Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV (chứng từ ghi sổ - ko lý luận)

LỜI MỞ ĐẦU Là một trong ba yếu tố sản xuất kinh doanh cơ bản (TSCĐ; nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; lao động sống), TSCĐ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Các loại TSCĐ đều có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới việc tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy, đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại doanh nghiệp phải hết sức khoa học: TSCĐ phải được phân loại và đánh giá một cách đúng đắn; việc theo dõi tình hình biến động và sửa chữa TSCĐ phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời; việc tính khấu hao phải phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, một thực tế đặt ra cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay là muốn tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường thì đòi hỏi mỗi đơn vị phải biết tổ chức tốt các nguồn lực sản xuất của mình và sử dụng chúng một cách có hiệu quả nhất. Là một doanh nghiệp lớn dẫn đầu cả nước về lĩnh vực như ngành than, công nghiệp điện dân dụng, khai thác khoáng sản,..mà Công ty Cổ phần Than Hà Lầm -TKV có một khối lượng TSCĐ rất lớn. Đồng thời do có nhiều phòng ban trực thuộc công ty nằm phân tán trên khu vực Tỉnh Quảng Ninh và các vùng lân cận nên đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty càng đặt ra yêu cầu cao hơn cho kế toán và đây là một trong những phần hành quan trọng trong công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV, với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Ths. Bùi Thị Minh Hải, cùng các cán bộ phòng Kế toán - Tài chính và ban lãnh đạo công ty, em được tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty nói chung và công tác tổ chức hạch toán từng phần hành nói riêng trong đó có phần hành kế toán TSCĐ. Xuất phát từ vị trí quan trọng của công tác kế toán TSCĐ cũng như từ thực tế tổ chức phần hành này tại công ty bao gồm: việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán, những đặc điểm riêng nổi bật, ưu nhược điểm trong hạch toán TSCĐ tại doanh nghiệp là những lý do mà em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV” trong chuyên đề tốt nghiệp này. Kết cấu chuyên đề bao gồm ba chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm –TKV Chương 2: Thực trạng kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV Chương 3: Hoàn thiện kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm -TKV. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 6 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 8 Chương 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 9 1.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 9 1.2. Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 11 1.2.1. Tình hình tăng TSCĐ hữu hình tại Công ty 12 1.2.2. Tình hình giảm TSCĐ hữu hình tại Công ty 13 1.3. Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 13 1.3.1. Tình hình chung về quản lý tài sản cố định ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm –TKV 13 1.3.2. Thủ tục lập chứng từ kế toán TSCĐ ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV 15 Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 18 2.1. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 18 2.1.1. Thủ tục, chứng từ 18 2.1.2. Quy trình ghi sổ………………………………………………….. 21. 2.1.3. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng 23 2.1.4. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận kế toán 27 2.2. Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 34 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 34 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 39 2.2.3. Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 44 2.2.4. Kế toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 46 Chương 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 49 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV và phương hướng hoàn thiện 49 3.1.1. Ưu điểm 49 3.1.2. Nhược điểm 50 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 51 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 51 3.2.1. Về công tác quản lý tài sản cố định hữu hình 51 3.2.2. Về phương pháp tính giá, phương pháp kế toán 54 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 54 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết 54 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp 58 3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến tài sản cố định hữu hình 59 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp 60 KẾT LUẬN 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU STT Hình thức Nội dung Trang 1 Sơ đồ 2-1 Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ trong công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV 20 2 Bảng 1-1 Phân loại TSCĐ hữu hình theo hình thái biểu hiện tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV 7 3 Biểu 1-2 Phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn hình thành tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV 7 4 Biểu 1-3 TÌNH HÌNH TSCĐ TĂNG TRONG NĂM 2009 9 5 Biểu 1-4 TÌNH HÌNH TSCĐ GIẢM TRONG NĂM 2009 10 6 Biểu 2-1 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁN ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV V/v thanh lý TSCĐ 21 7 Biểu 2-2 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 22 8 Biểu 2-3 TỜ TRÌNH XIN THANH LÝ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI 24 9 Biểu 2-4 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 26 10 Biểu 2-5 BBẢN QUYẾT TOÁN XE ÔTÔ HUYNDAI 27 11 Biểu 2-6 THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 28 12 Biểu 2-7 BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 29 13 Biểu 2-8 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 30 14 Biểu 2-9 SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 31 15 Biểu 2-10 TÌNH HÌNH TĂNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 33 16 Biểu 2-11 BTH tăng TSCĐ hữu hình tháng 11 năm 2009 34 17 Biểu 2-12 Chứng từ ghi sổ 35 18 Biểu 2-13 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 36 19 Biểu 2-14 Bảng tổng hợp giảm TSCĐ HH 37 20 Biểu 2-15 Chứng từ ghi sổ 38 21 Biểu 2-16 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 39 22 Biểu 2-17 Sổ cái Tài khoản 211 40 23 Biểu 2-18 Chi tiết TSCĐ HH trích khấu hao năm 2009 42 24 Biểu 3-1 QUY ƯỚC TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 52 25 Biểu 3-2 SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG 54 26 Biểu 3-3 SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 55 27 Biểu 3-4 SỔ CÁI 56 DANH M ỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT CC, DC Công cụ, dụng cụ CNV Công nhân viên CTGS Chứng từ ghi sổ CPSC Chi phí sửa chữa GTGT Giá trị gia tăng KH Khấu hao NSNN Ngân sách Nhà nước QĐ Quyết định TCKT Tài chính kế toán TSCĐ Tài sản cố định TSCĐ HH Tài sản cố định hữu hình SC Sửa chữa SCL Sửa chữa lớn SXKD Sản xuất kinh doanh XDCB Xây dựng cơ bản Chương 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 1.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Trong lịch sử phát triển nhân loại, các cuộc cách mạng công nghiệp đều tập trung vào giải quyết các vấn đề về cơ khí hoá, điện khí hoá, tự động hoá của quá trình sản xuất, đổi mới, hoàn thiện TSCĐ. Nhìn từ góc độ vĩ mô ta thấy: yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là uy tín chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình đưa ra thị trường nhưng đó chỉ là biểu hiện bên ngoài còn thực chất bên trong là các máy móc, thiết bị công nghệ có đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh hay không? TSCĐ là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân. Nó thể hiện một cách chính xác nhất năng lực và trình độ trang bị cơ sở vật chất của mỗi doanh nghiệp. TSCĐ được đổi mới và sử dụng có hiệu quả sẽ là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung. Căn cứ vào hình thái biểu hiện, TSCĐ của Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV được chia thành hai loại là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, ở đây nêu rõ TSCĐ hữu hình của Công ty. * Tài sản cố định hữu hình: TSCĐ hữu hình tại Công ty chiếm hơn 80% tổng tài sản. Hoạt động chủ yếu của công ty là vận chuyển, chuyên chở than, khoáng sản…từ nơi khai thác đến nơi sản xuất và tiêu thụ vì vậy, để chuyên chở tốt và nâng cao chất lượng công việc vận chuyển đòi hỏi công ty phải luôn đổi mới, trang bị thêm các phương tiện vận tải mới, thay đổi cơ cấu TSCĐ hữu hình sao cho hợp lý. Biểu 1-1: Phân loại TSCĐ hữu hình theo hình thái biểu hiện tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Đơn vị tính: triệu