Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Hà Nội

mọi cấp, mọi ngành, mọi người trong toàn xã hội quan tâm. Bởi doanh nghiệp sản xuất là đơn vị trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu của con người. C.Mac và Ănghen đã nói:” sản xuất vật chất là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người”. Nhưng không phải doanh nghiệp sản xuất nào cũng có thể tồn tại và phát triển mà đòi hỏi phải đáp ứng được tốt nhất nhu cầu của xã hội là: Chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ. Chỉ có doanh nghiệp nào sử dụng một cách hữu hiệu công cụ quản lý kinh tế thì mới tồn tại và phát triển. Thực hiện chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/ 11/ 1995 của bộ trưởng bộ tài chính, công tác kế toán đã có nhiều chuyển biến thực sự và là công cụ đắc lực trong công tác quản lý. Bên cạnh đó để phù hợp với cơ chế tài chiónh cũng như phù hợp với đặc thù của các ngành, đồng thời hoà nhập với môi trường kinh tế và thị trường thế giới. Bộ tài chính thường xuyên sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán, việc này cung cấp đầy đủ hơn những thông tin cho các nhà quản lý và cơ quan chức năng. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ doanh nghiệp sử dụng để quản lý hoạt động kinh tế, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo sản xuất được liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí tạo được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Trong đó yếu tố nguyên vật liệu là nhân tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất được liên tục, là cơ sở vật chất tạo ra thực thể sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm, tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hạch toán nguyên vật liệu là không thể thiếu được trong doanh nghiệp sản xuất. Sau môt thời gian thực tập tại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa thuộc liên hiệp xe đạp, xe máy Hà Nội (LĩEHA), sản phẩm chính của Công ty là các loại phụ tùng xe đạp, xe máy. Em thấy Công ty phải cạnh tranh rất liớn đối với các doanh nghiệp sản xuất trong và ngoài nước. Do đó chất lượng sản phẩm và giá thành sản phẩm là rất quan trọng, mà chi phí nguyên vật liệu chiếm 75% giá thành sản phẩm, nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của sản phẩm. Vì thế, em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh, sự cần thiết phải quản lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.Nhận thức được những khó khăn, thuận lợi của công tác hạch toán nguyên vật liệu, em mạnh dạn đi sâu vào ngiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe dập, xe máy Đống Đa Hà Nội”. Đề tài gồm hai phần chính: Phần I : Tổng quan về công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Hà Nội. Phần II: Tình hình thực tế công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Hà Nội. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhắm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty . Đề tài là tâm huyết của em nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô và các cán bộ trong phòng kế toán để em làm tốt hơn trong các đề tài sau. Phần I Tổng quan về công ty xe đạp - xe máy Đống Đa Hà Nội I. đặc điểm chung tại Công ty xe đạp, xe máy Đống đa hà nội 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc liên hiệp xe đạp xe máy Hà Nội(LIXEHA). Trụ sở tại 181 phố Nguyễn Lương Bằng, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Công ty được hình thành và phát triển từ hợp tác xã cao cấp Hồng Thái(1954). Sản phẩm lúc bấy giờ là: Các loại sổ sách, cặp da, cầu giao điện các loại từ 50A đến 500A, vòng bi xe cải tiến, đúc khâu máy chuyên dụng như máy tiện, máy phay. Tháng 9/1966 hợp tác xã cao cấp Hồng Thái được chuyển thành xí nghiệp. Tên của xí nghiệp này là xí nghiệp bi Hồng Thái, xí nghiệp vẫn sản xuất các sản phẩm trên. Năm 1969 xí nghiệp bi Hồng Thái sát nhập thêm hợp tác xã Hợp Nhất và vẫn giữ nguyên tên là xí nghiệp bi Hồng Thái. Sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp là: Cầu giao điện các loại, vòng bi xe cải tiến, các loại đinh, đúc thân máy tiện, máy phay..., làm thêm các sản phẩm: Nan hoa xe đạp, phanh xe đạp. Tháng 6/1971 xí nghiệp bi Hồng Thái sát nhập với hai xí nghiệp là: Xí nghiệp Nam Thái và xí nghiệp kim khí Thăng Long. Lấy tên chung là xí nghiệp Nam Thái. Sản phẩm chủ yếu là: Cầu giao đIện các loại, vỏ phích nước, phanh xe đạp, bàn đạp xe đạp, chuông, van xe đạp,đèn pin, bếp dầu. Năm 1974 xí nghiệp Nam Thái được tách ra làm hai xí nghiệp là: Xí nghiệp Nam Thái và XN cơ khí Đống Đa. Sản phẩm chủ yếu là: Phanh, chuông, bàn đạp xe đạp. Tháng 6/1981, xí nghiệp cơ khí Đống Đa sát nhập thêm với xí nghiệp phụ tùng lấy tên là xí nghiệp phụ tùng xe đạp Đống Đa. Sản phẩm chủ yếu là: Phanh xe đạp, nồi trục giữa xe đạp. Tháng 5/1984 xí nghiệp phụ tùng xe đạp Đống Đa Sát nhập với xí nghiệp xe đạp Thống Nhất lấy tên chung là xí nghiệp xe đạp Thống Nhất với các sản phẩm chính là: Khung xe đạp, nồi trục giữa xe đạp, ghi đông xe đạp, các loại bàn đạp xe đạp. Tháng1/1989 xí nghiệp xe đạp Thống Nhất lại được tách thành hai xí nghiệp: Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất và xí nghiệp phụ tùng xe đạp Đống Đa. Sản phẩm chủ yếu là: xe đạp, các loạI bàn đạp xe đạp, nồi trục giữa xe đạp. Tháng1/1995 đến nay xí nghiệp phụ tùng xe đạp Đống Đa đổi tên thành Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội. Quyết định thành lập số: 42/QĐUB ngày 9/1/1995 do uỷ ban thành phố Hà Nội cấp. Ngoài các sản đang sản xuất như: Phanh xe đạp, bàn đạp xe đạp, chân chống xe đạp. Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội được bổ sung thêm một số nhiệm vụ là: Sản xuất kinh doanh xe đạp xe máy, thiết bị nội thất văn phòng, và lắp ráp xe máy hoàn chỉnh. Đầu tư liên doanh, liên kết với các xí nghiệp trong và ngoài nước. Tháng 10/1995 Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội đã ký hợp đồng sản xuất gia công theo đơn đặt hàng với công ty FER(Cộng hoà liên bang Đức). Để sản xuất các sản phẩm phục vụ cho an toàn giao thông: Đèn xe đạp phản quang cài bánh,các loại đèn cho xe máy và ô tô, các loại còi cho xe máy và ô tô. Công ty tiếp nhận thiết bị công nghệ ủa công ty FER dưới sự chuyển giao trực tiếp của các chuyên gia kỹ thuật do công ty FER cử sang Việt Nam. Sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO9000. Tháng3/1997 công ty xe đạp xe máy Đống Đa đã hợp tác kinh doanh với công ty DAIWAPASTICS của Nhật Bản để sản xuất các sản phẩm nhựa cao cấp phục vụ cho các ngành công nghiệp ô tô xe máy và điện tử. Hiện nay, hợp doanh DAIWAPASTICS -DMC đang sản xuất các sản phẩm nhựa cao cấp cho sản xuất lắp ráp xe máy Hon Đa Việt Nam. Đây là bộ phận hạch toán độc lập theo luật đầu tư Việt Nam. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty 2.1. Ngành nghề và sản phẩm kinh doanh của công ty 2.1.1. Ngành nghề Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội là một doanh nghiệp cơ khí chuyên sản xuất hàng tiêu dùng (phanh, bàn đạp, chân chống, đèn xe đạp,các chi tiết nhựa để phục vụ cho lắp ráp xe máy, xe đạp). Hình thức sở hữu vốn: thuộc sở hữu nhà nước. Lĩnh vực kinh doanh: Phụ tùng xe đạp xe máy. 2.1.2. Đặc điểm về sản phẩm Sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Sảnphẩm của công ty đều đạt tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam. Bao gồm: - Phanh: Phanh cân, phanh lệch k90,phanh MTB. - Bàn đạp: Bàn đạp k90, bàn đạp kiểu Liên Xô,bàn đạp DMC(k95), bàn đạp k96, bàn đạp kiểu Đài Loan. - Chân chống xe đạp. - Pê đan. Công ty gia công cho công ty FER theo đơn đặt hàng các sản phẩm: Đèn(đèn15, đèn34, đèn37), Đinamô, phản quang cài vành. Các sản phẩm này đạt tiêu chuẩn ISO9000 và đã xuất khẩu sang Đức. Ngoài ra công ty còn sản xuất các loại mặt hàng khác như: Tay nhựa, má phanh, nồi trục giữa xe đạp ... Nhìn chung số lượng chủng loại nhiều nhưng sản phẩm của công ty đều đạt được tiêu chuẩn chất lượng theo quy định 2.2. Thị trường kinh doanhvà chiến lược phát triển kinh doanh của công ty 2.2.1. Thị trường kinh doanh a. Thị trường tiêu thụ: Chủ yếu có 4 dạng sau: - Theo đơn đặt hàng của các xí nghiệp,công ty trong liên hiệp xe đạp thống nhất, xe đạp Vi Ha, xe đạp Xuân Hoà. Đây là những khách hàng chủ yếu. - Theo hợp đồng của các công ty kim khí, công nghệ phẩm của các tỉnh và thành phố. - Bán lẻ tại các cửa hàng đại lý của công ty. - Xuất khẩu chủ yếu sang các nước thuộc khối Đông Âu và cộng hoà liên bang Đức. b. Thị trường trong nước Sản phẩm của công ty chủ yếu cung cấp cho các công ty sản xuất xe đạp, đa số là ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Các cửa hàng lắp ráp xe đạp. Các cửa hàng bán lẻ. c. Thị trường quốc tế Xuất khẩu sang các nước thuộc khối Đông Âu và cộng hoà liên bang Đức. Sản phẩm xuất khẩu theo đơn đặt hàng và theo hợp đồng sản xuất gia công với nước ngoài. d. Công ty mua nguyên vật liệu chủ yếu là trong nước Mua tôn từ công ty NamVang, An Thịnh. Mua cao su làm dây phanh từ: Xí nghiệp tư nhân Hồng Thành(33 Phan Bội Châu- HảI Phòng) Thép làm dây phanh từ công ty cổ phần thép Nam Định. ốc vít vừa sản xuất vừa mua từ công ty cổ phần vít Hà Nội để bán. Tình hình thu mua nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là công ty kim khí Hà Nội, xí nghiệp hoá chất Minh Đức. Nhưng để hạ giá thánh sản phẩm thì công ty phải chủ động tìm nguồn hàng mới. 2.2.2. Chiến lược phát triển kinh doanh tại công ty Công ty tiếp tục củng cố giữ vững thị trường tiến tới mở rộng thị trường tiêu thụ, lập kế hoạch xây dựng cơ chế và mạng lưới tiếp thị nhằm đẩy mạnh sản lượng tiêu thụ, nhất là các sản phẩm mới. Tăng cường tìm hiểu nghiên cứu thị trường, xúc tiến các phương thức quảng cáo, giới thiệu sản phẩm để đẩy số lượng khách hàng lên và trên diện rộng Chiến lược lâu dài của công ty là: Xây dựng nơi sản xuất của công ty là trên địa bàn mới. Hiện tại công ty cố gắng: Tiếp tục hoàn thiện dàn máy đột dập,nhằm đáp ứng sản xuất mặt hàng mới mở rộng thị trường tiêu thụ. Đa dạng hoá sản phẩm: Tiếp tục phát huy số lượng và chất lượng mặt hàng mới. Quyết tâm đầu tư bổ sung máy để làm công tơ mét cho xe máy. Liên doanh với đối tác công ty trùng khánh Trung Quốc để làm khuôn mẫu. Mạnh dạn chuyển đổi mặt hàng kém hiệu quả sang mặt hàng mới hiệu quả hơn. Tiếp tục ổn định và mở rộng sản xuất kinh doanh với 2 hợp doanh DMC-DAIWA và DMC-FER. Kết hợp với các đơn vị ngoài hỗ trợ dây truyền mạ ôxy hoá nhôm, XD dây truyền mạ crôm treo. Phản ánh và giải quyết kịp thời các ý kiến của khách hàng . Tiếp tục đầu tư máy đột dập song song cùng công tác tuyển dụng để tiếp thu được công nghệ mới. Phấn đấu đến năm 2004 sản xuất và tiêu thụ: Xe đạp hoàn chỉnh: 1triệu chiếc. Phụ tùng :3,2 triệu bộ. Trong đó xuất khẩu 30-40%. 2.2.3. Các đối thủ cạnh tranh của công ty Công ty cạnh tranh chủ yếu với 3 công ty là: Công ty Tân Hoà (chuyên sản xuất chân chống), công ty Việt Long (chuyên sản xuất bàn đạp), công ty Việt Tiến (chuyên sản xuất bàn đạp). Hiện nay 3 công ty này được bày bán rộng trên thị trường cũng thu hút được khá nhiều khách hàng, các công ty đều là công ty trách nhiệm hữu hạn nên đánh vào lợi ích của từng cá nhân nên ý thức công nhân viên rất cao, do đó công ty cần phải có chiến lược cạnh tranh. 2.3. Quan hệ với các bên liên quan * Đối với khách hàng: Doanh nghiệp lấy chữ tín làm đầu,đảm bảo chất lượng.Các hình thức thanh toán bán hàng là: - Đối với hình thức xuất khẩu: Khách hàng mở L/C công ty mới bố trí sản xuất và nhận tiền khi giao hàng. - Đối với khách hàng tong nước: Khách hàng mua lẻ tại công ty và các cửa hàng bán lẻ của công ty thì có thể trả bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu. - Các công ty kinh doanh TNHH: Thường cho trả chậm 10-15 ngày, thanh toán bằng séc chuyển khoản. Nhìn chung hình thức thanh toán của công ty phù hợp với khách hàng. Bên cạnh đó công ty luôn tạo điều kiện thanh toán thuận lợi cho khách khi đến giao dịch mua bán, điều này luôn thu hút khách hàng đến với công ty, đẩy nhanh công tác tiêu thụ và thị trường tiêu thụ. * Đối với hợp doanh: ổn định và phát triển hoạt động 2 hợp doanh DMC-DAIWA và DMC-FER, đã tạo thêm được việc làm và điều kiện tái đầu tư cho sản xuất mặt hàng chuyền thống. * Đối với nhà cung cấp: Công ty mua nguyên vật liệu từ từ các công ty trong nước, chủ yếu là nhà cung cấp thường xuyên, có mối quan hệ lâu dài, thanh toán đúng thời hạn, đôi khi doanh nghiệp còn ứng trước cho người bán(năm 2001 trả trước cho người bán 3662044 VNĐ). Do đó giá thành của công ty hạ không nhiều.Vì vậy muốn hạ giá thành sản phẩm của công ty nên chủ động tìm các nhà cung cấp mới để hạ giá thành sản phẩm đáp ứng nhu cầu của công ty và cơ chế thị trường. * Đối với nhà nước: Thực hiện đúng các quy định, nguyên tắc tài chính kế toán mà nhà nước đề ra, nộp ngân sách đầy đủ, không có nợ từ năm này qua năm khác, mà thanh toán hết năm. * Đối với công nhân viên: Nếu những công nhân có triển vọng ,công ty thường cho đi đào tạo nâng cao tay nghề mà công ty cấp kinh phí. Đồng thời công ty khuyến khích thưởng cho các lao động giỏi, hoàn thanh tốt công việc công ty giao. Công ty duy trì chế độ BHXH-BHYT chăm lo vật chất ngàylễ, ngày tết cho người lao động. Xây dựng quỹ tình nghĩa để có đIều kiện trợ giúp cho can bộ công nhân viên. 2.4. Kết quả hoạt động qua các thời kỳ Chỉ Tiêu Năm2000 Năm 2001 Năm 2002 KH 2003 1.Số lượng lao động (người) 122 129 128 130 2.Doanh thu(1000 đ) 4.115.900 4.419.170 4.219.293 4.702.411 3.Chi phí hợp lý hợp lệ(ngđ) 4.146.829 4.359.567 4.168.948 4.621.142 4. Lợi nhuận(ngđ) -30.92 59.603 50.245 81.269 5. Nộp ngân sách(ngđ) 100.000 301.000 420.000 500.000 6.Số lượng sản sảnxuất(Bộ) 675.000 640.000 720.000 760.000 Biểu đồ 1: Kết quả hoạt động tại công ty. Nhân xét biểu đồ 1: Nhìn chung số lao động công ty không thay đổi, doanh thu qua các năm cũng tăng lên nhưng không đáng kể, đặc biệt doanh thu năm 2002 thấp hơn so với năm 2001 chỉ đạt 95,63% và số lượng sản xuất sản phẩm năm 2002 đạt 112,5% so với năm 2001, chứng tỏ hàng tồn kho năm 2002 tăng hơn so với năm 2001,do đó gây ứ đọng vốn, vì vậy công ty cần xem xét lại để đạt hiệu quả cao nhất. 3.Bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty 3.1. Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động của công ty 3.1.1 Đặc điểm lao động Công ty xe đạp xe máy Đống Đa hiện có 128 công nhân viên. Phần lớn được đào tạo có chuyên môn tay nghề phù hợp với yêu cầu trước mắt của sản xuất kinh doanh. Lực lượng công nhân trực tiếp sản xuất phần lớn được đào tạo từ các trường công nhân kỹ thuật, bộ phận được tuyển là con em cán bộ công nhân viên của công ty được đưa vào đào tạo qua các lớp học nghề kèm cặp (2 năm) bên cạnh công ty, cho nên về tay nghề đáp ứng được nhu cầu công việc, nhưng tác phong làm việc công nghiệp còn yếu, nhất là số công nhân làm việc khá dàI trong thời gian bao cấp. Thể hiện rõ nhất trong các mặt: Chưa đảm bảo được thời gian làm việc trong ngày, sản phẩm làm ra còn có nhiều sai hỏng về kỹ thuật, mỹ thuật, ý thức chấp hành kỷ luật công nghệ chưa cao. Lực lượng cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý, chuyên môn nghiệp vụ đều đã qua các trường đào tạo. Số đã phát huy được các kiến thức đã học, thường xuyên phấn đấu vươn lên đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật còn ít. Một số bộ phận còn yếu về chuyên môn nghiệp vụ, mang nặng tính ỷ lại dựa dẫm, thiếu tính chủ động tích cực trong giải quyết công việc, tính tự chịu trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao chưa cao. Nhìn chung cán bộ công nhân viên của công ty cần phải tiếp xúc đào tạo dưới nhiều hình thức nhằm nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, tin học,ngoại ngữ, phải thường xuyên rèn luyện tác phong lao động công nghiệp mới đáp ứng đựơc nhiệm vụ và sự phát triển của công ty như hiện nay. Công ty phân công lao động theo tay nghề, chức năng và tay nghề của từng người, từng phân xưởng, từng phòng ban. Công ty trả lương theo sản phẩm cuối cùng và luôn chú trọng việc nâng cao mức lương để đảm bảo đời sống cho người lao động. 3.1.2 Cơ cấu lao động tại công ty. TT Trình độ chuyên môn Tổng số TL(%) 1 Đại học 27 21,09 2 Trung cấp 19 4,84 3 Công nhân kỹ thuật trung cấp 20 15,62 4 Công nhân kỹ thuật sơ cấp 62 48,43 5 Tổng số 128 100 Biểu đồ 2: Cơ cấu lao động tại công ty - Cấp bậc công việc bình quân là: 3,2 - Cấp bậc công nhân bình quân toàn công ty là: 3,4 - Công ty là một công ty cơ khí do đó: Nữ 56 người(43,75%) Nam 72 người (56,25%) - Tỷ lệ cán bộ công nhân viên quản lý toàn công ty(ở các phòng và phân xưởng) 37/128(28,9%). - Tỷ lệ lao động quản lý (ở các phòng) so với tổng số cán bộ công nhân viên là 24,21%. 3.2. Mô hình tổ chức quản lý. Để đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh của công ty, công ty đã xây dựng cho mình bộ máy quản lý kết hợp của 2 cơ cấu là cơ cấu trực tuyến và chức năng nhằm phát huy tối đa những ưu điểm và hạn chế những nhược điểm để đảm bảo cho bộ máy quản lý vưà tinh giảm, vừa gọn nhẹ, lại vừa hiệu quả. Giám Đốc Phó giám đốc KT-SX Hợp doanh DMC Và Daiwa Phòng Kinh doanh Hợp Doanh DMC Và FER Phòng Tài vụ Phòng Tổng Hợp Phòng kỹ thuật và sản xuất Phân xưởng đột dập Phân xưởng nhựa cao cấp Phân xưởng mạ Phân xưởng lắp ráp Phó giám đốc KD-ĐT Sơ đồ 1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty 3.3. Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận 3.3.1. Ban lãnh đạo: Đứng đầu là giám đốc:Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính kinh doanh của công ty, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật. Phó giám đốc: Chức năng và nhiệm vụ là: Nghiệp vụ kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, kiểm tra và kiểm toán hàng hoá vật tư. Công tác nội chính thanh tra. Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật sản xuất và đầu tư. - Công tác định mức chung trong từng xí nghiệp, cửa hàng. - Chất lượng sản phẩm, kỹ thuật, giao nhận, bốc xếp, lưu kho. - Quy trình quy phạm các quy chế về an toàn của công ty. - Công tác đào tạo, công tác khoa học kỹ thuật, cải tiến sáng kiến và công tác sửa chữa lớn. Kế toán trưởng: Giúp ban giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán của nhà nước trong hoạt động kinh doanh,tổ chức thực hiên công tác tài chính-kế toán,thống kê và công tác kiểm toán nội bộ công ty. 3.3.2. Khối phòng ban: a. Phòng tổng hợp: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý các mặt tổ chức thuộc phạm vi nhân sự, quản lý các hồ sơ của công nhân viên, tổ chức thực hiện chế độ chính sách theo đúng quy định của nhà nước và công ty như: Tuyển dụng, thôi việc, hưu trí, mất sức, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. Đảm bảo sự thống nhất giữa các công văn giấy tờ cho công ty, về các mặt đối ngoại, đIều chỉnh và bổ sung các phương tiện cho văn phòng. b. Phòng kỹ thuật-Sản xuất: Chức năng: Giúp giám đốc xây dựng và chỉ đạo sản xuất trong công ty-Chỉ đạo và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất đã được thông qua. Đảm bảo sự cân đối giữa kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Đồng thời giúp giám đốc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về kỹ thuật. Từng bước nghiên cứu, chế thử mặt hàng mới, cảI tiến và áp dụng các phương pháp công nghệ mới vào sản xuất. Không ngừng phấn đấu làm chủ máy móc, thiết bị, công nghệ tiên tiến nhằm đưa sản xuất của công ty ngày càng phát triển. Chỉ đạo việc kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và trước khi cho xuất xưởng theo tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Nhiệm vụ: - Căn cứ vào phương hướng phát triển sản xuất, kế hoạch sản xuất năng lực hoạt động của công ty và nhu cầu thị trường để tổng hợp xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất cho từng tháng, quý, năm: - Phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác để tổng hợp cân đối kế hoạch chung trên cơ sở đó phân bổ nhiệm vụ sản xuất từng tháng cho các bộ phận trong công ty. Đảm bảo cho sản xuất liên tục với số lượng và chất lượng tốt nhất. - Tiến hành kiểm tra, giám sát và kịp thời điều độ kế hoạch cho khớp với lịch trình đề ra ban đầu. - Hàng tháng thanh quyết toán sản xuất cho các phân xưởng từ đó giám sát việc thực hiện định mức vật tư của các phân xưởng để tránh mất mát lãng phí. - Tổ chức kho tàng chu đáo, sạch gọn, dễ thấy, dễ lấy phục vụ cho sản xuất. - Quản lý và tổ chức thực hiện công tác định mức lao động. Đảm bảo mối quan hệ tương quan giữa các bộ phận sử dụng hợp lý, tiết kiệm về lao động và tiền lương. - Nghiên cứu xây dựng các phương án phát triển sản xuất. - Dựa vào thực tế của công ty xây dựng các văn bản. - Lập kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị, khuôn mẫu và kế hoạch thay thế bổ sung, tăng cường nhằm ổn định sản xuất, xác định chất lượng máy móc, thiết bị sau khi sửa chữa. - Thiết kế và quản lý văn bản vẽ về chi tiết sản phẩm, khuôn mẫu của công ty. Thiết kế chế thử mặt hàng mới, tận dụng phế liệu,phế phẩm đưa vào sản xuất. - Tham gia vào việc bố trí xây dựng bằng sản xuất trong công ty. - Tham gia vào việc hướng dẫn, kiểm tra nâng cấp, nâng bậc cho công nhân. - Kiểm cha chất lượng nguyên vầt liệu, bán thành phẩm mua về khi nhập kho và sử dụng. - Căn cứ vào chỉ tiêu chất lượng sản phẩm và điều kiện thực tế hiện có của công ty để xây dựng phương pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm nhẳm giảm đến mức thấp nhất mọi thiệt hại do nhiều sản phẩm xấu gây lên. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về chất lượng sản phẩm khi xuất ra tiêu thụ trên thị trường. c. Phòng tài vụ: Chức năng: - Tham mưu giúp giám đốc tổ chức thực hiện tốt hạch toán kinh tế, thống kê, thông tin kinh tế trong công ty. Thông qua tiền tệ giúp giám đốc quản lý và sử dụng tiết kiệm hợp lý vật tư, thiết bị, tiền vốn trong sản xuất kinh doanh. - Báo cáo theo quy định với các cơ quan quản lý nhà nước về tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện các chế độ chính sách, thể lệ về kinh tế-tài chính của công ty. Nhiệm vụ: - Lập và thực hiện tốt kế hoạch tài chính nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của công ty giao cho. Tuyệt đối giữ bí mật số liệu hoạt động của công ty. - Tổ chức hướng dẫn các đơn vị ghi chép số liệu ban đầu chính xác, thống nhất biểu báo, tổng hợp các phát sinh trong sản xuất. Phân tích đánh giá, báo cáo giám đốc và cung cấp số liệu cho các bộ phận chức năng theo quy định của công ty. - Tính toán ghi chép chính xác về các nguồn vốn và tình hình tài sản cố định, vật tư và các loại vốn bằng tiền khác. Phản ánh chính xác về giá thành nguyên vật liệu, thiết bị, giá thành sản phẩm và các công trình kiến thiết cơ bản để báo cáo giám đốc. - Phân tích từng tháng,từng quý các hoạt động kinh tế, từ đó kịp thời đề xuất ý kiến trong sản xuất- kinh doanh. Đồng thời tính chính xác các khoản lợi nhuận, các khoản phải thu, nộp khác mà công ty phải thực hiện. - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất lập kế hoạch về tài chính hàng tháng, hàng quý. Nghiên cứu các biện pháp sử dụng vốn hợp lý đúng nguyên tắc và tiết kiệm nhất. Tăng tốc độ vòng vốn hợp lý đúng nguyên tắc và tiết kiệm nhất, tăng tốc độ vòng quay của vốn. Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí. - Làm đủ các thủ tục thể thức vay vốn ngân hàng và các hình thức vay khác. Đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh. Giao dịch tốt với ngân hàng và các cơ quan quản lý tàI chính có liên quan khi được giám đốc uỷ quyền. - Thường xuyên kiểm tra tiền mặt đối chiếu với sổ quỹ, sổ thu chi hàng ngày,thẻ kho. Sẵn sàng báo cáo khi giám đốc yêu cầu. - Đảm bảo việc thanh quyết toán, lương, thưởng và các chế độ khác cho công nhân viên đúng kỳ hạn. - Phối hợp cùng với các phòng ban chức năng tổ chức phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo tồn và phát triển vốn, phát triển sản xuất. d.Phòng kinh doanh: Trợ giúp giám đốc công tác sau: - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất để định mức nguyên vật liệu, khả năng tiêu thụ, lập kế hoạch và triển khai việc cung ứng vầt tư kịp thời cho sản xuất, chuẩn bị các văn kiên, tàI liệu để ký kết các hợp đồng. - Quảng cáo giới thiệu sản phẩm dưới nhiều hình thức, tiếp thu ý kiến khách hàng. - Tính toán giá thành sản phẩm. 3.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộ máy quản lý công ty. Mỗi một bộ phận trong có chức năng riêng nhưng lại có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo tập chung của giám đốc công ty. Mối quan hệ giữa các bộ phận là mối quan hệ hai chiều, trách nhiệm của các bộ phận đối với nhau vừa là phục vụ, đồng thời đòi hỏi được phục vụ lại. Đó là mối quan hệ tác động lẫn nhau trong việc thi hành nhiệm vụ của giám đốc giao cho. Tuỳ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đã rõ ràng. Xong có nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phải có phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận. Trong một số trường hợp đã xảy ra sự phối hợp không đồng bộ, nhịp nhàng dẫn đến chồng chéo, ỷ lại gây ách tắc thi hành nhiệm vụ. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong các bộ phận không đều, có một số không phát huy được vị trí của mình, không phát huy được các kiến thức đã được học, đã được đào tạo nên hiệu quả công tác thấp. Công ty cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng cán bộ nhân viên phù hợp với khả năng của từng người, có như vậy hoạt động của các bộ phận mới hiệu quả, mới hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và sự phát triển của công ty. 3.5. Quy trình về công nghệ sản xuất và đặc đIểm về máy móc thiết bị, vốn sản xuất 3.5.1. Quy trình công nhệ sản xuất Công nghệ sản xuất của công ty phức tạp, phải gia công nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi chính xác cao, mỗi sản phẩm gồm nhiều bước và nhiều quy trình khác nhau,vật liệu khác nhau (vừa kim loại, vừa phi kim). Công ty tổ chức thành 4 phân xưởng chính (Phân xưởng đột dập, phân xưởng mạ, phân xưởng ép nhựa, phân xưởng lắp ráp) mỗi phân xưởng có một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ hữu cơ với nhau trong quá trình sản xuất ra sản phẩm. Chức năng của các bộ phận: - Bộ phận pha cắt nguyên vật liệu: Bao gồm máy cắt tôn, máy cắt sắt liên hợp. - Phân xưởng đột dập: + Làm chức năng đột phôi, thúc hình, đột lỗ, lên phom, khoan tiện, lăn ren, nhiệt luyện. + Bộ phận này đột dập ra các chi tiết của phanh, pedan, chân chống theo thiết kế của phòng kỹ thuật giao cho phân xưởng. + Bán thành phẩm của các phân xưởng khác chuyển sang. - Phân xưởng mạ: Chuyên mạ các loại bán thành phẩm ở các phân xưởng khâu đầu sản xuất ra và bán thành phẩm mộc ra ngoài. - Phân xưởng ép nhựa: Bộ phận này ép nhựa,cắt via,sau đó bán thành phẩm nhựa để sản xuất phụ tùng ô tô xe máy. - Phân xưởng lắp ráp hoàn chỉnh: Có nhiệm vụ lắp ráp hoàn chỉnh,nhập kho thành phẩm của công ty. - Bộ phận KCS: Các bán thành phẩm của công ty sau khi được kiểm tra bởi bộ phận KCS đều được nhập kho thành phẩm của phân xưởng đó. Nguyên liệu Pha cắt nguyên liệu Phân xưởng đột dập Phân xưởng ép nhựa Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng mạ KCS Nhập kho Xuất bán Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty 3.5.2. Đặc điểm về máy móc thiết bị Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa hiện có số lượng khá lớn các loại máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh với các loaị máy khoan, máy tiện, máy đột dập, máy phay… Nhìn chung số máy móc thiết bị tuy lớn nhưng có tới 50% thườgn xuyên hỏng hóc và thời gian sử dụng trước năm 1970 nên công suất giảm, chất lượng sản phẩm không đảm bảo phải sửa chữa nhiều ngoại trừ các máy móc mới nhập từ các nước Cộng hoà liên bang Đức, Nhật Bản, Đài Loan như: - Dây chuyền làm bàn đạp tự động hoàn chỉnh của Đài Loan - Hệ thống máy ép nhựa - Hệ thống mạ chân không và hàn siêu âm. 3.5.3.Tình hình sử dụng vốn của công ty Việc sản xuất kinh doanh trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay là rất khó khăn, việc tính toán bỏ vốn vào từng khâu trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng. Cơ cấu vốn của Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Đơn vị tính: 1000 đ nguồn vốn (chỉ tiêu) Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 I. Theo cơ cấu vốn 1. Vốn cố định 6.861.448 6.718.108 6.654.181 2. Vốn lưu động 2.369.214 2.532.580 2.611.192 II. Theo nguồn vốn 1. Vốn chủ sở hữu 3.973.734 4.325.825 4.488.720 - Vốn Ngân sách cấp 3.405.849 3.505.849 3.612.800 - Vốn tự bổ sung 567.885 846.975 875.920 2. Vốn vay 5.256.928 4.897.863 4.776.653 - Vay Ngân hàng 4.645.378 4.561.993 4.434.123 - Vay với lãi suất u đãi 611.550 335.870 342.530 Tổng vốn kinh doanh 9.230.662 9.250.688 9.265.373 Vốn CSH/ Vốn kinh doanh (%) 43,05 47,05 48,45 Vốn cố định/ Vốn kinh doanh (%) 74,33 72,62 71,82 Vốn vay/ Vốn kinh doanh (%) 56,95 52,95 51,55 Vốn lưu động/Vốn kinh doanh (%) 25,67 27,38 28,18 Biểu đồ 3: Cơ cấu vốn của công ty Qua bảng trên ta thấy: Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa là một doanh nghiệp sản xuất có cơ cấu vốn cố định chiếm tỉ trọng lớn so với vốn lưu động qua các năm là hợp lí. Tuy nhiên qua các năm ta thấy mặc dù vốn vay có giảm nhưng không nhiều so với các năm. Vốn vay vẫn chiếm tỉ trọng lớn so với nguồn vốn chủ sở hữu. do đó tình hình tài chính của công ty có vấn đề. Công ty cần xem xét lại tình hình tài chính của mình. II. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty 1.