Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

có đặc điểm là: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Thông thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng tiết kiệm vật liêu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm. Nguyên vật liệu được nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính dễ thấy lớn nhất của cái gì đã được sản xuất. Do vậy muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về qui cách, phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng mới tồn tại được. Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên sẽ là một thiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắc tới tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu. Nguyên nhân có thể tóm tắt như sau: -Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sản phẩm so với các khoản mục chi phí sản xuất khác (lao động trực tiếp và sản xuất chung); -Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thường xuyên phản ánh để xác định khi nào cần đặt mua tiếp với người bán vì nếu không sẽ làm gián đoạn sản xuất; -Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất. Điều này đòi hỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấp nhịp nhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu cho sản xuất. Tất cả các lý do này đòi hỏi sổ sách phải được lập một cách chính xác vì nếu không công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúc nào mua. Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cả nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ và đúng cho phân xưởng sản xuất khi cần thiết. Công tác kiểm tra nội bộ qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảo các nguồn vốn của công ty được sử dụng theo đúng kế hoạch. 3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh như đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chủ yếu được chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính là cung ứng, dự trữ và sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, với các yêu cầu như sau: -Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu: Đây là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. -Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt: Đây là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động. Bên cạnh đó việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ sẽ ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. 4.Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch và thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: (+)Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp; (+)Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí; (+)Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại; (+)Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. II.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.Phân loại nguyên vật liệu Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng. a.Căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại như sau: -Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm (ví dụ: gỗ dùng để đóng bàn, ghế; giấy dùng để in sách; vải dùng để may quần áo...) -Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân (ví dụ: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu xà phòng, giẻ lau, dầu nhờn, hồ keo...) -Nhiên liệu:bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất. Nhiên liệu tồn tại chủ yếu ở 3 dạng là: thể rắn (than, củi, chất phóng xạ...), thể lỏng (xăng, dầu...), thể khí (ga, khí đốt...). Để quản lý tốt nhiên liệu cần phải thống nhất đơn vị đo lường. -Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn... -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong qua trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) -Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... ý nghiã của cách phân loại này: • Biết được vị trí-vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất • Dùng để phân loại vật liệu trong doanh nghiệp để thống nhất mã số, qui cách của vật liệu • Để sử dụng tài khoản cấp 1,2,3 cho phù hợp b.Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được chia thành: -Vật liệu mua ngoài: Đây là phương thức cung ứng vật liệu phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất, giá cả của vật liệu mua ngoài phụ thuộc vào giá cả thị trường. -Vật liệu tự sản xuất: là vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, ví dụ: khuôn mẫu, khuôn đúc, vật kết cấu hoặc những vật liệu tự sản xuất khác. -Vật liệu có từ nguồn khác, chẳng hạn được Nhà nước hoặc cấp trên cấp, nhận vốn liên doanh bằng vật liệu, vay bằng vật liệu... ý nghĩa của việc phân loại theo tiêu thức này: • Biết được cơ cấu nguồn nhập trong doanh nghiệp • Tính giá đúng vật liệu nhập. Tuy nhiên để quản lý tốt vật liệu cần kết hợp các cách phân loại vật liệu với lập sổ danh điểm vật liệu. Đây cũng là yêu cầu tất yếu nếu doanh nghiệp áp dụng công tác xử lý thông tin trên máy tính. Tác dụng của sổ danh điểm vật liệu là nhằm thống nhất tên gọi, đơn vị tính, mã số, qui cách, phẩm chất, giá ghi sổ vật liệu. Từ đó thống nhất mở thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp. 2.Tính giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán, do đó nó có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu là phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. -Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh -Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu xuất trong kỳ hiện còn đầu kỳ nhập trong kỳ hiện còn cuối kỳ 2.1Tính giá nhập nguyên vật liệu: -Vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu = Giá mua ghi + Chi phí - Chiết khấu thương mại, nhập kho trên hoá đơn thu mua giảm giá được hưởng Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn: • Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì đó chính là giá chưa tính thuế VAT • Đối với các đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp khi tính thuế giá trị gia tăng hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi, hành chính sự nghiệp đó là giá có tính thuế VAT. Ngoài ra đối với vật liệu mua từ nước ngoài thì thuế nhập khẩu được tính vào giá thực tế vật liệu nhập. Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển,bảo quản từ nơi mua về doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi; chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua;hao hụt trong định mức khi mua vật liệu; tiền công tác phí của người đi mua... Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng: Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu một lần với số lượng lớn hoặc mua hàng nhiều lần trong khoảng thời gian nhất định hoặc vật liệu đã mua nhưng không đảm bảo qui cách phẩm chất nên người bán đồng ý giảm giá. -Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu Giá thực tế vật liệu = Giá trị vật liệu xuất + Chi phí chế biến nhập kho để chế biến khác -Vật liệu được cấp hoặc nhận vốn liên doanh bằng vật liệu hay các cá nhân cổ đông góp vốn bằng vật liệu: Giá thực tế vật liệu là giá ghi trên biên bản bàn giao hoặc giá do hội đồng định giá thẩm định cộng thêm các chi phí khác (nếu có) -Vật liệu được biếu tặng, được thưởng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vật liệu được biếu, tặng, thưởng hoặc tham khảo giá trị của loại vật liệu tương đương trên thị trường. -Vật liệu là phế liệu: có hai cách tính giá: Tính theo giá kế hoạch hoặc giá ước tính không điều chỉnh, có ưu điểm là đơn giản nhưng không chính xác. Hoặc tính theo giá thực tế bán trên thị trường, có ưu điểm là tính đúng giá phế liệu nhưng nhược điểm là phức tạp. 2.2 Tính giá xuất vật liệu Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau. Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. * Tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau: (+) Giá đơn vị bình Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ quân cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tương đối chính xác nhưng nhược điểm là công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. (+) Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) bình quân cuối Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. (+) Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, thường chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lần nhập vật liệu trong tháng ít. * Tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế nhập trước,xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp giá thực tế nhập sau , xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp đặc điểm riêng. Ưu điểm của phương pháp là vật liệu xuất được tính chính xác theo giá nhập nhưng nhược điểm là không phù hợp với giá thực tế thị trường, sổ sách theo dõi vất vả. * Phương pháp giá hạch toán: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi lần nhập vật liệu với giá thực tế khác nhau. Do đó để phản ánh kịp thời doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá tạm tính, giá kế hoạch hoặc giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Cuối kỳ sau khi biết được giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ, kế toán điều chỉnh giá xuất vật liệu đầu kỳ từ giá hạch toán về giá thực tế. Phương pháp: -Đối với vật liệu nhập trong kỳ: ghi đồng thời theo 2 loại giá: giá hạch toán và giá thực tế. -Đối với vật liệu xuất trong kỳ: ghi theo giá hạch toán -Cuối kỳ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ về giá thực tế thông qua hệ số giá vật liệu Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu Hệ số giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ vật liệu (K) Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. Cuối kỳ kế toán vào Bảng tính giá thực tế vật liệu theo hệ số giá (Bảng kê số 3 nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ) Phương pháp này có ưu điểm là khối lượng công việc tính toán và hạch toán chi tiết đơn giản song nhược điểm là công việc tính toán thường dồn vào cuối kỳ. III.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho và toàn doanh nghiệp. Công việc hạch toán chi tiết vật liệu được theo dõi ở cả hai nơi: ở kho và phòng kế toán và thường là công việc tốn nhiều công sức nhất. 1.Chứng từ hạch toán: Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thường liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên dù là loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán. Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm các loại sau: -Các chứng từ gốc: +Chứng từ phản ánh nguồn nhập như do thu mua, tự sản xuất, nhận vốn góp hoặc cấp phát..., chẳng hạn như Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ) hay Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp) trong trường hợp doanh nghiệp tự thu mua +Chứng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng từ mệnh lệnh (lệnh xuất) và chứng từ thực hiện -Biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT): Đây là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp, người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý về số lượng, chủng loại, chất lượng. -Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): là chứng từ phản ánh lượng hàng được nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán. Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập. Thường được lập thành 3 liên: liên 1: để lưu, liên 2: người nhập hàng giữ, liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ. -Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT):được dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất hoặc tiêu thụ. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, định mức tiêu hao, giá vốn hàng tiêu thụ. Ngoài ra còn có một số chứng từ sau: -Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT) -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) -Bảng phân bổ vật liệu sử dụng 2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu có thể được thực hiện theo 3 phương pháp sau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp 2.1.Phương pháp thẻ song song *Nguyên tắc hạch toán: -ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng trên Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) -ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu. Có bao nhiêu loại vật liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết vật liệu. *Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tài sản, hàng hóa, giá trị hàng hoá lớn cần phải thường xuyên kiểm tra theo dõi và áp dụng với kế toán được chuyên môn hoá. *Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 1) *Ưu, nhược điểm của phương pháp: -Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra. Cung cấp thông tin thường xuyên về tình hình biến động từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị và hiện vật. Thích hợp với các doanh nghiệp có ít loại vật liệu và có áp dụng kế toán máy. -Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu và công tác kế toán thủ công. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển *Nguyên tắc hạch toán: -ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lượng -ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị ghi trên Sổ đối chiếu luân chuyển. *Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 2) *Ưu nhược điểm của phương pháp: -Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện -Nhược điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán dồn quá nhiều vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau 2.3. Phương pháp sổ số dư *Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: Thủ kho ghi chép giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối kỳ trên cơ sở số liệu tồn kho trên thẻ kho thủ kho vào sổ số dư (phần theo dõi về số lượng). Sổ này do kế toán lập và chuyển cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. -ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu về giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn *Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 3) *Ưu, nhược điểm của phương pháp: -Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lẵp giữa kho và phòng kế toán. Cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về tình hình biến động của nguyên vật liệu. -Nhược điểm: Khó kiểm tra đối với các sai sót, nhầm lẫn. IV. Hạch toán tổng hợp vật liệu Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị. Nhờ đó quá trình theo dõi mang tính khái quát hoá cao hơn và có thể so sánh được. Có hai phương pháp thường được dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là: -Phương pháp kê khai thường xuyên -Phương pháp kiểm kê định kỳ 1.Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin thường xuyên biến động hàng tồn kho do kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là nếu doanh nghiệp sử dụng quá nhiều vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản xuất ra quá nhiều loại thành phẩm hay kinh doanh quá nhiều loại hàng hoá thì việc ghi chép tốn nhiều công sức. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu a.Thủ tục và chứng từ: Căn cứ vào yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh, công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Tuỳ theo hình thức hợp đồng kinh tế đã được ký kết, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đến kho của nhà cung cấp để nhận. Nhà cung cấp sẽ giao cho doanh nghiệp hoá đơn giao hàng là Hoá đơn giá trị gia tăng hay Hoá đơn bán hàng. Đối với những vật tư quan trọng thì doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định số vật tư thừa thiếu, đúng hay sai qui cách vật chất để nhập kho và trách nhiệm vật chất của những người liên quan. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. b.Tài khoản sử dụng: -Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “:Tài khoản này dùng để phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu nhập kho Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất kho Dư Nợ: phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) -Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường “: phản ánh sự biến động tăng, giảm vật liệu đã mua có hoá đơn nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho hoặc đã về kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đường Bên Có: giá thực tế hàng đang đi đường đã về nhập kho Dư Nợ: giá thực tế hàng đang đi đường (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) -Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 133,331,311,111,112... phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp và số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 4) Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (vật liệu tăng) thì nguyên tắc chung để hạch toán là ghi Nợ TK 152 và đối ứng với nó sẽ là Có các TK có liên quan khác tuỳ theo nguồn gốc của vật liệu nhập kho. -Đối với vật liệu tăng do mua ngoài thì khi vật liệu về nhập kho có chứng từ kèm theo, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,331,311... Trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu sử dụng để sản xuất mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc sử dụng cho hành chính phúc lợi sự nghiệp thì giá mua nguyên vật liệu nhập là giá có tính cả thuế giá trị gia tăng. -Trường hợp vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo, doanh nghiệp vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu nhưng chưa ghi sổ kế toán mà đợi đến cuối tháng nếu chứng từ về ghi sổ giống trường hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo. Nếu chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính và sang tháng sau nếu chứng từ về kế toán so sánh giữa giá thực tế và giá tạm tính để điều chỉnh -Chứng từ về trước, vật liệu chưa về thì kế toán chưa ghi sổ mà đợi đến cuối tháng nếu vật liệu về thì làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và ghi giống trường hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo, còn nếu cuối tháng vật liệu vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,331... Sang tháng sau nếu vật liệu về thì doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 151 -Trường hợp doanh nghiệp mua hàng được hưởng chiết khấu do trả tiền trước thời gian qui định thì chiết khấu thu được được coi là thu nhập hoạt động tài chính và được hạch toán như sau: Nợ TK 111,112,331 Có TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính “ -Trường hợp khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện vật liệu sai qui cách phẩm chất được người bán giảm giá hoặc trả lại hàng cho người bán thì kế toán ghi giảm vật liệu, đồng thời giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu là doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 111,112,331... Có TK 152 Có TK 133 Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu a.Thủ tục và chứng từ Căn cứ và kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lập chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho các mục đích khác nhau: -Sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức -Sử dụng để liên doanh: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng liên doanh -Thuê ngoài chế biến: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng gia công chế biến -Xuất từ kho này sang kho khác: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ b.Tài khoản sử dụng: -TK 621 “ Chi phi nguyên liệu, vật liệu trực tiếp “ -TK 627 “ Chi phí sản xuất chung “ -TK 641 “ Chi phí bán hàng “ -TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “ -TK 241 “ Xây dựng cơ bản dở dang “ ... c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 4) Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu (vật liệu giảm) thì nguyên tắc chung để hạch toán tổng hợp là ghi Có TK 152 đối ứng Nợ với các tài khoản khác có liên quan tuỳ theo mục đích xuất kho và đối tượng sử dụng vật liệu -Căn cứ vào chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và nơi sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 621,627,641,642,241.... Có TK 152 -Khi xuất vật liệu để thuê ngoài chế biến hoặc tự chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 -Khi xuất vật liệu để góp vốn liên doanh, nếu xảy ra một trong các trường hợp sau thì kế toán sẽ ghi sổ như sau: + Số vốn góp liên doanh là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán, kế toán ghi: Nợ TK 222,228,128 Có TK 152 + Số vốn góp liên doanh là vật liệu khác giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán, kế toán ghi: Nợ TK 222,228,128 Nợ/Có TK 412 Có TK 152 -Nếu kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 1381 Có TK 152 Khi có quyết định xử lý số vật liệu thiếu, tuỳ theo nội dung quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 111,334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Giá trị phần hao hụt mất mát sau khi đã trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân Có TK 1381 -Nếu đánh giá lại vật liệu mà giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 412 : Phần giá trị chênh lệch giảm Có TK 152 : Phần giá trị chênh lệch giảm 2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.1 Nội dung của phương pháp kiểm kê định kỳ Kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động nhập, xuất mà chỉ theo dõi số tồn cuối kỳ thông qua kiểm kê cuối kỳ. Theo phương pháp này để tính giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ phải dựa vào công thức: Giá trị hàng tồn kho = Giá trị hàng + Giá trị hàng tồn - Giá trị hàng tồn xuất trong kỳ mua vào kho đầu kỳ kho cuối kỳ trong đó : Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định vào cuối kỳ, cuối tháng hoặc cuối quý thông qua kiểm kê. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì những tài khoản tồn kho chỉ phản ánh giá trị tồn cuối kỳ mà không phản ánh giá trị nhập, xuất trong kỳ. Phương pháp có ưu điểm là ghi chép đơn giản, xác định nhanh số lượng hàng xuất kho trong kỳ nhưng nhược điểm là công việc kế toán thường dồn vào cuối kỳ. Do vậy phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp sử dụng quá nhiều loại hàng tồn kho đơn giá thấp. 2.2 Tài khoản sử dụng -TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “: Tài khoản này chỉ phản ánh giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ. Kết cấu: Bên Nợ: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Bên Có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Dư Nợ: giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ -TK 151 “ Hàng mua đang đi đường “: Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ hoặc đã về kho nhưng chưa làm thủ tục nhập. Kết cấu: Bên Nợ: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên Có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường tồn đầu kỳ Dư Có: giá thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ -TK 611 “ Mua hàng “: phản ánh giá thực tế hàng mua vào và xuất sử dụng trong kỳ. Kết cấu: Bên Nợ: +) kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ +) giá thực tế vật liệu mua vào trong kỳ và những trường hợp nhập khác Bên Có: +) kết chuyển giá thực tế vật liệu có tồn cuối kỳ +) giá thực tế hàng mua bị trả lại +) giá trị hàng mua được giảm giá +) giá thực tế vật liệu xuất sử dụng trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư vì nó là tài khoản chi phí. -Ngoài ra kế toán vật liệu theo phương pháp này còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 133, 331,411,222,111,112... 2.3Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 5) -Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì công việc hạch toán nguyên vật liệu chủ yếu được hạch toán qua tài khoản trung gian là TK 611. Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường về tài khoản 611. Các nghiệp vụ ghi tăng nguyên vật liệu được phản ánh bên Nợ tài khoản 611, ghi giảm nguyên vật liệu được phản ánh bên Có tài khoản 611. Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê, đơn giá nguyên vật liệu,hàng mua đã có hoá đơn nhưng chưa về nhập kho..., kế toán kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ về tài khoản 152, 151. -Các trường hợp hạch toán nguyên vật liệu theo ph._.ương pháp kiểm kê định kỳ: tương tự theo phương pháp kê khai thường xuyên. V. Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho 1.Khái niệm: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trước một khoản tiền tính vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xẩy ra cho kỳ kế toán sau do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu. 2.Điều kiện áp dụng: Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầu sau: -Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng trên thị trường; -Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính; -Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất ra từ nguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơn giá hiện tại thì không được lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. 3.Phương pháp hạch toán -Xác định mức dự phòng phải trích lập: Mức dự phòng Lượng nguyên vật Đơn giá Đơn giá thực phải trích cho năm = liệu tồn kho x hạch toán - tế thời điểm kế hoạch giảm giá trên sổ lập dự phòng -Tài khoản sử dụng: TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “. Kết cấu: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán Bên Có: Trích lập dự phòng cần lập vào cuối niên độ Dư Có: Số dự phòng đã trích -Trình tự hạch toán: +) Cuối năm căn cứ vào mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ: Nợ TK 642 Có TK 159 +) Sang cuối năm sau, nếu số cần lập cho năm kế hoạch đúng bằng số đã trích lập của năm trước thì kế toán không phải trích lập dự phòng nữa +) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch cao hơn số đã lập thì kế toán trích lập thêm phần chênh lệch tăng thêm và hạch toán như sau: Nợ TK 632 “ Giá vốn hàng bán “ (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ +) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch thấp hơn số đã lập thì kế toán hoàn nhập phần chênh lệch giảm và hạch toán như sau: Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ Có TK 632 “ Giá vốn hàng bán “ (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) VI. Chuẩn mực kế toán quốc tế về kế toán nguyên vật liệu Theo phạm vi áp dụng trong chuẩn mực thì nguyên vật liệu nằm trong nhóm chuẩn mực về hàng tồn kho (IAS 2) và do vậy phương pháp hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ theo qui định của nhóm hàng tồn kho. Tức là hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng. 1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể mà nó có thể sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay trải qua giai đoạn chế biến trước khi đưa vào sản xuất hoặc nhập kho, đem bán....ứng với mỗi loại như vậy, chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2 (IAS) lại có qui định giá phí với cơ cấu và cách tính riêng nhưng phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc hàng hoá phải bao gồm tất cả chi phí mua (ví dụ gía mua và chi phí nhập khẩu, chi phí vận chuyển bốc dỡ...), chi phí chế biến (chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến...) và các chi phí khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. 2.Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Theo IAS để tính giá vật liệu xuất kho trước hết kế toán cần phân biệt hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện được và nguyên vật liệu không nhận diện được vì cách tính giá sẽ khác nhau. -Nguyên vật liệu nhận diện được: Giá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó (Giá đích danh). -Nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện được: có 3 công thức tính +Bình quân gia quyền (CMP) +Nhập trước, xuất trước (FIFO) +Nhập sau, xuất trước (LIFO) Khi sử dụng phương pháp LIFO cần trình bày sự khác biệt giữa số trên bảng cân đối kế toán và số thấp hơn giữa giá trị tính theo phương pháp FIFO hoặc bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được hoặc số thấp hơn giữa giá trị hiện hành vào cuối năm và giá trị thuần có thể thực hiện được. 3.Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không được giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất từ nguyên vật liệu đó được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. Trong trường hợp giảm sút giá mua trên thị trường làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá thành có thể bán được thuần thì giá trị ghi sổ kế toán nguyên vật liệu này phải được giảm xuống bằng giá có thể bán được thuần của nó. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập ngay khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm. VII. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu ở một số nước (Mỹ và Pháp) Nếu xét về bản chất thì công tác kế toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Mỹ, Pháp hay Việt nam không khác nhau là mấy. Tuy nhiên tuỳ thuộc theo đặc điểm kinh tế và hoạt động kinh doanh của mỗi nước mà hình thức biểu hiện của kế toán vật liệu có thể khác nhau. Trong phạm vi bài viết này em chỉ xin giới thiệu qua về một số điểm chính trong công tác kế toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Bắc Mỹ (Mỹ) và Pháp. 1.Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ Hệ thống kế toán Bắc Mỹ không qui định tên gọi và số hiệu tài khoản bắt buộc đối với các doanh nghiệp mà cho phép các doanh nghiệp tự lựa chọn các tài khoản sử dụng riêng và được phép đặt tên, số hiệu cho chúng. a.Phương pháp quản lý nguyên vật liệu: -Phương pháp kê khai thường xuyên: Điểm đáng chú ý trong việc áp dụng phương pháp này là các chi phí vận chuyển bốc dỡ, hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu hàng mua được ghi trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chứ không phải tài khoản riêng biệt. Ngoài ra để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết trong đó các đối tượng không những được theo dõi chi tiết về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật. -Phương pháp kiểm kê định kỳ Ngoài ra để có được thông tin cập nhật về hàng tồn kho (nguyên vật liệu) các công ty còn hay sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên sửa đổi. Theo cách này kế toán doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ theo số lượng trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho, từ đó cho phép doanh nghiệp có thể xác định được mức độ tồn kho tại bất cứ thời điểm nào của quá trình kinh doanh. b. Tính giá nguyên vật liệu -Giá nhập mua nguyên vật liệu chuẩn bị cho sản xuất sản phẩm bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng với các chi phí thu mua phát sinh trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng (nếu có). -Giá xuất nguyên vật liệu: áp dụng theo một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong kỳ +Phương pháp giá thực tế đích danh +Phương pháp giá đơn vị bình quân + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) c.