Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trí Hường

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm vừa qua, nhờ vào quá trình đổi mới và thực hiện chính sách hội nhập kinh tế quốc tế mà nền kinh tế nước ta đang có nhiều chuyển biến mạnh mẽ trên con đường tăng trưởng và phát triển theo định hướng XHCN. Với sự phát triển và yêu cầu ngày càng cao của thị trường, chúng ta đang thực hiện chính sách mở cửa để hội nhập với kinh tế khu vực và thế giới. Đây cũng là cơ hội, là thách thức cho tất cả các doanh nghiệp của Việt Nam. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay, thì yêu cầu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp là phải làm sao nâng cao hiệu quả và uy tín, không những cạnh tranh về chất lượng mà còn cạnh tranh về giá cả. Do vậy, vấn đề giảm chi phí, hạ giá thành luôn được đặt lên hàng đầu với mỗi doanh nghiệp. Tuy đây không còn là vấn đề mới mẻ nhưng đó luôn là điều mà mọi doanh nghiệp quan tâm vì nó có ý nghĩa sống còn đối với tất cả các doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Như chúng ta đã biết nguyên liệu, vật liệu là một yếu tố cơ bản tạo ra thực thể sản phẩm và nó chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu có sự biến động về chi phí vật liệu tất yếu sẽ ảnh hưởng đến giá thành cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu là điều kiện cơ bản làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm từ đó tạo ra sức cạnh tranh trên thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp đối với các đối tác, làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý chặt chẽ nguyên liệu, vật liệu làm giảm tối thiểu việc tiêu hao trong sản xuất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được vốn lưu động, sử dụng hiệu quả vốn cố định, tạo điều kiện mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Như vậy tiết kiệm nguyên vật liệu không chỉ có ý nghĩa làm tăng hiệu quả kinh doanh mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên để quản lý tốt nguyên vật liệu trước hết nhà quản lý phải hiểu rõ đặc điểm cơ bản của nguyên liệu. Kế toán nguyên liệu, vật liệu với tư cách là một nội dung trong công tác hạch toán kế toán, nó phản ánh số tăng-giảm của vật liệu trong doanh nghiệp, giúp cho việc quản lý được tiết kiệm và hiệu quả. Hơn nữa kế toán nguyên liệu, vật liệu còn có mối quan hệ chặt chẽ với các phần hành kế toán khác và ảnh hưởng lớn đến các phần hành này. Vì vậy kế toán nguyên liệu, vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp nói riêng cũng như quản lý vĩ mô của Nhà nước nói chung. Sau thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường, nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nguyên liệu, vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu. Em đã mạnh dạn tập trung nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường” Ngoài mở đầu và kết luận, đề tài của em gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Do kiến thức còn hạn chế vì em chưa có những kinh nghiệm thực tế nên việc nghiên cứu, tìm hiểu của em còn nhiều giới hạn và thời gian thực tập tại Công ty chưa nhiều nên báo cáo này của em không thể tránh khỏi thiếu sót, em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của Thầy giáo PGS.TS Nguyễn Văn Công và các anh chị em trong phòng kế toán Công ty. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường có ảnh hưởng đến kế toán nguyên liệu, vật liệu 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Tiền thân của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường là Tổ hợp hoá chất Tháng 10, sản xuất hoá chất CaCO3 nhẹ với quy mô nhỏ. Ban đầu số lượng công nhân còn rất ít (40-45 công nhân), khối lượng sản phẩm còn quá nhỏ. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường được thành lập năm 1995 theo quyết định số 276 QĐUB ngày 15 tháng 3 năm 1995 của UBND Tỉnh Hà Nam cấp. Giấy phép kinh doanh số 046135 do Sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 14 tháng 6 năm 1997. Với những sản phẩm là CaCO3 nhẹ và dệt vải quy mô sản xuất được mở rộng tại xã Châu Sơn-huyện Kim Bảng-tỉnh Hà Nam, số lượng công nhân đã tăng lên 110 người. Năm 1999 Công ty đã có bước đột phá mới bằng việc đầu tư thêm một dây chuyền kiếm đồng bộ. Dây chuyền dệt này có 60 máy TSUDAKOMA của Nhật Bản phục vụ chủ yếu cho dệt vải. Trong thời kỳ đổi mới về kinh tế, ngành Dệt-May trong những năm gần đây có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Vì nhu cầu về tiêu dùng cũng như đời sống của con người càng tăng nên sản phẩm của ngành Dệt-May là rất lớn. Để đáp ứng nhu cầu đó năm 2001 Công ty mở rộng xưởng dệt lên khu công nghiệp Đồng Văn thuộc thị trấn Đồng Văn-huyện Duy Tiên-tỉnh Hà Nam, với diện tích 34.000 m2, đầu tư thêm 190 máy SHINKWANG của Hàn Quốc hiện đại chuyên sản xuất dệt vải, công suất 3.000.000 met/năm, với nhiều chủng loại khác nhau: vải 6721, 0253, 0548, 8031-1, 0759, 20105... tên vải là do công ty tự đặt mang một ý nghĩa riêng, nhưng sản phẩm chính của Công ty là vải. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã sử dụng nhiều nguồn vốn khác nhau như: vay ngắn và dài hạn ngân hàng, vốn tự bổ sung... cho tới ngày 31/12/2008) mức vốn 52.568.567.850 đồng (Biểu 1.1, trang 6). Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước và từng bước mở rộng việc sản xuất kinh doanh, từ đó Công ty đã củng cố xây dựng đoàn thể vững mạnh phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo được uy tín cũng như khẳng định mình trên thị trường trong nước. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường hoạt động theo chủ chương công nghệ hoá và hiện đại hoá của Đảng và Nhà nước, từng bước tham gia khu vực mậu dịch tự do AFTA, APEC... tăng cường hiệu quả của sản xuất kinh doanh. Phương hướng kết hợp giữa đầu tư chiều sâu, cải tạo mở rộng và đầu tư mới. Nhanh chóng thay đổi thiết bị lạc hậu, nâng cao những thiết bị còn có khả năng khai thác, bổ sung thiết bị mới, đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng công suất lên 4.000.000 mét/năm, góp phần tạo công ăn việc làm nhằm giải quyết một số lao động dôi dư tại địa phương, tăng thêm nguồn ngân sách cho tỉnh. Vì vậy, đầu tư này hoàn toàn đúng hướng và phù hợp với nhu cầu của thị trường cũng như chính sách khuyến khích của Nhà nước hiện nay. Để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường về lượng vải dệt có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phong phú, đa dạng về chủng loại đảm bảo sản xuất được thường xuyên liên tục, khắc phục và xử lý vấn đề ô nhiễm môi trường. Điều này được chứng minh qua một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây: Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu doanh nghiệp đã đạt được trong những năm vừa qua Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Doanh thu bán hàng 53.227.591.530 57.856.077.752 59.434.638.230 2.Doanh thu thuần 53.227.591.530 57.856.077.752 59.434.638.230 3.Giá vốn hàng bán 50.052.820.067 54.503.133.416 56.048.164.743 4.Lợi nhuận gộp về bán hàng 3.174.771.463 3.352.944.336 3.386.473.487 5.Doanh thu hoạt động tài chính 82.086.392 96.572.226 97.537.948 6.Chi phí tài chính 1.899.792.053 1.856.846.376 1.875.414.840 - Trong đó: Chi phí lãi vay 1.886.287.086 1.840.836.874 1.859.245.243 7.Chi phí bán hàng 648.600.640 720.667.378 735.080.726 8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 576.854.083 617.232.699 623.405.038 9.Lợi nhuận thuần 131.611.079 254.770.109 250.110.831 10.Thu nhập khác 17.008.820 20.010.377 15.276.947 11.Lợi nhuận trước thuế 148.619.899 274.780.486 265.387.778 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm 2006,2007,2008 Chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Tổng số vốn Đồng 50.451.399.191 51.355.529.808 52.568.567.850 Vốn lưu động Đồng 20.563.326.088 15.495.512.966 16.589.884.130 Vốn cố định Đồng 29.888.073.103 35.860.016.842 35.978.683.720 2.Tổng số cán bộ-CNV Người 170 181 175 Cán bộ quản lý Người 15 18 16 Công nhân sản xuất Người 155 163 159 3.Tổng quỹ tiền lương Đồng 1.053.248.000 1.305.469.000 1.472.543.000 4.Tiền lương bình quân đ/người 516.559 601.203 701.385 5.Thuế GTGT phải nộp Đồng 287.534.190 448.186.122 457.149.845 Chú thích: Năm 2006 công ty xây dựng thêm phân xưởng sản xuất và đầu tư dây chuyền công nghệ. Năm 2007 hoàn thành đưa