Đặc điểm quản lý tài chính và phân cấp quản lý tài chính ở công ty - Công ty đầu tư chủ yếu vào việc sản xuất các phụ tùng như phanh, pedan, chân chống để phục vụ thị trường trong nước. Ngoài ra góp vốn vào hai hợp doanh DMC- Daiwa và DMC- FER để sản xuất nhựa cao cấp và phụ tùng ô tô, xe máy để xuất khẩu. - Ngoài số vốn được Nhà nước và công ty giao, công ty được huy động vốn dưới các hình thức là vay các tổ chức, cá nhân, các doanh nghiệp, các tổ chức tín dụng, vay từ Ngân hàng thương mại. - Phòng tài chính kế toán ở công ty có trách nhiệm bảo tồn vốn Ngân sách Nhà nước cấp cũng như vố tự có của công ty. Đồng thời tiếp tục khai thác nguồn vốn vay từ Ngân hàng thương mại. - Vốn vay từ Ngân hàng thương mại, công ty đã đầu tư vào dây chuyền sản xuất vỏ ruột côngtơmét cho xe máy (số tiền 60.000 USD) theo đúng quy định của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng. Tóm lại, công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập được nhà nước giao vốn, tài sản, đất đai và các nguồn lực khác, có trách nhiệm quản lý, sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao. Có các quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản._. xuất kinh doanh với số vốn, tài sản nguồn lực hiện có. - Công ty sử dụng đồng tiền Việt nam để ghi chép kế toán và tỷ giá chuyển đổi các đồng tiền khác ra tiền Việt nam là tỷ giá của Ngân hàng ngoại thương tại thời điểm ghi sổ kế toán. - Ngoại tệ của công ty chủ yếu là EURO và USD. 2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán (sơ đồ 3) Công ty thực hiện tổ chức bộ máy kế toán tập trung dưới các phân xưởng có nhân viên kinh tế. 2.2. Số lượng lao động kế toán và cơ cấu lao động kế toán 2.2.1. Bộ máy kế toán bao gồm 5 người dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Mỗi người có chức năng nhiệm vụ là: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra việc chấp hành chế đọ kế toán, thống kê trong việc hạch toán . - Kế toán vật liệu gia công, kiêm thủ quỹ: Có trách nhiệm theo dõi, chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn từng loại, từng thứ vật liệu, tình hình thu chi bảo quản tiền mặt của công ty. - Kế toán tổng hợp, tính giá thành, tiêu thụ sản phẩm, TSCĐ: Có nhiệm vụ tổng hợp tài liệu từ các thành phần kế toán khác. Lập bảng biểu để tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định theo dõi tình hình cố định của công ty . - Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền thanh toán với người ứng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình quản lý, thu chi tiền mặt và các tài khoản tiền gửi, tình hình thanh toán với người mua, tạm ứng. - Kế toán tiền lương, vật liệu công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ trích và thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, theo dõi chi tiết, tổng hợp nhập - xuất - tồn kho từng loại công cụ dụng cụ. 2.2.2. Lao động kế toán tất cả trình độ đại học. Mặc dù có một lao động tốt nghiệp trung cấp nhưng đã được bổ túc đại học Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (sơ đồ 3) Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán Kế toán vật liệu kiêm thủ quỹ Kế toán tiền lương, BHXH, vật liệu, CCDC Kế toán tổng hợp, tính giá thành, tiêu thụ sản phẩm, TSCĐ Nhân viên kinh tế phân xưởng 2.2.3. Quan hệ tổ chức bộ máy kế toán với tổ chức bộ máy quản lý chung . Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa có quy mô vừa, địa bàn hoạt động tổ chức kinh doanh tập trung tại một điểm. Do đó công ty thực hiện tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Chức năng chủ yếu của phòng kế toán là tổ chức công tác tài chính kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện việc mở sổ sách ghi chép số liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác kịp thời và đúng chế độ kế toán hiện hành. 3.Vận dụng kế toán tại công ty 3.1. Chế độ chứng từ Việc ghi chép ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý .Các mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ luật định được công ty tuân thủ về mẫu biểu , nội dung và phương pháp lập . 3.2.Chế độ tài khoản kế toán Căn cứ vào tính chất sản xuất kinh doanh của công ty, để phản ánh đầy đủ các hoạt động tài chính, đáp ứng yêu cầu về thông tin, kiểm tra, đối chiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty áp dụng đầy đủ các tài khoản cấp 1, cấp 2 được quy định theo quyết định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính trừ một số tài khoản 611, 212, 113, 136, 631. Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng công tác hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên . 3.3. Sổ sách và chế độ báo cáo tài chính 3.3.1. Sổ sách : Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chung . - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào nghiệp vụ phát sinh . - Loại sổ kế toán chủ yếu công ty dùng : + Sổ nhật ký chung . + Sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Bao gồm sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ kho, thẻ tính giá thành, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. - Nhận xét sơ đồ 4: Căn cứ ghi sổ cái chủ yếu là từ Sổ Nhật ký chung. Kế toán nên mở một số sổ đó là Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền để giảm bớt Sổ Nhật ký chung. Định kỳ 4 đến 5 ngày các nhân viên kinh tế dưới phân xưởng tập hợp hoá đơn chứng từ cho kế toán tiến hành ghi sổ, lưu hoá đơn chứng từ. Sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung sau đó 5 đến 10 ngày kế toán ghi vào sổ cái. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 4) Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái các tK Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu Sổ nhật ký chung Tháng... năm NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có Ngày ... tháng ... năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Sổ cái Năm: … Tên tài khoản ... Số hiệu... NT GS Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ … Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày ... tháng ... năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu)3.3.2. Chế độ báo cáo tài chính Công ty lập đầy đủ 4 báo cáo tài chính. Mẫu báo cáo theo quyết định 1141/TC/QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Các báo cáo tài chính công ty lập bao gồm: + Bảng cân đối kế toán/Mẫu số B 01-DN + Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh/ Mẫu số B 02-DN. + Lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp/ Mẫu số B 03-DN. + Thuyết minh báo cáo tài chính/ Mẫu số B 09-DN. 3.4. Sự khác biệt chế độ kế toán tại công ty so với chế độ kế toán hiện hành Công ty tuân thủ theo đúng quyết định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Tuy nhiên khác ở chỗ là công ty đã áp dụng kế toán máy vào làm kế toán. Quy trình hạch toán: Một máy chủ đảm nhiệm quản lý toàn bộ chứng từ và tổng hợp các phần hành và lên báo cáo toàn công ty. Còn các máy con mỗi máy phụ trách một phần hành và mỗi phần hành có mã riêng phải vào đúng mã mới mở được phần hành phụ trách. Máy con chỉ được vào phần hành mà mình phụ trách dưới sự chỉ đạo của máy chủ. Mẫu hoá đơn, chứng từ, sổ sách tuân thủ theo đúng như kế toán tay. Phần II. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty I. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 1.Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất. Do vậy cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng dối với Công ty. Đáp ứng nguồn nguyên vật liệu để sản xuất dược liên tục, hạ giá thành sản phẩm là mục tiêu của Công ty. Công ty xe đạp, xe máy là Công ty có qui mô và vốn đầu tư nhỏ. Mặt hàng sản xuất của Công ty là các mặt hàng phục têu dùng như phanh, bàn đạp, chân chống,…Mỗi mặt hàng lại được cấu tạo bởi rất nhiều các chi tiết khác nhau và được cấu tạo bởi rất nhiều các chi tiết khác nhauvà dược sản xuất trên các công đoạn khác nhau nên số chủng mà Công ty sủ dụng rất lớn. Do đặc điểm , tính chất đặc thù của sản xuất mà nguyên vật liệu chính được sử dụng trongct là tôn, sắt thép, cá loại thép tấm 1,2ly đến 5 ly, thép lá từ 2 ly đến 12 ly, tôn lá, thép tròn 4.35 đến 12. Ngoài ra còn có một số bán thành phẩm mộc như: vít cáp, vít càng, êcu, coliê, má phanh, sắt,… Đó là nhưỡng cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Bên cạnh đó còn có các vật liệu khác của Công ty như: các loại hoá chất để mạ, dầu mỡ bôi trơn, than, xăng dầu,… Đi đôi với các nguyên vật liệu đó, thì một số công cụ dụng cụ cũng được sử dụng để phục vụ sản xuất như dây điện các loại, đá mài, dao phay, mũi khoan, túi nilông. Những công cụ dụng cụ này tuy không tạo ra sản phẩm nhưng lại đảm bảo sản xuất được hoạt động bình thường. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất (khoảng 70 đến 80%giá thành) vì vậy, chỉ sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm nói chung. Nghĩa là cách tốt nhất để hạ gí thành sản phẩm là quản lý và sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu. Công ty mua nguyên vật liệu chủ yếu được thực hiện thông qua các đơn vị trong nước. Do là khách thường xuyên của các bạn hành cũng làm cho việc cung cấp nguyên vật liệu được tiến hành liên tục, như các đơn vị: Công ty kim khí Hà Nôi, xí nghiệp hoá chất Minh Đức,… nhưng để đảm bảo hạ giá thành sản xuất Công ty cũng chủ động tìm nguồn hàng mới, đáp ứng yêu cầu của Công ty. Các nguyên vật liệu phải nhập ngoại được thực hiện bởi các hợp đồng cung cấp vật tư và được chuyên trách bởi một bộ phận riêng. Đó là dựa vào phòng kinh doanh của Công ty, căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty được xây dựng bởi phòng kỹ thuật để tính toán ra nhu cầu vật tư theo chu kỳ tháng hay quý. Sau đó, phòng kinh doanh tổ chức thu mua. Việc thực hiện như vậy bảo đảm, tránh tồn kho, lãng phí nguyên vật liệu. Tóm lại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú, chiến tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm hoàn thành. Do đó để sản xuất kịp thời, liên tục thì phải cung cấp nguyên vật liệu một cách hiệu quả, việc hạch toán chính xác nguyên vật liệu là không thể thiếu được. 2. Quản lý nguyên vật liệu Tất cả các nguyên vật liệu trên được chia và quản lý theo các kho như sau: - Kho kim khí: Là kho chứa các loại: tôn, thép… phục vụ cho sản xuất chính của công ty. Trong đó mỗi loại lại được sắp xếp theo những tiêu thức và khu vực khác nhau ở trong kho. - Kho bán thành phẩm mộc: Là kho chứa các bán thành phẩm mộc như vít càng, vít cáp, êcu, côlie... là nguyên liệu chính cho các phân xưởng kế tiếp. - Kho bán thành phẩm mạ: Là kho chứa các bán thành phảm của phân xưởng mạ như các sản phẩm đã và được mạ. - Kho tạp phẩm: Kho chứa các loại hoá chất để mạ, dầu mỡ, quần áo, giày vải, găng tay, bao bì. - Kho kĩ thuật: là kho chứa các loại như vòng bi, đai thang, mũi khoan, và khuôn cối. Với cách phân loại và tổ chức kho tàng như vậy sẽ giúp cho công ty quản lý một cách tốt nhất đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ mua về, đảm bảo tính năng lí hoá của chúng, đảm bảo kiểm kê, kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. mặt khác để quản lý chặt chẽ kế toán chi tiết vật liệu sử dụng trong sản xuất bằng cách đánh mã số vật liệu, công cụ dụng cụ và chi tiết từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ. Việc đánh mã số ở công ty là dựa vào từng kho đánh mã số từ 01á 09. II. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Với khối lượng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại nguyên vật liệu có những đặc điểm toán lý hoá riêng và nội dung kinh tế khác nhau. Do đó dễ tiến hành quản lý và hạch toán chính xác, đảm bảo công việc dễ dàng, không tốn nhiều công sức thì phải phân loại khoa học theo những tiêu thức nhất định. Vì vậy, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Do đó, nguyên vật liệu của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất tạo nên thực thể sản phẩm bao gồm nhiều loại và mỗi loại được chia thành các kích cỡ khác nhau như: + Thép tròn từ 4,35 đến ặ12,thép tấm từ 1,2 ly đến 5 ly. + Thép lá từ 1,2 đến 3 ly + Tôn từ 0,8 ly đến 8 ly… + Các bán thành phẩm một số phân xưởng là nguyên vật liệu chính của phân xưởng khác, và cũng có một số bán thành phẩm mua ngoài. Như bán thành phẩm mộc, bán thành phẩm mạ (vít cáp, vít càng, colie, êcu…) - Nguyên vật liệu phụ: có rất nhiều loạicó tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất của Công ty như : dầu, mỡ bôi trơn, bùn ao, mùn các loại… - Nhiên liệu: là các loại nhiên liệu dùng để cung cấp nhiệt luợng cho sản xuất, ở đay bao gồm than đá, than cám… đồng thời cung cấp điện năng cho sản xuất như: dầu diezen, xăng, điện sản xuất… - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết máy móc cần sửa chữa, thay thế như:vòng bi, đại thang… Ví dụ: để sản xuất một bộ phanh xe đạp phải có 22 chi tiết, mỗi chi tiết gồm nhiều loại vật liệu khác nhau vừa là kim loại vừa là phi kim. Với cách phân loại nguyên vật liệu như trên của Công ty đã nói lên được vai trò, tác dụng của từng loại vật liệu trong Công ty, mỗi vật liệu có vai trò, tác dụng khác nhau đối với sản phẩm hoàn thành. Từ đó nhằm tổ chức quản lý chặt chẽ việc thu mua, bảo quản, dự trữ. III. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty: Tính giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biếu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu của tính giá. Vật liệu của công ty được tính theo giá thực tế. Vật liệu của công ty được nhập bao gồm nhiều nguồn khác nhau: Từ mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến, các bán thành phẩm từ các công đoạn sản xuất khác nhau. 1. Đối với vật liệu nhập kho: - Đối với vật liệu được cung cấp theo hợp đồng mua bán: Giá thực tế tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng giữa hai bên cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). - Đối với vật liệu mua ngoài thị trường: Giá thực tế được tính theo giá ghi trên hoá đơn cộng với chi phí mua. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế được xác định là chi phí thuê gia công cộng các chi phí khác (nếu có). - Đối với vật liệu là bán thành phẩm: Giá thực tế được xác định là chi phí chế tạo ra bán thành phẩm đó, bao gồm: Chi phí vật liệu, tiền lương,… 2. Đối với vật liệu xuất kho: - Vật liệu là bán thành phẩm thì giá xuất là giá nhập vật liệu. - Vật liệu khác tính theo giá bình quân gia quyền của những lần nhập trước và được xác định như sau: Đơn giá bình quân những lần nhập trước đó = Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập đầu kỳ những lần trước đó Số lượng hàng + Số lượng hàng nhập tồn đầu kỳ những lần trước đó Trị giá vốn Thực tế xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Đơn giá bình quân gia quyền những lần nhập trước đó * Ví dụ: trong tháng 2/ 2003 loại thép 9c x 50ặ có tài liệu sau: Đơn vị tính : 1.000 đồng NT Nhập Xuất Tồn SL (kg) ĐG TT SL (kg) ĐG TT SL (kg) ĐG TT 1/2 126,2 25,2 3.180,24 2/2 110 25,2 2.772 16,2 25,2 408,24 6/2 65 26 1.690 8/2 35 25.84 904,4 46,2 25,84 1.193,808 10/8 40 25,3 1.012 13/2 40 25,589 1.023,56 46,2 25,589 1.182,21 …. …. …. …. …. …. … …. …. ….. 