Đánh giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu) theo mức giá thấp hơn giá thực tế hoặc giá thị trường Xuất phát từ thực tế là giá trị hàng tồn kho có thể thấp hơn giá trị ban đầu của chúng nên để đảm bảo nguyên tắc thận trọng kế toán buộc phải ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho dù nguyên nhân giảm của chúng là gì. Đây là một trình tự và thủ tục cần thiết được áp dụng để ghi nhận các trường hợp lỗ hoặc mất có thể xảy ra khi chúng có khả năng xuất hiện. Một số phương pháp được dùng để xác định giá trị ghi sổ của hàng tồn kho như sau: -Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo từng mặt hàng -Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo nhóm hàng chủ yếu -Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp ước tính +Phương pháp ước tính theo giá bán lẻ + Phương pháp ước tính theo lãi gộp. 2.Kế toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Pháp Trái với kế toán Bắc Mỹ, kế toán Pháp đưa ra một hệ thống các tài khoản sử dụng tương đối đa dạng, chi tiết và đầy đủ. Đây là một hệ thống tài khoản chung bắt buộc đối với các doanh nghiệp, được chia làm 9 nhóm khác nhau. Chính vì sự phong phú đa dạng của hệ thống tài khoản như vậy nên việc hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Pháp cũng chi tiết và cụ thể hơn so với các hệ thống kế toán khác. a.Phương pháp tính giá nguyên vật liệu -Giá nhập kho: Đối với vật tư mua ngoài thì giá nhập kho là giá thực tế bao gồm giá thoả thuận và phụ phí mua (không kể thuế di chuyển tài sản, thù lao hay tiền hoa hồng, chi phí chứng thư) trong đó phụ phí mua chính là chi phí chuyên chở, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi để hàng, lương nhân viên mua hàng... -Giá xuất kho và giá tồn kho cuối kỳ: doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp sau: +Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ +Phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập +Phương pháp giá nhập trước, xuất trước. b.Phương pháp quản lý nguyên vật liệu: có 2 phương pháp -Phương pháp kiểm kê định kỳ -Phương pháp kê khai thường xuyên Tại Pháp, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán nguyên vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên chỉ sử dụng trong kế toán phân tích để tính giá phí, giá thành của các loại nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá... c.Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Tương tự như kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu của Việt nam. Tức là cuối niên độ kế toán căn cứ vào tình trạng nguyên vật liệu đang ghi sổ bị giảm giá so với giá thị trường, kế toán căn cứ vào giá bán hiện hành và đối chiếu với giá vốn của từng mặt hàng để lập dự phòng. Sang cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào giá cả thị trường và giá ghi sổ kế toán để tiến hành xác định mức dự phòng mới và tiến hành điều chỉnh mức giá đã lập dự phòng năm trước về mức phải lập năm nay: nếu mức dự phòng mới lớn hơn mức đã lập thì tiến hành lập bổ sung số chênh lệch, ngược lại thì hoàn nhập. VIII. Công tác kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.Tình hình dự trữ nguyên vật liệu Để đảm bảo hoạt động sản xuất được tiến hành thường xuyên, liên tục thì đòi hỏi yếu tố đầu vào của sản xuất cũng phải luôn ở vị trí sẵn sàng. Chính vì vậy đẵ nảy sinh ra nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được dự trữ trong doanh nghiệp có thể là nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ dụng cụ... Việc dự trữ nguyên vật liệu có thể cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau nhưng có thể tóm tắt trong 3 loại dự trữ chính sau: -Dự trữ thường xuyên: dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa các kỳ sản xuất nối tiếp nhau. Dự trữ này được áp dụng với điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập vào và xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch. -Dự trữ bảo hiểm: hình thức dự trữ này áp dụng chủ yếu cho trường hợp khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất dẫn tới mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên hoặc do lượng vật tư thực tế nhập giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau giảm so với kế hoạch trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư cung ứng vẫn như cũ hay do chu kỳ cung ứng vật tư giữa hai kỳ nối tiếp nhau dài hơn so với kế hoạch. Trong thực tế việc hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu do nguyên nhân cung ứng vật tư không ổn định. -Dự trữ theo thời vụ: được sử dụng đối với những doanh nghiệp mà nguyên vật liệu dùng cho sản xuất mang tính chất thời vụ như doanh nghiệp sản xuất mía đường, chè, thuốc lá, cà phê...Việc dự trữ này nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được liên tục ngay cả khi “ giáp hạt “. Tuy nhiên những nguyên vật liệu này phải được sơ chế tốt trước khi đem vào bảo quản trong kho để đảm bảo chất lượng vật tư khi đem ra sử dụng. Cho dù doanh nghiệp áp dụng phương thức dự trữ nào trong 3 cách trên thì vẫn phải lưu ý một số điểm sau: *Số lượng vật tư dự trữ dựa trên quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá, mức độ tiêu hao nguyên liệu trên một đơn vị sản phẩm của doanh nghiệp; *Tình hình tài chính của doanh nghiệp; *Trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển; *Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp; *Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư . 2. Tình hình thu mua nguyên vật liệu Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì tình hình thu mua nguyên vật liệu không phải là đơn giản bởi vì nguyên vật liệu chính là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và giá thành của sản phẩm sản xuất ra. Những tiêu thức mà một doanh nghiệp thường đặt ra đối với công tác thu mua vật tư là: giá có sẵn tốt nhất; chất lượng của mặt hàng; ngày giao hàng; đúng hẹn; phương thức thanh toán. -Xét về mặt giá cả: chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm, do đó nếu mua được nguyên vật liệu với giá rẻ hơn có nghĩa là có thể giảm giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường sản phẩm và thu được nhiều lợi nhuận hơn. -Chất lượng vật tư: trong quy trình công nghệ sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng là một yêu cầu cần thiết bởi vì nguyên liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động và giá thành sản phẩm. Do vậy khi nhập nguyên vật liệu cần so sánh đối chiếu với các tiêu chuẩn về chất lượng quy định và đối chiếu với hợp đồng đã ký kết để đánh giá nguyên vật liệu đã đáp ứng yêu cầu chưa. -Ngày giao hàng, đúng hẹn: việc xác định ngày giao hàng cũng như việc đúng hẹn có ý nghĩa quan trọng trong công tác thu mua vật tư bởi vì ngày giao hàng này liên quan tới kế hoạch sản xuất sản phẩm. Nó là một mẵt xích trong một chuỗi kế hoạch về sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp, nếu mắt xích này hỏng sẽ ảnh hưởng tới cả một chuỗi kế hoạch liên quan. -Phương thức thanh toán: trả ngay một lần hay trả dần, trả bằng tiền mặt, bằng séc hay chuyển khoản, thời gian được nợ tiền vật liệu...tất cả những thứ này có tác động mạnh tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến tốc độ quay vòng của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Ngoài ra, việc thu mua nguyên vật liệu còn tính đến mức độ đảm bảo về số lượng, cung ứng theo chủng loại, cung ứng đồng bộ các loại vật tư, tiến độ và nhịp điệu của quá trình cung ứng... 3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyên hoặc định kỳ trên các mặt: khối lượng nguyên vật liệu và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm -Đối với việc phân tích khối lượng nguyên vật liệu: phải làm rõ được mối quan hệ giữa khối lượng nguyên vật liệu đã được xuất kho cho mục đích sản xuất sản phẩm và khối lượng nguyên vật liệu thực tế dùng để sản xuất sản phẩm. Ngoài ra để biết được mức độ đảm bảo nguyên vật liệu ta sử dụng công thức sau: Hệ số đảm bảo Lượng nguyên vật liệu + Lượng nguyên vật liệu nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ nhập trong kỳ cho sản xuất Lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ Để biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất lãng phí hay tiết kiệm, ta phải tính mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối của tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch (để chính xác ta phải tính số biến động tương đối đã được điều chỉnh theo sản lượng sản xuất thực tế) -Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ chia thành ba bộ phận chủ yếu: + Bộ phận cơ bản tiêu dùng để tạo thành thực thể hoặc trọng lượng tinh của sản phẩm hoàn thành + Bộ phận tạo thành phế liệu, dư liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm + Bộ phận tạo thành sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất. Do vậy khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm được coi là có hiệu quả nếu nó nằm trong bộ phận thứ 2 và thứ 3 ở mức độ tối thiểu nhất. Ngoài ra để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu có đạt hiệu quả không còn phải phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm và tình hình sử dụng nguyên vật liệu qua các công đoạn sản xuất bởi vì mỗi công đoạn có thể phải sử dụng tăng thêm hoặc làm hao hụt nguyên vật liệu do biến thành phế liệu, phế phẩm. IX. Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng. Nó là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp. Có các loại hình sổ tổng hợp sau: -Hình thức Nhật ký-Sổ cái -Hình thức Nhật ký chung -Hình thức Chứng từ-Ghi sổ -Hình thức Nhật ký-Chứng từ Dưới đây em xin trình bày sơ qua về Hình thức Nhật ký-Chứng từ Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Đồng thời phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế; kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. -Ưu điểm: áp dụng được trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp -Nhược điểm: hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao -Trình tự ghi sổ: Sơ đồ số 6: Quy trình ghi sổ theo Hình thức Nhật ký-Chứng từ Chứng từ vật tư Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5 Sổ Cái TK152... Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 NKCT liên quan Báo cáo kế toán Bảng kê số 3 NKCT số 7 Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự I.Tổng quan về Công ty cơ khí Ngô Gia Tự 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng để giao dịch, thuộc Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải. Trụ sở và nơi đặt các phân xưởng sản xuất chính thức của công ty hiện tại ở địa chỉ số 16-18 phố Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà nội. Công ty cơ khí Ngô Gia Tự ngày nay được thành lập ngày 13 tháng 7 năm 1968 với cái tên “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” (nguyên là một bộ phận của nhà máy ô tô 1-5) theo quyết định số 2018/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải. Sau 35 năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã 3 lần đổi tên. Đến ngày 15/12/1984 theo quyết định số 2836/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải, “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” được đổi tên thành “Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự”. Sau đó theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước số 598/QĐ-TCCB ngày 5/4/1993 nhà máy lại được mang tên là “Nhà máy Ngô Gia Tự” và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993 với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng phụ kiện của ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy. Một lần nữa để phù hợp với cơ chế thị trường, tháng 6/1996 Nhà máy đổi tên là “Công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận tải . Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất phụ tùng phụ kiện cho ngành giao thông vận tải, lắp ráp xe gắn máy, sửa chữa và bảo dưỡng ôtô. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự 2.1. Ngành nghề sản xuất kinh doanh Trước kia trong thời kỳ bao cấp công ty sản xuất theo kế hoạch của ngành, của Nhà nước giao. Tuy nhiên khi nền kinh tế chuyển sang vận hành theo cơ chế thị trường thì công ty không còn được Nhà nước bao cấp và giao kế hoạch sản xuất kinh doanh như trước nữa mà công ty tự tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn do ngân sách Nhà nước cấp và vốn tự có của công ty. Công ty tự tìm kiếm và sản xuất theo các đơn đặt hàng, tự tìm kiếm đầu vào cho sản xuất kinh doanh. Dù vậy, lĩnh vực hoạt động của công ty không thay đổi vì nó vẫn dựa vào nhà xưởng, máy móc thiết bị để lại từ trước. Lĩnh vực hoạt động của công ty hiện nay là sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy và sửa chữa, bảo dưỡng ô tô. Công việc sửa chữa và bảo đưỡng ô tô cho các cá nhân, đơn vị và tổ chức cũng dần trở nên có uy tín, việc sản xuất phụ tùng theo đơn đặt hàng không chỉ bó hẹp vào một số mặt hàng chủ đạo của công ty mà còn có thể đáp ứng cho nhiều mặt hàng đa dạng thuộc lĩnh vực giao thông vận tải mà công ty có khả năng sản xuất như bánh răng, dải phân cách đường bộ, bu lông neo cáp làm cầu, puligang... Ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh chính, với mặt bằng rộng để sử dụng có hiệu quả công ty còn tiến hành một số hoạt động kinh doanh phụ như cho thuê kiốt bán hàng, cho thuê kho, thuê văn phòng làm việc, nhận giữ xe và một số loại hình dịch vụ khác. Các loại hình mới này không những tận dụng triệt để những lợi thế về địa điểm, tránh lãng phí sử dụng đất không hết mà còn tạo ra một nguồn thu đáng kể góp phần bổ sung vào thu nhập của công ty, cải thiện đời sống công nhân viên chức trong công ty. 2.2 Thị trường kinh doanh Với đặc thù kinh doanh là những sản phẩm thuộc nhóm ngành cơ khí chế tạo đáng lẽ ra doanh nghiệp có thể có những khách hàng thường xuyên là các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị và phương tiện giao thông. Tuy nhiên do tình hình khó khăn về thị trường tiêu thụ đối với những sản phẩm sản xuất lắp ráp trong nước đó nên công việc sản xuất chi tiết phụ tùng phụ kiện, gia công chế biến những sản phẩm đó của công ty cơ khí Ngô Gia Tự cũng trở nên khó khăn và gần như không có. Hiện tại doanh nghiệp chủ yếu đi tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm là những đơn đặt hàng sản xuất phụ kiện cho ngành giao thông vận tải. Chẳng hạn như tìm hiểu được thông tin về một con đường mới đang hoặc sắp được xây dựng, công ty sẽ liên hệ với Ban quản lý dự án hoặc đơn vị trúng thầu xây dựng con đường đó để giới thiệu về sản phẩm công ty và xin nhận hoặc đấu thầu công việc sản xuất những thanh tôn sóng (những thanh tôn dùng làm dải phân cách giữa các làn đường, được sử dụng rộng rãi trên các đường quốc lộ, đường cao tốc của ta hiện nay) hay công ty còn liên hệ hoặc cử cán bộ đến tận nơi thi công xây dựng hoặc cải tạo các cây cầu để giới thiệu về sản phẩm neo cáp của công ty, một bộ phận phục vụ cho xây dựng hoặc sửa chữa cầu. Hay bằng uy tín và sự tín nhiệm tên tuổi lâu năm của công ty, một số công ty khác đến yêu cầu đặt hàng tại công ty với yêu cầu cụ thể là sản xuất bánh răng xe máy... Nói tóm lại, thị trường của công ty không bị bó hẹp trong một số khách hàng chủ yếu với những sản phẩm quen thuộc mà nó trải dài trên khắp đất nước Việt nam từ Nam ra Bắc, nơi có những con đường mới mở, những cây cầu đang xây, khách hàng của công ty là Ban quản lý các dự án xây dựng, các Tổng công ty xây dựng trúng thầu các dự án...và nói chung họ thường không phải là những khách hàng thường xuyên. Chiến lược phân đoạn thị trường sản phẩm ở công ty cũng chưa thực sự được chú trọng nhiều. 2.3 Kết quả hoạt động qua các thời kỳ Để thấy rõ được kết quả hoạt động qua các thời kỳ ta có thể tìm hiểu bảng Báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây như 2000, 2001, 2002. Tuy nhiên do có sự ban hành bốn chuẩn mực kế toán vào tháng 1/2002 và thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực tháng 10/2002 của Bộ tài chính nên một số chỉ tiêu trên bảng Báo cáo kết quả kinh doanh ngày 31/12/2002 có sự thay đổi. Để tiện việc so sánh kết quả hoạt động em xin điều chỉnh một số chỉ tiêu của các Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000, 2001 về theo mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002: Biểu số 1: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh đvt :đồng Chỉ tiêu 31/12/2000 31/12/2001 31/12/2002 1.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 3.Lợi nhuận khác 4. Tổng lợi nhuận trước thuế 5.Thuế TNDN phải nộp 6. Lợi nhuận sau thuế 10.009.399.382 345.657.850 154.612.150 500.270.000 160.086.400 340.183.600 12.656.431.017 545.540.531 4.535.421 550.075.952 176.024.304 374.051.648 17.822.763.573 608.366.500 12.015.400 620.381.900 198.522.208 421.859.692 (* * Lợi nhuận thuần từ HĐKD năm 2000, 2001 khác so với trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp do đã qua điều chỉnh bao gồm cả hoạt động tài chính để tiện so sánh). 3. Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty 3.1 Đặc điểm lao động của công ty Do đặc điểm công ty vốn là một doanh nghiệp sản xuất nên cơ cấu lao động có thể chia theo hai loại cơ bản là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Lao động trực tiếp là những công nhân hiện đang làm việc tại các phân xưởng của công ty, họ là những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Còn lao động gián tiếp là các quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, các cán bộ công nhân viên chức làm công tác quản lý và dịch vụ. Trước đây trong thời kỳ bao cấp tỷ trọng công nhân sản xuất trong tổng số lao động của công ty là tương đối cao. Tuy nhiên thời gian gần đây do có khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm nên số lượng công nhân trực tiếp sản xuất cũng bị thu hẹp chỉ chiếm khoảng hơn 50% trong tổng số lao động thực tế đang làm việc của công ty. Số còn lại chủ yếu chuyển sang phát triển loại hình dịch vụ ở công ty như phát triển phân xưởng sửa chữa, bảo dưỡng ô tô; dịch vụ trông giữ xe máy...và nghỉ không lương. 3.2 Tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty Công ty thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng và theo cơ cấu trực tuyến-chức năng. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc , 9 phòng, ban và 6 phân xưởng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thể hiện qua Sơ đồ số 7 (Phụ lục số 1), trong đó: -Giám đốc: Do Tổng giám đốc của Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải bổ nhiệm sau khi tham khảo ý kiến của Đảng uỷ và lấy ý kiến tín nhiệm của cán bộ công nhân viên . Giám đốc là người đứng đầu điều hành mọi hoạt động của công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng và bảo toàn vốn nhà nước giao. Quản lý vĩ mô các phòng, ban -Hai Phó Giám đốc: làm tham mưu cho Giám đốc về điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như tư vấn cho giám đốc về các quyết định liên quan đến kỹ thuật. Tham gia vào công tác quản lý các phòng ban -Các phòng ban chức năng là các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ nhất định, có mối liên quan chặt chẽ với nhau và với các phân xưởng sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mỗi phòng ban đều có một trưởng phòng và một phó phòng giúp việc. Các trưởng phòng trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về hoạt động của phòng mình, đồng thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc. Chẳng hạn như: +Phòng kế hoạch đầu tư có chức năng: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động đầu tư của công ty. Tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư cho công ty, tìm kiếm nguồn vật tư, tiến hành lựa chọn, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua vật tư cho công ty đồng thời xem xét và lên kế hoạch đầu tư vào các tài sản khác với sự giúp đỡ của các phòng ban khác có liên quan. +Phòng tài chính kế toán có chức năng: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty và tổ chức hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, từ đó lập các Báo cáo tài chính, các bảng thống kê hàng quý, hàng năm và các Báo cáo quản trị đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc và của Tổng công ty. +Phòng khoa học công nghệ có chức năng: Nghiên cứu việc áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất của các phân xưởng. Giúp Ban giám đốc quản lý các phân xưởng về mặt kỹ thuật, hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng về kỹ thuật sản xuất trong gia công chế tạo sản phẩm ...Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm trước khi nhập kho. ....... -Các phân xưởng sản xuất là các bộ phận trực tiếp sản xuất của công ty, chịu sự quản lý của Giám đốc về mọi mặt, sự quản lý của Phó giám đốc và các phòng ban chức năng theo các chức năng cụ thể. Mỗi phân xưởng đều có một Quản đốc phân xưởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi công việc của phân xưởng, một Phó quản đốc phân xưởng giúp việc cho quản đốc phân xưởng và một kế toán thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ chấm công, quyết toán vật tư và các chi phí khác của phân xưởng theo từng tháng. Ngoài ra ở mỗi phân xưởng còn có từ 1-2 nhân viên kỹ thuật phục vụ, hỗ trợ cho quá trình sản xuất ở phân xưởng. Ngoài ra, công ty còn có các tổ chức công đoàn bảo vệ quyền lợi cho người lao động, Đảng uỷ công ty, phòng y tế... hỗ trợ về mặt vật chất và tinh thần cho người lao động đồng thời giúp bộ máy của công ty hoạt động hiệu quả hơn. 3.3 Quy trình công nghệ sản xuất ở công ty Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty không chỉ sản xuất sản phẩm cơ khí mà còn có phân xưởng sửa chữa bảo dưỡng ô tô hoạt động rất hiệu quả nên xin đưa ra hai quy trình tiêu biểu. Quy trình 1: quy trình sản xuất thanh tôn sóng (một mặt hàng chính của công ty, dùng làm dải phân cách đường, thường được sử dụng nhiều trên các con đường cao tốc) Thanh tôn sóng gồm 3 phần chính hợp thành là: - Thanh - Cột - Bu lông và đai ốc Sản xuất thanh: Tôn cuộn Pha tôn Đột lỗ định hình Cắt định hình Mạ kẽm điện phân Sơn lót Sơn hoàn chỉnh Thanh (Bán thành phẩm) Sản xuất cột: Thanh định hình Khoan đột lỗ Mạ kẽm điện phân Sơn lót Sơn hoàn chỉnh Cột (Bán thành phẩm). Bu lông, đai ốc: có thể tự sản xuất hoặc mua ngoài. Hiện nay chi phí sản xuất và giá mua ngoài 1 kg bu lông, đai ốc không chênh nhau nhiều cộng với việc sản xuất bu lông đai ốc gây nhiều khói bụi ảnh hưởng tới môi trường xung quanh nên doanh nghiệp thường tiến hành mua ngoài theo định mức. Kết hợp Thanh + Cột + Bu lông, đai ốc = Sản phẩm thanh tôn sóng hoàn chỉnh. Quy trình 2: Sử._. hoá cao của sổ sách kế toán, phù hợp với yêu cầu phân công lao động và trình độ cao của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, vừa phát huy tính độc lập lại vừa kết hợp khả năng làm việc theo nhóm của từng cá nhân. Nói chung, công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự cơ bản được thực hiện theo đúng chế độ kế toán đồng thời đă đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu xét về mặt tổng thể thì nó vẫn còn một số tồn tại hạn chế cần phải được khắc phục, hoàn thiện hơn 2. Những tồn tại hạn chế 2.1.Về phân loại nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tương đối phức tạp như đã nói ở trên nên công ty cũng đã sử dụng cách phân loại vật liệu theo công dụng một cách tương đối hợp lý. Với cách phân loại này những loại nguyên vật liệu nào có vai trò chức năng như nhau trong việc cấu tạo nên sản phẩm sản xuất sẽ được xếp vào cùng một nhóm. Tuy nhiên việc quản lý vật liệu theo các nhóm này vẫn chưa đạt được hiệu quả cao như mong muốn do doanh nghiệp chưa thực hiện công việc lập Sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp và theo dõi các loại vật liệu theo một trình tự thống nhất. Sổ danh điểm vật liệu đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong công tác mã hoá nguyên vật liệu sử dụng trong kế toán máy-công tác cơ giới hoá kế toán mà doanh nghiệp hiện tại đang bắt đầu triển khai ứng dụng 2.2.Tính giá nguyên vật liệu Doanh nghiệp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh. Theo cách tính này chi phí về nguyên vật liệu được phân bổ chính xác cho đối tượng sử dụng và nó rất phù hợp với những trường hợp số vật liệu mua về được xuất hết ngay cho sản xuất. Tuy nhiên phương pháp tính giá này lại khiến kế toán vật liệu khá vất vả nếu nguyên vật liệu được mua về với số lượng lớn và được xuất dùng thành nhiều lần trong kỳ, nhất là trong điều kiện chủng loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất trong doanh nghiệp đa dạng và phức tạp. Cách tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh đồng thời cũng gây khó khăn cho kế toán vật liệu trong việc phản ánh ghi cột đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ trên sổ số dư trong trường hợp số lượng vật liệu tồn thuộc nhiều đơn giá khác nhau. 2.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Dựa vào đặc điểm về nguyên vật liệu ở công ty thì việc kế toán lựa chọn phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu là hoàn toàn phù hợp và phát huy được tính phân công lao động giữa kế toán vật liệu va thủ kho. Tuy nhiên kế toán chi tiết vật liệu ở doanh nghiệp vẫn tồn tại một số điểm sau: * Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho để lấy phiếu nhập, phiếu xuất kho đồng thời đối chiếu với thẻ kho. Theo đúng quy trình thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ trước khi chuyển giao chứng từ và đây được coi là bằng chứng pháp lý quy kết trách nhiệm đối với người giữ chứng từ. Tuy nhiên thủ kho và kế toán doanh nghiệp thường không lập phiếu này mà kế toán chỉ ký nhận vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập về số lượng chứng từ mà mình nhận. Cách làm này tuy đơn giản nhưng giá trị pháp lý không cao. * Đối với những sản phẩm truyền thống doanh nghiệp thường lập kế hoạch sản xuất và giao sản lượng cho từng phân xưởng cộng với định mức tiêu hao vật tư. Tuy nhiên khi xuất vật tư cho phân xưởng để sản xuất các mặt hàng đó, doanh nghiệp không lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất kho bình thường. Thực tế phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức thường được lập một lần theo định mức nhưng có thể xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật tư tuỳ theo tiến độ sử dụng vật tư. Nó là căn cứ quan trọng để kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. * Đối với trường hợp khối lượng vật liệu nhập kho có giá trị lớn phải qua sự kiểm tra chất lượng của cán bộ phòng Khoa học công nghệ, tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lượng nếu chất lượng vật tư đạt yêu cầu thì cán bộ kiểm nghiệm chất lượng sẽ ký trực tiếp vào phiếu nhập kho mà không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá. Đây là một chứng từ quan trọng để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. 2.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sổ sách sử dụng: * Công tác hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán, kế toán công ty đã mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tuy nhiên quyển sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình công nợ với tất cả các nhà cung cấp mà không phân biệt nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp không thường xuyên. Điều này chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý công nợ với những nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài cũng như việc lên kế hoạch trả nợ. * Công tác hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Từ bảng kê nhập, xuất vật liệu công ty không vào bảng kê số 4,5 mà vào thẳng Nhật ký chứng từ số 7. Sự bỏ qua công đoạn này xem ra có phần nhanh chóng và tiện lợi bởi vì đỡ tốn thời gian và công sức vào việc lập bảng kê tuy nhiên nó không thuận lợi cho việc đối chiếu ngược trở lại từ Nhật ký chứng từ về các bảng tổng hợp và sổ chi tiết tương ứng. 2.5.Kiểm kê nguyên vật liệu: Công ty chỉ thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu mỗi năm một lần vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên. Do thời điểm kiểm kê như vậy nên chưa khuyến khích nhân viên coi kho nâng cao tinh thần trách nhiệm trong suốt quá trình trông giữ bảo quản nguyên vật liệu. 2.6.Tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu -Tình hình dự trữ Hiện tại trong doanh nghiệp vẫn còn tồn kho một số loại nguyên vật liệu mua về để sản xuất theo đơn đặt hàng, tuy nhiên sau khi việc sản xuất đơn hàng đó kết thúc, còn thừa nguyên vật liệu nhưng những nguyên vật liệu này lại là những loại có kích cỡ chủng loại đặc biệt hoặc là những vật liệu đặc chủng để sản xuất một mặt hàng nào đó, không thích hợp để sản xuất cho những đơn hàng sau nhưng do số lượng ít nên doanh nghiệp vẫn chưa đưa ra quyết định xử lý gì, nếu để lâu có thể làm hỏng chất lượng của bản thân nguyên vật liệu đó. -Tình hình thu mua: Công ty chưa xây dựng một định mức hao hụt vật tư để xác định trách nhiệm của người đi mua đối với trường hợp vật tư thiếu. Đồng thời cũng chưa đề ra quy định phạt đối với những cán bộ thu mua không đảm bảo thời gian, tiến độ mua hàng hay chế độ thưởng phần trăm trên đơn hàng đối với cá nhân nào tìm được nguồn nguyên liệu rẻ hơn mà chất lượng và thời gian giao hàng đảm bảo nhằm khuyến khích các cá nhân tích cực hơn với công việc được giao -Tình hình sử dụng: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xuất dùng chủ yếu dựa trên định mức tiêu hao vật tư. Tuy nhiên những định mức này thường được lập khi sản phẩm mới được đưa vào sản xuất. Trải qua thời gian dài sản xuất, nhờ kinh nghiệm và tay nghề cao công nhân có thể có biện pháp nâng cao năng suất đồng thời tiết kiệm được nguyên vật liệu. Tuy nhiên định mức về nguyên vật liệu vẫn giữ nguyên như ban đầu, ít có điều chỉnh dễ gây đến tình trạng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu do định mức quá cao. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự Là một doanh nghiệp sản xuất cũng như bao doanh nghiệp sản xuất khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để sản phẩm có thể tồn tại và phát triển thì vấn đề tất yếu là phải cạnh tranh. Vấn đề cạnh nói chung thường mang tính chất công bằng không phân biệt doanh nghiệp thuộc thành phần Nhà nước hay tư nhân, trong nước hay nước ngoài... miễn sao sản phẩm sản xuất ra phải có giá cả phù hợp và chất lượng tốt mới có thể tạo được sự tín nhiệm cho khách hàng. Đối mặt với vấn đề như vậy của cơ chế thị trường công ty cơ khí Ngô Gia Tự muốn tồn tại và đứng vững thì không còn cách nào khác là phải tuân theo quy luật của thị trường. Để có thể làm được như vậy, trước hết công ty cần phải chỉnh đốn lại mọi hoạt động của mình, tìm cách hoàn thiện những thiếu sót, những mặt còn hạn chế nhằm đưa công ty đi vào một guồng quay mới sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của thị trưòng. Đóng vai trò là một bộ phận không thể thiếu trong công tác kế toán của một doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu liên quan đến một yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất đó chính là nguyên vật liệu. Muốn hạ thấp được chi phí sản xuất mà vẫn giữ nguyên được chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường thì có lẽ điều đầu tiên mà nhiều người hay nghĩ đến đó chính là nguyên vật liệu. Muốn làm được điều đó đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải thật chặt chẽ, thông tin về nguyên vật liệu phải luôn ở tư thế sẵn sàng phục vụ cho quá trình ra quyết định. Điều này có thể đạt được nếu công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp hoạt động ở mức hiệu quả nhất. Đây chính là câu trả lời cho câu hỏi vì sao phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự. III.Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự ở bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng vậy, việc quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản , dự trữ và sử dụng vật liệu luôn là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật tư kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: * Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp; * Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật tư xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí; * Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải quyết để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại; * Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên để thực hiện tốt các nhiệm vụ đó việc hoàn thiện công tác kế toán phải dựa vào các nguyên tắc cơ bản sau: -Tuân thủ các chế độ về hệ thống các phưng pháp thực hiện hạch toán kế toán do Bộ tài chính ban hành; -Thực hiện đúng quy định về các biểu mẫu kế toán, chứng từ kế toán và các tài khoản sử dụng; -Vận dụng các yêu cầu thực tế của sản xuất kinh doanh để có thể rút ngắn, thay đổi công tác kế toán sao cho phù hợp với điều kiện doanh nghiệp nhưng đồng thời không trái với quy định chung; -Đảm bảo được tính kinh tế và tính hiệu quả của công tác kế toán. Như vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng chính là việc nghiên cứu áp dụng các quy định, chế độ kế toán hiện hành để bổ sung, sửa đổi công tác kế toán tại đơn vị sao cho vừa phù hợp với chế độ ban hành vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp. IV. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự Qua phân tích nghiên cứu đặc điểm sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty em đã nhận thấy một số ưu nhược điểm như đã nói ở trên. Tương ứng với những hạn chế đã trình bày em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự như sau: -ý kiến 1: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu Để quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi càng chi tiết càng tốt đến từng loại nguyên vật liệu. Như đã đề cập ở trên, sổ danh điểm vật liệu là một quyển sổ theo dõi thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá thống nhất của từng thứ vật liệu. Nhờ cách quản lý dựa trên sổ danh điểm vật liệu, người làm công tác quản lý có thể quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt đối với yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính. Với ưu điểm của cơ giới hoá thông tin trên máy tính thì chỉ bằng một động tác nhỏ rồi ấn phím yêu cầu là các thông tin liên quan đến vật liệu cần quan tâm có thể hiện ra trên màn hình từ chi tiết đến tổng quát. Đây là một điều rất thuận lợi hỗ trợ cho công tác quản lý nguyên vật liệu, tuy nhiên để làm được như vậy nó đòi hỏi thông tin phải được mã hoá theo một quy ước riêng nhất định. Việc lập sổ danh điểm có thể giúp mã hoá được thông tin khi đưa kế toán nguyên vật liệu lên quản lý trên mạng máy tính. Đối với công ty cơ khí Ngô Gia Tự, hiện nay phòng kế toán công ty đang bắt đầu triển khai thực hiện một số khâu kế toán trên máy vi tính dựa vào phần mềm đã được viết sẵn. Do vậy việc lập sổ danh điểm vật tư càng trở nên có ý nghĩa thiết thực giúp cho quá trình thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy tính. Việc lập sổ danh điểm vật liệu ở công ty có thể theo những nguyên tắc sau: -Mã hoá nguyên vật liệu: Ký hiệu: 1521: Nguyên vật liệu chính 1522: Nguyên vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu .... Có thể sử dụng phương pháp mã hoá vật liệu theo kiểu khối (tức là bao gồm nhiều nhóm tiêu thức phân loại), ví dụ: 1521. 01. 001 (1) (2) (3) Nhóm tiêu thức (1): Phân loại vật liệu theo công dụng Nhóm tiêu thức (2): Phân loại theo nhóm vật liệu có cùng công dụng Nhóm tiêu thức (3): Thứ tự từng loại vật liệu trong cùng một nhóm Công việc mã hoá được tiến hành tương tự với các nguyên vật liệu khác. Nếu việc phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau thì có thể mở rộng thêm việc quy ước nhóm tiêu thức về bên phải, tuy nhiên phải thống nhất theo quy tắc sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức tổng quát đến chi tiết. Trong kế toán máy thường chỉ giới hạn ở việc mã hoá, phân loại vật liệu theo tối đa 3 nhóm. Biểu số 19: Sổ danh điểm vật liệu Nhóm Danh điểm vật liệu Tên nhãn hiệu (quy cách,phẩm chất vật liệu) Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 1521.01 1521.02 1521.01.001 1521.01.002 1521.01.003 1521.02.001 1521.02.002 ... Nguyên vật liệu chính Thép tròn Thép C45 o110 Thép C9 o 40 ... Thép lá Théplá CTd3 940x4130 ... 1522 1522.01 ... 1522.01.001 1522.01.002 ... Nguyên vật liệu phụ Dầu Dầu APP CS32 Dầu CN CS32 ... ... ... ... 1528 1528.01 Vật liệu khác ... -ý kiến 2: áp dụng phương pháp giá hạch toán trong tính giá xuất vật liệu: Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp tính giá xuất vật liệu theo giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do khối lượng nhập, xuất mang tính chất thường xuyên nên vận dụng giá thực tế đích danh gây nhiều vất vả cho kế toán vật liệu trong việc theo dõi giá xuất. Để giảm bớt khối lượng ghi chép, hạch toán vật liệu đồng thời tăng hiệu quả kiểm tra trong công tác kế toán, kế toán vật liệu có thể sử dụng giá hạch toán. Cách tính giá này cũng rất phù hợp trong điều kiện doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu bởi vì trên sổ số dư thường được thủ kho theo dõi số lượng tồn vào cuối tháng, đồng thời kế toán vật liệu điền đơn giá và tính ra giá trị tồn kho cuối tháng, điều này có thể dẫn tới việc tính toán tốn nhiều công sức, thiếu chính xác và không đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán nếu như cuối kỳ vật liệu tồn kho theo nhiều đơn giá khác nhau. Sử dụng giá hạch toán có thể khắc phục được nhược điểm này. áp dụng phương pháp tính giá hạch toán, kế toán vật liệu có thể thực hiện như sau: Ví dụ minh hoạ: Chọn Bu lông làm ví dụ cho việc tính theo giá hạch toán vật liệu do trong tháng 3/2003 vật liệu này có nhiều lần nhập, xuất: Giá trị Bulông tồn đầu kỳ: 17.935,7kg*3.287 =58.954.646 Nhập trong kỳ: Ngày 14/3: 240kg*3208,33 = 770.000 Ngày 18/3: 286,2kg*3089 = 884.072 Ngày 31/3: 4200kg*3287 = 13.805.400 8000kg*3089 = 24.712.000 Giá trị tổng nhập: 39.402.242đồng Tổng số lượng nhập: 12.726,2kg Xuất trong kỳ: Ngày 14/3: 240kg Ngày 18/3: 57,3kg Ngày 30/3: 17.935,7kg Ngày 31/3: 159kg 18.392kg Chọn đơn giá tồn đầu kỳ làm giá hạch toán: 1kg Bulông=3.287đồng -Đối với vật liệu nhập trong kỳ: ghi đồng thời theo 2 loại giá là giá hạch toán và giá thực tế Giá trị vật liệu nhập trong = Số lượng vật liệu x Đơn giá theo giá kỳ theo giá hạch toán nhập hạch toán = 12.726,2kg x 3287 =41.831.019,4 -Đối với vật liệu xuất trong kỳ: chỉ ghi theo giá hạch toán Giá vật liệu xuất kho trong = Số lượng vật liệu x Đơn giá vật liệu theo kỳ theo giá hạch toán xuất trong kỳ giá hạch toán = 18.392kg x 3287 = 60.454.504 Cuối kỳ, kế toán tính ra hệ số giá vật liệu và tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ về giá thực tế. Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu Hệ số giá vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ (H) Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ 58.954.646 + 39.402.242 58.954.646 + 41.831.019,4 = 0,976 Đồng thời từ số liệu trên sổ theo dõi chi tiết và số liệu vừa tính toán được, kế toán vào Bảng kê số 3- Bảng tính giá vật liệu theo hệ số giá. Giá hạch toán cũng có thể là giá tồn kho đầu kỳ trước hoặc là giá hạch toán cố định cho cả năm nếu giá cả của nguyên vật liệu đó ít biến động. Biểu số 20: Mẫu Bảng kê số 3 Bảng tính giá thực tế vật liệu theo hệ số giá Tháng 3 năm.2003 đvt: đồng Chỉ tiêu Bulông Vật liệu ... Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT I. Tồn đầu kỳ II. Nhập trong kỳ III. Cộng tồn và nhập IV. Hệ số giá (K) V. Xuất trong kỳ VI. Tồn cuối kỳ 58.954.646 41.831.019,4 100.785.665,4 60.454.504 40.331.161,4 58.954.646 39.402.242 98.356.888 0,976 59.003.595,9 39.353.292,1 -ý kiến 3:Hoàn thiện thủ tục đối với vật tư nhập, xuất kho Hiện nay công tác thu mua vật tư trong doanh nghiệp chủ yếu do bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư đảm nhiệm. Đối với những đơn mua hàng có giá trị cao thường có bộ phận kiểm nhận thuộc phòng Khoa học công nghệ đứng ra chịu trách nhiệm kiểm nghiệm chất lượng, quy cách vật liệu trước khi vào nhập kho. Tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu bộ phận này chỉ ký xác nhận lên Phiếu nhập kho mà không lập Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số 21). Thiết nghĩ Biên bản kiểm nghiệm là bằng chứng pháp lý để quy kết trách nhiệm đối với công tác thanh toán và bảo quản vật tư đồng thời cũng phản ánh trách nhiệm của người đứng ra kiểm nghiệm vật tư đối với tình trạng thực tế của vật liệu khi được nhập kho. Do vậy đây có thể coi là một chứng từ quan trọng và doanh nghiệp nên lập chứng từ này sau khi hoàn thành kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Ngoài ra để quản lý việc sử dụng vật tư theo định mức tiêu hao cho những sản phẩm truyền thống được giao kế hoạch sản xuất tới các phân xưởng, doanh nghiệp nên lập Phiếu xuất kho theo hạn mức (Biểu số 22). Phiếu này được lập một lần khi doanh nghiệp bắt đầu giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng. Các phân xưởng dựa vào phiếu đó có thể xin xuất vật tư thành nhiều lần tuỳ theo tiến độ sản xuất của phân xưởng mình. Ưu điểm của Phiếu xuất vật tư theo hạn mức là có thể quản lý được đối với trường hợp phân xưởng xin xuất vượt quá định mức cho phép. -ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Định kỳ các chứng từ nhập, xuất vật liệu được chuyển lên cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ, thế nhưng việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liệu mặc dù có ưu điểm là đã lập thêm cột ghi chú theo dõi việc phân bổ vật xuất kho theo đối tượng sử dụng nhưng số thứ tự chứng từ và trật tự ngày tháng của chứng từ chưa được sắp xếp để ghi sổ một cách hợp lý. Nếu kế toán vật liệu chú ý hơn tới việc sắp xếp chứng từ theo số thứ tự và trật tự ngày tháng thì công tác kế toán sẽ dễ dàng đối chiếu hơn, tránh tình trạng bỏ sót chứng từ chưa ghi sổ. Bên cạnh đó, khi có sự chuyển giao chứng từ nhập, xuất giữa kế toán vật liệu và thủ kho thì hai bên chỉ tiến hành ký nhận số lượng chứng từ vào một quyển sổ do thủ kho tự thiết kế. Điều này chưa thực sự hợp lý vì chỉ có Phiếu giao nhận chứng từ mới thực sự có giá trị khi quy kết trách nhiệm có liên quan trong trường hợp chứng từ bị rách, hỏng hoặc mất. Ngoài ra mẫu Phiếu giao nhận chứng từ (Biểu số 23) cũng tương đối đơn giản, không gây khó khăn gì cho doanh nghiệp, do đó doanh nghệp nên lập phiếu này để hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Biểu số 23: Mẫu Phiếu giao nhận chứng từ. Từ ngày......