ sung thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo mà các báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ ràng hoặc chi tiết được. Phần II: Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty in Tài Chính. 1. Đặc điểm kế toán chi phí sản xuất tại công ty 1.1.Đặc điểm chi phí sản xuất tại công ty in Tài Chính. Là loại hình doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên trong kỳ công ty nhận được rất nhiều hợp đồng với số lượng và yêu cầu khác nhau. Tuy vậy công ty không hạch toán CPSX cho từng bộ phận hay từng đơn đặt hàng mà tiến hành hạch toán chung cho toàn bộ quá trình sản xuất và cho tất cả các đơn đặt hàng trong quý. Bộ phận in là bộ phận sử dụng nguyên vật liệu chính, chủ yếu chiếm phần lớn giá thành phẩm ( từ 60% đến 70%), còn bộ phận sau in chỉ nhận bán thành phẩm sau in từ bộ phận in để hoàn thành sản phẩm. Nguyên vật liệu đưa vào bộ phận hoàn thành chiếm tỷ trọng nhỏ (chủ yếu là keo, chỉ…). Đối với nguyên vật liệu chính dùng sản xuất ở phân xưởng in được tính toán chặt chẽ vừa đủ cho từng đơn đặt hàng căn cứ vào số lượng và định mức do công ty xây dựng. 1.2.Phân loại chi phí sản xuất tại công ty. Về mặt lý luận có nhiều cách phân loại chi phí sản xuất dựa trên các tiêu thức khác nhau. Để thuận tiện và đảm bảo phù hợp giữa tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đồng thời do đặc điểm chi phí sản xuất của công ty mình, chi phí sản xuất được chia thành các khoản mục sau đây: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung Cụ thể: *Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở công ty chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất ( 60%- 70%). Để phù hợp với yêu cầu sản xuất công ty đã quyết định các khoản chi phí NVLTT là: -Vật liệu chính: Những loại VL tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các trang in, ấn phẩm. Gồm các loại: +Giấy in: giấy in nói chung gồm nhiều loại, mỗi loại có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau. Công ty sử dụng trên 70 loại giấy, các loại giấy công ty là: giấy bãi bằng 58g/m2 khổ (79x109), giấy Csê 150g/m2 (65x86), giấy đài Loan 60g/m2 khổ (84x123), giấy Trung Quốc…. + Kẽm: có nhiều loại cỡ, khổ khác nhau như: kẽm GTô, kẽm Đức (61x72), kẽm (72x92), kẽm ốp 4, kẽm (55x65), (64x68) và do nhiều nước sản xuất như Đức, Trung Quốc… - Chi phí vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm, nhưng vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các sản phẩm, dược theo dõi trên tài khoản 1522 và bao gồm: +Vật liệu phụ sử dụng thường xuyên: có 40 loại như: Mực in, keo dán, băng dính, hạt nhựa, cao su, xà phòng, ghim đóng sách, vơ lô nước… +Vật liệu phụ ít sử dụng: có khoảng 125 loại như: xăng, dầu để rửa máy, thép, hợp kim, lưới đồng, thạch cao, cồn… - Chi phí nhiên liệu, phụ tùng thay thế. +Nhiên liệu: gồm than, xăng, dầu để chạy máy… +Phụ tùng thay thế: có rất nhiều loại như: chi tiết của máy móc thiết bị (vòng bi, dao xén, cam, số nhẩy…) và các vật liệu điện như dây điện, bóng đèn… +Phế liệu thu hồi: Bao gồm giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy bìa, giấy bỏ, bìa giấy loại, các tờ in bị hỏng được thu hồi để bán. * Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương là BHXH, BHYT và KPCĐ (phần tínhvào chi phí sản xuất) của công nhân trực tiêp sản xuất sản phẩm. Theo công văn số 4825/TCDN của bộ tài chính ngày21/11/2000, công ty in Tài Chính được tính chi phí tiền lương là :11,5% tổng doanh thu thực hiện trong kỳ . Do đó vào cuối quý căn cứ doanh thu thực hiện công ty tính toán được chi phí tiền lương sau đó phân bổ cho TK 622 *Chi phí sản xuất chung: Bao gồm khấu hao máy móc thiết bị sản xuất, nhà kho của các cơ sở sản xuất, nhà làm việc của ban quản lý. Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất chung, chi phí lao vụ, dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền phục vụ cho sản xuất chung. 1.3.Tổ chức công tác quản lý chi phí sản xuất tại công ty. Hiện nay công ty In Tài Chính đã tiến hành sử dụng định mức chi phí để quản lý các khoản chi về giấy, kẽm xuất dùng cho sản xuất các đơn đặt hàng. Định mức chi phí này được công ty căn cứ vào thực tế chi phí giấy kẽm tổng kết được qua các năm trước đây và sự hiện đại của máy móc thiết bị. Đối với chi phí tiền lương công ty cũng thực hiện định mức 11,5% doanh thu thực hiện trong kỳ.Còn các khoản chi phí khác, công ty chưa tiến hành xây dựng định mức mà căn cứ vào thực tế phát sinh để tính toán. Về khoản chi đối với giấy và kẽm, căn cứ vào hợp đồng được ký kết giữa công ty với khách hàng, nhân viên kế hoạch dựa vào định mức chi phí giấy và kẽm do công ty xây dựng dựa vào số lượng cần in của hợp đồng để lập phiếu cấp vật tư về giấy và kẽm làm cơ sở cho kế toán viết phiếu xuất kho xuống kho để lấy vật tư cho sản phẩm. Đây cũng là căn cứ quan trọng để kế toán tiến hành công tác tính giá thành cho đơn đặt hàng vào cuối quý. 1.4. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một khâu không thể thiếu bất cứ một doanh nghiêp nào. Song để tiến hành công tác kế toán CPSX và tính GTSP thi khâu đầu tiên phải xác định được đối tượng tập hợp CPSX tức là phạm vi giới hạn mà các CPSX cần được tập hợp với yêu cầu là phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp số liệu cần thiết cho tính giá thành. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh là dựa trên các đơn đặt hàng với nội dung và khối lượng luôn luôn thay đổi, đồng thời với quy trình kép kín và liên tục, với việc sử dụng nguyên vật liệu giống nhau nên đối tượng tập hợp CPSX là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Riêng đối với chi phí NVLTT ( chi phí giấy và chi phí kẽm) được tập hợp cho từng đơn đặt hàng. 2.Phương pháp và quy trình tập hợp chi phí sản xuất tại công ty 2.1.Kế toán tập hợp nguyên vật liêu trực tiếp 2.1.1 Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty In Tài Chính là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp dịch vụ với đặc thù sản xuất sản phẩm của nghành in, NVL trực tiếp là giấy và kẽm được tính riêng cho từng hợp đồng và theo dõi trên TK 621. Còn chi phí về mực in, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế được tập hợp chung vào TK 627, đến cuối quý tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo định mức chi phí giấy và kẽm của từng đơn đặt hàng đó. NVL của công ty chủ yếu là giấy kẽm, hiện nay giấy và kẽm rất đa dạng và có sẵn trên thị trường như: giấy bãi bằng, giấy Csê, giấy Critan…Trong đó mỗi loại giấy có nhiều loại khác nhau về định lượng và khuôn khổ. NVL hoàn toàn là mua ngoài, nếu chi phí vật chuyển do bên bán chi ra thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua, còn chi phí vận chuyển bốc dỡ do công ty thuê ngoài thì chi phí này không cộng vào giá mua mà kế toán hạch toán vào CPSXC, như vậy giá thực tế của NVL nhập kho chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn. Việc hạch toán NVL kế toán công ty sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập xuất. Tuy nhiên bên cạnh việc mua NVL về xuất thẳng cho sản xuất, khi đó giá NVL xuất dùng là giá thực tế mua về. Công thức tính đơn giá NVL xuất kho như sau: Đơn giá bình quân NVL xuất kho Giá trị NVL tồn kho đến lần thứ n Giá trị NVL lần nhập thứ n Số lượng NVL tồn kho đến lần nhập thứ n Số lượng NVL nhập kho lần thứ n + = + sau đó dựa vào số lượng thực tế đã xuất kho để tính giá trị NVL xuất kho: Giá trị NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá bình quân NVL xuất kho = X Máy tự động tính toán thông qua số liệu trên các sổ chi tiết TK 152 được mở chi tiết cho từng loại NVL. 2.1.2.Trình tự hạch toán *Thủ tục chứng từ +Chứng từ sử dụng: -Phiếu yêu cầu cấp vật tư (biểu 1) “Phiếu yêu cầu cấp vật” tư này chủ yếu chỉ dùng cho các vật tư là giấy, kẽm cho sản xuất, còn các loại NVL khác tuỳ thuộc vào quá trình sản xuất cần lúc nào thì bộ phận sản xuất đề nghị lúc đó. -Phiếu xuất kho nguyên vật liệu: PXK là căn cứ để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, tính định mức tiêu hao và tính giá vốn hàng bán. Kế toán lập thành 3 liên, lập giấy than viết một lần, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho bộ phận sản xuất, liên 3 luân chuyển giữa thủ kho và kế toán. Thủ kho căn cứ vào PXK để tiến hành xuất vật tư, sau đó người nhận và thủ kho ký vào. Thủ kho lưu giữ PXK đó để vào sổ kho lấy số liệu cuối kỳ đối chiếu, đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết về NVL do kế toán lập vào cuối kỳ. +Luân chuyển chứng từ Bảo quản, lưu trữ Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch vật tư Quản đốc phân xưởng Thủ kho Đơn đặt hàng Lập phiếu xuất Vật tư cho SX Phiếu yêu cầu cấp vật tư Xuất vật tư Kế toán Ghi sổ Sơ đồ luân chuyên chứng từ Trong đó PXK là căn cứ để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, tính định mức tiêu hao và tính giá vốn hàng bán. + Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho việc tính giá thành kế toán sử dụng TK 6211 “ chi phí vật liệu trực tiếp-công ty” TK 6211 Được mở chi tiết thành TK 62111: Chi phí giấy- công ty TK 62121: Chi phí kẽm- công ty Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 1521, 11111, 1121... TK 152 TK 621 TK152 Xuất Giấy, kẽm trực tiếp giấy, kẽm sử dụng không hết dùng chế tạo sản phẩm nhập lại kho TK 111,112,331 TK154 Mua giấy, kẽm sử dụng Kết chuyển CP Giấy, kẽm TT trực tiếp cho SX TK 133 Thuế GTGT Kế toán tổng hợp chi phí NVL TT + Trình tự hoạch toán: Mọi công việc được bắt đầu từ khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi nhận được đơn đặt hàng đã ký kết, phòng kế hoạch làm lệnh sản xuất cho từng phân xưởng được duyết bởi phó giám đốc phụ trách sản xuất và giao cho từng người phụ trách từng phân xưởng làm căn cứ để tiến hành sản xuất. Cùng với lệnh sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng với yêu cầu về số lượng và chất lượng, mẫu mã sản phẩm để lựa chọn NVL cho phù hợp và căn cứ vào định mức đã xây dựng để tính toán số liệu NVL cần dùng cho hợp đồng đó và ghi “phiếu xuất vật tư”. “Phiếu xuất vật tư” này được PGĐ phụ trách kỹ thuật ký duyệt để đưa lên phòng kế toán lập PXK NVL dùng cho sản xuất. Hàng ngày căn cứ vào PXK vật tư kế toán nhập số liệu kế toán vào máy tính theo định khoản Nợ tài khoản 62111: Chi phí giấy-công ty Nợ tài khoản 62121: Chi phí kẽm-công ty Có tài khoản 152 “Chi tiết theo tỷ lệ nguyên vật liệu” Từ đó máy tính sẽ tự động vào sổ “nhật ký chung”, sổ cái TK 62111, 62121, sổ chi tiết tài khoản 152 và cuồi quý toàn bộ NVL trực tiếp sẽ được máy tập hợp vào các sổ cái TK 62111 (Biểu 7), TK62121 (Biểu 8), và “ Bảng phân bổ NVL, CCDC” (Biểu 9). Căn cứ vào đơn đặt hàng khách hàng đặt, phòng kinh doanh chuyển các hợp đồng đến cho phòng kế hoạch vật tư. Ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà nội, ngày 02 tháng 10 năm 2004 Bộ tài chính Công ty in Tài Chính Nghĩa Tân-Cầu giấy-Hà Nội Số 0779/HĐKT Hợp đồng kinh tế Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam. Căn cứ vào giấy phép hoạt động báo chí số 59/GB/BVHTT Bên đặt in do ông : Nguyễn Đình Vu Chức vụ : Tổng biên tập Đại diện cơ quan : Tạp chí Thuế nhà nước Tài khoản số : 94501510 - Kho bạc nhà nước Hà nội Mã số thuế : 0100231226-001 Bên nhận do ông : Nguyễn Văn Lương Chức vụ : Phó giám đốc Đại diện : Cho công ty in Tài chính Tài khoản số : 431101.000014 - Ngân hàng nông nghiệp Hà nội Mã số thuế : 0100111225 Số điện thoại : 8.362.581 – 8.360.519 – 7.544.995 Fax : (84-4) 7540165 Sau khi bàn bạc, hai bên thoả thuận các điều khoản sau: Điều 1: Bên công ty in tài chính nhận in cho bên Tạp chí Thuế nhà nước TT Tên tài liệu ĐV Loại giấy Khuân khổ sp Số lượng Đơn giá Thành tiền Bìa Ruột 1 Tạp trí thuế nhà nước số 3/2003 (76 trang+bìa) Bìa cse 100g/m2 = 20 trang quản cáo) BB 80g/m2 = 56 trang in 2 mầu Cuấn Cse Cse + Bìa A4 18700 6528 122073600 Cộng VAT (%) Tổng cộng Tổng giá trị hợp đồng: 122.073.600đ (Bằng chữ: Một trăm hai mươi triệu, không trăm bẩy mươi ba nghìn, sáu trăm đồng chẵn). Hình thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc séc. Sau khi ký hợp đồng 1 ngày, cơ quan in trả trước cho bên nhận in 50% giá trị hợp đồng. Điều 2: Nguyên tắc thực hiện: a) Cơ quan đặt hàng có trách nhiệm: Giao đầy đủ tài liệu, bản mẫu cho bên nhận in và chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung bản mẫu. Soát duyệt bản mẫu (bản gốc, in thử). Sau trả bản in đúng thời hạn quy định. b) Cơ quan nhận