đồng Loại TSCĐ Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 I. TSCĐ HH 39.274 52.997 55.875 8.303 11.714 21.355 30.971 41.297 34.520 1. Nhà cửa, vật kiến trúc 723,25 794,070 794,070 178,42 210 342 544,83 584,07 452,07 2. Máy móc thiết bị 70,056 72,600 73,400 39,67 42,2 60,8 30,386 30,4 12,6 3. Phương tiện vận tải 37.875 51,250 54,376 7.692,61 10.974,45 20.550 30.182,39 40.275,55 33.826 4. Dụng cụ quản lý 605,694 880,33 631,530 392,3 487,35 402,2 213,394 478,13 229,33 Biểu 1-2: Phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn hình thành tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Đơn vị tính: triệu đồng Nguồn hình thành Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Tự bổ sung 8640 12.717 14.595 1913 2798 2125 6727 9919 8915 2. Vốn vay 30.634 40.280 41.840 6390 8916 16.230 24.244 31.378 25.610 3. Tổng cộng 39.274 52.997 55.8785 8.303 11.714 21.355 30.971 41.297 34.525 Nhìn chung cơ cấu TSCĐ hữu hình của Công ty là hợp lý. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là vận chuyển, chuyên chở than, khoáng sản…từ nơi khai thác đến nơi sản xuất và tiêu thụ nên phương tiện vận tải chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng TSCĐ của công ty. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao việc vận chuyển và mở rộng hoạt động kinh doanh, năm 2009 công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV đã đầu tư mua sắm mới xe ôtô tải nâng tổng số ôtô tải hiện có lên 90 xe. Hiện tại các xe tải của công ty đều là xe chất lượng, tải trọng cao phù hợp với hạ tầng giao thông ở Quảng Ninh. Nguyên giá TSCĐ hữu hình của công ty tăng liên tục qua các năm. Trong đó phương tiện vận tải chiếm khoảng 45 % tổng TSCĐ. Máy móc thiết bị chủ yếu của công ty là máy móc phục vụ cho việc bảo hành, sửa chữa phương tiện vận tải của công ty, của thị trường. Giá trị máy móc thiết bị tăng lên không đáng kể, chủ yếu là mua sắm thêm cầu năng và máy nén khí. Tình hình nhà xưởng văn phòng công ty phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, chiếm khoảng 12% trong tổng TSCĐ. Có được kết quả như trên là do công ty đã bỏ một phần lợi nhuận thu được để đầu tư và mua sắm thêm phương tiện vận tải, các trang thiết bị máy móc, và một số TSCĐ cần thiết khác phục vụ cho sản xuất kinh doanh nên kết quả mà công ty thu về được cao hơn dẫn đến doanh thu của công ty ngày càng được cải thiện. 1.2. Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV TSCĐ của Công ty kế toán khai báo trong Danh mục Tài sản cố định. Mỗi tài sản được lập thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết quá trình sử dụng và trích khấu hao. Các nghiệp vụ tăng hoặc giảm TSCĐ hữu hình tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV là do việc mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn TSCĐ hay thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ cho đối tượng khác làm ảnh hưởng đến tình hình biến động TSCĐ trong Công ty. 1.2.1. Tình hình tăng TSCĐ hữu hình tại Công ty Do đặc điểm vận động về mặt giá trị của TSCĐ nên việc xem xét, đánh giá TSCĐ xác định ở các thời điểm tương ứng với quá trình hình thành và sử dụng từng TSCĐ đó. Do đó, kế toán phải xác định giá trị ban đầu khi tăng TSCĐ và xác định giá trị trong quá trình sử dụng TSCĐ. Tình hình tăng TSCĐ hữu hình do việc mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn TSCĐ. Đối với TSCĐ hữu hình mua sắm: Nguyên giá TSCĐ HH mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng hoạt động như: chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt chạy thử (trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí khác liên quan trực tiếp. Biểu 1-3: TÌNH HÌNH TSCĐ TĂNG TRONG NĂM 2009 Tên, nhãn hiệu TSCĐ Số lượng Năm sử dụng Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Lý do Quả búa Q 4.5 Tấn 01 2009 391.250.000 3.260.417 387.989.583 Mua sắm Máy in Canon LBP 1120 01 2009 19.500.000 2.437.500 17.062.500 Mua sắm Xe Tải Huyndai 35 Tấn 01 2009 693.000.000 69.300.000 623.700.000 Mua sắm Tổng 1.103.750.000 74.997.917 1.028.751.083 1.2.2. Tình hình giảm TSCĐ hữu hình tại Công ty Tình hình thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ cho đối tượng khác làm ảnh hưởng đến tình hình biến động TSCĐ trong Công ty phải thông qua Biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,...