Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng (ko lý luận)

n thị trường. Các doanh nghiệp luôn luôn đặt ra câu hỏi: làm thế nào để có được lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra thấp nhất. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì câu hỏi đó được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu như: chi phí đầu vào gồm tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng là một trong ba yếu tố chính của quá trình sản xuất. Đó là thành phần chính cấu thành nên sản phẩm, kết quả chính của quá trình sản xuất. Trên thực tế vấn đề không chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu vật liệu gây ngừng sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn và chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có một quá trình quản lý thích đáng, toàn diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thường của quá trình sản xuất kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL nên trong thời gian thực tập tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng em đã cố gắng đi sâu nghiên cứu kết hợp lý luận với thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Trung tâm. Được sự hướng dẫn tận tình của PGS. TS. Phạm Quang cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng tài chính kế toán tại Trung tâm em đã mạnh dạn chon chuyên đề: “ Hoàn thiện kế toán NVL tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng”. Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng Hà nội tháng 05/ 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG Đặc điểm nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng Vật liệu sử dụng trong trung tâm xây dựng nói chung rất đa dạng, theo các báo cáo về chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu của trung tâm thì có đến 10.000 loại vật liệu khác nhau. Đây là những loại vật liệu xây dựng mà tính chất lý hóa của chúng rất khác nhau. Do đó yêu cầu bảo quản dự trữ các loại vật liệu cũng có những nét riêng biệt, có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như: Xi măng, Sắt thép... có loại lại không thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời như: Cát, Sỏi, Đá... Vì vậy mà vật liệu của công ty rất dễ xảy ra hao hụt mất mát. Phân loại nguyên vật liệu Giống như các tổ chức xây dựng khác, trung tâm cũng sử dụng các loại vật liệu phổ biến: Cát, Sỏi, Sắt, Thép, Xi, Gạch, Ngói, Đá...Mỗi loại vật liệu này lại gồm nhiều chủng loại khác nhau, như Cát có Cát đen, Cát vàng, Xi măng trắng, Xi măng đen, Thép thì có các loại thép trơn, thép vằn xoắn, quy cách từ Ф6 đến Ф8…, Gạch có Gạch xây, Gạch men kinh, Gạch nát... Đơn vị tính của các loại vật liệu này cũng khác nhau: Các loại Sắt thép, đinh: Tính bằng Kg ( kilogam), các loại Đá vôi, Cát, Đá 1*2 : Tính bằng ( M3), các loại Xi măng: Tính bằng (Tấn), Gạch, Ngói: Tính theo (viên), riêng gạch vỡ chỉ có thể tính bằng M3, cũng có khi vôi, cát tính theo xe chuyên chở... Để quản lý được nhiều loại vật liệu khác nhau, với những tính chất lý hóa khác nhau, Trung tâm phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Những loại vật liệu này khi tham gia vào quá trình thi công nó cấu thành nên cơ sở vât chất chủ yếu của các công trình, hạng mục công trình. Các loại nguyên vật liệu chính bao gồm: Gạch xây, Xi măng, Sắt thép, Cát, Sỏi, Đá. Chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 55- 60% trong kết cấu giá thành của công trình. Vật liệu phụ: Tuy vật liệu phụ không cấu thành nên cơ sở vật chất chủ yếu cho các công trình nhưng nó có tác dụng phụ trợ trong quá trình thi công xây dựng, nó được sử dụng kết hợp với các loại vật liệu chính để hoàn thiện công trình và bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của nhân viên ( Gạch men kính, Sơn chống thấm, con sứ cầu thang, hồ keo, thuốc chống rỉ, xà phòng, rẻ lau, các loại dầu bôi trơn cho các máy thi công trực tiếp trên công trường...). Chi phí vật liệu phụ chiếm 5-10% trong kết cấu giá thành công trình. Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình thi công xây dựng. Tuy nhiên do sản phẩm của trung tâm là các công trình, hạng mục công trình không cần nhiệt lượng trong quá trình thi công mà nhiên liệu chỉ được sử dụng cho máy thi công công trình, chi phí này được hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công ( TK sử dụng 623 ). Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải trong công ty. Trong trung tâm có phòng máy móc - thiết bị chuyên theo dõi, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Các hoạt động này thường được tiến hành định kỳ 3 tháng một lần. Chi phí sửa chữa, nâng cấp máy móc chiếm 3-5% trong kết cấu giá thành công trình. Phế liệu: Đó là những vật liệu bị loại ra trong quá trình thi công xây dựng, đã mất hết hoặc phần lớn tính năng sử dụng ban đầu: Thép vụn, Sắt vụn, Gạch vụn, Ngói vụn...Những phế liệu này sẽ được Trung tâm thu gom và bán cho nhà máy tái chế hoặc được dùng để cho các công trình sau ( gạch vụn, ngói vụn để gia cố phần móng công trình). Phế liệu khi thu hồi nhập kho hoặc bán đi sẽ được kết chuyển để giảm chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu. Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: phông bạt dùng lót trần khi đổ bê tông... 1.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu Giá nhập kho: Trung tâm xác định giá nhập kho vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh cho các khoản chi hợp lệ của trung tâm trong quá trình thu mua vật liệu. Kế toán vật liệu phản ánh giá nhập kho theo giá gốc. Giá gốc trong từng trường hợp được xác định như sau: Đối với vật liệu mua ngoài: Giá gốc vật liệu = Giá mua theo hóa đơn + Chi phí vận chuyển thu mua Đối với vật liệu nhập lại kho từ các đội XDCT hoặc vật liệu điều chuyển giữa các công trình thì giá NVL nhập kho bằng giá vật liệu xuất dùng + Chi phí vận chuyển. Giá xuất kho: Nguyên vật liệu dùng cho thi công công trình ở trung tâm được tính theo giá thực tế, tùy thuộc vào nguồn mà có cách tính giá vật liệu cụ thể: Đối với vật liệu do các đội thi công mua xuất thẳng cho công trình, giá vật liệu được tính như sau: Giá vật liệu xuất dùng sử dụng cho công trình = Giá mua theo hóa đơn + Chi phí vận chuyển thu mua Đối với vật tư xuất kho cho các đội thi công thì kế toán công trường sẽ sử dụng giá thực tế đích danh. Giá thực tế của vật liệu bao gồm: giá bán buôn tại nơi sản xuất và chi phí tháo dỡ vận chuyển, bảo quản từ nơi mua đến kho công trường, các khoản hao hụt do vận chuyển và bảo quản theo định mức, các phí tổn cho công tác tiếp liệu nếu có. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Trung tâm Tại Trung tâm nguyên vật liệu được quản lý một cách chặt chẽ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động đầu tư. Việc quản lý vật liệu tại Trung tâm được phân chia theo từng giai đoạn và từng khâu như sau: Tại khâu thu mua và nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch phát triển của Trung tâm và tình hình sản xuất nguyên vật liệu tại xưởng và của các hợp đồng phòng kế hoạch của Trung tâm tiến hành mua sắm vật tư và ký kết các hợp đồng với nhà cung cấp. Khi trung tâm trúng thầu công trình xây dựng, dựa trên hợp đồng giao nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá thành, phòng kế hoạch lập các dự toán…sau khi được phòng tổ chức thông qua, kế hoạch thi công sẽ được giao cho các đội công trình thực hiện. Đội công trình xây dựng sẽ tiến hành triển khai công việc được giao, mỗi tổ sản xuất sẽ đảm nhiệm những công việc tương ứng và thực thi dưới sự chỉ đạo, giám sát của đội trưởng đội XDCT và cán bộ kỹ thuật. Để đảm bảo sử dụng đúng mức, tiết kiệm NVL, hàng tháng các đội lập kế hoạch mua, dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao NVL. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đội trưởng đội XDCT sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua. Để có kinh phí mua vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng kèm theo hợp đồng mua bán vật liệu hoặc giấy báo giá vật liệu lên ban lãnh đạo công ty xét duyệt cấp vốn. Phòng kế toán căn cứ vào bảng dự toán thi công để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của nội dung tạm ứng. Sau đó xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở để kế toán ghi nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết TK 111, TK 141 rồi vào sổ cái TK111,TK 141. Khi hàng về kho, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu nhập kho vật tư. Tại khâu bảo quản: Trung tâm đã xây dựng được hệ thống kho bãi rộng rãi với những trang thiết bị hiện đại với đội ngũ nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn và đạo đức phẩm chất tốt nên khâu bảo quản vật tư tại Trung tâm được bảo đảm. Việc nhập xuất kho tại Trung tâm được thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục. Tại khâu sử dụng: Việc xuất dùng vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ chứng từ cần thiết, có sự phê duyệt của Ban lãnh đạo Trung tâm, được tiến hành đúng thủ tục, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng NVL. Tại khâu dự trữ: Để quá trình SXKD của Trung tâm được diễn ra liên tục Trung tâm đã xây dựng mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu. Trung tâm không dự trữ quá nỏ nhiều vật tư để đảm bảo vật liệu không bị hao hụt. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm Việc quản lý nguyên vật liệu tại trung tâm do hai bộ phận đảm nhiệm là thủ kho quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại, kế toán quản lý về mặt giá trị. Vật liệu sử dụng tại trung tâm là những vật liệu phổ biến dễ mua nên nguyên tắc quản lý của trung tâm là không lưu kho, dự trữ ít. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Giám đốc là người đưa ra các định hướng phát triển của Trung tâm, tổ chức quản lý, kiểm soát mọi hoạt động mua bán, sử dụng nguyên vật liệu và là người đưa ra các nội quy, quy chế để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Khi có đơn xin mua vật liệu với khối lượng lơn với giá trị hợp đồng lớn khoảng hơn 100 tr trở nên từ các bộ phận sản xuất trực tiếp, các phòng ban, từ các đội thi công… thì đội trưởng các đội hoặc trưởng các phòng ban sẽ trực tiếp mang đến trình giám đốc ký quyết định duyệt đồng ý mua hay không. Giám đốc sẽ căn cứ vào đơn xin thu mua và kế hoạch sản xuất mà các tổ đội trình lên mà đưa định mức mua bao nhiêu, sử dụng như thế nào thì phù hợp để đảm bảo được chất lượng công trình mà tiết kiệm được chi phí bỏ ra. Khi giám đốc ký duyệt quyết định mua nguyên vật liệu thì sẽ chuyển đơn xin thu mua qua phòng tài chính kế toán. Kế toán trưởng căn cứ vào quyết định của giám đốc sẽ ủy quyền cho người thu mua vật tư chịu trách nhiệm đi mua vật tư hoặc trực tiếp đặt hàng qua điện thoại với các công ty chuyên cung cấp vật liệu cho Trung tâm. Kế toán trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm cung cấp tài chính cho người đi thu mua vật tư và chịu trách nhiệm về giá cả của vật tư. Nếu giao cho người thu mua vật tư thì nguyên vật liệu mua về phải có giá vừa phải không được cao hơn giá thị trường. Trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu về kho phải bảo quản tốt nguyên vật liệu tránh xảy ra hao hụt mất mát. Đối với người thu mua được ủy quyền mua vật tư phải đi tìm kiếm nhà cung cấp, phải tìm kiếm báo giá của ít nhất ba nha cung cấp nguyên vật liệu so sánh với giá cả thị trường và phải xem xét chất lượng nguyên vật liệu sau đó báo cáo với kế toán trưởng xem nên quyết định mua nguyên vật liệu của nhà cung cấp nào. Khi có quyết định mua từ kế toán trưởng người thu mua chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng và cùng với nhà cung cấp vận chuyển hàng về Trung tâm. Khi hàng về Trung tâm thì thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận số hàng và chỉ địa điểm lưu giữ bảo quản vật tư hoặc xuất thẳng tới các đội công trình để sử dụng. Sau khi kiểm nhận hàng đầy đủ kế toán trưởng sẽ ủy quyền cho các kế toán viên thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tùy vào hợp đồng đã ký kết mà có thể thanh toán nửa giá trị hợp đồng hoặc cả tuỳ theo sự nhất trí của hai bên. Thủ kho là người chịu trách nhiệm kiểm nhận và lưu giữ nguyên vật liệu đối