28/2 10,49 25,36 266,0264 Biểu 2: Bảng tính giá IV.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu nhập vật tư ( Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất vật tư ( Mẫu số 02 - VT) - Thẻ kho ( Mẫu số 02 - thẻ kho) và một số chứng từ khác như: phiếu chi, giấy tạm ứng,… 2. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa việc thu mua nguyên vật liệu là do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm. Phòng kinh doanh phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng hoặc từng quí do phòng kỹ thuật sản xuất gửi lên để tính ra khối lượng, chủng loại từng loại vật tư cần mua trong tháng, trong quí. Công ty xe đạp - xe máy đông đa Phòng kinh doanh Kế hoạch thu mua vật tư và bán thành phẩm Quý I năm 2003 STT Tên vật tư, bán thành phẩm ĐVT Số lượng tính Thành tiền I Vật tư 1 2 … 32 33 34 Thép tấm 4 ly Thép 8 ………….. Than cám Taro M6 Mũi khoan các loại Kg Kg … Kg Cái Cái 8.000 2.000 … 2.000 20 200 II Bán thành phẩm 1 2 3 … Ecu Lò xo chân chống Đai ốc M6x5 ………… Cái Cái Cái …. 40.000 40.000 400.000 …. III Phát sinh 10.000.000 IV Tổng số 151.200.000 Biểu số2: Kế hoạch thu mua vật liệu và bán thành phẩm Khi có nhu cầu về vật liệu phòng kinh doanh tổ chức cán bộ đi thu mua. Việc mua vật liệu được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trường. 2.1 Thủ tục nhập kho: Khi vật liệu về, căn cứ vào hoá đơn của người bán hàng phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu với mọi nội dung hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng, đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm vật liệu. Sau khi đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ, hợp lệ phòng kinh doanh đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên. Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh vào tập chứng từ gốc. Liên 2:Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho Liên 3: Chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết. Liên 4:Giao cho người bán dùng để thanh toán. Cán bộ kỹ thuật chỉ kiểm nghiệm vật liệu chứ không lập biên banr kiểm nghiệp vật liệu. Ví dụ: Ngày 14/ 2/ 2003: Công ty mua thép của phòng kim khí Du Hạnh, nhận được hoá đơn bán hàng phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tính hợp lệ thì viết phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 14/ 2/ 2003 Đơn vị bán : Cửa hàng kim khí Du Hạnh Địa chỉ : 62 Đê La Thành Mã số thuế : 00100303769 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tuấn Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Địa chỉ : 181 Nguyễn Lương Bằng Hình thức thanh toán: Tiền mặtMã 01 - 00100946 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép 9 x c ặ30 Kg 12 26.000 312.000 2 Thép 9 x c ặ80 Kg 28 26.000 728.000 3 Thép 9 x c ặ120 Kg 11 26.200 288.200 4 Đồng vàng ặ180 Kg 26 28.000 728.000 Cộng x x x 2.056.200 Số tiền bằng chữ: Hai triệu không trăm năm sáu nghìn hai trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu) Biểu 3: Hoá đơn bán hàng Đơn vị:……… phiếu nhập kho Mẫu số 01 – VT Ngày 15/02/2003 Số : 27 Họ và tên người giao hàng: Cửa hàng kim khí Du Hành 62 Đê La Thành Theo hợp đồng số 95090 ngày 14/ 2/ 2003 Nhập tại kho: Kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép 9 x c ặ30 3013 Kg 12 12 24.000 288.000 2 Thép 9 x c ặ80 3012 Kg 28 28 26.000 728.000 3 Thép 9 x c ặ120 3011 Kg 11 11 26.200 288.200 4 Đồng vàng ặ180 3019 Kg 26 26 28.000 728.000 Cộng x x x x x 2.032.200 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu không trăm năm mươi sáu nghìn hai trăm đồng. Nhập, ngày 15 tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 4: Phiếu nhập kho *Trường hợp tạm ứng tiền mua: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kinh doanh viết phiếu tạm ứng gửi lên phòng tài vụ, kế toán tạm ứng viết phiếu chi tiền cho nguời tạm ứng, thủ tục về nhập kho như trên. * Trường hợp nhập kho bán thành phẩm: Do đặc điểm qui trình công nghệ nên ở Công ty một số bán thành phẩm ở phân xưởng này khi chuyển sang phân xưởng khác để tiếp tục gia công chế biến thì lại chuyển thành vật liệu chính. Khi bán thành phẩm hoàn thành nhập kho sẽ được sự kiểm tra của cán bộ phòng kỹ thuật, với sự có mặt của thủ kho, nhân viên kinh tế phân xưởng sản xuất ra bán thành phẩm đó. Phiếu nhập kho được ghi theo giá tực tế sản xuất ra chúng, thủ tục nhập kho tương tự như trên. 2. Thủ tục xuất kho: Nguyên vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu các phân xưởng, bộ phận sản xuất làm phiếu xin lĩnh vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tuỳ thuộc vào tình hình hiện có và kiểm tra việc sử dụng vật liệu sẽ viết phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất được lập làm 4 liên. Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh, Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho, Liên 3: Chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết, Liên 4: Bộ phận sử dụng vật liệu giữ. Đơn vị:…………. Địa chỉ:……….. phiếu xuất kho Mẫu số : 02 - VT Ngày 16 tháng 2 năm 2003 Số : 37 Nợ: Họ và tên người nhận hàng: Anh Duy Địa chỉ: phân xưởng Đôt Có: Lý do xuất: Làm khuôn cối Xuất tại kho: Kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép 9 x c ặ30 Kg 21 21 2 Thép 9 x c ặ80 Kg 17 17 3 Thép 9 x c ặ120 Kg 29 29 4 Đồng vàng ặ180 Kg 120 120 Cộng PTBP sử dụng PT cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)  3. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu Để theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn theo từng vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa đã sử dụn phương pháp ghi sổ số dư phù hợp với tình hình thực tế vật liệu tại Công ty Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư và được khái quát qua sơ đồ dưới đây: Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Chứng từ nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp N - X - T Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu tại công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Hàng ngày các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý, kiểm tra, đối chiếu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xép theo từng nhóm vật tư) cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn do thủ kho ghi. Thủ kho không sử dụng sổ số dư mà sổ số dư hoàn toàn do kế toán vật liệu ở phòng kế toán đảm nhận. Thẻ kho được theo dõi về mặt số lượng. - Tại phòng kế toán: Định kỳ 4 - 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ. Sau đó kế toán định khoản - tính giá trên chứng từ theo giá thực tế. Tiếp kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất. Căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất vật tư và từ đó kế toán ghi và tính ra để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư, được lập theo từng tháng và từng kho. + Số liệu ở bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng để đối chiếu, kiểm tra với số liệu ghi chép ở sổ số dư về chỉ tiêu giá trị, nếu thấy khớp nhau tức là việc hạch toán đã đảm bảo chính xác. + Kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng của thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư. Sổ số dư được mở cho cả năm và được mở cho từng kho. Phần giá trị trên sổ số dư được tính bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá và đơn giá này được xác định bằng cách lấy giá bình quân tồn cuối kỳ trước để xác định. Ví dụ : Kế toán lấy số tồn kho tháng 2 năm 2003 trên từng thẻ kho của tháng vào sổ số dư và đơn giá tồn cuối kỳ trước là 25.200đ của thép 9 x c x ặ50 - để tính ra số tiền và ghi vào sổ số dư cột thành tiền là 264.348đ. Với việc lập sổ số dư như vậy của kế toán thì có thể nói chưa được chính xác cả về phương pháp lập và cách thức xác định giá thành của vật liệu tồn kho, khi đó việc xác định giá là rất phức tạp và tốn nhiều công sức. Việc sử dụng sổ số dư để hạch toán chi tiết vật tư là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vật tư tại công ty là có nhiều chủng loại, vật tư phong phú, khối lượng lớn, việc nhập, xuất diễn ra khá thường xuyên. Tuy nhiên công ty thực hiện phương pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu là chưa đúng chế độ quy định. Phải sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho. Mặt khác sổ số dư phải cả thủ kho lập mới có sự đối chiếu. Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Tên kho: Kho kim khí Mẫu số : 06 - VT Bộ Tài Chính Thẻ kho Ngày lập thẻ 1- 2 - 2003 Tờ số : 17 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Thép 9 x cặ50 - Đơn vị tính : Kg - Mã số : 26 Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho 31-1- 2003 126,2 25 Công ty kim khí HN 10/2/2003 300 426,2 45 Xuất kho px cơ khí 27/2/2003 295 131,2 ……………….. …… …. …. ……… Tồn kho 28/2/2003 10,49 Biểu số 6: Thẻ kho Bảng kê nhập Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Kho: Kim khí Chứng từ Thép 9 x cặ50 Thép 9 x cặ60 Số hiệu Ngày tháng 25 10/02 7.560.000 27 15/02 288.000 … …………. ………………… Cộng 25.152.348 15.024.000 Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 7 : Bảng kê nhập Bảng kê Xuất Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Kho: Kim khí Chứng từ Thép 9 x cặ50 Thép 9 x cặ60 Số hiệu Ngày tháng 45 27/02 7.434.000 37 16/02 264.000 … …………. ………… …………… Cộng 28.068.240 15.024.000 Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 8 : Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Tháng 2 năm 2003 Kho: kim khí Vật tư Từ 1-6 Từ 7 - 14 Từ 15 - 22 Từ 23 - 31 Tổng 1 2 3 4 5 6 Thép 9 x cặ50 ……… 7.560.000 ………… ……… 25.152.348 Thép 9 x cặ60 ……. …….. 288.000 ……… 15.024.000 …………… ……… ………… ………… ……….. ………. Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 9: Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Tháng 2 năm 2003 Vật tư Từ 1-6 Từ 7 - 14 Từ 15 - 22 Từ 23 - 31 Tổng Thép 9 x cặ50 ……… …………. ………… 7.434.000 28.068.240 Thép 9 x cặ60 ……. …….. 264.000 …….. 15.024.000 …………… ……… ………… ………… ……….. ………. Người lập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 10: Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Danh điểm Tên vật tư Số dư đầu tháng Nhập Xuất Tồn 26 Thép 9 x cặ50 3.180.240 25.152.348 28.068.240 264.348 27 Thép 9 x cặ60 491.760 15.024.000 15.024.000 491.760 ……….. ……… ……. …….. …….. ….. Người lập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 11: Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn tháng 2 Cuối mỗi quí căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của từng tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồng của cả quí để đối chiếu với sổ tổng hợp Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Qúi I năm 2003 Danh điểm Tên vật tư Số dư đầu quí Nhập Xuất Tồn 01 Thép lá 1,2 ly 17.978.400 32.000.000 49.978.400 0 ….. ……. ……….. …….. ………. ……….. 10 Lò xo 2 ly 3.324.300 12.050.000 15.374.000 0 11 Thép tròn4kặ16 419.270.400 4.000.000 126.870.400 260.400.000 ….. ………. ………. ………. ………. ………… 26 Thép 9cặ50 4.793.040 75.457.044 79.884.936 365.148 27 Thép 9cặ60 539.760 45.072.000 44.999.760 612.000 ….. ………… …..….. …..….. …..….. …..….. Cộng 524.670.155 1.597.825.919 1.600.800.716 521.695.358 Bảng số 12 : Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn quí I năm 2003 V. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty: Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép về tình hình nhập xuất vật tư trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc hạch toán kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư. Do đặc điểm về vật tư cũng như về yêu cầu quản lý, tính chất ngành sản xuất nên công ty đã áp dụng hạch toán vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế gía trị gia tăng. * Tài khoản sử dụng: - TK 152 chi tiết thành: TK 1521 KK : Nguyên vật liệu chính kho kim khí. TK 1521 mộc : Bán thành phẩm mộc TK1521 mạ : Bán thành phẩm mạ Bán thành phẩm mộc và bán thành phẩm mạ là bán thành phẩm của phân xưởng mạ đồng thời là nguyên vật liệu chính của các phân xưởng khác. TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế - Kế toán còn sử dụng một số tài khoản: TK 133(1331), 141, 331, 154, 155, 141, 111, 112, 621, … 1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, ngoài ra một số vật liệu công ty thuê gia công, một số bán thành phẩm của phân xưởng này khi chuyển sang phân xưởng khác thì là vật liệu chính. 1.1.Đối với vật liệu mua từ bên ngoài: Công ty thường mua theo hợp đồng cung cấp, công ty có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm đối với một số khách hàng thường xuyên và khối lượng lớn. Công ty có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc, hoặc trả trước đối với mọi khách hàng. - Trường hợp công ty trả tiền ngay cho nhà cung cấp: Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn ngày 14/2/2003 kế toán ghi: Nợ TK 152(1521) : 2.056.200 Nợ TK 133(1331) : 205.620 Có TK 111 : 2.261.820 Sau đó nghiệp vụ này được ghi vào sổ nhật ký chung. - Trường hợp công ty trả tiền chậm cho nhà cung cấp: Nợ TK 152(1521) : 2.056.200 Nợ TK 133(1331) : 205.620 Có TK 331 : 2.261.820 Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. 1.2.Đối với vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Khoản tạm ứng này được theo dõi như là một khoản thanh toán với người bán và lập theo quý. Kế toán định khoản như sau: + Nợ TK 152 - chi tiết Nợ TK 133(1331) (Giá mua thực tế) Có TK 331 - chi tiết + Nợ TK 152 - chi tiết Có TK 141: chi phí vận chuyển + Nợ TK 331 (giá hoá đơn) Có TK 111 Việc theo dõi thanh toán tạm ứng được kế toán tạm ứng lập cho từng quý. Bảng thanh toán tạm ứng có mẫu như sau: Biểu số 13: Bảng thanh toán tạm ứng quý I/2003 Bảng thanh toán tạm ứng Quý I/2003 S TT Diễn giải Dư nợ đầu kỳ Phát sinh Nợ Ghi Có TK 141 - Nợ các TK Dư Nợ cuối kỳ 152 627 … Cộng Có TK 141 1 Tuấn V/c+ CP 2.000.000 8.560.000 300.000 2 Hùng V/c 500.000 5.000.000 3 ái S/c máy 100.000 760.000 50.000 …………… Cộng 5.730.199 20.390.000 350.000 100.699 … 550.699 25.569.500 Ví dụ : Ngày 5/3/2003 vận chuyển hàng về nhập kho bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 152 : 300.000 Có TK 141 : 300.000 1.3.Đối với vật liệu thuê ngoài gia công và là các bán thành phẩm: Kế toán sử dụng tài khoản 154 để phản ánh. - Khi thuê ngoài gia công kế toán định khoản : Nợ TK 154 Có TK 152 : Chi phí vật liệu Có TK 331, 111 : Chi phí gia công vận chuyển - Khi thuê ngoài gia công nhập kho là nguyên vật liệu chính của phân xưởng khác, kế toán định khoản : Nợ TK 152 - chi tiết Có Tk 154 : Gia công - Khi thuê gia công nhập kho thành phẩm: Nợ TK 155 : Có TK 154 : Ví dụ : Ngày 5/01/03 nhập kho thành phẩm nhờ gia công, kế toán ghi : Nợ TK 155 : 6.480.000 Có TK 154 : 6.480.000 2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Công ty xuất kho vật liệu chủ yếu cho việc quản lý và sản xuất sản phẩm còn một số được tiêu thụ ra ngoài thị trường. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phân loại cho từng đối tượng sử dụng, nhân viên kinh tế phân ._.