Đó là những Tài sản mà trong quá trình hoạt động đã hoạt động không tốt hay là do hư hỏng nặng không hoạt động hay việc đổi mới trang thiết bị,… Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình do Công ty tiến hành nhượng bán, thanh lý khi thấy những TS này không đem lại lợi nhuận cho công ty. Biểu 1-4: TÌNH HÌNH TSCĐ GIẢM TRONG NĂM 2009 Tên, nhãn hiệu TSCĐ Số lượng Năm sử dụng Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Lý do Máy nén khí M3 - LX 01 2009 28.600.000 23.237.500 5.958.333 Thanh lý Máy ủi T150LX 01 2009 145.100.000 123.335.000 27.723.333 Thanh lý Tổng 173.700.000 146.672.500 33.681.666 1.3. Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 1.3.1. Tình hình chung về quản lý tài sản cố định ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm -TKV Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV với chức năng là khai thác, chế biến và tiêu thụ than và các khoáng sản khác; chế tạo, sửa chữa, phục hồi thiết bị mỏ, phương tiện vận tải và các sản phẩm cơ khí khác; xây dựng các công trình mỏ, công nghiệp, giao thông, dân dụng , đường dây và trạm, vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy, sán xuất vật liệu xây dựng...Bởi vậy, Tài sản cố định ở đây chủ yếu là các máy móc, xe cơ giới,... Ngay từ khi mới thành lập, với nguồn vốn ngân sách cấp công ty đã chú trọng tới việc đầu tư trang bị các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. TSCĐ của công ty được trang bị tương đối đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng. Tính đến ngày 01/01/2009 tổng số vốn cố định của công ty là 234.904.134.645 đồng. Thời gian gần đây, do khối lượng công việc các công trình thi công nhiều, công ty phải trang bị thêm các máy móc thiết bị bằng nguồn vốn tự có của mình hoặc vốn tín dụng và nguồn vốn khác. TSCĐ của công ty chủ yếu được nhập từ các nước: Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga, Đức... Với đặc điểm trên đòi hỏi TSCĐ của công ty phải được quản lý chặt chẽ về mặt giá trị và hiện vật. - Về mặt giá trị: được thực hiện ở phòng tài chính - kế toán của công ty. Phòng tài chính - kế toán trực tiếp lập sổ sách, theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ theo chỉ tiêu giá trị.Tính toán, ghi chép việc trích khấu hao TSCĐ, thu hồi vốn đầu tư để tái đầu tư TSCĐ. - Về mặt hiện vật: Do phòng quản lý vật tư cơ giới trực tiếp lập sổ sách theo dõi ghi chép về công tác cơ giới, vật tư và các tài sản thuộc công ty quản lý. Việc quản lý chặt chẽ TSCĐ đảm bảo cho yêu cầu sản xuất và thi công của toàn công ty được liên tục đạt hiệu quả cao. Mỗi TSCĐ phải được tổ chức theo dõi đến từng xí nghiệp, được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng vật tư thiết bị quản lý và hồ sơ do phòng kế toán quản lý. Đó là toàn bộ các chứng từ có liên quan đến TSCĐ bắt đầu từ khi mua sắm đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán...khi mua sắm, thanh lý, nhượng bán phải lập tờ trình lên Tổng giám đốc công ty phê duyệt. Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ. Tuỳ vào từng loại tài sản mà công ty có quy định việc kiểm kê (TSCĐ định cho khối văn phòng thì kiểm kê một lần vào cuối năm, TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh được kiểm kê định kỳ 6 tháng). Khi tiến hành kiểm kê công ty thành lập ban kiểm kê có đại diện các phòng ban có liên quan. Kiểm kê trực tiếp các đối tượng để xác định số lượng, giá trị thừa hay thiếu, tình trạng kỹ thuật từ đó đưa ra kiến nghị và xử lý. Công ty chỉ thực hiện việc đang giá lại tài sản trong trường hợp: Theo quy dịnh cả nhà nước hoặc tổng giám đốc công ty, góp vốn liên doanh bán hoặc cho thuê (nếu có). Cũng giống như kiểm kê thì việc đánh giá lại TSCĐ công ty cũng thành lập hội đồng đánh giá lại tài sản. sau khi đánh giá lại phải lập biên bản và ghi sổ đầy đủ. 1.3.2. Thủ tục lập chứng từ kế toán TSCĐ ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV Việc mã hoá các chứng từ liên quan đến TSCĐ ở phần mềm kế toán SAS (Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV vẫn sử dụng phần mềm của những năm trước năm 2009) như sau: Thủ tục lập chứng từ kế toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ được quy định trong Quy trình quản lý tài chính của công ty. Cụ thể với một số trường hợp sau: * Khi mua sắm TSCĐ của công ty, bộ phận có nhu cầu cần: - Căn cứ vào kế