in: chỉ đưa vào sản xuất khi đã nhận đủ tài liệu, bản mẫu và các yêu cầu kỹ thuật mà bên đặt in đã soát duyệt. c) Công ty in tài chính phải huỷ các sản phẩn hỏng, bản in, giấy in hỏng phải huỷ trước khi thanh lý hợp đồng mà phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đảm bảo nội dung đúng quy cách sản phẩm và yêu cầu về chất lượng kỹ thuật. Điều 3: Cung cấp vật tư do công ty đảm nhận Kỹ thuật: Mẫu khách hàng Điều 4 : Giao nhận thành phẩm Hai bên nhất thiết phải kiểm tra thành phẩm trước khi giao nhận Giao đợt I : Giao đợt 2: Kết thúc hợp đồng: Địa điểm giao nhận : Tại tổng cục thuế. Phương thức vận chuyển: Công ty in Tài Chính đảm nhận. Điều 5: Thi hành hợp đồng Hai bên cam kết thi hành đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Trong khi thực hiện nếu có khó khăn hai bên cùng bàn bạc giải quyết. Nếu bàn bạc không thống nhất thì phải thực hiện theo hợp đồng đã ký kết. Bên nào vi phạm thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại về kinh tế cho bên kia. Hợp đồng này được lập thành 5 bản: Tạp chí thuế Nhà Nước 3 bản; Công ty in Tài Chính 2 bản. Bên đặt in Tạp chí thuế nhà nước Tổng biên tập Nguyễn Đình Vu Bên nhận in Công ty in Tài Chính Phó giám đốc Nguyễn Văn Lương Phòng kế hoạch căn cứ vào hợp đồng kinh tế, tính toán cụ thể lượng giấy và kẽm cần thiết dựa trên định mức tiêu hao NVL và giao kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất Các bộ phận sản xuất nhận kế hoạch được giao đồng thời quản đốc phân xưởng làm “Phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất”(Biểu 1) và chuyển lên phòng kế hoạch vật tư. Biểu 1: Công ty in Tài Chính - ITC Phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 10/10/2004 Bộ phận sử dụng: Lâm – Bộ phận xén Lí do xuất : Cho mẫu Tạp Chí Thuế Nhà Nước Xuất tại kho : Chị Liên TT Mã số Đơn vị ĐVT Số lượng xin câp (kg) Số lượng thực cấp (kg) Ghi chú 1 Kg 281 281 2 Kg 1071 1071 3 Kg 2123 2123 4 Tấm 65 65 Ngày 10 tháng 10 năm 2004 Phụ trách bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho Phòng kế hoạch vật tư xác định số phải cấp cho các bộ phận sản xuất trên “phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất” và bộ phận kế hoạch lập “phiếu xuất vật tư” (Biểu 2) như sau: Biểu 2 Công ty In Tài Chính-ITC Phiếu xuất vật tư Số 1674/KH/Sản xuất Căn cứ hợp đồng số 0779/HĐKT ngày 10/10/04 đã ký giữa công ty với tạp chí thuế Nhà nước Bộ phận sử dụng: Anh Nghĩa Đơn vị : Tổ Xén Để in tài liệu: Tạp chí thuế NN tháng 10/2004 Stt Tên vật tư Đơn vị Số lượng xuất Xén Quy ra Kg Ghi chú Khổ SLượng 1 Giấy Csê 115 g/m2 (65x86) Tờ 4785 43x62 9570 281 2 Giấy Csê 100 g/m2 (65x86) Tờ 23960 43x62 47380 1071 3 Giấy Bãi bằng 80g/m2 (65x127) Tờ 43340 43x62 133020 2123 4 Kẽm (60,5x740) Tấm 65 Ngày 11 tháng 10 năm 2004 Số lượng sản phẩm: 18.700 cuốn. Người nhận Thủ kho kế hoạch Vật tư Kế toán Thủ trưởng Căn cứ vào “phiếu xuất vật tư” nhân viên kế hoạch gửi lên, kế toán vật tư sẽ viết “phiếu xuất kho” vật tư (Biểu 3). Biểu 3. Công ty in tài chính - ITC Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 10 năm 2004 Bộ phận sử dụng: Anh Nghĩa – Tổ xén Đối tượng sử dụng Tạp chí thuế Nhà nước số 10/2004 Xuất tại kho : Chị Liên STT Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Csê 115 g/m2 (65x86) Kg 281 2 Giấy Csê 100 g/m2 (65x86) Kg 1071 3 Giấy Bãi bằng 80 g/m2 (65x127) Kg 2123 4 Kẽm (60,5x740) Tấm 65 5 Tổng Ngày11 tháng10 năm2004 Người nhận hàng Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ đó kế toán vật tư sẽ đưa số liệu vào máy theo quy trình nhập liệu sau: Khai báo các thông số để vào màn hình nhập dữ liệu: Khai báo các thông số Tháng hạch toán Năm hạch toán Mã người sử dụng Tên cơ quan Mật khẩu OK 2004 10 Cancel C Công ty In Tài Chính xxxxxx Khai báo thông số xong ta chọn OK, sau đó thực hiện nhập liệu bằng cách vào Menu: Chứng từ kế toán /vật tư/Phiếu xuất vật tư Biểu 4. CADS 2005 – Công ty in Tài Chính –ITC – năm 2004 Hệ thống Danh mục Giao dịch Tổng hợp Báo cáo Trợ giúp NXHV (F2 lọc, F3 sửa/không ghi, F4 mới/ghi, F7 In, F8 xoá, F9 máy tính, F12 xem................ Mã chứng từ Số CT PX08296 Ngày CT 11/10/2004 Ông bà Tạp chí thuế Nhà nước Mã KH MS thuế Mã kho KCT kho công ty Mã NT NVĐ tỷ giá 1.000 Diễn giải Phiếu xuất vật tư in tạp chí thuế NN SL tồn Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Giá ĐV Tiền VNĐ TK nợ Mã SP nợ TK có Mã SP có G115 G100 GBB K02 Giấy Cse 115g/m2(65x86) Giấy Cse 100g/m2(65x86) Giấy BB 80g/m2 (84x121) Kẽm (60.5x74) Kg Kg Kg Tấm 281 1071 2123 65 13.787 10.592 12.195 31.288 3.874.147 11.344.302 25.889.985 2.033.720 6211 6211 6211 6211 15211 15211 15211 6211 Tổng cộng tiền xuất 43.141.884 ◄Sau 1xem 4trước ◙ Mới(F4) Sửa (F3) lọc (F2) In(F7) Xoá(Ctrl+F8) Thoát (ESC) 02. XVAV-phiếu xuất vật tư, tiền VNĐ,giá bình quân Vịêc tính toán đơn giá bình quân NVL xuất kho và giá trị xuất kho NVL được máy tự động tính toán thông qua số liệu trên các sổ chi tiết TK 152 được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ trên; Từ số lượng xuất kho ở phiếu xuất kho (Biểu 3) để xuất vật tư thực hiện sản xuất sản phẩm theo hợp đồng số 0779/HĐKT máy tự tính toán giá trị xuất kho vật liệu được ghi ở (Biểu 4) Biểu 5. Công ty in Tài Chính -ITC Sổ nhật ký chung Trích dẫn Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát hành Số Ngày Nợ Có … … … … … … .. PX08296 11/10 Xuất kho giấy CSê 115g/m2(65x86)In tạp chí thuế NN số 10/2004 HĐ 0779 6211 1521 3.874.147 3.874.147 PX 08296 11/10 Xuất kho giấy Csê 100g/m2(65x86) In tạp Chí Thuế NN số 10/2004 HĐ0779 6211 1521 11.344.032 11.344.032 PX08296 11/10 Xuất kho giấy Bãi Bằng ( 65x127) in tạp chí thuế NN số 10/2004 HĐ 0779 6211 1521 25.889.985 25.889.985 PX08296 11/10 Xuất kho kẽm (60,5x740) in tạp chí thuế NN số 10/2004 HĐ 0779 6212 1521 2.033.720 2.033.720 … … …. … …. PN08699 13/10 Nhập kho giấy Csê 80g/m2(43x60) 152 1331 331 5.962.000 298.100 6260.100 PC08955 13/10 Chi tiền lệ phí cầu đường trả hàng cho cục thuế Quảng Ninh. 6418 111 80.000 80.000 ......................................................... Ngày tháng năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởngBiểu 6. Công ty in tài chính-ITC Sổ cái tài khoản Từ ngày01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản 6211- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp- công ty Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số NT Dư đầu 6.197.821.972 Phát sinh 7.131.559.410 13.329.381.382 Dư cuối NVL chính-c.ty 15211 7.115.611.123 NVL phụ tại c.ty 15221 897.665 Vật liệu, bao bì-c.ty 15261 15.050.622 CPSXKD dở dang-c.ty 1541 13.329.381.382 Ngày …tháng…năm2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 7 Công ty in tài chính-ITC Số cái tài kh._.ty 62711 228.083.336 Chi phí NVl-công ty 62721 3.060.069.982 Chi phí dụng cụ sx-công ty 62731 110.843.246 Chi phíKHTSCĐ-công ty 62741 3.013.523.004 Chi phí dịch vụ mua ngoài-công ty 62771 3.169.119.793 Chi phí bằng tiền khác-công ty 62781 247.088.165 Ngày tháng năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 3. Đánh giá thành phẩm làm dở tại công ty. Sản phẩm dở dang là sản phẩm chưa kết thúc giai đoạn sản xuất cuối cùng của quy trình công nghệ trong sản xuất sản phẩm của công ty. Để có thể tính toán chính xác giá thành sản phẩm sản xuất thì cần thiết phải tiến hành kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Do đặc điểm sản xuất tại công ty có quy trình công nghệ sản xuất phức tạp và liên tục, sản phẩm trải qua nhiều giai đoạn chế biến khác nhau hoặc có những hợp đồng tiến hành sản xuất vào cuối quý nên thường không thể tiến hành tất cả hợp đồng trong quý mà có thể kéo dài sang quý tiếp theo cho nên cuối quý đơn đặt hàng chưa hoàn thành thì được coi là sản phẩm dở dang. Bên cạnh đó đối tượng tập hợp chi phí sản xuất tại công ty lại là toàn doanh nghiệp cho cả quy trình công nghệ chứ không tập hợp theo đơn đặt hàng. Tuy nhiên hai loại nguyên vật liệu là Giấy và kẽm vẫn có thể theo dõi giá trị xuất dùng cho từng đơn đặt hàng. Hơn nữa thực tế và kinh nghiệm cho thấy chi phí Giấy, kẽm thường chiếm trên 70% giá thành sản phẩm. Bởi vậy, để thuận tiện cho sản phẩm làm dở vào cuối quý chính xác, công ty xác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí giấy và chi phí kẽm. Thực chất đây là phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp. Công việc tiến hành như sau: Cuối quý công ty tổ chức tiến hành kiểm kê sản phẩm dở dang, đơn đặt hàng nào chưa hoàn thành sẽ được kế toán cung cấp số liệu dựa trên chi phí giấy và kẽm đã xuất dùng cho đơn đặt hàng đó. Số liệu cụ thể sẽ được ghi trên giấy “Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang”cuối kỳ. Kế toán trực tiếp tiến hành kiểm kê lượng chi phí giấy và chi phí kẽm ở từng đơn đặt hàng. Biểu 35 Công ty in Tài Chính-ITC Phiếu kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang Trích từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 TT Tên sản phẩm Số hợp đồng Chi phí NVL TT Giá trị dở dang cuối kỳ Ghi chú Giấy Kẽm ....................... ..... ..... .................. .............. ........ 1 BL 3 Loại cực thuế Phú Thọ 0995 17.235.150 62.354.325 79.589.475 2 HĐ GTGT cty 0996 6.555.542 354.525 6.910.067 3 HĐ Xi măng Hà Tiên MN 1001 9.894.502 865.600 10.760.102 4 HĐ công ty Bia HN 1003 15.125.225 897.564 16.022.789 … ……… ….. ….. ……. …… ….. Tổng 327.745.045 28.733.627 356.478.672 Ngày tháng năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 4.Tổ chức công tác tính giá thành sản xuất. 4.1. Đặc điểm quản lý giá thành tại công ty. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ trong sản xuất kinh doanh, mục tiêu kinh tế hàng đầu của công ty in Tài Chính là đạt được lợi nhuận tối đa. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện hoá mục tiêu này. Do vậy công ty in Tài Chính đã thực thi nhiều biện pháp nhằm kiểm soát chi phí qua đó hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh để thu được nhiều lợi nhuận. Một trong các biện pháp quan trọng chính là công ty đã xây dựng được định mức về chi phí giấy và chi phí kẽm. Việc xây dựng được hai loại định mức này là hết sức quan trọng đối với một doanh nghiệp nghành in bởi chi phí giấy và chi phí kẽm thường chiếm 70% giá thành sản phẩm. Hơn nữa định mức này cũng là căn cứ quan trọng để công ty tiến hành đàm phán ký kết các hợp đồng sao cho với giá bán hợp lý mà vẫn đảm bảo đem lại lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên để quản lý giá thành hợp lý, hiệu quả hơn công ty tiến hành xây dựng tiếp một cách hợp lý các định mức chi phí khác mà chúng là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm. 4.2. Đối tượng tính giá thành. Với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm kiểu liên tục, phức tạp và tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng, đồng thời căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí là toàn doanh nghiệp cho mọi đơn đặt hàng cho toàn quy trình công nghệ và khả năng tập hợp chi phí giấy, kẽm cho từng đơn đặt hàng nên đối tượng tính giá thành tại công ty là từng đơn đặt hàng hoàn thành. Kỳ tính giá thành được xác định phù hợp với kỳ hạch toán của công ty là theo quý. 4.3. Đơn vị tính giá thành. Cuối mỗi quý sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ và kiểm tra tính chính xác để khoá sổ, kế toán giá thành căn cứ vào chi phí sản xuất đã tập hợp được trong quý và vận dụng phương pháp thích hợp để tính giá thành cho thành phẩm để tính giá thành cho thành phẩm của từng đơn đặt hàng đã sản xuất. Do vậy đơn vị tính giá thành được xác định là từng sản phẩm đã hoàn thành theo từng đơn đặt hàng. 4.4. Phương pháp tính giá thành. Phương pháp tính giá thành sản phẩm là cách thức xác định chi phí cho một đơn vị sản phẩm căn cứ cụ thể quy trình công nghệ và sản xuất cụ thể. Có nhiều phương pháp tính giá thành sản phẩm, mỗi phương pháp thường phù hợp với một doanh nghiệp cụ thể. Do vậy để chọn một phương pháp cho một doanh nghiệp ta thường căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ sản xuất, tính chất của sản phẩm và yêu cầu hạch toán. Công ty in Tài Chính sử dụng phương pháp tính giá thành giản đơn để tính giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm được tính theo công thức: Tổng giá thành sản phẩm CPSX kỳ trước chuyển sang CPSX Chi ra trong kỳ CP SX chuyển sang kỳ sau Các khoản giảm chi phí = = + - - Giá thành đơn vị = Tổng giá thành Số sản phẩm hoàn thành Công ty sử dụng phương pháp tính giá thành giản đơn: Trong đó, CPNVLTT được tập hợp cho từng đơn đặt hàng dựa vào phiếu xuất vật tư và TK 621 chi tiết theo từng hợp đồng, còn CPNCTT và chi phí SXC được tập hợp chung cho tất cả các đơn đặt hàng trong kỳ, sau đó phân bổ theo tiêu thức CPVLTT của đơn đặt hàng đó. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ theo CPNVLTT là xuất phát từ đặc điểm của sản phẩm in, trong đó chi phí cấu thành nên sản phẩm in thì chi phí về giấy và kẽm chiếm tỷ trọng lớn. Có thể khái quát phương pháp tính GTSP của công ty theo sơ đồ sau: Đơn đặt hàng Lệnh sản xuất Mức phân bổ CP NCTT Phiếu xuất kho NVL Thẻ tính giá thành theo đơn đặt hàng Mức phân bổ chi phí SXC Tại công ty, khi khách hàng đến ký hợp đồng thì phòng kế hoạch SX sẽ căn cứ vào kích cỡ loại giấy, tính chất bên trong (số trang, số màu, ảnh…) để xác định giá bán. Giá bán thường là giá thành định mức cộng với một tỷ lệ lãi để bù đắp chi phí và thu được một phần lợi nhuận nhất định cho công ty. Việc tập hợp CPSX và tính GT thực tế là để kiểm tra xem định mức chi phí, giá thành của công ty đã tối ưu chưa và có gì cần thay đổi không. Sản phẩm của công ty khi sản xuất song (kết thúc giai đoạn công nghệ cuối cùng và đạt yêu cầu chất lượng) phần lớn được giao thẳng cho khách hàng, chỉ có một số ít nhập kho thành phẩm. Do vậy, tổng số phát sinh bên có của TK 154 được kết chuyển sang TK 632. Việc hạch toán thành phẩm nhập kho, xuất kho được tiến hành tại kho. Ví dụ cách tính giá thành của đơn đặt hàng số 0779 (In tạp chí thuế NN số 10/2004) như sau: Căn cứ vào bảng kiểm kê sản phẩm dở dang cuối quý 3 ta được chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ của hợp đồng này = 0. - Chi phí trong kỳ về giấy và kẽm: 43141884 + Giấy: 41.104.164 + Kẽm: 2.033.720 - Tổng chi phí Nhân công trực tiếp trong quý 4/2004 là: 3.220.309.195 -Tổng chi phí sản xuất chung trong kỳ: 9.828.727.526 -Tổng chi phí giấy và kẽm của các đơn đặt hàng hoàn thành (Biểu 34) trong quý 4/2004: 8.832.331.425 Chi phí nhân công trực tiếp phân bổ cho hợp đồng số 0779: 3.220.309.195 x 43.141.884 = 15.729.732 8.832.331.425 Chi phí sản xuất chung phân bổ cho hợp đồng số 0779: 9.828.727.526 x 43.141.884 = 48.008.822 8.832.331.425 Chi phí sản xuất trong kỳ của hợp đồng là: 43.141.884 + 15.729.732 + 48.008.822= 106.880.438 -Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ của hợp đồng 0779 là 0 Vậy có thể tính được giá thành sản phẩm cho HĐ 0779 theo phương pháp giản đơn là: Tổng giá thành = 0 + 106.880.438 + 0 = 106.880.438 106.880.438 Giá thành đơn vị = = 5.716đ/cuốn 18.700 Tương tự ta có thể tính giá thành và giá thành đơn vị cho các hợp đồng khác. Biểu 36 Công ty in Tài Chính –ITC Bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành Trích từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 T T Tên sản phẩm Số hợp đồng Sản lượng hđ đơn vị tính CPNVLTT của các đơn đặt hàng hoàn thành trong kỳ CPNCT Tiếp CPSXC Giá thành sản phẩm Giá thành đơn vị Giấy Kẽm .. ....................... ........ ............ ......... ........... ........... ........... ......... .......... ........... ............ 1 Tạp chí thuế NN số 10/2004 0779 18.700 Cuốn 41.574.264 2.033.720 43141.884 15.729.732 48.008.822 106.880.438 5.716 2 Giấy mở tài khoản 0788 40.500 Tờ 2.057.147 324.293 2.381.440 423.894 1.589.551 4.394.885 108 3 Tạp chí toà án nhân dân 0789 10.200 Cuốn 9.167.193 939.231 10.106.424 1.798.937 6.745.783 18.651.144 1.828 4 Hoá đơn GTGT(5liên) 0895 6.500 Sét 4.360.338 515.462 4.875.800 867.889 3.254.473 8.998.162 1.384 5 Thẻ tiết kiệm có kỳ hạn 0899 13.000 Tờ 5.085.461 524.937 5.610.398 998.647 3.744.799 10.353.844 796 6 Bản tin kho bạc 0902 4000 Cuốn 11.827.818 1.024.956 12.852.774 2.287.785 8.578.902 23.719.461 5.929 7 Biên lai thu lệ phí 0906 4000 Cuốn 6.192.467 724.348 6.916.815 1.231.188 4.616.799 12.764.802 3.191 .. ......................... ......... ............ ......... ......... .......... .......... ........... ........... ........... ........... Tổng 8.436.121.477 395.803.204 8.832.331.425 3.220.309.195 9.828.727.526 26.378.418.103 Ngày tháng năm200 Phần III: Nhận xét, đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty in Tài Chính. 1.ưu điểm. Qua phần lý luận chung về công tác kế toán về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, thực tiễn công tác kế toán tại công ty cho thấy tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong quá trinh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó còn thấy được yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp. Mặc dù công ty thành lập vào năm 1985 trong bối cảnh kinh tế còn khó khăn song nhờ bộ máy lãnh đạo của công ty năng động sáng tạo, dám nghĩ, dám làm nên đã đưa ra được những giải pháp phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần vào làm cho công ty phát triển lớn manh như ngày hôm nay. Thành tích đó cũng một phần là do công ty đã tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế một cách chính xác khách quan mà trong đó không thể không kể đến sự đóng góp quan trọng của phòng tài chính kế toán, nhất là công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Việc áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp đã góp phần củng cố và hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế công tác kế toán công ty in tài chính, em thấy công tác kế toán tại công ty có những ưu điểm nổi bật sau: - Bộ máy kế toán của Công ty in Tài Chính được tổ chức theo hình thức tập trung là phù hợp với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, việc phân công lao động hợp lý theo khả năng của nhân viên trong phòng. Đội ngũ nhân viên nhiệt tình công tác, nắm vững chuyên môn và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao hình thức tổ chức bộ máy phù hợp với quy mô, điều kiện sản xuất tập trung ở công ty, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng kịp thời và chính xác. Việc tổ chức này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán, kịp thời chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, chức năng, phát huy vai trò của kế toán viên, chuyên môn hoá các phần hành, nâng cao trình độ chuyên môn của mỗi người. - Hệ thống