với những vật liệu chưa sử dụng vẫn còn lưu trong kho. Nếu có hiện tượng hao hụt hoặc thiếu mất mát nguyên vật liệu thì tùy vào tính chất hao hụt mà giám đốc đưa ra các quyết định xử lý. Nếu hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển do nhà cung cấp thì sẽ được xử lý trừ vào giá trị hợp đồng. Còn nếu hao hụt khi vật tư được xuất thẳng tới các đội thì tổ trưởng các đội thi công sẽ là người chịu trách nhiệm. Khi đó tổ trưởng các đội phải tìm ra nguyên nhân và giải trình với giám đốc lý do hao hụt. Giám đốc sẽ có quyết định xử lý thích hợp nếu đó là nguyên nhân chủ quan hay là cố ý… Đối với các hợp đồng mua nguyên vật liệu có giá trị khoảng 100 tr thì giám đốc sẽ ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh tự ký kết hợp đồng mua hoặc giao dịch Hàng năm cứ 6 tháng một lần giám đốc sẽ ra quyết định kiểm kê nguyên vật liệu. Nằm trong ban kiểm kê là 2 kế toán viên tại phòng tài chính kế toán cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê xong sẽ lập biên bản kiểm kê gửi lên giám đốc. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thì giám đốc sẽ có quyết định khiển trách hoặc đình chỉ công việc của thủ kho nếu có dấu hiệu mất mát hao hụt quá quy định. Trách nhiệm của ban kiểm kê là phản ánh một cách trung thực tình trạng hao hụt thừa thiếu nguyên vật liệu với ban giám đốc của Trung tâm. Sau khi kiểm kê xong thì ban kiểm kê phải điều tra nguyên nhân tại sao lại thiếu nguyên vật liệu hoặc thừa. Nguyên nhân có thể là do sử dụng quá mức nguyên vật liệu từ các đội thi công hoặc do thủ kho xuất thừa so với định mức dùng làm lãng phí nguyên vật liệu… Sau khi tìm ra nguyên nhâ thì ban kiểm kê sẽ lập ra biên bản kiểm kê trình lên giám đốc và giám đốc sẽ đưa ra các quyết định xử lý thích hợp cũng như sẽ thiết lập mô hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Các hóa đơn giá trị gia tăng, các chứng từ nhập kho, phiếu nhập, phiếu xuất, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán… sẽ được lưu giữ tại phòng tài chính kế toán của Trung tâm. Các kế toán viên trong phòng tài chính kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ này để lập bảng tổng hợp chi phí, kê khai thuế và tính ra doanh thu, lợi nhuận của Trung tâm xem kết quả hoạt động của Trung tâm có đạt được chỉ tiêu đã đề ra hay không. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn Kiến trúc xây dựng 2.1.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu thì một trong những yêu cầu đòi hỏi là phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại. Với việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu đã đáp ứng được yêu cầu này. Công việc hạch toán chi tiết được thực hiện đồng thời ở kho, ở phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song. Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song là phương pháp mà ở phòng kế toán và ở kho cùng sử dụng thẻ kho để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các chứng từ kế toán về vật liệu của Trung tâm được tổ chức theo trình tự thời gian do kế toán vật liệu phụ trách quy định, gắn liền với quá trình nhập kho và xuất kho vật liệu. Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết vật liệu TK 152 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Thẻ kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho TK 152 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Thẻ kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: Thủ kho chuyển CT cho kế toán: Công việc của Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thủ kho sẽ tiến hành vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Sau đó, hàng ngày thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán thống kê ở các đội ghi sổ. Cuối tháng thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. Công việc của kế toán: Sau khi nhận được chứng từ xuất, nhập kho kế toán đội phải kiểm tra, đối chiếu ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Mỗi danh điểm vật liệu được mở một trang để theo dõi. Cuối tháng kế toán đội sẽ cộng sổ kế toán chi tiết vật liệu sau đó