hoạch mua sắm của công ty. - Viết giấy để xuất mua tài sản cố định. - Trình giám đốc duyệt và tiến hành mua sắm theo quy định (đấu thầu, chào giá, cạnh tranh...) - Lập biên bản giao nhận tài sản cố định thành 3 liên: + Một liên giao cho bên giao. + Một liên giao cho bộ phận nhận. + Một liên giao cho kế toán tài sản cố định để theo dõi. * Khi điều chuyển từ đơn vị khác kế toán căn cứ trên: - Quyết định điều chuyển. - Hoá đơn chứng từ liên quan. - Lập biên bản giao nhận tài sản cố định thành 3 liên: + Một liên giao cho bên giao. + Một liên giao cho bộ phận nhận. + Một liên giao cho kế toán tài sản cố định để theo dõi. * Khi thanh lý tài sản cố định kế toán cần có: - Quyết định thanh lý tài sản cố định. - Biên bản thanh lý, đánh giá kỹ thuật. - Đấu thầu. - Phê duyệt kết quả đấu thầu. - Hợp đồng kinh tế. - Hoá đơn GTGT. - Lập biên bản giao nhận thành 3 liên: + Một liên giao cho bên giao. + Một liên giao cho bộ phận nhận. + Một liên giao cho kế toán tài sản cố định để theo dõi. - Trong các biên bản phải ghi rõ đầy đủ nội dung và chuyển cho các bộ phận giao nhận quản lý sử dụng ký. - Kế toán thảo quyết định tăng, giảm tài sản cố định và vốn cố định. Chuyển kế toán trưởng ký. - Trình giám đốc ký duyệt. - Biên bản giao nhận này phải chuyển cho phòng tài chính - kế toán trong vòng 3 ngày sau khi các bên giao nhận đã ký đầy đủ. - Sau khi nhận biên bản giao nhận tài sản, kế toán phải lập thẻ tài sản cố định (theo mẫu 02- TSCĐ) cho từng tài sản và ghi sổ tài sản cố định các tài sản mua mới, điều chuyển. Yêu cầu: + Ghi rõ nội dung trên thẻ một cách đầy đủ, rõ ràng. + Chuyển kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt. + Tài sản cố định mua mới được điều chuyển hạch toán tính khấu hao theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC. - Sau khi đã hoàn tất các thủ tục bộ phận nào sử dụng tài sản cố định thì phải ký nhận quản lý sử dụng trên thẻ tài sản cố định do phòng TCKT lập và theo dõi. * Sửa chữa tài sản cố định - Nếu là sửa chữa lớn thì phải căn cứ vào kế hoạch sửa chữa lớn hàng năm được tổng công ty phê duyệt. - Các bộ phận có TSCĐ bị hỏng cần sửa chửa phải: + Viết đề xuất trình giám đốc duyệt. + Phòng quản lý cơ giới vật tư kiểm tra, phòng kinh tế kế hoạch xác định giá soạn thảo và trình ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ theo quy định: bộ phận quản lý TSCĐ tiến hành mang đi sửa chữa. + Khi sửa chữa xong lập đầy đủ thủ tục hồ sơ sửa chữa TSCĐ hoàn thành gồm: Biên bản nghiệm thu kỹ thuật và có chữ ký xác nhận của bên nhận sửa chữa. Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý HĐKT. + Chuyển kế toán trưởng ký. + Trình giám đốc duyệt. Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 2.1. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 2.1.1. Thủ tục, chứng từ Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ ở công ty đều phải dựa vào các chứng từ tăng (giảm), khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan như: - Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ) - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Lênh điều động máy móc thiết bị (mẫu của TCT) - Các tài liệu kỹ thuật liên quan. * Trình tự lập thủ tục: Quá trình mua bán được tiến hành như sau: Trước tiên công ty lập dự án, kế hoạch sản xuất kinh doanh kế toán chi tiết TSCĐ ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV được thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theo nguồn hình thành. TSCĐ của Công ty tăng lên chủ yếu là do mua sắm mới vật tư tăng do công trình mua sắm phương tiện, thiết bị hình thành đưa vào sử dụng. Lên danh mục trang thiết bị thuộc TSCĐ cần cho dự án đầu tư sản xuất, khai thác. Sau đó lập tờ trình lên chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt. Sau khi xem xét đánh giá về tất cả các chỉ tiêu của công ty, mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch và phương án mua sắm tổ chức quản lý và kế hoạch hoàn trả vốn đầu tư. Bộ phận mua hàng sẽ lên bảng báo giá gửi lên giám đốc công ty. Nếu được chấp nhận thì việc ký kết hợp đồng mua bán mới được tiến hành. Công ty phải lập hội đồng để xác định đúng nguyên giá của TSCĐ. Khi có TSCĐ tăng thì công ty phải lập “biên bản giao nhận TSCĐ” cùng với người giao TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ - hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp). Bên giao nhận gồm có: giám đốc công ty, phòng kế toán, phòng vật tư thiết bị, nhân viên kỹ thuật (do phòng kỹ thuật phân công), tổ bảo vệ. Sau đó bên giao nhận TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khá có liên quan. Bộ hồ sơ gồm 2 bản: 1 bản do phòng kế toán gửi để ghi sổ theo dõi. 1 bản được phòng vật tư, thiết bị giữ để quản lý. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có một số TSCĐ đã bị cũ đi, hư hỏng hoặc bị lỗi thời do tiến bộ khoa học kỹ thuật, không phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh những TSCĐ mà công ty không cần dùng cho nên công ty phải tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán các tài sản đó. Việc tiến hành nhượng bán, thanh lý TSCĐ chỉ được tiến hành sau khi được quyết định thanh lý nhượng bán cuả Giám đốc Công ty. Người nào đặt giá cao nhất trong số những người tham gia đấu giá thì TSCĐ sẽ thuộc về người đó. Ban thanh lý gồm có: + Giám đốc công ty. + Phòng kế toán + Phòng vật tư thiết bị. + Nhân viên kỹ thuật. + Tổ bảo vệ. Trường hợp nhượng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán, phải lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai... Sau đó cùng nhau tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiện trạng. - Giá trị còn lại của TSCĐ - Giá trị thu hồi. - Chi phí thanh lý (nhượng bán),... Trình tự ghi sổ chi tiết tại Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV *Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ. - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng tính khấu hao TSCĐ - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan. * Chứng từ của kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình. - Hóa đơn GTGT - Thẻ TSCĐ - Sổ TSCĐ - Bảng tổng hợp tăng (giảm) TSCĐ hữu hình. * Chứng từ tăng, giảm TSCĐ: - Quyết định liên quan đến sự tăng, giảm TSCĐ phụ thuộc vào chủ sở hữu TSCĐ. - Chứng từ TSCĐ, bao gồm các chứng từ: + Biên bản giao, nhận TSCĐ (Mẫu số 01- TSCĐ) + Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 -TSCĐ). + Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04 - TSCĐ) + Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ) + Thẻ TSCĐ * Chứng từ về khấu hao TSCĐ: - Thẻ TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 2.1.2. Quy trình ghi sổ Hiện tại công ty thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/03/2006. Với đặc điểm là công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên để thuận tiện cho công tác ghi chép sổ sách một cách chính xác, hiệu quả nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ở chứng từ gốc, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành tách rời việc ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết. Chứng từ kế toán Sổ và thẻ chi tiết TSCĐ HH Sổ quỹ TSCĐ HH Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp tăng, giảm TSCĐ HH Sổ cái TK 211 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2-1 Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ trong công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV 2.1.3. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng TSCĐ hữu hình của công ty có nhiều biến động, qua đó bộ phận sử dụng thường xuyên hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình. Tuỳ theo nhu cầu của từng bộ phận sử dụng mà có những TSCĐ hữu hình cụ thể để hạch toán. Sổ sách sử dụng bao gồm: Thẻ TSCĐ (Mẫu số 23-DN), Sổ TSCĐ (Mẫu 21-DN ), sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng (Mẫu 22-DN). Biểu 2-1: CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV Số 875/CT - QLTB - VT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc --------------------------------------- Hạ Long, ngày 20 tháng 10 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁN ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV V/v thanh lý TSCĐ - Căn cứ vào quyết định số số 288 QĐTC ngày 01-07-2005 của Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV thuộc Tổng Công ty Than Khoáng sản Việt Nam. - Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty - Theo đề nghị của ông trưởng phòng QLTB - VT QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nhượng bán TSCĐ (có biên bản kèm theo) Thanh lý phương tiện vận tải trên cho ông Nguyễn Hồng Đạt. Địa chỉ: Hoàng Mai – Hà Nội Tài khoản số: 710A - 40879 tại Ngân hàng No & PTNT Hà Nội Điều 2: Các phòng kế toán tài chính, quản lý thiết bị có trách nhiệm thực hiện quyết định này Nơi gửi: - Phòng kế toán tài chính - Phòng quản lý thiết bị - Lưu tại văn phòng Giám đốc công ty Mai Văn Hoạt Ví dụ: Tháng 8/2009 bộ phận vận chuyển than có mua thêm xe ôtô để phục vụ việc vận tải. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập chi tiết như sau: Biểu 2-2: *) Biên bản giao nhận TSCĐ TẬP ĐOÀN CN – THAN KS VIỆT NAM CÔNG TY CP THAN HÀ LẦM - TKV ------ o0o ------ Mẫu số: 01 –TSCĐ (Ban hành QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 08 năm 2009 Căn cứ vào quyết định số 17HV/020508 ngày 05 tháng 08 năm 2009 của Giám đốc công ty về việc bàn giao TSCĐ: Ban giao nhận TSCĐ gồm: Ông/Bà: Phạm Bình Minh. chức vụ: Giám đốc Đại diện bên giao Ông/Bà:.Nguyễn Tuấn Minh chức vụ: Trưởng phòng Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: STT Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (XD) Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất (diện tích thiết kế) Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua (ZSX) Chi phí vận chuyển Chi phí chạy thử … Nguyên giá TSCĐ Tài liệu kỹ thuật kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E 1 Xe ôtô Huyndai Việt Nam 2009 693.000.000 CỘNG 693.000.000 Giám đốc bên nhận (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng bên nhận (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Trong quá trình sử dụng tài sản sẽ dẫn đến một số TSCĐ HH bị cũ, hao mòn không phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty. Nếu sử dụng chỉ gây lãng phí vốn nên bộ phận sử dụng cần phải thanh lý hoặc nhượng bán để thu hồi vốn cho công ty. Sau đây là tờ trình thanh lý phương tiện vận tải của tổ trưởng đội xe lập: Biểu 2-3: Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hạ Long, ngày 31 tháng 06 năm 2009 TỜ TRÌNH XIN THANH LÝ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Tên tôi là: Nguyễn Trọng Dũng Chức vụ: Tổ trưởng đội xe bộ phận vận chuyển. Hiện nay, bộ phận vận chuyển hành khách đang có 1 phương tiện vận tải cũ nát và hoạt động không có hiệu quả (có kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe). Tôi viết tờ trình này xin giám đốc xem xét và cho thanh lý phương tiện vận tải sau: STT Loại xe Biển xe Năm sử dụng Bộ phận sử dụng 1 Huyndai 35 tấn 14L-1438 10 Vận chuyển vật tư, hàng hóa Kính đề nghị giám đốc công ty giải quyết, cho phép thanh lý phương tiện vận tải trên. Tổ trưởng đội xe ( Ký tên ) Để sử dụng tốt các TSCĐ hữu hình của công ty cũng như của từng bộ phận sử dụng thì việc quản lý và hạch toán chi tiết tại bộ phận sử dụng là hết sức quan trọng. Hầu hết các TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng đều được hạch toán chi tiết và ghi rõ rang từng tài sản dựa trên các chứng từ gốc hay các chứng từ có liên quan. 2.1.4. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận kế toán Tổ chức hạch toán TSCĐ hữu hình giữ một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Nó cung cấp tài liệu đảm bảo chính xác cho bộ phận quản lý doanh nghiệp để tiến hành phân tích, đánh giá thực hiện tăng, giảm TSCĐ hữu hình ở công ty. Qua đó tăng cường biện pháp kiểm tra, quản lý TSCĐ hữu hình một cách đảm bảo an toàn, nâng cao hiệu quả sử dụng. Do vậy, việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên một hệ thống đầy đủ các chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm: Hoá đơn GTGT, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản quyết toán…Căn cứ vào chứng từ gốc và các tài liệu khác mà bộ phận kế toán tiến hành lập sổ và theo dõi trên thẻ chi tiết TSCĐ hữu hình, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ hữu hình. Biểu 2-4: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 08 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL NX/2009B 00936… Đơn vị bán hàng: Công ty oto Daewoo Việt Nam Địa chỉ: Km 12 QL1A - Tứ Hiệp – Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: 710A – 00002 Điện thoại MS: 0 1 0 0 1 0 0 7 3 3 / / / / Họ và tên người mua hàng: Phạm Bình Minh Tên đơn vị: Công ty cổ phần than Hà Lầm – TKV. Địa chỉ: Phường Hà Lầm – TP. Quảng Ninh – Tỉnh Quảng Ninh. Số tài khoản:…………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: CK MS: 5 7 0 0 1 0 1 6 3 7 / / / / STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xe ôtô ._.