Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu vơí việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

uản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn được các doanh nghiệp quan tâm. Do đặc điểm của công nghệ sản xuất bánh kẹo của Công ty bánh kẹo Hải Châu nên tỷ lệ chi phí nghuyên vật liệu trong tổng giá thành tương đối lớn (khoảng 75%). Do vậy, biện pháp tốt nhất để hạ giá thành tương đối lớn đa chi phí về nguyên vật liệu. Để giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm. Công ty phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng. Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đưa ra được những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Mặt khác, tại Công ty nguyên vật liệu được đầu tư chủ yếu bằng nguồn vốn lưu động nên vừa để giảm chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu khoa học và hợp lý cần thiết. Xuất phát từ vai trò quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu. Tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu vơí việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu". Kết cấu của đề tài, gồm: * PhầnI: Những lý luận chung vê hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. *PhầnII: Thực trạng kê toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu. *Phần III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng tập thể phòng kế toán Công ty bánh kẹo Hải Châu trong thời gian tôi thực tập tại Công ty. PhầnI: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới. Nguyên vật liệu được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, vải trong doanh nghiệp may, bột mỳ trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của nó chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm, lợi nhuận ... trong các doanh nghiệp sản xuất. Mặt khác, nếu xét về vốn lưu động, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng cuả vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó đồng nghĩa với việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách khoa học và có hiệu quả. Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ một cai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phải tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu giúp cho việc sử dụng vốn lưu động và việc tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu không thể coi nhẹ trong các doanh nghiệp sản xuất. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu phải toàn diện ở tật cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Trước hết, doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản, phương tiện cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo vệ có nghiệp vụ thích hợp, có khả năng nắm vững, thực hiện trong kho theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lượng dự trữ cần thiết cho sản xuất phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán cho từng chi tiết, từng công đoạn mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 3. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Kế toán ngyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình cụ thể về nguyên vật liệu để đề ra hướng chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng nguyên vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý biết được chất lượng, số lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu, vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế sự hao hụt lãng phí, đảm bảo sự dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lưọng sản phẩm và tiến độ sản xuất. để phát huy được hết vai trò của mình đối với việc quản lý nguyên vật liệu thì kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Kế toán nguyên vật liệu cần tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế nguyên vật liệu đã mua và nhập kho doanh nghiệp. Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tông hợp nguyên vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu cần hưóng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu như: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các sổ thẻ kế toán chi tiết. Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu: pháp hiện phòng ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thứ tư: xác định chính xác về số lượng nguyên vật liệu và giá trị thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành. Thứ năm: định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về nguyên vật liệu phụv vụ công tác lãnh đạo và quản lý nguyên vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Thứ sáu: Phân tích tình hinh cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phụv những mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. II. Phân loại nguyên vật liệu. 1. Phán loại nguyên vật liệu - Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được phân ra các loại sau: -Nguyên vật liệu và vật liệu chính -Vật liệu phụ -Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Ngoài các phân loại trên ta còn có: * Phân loại theo nguồn hinh thành, gồm: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu đo doanh nghiệp tự sản xuất - Nguyên vật liệu có từ các nguồn khác như: nhận cấp phát, nhận vốn góp liên doanh, tặng thưởng... * Phân loại theo quyền sơ hữu, gồm: - Nguyên vật liệu tự có - Nguyên vật liệu bên ngoài: gồm các loại nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ Tuy nhiên hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn trong việc tính giá thành. Chính vì thế cách phân loại theo công dụng kinh tếư là ưu việt lớn cả. 2. Tổ chức tính giá nguyên vật liệu 2.1. Tổ chức tính giá nguyên vật liệu nhập kho. - Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài flà giá ghi trên hoá đơn ( bao gồm các khoản thuế nhập thuế, thuế khác nếu có), cộng với chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm)... trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho: giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bỗc dỡ... - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: giá thực tế của nguên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. - Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu đó. - Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. 2.2. Tổ chức tính giá nguyên vật liệu xuất kho Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tuỳ điều kiện và giá nguyên vật liệu ở đơn vị biến động thường xuyên hay ổn định... người ta có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo một trong các cách sau: * Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp ): phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lê nguyên vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu. Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho. * Phương pháp nhập trước - xuất trước: theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế kho trên cơ sở giả định la lô nguyên vật liệu nào nhập trước xẽ được dùng trước, vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập kho vào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốt nhiều công sức. Ngoài ra phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. * Phương pháp nhập sau - xuất trước: theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của nguyên vật liệu được làm ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước. Về cơ bản, ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này cũng giống như phương pháp nhập trước - xuất trước, nhưng sự dụng phương pháp này giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. * Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập - xuất của mỗi doanh nghiệp nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầy kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của mỗi đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. = x Ưu điểm: giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với phương pháp nhập trước- xuất trước và nhập sau -xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ các khâu kế toán khác, đồng thời phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. * Phương pháp tính giá thực tề bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị binh quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. * Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của từng kế toán. Nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu, trường hợp nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm). * Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng nguyên vật liệu xuật kho căn cứ vào các chứng từ sau. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu với mâũ mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. = x = + - * Phương pháp hệ số giá: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo gía thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập - xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua nguyên vật liệu ở một thời điềm nào đó hay tính giá nguyên vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giám bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập - xuất nguyên vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật lieẹu xuất - tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. = = x Phương pháp hế số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đội ngũ kế toán có trình độ chyên môn cao. II. Nội dung hạch toán nguyên vật liệu: 1. Tổ chức chứng từ. 1.1. Thủ tục nhập kho. Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với người cung ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm tra thì phải lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng chất lượng, quy cách nguyên vật liệu và lập " biên bản kiểm nghiệm vật tư", biên bản phải ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm. Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập "phiếu nhập vật tư". Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho giữ một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi số kế toán thu mua và nhập vật liệu. 1.2. Thủ tục xuất kho Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau: - Phiếu xuất vật tư. - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho vật tư kiêm di chuyển nội bộ "Phiếu xuất vật tư" sử dụng trong các trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Phiếu xuất vật tư được lập làm ba bản, một bản giao cho người lĩnh, một bản cho bộ phận cung ứng vật tư và một thủ kho giữ đẻ ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuấ vật tư chỉ có hiệu lực mỗi lần, không phù hợp vơí các trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp người ta ít sử dụng "phiếu xuất vật tư" mà thay bằng "phiếu xuất vật tư theo hạn mức" lập cho tháng nào chỉ có giá trị tháng đó. Cuối tháng nếu không dùng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập "phiếu nhập vật tư" đem đến kho cùng với nguyên vật liều và "phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Thủ kho phải ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán nguyên vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho". Phiếu này được thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một cho bộ phận cung ứng và một cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp bộ phận cung ứng lập " phiếu di chuyển vật tư nội bộ". 2. Hạch toán chi tiết sự biến động của nguyên vật liệu 2.1.Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu để ghi "thẻ kho" (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng và tính giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất vào "thẻ kế toán chi tiết vật liệu" (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kỳ, kế toán tiễn hành đối chiếu số liệu trên "thẻ kế toán chi tiết vật liệu" với "thẻ kho" tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ " số kế toán chi tiết vật liệu" kế toán lấy số liệu để ghi vào "bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu" theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập - xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lượng chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở " sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu" theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập - xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu và theo từng kho, kế toán lập "bảng kê nhập vật liệu", " Bảng kê xuất vật liệu" và dựa vào các bảng kê này để ghi vào " sổ luân chuyển nguyên vật liệu". Khi nhận được thẻ kho kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với " sổ luân chuyển nguyên vật liệu", đồng thời từ " sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu", lập " bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu" để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập - xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. 2.3. Phương pháp sổ số dư. Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu thích hợp nhất là phương pháp sổ số dư. Theo phương pháp này thì, thủ kho ngoài việc thì "thẻ kho" như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ "thẻ kho" và "sổ số dư". Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoặc 10 ngày lần (kèm theo "phiếu giao nhận chứng từ") và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào "bảng lũy kế nhập - xuất - tồn" (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên "sổ số dư" do thủ kho chuỷên đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên "số số dư" với tồn kho trên "Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật liệu để đối chiếu với số kế toán tổng hợp về vật liệu. Phương pháp này tránh được việc ghi chép được trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có chuyên môn cao. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 3.1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên Phưong pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. a. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu tài khoản 152: Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, pháp hiện thừa, đánh giá tăng). Bên có: phản ánh các nghiệp vụ pháp sinh làm giảm nguyên vật liệu trogn kỳ ( xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng). Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho - TK 151: Hàng mua đang đi trên đường Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấuTK 151: Bên nợ: phản ánh trị giá hàng đi đường tăng Bên nợ: phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường - Tài khoản133: thuế GTGT được khấu trừ. - Tài khoản này được phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, được hoàn lại. Kết cấu TK 133: Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ pháp sinh trong kỳ. Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu giảm giá hàng mua, được hoàn lại). Dư nợ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: 331,111,112,141... b. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: *Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa được ghi tăng giá nguyên vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào sổ được khấu trừ. Cụ thể: - Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về; Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu (chi tiết từng loại) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan (331,111,112...): Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng mua hay trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng hoá phải trả Nợ TK 111,112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 138 (1388): Số tiền được người bán chấp nhận, Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ. * Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: + Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): trị giá toàn bộ số hàng (không có VAT). Nợ TK 133 (1331): thuế VAT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng hoá thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: - Nếu trả lại cho người bán: NợTK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (Chi tiết nguyên vật liệu ): trả lại số thừa. - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 )1331): thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331,111... Tổng gía thanh toán số hàng thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (Giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu phần thừa coi như giữ hộ người bán: Phần nhập theo số hoá đơn ghi tương tự trường hợp hàng không thừa không thiếu ở trên. Số thừa ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: - Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (13312):Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331,111,112...: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT). Có Tk 721: số hàng thừa không rõ nguyên nhân. * Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: + Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho ( giá không thuế). Nợ TK 138 ( 1381): Trị giá số thuế (không có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý: - Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Trị giá số hàng thiếu (không thuế VAT) Có TK 138 (1381): Trị giá số hang thiếu. - Nếu người bán không có hàng: -Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK138(1381): Xử lý số thiếu Có TK133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK138(1381),134: Cá nhân phải bồi thường. Có TK133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu Có TK138(1381): Xử lý số thiếu - Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân : Nợ TK821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK138(1381): Xử lý số thiếu Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kê toán lưu phiếu nhập kho vào tên hồ sơ: hàng chưa có hoá đơn, nếu cuối tháng hoá đơn đã về thì ghi rõ sổ bình thường còn nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi theo giá tạm tính; Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Có TK 331 Sang tháng sau khi háo đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một số các cách: + Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. + Dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh gía tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế VAT được khấu trừ. Chẳng hạn, khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung: Nợ TK 152: giá nhập thực tế trừ giá tạm tính Nợ TK 133 (3131): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan: 331,111,112... Sang tháng sau hàng về nhập kho ghi: - Nợ TK 152: Trị giá hàng nhập kho Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước trở về - Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: NợTK 151: Hàng đi đường kỳ trước trở về Có TK 154: thuế gia công hay chế biến nhập kho Có TK 411: nhận cấp pháp, viện trợ Có TK 421: Đánh giá tăng nguyên vật liệu Có TK336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho Có TK338 (3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,641,642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 128,222: Nhận lại góp vốn liên doanh * Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ nên các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp sẽ ghi trị giá nguyên vật liệu (TK 152,TK 151...) theo tổng giá thanh toán, các doanh nghiệp này không sử dụng TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ". Ngoài ra nội dung và phương pháp hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế VAT theo phương phãp trực tiếp sẽ ghi trị giá nguyên vật liệu (TK 152,TK 151...) theo tổng giá thanh toán. Các doanh nghiệp này không sử dụng TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ". Ngoài ra nội dung và phương pháp hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Ví dụ, khi mua ngoài nguyên vật liệu, hàng hoá đơn cùng về, kế toán hạch toán. Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài (kể cả VAT) Có TK liên quan ( 331,111,112...) Sổ chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (nếu có). Nợ TK liên quan ( 331,111,112..) Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu) c, Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu: - Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ ._.TK 621 (chi tiết PX): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (chi tiết PX): Xuất dùng chung phân xưởng Nợ TK 641,642,241: Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp ... Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu ): Gía thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ (có) TK 421: Phần chênh lệch Có TK 152(chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu góp vốn liên doanh - Xuất thuê gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến Có TK 152 (Chi tiết nguyên vật liệu) - Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138(1388): Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay - Giảm do các nguyên nhân khác Nợ TK 632:Nhượng bán NợTK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 138 (1381),334: thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu giảm) 3.2. Theo phương pháp kiểm kê định mức Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: = + - Như vậy,theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản riêng - TK 611 "mua hàng". Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục khác nhau không cao mà bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, quần, bến bãi.. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mâũ mã khác nhau, giá trị thấp và được thường xuyên. a. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại. Kết cấu TK 152: Bên nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên nợ: Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho - Tài khoản 611: Mua hàng (tài khỏan 6111: mua nguyên vật liệu) Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.. theo giá thực tế Kết cấuTK 6111: Bên nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt khác... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra kế toan còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: 151,133,331,111,112... b. Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: - Đầy kỳ: kết chuyển trị giá hàng tồnkho theo từng loại: Nợ TK 611(6111) Có TK 152: nguyên vạt liệu tồn kho Có TK 151: nguyên vật liệu đi đường - Trong kỳ: căn cứ vào các hoá đơn mua hàng Nợ TK 611(6111): giá thực tế nguyên vật liệu thu mua. Có TK liên quan (111,112,331,..) tổng giá thanh toán + Các nghiệp vụ làm tăng khác Nợ TK 611(6111) Có TK 411: nhận góp vốn liên doanh tặng thưởng Có TK 336,338,311: tặng do đi vay Có TK 128,222: nhận lại vốn góp liên doanh + Số chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại: Nợ TK 111,112,331: Có TK 133(1331): thuế VAT không được khấu trừ Có TK 611(6111): trị giá thực tế - Cuối kỳ: căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho, xác định giá trị vật tư ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: hàng đi đường cuối kỳ Có TK 611(6111): trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán kết chuyển giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu hao hoặc mục đích xuất dùng) Nợ TK liên quan (621,627,641,642) Có TK 611(6111) c. Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào: Vâỵ kế toán ghi: Nợ TK 611(6111): giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331,111,112): tổng giá thanh toán Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng bán; Nợ TK 331,111,112... Có TK 611(6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,152 TK 611(6111) TK 151,152 TK 151,152 Kết chuyển trị giá NVL Tồn đầu kỳ Kết chuyển trị giá NVL Tồn đầu kỳ TK 111,112,331 Trị giá NVL mua vào trong kỳ TK133 VAT theo PPkhấu trừ TK 111,112,331 CK, trả lại NVL người bán TK133 VAT theo PPkhấu trừ TK 111,112,331 Trị giá NVL đã xử dụng Trong kỳ 3.3. Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tông hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo bốn hình thức sổ kế toán: Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại bốn hình thức sổ kế toán là: - Nhật ký - sổ cái - Nhật ký chungư - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, cụ thể như sau: * Hình thức nhật ký - sổ cái Chứng từ nhập xuất Nhật ký - sổ cái các tài khoản Báo cáo * Hình thức nhật ký chung: Nhật ký đặc biệt Báo cáo Bảng cân đối số PC Sổ cái TK 152 Chứng từ N,X Nhật ký chung *Hình thức nhật ký chứng từ Xuất Nhập Báo cáo Sổ cái TK 152 NK - CT số 7 Bảng kê số 3 Bảng kê số 4,5,6 NK - CT liên quan 1,32,3,4,5,6,10 Bảng phân bổ số 2 Chừng từ nhập, xuất * Hình thức chứ Hình thức chứng từ - ghi sổ (CT - GS) Chứng từ nhập, xuất Lậơ CT - GS nhập xuất Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Sổ đăng ký CT- GS Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.4. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trên thực tế giá cả hàng hoá, vật tư thường hay biến động dưới sự tác động của quy luật cung cấu và các yếu tố khách quan khác. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp hầu hết mua từ bên ngoài. Mặt khác để ổn định đầu vào cho quá trình sản xuất, các doanh nghiệp cần phải dự trữ một khối lượng nguyên vật liệu nhất định. Do đó, khi giá nguyên vật liệu trên thị trường giảm làm chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với gía trị thực tế của nó kéo theo giá thành sản phẩm cao, lợi nhuận giảm. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết, nhằm phản ánh thực chất giá trị hàng tồn kho và giúp cho doanh nghiệp tránh được rủi ro trong kinh doanh. a. Tài khoản sử dụng: Để kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản: -TK 159: "dự phòng giảm giá hàng tồn kho" - TK 152: "nguyên liệu, vật liệu" TK 642: "chi phí quản lý doanh nghiệp" Tài khoản: TK 6426"Chi phí dự phòng" - TK 721: "các khoản thu nhập bất thường" Đê phản ánh việc lập dự phòng vá xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho(nguyên vật liệu) khi có những chứng cứ chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên liên tục hàng tồn kho của doanh nghiệp. b. Phương pháp kế toán; - Cuối niên độ kế toán, nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá thị trường của nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giághi trên sổ kế toán, kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Nợ TK 642 (6426): chi phí dự phòng Có TK 159:trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu) - Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho cần lập cho năm sau. + Hoàn nhập dự phòng Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòngCó TK 271: thu nhập bất thường + Lập dự phòng cho năm sau: Nợ TK 642 (6426): chi phí dự phòng Có TK 159: trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu). Việc đánh giá lại tài sản và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công cụ hữu hiệu để bảo toàn vốn lưu động trong điều kiện giá cả biến động. Về mặt tài chính việc lập dự phòng làm giảm lãi niên độ đó nhưng tạo ra nguồn bù đắp nếu giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK 721 TK 721 Hoàn nhập dự phòng Giảm giá NVL tồn kho Trích lập dự phòng Giảm giá NVL tồn kho IV. Kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở các doanh nghiệp sản xuất: Ta biết rằng khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, đến chu kỳ sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng lao động khác. Phần lớn các đối tượng lao động thong qua quá trình chế biến để hợp thành thực thể của sản phẩm như bông thành sợi, cát thành thuỷ tinh... Một số khác bị mất đi như các loại nhiên liệu. Bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng cần phải có các đối tượng lao động. Lượng tiền ứng ra trước để thoả mãn các nhu cầu về các đối tượng lao động gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp hay nói dưới góc độ tài sản thì vốn lưu động được sử dụng để chỉ những tài sản lưu động. Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp thì tài sản lưu động chủ yếu được thể hiện ở các bộ phận là tiền mặt, các chứng khoán có thanh khoản cao, các tài khoản phải thu và dự trữ tồn kho. Trong các doanh nghiệp sản xuất dự trữ tồn kho gồm thành phẩm, nguyên vật liệu các loại... Bên cạnh các danh mục dự trữ khác nguyên vật liệu trở thành danh mục dự trữ quan trọng, là điểm khởi đầu cho mọi quá trình sản xuất và là một phần lớn của tài sản lưu động. Do đó, khi tổ chức hạch toán khâu dự trữ cho sản xuất cần xem xét một số điểm sau: - Có kế hoạch dự trữ, cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đồng bộ, chính xác, kịp thời, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng, để đảm bảo quá trình liên tục cho sản xuất mà không bị ứ đọng vốn. - Tính toán chính xác mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, kết hợp với công tác dự toán. - Quản lý chặt chẽ việc xuất dùng nguyên vật liệu theo kế hoạch. Giá trị của các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất thường chiếm từ 25% đến 50% tổng giá trị tài sản. Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố, chứ không phải chỉ do quản trị vốn lưu động tồi. Nhưng cũng cần phải thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát một cách chặt chẽ các loại tài sản lưu động hầu như là một nguyên nhân dẫn đến sự thất bại cuối cùng của họ. Để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp người ta dùng một số chỉ tiêu sau: 1. Chỉ tiêu sức sinh lợi của vốn lưu động: = Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn lưu động đem lại mấy đồng lợi nhuận. Khi phân tích, cần tính ra các chỉ tiêu trên rồi so sánh giữa kỳ phân tích với kỳ gốc (kỳ kế hoạch hoặc kỳ trước). Nếu các chỉ tiêu sức sản xuất và sức sinh lợi của vốn lưu động tăng thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lên và ngược lại. 2. Chỉ tiêu tốc độ luân chuyển của vốn lưu động: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn vốn lưu động vận động không ngừng qua các giai đoạn của quá trình sản xuất (dự trữ = sản xuất - tiêu thụ). Do đó, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển sẽ góp phần giải quyết nhu cầu về vốn cho doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để xác định tốc độ luân chuyển của vốn lưu động người ta thường sử dụng các chỉ tiêu sau: = Chỉ tiêu này cho biết vốn lưu động quay được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. Chỉ tiêu này còn gọi là "Hệ số luân chuyển vốn lưu động" = Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết cho vốn lưu động quay được một vòng. Thời gian quay của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Ngoài hai chỉ tiêu trên, khi phân tích còn có thể tính ra chỉ tiêu "Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động". Hệ số này càng nhỏ, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao, số vốn lưu động tiết kiệm được càng nhiều. Qua chỉ tiêu này, ta biết được để có một đồng doanh thu thuần thì cần mấy đồng vốn lưu động. = 3. Hệ số quay kho vật tư, sản phẩm: So sánh hệ số quay kho của vật tư và hệ số quay kho của sản phẩm thực tế với kế hoạch, kỳ này với kỳ trước để đánh giá tình hình sử dụng vật tư và tiêu thụ sản phẩm trong kỳ. = = Hai hệ số này càng lớn, vốn lưu động quay càng nhiều do đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Cách tính từng chỉ tiêu theo các công thức trên như sau: + Tổng doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng trong kỳ - (Tổng thuế doanh thu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế VAT, thuế xuất khẩu phải nộp + chiết khấu bán hàng + giảm giá hàng bán + doanh thu bán hàng đã bán bị trả lại) + Thời gian của kỳ phân tích: Theo quy ước, để đơn giản trong kỳ phân tích thì thời gian tháng là 30 ngày, quý là 90 ngày và năm là 360 ngày. + Vốn lưu động bình quân: Để đơn giản quy định cách tính như sau: = = Trường hợp có số liệu về vốn lưu động đầu tháng thì có thể xác định số vốn lưu động bình quân quý, bình quân năm như sau: V = Trong đó: V1, V2 ,... Việt Nam là số vốn lưu động hiện có đầu các tháng, n là số thứ tự các tháng. Trường hợp không có số liệu ở các tháng, có thể tính số vốn lưu động bình quân trong kỳ bằng cách cộng số vốn lưu động bình quân đầu kỳ với số cuối kỳ rồi chia cho 2. Phần II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty bánh kẹo Hải Châu I. Vài nét sơ lược về công ty bánh kẹo Hải Châu: Công ty bánh kẹo Hải Châu là thành viên trực thuộc Tổng Công ty mía đường I - Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Trụ sở đặt tại: Phố Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Diện tích mặt bằng: Hiện nay (tính cả phần mở rộng): 55.000m2 Trong đó: - Nhà xưởng: 23.000m2 - Văn phòng: 3.000m2 - Kho bãi: 5.000m2 - Phục vụ công cộng: 24.000m2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu (theo giấy phép kinh doanh cấp ngày 29/9/1964): - Kinh doanh các sản phẩm bánh kẹo. - Kinh doanh sản phẩm mì ăn liền. - Kinh doanh bột gia vị. - Kinh doanh các sản phẩm nước uống có cồn và không có cồn. - Kinh doanh vật tư nguyên liệu, bao bì ngành công nghiệp thực phẩm. - Xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài những mặt hàng công ty kinh doanh. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Tên gọi trước đây của Công ty là Nhà máy bánh kẹo Hải Châu, do Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định thành lập ngày 2/9/1965. Trải qua hơn 35 năm hoạt động với những điều kiện và hoàn cảnh khác nhau, quá trình phát triển của Công ty cũng qua những giai đoạn khác nhau. 1.1. Thời kỳ đầu thành lập: Đây là thời kỳ đất nước chống chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ. Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất và phục vụ dân sinh quốc phòng. Vốn đầu tư: Do chiến tranh đánh phá của đế quốc Mỹ nên Công ty không còn lưu giữ được số liệu vốn đầu tư ban đầu. Năng lực sản xuất: Gồm: - Phân xưởng sản xuất mì sợi: gồm 6 dây chuyền máy bán cơ giới công suất 2,5 - 3 tấn/ca. Sản phẩm chính: Mì sợi lương thực, mì thanh, mì hoa - Phân xưởng bánh: Gồm 1 dây chuyền máy cơ giới công suất 2,5 tấn/ca Sản phẩm chính: Bánh quy (Hương thảo, quy dừa, quy bơ, quýt) Bánh lương khô (Phục vụ quốc phòng) - Phân xưởng kẹo: Gồm 2 dây chuyền bán cơ giới công suất mỗi dây chuyền 1,5 tấn/ca Sản phẩm chính: Kẹo cứng, kẹo mềm (chanh, cam, cà phê) Số cán bộ công nhân viên: 1 bình quân 850 người/năm. Trong thời kỳ này do chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ (1972) nên một phần nhà xưởng, máy móc thiết bị bị hư hỏng. Công ty được Bộ tách phân xưởng kẹo sanh Nhà máy Miến Hà Nội thành lập Nhà máy Hải Hà (nay là Công ty bánh kẹo Hải Hà - Bộ Công nghiệp). 1.2. Thời kỳ 1976-1985: Sang thời kỳ này Công ty đã khắc phục những thiệt hại của chiến tranh và đi vào hoạt động bình thường. Năm 1976 Bộ Công nghiệp thực phẩm cho nhập Nhà máy sữa Mẫu sơn (Lạng Sơn) thành lập phân xưởng sấy phun. Phân xưởng này sản xuất hai mặt hàng: - Sữa đậu nành: Công suất 2,4 - 2,5 tấn/ngày - Bột canh: Công suất 3,5 - 4 tấn/ngày Năm 1978 Bộ Công nghiệp thực phẩm cho điều động 4 dây chuyền mì ăn liền từ Công ty Sam Hoa (thành phố Hồ Chí Minh) thành lập phân xưởng Mì ăn liền. Công suất một dây: 2,5 tấn/ca Do nhu cầu thị trường và tình trạng thiết bị Công ty đã thanh lý 2 dây chuyền. Hiện tại Công ty đã nâng cấp và đưa vào hoạt động 1 dây chuyền. Năm 1982: Do khó khăn về bột mì và Nhà nước bỏ chế độ độn mì sợi thay lương thực, Công ty được Bộ Công nghiệp thực phẩm cho ngừng hoạt động phân xưởng Mì lương thực. Công ty đã tận dụng mặt bằng và lao động đồng thời đầu tư 12 lò sản xuất bánh kem xốp công suất 240 kg/ca. Đây là sản phẩm đầu tiên ở phía Bắc. Số cán bộ công nhân viên: Bình quân 1250 người/năm. Đây là thời kỳ làm ăn không tốt của Công ty, Nhà nước phải đứng ra bù lỗ. 1.3. thời kỳ 1986-1990: Cùng với cả nước chuyển đổi cơ chế kinh tế, Công ty bắt đầu chuyển sang kinh doanh tự bù đắp chi phí, không còn sự bao cấp của Nhà nước. Năm 1989-1990: Tận dụng nhà xưởng của phân xưởng sấy phun Công ty lắp đặt dây chuyền sản xuất bia với công suất 2.000 lít/ngày. Năm 1990: Công ty lắp đặt thêm một dây chuyền sản xuất bánh quy Đài Loan nướng bánh bằng lò điện tại khu nhà xưởng cũ. Công suất 2,5 - 2,8 tấn/ca. Số cán bộ công nhân viên: Bình quân 950 người/năm. Giai đoạn này sản phẩm của Công ty chịu sự cạnh tranh gay gắt của thị trường vì vậy đây cũng là thời kỳ khó khăn của Công ty. 1.4. Thời kỳ 1991-2000: 10 năm đổi mới Công ty thực hiện lại việc sắp xếp sản xuất theo chủ trương mới, hướng vào đẩy mạnh sản xuất các mặt hàng truyền thống, đầu tư mua sắm thêm các thiết bị mới, thay đổi mẫu mã mặt hàng nâng cao chất lượng sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Năm 1993 mua thêm một dây chuyền sản xuất bánh kem xốp của CHLB Đức công suất 1 tấn/ca. Đây là một dây chuyền sản xuất bánh hiện đại nhất ở Việt Nam. Năm 1994 mua thêm một dây chuyền phủ sôcôla của CHLB Đức công suất 500 kg/ca. Dây chuyền có thể phủ sôcôla cho các sản phẩm bánh. Năm 1996 Công ty liên doanh với Bỉ thành lập một Công ty liên doanh sản xuất sôcôla. Sản phẩm này chủ yếu là xuất khẩu (70%). Năm 1996 Công ty mua và lắp đặt thêm 2 dây chuyền sản xuất kẹo của CHLB Đức: dây chuyền sản xuất kẹo cứng công suất 2.400 kg/ca; dây chuyền sản xuất kẹo mền công suất 3.000 kg/ca. Tổng số tiền đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ và phát triển sản xuất từ năm 1991 đến nay là trên 40 tỷ đồng Việt Nam. Số cán bộ công nhân viên: bình quân 705 người/năm. Thời kỳ này Công ty đã vươn lên để cạnh tranh với các Công ty khác, đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Đến nay Công ty đã có 50 chủng loại mặt hàng bánh kẹo và bột canh. Với những mẫu mã, bao bì mới hấp dẫn mang đậm dấu ấn Hải Châu, quy cách đa dạng, hoàn thiện, "mã số", "mã vạch" đủ tiêu chuẩn quốc tế, ngang ngửa với nhiều mặt hàng bánh kẹo nước ngoài, đã giành nhiều Huy chương vàng và được bình chọn vào TOPTEN "Hàng Việt Nam chất lượng cao" từ năm 1996 đến năm 2000 cùng nhiều giải thưởng khác. 2. Kết quả sản xuất kinh doanh một số năm gần đây Những năm gần đây Công ty đã đạt mức tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước 20%. Sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển mạnh từ năm 1995. Bánh các loại: 800 tấn (năm 1991) lên 4.467 tấn (năm 1998), kẹo các loại 47 tấn lên tới gần 1.100 tấn, bột canh 1.200 tấn lên gần 5.500 tấn. Giá trị sản xuất công nghiệp bình quân tăng 20%, thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước mỗi năm bình quân tăng 15 - 20%. Ngoài việc ứng dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất với chất lượng ngày càng cao, Công ty thường xuyên cải tiến bao bì mẫu mã, quy cách sản phẩm với nhiều sản phẩm đa dạng: bánh quy Hương thảo, Hướng dương, quy bơ, quy kem, quy ép, chocobis và bánh quy Hải Châu các loại (Hương dừa, Hương dâu, Hương cam), kem xốp thỏi, kem xốp phủ sôcôla, kem xốp cao cấp, kẹo cứng, kẹo mềm, bột canh các loại đã đăng ký tiêu chuẩn Nhà nước và đưa vào mã số mã vạch theo tiêu chuẩn quốc tế. Đẩy mạnh tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, khai thác mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nhờ đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày một ổn định, phát triển, đạt hiệu quả kinh tế, bảo toàn, phát triển vốn, trả nợ vốn vay đầu tư đúng kế hoạch. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh (Từ năm 1995 - 2000) TT Chỉ tiêu Đ.vị tính 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1 Giá trị tổng sản lượng Tỷ đ 44,711 58,930 80,090 92,744 104,873 109,948 2 Tổng doanh thu thực hiện (có thuế) - 52,435 73,861 93,262 117,9 129,583 137,401 3 Lợi nhuận thực hiện - 0,803 2,570 1,816 0,657 2,530 2,900 4 Các khoản nộp ngân sách - 3,575 7,018 9,657 8,438 8,645 8,500 5 Sản phẩm chủ yếu: - Bánh các loại tấn 2.556 3.456 3.592 4.467 4.715 5.000 - Kẹo các loại - 303 102 992 1.088 1.201 1.250 - Bột canh các loại - 2.561 3.284 4.818 5.490 6.547 6.700 6 Thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1.000đ 520 600 750 800 900 950 Hiện nay, Công ty có tổng số tiền vốn lên tới trên 100 tỷ đồng. Năm 2001, Công ty đề ra kế hoạch tổng doanh thu (có thuế) đạt 160 tỷ đồng, nộp ngân sách 11,8 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 2,9 tỷ đồng, thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1 triệu đồng. 3. Bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức kết hợp giữa trực tuyến và chức năng nên thể hiện cả tính tập trung và phi tập trung hoá, tận dụng được ưu điểm cũng như hạn chế được nhược điểm của hai phương pháp quản lý này. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 3.1. Ban giám đốc: *** Giám đốc: Phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau: - Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương... (Phòng Tổ chức lao động). - Công tác kế hoạch, vật tư và tiêu thụ (Phòng kế hoạch vật tư). - Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài chính - thống kê - kế toán). - Tiến bộ kỹ thuật và đầu tư XDCB (Phòng kỹ thuật và ban XDCB). *** Phó giám đốc Kỹ thuật sản xuất: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách các công tác: - Công tác kỹ thuật (Phòng kỹ thuật). - Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao động (Phòng tổ chức). - Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các Phân xưởng. *** Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách các công tác: - Công tác kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoạch vật tư). - Công tác hành chính quản trị và bảo vệ (Phòng hành chính và ban XDCB). *** Kế toán trưởng: - Phụ trách các vấn đề tài chính, kế toán của Công ty. 3.2. Các phòng ban: *** Phòng tổ chức lao động: Tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác sau: - Công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương. - Soạn thảo các nội qui, qui chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị. - Điều động và tuyển dụng lao động. - Công tác đào tạo và bồi dưỡng lao động. - Công tác bảo hộ lao động. - Giải quyết các chế độ chính sách. - Công tác hồ sơ nhân sự. *** Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc về các mặt sau: - Công tác tiến bộ kỹ thuật. - Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất. - Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì. - Quản lý và xây dựng kế hoạch sửa chữa, nâng cấp thiết bị. - Soạn thảo các quy trình, quy phạm công nghệ. - Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất. - Tham gia đào tạo công nhân và kỹ thuật an toàn. *** Phòng kế toán - thống kê - tài chính (phòng Tài vụ): - Tham mưu cho giám đốc về công tác kế toán, thống kê, tài chính. - Kiểm tra tài sản, kiểm tra, kiểm soát, quản lý các tài liệu kế toán. Tham mưu cho giám đốc các mặt sau: - Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm), dài hạn và kế hoạch tác nghiệp. - Kế hoạch giá thành. - Điều độ sản xuất hàng ngày. - Cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu. - Tiêu thụ sản phẩm. *** Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc các mặt sau: - Công tác hành chính quản trị. - Công tác đời sống (Nhà ăn). - Công tác y tế sức khoẻ. - Công tác nhà trẻ mẫu giáo. *** Ban bảo vệ: Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: - Bảo vệ, tự vệ. - Thực hiện nghĩa vụ quân sự. *** Ban Xây dựng cơ bản: Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: - Kế hoạch xây dựng cơ bản. - Sửa chữa nhỏ tại Công ty. *** Các phân xưởng sản xuất: - Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất. - Quản lý công nhân. - Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp. - Ghi chép các số liệu ban đầu. Sơ đồ khối cơ cấu quản lý công ty bánh kẹo Hải Châu Giám Đốc Kế toán trưởng Phó Giám Đốc Phó Giám đốc kỹ thuật Phòng KHVT Phòng Kế toán Phòng Tổ chức Phòng hành chính Ban XDCB Phòng bảo vệ Phòng Kỹ thuật Phân xưởng bánh I Phân xưởng bánh II Phân xưởng bánh III Phân xưởng kẹo Phân xưởng bột canh Phân xưởng cơ điện 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính kế toán của Công ty góp phần quan trọng vào việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động kế toán tài chính, cung cấp thông tin bằng các con số chính xác cho Ban giám đốc, cùng các bộ phận chức năng của Công ty để định ra kế hoạch thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Châu được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung tại phòng kế toán Công ty. Ngoài ra trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ở mỗi cửa hàng, mỗi phân xưởng đều bố trí một nhân viên kế toán nhưng chỉ giới hạn ở hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ gửi toàn bộ các chứng từ đã thu thập, kiểm tra về phòng Tài vụ. Mô hình này rất phù hợp với Công ty vì Công ty có quy mô vừa, địa bàn hoạt động tập trung và ứng dụng máy vi tính để giảm bớt công việc kế toán, phục vụ kịp thời chính xác cho công tác quản lý. Hiện nay, phòng Tài vụ của Công ty gồm 12 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kiêm kế toán giá thành, 1 phó trưởng phụ trách kế toán tiêu thụ, 2 thủ quỹ và 7 cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác (Tuy nhiên hiện tại do ghế kế toán trưởng tạm thời bỏ trống nên phó phòng phụ trách kế toán tiêu thụ kiêm phụ trách phòng Tài vụ). Các cán bộ làm công tác kế toán đều có trình độ đại học trở lên, chuyên ngành Tài chính kế toán, đa số có kinh nghiệm trong công tác kế toán, trình độ chuyên môn tương đối đồng đều. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của cán bộ công nhân viên phòng Kế toán tài chính: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty, tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện ghi chép luân chuyển chứng từ. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn, chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho Ban giám đốc, giúp Giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Phó phòng tài vụ kiêm kế toán giá thành: theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành để quyết định giá bán sản phẩm. - Phó phòng tài vụ phụ trách kế toán tiêu thụ: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty và quản lý công nợ. - Kế toán thanh toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiến hành thanh toán với người mua, người bán, thanh toán các khoản lương bảo hiểm, theo dõi thanh toán với ngân sách và cấp trên. - Kế toán tiêu thụ và công nợ bán: theo dõi và hạch toán các khoản công nợ của khách hàng khi mua hàng hoá của Công ty. - Kế toán nguyên vật liệu: ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng vật tư của các phân xưởng, phân bố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi sự biến động và tăng giảm của tài sản cố định, tiến hành trích và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. - Kế toán tổng hợp và thuế: xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó báo cáo lại cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: phụ trách việc hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động. - Kế toán công nợ và thanh toán ngân hàng: quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay trả với ngân hàng, theo dõi và hạch toán các khoản công nợ của Công ty khi mua hàng hoá của cơ quan khác. - Thủ quỹ: quản lý và giám sát tiền mặt tại Công ty hàng ngày. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Trưởng phòng tài vụ Phó phòng tài vụ phụ trách kế toán tiêu thụ Phó phòng tài vụ kiêm kế toán giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu và CCDC Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán ngân hàng và công nợ Kế toán tiêu thụ và công nợ bán Kế toán quỹ tiền lương Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và thuế Nhân viên hạch toán ban đầu 6. Hình thức tổ chức sổ kế toán: Trước năm 1996, Công ty bánh kẹo Hải Châu tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ. Công tác kế toán được thực hiện hoàn toàn theo phương thức thủ công. Tuy nhiên, từ khi Bộ Tài chính ban hành "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" áp dụng thống nhất trong cả nước từ 1/1/1996, Công ty đã chuyển sang ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Việc lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung là hết sức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty vì ghi chép giản đơn và thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hệ thống sổ gồm có: - Sổ nhật ký: chỉ tổ chức sổ nhật ký chung, không tổ chức các sổ nhật ký đặc biệt. - Sổ cái: gồm các sổ cái các tài khoản mà Công ty sử dụng theo QĐ số 141, TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ hạch toán phải được lập kịp thời, theo đúng quy định về nội dung và phương pháp lập theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ kế toán định khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký c._. 