Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

cung cầu, quy luật giá trị. Do đó để đứng vững, tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả tức là đem lại lợi nhuận.Vì vậy các thông tin cần được cung cấp một cách chính xác kịp thời và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kết quả kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ chương, chính sách và giải pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nằm thoả mãn những nhu cầu nào đó. Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con người, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Con người có sức lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm). Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lượng sản phẩm cũng như giá thành của sản phẩm. Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Bố cục của luận văn gồm ba chương: Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79 Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79. Luận văn tốt nghiệp này được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Đoàn Vân Anh cùng các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán phân tích và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán và chú kế toán trưởng tại Xí nghiệp cơ khí 79. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng tài vụ cùng toàn thể ban lãnh đạo của Xí nghiệp cơ khí 79 lời cảm ơn chân thành nhất. Chương I: các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NVL trong SXKD 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL Khái niệm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm được sản xuất ra. 2. Vai trò của NVL trong SXKD Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có cả những vật liệu quý hiếm. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát. ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm được tạo ra. Do vậy nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động. Nhưng về mặt giá trị đó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp. Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động. Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục. Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. II. Phân loại và tính giá NVL 1. Phân loại NVL Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...) - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốtv.v...; - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải....; - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồmcác vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản; - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt....) - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủngv.v... Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự gia công chế biến Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, ... Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm 2. Đánh giá NVL *Nguyên tắc đánh giá Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Thông qua việc đánh giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau như trị giá vốn của vật liệu mua nhập kho, trị giá vốn của vật liệu xuất kho. Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí SXKD. Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biên hiện nay. Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chếp một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ. Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu = + - xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ a. Giá mua thực tế vật liệu nhập Vật liệu mua ngoài: Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá = + - kho trên hóa đơn thực tế được hưởng Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. Vật liệu thuê ngoài chế biến: Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyể, bốc = + + kho đem chế biến chế biến dỡ vật liệu đi và về vật liệu được cấp: Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vân chuyể, bôc dỡ Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định Vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường. b. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu *Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước , xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất . Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng . Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm . *Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ được xuất kho trước tiên , nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô đó để tính. Do đó nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng giảm thì giá trị vật liệu xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng. * Phương pháp đích danh Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho. khi xuất kho lô nào hay cái nào sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó. *Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL Xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó : 1/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân Cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản , dễ làm nhưng độ chính xác không cao . Công việc tính toán dồn vào cuối tháng , gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. 2/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị bình quân Cuối kỳ trước = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước ) Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước ) Phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này . 3/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân Sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên , vừa chính xác , vừa cập nhật . Nhược điểm của phương pháp này tốn nhiều công sức , tính toán nhiều lần . * Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp việc mua nguyên vật liệu thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhập xuất nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng ( hoặc tồn kho cuối kỳ x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại , từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý III. Nhiệm vụ kế toán NVL 1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh, việc quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo được đầy đủ những yêu cầu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sử dụng. Cụ thể là - ở khâu thu mua: Phải có kế hoạch thu mua các loại nguyên vật liệu hợp lý phù hợp với yêu cầu sản xuất. Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ. - ở khâu dự trữ: Phải xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tượng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất. - ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải được bảo quản chặt chẽ tránh hiện tượng hư hao mất mát. Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất. - ở khâu sử dụng: Cần xây dựng được định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Trên cơ sỏ đó so sánh định mức, sự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiếm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp 2. Vai trò của kế toán Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp. - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. IV. Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên quan 1. Thủ tục nhập-xuất NVL Tại các doanh nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Đối với vật tư mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng được làm đầy đủ thủ tục xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu nhập kho và xuất kho. Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký được chuyển cho thủ kho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ như quy định. 2. các chứng từ kế toán liên quan Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau. Để cho việc quản lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. Các loại chứng từ, sổ sách phục vụ cho việc hạch toán chi tiết bao gồm: a. chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc + Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT) + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH) b. Các chứng từ kế toán hướng dẫn + Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) V. Phương pháp kế toán chi tiết NVL Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phương pháp khác nhau. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọn một trong các phương pháp thích hợp. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng. ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu 3. Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. + ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng. Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào nhgày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. + ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra ssố dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này dùng để đối chiếu với cột “Số tiền “ trên sổ số dư. Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ Ghi cuối tháng VI. Kế toán tổng hợp NVL 1. TK kế toán chủ yếu sử dụng: Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Để phản ánh số hiện có và tình hình nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế) * TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật liệu nhập, xuất và tồn kho. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: Trị giá vật liệu nhập kho và tăng lên do các nguyên nhân khác Bên có: Trị giá vật liệu xuất kho và giảm xuống do các nguyên nhân khác Dư nợ: Trị giá vật liệu tồn kho * TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối thàng chưa về nhập kho. Kết cấu TK này như sau: Bên nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi trên đường Bên có: Trị giá hàng đã mua đã về đến doanh nghiệp Dư nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên dường Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: + TK 331 Phải trả người bán + TK 141 Tạm ứng + TK 111 Tiền mặt + TK 112 Tiền gửi ngân hàng + TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL 2.2. Theo phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loại vật liệu một cách thường xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu. Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu tồn kho. Phương pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan. a. Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL: * Trường hợp mua ngoài - Khi mua vật liệu về nhập kho: Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi: nợ TK 152- giá mua nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán - Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi: nợ TK 151- giá mua nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Sau đó khi về nhập kho sẽ ghi: nợ TK 152 Có TK 151 - Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu tính vào giá nhập kho: nợ TK 152- giá chưa có thuế nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111, 112,141, 331- Số tiền thanh toán - Nếu được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua: Nợ TK 111,112,138, 331 Có TK 152 - Nếu được hưởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu tính vào thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112, 138, 331 Có TK 515 - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nước đối với vật liệu nhập khẩu được tính vào giá nhập Nợ TK 152 Có TK 3333 “Thuế XN khẩu” - Khoản thuế GTGT phải nộp đối với số vật liệu nhập khẩu nhưng được khấu trừ. Nợ TK 133 Có TK 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” * Trường hợp tự chế biến Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu tự sản xuất để ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 “ chi phí SXKD dở dang” * Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến - Trị giá vật liệu xuất giao cho người nhân chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khoản phải thanh toán cho người nhận gia công chế biến và các chi phí khác có liên quan: Nợ TK 154 Có TK 111, 112, 331... - Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của VL đã chế biến xong để ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 * Trường hợp nhận góp vốn liên doanh, cổ phần Nợ TK 152 Có TK 441 “ nguồn vốn kinh doanh Có TK 111,112,... Các khoản chi phí có liên quan. b. Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL * Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng * Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi: (1) Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 (2) Cho vay, mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK 152 * Khi xuất vật liệu kém phẩm chất, ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội dung: (1) Trị giá xuất bán: Nợ TK 811- chi phí khác Có TK 152 (2) Tiền bán vật liệu thu được: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711- thu nhập khác Có TK 3331- thuế GTGT Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711- thu nhập khác *Xuất VL dùng góp vốn liên doanh - Phản ánh giá gốc vật liệu góp vốn Nợ TK 632: Có TK 152 - Phản ánh tổng giá thanh toán được liên doanh chấp nhận Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Có TK 511: doanh thu Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp c. Một số trường hợpkhác về vật liệu * thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê - Nếu trị giá thiếu được ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi; Nợ TK 632 Có TK 152 - Nếu trị giá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 Sau đó, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 1388- bắt bồi thường Nợ TK 632- tính vào giá vốn ...... Có TK 1381- “ TS chờ xử lý” * Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh: - Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi: Nợ TK 152 Có các TK có liên quan - Nếu thừa nhưng chưa xác định nguyên nhân kế toán căn cứ vào trịn giá thừa để ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381- TS thừa chờ xử lý Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 3381 Có TK 632- giảm giá vốn hàng bán * Khi đánh giá lại làm tăng trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch tăng để ghi: Nợ TK 152 Có TK 412- chênh lệch đánh giá lại TS Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai tường xuyên có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 138 (1381) TK 154 Xuất NVL tự chế, thuê ngoài gia công TK 411 TK 154 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần cấp phát bằng NVL Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 412 Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 128, 222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK 336 Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 632, 157 TK 627, 641, 642, 241 TK 151 TK 152 TK 621 TK 111, 112, 331, 141 TK 3333 Nhập kho NVL đang đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Nhập kho NVL mua ngoài (hàng và hoá đơn cùng về) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho NVL xuất phục vụ QL phân xưởng, bán hàng QLDN, XDCB Xuất bán NVL TK 632 2.2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không được phản ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu"). Để biết được lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đường cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức: Trị giá vật liệu xuất kho = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ Mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được phản ánh qua tài khoản 611 “ Mua hàng”- chi tiết 6111 “Mua nguyên vật liệu”. TK151, 152 chỉ phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ. Kết cấu TK611 như sau: Bên nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK151,152 chuyển sang - Trị giá vật liệu nhập trong kỳ Bên có: - Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ được chuyển trở lại TK151,152 TK 6111- không có số dư Nội dung phản ánh: (1) Đầu kỳ, căn cứ vào trị giá vật liệu hiện có được phản ánh trên TK151,152 để chuyển sang TK6111 Nợ TK6111 Có TK151,152 (2) Trong kỳ, mọi nghiệp vụ nhập vật liệu được phản ánh: Nợ TK6111- Trị giá vật liệu nhập Nợ TK133- Thuế GTGT Có TK111,112,331... Nếu được bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua, kế toán sẽ ghi: Nợ TK331,... Có TK6111 (3) Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê để chuyển trị giá vật liệu hiện còn về Nợ TK151,152 Có TK6111 (4) Sau đó khi xác định được trị giá VL xuất sử dụng trong kỳ sẽ ghi Nợ TK621 “ chi phí NVL trực tiếp” Có TK6111 Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 627, 641, 642, 241 TK 821 TK 151, 152, 157 TK 611 TK 151, 152, 157 TK 111, 112, 331, 141 TK 411, ... Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ Giá vốn thực tế hàng mua vào trong kỳ Trường hợp khác làm tăng giá trị NVL trong kỳ Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Trị giá vốn thực tế NVL xuất bán TK 133 Thuế VAT VII. Hệ thống sổ kế toán áp dụng Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợ. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái. 1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ Hàng ngày căn cứ vào c._.