đối chiếu tính khớp đúng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào sổ này kế toán đội sẽ lập “bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn” sử dụng tại công trình.Cuối tháng, cuối quý kế toán đội đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ gốc có liên quan lên phòng Tài chính kế toán. 2.1.2. Các chứng từ và thủ tục nhập kho; Trường hợp nhập kho do mua ngoài: Khi vật liệu được mua về thì ban kiểm nghiệm cùng thủ kho và nhân viên cung ứng sẽ kiểm tra tính đúng chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng vật liệu phù hợp với “Hóa đơn bán hàng” của đơn vị bán. Sau đó căn cứ vào hóa đơn bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu nhập kho”, phiếu này được lập thành 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ và ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán, 1 giao cho người nhập. Đối với những NVL mua ngoài chịu thuế GTGT thì kế toán căn cứ vào Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp vào sổ thuế GTGT, cuối tháng tính ra số thuế GTGT được khấu trừ làm căn cứ để lập tờ khai thuế GTGT nộp cho cơ quan thuế. Trường hợp nhập kho vật liệu sau khi đã xuất dùng hoặc thu hồi phế liệu trong sản xuất: Căn cứ vào “tờ kê danh sách vật liệu nhập” về đã có chữ ký của thủ kho (Hàng đã dùng rồi nhập lại), Kế toán vật tư tổ chức kiểm kê, đánh giá giá trị còn lại của vật liệu thu hồi và xác định lại giá nhập, sau đó làm thủ tục nhập kho như trường hợp mua ngoài nhưng 1 liên phiếu nhập được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán quyết toán khi công trình hoàn thành, làm cơ sở giảm chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu. Trường hợp nhập kho do điều chuyển giữa các công trình: Căn cứ vào yêu cầu điều chuyển của Giám đốc, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, nhân viên cung ứng sẽ mang hai liên đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho, ký nhận ở phần thực xuất. Sau đó giữ lại một liên giao cho kế toán đội, 1 liên giao cho người nhận để giao cho thủ kho nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho giao cho kế toán ở các đội hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 2.1.3. Chứng từ và thủ tục xuất kho vật liệu tại Trung tâm; Vật liệu chủ yếu được xuất cho các đội thi công công trình, căn cứ vào số lượng vật liệu yêu cầu được giám đốc duyệt, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu xuất” gồm 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán, 1 liên người nhận giữ. Sau khi có đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất với đầy đủ chữ ký, thủ kho sẽ tiến hành vào thẻ kho phần nhập, phần xuất, rút số lượng tồn trên thẻ kho. Hàng ngày kế toán nhận chứng từ do thủ kho gửi lên làm căn cứ lập sổ chi tiết vật liệu theo dõi chi tiết cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết vật liệu của kế toán, căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn sử dụng tại công trình. Cuối tháng, cuối quý kế toán đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ gốc có liên quan lên phòng Tài chính kế toán trung tâm. Tại phòng tài chính kế toán, khi nhận được các chứng từ có liên quan đến việc sử dụng NVL cho công trình( Phiếu NK, phiếu XK, hóa đơn…) sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 621: Chi tiết cho từng công trình Có TK 152 : Chi tiết cho từng công trình Và tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung và các chứng từ khác có liên quan được làm cơ sở pháp lý để kế toán ghi vào sổ cái, sổ chi tiết. Sau khi khớp số liệu giữa bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và sổ cái TK 621. Kế toán kết chuyển chi phí NVLTT sang TK 154 để tính giá thành khối lượng công tác xây lắp thực hiện trong quý, sau đó ghi bút toán kết chuyển vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký liên quan khác. Nợ TK 154: Chi tiết cho từng công trình Có TK 621: Chi tiết cho từng công trình Để đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh lực lượng dự trữ được chính xác và trên cơ sở đó tăng cường giám sát