vào sử dụng Qua bảng số liệu trên cho ta thấy tình hình sản xuất của Công ty không ngừng phát triển, nguồn vốn kinh doanh của Công ty năm 2006 là 50.451.399.191 đồng đến năm 2008 là 52.568.567.850 đồng tăng 2.117.168.659 đồng. Doanh thu bán hàng năm 2006 là 53.227.591.530 đồng, năm 2007 là 57.856.077.752 đồng tăng 4.628.486.222 đồng, năm 2008 là 59.434.638.230 đồng tăng so với năm 2007 là 1.578.560.478 đồng. Doanh thu của năm 2008 đã giảm so với năm 2007 là do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu tác động tới nền kinh tế nói chung và với Công ty nói riêng. Đặc biệt thu nhập bình quân người lao động tăng đáng kể năm 2006 so với năm 2008 từ mức 516.559đ/người/tháng lên mức 701.385đ/người/tháng, từ đó tạo điều kiện cho công ty tăng tích luỹ mở rộng quy mô sản xuất. 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường tuy là một doanh nghiệp tư nhân nhưng có đầy đủ chức năng-nhiệm vụ, thực hiện trong quá trình sản xuất, từ khâu thu mua nguyên liệu, vật liệu đến khâu xác định kết quả kinh doanh. Để đảm bảo hoạt động của Công ty diễn ra thường xuyên, đi vào nề nếp, ổn định thống nhất từ trên xuống dưới, giúp Công ty tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh và hoàn thành các mối quan hệ kinh tế, Công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất đã tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của mình theo mô hình trực tuyến. Đứng đầu là Giám đốc công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật, sau đó tới các phòng ban và các phân xưởng sản xuất, cụ thể như sau: - Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của Công ty, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định của mình. - Phó Giám đốc: Là người tham mưu, giúp Giám đốc trong lĩnh vực điều hành sản xuất, đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện và duy trì, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc đi vắng, hoàn toàn chịu trách nhiệm trước giám đốc. - Phòng tài chính-kế toán: tham mưu cho giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh thông qua việc quản lý tài chính đồng thời có chức năng thực hiện tổ chức hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo chế độ kế toán ban hành của Nhà nước, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính-phân tích và đánh giá tình hình tài chính để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty. - Phòng tổ chức-tiền lương: Có nhiệm vụ quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ, bố trí sắp xếp, theo dõi tình hình nhân sự, tổ chức phân công lao động phù hợp với quá trình sản xuất, tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý đào tạo, khen thưởng-kỷ luật cán bộ, công nhân đồng thời đưa ra các chế độ lương, thực hiện chính sách đối với người lao động. - Phòng kế hoạch-vật tư: tham mưu giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty hàng năm, khai thác, tìm kiếm thị trường xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, theo dõi tổng hợp quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế, đồng thời lập kế hoạch cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản xuất, chịu trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật tư kịp thời cho sản xuất. Giám sát các phân xưởng thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật-KCS: Chịu trách nhiệm xây dựng, giám sát, kiểm tra, nhiệm thu chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn để xử lý kịp thời những khuyếm khuyết, trực tiếp phụ trách các vấn đề về mặt kỹ thuật sản xuất sản phẩm. - Các phân xưởng: Là nơi sản xuất sản phẩm để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch sản xuất. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng có chức năng riêng. + Phân xưởng chuẩn bị: có nhiệm vụ cho những quả sợi lên giàn mắc để guồng thành trục sợi sau đó qua lớp hồ để cứng sợi rồi đưa lên máy dệt. + Phân xưởng dệt: ở đó công nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm (vải) theo đúng kế hoạch. + Phân xưởng hoàn thành: có nhiệm vụ cắt những cuộc vải để đo (mét, tính trọng lượng), kiểm, phân loại A-B-C (tốt-xấu) rồi dán tem, đóng gói hoàn thiện sản phẩm theo đúng kế hoạch. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ 1.1: GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phòng kỹ thuật-KCS Phòng tài chính-kế toán Phòng tổ chức-tiền lương Phòng kế hoạch-vật tư Phân xưởng chuẩn bị Phân xưởng hoàn thành Phân xưởng dệt Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ kết hợp Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường 1.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường là một quy trình sản xuất liên tục, cụ thể: + Từ những quả sợi nhập về được cắm lên giàn mắc (sợi dọc) guồng tạo thành các trục (trục sợi dọc) + Các trục sợi này được đưa lên máy hồ kéo sợi, buộc các trục vào với nhau thành một hàng, rồi nhúng các trục sợi vào bể hồ (chứa dung dịch hồ theo tỷ lệ nhất định tuỳ thuộc vào loại sợi). Để tạo ra một bể hồ (1.000lit cho sợi Ne 20/1CDlô16) thì cần pha trộn theo tỷ lệ sau: 700lit H2O 90 Kg Lotus 2088 23 Kg PVA 540 30 Kg MSVH 6Kg Wax Ở nhiệt độ 890 đến 950C; độ ẩm từ 70 đến 7,50C ; thời gian xấy khô từ 1000 đến 1200C (đối với sợi Ne20/1CD) là hoàn thành giai đoạn hồ. + Sau khi sợi hồ đã khô và cứng cuốn thành thùng sợi  rồi đưa lên lắp máy dệt. + Sợi ngang được trực tiếp đưa vào đan với thùng sợi trên máy dệt tạo ra vải. + Sau khi tạo thành vải qua khâu kiểm nghiệm chất lượng như tính trọng lượng, chiều dài, mật độ rồi phân loại A-B-C. + Kiểm gấp thành cuộc vải, dán tem, đóng kiện, nhập kho và bán ra thị tường. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường có thể được khái quát qua sơ đồ 1.2: Đóng kiện Kiểm, gấp Dệt Hồ mắc Sợi dọc Thị trường Sợi ngang Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Chú thích: Từ những quả sợi được gọi là sợi dọc và sợi ngang - Sợi dọc: phải guồng thành trục sợi qua lớp hồ cho cứng - Sợi ngang: trực tiếp đưa lên máy dệt 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường. 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh xuất phát từ yêu cầu quản lý, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung tại phòng kế toán, thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở tất cả các phần hành kế toán từ lập đến thu, nhận chứng từ, kiểm tra và ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo, phân tích và tổng hợp số liệu. Ở các phân xưởng, Công ty bố trí các nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép về ngày công, sản lượng hoàn thành của công nhân, hạch toán ban đầu về lượng vật tư tiêu hao...và chuyển các chứng từ về phòng kế toán. Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ theo kiểu trực tuyến, tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành. Mỗi phần hành có nhiệm vụ cụ thể nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một hệ thống kế toán thống nhất. Với chức năng quản lý hoạt động tài chính của Công ty, giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch tài chính tổ chức công tác hạch toán kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Cụ thể bộ máy kế toán của Công ty có 6 người với chức năng như sau: - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở Công ty theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước ban hành. Thực hiện các chính sách, chế độ về công tác tài chính kế toán, kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, giám sát các khâu trong công tác hạch toán kế toán của Công ty đưa ra những thông tin về tình hình tài chính một cách kịp thời, chính xác. - Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Có nhiệm vụ hạch toán chi phí để tính giá thành, so sách, đối chiếu, tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, thực hiện công tác kế toán định kỳ, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. - Kế toán thanh toán: Thực hiện việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu của từng khách hàng về giá trị tiền hàng, thời hạn thanh toán, tình hình thanh toán, việc thanh lý các hợp đồng, đồng thời kế toán thanh toán còn theo dõi việc thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ trước khi thanh toán và các khoản phải trả khác. - Kế toán tài sản cố định-tiền lương: Theo dõi tình hình biến động tăng, giảm tài sản cố định của Công ty về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản. Hàng tháng (quí) kiểm kê tài sản, tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, đánh giá lại giá trị tài sản theo quy định. Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công, sản lượng sản phẩm để tính lương, các khoản trích theo lương, phụ cấp của từng người ở từng bộ phận, phòng ban, đối chiếu tiền lương ở từng phân xưởng, theo dõi các khoản vay mượn, tạm ứng của từng đối tượng và sử dụng quỹ tiền lương của Công ty. - Kế toán nguyên liệu, vật liệu kiêm kế toán thuế: Theo dõi và ghi chép biến động tăng, giảm về số lượng, giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá từ khâu tiếp nhận đến khâu ghi sổ kế toán làm cơ sở đối chiếu với thủ kho về số lượng thực tế có ở kho tại thời điểm kiểm kê. Đồng thời theo dõi các khoản VAT đầu vào được hưởng và tình hình thanh quyết toán thuế, các khoản phải nộp ngân sách khác. - Kế toán tiền mặt-tiền gửi: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép sự biến động tăng giảm tiền mặt tại quỹ, tiềm gửi tại ngân hàng, đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế tại quỹ (thủ quỹ) và tại các ngân hàng, các chứng từ công nợ (kế toán thanh toán). Ngoài ra còn có các nhân viên kế toán phân xưởng: Theo dõi vật tư sản phẩm và tiến độ sản xuất cũng như ngày đi làm của công nhân, đồng thời cung cấp các số liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác cho quản đốc phân xưởng để điều hành sản xuất đạt năng xuất chất lượng sản phẩm. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ 1.3 sau: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán nguyên liệu, vật liệu kiêm kế toán thuế Kế toán tài sản cố định, và tiền lương Kế toán tổng hợp và tính giá thành Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ được thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Việc ghi sổ kế toán nguyên liệu, vật liệu được thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại như: Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu chi...kế toán lấy số liệu ghi vào các Sổ chi tiết có liên quan, sau đó vào Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Từ các chứng từ liên quan có thể thông qua Bảng phân bổ nguyên vật liệu hoặc trực tiếp ghi vào các Chứng từ ghi sổ (được lập cho từng tháng). Từ các Chứng từ ghi sổ kế toán lấy số liệu ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi vào Sổ Cái. Sổ Cái TK 152 được ghi vào cuối mỗi tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các Chứng từ ghi sổ. Số liệu ở Sổ Cái phải được kiểm tra, đối chiếu chính xác với Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Các chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Các chứng từ khác: biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nghiệm Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Sổ, thẻ chi tiết vật tư Sổ cái tài khoản “nguyên liệu, vật liệu” Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 2.1 Đặc điểm-phân loại và tính giá nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường. 2.1.1 Đặc điểm-phân loại nguyên liệu, vật liệu Do đặc thù của ngành dệt, nên hoạt động chủ yếu của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường là sản xuất ra vải. Để sản xuất ra sản phẩm, Công ty cần sử dụng nhiều loại nguyên liệu, vật liệu có quy cách phẩm chất khác nhau. Nguyên liệu, vật liệu chủ yếu để sản xuất sản phẩm là Sợi, ngoài ra còn cần đến những loại vật liệu khác như tinh bột, chất chống sủi bọt, PVA (Poly Vinyl Alcol), vòng bi, bánh răng... Do việc sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu và đa dạng về chủng loại, để dễ dàng trong việc quản lý nguyên vật liệu Công ty đã tiến hành phân loại theo vai trò và yêu cầu quản lý (theo từng kho) của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu tại Công ty được phân thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Đây là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành lên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm, chiếm khoảng 70%-75% giá trị của sản phẩm bao gồm các loại Sợi khác nhau như: Ne 7/1OE, Ne 10/1OE Slub, Ne 20/1CD, Ne 20/2 CD, Ne 30/1 CD... - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tuy không trực tiếp cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm nhưng nó có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất và được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng thêm chất lượng, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm bao gồm: PVA(Poly vinyl alcol), MSVH, Parafin, tinh bột, chất chống sủi bọt.... - Nhiên liệu: Là những vật liệu để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: than, dầu, xăng... - Phụ tùng thay thế: Dùng để sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng cho các máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ như Vòng bi 8031, ốc 3x4, cờlê, kìm điện, tô vít, lược sắt, go, đầu kiếm giao, kéo, nấm nhựa.... - Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như vỏ bao, vải vụn, ống giấy, sợi hồ rối, túi bóng.... Ngoài ra còn sử dụng điện - nước để sản xuất sản phẩm. Các loại nguyên vật liệu được ký hiệu bằng các mã số khác nhau theo thứ tự từng loại của từng kho. 2.1.2 Tính giá nguyên liệu, vật liệu Bên cạnh việc phân loại, tính giá nguyên vật liệu cũng là một khâu rất quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, nhằm xác định giá trị nguyên vật liệu để ghi sổ kế toán. Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất tại Công ty các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng là rất cần thiết. Vì vậy nguyên vật liệu ở Công ty được tính giá theo giá thực tế. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước. Giá nhập kho nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lệ trong quá trình thu mua. Kế toán nguyên liệu, vật liệu xác định như sau: v Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không bao gồm thuế GTGT vì Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại đóng gói, hao hụt tự nhiên trong định mức... Ví dụ: - Ngày 15/12/2008 Công ty mua bột PVA 540 (dùng để hồ) của Công ty TNHH Khải Minh với số lượng 4.750Kg, giá mua chưa thuế 161.500.000 đồng, thuế GTGT 10%, Hoá đơn số 0018290, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, chi phí vận chuyển 1.107.700 đồng (bao gồm cả VAT) trả bằng tiền mặt, hàng nhập kho đủ. Khi đó, giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là: Bột PVA540: giá thực tế = (4.750 x 34.000) + 1.007.000 = 162.507.000đồng v Đối với nguyên vật liệu nhập lại từ sản xuất Giá thực tế vật liệu nhập lại kho từ sản xuất = Giá thực tế xuất kho b×nh qu©n của từng lô hàng x Số lượng thực nhập Cụ thể ở Ví dụ (trang 37) * Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Hiện nay, đơn giá nguyên vật liệu xuất kho tại công ty tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, kÕ to¸n ph¶i theo dâi ®­îc ®¬n gi¸ thùc tÕ vµ sè l­îng, thµnh tiÒn, chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì cña tõng l« hµng nhập kho trong kỳ, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ để tính giá bình quân của một đơn vị Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân của 1 đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho Giá bình quân Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ 1 đơn vị = NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Ví dụ: Sợi Ne 16/1CD Cotton tồn kho đầu tháng 12/2008 là 1.247,5kg; đơn giá 27.300đ/kg Tổng số Ne 16/1CD Cotton mua thêm trong tháng 12/2008 là 12.756,5 kg, tổng giá thực tế là 352.155.939 đ Tổng số lượng Ne 16/1CD Cotton xuất kho trong kỳ là 9.027,8kg Kế toán xác định giá bình quân của 1kg Sợi Ne 16/1CD Cotton: Giá bình quân 1 kg = (1.247,5 x 27.300) + 352.155.939 = 27.578,741đ/kg 1.247,5 + 12.756,5 Giá thực tế sợi Ne 16/1CD Cotton xuất kho trong tháng 12: 9.027,8 x 27.578,741 = 248.975.358 đ 2.2 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường là một doanh nghiệp sản xuất vì vậy nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình sản xuất. Để đảm bảo việc theo dõi tình hình biến động từng loại nguyên vật liệu một cách chính xác thì kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu là một phần hành rất quan trọng trong kế toán nguyên liệu, vật liệu. Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này kết hợp theo dõi chi tiết từng loại nguyên liêu, vật liệu tại kho và tại phòng kế toán nhằm cung cấp số liệu nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại kho và tại phòng kế toán của Công ty được tiến hành như sau: 2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại kho Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi sự biến động của nguyên liệu vật liệu về số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho từ Phòng tài chính-kế toán, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho, ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của Thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho để đối chiếu số liệu trong Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ do kế toán nguyên liệu, vật liệu lập. Ngoài ra, hàng ngày thủ kho phải tính số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho rồi báo cáo với trưởng phòng kế hoạch-vật tư biết tình hình để điều tiết phục vụ sản xuất kịp thời. Thủ kho lập thẻ kho theo mẫu sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S12-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2008 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ne 20/1 CD lô16......................................... Đơn vị tính:...............Kg...............Mã số......................................................... T T Ngày tháng Số hiệu ctừ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F Tồn đầu tháng 6.643,4 1 02/12 05 Nhập mua 5.472,5 2 03/12 06 NhËp mua 3.913,6 16.029,5 3 03/12 04 Xuất để SX vải 6721 6.720,8 9.308,7 4 05/12 09 Nhập mua 4.913,6 14.222,3 5 08/12 14 Xuất SX vải 6721 6.637,8 7.584,5 6 10/12 12 Nhập mua 2.046,5 9.631 7 11/12 17 Xuất để SX vải 0253 3.013,7 6.617,3 8 16/12 18 Nhập mua 5.273,6 11.890,9 9 16/12 22 Xuất để SX vải 0253 4.702,5 7.188,4 10 18/12 24 Nhập mua 6.258,4 ...... ........................ ........ ........ Cộng tháng 12/2008 43.759,4 37.928,6 12.474,2 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.1: Mẫu Thẻ kho 2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán nguyên liệu, vật liệu mở Sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Kế toán nguyên liệu, vật liệu khi nhận được các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT .... phải kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn, sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ xuất - nhập vào Sổ chi tiết vật liệu theo các chỉ tiêu số lượng và thành tiền cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ chi tiết được theo dõi riêng cho từng kho, mỗi kho một quyển và mỗi một vật liệu được mở một trang riêng. Riêng đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho nên các nghiệp vụ xuất kho trong tháng chỉ được ghi số lượng, đến cuối tháng khi đã xác định được đơn giá một đơn vị thì kế toán mới tính ra giá nguyên vật liệu xuất kho và ghi vào cột thành tiền. Cuối tháng kế toán cộng Sổ chi tiết vật liệu (Biểu số 2.2) và đối chiếu số lượng với Thẻ kho do thủ kho chuyển lên, nếu có sự chênh lệch thì phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh hợp lệ. Số lượng nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên Sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên Thẻ kho. Ngoài ra cuối tháng, Kế toán nguyên liệu, vật liệu căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết vật liệu để vào Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Bảng này tổng hợp lại tình hình nhập-xuất-tồn theo từng danh điểm nguyên vật liệu về giá trị. Mỗi danh điểm được ghi vào một dòng của Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Bảng này được lập theo từng tháng chung cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp được lập theo mẫu ở Biểu số 2.3 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152.1 Tên kho: Sợi Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Ne 20/1CDlô16 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ.ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu T12 31.800 6.643,4 211.260.120 PN 05 02/12 Nhập mua 112 31.800 5.472,5 174.025.500 PN 06 03/12 Nhập mua 331 31.800 3.913,6 124.452.480 PX 04 03/12 Xuất SX vải 6721 621 6.720,8 PN 0._.