5.586.000 17/12/2000 Thuế mua mì chính Vedan PN 140CO 0005 133 5.518.100 321 02/12/2000 Trả tiền cho muối Nam Hà 1111 30.451.000 176 03/12/2000 Thanh toán tiền cho đại lý Hoa Hồng 1111 17.109.210 Cộng phát sinh tháng 12 21.362.108.500 20.993.310.434 Dư đầu tháng 3.193.386.250 Dư cuối tháng 2.824.588.180 Biểu số 15: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Bảng phân bổ nguyên vật liệu tháng 12 năm 2000 Đơn vị: đồng S TT Ghi có TK TK 152 (1521) TK 152 (1522) TK 152 (....) Đối tượng sử dụng HT TT HT TT HT TT 1. TK 621 - CPNVLTT 6.528.771.472 338.605.345 - TK 6211-PX bánh I 1.203.402.573 215.111.302 - TK 6212-PX bánh II 1.317.861.647 33.018.288 - TK 6213-PX bánh III 409.102.219 22.220.214 - TK 6214-PX kẹp 801.791.617 68.127.741 - TK 6215-PX bột canh 2.796.613.416 127.800 2. TK 627 - chi phí sản xuất chung 570.000 3. TK 641 - chi phí bán hàng 310.000 127.000 4. TK 642 - chi phí quản lý DN 400.000 5. TK 632 - giá vốn hàng bán 28.131.000 5.275.835 Cộng 6.557.212.472 344.977.980 V. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty: Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu nhằm xác định một cách chính xác số lượng từng thứ nguyên vật liệu hiện có trong kho của Công ty. Đồng thời công tác kiểm kê nguyên vật liệu còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng... nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tự, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty, đề cao cong tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán các thành phần khác. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện mỗi năm 12 lần vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Việc kiểm kê được tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào "Biên bản kiểm kê". Biên bản này được lập cho từng kho bảo quản và theo từng loại (danh điểm) nguyên vật liệu. Trong đó ghi rõ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho trên sổ sách, số lượng tồn kho thực tế, chênh lệch, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của nguyên vật liệu tính ra số lượng thừa thiếu, thành tiền của nguyên vật liệu và in ra "Biên bản kiểm kê". Trong đó: Số lượng thừa hoặc thiếu = Số lượng thực tế tại thời điểm kiểm kê - Số lượng theo sổ sách tại thời điểm kiểm kê Thành tiền = Giá đơn vị bình quân gia quyền liên hoàn x Số lượng Căn cứ vào "Biên bản kiểm kê", hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra biện pháp xử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt... kế toán nguyên vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. Ví dụ minh hoạ:  Căn cứ vào biên bản họp xử lý: - Tinh dầu cam thiếu 4,9kg trong đó 2kg không đúng quy cách nhập kho phế liệu (không đúng quy cách là do nguyên nhân khách quan) 2kg thủ kho phải bồi thường quyết định trừ vào lương, còn 0,9kg là hao hụt trong định mức ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 1527: 149.994 Nợ TK 642: 243.454 Nợ TK 334: 271.344 Có TK 1522: 664.792 - Tinh dầu dứa thiếu 0,2kg là hao hụt trong định mức ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642: 14.626 Có TK 1522: 14.626 - Bột tan thiếu 100kg do mất cắp chờ bảo vệ điều tra. Nợ TK 1381: 369.600 Có TK 1522: 369.600 - Bột Iốt thừa quyết định nhập kho: Nợ TK 1522: 7.392 Có TK 3381: 7.392 Đặc biệt, hiện nay Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. VI. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty 1. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động: ở Công ty bánh kẹo Hải Châu, vốn lưu động luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn (hơn 40%). Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói chung thì vấn đề cần thiết và tất yếu là phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 1.1. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động Biểu số 17: Đơn vị: 1.000đồng Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Tổng doanh thu thuần 120.181.000 130.910.000 10.279.000 2. Vốn lưu động bình quân 45.628.000 47.001.000 1.373.000 3. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động ((1): (2)) 2,63 2,79 0,16 Trong năm 1999 cứ 1đ vốn lưu động của Công ty thì tạo ra 2,63đ doanh thu thuần, còn năm 20000 là 2,9đ. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động tăng 0,16đ doanh thu thuần cho mỗi đồng vốn lưu động. Có được kết quả như vậy là do Công ty mở rộng quy mô sản xuất, cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh các hình thức khuyến mại, chiết khấu cho khách hàng nên đã tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn. Vốn lưu động hoạt động có hiệu quả hơn. 1.2. Hệ số sức sinh lợi của vốn lưu động: Biểu số 18: Đơn vị: 1.000đồng Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Lợi nhuận thuần 2.530.000 2.900.000 370.000 2. Vốn lưu động bình quân 45.628.000 47.001.000 1.373.000 3. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động ((1): (2)) 0,055 0,062 0,007 Năm 1999 cứ 1đ vốn lưu động tạo ra 0,055đ lợi nhuân thuần và năm 2000 là 0,062đ. Vậy là 1đ vốn lưu động năm 2000 đem lại mức lợi nhuận cao hơn năm 1999 là 0,007đ. Đó là kết quả khả quan về hiệu quả hoạt động của vốn lưu động. Công ty cần phải duy trì và phát huy hơn nữa. 1.3. Chỉ tiêu tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Biểu số 19: Đơn vị: 1.000đồng Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Doanh thu thuần 120.181.000 130.910.000 10.279.000 2. Vốn lưu động bình quân 45.628.000 47.001.000 1.373.000 3. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động ((1): (2)) 2,63 2,79 0,16 4. Thời gian 1 vòng luân chuyển VLĐ (ngày) (360: (3)) 137 129 -8 5. Hệ số đảm nhiệm của VLĐ ((2): (1)) 0,38 0,36 -0,02 Qua bảng trên ta thấy tốc độ chu chuyển của vốn lưu động năm 2000 nhanh hơn năm 1999. Năm 1999 vốn lưu động quay được 2,63 vòng; năm 2000 là 2,79 vòng, tăng 0,16 vòng. Năm 1999 thời gian một vòng luân chuyển của vốn lưu động là 137 ngày; năm 2000 là 129 ngày, giảm 8 ngày. Do đó mà hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động cũng giảm theo; Năm 1999 là 0,38; năm 2000 là 0,36; giảm 0,02. - Số vốn lưu động tiết kiệm tuyệt đối: Giả sử năm 2000 tốc độ chu chuyển của vốn lưu động vẫn như năm 1999 (2,63 vòng/năm) thì để tạo ra doanh thu thuần 130.910.000 (ngàn đồng) doanh nghiệp cần một lượng vốn lưu động là: 130.910.000`=`49.775.665 (ngàn đồng) 2,63 Nhưng trên thực tế doanh nghiệp chỉ cần 47.001.000 (ngàn đồng) vốn lưu động đã có thể tạo ra doanh thu thuần là 130.910.000 (ngàn đồng). Vậy do tốc độ chu chuyển của vốn lưu động năm 2000 nhanh hơn so với năm 1999 là 0,16 vòng/năm, doanh nghiệp đã tiết kiệm tuyệt đối số vốn lưu động là: 49.775.665 - 47.001.000 = 2.774.665 (ngàn đồng) tiết kiệm tương đối VLĐ: Giả sử năm 2000 tốc độ chu chuyển vốn lưu động vẫn như năm 1999 (2,63 vòng/năm) thì ứng với lượng vốn lưu động 47.001.000 (ngàn đồng) có thể tạo ra doanh thu thuần là: 47.001.000 x 2,63 = 123.612.630 (ngàn đồng). Nhưng trên thực tế năm 2000 tạo ra được danh thu thuần là 130.910.000 (ngàn đồng). Như vậy chênh lệch: 130.910.000 - 123.612.630 = 7.297.370 (ngàn đồng): doanh thu thuần tăng lên do tốc độ chu chuyển vốn lưu động năm 2000 tăng lên so với năm 1999 là 0,16 vòng/năm. 2. Chỉ tiêu đánh giá tình hình dự trữ nguyên vật liệu: Là một doanh nghiệp sản xuất, Công ty bánh kẹo Hải Châu có giá trị ,nguyên vật liệu tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn lưu động (hơn)0%). Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động thì vấn đề tất yếu là phải quản trị tốt tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Biểu số 20: Đơn vị: 1.000đồng Chỉ tiêu Giá trị nguyên vật liệu . Số dư đầu năm 2000 14.686.206 2. Nhập trong năm 2000 158.935.216 3. Xuất sử dụng trong năm 2000 157.298.697 4. Số dư cuối năm 2000 16.322.725 5. Lượng dự trữ bình quân: {(4) + (1)}: (2) 15.504.465 Hệ số quay kho nguyên vật liệu = = Số ngày dự trữ trung bình = = 35,47 (ngày) Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu = = = = 1,10 Như vậy, trong năm 2000, nguyên vật liệu luân chuyển được 10,15 vòng, thời gian luân chuyển là hơn 1 tháng. Để ổn định sản xuất thì tình hình sự trữ như thế này là đảm bảo. Nhưng xét về việc tăng vòng quay của vốn lưu động để tránh tình trạng ứ đọng vốn thì Công ty cần giảm số ngày dự trữ trung bình thấp hơn nữa, khoảng 25 ngày là hợp lý với đặc điểm của Công ty. Hệ số đảm nhiệm về nguyên vật liệu của Công ty là 1,10. Đây là con số biểu hiện trong kỳ sản xuất Công ty luôn đáp ứng được nhu cầu thường xuyên về nguyên vật liệu. Tuy nhiên do tình hình nguyên vật liệu của Công ty có một số loại mua từ nước ngoài và chiếm giá trị lớn như bột mì nên hệ số đó là hợp lý.  Phần III Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo hải châu I. Những kết quả đã đạt được 1. Về công tác kế toán nói chung: Qua hơn 35 năm hình thành và phát triển đến nay Công ty bánh kẹo Hải Châu đã có bề dày thành tích đáng kể, giải quyết việc làm cho gần 1.000 người, phục vụ nhu cầu của toàn dân trong chiến tranh cũng như trong hoà bình hiện nay, đóng góp một số lớn vào ngân sách Nhà nước hàng năm... Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất lớn cho Công ty về vấn đề tài chính, giúp cho Công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo của Công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty bánh kẹo Hải Châu tôi thấy công tác kế toán tại Công ty đã có những thành công: - Về chế độ ghi chép ban đầu: từ việc lập chứng từ luân chuyển chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) được Công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu mà Công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ kịp thời về tình hình vật tư cho khâu sử dụng cho lãnh đạo Công ty. - Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán kế toán rất phù hợp với việc sử dụng máy vi tính phục vụ công tác kế toán. Hiện nay Công ty hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính. Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán của Công ty luôn theo dõi chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho lãnh đạo Công ty để từ đó có những quyết định hợp lý và kịp thời. Hệ thống kế toán của Công ty hoàn thành sổ sách ngày nào xong ngày đó, không để đến cuối tháng bị dồn dập công việc như một số Công ty khác. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được công tác kế toán của Công ty còn có một số hạn chế nhất định như sau: - Về vấn đề trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán: Một số máy vi tính đời cũ (năm 1996) tốc độ chậm, dữ liệu lưu trữ lại nhiều. Công ty cần đầu tư thêm để hiện đại hoá số máy này, nhằm tiện cho việc quản lý, sử dụng, đảm bảo tính an toàn cho số liệu kế toán. - Về việc sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt: Công ty không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh. Do nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt của Công ty hàng ngày rất lớn nên tổ chức Nhật ký thu tiền và chi tiền. Ngoài ra, nghiệp vụ mua hàng và bán hàng phát sinh với số lượng lớn hàng ngày, khối lượng thanh toán chậm hơn, Công ty phải mua nguyên vật liệu, vật tư đầu vào từ nhiều nguồn. Vì vậy, Công ty nên mở sổ Nhật ký mua hàng và Nhật ký bán hàng. - Về vấn đề bảo hộ lao động và bồi dưỡng độc hại cho nhân viên phòng Kế toán: Do điều kiện hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính, nhân viên phòng kế toán sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hưởng xấu đến thị lực cần được tính bồi dưỡng độc hại. Thủ quỹ cần được trang bị thêm bảo hộ lao động (ví dụ khẩu trang) vì hàng ngày phải tiếp xúc với tiền bụi, bẩn. 2. Về công tác kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu Công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại nguyên vật liệu cụ thể, giúp cho phòng Kế hoạch vật tư có thông tin chính xác để ra quyết định thu mua nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán gia thành tính đúng, tính đủ chi phí cho từng đối tượng để tính ra giá thành sản phẩm. Hơn nữa việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo quản của thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí của người sử dụng, tạo điều kiện kết hợp để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu. Ví dụ như phân xưởng kẹo thủ công giải tán thì tiến hành kiểm kê kịp thời, bố trí các loại nguyên vật liệu đang sử dụng dở dang sang các phân xưởng khác. Hạch toán khoa học nguyên vật liệu là nền tảng căn bản giúp Công ty sử dụng vốn đạt hiệu quả cao. Vốn lưu động của Công ty chủ yếu từ các nguồn vốn vay ngân hàng, hàng năm có nguồn bổ sung của Công ty nhưng nguồn này không đủ đóng góp cho nhu cầu sử dụng vốn của Công ty. Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán của Công ty nói chung đã giúp Công ty trang trải lãi vay ngân hàng, các khoản chi phí và còn có lãi bổ sung vào vốn lưu động. Nhờ có hệ thống kế toán Công ty tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được thì kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có những hạn chế nhất định. Là một sinh viên thực tập tôi xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: 1. Về vấn đề hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: - Thực trạng: Phòng Kế toán của Công ty đã mở thẻ chi tiết như lý thuyết phương pháp thẻ song song mà mở sổ chi tiết vật liệu. Về cơ bản thì sổ chi tiết vật liệu giống với thẻ chi tiết quy định. Sổ chi tiết vật liệu của Công ty có hai hệ thống khác so với thẻ chi tiết là: Sổ chi tiết có thêm cột tài khoản nợ và tài khoản có, cột này dùng để kế toán định khoản luôn khi vào sổ, thực chất là thực hiện hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Làm như vậy sẽ rất tiện lợi cho việc vào sổ Nhật ký chung và sổ cái sau này. Đó là ưu điểm khi vận dụng mẫu sổ của Công ty. Nhưng nhược điểm trong cấu tạo sổ của Công ty là không có cột số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho hàng ngày cùng với các cột nhập và xuất. Có thể biết được lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn ở sổ tổng hợp trên sổ chi tiết. Sổ tổng hợp này được cộng luỹ kế lên từng ngày ở trên máy. Nếu ngày nào muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày đó thì xem trên máy còn sang ngày sau muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày trước thì đã bị cộng dồn lên. Vì cuối tháng kế toán mới in sổ chi tiết nên sổ tổng hợp trên sổ chi tiết in ra chỉ là số tồn của ngày cuối tháng cùng với tổng phát sinh nhập, tổng phát sinh xuất toàn bộ tháng. Điều này gây khó khăn cho kiểm tra hoặc thông tin kế toán nếu cần số liệu tồn kho nguyên vật liệu của một ngày nào đó trong tháng thì không có trong sổ sách. - Kiến nghị: Mẫu sổ chi tiết vật liệu của Công ty nên cấu tạo như sau: Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày..... đến ngày..... Tên quy cách vật liệu: Mã vật tư: Chứng từ//Diễn giải/Tài khoản//Đơn giá/Nhập//Xuất//Tồn// Số/Ngày//Nợ/Có//SL/TT/SL/TT/SL/TT 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12 //Cộng phát sinh/ ý nghĩa các cột trên sổ: + Cột 1: Là ngày tháng ghi sổ cũng là ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế vì ngày nào ghi ngày đó. + Cột 2: Là số hiệu chứng từ. + Cột 3: Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Cột 4 và 4: Số hiệu hai tài khoản ghi nợ và ghi có khi kế toán định khoản nghiệp vụ kinh tế đó, dùng để vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái sau đó trên máy vi tính. + Cột 6: Là đơn giá nguyên vật liệu. Nếu là nguyên vật liệu xuất kho thì dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong ngày và số tồn đầu ngày, áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn đã được cài đặt sẵn, máy tự xử lý và tính ra đơn giá xuất. + Cột 7: Số lượng nguyên vật liệu nhập vào theo từng nghiệp vụ kinh tế. + Cột 8: Giá trị nguyên vật liệu nhập, cột (8) = cột (6) x (7) + Cột 9: Số lượng nguyên vật liệu xuất kho + Cột 10: Giá trị nguyên vật liệu xuất, cột (10) = (6) x (9) + Cột 11: Số lượng nguyên vật liệu tồn kho + Cột 12: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho Còn phần sổ tổng hợp nguyên vật liệu trên sổ chi tiết thì không cần thay đổi gì. 2. Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: - Thực trạng: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên liên tục. Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp trên máy vi tính. Như vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời không phát huy được ưu điểm của phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn trong tính giá xuất kho nguyên vật liệu. - Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty. 3. Về việc sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt: - Thực trạng: Công ty không sử dụng các Sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh, đặc biệt là Sổ Nhật ký mua hàng. Mặt khác, Công ty phải mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn, thường xuyên và thanh toán chậm. - Kiến nghị: Để theo dõi cụ thể quá trình thu mua nguyên vật liệu và tiện cho việc vào Sổ Cái, Công ty nên mở Sổ Nhật ký mua nguyên vật liệu. Mẫu sổ như sau: Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu Ngày ghi sổ/Chứng từ//Diễn giải/TK ghi nợ/Ghi có/TK ghi có khác/ /Số/Ngày///TK 331/Số hiệu/Số tiền 1/2/3/4/5/6/7/8 ý nghĩa các cột trên sổ: + Cột 1: Là ngày tháng ghi sổ + Cột 2: Là số hiệu chứng từ (phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng...) + Cột 3: Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ + Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Cột 5: Số hiệu của tài khoản chi tiết ghi nợ (ví dụ: TK 1521, 1522...) + Cột 6: Số tiền phải trả người bán trong nghiệp vụ đó + Cột 7: Số hiệu tài khoản ghi có khác như TK 111, TK 112 + Cột 8: Số tiền tương ứng của ghi có tài khoản ở cột 7. Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để dễ theo dõi đối chiếu với sổ cái TK 331... 4. Về việc sử dụng TK 151: - Thực trạng: Mặc dù trong cơ chế thị trường hiện nay, hàng hoá dễ mua, thường là hàng và hoá đơn về cùng một thời điểm. Nhưng ở Công ty vẫn xảy ra trường hợp hoá đơn về trước, đến cuối tháng hàng vẫn chưa về. Do không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường" nên trong trường hợp này Công ty thừ phải để riêng hoá đơn chờ hàng về rồi mới ghi sổ. Như vậy là không phản ánh đúng bản chất của kế toán. - Kiến nghị: Để hạch toán đúng trong những trường hợp này, Công ty nên sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". Tài khoản này dùng theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá,... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu TK 151: Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng, Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường. 5. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Thực trạng: Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty một số lớn phải nhập khẩu, theo thời vụ, dễ hư hỏng nên giá cả luôn biến động theo thời vụ và tỷ giá ngoại tệ. Khi giá thị trường của nguyên vật liệu giảm làm chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với giá thực tế của nó kéo theo giá thành sản phẩm cao ảnh hưởng tới giá bán làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Tuy nhiên hiện tại Công ty không lập dự phòng giảm giá tài sản trong đó có dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Kiến nghị: Để tránh rủi ro khi dự trữ nguyên vật liệu và không ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ giữ thế bình ổn giá bán trên thị trường, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách lập như sau: + Cuối niên độ kế toán, nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá thực tế của nguyên vật liệu (hàng tồn kho) thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào số dự phòng đã lập và tình hình biến động giá nguyên vật liệu trên thị trường: Hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng Có TK 721: Thu nhập bất thường Lập dự phòng cho năm sau: Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công cụ hữu hiệu để bảo toàn vốn lưu động trong điều kiện giá cả biến động. Về mặt tài chính việc lập dự phòng làm giảm lãi niên độ đó nhưng tạo ra nguồn bù đắp nếu giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. 6. Về công tác kiểm nghiệm nguyên vật liệu: - Thực trạng: Công ty đã lập ra Ban kiểm nghiệm vật tư nhập kho nhưng công tác kiểm nghiệm tuy được tiến hành thường xuyên nhưng phần nhiều chỉ kiểm nghiệm được về mặt số lượng chưa xem xét kỹ về mặt chất lượng. Vì vậy nguyên vật liệu nhập kho vẫn tồn tại một số kém phẩm chất. Mặt khác, sản phẩm của Công ty có đặc điểm là chất lượng bị ảnh hưởng rất lớn bởi chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. - Kiến nghị: Công ty nên thường xuyên tiến hành kiểm nghiệm đối với từng lô hàng một, chi tiết từng thứ, loại nguyên vật liệu không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng để có quyết định xử lý kịp thời. Hơn nữa, thủ kho và các đơn vị sử dụng cần theo dõi sát sao chất lượng nguyên vật liệu nếu kém phẩm chất thì báo cáo ngay để lãnh đạo xử lý, không để tình trạng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. 7. Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu: - Thực trạng: nguyên vật liệu của Công ty có đặc điểm dễ hư hỏng, chất lượng nguyên vật liệu tồn kho phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện bảo quản như hệ thống kho tàng, điều kiện thời tiết (nhiệt độ, độ ẩm...), động vật phá hoại (chuột, gián, kiến...). Tuy nhiên hiện nay công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện mỗi năm hai lần vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm. Như vậy là quá ít. - Kiến nghị: Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty nên được thực hiện thường xuyên hơn (3 tháng một lần) là phù hợp với đặc điểm của Công ty. III. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: 1. Đối với khâu dự trữ: Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, điều quan trọng là Công ty phải nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Phòng Kế hoạch vật tư kết hợp với phòng Kế toán luôn kiểm tra tình hình dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá, vốn bằng tiền, nợ phải trả... có tương ứng với nguồn vốn lưu động và các nguồn vốn khác dùng để trang trải cho tài sản lưu động hay không. Xây dựng định mức dự trữ vật tư hợp lý vừa bảo đảm kịp thời cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động. Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động, Công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải nhằm làm cho số lượng vật tư tồn kho giảm đi, có điều kiện đầu tư vốn vào mục đích khác. Mặt khác cần đưa ra định mức hao hụt nguyên vật liệu hợp lý, theo dõi sát sao tình hình thực hiện các định mức này. Có biện pháp xử lý, phê bình kịp thời các đối tượng sai phạm và có khen thưởng động viên đối với các bộ phận thực hiện tốt. Đồng thời, phòng Kế hoạch vật tư cần thường xuyên thu thập thông tin, nhậy bén với sự thay đổi của giá cả thị trường để có quyết định hợp lý điều chỉnh nguyên vật liệu dự trữ. Loại vật liệu nào phải nhập ngoại, phụ thuộc vào mùa vụ, như bột mì thì có kế hoạch dự trữ nhiều hơn, thời gian gối đầu nhiều hơn. Các loại nguyên vật liệu mua trong nước giá cả ổn định như dầu ăn, đường, muối... thì dự trữ ít hơn, thời gian gối đầu ngắn hơn. Các loại nguyên vật liệu dễ bị hư hỏng kém phẩm chất, thời gian sử dụng ngắn như trứng gà thì tiến hành thu mua thường xuyên với số lượng mỗi lần mua ít... như thế mới vừa đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường lại không làm ứ đọng vốn. Ngoài ra, tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận nguyên vật liệu một cách hiệu quả để tránh số lượng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lượng nguyên vật liệu nhập kho không đạt yêu cầu. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật tư, đối chiếu lại số liệu giữa kế toán và thủ kho. Cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách quy trách nhiệm cụ thể cho từng người và từng cá nhân có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm chất lượng kém, Công ty cần phải tiến hành bán ngay, có thể chấp nhận bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải phóng kho tàng. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty đa dang, đòi hỏi điều kiện bảo quản cẩn thận, ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm nên Công ty phải luôn quan tâm, chú trọng nâng cấp hệ thống kho tàng, những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải báo cáo kịp thời nguyên vật liệu hư hỏng để lãnh đạo Công ty có quyết định xử lý đúng đắn, kịp thời. Hiện tại, tỷ trọng nguyên vật liệu nhập ngoại trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty là khá lớn. Công ty cần phải nghiên cứu thay thế các loại nguyên vật liệu nhập ngoại đắt tiền như các loại bao bì... bằng các nguyên vật liệu sản xuất trong nước. Bởi vì giá cả nguyên vật liệu trong nước rẻ hơn, chi phí mua ít hơn, hơn nữa nó còn góp phần làm cho các ngành kinh tế khác trong nước phát triển. Tuy nhiên Công ty cũng cần phải chọn lọc loại nguyên vật liệu và nơi cung ứng để không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. Để thực hiện tốt các công việc trên Công ty phải: - Tuyển chọn tốt các nhân viên kế toán, cung ứng vật tư có trình độ thực sự, năng đọng, có kinh nghiệm và trách nhiệm trong công tác theo dõi nguyên vật liệu và các loại vật tư khác. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho họ. - Lãnh đạo Công ty thường xuyên quan tâm nhắc nhở, khen thưởng và kỷ luật thích đáng. 2. Đối với khâu sản xuất: Cần phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu bằng cách: xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể, quan tâm điều chỉnh sao cho có được định mức phù hợp nhất. Trên cơ sở đó mới có căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý cho từng phân xưởng. Dựa vào số liệu trên sổ sách của kế toán để tính ra số liệu nguyên vật liệu thực dùng cho một sản phẩm, sau đó so sánh với định mức xem xét nguyên vật liệu sử dụng có hợp lý không hoặc có cần điều chỉnh định mức không. Nếu được ta có thể hạ định mức tối thiểu để tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác, cần có biện pháp vật chất đối với những trường hợp sử dụng tiết kiệm hoặc lãng phí nguyên vật liệu. Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất cần phải hạn chế ở mức thấp nhất. Những loại phế liệu, phế phẩm này có thể đưa vào tái sử dụng hoặc bán ra ngoài nên cần tận dụng triệt để. Nghiên cứu chế thử sản phẩm mới ngoài các mặt hàng truyền thống mà phù hợp với thị trường và không trái với ngành nghề kinh doanh. 3. Đối với khâu lưu thông: Công ty nên thành lập phòng marketing để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ bằng nhiều biện pháp khác nhau như: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, triển lãm... Hiện tại sản phẩm của Công ty xuất khẩu ra nước ngoài còn rất ít. Công ty nên tích cực tìm hướng xuất khẩu sản phẩm thu ngoại tệ, mở rộng thị trường và tăng lợi nhuận. Bên cạnh các sản phẩm bánh kẹo và bột canh luôn chịu sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, sản phẩm bánh lương khô của Công ty dường như ít chịu sự cạnh tranh của các Công ty khác hơn. Công ty nên chú trọng đẩy mạnh tiêu thụ mặt hàng này. Hiện nay Công ty vẫn thường xuyên tổ chức các Hội nghị khách hàng. Qua các hội nghị này Công ty nên tổ chức sao cho có thể lấy được nhiều ý kiến từ phía khách hàng. Từ đó có biện pháp thích hợp hơn đối với chất lượng sản phẩm, giá bán, phương thức thanh toán... Trong điều kiện có lạm phát, khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ, Công ty phải để dành số lợi nhuận để bù đắp cho số vốn lưu động bị hao hụt vì lạm phát. Kết luận Trên đây là lý thuyết và thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán của Công ty nói riêng và sự tồn tại phát triển của Công ty nói chung. Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học sáng tạo, kế toán nguyên vật liệu giúp Công ty giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tới mức có thể, giúp những người quản lý có quyết định đúng đắn hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động để đưa Công ty đạt tới mục đích cuối cùng đó là thu được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên để sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn nữa Công ty cần phải hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và các phần hành kế toán khác, phát huy hết vai trò của kế toán để phục vụ Công ty. Với điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến nhận xét của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, các cô chú phòng Kế toán - tài vụ của Công ty và tất cả những ai quan tâm tới vấn đề này. Tôi hy vọng những ý kiến của mình sẽ đóng góp phần nào trong phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo - TS. Nguyễn Năng Phúc và các cô chú trong phòng Kế toán - tài vụ của Công ty đã tận tình giúp đỡ tôi tìm hiểu thực tế cũng như hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày tháng năm 2001 ._.