bảo vệ an toàn vật tư, hàng hóa trong kho.Trung tâm tiến hành kiểm kê Nguyên vật liệu tại kho hai lần một năm vào thời điểm ngày 1/1 và 1/7 hàng năm. Qua kiểm kê có thể phát hiện những biến động của những nguyên vật liệu chưa thể hiện trên sổ sách kế toán, phát hiện các trường hợp thừa thiếu, kém mất phẩm chất, ứ đọng, hư hỏng để có biện pháp kịp thời giải quyết, hạn chế và giảm bớt thiệt hại, tiến hành điều chỉnh sổ sách để số liệu của kế toán luôn khớp với số liệu thực tế. 2.1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm; Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu. Trường hợp mua hàng về nhập kho: VD: Ngày 15/03/2010 tạm ứng cho Nguyễn Thanh Hải đội trưởng đội XDCT số 1 mua xi măng, đá 2*4, cát vàng… cho công trình Phân xưởng 01 số tiền là : 48.000.000đ Khi đó, kế toán định khoản: Nợ TK 141( Anh Hải) : 48.000.000 Có TK 111 : 48.000.000 Cụ thể: Biểu 2.1: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày15 /03/2010 Mẫu số: 03-TT QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Số: Kính gửi: Giám đốc Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Tên tôi là: Nguyễn Thanh Hải Địa chỉ: Trung tâm tư vấn Kiến trúc Xây dựng Đề nghị tạm ứng số tiền: 48.000.000đ (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Chi tiền mua vật liệu cho công trình Phân xưởng đúc Đông Đô. Thời hạn thanh toán: 3 ngày Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Phụ trách bộ phận (Đã ký) Người đề nghị tạm ứng (Đã ký) Sau khi được giám đốc duyệt kế toán sẽ lập phiếu chi có mẫu sau: Biểu 2.2: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU CHI Ngày 15/03/2010 Số: 10 Nợ TK: 141 Có TK: 111.1 Mẫu số:02-TT QĐsố:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Hải. Địa chỉ: Đội XD số 1 Lý do chi: Mua nguyên vật liệu cho công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ Long, Số tiền: 48.000.000 ( viết bằng chữ ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 Chứng từ gốc: GĐNTƯ Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Giám đốc ( Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ quỹ (Đã ký) Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận tiền (Đã ký) Nguyên vật liệu mua về sẽ được làm thủ tục nhập kho, thủ kho công trường cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu, đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp sau đó tiến hành vào phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán sẽ vào sổậ chi tiết nguyên vật liệu sau đó vào sổ nhật ký chung. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15/03/2010 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL-01 AB/2010T 0088687 Đơn vị bán hàng: Công ty KD Vật Liệu Xây Dựng Trường Thành Địa chỉ: 51- Võng Thị - Tây Hồ - Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại MST: 0101197276 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hải Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Thiết kế Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =2x1 1 Xi măng Tấn 20 1100.000 22.000.000 2 Đá 2*4 M3 50 250.000 12.500.000 3 Cát vàng M3 30 300.000 9.000.000 Cộng tiền hàng: 43.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.350.000 Tổng tiền thanh toán: 47.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn bẩy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng ( Đã ký) Người bán hàng ( Đã ký ) Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký, đóng dấu ) Biểu 2.3: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/03/2010 Số: 16 Nợ TK:152 Có TK:141 Mẫu số:01-VT QĐ15/2006/QĐ-BTC. Ngày20/03/2006 của BTC Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thanh Hải Theo hóa đơn số: 0088687 ngày 15/03/2010 Nhập tại kho: Phân xưởng 01. S TT Tên, quy cách Vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng Tấn 20 20 1100.000 22.000.000 2 Đá 2*4 M3 50 50 250.000 12.500.000 3 Cát vàng M3 30 30 300.000 9.000.000 Tổng 43.500.