đến ngày............ Nhóm vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi chú ...... Tổng cộng Ngày... tháng.... năm 200... Người nhận chứng từ Người giao chứng từ Điều cuối cùng trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là việc lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư (Biểu số 24). Thông thường có thể là vào cuối tháng kế toán vật liệu sẽ tổng hợp các số liệu theo chỉ tiêu giá trị nhập, xuất trong tháng kết hợp với số dư giá trị vật tư tồn đầu kỳ của từng loại vật tư để làm cơ sở lập bảng này. ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự việc lập bảng này chưa được thực hiện. Thiết nghĩ đây là một quyển sổ do kế toán lập dùng để theo dõi giá trị nhập xuất tồn theo tiêu thức giá trị độc lập với công việc theo dõi số lượng tồn của thủ kho vào cuối kỳ nên mang tính khách quan cao. Đồng thời vào cuối kỳ bảng này sẽ có tác dụng dùng để đối chiếu giá trị tồn do kế toán tính và giá trị tồn dựa trên lượng vật liệu thực tế tồn kho mà thủ kho theo dõi để từ đó nhanh chóng tìm ra nguyên nhân sai sót trong trường hợp kế toán vào sổ thiếu chứng từ nhập, xuất hay thủ kho phản ánh chưa chính xác số lượng tồn của một loại vật tư nào đó... Biểu số 24: Mẫu Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư Tháng 3 năm 2003 đvt:đồng Danh điểm vật tư Chỉ tiêu Loại kho vật tư Giá trị vật tư tồn đầu kỳ Giá trị vật tư nhập trong kỳ Giá trị vật tư xuất trong kỳ Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6 1521 trong đó: -Bulông -... 1522 trong đó: -... 1523 trong đó: -... 1524 -... ... 1528 -.... Kho Công ty nt nt nt nt nt 132.633.985 58.954.646 ... 19.271.351 .. 37.550 ... 0 ... ... 0 ... 712.430.053 39402.242 ... 10.773.978 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 732.275.163 59.003.596 ... 11.472.554 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 112.788.875 39.353.292 ... 18.572.775 ... 37.550 ... 0 ... ... 0 ... Cộng 151.942.886 836.288.261 856.831.947 131.399.200 (** Trường hợp công ty áp dụng kế toán máy hoặc có Sổ danh điểm vật liệu thì cột (1) sẽ chỉ phải nhập dữ liệu là mã danh điểm của từng vật tư) -ý kiến 5: Hoàn thiện sổ sách hạch toán nguyên vật liệu -Lập thêm sổ chi tiết thanh toán với người bán: Theo quy định hiện hành, sổ chi tiết thanh toán được mở để theo dõi riêng đối với từng nhà cung cấp thường xuyên và các nhà cung cấp không thường xuyên thì thì được theo dõi chung trên một cuốn sổ. Tuy nhiên trong doanh nghiệp tất cả tình hình thanh toán với người bán cho dù thường xuyên hay không thường xuyên đều được theo dõi trên cùng một cuốn sổ chi tiết của tài khoản 331. Việc theo dõi như vậy chưa phản ánh được thông tin kịp thời về tình hình công nợ với những nhà cung cấp thường xuyên. Nếu có yêu cầu cung cấp thông tin về tình hình công nợ với một nhà cung cấp thường xuyên nào đó thì kế toán lại phải qua công đoạn gạn lọc, tra cứu, tính toán số liệu về nhà cung cấp đó trên sổ chi tiết tài khoản 331 tương đối vất vả. Do vậy để dễ dàng trong theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên mở thêm sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán đối với các nhà cung cấp thường xuyên. -Lập Bảng kê số 4,5: Kế toán doanh nghiệp thường bỏ qua công đoạn vào Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng dùng cho các TK 154,621,622,627) và Bảng kê số 5 (Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Theo cách làm này thì nội dung phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 7 không ảnh hưởng gì cả nhưng nếu xét về tính dễ đối chiếu và kiểm tra của kế toán thì chưa thực sự đạt kết quả cao bởi vì mỗi khi muốn đối chiếu các thông tin tổng hợp trên Nhật ký chứng từ số 7 ngược trở lại với từng nội dung chi tiết thì sẽ phải tốn nhiều công sức hơn để đối chiếu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Nếu doanh nghiệp lập Bảng kê số 4,5 thì công việc đối chiếu sẽ đỡ vất vả hơn đồng thời có thể nắm rõ tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích ngoài sản xuất trong tổng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Từ đó có kế hoạch quản lý để sử dụng tiết kiệm, cắt bỏ chi phí nguyên vật liệu ở những khâu không cần thiết ngoài sản xuất. -ý kiến 6: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Cùng với nhiều biện pháp khác, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu là một biện pháp để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. -Đối với khâu dự trữ và bảo quản: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu theo kiểu dự trữ dựa trên đơn đặt hàng ký được ở doanh nghiệp là tương đối phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí về vốn lưu động đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên trong kho của doanh nghiệp hiện nay vẫn còn tồn đọng một số nguyên vật liệu ít sử dụng đến qua nhiều kỳ, số nguyên vật liệu này cần phải có quyết định xử lý sớm để tránh tình trạng để lâu trong kho sẽ gây giảm sút về chất lượng dẫn đến giảm giá trị không thể bán được ra bên ngoài. Thêm vào đó việc có quyết định giải quyết sớm đối với số hàng này sẽ giảm bớt công sức bảo quản, làm rộng kho để dành chỗ cho việc chứa các nguyên vật liệu khác thiết yếu hơn. Ngoài ra công ty cũng nên lập định mức hao hụt vật tư để nâng cao trách nhiệm của thủ kho với công tác bảo quản vật tư đặc biệt là những vật tư hay bị giảm chất lượng do điều kiện môi trường chẳng hạn như sơn, dầu bóng...Đồng thời công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư thường xuyên hơn có thể là hàng tháng hoặc theo quý chứ không nên theo năm như hiện tại để có được những thông tin thường xuyên về tình hình và chất lượng nguyên vật liệu tồn kho. -Đối với việc thu mua vật tư: Vật tư được giao trách nhiệm cho bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư đi mua. Công ty cũng đã có quy định về mức giá chung đối với từng mặt hàng được mua. Việc lập ra quy định này thực chất chỉ là việc khống chế mức giá trần đối với vật liệu được mua mà chưa thực sự khuyến khích các cán bộ thu mua tìm kiếm những nguồn nguyên liệu rẻ hơn từ các nhà cung cấp khác nhau mà vẫn đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Nên chăng doanh nghiệp có thể đưa ra thêm quy định thưởng phần trăm hoa hồng đối với những ai trong công ty tìm được nguồn hàng đảm bảo chất lượng mà có giá thấp hơn giá doanh nghiệp đang mua hiện tại. Điều này sẽ có tác dụng khuyến khích nhân viên công ty tìm kiếm các nguồn hàng có đơn giá và chất lượng hấp dẫn hơn đồng thời cũng tạo ra sự cạnh tranh đối với các nhân viên thu mua và kết quả là công ty mua được nguyên liệu với giá thấp nhất mà vật tư vẫn đảm bảo chất lượng. Hay như đối với những đơn đặt hàng lớn cần sử dụng một khối lượng vật tư nhiều thì doanh nghiệp có thể mở hình thức đấu thầu để tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu có thể đưa ra mức giá tối ưu nhất. Song song với hình thức thưởng theo hoa hồng, doanh nghiệp cũng nên đưa ra chế độ xử phạt đối với những nhân viên thu mua không hoàn thành nhiệm vụ, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và gây tổn thất cho doanh nghiệp, thực hiện phương châm luôn luôn gắn quyền lợi và trách nhiệm đi cùng nhau. -Đối với công tác sử dụng nguyên vật liệu: Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thì phải luôn gắn chặt ba khâu chính là thu mua; dự trữ, bảo quản và sử dụng. Một kế hoạch về thu mua, dự trữ nguyên vật liệu dù có hoàn hảo đến đâu cũng không thể đạt kết quả trọn vẹn nếu không gắn với công tác sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Việc sản xuất các sản phẩm truyền thống trong doanh nghiệp hiện nay đều được dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhờ đó công tác quản lý nguyên vật liệu xuất cơ bản được kiểm soát. Thế nhưng định mức nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thường được lập ngay từ giai đoạn đầu bắt đầu sản xuất sản phẩm và được sử dụng luôn cho tới này mà hầu như không có sự điều chỉnh định mức mới. Việc này là một kẽ hở trong công tác quản lý vật liệu bởi vì trải qua thời gian sản xuất lâu các công nhân có điều kiện tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao tay nghề đồng thời cũng có thể tìm ra được những cách thức sử dụng vật liệu để sản xuất một cách tiết kiệm hơn. Do vậy doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao hơn tình hình thực hiện sản xuất theo định mức và kịp thời điều chỉnh định mức cho phù hợp tránh tình trạng định mức đề ra quá cao không khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Kết luận Thời gian cho giai đoạn thực tập đã khép lại với kết quả cụ thể là quyển luận văn về đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ mà em đã ghi nhận và đúc kết được trong thời gian thực tập tại công ty. Thông qua luận văn một số vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu đã được nêu bật kết hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã được trình bày một cách trung thực và bao quát nhất như việc giới thiệu về đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty, cách phân loại và tính giá nhập, xuất nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp mà công ty hiện đang áp dụng, hệ thống sổ sách mà công ty dùng để ghi chép, phản ánh về nguyên vật liệu, tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó, luận văn cũng nêu lên một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ nghiên cứu còn hạn chế, luận văn của em không tránh khỏi một số sai sót hoặc một số cái nhìn phiến diện kính mong nhận được sự đóng góp, bổ xung ý kiến để luận văn được hoàn thiện hơn. Qua đây em cũng xin bày tỏ tấm lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Phạm Bích Chi và các cô chú trong phòng kế toán Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã hết lòng giúp đỡ và cổ vũ động viên em trong quá trình nghiên cứu đề tài. ._.