chứng từ của công ty được tổ chức hợp lý, chặt chẽ trong toàn bộ quá trình luân chuyển. Các chứng từ đầy đủ đảm bảo phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kế toán phát sinh. Công ty áp dụng sổ nhật ký chung là hình thức giản đơn, dễ làm, tiết kiệm hao phí lao động kế toán. Hệ thống sổ kế toán mang tính khoa học cao cũng giúp cho công ty tập hợp tốt chi phí sản xuất phát sinh và phục vụ cho việc tính giá thành đúng đắt, có hiệu quả. - Về đối tượng, phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được xác định phù hợp với quy trình công nghệ và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty. Kế toán tập hợp CP và tính GTSP theo phương pháp kê khai thường xuyên và được tiến hành kịp thời đảm bảo tương đối chính xác, hợp lý. Công tác này đã có sự vận dụng linh hoạt giữa lý luận với thực tiễn của công ty song vẫn đảm bảo tính pháp lý - Kế toán công ty sử dụng phương pháp tính giá xuất bình quân sau mỗi lần nhập xuất là hợp lý, phù hợp với đặc điểm Nguyên vật liệu tại công ty được quy định qua hệ thống định mức vật tư, khi có hợp đồng thì viết phiếu cấp vật tư - Do tính chất đặc thù của công ty là in ấn các loại ấn phẩm cho BTC trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, công ty luôn chú ý đến nét riêng của mình để có hình thức kế toán phù hợp.Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thiết kế gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động có nề nếp, kinh nghiệm .Các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nắm vững chế độ và vận dụng một cách linh hoạt, tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Điều này giúp cho bộ máy kế toán hoạt động.Phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đáp ứng được yêu cầu phương pháp quản lý. Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên không phải lo giải quyết khâu cuối cung của sản xuất kinh doanh là tiêu thụ sản phẩm, nhưng lại đòi hỏi công ty phải đáp ứng cho khách hàng đúng yêu cầu về chất lượng,mẫu mã, số lượng, không có sai hang và đúng thời gian quy định.Do nhu cầu đa dạng nên sản phẩm in có nhiều chủng loại, kích cỡ,sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng nhờ có bộ máy kế toán với trình độ chuyên môn của mỗi người. 2.Tồn tại. • Công ty in tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế với quy trình công nghệ liên tục, phức tạp đồng thời việc sản xuất được chia thành các giai đoạn rõ rệt. Sản phẩm của công ty có tính độc đáo, nhiều chủng loại với số lượng khác nhau nên chu kỳ sản xuất của mỗi loại sản phẩm là không giống nhau. Do đó việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất cho toàn bộ quy trình công nghệ là chưa hợp lý. Bởi vì nếu tập hợp chi phí sản xuất theo quy trình công nghệ thì rất khó cho công tác quản lý, không biết được chi phí phát sinh cho các đối tượng là bao nhiêu. Do vậy công ty nên cải tiến phương pháp tập hợp chi phí sản xuất để phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. + Chi phí về mực in Công ty không được theo dõi trên TK 621 mà tập hợp cho chi phi sản xuất chung là không hợp lý. + Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu do công ty bỏ ra không tính vào giá mua mà tập hợp và phân bổ cho chi phí sản xuất chung. • Chưa xây dựng hệ thống TK kế toán quản trị phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm do chưa xác định được rõ ràng gianh giới giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Công việc kế toán hiện nay chủ yếu là kế toán tài chính với những nội dung đã được xây dựng ở các văn bản pháp quy. Doanh nghiệp chưa chủ động trong việc thựchiện các nội dung của kế toán quản trị theo yêu cầu kiểm tra và kiểm soát chi phí. 3.Một số kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty in tài chính. 3.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán CPSX và tính GTSP tại công ty In Tài Chính. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay mục tiêu tối đa lợi nhuận luôn là vấn đề hàng đầu của QT SXKD của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt mục tiêu này doanh nghiệp cần phải đảm bảo tốt tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, ở đó là uy tín, là sự phù hợp của yếu tố giá cả ở mức thấp nhất có thể mà chất lượnglại ở mức cao nhất, đáp ứng nhu cầu thị trường. Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng, thông qua những chỉ tiêu nàydo kế toán cung cấp cho nhà quản lý DN biết được chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của từng loại để từ đó phân tích, đánh giá, nhận xét về tình hình thực hiện các định mức, dự toán chi phí, tình hình sử dụng các lao động,vật tư, tiền vốn…có hiệu quả không ? tiết kiệm hay lãng phí, tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, từ đó có những quyết định đúng đắn về các chiếm lược kinh doanh sản phẩm. Với vai trò đó, kế toán CPSX và tính GTSP có vai trò đặc biệt trong sự hạch toán kinh tế tại công ty. Mặc dù chế độ kế toán Việt Nam đã đổi mới và hoàn thiện rất nhiều nhưng do sự phát triển không ngừng của nền kinh tế nên đảm bảo được sự hoà hợp giữa kế toán với tài chính, giữa các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp là khó đạt được nên đã gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện công tác kế toán. Để đảm bảo thống nhất, đồng bộ và phát huy đầu đủ vai trò cung cấp thông tin cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, cần thiết phải đổi mới hệ thống kế toán, là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán, kế toán CPSX và tính GTSP cũng đòi hỏi ngày càng phải đổi mới và hoàn thiện để phù hợp với sản xuất kinh doanh hiện nay. 3.2 .Yêu cầu chủ yếu hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty in tài chính. + Hoàn thiện kế toán tập hợp CPSX và tính GTSP ở công ty in Tài Chính không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải tôn trọng những nguyên tắc và chuẩn mực, chế độ kế toán đã ban hành. + Hoàn thiện KT tập hợp CPSX và tính GTSP ở công ty in Tài Chính phải đảm bảo cung cấp số liệu một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, phục vụ cho việc quản lý và điều hành các mặt hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. + Hoàn thiện kế toán tập hợp CPSX và tính GTSP ở công ty In Tài Chính phải làm cho bộ máy kế toán ngọn nhẹ, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công tác cao, nâng cao được năng lực quản lý, mang lại được hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. + Hoàn thiện kế toán tập hợp CPSX và tính GTSP ở công ty in phải trên cơ sở khoa học, phù hợp với cơ chế quản lý và chế độ, chính sách của Nhà nước hiện hành. + Hoàn thiện kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm ở công ty In Tài Chính phải có khả năng phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. +Hoàn thiện kế toán tập hợp CPSX và tính GTSP ở công ty In Tài Chính phải đảm bảo tính khả thi, tức là phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, với quy trình công nghệ sản xuất. 3.2. Một số ý kiến hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty in Tài Chính. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh thì việc tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm không chỉ cần đủ, mà phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ. Vì đây là dịch vụ in cho khách hàng, sản phẩm mang tính đặc thù riêng được đặt mua trước khi sản xuất, sản phẩm chỉ hoàn thành khi đơn đặt hàng hoàn thành. Xuất phát từ đặc điêm sản xuất và tình hình thực tế của công ty hiện nay thì: ý kiến 1: Công ty nên lập dự toán chi phí giá thành cấu thành sản phẩm một cách chi tiết theo các khoản mục chi phí cụ thể nhằm giúp cho việc quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Ví dụ nên xây dựng các khoản mục chi phí cụ thể như: Về chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT): bao gồm các khoản mục sau: + Tiền lương sản phẩm + Các khoản trích theo lương. +Tiền thưởng + Tiền ăn ca ý kiến 2: Về hạch toán chi phí mực. Hiện nay tại công ty việc hạch toán mực dùng để in tài liệu vào chi phí sản xuất chung theo em là không hợp lý và chính xác. Ta biết rằng mực là chi phí khá là quan trọng, tham gia trực tiếp vào việc cấu thành nên sản phẩm. Do vậy mực phải được hạch toán vào chi phí NVLTT. Kế toán mở thêm TK 6213 “ Chi phí mực”. Để phản ánh những chi phí về mực xuất dùng cho sản xuất, phòng kế hoạch cần xây dựng và gửi lên cho phòng kế toán định mức cho từng hợp đồng. Do một lần xuất mực có thể dùng cho nhiều loại hợp đồng nên không hạch toán trực tiếp cho từng hợp đồng được, do vậy cuối quý kế toán cần phân bổ theo định mức về mực theo công xuất sau: Chi phí mực phân bổ cho HĐ A Tổng chi phí mực phát sinh trong kỳ Tổng số trang in tiêu chuẩn đạt được trong kỳ Định mức chi phí về mực của hợp đồng A = X Phương pháp hạch toán giống như chi phí giấy và kẽm Việc xây dựng định mức mực in cho từng hợp đồng sẽ giúp cho công ty kiểm soát tốt hơn chi phí này, góp phần tiết kiệm chi phí cho quá trình sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. ý kiến 3: Chi phí điện nước, điện thoại của doanh nghiệp hạch toán vào TK 627. Theo em công ty cần phải xây dựng tiêu thức phân bổ tiền điện, nước, điện thoại để phân bổ khoản chi phí này cho cả 3 bộ phận đó là: sản xuất chung, bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Phần chi phí này của bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý DN, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6277 Nợ TK 6417 Nợ TK 6427 Có TK 111,112,331…. Việc phân bổ chi phí này cũng giúp công ty phản ánh chính xác chi phí sản xuất phát sinh và chỉ tiêu giá thành sản phẩm cũng đạt được độ tin cậy cao hơn. ý kiến 4: Về khoản phế liệu thu hồi. Do đặc thù là sản xuất sản phẩm ngành in, hàng quý có một số lượng lớn phế liệu thu hồi. Các phế liệu có thể bán ra ngoài và thu được một khoản giá không nhỏ. Tại công ty, vào cuối mỗi quý, sau khi thu gom được các loại phế liệu thải ra từ quá trình sản xuất trong quý đó, thì nhân viên thu gom lập phiếu kiểm kê được giám đốcduyệt về số lượng khi bán ra ngoài lấy hoá đơn gửi lên phòng kế toán để hạch toán vào thu nhập tài chính. Nợ TK 111: Có TK 711: Theo em công ty hạch toán như trên không hề ảnh hưởng đến khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp NN, nhưng sai về chế độ kế toán và phản ánh không chính xác về chỉ tiêu giá thành sản phẩm. Vì vậy đối với khoản tiền thu được do bán phế liệu công ty nên hạch toán vào TK 154; Nợ TK 111 Có TK 154 ý kiến 5: Về kỳ tính giá thành Hiện nay kỳ tính giá thành sản phẩm của công ty là theo quý. Theo em điều này là chưa hợp lý, công ty nên thực hiện kỳ tính giá thành theo tháng bởi những lý do sau đây: + Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty cho thấy mỗi đơn đặt hàng từ lúc ký hợp đồng đến lúc giao trả hàng thường diễn ra trong thời gian không dài, mà trong một tháng có rất nhiều đơn đặt hàng. + Việc tính giá thành theo tháng là phù hợp với kỳ báo cáo, kỳ thanh toán lương mà quan trọng nhất là đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời về giá thành sản phẩm góp phần vào việc theo dõi nhanh kết quả sản xuất phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp, nhanh chóng đưa ra những biệm pháp tài chính và các điều chỉnh hợp lý khác giúp công ty phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm cho thời gian tiếp theo để có thể đứng vững trên thị trường. Y kiến 6: Về việc phân bổ CPNVL và CPSXC tại công ty. Tại công ty in tài chính, tiêu thức để phân bổ CPNVLTT và CPSXC là theo chi phí giấy và kẽm. Thực tế cho thấy CPNVLTT của công ty là giấy và kẽm, mà giấy và kẽm có rất nhiều chủng loại với các giá cả khác nhau, khi có chênh lệch về giá cả giữa chúng khác nhau. Do đó chi phí NVL lớn không đồng nghĩa với việc tốn nhiều thời gian lao động của công nhân trực tiếp sản xuất. Do vậy công ty nên phân bổ CPNCTT và CP SXC theo tiêu thức trang in tiêu chuẩn. ở mỗi hợp đồng, căn cứ vào số lượng trang, kích thước của trang in để quy định về trang in tiêu chuẩn (13x19). Cuối kỳ CPSXC và chi phí Nhân công trực tiếp được phân bổ như sau: Chi phí sxc phân bổ cho hợp đồng i Số trang in tiêu chuẩn của hợp đồng i Tổng CPSXC trong kỳ Tổng số trang in tiêu chuẩn đạt đựơc kỳ = x Chi phí NCTT phân bổ cho hợp đồng i Tổng CPNCTT trong kỳ Tổng số trang in tiêu chuẩn đạt được trong kỳ Số trang in tiêu chuẩn của hợp đồng i = ý kiến 7: Về đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Hiện nay, tại công ty in Tài Chính đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là cho toàn doanh nghiệp với toàn bộ quy trình công nghệ nhưng trong sổ sách kế toán thì lại có thể hạch toán chi tiết cho từng đơn đặt hàng, ở một góc độ nào đó thì việc xác định đối tượng tập hợp chi phí như vậy là phù hợp nếu xét trên bình diện về sản xuất kinh doanh. Nhưng đứng về mặt quản lý thì công ty nên tiến hành tập hợp chi phí theo từng đơn đặt hàng sẽ có nhiều ưu điểm hơn. Bởi vì trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh thì việc tập hợp chi phí không những cần phải đầy đủ mà phải, chính xác, rõ ràng, kịp thời. Do vậy việc tập hợp chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng có tính chính xác hơn vì có thể xác định rõ ràng từng khoản mục chi phí NVL, NCTT, SXC còn trong sản xuất dở dang cuối kỳ. Việc tập hợp chi phí sản xuất như vậy cũng phù hợp khi công ty tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng. Hơn nữa nó cũng hoàn toàn phù hợp đối tượng tính giá thành của công ty hiện nay là đơn đặt hàng. ý kiến 8: Về phương phảp tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành. Từ việc xác định đối tượng tập hợp chi phí, phương pháp chi phí theo đơn đặt hàng và đối tượng tính giá thành cho từng đơn đặt hàng, để có sự hợp lý và thống nhất thì phương pháp tính GTSP nhanh chóng, kịp thời hơn, làm cơ sở tính giá thành của công ty cũng phải tiến hành tính giá thành theo chi phí tập hợp được của từng đơn đặt hàng. Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng giúp cho kế toán hạch toán được chính xác chi phí sản xuất và đồng thời tính GTSP nhanh chóng, kịp thời hơn, là cơ sơ tính giá cho các SP tương tự khi tiến hành sản xuất trong thời gian tiếp theo. Mỗi đơn đặt hàng kế toán mở một bảng kê chi tiết kèm theo những chi phí trựctiếp tập hợp vào đơn đặt hàng. Còn chi phí SXC, CPNCTT cần phân bổ theo tiêu thức thích hợp cho từng đơn đặt hàng. Bảng kê theo dõi chi phí sản phẩm cho đến khi hoàn thành sản phẩm. Song song với việc mở một bảng kê chi tiết chi phí cho mỗi đơn đặt hàng thỉ tương ứng kế toán mở một bảng tính giá thành cho đơn đặt hàng đó. Hàng tháng căn cứ vào bảng kê chi tiết, các sổ chi tiết tập hợp chi phí sản xuất và lập bảng phân bổ CPNCTT, CPSXC, để ghi vào bảng tính giá thành. Nếu đơn hàng hoàn thành được nghiệm thu, lập phiếu “giao nộp sản phẩm” gửi lên phòng kế toán. Khi đó các chứng từ xác nhận đơn đặt hàng đã hoàn thành kế toán cộng chi phí sản xuất đã tập hợp ở bảng tính giá thành để xác định giá thành cho đơn đặt hàng đó và giá thành đơn vị sản phẩm. Bảng kê chi phí sản xuất và tính giá thành được tập hợp theo mẫu sau: Bảng kê chi phí sản xuất Đơn đặt hàng số: Diễn giải CPNVLTT CPNCTT CPSXC Tổng cộng Thẻ tính giá thành sản phẩm Đơn đặt hàng số: Số lượng: Đơn vị tính: Tên sản phẩm: Chỉ tiêu Tổng số tiền Chia ra theo khoản mục CPNVLTT CPNCTT CPSXC - Để làm tốt công tác tính giá thành thì cần phải coi trọng việc tổ chức tốt hệ thống sổ kế toán chi tiết theo đối tượng và phạm vi tính giá thành. Cần sử dụng kế toán quản trị để tổ chức thực hiện công vịêc này. Căn cứ vào các chứng từ phản ánh các yếu tố chi phí phát sinh kế toán tiến hành tập hợp chi phí vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất theo các yếu tố, theo các khoản mục quy định. - Với phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm như trên sẽ khắc phục được những hạn chế trong công tác hạch toán của công ty, phản ánh chính xác chi phí sản xuất phát sinh, tập hợp đủ chi phí trong giá thành của từng sản phẩm. Mặt khác thì phương pháp này cũng giúp công ty thực hiện sản xuất đúng hợp đồng, khi sản phẩm hoàn thành có thể giao ngay cho khách hàng. C- Kết Luận Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm nói riêng càng tỏ rõ vai trò quan trọng với việc cung cấp thông tin cho kế toán quản trị doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác, đầy đủ các chi phí sản xuất, tính đúng tính đủ giá thành là điều kiện cần thiết để cung cấp những thông tin trung thực, nhanh chóng về nội bộ doanh nghiệp và các thông tin về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm cho các nhà quản trị doạnh nghiệp, là căn cứ để tổ chức công tác phân tích và quản lý giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty in Tài Chính, em nhận thấy công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty rất được chú trọng và được thực hiện tương đối đầy đủ theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước, phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty. Tuy nhiên vì mục tiêu phát triển chung của công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nói riêng cũng cần có những bước đổi mới và hoàn thiện hơn nữa nhằm mục đích tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy em đã chọn chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty in Tài Chính” Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cô, các chú trong phòng kế toán tài vụ của công ty in Tài Chính, thạc sĩ Lê Kim Ngọc đã trực tiếp hưỡng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề cuối khoá. Hà nội, ngày 20 tháng 4 năm 2005 Sinh viên Trần Thị Phương Thảo Các chữ viết tắt KT: Kế toán TK: Tài khoản CPSX: Chi phí sản xuất CPSXC: Chi phí sản xuất chung GTSP: Giá thành sản phẩm BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế KPCĐ: Kinh phí công đoàn CCDC: công cụ dụng cụ NVL: Nguyên vật liệu SXC: Sản xuất chung KHTSCĐ: Khấu hao tài sản cố định PXK: Phiếu xuất kho BTC: Bộ Tài Chính QĐ: Quyết định ITC: In Tài Chính Danh mục tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chủ biên: PGS.TS.Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Tài Chính-2003 Giáo trình “ Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm” Đại học kinh tế TP HCM Các tạp chí Kế toán (số 47, 49,50,51/2004), tạp chí Kiểm toán. Các chuẩn mực và chế độ kế toán mới ban hành. Tạp chí kỷ niệm 15 năm thành lập công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002-2003-2004 của công ty. Các chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái TK, Bảng tổng hợp, báo cáo tài chính....năm 2004 của công ty In Tài Chính. Mục lục ._.