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0088687 Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Khi nhân viên cung ứng đã mua hàng về và làm đầy đủ các thủ tục nhập kho theo ví dụ trên kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung như sau: Nợ TK 152 – PX 01 : 43.500.000 Nợ TK 133: 4.350.000 Có TK 141: ( Anh Hải ) : 47.850.000 Sau khi ghi nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái có liên quan. Trường hợp NVL mua về không qua kho mà chuyển thẳng đến chân công trình: Ví dụ: Ngày 20/03/2010 tạm ứng cho anh Nguyễn Quang Lâm đội trưởng đội XDCT số 4 để mua nguyên vật liệu xây dựng công trình Đường bao biển lán bè - Cột 8, Hạ Long, Quảng Ninh . Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 141 – Anh Lâm: 120.000.000 Có TK 111 : 120.000.000 Khi vật liệu mua về và được đưa thẳng tới công trình, kế toán căn cứ vào hóa đơn của người bán hàng mà nhân viên cung ứng mang về để nhập vào kho vật liệu như các trường hợp thu mua bên ngoài. Trong trường hợp này khi viết phiếu nhập thì đồng thời bộ phận cung ứng cũng viết luôn phiếu xuất kho cho công trình luôn. Các phiếu nhập, xuất đều được phản ánh vào sổ kế toán giống như từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. HÓA ĐƠN GÍA TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20/03/2010 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL AM/2010T 0080452 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Hải Địa chỉ: Xóm 3 - Xuân Dục - Yên Thường - Gia Lâm - Hà Nội. Điện thoại MST: 0102253560 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Quang Lâm Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =2x1 1 Dây Thép 1 ly Kg 300 14.000 4.200.000 2 Đinh 5 cm Kg 30 15.000 450.000 3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 14.500 21.750.000 4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 14.500 29.000.000 5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 14.400 17.280.000 6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 14.300 21.450.000 7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 14.300 14.300.000 Cộng tiền hàng: 108.430.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.843.000 Tổng tiền thanh toán: 119.273.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười chín triệu hai trăm bẩy ba ngàn đồng chẵn. Người mua hàng ( Đã ký) Người bán hàng ( Đã ký ) Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký, đóng dấu ) Biểu 2.4: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/03/2010 Số: 17 Nợ TK:152 Có TK:141 Mẫu số:01-VT QĐ15/2006/QĐ-BTC. Ngày20/03/2006 của BTC Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quang Lâm Theo hóa đơn số: 0080452 ngày 20/03/2010 Nhập tại kho: Hạ Long, Quảng Ninh . STT Tên, quy cách Vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000 2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000 3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000 4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000 5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000 6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000 7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000 Tổng 108.430.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba mươi ngàn đồng chắn. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0080452 Ngày 20 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2.5: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/03/2010 Số: 14 Nợ TK:621 Có TK:152 Mẫu số:02-VT QĐsố:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Quang Lâm Địa chỉ: Đội XDCT số 4 Lý do xuất kho: Xây dựng công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ Long, QN Xuất tại kho: Hạ Long, QN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000 2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000 3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000 4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000 5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000 6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000 7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000 Tổng 108.430.000 Tổng số tiền( viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba._.