Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn

, quản lý vốn đầu tư XDCB đang là một vấn đề cấp bách nhất trong giai đoạn hiện nay. Hạch tốn kế tốn, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống cơng cụ quản lý kinh tế tài chính cĩ vai trị tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm sốt các hoạt động kinh tế. Quy mơ sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu và phạm vị cơng tác kế tốn ngày càng được mở rộng, vai trị và vị trí của cơng tác kế tốn ngày càng cao. Với sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để cĩ thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch tốn địi hỏi các doanh nghiệp XDCB phải trang trải được chi phí bỏ ra và cĩ lãi. Mặt khác, các cơng trình XDCB hiện nay được tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy, giá trị dự tốn được tính tốn mơt cách chính xác và sát sao. Điều này khơng cho phép các doanh nghiệp XDCB sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tồn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí Nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, thì tổ chức tốt cơng tác kế tốn nguyên vật liệu cũng là một vấn đề đáng được quan tâm trong điều kiện hiện nay. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại đơn vị, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Cơng ty, đặc biệt là các đồng chí trong phịng kế tốn Cơng ty, em đã được làm quen và tìm hiểu cơng tác thực tế tại Cơng ty. Em nhận thấy kế tốn vật liệu trong Cơng ty giữ vai trị đặc biệt quan trọng và cĩ nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế tốn vật liệu và trong phạm vi bài viết này, em xin được trình bày vấn đề "Hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ tại Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn” Mặc dù rất cố gắng và nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo ThS Pham Thành Long cũng như các đồng chí trong ban lãnh đạo và phịng kế tốn cơng ty, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân cĩ hạn nên bài viết này khơng tránh khỏi những sai sĩt và hạn chế. Em rất mong được tiếp thu và xin chân thành cảm ơn những ý kiến đĩng gĩp cho bài viết này hồn thiện hơn Kết cấu đề tài gồm 2 phần lớn: Phần I: Thực trạng kế tốn vật liệu và cơng cụ dụng cụ tại Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn. Phần III: Hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu và cơng cụ dụng cụ tại Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn PHẦN I : THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN TAM SƠN I/ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN TAM SƠN . 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102003332 cấp ngày 04/09/2001 tại Phịng kinh doanh Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội. Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn là doanh nghiệp tư nhân . Cơng ty cĩ đội ngũ cán bộ, kỹ thuật giỏi, cơng nhân tay nghề cao, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ thi cơng chuyên ngành tiên tiến, cĩ kinh nghiệm thi cơng xây dựng các cơng trình thuỷ lợi, điện, nước, cơng trình cơng nghiệp, xử lý các loại nền mĩng cơng trình, sản xuất cấu kiện bê tơng đúc sẵn trong cả nước. Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị giao thơng. Tên đầy đủ: Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn. Tên viết tắt: “ Eqtech Group” Trụ sở giao dịch đặt tại: Phịng 308, số 83A, Lý Thường Kiệt, Hồn Kiếm, Hà Nội Số điện thoại: 04.9422862 Fax: 04.9422864 Cơ cấu vốn điều lệ: Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng. Với tỷ lệ gĩp vốn: - Ơng Phạm Quốc Việt gĩp: 2.000.000.000 đồng , chiếm 40% vốn điều lệ - Ơng Trịnh Văn Tâm gĩp: 2.000.000.000 đồng, chiếm 40% vốn điều lệ - Ơng Đào Quang Thái gĩp: 1.000.000.000 đơng, chiếm 20% vốn điều lệ * Các cơng trình lớn cơng ty đã xây dựng đạt huy chương vàng chất lượng cao: + Cầu Trung Hà- Việt Trì + Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 32 Phú Thọ BT ASPHALT + Và một số cơng trình cao cấp khác: Quảng Ninh, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang, vv… Trong những năm hoạt động vừa qua Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt là trong những năm gần đây sản lượng năm sau cao hơn năm trước, thu nhập bình quân của cơng nhân tăng lên đồng thời gĩp phần đáng kể vào ngân sách Nhà nước. Việc bảo tồn và phát triển số vốn kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước địi hỏi cơng ty khơng ngừng nâng cao trang thiết bị hiện đại, đầu tư và đào tạo đội ngũ cán bộ cĩ trình độ, đội ngũ cơng nhân cĩ tay nghề, nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng lao động. Với đội ngũ cán bộ cơng nhân viên chức của cơng ty là: 238 người. Trong đĩ: Cán bộ khoa học kỹ thuật: 68 người + Trình độ đại học : 40 người + Trình độ cao đẳng: 28 người - Cơng nhân kỹ thuật: 170 người Với sự năng động của tập thể CBCNV cơng ty và sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng cơng ty trong những năm gần đây, cơng ty khơng ngừng tăng trưởng và phát triển với nhịp độ năm sau tăng hơn năm trước. Sự phát triển đĩ là hợp xu hướng đang phát triển của ngành xây dựng Việt Nam hiện nay. Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động kinh doanh cĩ tư cách pháp nhân, cĩ quyền và nghĩa vụ theo luật định, thực hiện chế độ hạch tốn kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của cơng ty cổ phần, luật doanh nghiệp. * Tài khoản tiền được mở tại: - Ngân hàng Quốc tế ( VIBank) Địa chỉ: 64 Lý Thường Kiệt, Hồn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 001704060029112 - Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam, CN Quang Trung Địa chỉ: 53 Quang Trung, Hà Nội Tài khoản: 12310000031564 Cơng ty được sử dụng vốn và các quỹ của cơng ty để khắc phục kịp thời các nhu cầu của kinh doanh theo nguyên tắc đảm bảo cĩ hiệu quả Tự huy động vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng khơng đổi hình thức sở hữu của cơng ty. Cơng ty thực hiện quyền kiểm tra ,giám sát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc của cơng ty. Nộp các khoản thuế và các khoản nộp khác theo pháp lệnh hiện hành . Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế tốn thống kê, chế độ kế tốn và báo cáo tài chính hiện hành đối với nhà nước. Do các cơng trình cĩ địa điểm thi cơng khác nhau, thời gian xây dựng dài mang tính đơn chiếc nên lực lượng lao động của Cơng ty được tổ chức thành các đội cơng trình như trên, mỗi đội cơng trình thi cơng một hoặc vài cơng trình. Trong mỗi đội cơng trình lại được tổ chức thành các tổ sản xuất theo yêu cầu thi cơng, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi cơng của từng thời kỳ mà số lượng các đội cơng trình, các tổ sản xuất trong mỗi đội sẽ được thay đổi phù hợp với yêu cầu cụ thể. 2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn Là cơng ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của cơng ty là thi cơng xây dựng mới: cầu, đường giao thơng, xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, văn hố, cơng cộng…với quy mơ vừa và nhỏ trong phạm vi trên cả nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm xây dựng cĩ tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi cơng dài….nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cĩ những đặc điểm riêng. 2.1/ Sơ đồ bộ máy hoạt động của cơng ty Số: 01 Chủ tịch hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phĩ giám đốc điều hành sản xuất Phĩ giám đốc điều hành kỹ thuật thi cơng Phĩ giám đốc điều hành kinh doanh Phịng tổ chức cán bộ và lao động Phịng hành chính bảo vệ Phịng kỹ thuật thiết bị thi cơng và vật tư Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh tế kế hoạch dự án Xưởng sửa chữa thiết bị Đội thi cơng cơ giới Đội cơng trình III Đội cơng trình II Đội cơng trình I Xí nghiệp xây lắp số II Xí nghiệp xây lắp số I 2.2/ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Cơng ty và mối quan hệ giữa chúng. - Chủ tịch hội đồng quản trị- kiêm giám đốc cơng ty: Là người đứng đầu cơng ty đại diện cho cán bộ cơng nhân viên chức. Chủ tịch hội đồng quản trị - giám đốc cơng ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty, nhiệm vụ đối với nhà nước, bảo tồn và phát triển cơng ty ngày một phát triển, đảm bảo đời sống cho cán bộ cơng nhân viên chức. - Giúp việc cho Chủ tịch hội đồng quản trị cĩ Phĩ giám đốc, kế tốn trưởng và các trưởng phịng chuyên trách. + Phịng kinh tế kế hoạch: Tham mưu cho Hội đồng quản trị về kế hoạch, giao nhiệm vụ cho các đội thi cơng. Theo dõi và thực hiện kế hoạch đã giao. Trưởng phịng là người đứng đầu phịng kinh tế kế hoạch chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hoạt động của phịng.. + Phịng tài chính kế tốn: Là phịng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Cơng ty và cĩ trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thơng tin tài phục vụ cơng tác ra quyết định của nhà quản lý. Tham mưu cho Giám đốc cơng ty về kế hoạch thu chi tài chính, cập nhật chứng từ sổ sách chi tiêu văn phịng, các khoản cấp phát, cho vay và thanh tốn khối lượng hàng tháng đối với các đội. Thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, khấu hao, tiền lương cho văn phịng và các đội, báo cáo định kỳ và quyết tốn cơng trình. Đứng đầu phịng tài chính kế tốn là kế tốn trưởng cĩ nhiệm vụ điều hành và tổ chức cơng viêc trong phịng kế tốn, hướng dẫn hạch tốn kiểm tra tính tốn ghi chép sổ sách kế tốn. + Phịng kỹ thuật thi cơng thiết bị và vật tư Cĩ trách nhiệm tham mưu cho trưởng ban chỉ huy cơng trình về cơng tác khảo sát, thiết kế bản vẽ thi cơng các hạng mục cơng trình để làm việc với tư vấn giám sát. Lập kế hoạch quản lý chất lượng cơng trình Tư vấn giám sát. Vạch tiến độ, điều chỉnh tiến độ mũi thi cơng sao cho phù hợp với tiến độ chung của cơng trình. Chỉ đạo và giám sát các đội về mặt kỹ thuật, đảm bảo thi cơng đúng quy trình, thống nhất về các giải pháp kỹ thuật thi cơng cùng với tư vấn giám sát tổ chức việc nghiệm thu từng hạng mục cơng trình, tổng nghiệm thu tồn bộ cơng trình và bàn giao đưa vào sử dụng. + Phịng tổ chức cán bộ và lao động: Quản lý và đề xuất mơ hình tổ chức theo dõi phát hiện hợp lý hay khơng hợp lý các mơ hình quản lý nhân lực, xem xét dự kiến nhân lực, đào tạo cán bộ, nâng lương, nâng bậc, quản lý cán bộ cơng nhân viên chức, tham mưu cho giám đốc cơng ty giải quyết các chế độ chính sách, xây dựng quy chế làm việc…. + Phịng hành chính bảo vệ: Tham mưu cho giám đốc cơng ty về mặt quản lý tài sản, văn thư, lưu trữ và các cơng tác khác cĩ liên quan… + Các đội, tổ xây lắp: Tổ chức quản lý thi cơng cơng trình theo hợp đồng cơng ty ký kết và theo thiết kế được phê duyệt, mua bán vật tư, làm thủ tục thanh quyết tốn từng giai đoạn và tồn bộ cơng trình. + Xưởng sửa chữa thiết bị cơ giới: Quản lý và sửa chữa xe máy thiết bị, đáp ứng yêu cầu thi cơng các cơng trình đảm bảo tiến độ thi cơng. Cách tổ chức lao động, tổ chức sản xuất như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Cơng ty quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế kỹ thuật với từng đội cơng trình, tạo điều kiện thuận lợi để cơng ty giao khốn tới từng đội cơng trình. 3. Tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh Cơng ty. Trong nhiều năm gần đây Cơng ty liên tục hồn thành vượt mức kế hoạch sản lượng năm sau cao hơn năm trước , đảm bảo việc làm cho người lao động. * Giá trị sản lượng : Đơn vị tính : 1.000 đồng Năm 2005 2006 2007 Giá trị sản lượng 31.300.000 49.158.530 57.426.000 * Song song với mức tăng đều của sản lượng qua các năm là mức tăng doanh thu của cơng ty . Đơn vị tính : 1.000 đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu 25.816.750 30.820.632 45.680.000 2 Lợi nhuận 1.826.530 2.543.560 4.167.424 Từ số liệu bảng trên ta thấy doanh thu tăng lên khơng ngừng qua các năm đã giúp cho nguồn vốn của cơng ty được mở rộng, lớn mạnh hơn.Vì vậy cơng ty đã khơng ngừng đổi mới cơng nghệ mới: các loại cần cẩu cĩ sức nâng 50 tấn, xe vận tải hạng nặng và nhiều máy mĩc thiết bị hiện đại khác… Với số tiền đầu tư lớn. Mức đầu tư thiết bị qua các năm như sau: Đơn vị tính :1.000 đồng Năm 2005 2006 2007 Đầu tư thiết bị 2.800.000 3.300.000 4.500.000 * Đời sống việc làm của người lao động : Trong những năm gần đây cơng ty đã đảm bảo 100% cơng nhân cĩ việc làm ổn định và cơng ty khơng ngừng chăm lo cải thiện đời sống của người lao động, phối hợp chuyên mơn đào tạo bồi dưỡng trình độ tay nghề cho người lao động xây dựng kế hoạch bảo hộ lao động với kinh phí hàng năm từ 150 đến 200 triệu đồng. Mức thu nhập bình quân của người lao động tăng : Đơn vị tính :1.000 đồng Năm 2005 2006 2007 Thu nhập bình quân tháng 1.453 1.626 1.950 Những con số này cho thấy cơng ty cĩ sự phát triển như vậy là do sự cố gắng nỗ lực của tập thể Ban giám đốc, các phịng ban và của từng cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty cùng với bộ máy làm viêc khoa học, hiệu quả II/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN VÀ BỘ SỔ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN TAM SƠN. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn Bộ máy kế tốn là một trong những bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của cơng ty. Nhờ cĩ sự phản ánh của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh đã giúp cho Hội đồng quản trị, phĩ giám đốc, các tổ chức cá nhân đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.Việc tổ chức bộ máy kế tốn là rất quan trọng, hoạt động của bộ máy kế tốn ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình phát triển và uy tín của cơng ty. Để phù hợp với tính chất đặc điểm quy mơ hoạt động của cơng ty ban lãnh đạo cơng ty và kế tốn trưởng đã quyết định chọn làm cơng tác kế tốn theo hình thức kế tốn tập trung Theo hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty đều được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn, ở các bộ phận trực thuộc như: Xí nghiệp xây lắp 1,2 các đội xây dựng 1, 2, 3 khơng cĩ bộ phận kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu thập chứng từ và chuyển về phịng kế tốn tập trung theo đùng thời hạn quy định. Bên cạnh đĩ tại mỗi cơng trường thi cơng đơn vị cĩ thể bố trí thêm một hệ thống kế tốn để thường xuyên kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình xây lắp . Với quy mơ này người chịu trách nhiệm cao nhất là kế tốn trưởng .Kế tốn trưởng là người được Hội đồng quản trị uỷ quyền giám sát mọi hoạt động tài chính cĩ liên quan đến tài sản và nguồn vốn của cơng ty. Bên cạnh đĩ các nhân viên phịng kế tốn cũng phải chịu trách nhiệm về cơng việc ,nhiệm vụ của mình dưới sự điều khiển của kế tốn trưởng . Hình thức kế tốn tập trung đã giúp cho bộ máy kế tốn của cơng ty giảm nhẹ được thời gian đi lại và khối lựợng cơng việc của các cán bộ thống kê ,kế tốn ở các đội sản xuất.Tuy nhiên hình thức này cịn cĩ một nhược điểm do địa bàn hoạt động rộng khắp nơi nên việc kiểm tra giám sát của của kế tốn trưởng và lãnh đạo cơng ty với các cơng tác kế tốn cũng như những hoạt động khác khơng kịp thời, sát sao và bị hạn chế. Bộ máy kế tốn của cơng ty cĩ vai trị quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Nĩ thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thơng tin kinh tế tài chính cho các đối tượng cĩ liên quan. Bộ máy kế tốn cĩ nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc trong cơng tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kế tốn cĩ các nhiệm vụ sau: Tổ chức hạch tốn kế tốn: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định. Tổ chức cơng tác phân tích tình hình tài chính của cơng ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Thực hiện cơng tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định. Tổ chức cơng tác, phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành. Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế tốn. Sơ đồ bộ máy kế tốn: Số: 02 KẾ TỐN TRƯỞNG Bộ phận kế tốn vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng. Bộ phận kế tốn thanh tốn, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế tốn vốn bằng tiền Bộ phận kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ Bộ phận kế tốn thuế, cơng nợ cổ phần. Bộ phận kế tốn tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu. Nhân viên kinh tế các đội… * Chức năng ,nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế tốn Phịng kế tốn cơng ty chia làm 5 bộ phận + Bộ phận kế tốn vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng. + Bộ phận kế tốn thanh tốn, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế tốn vốn bằng tiền. + Bộ phận kế tốn tập hợp chi phí và tính gía thành, thủ quỹ. + Bộ phận kế tốn thuế, cơng nợ, cổ phần. + Bộ phận kế tốn tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu. Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung. Đứng đầu bộ máy là kế tốn trưởng( Trưởng phịng tài chính kế tốn). - Kế tốn trưởng là người đại diện của Phịng tài chính kế tốn trong quan hệ với Giám đốc, phĩ giám đốc và các phịng ban khác trong đơn vị. Kế tốn trưởng là người cĩ trình độ, cĩ thâm niên cơng tác, cĩ kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế tốn và chương trình kế tốn trưởng. Kế tốn trưởng cĩ nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong kế tốn, hướng dẫn hạch tốn, kiểm tra việc tính tốn ghi chép tình hình hạt động của Cơng ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Bộ phận kế tốn vật tư, tài sản, thống kê sản lượng cĩ nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập- xuất- tồn vật liệu, cơng cụ dụng cụ. Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tăng giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao vào quá trình SXKD của cơng ty, báo cáo thống kê định kỳ. Bộ phận kế tốn thanh tốn, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế tốn vốn bằng tiền: cĩ nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản thanh tốn với người bán, tổng hợp sĩ liệu từ các đội gửi lên để phối hợp với các bộ phận tính khác tính tốn lương, phụ cấp cho CBCNV, trích BHXH theo chế độ quy định. Bộ phận kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ: cĩ nhiệm vụ tập hợp tất cả chi phí để tính giá thành cho từng cơng trình và cùng với kế tốn vốn bằng tiền tiến hành thu- chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu- chi tiền mặt. Bộ phận kế tốn thuế, cơng nợ, cổ phần: Bộ phận này cĩ nghiệm vụ tập hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước, thanh tốn các khoản phải trả, thống kê số cổ phần và báo cáo lợi tức của mỗi cổ phần trước đại hội đồng cổ đơng. Bộ phận kế tốn tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu: cĩ nhiệm vụ trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin cho các đối tượng khác nhau , đồng thời phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, hỗ trợ kế tốn trưởng trong việc vận dụng hệ tống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơng tác quản lý. Nhân viên kinh tế các đội hàng ngày thu thập chứng từ, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch tốn ban đầu và chuyển về phịng kế tốn tập trung. 2 / Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn tại Cơng ty. 2.1/ Các chính sách kế tốn chung Cơng ty vân dụng chính sách kế tốn chuẩn mực kế tốn do Bộ trưởng bộ tài chính ban hành, các văn bản Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC Niên độ kế tốn được cơng ty áp dụng từ 01/01 đầu năm đến 31/012 cuối năm và kỳ kế tốn Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn làm theo 1 năm 4 quý . Sổ kế tốn được mở vào đầu kỳ kế tốn năm (tức ngày 01/01 đầu năm ) .Do cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời nên đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời trước khi dung phải được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đĩng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế tốn để đảm bảo sự an tồn,dễ tìm. Việc ghi sổ kế tốn phải căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế tốn. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh… Cuối kỳ kế tốn phải khố sổ kế tốn trước khi lập báo cáo tài chính (ngày cuối cùng của năm tài chính 31/12 ) 2.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ sử dụng và tài khoản kế tốn a/ Chứng từ của doanh nghiệp được áp dụng theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC Các danh mục chứng từ kế tốn doanh nghiệp đang sử dụng bao gồm: Chỉ tiêu lao động và tiền lương Bảng chấm cơng Bảng thanh tốn tiền lương Bảng thanh tốn tiền thưởng Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành Phiếu báo làm thêm giờ Hợp đồng giao khốn Biên bàn điều tra tai nạn lao động Chỉ tiêu hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê vật tư Thẻ kho Chỉ tiêu tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh tốn Bảng kiểm kê quỹ Chỉ tiêu Tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ b/ Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC 2.3/ Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn.. Cơng ty áp dụng hệ thống sổ sách kế tốn của hình thức Chứng từ ghi sổ theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC * Sơ đồ hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI CƠNG TY Số: 03 Báo cáo kế tốn Chứng từ gốc Các loại sổ k ế tốn chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ quỹ Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế tốn phản ánh vào vào các chứng từ cĩ liên quan theo đúng quy định hiện hành. Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mơ của Cơng ty. Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch tốn kế tốn Cơng ty đã lựa chọn hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ làm hình thức kế tốn cho Cơng ty mình. * Đặc điểm hình thức chứng từ ghi sổ. Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống .Tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hai sổ kế tốn tổng hợp riêng biệt là đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Tách rời kế tốn tổng hợp với ghi sổ kế tốn chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế tốn riêng là sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết để ghi sổ theo hai đường khác nhau. Cơ sở để ghi sổ kế tốn tổng hợp chứng từ ghi sổ là tổng hợp chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng CĐTK để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép tổng hợp 2.4/ Tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo kế tốn Hệ thống báo của Cơng ty bao gồm các mẫu biểu sau: - Bảng Cân đối kế tốn: Mẫu số B 01 - DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 - DNN - Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN Ngồi ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, các ph ịng ban cĩ thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác III/ KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CƠNG CỤ DỤNG CỤ TAI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN TAM SƠN 1/Đặc điểm quản lý, sử dụng vật liệu tại Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn Để tiến hành thi xây dựng nhiều cơng trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường cơng ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ cĩ vai trị, tính năng lý hố riêng. muốn quản lý tốt và hạch tốn chính xác vật liệu, cơng cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Tại Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn cũng tiến hành phân loại vật liệu cơng cụ dụng cụ. nhưng việc phân loại vật liệu chỉ để thuận lợi và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu cơng cụ dụng cụ ở kho. Trong cơng tác hạch tốn do sử dụng mã vật tư nên cơng ty khơng sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ mà cơng ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu cơng cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch tốn tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”, các loại cơng cụ dụng cụ sử dụng đều hạch tốn vào tài khoản 153 “ cơng cụ dụng cụ”. cụ thể ở Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn sử dụng mã vât tư như sau: Đối với vật liệu: + Nguyên vật liệu khơng phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi là vật liệu chính: “ Là đối tượng lao độ chủ yếu của cơng ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nĩ bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà cơng ty sử dụngnhư: xi măng, sắt, thép, gạch, ngĩi, vơi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhĩm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép 6, thép 10, thép 20…, thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cĩ tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy mĩc, xe như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy mĩc thiết bị mà cơng ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy mĩc, máy cẩu, máy trộn bê tơng và phụ tùng thay thế của xe ơ tơ như: các mũi khoan, săm lốp ơ tơ. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ khơng dùng được nữa , vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay cơng ty khơng thực hiện được viêc thu hồi nên cơng ty khơng cĩ phế liệu thu hồi. Cơng ty bảo quản vật liệu, cơng cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi cơng trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu khơng bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi cơng xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khơ ráo, tránh ơ xy hố vật liệu, cơng cụ dụng cụ, các kho cĩ thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vơi, được đưa thẳng tới cơng trình. Cơng ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phịng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của cơng tác hạch tốn và quản lý nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ cơng ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng cơng ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu cơng ty sử dụng bởi các chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngồi những kiến thức ghi chép ban đầu, cịn phải cĩ những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế tốn vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất, bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Đối với cơng cụ dụng cụ: + Cơng cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng… + Bao bì dụng cụ: vỏ bao xi măng…. + Đồ dùng cho thuê: các loại máy mĩc phụ vụ thi cơng… 2. Kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở Cơng ty Cổ phần Thiết bị điện Tam Sơn. Hiện nay cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên cũng cĩ mốt số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chức năng của kế tốn. Cụ thể khi vật liệu, cơng cụ dụng cụ mua về đến kho của cơng ty trình tự hạch tốn được tiến hành như sau: 2.1/ Thủ tục nhập kho: 2.1.1/ Trường hợp nhập kho vật liệu, cơng cụ dụng cụ từ nguồn mua ngồi: Theo chế độ kế tốn quy định, tất cả các loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ về đến cơng ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, cơng cụ dụng cụ được chuyển đến cơng ty, người đi nhận hàng( nhân viên tiếp liệu) phải mang hố đơn của bên bán vật liệu, cơng cụ dụng cụ lên phịng vật tư, trong hố đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh tốn… Căn cứ vào hố đơn của bên bán, phịng vật tư dự xem xét tính hợp lý của hố đơn, nếu nội dung ghi trong hố đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đĩ đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hố đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thực nhận rồi ký nhận vào cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đĩ vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải chuyển cho kế tốn vật liệu một liên phiếu nhập cịn một liên phiếu nhập ( kèm theo hố đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế tốn cơng nợ để theo dõi thanh tốn. Đồng thời kế tốn vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế tốn cơng nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho cịn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hố đơn đến thanh tốn nợ. Kế tốn theo dõi cơng nợ phải thường xuyên theo dõi thơng báo số nợ của từng người bán và cĩ biện pháp thanh tốn dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa. Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau: Ban kiểm nghiệm Hố đơn Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Vật liệu,cơng cụ dụng cụ Phịng vật tư Nhập kho Phịng kế tốn Hố đơn Hàng tháng thủ kho mang chứng từ của mình lên phịng kế tốn cơng ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế tốn rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. Hố đơn (GTGT) Mẫu số 01/ GTGT-3L Liên 2: Giao cho khách hàng MN/2007B Ngày 9/12/2007 N0: 53530 Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH Vật tư xây dựng Đức Viên Địa chỉ: Lơ 21 - KTĐ Trung Hồ-Cầu Giấy- Hà Nội Số TK:……. Điện thoại: MS 0 1 0 1 6 4 5 4 5 2 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Cơng ty TNHH Thiết bị cơng nghệ Tam Sơn Địa chỉ: P308, số 83A Lý Thường Kiệt, Hà Nội Số tài khoản:………………….. Hình thức thanh tốn: TM/ CK MS 0 1 0 1 1 7 0 9 0 7 STT Tên hàng hố dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng Bút Sơn Kg 30.000 700 21.000.000 Cộng tiền hàng: 21.000.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 2.100._.